116 chuyen de tot nghiep hạch toán NVL, tại cty CP bánh kẹo hải châu www ebookvcu com 116VIP

Tuy nhiên trong thực tế để đơn giản, và giảm bớt khối lợng ghi chép, tính toán hàng ngày có thể sửdụng giá hạch toán để hạch toán tình hình nhập xuất nguyên vật liệu nhng cuốitháng phải

Lời nói đầu

Đất nớc ta đang trong quá trình hội nhập với các nớc trong khu vực vàtrên thế giới Trong điều kiện đó, các doanh nghiệp của Việt Nam càng phải nỗlực hơn nữa trong cuộc chiến tìm kiếm thị trờng cho mình Các doanh nghiệpcần phải nắm rõ tình hình tài chính của doanh nghiệp mình nh thế nào để đa raphơng hớng phát triển thích hợp nhất

Để có thể nắm bắt tình hình tài chính của doanh nghiệp thì kế toán Công

ty là công cụ đắc lực nhất trong công tác tổ chức quản lý Kế toán giữ vai tròquan trọng có thể cho các nhà quản lý biết đợc các thông tin về chi phí đầu vàocủa quá trình sản xuất cũng nh kết quả đầu ra Trong các thông tin về chi phíNguyên vật liệu (NVL), Công cụ dụng cụ (CCDC) là thông tin quan trọngkhông thể thiếu đợc Muốn có thông tin về chi phí NVL đầy đủ và chính xác thìquá trình hạch toán kế toán phải hoàn thiện để có thể tổng hợp thông tin cungcấp cho nhà quản lý

Công tác quản lý và hạch toán NVL là cần thiết trong một doanh nghiệp

Có tổ chức tốt công tác kế toán thì mới giúp cho quá trình quản lý NVL đợc tốthơn NVL đợc quản lý tốt, xây dựng đợc các định mức về cung cấp, dự trữ và sửdụng NVL một cách hợp lý nhất, góp phần tiết kiệm vật t tránh lãng phí, mấtmát, góp phần giảm chi phí, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp

Qua thời gian tìm hiểu thực tế tại Công ty Cổ phần Bánh kẹo Hải Châucùng với sự giúp đỡ của các cô, chú tại phòng Tài vụ của Công ty, và Th.S

Nguyễn Thị Hồng Thuý em mạnh dạn chọn đề tài "Hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Bánh kẹo Hải Châu".

Ngoài phần mở bài và kết luận, chuyên đề thực tập của em gồm 2 chơngChơng I: Thực trạng hạch toán NVL tại Công ty Cổ phần Bánh kẹo HảiChâu

Chơng II: Hoàn thiện hạch toán NVL tại Công ty Cổ phần Bánh kẹo HảiChâu

Do trình độ hiểu biết có hạn nên chuyên đề của em không tránh khỏi thiếusót, em mong sự chỉ bảo của thầy cô trong khoa, đặc biệt là Th.S Nguyễn ThịHồng Thuý cùng toàn thể các cô, chú tại Phòng tài vụ Công ty Cổ phần Bánhkẹo Hải Châu.

Em xin chân thành cảm ơn!

Chơng I

Lý luận chung về tổ chức công tác kế toán vật liệu

trong các doanh nghiệp.

I Sự cần thiết của công tác kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất

1 Khái niệm và đặc điểm của nguyên vật liệu

Vật liệu là đối tợng lao động, là một trong 3 yếu tố của quá trình sản xuất

và là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể và sản phẩm Trong quá trình thamgia vào hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, vật liệu bị tiêu haotoàn bộ và không giữ nguyên hình thái vật liệu ban đầu, chuyển toàn bộ giá trịmột lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ

Trong các doanh nghiệp sản xuất, vật liệu là loại tài sản lu động thuộcnhóm tài sản dự trữ Nó là cơ sở vật chất hình thành nên sản phẩm, vật liệu rấtphong phú về chủng loại, phức tạp về kỹ thuật, về đặc tính lý hoá, nó tồn tại dớinhiều trạng thái khác nhau Bởi vậy, việc cung cấp vật liệu có kịp thời haykhông, số lợng chủng loại có phù hợp không có ảnh hởng trực tiếp đến tình hìnhthực hiện kế hoạch sản phẩm của doanh nghiệp chất lợng của sản phẩm phụthuộc rất nhiều vào chất lợng của vật liệu

Trong doanh nghiệp sản xuất bánh kẹo, chi phí vật liệu thờng chiếm tỷtrọng lớn trong tổng số tài sản lu dộng, trong tổng số chi phí tạo ra sản phẩm.Xét về hiện vật thì vật liệu chỉ tham gia một lần vào chu kỳ sản xuất không giữnguyên hình thái ban đầu: xét về vốn, vật liệu là thành phần quan trọng trongtổng số vốn lu động của doanh nghiệp Do vậy, để tăng tốc độ luân chuyển vềvốn lu động, cần phải quản lý, sử dụng vật liệu hợp lý và tiết kiệm

2 Tầm quan trọng của nguyên vật liệu và công tác kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất

* Tầm quan trọng của nguyên vật liệu

Đóng vai trò là yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh nguyênvật liệu là thành phần chính để cấu tạo nên sản phẩm Nguyên vật liệu đợc nhậndiện dễ dàng trong sản phẩm vì nó tợng trng cho đặc tính dễ thấy lớn nhất củacái gì đã đợc sản xuất Do vậy muốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh của cácdoanh nghiệp tiến hành đợc đều đặn, liên tục phải thờng xuyên đảm bảo cho nócác loại nguyên liệu phải đủ về số liệu, kịp thời gian, đúng về quy cách, phẩmchất Đây là một vấn đề bắt bộc mà nếu thiếu thì không thể có quá trình sảnxuất sản phẩm đợc.

Doanh nghiệp sản xuất cần phải có nguyên vật liệu, năng lợng mới tồn tại

đợc Vì vậy đảm bảo nguyên vật liệu, năng lợng cho sản xuất là một tất yếukhách quan, một điều kiện chung của mọi nền sản xuất xã hội Tuy nhiên sẽ làmột thiếu sót nếu chỉ nhắc tới nguyên vật liệu mà không nhắc tới tầm quantrọng của kế toán nguyên vật liệu Nguyên nhân có thể tóm tắt nh sau:

+ Chi phí nguyên vật liêu chiếm tỷ trọng lớn nhất trong một đơn vị sảnphẩm so với các khoản mục chi phí sản xuất khác (lao động trực tiếp và sảnxuất chung)

+ Số liệu chính xác về nguyên vật liệu có trong tay phải thờng xuyênphản ánh để xác định khi nào cần mua cần đặt trực tiếp vì không sẽ làm gián

đoạn sản xuất

+ Một số sản phẩm cần nhiều loại nguyên vật liệu để sản xuất Điều này

đòi hỏi rất nhiều chứng từ gốc và các thủ tục kiểm tra để đảm bảo việc cung cấpnhịp nhàng và đồng bộ các loại nguyên liệu sản xuất

Tất cả các lý do này đòi hỏi sổ sách phải đợc lập một cách chính xác vìnếu không công ty sẽ rất khó mà xác định số nguyên vật liệu cần mua và lúcnào mua Sổ sách chính xác và kiểm tra nội bộ tốt cũng đảm bảo tất cả cácnguyên vật liệu đợc cung cấp đầy đủ và đúng cho phân xởng sản xuất khi cầnthiết

3 Công tác kế toán nguyên vật liệu cho doanh nghiệp sản xuất

Việc quản lý chặt chẽ vật liệu ở tất cả các khâu nh thu mua, bảo quản dựtrữ… có ý nghĩa rất quan trọng trong việc hạ thấp chi phí sản xuất và giá thànhsản phẩm Xét về mặt tài chính, vật liệu là thành phần vốn lu dộng nằm dọng ởcác khâu sản xuất đòi hỏi doanh nghiệp phải có biện pháp thu mua, bảo quản dựtrữ, sử dụng vật liệu một cách có khoa học để tránh ảnh hởng đến tốc độ chuchuyển vốn, gây thiệt hại cho sản xuất Để tổ chức công tác quản lý vật liệu, đòihỏi các doanh nghiệp phải đáp ứng đợc các yêu cầu sau:

Phải có kế hoạch mức dự trữ tối đa, tối thiểu các loại vật liệu cho sản xuấtlập đợc các định mức tiêu hao trong khâu sử dụng cũng nh trong các khâu thumua, vận chuyển dự trữ và bảo quản

- Hệ thống kho tàng phải đầy đủ, phải đợc trang bị các phơng tiệ bảoquản, cân đong đo đếm cần thiết để hạn chế việc hao hụt, mất mát vật liệu

- Trong kho vật liệu phải đợc sắp xếp trật tự, gọn gàng có khoa học đểthuận tiện cho việc nhập xuất và theo dõi tồn kho đợc dễ dàng

- Phải quy định chế độ trách nhiệm vật chất cho việc quản lý vật liệutrong toàn doanh nghiệp

4 Yêu cầu và nhiệm vụ của công tác kế toán vật liệu

Kế toán nói chung và kế toán vật liệu nói riêng là công cụ đắc lực đểquản lý vật liệu Kế toán vật liệu cung cấp kịp thời, chính xác về tình hình muabảo quản, dự trữ và sử dụng vật liệu có tác dụng cho việc tập hợp chi phí, tínhgiá thành sản phẩm, kế toán vật liệu có ảnh hởng trực tiếp đến hiệu quả và tìnhhình quản lý của doanh nghiệp Vì thế đòi hỏi không ngừng tăng cờng công tácquản lý của doanh nghiệp Vì thế phải đòi hỏi không ngừng tăng cờng công tácquản lý vật liệu, phải luôn luôn cải tiến hoàn thiện công tác kế toán vật liệu

Nh vậy, công tác kế toán vật liệu là rất quan trọng và cần thiết, là yếu tố tất yếu

đối với công tác quản lý quá trình sản xuất kinh doanh của bất cứ một doanhnghiệp nào

Căn cứ vào đặc điểm và yêu cầu của quản lý vật liệu trong các doanhnghiệp công tác vật liệu có các đặc điểm sau:

Tổ chức chứng từ tài khoản, các loại sổ sách để ghi chép cho phù hợp vớiphơng thức kế toán hàng tồn kho áp dụng tại doanh nghiệp Phân loại tổng hợp

số liệu về tình hình tăng, giảm hiện có vật liệu trong quá trình sản xuất kinhdoanh của doanh nghiệp, để có số hiệu tập hợp chi phí, tính giá thành sản phẩmkịp thời

Phân tích đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch thu mua, bảo quản, dự trữ

và sử dụng vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

II Phân loại và tính giá nguyên vật liệu

1 Tính giá nguyên vật liệu

Tính giá nguyên vật liệu là xác định giá trị ghi sổ kế toán của nguyên vậtliệu Theo qui định chung của chuẩn mực quốc tế, kế toán nhập, xuất, tồn khonguyên vật liệu phải phản ánh theo đúng giá trị thực tế Đây chính là chi phíthựuc tế doanh nghiệp bỏ ra để có đợc nguyên vật liệu Tuy nhiên trong thực tế

để đơn giản, và giảm bớt khối lợng ghi chép, tính toán hàng ngày có thể sửdụng giá hạch toán để hạch toán tình hình nhập xuất nguyên vật liệu nhng cuốitháng phải đợc tổng hợp và ghi sổ kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo giáthực tế

Giá thực tế của nguyên vật liệu là loại giá đợc hình thành trên cơ sở cácchứng từ hợp lệ chứng minh các khoản chi hợp pháp của doanh nghiệp để tạo ranguyên vật liệu Giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho đợc xác định theotừng nguồn nhập

1.1 Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho

Trong doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu đợc nhập từ nhiều nguồnkhác nhau, giá thực tế nguyên vật liệu trong các trờng hợp đợc xác định nh sau:

- Đối với nguyên vật liệu mua ngoài:

Giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho là giá mua trên hoá đơn(bao gồm các khoản thuế nhập khẩu, thuế khác (nếu có) cộng (+) với các chiphí thu mua thực tế nh chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, phân loại, bảo

hiểm, chi phí thuê kho, thuê bãi, tiền phạt, tiền bồi thờng… trừ (-) đi các khoảngiảm giá (nếu có).

Trong đó giá mua trên hoá đơn đợc xác định nh sau:

+ Đối với cơ sở kinh doanh thuộc đối tợng nộp thuế GTGT theo phơngpháp khấu trừ thì giá trị nguyên vật liệu mua vào là giá mua thực tế không cóGTGT đầu vào

+ Đối với cơ sở kinh doanh thuộc đối tợng nộp thuế GTGT theo phơngpháp trực tiếp và cơ sở kinh doanh không thuộc đối tợng chịu thuế GTGT thì giátrị nguyên vật liệu mua ngoài là tổng giá thanh toán phải trả ngời bán (bao gồmcả thuế GTGT đầu vào nếu có)

Chi phí thu mua cũng đợc xác định trên cơ sở phơng pháp tính thuếGTGT mà doanh nghiệp lựa chọn

+ Đối với nguyên vật liệu do doanh nghiệp tự gia công chế biến: Giá vốnthực tế của nguyên vật liệu nhập kho là giá thực tế của nguyên vật liệu xuất giacông chế biến (+) với các chi phí gia công chế biến

+ Đối với nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: Giá vốn thực tếcủa nguyên vật liệu là giá thực tế của nguyên vật liệu xuất thuê ngoài gia côngchế biến (+) với các chi phí vận chuyển, bốc dỡ đến nơi nhận thuê gia công và

từ nơi đó về doanh nghiệp cộng (+) với chi phí phaitrar cho ngời nhận gia côngchế biến Riêng chi phí phải trả cho ngời nhận gia công chế biến tính vào trị giávốn thực tế nguyên vật liệu gia công chế biến đợc xác định nh sau:

+ Nguyên vật liệu gia công chế biến thuộc diện chịu thuế GTGT theo

ph-ơng pháp khấu trừ thuế thi chi phí gia công phải trả không bao gồm thuế GTGT

đầu vào

+ Nguyên vật liệu gia công chế biến thuộc diện chịu thuế GTGT theo

ph-ơng pháp trực tiếp thì chi phí gia công phải trả là tổng số tiền phải thanh toáncho bên nhận gia công chế biến (bao gồm cả thuế GTGT đầu vào)

- Đối với nguyên vật liệu nhận từ đơn vị khác góp vốn liên doanh, góp cổphần: giá thực tế là giá do các bên tham gia góp vốn đánh giá

1.2 Giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho

Do nguyên vật liệu nhập kho từ nhiều nguồn khác nhau, giá thực tế nhậpkho cũng khác nhau, vì vậy khi xuất kho phải tính toán và xác định đợc giá thực

tế xuất kho cho các nhu cầu và đối tợng sử dụng khác nhau Để tính giá thực tếcủa nguyên vật liệu xuất kho, tuỳ theo đặc điểm sản xuất kinh doanh của từngdoanh nghiệp, dựa vào yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán

có thể sử dụng một số phơng pháp sau nhng phải bảo đảm nguyên tắc nhất quántrong kế toán (áp dụng liên tục trong các kỳ kế toán), nếu có thay đổi phải giảithích rõ ràng

- Tính theo giá thực tế đích danh

Theo phơng pháp này trớc hết phải theo dõi, quản lý đợc số lợng và đơngiá của từng lô hàng Khi xuất kho nguyên vật liệu thuộc lô hàng nào thì căn cứvào số lợng xuất kho và đơn giá thực tế nhập kho của lô hàng đó để tính ra giáthực tế xuất kho (nhập giá nào thì xuất giá đó)

Ưu điểm: Đảm bảo tính chính xác, hợp lý cao, theo dõi đợc thời hạn bảoquản vật t

Nhợc điểm: Đòi hỏi công tác bảo quản vật t phải đợc tiến hành tỉ mỉ(không đợc để lẫn từng lô hàng)

Phơng pháp này phù hợp với các doanh nghiệp có yêu cầu cao về theo dõithời hạn bảo quản vật t, có ít chủng loại vật t, vật t ổn định và nhận diện đợc.Trong thực tế có rất ít doanh nghiệp áp dụng phơng pháp này

- Theo phơng pháp thực tế nhập trớc xuất trớc

Theo phơng pháp này trớc tiên ta phải xác định đợc đơn giá thực tế củatừng lần nhập kho và giả thiết hàng nào nhập kho trớc thì xuất trớc và hàng tồnkho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho đợc mua hoặc sản xuất gần thời điểm cuối

kỳ Sau đó căn cứ vào số lợng xuất kho để tính ra giá thựuc tế xuất kho theonguyên tắc: hàng xuất kho trớc đợc tính theo đơn giá thực tế nhập của hàngthuộc lần nhập trớc, số hàng còn lại của lần nhập trớc (nếu có) đợc tính theo

đơn giá thực tế lần nhập tiếp theo Theo phơng pháp này thì giá trị hàng xuất

kho đợc tính của lô hàng nhập kho ở thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ, giá trịcủa hàng tồn kho đợc tính theo giá của hàng nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặcgần cuồi kỳ còn tồn kho.

Ưu điểm: Đảm bảo tính chính xác, hợp lý cao, đợc tiến hành thờngxuyên

Nhợc điểm: Phơng pháp này đòi hỏi phải tính theo từng danhđiểm nêntốn nhiều công sức

Phơng pháp này phù hợp với các doanh nghiệp có ít danh điểm vật t, sốlần nhập xuất ít

- Tính theo giá thực tế nhập sau xuất trớc

Theo phơng pháp này, trớc tiên ta cũng phải xác định đợc đơn giá củatừng lần nhập kho, giả thiết hàng nào nhập sau thì xuất trớc và hàng tồn kho cònlại là cuối kỳ là hàng tồn kho đợc mua hoặc sản xuất trớc đó Sau đó căn cứ vào

số lợng xuất kho tính theo đơn giá thực tế của lần nhập cuối cùng, số còn lại

đ-ợc tính theo đơn giá thực tế của các lần nhập trớc đó Thơng phơng pháp này thìgiá trị hàng xuất kho đợc tính theo giá của lô hàng nhập sau hoặc gần sau cùng,giá trị của hàng tồn kho đợc tính theo giá của hàng nhập kho đầu kỳ hoặc gần

đầu kỳ còn tồn kho

u điểm: Đảm bảo tính chính xác, hợp lý cao, đợc tiến hành thờng xuyên.Nhợc điểm: Phải tính theo từng danh điểm vật t nên tốn nhiều công sức.Phơng pháp này thích hợp với các doanh nghiệp còn ít danh điểm vật t, số lầnnhập xuất ít

- Tính theo giá thực tế bình quân gia quyền

Theo phơng pháp này thì giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho đợc căn cứvào số lợng xuất kho trong kỳ và đơn giá bình quân, cách tính nh sau:

Giá thực tế bình

quân gia quyền =

Giá thực tế NVL tồnkho đầu tháng +

Giá thực tế NVL nhậpkho trong tháng

Số lợng NVL tồn kho

Số lợng NVL nhậpkho trong tháng

u điểm: Phơng pháp này có độ chính xác cao và hợp lý

Nhợc điểm: Phơng pháp này phải tính ở cuối kỳ, điều này sẽ ảnh hởng

đến tiến độ thực hiện các khâu trong công tác kế toán

Phơng pháp này phù hợp với các doanh nghiệp có ít danh điểm vật t

- Tính theo giá bình quân cuối kỳ trớc

Theo phơng pháp này thì giá thực tế nguyên vật liệu xuất dùng đợc tínhtrên cơ sở số lợng nguyên vật liệu xuất kho và đơn giá thực tế bình quân cuối kỳtrớc Công thức tính nh sau:

u điểm: đơn giản, dễ làm

Nhợc điểm: Độ chính xác không cao, dễ gây bất hợp lý

Phơng pháp này thích hợp trong trờng hợp giá vật t phải tơng đối ổn định

kho đầu tháng

Giá hạch toán NVL nhậpkho trong tháng

u điểm: Khối lợng công việc tính toán ít, kết hợp chặt chẽ giữa hạch toánchi tiết và hạch toán tổng hợp trong công tác tính giá

Nhợc điểm: đòi hỏi nhân viên kế toán phải có trình độ cao.

Phơng pháp này đợc dùng chủ yếu trong các doanh nghiệp có nhiều danh

điểm vật t

2 Phân loại nguyên vật liệu

Trong doanh nghiệp xây lắp, nguyên vật liệu bao gồm nhiều thứ, nhiềuloại khác nhau với nội dung kinh tế, vai trò, công dụng, tính chất lý hoá khácnhau trong quá trình sản xuất Quản lý chặt chẽ và hạch toán chi tiết nguyên vậtliệu phục vụ cho nhu cầu quản lý của doanh nghiệp cần thiết phải phân loạinguyên vật liệu

Phân loại nguyên vật liệu là sắp xếp các nguyên vật liệu cùng với nhautheo một đạc trng nhất định nào đó để thuận lợi cho việc quản lý và hạch toán

Có nhiều cách phân loại vật liệu khác nhau

2.1 Theo công dụng của nguyên vật liệu

Cách phân loại này dựa vào vai trò của nguyên vật liệu trong quá trìnhxây lắp để sắp xếp nguyên vật liệu theo những nhóm nhất định Theo đặc trngnày, nguyên vật liệu đợc chia thành các loại sau:

Nguyên vật liệu chính: Là đối tợng lao động chủ yếu cấu thành nên thựcthể sản phẩm nh: xi măng, gạch, gỗ, sắt, thép…

- Nguyên vật liệu phụ: Nguyên vật liệu phụ chỉ có tác dụng phụ trong quátrình sản xuất, chế tạo sản phẩm nh làm tăng chất lợng sản phẩm, hoặc phục vụcho công tác quản lý, phục vụ sản xuất nh các loại phụ gia, sơn, giẻ lau, xàphòng…

- Nhiên liệu: là các loại nhiên liệu ở thể lỏng, khí, rắn dùng để phục vụcho công nghệ sản xuất sản phẩm, cho các phơng tiện vận tải, máy móc, thiết bịthi công nh xăng, dầu, than củi, hơi đốt…

- Phụ tùng thay thế: bao gồm các loại phụ tùng chi tiết dùng để thay thế,sửa chữa máy móc, thiết bị sản xuất, phơng tiện vận tải…

- Thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các loại thiết bị, phơng tiện đợc sửdụng cho công tác xây dựng cơ bản

- Phế liệu thu hồi: là những loại vật liệu thu hồi từ quá trình sản xuất kinhdoanh để tái sử dụng hoặc bán ra ngoài Ngoài các vật liệu ở trên, những vậtliệu còn lại đợc xếp vào nhóm này.

Việc phân loại nh trên có u điểm là giúp ngời quản lý thấy rõ vai trò vàtác dụng của từng loại vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh Qua đó đề

ra quyết định về quản lý và hạch toán từng loại nhằm nâng cao hiệu quả huy

động và sử dụng nguyên vật liệu Tuy nhiên cách phân loại này còn bộc lộ một

số nhợc điểm: nhiều khi rất khó phân loại ở một doanh nghiệp, có những lúcnguyên vật liệu chính đợc thực hiện nh một vật liệu phụ

2.2 Theo quyền sở hữu

Theo cách phân loại này nguyên vật liệu đợc chia thành các loại sau:

- Nguyên vật liệu tự có: bao gồm tất cả các nguyên vật liệu thuộc sở hữucủa doanh nghiệp

- Vật liệu nhận gia công chế biến hay giữ hộ

Cách phân loại này giúp cho doanh nghiệp có thể theo dõi, nắm bắt đợctình hình hiện có của nguyên vật liệu để từ đó lên kế hoạch thu mua, dự trữnguyên vật liệu phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

2.3 Theo nguồn hình thành

Với cách phân loại này nguyên vật liệu đợc chia thành các loại sau:

- Vật liệu mua ngoài: Là những vật liệu sử dụng cho sản xuất kinh doanh

mà doanh nghiệp mua ngoài thị trờng

- Vật liệu tự sản xuất: Là những vật liệu do doanh nghiệp tự chế biến haythuê ngoài chế biến

- Vật liệu nhận góp vốn liên doanh, liên kết hoặc đợc biếu tặng, cấp phát Cách phân loại này tạo tiền để cho quản lý và sử dụng riêng từng loạinguyên vật liệu, từng nguồn nhập khác nhau Trên cơ sở đó đánh giá đợc hiệuquả sử dụng vật liệu đồng thời giúp tính giá nguyên vật liệu đợc chính xác

III hạch toán kế toán chi tiết nguyên vật liệu

1 Chứng từ hạch toán kế toán

Các chứng từ đợc sử dụng trong hạch toán nguyên vật liệu ở doanhnghiệp thờng bao gồm: hoá đơn bán hàng, hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho,phiếu xuất kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho theohạn mức… tuỳ theo từng nội dung nghiệp vụ cụ thể.

Nguyên tắc lập chứng từ kế toán nguyên vật liệu là phải phản ánh đầy đủ,kịp thời và chính xác theo đúng chế độ quy định ghi chép ban đầu về vật t Mỗichứng từ phải chứa đựng đầy đủ các chỉ tiêu đặc trng cho nghiệp vụ kinh tế phátsinh về nội dung, quy mô của nghiệp vụ, thời gian và địa điểm xảy ra cũng nhtrách nhiệm pháp lý của các đối tợng liên quan

1.1 Tổ chức chứng từ kế toán nhập kho vật liệu và hạch toán ban đầu

Phiếu nhập kho:

Mục đích: Dùng để xác định số lợng, giá trị NVL nhập kho làm căn cứ

để thủ kho ghi thẻ kho và kế toán ghi sổ kế toán, thanh toán tiền hàng, xác địnhtrách nhiệm với ngời có liên quan

Phơng pháp và trách nhiệm ghi: Phiếu nhập kho áp dụng trong các trờnghợp nhập kho vật t mua ngoài, tự sản xuất, thuê ngoài gia công chế biến, nhậngóp cổ phần, nhận liên doanh hoặc vật t thừa phát hiện trong kiểm kê Phiếunhập kho đợc lập dựa trên mẫu số 01 - VT do Bộ Tài chính ban hành Khi lậpPhiếu nhập kho phải ghi rõ số phiếu nhập và ngày, tháng, năm lập phiếu, họ tênngời nhập vật t, sản phẩm hàng hoá, số hoá đơn hoặc lệnh nhập kho hoặc tênkho nhập

Phơng pháp luân chuyển chứng từ, kiểm tra ghi sổ Phiếu nhập kho:

- Phiếu nhập kho do bộ phận mua hàng, sản xuất hoặc do Phòng vật t của

đơn vị lập thành 02 liên (đối với vật t hàng hoá mua ngoài) hoặc 03 liên (đối vớivật tự sản xuất), đặt đặt giấy than viết một lần

Sau đó ngời lập phiếu ký, trớc bớc này ngời lập phiếu phải căn cứ vàochứng từ bên bán (hoá đơn bán hàng) và Biên bản kiểm nghiệm vật t để viếtPhiếu nhập kho

- Chuyển Phiếu nhập kho cho ngời phụ trách hoặc thủ trởng đơn vị ký

- Ngời giao hàng mang phiếu đến kho để nhập vật t

- Nhập kho xong, thủ kho căn cứ vào số lợng hàng thực tế nhập kho ghingày, tháng, năm, nhập kho, số lợng thực nhập kho vào cột thực nhập và cùngngời giao hàng ký vào Phiếu nhập kho

Ba liên của Phiếu nhập kho đợc luân chuyển nh sau;

- Liên 1: Lu tại quyển gốc

- Liên 2: Thủ kho giữ lại để ghi Thẻ kho cuối ngày hoặc định kỳ tập hợpPhiếu nhập kho chuyển cho bộ phận kế toán (kế toán vật t) Kế toán ghi đơn giá(giá hạch toán hoặc giá hoá đơn,… tuỳ theo từng đơn vị) sau đó kế toán tính ratiền của từng thứ vật t thực nhập và ghi sổ kế toán (sổ chi tiết nguyên vậtliệu)sau đó kế toán bảo quản và lu giữ Phiếu nhập kho

- Liên 3 (nếu có): ngời nhập giữ

1.2 Tổ chức chứng từ kế toán xuất kho nguyên vật liệu và hạch toán ban đầu.

Phiếu xuất kho:

Mục đích: Theo dõi chặt chẽ số lợng vật t xuất kho cho các bộ phận sửdụng trong đơn vị Phiếu xuất kho là căn cứ để thủ kho xuất kho và ghi vào Thẻkho và sau đó chuyển cho kế toán vật t gh sổ kế toán Phiếu xuất kho là căn cứ

để hạch toán chi phí sản xuất tính giá thành sản phẩm và kiểm tra việc sử dụng,thực hiện định mức tiêu hao vật t Phiếu xuất kho đợc lập dựa trên mẫu số

02-VT do Bộ Tài chính ban hành

Phơng pháp và trách nhiệm ghi: Phiếu xuất kho lập cho một hoặc nhiềuthứ vật t, sản phẩm, hàng hoá cùng một kho dùng cho một đối tợng hạch toánchi phí hoặc cùng một mục đích sử dụng Khi lập Phiếu xuất kho phải ghi rõ:tên, địa chỉ của đơn vị, số và ngày, tháng, năm lập phiếu; lý do sử dụng và khoxuất vật t

Phơng pháp luân chuyển, kiểm tra ghi sổ Phiếu xuất kho:

- Phiếu xuất kho do bộ phận xin lĩnh hoặc do bộ phận vật t lập (tuỳ theo

tổ chức quản lý và quy định của từng đơn vị) thành 03 liên (đặt giấy than viết

một lần): ghi số thứ tự, tên nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính và mã số của vật t,

số lợng vật t theo yêu cầu xuất kho của ngời (bộ phận) sử dụng Sau khi lậpphiếu xong, chuyển cho phụ trách bộ phận sử dụng và phụ trách cung ứng (hoặcngời uỷ quyền) ký duyệt và giao cho ngời cầm phiếu xuống kho để lĩnh

- Sau khi xuất kho, thủ kho ghi số thực xuất của từng thứ (số lợng thực tếxuất kho chỉ có thể bằng hoặc ít hơn số lợng yêu cầu), ghi ngày, tháng, nămxuất kho và cùng ngời nhận hàng ký tên vào chứng từ…

Ba liên Phiếu xuất kho đợc luân chuyển nh sau:

- Liên 1: lu tại gốc

- Liên 2: thủ kho giữ để ghi Thẻ kho Cuối cùng ngày hoặc đầu kỳ chuyểncho bộ phận kế toán vật t Kế toán vật t ghi đơn giá (tuỳ theo quy định hạchtoán đơn vị), tính thành tiền của từng loại vật t xuất kho và ghi sổ kế toán (sổchi tiết và sổ tổng hợp)

- Liên 3: ngời nhận giữ để ghi sổ kế toán bộ phận sử dụng:

2 Phơng pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu

Hạch toán chi tiết là thực hiện ghi chép kịp thời, chính xác biến động tìnhhình xuất, nhập, tồn của nguyên vật liệu cả về giá trị và hiện vật cho từng loạinguyên vật liệu trong từng kho của doanh nghiệp

Việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu đợc thực hiện ở cả hai nơi: tại khovật t và trên phòng kế toán, đợc thực hiện bởi thủ kho và kế toán vật t, tráchnhiệm và quyền hạn của từng nhân viên này đợc thể hiện trong từng mô hình tổchức hạch toán chi tiết vật liệu

2.1 Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phơng pháp thẻ song song

Phơng pháp này thích hợp với các bộ phận có ít chủng loại vật t, phần lớn

đợc lu chuyển qua kho, mật độ nhập dày đặc, kho tàng tập trung để tạo điềukiện thuận lợi cho quá trình kiểm tra đối chiếu

Theo phơng pháp này, để hạch toán nghiệp vụ nhập, xuất, tồn kho NVL,

ở kho phải mở Thẻ kho để theo dõi về mặt số lợng nhập, xuất,t tồn kho của từngthứ vật t ở từng kho, làm căn cứ xác định tồn kho dự trữ và vật t và xác địnhtrách nhiệm vật chất của thủ kho, ở phòng kế toán mở sổ kế toán chi tiết nguyênvật liệu để theo dõi cả về mặt số lợng và giá trị

2.2 Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển

Phơng pháp này thích hợp với các doanh nghiệp có chủng loại vật t phongphú, đa dạng, mật độ nhập xuất dày đặc, kho tàng phân tán, quản lý tổnghợp,lao động kế toán không đủ để thực hiện kiểm tra, đối chiếu thờng xuyên.Theo phơng pháp này, để hạch toán nghiệp vụ nhập, xuất, tồn kho vật liệu, ởkho vẫn phải mở Thẻ kho để theo dõi về mặt số lợng đối với từng loại nguyênvật liệu, ở phòng kế toán sẽ mở Sổ đối chiếu luân chuyển để theo dõi sự biến

động của nguyên vật liệu về mặt giá trị và hiện vật

2.3 Phơng pháp sổ số d

Phơng pháp này thích hợp với các doanh nghiệp có quy mô sản xuất lớn,nhiều chủng loại vật t, trình độ lao động kế toán và thu kho cao, hệ thống khotàng phân tán khó có thể theo dõi thờng xuyên đối chiếu kiểm tra

Theo phơng pháp này, ở kho theo dõi về mặt số lợng từng thứ nguyên vậtliệu còn phòng kế toán chỉ theo dõi về mặt giá trị của từng nhóm nguyên vậtliệu Thủ kho ngoài việc ghi Thẻ kho nh các phơng pháp trên thì cuối kỳ cònphải ghi lợng nguyên vật liệu tồn kho vào Sổ số d

IV Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu

Hạch toán tổng hợp là việc ghi chép kế toán về tình hình nhập, xuất, tồnkho của nguyên vật liệu trên các tài khoản kế toán theo chỉ tiêu giá trị nhằm hệthống hoá thông tin theo chỉ tiêu kinh tế tổng hợp Nguyên vật liệu là tài sản lu

dộng của doanh nghiệp và đợc nhập, xuất kho thờng xuyên, tuy nhiên tuỳ theo

đặc điểm nguyên vật liệu của từng doanh nghiệp mà các doanh nghiệp có cácphơng thức kiểm kê khác nhau Có doanh nghiệp thực hiện kiểm kê theo từngnghiệp vụ nhập, xuất kho (mỗi lần nhập xuất kho đều có cân, đo, đong, đếm)nhng cũng có doanh nghiệp chỉ kiểm kê một lần vào thời điểm cuối kỳ bằngcách cân, đo, đong, đếm, ớc lợng nguyên vật liệu tồn cuối kỳ Tơng ứng với haiphơng pháp kiểm kê trên, trong kế toán nguyên vật liệu nói riêng và kế toán cácloại hàng tồn kho nói chung có hai phơng pháp hạch toán kế toán tổng hợp là kêkhai thờng xuyên (KKTX) và kiểm kê định kỳ (KKĐK)

Việc mở các tài khoản tổng hợp, ghi sổ kế toán, xác định giá trị hàng tồnkho, giá trị hàng xuất bán tuỳ thuộc vào việc doanh nghiệp kế toán hàng tồnkho theo một trong hai phơng pháp: KKTX và KKĐK mà chế độ kế toán hiệnhành đã quy định

1 Tổng hợp nguyên vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên

Là phơng pháp theo dõi và phản ánh thờng xuyên, liên tục, có hệ thốngtình hình nhập, xuất, tồn kho vật t hàng hoá trên sổ kế toán Theo phơng phápnày, các tài khoản kế toán nguyên vật liệu đợc dùng để phản ánh số hiện có,tình hình biến động tăng, giảm của nguyên vật liệu Vì vậy giá trị nguyên vậtliệu trên sổ kế toán có thể đợc xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán.Phơng pháp này thờng đợc áp dụng trong các đơn vị sản xuất và các đơn vị kinhdoanh những mặt hàng có giá trị lớn nh máy móc, thiết bị… Phơng pháp KKTXgiúp doanh nghiệp quản lý chặt chẽ về nguyên vật liêu nói riêng và hàng tồnkho nói chung Đối chiếu số liệu kế toán với kết quả kiểm kê ở một thời điểmnào đó sẽ xác định đợc tình hình thừa, thiếu nguyên vật liệu

2 Tổng hợp nguyên vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ

Là phơng pháp hạch toán căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánhgiá trị hàng tồn kho cuối kỳ của nguyên vật liệu trên sổ kế toán tổng hợp từ đótính ra giá trị của nguyên vật liệu đã xuất trong kỳ theo công thức:

= + -

Theo phơng pháp này, tài khoản kế toán nguyên vật liệu dùng để theo dõi

sự biến động nhập xuất của nguyên vật liệu đợc phản ánh trên một tài khoản kếtoán riêng: TK 611 "Mua hàng", TK 152 "Nguyên vật liệu" dùng để phản ánh

sự biến động đầu kỳ, cuối kỳ của hàng tồn kho trên cơ sở kiểm kê cuối mỗi kỳhạch toán

V Hạch toán dự phòng giảm giá nguyên vật liệu tồn kho

2 Phơng pháp hạch toán

Xác định mức dự phòng phải trích lập

Mức dự phòng phải trích cho năm kế hoạch = Lợng nguyên vật liệu tồnkho giảm x (Đơn giá hạch toán trên sổ - Đơn giá thực tế thời điểm lập dựphòng)

- Tài khoản sử dụng:

- TK 159 "Dự phòng giảm giá hàng tồn kho" Kết cấu:

Bên Nợ: Hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho vào cuối niên độ kếtoán

Bên Có: Trích lập dự phòng cần lập vào cuối niên dộ

+) Nếu số cần lập cho năm kế hoạch cao hơn số đã lập thì kế toán tríchlập thêm phần chênh lệch tăng thêm và hạch toán nh sau:

Nợ TK 632 "Giá vốn hàng bán" (chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho)

Có TK 159 "Dự phòng giảm giá hàng tồn kho"

+) Nếu số cần lập cho năm kế hoạch thấp hơn số đã lập thì kế toán hoànnhập phần chênh lệch giảm và hạch toán nh sau:

Nợ TK 159 "Dự phòng giảm giá hàng tồn kho"

Có TK 632 "Giá vốn hàng bán" (chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho)

3 Điều kiện áp dụng

Việc trích lập hay hoàn nhập các khoản dự phòng giảm giá nguyên vậtliệu tại thời điểm lập báo cáo tài chính cuối năm phải tuân thủ các yêu cầu sau:

- Phải có đầ đủ tài liệu, chứng từ chứng minh giá vốn của nguyên vật liệutại thời điểm lập dự phòng cao hơn giá trị thuần có thể thực hiện đợc của chúngtrên thị trờng

- Việc ớc tính giá trị thuần có thể thực hiện của hàng tồn kho phải dựatrên bằng chứng tin cậy thu thập đợc tại thời điểm ớc tính

- Là nguyên vật liệu thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, tồn kho tạithời điểm lập dự phòng

- Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho đợc thực hiện trên cơ sở từngmặt hàng tồn kho Tuy nhiên đối với những nguyên vật liệu tồn kho có giá gốccao hơn giá trị thuần có thể thực hiện đợc nhng giá bán sản phẩm đỡc ra từnguyên vật liệu này không giảm hoặc thậm chí cao hơn giá hiện tại thì không đ-

ợc lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu

VI Hệ thống sổ sách sử dụng trong kế toán nguyên vật liệu

Chứng từ kế toán mới chỉ là những thông tin phản ánh riêng lẻ, cha có tácdụng đối với công tác quản lý tổng hợp Ngời ta không chỉ dựa trên nhữngchứng từ riêng lẻ để đa ra những quyết định kế toán Vì vậy cần phải sắp xếpchứng từ thành những nghiệp vụ có nội dung kinh tế và công dụng tơng tự, saukhi đã đợc sắp xếp bằng cách phản ánh đối ứng tài khoản thì cần theo dõi thờng

xuyên và sổ sách kế toán chính là để đáp ứng nhu cầu đó Các sổ kế toán khônggiống nhau vì từng loại nghiệp vụ sẽ có tính chất khác nhau nhng giữa chúng cómối quan hệ mật thiết trong ghi chép, đối chiếu Mỗi cách kết hợp khác nhau sẽ

đem lại một hệ thống sổ khác nhau và có những quy định riêng

Hệ thống sổ kế toán trong doanh nghiệp đợc xây dựng để theo dõi tất cảcác hoạt động sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp Nhng trong phạm vi đềtài nghiên cứu này, em chỉ xem xét hệ thống sổ kế toán sử dụng trong hạch toánnguyên vật liệu Tuỳ theo điều kiện cụ thể mà kế toán có thể áp dụng một trongnhững hình thức sổ kế toán tổng hợp: Nhật ký - Sổ cái, Nhật ký chung, Nhật kýchứng từ, Chứng từ ghi sổ

Chơng II Thực trạng hạch toán NVL tại Công ty Cổ phần Bánh kẹo Hải Châu

I Tổng quan về Công ty cổ phần Bánh kẹo Hải Châu

1 Đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty bánh kẹo Hải Châu.

1.1 Tình hình phân bổ lao động tại Công ty bánh kẹo Hải Châu:

Trớc khi tìm hiểu chung tình hình sản xuất kinh doanh tại công ty Bánhkẹo Hải Châu thì vấn đề ta quan tâm đến đầu tiên là cơ cấu lao động hiện tạicủa Công ty Sở dĩ nh vậy là vì trong tất cả các lĩnh vực từ những công việc đơngiản, thủ công nhất cho đến những công việc đòi hỏi trình độ tinh vi, phức tạpnhất đều cần phải có bàn tay lao động và trí óc của con ngời Nhận thức đợc tầmquan trọng của đội ngũ lao động trong tiến trình sản xuất kinh doanh Công ty

đã có những phân bổ lao động tơng đối phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp

nh sau;

Lực lợng lao động của Công ty đợc chia thành 2 loại lao động: Lao độngtrực tiếp và lao động gián tiếp

Lực lợng lao động gián tiếp của Công ty bao gồm: Đại Hội Đồng Cổ

Đông, Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc và các cán bộ nhân viên các phòng banchức năng và đội ngũ nhân viên phục vụ Tỷ lệ lao động gián tiếp của Công tychiếm 12% - 14% so với lực lợng toàn Công ty, đây là tiền bộ trong các quản lýcủa Công ty Đội ngũ cán bộ quản lý của Công ty đợc điều hành và tổ chức theocơ cấu chức năng nên đã giúp tinh giảm lực lợng gián tiếp đợc tốt hơn, trình độcủa cán bộ quản lý đợc nâng cao Nguồn lao động trực tiếp chiếm từ 86 đến88% tổng số lao động: Lực lợng lao động trực tiếp đứng máy sản xuất và baogói, lực lợng công nhân kỹ thuật có trình độ tay nghề cao Bậc thợ bình quâncủa công nhân cơ điện, kỹ thuật là 4,81/7 và công nhân công nghệ ngời trực tiếp

đứng máy sản xuất và đóng gói sản phẩm là 4,38/6

Nh vậy, cơ cấu tổ chức lao động của Công ty tơng đối tinh giản và linhhoạt Cơ cấu này phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty và bắtkịp với yêu cầu của xã hội hiện nay: Đáp ứng đợc cả về số lợng và chất lợng u

điểm này cảu Công ty góp phần nâng cao năng suất, chất lợng sản phẩm sảnxuất Phân công lao động hợp lý sẽ giúp cho các nhà quản lý dễ dàng trong việckiểm tra giám sát và điều động nguồn nhân lực khi cần thiết Mặc dù vậy số l-ợng lao động của Công ty trớc cổ phần vẫn còn khá đông dẫn đến một số khókhăn trong quản lý đặc biệt là theo dõi lơng, thởng, BHXH cho từng công nhânviên trong Công ty Sau cổ phần hóa số lợng công nhân viên trong Công ty chỉcòn 967 ngời do đó tạo điều kiện thuận lợi cho phân công phân nhiệm công việccho từng ngời, tạo động lực cho công nhân viên hoàn thành công việc đợc giao.Với số lợng nhân viên nh thế giúp cho kế toán lơng, bảo hiểm có thể theo dõichi tiết và chính xác hơn rất nhiều so với trớc

1.2 Tình hình trang bị kỹ thuật tại Công ty bánh kẹo Hải Châu.

Với cơ cấu lao động phù hợp vẫn cha phải là điều kiện đủ để Công ty cóthể đi vào hoạt động sản xuất bình thờng đợc, mà bên cạnh đó phải kể đến yếu

tố kỹ thuật là yếu tố góp phần hoàn thiện sản phẩm và đẩy nhanh tiến độ sảnxuất Do đó ban lãnh đạo Công ty đã đa ra các chính sách về thiết bị kỹ thuậtqua các giai đoạn nh sau:

Dây chuyền công nghệ của Trung Quốc ngày trớc đã làm nên giá trị HảiChâu một thời bao cấp, bây giờ trở nên lạc hậu, cũ kỹ khiến cho sản phẩm củaHải Châu trong những năm 1991 không thể cạnh tranh đợc với các chủng loạibánh kẹo nhập lậu, sản xuất tùy tiện trong nớc đã tràn ngập thị trờng Nhận thức

đợc khó khăn này Công ty đã mạnh dạn vay vốn để đầu t công nghệ hiện đại:

Nh năm 1993 nhà máy đã mua dây truyền sản xuất bánh em xốp cao cấp củaCộng hòa Liên Bang Đức, trị giá 9 tỷ đồng, khi sản phẩm bánh kem này ra thịtrờng nó đã đánh bại mặt hàng cùng loại trên thị trờng Theo đà đó Công ty tiếptục đầu t dây chuyền phủ sôcôla trên các loại bánh kem xốp (năm 1994), sảnphẩm này không thua kém hàng ngoại nhập là mấy

Đặc biệt trong hai năm 1996 - 1997, Công ty tiếp tục đầu t thêm hai dâychuyền sản xuất; kẹo cứng và kẹo mềm đồng bộ (với thiết bị hiện đại của CộngHòa Liên Bang Đức Năm 1998 đầu t một bớc mới di chuyển mặt bằng cộngdây chuyền bánh bích quy Hải Châu (Thiết bị này mua tại Đài Loan) từ 2,1t/calên 3,2t/ca Tiếp đó năm 1999 đầu t tiếp hai dây chuyền in phun điện tử, có

đăng ký mã số - mã vạch theo tiêu chuẩn quốc tế và hai máy đóng gói kẹo, hoànthiện dây chuyền sản xuất bánh quy ép cùng một số trang thiết bị mới cho phânxởng kem xốp, cải tạo hệ thống đa khay ra băng tải nguội đồng thời sửa chữa lònhiệt, lắp thiết bị chống nắng, chống gió, hoàn thiện việc mở rộng mặt bằng cácphân xởng đảm bảo an toàn cho ngời lao động (Với tổng số là 6 tỷ đồng)

Đến nay Công ty đã trang bị máy vi tính cho hơn 80% cán bộ các phòngban, chuyên môn nghiệp vụ 100% xởng sản xuất có thông tin nội bộ với nhau,

đồng thời phân cấp quản lý giao khoán với mục tiêu giảm bớt tiêu hao nguyênvật liệu, nâng cao chất lợng sản phẩm và phát huy tính linh hoạt, khả năng sángtạo và tự chủ của bộ phận sản xuất ngời lao động để họ trở thành bộ phận tham

mu cho lãnh đạo về định hớng, phát triển và đầu t thiết bị máy móc, để cónhững sách lợc dự đoán thị trờng về sản phẩm… tất cả điều đó sẽ làm cơ sởcho công tác điều hành cũng nh lên kế hoạch mua nguyên vật liệu, sản xuất tồnkho…

Hầu hết những máy móc sử dụng trong các phân xởng của Công ty cónguồn gốc từ Châu Âu hoặc Đài Loan và đợc nhập mới 100%, tất cả các loạimáy này trớc khi mua về đều đợc tính toán kỹ nên đã tạo ra sản phẩm phù hợpvới ngời Việt Nam về kiểu dáng, mẫu mã, chất lợng và giá cả thấp Trong tơnglai gần Công ty Bánh kẹo Hải Châu đặt ra một số định hớng nhằm tạo ra nhữngbớc chuyển biến mới nh: thực hiện đầu t dây chuyền bánh cao cấp, đa dạng hóasản phẩm trên dây chuyền cũ, nhìn rõ xu hớng và yêu cầu của thị trờng để có b-

ớc đi phù hợp

Dới đây là những trang thiết bị mà Công ty đã đầu t đợc trong những nămqua:

Bảng 1: Một số thiết bị chính trong hoạt động sản xuất kinh doanh

của Công ty

TT Tên tài sản Nơi cung cấp Công suất Hiện trạng

1 Dây chuyền sản xuất bánh

6 Dây chuyền sản xuất

sôcôla thanh và viên

AUS 2-4 tấn/ca Tự động sản xuất

Với những trang thiết bị có tại Công ty nh ta thấy trên Bảng 1 chứng tỏban quản lý của Công ty rất quan tâm đến việc áp dụng các máy móc hiện đạivào sản xuất Việc đầu t công nghệ tiên tiến đòi hỏi phải có nguồn vốn bớc đầu

là rất lớn, nhng nó sẽ là nhân tố hết sức quan trọng có thể tạo ra sản phẩm chấtlợng cao mà không tốn nhiều thời gian và sức lao động Với chủ trơng này trongtơng lai Công ty sẽ đạt đợc những thành tựu to lớn cả về chất lợng cũng nh số l-ợng sản phẩm, bên cạnh đó công ty sẽ tiết kiệm đợc một số lợng đáng kể NVL,sức lao động cũng nh thời gian hao phí sản xuất Tuy nhiên không phải tất cả

đầu t đều có lãi mà điều đó còn phụ thuộc vào thực trạng kinh tế tại Công ty khi

đó, nếu nh công ty quá chú trọng cho công nghệ mới nhng sản phẩm sản xuất ra

lại cha tiêu thụ đợc hoặc có tiêu thụ nhng số lợng không nhiều thì nó sẽ ảnh ởng bởi lãi vay bởi giá trị của đồng tiền trên thị trờng… do đó sẽ dẫn đến kếtquả sản xuất kinh doanh của Công ty thay đổi.

từ lợi nhuận sau thuế, vốn vay của các ngân hàng tổ chức tín dụng và các đối ợng khác, vốn trong công nợ… Những năm gần đây tình hình tài chính củaCông ty bánh kẹo Hải Châu có những chuyển biến tích cực và đợc thể hiện quabảng số liệu:

t-Bảng 2: t-Bảng kết quả về tình hình tài chính của Công ty trong 4 năm

với năm 2001 tuy nhiên với tỷ suất đo doanh nghiệp vẫn tự chủ trong hoạt độngTài chính.

Tơng tự nh thế ta thấy năm 2003 Tài sản cũng tăng so với năm 2002 là231tr.đ tơng ứng là 19,3% Nguồn vốn chủ sở hữu năm 2003 giảm so với năm

2002 là 4852tr.đ tơng ứng là 19,3% điều đó chứng tỏ các khoản công nợ năm

2003 tăng lên nhiều so với năm 2002 Và tỷ suất tự Tài trợ năm 2003 là 14,3%giảm đi gần một nửa so với năm 2002, doanh nghiệp đang giảm dần khả năng tựchủ về Tài chính

Đến năm 2004 Tài sản của doanh nghiệp vẫn tiếp tục tăng, so với năm

2003 thì Tài sản của doanh nghiệp tăng lên là 7523tr.đ tơng ứng là 5,3% Trongkhi đó nguồn vốn của doanh nghiệp tăng lên là 4084tr.đ tơng ứng là 2,1%chứng tỏ doanh nghiệp đang giảm dần các khoản nợ ngắn hạn xuống nhng vẫncha hiệu quả

Bên cạnh đó, ta còn thấy các nguồn vốn khác đang dần đợc đầu t nhiềuhơn vào Công ty ví dụ nh năm 2004 đã có 3386tr.đ đợc đầu t Đó là những điềukiện tốt giúp doanh nghiệp có thể cải thiện tình hình Tài chính của mình Chỉ cónền Tài chính vững mạnh mới có thể giúp cho tiến trình kinh doanh tại Công ty

đợc bền vững và phát triển Trên cơ sở đó cũng sẽ giúp cho công tác tổ chức cácphòng ban khác đợc thuận lợi và linh hoạt hơn, đặc biệt là bộ máy kế toán cóthể cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác cho Hội đồng thành viên (Hội đồngquản trị), Giám đốc (Tổng giám đốc) về giá trị tuyệt đối của các nguồn vốn hiện

có, về tỷ trọng của từng bộ phận trong tổng nguồn vốn

2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh tại Công ty Bánh kẹo Hải Châu.

2.1 Đặc điểm cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty Bánh kẹo Hải Châu

Với công nghệ mới và trên cơ sở sắp xếp lại quá trình lao động hợp lý,tổng số công nhân viên toàn Công ty có mặt trớc thời gian cổ phần hóa là 1072

ngời, số lao động nghỉ việc hởng chế độ dôi d là 105 ngời, số lao động chuyểnsang Công ty Cổ phần là 967 ngời.

Bộ máy quản lý của Công ty gồm hai cấp: Công ty và cấp phân xởng và

đợc bố trí theo cơ cấu trực tiếp chức năng, hệ thống này gắn các chuyên gia làmviệc chức năng với các chỉ huy trực tuyến khi ra các quyết định quản trị liênquan đến chức năng mà họ phụ trách nên khắc phục đợc hạn chế tách rời việcchuẩn bị và ra quyết định, nhờ vậy cũng khắc phục đợc tình trạng tách rời ngời

ra quyết định voí ngời thực hiện quyết định Bên cạnh đó còn có u điểm là cácmệnh lệnh, nhiệm vụ và thông báo tổng hợp đợc chuyển lần lợt từ lãnh đạodoanh nghiệp đến cấp dới cho đến tận cấp dới cùng một cách trực tiếp do đó

đảm bảo tính thống nhất trong quản lý Bên cạnh đó bnó cũng đòi hỏi hao phínhiều thời gian trong quá trình ra các quyết định và cần có sự phối hợp chặt chẽgiữa các bộ chỉ huy trực tuyến với các cán bộ chức năng

* Về cơ cấu tổ chức quản lý, điều hành và kiểm soát của Công ty nh sau:

Đại Hội Cổ Đông (ĐHCĐ): Là cơ quan quyết định cao nhất của Công ty,

ĐHĐCĐ gồm tất cả cổ đông có quyền tham dự và biểu quyết theo quy định tại

Điều lệ

Hội đồng quản trị (HĐQT): Là cơ quan quản lý của Công ty, có toànquyết quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của Công ty trừnhững vấn đề thuộc thẩm quyền của HĐQT

Tổng giám đốc (TGĐ): Là ngời điều hành các công việc hàng ngày củaCông ty, chịu trách nhiệm trớc Hội đồng quản trị và trớc pháp luật về việc thựchiện quyền và nghĩa vụ đợc giao Tổng giám đốc có thể là thành viên Hội đồngquản trị, do hội đồng quản trị thuê hoặc bổ nhiệm: TGĐ là ngời đại diện phápnhân của công ty

Phó tổng giám đốc là ngời giúp Tổng giám đốc điều hành một hoặc một

số lĩnh vực hoạt động của Công ty theo phân công của giám đốc, chịu tráchnhiệm trớc Tổng giám đốc và pháp luật về nhiệm vụ đợc phân công Đồng thời

không tham gia các chức danh quản lý điều hành sản xuất ở đơn vị sản xuấtkinh doanh khác.

Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật: Tham mu cho Giám đốc về các mặtcông tác:

- Công tác kỹ thuật

- Bồi dỡng nâng cao trình độ công nghệ

- Bảo hiểm xã hội

- Kiểm tra chất lợng sản phẩm

Phó giám đốc kinh doanh: Tham mu cho Giám đốc về các mặt công tác:

- Kinh doanh tiêu thụ sản phẩm

- Hành chính và bảo vệ

- Điều hành kế hoạch tác nghiệp của các phân xởng

Kế toán trởng Công ty giúp Tổng giám đốc chỉ đạo, tổ chức công tác kếtoán Tài chính, thống kê của Công ty, có các quyền và nhiệm vụ theo quy địnhcủa pháp luật và quy chế tổ chức bộ máy quản lý điều hành của Công ty

Các cán bộ quản lý thuộc các phòng ban chuyên môn nghiệp vụ có chứcnăng tham mu giúp việc là thực hiện quản lý điều hành Công ty theo yêu cầucủa Tổng giám đốc và hội đồng quản trị Chịu trách nhiệm trớc tổng giám đốc

và pháp luật về thực hiện pháp luật đợc giao Đồng thời không tham gia cácchức danh quản lý điều hành sản xuất ở đơn vị sản xuất kinh doanh khác

* Các phòng ban:

@ Phòng tổ chức: Tham mu cho Giám đốc về các mặt công tác

- Công tác tổ chức cán bộ, lao động và tiền lơng

- Soạn thảo các quy chế quản lý, các quyết định, công văn, chỉ thị

- Tuyển dụng, điều động lao động

- Tiến bộ kỹ thuật

- Quản lý quy trình công nghệ sản xuất và quy trình kỹ thuật

- Nghiên cứu các mặt hàng mới, mẫu mã và bao bì mới

- Quản lý và xây dựng kế hoạch tu sửa thiết bị

- Soạn thảo các quy trình, quy phạm kỹ thuật

- Giải quyết các sự cố máy móc, công nghệ sản xuất

- Tổ chức đào tạo công nhân và cán bộ kỹ thuật

@ Phòng kế hoạch vật t: Tham mu cho Giám đốc về các mặt công tác:

- Xây dựng kế hoạch tổng hợp (1 năm, dài hạn và kế hoạch tác nghiệp)

- Kế hoạch cung ứng vật t, nguyên vật liệu

- Công tác tiêu thụ sản phẩm

@ Phòng kế toán - thống kê - Tài chính

- Giúp giám đốc tổ chức và chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác Tài chính

kế toán, thông tin, kinh tế, tổ chức hạch toán trong toàn bộ Công ty và pháp luậtNhà nớc và điều lệ tổ chức kế toán theo chế độ chính sách

- T chức bộ máy kế toán từ Công ty đến các đơn vị trực thuộc Tổ chức

bộ máy chứng từ kế toán, tổ chức vận dụng tài khoản hệ thống kế toán phù hợpvới điều hành và quản lý kinh tế ở các đơn vị và Công ty

- Phân tích hoạt động kinh tế nhằm phát huy điểm mạnh và hạn chế điểmyếu của Công ty

@ Phòng hành chính: Tham mu cho Giám đốc về các mặt công tác:

- Hành chính quản trị

- Đời sống

- Y tế, sức khỏe

- Nhà trẻ mẫu giáo

@ Phòng bảo vệ: Tham mu cho Giám đốc về các mặt công tác:

- Bảo vệ xây dựng nhà xởng, kho tàng

- Thực hiện sửa chữa nhỏ trong Công ty

Ban kiểm soát (BKS): Do ĐHĐCĐ bầu ra trong số cổ đông của Công ty.Ban kiểm soát có nhiệm vụ:

- Giám sát và kiểm tra sự tuân theo điều lệ và pháp luật có liên quan củaHĐQT, Tổng giám đốc, bộ máy giúp việc và các cá nhân trong Công ty

- Kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp trong quản lý, điều hành hoạt động sảnxuất kinh doanh, trong ghi chép sổ sách kế toán và báo cáo Tài chính của Côngty

- Thẩm định báo cáo tài chính hàng năm của Công ty, kiểm tra từng vấn

đề cụ thể liên quan đến quản lý, điều hành hoạt động của Công ty khi xét thấycần thiết

- Kiến nghị biện pháp bổ sung, sửa đổi, cải tiến, cơ cấu tổ chức quản lý,

điều hành hoạt động kinh doanh của Công ty

2.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý công ty Bánh kẹo Hải Châu

Sau khi tìm hiểu toàn bộ các phòng ban và nhiệm vụ của phòng ban cũng

nh cơ cấu số lợng công nhân viên trong Công ty ta có thể khái quát lại qua sơ đồdới đây: Sơ đồ 1

Sơ đồ 1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty bánh kẹo Hải Châu

Đại hội đồng

cổ đông

Hội đồng quản trị (5 người)

Chủ tịch hội đồng quản trị

Phó TGĐ

kỹ thuật

Phòng kỹ thuật

Phòng

TC - KT

Phòng

Kế hoạch vật tư

Phòng HCQT & BVTV

Phân xư

ởng Bánh 3

Phân xư

ởng bột canh

Phân xư

ởng kẹo

Phân xưởng

in phun và cơ điện

3 Đặc điểm tổ chức hệ thống kế toán tại công ty

đối kế toán, báo cáo lu chuyển tiền tệ, thuyết minh báo cáo tài chính

* Đơn vị tiền tệ áp dụng: Công ty sử dụng đơn vị tiền tệ là đồng ViệtNam với ký hiệu quốc gia là"đ", ký hiệu quốc tế là VNĐ

* Chữ viết sử dụng trong kế toán là tiếng Việt: Trong một số trờng hợp sửdụng tiếng nớc ngoài trên chứng từ kế toán, sổ kế toán và báo cáo tài chính thìcông ty sử dụng đồng thời tiếng Việt và tiếng nớc ngoài

* Chữ số mà công ty sử dụng trong kế toán là chữ số ả Rập: 0, 1, 2, 3, 4,

5, 6, 7, 8,9

* Nguyên tắc và phơng pháp chuyển đổi đồng tiền khác: Trong trờnghợp các nghiệp vụ kinh tế Tài chính phát sinh là ngoại tệ kế toán ghi theonguyên tệ và quy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỉ giá hối đoái do Ngân hàng Nhànớc Việt Nam công bố tại thời điểm quy đổi

* Hình thức sổ kế toán áp dụng: Công ty sử dụng sổ kế toán tổng hợpnhật ký chung

* Công ty áp dụng phơng pháp tính thuế GTGT theo phơng pháp khấutrừ: Tức là đơn vị tập hợp các hoá đơn liên quan đến thuế GTGT đợc khấu trừcủa hàng hoá, vật t mua vào, sau đó khấu trừ với thuế GTGT của hàng hoá dịch

vụ bán ra

3.2 Tổ chức bộ máy kế toán

Do đặc điểm của công ty là doanh nghiệp sản xuất với số lợng các nghiệp

vụ phát sinh tơng đối nhiều nên phòng kế toán của Công ty gồm có 11 ngời,trong đó có: 1 kế toán trởng, 2 phó phòng, 1 kế toán Tài sản cố định, 1 kế toánnguyên vật liệu, 1 kế toán ngân hàng - tổng hợp, 1 kế toán thành phẩm, 1 kế

toán lơng - bảo hiểm, 1kế toán vật t, 1 kế toán công nợ, 1 thủ quỹ, 1 kế toán tiềnmặt, phòng kế toán công ty có những nhiệm vụ rất quan trọng tiêu biểu nh:

Tổ chức, kiểm tra, giám sát công tác ghi chép ban đầu

Kiểm tra giám sát mọi khoản thu chi trong công ty và các xí nghiệp trực thuộc

Thẩm định về hiệu quả kinh tế của các dự án, phơng án sản xuất

Lập, trình, ký, chuyển nộp và lu trữ các báo cáo kế toán, báo cáo thuế, báo cáo thống kê định kỳ, hồ sơ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế theo quy địnhcủa pháp luật

Trên đây chúng ta đã tìm hiểm những nhiệm vụ chung của phòng kế toán

- tài vụ Bên cạnh nhiệm vụ chung đó các nhân viên kế toán còn có những nhiệm vụ riêng tuỳ theo phần hành quản lý của mình Cụ thể là:

• Kế toán trởng: có nhiệm vụ kiểm tra, giám sát mọi số liệu trên sổ sách

kế toán, đôn đốc các bộ phận kế toán chấp hành đúng đắn các quy định, chế độ

kế toán nhà nớc ban hành Kế toán trởng cũng là ngời cung cấp các thông tin kếtoán cho giám đốc và các cơ quan hữu quan đồng thời chịu trách nhiệm trớc pháp luật về các số liệu đã cung cấp Chịu trách nhiệm kế hoạch tài chính hàng năm và tổ chức phân tích hiệu quả tài chính để rút kinh nghiệm cho các năm sau

• Phó phòng tài vụ kiêm kế toán TSLĐ và XDCB: Có trách nhiệm giải quyết những công việc khi kế toán trởng đi vắng đồng thời là ngời thực hiện công việc hạch toán về các phần hành liên quan tới TSLĐ & XDCB

• Phó phòng tài vụ phụ trách kế toán thuế - tiêu thụ: Chịu trách nhiệm theo dõi tình hình tiêu thụ sản phẩm và các nghĩa vụ đóng thuế với nhà nớc và cơ quan hữu quan

• Kế toán tổng hợp và ngân hàng: Có trách nhiệm làm báo cáo kế hoạchlập sổ cái, tổng hợp các số liệu kế toán từ các bộ phận để lập báo cáo tài chínhtrong công ty theo định kỳ, kế toán ngân hàng theo dõi tài khoản của công ty tạiNgân hàng thông qua giấy báo Nợ, báo Có của ngân hàng, các uỷ nhiệm chi,

điện chuyển tiền, viết séc, lập các bảng nộp séc, mở th tín dụng (L/C) để nhậpkhẩu hàng hóa, lập các chứng từ khác có liên quan

• Kế toán TSCĐ: Có nhiệm vụ theo dõi giám sát sự biến động tăng giảmTSCĐ và tính toán khấu hao TSCĐ trong công ty theo chế độ đề xuất các biệnpháp sử dụng, thanh lý cho hiệu quả sản xuất

• Kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng: Theo dõi tính toán tiềnlơng, tiền thởng, các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ và thanh toán cho cán bộcông nhân viên

• Kế toán vật t: Hạch toán tổng hợp và chi tiết tình hình nhập, xuất, tồnkho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, gia công chế biến nguyên vật liệu Kiểmtra thủ tục, chứng từ và viết các phiếu nhập kho, xuất kho vật t, nguyên liệu.Xác định số tồn kho về số lợng và giá trị,đối chiếu với số liệu của thủ kho Lậpdanh mục công cụ lao động và phân bổ công cụ lao động vào chi phí sản xuấtkinh doanh

• Kế toán tiêu thụ sản phẩm: Có nhiệm vụ tổ chức theo dõi đầy đủ, kịpthời và giám sát chặt chẽ về tình hình hiện có và sự biến động của từng loại sảnphẩm trên các mặt hiện vật cũng nh giá trị Theo dõi quá trình tiêu thụ sảnphẩm, cung cấp số liệu kịp thời cho kế toán tổng hợp

• Kế toán tiền mặt: Theo dõi sự biến động tăng giảm tiền mặt có tại quỹcủa doanh nghiệp, giám sát các nghiệp vụ thanh toán bằng tiền mặt Lên báocáo và sổ chi tiết phù hợp để tiện cho việc theo dõi đối chiếu với sổ tổng hợp

• Thủ quỹ: Là ngời duy nhất trong công ty đợc quản lý chìa khoá két và

mở két khi cần thiết Có trách nhiệm thu chi tiền mặt, bảo quản tiền mặt tại quỹcủa công ty Ngoài ra thủ quỹ phải thực hiện kiểm kê đối chiếu hàng ngày giữa

số tồn quỹ theo sổ kế toán và số tồn thực tế trong két

• Kế toán công nợ: Có nhiệm vụ theo dõi các khoản công nợ và tình hìnhthanh toán công nợ với các nhà cung cấp và khách hàng.Theo dõi toàn bộ côngtác thanh toán bao gồm thanh toán bằng tiền mặt, chuyển khoản Kiểm tra cácchứng từ thanh toán lập các phiếu chi phiếu thu

Có thể khái quát về công tác tổ chức phòng kế toán theo sơ đồ sau: Sơ đồ2.

Sơ đồ 2: Sơ đồ tổ chức phòng kế toán tại công ty bánh kẹo Hải Châu

3.3 Tổ chức hạch toán kế toán.

* Chế độ chứng từ kế toán: Công ty sử dụng hầu hết các chứng từ kế toán

do Bộ Tài chính ban hành thống nhất trong cả nớc từ 1 - 1 - 1996 (Quyết định

số 1141 TC(CĐKT ngày 1 - 11 - 1995) Nhng cũng tuỳ theo từng phần hành cụthể mà bộ phận kế toán áp dụng các chứng từ phù hợp với phần phành đó Ví dụkhi hạch toán về tiền mặt thì kế toán cần phải viết phiếu, chi là các hoá đơn bánhàng, giấy đề nghị cho tạm ứng, các hoá đơn mua hàng Cách thức ghi vào cácchứng từ về cơ bản là giống nh chế độ đã ban hành hớng dẫn cho các doanhnghiệp (yếu tố cần thiết), tuy nhiên để cụ thể hơn cho các bộ phận phòng ban vàcán bộ công nhân viên trong công ty thì trong một số chứng từ của công ty cóthêm yếu tố bổ sung Đặc biệt khi hạch toán về NVL kế toán thờng sử dụngthêm các chứng từ do BTC hớng dẫn ví dụ nh phiếu xuất vật t theo hạn mức,biên bản kiểm nghiệm, phiếu báo vật t còn lại cuối kỳ thờng thì chứng từ đợc

sử dụng trong công ty đợc viết thành ba liên: Liên màu tím (màu đen) dùng để

Kế toán trưởng Trưởng phòng tài vụ

Phó phòng tài vụ KT

TSCĐ & XDCB

Phó phòng tài vụ KT thuế - tiêu thụ

Thủ

quỹ KT - TSCĐ KT - NVL KT - ngân

hàng T.hợp

KT - Thành phẩm

KT - Lương

BH T.ứng

KT - công nợ

KT - tiền mặt