Tổ chức thông tin kế toán phục vụ triển khai ERP tại công ty cổ phần in và dịch vụ đà nẵng

Nghiên cứu của tác giả Huỳnh Thị Thanh Nguyên 2013 [1], đây là nghiên cứu tại Công ty Cổ phần Thương mại Nguyễn Kim đã ứng dụng ERP, đã nêu lên những lợi ích mang lại từ việc ứng dụng nà

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ

LỜI CAM ĐOAN

Tôi cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi

Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng được ai công bố trong bất kỳ công trình nào khác

Tác giả

Trần Thị Thu Huyền

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 3

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4

4 Phương pháp nghiên cứu 4

5 Bố cục đề tài 5

6 Tổng quan tài liệu nghiên cứu 5

CHƯƠNG 1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN TRIỂN KHAI ERP 9

1.1 TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 9

1.1.1 Khái niệm về hệ thống thông tin kế toán 9

1.1.2 Vai trò của hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp 10

1.1.3 Mối quan hệ giữa hệ thống thông tin kế toán với các hệ thống thông tin khác trong doanh nghiệp 11

1.1.4 Tổ chức thông tin kế toán 13

1.2 NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN CỦA ERP 14

1.2.1 Khái niệm ERP 14

1.2.2 Quá trình hình thành ERP 155

1.2.3 Đặc điểm của phần mềm ERP 15

1.2.4 Cấu trúc của ERP 16

1.2.5 Lợi ích của ERP 17

1.3 TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN PHỤC VỤ TRIỂN KHAI ERP 199

1.3.1 Hệ thống chứng từ 19

1.3.2 Tổ chức cơ sở dữ liệu và mã hóa dữ liệu 20

1.3.3 Tổ chức hệ thống sổ và báo cáo kế toán 21

1.3.4 Tổ chức thông tin theo các chu trình 22

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 266

CHƯƠNG 2 ĐÁNH GIÁ TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN PHỤC VỤ TRIỂN KHAI ERP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN IN VÀ DỊCH VỤ ĐÀ NẴNG 277

2.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN IN VÀ DỊCH VỤ IN ĐÀ NẴNG 277

2.1.1 Quá trình hình thành & phát triển 277

2.1.2 Ngành nghề kinh doanh chính: 288

2.1.3 Chức năng nhiệm vụ: 288

2.1.4 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý 29

2.1.5 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán 30

2.1.6 Đặc điểm về cơ cấu sản xuất tại công ty 31

2.2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN PHỤC VỤ TRIỂN KHAI ERP TẠI CÔNG TY 31

2.2.1 Qúa trình triển khai thực hiện ERP tại công ty cổ phần In và Dịch vụ Đà Nẵng 31

2.2.2 Ứng dụng công nghệ thông tin 34

2.2.3 Xây dựng hệ thống chứng từ kế toán 35

2.2.4 Tổ chức cơ sở dữ liệu và mã hóa dữ liệu 36

2.2.5 Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán 38

2.2.6 Tổ chức thông tin kế toán trong các chu trình 39

2.3 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN IN VÀ DỊCH VỤ ĐÀ NẴNG TRONG ĐIỀU KIỆN TRIỂN KHAI ERP 484

2.3.1 Ưu điểm 554

2.3.2 Hạn chế 56

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 58

CHƯƠNG 3 ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN PHỤC VỤ TRIỂN KHAI ERP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN IN VÀ DỊCH VỤ ĐÀ NẴNG 59

3.1 ĐỊNH HƯỚNG TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG ERP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN IN VÀ DỊCH VỤ ĐÀ NẴNG 59 3.2 ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN PHỤC VỤ TRIỂN KHAI ERP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN IN VÀ DỊCH VỤ ĐÀ NẴNG 63 3.2.1 Hoàn thiện về tổ chức bộ máy kế toán 63 3.2.2 Hoàn thiện tổ chức các chu trình kinh doanh 65 3.2.3 Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán chu trình báo cáo kế toán 75 3.2.4 Tăng cường cơ sở hạ tầng thông tin 76 3.2.5 Hoàn thiện về tổ chức dữ liệu, phần mềm xử lý dữ liệu 77 3.2.6 Hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ Phần In và Dịch Vụ Đà Nẵng 78 3.2.7 Nâng cao trình độ sử dụng phần mềm ERP đối với nhân viên và quản lý trong công ty 80 3.2.8 Hỗ trợ từ ban lãnh đạo công ty 81

KẾT LUẬN 82 TÀI LIỆU THAM KHẢO

DANH MỤC CÁC CỤM TỪ VIẾT TẮT

định nguồn lực doanh nghiệp

DANH MỤC CÁC HÌNH

Số ệu

Trang

1.2 Mối quan hệ giữa hệ thống thông tin kế toán (AIS) và

2.9 Các chức năng chính của chu trình cung ứng 47

3.1 Sơ đồ hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong quy

trình xác định nhu cầu và xử lý đơn đặt hàng 69

3.2 Sơ đồ hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong quy

3.3 Sơ đồ hoàn thiện tổ chức thông tin trong quy trình ghi

nhận, theo dõi và thanh toán nợ cho nhà cung cấp 71

Số ệu

Trang

3.6 Tạo đề nghị thanh toán hoa hồng cho khách hàng 74

MỞ ĐẦU

1 Tín ấp t ết ủ đề tà

Cuộc cách mạng công nghệ 4.0 có tác động đến nền kinh tế và xã hội Hàng trăm triệu doanh nghiệp đang được hưởng lợi từ các dịch vụ sáng tạo được cung cấp bởi các hãng công nghệ Công nghệ thông tin đã trở thành một trong những công cụ chiến lược giúp doanh nghiệp phát triển Việc ứng dụng công nghệ thông tin đang là xu thế tất yếu Trong thị trường kinh tế hiện nay tối ưu hóa và sử dụng nguồn lực một cách phù hợp góp phần tạo nên thành công cho doanh nghiệp, tạo vị thế cạnh tranh trên thị trường

Hiện nay kế toán không chỉ là người ghi chép các thông tin, lên báo cáo

mà còn tham gia và đóng vai trò quan trọng trong quản trị kinh doanh Một doanh nghiệp muốn phát triển bền vững, kinh doanh hiệu quả thì không thể thiếu một hệ thống tài chính hoạt động hiệu quả, kiểm soát được mọi hoạt động trong doanh nghiệp Để làm được vấn đề đó thì thông tin kế toán phải được luân chuyển đầy đủ và kịp thời Hệ thống thông tin kế toán chặt chẽ sẽ giúp doanh nghiệp ngăn chặn những gian lận và sai sót một cách hiệu quả, là một phần không thể thiếu trong quản trị doanh nghiệp Cùng với sự phát triển của khoa học, tin học được áp dụng vào hệ thống thông tin kế toán Nó không dừng ở phần mềm kế toán mà còn bao trùm tất cả hoạt động ở các phòng ban trong doanh nghiệp Từ các tập đoàn đa quốc gia đến các công ty có quy mô vừa và nhỏ, HTTTKT giúp cho bộ máy doanh nghiệp được vận hành một cách trơn tru, tiết kiệm thời gian và tiền bạc Phần lớn các doanh nghiệp thường chưa coi trọng việc quản trị thông tin trong doanh nghiệp như: thông tin về khách hàng, nhà cung cấp, hàng hóa, dữ liệu kế toán… Các doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế tóan để ghi lại và xử lý các nghiệp vụ kế toán, chủ yếu sử dụng cho bộ phận kế toán Các thông tin này thường được lưu trữ một cách rời rạc, không có sự kết nối giữa các bộ phận trong doanh nghiệp

Việc lưu trữ, quản lý thông tin rời rạc, không có tính liên kết khiến cho chủ doanh nghiệp rất khó có được cái nhìn tổng quan về doanh nghiệp, và khi cần thông tin thi mất quá nhiều thời gian để yêu cầu các bộ phận tổng hợp Vì vậy

để nâng cao hiệu quả của công tác kế toán nói riêng, hệ thống thông tin kế toán nói chung, nhiều doanh nghiệp ngày càng chú trọng đến việc ứng dụng phần mềm quản lý tổng thể nhằm giải quyết, khắc phục được những hạn chế

mà phần mềm kế toán mang lại

Các phần mềm quản lý tổng thể như ERP đã và đang được nhìn nhận đúng đắn về tầm quan trong và hiệu quả thực tiễn đem lại ERP, viết tắt của

“Enterprise Resource Planning” – Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh

nghiệp là công cụ tích hợp quá trình kinh doanh của doanh nghiệp trên nền tảng sử dụng cơ sở dữ liệu tập trung Nó gồm nhiều phân hệ chức năng cung cấp thông tin cho nhiều đối tượng khác nhau tùy theo nhu cầu Khác với các phần mềm kế toán, ERP là giải pháp giúp cho công tác kế toán khắc phục được những hạn chế về mặt không gian, thời gian nhờ khả năng chia sẻ và liên kết cao giữa các bộ phận, từ đó giúp cho quá trình cung cấp thông tin mang tính kịp thời và tin cậy Trước đây, phần mềm được dùng trong doanh nghiệp thường không kết nối, liên kết với các bộ phận kế toán, kinh doanh, … với nhau Có những công việc bị lặp đi lặp lại nhiều lần, không theo quy trình nào Để đảm bảo các hoạt động được diễn ra một cách nhịp nhàng, đồng bộ cần phải phối hợp hoạt động giữa các chức năng, bộ phận, cá nhân cùng tham gia trong một chu trình Do vậy, cần phải tổ chức trao đổi dữ liệu, thông tin một cách khoa học giữa các bộ phận để công việc được thực hiện xuyên suốt

ở các công đoạn, tránh chồng chéo, sai sót

Công ty Cổ Phần In và Dịch Vụ Đà Nẵng là một công ty có bề dày lịch

sử trên 40 năm, được thành lập trên cơ sở cải tạo các xưởng in tư nhân trước năm 1975 Vì là một công ty có bề dày kinh nghiệm, mong muốn không bị

đào thải khỏi thị trường, nên công ty luôn coi trọng việc ứng dụng CNTT trong bộ phận kế toán nói riêng và các bộ phận khác nói chung Phần mềm kế toán công ty đang sử dụng là Misa Phần mềm này Công ty đã mua từ lâu, được dùng chủ yếu cho bộ phận kế toán và bộ phận kinh doanh, tuy nhiên chưa có sự kết nối chia sẻ thông tin giữa hai bộ phận, nhiều thông tin phải nhập lại nhiều lần Các bộ phận trong công ty sử dụng các phần mềm khác nhau, sự kết nối thông tin hai chiều giữa kế toán đến các bộ phận chức năng khác nhau chưa cung cấp đầy đủ kịp thời, chuẩn xác về thông tin cầ sử dụng gây lãng phí nguồn lực, làm giảm hiệu quả hoạt động Ban lãnh đạo công ty thấy cần phải thay đổi, yêu cầu việc cần phải có một phần mềm có khả năng quản lý, kết nối mọi nghiệp vụ, bộ phận trong doanh nghiệp là một nhu cầu cấp thiết Hiểu được tầm quan trọng, công ty đã nghiên cứu và vận hành hệ thống InERP vào đầu năm 01/01/2018 InERP là phần mềm được viết bởi đội ngũ IT công ty mới đào tạo, được dùng để quản lý mọi hoạt động trong doanh nghiệp Trong thời gian đầu năm 2018 đến hiện tại, công ty từng bước chuyển đổi từ phần mềm kế toán sang ERP, bước đầu đem lại hiệu quả cho toàn doanh nghiệp Tuy nhiên vì mới sử dụng nên tổ chức thông tin kế toán nói chung, và tổ chức thông tin kế toán nói riêng còn nhiều bất cập và vướng mắc Qúa trình trao đổi thông tin kế toán và các bộ phận khác vẫn chưa có sự liên kết và đồng bộ Các nhân viên chưa kịp thích ứng với những thay đổi của hệ thống nên sử dụng đồng thời hai phần mềm song song song, ERP phục vụ cho quá trình hoạt động của doanh nghiệp, Misa được sử dụng để kết xuất các báo cáo và làm các báo cáo liên quan đến thuế Trước những hạn chế mà công ty

đang gặp phải, tác giả đã chọn đề tài “Tổ chức thông tin kế toán phục vụ

triển khai ERP tại Công ty cổ phần In và Dịch Vụ Đà Nẵng” làm đề tài

nghiên cứu luận văn

2 Mụ t êu ng ên ứu

- Đánh giá thực trạng tổ chức thông tin kế toán phục vụ triển khai ERP tại công ty cổ phần In và Dịch Vụ Đà Nẵng

- Đề xuất hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong điều kiện triển khai ERP tại công ty cổ phần In và Dịch Vụ Đà Nẵng

4 P ương p áp ng ên ứu

- Dữ liệu và nguồn dữ liệu:

Luận văn sử dụng hai nguồn dữ liệu thứ cấp và sơ cấp Nguồn dữ liệu thứ cấp là các lý luận chung về hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) và ERP Nguồn dữ liệu sơ cấp là các quy trình hiện đang áp dụng tại Công ty CP

In và Dịch vụ Đà Nẵng

- Phương pháp thu thập dữ liệu

Tác giả tìm kiếm các cơ sở lý luận về hệ thống thông tin kế toán trong nước và quốc tế thông qua sách, thư viện, internet… Tìm kiếm các văn bản quy định về phân công nhiệm vụ công việc, các mẫu văn bản; các quy định về trình tự công việc; các quy định về báo cáo; các quy định liên quan đến HTTTKT

Quan sát và phỏng vấn một số nhân viên trong công ty nhằm đánh giá thực trạng tổ chức thông tin kế toán tại Công ty CP In và Dịch vụ Đà Nẵng khi ứng dụng ERP Từ đó thông tin thu thập sẽ được tổng hợp, phân tích, đánh giá,… nhằm đề xuất hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán tại công ty

5 Bố ụ đề tà

Bố cục luận văn: Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn bao gồm:

Chương 1: Một số vấn đề lý luận về ERP về tổ chức thông tin kế toán trong điều kiện triển khai ERP

Chương 2: Đánh giá tổ chức thông tin kế toán phục vụ triển khai ERP tại Công ty cổ phần In và Dịch Vụ Đà Nẵng

Chương 3: Đề xuất giải pháp hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán phục

vụ triển khai ERP tại Công ty cổ phần In và Dịch Vụ Đà Nẵng

6 Tổng qu n tà l ệu ng ên ứu

Để hoàn thành đề tài này, tác giả đã tham khảo một số tài liệu liên quan đến tổ chức thông tin kế toán tại một số doanh nghiệp nói chung và công tác ứng dụng ERP vào tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại doanh nghiệp nói riêng

Việc ứng dụng ERP trong hệ thống doanh nghiệp phải được phối hợp đồng bộ, trao đổi thông tin giữa các bộ phận chức năng Khi ứng dụng công nghệ thông tin nói chung và ERP nói riêng, cần phải thay đổi cách tiếp cận tổ chức HTTTKT, mà cách tiếp cận HTTTKT theo chu trình là cách tiếp cận mới, phù hợp để tăng cường chức năng phối hợp, trao đổi thông tin giữa các

bộ phận này Điều này đã được tác giả Nguyễn Mạnh Toàn (2011) phân tích

là rõ trong nghiên cứu “ Tiếp cận theo chu trình – Cơ sở để nâng cao hiệu

quả của hệ thống thông tin kế toán” [4] để phân tích rõ sự cần thiết trong việc

tiếp cận HTTTKT theo chu trình Nghiên cứu này đề xuất việc tổ chức thông tin kế toán theo bốn chu trình cơ bản gồm: chu trình doanh thu, chu trình cung ứng, chu trình chuyển đổi và chu trình tài chính Trong mỗi chu trình cần xác định rõ các đối tượng sử dụng thông tin kế toán trên cơ sở xác định rõ mỗi loại thông tin kế toán cần thiết cho ai, cho bộ phận chức năng nào trong một chu trình hay một quy trình cụ thể để tổ chức ghi nhận, theo dõi, báo cáo hoặc phân quyền truy cập để khai thác dữ liệu, thông tin đó một cách nhanh chóng và chính xác nhất Nghiên cứu này là cơ sở để tổ chức các chu trình trong doanh nghiệp, định

hướng tổ chức thông tin kế toán để đáp ứng đầy đủ chức năng của kế toán trong chu trình

Phan Thanh Hảo (2018) [6] với luận án “Hoàn thiện tổ chức thông tin kế

toán trong điều kiện ứng dụng ERP tại Công ty cổ phần sản xuất thép Việt Mỹ”

Trên cơ sở hệ thống hóa một cách rõ nét các khái niệm về hệ thống thông tin kế toán cũng như hệ thống ERP, sự khác biệt khi ứng dụng hệ thống ERP trong tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại doanh nghiệp Đồng thời, thông qua thực trạng hệ thống thông tin kế toán trong điều kiện ứng dụng ERP tại công ty cổ phần sản xuất thép Việt Mỹ, nêu lên những ưu và nhược điểm từ đó đưa ra các giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán

Đề tài “Hoàn thiện công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng ERP tại

bệnh viện C Đà Nẵng” [5] của tác giả Nguyễn Thị Thùy Anh đã tổng hợp khá

đầy đủ những lý thuyết cơ bản về hệ thống thông tin kế toán cũng như hệ thống phần mềm ERP, và quy trình ứng dụng ERP vào hệ thống thông tin kế toán, đưa

ra được giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng ERP vào công tác kế toán tại bệnh viện

Bên cạnh đó, cũng có nhiều tác giả nghiên cứu về tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo định hướng ERP trong các doanh nghiệp Nghiên cứu của tác giả Huỳnh Thị Thanh Nguyên (2013) [1], đây là nghiên cứu tại Công ty Cổ phần Thương mại Nguyễn Kim đã ứng dụng ERP, đã nêu lên những lợi ích mang lại từ việc ứng dụng này đồng thời giải pháp hoàn thiện để tăng cường hiệu quả của việc ứng dụng ERP vào tổ chức hệ thống thông tin kế toán tài chính và kế toán quản trị tại doanh nghiệp Cũng như nghiên cứu của tác giả Nguyễn Thị Ngọc Quỳnh (2015) [2] nghiên cứu này phân tích thực trạng tổ chức thông tin kế toán trong các chu trình kế toán tại Công ty cổ phần Vận tải

đa phương thức và đưa ra giải pháp hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán theo định hướng ERP khá đầy đủ

Ngoài ra trên thế giới đã có nhiều nghiên cứu liên quan đến HTTTKT trong doanh nghiệp

Bài viết “The Current Role of accounting information systems” của ZSUZSANNA TOSTH (2012) [8] khẳng định HTTTTKT là khung của các hoạt động kế toán trong thực tiễn HTTTKT có vai trò rất quan trọng trong việc ra quyết định của nhà quản ý, giúp nhà quản lý xây dựng hệ thống quẩn trị chi phí và báo cáo kiểm soát Sự phát triển của công nghệ thông tin làm tăng khả năng cung cấp thông tin của HTTTKT Như một hệ quả của tự động hóa, phần mềm kế toán ra đời làm cho công tác kế toán xử lý dễ dàng hơn, nhanh hơn và đáp ứng được nhu cầu thông tin của quản lý Tuy nhiên, để dáp ứng được yêu cầu quản trị ở mức cao hơn, hệ thống phần mềm quản trị ERP

ra đời, cung cấp một hệ thống cơ sở dữ liệu về thông tin rộng hơn cho kế toán, các nhà kiểm soát và nhà quản lý Bài viết đã phân tích vai trò của HTTTKT đối với việc ra quyết định của nhà quản trị; vai trò của tin học trong sự phát triển của HTTTKT Tuy nhiên, còn rất nhiều vai trò khác của HTTTKT mà bài viết chưa đề cập cũng như chưa có ví dụ thực tiễn

Qua các nghiên cứu trên, tác giả nhận thấy việc ứng dụng ERP tác động lớn đến HTTTKT, đòi hỏi doanh nghiệp phải hoàn thiện HTTTKT nhằm nâng cao hiệu quả công tác kế toán, nâng cao hiệu quả kinh doanh nhờ khả năng kiểm soát tốt hơn chi phí, công nợ, tối ưu hoá các nguồn lực hiện có Kế thừa

từ những nghiên cứu trước cùng với hạn chế khi chưa có các nghiên cứu tìm hiểu cụ thể về nhu cầu thông tin kế toán của từng bộ phận chức năng trước khi ứng dụng ERP, để khi triển khai sẽ phát huy đầy đủ nhu cầu thông tin cần thiết Mặt khác, HTTTKT ở Công ty In Đà Nẵng đang dần lộ rõ nhiều hạn chế

do sự phát triển nhanh chóng của công ty, đòi hỏi cần có sự thay đổi để tạo điều kiện cho những phát triển sau này Mỗi doanh nghiệp có đặc thù kinh doanh, công ty In Đà Nẵng vừa thuộc loại hình thương mại và sản xuất có

nhiều đặc thù khác với các đơn vị kinh doanh thông thường Quy trình bán hàng, quy trình sản xuất cần phải có sự kiểm soát chặt chẽ và hoạt động trong quy trình cũng có nhiều sự khác biệt Vì vậy tác giả đã vận dụng vào thực tiễn của Công ty Cổ Phần In và Dịch Vụ Đà Nẵng để tìm hiểu thực trạng HTTTKT, bên cạnh đó nhận diện nhu cầu sử dụng thông tin kế toán Từ đó đề xuất giải pháp hoàn thiện HTTTKT theo định hướng ERP tại Công ty

CHƯƠNG 1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ

TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN TRIỂN KHAI ERP

1.1 TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

1.1.1 K á n ệm về ệ t ống t ông t n ế toán

Một số khái niệm về hệ thống và hệ thống thông tin kế toán:

Hệ thống: Hệ thống là tập hợp các thành phần có liên hệ với nhau, hoạt

động để hướng tới mục đích chung theo cách tiếp cận các yếu tố vào, sinh ra các yếu tố ra trong một quá trình xử lý có tổ chức

Hình 1.1 Khái quát Hệ thống thông tin kế toán

Để cấu thành lên hệ thống có ba thành phần cơ bản: các yếu tố đầu vào;

Xử lý, chế biến và các yếu tố đầu ra

Đầu vào: là các dữ liệu từ các hoạt động kinh tế phát sinh, ví dụ trong một doanh nghiệp là các hoạt động: mua vật tư, hàng hóa, bán hàng, thu tiền, các chi phí phát sinh…

Quy trình xử lý: là một quy trình hoàn chỉnh từ việc thu thập thông tin về các dữ liệu kế toán, đến việc xử lý, phân tích, tổng hợp các dữ liệu này để lập các báo cáo kế toán bằng hệ thống các phương pháp kế toán là phương pháp chứng từ, phương pháp tài khoản và ghi kép, phương pháp đo lường đối tượng kế toán và phương pháp tổng hợp cân đối kế toán

Đầu ra: là các thông tin kế toán đáp ứng theo yêu cầu của người sử dụng, bao gồm các đối tượng bên ngoài tổ chức, các cấp quản trị cũng như phục vụ hoạt động tác nghiệp tại các bộ phận bên trong tổ chức

Hệ thống thông tin kế toán (Accounting Information Systerm – viết tắt là AIS) là một hệ thống thu thập, xử lý, tổng hợp và lưu trữ dữ liệu nhằm cung cấp thông tin kế toán hữu ích phục vụ cho việc ra quyết định [9]

Hệ thống thông tin kế toán là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp bao gồm nguồn nhân lực, các phương tiện, các phương pháp kế toán được tổ chức khoa học nhằm thu thập,

xử lí và cung cấp thông tin về tình hình huy động và sử dụng vốn của doanh nghiệp cũng như kết quả hoạt động kinh doanh doanh nghiệp trong từng thời

gì nhất định [3]

Ta có thể hiểu HTTTKT thực chất là các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được HTTTKT ghi nhận, phân tích, luân chuyển và lưu trữ Khi người sử dụng thông tin có yêu cầu, HTTTKT sẽ từ các ghi chép đã lưu trữ mà phân tích, tổng hợp và lập các báo cáo thích hợp cung cấp cho người sử dụng thông tin

1.1.2 V trò ủ ệ t ống t ông t n ế toán trong o n ng ệp

Hệ thống thông tin kế toán có vai trò quan trọng trong doanh nghiệp Với một HTTTKT được thiết kế tốt cho phép doanh nghiệp hoạt động một cách trơn chu Với một HTTTKT thiết kế kém sẽ cản trở hoạt động của doanh nghiệp Khi một doanh nghiệp đang gặp khó khăn, các dữ liệu trong HTTTKT có thể được sử dụng để phát hiện ra nguyên nhân của những vấn đề đang tồn tại, từ đó có các định hướng và quyết định trong quản trị doanh nghiệp

Bên cạnh đó, HTTTKT có thể tự động hóa xử lý số lượng lớn dữ liệu, chia sẻ dữ liệu, thông tin trong phạm vi doanh nghiệp và cung cấp, truy vấn thông tin trực tuyến một cách nhanh chóng, tự động lập các báo cáo kế toán, báo cáo quản trị Từ các tác dụng đó, HTTTKT tác động vào hiệu quả quyết định của nhà quản lý, tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp, giảm thiểu

các gian lận và tăng cường khả năng kiểm soát của nhà quản lý

HTTTKT có thể tích hợp những quy trình kinh doanh, sản xuất chính trong đơn vị, từ đó kết hợp được các nguồn lực trong doanh nghiệp, góp phần tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh

Ngoài ra, một HTTTKT khoa học giúp mọi người thực hiện các quy định các quy trình được thuận lợi, công việc được thực hiện nhanh chóng, tránh những rắc rối, phức tạp, chồng chéo trong quy trình, từ đó tạo điều kiện thuận lợi trong vấn đề quản lý nhân sự, tăng sự hài lòng của nhân viên và tăng năng suất lao động

Một vai trò rất lớn nữa là HTTTKT cung cấp các báo cáo kế toán tức thời, giúp nhà quản trị xây dựng hệ thống quản trị doanh thu, chi phí, lợi nhuận và hệ thống kiểm soát trong doanh nghiệp

1.1.3 Mố qu n ệ g ữ ệ t ống t ông t n ế toán vớ á ệ t ống thông tin khá trong o n ng ệp

Trong doanh nghiệp, ngoài hệ thống thông tin kế toán còn có các hệ thống thông tin chức năng khác như hệ thống thông tin nhân sự, hệ thống thông tin bán hàng, hệ thống thông tin sản xuất, hệ thống thông tin tài chính Những hệ thống thông tin này tồn tại song song và có mối quan hệ chặt chẽ với nhau để cùng thực hiện một mục tiêu chung – thu thập, xử lý và cung cấp thông tin nhằm đảm bảo cho hoạt động của doanh nghiệp có hiệu quả

Hình 1.2 Mối quan hệ giữa hệ thống thông tin kế toán (AIS) và hệ thống

thông tin quản lý

Hệ thống thông tin quản lý (MIS): là một hệ thống thông tin để trợ giúp thực hiện các chức năng hoạt động của một tổ chức và trợ giúp quá trình ra quyết định thông qua việc cung cấp cho các nhà quản lý những thông tin để lập kế hoạch và kiểm soát các hoạt động của đơn vị Hệ thống thông tin quản

lý xử lý những nghiệp vụ mà thường không thuộc hệ thống thông tin kế toán truyền thống, ví dụ theo dõi sự phàn nàn của khách hàng, phản ứng của khách hàng…

Hệ thống thông tin kế toán (AIS): là một cấu phần đặc biệt của hệ thống thông tin quản lý, nhằm thu thập, xử lý và báo cáo các thông tin liên quan đến nghiệp vụ tài chính Hệ thống thông tin kế toán xử lý những nghiệp vụ tài chính như doanh thu bán hàng và các nghiệp vụ phi tài chính nhưng có ảnh hưởng trực tiếp tới quá trình xử lý các nghiệp vụ tài chính, ví dụ việc bổ sung danh sách người mua, người bán

1.1.4 Tổ ứ t ông t n ế toán

Ở mỗi đơn vị được thành lập và đi vào sản xuất kinh doanh, có tư cách pháp nhân đầy đủ đều phải tổ chức công tác kế toán và tổ chức bộ máy kế toán để thực hiện toàn bộ công tác kế toán, tài chính, thống kê ở đơn vị Theo

đó, mỗi đơn vị phải tự xây dựng mô hình tổ chức bộ máy kế toán ở đơn vị Tổ chức bộ máy kế toán là tổ chức liên kết nhưng kế toán viên có trình độ chuyên môn thích hợp để thực hiện được toàn bộ công tác kế toán tài chính, thống kê

ở đơn vị Để có thể xây dựng được mô hình bộ máy kế toán ở đơn vị được khoa học và hợp lý cần dựa vào lĩnh vực hoạt động, đặc điểm quy trình hoạt động, mức độ 27 phân cấp quản lý kinh tế tài chính ở đơn vị và khả năng, trình độ các kế toán viên, dựa vào trình độ trang bị và khả năng sử dụng các phương tiện tính toán ở đơn vị Tổ chức bộ máy kế toán ở đơn vị khoa học và hợp lý chẳng những đảm bảo được chất lượng của công tác kế toán, tài chính thống kê ở đơn vị mà còn tiết kiệm được chi phí hạch toán, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kinh tế tài chính ở đơn vị

Hiện nay, tổ chức bộ máy kế toán có ba hình thức phổ biến sau đây: Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung; Hình thức tổ chức bộ máy kế toán phân tán; Hình thức tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung, vừa phân tán

Tổ chức công tác kế toán là tổ chức việc thực hiện các chuẩn mực và chế

độ kế toán để phản ánh tình hình tài chính và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, tổ chức thực hiện chế độ kiểm tra kế toán, chế độ bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán, cung cấp thông tin tài liệu kế toán và các nhiệm vụ khác của kế toán Nói cách khác, tổ chức công tác kế toán là sự thiết lập mỗi quan hệ qua lại giữa các phương pháp kế toán, đối tượng kế toán với con người am hiểu nội dung công tác kế toán (người làm kế toán) biểu hiện qua một hình thức kế toán thích hợp của một đơn vị cụ thể

Nội dung công tác kế toán bao gồm các nội dung sau:

- Tổ chức vận dụng và thực hiện chế độ chứng từ kế toán;

- Tổ chức vận dụng chế độ tài khoản kế toán

- Tổ chức áp dụng hệ thống sổ kế toán

- Tổ chức lựa chọn và vận dụng hình thức sổ kế toán phù hợp

- Tổ chức lập và phân tích báo cáo tài chính và báo cáo kế toán quản trị

- Tổ chức kiểm kê tài sản

- Tổ chức kiểm tra kế toán

- Tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán

- Tổ chức công việc kế toán trong trường hợp đơn vị kế toán chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, giải thể, chấm dứt hoạt động, phá sản

Việc tổ chức công tác kế toán khoa học và hợp lý tại doanh nghiệp giúp cho việc tổ chức thu nhận, cung cấp thông tin kịp thời đầy đủ về tình hình tài sản, biến động của tài sản, tình hình doanh thu, chi phí, kết quả hoạt động kinh doanh, qua đó làm giảm bớt khối lượng công tác kế toán trùng lắp, tiết kiệm chi phí , đồng thời giúp cho việc kiểm kê, kiểm soát tài sản, nguồn vốn, hoạt động kinh tế, đo lường và đánh giá hiệu quả kinh tế, xác định lợi ích của nhà nước, của các chủ thể trong nên kinh tế thị trường

Tóm lại, việc tổ chức công tác kế toán khoa học và hợp lý tại doanh nghiệp không những đảm bảo cho việc thu nhận, hệ thống hoá thông tin kế toán đầy đủ, kịp thời, đáng tin cậy phục vụ cho công tác quản lý kinh tế, tài chính mà còn giúp doanh nghiệp quản lý chặt chẽ tài sản của doanh nghiệp, ngăn ngừa những hành vi làm tổn hại đến tài sản của doanh nghiệp

1.2 NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ ERP

1.2.1 K á n ệm ERP

ERP (Enterprise Resource Planning – Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) là một thuật ngữ liên quan đến hệ thống tích hợp thông tin và quá trình kinh doanh (Kumar và Hillegersberg, 2000) [11] bao gồm các phân hệ chức năng được cài đặt tùy theo mục đích của doanh nghiệp

ERP được hỗ trợ bởi phần mềm ứng dụng liên chức năng giúp cho doanh nghiệp hoạch định và quản lý những phần quan trọng của quá trình

kinh doanh bao gồm lập kế hoạch sản xuất, mua hàng, quản lý hàng tồn kho, giao dịch với nhà cung cấp, cung cấp dịch vụ khách hàng và theo dõi đơn đặt hàng (Olson, 2004) [13]

ERP tập hợp tất cả dữ liệu từ các quy trình khác nhau và lưu trữ trong một cơ sở dữ liệu tập trung cho phép sử dụng thông tin theo nhiều cách khác nhau (Aernoudts, R.H.R.M., Boom, van der, T., Vosselman, E.G.J và Pijl, van der, G.J., 2005) [12]

1.2.2 Quá trình hình thành ERP

Sự ra đời của hệ thống ERP là một bước ngoặt lớn trong sự phát triển của quy trình doanh nghiệp Ra đời những năm 60 với mục tiêu nhằm nâng cao hiệu quả trong công việc quản lý nguyên vật liệu mà cụ thể là phương thứng xử lý đơn đặt hàng nguyên vật liệu và các thành phần một cách tốt hơn với các câu hỏi như:

- Sản xuất cái gì?

- Để sản xuất những cái đó thì cần những gì?

- Hiện nay đã có trong tay những gì?

- Những gì cần phải có nữa để sản xuất?

1.2.3 Đặ đ ểm ủ p ần mềm ERP

Theo Zeng et al (2003) [14], một hệ thống ERP có các đặc điểm sau:

- Tính linh hoạt: ERP có khả năng thích ứng với sự thay đổi nhu cầu của tổ chức trong tương lai

- Tính toàn diện: ERP có thể hỗ trợ nhiều quy trình kinh doanh của doanh nghiệp như: bán hàng, quản trị nguyên vật liệu, kế toán tài chính,…

- Tính liên kết: ERP không chỉ liên kết các chức năng/ bộ phận của hệ thống mà còn liên kết với bên ngoài doanh nghiệp

Vì đặc trưng của phần mềm ERP là có cấu trúc phân hệ, trong đó từng phân hệ có thể hoạt động độc lập nhưng vẫn có khả năng kết nối với nhau, thế

nên tính chia sẻ thông tin và liên kết đƣợc thể hiện rất rõ góp phần quan trọng trong việc hỗ trợ tác nghiệp và ra quyết định của nhiều đối tƣợng khác nhau một cách kịp thời và chính xác Bên cạnh đó, quy trình làm việc thống nhất và trách nhiệm đƣợc xác định rõ ràng trong hệ thống ERP

1 Kế toán tài chính (Finance)

2 Quản lý bán hàng và phân phối (Sales and Distribution)

3 Quản lý mua hàng (Purchase Control)

4 Quản lý hàng tồn kho (Stock Control)

5 Lập kế hoạch và quản lý sản xuất (Production Planning and Control)

6 Quản lý dự án (Project Management)

7 Quản lý dịch vụ (Service Management)

8 Quản lý nhân sự (Human Resouce Management)

9 Báo cáo quản trị (Management Reporting)

10 Báo cáo thuế (Tax Reports)

1.2.5 Lợ í ủ ERP

Theo Poston và Grabski (2001) [15], các lợi ích của ERP bao gồm: cải thiện quá trình ra quyết định, thông tin kịp thời và chính xác hơn, gia tăng thỏa mãn của khách hàng, linh hoạt với những thay đổi của môi trường

Theo Shang và Seddon (2002) [16], lợi ích của ERP gồm 5 nhóm

- Lợi ích về mặt hoạt động: giảm chi phí, chu kỳ thời gian hoạt động, cải thiện năng suất, chất lượng cũng như dịch vụ khách hàng

- Lợi ích về măt quản lý: ERP áp dụng cơ sở dữ liệu dùng chung và khả năng phân tích dữ liệu tạo điều kiện dễ dàng cho việc ra quyết định và cải thiện đánh giá hoạt động ở các bộ phận

- Lợi ích về mặt chiến lược: cung cấp lợi thế cạnh tranh trên cơ sở công nghệ thông tin

- Lợi ích về cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin: tạo điều kiện cho doanh nghiệp giảm chi phí và tăng khả năng thực hiện các ứng dụng khác

- Lợi ích về mặt doanh nghiệp: cải tiến quy trình làm việc, quá trình học tập và truyền thông trong doanh nghiệp, từ đó cải thiện văn hóa công ty

Dưới góc độ công tác kế toán hệ thống ERP mang lại các lợi ích: Cung cấp thông tin kế toán kịp thời và đáng tin cậy, phân chia trách nhiêm cụ thể, cải tiến quản lý hàng tồn kho, kiểm soát chi phí hiệu quả, hợp nhất số liệu ở các chi nhánh/công ty con dễ dàng, quy trình kế toán được xác định rõ ràng Với những tính chất và đặc trưng như đã nêu ở trên, khi ứng dụng ERP vào công tác quản lý trong doanh nghiệp nói chung cũng như công tác kế toán nói riêng, ERP đã thực sự phát huy tác dụng Lợi ích của việc ứng dụng ERP

có thể được tóm lược như sau:

– Rút gọn thủ tục giấy tờ, nâng cao năng suất lao động: Trước khi triển

khai ERP, bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần có các thủ tục giấy tờ thông qua ranh giới các bộ phận phòng ban để xét duyệt, cấp phép Khi ứng dụng ERP, giữa các bộ phận, phòng ban có mối liên kết về quy trình và dữ liệu Khi một nghiệp vụ diễn ra sẽ được một bộ phận chức năng thực hiện nhập liệu, thực hiện xong thì thông tin đó sẽ tự động kết nối qua ERP truyền tải đến bộ phận, phòng ban chức năng khác có liên quan Điều này cho thấy ERP giúp tăng tốc

độ dòng công việc, giảm thiểu thời gian hơn khi xử lý trên máy tính Bên cạnh

đó, việc tích hợp các phân hệ trong ERP giúp doanh nghiệp giảm thiểu việc trùng lắp công việc khi phải nhập liệu nhiều lần ở mỗi bộ phận và phòng ban khác nhau, làm tăng năng suất lao động

– Kiểm soát dữ liệu và thông tin chặt chẽ, tập trung: ERP tích hợp

nhiều phân hệ , giúp loại bỏ sai sót khi một dữ liệu chỉ được nhập từ một người dùng Đồng thời, khi có sai sót xảy ra cũng dễ dàng phát hiện và khắc phục sửa chữa Điều này thể hiện khả năng kiểm soát dữ liệu, thông tin một cách chặt chẽ của hệ thống ERP Ngoài ra, dữ liệu và thông tin trong hệ thống ERP được đưa về một mối chung và duy nhất, sau đó dữ liệu sẽ theo quy trình của từng doanh nghiệp cụ thể có mặt trong các bước xử lý tiếp theo ở các bộ phận, phòng ban có liên quan Nhờ đó, tất cả các nhân viên ở các bộ phận, phòng ban khác nhau trong doanh nghiệp hay các chi nhánh, công ty con của doanh nghiệp có thể theo dõi, truy cập và khai thác thông tin trên cơ sở phân quyền chặt chẽ

– Nâng cao hiệu quả xử lý và chia sẻ nguồn lực thông tin: ERP giúp

nhà quản trị dễ dàng tiếp cận các thông tin đáng tin cậy dựa trên nguồn thông tin tập trung và được kiểm soát chặt chẽ Với hệ thống ERP, nhà quản trị lấy thông tin cần thiết cho việc phân tích tình hình tài chính và hoạt động doanh nghiệp một cách dễ dàng

– Nâng cao hiệu quả kinh doanh: Song song với việc tăng năng suất lao

động, ERP còn giúp doanh nghiệp quản lý tốt nguồn lực của mình Các nguồn lực được quản lý cả về mặt hiện vật cũng như chất lượng, từ đó kiểm soát chặt chẽ chi phí, gia tăng chất lượng hoạt động kinh doanh Các phân hệ trong hệ thống ERP giúp doanh nghiệp theo dõi, kiểm soát hiệu quả hạn mức về tồn kho, công nợ, chi phí,… từ đó tối ưu hóa các nguồn lực trong doanh nghiệp Thay đổi quan điểm, phong cách làm việc của nhân viên: Để có thể triển khai thành công hệ thống ERP trong toàn doanh nghiệp đòi hỏi toàn thể nhân viên trong doanh nghiệp phải thay đổi phong cách làm việc của mình cho phù hợp với quy trình xử lý nghiệp vụ Toàn thể nhân viên trong doanh nghiệp thuộc mọi cấp bậc, bộ phận, phòng ban đều phải trang bị cho mình kiến thức,

kỹ năng sử dụng thành thạo máy vi tính; năng động và tăng tốc độ xử lý công việc; nghiêm túc, trung thực tuân thủ quy trình làm việc quy định trong phần mềm ERP Đây còn “làm cơ sở để xác định trách nhiệm cụ thể của từng bộ phận, cá nhân trong quá trình hoạt động của DN và là cơ sở để xây dựng hệ

hệ thống phần mềm ERP, kế toán chỉ là giai đoạn cuối cùng thực hiện kiểm tra và xử lý các chứng từ của các bộ phận khác gửi đến

Khác với công tác kế toán thủ công, trong môi trường ERP đòi hỏi tất cả các doanh nghiệp nói chung cũng như doanh nghiệp thương mại nói riêng phải thực hiện xây dựng hệ thống chứng từ điện tử đáp ứng đầy đủ các tiêu chí như trên Đồng thời, phải quy định rõ chứng từ gồm bao nhiêu liên, chứng

từ nào được in ra, in ra bao nhiêu bản, chứng từ nào chỉ cần lưu trữ trên máy

tính…

Trong điều kiện ứng dụng ERP, hệ thống chứng từ của doanh nghiệp bị ảnh hưởng trên nhiều phương diện: nội dung lập và xét duyệt chứng từ, hình thức của chứng từ, số liên được lập Ngoài bảy yếu tố bắt buộc trên một bản chứng từ được quy định trong Luật Kế toán, nội dung chứng từ còn có các yếu tố phi tài chính như thông tin đặt hàng của khách hàng không chỉ liên quan đến hàng hóa được đặt mà còn cả những thông tin về thời gian, vị trí thực hiện đặt hàng, người tiến hành giao dịch, nhân đặt hàng

Đặc điểm của chứng từ trong doanh nghiệp là luôn vận động liên tục từ giai đoạn này sang giai đoạn khác, từ bộ phận này sang bộ phận khác Vì vậy, đồng thời với việc xây dựng hệ thống chứng từ, doanh nghiệp còn phải xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ trong doanh nghiệp Quy trình luân chuyển chứng từ được xem như đường đi của chứng từ trong doanh nghiệp từ khi lập chứng từ cho đến lúc lưu trữ, bảo quản chứng từ Trong môi trường ERP, tất cả những quy trình này phải được chuẩn hóa trong mỗi nghiệp vụ kinh tế cụ thể Tùy thuộc vào đặc thù cũng như yêu cầu của nhà quản lý doanh nghiệp mà quy trình luân chuyển chứng từ sẽ khác nhau tại các doanh nghiệp khác nhau Tuy nhiên, tất cả các bước trong quy trình luân chuyển đều được thực hiện một cách tự động thông qua hệ thống phần mềm ERP, kế toán chỉ là giai đoạn cuối cùng thực hiện kiểm tra và xử lý các chứng từ của các bộ phận khác gửi đến

quản lý tập trung và tổ chức theo kiểu hệ quản trị cơ sở dữ liệu Các phân hệ đều có thể truy cập và sử dụng chung nguồn dữ liệu này Cách tổ chức dữ liệu tập trung này giúp việc thu thập và lưu trữ dữ liệu không bị trùng lắp, các dữ liệu được sử dụng hiệu quả cao

b Mã hóa dữ liệu

Trong hệ thống ERP, thông tin kế toán không chỉ được cập nhật bởi bộ

phận kế toán trong doanh nghiệp mà còn do các bộ phận nghiệp vụ khác thực hiện và các dữ liệu sẽ tự động luân chuyển giữa các bộ phận Chính vì vậy, để

dữ liệu được nhất quán và các bộ phận khác nhau có thể truy xuất các dữ liệu cần thiết liên quan thì bộ mã xây dựng cho các đối tượng phát sinh phải nhất quán, thống nhất chung toàn bộ hệ thống

1.3.3 Tổ ứ ệ t ống sổ và báo áo ế toán

Trong điều kiện ứng dụng hệ thống ERP, sổ kế toán có chức năng giống như trong điều kiện hạch toán thủ công, là phương tiện để ghi chép, xử lý, tổng hợp và lưu trữ các dữ liệu kế toán Doanh nghiệp cần thiết phải sử dụng nhiều loại sổ kế toán khác nhau cả về kết cấu, nội dung tạo thành một hệ thống sổ kế toán Các loại sổ kế toán này được liên hệ với nhau một cách chặt chẽ theo trình tự hạch toán của mỗi phần hành

Báo cáo kế toán là sản phẩm cuối cùng của quá trình kế toán tại doanh nghiệp Thông qua báo cáo kế toán, nhà quản trị có thể kiểm soát tình hình hoạt động kinh doanh đồng thời phân tích, lập kế hoạch, đưa ra quyết định chiến lược Căn cứ theo đối tượng cung cấp thông tin, báo cáo kế toán được chia thành báo cáo kế toán tài chính và báo cáo kế toán quản trị

Ngoài ra, khi ứng dụng ERP, trong ba phương pháp chữa sổ của kế toán truyền thống là phương pháp gạch xóa, phương pháp ghi bổ sung và phương pháp ghi số âm thì bên cạnh phương pháp ghi bổ sung, phần lớn người sử dụng áp dụng phương pháp ghi số âm (duy nhất sử dụng bút toán đảo) để sửa

các bút toán sai Với ý nghĩa là một hệ thống phản ánh trung thực nhất các hoạt động kinh tế phát sinh trong một tổ chức kinh tế, hệ thống ERP không cho phép người dùng xóa bất kỳ một bút toán nào đã hạch toán vào hệ thống Tất cả những gì mà người sử dụng có thể làm là thực hiện bút toán đảo Chính

vì đặc điểm này, người sử dụng có thể cảm thấy ái ngại vì mọi sai sót của họ đều bị kiểm soát Tuy nhiên, cũng nhờ đặc điểm này, số liệu kế toán do ERP cung cấp luôn có độ tin cậy cao đối với các cổ đông cũng như các đối tác bên ngoài Doanh nghiệp

1.3.4 Tổ ứ t ông t n ế toán theo các chu trình

1.3.4.1 Sự ần t ết p ả tổ ứ t ông t n ế toán theo các chu trình trong ệ t ống ERP

ERP là một hệ thống tích hợp toàn bộ hệ thống thông tin của toàn doanh nghiệp bao gồm: hệ thống thông tin bán hàng, hệ thống thông tin mua hàng, hệ thống thông tin tài chính, hệ thống thông tin kế toán và hệ thống thông tin nhân sự Xét dưới khía cạnh hệ thống thông tin quản lý, cả ERP và hệ thống thông tin

kế toán đều có điểm giống nhau ở mô hình chức năng mà một hệ thống thông tin cần phải có là: thu thập, xử lý, lưu trữ dữ liệu nhằm cung cấp thông tin cho người

sử dụng và ngược lại HTTTKT muốn xử lý cần dữ liệu từ các hệ thống khác Dữ liệu này được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu dùng chung của ERP Khi HTTTKT xử

lý dữ liệu sẽ tạo ra thông tin Thông tin này được cung cấp cho nhiều đối tượng, nhiều cấp quản trị và được tích hợp trong hệ thống ERP Điều này sẽ tạo ra nhiều dòng thông tin khác nhau: thông tin theo chiều ngang và thông tin theo chiều dọc Đối với dòng thông tin theo chiều dọc sẽ hỗ trợ việc ra quyết định của các cấp quản trị khác nhau: bao gồm các quyết định có cấu trúc, các quyết định bán cấu trúc và các quyết định không có cấu trúc

Trong doanh nghiệp thường có các phần hành kế toán chủ yếu như: kế toán tiền, kế toán vật tư, kế toán công nợ,…Việc tổ chức dữ liệu trong một

phần mềm kế toán, toàn bộ dữ liệu kế toán được phân loại và xử lý theo từng đối tượng nhất định được gọi là tổ chức HTTTKT theo phần hành, mỗi phần hành do một nhân viên kế toán phụ trách độc lập Đây là cách tiếp cận truyền thống, hướng đến đối tượng kế toán, chú trọng đến việc phân loại, thu thập,

xử lý và cung cấp thông tin về tình hình sự biến động theo từng loại tài sản và nguồn vốn trong doanh nghiệp

Trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin, nhất là ERP có các nghiên cứu đề xuất tổ chức thông tin kế toán theo chu trình nhằm nâng cao hiệu quả Điều này hệ thống ERP ghi nhận và xử lý thông tin theo nguyên tắc:

“Nếu bước hoạt động trước chưa được ghi nhận dữ liệu vào hệ thống thì sẽ không có căn cứ để hệ thống cho phép bước hoạt động sau thực hiện” Việc

sử dụng phần mềm kế toán rời rạc thường chỉ đáp ứng yêu cầu thu thập xử lý

và cung cấp thông tin cho bộ phận kế toán Khi phần mềm kế toán độc lập với các phần mềm của các phòng ban khác thì việc chuyển thông tin từ bộ phận

kế toán sang các bộ phận chức năng khác như phòng kinh doanh, phòng vật tư… thường được thực hiện một cách thủ công (chuyển văn bản, copy file…) với hiệu quả thông tin thấp và không có tính kiểm soát Hơn nữa, trong quá trình hoạt động của các đơn vị, có những công việc được lặp đi lặp lại một cách thường xuyên, liên tục theo một chu trình nhất định qua nhiều khâu, nhiều giai đoạn do nhiều bộ phận, nhiều cá nhân tham gia thực hiện, trong đó

có sự tham gia tích cực của các phần hành kế toán Để đảm bảo các hoạt động được diễn ra một cách nhịp nhàng, đồng bộ nhằm đạt được hiệu quả cao nhất, cần phải phối hợp hoạt động giữa các chức năng, bộ phận, cá nhân cùng tham gia trong cùng một chu trình Do vậy cần thiết phải tổ chức trao đổi dữ liệu, thông tin một cách khoa học giữa các bộ phận để công việc được tiến hành xuyên suốt qua các công đoạn, là cơ sở để xác định trách nhiệm cụ thể của từng

bộ phận trong việc phối hợp thực hiện nhiệm vụ, tránh chồng chéo, sai sót

Nói cách khác, nhằm tăng cường chức năng phối hợp, trao đổi dữ liệu và thông tin giữa các phần hành kế toán và giữa kế toán với các bộ phận khác trong doanh nghiệp, việc ứng dụng ERP đòi hỏi xây dựng hệ thống thông tin

kế toán theo các chu trình Hệ thống kế toán hướng đến phục vụ các đối tượng

sử dụng thông tin kế toán trên cơ sở xác định rõ mỗi loại thông tin kế toán cần thiết cho ai, cho bộ phận chức năng nào trong một chu trình hay một quy trình

cụ thể để tổ chức ghi nhận, theo dõi, báo cáo hoặc phân quyền truy cập để khai thác dữ liệu, thông tin đó một cách nhanh chóng và chính xác nhất Tóm lại, tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo định hướng ERP phải hướng đến việc tổ chức dữ liệu kế toán, quy trình xử lý và công cấp thông tin

kế trên cơ sở mối quan hệ thông tin giữa bộ phận kế toán với các bộ phận chức năng khác trong đơn vị nhằm nâng cao hiệu quả công tác kế toán nói riêng và công tác quản lý nói chung tại doanh nghiệp

Chu trình Hoạt động

Chu trình

doanh thu

- Nhận đặt hàng

- Kiểm tra tình hình công nợ khách hàng

- Kiểm tra hàng tồn kho

- Xác nhận nghĩa vụ thanh toán và theo dõi thanh toán

- Thanh toán cho nhà cung cấp

- Kiểm soát quá trình sản xuất

- Hạch toán và phân bổ chi phí sản xuất

- Chuẩn bị báo cáo

Chu trình tài

chính

- Dự báo nhu cầu tiền

- Bán cổ phiếu cho nhà đầu tƣ

- Vay mƣợn tiền

- Chi trả cổ tức và lãi

- Thanh toán các khoản nợ

- Chuẩn bị các báo cáo

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1

Trong chương 1, luận văn trình bày những vấn đề lý luận về hệ thống thông tin kế toán, hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP cũng như công tác tổ chức thông tin kế toán theo định hướng ERP trong doanh nghiệp Tác giả đã chú trọng làm rõ việc tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong điều kiện ứng dụng ERP Khi ứng dụng ERP thì tổ chức thông tin kế toán phải thay đổi, hướng đến việc tổ chức dữ liệu kế toán, quy trình xử lý và cung cấp thông tin theo chu trình trên cơ sở mối quan hệ thông tin giữa các bộ phận kế toán với các bộ phận chức năng khác trong đơn vị nhằm nâng cao hiệu quả công tác kế toán nói riêng và công tác quản lý nói chung tại doanh nghiệp Luận văn cũng đã mô tả và khái quát hóa các chu trình cơ bản của HTTTKT ở doanh nghiệp: chu trình doanh thu, chu trình cung ứng, chu trình chuyển đổi và chu trình tài chính

Tất cả những vấn đề lý luận trong chương này là cơ sở để tác giả phân tích thực trạng và đưa ra giải pháp trong việc tổ chức thông tin kế toán phục

vụ triển khai ERP tại Công ty Cổ Phần In và Dịch Vụ Đà Nẵng trong chương tiếp theo

CHƯƠNG 2 ĐÁNH GIÁ TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN PHỤC VỤ TRIỂN KHAI ERP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN IN VÀ DỊCH VỤ ĐÀ NẴNG 2.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN IN VÀ DỊCH VỤ IN ĐÀ NẴNG

2.1.1 Quá trìn ìn t àn & p át tr ển

Tên công ty : Công ty Cổ Phần In và Dịch Vụ Đà Nẵng

Tên giao dịch : DaNang Printing and Service Joint Stock Company

Địa chỉ : 420 Lê Duẩn, Phường Chính Gián, Quận Thanh Khê, TP

Đà Nẵng

Chi nhánh, phân xưởng in:

- Xí nghiệp in Hòa Khánh – Đường số 10 Khu công nghiệp Hòa Khánh

- Cơ sở in Tam Kỳ - 14 Trần Qúy Cáp, TP Tam Kỳ, Tỉnh Quảng Nam Điện thoại : 02363.244.639

Email : daprico@gmail.com

Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số: 0400101517 do Sở Kế hoạch

và Đầu tư Thành phố Đà Nẵng cấp; đăng ký thay đổi lần thứ 5 ngày 22/12/2010

Công ty CP In và Dịch vụ Đà Nẵng ( Daprico) trước đây là Xí nghiệp In Quốc doanh Quảng Nam – Đà Nẵng thuộc Sở Văn Hóa – Thông tin Tỉnh QN – ĐN được thành lập ngày 22 tháng 4 năm 1978 trên cơ sở cải tạo các nhà in

tư nhân trước năm 1975

Năm 1997, sau khi tỉnh QN – ĐN được chia tách thành hai đơn vị hành chính trực thuộc Trung ương là Thành phố Đà Nẵng và Tỉnh Quảng Nam Xí nghiệp In Quốc doanh QNĐN được đổi tên thành Công ty In Đà Nẵng thuộc

Sở Văn hóa -Thông tin Thành phố Đà Nẵng

Năm 2005, được Cổ phần hóa theo Quyết định số 194/QĐ-UB ngày

08/12/2004 của UBND TP Đà Nẵng về việc phê duyệt phương án Cổ phần hóa chuyển Công ty In Đà Nẵng thành Công ty Cổ phần In và Dịch vụ Đà Nẵng, với lĩnh vực hoạt động in xuất bản phẩm, bao bì, tem nhãn, hóa đơn … phục vụ cho phát triển kinh tế – xã hội

2.1.2 Ngàn ng ề n o n ín :

Sản xuất, in: Sách, báo, tạp chí, tập san, các loại văn hóa phẩm, vé số, giấy tờ quản lý kinh tế xã hội, bao bì các loại, tem nhãn;

Tư vấn, thiết kế và tạo mẫu;

Xuất nhập khẩu: Xuất nhập khẩu các loại sản phẩm in, nhập khẩu các loại máy móc, thiết bị in và các loại vật tư ngành in;

Kinh doanh, đại lý: Các loại sách, báo, giấy tờ, vở học sinh, văn phòng phẩm, văn hóa phẩm, đồ dùng mỹ phẩm và tham gia liên kết kinh doanh các loại ấn phẩm khác;

Nhập khẩu các loại máy móc, thiết bị in và các loại vật tư ngành in;

Tư vấn hướng dẫn làm thủ tục xuất bản phẩm;

Dịch vụ liên quan đến in (Gia công – chế bản – xuất kẽm CTP);

Dịch vụ: Cho thuê văn phòng, kho và vui chơi, giải trí, phục vụ thiếu nhi

2.1.3 C ứ năng n ệm vụ:

- Thiết kế, tạo mẫu , làm phim, chế bản điện tử

- Chuyên in các loại biểu mẫu, sách giáo khoa, kinh điển, catalogue, vé

số, lịch tờ, lịch lốc, nhãn hộp các loại trên máy in nhiều màu của Đức, Nhật

- Đóng xén các loại sổ sách trên dây chuyền khép kín, chất lượng cao

- Cáng láng, cán màng mờ, bế hộp và nhãn bằng giấy decal

- Nhập khẩu, kinh doanh các loại vật tư ngành in, xuất khẩu ấn phẩm Những kết quả hoạt động đạt được sau cổ phần hóa từ 2005 đến nay đã khẳng định chủ trương đúng đắn của Đảng, Nhà nước trong quá trình đổi mới

phương thức quản lý, nâng cao hiệu quả và sức cạnh tranh của doanh nghiệp Thực hiện chức năng của mình, Công ty không ngừng đổi mới, đầu tư thiết bị, đào tạo, bồi dưỡng công nhân lành nghề, xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế; từ đó góp phần tạo việc làm ổn định cho người lao động, đời sống vật chất, tinh thần không ngừng được nâng cao; các chỉ tiêu doanh thu, sản lượng, lợi nhuận năm sau luôn tăng cao hơn trước, đảm bảo hài hòa các lợi ích, tình hình tài chính minh bạch, công khai, tinh thần đoàn kết, tính dân chủ trong công ty luôn được phát huy… Ngoài nỗ lực phấn đấu để đạt các chỉ tiêu hằng năm, CBCNV còn tham gia đóng góp làm công tác từ thiện xã hội và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ cho Nhà nước và người lao động, xây dựng công ty phát triển bền vững

Trong thời gian tới, Công ty tiếp tục duy trì sự ổn định về chất lượng in

và không ngừng cải tiến khâu hoàn thiện sản phẩm, tiếp tục nghiên cứu đầu tư thiết bị, xây dựng môi trường làm việc gọn gàng, sạch sẽ, thuận tiện, thỏa mái

và an toàn Cải tiến quy trình quản lý để luôn tạo ra sản phẩm có chất lượng đáp ứng sự hài lòng cho khách hàng Đặc biệt, chú trọng đến công tác đào tạo, bồi dưỡng xây dựng đội ngũ Cán bộ, Công nhân có đạo đức, nghiệp vụ chuyên môn và tính kỷ luật trong lao động sản xuất nhằm tiến tới xây dựng đội ngũ Công nhân chính quy, tinh gọn, hoạt động hiệu quả và luôn xứng đáng là một trong những con chim đầu đàn trong hoạt động in cả nước

2.1.4 Cơ ấu tổ ứ bộ máy quản lý

Bộ máy quản lý tại Công ty được tổ chức theo cơ cấu trực tuyến chức năng Đứng đầu là giám đốc trực tiếp chỉ đạo hoạt động sản xuất hoạt động kinh doanh của Công ty và hoạt động của các phòng ban Các phòng ban có nhiệm vụ tham mưu các phần hành đã phân công

Hình 2.1 Cơ cấu bộ máy tổ chức công ty CP In và Dịch Vụ Đà Nẵng

2.1.5 Cơ ấu tổ ứ bộ máy ế toán

Hình 2.2 Sơ đồ tổ chức phòng kế toán