Nâng cao chất lượng TUYỂN DỤNG CỦA CÔNG TY NAVIGOS SEARCH

Khóa luận viết năm 2018, đạt 8 điểm, chuyên ngành quản trị chất lượng, liên quan đến nâng cao chất lượng dịch vụ, trường đại học kinh tế thành phố Hồ Chí Minh. GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ CHẤT LƯỢNG (PS) ĐỂ GIẢI QUYẾT CÁC VẤN ĐỀ TỒN TẠI TRONG QUÁ TRÌNH TUYỂN DỤNG CỦA CÔNG TY NAVIGOS SEARCH.

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TPHCM

ĐỂ GIẢI QUYẾT CÁC VẤN ĐỀ TỒN TẠI TRONG QUÁ TRÌNH TUYỂN DỤNG CỦA CÔNG TY NAVIGOS SEARCH

Giảng viên hướng dẫn: Thầy Diệp Quốc Bảo Sinh viên thực hiện: Trần Đức Thịnh

Lớp: CL02_K40

- -

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TPHCM

ĐỂ GIẢI QUYẾT CÁC VẤN ĐỀ TỒN TẠI TRONG QUÁ TRÌNH TUYỂN DỤNG CỦA CÔNG TY NAVIGOS SEARCH

Giảng viên hướng dẫn: Thầy Diệp Quốc Bảo Sinh viên thực hiện: Trần Đức Thịnh

Lớp: CL02_K40

- -

LỜI CẢM ƠN

Bài báo cáo thực tập này là kết quả cho những nỗ lực của em trong ba tháng thực tập tại Công ty Navigos Search Dù chỉ với thời gian ngắn, em cũng đã tích lũy cho mình rất nhiều những giá trị cho quãng đường khởi nghề sắp tới Và chắc chắn rằng, em sẽ không thể hoàn thành đề tài của mình nếu như không có sự hỗ trợ của mọi người xung quanh

Trước hết, em xin chân thành cảm ơn thầy Diệp Quốc Bảo, giảng viên hướng dẫn thực tập của em Cám ơn thầy vì đã cho em những định hướng cụ thể, hướng dẫn tận tình

và không ngại thời gian để góp ý cho bài làm của em Những lần gặp mặt với thầy đã giúp em có thêm được động lực để hoàn thành bài luận của mình

Em cũng xin gửi lời cảm ơn đến trường Đại học Kinh tế TPHCM, đặc biệt là khoa Quản trị và chuyên ngành Quản trị Chất Lượng đã tạo điều kiện để em có cơ hội tiếp xúc với doanh nghiệp Từ đó giúp em vận dụng được các kiến thức đã học vào thực tế và có thêm nhiều mối quan hệ với các anh chị khác tại công ty Đây chắc chắn sẽ là những bước đệm rất quý báu để em tự tin hơn khi chính thức bước vào công việc

Em muốn dành lời cảm ơn thứ ba này cho các anh chị tại công ty Navigos Search Thời gian ba tháng không thực sự quá dài nhưng đã mang lại cho em rất nhiều kinh

nghiệm và trải nghiệm thực sự đáng quý Tại Navigos Search, em được chào đón như một thành viên chính thức của công ty, được tham gia rất nhiều khóa đào tạo, cùng với đó

là một môi trường làm việc hết sức chuyên nghiệp Nhân đây, em xin cám ơn các anh chị

đã luôn hỗ trợ và giúp đỡ em khi thực hiện đề tài và đưa ra những lời khuyên rất hữu ích

để em có thể phát triển bài làm của mình tốt hơn

Sau cùng, xin cám ơn các bạn sinh viên giảng đường Chất lượng K40 đã cùng mình thảo luận, chia sẻ các kiến thức không chỉ cho Khóa luận vừa qua mà còn cho cả thời gian Chuyên ngành của mình

Trong quá trình thực hiện đề tài, chắc chắn rằng em sẽ không thể tránh khỏi những sai sót, em rất mong nhận được những lời góp ý, đóng góp ý kiến, và xây dựng bài làm từ quý thầy cô

Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn!

Nhận xét công ty

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

1 Đặt vấn đề - lý do chọn đề tài: 1

2 Mục tiêu của đề tài: 2

3 Phương pháp thực hiện đề tài: 2

4 Phạm vi đề tài: 3

5 Kết cấu đề tài: 3

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHƯƠNG PHÁP PS VÀ QUY TRÌNH 4

TUYỂN DỤNG TẠI NAVIGOS SEARCH 4

I Quy trình tuyển dụng tại các công ty săn đầu người: 4

1 Tuyển dụng là gì? 4

2 Các dạng tuyển dụng: 4

3 Quy trình tuyển dụng tại các công ty săn đầu người: 6

II Phương pháp Problem Solving (PS) 8

1 Xác định vấn đề: 8

2 Quan sát 10

3 Phân tích 11

4 Hành động 12

6 Kiểm tra 13

7 Tiêu chuẩn hóa 13

8 Kết luận 14

CHƯƠNG 2: GIỚI THIỆU CÔNG TY NAVIGOS SEARCH 16

I Giới thiệu công ty Navigos Search 16

1 Sơ lược về Navigos Group 16

2 Sơ lược về công ty Navigos Search 19

2.1 Lịch sử 19

2.2 Giới thiệu Navigos Search: 20

3 Sản phẩm và thị trường 22

II Bộ máy tổ chức 24

III Tình hình hoạt động kinh doanh 25

CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG VÀ VIỆC ÁP DỤNG CÁCH THỨC GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ CHẤT LƯỢNG (PS) 28

I Áp dụng cách thức giải quyết vấn đề - PS (Problem Solving) 29

1 Xác định vấn đề: 29

1.1 Phương pháp phỏng vấn: 29

1.2 Kết quả khảo sát 32

1.3 Nhận dạng vấn đề: 35

1.4 Đánh giá vấn đề: 36

1.5 Kế hoạch giải quyết 36

2 Quan sát: 36

3 Phân tích: 37

4 Hành động: 41

Tài liệu tham khảo 42

PHỤ LỤC 43

LỜI MỞ ĐẦU

1 Đặt vấn đề - lý do chọn đề tài:

Nhân sự là một vấn đề quan trọng và luôn được các doanh nghiệp ưu tiên giải quyết Một lực lượng lao động có trình độ và tay nghề sẽ giúp công ty thực hiện các mục tiêu đề ra một cách nhanh chóng và thuận tiện hơn Việc sở hữu cho mình những nhân viên giỏi, tài năng và thậm chí nổi trội trong từng lĩnh vực là mong muốn của các nhà lãnh đạo doanh nghiệp Tuy nhiên, để tìm và có được các nguồn nhân sự này không phải

là chuyện đơn giản Hơn thế nữa, việc giữ chân họ lại là điều mà các nhà tuyển dụng đau đầu mỗi khi thực hiện việc tuyển dụng nhân sự cho công ty

Với những vị trí quan trọng, đóng góp trực tiếp vào việc quản lý của công ty, để tìm ra được ứng viên chất lượng không phải là một vấn đề dễ dàng Chính vì thế, các công ty săn đầu người (headhunter) với mạng lưới cùng nguồn dữ liệu lớn sẽ là một phương án tối ưu nhất để lựa chọn các ứng viên chất lượng Để đảm bảo thời gian, nhiều công ty đã lựa chọn dịch vụ này, từ đó sở hữu cho mình những nhân viên chất lượng mà không cần phải trải qua nhiều bước phức tạp của quá trình tuyển dụng

Navigos Group là công ty tư vấn tuyển dụng lớn nhất trên thị trường tuyển dụng Với việc sở hữu hai công ty con là Navigos Search và Vietnamworks, Navigos Group luôn đi tiên phong trong việc cung cấp nhân sự cho các công ty khách hàng Navigos Search và Vietnamwork sở hữu nguồn dữ liệu ứng viên ở hai phân khúc thị trường khác nhau Với phân khúc ứng viên trung và cao cấp, Navigos Search thực sự là “ông lớn” trong việc mang lại nguồn ứng viên chất lượng cho các công ty

Quy trình tuyển dụng chung tại các công ty săn đầu người gồm có:

Bước 1: Khách hàng gửi thông tin về vị trí tuyển dụng

Bước 2: Tiến hành sàng lọc hồ sơ, lập danh sách rút gọn và gửi lại cho khách hàng Bước 3: Khách hàng chọn ứng viên từ danh sách rút gọn và tiến hành phỏng vấn

Bước 4: Ứng viên được lựa chọn và chính thức bắt đầu công việc

Với quy trình này, các vấn đề thường xuyên gặp phải đến từ công ty khách hàng

và nguồn ứng viên, có thể kể đến một vài vấn đề như CV (Curriculum vitae) của ứng viên gửi đến không đáp ứng yêu cầu công ty khách hàng, ứng viên sau khi đạt được thỏa thuận nhưng không đáp ứng được công việc, ứng viên kết thúc sớm thời gian làm việc…

Các vấn đề luôn tiềm ẩn tại các giai đoạn của quy trình tuyển dụng, chính vì thế, với đề tài “Áp dụng cách thức giải quyết vấn đề chất lượng - PS để giải quyết các vấn đề tồn tại trong quá trình tuyển dụng nhân viên cho khách hàng của công ty Navigos

Search.” sẽ giúp Navigos Search tìm ra được các nguyên nhân gốc khiến cho nguồn ứng viên không chất lượng và từ đó có những giải pháp thiết thực và hiệu quả để đáp ứng được tốt hơn các nhu cầu của khách hàng

2 Mục tiêu của đề tài:

 Phát hiện được các vấn đề đang tồn tại trong quá trình tuyển dụng ứng viên cho các công ty khách hàng

 Xác định nguyên nhân gốc dẫn đến việc công ty khách hàng không nhận được các hồ

sơ ứng viên chất lượng

 Tăng tính hiệu quả cho quá trình làm việc với công ty khách hàng của các nhà tư vấn nhân sự

3 Phương pháp thực hiện đề tài:

Vấn đề xảy ra tại nhiều giai đoạn của quá trình, việc giải quyết các vấn đề gặp phải này là cần thiết và cấp bách

Phương pháp để giải quyết: áp dụng cách thức giải quyết vấn đề chất lượng – PS (Problem Solving) gồm 7 bước:

- Tiêu chuẩn hóa

Đề tài bao gồm 4 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về phương pháp PS và quy trình tuyển dụng tại Navigos

Search

Chương 2: Giới thiệu công ty Navigos Search

Chương 3: Thực trạng và việc áp dụng cách thức giải quyết vấn đề chất lượng (PS) Chương 4: Giải pháp đề xuất

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHƯƠNG PHÁP PS VÀ QUY TRÌNH

TUYỂN DỤNG TẠI NAVIGOS SEARCH

I Quy trình tuyển dụng tại các công ty săn đầu người:

1 Tuyển dụng là gì?

Tuyển dụng là quy trình sàng lọc và tuyển chọn những người có đủ năng lực đáp ứng một công việc trong một tổ chức, công ty, hoặc một chương trình tự nguyện hay nhóm cộng đồng Tại các công ty cỡ nhỏ, các lãnh đạo trực tiếp hoặc phòng nhân sự thường tham gia trực tiếp vào quá trình tuyển dụng Trong khi đó, các công ty cỡ lớn có thể thuê ngoài một phần hoặc toàn bộ quy trình tuyển dụng cho các đơn vị làm dịch vụ nhân sự

Thị trường tuyển dụng có 4 dạng đơn vị như sau: chính công ty/tổ chức có nhu cầu tuyển dụng đứng ra tuyển dụng, đơn vị dịch vụ tuyển dụng bên ngoài, các website đăng tin và tìm kiếm công việc, dịch vụ tìm kiếm nhân lực quản lý hay "săn đầu người" và tuyển dụng " dành riêng cho việc tuyển dụng nhân sự chuyên nghiệp và quản lý cấp cao Thường thì các công ty hay thuê ngoài việc tìm nguồn tuyển dụng, chọn lọc hồ sơ và phỏng vấn ban đầu để từ đó đi vào phỏng vấn chính thức tại đơn vị có nhu cầu tuyển dụng

2 Các dạng tuyển dụng:

Tuyển dụng đối với các tổ chức công ty, doanh nghiệp nhằm mục đích quan trọng nhất là tìm được một hay nhiều ứng viên phù hợp cho một hay nhiều vị trí trong một thời gian nhất định Mặt khác, đây cũng là một trong những cách để có thể thiết lập mối quan

hệ đối với các ứng viên tiềm năng Tùy vào quy mô công ty, mục đích tuyển dụng và các quy định tuyển dụng, mỗi công ty sẽ có những phương thức tuyển dụng khác nhau một cách phù hợp

Ba phương thức tuyển dụng phổ quát thường được các công ty sử dụng nhiều nhất là: Tuyển dụng trực tiếp, Tuyển dụng gián tiếp và Tuyển dụng thông qua một đơn vị/doanh nghiệp khác

Hiện nay, để hiệu quả cao hơn, các công ty tuyển dụng có thể liên hệ trực tiếp với các giảng viên, các khoa trong trường và chọn lọc thông tin của các sinh viên có thành tích xuất sắc để tuyển dụng Họ chuyển các thông tin tuyển dụng thông qua các buổi seminar, tạo các buổi tuyển dụng trực tiếp tại trường, trực tiếp phỏng vấn và tuyển dụng Nếu cần số lượng lớn, họ có thể phối hợp tổ chức ngày hội tuyển dụng của công ty tại trường và sử dụng các văn phòng lưu động để có thể liên hệ trực tiếp với người tìm việc

Phương thức này thường được áp dụng đối với các công ty tuyển dụng các nhân viên đòi hỏi năng lực chuyên môn cao và tuyển dụng thường xuyên

2.Tuyển dụng gián tiếp

Bạn có thể thấy rõ ràng phương thức này thông qua các quảng cáo trên báo, radio, trên TV hoặc các tạp chí chuyên môn, các website tuyển dụng… Đây là phương thức tuyển dụng thông qua các công cụ tuyển dụng Hầu hết các công ty đều có kiểu tuyển dụng này trong quy trình tuyển dụng của công ty mình

Phương thức này không những giúp mở rộng thông tin đến các ứng viên trong phạm vi lớn hơn so với tuyển dụng giáp tiếp mà còn giúp công ty quản bá nhiều hơn thông tin của công ty mình Tuy nhiên, rủi ro là sẽ không đảm bảo hết về mặt chuyên môn và kinh nghiệm làm việc của ứng viên nộp đơn Để đảm bảo về các hồ sơ tuyển dụng, các công ty tốt nhất nên làm rõ mô tả công việc, biết chính xác loại ứng viên mà công ty mong muốn tìm kiếm trước khi quảng cáo và nhận hồ sơ

Loại tuyển dụng này thường được sử dụng khi:

- Công ty cần một số lượng lớn ứng viên

- Chưa tìm được đủ ứng viên mong đợi cho các vị trí về quản lý hay đòi hỏi cao

về chuyên môn

- Mở rông khu vực tuyển dụng

Kinh nghiệm cho thấy, để có được đủ các ứng viên phù hợp, đặc biệt là đối với các

vị trí yêu cầu cao về chuyên môn và kinh nghiệm, việc sử dụng phương thức này sẽ giúp thông tin tuyển dụng của bạn được phân tán rộng rãi hơn và có thể nhanh chóng tiếp cận được với ứng viên phù hợp

Để có được một quảng cáo hiệu quả, cần lưu ý những điểm sau:

- Hình dung về mẫu ứng viên mong muốn tuyển dụng (đầy đủ về năng lực và thái độ)

- Lên mô tả công việc và yêu cầu tuyển dụng phù hợp với mẫu ứng viên mong muốn tuyển dụng

- Quyết định nơi đăng tin tuyển dụng

- Đánh giá hiệu quả tuyển dụng và thu nhận hồ sơ ứng tuyển

3.Tuyển dụng thông qua một đơn vị/doanh nghiệp khác

Phương thức này công ty cần tuyển dụng nhân sự thông qua các công ty tuyển dụng tư nhân, tư vấn quản lý nhân sự… để có được ứng viên phù hợp Thông thường, phương thức này được sử dụng để tuyển dụng những nhân sự ở vị trí quản lý cấp cao của công ty, để đảm bảo họ đủ kinh nghiệm và năng lực để làm việc Các công ty săn đầu người hiện nay rất hiệu quả trong việc tuyển dụng kiểu này

3 Quy trình tuyển dụng tại các công ty săn đầu người:

Hiện nay, để đáp ứng nhu cầu tuyển dụng của thị trường, có rất nhiều công ty săn đầu người xuất hiện Bên cạnh các doanh nghiệp tại Việt Nam, các doanh nghiệp nước ngoài cũng đã “đổ bộ” vào thị trường Việt Nam với mong muốn đáp ứng tốt nhất nhu cầu nhân sự tại các công ty Theo báo cáo mới nhất của toplist.vn vào năm 2017, tám công ty săn đầu người lớn nhất trên thị trường tuyển dụng hiện nay gồm:

1 Navigos Search

2 NIC

Quy trình tuyển dụng chung tại các công ty săn đầu người gồm có:

Bước 1: Khách hàng gửi thông tin về vị trí tuyển dụng

Bước 2: Tiến hành sàng lọc hồ sơ, lập danh sách rút gọn và gửi lại cho khách hàng

Bước 3: Khách hàng chọn ứng viên từ danh sách rút gọn và tiến hành phỏng vấn

Bước 4: Ứng viên được lựa chọn và chính thức bắt đầu công việc

Hai đối tượng chính mà công ty săn đầu người cần phải tìm kiếm là khách hàng và ứng viên

Khi tìm kiếm khách hàng, cần phải xác định được khách hàng mục tiêu, tiềm năng

và nghiên cứu một cách chi tiết về các khách hàng tiềm năng đó Ngày nay, với nguồn thông tin rộng lớn, việc tìm hiểu các khách hàng này đã không còn là vấn đề quá phức tạp Sau khi đã có được các khách hàng tiềm năng, các công ty săn đầu người sẽ tiến hành tiếp cận khách hàng này Bằng một số cách thức đơn giản như gọi điện thoại trực tiếp, gửi email hay nhờ những mối quan hệ để giới thiệu, chúng ta sẽ tiếp cận nhanh chóng đến các khách hàng này Việc cần làm tiếp theo là sắp xếp gặp khách hàng, thực hiện các bài thuyết trình để giới thiệu chi tiết về dịch vụ, và tiến hành đàm phán về các khoản mức chi phí cũng như điều khoản hợp đồng

Với ứng viên, việc tìm kiếm đòi hỏi nhiều kỹ năng hơn dành cho các nhà công ty săn đầu người Sau khi nhận được đề nghị công việc từ phía khách hàng, việc tiếp theo sẽ

là nghiên cứu các mô tả công việc, trao đổi lại với khách hàng để nắm rõ các yêu cầu của

họ Đồng thời lên các phương án quảng cáo vị trí và tìm kiếm ứng viên Vận dụng các mối quan hệ, giới thiệu ứng viên từ người quen là những cách tìm kiếm ứng viên offline hiểu quả nhất Cùng với đó, các công cụ hỗ trợ online như tìm kiếm trên Linkedin, các trang mạng xã hội cũng sẽ mang đến nguồn ứng viên rộng lớn cho các công ty săn đầu

người Tiếp theo đó, cần sàng lọc hồ sơ, gặp gỡ, phỏng vấn ứng viên để có cái nhìn tổng quát nhất về ứng viên cũng như đánh giá được sự phù hợp của ứng viên Từ đó, xây dựng được các báo cáo và nguồn ứng viên chất lượng mang đến cho các công ty khách hàng

II Phương pháp Problem Solving (PS)

Trong thực tế, không có hoạt động nào là hoàn hảo cho dù nó được quản lý tốt đến đâu đi nữa Bất cứ lúc nào cũng có thể xảy ra những vấn đề cần giải quyết Mặc dù có sự khác biệt về các bước giải quyết vấn đề tại một số công ty (Xerox: 6 bước, General

Motor: 4 bước, Daimler Chrysler: 7 bước, Ford: 8 bước…) nhưng nhìn chung, hướng tiếp cận của các nhà nghiên cứu và các tổ chức là như nhau Về cơ bản, khi một vấn đề phát sinh cần giải quyết theo 7 bước sau đây:

1 Xác định vấn đề:

Để xác định chính xác vấn đề cần ưu tiên giải quyết, trước hết cần nhận thức về các vấn đề tiềm tàng, sau đó lập danh sách các vấn đề, sắp xếp thứ tự ưu tiên và lựa chọn vấn đề cần giải quyết

Vấn đề cần giải quyết là một kết quả không mong muốn của một sự việc Một vấn

đề thoải mãn ba yếu tố sau: lệch khỏi tiêu chuẩn đã thiết lập; có sự khác biệt giữa nhận thức và thực tế; nguyên nhân xảy ra vấn đề chưa được biết tới hoặc đã biết được nguyên nhân nhưng chưa tìm được biện pháp giải quyết

Việc lựa chọn vấn đề phải căn cứ trên mối quan hệ của vấn đề với các mục tiêu của tổ chức, như cải tiên liên tục nhằm giảm thiểu chi phí, nâng cao năng suất, thỏa mãn nhu cầu của khách hàng; thiết lập mỗi quan hệ tin cậy, lâu dài với đối tác; tôn trọng và tạo cơ hội phát triển cho nhân viên; đảm bảo thu nhập thỏa đáng cho thành viên và cổ đông… Xác định vấn đề cần giải quyết phải dựa trên những thông tin thực tế, tránh dựa vào sự tưởng tượng, suy diễn từ bàn giấy Cụ thể cần dựa vào những thông tin sau:

- Những thông tin thu được từ bên ngoài có tính chất lặp đi lặp lại như khiếu nại của khách hàng, hàng hóa bị trả lại, bảo hành hay những thông tin điều tra khách hàng, các

đối thủ cạnh tranh, đối tác…

- Những thông tin thống kê từ bên trong có tính chất lặp đi lặp lại như tình trạng xuất hiện phế phẩm, tái chế, sửa chữa, ngừng trệ quá trình sản xuất hay những vấn đề tồn tại trong quá trình hoạt động của các bộ phận phòng ban… Vấn đề cũng có thể được nhận

dạng dựa trên những ý kiến đóng góp của các thành viên trong tổ chức

- Nhận xét của các tổ chức hiệp hội, các ban ngành…

Khi lựa chọn vấn đề giải quyết cần định nghĩa vấn đề rõ ràng để hiểu, xác định rõ chủ đề và mục tiêu; xác định tính cấp thiết của vấn đề cần giải quyết, bối cảnh và diễn biến của vấn đề (vấn đề xảy ra khi nào, ở đâu, tại sao và những ai có liên quan, mức độ tổn thất, những giải pháp có thể?) Thực tế cho thấy đôi khi giải pháp cho vấn đề này có thể dẫn đến hàng loạt vấn đề khác, chính vì thế cần xem xét vấn đề một cách cẩn trọng Sau khi đã chọn được vấn đề cần giải quyết chúng ta cần xác định người chịu trách nhiệm giải quyết vấn đề Khi vấn đề phức tạp, phạm vi lớn trách nhiệm có thể được giao cho một nhóm Trong trường hợp này phải xác định thành phần của nhóm, chỉ định một người làm trưởng nhóm, đồng thời cũng cần nêu cụ thể quyền hạn, trách nhiệm, phương pháp và điều kiện làm việc Sau đó lập kế hoạch, xác định phạm vi, tiến độ thực hiện, những rủi ro có thể gặp phải trong quá trình giải quyết vấn đề và dự toán kinh phí để tiến hành cải tiến

Các kỹ thuật, công cụ thường được sử dụng để xác định vấn đề:

2 Quan sát

Mục đích của bước quan sát nhằm tìm hiểu quá trình, cách thức hoạt động hiện tại

và xây dựng được bức tranh toàn cảnh về quá trình (đầu vào và nhà cung ứng, đầu ra và khách hàng, nhiệm vụ và các hoạt động, trình tự tiến hành các hoạt động, thông số cần kiểm soát, giới hạn kiểm soát của quá trình, cách thức đo lường…)

Để thấu hiểu tình trạng hiện tại nhóm cần đến hiện trường thu thập các thông tin,

dữ liệu cần thiết và phù hợp, kiểm tra bốn nội dung: thời gian, địa điểm, dạng vấn đề, triệu chứng; xem xét tính chất đặc thù của vấn đề từ nhiều khía cạnh, quan điểm khác nhau nhằm tìm ra các biến đổi trong các kết quả và thông qua đó tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân tích tìm nguyên nhân

Các kỹ thuật, công cụ thường được sử dụng trong bước quan sát:

- Biểu đồ kiểm soát

+ Vấn đề cần giải quyết (What)?

+ Tại sao vấn đề xuất hiện (Why)? Có gì đặc điểm trong việc xuất hiện của vấn đề? + Liên quan đến ai (Who)?

+ Xuất hiện ở đâu (Where)?

+ Khi nào (When)?

+ Diễn biến như thế nào (How)? Xu hướng biến động?

- Phiếu kiểm tra (Check Sheet)

- Công cụ khác

3 Phân tích

Những thông tin, dữ liệu thu thập được trong bước quan sát sẽ được phân tích nhằm tìm ra những nguyên nhân gốc và đưa ra những chính sách để loại bỏ các nguyên nhân này

Các hoạt động chủ yếu trong bước phân tích:

 Nêu ra những giả thuyết, đề xuất những nguyên nhân chính

Trước hết nhóm có thể sử dụng tấn công não đưa ra những nguyên nhân có thể liên quan đến vấn đề, thiết lập biểu đồ nhân quả, tiến hành thu thập thông tin và sử dụng thông tin thu được qua điều tra để loại bỏ những nguyên nhân thấy rõ là không liên quan đến vấn đề Sau đó đánh dấu trên biểu đồ những nguyên nhân có thể là nguyên nhân chính

 Xem xét, thử nghiệm giả thuyết để tìm nguyên nhân gốc

Đi sâu tìm hiểu, điều tra thêm qua thử nghiệm những nguyên nhân có thể là nguyên nhân gốc Trong giai đoạn này nhóm cần phân tích được nguyên nhân gốc rễ của vấn đề bằng cách sử dụng phương pháp 5 Whys

Các kỹ thuật, công cụ thường được sử dụng trong bước phân tích:

- 5 Whys

- Biểu đồ kiểm soát

- Biểu đồ nhân quả - C & E Diagram

- Phân tích hồi qui

- Phân tích tương quan

- Phân tích phương sai

- Phiếu kiểm tra

- Tấn công não

- Công cụ khác

4 Hành động

Mục đích của bước này là thiết lập những giải pháp khả thi, lựa chọn giải pháp tối

ưu, chuẩn bị kế hoạch và triển khai những giải pháp loại bỏ những nguyên nhân gốc

Dựa trên những nguyên nhân đã tìm ra, nhóm sẽ đề xuất các giải pháp và cùng nhau phân tích, thử nghiệm những giải pháp này nhằm lựa chọn giải pháp tối ưu, khả thi nhất Tiêu chuẩn để đánh giá là chi phí, kết quả, mức độ khả thi, độ khó, độ tin cậy…

Trong bước này, sự sáng tạo đóng vai trò quan trọng và brainstorming là kỹ thuật chủ yếu

Khi tiến hành giải quyết vấn đề cần phân biệt giữa hành động khắc phục và hành động phòng ngừa, đồng thời phải đảm bảo hành động khắc phục không làm phát sinh những vấn đề khác Nếu có, phải có biện pháp khắc phục các vấn đề này

Sau khi đã lựa chọn được giải pháp tối ưu nhóm đề xuất các phương án hành động, xác định những thuận lợi và những bất lợi cho mỗi phương án, lựa chọn phương án hợp

lý và triển khai thực hiện

Nhóm nên lập kế hoạch triển khai cụ thể Kế hoạch này phải trả lời được các câu

hỏi 5W + 1H:

Thực hiện hoạt động/ giải pháp nào (What)?

Tại sao phải thực hiện (Why)?

Khi nào thực hiện (When)?

Thực hiện ở đâu (Where)?

Ai thực hiện (Who)?

Thực hiện như thế nào (How)?

Kế hoạch sau khi xây dựng xây dựng xong cần phải được trình duyệt và được thông báo cho những bộ phận có liên quan trước khi triển khai thực hiện

Các kỹ thuật, công cụ thường được sử dụng trong bước hành động:

- Biểu đồ cây

- Biểu đồ mũi tên

- Biểu đồ quá trình ra quyết định – PDPC

- Biểu đồ ma trận ra quyết định

- Ma trận hành động khắc phục

- Phân tích độ tin cậy

- Phân tích lợi ích và chi phí

Để đánh giá hiệu quả của các giải pháp nhóm có thể so sánh các biểu đồ trước và sau khi cải tiến, chuyển đổi kết quả thu được thành tiền và so sánh với mục tiêu đã hoạch định

Các kỹ thuật, công cụ thường được sử dụng trong bước kiểm tra:

- Biểu đồ kiểm soát

- Biểu đồ Pareto

- Biểu đồ phân bổ tần số

- Các loại đồ thị

- Chỉ số năng lực quá trình

- Nghiên cứu ý kiến khách hàng

- Phân tích chi phí cho chất lượng

- Phiếu kiểm tra

- Công cụ khác

7 Tiêu chuẩn hóa

Khi các giải pháp đã chứng minh được hiệu quả của chúng, cần chuẩn hóa các giải pháp, thiết lập và ban hành các qui trình chuẩn, huấn luyện người thực hiện và có chế độ

kiểm soát tích cực nhằm đảm bảo các thông số quan trọng của quá trình luôn được kiểm soát

Để tiêu chuẩn hóa đạt hiệu quả cần sử dụng quy tắc 5W +1H để nhận dạng vấn đề một cách rõ ràng, chú trọng đào tạo và huấn luyện, phân công trách nhiệm rõ ràng

Các kỹ thuật, công cụ thường được sử dụng:

- 5W + 1H

- Biểu đồ kiểm soát

- Biểu đồ tiến trình

- Kiểm soát nguyên nhân gốc

- Phân tích kiểu sai hỏng và tác động – FMEA

- Triển khai chức năng chất lượng

Để đạt được điều này chúng ta cần tổng kết lại những việc đã thực hiện, xác định cái giá phải trả cho việc giải quyết vấn đề, những vấn đề còn tồn tại, đặc biệt là những sai lầm mắc phải; lập kế hoạch những gì cần làm trong tương lai để khắc phục những vấn đề còn tồn tại

Nếu công việc được thực hiện theo đúng 7 bước như trên thì hoạt động cải tiến sẽ được thực hiện một cách nhất quán, đạt hiệu quả vững chắc

Các yếu tố ngăn cản việc giải quyết vấn đề một cách sáng tạo:

- Nhìn nhận vấn đề theo lối mòn

- Suy nghĩ theo một cách

- Trung thành với quá khứ

- Tự đặt ra những ràng buộc

Tóm lại, PS là một phương pháp rất hiệu quả và nhanh chóng cho việc cải tiến liên tục Mỗi bước đều đóng một vai trò quan trọng trong việc thành công của dự án Tránh tối đa việc dừng dự án cho một cá nhân nào đó Các công cụ sử dụng trong từng giai đoạn có thể khác nhau

CHƯƠNG 2: GIỚI THIỆU CÔNG TY NAVIGOS SEARCH

I Giới thiệu công ty Navigos Search

1 Sơ lược về Navigos Group

Navigos Group là nhà cung cấp các dịch vụ tìm kiếm hàng đầu tại Việt Nam với hơn 14 năm kinh nghiệm Navigos Group Vietnam JSC là chủ sở hữu của 2 thương hiệu hàng đầu tại thị trường tuyển dụng Việt Nam: Navigos Search & VietnamWorks

Tầm nhìn: Navigos Group mong muốn trở thành đối tác tuyển dụng và làm việc đáng tin cậy nhất ở khu vực Châu Á Thái Bình Dương Đồng thời, giúp mọi người và công ty đạt được ước mơ của họ

Chất lượng đội ngũ:

- Đội ngũ chuyên gia tuyển dụng được đào tạo bài bản và có kinh nghiệm trên toàn quốc

- Cung cấp thông tin chi tiết và cụ thể về hoạt động hàng ngày của khách hàng

- Có rất nhiều chuyên gia tư vấn cho từng ngành

- Cung cấp những ứng viên có năng lực với những kỹ năng thích hợp một cách nhanh chóng

Sở hữu trang web tuyển dụng trực tuyến hàng đầu Việt Nam Vietnamworks và dịch vụ tuyển dụng nhân sự cấp cao Navigos Search, Navigos Group mang sứ mệnh giúp

đỡ mọi người và các công ty đạt được ước mơ thông qua các dịch vụ tuyển dụng chuyên nghiệp Một trong những tài sản quý giá nhất của Navigos Group là cơ sở dữ liệu ứng viên lớn nhất và chi tiết nhất ở Việt Nam Với văn hóa luôn đặt chất lượng dịch vụ lên hàng đầu và phong cách lãnh đạo tập trung vào con người, Navigos Group đã liên tục duy trì vị thế dẫn đầu trong lĩnh vực dịch vụ tuyển dụng tại Việt Nam kể từ khi ra đời vào năm 2002

Năm 2013, Navigos Group bước sang một cột mốc mới: trở thành một thành viên en-japan, một tập đoàn quốc tế chuyên về các dịch vụ liên quan đến ngành nhân sự

 Đào tạo trong doanh nghiệp:

- Phát triển nhân viên, đẩy mạnh doanh nghiệp:

Cùng với mạng lưới chuyên gia đào tạo đa dạng và kinh nghiệm nhất Việt Nam Navigos Group mang đến các tri thức và kinh nghiệm sẵn có cần thiết để nâng cao trình

độ nghề nghiệp của nhân viên nói riêng và toàn công ty khách hàng nói chung Với khởi điểm là các giá trị và mục tiêu của khách hàng, các chương trình đào tạo trên cơ sở kinh nghiệm thực tế của chúng tôi được thiết kế nhằm giúp đội ngũ nhân viên của khách hàng phát triển mạnh mẽ tư duy và hiệu quả hoạt động

- Các loại hình đào tạo:

1 Đào tạo nghiệp vụ trong doanh nghiệp:

Các chương trình đào tạo được xây dựng theo yêu cầu của khách hàng là thế mạnh của chúng tôi Chúng tôi cung cấp các khóa học ngắn hạn và dài hạn cho các doanh nghiệp Một số khách hàng yêu cầu đào tạo theo tình huống để củng cố các lĩnh vực hoạt động cụ thể của mình Các khách hàng khác lại đề nghị chúng tôi quản lí các nhu cầu đào tạo liên tục của họ

2 Các khóa học ngắn hạn:

Chúng tôi cũng cung cấp các khóa học mở khác nhau, hay khóa học ngắn hạn Các khóa học kéo dài 1 hoặc 2 ngày này được tổ chức ở thành phố Hồ Chí Minh và Hà Nội, cho phép các đối tượng tham gia lựa chọn và phát triển các kỹ năng nghề nghiệp và quản lý theo nhu cầu riêng

- Lợi thế cạnh tranh:

Chuyên gia bản địa, tư duy toàn cầu

Mạng lưới các chuyên gia đào tạo của chúng tôi bao gồm các chuyên viên và quản trị viên cao cấp từ các công ty hàng đầu trên khắp Việt Nam Các cá nhân này là những chuyên gia trong lĩnh vực của họ, và cũng là các chuyên gia đào tạo và tư vấn cho các khóa đào tạo ngắn hạn và trong doanh nghiệp của chúng tôi Bằng sự kết hợp năng lực đào tạo với kiến thức uyên thâm, các chuyên gia đào tạo của chúng tôi sẽ mang đến cho khách hàng chuẩn đào tạo cao nhất có tại Việt Nam

Các khóa học thiết kế theo yêu cầu:

Các khóa đào tạo của chúng tôi được thiết kế theo yêu cầu của khách hàng và do

đó rất thực tế Chúng tôi nghiên cứu thực tiễn về văn hóa, trình độ và ngành nghề của khách hàng để đảm bảo tính thực tế và lâu dài cho các kỹ năng mà chúng tôi trang bị cho đội ngũ nhân viên của bạn Chúng tôi cũng hỗ trợ khách hàng trong việc nhận diễn và đào tạo các nhân viên xuất sắc trong công ty

 Tuyển dụng nhân sự cấp cao:

- Hiểu rõ khách hàng:

Một dự án tìm kiếm Nhân sự cấp cao thành công phải được bắt đầu từ việc hiểu

rõ các nhu cầu kinh doanh và văn hóa tổ chức của khách hàng Đội ngũ tuyển dụng Nhân

sự cấp cao sẽ cộng tác chặt chẽ với khách hàng trong việc xác định các bản sắc và giá trị cốt lõi của tổ chức, từ đó xây dựng một bản mô tả công việc chi tiết về phạm vi, trách nhiệm, và các tiêu chí chủ yếu cho việc lựa chọn ứng viên

- Nhận dạng ứng viên xuất sắc:

Chúng tôi kết hợp nhiều biện pháp để xác định một nhóm ứng viên tiềm năng đủ lớn cho mỗi dự án tuyển dụng Nhân sự cấp cao Các biện pháp này bao gồm việc tìm kiếm trong cơ sở dữ liệu rộng khắp của công ty, mạng lưới quan hệ và chủ động liên lạc

và tuyển dụng ứng viên tiềm năng Dựa trên hiểu biết về tổ chức của khách hàng và các yêu cầu cụ thể với vị trí tuyển dụng, chúng tôi nhận diện, đánh giá và giới thiệu cho khách hàng các ứng viên có cơ hội thành công cao nhất

- Hỗ trợ toàn diện:

Chúng tôi hỗ trợ khách hàng trên mọi phương diện trong quá trình tuyển dụng, bao gồm việc đánh giá, liên lạc và lựa chọn ứng viên, đàm phán lươn và xác minh lại thông tin về ứng viên Chúng tôi đóng vai trò là một nhà tư vấn đáng tin cậy cho cả hai phía để đảm bảo sự rõ ràng về các kỳ vọng và thông tin hiệu quả Sau khi đã tuyển ứng viên thành công, chúng tôi sẽ tiếp tục duy trì liên lạc với cả hai bên để đảm bảo một quá trình chuyển đổi suôn sẻ và thành công lâu dài.\