012 hoàn thiện quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu linh kiện máy tính taị công ty TNHH thương mại và đầu tư phát triển duy anh

Luận văn thương mại, luận văn chất lượng dịch vụ, chuyên đề quản lý chất lượng, luận văn khách sạn du lịch, luận văn du lịch

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU VẤN ĐỀ HOÀN THIỆN QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN ĐỂ KÝ KẾT HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU LINH KIỆN MÁY TÍNH TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ

ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN DUY ANH

1.1 Tính cấp thiết nghiên cứu của đề tài

Trong điều kiện ngày nay, toàn cầu hoá và hội nhập quốc tế đã trở thànhmột xu thế khách quan trong tiến trình phát triển kinh tế thế giới và đang cuốnhút toàn thể nhân loại hoà vào dòng chảy của nó Quá trình toàn cầu hoá và hộinhập kinh tế quốc tế đã tạo ra những thời cơ thuận lợi cho các quốc gia đang pháttriển, nhưng cũng đặt mỗi nước phải đối mặt với không ít khó khăn

Trong bối cảnh này, Việt Nam cũng đang hòa mình vào vòng quay củanền kinh tế toàn cầu Các doanh nghiệp Việt Nam đang vươn lên tự khẳng địnhmình trong cuộc cạnh tranh khốc liệt này bằng cách tận dụng, phát huy hết thếmạnh và từng bước khắc phục khó khăn trong quá trình phát triển của mình Saukhi gia nhập tổ chức WTO, AFTA, Nền kinh tế Việt Nam đang dần có sựchuyển hóa và khởi sắc theo hướng công nghiệp hóa, hiện đại hóa Các hoạt độngxuất nhập khẩu diễn ra ngày càng tăng cả về số lượng lẫn chất lượng Các doanhnghiệp Việt Nam tham gia giao lưu thương mại quốc tế ngày càng nhiều Để cáchoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu diễn ra thì phải có thỏa thuận giữa các bên

về quyền và lợi ích đạt được Để có được thỏa thuận đó thì các bên tham gia phảithương lượng đàm phán với nhau Hoạt động đàm phán là khâu mở đầu có tínhchất quyết định để hợp đồng có được ký hết và thực hiện hay không? Chính vìvậy mà khâu đàm phán rất quan trọng và doanh nghiệp cần phải có những chuẩn

bị tốt, chu đáo cho hoạt động đàm phán nhằm giúp cho doanh nghiệp tạo đượcthế chủ động trong quá trình đàm phán của mình Công ty TNHH Thương mại vàĐầu tư phát triển Duy Anh trong quá trình phát triển, hoạt động đàm phán và kíkết hợp đồng của công ty cũng đã dần được nâng cao, tuy nhiên công ty vẫn còngặp rất nhiều khó khăn về thông tin, công tác nghiên cứu thị trường, Đó cũngchính là lý do để công ty nâng cao hiệu quả của hoạt động đàm phán

1.2 Xác lập và tuyên bố vấn đề trong đề tài

Với nhiệm vụ của một sinh viên cuối khóa, được sự giới thiệu của nhàtrường và sự đồng ý của lãnh đạo Công ty TNHH Thương mại và Đầu tư pháttriển Duy Anh, tôi đã được tham gia vào đợt thực tập tìm hiểu các vấn đề về cơcấu tổ chức, hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp nhằm tiếp cận kiến thứcthực tế, bổ sung thêm vào kho kiến thức đã được học tập tại nhà trường đồng thờivận dụng lí thuyết vào thực tiễn.Trên cơ sở các vấn đề cấp thiết cần giải quyết,xin đưa ra đề tài sau:

Hoàn thiện quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu linh kiện máy tính taị công ty TNHH Thương mại và đầu tư phát triển Duy Anh.

1.3 Các mục tiêu nghiên cứu

Với việc nắm bắt những vấn đề cấp thiết của công ty, tôi muốn đóng góp

đề xuất của mình nhằm hoàn thiện hoạt động đàm phán, giúp cho công ty nângcao chất lượng, hiệu quả của hoạt động đàm phán và tăng lượng đơn hàng nhậpkhẩu

1.4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là các bước trong quy trình đàm phán để

kí kết hợp đồng nhập khẩu linh kiện máy tính

Do điều kiện về thời gian, kiến thức có hạn nên chỉ nghiên cứu tại công tyTNHH Thương mại và Đầu tư phát triển Duy Anh trong thời gian từ năm 2008đến 2011 với thị trường nhập khẩu là thị trường Trung Quốc

1.5 Một số khái niệm và phân định nội dung của vấn đề nghiên cứu

1.5.1 Một số khái niệm về đàm phán

Theo Joseph Burnes: ”Đàm phán là một cuộc giữa hai hay nhiều bên để điđến một mục đích chung là đạt được thỏa thuận về những vấn đề ngăn cách cácbên mà không bên nào có đủ sức mạnh hoặc có đủ sức mạnh nhưng không muốn

sử dụng để giải quyết những vấn đề ngăn cách đó”

Theo giáo sư Roger Fisher và William Ury: Đàm phán là phương tiện cơbản để đạt được điều chúng ta mong muốn từ người khác Đó là sự trao đổi ý

kiến qua lại nhằm đạt được thỏa thuận trong khi bạn và phía kia có 1 số lợi íchchung và lợi ích đối kháng.

Khái niệm về đàm phán thương mại quốc tế:

‘Đàm phán thương mại quốc tế là một nghệ thuật đi đến sự hiểu biếtchung thông qua mặc cả dựa trên các yếu tố thiết yếu của một hợp đồng chẳnghạn như giao hàng, quy cách phẩm chất, giá cả và các điều khoản khác.”

“Đàm phán thương mại quốc tế là một quá trình mà các bên đàm phán cótrụ sở kinh doanh đặt ở các quốc gia khác nhau tiến hành thảo luận, thương lượngnhằm thống nhất các mối quan tâm chung và những quan đểm còn bất đồng để đitới 1 hợp đồng thương mại.”

1.5.2 Đặc điểm của đàm phán trong TMQT

- Các bên tham gia đàm phán có ít nhất hai bên có trụ sở kinh doanh đặt ởcác quốc gia khác nhau Do các bên có các quốc tịch khác nhau cho nên có tínhdân tộc khác nhau Trong quá trình đàm phán không những vì lợi ích của doanhnghiệp mà còn cả vì lợi ích quốc gia Cũng từ sự khác biệt này dẫn đến sự khácbiệt khác và có những tác động trực tiếp đến hoạt động đàm phán làm cho hoạtđộng đàm phán TMQT trở nên phức tạp và khó khăn hơn

- Các bên tham gia đàm phán TMQT có các quốc tịch khác và thường sửdụng ngôn ngữ phổ thông khác nhau

- Các bên tham gia đàm phán TMQT, có thể khác nhau về thể chế chínhtrị, và khi khác nhau về thể chế chính trị sẽ dẫn đến sự khác nhau về quan điểm,lập trường, tư tưởng và tính dân tộc được đề cao

- Trong quá trình đàm phán có sự gặp gỡ của các hệ thống luật pháp khácnhau

- Trong đàm phán TMQT có sự gặp gỡ giữa các nền văn hóa, phong tụctập quán khác nhau

1.5.3 Các nguyên tắc trong đàm phán TMQT

- Chỉ đàm phán khi xuất hiện vùng thỏa thuận đàm phán.

Trong kinh doanh thương mại, người ta chỉ tiến hành đàm phán khi cácbên chưa thống nhất với nhau về các điều kiện thương mại Nhưng các bên lạiphải tự liên kết với nhau trong một mối quan hệ tự nguyện nào đấy đồng thời

phải có vùng thảo thuận trong mâu thuẫn tồn tại Vùng thỏa thuận là vùng mà kếtquả các bên có thể chấp nhận được, đồng thời chồng chéo lên nhau.

- Đảm bảo lợi ích của các bên tham gia đàm phán.

Cơ sở gốc rễ của mỗi hoạt động đàm phán là lợi ích Đàm phán là quátrình tác động giữa các chủ thể có lợi ích riêng, lợi ích chung, lợi ích xung độtnhằm tối đa hóa lợi ích chung và giảm thiểu sự xung đột lợi ích giữa các bên, từ

đó đi đến các giải pháp có thể chấp nhận lẫn nhau Trong đàm phán phải đưa racác phương án đôi bên cùng có lợi

- Kết hợp tính khoa học và tính nghệ thuật trong đàm phán.

Trước khi tham gia đàm phán, người tham gia đàm phán phải có nhữngnghiên cứu, phân tích, lập phương án và đi đến tiến hành đàm phán theo mộttrình tự Sử dụng quá trình tư duy sáng tạo linh hoạt đưa ra những giải pháp, xácđịnh mục tiêu cần đạt tới trong đám phán Ngoài ra, người đàm phán còn phảibiết ứng xử linh hoạt, sử dụng các kỹ năng, có nghệ thuật nghe, nghệ thuật trảlời, nghệ thuật đưa ra các câu hỏi và nghệ thuật khắc phục các bế tắc Khi đó đàmphán sẽ đi đến thành công

- Tập trung vào quyền lợi chứ không phải theo lập trường quan điểm

Vì con người tham gia vào quá trình đàm phán thường có dễ xúc cảm, dẫnđến việc trình bày và đánh giá các vấn đề thương lương ko được khách quan, haygiữ lập trường riêng, quan điểm của mình, nhiều khi ít quan tâm đến quyền lợi.Nếu chỉ nghĩ là tập trung duy trì lập trường thì khó có thể thỏa thuận được quyềnlợi Nhưng nếu tập trung vào quyền lợi thường sẽ có nhiều lập trường để đảm bảoquyền lợi đó được tốt hơn.Vì vậy trong quá trình đàm phán phải tách cảm xúc rakhỏi vấn đề đàm phán, chú trọng đến quyền lợi mà ít tập trung vào lập trường, đểđảm bảo quyền lợi có thể ứng xử nhiều quan điểm khác nhau

- Kiên quyết bảo vệ các tiêu chuẩn khách quan.

Một nguyên tắc cơ bản trong khi đàm phán là đảm bảo được tiêu chuẩnkhách quan công bằng Khi đàm phán phải kiên quyết đảm bảo các thỏa thuậnphản ánh các tiêu chuẩn khách quan công bằng, không phụ thuộc lập trường bênnào Từ đó chấp nhận một giải pháp cho cả hai bên

- Nhược điểm: Đòi hỏi người tiến hành đàm phán phải có tính sáng tạo, tự

chủ, phản ứng linh hoạt, có khả năng nhận xét, phân tích phán đoán, nắm được ý

đồ, sách lược của đối phương, nhanh chóng có các quyết định và biện pháp đốiphó trong những trường hợp cần thiết

- Điều kiện áp dụng: Áp dụng khi đàm phán những hợp đồng giá trị lớn,

hàng hóa có tính phức tạp, các bên có nhiều điều khoản cần thuyết phục nhauhoặc các bên lần đầu tiến hành giao dịch với nhau

▪ Đàm phán qua thư tín.

Đàm phán qua thư tín là phương thức trao đổi thông tin giữa các đối tácbằng hình thức viết thư

- Ưu điểm: Phương thức đàm phán qua thư tín cho phép đàm phán được

nhiều bạn hàng nhưng lại giảm được chi phí đàm phán Người đàm phán có điềukiện để cân nhắc, suy nghĩ, bàn bạc cụ thể và có thể khéo léo giấu ý định củamình

- Nhược điểm: Đàm phán qua thư tín có hạn chế là khó kiểm soát được ý

đồ của đối tác, hơn nữa việc trao đổi bằng thư từ đòi hỏi thời gian dài, do đó dễmất cơ hội kinh doanh

- Điều kiên áp dụng: Thường được áp dụng cho các hợp đồng đơn giản, có

quy mô vừa và nhỏ, cho các cuộc tiếp xúc ban đầu, đàm phán để thay đổi cácđiều khoản của hợp đồng hay giải quyết các tranh chấp

▪ Đàm phán qua điện thoại

- Ưu điểm: Ưu điểm nổi bật của phương thức này là tiết kiệm được thời

gian, nó cho phép ta nắm bắt được cơ hội kinh doanh nhanh chóng

- Nhược điểm: Người đàm phán cần phải sáng tạo, có khả năng phán đoán

và phản ứng linh hoạt trước những vấn đề đối phương đưa ra Do đó cần chuẩn bịcẩn thận chu đáo trước khi đàm phán

Tuy nhiên, nếu đàm phán kinh doanh qua điện thoại thì không có gì làmbằng chứng hợp pháp cho sự thoả thuận của các bên Do đó người ta thường sửdụng kết hợp đàm phán qua điện thoại với dùng telefax

- Điều kiện áp dụng: Đàm phán qua điện thoại thường sử dụng để thoảthuận các chi tiết nhỏ trong hợp đồng, hoặc hợp đồng kinh doanh đơn giản vớiquy mô nhỏ

1.5.5 Phân định nội dung vấn đề hoàn thiện quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu

1.5.5.1 Quy trình giao dịch trong TMQT.

Để tiến tới ký kết hợp đồng mua bán với nhau người xuất khẩu và nhập vàngười nhập khẩu thì phải qua 1 quá trình giao dịch Trong buôn bán quốc tếthường bao gồm những bước giao dịch chủ yếu sau:

Hỏi giá (Inquiry)

Đây có thể coi là lời thỉnh cầu bước vào giao dịch Nhưng xét về phươngdiện thương mại thì đây là việc người mua đề nghị người bán cho mình biết giá

cả và các điều kiện để mua hàng Nội dung của một hỏi giá có thể gồm: tên hàng,quy cách, phẩm chất, số lượng, thời gian giao hàng mong muốn Giá cả mà ngườimua hàng có thể trả cho mặt hàng đó thường được người mua giữ kín, nhưng đểtránh mất thời gian hỏi đi hỏi lại, người mua nêu rõ những điều kiện mà mìnhmong muốn để làm cơ sở cho việc quy định giá: loại tiền, thể thức thanh toán,điều kiện cơ sở giao hàng

Chào hàng (offer)

Đây là lời đề nghị ký kết hợp đồng như vậy phát giá có thể do người bánhoặc người mua đưa ra Nhưng trong buôn bán khi phát giá chào hàng, là việcngười xuất khẩu thể hiện rõ ý định bán hàng của mình.Trong chào hàng ta nêu rõ:tên hàng, quy cách, phẩm chất, giá cả số lượng, điều kiện cơ sở giao hàng, thờihạn mua hàng, điều kiện thanh toán bao bì ký mã hiệu, thể thức giao nhận…

Trong thương mại quốc tế người ta phân biệt hai loại chào hàng chính:Chào hàng cố định (Firm offer) và chào hàng tự do (Free offer)

Đặt hàng (Oder)

Đây là lời đề nghị ký kết hợp đồng xuất phát từ phía người mua được đưa

ra dưới hình thức đặt hàng Trong đặt hàng người mua nêu cụ thể về hàng hoáđịnh mua và tất cả những nội dung cần thiết cho việc ký kết hợp đồng

Hoàn giá (Counter-offer)

Khi nhận được chào hàng (hoặc đặt hàng) không chấp nhận hoàn toànchào hàng (đặt hàng) đó mà đưa ra một đề nghị mới thì đề nghị mới này là hoàngiá, chào hàng trước coi như huỷ bỏ trong thực tế, một lần giao dịch thường trảiqua nhiều lần hoàn giá mới đi đến kết thúc

- Phải được chính người nhận giá chấp nhận

- Phải đồng ý hoàn toàn về điều kiện với mọi nội dung của chàohàng

- Chấp nhận phải được truyền đạt đến người phát giá đề nghị

▪ Chuẩn bị thông tin phục vụ đàm phán

- Yêu cầu thông tin phục vụ cho hoạt động đàm phán là:

+ Chính xác, đảm bảo độ tin cậy

+ Nội dung thông tin theo đúng yêu cầu và đảm bảo tính cậpnhật

+ Cung cấp thông tin kịp thời

- Quy trình thu thập và xử lý thông tin của doanh nghiệp:

+ Xác định nhu cầu thông tin và phân loại bao gồm: các thông tin chung

về thị trường như tình hình kinh tế, chính trị, văn hóa, pháp luật, các chính sách

Các thông tin về hàng hóa như cơ cấu, chủng loại, thông số kích thước,các phương pháp quy định chất lượng, giá cả

Thông tin chung về đối tác: Quá trình hình thành và phát triển, hình thức

tổ chức, địa vị pháp lý, các mặt hàng kinh doanh, phương hướng phát triển, khảnăng tài chính, văn hóa và những điểm mạnh, điểm yếu

Thông tin về đoàn đàm phán của đối tác: Thành phần của đoàn đàm phán,phong cách, mục tiêu, chiến lược, kỹ thuật mà đối tác sử dụng

Thông tin từ các trung tâm xúc tiến, bộ Thương Mại, phòng Thương mại

và công nghiệp, hiệp hội ngành nghề

Thông tin từ các đối tác, ngân hàng, các công ty vận tải, bảo hiểm, đại lý,mội giới

Các thông tin từ ghi chép nội bộ của doanh nghiệp, đặc biệt là các thôngtin về các cuộc đàm phán trước

Thông tin từ chào hàng, hỏi giá, từ quảng cáo từ trung tâm dịch vụ thôngtin, từ các nghiên cứu chuyên biệt của doanh nghiệp

▪ Chuẩn bị nội dung đàm phán bao gồm:

- Xác định nội dung cần đàm phán:

Đàm phán để thống nhất các định nghĩa dùng trong hợp đồng, các nộidung về tên số lượng, quy cách phẩm chất, bao bì kí mã hiệu, giá cả, thanh toán,thời gian, địa điểm giao hàng, các nội dung về vận tải biển, bảo hành, các nội

dung về kiểm tra hàng hóa, phạt và bồi thường thiệt hại, nội dung về bất khảkháng, trọng tài

Trong mỗi một nội dung cần phải xác định đày đủ các tiểu mục trong mỗimột nội dung đàm phán Và từng nội dung phải được đàm phán cụ thể để tránhtranh chấp sau này

- Lựa chọn phương án đàm phán:

+ Các căn cứ để lựa chọn phương án đàm phán:

Phải căn cứ vào đặc điểm của thị trường trong nước,nước ngoài và thịtrường quốc tế Căn cứ vào tình hình đối tác như điều kiện kinh doanh, thuận lợi,khó khăn

Phải căn cứ vào tình hình của doanh nghiệp như qui mô, mục đích, mụctiêu của doanh nghiệp Căn cứ vào điều kiện cụ thể của hoạt động kinh doanh cầnđàm phán như đặc điểm của phương thức kinh doanh, mặt hàng, điều kiện vậntải, bảo hiểm, thanh toán

+ Các bước tiến hành lựa chọn phương án đàm phán:

b1 Xác định các phương án có thẻ xảy ra trong mỗi tiểu mục của nộidung đàm phán

b2 Lựa chọn những phương án cần thuyết phục đối tác

b3 Lựa chọn các phương án có thể chấp nhận được

b4 Đánh hệ số quan trọng cho từng phương án đàm phán

▪ Chuẩn bị nhân sự

- Các tiêu thức để lựa chọn các thành viên của đoàn đàm phán:

+ Có phẩm chất đạo đức tốt, có tinh thần trách nhiệm trong công việc, cóphong cách đàm phán, có khả năng bao quát, nhận dạng, phát hiện vấn đề, nhanhchóng hiểu được mục đích vấn đề thông qua các hành vi của đối tác

+ Có khả năng chứng tỏ các thuận lợi của đề nghị đưa ra để thuyết phụcđối tác, có khả năng chịu đựng sự căng thẳng và đối mặt với những hoàn cảnh rắcrối

+ Có khả năng diễn đạt ý kiến để người cùng đàm phán hiểu được chínhxác ý mình, nhạy cảm với nền văn hóa của người khác và điều chỉnh đề nghị củamình cho phù hợp với giới hạn và sức ép hiện tại Biết tập trung vào quyền lợi

chứ không phải quan điểm, luôn kiểm soát được vấn đề, có tính sáng tạo, phảnứng linh hoạt.

▪ Chuẩn bị địa điểm.

- Nếu đàm phán tại doanh nghiệp: Người tổ chức đàm phán phải nắmđược thông tin về thói quen, cách bố trí chỗ ngồi trong bàn đàm phán, thói quengiải trí nghỉ ngơi của mình và đối tác

- Nếu đàm phán ở địa điểm ở nước ngoài: người tổ chức đàm phán phảinắm được đặc điểm của địa điểm tổ chức đàm phán, nghỉ ngơi, giải trí giành chođoàn đàm phán của mình có thích hợp không Nếu không thích hợp sẽ ảnh hưởngđến sự phối hợp giữa các thành viên trong đoàn đàm phán Khi đó cần yêu cầuđối tác chuyển địa điểm

▪ Chuẩn bị chương trình làm việc

Lập ra chương trình đàm phán cụ thể, thể hiện 1 trình tự logics của quátrình đàm phán, đồng thời vạch ra 1 lịch trình và khuôn khổ thời gian để các bêntiến hành đạt hiệu quả mà còn có thể thăm dò ý đồ của đối tác

◊ Giai đoạn tiến hành đàm phán

▪ Giai đoạn tiếp cận.

Là giai đoạn mở đầu cho quá trình tiến hành đàm phán Mục đích là tạokhông khí cho cuộc đàm phán Giai đoạn này được giành cho những thảo luậncác vấn đề nằm ngoài vấn đề thương lượng để giới thiệu các bên cùng các câunói lịch sự, những câu chuyện về đề tài kinh tế, thể thao, văn hóa

▪ Trao đổi thông tin.

Những người thương lượng cung cấp và thu nhận thông tin về nội dungcủa cuộc đàm phán để chuẩn bị cho các giai đoạn tiếp theo Những thông tin nàynhằm làm sáng tỏ các quan điểm, củng cố 1 số luận chứng, có thể cung cấp bằnglời nói hoặc không bằng lời nói.Yêu cầu các thông tin phải đầy đủ, đưa ra đúngthời điểm và có tính thuyết phục cao Trong giai đoạn này người đàm phán phải

sử dụng các kỹ thuật: kỹ thuật đặt câu hỏi, kỹ thuật trả lời câu hỏi, ký thật xử lýnhững câu hỏi không rõ ràng…

▪ Giai đoạn thuyết phục

Quá trình thuyết phục tiến hành theo các bước:

- Xác định những vấn đề cần thuyết phục

- Xác định nguyên nhân tiềm ẩn dẫn đến sự không nhất trí của đối tác

- So sánh mục tiêu, quyền lợi, chiến lược, điểm mạnh, yếu của đối phương

so với mình đưa ra định hướng thuyết phục đối tác

- Lựa chọn phương pháp và chiến thuật thuyết phục

- Tiến hành thuyết phục

▪ Giai đoạn nhượng bộ và thỏa thuận

Có 2 phương pháp cơ bản cơ bản để nhượng bộ và thỏa thuận

- Phương pháp dùng phễu giải pháp:

+ Xác định tất cả các giải pháp mà các bên đưa ra

+ Các bên phân tích để tìm ra những giải pháp có tính khả thi

+ Lựa chọn giải pháp tối ưu nhất cho tất cả các bên

- Phương pháp kết hợp các giải pháp đàm phán

+ Xác định các giải pháp mà các bên đề nghị

+ Xác định những giải pháp có thể kết hợp được

+ Xác định những vấn đề trong mỗi giải pháp có thể kết hợp được

+ Tiến hành kết hợp đưa ra giải pháp chung

◊ Giai đoạn kết thúc đàm phán

Có 2 tình huống kết thúc đàm phán

- Đàm phán không đi đến thống nhất khi đối tác đưa ra những đề nghịkhông thể chấp nhận được, hoặc trong quá trình đàm phán xuất hiện những thôngtin làm cho thỏa thuận đối với ta không còn tính hấp dẫn nữa

- Đàm phán thành công các bên tiến hành ký kết hợp đồng

Sau mỗi lần đàm phán phải kiểm tra, đánh giá và rút kinh nghiệm để xemxét kết quả của cuộc đàm phán so với mục tiêu đề ra, từ đó phân tích những ưuđiểm, tồn tại và rút ra bài học kinh nghiệm cho lần đàm phán tiếp theo

CHƯƠNG 2: PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU VÀ CÁC KẾT QUẢ PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG VẤN ĐỀ HOÀN THIỆN QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN ĐỂ KÝ KẾT HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU LINH KIỆN MÁY TÍNH TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ ĐẦU TƯ

PHÁT TRIỂN DUY ANH2.1 Phương pháp hệ nghiên cứu các vấn đề

2.1.1 Phương pháp thu thập dữ liệu

2.1.1.1 Phương pháp thu thập số liệu sơ cấp

▪ Phương pháp điều tra trắc nghiệm

Phiếu điều tra trắc nghiệm được thiết kế bằng câu hỏi và trả dưới dạng cóhoặc không và đánh giá cho điểm Kết quả các phiếu điều tra trắc nghiệm đượctính theo phương pháp tính trung bình tổng điểm đánh giá Dựa vào điểm tổnghợp, sắp xếp thứ tự để đánh giá doanh nghiệp đã và đang làm được những gì Sốphiếu phát ra là 10 phiếu và phát cho các anh, chị phòng kinh doanh phụ tráchviệc nhập hàng, đặt hàng của công ty và một số phòng ban khác, và thu về 10phiếu

▪ Phương pháp phỏng vấn chuyên gia

Phương pháp phỏng vấn chuyên gia giúp cho việc nhìn nhận vấn đề cầngiải quyết được rõ nét hơn Tìm ra lý do tại sao các hoạt động trong quá trìnhđàm phán tốt hay không tốt Qua đó xem xét đánh giá vấn đề và tìm hướng nhằmđưa ra những đề xuất giúp cho công ty

2.1.1.2 Phương pháp thu thập số liệu thứ cấp

- Nguồn dữ liệu bên trong công ty: Các báo cáo nghiên cứu thị trường, cácbáo cáo về tình hình nhập khẩu, tình hình hoạt động chung của công ty, số lượngnhân viên,…

- Nguồn tài liệu bên ngoài công ty: Giáo trình, một số báo tạp chí chuyênnghành, một số website…

2.1.2 Phương pháp phân tích dữ liệu.

Sử dụng phương pháp thống kê: Thống kê, tổng hợp kết quả điều tra bảngcâu hỏi đã phát ra

2.2 Đánh giá tổng quan tình hình và ảnh hưởng nhân tố môi trường

đến vấn đề hoàn thiện quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu

linh kiện máy tính tại công ty TNHH Thương mại và đầu tư phát triển Duy

Anh

2.2.1 Giới thiệu về công ty

Tiền thân công ty TNHH Thương mại và đầu tư phát triển Duy Anh là

công ty Hà An được thành lập vào 20/05/2001 Hoạt động về những lĩnh vực

điện, điện tử, thiết bị văn phòng Trụ sở chính Khu Đô thị Đền Lừ Hiện nay do

nhu cầu phục vụ ngày càng rộng, để đảm bảo phục vụ chu đáo hơn lãnh đạo công

ty đã quyết định thành lập công ty Duy Anh Trên sự nghiệp phát triển toàn diện

các lĩnh vực, công ty Duy Anh đã và đang hướng tới mô hình tập đoàn

- Tên gọi : Công ty TNHH Thương mại và đầu tư phát triển Duy Anh

- Địa chỉ : 97, Trần Đại Nghĩa, Bách khoa, Hai Bà Trưng, Hà Nội

Kế toán viên

Bộ phận kinh doanh

Phó giám đốc kinh

doanh

Nhân viên kinh doanh

Bộ phận kho bãi

Bộ phận văn phòng

Bộ phận tổ chức - hành chính và nhân sự

- Cơ cấu bộ máy quản lý của công ty: Hiện tại, công ty có 60 cán bộ côngnhân viên Trong đó có 39 người có trình độ đại học trở lên và có 17 người tốtnghiệp từ khối ngành kinh tế quản trị kinh doanh

- Chức năng và nhiệm vụ kinh doanh của công ty là: Thông qua nhậpkhẩu, kinh doanh các mặt hàng nhằm đáp ứng nhu cầu cao của thị trường về sốlượng cũng như chất lượng mặt hàng, đồng thời góp phần làm thúc đẩy kinh tế xãhội đất nước

Với những chính sách kinh doanh mang tính đột phá, chính sách “bán giábán buôn đến tận tay người tiêu dùng”, chính sách bảo hành “một đổi một trongvòng 6 tháng”, chính sách “giao hàng đến tận nhà miễn phí”, các thành viêntrong công ty thấu hiểu 1 điều rằng: khách hàng mới là người quyết định tươnglai, sự tồn tại và phát triển của Duy Anh, làm việc theo khẩu hiệu: “thiên hạ đệnhất tín”

- Lĩnh vực hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp: Nhập khẩu, kinhdoanh các loại mặt hàng thiết bị linh kiện máy tính, thiết bị văn phòng, máy tínhxách tay, máy tính nguyên bộ, máy in, máy quét, máy chiếu, thiết bị mạng, thiết

bị văn phòng, phần mềm máy tính, mực dành cho máy in, USB flash, MP3, MP4,vật tư và các thiết bị khác…bảo dưỡng, bảo trì và sửa chữa máy tính, máy in vàcác thiết bị văn phòng khác

Ngoài ra, Duy Anh cũng có một đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp tronglĩnh vực network (mạng) như: thiết kế, xây dựng giải pháp và thi công các hệthống mạng một cách hiệu quả và tiết kiệm nhất cho các doanh nghiệp nhỏ, vừa

và lớn Ngoài ra còn kinh doanh thêm các lĩnh vực nhà hàng, cơm văn phòng,caffe, thủy hải sản

2.2.2 Tổng quan về quy trình đàm phán nhập khẩu linh kiện máy tính của công ty TNHH Thương Mại và đầu tư phát triển Duy Anh

2.2.2.1 Các bước giao dịch mà công ty thường thực hiện

Hiện nay công ty đã thiết lập quan hệ với trên hai mươi nhà sản xuất khácnhau với tổng số trung bình 20 hợp đồng mỗi năm Trong đó 50% là hợp đồngnhập khẩu linh kiện từ Trung Quốc

Với hoạt động nhập khẩu linh kiện máy tính, với các hợp đồng nhỏ, giá trịkhông lớn công ty tập trung vào các bước hỏi hàng, hoàn giá, chấp nhận và xácnhận

- Hỏi hàng:

Với nhiều năm nhập khẩu, kinh doanh các loại mặt hàng linh kiện máytính, thiết bị văn phòng…công ty đã thiết lập cho mình đối tác chiến lược củamình, kí hợp đồng độc quyền để giúp công ty có được nguồn hàng ổn định Vớiđối tác lâu năm thì trong thư hỏi hàng, công ty đã lược bớt phần nghi thức và trựctiếp đề cập đến chủ đề chính, thông báo cho đối tác biết mình đang cần loại hàng

gì, yêu cầu gửi catalog, mẫu hàng…đồng thời cho biết giá cả, chất lượng hànghóa…trong nhiều trường hợp tin tưởng đối tác tuyệt đối, công ty chỉ xác nhậncác thông tin qua điện thoại

Linh kiện máy tính với đặc điểm là hàng hóa cạnh tranh gay gắt, rấtnhanh chóng bị thay thế bởi những sản phẩm mới hiện đại hơn, tiên tiến hơn.Chính vì vậy mà công ty liên tục gửi thư hỏi hàng đến các đối tác để cập nhậtthông tin mới nhất về hàng hóa, sau đó căn cứ vào các chào hàng nhận được, căn

cứ vào thị trường tiêu thụ linh kiện, xem xét mặt hàng nào đang được tiêu thụnhiều nhất Từ đó có những chính sản phẩm phù hợp Hiện nay, trên thị trườnglinh kiện chip đang là mặt hàng được tiêu thụ nhiều nhất Và công ty đã có nhữngđiều chỉnh về tỉ trọng nhập khẩu các linh kiện này

Bên cạnh đó, có rất nhiều công ty cung cấp linh kiện máy tính, các công tycạnh tranh nhau về công nghệ, chất lượng sản phẩm, giá thành Đây là điều kiệnthuận lợi cho công ty so sánh và lựa chọn được nhà cung ứng có lợi nhất chocông ty thông qua gửi thư hỏi hàng đến nhiều nhà cung ứng khác nhau Đối vớicác đối tác mới giao dịch lần đầu, công ty có thể gửi thư hỏi hàng qua email, sau

đó công ty cử người sang cơ sở của đối tác xem xét dây truyền sản xuất, xem xétmặt hàng Nếu cần thiết có thể mua về dùng thử rồi sau đó sẽ quyết định có nênnhập lô hàng đó hay không? Mặt khác để tránh gặp phải công ty “ma” công ty đãtìm hiểu kỹ về đối tác như uy tín, khả năng tài chính, nguồn lực các thông tin vềgiá cả, qui cách phẩm chất, điều kiện giao hàng, mức chiết khấu…

- Hoàn giá:

Sau khi đã nhận được chào hàng của đối tác, đối với chào hàng công tychấp nhận các điều khoản trong đó thì công ty sẽ viết thư chấp nhận và xácnhận để đi đến ký kết hợp đồng mua bán Tuy nhiên, trường hợp này rất ít Cònđối với chào hàng cần xem xét, công ty xem xét kỹ lưỡng nội dung của các chàohàng như giá cả, số lượng, hình thức thanh toán, vận chuyển…và xếp thành cácnội dung có thể chấp nhận được, nội dung nào cần trao đổi Với những nội dungcần trao đổi công ty sẽ thực hiện hoàn giá

Đối với mặt hàng linh kiện máy tính mà nhà cung cấp là đối tác quen thìquá trình hoàn giá thường đơn giản Công ty chỉ hoàn giá những nội dung chưaphù hợp Chẳng hạn như khi mua lô hàng với số lượng lớn, công ty thườngthương lượng để đối tác đưa ra mức chiết khấu hợp lý Với mức giá chưa hợp lý,công ty có thể thương lượng và xác định mức giá phù hợp Đối với các đối tácmới thì việc hoàn giá sẽ căng thẳng hơn Do là đối tác mới nên họ có những yêucầu và đưa ra mức giá rất cứng Nếu như không xử lý mềm mỏng, cả 2 bên sẽkhông có tiếng nói chung và việc hoàn giá thất bại

- Chấp nhận và xác nhận:

Sau khi các bên đồng ý và thống nhất mọi điều kiện của đơn chào, hai bêntiến hành chấp nhận và xác nhận Đó là văn kiện xác nhận Văn kiện do bên đốitác lập thường gọi là giấy xác nhận bán hàng, do bên công ty lập gọi là giấy xácnhận mua hàng Giấy xác nhận thường được lập thành 2 bản, phía công ty kýtrước rồi gửi cho bên đối tác Bên đối tác ký xong giữ lại một bản rồi gửi trả lạimột bản thông qua hệ thống Fax, Email

2.2.2.2 Quy trình đàm phán tại công ty TNHH Thương Mại và đầu tư phát triển Duy anh

Khi công ty có nhu cầu nhập nhiều hàng hơn với giá trị lớn như bộ nguồn(power supply) có giá từ 18 đến 300 USD, chip, thì công ty tiến hành đàm phántheo các bước: Chuẩn bị đàm phán, tiến hành đàm phán, và kết thúc đàm phán.Sau khi kết thúc đàm phán thì công ty cũng phải kiểm tra, đánh giá, và rút ra kinhnghiệm Bộ phận kinh doanh chịu trách nhiệm nhập khẩu hàng hóa sẽ đảm đươngnhiệm vụ này

▪ Giai đoạn chuẩn bị đàm phán

- Chuẩn bị thông tin đàm phán

Hàng hóa linh kiện máy tính là mặt hàng đòi hỏi cao về yêu cầu kỹ thuật,chất lượng của chúng thể hiện thông qua các chỉ tiêu kỹ thuật và việc dùng chúngnhanh hỏng hay không thì sẽ nhanh chóng đựơc bộc lộ trong quá trình sử dụng.Chính vì vậy việc tìm hiểu thông tin về phía đối tác là hết sức cần thiết Với việcnhập khẩu 1 lô hàng lớn, công ty thường cử người sang cơ sở đối tác để khảo sátthực tế, xem xét dây truyền sản xuất, xem xét thị trường cung cấp của nhà sảnxuất, trao đổi thông tin với nhà cung cấp, tiếp thu ý kiến tư vấn và tìm hiểu thôngtin qua các trang web, các chuyên mục quảng cáo để tiến hành thu thập thông tin.Đối với mặt hàng linh kiện máy tính, công ty cũng đã tìm hiểu về nhu cầu sửdụng, xem xét thị trường sử dụng sản phẩm nào của nhà cung cấp nào, tại sao sảnphẩm đó lại được ưa chuộng Theo như khảo sát các loại linh kiện của hãng SamSung,…đang được sử dụng rộng rãi Sau đó ban lãnh đạo sẽ đề ra các mục tiêu

mà công ty theo đuổi, bộ phận kinh doanh nhập khẩu sẽ cụ thể hóa cơ cấu hàngnhập khẩu, xác định các nhà cung cấp tiềm năng Tìm hiểu các thông tin về công

ty, tên công ty, địa chỉ, mặt hàng kinh doanh, lịch sử kinh doanh, qui mô, loạihình kinh doanh của công ty, uy tín của đối tác trên thị trường, quan hệ với bạnhàng ra sao? Truyền thống kinh doanh của họ thế nào? Bên cạnh đó, bộ phậnkinh doanh nhập khẩu sẽ tìm hiểu về thị trường chung của nghành hàng, số lượngnhà cung cấp mặt hàng đó, vị thế các bên để chuẩn bị các nội dung cần thiết choquá trình đàm phán

- Chuẩn bị nội dung đàm phán

Nội dung đàm phán thường rất rộng gồm có nhiều vấn đề Với các nhàcung ứng quen thuộc khi giao dịch đàm phán cho những hợp đồng mà công ty đãthực hiện nhiều lần, công ty thường chỉ tập trung vào một số nội dung như: giá

cả, mức chiết khấu, điều kiện thanh toán, điều kiện giao hàng Với các đối tácmới có quan hệ kinh doanh, công ty thường nghiên cứu kĩ nội dung đơn chào,phân tích cụ thể từng nội dung, xác định và phân loại mục tiêu mà công ty theođuổi để đề ra chiến lược, phương pháp đàm phán phù hợp.Và nội dung nào cũngphải thỏa thuận, thống nhất lại Các bên thường bất đồng với nhau về giá cả, mứcchiết khấu, điều kiện thanh toán, điều kiện giao hàng

- Chuẩn bị nhân sự đàm phán

Trong hợp đồng nhập khẩu lô hàng mới với các đối tác mới, công ty có bộphận chuyên trách thẩm định và nghiên cứu đơn hàng Mặt khác, dựa trên sựphân công trách nhiệm công việc của mỗi nhân viên trong công ty mà khi có cácvấn đề phát sinh của quá trình nhập khẩu sẽ được gửi tới người đó và sẽ chịutrách nhiệm đàm phán, giải quyết vấn đề

Khi xảy ra vấn đề cần đàm phán trao đổi trực tiếp với nhau Thôngthường, đoàn đàm phán của công ty gồm hai người Đứng đầu là giám đốc hoặcphó giám đốc và hai người còn lại thường là trưởng phòng kế hoạch kinh doanhhoặc kế toán trưởng Trong đoàn đàm phán của công ty, vì các thành viên lànhững người đứng đầu công ty, thông thạo tiếng Anh, tiếng Trung và hiểu biết vềluật pháp quốc tế nên ít khi dùng phiên dịch và chuyên viên pháp lý

- Chuẩn bị thời gian, địa điểm đàm phán

Công ty thường cử người trực tiếp sang bên TQ đề đàm phán với đối tác.Tùy vào mức độ phức tạp của hợp đồng mà thời gian đàm phán dài hay ngắn

- Chuẩn bị chương trình đàm phán

Thông thường, chương trình đàm phán sẽ diễn ra như sau:

Ban đầu thì gặp gỡ, làm quen, sau đó sẽ tham quan cơ sở sản xuất của đốitác và đi đến đàm phán

- Chuẩn bị chiến lược đàm phán

Với mục tiêu đề ra, với những thông tin đã được thu thập và phân tích,công ty đã đưa ra chiến lược đàm phán tốt nhất, tối ưu nhất nhằm đạt được nhữngmục tiêu đề ra Trong đó, công ty thường sử dụng kết hợp cả 3 chiến lược, chiếnlược đàm phán hợp tác kết hợp với chiến lược đàm phán cứng và mềm thườngđược công ty sử dụng

▪ Tiến hành đàm phán

- Giai đoạn tiếp cận và trao đổi thông tin:

Trong giai đoạn này cả hai bên đều tập trung trao đổi những thông tinchính về bản hợp đồng, tình hình kinh doanh của cả hai bên và đưa ra những câuhỏi để được đối tác cung cấp thông tin mà mỗi bên cần làm sáng tỏ Sau khi hiểu

rõ các thông tin cần thiết về nhau và bước đầu đã tạo dựng lòng tin, công ty vàđối tác TQ sẽ đi thẳng vào vấn đề chính

- Giai đoạn thuyết phục, nhượng bộ và thỏa thuận

Sau khi đã trao đổi thông tin, hai bên tiến tới đàm phán những nội dungchính của hợp đồng Doanh nhân TQ có rất nhiều "kế sách" trong thương thuyết(có lẽ tiếp thu từ các thuyết khách trong lịch sử) cho nên họ thường kéo dài cáccuộc thương lượng để đạt được nhiều ưu thế hơn nữa Chính vì vậy công ty đã cónhững chuẩn bị tốt nhất trong giai đoạn này Các thành viên trong đoàn đã sửdụng các kỹ năng đàm phán khá tốt, kỹ năng quan sát, lắng nghe, kiểm soát, ứng

xử, trả lời câu hỏi, đặt câu hỏi, Tuy nhiên, khi xét về vị thế trong đàm phán thìphía đối tác có ưu thế hơn do cuộc đàm phán được tổ chức tại cơ sở đối tác, hơnnữa TQ có hệ thống cơ sở hạ tầng, mạng lưới thông tin hiện đại, có trình độ cao,đội ngũ cán bộ đàm phán chuyên nghiệp nên họ có nhiều cơ hội nắm bắt thịtrường và tìm hiểu các thông tin về công ty Tùy thuộc tương quan thế và lực của

2 bên mà công ty có thể có những nhượng bộ trên từng điều khoản Đặc biệt làđiều khoản giá cả Tuy nhiên, sự nhượng bộ luôn dựa trên 2 nguyên tắc: đạt hiệuquả kinh doanh và tối thiểu hóa rủi ro

▪ Kết thúc đàm phán

Sau khi thống nhất được nội dung hợp đồng hoàn chỉnh, công ty và đối tác

TQ sẽ đi đến tiến hành ký kết một cách nhanh chóng Hợp đồng khung đã đượcsoạn thảo từ trước, trong quá trình đàm phán sẽ được chỉnh sửa cho phù hợp vớiyêu cầu của 2 bên Sau mỗi cuộc đàm phán, công ty tiến hành các cuộc họp đểtổng kết lại kết quả và rút ra kinh nghiệm cho cuộc đàm phán sau

2.2.3 Các nhân tố môi trường ảnh hưởng đến vấn đề hoàn thiện quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu linh kiện máy tính tại công ty TNHH Thương mại và đầu tư phát triển Duy Anh

2.2.3.1 Môi trường bên trong

▪ Nhân lực

Là nhân tố rất quan trọng, yếu tố cơ bản quyết định sự thành bại củadoanh nghiệp Trong công tác đàm phán thì nhân lực lại càng có vai trò quantrọng hơn Quá trình đàm phán đòi hỏi người đàm phán phải có trình độ hiểu biết,

có các kỹ năng, ngoại ngữ tốt, nhanh nhạy Nếu sở hữu đội ngũ nhân sự có khảnăng, trình độ thì quá trình đàm phán sẽ diễn ra suôn sẻ và đạt được mục tiêumong muốn.

Bảng 2.1: Cơ cấu nhân viên qua các năm giai đoạn 2008-2010

(Nguồn: Bộ phận tổ chức hành chính và nhân sự của công ty)

Số nhân viên trong công ty không ngừng tăng qua các năm Năm 2008, số nhânviên có trình độ đại học là 20 người chiếm 51.3% Qua các năm 2009, 2010 con

số này đã tăng lên lần lượt là 28 người chiếm tỷ lệ 58.3% và 38 người chiếm64.4% Số nhân viên có trình độ cao đẳng cũng tăng nhưng tăng ít, và tỷ trọnggiảm đi Qua 3 năm, số nhân viên có trình độ đại học tăng không ngừng với tỷtrọng lớn Điều đó chứng tỏ công ty đã có những chính sách đãi ngộ phù hợpnhằm thu hút nhân tài Công ty đã rất chú trọng nguồn nhân lực qua đào tạo và cótrình độ chuyên môn Mức lương cũng tăng Bên cạnh lương cứng, họ còn đượcnhận thêm các khoản lương thưởng, lương tăng ca hoặc hoa hồng Với đội ngũnhân sự có chất lượng cao, chất lượng làm việc cũng như hoạt động giao dịchđàm phán luôn được đảm bảo, tạo được uy tín, niềm tin ở đối tác

các bạn hàng Qua đó giúp cho doanh nghiệp thuận lợi hơn trong việc tìm kiếmbạn hàng.

▪ Cơ sở vật chất kỹ thuật

Hiên tại công ty đang thực hiên theo mô hình tập đoàn Với việc mở rộngqui mô thì cơ sở vật chất kỹ thuật của công ty cũng sẽ được nâng cấp và hoànthiện Khi đó công ty cũng sẽ đầu tư vào các cơ sở, kho hàng dự trữ nhằm bảoquản hàng tốt hơn

2.2.3.2 Môi trường bên ngoài

▪ Đối thủ cạnh tranh

Sự cạnh tranh ngày càng gay gắt do sự ra đời của nhiều công ty tư nhân,công ty cổ phần và công ty TNHH và đồng thời nhiều nhà máy tự mình tìm tớicác nhà cung cấp nước ngoài để mua hàng, thêm vào đó lại xuất hiện rất nhiềuđối thủ cạnh có nhiều điểm mạnh và ưu thế riêng Hiện tại trên thị trường rấtnhiều các nhà phân phối có sức ảnh hưởng, tác động tới thị trường máy tính Nhưcông ty Trần Anh, FPT Các công ty cạnh tranh với nhau nhờ chất lượng sảnphẩm, cung cách đàm phán, giá đàm phán, chất lượng đàm phán Để đảm bảo têntuổi của mình, các công ty phải nhập khẩu hàng từ các nhà cung cấp uy tín nênviệc cạnh tranh trong ký kết là không thể tránh khỏi

▪ Khách hàng

Việc khách hàng lựa chọn sản phẩm nhãn hiệu của công ty nào tác độngrất lớn tới lượng hàng nhập khẩu Đối với việc nhập khẩu linh kiện từ TQ cũnggây ra tâm lý e dè cho khách hàng, công ty đã nhập khẩu mặt hàng này với công

ty chính hãng và cũng đã có những chiến lược nhằm ổn định tâm lý khách hàng.Doanh nghiệp đáp ứng nhu cầu khách hàng Tất cả sẽ tác động đến nhu cầu nhậphàng của doanh nghiệp, lựa chọn đối tác, quy trình đàm phán của doanh nghiệp

▪ Đối tác nhập khẩu

Bạn hàng của công ty đều là những đối tác thân quen đã giao dịch vớinhau nhiều lần, do đó nguồn hàng của công ty luôn được đảm bảo, bên cạnh đócông ty cũng không ngừng tìm kiếm bạn hàng mới, nhằm tránh phụ thuộc vàođối tác quen, và cũng là để tìm kiếm những cơ hội mới cho mình

Mặt hàng linh kiện máy tính có thị trường rộng lớn, và có rất nhiều ngườicung ứng, các công ty thường có đối tác chiến lược của mình, để giúp công ty cóđược nguồn hàng ổn định, đồng thời có thể giúp cho công ty mình có thể cạnhtranh với các đối thủ khác

▪ Chính sách, qui định của nhà nước

Mỗi nước có qui định và chính sách khác nhau Như qui định nhập hàng,hạn ngạch,…Vì vậy, Việt Nam đã có những biện pháp hoàn thiện hành lang pháp

lý nhằm giúp hoạt động thương mại của doanh nghiệp thuận lợi hơn

2.3 Kết quả phân tích các dữ liệu thu thập

2.3.1 Kết quả phân tích dữ liệu sơ cấp.

▪ Kết quả tổng hợp phiếu điều tra trắc nghiệm

Sau khi tổng hợp và phân tích dữ liệu thông qua sử dụng phần mềmMicrosoft Excel để xử lý dữ liệu Nhìn chung, kết quả tổng hợp cho thấy quytrình đàm phán ký kết hợp đồng của công ty TNHH Thương mại và đầu tư pháttriển Duy Anh là tương đối tốt Bảng tổng hợp kết quả phiếu điều tra trắc nghiệmcho thấy:

Ở giai đoạn chuẩn bị đàm phán, giai đoạn này được đánh giá là giai đoạnquan trọng nhất trong quy trình đàm phán ký kết hợp đồng của công ty và đượcđánh giá ở mức 3,6 điểm trên thang điểm 5 Trong giai đoạn đàm phán, khâuchuẩn bị thông tin, chuẩn bị nhân sự, quyết định đến sự thành bại của quá trìnhđàm phán Với bảng câu hỏi trắc nghiệm đưa ra, đã cho biết việc chuẩn bị thôngtin là hoạt động ảnh hưởng lớn nhất trong quy trình đàm phán Vấn đề thu thậpthông tin về đối tác được coi là những thông tin cần thiết đảm bảo thành côngcho doanh nghiệp Nguồn thu thập thông tin chủ yếu từ sách báo, internet, cácphương tiện thông tin đại chúng Tuy nhiên, qua tổng hợp số liệu cho thấy việcthu thập chỉ đạt 3,6 điểm Điều đó chứng tỏ rằng việc thu thập thông tin còn gặpkhó khăn, nhất là thông tin về đối tác của công ty Đây là vấn đề mà công ty cầnphải khắc phục để cho hoạt động đàm phán đạt hiệu quả cao nhất Nhưng bù lạicông ty có nguồn cung cấp thông tin đa dạng và chính xác