TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

Cung cấp cho sinh viên những khái niệm cơ bản về hệ thống, thông tin, hệ thống thông tin (HTTT), HTTT kế toán Mối quan hệ, vị trí, vai trò của HTTT kế toán trong hoạt động sản xuất kinh doanh của tổ chức Các tài nguyên trong HTTT

TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN

KẾ TOÁN

TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN

KẾ TOÁN

Chương1

CHƯƠNG TRÌNH HỌC

• Chương 1: Tổng quan về HTTT (Kế toán)

• Chương 2: Xây dựng HTTT (Kế toán)

• Chương 3: Các chu trình (nghiệp vụ) kế toán

• Kiểm tra: 2 tiết

12/12/13 Tổng quan về HTTTKT - Bộ môn CNTT 3

niệm cơ bản về hệ thống, thông tin, hệ thống thông tin (HTTT), HTTT kế toán

toán trong hoạt động sản xuất kinh

doanh của tổ chức

MỤC ĐÍCH CHƯƠNG 1

12/12/13 Tổng quan về HTTTKT - Bộ môn CNTT 5

• Thông tin đã trở thành một nguồn tài nguyên

quan trọng cần được khai thác, xử lý bằng

những phương pháp và công cụ thích hợp

cụ cần thiết để xử lý thông tin phức tạp trong các quá trình nghiên cứu, điều tra, điều khiển, quản lý, kinh doanh với năng suất cao, hiệu quả lớn

1.1 Mở đầu

• Công nghệ thông tin có thể hỗ trợ doanh nghiệp

cải thiện hiệu quả và hiệu suất của các qui trình nghiệp vụ kinh doanh, quản trị ra quyết định, cộng tác nhóm làm việc, qua đó tăng cường vị thế cạnh tranh của doanh nghiệp trong một môi trường thay đổi nhanh

• Xây dựng và phát triển HTTT kinh tế và quản lý

hiện đại là nội dung chủ yếu của ứng dụng tin

học trong việc tự động hóa từng phần hoặc toàn

1.1 Mở đầu

12/12/13 Tổng quan về HTTTKT - Bộ môn CNTT 9

• Dữ liệu là các giá trị phản ánh về sự vật, hiện

• Dữ liệu là các giá trị thô, chưa có ý nghĩa với người sử dụng Có thể là một tập hợp các giá trị mà không biết được sự liên hệ giữa chúng

• Ví dụ: Nguyễn Văn Nam, 845102, 14 / 10 / 02, 18

• Dữ liệu có thể biểu diễn dưới nhiều dạng

khác nhau (âm thanh, văn bản, hình ảnh,

v.v )

a Dữ liệu

• Thông tin là ý nghĩa được rút ra từ dữ liệu thông qua quá trình xử lý (phân tích, tổng hợp, v.v ), phù hợp với mục đích cụ thể của người sử dụng.

• Thông tin có thể gồm nhiều giá trị dữ liệu

được tổ chức sao cho nó mang lại một ý

• Dữ liệu vs thông tin

• Thông tin = Dữ liệu + Xử lý

• Xử lý thông tin ~ Xử lý dữ liệu

b Thông tin (3)

b Thông tin (3)

• Vai trò, ý nghĩa của thông tin kế toán

• Lập các mục tiêu, đánh giá quá trình thực hiện các mục tiêu và đưa ra các quyết định điều chỉnh trong hđ của DN hoặc tổ chức kinh tế

• Quyết định vốn đầu tư, phân chia lợi nhuận

• Tính thuế DN

• Hoạch định các chính sách kinh tế

c Thông tin kế toán (2)

12/12/13 Tổng quan về HTTTKT - Bộ môn CNTT 15

• Phân loại thông tin kế toán

• Thông tin kế toán chi tiết

• Thông tin kế toán tổng hợp

• Thông tin kế toán quản trị

c Thông tin kế toán (3)

• TT dựa vào các chứng từ gốc để tạo ra các

sổ chi tiết, sổ cái để lưu trữ DL kế toán

• TT này được thực hiện bởi nhân viên kế

toán của DN

Thông tin kế toán chi tiết

• TT dựa vào các báo cáo tổng hợp để

phân tích các báo cáo về vốn, tài sản của

DN, đánh giá hđ của DN lỗ hay lãi, giúp

đề ra chủ trương, biện pháp đối với các DN

• TT này được thực hiện bởi những

người có chức năng cao nhất của

phòng kế toán (KT trưởng)

Thông tin kế toán quản trị

12/12/13 Tổng quan về HTTTKT - Bộ môn CNTT 19

• Các yêu cầu đối với TTKT

• Phản ánh trung thực, đầy đủ các nghiệp vụ kinh

tế phát sinh vào các chứng từ KT, sổ KT và báo cáo tài chính

• Phản ánh kịp thời, chính xác, liên tục kể từ khi phát sinh đến khi kết thúc hoạt động KTTC

• TT KT phải được phân loại, sắp xếp theo trình tự

và có hệ thống

c Thông tin kế toán (4)

• Xử lý thông tin và các giai đoạn phát triển

• Quy trình xử lý thông tin kế toán

d Phương thức và quy trình xử lý TTKT

12/12/13 Tổng quan về HTTTKT - Bộ môn CNTT 21

• Giai đoạn 1: Xử lý thủ công

• Giai đoạn 2: Xử lý bằng phương pháp tin học

12/12/13 Tổng quan về HTTTKT - Bộ môn CNTT 23

Thu thập->Xử lý->Lưu trữ->Truyền TT

Quy trình xử lý thông tin kế toán

THÔNG TIN NỘI THÔNG TIN NGOẠI THÔNG TIN NGOẠI

PHÂN PHÁT

DB Lưu trữ

1.2.1 Dữ liệu và thông tin

1.2.2 Hệ thống

1.2.3 Hệ thống thông tin

1.2.4 Hệ thống thông tin kế toán

1.2 Khái niệm hệ thống và HTTT KT

12/12/13 Tổng quan về HTTTKT - Bộ môn CNTT 25

a Khái niệm

• Hệ thống là một tập hợp có tổ chức gồm

• Ví dụ

• Khái niệm hệ thống được sử dụng trong cuộc sống hàng

ngày: Hệ thống giao thông, hệ thống truyền thông, hệ thống các trường đại học v.v

• Phần tử có thể là vật chất hoặc phi vật chất: Con người, máy móc, thông tin, dữ liệu, phương pháp xử lý, qui tắc, quy trình xử lý

1.1.2 Hệ thống

1.1.2 Hệ thống

b Hệ thống mở và đặc trưng của hệ thống mở

• Hệ thống mở: có tương tác với môi trường ><

Hệ thống đóng: không tương tác với môi trường (chỉ có trên lý thuyết)

• Mục tiêu của hệ thống là lý do tồn tại của hệ

thống Để đạt được mục tiêu, hệ thống tương

thể tồn tại bên ngoài hệ thống)

Phản hồi

1.2.3 Hệ thống thông tin

Vai trò của HTTT trong hoạt động SXKD

• HTTT nằm ở trung tâm của hệ thống tổ chức là

phần tử kích hoạt các quyết định (mệnh lệnh,

chỉ thị, thông báo, chế độ tác nghiệp, v.v )

tiêu của các tổ chức

12/12/13 Tổng quan về HTTTKT - Bộ môn CNTT 31

Vai trò của HTTT trong doanh nghiệp

Hỗ trợ các chiến lược lợi thế cạnh tranh

Hỗ trợ việc ra quyết định kinh doanh

Hỗ trợ các quy trình nghiệp vụ và các hoạt động kinh doanh

Khung tri thức về Hệ thống thông tin

12/12/13 Tổng quan về HTTTKT - Bộ môn CNTT 33

thông tin đầu ra

doanh nghiệp

Phân loại HTTT

• VD: Quản lý bán hàng, Kiểm soát hàng tồn

Phân loại HTTT

• Hệ hỗ trợ quyết định (DSS)

• Phục vụ nhà quản lý cấp cao, dựa trên hệ

phân tích dự báo

• VD: Hệ phân tích bán hàng, Phân tích chi phí

• Đóng vai trò là chuyên gia lĩnh vực

• VD: Hệ chẩn đoán y khoa, dự báo thời tiết

Phân loại HTTT

• Hỗ trợ hoạt động điều hành trong DN

• VD: Hệ dự báo khuynh hướng bán hàng 5 năm

Phân loại HTTT

§Xử lýđ.hàng

§X.định giá bán

§Sử dụng máy móc

§Phân tích bán hàng

§Kiển soát hàng tồn kho

§Lập kế hoạch sản xuất

§Lập ngân sách hàng năm

§Kế hoạch Đầu tư vốn

§Phân tích lợi nhuận- giá cả

§Phân tích chi phí

§Phân tích sự phân bố lao động

§Phân tích chi phí hợp đồng LĐ

Cấp độ quản lý (cấp trung)

DSS

MIS

Dự báo khuynh hướng bán hàng- 5 năm

Kế hoạch hoạt động 5 năm

§Dự báo ngân sách 5 năm

§Lập kế hoạch lợi nhuận §Lập kế hoạch nguồn nhân lực

ESS

Cấp điều hành (cấp cao)

ESS: Executive Support Systems- HT hỗ trợ điều hành

MIS: Management Information Systems-HT thông tin quản lý DSS: Decision Support systems- HT hỗ trợ quyết địnhTPS: Transaction Processing Systems-HT xử lý nghiệp vụ

12/12/13 Tổng quan về HTTTKT - Bộ môn CNTT 39

• Hệ thống thông tin tài chính

Phân loại hệ thống thông tin trong tổ chức

doanh nghiệp

Phân loại hệ thống thông tin trong tổ chức

doanh nghiệp

• Giai đoạn sinh thành

Chu kỳ sống của HTTT

12/12/13 Tổng quan về HTTTKT - Bộ môn CNTT 41

• Vai trò

truyền thống và tự động

1.2.4 Hệ thống thông tin kế toán

• Là hệ thống bao gồm con người, phương

12/12/13 Tổng quan về HTTTKT - Bộ môn CNTT 43

động kinh doanh

dựng các báo cáo tài chính, các bảng

biểu cân đối kế toán

nghiệp

Vai trò của Hệ thống thông tin kế toán

• Theo mục tiêu và phương pháp

Ghi chép để lưu trữ dữ liệu về

đối tượng bị ảnh hưởng

Báo cáo

Tổng hợp để tạo ra thông tin

truyền đạt tới người sử

dụng

• Dữ liệu lưu trữ trùng lắp -> Ghi chép trùng lắp -> Thay đổi HT khó khăn, mất thời gian hơn

• Dữ liệu lưu trữ phân tán -> Chia sẻ thông tin, dữ liệu khó

khăn

• Thông tin cung cấp

• Thời gian cung cấp thông tin: chậm, không phản ánh tức thời tình hình

• Khó lập các báo cáo linh họat theo nhiều tiêu thức khác nhau ->

Không đáp ứng được thông tin cho nhiều đối tượng khác nhau

• Thông tin phải do người ghi chép dữ liệu lập

NHƯỢC ĐIỂM CỦA HTKT TRUYỀN THỐNG

NHƯỢC ĐIỂM CỦA HTKT TRUYỀN THỐNG

DL được lưu trữ trong các tập

tin liên quan

Người sử dụng lựa chọn hay

tạo báo cáo về thông tin yêu

Quy trình xử lý nghiệp vụ trong HTTT KT tự

động

Quy trình xử lý nghiệp vụ trong HTTT KT tự

động

12/12/13 Tổng quan về HTTTKT - Bộ môn CNTT 49

1.3.1 Mô hình tổng quát 1.3.2 Phần cứng

1.3.3 Phần mềm 1.3.4 Hệ thống mạng 1.3.5 Dữ liệu

1.3.6 Con người

1.3 Các thành phần của HTTT KT

1.3.1 Mô hình tổng quát

• Quy trình xử lý thông tin (XLTT) là khâu

trung tâm của các HTTT

Các yếu tố của mô hình

• Công cụ kỹ thuật để thu thập, xử lý,

truyền thông tin

• Máy tính điện tử: MTĐT vạn năng, MTĐT chuyên dụng

1.3.2 Phần cứng

12/12/13 Tổng quan về HTTTKT - Bộ môn CNTT 55

• Mạng máy tính là một tập hợp các máy tính được nối với nhau bằng các đường truyền vật lý theo một kiến trúc nào đó nhằm chia sẻ các tiềm năng của mạng

1.3.4 Hệ thống mạng

• Ưu điểm của mạng máy tính:

• Cho phép chia sẻ tài nguyên hệ thống

• Làm tăng độ tin cậy của các HTTT

• Tiết kiệm chi phí

• Tạo ra khả năng làm việc theo nhóm của các nhân viên

• Cung cấp một số dịch vụ như truy nhập tới các thông tin trên mọi lĩnh vực, truyền thông

1.3.4 Hệ thống mạng (2)

• Mạng LAN (Local Area Network): Mạng

được cài đặt để kết nối các máy tính trong một toà nhà, một tổ chức, với khoảng cách xa nhất của hai nút trên mạng vào

12/12/13 Tổng quan về HTTTKT - Bộ môn CNTT 59

Mạng kết nối các máy tính trên toàn thế giới

• Dịch vụ thư điện tử

• Hội thảo trên Internet

• Dịch vụ WWW (Word Wide Web)

Mạng INTERNET

• Intranet là một mạng riêng cho một doanh nghiệp, kết nối nhiều máy tính tới mạng Internet qua một cổng duy nhất của doanh nghiệp

• Intranet giúp chia sẻ thông tin và các nguồn nhân lực khác của công ty giúp tiết kiệm tối đa chi phí

• Intranet đảm bảo tính duy nhất của thông tin trong doanh nghiệp

• Intranet giúp tạo nên bức tường lửa (firewall) đảm bảo tính bảo mật thông tin của công ty

• Intranet giúp quản lý hiệu quả và thời gian làm việc

Mạng Intranet

nhưng không dành cho công chúng nói chung

• Đối với các giao dịch giữa các doanh nghiệp,

Extranet đảm bảo thương mại điện tử an toàn.

Extranet có thể tự động hoá chia sẻ thông tin bằng cách cung cấp truy nhập đến thông tin cụ thể và truy nhập có kiểm soát đến các cơ sở dữ liệu nội bộ

Mạng Extranet

• Khái niệm Cơ sở dữ liệu:

• Cơ sở dữ liệu là một hệ thống các thông tin có cấu trúc được lưu trữ trên các thiết bị lưu trữ thông tin thứ cấp (như băng từ, đĩa từ…) để có thể thoả mãn yêu cầu khai thác thông tin đồng thời của nhiều người sử dụng hay nhiều chương trình ứng dụng với nhiều mục đích khác nhau

• Hệ quản trị cơ sở dữ liệu:

• Là một phần mềm chuyên dụng giải quyết tốt tất cả các vấn đề đặt ra cho một CSDL: tính chủ quyền, cơ chế bảo mật hay phân quyền hạn khai thác CSDL,

1.3.5 Dữ liệu

12/12/13 Tổng quan về HTTTKT - Bộ môn CNTT 63

• Tài nguyên về dữ liệu gồm các cơ sở dữ liệu

• Cơ sở dữ liệu trong kinh tế và quản lý gồm:

• Cơ sở dữ liệu nhân lực.

• Cơ sở dữ liệu tài chính.

• Cơ sở dữ liệu kế toán.

• Cơ sở dữ liệu công nghệ.

• Cơ sở dữ liệu kinh doanh.

• Các hệ quản trị cơ sở dữ liệu thông dụng nhất

hiện nay là : FOXPRO, ACCESS, SQL Server, ORACLE,

1.3.5 Dữ liệu (2)

• Năng lực kỹ thuật: Hiểu biết về phần cứng, phần

mềm, công cụ lập trình, biết đánh giá các PM hệ

thống, PM chuyên dụng cho một ƯD đặc thù

động của chúng đối với các bộ phận khác của DN; hiểu các đặc thù của DN; Hiểu nhu cầu thông tin

trong DN; khả năng giao tiếp với mọi người ở các vị trí khác nhau

Năng lực cần có của Phân tích viên HT

12/12/13 Tổng quan về HTTTKT - Bộ môn CNTT 67

1 Khái niệm dữ liệu, thông tin, thông tin KT?

2 Quy trình xử lý thông tin KT?

4 Vai trò của HTTT trong các tổ chức?

CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 1

Thank you!

Q&A