206 chuyen de tot nghiep nghiệp vụ bán hàng nội địa tại cty XNK nông sản thực phẩm HN www ebookvcu com 206VIP

chuyên đề kế toán tiền lương, hoạch toán chi phí sản xuất, kế toán bán hàng, kế toán tiền lương, kế toán nguyên vật liệu, KT tính giá thành sản phẩm

Luận văn tốt nghiệp

Lời nói đầu

Từ khi chuyển đổi cơ chế tập trung quan liêu bao cấp sang cơ chế thị ờng đã làm cho nền kinh tế sôi động hơn với sự cạnh tranh bình đẳng giữa cácdoanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế

tr-Trong nền kinh tế thị trờng, các doanh nghiệp thơng mại muốn tồn tại để

tự khẳng định mình và có chỗ đứng vững chắc trên thị trờng đòi hỏi hàng hoábán ra phải đợc thị trờng, đợc ngời tiêu dùng chấp nhận Mục tiêu của doanhnghiệp là hoạt động kinh doanh có hiệu quả, bảo toàn và phát triển vốn để tạotiền đề cho việc mở rộng thị phần trong nớc cũng nh nớc ngoài Để bắt kịp xuthế phát triển và không bị đẩy ra khỏi “cuộc chơi ”, các doanh nghiệp thơngmại phải tổ chức tốt nghiệp vụ bán hàng, bán hàng là khâu quyết định trực tiếp

đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

Bán hàng hay còn gọi là tiêu thụ là khâu cuối cùng trong hoạt động kinhdoanh của doanh nghiệp thơng mại Để tiêu thụ đạt hiệu quả, hàng hoá bán raphải có chất lợng cao, giá thành hạ, đủ sức cạnh tranh với các sản phẩm cùngloại trên thị trờng Bởi có tiêu thụ tốt sản phẩm doanh nghiệp mới đảm bảohoạt động kinh doanh đợc thờng xuyên liên tục Qua đó doanh nghiệp sẽ tăngnhanh vòng quay vốn, có thu nhập để bù đắp chi phí và tích luỹ vốn đầu t pháttriển Bán hàng có ý nghĩa đối với doanh nghiệp thơng mại, với nền kinh tếcũng nh toàn xã hội Nó có ảnh hởng trực tiếp mang tính quyết định đến kếtquả hoạt động của doanh nghiệp thơng mại Nó cung cấp một lợng sản phẩmhàng hóa thiết yếu cho nhu cầu hàng ngày của ngời dân và nhu cầu sản xuấtcủa các nghành kinh tế khác có liên quan Để hoàn thành tốt kế hoạch tiêu thụhàng hoá, mỗi doanh nghiệp đều có những biện pháp tổ chức và quản lý màtrong đó kế toán nghiệp vụ bán hàng giữ vai trò quan trọng.Việc tổ chức hợp lýquá trình hạch toán kế toán nghiệp vụ bán hàng là yêu cầu hết sức cần thiếtkhông riêng với bất cứ doanh nghiệp thơng mại nào.Thực tế nền kinh tế quốcdân đã và đang cho thấy rõ điều đó Tuy nhiên công cụ này đã đợc sử dụng triệt

để cha lại là vấn đề cần đề cập đến

Nhận thức đợc vai trò, ý nghĩa của công tác bán hàng đòi hỏi các doanhnghiệp thơng mại không ngừng củng cố, nâng cao, hoàn thiện kế toán bán hàng

để theo kịp tốc độ phát triển của nền kinh tế hiện nay

Trong quá trình thực tập tại Công ty xuất nhập khẩu nông sản thực phẩm

Hà Nội, em nhận thấy việc hoàn thiện kế toán bán hàng tăng cờng hiệu quả củacông tác hạch toán kế toán nghiệp vụ bán hàng là một đề tài hay góp phần đaviệc hạch toán kế toán nghiệp vụ bán hàng trở thành một công cụ đắc lực phục

Luận văn tốt nghiệp

vụ cho việc lập kế hoạch tiêu thụ hàng hoá và ra các quyết định của nhà quản

lý Đợc sự giúp đỡ nhiệt tình của thầy Nguyễn Viết Tiến, các cô chú anh chịphòng kế toán Công ty xuất nhập khẩu nông sản thực phẩm Hà Nội cùng vớinhững kiến thức đã học ở trờng, em đã thực hiện luận văn của mình với đề tài:

Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng nội địa ở công ty xuất nhập“

khẩu nông sản thực phẩm Hà Nội ”

Phơng pháp nghiên cứu của đề tài trên cơ sở phân tích về mặt lý luận kếtoán nói chung và kế toán nghiệp vụ bán hàng nói riêng kết hợp với thực tiễnkinh doanh và kế toán nghiệp vụ bán hàng tại công ty xuất nhập khẩu nông sảnthực phẩm Hà Nội từ đó có những ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện hơn nữa kếtoán nghiệp vụ bán hàng ở công ty

Ngoài lời nói đầu và kết luận, nội dung của luận văn gồm 3 chơng :

Ch

ơng 1 : Cơ sở lý luận của việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng trong

doanh nghiệp thơng mại

Ch

ơng 2 : Thực trạng kế toán nghiệp vụ bán hàng nội địa tại công ty xuất nhập

khẩu nông sản thực phẩm Hà Nội

Ch

ơng 3 : Phơng hớng hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng nội địa ở công ty

xuất nhập khẩu nông sản thực phẩm Hà Nội

Do thời gian thực tập có hạn, kinh nghiệm thực tế cha có, khả năng lýluận còn nhiều hạn chế nên bản luận văn này khó tránh khỏi những sai sót Emrất mong nhận đợc ý kiến đóng góp bổ sung của các thầy cô giáo, các cô chúanh chị phòng kế toán của công ty để đề tài của em đợc hoàn thiện hơn nữa

Chơng 1

Cơ sở lý luận của việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụbán hàng trong các doanh nghiệp thơng mạI

1.1 Một số vấn đề chung về nghiệp vụ bán hàng

1.1.1 Đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp thơng mại trong nền kinh tế thị ờng

tr-1.1.1.1 Đặc điểm của nền kinh tế thị trờng

Đất nớc ta đang từng bớc phát triển theo nền kinh tế hàng hoá nhiềuthành phần theo định hớng xã hội chủ nghĩa Để làm đợc điều này thì Đảng vàNhà nớc đang từng bớc đổi mới và hoàn thiện một nền kinh tế thị trờng theo môhình t bản chủ nghĩa sang một nền kinh tế thị trờng mang "phong cách" xã hội

Luận văn tốt nghiệp

chủ nghĩa Nền kinh tế mà ở đó những khuyết tật của thị trờng đợc hạn chế tớimức thấp nhất Điều này không phải dễ bởi nó là bài toán khó của các quốc giaanh em có cùng một mô hình nh chúng ta đó là Trung Quốc, Cu Ba và một sốnớc khác Đến bây giờ theo đánh giá của nhiều chuyên gia kinh tế thì hiện naychỉ có Trung Quốc là thành công hơn so với các nớc khác khi vận dụng môhình Chính vì những khó khăn trên mà Đảng và Nhà nớc ta phải luôn có những

đờng lối, chính sách trong từng thời kỳ ,từng giai đoạn của quá trình phát triểnhay nói một cách đơn giản đó là những nội dung định hớng XHCN nền kinh tếthị trờng ở nớc ta

Định hớng XHCN trong nền kinh tế thị trờng ở nớc ta đó là định hớngcủa một xã hội mà ở đó sự hùng mạnh của quốc gia là nhờ vào sự giàu có vàhạnh phúc của dân c Xã hội không còn tình trạng ngời bóc lột ngời mọi ngờilàm việc theo năng lực hởng theo lao động Tất nhiên, đây vẫn còn là ớc mơ củaNhà nớc ta song là cơ sở để Đảng và Nhà nớc ta xây dựng các mục tiêu mộtcách phù hợp

Đó là việc thực hiện tăng trởng kinh tế và công bằng xã hội, nền kinh tếcủa nớc ta có trình độ phát triển cao, môi trờng sinh thái đợc bảo vệ, kinh tếnhà nớc phải phát huy đợc vai trò chủ đạo cùng với kinh tế hợp tác làm nềntảng cho chế độ xã hội mới, Nhà nớc quản lý nền kinh tế vì mục tiêu dân giàunớc mạnh xã hội công bằng văn minh, kinh tế của ta là nền kinh tế dân tộc hoànhập với nền kinh tế thế giới

Xét trên góc độ vi mô thì doanh nghiệp là "tế bào" của thực thể kinh tếthì nó cũng chịu sự tác động của các hoạt động trong nền kinh tế Mà tr ớc tiên

nó sẽ chịu sự tác động của các quy luật trong nền kinh tế thị trờng.Nh các quyluật giá trị, cạnh tranh, cung cầu và lu thông tiền tệ

Nhng dù là nền kinh tế thị trờng theo đờng lối TBCN hay theo đờng lốiXHCN thì nó cũng có những đặc trng chung nhất định.Vì vậy trớc tiên chúng taphải đi tìm hiểu về các đặc điểm này để từ đó mới dẫn dắt theo con đ ờng mà talựa chọn

Trớc tiên, ta phải thấy rằng nền kinh tế thị trờng có tính tự chủ của cácchủ thể kinh tế rất cao Trong nền kinh tế tập trung quan liêu bao cấp thì cácdoanh nghiệp hoạt động rất bị động tất cả đều do cấp trên đa xuống các chỉ tiêuphải hoàn thành kế hoạch trong năm điều này khiến cho các doanh nghiệpkhông có sự năng động, sáng tạo trong hoạt động sản xuất kinh doanh Nhngtrong nền kinh tế thị trờng thì các doanh nghiệp luôn phải vận động để làm sao

Giá cả hàng hoá đợc quyết định ngay trên thị trờng do sự tác động qualại của cung và cầu Vì vậy, giá cả trong nền kinh tế thị trờng không bao giờ cố

định nhng cái quyết định vẫn là giá trị

Cạnh tranh là một tất yếu của thị trờng bởi các doanh nghiệp trong nềnkinh tế hàng hoá đều mong muốn và coi mục tiêu cuối cùng của mình là thu đ-

ợc lợi nhuận Chính vì vậy, mà khi tiến hành hoạt động kinh doanh trên thị ờng họ phải chịu sự cạnh tranh rất lớn từ các đối thủ trong cùng một ngànhhoặc khác ngành Cạnh tranh sẽ đào thải những doanh nghiệp hoạt động kinhdoanh không có hiệu quả và sẽ giúp cho các doanh nghiệp "chiến thắng " có đ-

tr-ợc nhiều kinh nghiệm hơn trên thơng trờng và lớn mạnh hơn về tiềm lực kinhtế

Kinh tế thị trờng là hệ thống kinh tế mở Kinh tế thị trờng luôn đòi hỏi sự

mở cửa, bởi một nền kinh tế mà hàng hoá luôn dồi dào thì sẽ dẫn đến sự ứ đọnghàng hoá trong nớc nếu ta không mở cửa, khiến dẫn đến hiện tợng khủng hoảngthừa nó đòi hỏi các doanh nghiệp phải có những giao dịch với nớc ngoài để cóthể làm giảm đợc hàng hoá thừa đồng thời nhờ có nền kinh tế mở mà ta có thể

có đợc các loại hàng hoá mà ta còn thiếu hoặc cha sản xuất đợc Đặc biệt trong

điều kiện hiện nay khi mà quốc tế hoá ngày càng lớn thì việc mở cửa là một vấn

đề hết sức quan trọng

1.1.1.2 ảnh hởng của nền kinh tế thị trờng đối với nghiệp vụ bán hàng

Kinh doanh trong nền kinh tế thị trờng các doanh nghiệp trớc hết phảigiải đáp các vấn đề: kinh doanh hàng hoá gì, hớng tới đối tợng khách hàng nào

và kinh doanh nh thế nào

Nếu nh trớc đây các doanh nghiệp thơng mại hoạt động theo một hệthống các chỉ tiêu từ trên xuống dới: vốn do nhà nớc cấp, kế hoạch mua bán,giá cả đã có sẵn chỉ việc tuân theo, lãi doanh nghiệp hởng, lỗ nhà nớc chịu…Khi chuyển sang nền kinh tế thị trờng không còn đợc nhà nớc bao cấp nữa, các

Luận văn tốt nghiệp

doanh nghiệp thơng mại phải tự tìm hớng đi cho mình, tự hạch toán độc lập Dovậy, mỗi doanh nghiệp thơng mại phải đề ra chiến lợc kinh doanh đúng đắn để

có thể đạt đợc mục tiêu của mình trong cuộc cạnh tranh đầy khắc nghiệt này

Có thể nói, tiêu thụ hàng hoá trong nền kinh tế thị trờng là quá trình gồm nhiềuhoạt động: nghiên cứu thị trờng, nghiên cứu ngời tiêu dùng, các chính sách vàhình thức bán hàng…để doanh nghiệp tiếp cận đợc với khách hàng, thoả mãnnhu cầu của khách hàng Do có sự cạnh tranh giữa các thành phần kinh tế nêndoanh nghiệp phải nắm bắt rõ nhu cầu thị hiếu của ngời tiêu dùng, phục vụ cho

họ những sản phẩm tốt nhất cả về kiểu dáng, chất lợng, giá cả cùng các dịch vụkèm theo

Vì vậy các nhà kinh doanh cần tìm kiếm những biện pháp thúc đẩy tiêuthụ hàng hoá và từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh nói chung Quahoạt động bán hàng doanh nghiệp từng bớc chiếm lĩnh thị trờng, thu lợi nhuận,tạo dựng vị thế và uy tín của mình trên thơng trờng

1.1.2 Đặc điểm nghiệp vụ bán hàng trong doanh nghiệp thơng mại

1.1.2.1 Khái niệm bán hàng

Bán hàng là quá trình trao đổi thông qua các phơng tiện thanh toán đểthực hiện giá trị của hàng hoá, dịch vụ Trong quá trình đó doanh nghiệpchuyển giao sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ cho khách hàng còn khách hàng phảitrả cho doanh nghiệp khoản tiền tơng ứng với giá bán của sản phẩm, hàng hoá,dịch vụ theo giá qui định hoặc giá thoả thuận Hàng hoá trong các doanhnghiệp thơng mại là hàng hoá mua vào đế bán ra nhằm đáp ứng nhu cầu sảnxuất, tiêu dùng và xuất khẩu Quá trình bán hàng là quá trình vận động của vốnkinh doanh từ vốn hàng hoá sang vốn bằng tiền và hình thành kết quả kinhdoanh Quá trình bán hàng hoàn tất khi hàng hoá đợc chuyển giao cho ngờimua và doanh nghiệp đã thu đợc tiền bán hàng hoặc khách hàng chấp nhậnthanh toán

Qua đó, ta có thể khái quát đặc điểm chủ yếu của quá trình bán hàng nhsau:

- Về mặt hành vi: Có sự thoả thuận trao đổi diễn ra giữa ngời mua và ngờibán Ngời bán đồng ý bán, ngời mua đồng ý mua, ngời bán xuất giao hàng chongời mua, ngời mua trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền

- Về bản chất kinh tế: Bán hàng là quá trình thay đổi quyền sở hữu hàng hoá.Sau khi bán hàng quyền sở hữu hàng hoá chuyển cho ngời mua, ngời bánkhông còn quyền sở hữu về số hàng đã bán

Luận văn tốt nghiệp

Thực hiện quá trình bán hàng, đơn vị bán xuất giao cho khách hàng mộtkhối lợng hàng hoá nhất định theo thoả thuận hoặc hợp đồng đã ký kết và sẽnhận lại từ khách hàng một khoản tiền tơng ứng với giá bán số hàng hoá đó

Doanh thu bán hàng đợc hình thành đó chính là nguồn bù đắp chi phí vàhình thành kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

Về nguyên tắc chỉ khi nào chuyển quyền sở hữu hàng hoá từ đơn vị bánsang khách hàng và khách hàng thanh toán tiền hoặc chấp nhận thanh toán thìhàng mới đợc coi là bán, lúc đó mới phản ánh doanh thu Do đó tại thời điểmxác nhận là bán hàng và ghi nhận doanh thu có thể doanh nghiệp thu đợc tiềnhàng hoặc cũng có thể cha thu đợc vì ngời mua mới chấp nhận trả

Đối với ngời tiêu dùng công tác bán hàng đáp ứng đợc nhu cầu tiêu dùngcủa khách hàng Chỉ có thông qua bán hàng thì tính hữu ích của hàng hoá mới

đợc thực hiện và đợc xác định về mặt số lợng, chất lợng, chủng loại, thời gian,

sự phù hợp với thị hiếu ngời tiêu dùng mới đợc xác định rõ Nh vậy bán hàng là

điều kiện để tái sản xuất xã hội

Quá trình bán hàng còn ảnh hởng đến quan hệ cân đối giữa các nghành,giữa các doanh nghiệp với nhau, tác động đến quan hệ cung cầu trên thị tr-ờng.Công tác bán hàng của doanh nghiệp mà tổ chức tốt, thông suốt sẽ tác

động đến hoạt động mua hàng, sản xuất, dự trữ, tạo điều kiện thúc đẩy quátrình kinh doanh tiến hành một cách nhanh chóng, đồng vốn đợc luân chuyểnnhanh Kinh doanh có lãi thì doanh nghiệp mới có điều kiện mở rộng thị trờng,nâng cao nghiệp vụ, trình độ quản lý và đời sống của cán bộ công nhân viêntrong doanh nghiệp, tạo nguồn tích luỹ quan trọng trong nền kinh tế quốc dân.Một doanh nghiệp đợc coi là kinh doanh có hiệu quả nếu có tích luỹ và toàn bộchi phí bỏ ra trong quá trình kinh doanh đều đợc bù đắp lại bằng thu nhập vềbán hàng

Bán hàng là điều kiện vô cùng quan trọng để doanh nghiệp đứng vữngtrên thị trờng Do đó công tác bán hàng cần phải đợc nắm bắt, theo dõi chặt

Luận văn tốt nghiệp

chẽ, thờng xuyên quá trình bán hàng từ khâu mua hàng, dự trữ, bán hàng, thanhtoán thu nộp kịp thời đảm bảo xác định kết quả kinh doanh đúng tránh hiện t-ợng lãi giả, lỗ thật

Trong doanh nghiệp thơng mại, bán buôn hàng hoá thờng áp dụng haiphơng thức:

 Bán buôn qua kho : là phơng thức bán hàng mà hàng hoá đợc đa về kho của

đơn vị rồi mới tiếp tục chuyển bán Bán buôn qua kho đợc tiến hành dới haihình thức:

- Bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp : theo hình thức này

bên mua cử cán bộ nghiệp vụ trực tiếp đến nhận hàng trực tiếp tại kho của bênbán Số hàng đợc xác định là tiêu thụ khi đại diện bên mua ký nhận hàng và đãtrả tiền hoặc chấp nhận nợ

- Bán buôn qua kho theo hình thức chuyển hàng : theo hình thức này bên bán

xuất kho để giao hàng cho bên mua tại địa điểm ngời mua đã qui định tronghợp đồng kinh tế giữa hai bên bằng phơng tiện vận tải tự có hoặc thuê ngoài.Khi hàng hoá vận chuyển thì vẫn thuộc bên bán Chứng từ gửi hàng đi là phiếugửi hàng, vận đơn vận chuyển Chứng từ bán hàng cũng là hoá đơn hoặc phiếuxuất kho kiêm hoá đơn Hàng hoá gửi đi cha phải là bán mà vẫn thuộc quyền sởhữu doanh nghiệp Hàng gửi đi đợc xác định là tiêu thụ khi bên mua trả tiềnhoặc chấp nhận trả tiền

 Bán buôn vận chuyển thẳng : Là trờng hợp hàng hoá bán cho bên mua đợc

giao thẳng từ kho của bên cung cấp hoặc giao thẳng từ bến cảng nhà ga chứkhông qua kho của công ty Bán buôn vận chuyển thẳng là phơng thức bánhàng tiết kiệm nhất vì nó giảm đợc chi phí lu thông, tăng nhanh sự vận độngcủa hàng hoá Nhng phơng thức này chỉ áp dụng trong trờng hợp cung ứnghàng hoá có kế hoạch, khối lợng hàng hoá lớn, hàng bán ra không cần chọn lọc,bao gói Phơng thức này có thể thực hiện theo các hình thức sau:

Luận văn tốt nghiệp

- Bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức giao trực tiếp (hình thức giaotay ba) : Theo hình thức này, doanh nghiệp tiến hành buôn bán với bên cungcấp về mua hàng đồng thời tiến hành thanh toán với bên mua về bán hàng Cả 3bên cùng chứng kiến việc giao nhận hàng hoá Khi bên mua ký nhận đủ hàng

và đã trả tiền hoặc chấp nhận nợ thì hàng hoá đợc xác định là tiêu thụ

- Bán buôn vận vận chuyển thẳng theo hình thức vận chuyển hàng :Theo hình

thức này, doanh nghiệp thơng mại sau khi mua hàng, nhận hàng mua, bằng

ph-ơng tiện vận tải tự có hoặc thuê ngoài chuyển hàng đến giao cho bên mua tại

địa điểm đã qui định trong hợp đồng kinh tế Hàng hoá đợc xác định là tiêu thụkhi nhận đợc tiền của bên mua thanh toán hoặc giấy báo của bên mua đã nhận

đợc hàng và chấp nhận thanh toán

 Hình thức bán hàng thu tiền trực tiếp : Đây là hình thức bán hàng mà nhân

viên bán hàng trực tiếp thu tiền của khách hàng và giao hàng cho khách Tronghình thức này nhân viên bán hàng là ngời chịu trách nhiệm vật chất về số hàng

đã nhận ra quầy để bán lẻ Để phản ánh rõ số lợng hàng nhận ra và đã bán thìnhân viên bán hàng phải tiến hành hạch toán nghiệp vụ trên các thẻ hàng ởquầy hàng Thẻ hàng đợc mở cho từng mặt hàng để ghi chép sự biến động củahàng hóa trong từng ca, từng ngày Cuối ca, ngày nhân viên bán hàng phải kiểmtiền, làm giấy nộp tiền bán hàng trong ca, cuối ngày để ghi chép vào thẻ và lậpbáo cáo bán hàng Phơng thức này áp dụng phổ biến ở những công ty thơng mạibán lẻ vì tiết kiệm đợc lao động, khách mua hàng thuận tiện nhng nếu khôngquản lý chặt chẽ dễ xảy ra tiêu cực, mất tiền…

 Hình thức bán hàng thu tiền tập trung : Là phơng thức bán hàng mà nghiệp

vụ bán hàng và thu tiền tách rời nhau, mỗi quầy hàng có nhân viên thu ngânlàm nhiệm vụ viết hoá đơn hoặc tích kê thu tiền của khách mua hàng Kháchhàng sẽ cầm hoá đơn hoặc tích kê đến nhận hàng ở quầy do nhân viên thu ngângiao và trả hoá đơn, tích kê cho nhân viên bán hàng Cuối ca, cuối ngày nhânviên thu ngân kiểm tiền làm giấy nộp tiền bán hàng, còn nhân viên bán hàngcăn cứ vào số hàng đã giao theo các hoá đơn và tích kê thu lại hoặc kiểm kêhàng hoá còn lại cuối ca, cuối ngày để xác định hàng hóa đã giao, lập báo cáo

 Hình thức bán hàng trả góp : Là phơng thức bán hàng thu tiền nhiều lần.

Ngời mua sẽ thanh toán lần đầu tại thời điểm mua Số tiền còn lại ngời muachấp nhận trả dần ở các kỳ tiếp theo Ngoài số tiền phải trả theo giá mua hànghoá, ngời mua còn phải trả thêm một khoản tiền lãi do trả chậm Theo hìnhthức trả góp, về mặt hạch toán khi giao hàng cho ngời mua thì lợng hàngchuyển giao đợc coi là tiêu thụ Hình thức này giúp doanh nghiệp mở rộng thịtrờng tiêu thụ, thu hút đợc nhiều khách hàng

 Hình thức bán hàng tự phục vụ : Hình thức này hiện đang phát triển mạnh

mẽ ở nớc ta, đợc tổ chức dới dạng cửa hàng tự chọn hoặc siêu thị Khách hàng

đến mua hàng tự do lựa chọn rồi mang ra bộ phận thu tiền để thanh toán Nhânviên thu ngân tính rồi thu tiền của khách hàng lập hoá đơn bán hàng và cuốingày nộp tiền cho thủ quỹ Hình thức này đòi hỏi vốn đầu t lớn vì phải trang bịcác phơng tiện kỹ thuật hiện đại vào việc bán hàng

1.1.2.3.3 Phơng thức bán hàng đại lý

Là phơng thức mà doanh nghiệp thơng mại xuất hàng giao cho bênnhận đại lý để bán Bên đại lý sẽ trựctiếp bán hàng, thanh toán tiền cho doanhnghiệp thơng mại và đợc hởng hoa hồng đại lý Số hàng gửi đại lý vẫn thuộcquyền sở hữu của doanh nghiệp và đợc xác định là tiêu thụ khi doanh nghiệpnhận đợc tiền do bên đại lý thanh toán hoặc nhận giấy báo chấp nhận thanhtoán

1.1.2.4 Giá cả hàng hoá

Các doanh nghiệp thơng mại hiện nay trên thị trờng đều cạnh tranh vớinhau bằng giá cả và chất lợng hàng hoá Tuy nhiên, dù hàng hoá có chất lợngtốt đi chăng nữa mà giá lại quá cao thì không thể thu hút đợc khách hàng Bởivậy, giá cả là một trong những yếu tố vô cùng quan trọng, là vũ khí chiến lợc

có vai trò quyết định đến doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp Trong nềnkinh tế thị trờng, lợi nhuận đợc coi là một tiêu chí quan trọng, là mục tiêu cuối

Luận văn tốt nghiệp

cùng mà mỗi doanh nghiẹp đều hớng tới Vì thế, việc xác định giá bán là mộtcông việc rất khó khăn, mỗi doanh nghiệp phải tự xác định cho mình mức giáphù hợp dựa vào nhu cầu thị trờng, điều kiện của mình…Hiện nay doanhnghiệp thờng xác định giá bán theo công thức:

Giá bán = Giá mua thực tế + Thặng số thơng mại Thặng số thơng mại = Giá mua thực tế x Tỉ lệ(%)thặng số thơng mại

 Ph ơng thức thanh toán ngay : Sau khi giao hàng cho bên mua và bên mua

chấp nhận thanh toán luôn, bên bán có thể thu tiền hàng ngay bằng tiền mặt,séc, hoặc có thể bằng hàng ( nếu bán hàng theo phơng thức hàng đổi hàng ).Phơng thức này áp dụng đối với khách hàng không thờng xuyên liên tục giaodịch thì trớc khi nhận hàng phảI thanh toán đầy đủ tiền hàng theo hoá đơn Nếumuốn nợ lạI phảI có tàI sản thế chấp hay tín chấp của công ty, cá nhân khác

đứng ra cam đoan trả đúng hạn theo quy định

 Ph ơng thức thanh toán chậm trả : Theo phơng thức này, bên bán sẽ nhận

đợc tiền hàng sau một khoảng thời gian mà hai bên thoả thuận trớc Do đó hìnhthành khoản công nợ phảI thu của khách hàng Nợ phảI thu cần đợc hạch toánchi tiết cho từng đối tợng phảI thu Việc cho khách hàng nợ hay là thanh toánsau đối với doanh nghiệp chỉ hạn chế trong một thời gian ngắn mà cho một số ítkhách hàng mua bán thờng xuyên, có tín nhiệm, làm ăn lâu dài

1.1.2.6 Phạm vi và thời điểm ghi chép

Luận văn tốt nghiệp

Trong doanh nghiệp thơng mại, bán hàng là khâu cuối cùng của hoạt

động kinh doanh và có tính quyết định đến cả quá trình kinh doanh Bởi vậy,việc xác định đúng hàng bán có ý nghĩa vô cùng quan trọng, giúp cho việc xác

định chính xác doanh thu bán hàng, từ đó tạo đIều kiện cho việc tổ chức kếtoán bán hàng đợc khoa học và theo dõi chặt chẽ các khoản phải thu của kháchhàng để đôn đốc khách hàng thanh toán kịp thời

Hàng hoá đợc gọi là hàng bán khi doanh nghiệp xuất giao hàng chokhách hàng đã thu đợc tiền ngay hoặc khách hàng đã chấp nhận thanh toán.Theo quy định hiện nay, hàng hoá của doanh nghiệp đợc xác định là hàng bántrong các trờng hợp:

- Thực hiện bán hàng theo phơng thức trả ngay ( đã thu đợc tiền mặt, séc, giấybáo có…)

- Thực hiện bán hàng theo phơng thức trả chậm, khoản tiền này đợc goi làkhoản phải thu của khách hàng Doanh thu này là doanh thu trả chậm

- Khách hàng ứng trớc tiền mua hàng của doanh nghiệp Khi chuyển hàng trảcho khách thì hàng hoá đó đợc coi là hàng bán và khi đó doanh thu bán hàngcũng đợc ghi nhận

Nh vậy, thời điểm để xác định hàng bán không phải tính từ lúc xuất giaohàng cho khách hàng mà phải căn cứ vào thời điểm thanh toán của khách hàng,tức là lúc doanh nghiệp thu đợc tiền về nếu khách hàng thanh toán bằng tiềnmặt hoặc nhận giấy báo có của ngân hàng nếu khách hàng thanh toán bằnghình thức chuyển khoản qua ngân hàng Do đó, hàng hoá gửi đi của doanhnghiệp về mặt pháp lý vẫn thuộc quyền sở hữu của đơn vị, chỉ khi nào kháchhàng trả tiền hay chấp nhận thanh toán thì lúc đó số hàng hoá gửi đi mới thuộcquyền sở hữu của khách hàng Khi đó hàng hoá của doanh nghiệp mới đợc coi

là hàng bán và doanh thu bán hàng sẽ đợc ghi nhận

1.1.3 Yêu cầu quản lý nghiệp vụ bán hàng

Nghiệp vụ bán hàng có liên quan đến nhiều khách hàng khác nhau, cácphơng thức bán hàng, các thể thức thanh toán Quản lý nghiệp vụ bán hàngtrong doanh nghiệp thơng mại chính là việc quản lý về số lợng, chất lợng, giácả hàng hoá, về việc thu hồi tiền hàng và xác định kết quả kinh doanh Yêu cầu:

- Để quản lý về số lợng đòi hỏi phải thờng xuyên phản ánh giám đốc tìnhhình sự vận động của từng loại hàng hoá trong quá trình nhập – xuất – tồnkho cả về số lợng và mặt hàng, phát hiện kịp thời hàng hoá ứ đọng để có biệnpháp giải quyết nhanh chóng số hàng

Luận văn tốt nghiệp

- Về mặt chất lợng, phải làm tốt công tác kiểm tra, phân cấp mặt hàng và cóchế độ bảo quản riêng đối với từng loại mặt hàng, nhất là các loại mặt hàng dễ

h hỏng, kịp thời phát hiện các sản phẩm kém phẩm chất Có nh vậy mới giữ đợc

uy tín của doanh nghiệp trên thị trờng, kéo dài chu kỳ khai thác của doanhnghiệp

- Nắm bắt, theo dõi chặt chẽ từng phơng thức bán hàng, từng thể thức thanhtoán, từng loại hàng hoá và từng khách hàng Đôn đốc thanh toán, thu hồi đầy

đủ tiền hàng

- Tính toán xác định đúng đắn kết quả từng loại hoạt động và thực hiệnnghiêm túc cơ chế phân phối lợi nhuận Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với nhà nớctheo quy định

1.1.4 Nhiệm vụ của kế toán nghiệp vụ bán hàng

Mục tiêu lớn nhất đối với mỗi doanh nghiệp là có thể cạnh tranh trên thịtrờng và đợc ngời tiêu dùng chấp nhận, qua đó mở rộng thị phần nhằm khẳng

định chỗ đứng của mình Trong các doanh nghiệp, kế toán là công cụ đắc lựcphục vụ cho việc quản lý hoạt động kinh doanh và lập kế hoạch tiêu thụ Đểphát huy vai trò của kế toán đối với hoạt động kinh doanh, kế toán bán hàngcần phải thực hiện tốt các nhiệm vụ:

1.1.4.1 Ghi chép, phản ánh kịp thời đầy đủ doanh thu bán hàng

1.1.4.2 Ghi chép, phản ánh kịp thời, đầy đủ các khoản giảm trừ doanh thu vàxác định đúng doanh thu thuần của hàng hoá đã tiêu thụ

1.1.4.3 Tính toán chính xác giá mua thực tế của hàng hoá đã tiêu thụ, nhằm xác

định đúng đắn kết quả kinh doanh trong kỳ của doanh nghiệp Trị giá hàng xuấtbán đợc xác định theo một trong các phơng pháp sau:

 Ph ơng pháp giá thực tế đích danh : Theo phơng pháp này, hàng hoá đợc

xác định giá trị theo đơn chiếc hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho

đến lúc xuất dùng ( trừ trờng hợp điều chỉnh ) Khi xuất hàng hoá nào sẽ tínhtheo giá thực tế của hàng hoá đó Phơng pháp này thờng sử dụng với các loạihàng hoá có giá trị cao và có tính tách biệt

 Ph ơng pháp giá bình quân : Đầu tiên phải tính giá mua bình quân của hàng

hoá luân chuyển trong kỳ đối với từng hàng hoá theo công thức:

Trị giá mua của Trị giá mua của

hàng hoá còn + hàng hoá nhập

Trị giá mua Số lợng hàng Giá mua

của hàng hoá = hoá xuất kho x bình quân

xuất kho trong kỳ trong kỳ đơn vị

Cuối kỳ tính trị giá mua của số hàng hoá xuất kho trong kỳ bằng cáchtổng cộng trị giá mua của từng thứ hàng hoá xuất kho

 Ph ơng pháp nhập tr ớc- xuất tr ớc : Theo phơng pháp này, trớc hết ta phảI

xác định đợc đơn giá thực tế nhập kho của từng lần nhập và dựa trên giả thiết sốhàng nào nhập trớc thì xuất kho trớc, xuất hết số nhập trớc mới đến số nhậpsau Khi xuất bán lấy trị giá thực tế của lần nhập đó làm cơ sở để tính trị giáthực tế của hàng xuất bán Công thức tính:

Trị giá mua Giá mua thực tế đơn vị Số lợng hàng hoá xuất của hàng hoá = hàng hoá nhập kho theo x kho trong kỳ thuộc sốxuất kho trong kỳ từng lần nhập kho trớc lợng từng lần nhập kho

Phơng pháp này thích hợp trong trờng hợp giá cả giảm hoặc có xu hớnggiảm

 Ph ơng pháp nhập sau – xuất tr ớc : Theo phơng pháp này cũng phải xác

định đợc đơn giá thực tế của từng lần nhập kho và giả thiết lô hàng nào nhậpsau thì xuất trớc, nhập trớc thì tính sau Khi xuất bán căn cứ vào trị giá thực tếlúc nhập để tính trị giá thực tế của hàng xuất bán Công thức tính:

Trị giá mua của Giá mua thực tế Số lợng hàng hoáhàng hoá xuất = đơn vị hàng hoá x xuất kho trong kỳkho trong kỳ nhập kho theo thuộc số lợng

từng lần nhập kho sau từng lần nhập kho Phơng pháp này thích hợp trong trờng hợp lạm phát

Luận văn tốt nghiệp

Trên thực tế tình hình kinh doanh luôn biến động đòi hỏi các doanhnghiệp thơng mại phải biết thích ứng với sự thay đổi này Do đó, nhà quản lýnên áp dụng phơng pháp tính giá mua hàng xuất kho cho phù hợp đồng thờiphải nắm bắt kịp thời thông tin từ thị trờng, từ khách hàng để đa ra mức giábán cho hợp lý

1.2 Kế toán nghiệp vụ bán hàng trong các doanh nghiệp thơng mại

1.2.1 Hạch toán ban đầu

Hạch toán ban đầu là quá trình theo dõi, ghi chép, hệ thống hoá cácnghiệp vụ kinh tế trên chứng từ làm cơ sở cho hạch toán tổng hợp và hạch toánchi tiết

Đối với nghiệp vụ bán hàng thờng sử dụng một số các chứng từ:

- Hoá đơn giá trị gia tăng ( doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phơng phápkhấu trừ )

- Hoá đơn bán hàng ( doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp)

- Phiếu xuất kho

- Phiếu thu

- Chứng từ ngân hàng ( giấy báo nợ, có của ngân hàng )

- Bảng kê bán lẻ hàng hoá và dịch vụ

- Bảng kê thanh toán đại lý

- Các chứng từ khác có liên quan đến nghiệp vụ bán hàng …

1.2.2 Hạch toán tổng hợp

1.2.2.1 Tài khoản sử dụng

Hệ thống chế độ kế toán doanh nghiệp đợc BTC ban hành ngày1/11/1995 theo quyết định số 1141 QĐ/CĐKT và đợc chính thức áp dụng trongcả nớc từ ngày 1/11/1996 cùng với việc ban hành luật thuế GTGT thay luật thuếdoanh thu đợc thực hiện từ ngày 1/1/1999 thì kế toán bán hàng trong doanhnghiệp thơng mại sử dụng các tài khoản sau:

 Tài khoản 511 Doanh thu bán hàng :“ ” Tài khoản này dùng để phản ánhtổng doanh thu bán hàng thực tế của doanh nghiệp trong kỳ hạch toán

Luận văn tốt nghiệp

Kết cấu và nội dung TK 511

511

- Các khoản giảm trừ doanh thu: - Doanh thu bán hàng theo giá

+ giảm giá hàng bán ghi trên hoá đơn

+ doanh thu hàng bị trả lại

+ thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế

xuất khẩu phải nộp ( nếu có )

- Kết chuyển doanh thu thuần

Tài khoản này gồm 4 tài khoản cấp 2:

+ TK5111 “ Doanh thu bán hàng hoá ”

+ TK5112 “ Doanh thu bán thành phẩm ”

+ TK5113 “ Doanh thu cung cấp dịch vụ ”

+ TK5114 “ Doanh thu trợ cấp giá ”

 Tài khoản 512 Doanh thu bán hàng nội bộ :“ ” Tài khoản này dùng đểphản ánh doanh thu bán hàng cho các đơn vị nội bộ doanh nghiệp

Kết cấu và nội dung TK 512 : Tơng tự nh TK 511

Tài khoản này gồm 3 tài khoản cấp 2

+ TK5121 “ Doanh thu bán hàng hoá ”

+ TK5122 “ Doanh thu bán thành phẩm ”

+ TK5123 “ Doanh thu cung cấp dịch vụ ”

 Tài khoản 531 Hàng bán bị trả lại :“ ” Tài khoản này dùng để thao dõidoanh thu của số hàng hoá, thành phẩm, dịch vụ đã tiêu thụ nhng bị khách hàngtrả lại

Kết cấu và nội dung TK 531

531

- Giá bán của hàng bị - Kết chuyển giá bán của

trả lại theo từng lần hàng bị trả lại sang TK 511

phát sinh để xác định doanh thu thuần

 Tài khoản 532 Giảm giá hàng bán :“ ” Tài khoản này dùng để theo dõidoanh thu của số hàng hoá, thành phẩm, dịch vụ đã tiêu thụ nhng bị khách hàngtrả lại và trờng họp giảm giá cho ngời mua vì mua nhiều trong 1 lần

Luận văn tốt nghiệp

Kết cấu và nội dung TK 532:

532

- Các khoản giảm giá hàng - Kết chuyển toàn bộ số tiền

bán đã chấp thuận cho giảm giá hàng bán sang TK 511 ngời mua hàng để xác định doanh thu thuần

 Tài khoản 632 Giá vốn hàng hoá :“ ” Dùng để theo dõi trị giá vốn củahàng hoá, sản phẩm, dịch vụ đã xuất bán trong kỳ

Kết cấu và nội dung TK 632 632

-Trị giá vốn của hàng - Kết chuyển trị giá vốn

hoá, thành phẩm, dịch của hàng hoá, thành phẩm

vụ đã bán ra trong kỳ dịch vụ đã tiêu thụ trong kỳ

- Trị giá hàng hoá đã chuyển - Trị giá hàng hoá, dịch vụ

bán hoặc giao cho cơ sở đại lý đã đợc xác định là tiêu thụ

- Giá thành dịch vụ đã hoàn - Trị giá hàng hoá bị bên

thành nhng cha đợc chấp mua trả lại

nhận thanh toán

D nợ:

- Trị giá hàng hoá đã gửi đi

cha đợc xác định là tiêu thụ

 Tài khoản 131 Phải thu của khách hàng “ ”: Phản ánh tình hình thanhtoán giữa doanh nghiệp với ngời mua, ngời đặt hàng về số tiền phải thu đối vớihàng hoá, sản phẩm dịch vụ đã tiêu thụ

Kết cấu và nội dung TK 131

131

- Số tiền phải thu của - Số tiền giảm trừ cho khách

Các doanh nghiệp khi vận dụng TK131 phải mở sổ chi tiết theo dõi từngkhách hàng từ khi phát sinh cho đến khi thanh toán xong.

Khi lập bảng cân đối kế toán không đợc bù trừ giữa số d nợ và số d cócủa TK131 mà phải ghi theo số d chi tiết

Ngoài ra kế toán nghiệp vụ bán hàng còn sử dụng các tài khoản khác cóliên quan nh:

ơng pháp khấu trừ thuế hay phơng pháp trực tiếp mà hạch toán cho phù hợp

*Trờng hợp doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp KKTX

 Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ

- Kế toán bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp tại kho

Luận văn tốt nghiệp

Theo hình thức này, bên mua cử đại diện đến kho của doanh nghiệp

th-ơng mại để nhận hàng Sau khi xuất kho hàng hoá, đại diện bên mua ký nhận

đủ hàng và đã trả tiền hoặc chấp nhận nợ thì hàng hoá đợc xác định là tiêu thụ

- Kế toán bán buôn qua kho theo hình thức chuyển hàng

Theo hình thức này, căn cứ vào hợp đồng kinh tế, doanh nghiệp thơngmại bằng phơng tiện vận tải của mình hoặc thuê ngoài chuyển hàng đến chobên mua tại địa điểm đã thoả thuận trớc Khi bên bán nhận đợc tiền của bênmua thanh toán hoặc giấy báo của bên mua nhận đủ hàng và chấp nhận thanhtoán thì hàng hoá đợc xác định là tiêu thụ Chi phí vận chuyển nếu bên bán chịu

X/kho h.ho¸ K/chuyÓn Doanh thu b¸n hµng CPVC chi hé

chuyÓn b¸n gi¸ vèn bªn mua

Trêng hîp b¸n hµng cã chiÕt khÊu b¸n hµng, gi¶m gi¸ hµng b¸n vµ hµng

bÞ tr¶ l¹i kÕ to¸n h¹ch to¸n t¬ng tù nh b¸n bu«n qua kho theo h×nh thøc giaohµng trùc tiÕp t¹i kho

Cuèi kú kÕ to¸n tÝnh vµ kÕt chuyÓn doanh thu thuÇn cña sè hµng thùc tÕtrong kú:

Nî 511 Doanh thu thuÇn

Doanh thu gi¶m gi¸ hµng b¸n

Trêng hîp b¸n hµng cã chiÕt khÊu b¸n hµng, gi¶m gi¸ hµng b¸n, hµng bÞtr¶ l¹i kÕ to¸n h¹ch to¸n t¬ng tù nh b¸n bu«n qua kho theo h×nh thøc giao hµngtrùc tiÕp t¹i kho

Cuèi kú kÕ to¸n tÝnh vµ kÕt chuyÓn doanh thu thuÇn cña sè hµng thùc tÕtrong kú:

Nî 511 Doanh thu thuÇn

LuËn v¨n tèt nghiÖp

Trêng hîp b¸n hµng cã chiÕt khÊu b¸n hµng, gi¶m gi¸ hµng b¸n vµ hµng

bÞ tr¶ l¹i kÕ to¸n h¹ch to¸n tong tù nh b¸n bu«n qua kho theo h×nh thøc giaohµng trùc tiÕp

Cuèi kú kÕ to¸n tÝnh vµ kÕt chuyÓn doanh thu thuÇn cña sè hµng thùc tÕtrong kú:

Nî 511 Doanh thu thuÇn

K/c gi¸ vèn K/c K/c doanh thu DT theo gi¸ mua tr¶ lÇn

hµng b¸n thuÇn b¸n cha thuÕ ®Çu

3331

ThuÕ VAT 131

Sơ đồ 8

156 632 911 512 111,112

K/chuyển giá K/chuyển K/chuyển doanh Dthu bán

vốn hàng bán thu thuần hàng nội bộ

3331 1368

Số tiền phải

VAT thu nội bộ

đầu ra

Luận văn tốt nghiệp

Trờng hợp bán hàng có chiết khấu thanh toán, giảm giá hàng bán và hàngbán bị trả lại kế toán hạch toán tơng tự nh kế toán bán buôn qua kho theo hìnhthức giao hàng trực tiếp nhng với TK 512

 Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp

Đối với các doanh nghiệp này, quy trình và cách thức hạch toán cũng

t-ơng tự nh các doanh nghiệp tính thuế theo pht-ơng pháp khấu trừ thuế chỉ kháctrong chỉ tiêu doanh thu bao gồm cả thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt

Thuế GTGT phải nộp cuối kỳ ghi nhận vào chi phí quản lý

-Doanh thu của hàng tiêu thụ

Nợ 111,112,131 Tổng giá thanh toán

Có 511 Doanh thu bán hàng

-Thuế GTGT phải nộp trong kỳ

Nợ 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp

Có 3331 Thuế GTGT phải nộp

*Trờng hợp doanh nghiệp áp dụng kế toán hàng tồn kho theo phơng pháp KKĐK

Đối với doanh nghiệp áp dụng phơng pháp này, kế toán doanh thu và xác

định doanh thu thuần tơng tự doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phơngpháp KKTX Chỉ khác với các doanh nghiệp áp dụng phơng pháp KKTX trongviệc kết chuyển trị giá thực tế của hàng đã tiêu thụ Theo phơng pháp KKĐK ,

kế toán hàng hoá đợc phản ánh trên tài khoản 611 “ Mua hàng ”

-Cuối kỳ sau khi kiểm kê xác định và kết chuyển trị giá thực tế của hàng còn lạicuối kỳ, kế toán tính và kết chuyển trị giá thực tế của hàng đã tiêu thụ trong kỳ

Nợ 632 Trị giá thực tế của hàng

Có 611 đã tiêu thụ trong kỳ

1.2.3 Hình thức tổ chức sổ kế toán

Tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh mà doanh nghiệp lựa chọn hình thức

kế toán phù hợp đáp ứng yêu cầu công tác quản lý, công tác kế toán và trình độcủa đội ngũ nhân viên kế toán Doanh nghiệp có thể áp dụng một trong 4 hìnhthức sổ sách kế toán sau

Luận văn tốt nghiệp

 Hình thức nhật ký sổ cái

Đặc trng cơ bản của hình thức sổ kế toán nhật ký sổ cái là: các nghiệp vụkinh tế phát sinh đợc kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dungkinh tế trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là nhật ký sổ cái Căn

cứ để ghi vào sổ nhật ký sổ cái là các chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng

Đặc trng cơ bản của hình thức sổ kế toán này là: căn cứ trực tiếp để ghi

sổ kế toán tổng hợp là chứng từ ghi sổ Hình thức này có đặc điểm là tách rờiviệc ghi sổ theo thời gian và việc ghi sổ theo tài khoản trên hai loại sổ khácnhau Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm:

-Ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

-Ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái

Các loại sổ sử dụng trong hành thức này bao gồm: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ,

sổ cái, các sổ, thẻ kế toán chi tiết

Hình thức này thích hợp với mọi loại hình đơn vị, thuận tiện cho việc ápdụng máy tính Tuy nhiên việc ghi chép bị trùng lặp nhiều do chứng từ ghi sổphải lập nhiều, số lợng công tác kế toán ghi chép nhiều nên việc lập báo cáo dễ

bị chậm trễ, nhất là trong điều kiện thủ công

 Hình thức nhật ký chung

Đặc trng cơ bản của hình thức sổ kế toán này là: tất cả các nghiệp vụkinh tế tài chính phát sinh đều phải đợc ghi vào sổ nhật ký theo trình tự thờigian phát sinh nghiệp vụ và định khoản nghiệp vụ đó, sau đó lấy số liệu trêncác nhật ký để ghi sổ cái theo trình tự nghiệp vụ phát sinh

Các loại sổ sử dụng: Sổ nhật ký chung, sổ cái, các sổ, thẻ kế toán chi tiết

Hình thức này có thể vận dụng cho bất kỳ một loại hình doanh nghiệpnào Ghi chép đơn giản, thuận tiện cho việc sử dụng máy tính Nhng việc kiểmtra đối chiếu phải dồn nén đến cuối kỳ nên thông tin kế toán có thể không đợccung cấp kịp thời

 Hình thức nhật ký chứng từ

Hình thức này thích hợp với các doanh nghiệp lớn, số lợng nghiệp vụnhiều Việc kiểm tra đối chiếu đợc tiến hành ngay trên các sổ kế toán Việc lậpbáo cáo đợc kịp thời.Tuy nhiên nó đòi hỏi trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế

Luận văn tốt nghiệp

toán phải cao, mặt khác mẫu số phức tạp không thuận tiện cho việc áp dụngmáy vi tính vào công tác kế toán Hình thức này có các loại sổ:

-Nhật ký chứng từ, Bảng kê, Sổ cái, Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết

-Trình tự ghi sổ: Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc và các bảng phân bổ đểghi vào các Nhật ký-Chứng từ, bảng kê, sổ chi tiết có liên quan

Cuối tháng khoá sổ, cộng số liệu trên các nhật ký chứng từ, kiểm tra, đốichiếu số liệu trên các Nhật ký-Chứng từ với các sổ kế toán chi tiết, bảng tổnghợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các Nhật ký-Chứng từ vào

sổ cái

Đối với kế toán nghiệp vụ bán hàng gồm có các sổ tổng hợp và các sổchi tiết sau:

+ Bảng kê số 8 “Bảng kê nhập xuất, tồn kho hàng hoá”

+ Bảng kê số 11 “Bảng kê thanh toán với ngời mua”

2.1 Đặc điểm chung về công ty XNK nông sản thực phẩm Hà Nội

2.1.1 Đặc điểm tổ chức kinh doanh của công ty XNK nông sản thực phẩm Hà Nội

Công ty XNK nông sản thực phẩm Hà Nội tên giao dịch làAGREXPORT Hà Nội là một doanh nghiệp nhà nớc có trụ sở tại số 6 TràngTiền Năm 1963 ccông ty đợc thành lập theo quyết định của Thủ tớng chínhphủ mang tên Tổng công ty XNK nông sản thực phẩm Hà Nội và do Bộ ThơngMại quản lý

Năm 1985 công ty đợc chuyển sang Bộ Nông Nghiệp và Công Nghiệpquản lý theo quyết định số 08 – HĐBT ngày 14/01/1985

Đến năm 1995, công ty đổi tên thành công ty XNK nông sản thực phẩm

Hà Nội thuộc Bộ Nông Nghiệp và Phát triển nông thôn quản lý theo quyết định

Luận văn tốt nghiệp

số 90 – TTG ngày 17/03/1994 của thủ tớng chính phủ và công văn hớng dẫncủa UBKH nhà nớc số 04/UBKH ngày 05/05/1994

Kể từ ngày thành lập đến nay đã gần 40 năm, công ty đã trải qua nhiềugiai đoạn thăng trầm và cùng đi lên với phát triển của đất nớc

- Từ năm 1963 – 1975: Là thời kỳ Đảng và Nhà nớc ta thực hiện 2 nhiệm vụlớn là xây dựng XHCN ở miền Bắc và đấu tranh giải phóng miền Nam thốngnhất đất nớc Phơng châm chính của công ty trong giai đoạn này là đẩy mạnhxuất khẩu, tranh thủ nhập khẩu Về xk, công ty đã thành lập nhiều trạm thumua từ Cao Bằng-Lạng Sơn đến Nghệ An Còn về nk, chủ yếu là hàng viện trợ

từ các nớc XHCN nh: lúa mì, bột mì, ngô, đậu tơng, thịt hộp, thực phẩm khô,mì chính…

- Từ năm 1975 – 1985: Khi đất nớc hoàn toàn giảI phóng, Nhà nớc thực hiệncơ chế tập trung bao cấp Trong thời kỳ này công ty đợc độc quyền trong lĩnhvực kinh doanh xnk hang nông sant thực phẩm với các nớc XHCN trên địa bànhoạt động rất rộng từ trong nớc ra đến ngoàI nớc Hàng xnk chủ yếu là gạo,

đậu tơng, lạc, rợu, bia, chè, cà phê, lơng thực từ Liên Xô(cũ) , đờng(Cuba) vàcác nớc Đông Âu khác

- Từ năm 1985 – 1990: Là thời kỳ đầu của quá trình đổi mới đất nớc, nhiệm

vụ chủ yếu của công ty là thực hiện những nghị định đã ký của nớc ta với các

n-ớc XHCN Các mặt hàng xk chủ yếu trong giai đoạn này là: lạc nhân, đậu tơng,dầu lạc, cà phê, đậu côve…Và nk chủ yếu là các mặt hàng phục vụ cho sảnxuất nông nghiệp và nhu cầu tiêu dùng xã hội nh: phân bón, thuốc trừ sâu, trù

cỏ, mì chính, vải…

- Từ năm 1991 đến nay: Thời kỳ đầu của giai đoạn này công ty gặp rất nhiềukhó khăn do Nhà nớc chuyển đổi quản lý nền kinh tế từ bao cấp sang cơ chế thịtrờng Trong kinh doanh xnk, công ty đã gặp phải nhiều vấn đề phức tạp và việccân đối tài chính vẫn do nhà nớc trợ giúp Nhng từ năm 1994 đến nay, công ty

đã phải tự hạch toán cân đối tài chính, trả khấu hao tscđ, vay vốn ngân hàng,nộp các khoản phải nộp cho ngân sách nhà nớc và phải chăm lo đến đời sốngcán bộ công nhân viên trong công ty

Tính đến ngày 31/12/2000, tổng số vốn kinh doanh của công ty là13.310.031 nghìn đồng trong đó:

- Vốn ngân sách là 9.102.784 nghìn đồng

- Vốn tự bổ sung là 4.207.247 nghìn đồng

Còn số vốn huy động của công ty là 115.694.217 nghìn đồng trong đó:

- Tổ chức nhập khẩu các loại vật t hàng hoá cần thiết phục vụ cho sản xuấtnông nghiệp trong nớc.

- Tổ chức thực hiện tốt kế hoạch của nhà nớc, của Bộ nông nghiệp và pháttriển nông thôn nhu cầu của sản xuất nông nghiệp và các nghành khác trong n-ớc

- Cùng với các cơ quan xuất khẩu trong và ngoài nghành tổ chức nghiên cứutìm kiếm xây dựng tạo thị trờng xuất nhập khẩu và nguồn hàng ổn định

- Trên cơ sở các văn bản, quy định của nhà nớc, Bộ nông nghiệp và phát triểnnông thôn, công ty tổ chức liên doanh liên kết với các cơ sở, đơn vị trong vàngoài nớc đảm bảo tự hạch toán kinh doanh, đảm bảo hoàn vốn và có lãi

- Tổ chức quản lý và sử dụng hợp lý các cơ sở vật chất, kỹ thuật, phơng tiệntrực tiếp phục vụ cho nhu cầu kinh doanh của công ty

- Tổ chức đào tạo nghiệp vụ cho cán bộ trong nghành Hớng dẫn các công tyxuất nhập khẩu trực thuộc thực hiện những kế hoạch, nhiệm vụ cần thiết khác

- Là doanh nghiệp đợc phép xuất nhập khẩu trực tiếp các mặt hàng theo giấyphép kinh doanh đợc cấp, bao gồm:

- Nông lâm sản và các sản phẩm chế biến

- Phân bón và thuốc trừ sâu, trừ cỏ các loại

- Các loại hạt ngũ cốc và sản phẩm của nó

- Các hoá chất phục vụ sản xuất nông nghiệp, công nghiệp

- Thực phẩm và các nguyên liệu sản xuất thực phẩm

Luận văn tốt nghiệp

- Tơ các loại và các sản phẩm thuộc nghành tơ dệt

- Dịch vụ xuất nhập khẩu

- Thơng nghiệp bán buôn, bán lẻ, giới thiệu hàng nông sản thựcphẩm vật t nông nghiệp và hàng tiêu dùng

- Liên doanh, liên kết, đầu t trong kinh doanh khai thác chế biến sảnxuất

* Tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh của công ty AGREXPORT:

Cơ cấu tổ chức quản trị của từng doanh nghiệp không nhất thiết phảigiống nhau mà phụ thuộc vào đặc điểm riêng của từng doanh nghiệp để xâydựng đợc cơ cấu tổ chức quản trị phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp thìmới hoạt động kinh doanh có hiệu quả.AGREXPORT Hà Nội, căn cứ vàonhững nguyên tắc phù hợp với cơ chế quản trị doanh nghiệp mới

- Có mục tiêu chiến lợc thống nhất

- Có chế độ trách nhiệm rõ ràng, quyền hạn trách nhiệm cân xứng nhau

- Có sự mềm dẻo về tổ chức

- Có sự tập trung thống nhất về một đầu mối

- Bảo đảm phát triển hiệu quả trong kinh doanh dựa vào nguyên tắc trên công

ty đã xây dựng bộ máy tổ chức quản lý theo mô hình sau

Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh của công ty XNK nông sản thực

phẩm Hà Nội

* Chức năng, nhiệm vụ các phòng ban :

Mỗi phòng có chức năng nhiệm vụ riêng phù hợp với nhiệm vụ tổ chứckinh doanh của doanh nghiệp, cụ thể nh sau:

Phòng tổ chức hành chính

Ban đề án

và thanh toán nợ

- Các phòng quản lý tổng hợp làm chức năng tham mu cho giám đốc trongcông tác quản lý nhà nớc, không tham gia trực tiếp xuất nhập khẩu Cụ thể:

 Phòng tài chính kế toán:

Chức năng nhiệm vụ chủ yếu là giúp giám đốc kiểm tra, chỉ đạo, quản lý,

điều hành các hoạt động tài chính tiền tệ của công ty Tiến hành hoạt động vềquản lý, tính toán kế hoạch thu chi hiệu quả kinh tế trong kinh doanh, cân đốigiữa vốn và nguồn vốn Kiểm tra việc bảo vệ tài sản, vật t, tiền vốn, phát hiện

và ngăn chặn kịp thời các hoạt động tiêu cực vi phạm chính sách chế độ kinh tếtàI chính của nhà nớc trong hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu nhằm đảmbảo quyền chủ động trong hoạt động kinh doanh và chủ động tàI chính củacông ty

 Phòng tổ chức hành chính:

Tham mu cho giám đốc để bố trí sắp xếp bộ máy tổ chức và công tác cán

bộ của công ty nhằm thực hiện có hiệu quả nhiệm vụ kinh doanh của đơn vị,chịu trách nhiệm trớc giám đốc trong các hoạt động thanh tra, kiểm tra các hoạt

động kinh tế, thực hiện các chế độ chính sách về đào tạo, bồi dỡng cán bộ.Thựchiện các mặt công tác bảo vệ nội bộ, an toàn cơ quan, khen thởng và kỷ luật

 Phòng kế hoạch thị trờng:

Tham mu cho giám đốc xây dựng chơng trình, kế hoạch mục tiêu hoạt

động kinh doanh xuất nhập khẩu ngắn hạn, trung hạn và dài hạn Tổng hợp vàcân đối toàn diện kế hoạch nhằm xác định hiệu quả hoạt động kinh doanh

Đồng thời chịu trách nhiệm trớc giám đốc và công tác đối ngoại, chính sách thịtrờng, thơng nhân nớc ngoài, về công tác tuyên truyền quảng cáo, về thông tinliên lạc và lễ tân với thị trờng trong và ngoài nớc Đề xuất, nghiên cứu, kiếnnghị với giám đốc những vấn đề có liên quan

 Các phòng kinh doanh xuất nhập khẩu:

Theo sự chỉ đạo chung của giám đốc, đợc phép kinh doanh tất cả các mặthàng trong giấy phép kinh doanh của công ty đợc Uỷ ban kế hoạch thành phốcho phép va Bộ thơng mại cấp giấy phép, không phân biệt nhóm hàng, mặthàng cho các phòng nghiệp vụ Đợc phép liên doanh liên kết xuất nhập khẩuvới các tổ chức sản xuất kinh doanh trong và ngoàI nớc và các đơn vị khác có

Luận văn tốt nghiệp

liên quan trên cơ sở phơng án đợc giám đốc duyệt Đợc phép làm uỷ thác khithấy cần thiết và hiệu quả

 Ban đề án và thanh toán nợ:

Có nhiệm vụ giải quyết các khoản nợ trong và ngoài nớc tồn đọng trớc

đây Xây dựng và đề xuất các phơng án thu hồi công nợ còn tồn đọng ở các địaphơng trình để giám đốc duyệt Đồng thời phối hợp với các phòng kinh doanh

tổ chức đối chiếu, đàm phán thơng lợng với khách hàng trong nớc cũng nh

th-ơng nhân nớc ngoài nhằm giải quyết tốt công tác thanh toán công nợ Duy trì vàphát triển mối quan hệ với bạn hàng Tìm các đối tác xây dựng các đề án kinhdoanh và làm các thủ tục liên quan đến đề án có tính khả thi

Nh vậy, công ty có cơ cấu theo kiểu trực tuyến, giám đốc là ngời trựctiếp điều hành mọi hoạt động của công ty thông qua các phòng ban Các côngvăn, lệnh từ giám đốc đều xuống đến các phòng ban: phòng tổ chức hành chính,phòng tài chính kế toán, phòng kế hoạch thị trờng, ban đề án thanh toán nợ vàcác phòng xuất nhập khẩu Việc quản lý điều hành trực tiếp này giúp ngời lãnh

đạo theo dõi, nắm vững sát sao tình hình hoạt động kinh doanh trong công ty để

từ đó có những biện pháp điều chỉnh kịp thời, nhanh chóng đảm bảo thu đợchiệu quả tốt nhất

2.1.2 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của công ty.

* Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán :

Phòng tài chính kế toán của công ty là một cơ cấu cũng theo kiểu trựctuyến Nó tạo ra các vị trí hợp lý cũng nh cơ cấu làm việc hợp lý của các nhânviên trong phòng Theo cơ cấu này thì các nhân viên trong phòng đều phải hoạt

động dới sự chỉ đạo và giám sát của trởng phòng Chính nhờ đó mà nó giúp chotrởng phòng có thể dễ dàng giám sát và quản lý nhân viên của mình

Phòng tài chính kế toán của công ty có 11 ngời, có trình độ Đại học, cónăng lực chuyên môn, nắm chắc nghiệp vụ cao và nhiệt tình trong công việc

Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty XNK nông sản thực phẩm Hà

Nội

Kế toán trởng

Luận văn tốt nghiệp

* Nhiệm vụ của các phần hành kế toán trong công ty:

- Kế toán trởng : có nhiệm vụ tổ chức đIều hành toàn bộ hệ thống kế toáncủa công ty, tham mu cho giám đốc về hoạt động tài chính, lập kế hoạch, tìmnguồn vốn tài trợ, vay vốn ngân hàng của công ty Tổ chức kiểm tra kế toántrong toàn công ty, nghiên cứu vận dụng chế độ, chính sách về tài chính kế toáncủa nhà nớc và đặc điểm của công ty, xét duyệt báo cáo kế toán của toàn công

ty trớc khi gửi lên cho cơ quan chủ quản, cơ quan tài chính, ngân hàng…

- Phó phòng phụ trách kế toán : có nhiệm vụ hỗ trợ cùng kế toán trởng đểthực hiện nhiệm vụ chung của phòng mà giám đốc giao Chịu trách nhiệm điềuhành hoạt động của phòng khi đợc kế toán trởng uỷ quyền

- Các kế toán viên có trách nhiệm theo dõi, ghi chép, hạch toán cácnghiệp vụ kế toán đợc giao và căn cứ vào đó họ đa ra các kết luận của họ vềtình hình tài chính của doanh nghiệp giúp kế toán trởng có kế hoạch điều phối

và lên kế hoạch hợp lý trình giám đốc:

- Kế toán thanh toán đối ngoại và hàng xuất khẩu : phụ trách việc mua bánhàng xuất khẩu, lập đầy đủ các thủ tục chứng từ cần thiết cho hoạt động đốingoại, theo dõi các khoản vay bằng ngoại tệ…

- Kế toán hàng nhập khẩu : theo dõi và hạch toán toàn bộ quá trình mua hàng,bán hàng nhập khẩu

- Kế toán tiền mặt : hạch toán tiền mặt, lập phiếu thu, phiếu chi, theo dõi cáckhoản thu, chi, theo dõi thanh toán tiền tạm ứng…

- Kế toán tiền gửi, tiền vay bằng ngoại tệ : theo dõi tiền gửi, tiền vay ngânhàng bằng ngoại tệ

- Kế toán tiền gửi, tiền vay bằng Việt nam đồng : theo dõi tiền gửi, tiền vayngân hàng bằng VNĐ

- Kế toán tài sản cố định và theo dõi công nợ : theo dõi sự tăng giảm tài sản

cố định ở công ty, tính toán trích lập khấu hao tài sản cố định

- Kế toán tổng hợp : có nhiệm vụ tổng hợp số liệu kế toán, lập Báo cáo tàichính, tổ chức hệ thống tài khoản đợc sử dụng trong công ty

Kế toán tiền mặt

K toán t.gửi tiền vay bằng ng.tệ

Kế toán tscđ, công nợ

Kế toán tổng hợp

K toán t.gửi tiền vay bằng vnđ

Thủ quỹ