Hoàn thiện kiểm soát doanh thu tại công ty cổ phần môi trường đô thị quảng nam

Có thể kể đến một số công trình nghiên cứu tiêu biểu như sau: Hoàng Lan Phương 2017 đã tập trung nghiên cứu vào vấn đề kiểm soát nội bộ đối với chi phí sản xuất kinh doanh và doanh thu n

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ

NGUYỄN THỊ LỆ PHƯƠNG

HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT DOANH THU TẠI

CÔNG TY CỔ PHẦN MÔI TRƯỜNG ĐÔ THỊ QUẢNG NAM

LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN

Đà Nẵng - Năm 2020

LỜI CAM ĐOAN

Tôi cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng được ai công bố trong bất kỳ công trình nào khác

Tác giả luận văn

Nguyễn Thị Lệ Phương

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

1.Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 2

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

4 Phương pháp nghiên cứu 2

5 Bố cục đề tài 3

6 Tổng quan tài liệu nghiên cứu 4

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT DOANH THU TẠI CÁC DOANH NGHIỆP 8

1.1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 8

1.1.1.Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ 8

1.1.2.Vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ 9

1.1.3 Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ 9

1.1.4 Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ 10

1.2 KIỂM SOÁT DOANH THU TẠI CÁC DOANH NGHIỆP 19

1.2.1 Khái niệm và nội dung doanh thu 19

1.2.2 Mục tiêu kiểm soát doanh thu 21

1.2.3 Các rủi ro đối với việc xác định và ghi nhận doanh thu 23

1.2.4 Các hoạt động kiểm soát doanh thu 24

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT DOANH THU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MÔI TRƯỜNG ĐÔ THỊ QUẢNG NAM 29

2.1 KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN MÔI TRƯỜNG ĐÔ THỊ QUẢNG NAM 29

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty 29

2.1.2 Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty 30

2.1.3 Tổ chức bộ máy quản lý của công ty 30

2.1.4 Tổ chức kế toán tại Công ty 32

2.2 GIỚI THIỆU HỆ THỐNG KSNB TẠICÔNG TY CỔ PHẦN MÔI TRƯỜNG ĐÔ THỊ QUẢNG NAM 36

2.2.1 Môi trường kiểm soát 36

2.2.2 Đánh giá rủi ro 37

2.2.3 Hoạt động kiểm soát 39

2.2.4 Thông tin và truyền thông 41

2.2.5 Giám sát 42

2.3 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT DOANH THU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MÔI TRƯỜNG ĐÔ THỊ QUẢNG NAM 42

2.3.1 Đặc điểm doanh thu tại công ty 42

2.3.2 Kiểm soát doanh thu tại Công ty cổ phần Môi trường đô thị Quảng Nam 48

2.4 ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG KSNB VÀ HOẠT ĐỘNG KSDT TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MÔI TRƯỜNG ĐÔ THỊ QUẢNG NAM 75

2.4.1 Ưu điểm 75

2.4.2 Tồn tại, hạn chế 76

CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT DOANH THU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MÔI TRƯỜNG ĐÔ THỊ QUẢNG NAM 78

3.1 QUAN ĐIỂM VÀ PHƯỚNG HƯỚNG HOÀN THIỆN KSDT TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MÔI TRƯỜNG ĐÔ THỊ QUẢNG NAM 78

3.2 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN KSDT TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MÔI TRƯỜNG ĐÔ THỊ QUẢNG NAM 80

3.2.1 Hoàn thiện môi trường kiểm soát 80

3.2.2 Hoàn thiện đánh giá rủi ro 83

3.2.3 Hoàn thiện hoạt động kiểm soát 85

3.2.4 Hoàn thiện công tác thông tin truyền thông 88

3.2.5 Hoàn thiện công tác giám sát 89 3.2.6 Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát nội bộ về doanh thu tại các đơn

vị trực thuộc 91 3.2.7 Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát nội bộ về doanh thu tại Văn phòng công ty 97

KẾT LUẬN 101 TÀI LIỆU THAM KHẢO

DANH MỤC BẢNG

2.1 Bảng giá dịch vụ thu gom, vận chuyển rác thải

DANH MỤC HÌNH VẼ

2.2 Mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của công

2.3 Lưu đồ kiểm soát giai đoạn kí kết hợp đồng dịch

2.4 Lưu đồ kiểm soát giai đoạn lắp đặt 52

2.5 Lưu đồ kiểm soát giai đoạn ghi khối lượng và cập

2.6 Lưu đồ kiểm soát công tác tính tiền, lập và in

3.1 Lưu đồ kiểm soát quá trình ký kết hợp đồng 93 3.2 Lưu đồ kiểm soát giai đoạn lắp đặt 95 3.3 Lưu đồ kiểm soát cập nhật chỉ số tiêu thụ dịch vụ 97

1

MỞ ĐẦU 1.Tính cấp thiết của đề tài

Xu hướng toàn cầu hóa đã mở ra những cơ hội và thách thức lớn cho doanh nghiệp Để tồn tại và phát triển, các doanh nghiệp phải không ngừng nâng cao năng lực cạnh tranh của mình Một trong những giải pháp được doanh nghiệp quan tâm là hoàn thiện hoạt động kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp Kiểm soát nội bộ giúp cho nhà quản lý kiểm tra, giám sát được quá trình hoạt động của doanh nghiệp Trong đó, kiểm soát doanh thu là nội dung quan trọng được các nhà quản lý doanh nghiệp lưu ý thực hiện Hoạt động bán hàng là hoạt động xảy ra thường xuyên và dễ xảy ra gian lận, sai sót Việc xây dựng kiểm soát doanh thu hữu hiệu sẽ bảo đảm thu được tiền từ khách hàng, cung cấp cho khách hàng những sản phẩm chất lượng tốt từ đó, nâng cao uy tín, hình ảnh và năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường Thêm vào đó, doanh thu từ bán hàng và cung cấp dịch vụ là nguồn thu chính của công ty Chính vì vậy, việc hoàn thiện kiểm soát doanh thu là một nội dung kiểm soát quan trọng trong kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp

Công ty cổ phần Môi trường đô thị Quảng Nam (trước đây là Công ty Môi trường đô thị Quảng Nam) là doanh nghiệp hoạt động trên các lĩnh vực công ích và sản xuất kinh doanh, được thành lập vào năm 1997 và được cổ phần hóa vào năm 2015 Việc chuyển đổi thành công ty cổ phần đã giúp các doanh nghiệp chủ động trong việc lập, xây dựng kế hoạch, chiến lược sản xuất kinh doanh hằng năm và dài hạn Cùng với đó, ý thức tự giác, tinh thần trách nhiệm của người lao động trực tiếp và người quản lý gián tiếp được nâng cao, đặc biệt, hiệu quả sản xuất kinh doanh đã tăng lên Doanh thu của công ty bao gồm doanh thu nhiều hoạt động khác nhau nhưng chủ yếu đến từ

ba hoạt động chính, đó là thu gom rác thải; xử lý và tiêu huỷ rác thải; trồng và

từ tháng này sang tháng kế tiếp,…

Với tất cả các lý do nêu trên, tôi chọn đề tài: “Hoàn thiện kiểm soát

doanh thu tại Công ty cổ phần Môi trường đô thị Quảng Nam” để làm luận

văn thạc sĩ

2 Mục tiêu nghiên cứu

- Đánh giá thực trạng về kiểm soát doanh thu tại Công ty cổ phần Môi trường đô thị Quảng Nam

- Đề xuất các phương hướng, giải pháp để hoàn thiện kiểm soát doanh thu tại Công ty cổ phần Môi trường đô thị Quảng Nam

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Kiểm soát doanh thu tại các doanh nghiệp

Phạm vi nghiên cứu: Công ty cổ phần Môi trường đô thị Quảng Nam

4 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp thu thập dữ liệu:

+ Từ các công trình nghiên cứu có liên quan đến kiểm soát doanh thu, các văn bản pháp quy quy định của Nhà nước, các báo cáo của Công ty cổ phần Môi trường đô thị Quảng Nam liên quan đến kiểm soát doanh thu như các chính sách quy định, nội quy, thủ tục kiểm soát

- Phương pháp phỏng vấn: Phỏng vấn trực tiếp, qua điện thoại hoặc qua email các cá nhân có trách nhiệm liên quan công tác kiểm soát doanh thu để tìm hiểu thực trạng tại đơn vi Bao gồm quan niệm, thái độ, giá trị và nhận thức của đối tượng về kiểm soát doanh thu

- Phương pháp phân tích, xử lý dữ liệu:

Phân tích quy trình kiểm soát tìm hiểu các kết quả của sự quản lý và điều hành tài chính ở doanh nghiệp Thông qua đó nghiên cứu và tìm hiểu về thực trạng kiểm soát doanh thu tại Công ty cổ phần Môi trường đô thị Quảng Nam, tìm hiểu những mặt tích cực cũng như những điểm hạn chế còn tồn tại của kiểm soát doanh thu tại công ty, từ đó đề xuất một số giải pháp cụ thể

5 Bố cục đề tài

Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn gồm ba chương như sau:

Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát doanh thu tại các doanh nghiệp Chương 2: Thực trạng kiểm soát doanh thu tại Công ty cổ phần Môi trường đô thị Quảng Nam

Chương 3: Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện kiểm soát doanh thu tại Công ty cổ phần Môi trường đô thị Quảng Nam

4

6 Tổng quan tài liệu nghiên cứu

Kiểm soát nội bộ (KSNB) nói chung và kiểm soát doanh thu (KSDT) nói riêng có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, giúp cho nhà quản lý kiểm tra, giám sát được quá trình hoạt động của doanh nghiệp Chính vì vậy, đã có rất nhiều tác giả quan tâm đến đề tài này

Vì thế, có nhiều công trình nghiên cứu liên quan đến hệ thống kiểm soát nội

bộ được công bố Có thể kể đến một số công trình nghiên cứu tiêu biểu như sau:

Hoàng Lan Phương (2017) đã tập trung nghiên cứu vào vấn đề kiểm soát nội bộ đối với chi phí sản xuất kinh doanh và doanh thu nước sạch tại Văn phòng công ty và các đơn vị trực thuộc của Công ty cổ phần Môi trường đô thị Nha Trang Trên cơ sở nghiên cứu thực trạng kiểm soát doanh thu và chi phí của công ty, luận văn đã đề xuất những giải pháp thích hợp nhằm hoàn thiện thủ tục công tác kiểm soát chi phí và doanh thu tại đơn vị

Nguyễn Hương Giang (2018) đã trình bày những vấn đề chung về hệ thống kiểm soát nội bộ, khái niệm, đặc điểm và nội dung của chu trình doanh thu và thu tiền bán hàng trong doanh nghiệp và sau cùng là nội dung của kiểm soát nội bộ về doanh thu và hoạt động thu tiền trong Công ty TNHH Dịch vụ Công ích Bình Thạnh Bên cạnh đó, tác giả đã mô tả thực trạng công tác kiểm soát nội bộ doanh thu và bán hàng tại công ty, từ đó nêu ra một số hạn chế cần phải khắc phục và đưa ra một số giải pháp nhằm tăng cường công tác kiểm soát nội bộ chu trình tại công ty về: công tác lập dự toán, công tác kiểm soát doanh thu và thu tiền bán hàng, chính sách thu tiền tập trung tại các đại lý Nguyễn Hoàng Lam Phương (2017) đã trình bày những vấn đề cơ bản nhất về kiểm soát doanh thu và chi phí tại Công ty TNHH Domex Đề tài đã

đi sâu phân tích các nguồn doanh thu và chi phí của công ty, từ đó, đưa ra

5

những rủi ro có thể gặp phải trong việc ghi nhận doanh thu và chi phí của công ty Trên cơ sở đó, luận văn đã đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện kiểm soát doanh thu và chi phí của công ty

Nguyễn Thị Mỹ Hạnh (2019) sử dụng kết hợp phương pháp nghiên cứu định tính nhằm tìm hiểu, phân tích và đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ của Công tyTNHH Một thành viên Dịch vụ công ích quận Bình Thạnh,

TP Hồ Chí Minh Dữ liệu sử dụng trong nghiên cứu chủ yếu là dữ liệu sơ cấp được thu thập từ việc khảo sát thông qua Phiếu khảo sát gồm: Thông tin chung và thực trạng hệ thống KSNB của công ty Tác giả gửi phiếu khảo sát đến đại diện cán bộ nhân viên của các bộ phận trong công ty với cỡ mẫu khảo sát là 90 Nội dung khảo sát được tác giả thực hiện dựa vào hướng dẫn của COSO 2013 về 5 yếu tố cấu thành nên hệ thống KSNB với 48 câu hỏi khảo sát theo thang đo 5 likert Trên cơ sở các thông tin thu thập được, tác giả đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB, qua đó góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty

Nguyễn Thị Lan Anh (năm 2014) đã hệ thống hóa các vấn đề lý luận chung về hệ thống KSNB và thực hiện khảo sát phân tích các yếu tố cấu thành của hệ thống KSNB tại Tập đoàn Hoá chất Việt Nam để đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB tại Tập đoàn Tuy nhiên, luận án chưa làm

rõ được đặc điểm về ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh, về mối quan hệ giữa công ty mẹ với các công ty thành viên trong Tập đoàn đã ảnh hưởng đến hệ thống KSNB, để trên cơ sở đó có đề xuất những giải pháp hoàn thiện phù hợp

và khả thi hơn

Nguyễn Thanh Trang (năm 2015) đã nghiên cứu, khảo sát và đánh giá thực trạng, đề xuất các giải pháp hoàn thiện với các bộ phận cấu thành hệ thống KSNB được mở rộng gồm 05 bộ phận là: môi trường kiểm soát; quy

đó, luận án cũng đã trình bày khá đầy đủ đặc điểm của ngành dịch vụ kỹ thuật dầu khí tại Việt Nam có ảnh hưởng tới hệ thống KSNB và đề cập đến một số rủi ro mà các doanh nghiệp ngành dịch vụ kỹ thuật dầu khí tại Việt Nam phải đối mặt Tuy nhiên, các giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB trong các doanh nghiệp ngành dịch vụ kỹ thuật dầu khí tại Việt Nam mà tác giả đề xuất trong luận án trải rộng trên 05 yếu tố cấu thành hệ thống KSNB nêu trên nên còn mang tính định hướng, khái quát cao và các giải pháp này chưa hướng đến ngăn ngừa, giảm thiểu các rủi ro đã được tác giả nhận diện, phân tích trước

Như vậy, có thể thấy, các công trình nghiên cứu trước đây đã phần nào

hệ thống được cơ sở lý luận, phương pháp nghiên cứu, giải pháp liên quan đến hoàn thiện kiểm soát nội bộ nói chung và kiểm soát doanh thu nói riêng trong doanh nghiệp Luận văn kế thừa các lý luận về kiểm soát doanh thu như khái niệm, các bộ phận cấu thành kiểm soát doanh thu,… Tuy nhiên, mỗi công trình lại hướng đến đối tượng, phạm vi nghiên cứu và thời gian nghiên

7

cứu khác nhau Vì thế, không thể áp dụng các cơ sở lý luận, phương pháp nghiên cứu và giải pháp từ các công trình nghiên cứu trước đây đối với việc kiểm soát doanh thu tại Công ty cổ phần Môi trường đô thị Quảng Nam Thêm vào đó, cũng chưa có công trình nghiên cứu nào về kiểm soát doanh thu tại Công ty cổ phần Môi trường đô thị Quảng Nam được công bố Vì vậy, đề tài thể hiện tính mới và không trùng lặp với các công trình nghiên cứu trước đây

8

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT DOANH THU TẠI CÁC DOANH

NGHIỆP 1.1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

1.1.1 Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ

Trong doanh nghiệp, hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ luôn được các nhà quản lý chú trọng đặc biệt với mục đích nhằm muốn đạt mục tiêu đặt

ra Với tầm quan trọng đó, đã có nhiều khái niệm về hệ thống kiểm soát nội

bộ từ đơn giản đến phức tạp được định nghĩa bởi các tổ chức sau:

- Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (VAS 400), hệ thống kiểm soát nội bộ là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập Báo cáo tài chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị

- Theo chuẩn mực kế toán quốc tế (ISA 400), hệ thống KSNB là toàn bộ những chính sách và thủ tục do Ban giám đốc của doanh nghiệp thiết lập nhằm đảm bảo việc quản lý chặt chẽ và sự hiệu quả của các hoạt động trong khả năng có thể Các thủ tục này đòi hỏi việc tuân thủ các chính sách quản lý, bảo quản tài sản, ngăn ngừa và phát hiện gian lận hoặc sai sót, tính chính xác

và đầy đủ của các ghi chép kế toán và đảm bảo lập các báo cáo trong thời gian mong muốn

- Theo báo cáo của COSO, hệ thống KSNB là một quá trình chịu ảnh hưởng bởi các nhà quản lý và các nhân viên của một tổ chức, được thiết kế để

9

cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện các mục tiêu: hoạt động hữu hiệu và hiệu quả; thông tin đáng tin cậy; sự tuân thủ các luật lệ và quy định Tuy có nhiều khái niệm về hệ thống KSNB, song nhìn chung mục đích của hệ thống KSNB là giúp cho nhà quản lý kiểm soát và hạn chế được rủi ro

có thể xảy ra trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình

1.1.2 Vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ

Hệ thống KSNB doanh nghiệp có các chức năng và nhiệm vụ sau:

- Giúp cho việc quản lý hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp một cách có hiệu quả

- Bảo đảm rằng các quyết định và chế độ quản lý được thực hiện đúng thể thức và giám sát mức hiệu quả các chế độ và quyết định đó

- Phát hiện kịp thời những vấn đề trong kinh doanh để đề ra các biện pháp giải quyết

- Ngăn chặn, phát hiện các sai phạm và gian lận trong các hoạt động, các

bộ phận của doanh nghiệp

- Ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác và đúng thể thức về các nghiệp vụ

và hoạt động kinh doanh

- Đảm bảo việc lập các báo cáo tài chính (BCTC) kịp thời, hợp lệ và tuân theo các yêu cầu pháp định có liên quan

- Bảo vệ tài sản, thông tin không bị lạm dụng, sử dụng sai mục đích

1.1.3 Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ

Hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết lập nhằm thực hiện 3 mục tiêu sau:

- Tính tuân thủ pháp luật và các luật định: KSNB trước hết phải đảm bảo hợp lý việc chấp hành luật pháp và các quy định Bên cạnh đó, KSNB còn

- Tính hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động: KSNB giúp doanh nghiệp bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao uy tín,

mở rộng thị phần, thực hiện các chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp, … Các mục tiêu của hệ thống KSNB bao trùm lên mọi hoạt động của doanh nghiệp và có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp

1.1.4 Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ

Theo COSO 2013, hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm 5 yếu tố: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát Các yếu tố này được thiết kế và thực hiện nhằm cung cấp sự đảm bảo hợp lí là đạt được những mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ

a Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát bao gồm nhận thức, thái độ và hành động của người quản lý trong đơn vị đối với kiểm soát và tầm quan trọng của kiểm soát Nếu người quản lý cao nhất đơn vị quan niệm rằng kiểm soát là một vấn

đề quan trọng, các thành viên khác trong đơn vị sẽ chịu ảnh hưởng bởi điều

đó và hết sức tôn trọng các quy định kiểm soát Tuy nhiên, một môi trường kiểm soát mạnh không có nghĩa là một sự đảm bảo hoàn toàn cho tính hiệu quả của hệ thống KSNB Các nhân tố thuộc về môi trường kiểm soát là:

11 Thứ nhất: Tính chính trực và các giá trị đạo đức

Sự hữu hiệu của hệ thống KSNB trước tiên phụ thuộc trực tiếp vào tính chính trực và sự tôn trọng các giá trị đạo đức của những người liên quan đến các quá trình kiểm soát Đáp ứng yêu cầu này, những nhà quản lý cao cấp phải xây dựng những chuẩn mực về đạo đức trong đơn vị và cư xử đúng đắn

để có thể ngăn cản mọi nhân viên trong đơn vị không tham gia vào các hoạt động được xem là thiếu đạo đức hoặc phạm pháp Muốn hiệu quả hơn, nhà quản lý phải làm gương cho cấp dưới về việc tuân thủ các chuẩn mực và cần phải phổ biến đến mọi nhân viên bằng những cách thức thích hợp

Thứ hai: Trình độ và năng lực của đội ngũ cán bộ công nhân viên

Một tổ chức chỉ có thể đạt được các mục tiêu của mình nếu cán bộ, nhân viên ở mọi cấp đều đảm bảo về kiến thức và kỹ năng cần thiết Do đó, nhà quản lý chỉ nên tuyển dụng các nhân viên có trình độ đào tạo và kinh nghiệm phù hợp với nhiệm vụ được giao, phải giám sát và huấn luyện họ thật đầy đủ

và thường xuyên

Thứ ba: Sự tham gia của Hội đồng quản trị và Ủy ban kiểm toán

Sự tham gia của Hội đồng quản trị và Ủy ban kiểm toán sẽ làm cho môi trường kiểm soát được tốt hơn do sự kiểm soát của nó đến các hoạt động của người quản lý

Thứ tư: Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý

Triết lý và phong cách hoạt động của các nhà quản lý cao cấp có ảnh hưởng rất lớn đến môi trường kiểm soát của tổ chức, bao gồm những vấn đề như khả năng nhận thức và giám sát rủi ro trong kinh doanh, nhận thức và thái

độ đối với việc lập BCTC hay áp dụng các phương pháp kế toán, sử dụng các kênh thông tin chính thức hay không chính thức…

12 Thứ năm: Cơ cấu bộ máy tổ chức của đơn vị

Cơ cấu tổ chức là bộ máy thực hiện các hoạt động để đạt được các mục tiêu của tổ chức Xây dựng cơ cấu tổ chức của đơn vị là phân chia nó thành những bộ phận với chức năng và quyền hạn cụ thể Một cơ cấu tổ chức hợp lý

là một điều kiện bảo đảm các thủ tục kiểm soát phát huy tác dụng

Thứ sáu: Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm

Phân định quyền hạn và trách nhiệm được xem là phần mở rộng của cơ cấu tổ chức Nó cụ thể hoá bằng quyền hạn và trách nhiệm của từng thành viên trong các hoạt động của đơn vị và mỗi người phải tự hiểu rằng mỗi hoạt động của họ sẽ ảnh hưởng đến người khác như thế nào trong việc góp phần hoàn thành mục tiêu của đơn vị, và họ sẽ phụ trách cụ thể công việc gì Do đó khi mô tả công việc cần diễn giải bằng những nhiệm vụ cụ thể của từng thành viên và quan hệ về mặt báo cáo của những thành viên này

Thứ bảy: Chính sách nhân sự

Là các chính sách và thủ tục của nhà quản lý về việc tuyển dụng, huấn luyện, bổ nhiệm, đánh giá, sa thải, đề bạt và khen thưởng cho các nhân viên Chính sách nhân sự có ảnh hưởng đáng kể đến sự hữu hiệu của môi trường kiểm soát Một chính sách nhân sự đúng đắn sẽ bù đắp cho những yếu kém của môi trường kiểm soát

b Đánh giá rủi ro

Kinh doanh luôn gắn liền với rủi ro, để đánh giá rủi ro trước hết nhà quản lý phải nhận biết và phân tích các rủi ro liên quan đến mục tiêu kinh doanh của công ty Nguyên nhân của các rủi ro bao gồm:

- Những thay đổi trong quy chế tổ chức hoạt môi trường hoạt động

- Sự thay đổi nhân sự

- Sự sắp xếp lại tổ chức của đơn vị;

- Mở rộng hoặc thanh lý những hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn

vị ở nước ngoài;

- Áp dụng những nguyên tắc kế toán mới…

Đánh giá rủi ro là quá trình nhận dạng và phân tích những rủi ro ảnh hưởng đến việc đạt được mục tiêu, từ đó có thể quản trị được rủi ro Mỗi đơn

vị luôn phải đối phó với hàng loạt rủi ro từ bên trong lẫn bên ngoài Điều kiện tiên quyết để đánh giá rủi ro là thiết lập mục tiêu Mục tiêu phải được thiết lập

ở các mức độ khác nhau và phải nhất quán Do điều kiện kinh tế, đặc điểm và hoạt động kinh doanh, những quy định luôn thay đổi, nên cơ chế nhận dạng

và đối phó rủi ro phải liên kết với sự thay đổi này Tất cả các đơn vị, bất kể quy mô, cấu trúc đều phát sinh rủi ro ở tất cả các mức độ Rủi ro ảnh hưởng đến sự tồn tại của mỗi đơn vị, đến sự thành công, tình hình tài chính, hình ảnh của đơn vị Không có cách nào để triệt tiêu rủi ro vì vậy nhà quản lý phải quyết định một cách thận trọng mức rủi ro như thế nào là có thể chấp nhận được và cố gắng duy trì rủi ro ở mức cho phép

Theo COSO 2013, đánh giá rủi ro gồm các nguyên tắc sau:

- Đơn vị phải thiết lập mục tiêu rõ ràng và đầy đủ để nhận diện và đánh giá rủi ro phát sinh trong việc đạt được mục tiêu của đơn vị Các mục tiêu đơn

14

vị thường thiết lập bao gồm: Mục tiêu hoạt động, mục tiêu báo cáo tài chính

và phi tài chính cho người bên ngoài và bên trong doanh nghiệp, mục tiêu tuân thủ

- Đơn vị phải nhận diện rủi ro trong việc đạt được mục tiêu của đơn vị, tiến hành phân tích rủi ro để xác định rủi ro cần được quản trị

- Đơn vị cần xem xét các loại gian lận tiềm tàng khi đánh giá rủi ro không đạt được mục tiêu của đơn vị

- Đơn vị cần xác định và đánh giá những thay đổi của môi trường ảnh hưởng đến hệ thống KSNB Các thay đổi bao gồm thay đổi từ môi trường bên ngoài (kinh tế, chính trị ), thay đổi từ cách thức kinh doanh (loại hình kinh doanh mới, kỹ thuật mới ), thay đổi từ cách thức quản lý, từ thái độ và triết

lý của người quản lý về hệ thống KSNB

c Hoạt động kiểm soát

Hoạt động kiểm soát là những chính sách và những thủ tục giúp cho các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện Nó bảo đảm các hoạt động cần thiết để quản lý các rủi ro có thể phát sinh trong quá trình thực hiện các mục tiêu của đơn vị Chính sách kiểm soát là những nguyên tắc cần làm, là cơ sở để thực hiện các thủ tục kiểm soát Còn các thủ tục kiểm soát là những quy định cụ thể để thực thi chính sách kiểm soát

* Các nguyên tắc (chính sách) kiểm soát

- Nguyên tắc phân công phân nhiệm: Theo nguyên tắc, trách nhiệm và công việc được phân chia cụ thể cho nhiều bộ phận và cho nhiều người trong một bộ phận Việc phân chia nhiệm vụ rõ ràng tạo sự chuyên môn hóa trong công việc, sai sót ít xảy ra và khi xảy ra thường dễ phát hiện, thuận lợi cho công tác kiểm tra

15

- Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Nguyên tắc này quy định sự cách ly thích hợp về trách nhiệm trong các nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm và hành vi lạm dụng quyền hạn Không được bố trí kiêm nhiệm giữa các công việc có liên quan với nhau cho cùng một cá nhân thực hiện như tách biệt chức năng phê chuẩn, hạch toán với bảo quản tài sản hoặc giữa chức năng thực hiện và chức năng kiểm soát……

- Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn: Theo sự ủy quyền của người quản

lý, các cấp dưới được giao cho quyết định và giải quyết một số công việc trong một phạm vi nhất định Sự phân quyền cho các cấp và xác định rõ thẩm quyền phê chuẩn cho từng người sẽ giúp cho các mặt hoạt động sản xuất kinh doanh tiến triển tốt đẹp, đồng thời giúp cho nhà quản lý kiểm soát hạn chế được sự tùy tiện khi giải quyết công việc

* Các thủ tục kiểm soát chủ yếu

- Phân chia trách nhiệm đầy đủ: Mục đích của việc phân chia này nhằm giúp cho các nhân viên có thể kiểm soát lẫn nhau, nếu có sai sót xảy ra thì sẽ được phát hiện nhanh chóng, đồng thời làm giảm nguy cơ gian lận của các cá nhân trong khi thực hiện nhiệm vụ của mình, chẳng hạn:

+ Tách chức năng bảo quản tài sản với chức năng kế toán: Nhằm ngăn chặn hành vi tham ô tài sản Nếu cho một người kiêm nhiệm hai chức năng này thì rất có thể tạo ra rủi ro cho doanh nghiêp, người này sẽ tự tiện sử dụng tài sản của đơn vị cho lợi ích cá nhân và tự thực hiện điều chỉnh số liệu trên

sổ sách kế toán để che giấu hành vi gian lận của mình

+ Tách chức năng phê chuẩn nghiệp vụ với chức năng bảo quản tài sản: Nhằm hạn chế khả năng kê khai khống làm thâm lạm tài sản của đơn vị

16

+ Tách chức năng thực hiện nghiệp vụ với chức năng kế toán: Nhằm đảm bảo thông tin được chính xác, hạn chế sai lệch do bị thổi phồng hoặc che giấu số liệu thực

- Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và các nghiệp vụ: Khi kiểm soát quá trình xử lý thông tin, cần thực hiện tốt việc kiểm soát chặt chẽ hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán và đảm bảo việc phê chuẩn các nghiệp vụ phải đúng đắn, đúng trình tự, đúng cấp có thẩm quyền phê chuẩn…cụ thể: Chứng từ phải được đánh số liên tục; chứng từ phải được lập ngay khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh; chứng từ được thiết kế đơn giản, rõ ràng, dễ hiểu, đầy đủ các thông tin cần thiết cho việc ghi chép sổ sách và theo dõi, kiểm soát; chứng

từ luân chuyển khoa học, kịp thời, nhanh chóng; Sổ sách phải được đánh số trang, ghi chép kịp thời, có ký xác nhận khi thực hiện đối chiếu, kiểm tra của các bộ phận liên quan; công tác lưu trữ, bảo quản chứng từ, sổ sách phải an toàn, khoa học, đúng quy định; mỗi nghiệp vụ phát sinh đều phải có sự phê chuẩn của cấp có thẩm quyền trong phạm vi quyền hạn cho phép, đúng trình

tự

- Kiểm soát vật chất: Kiểm soát vật chất là các hoạt động kiểm soát nhằm đảm bảo cho tài sản của doanh nghiệp như máy móc, nhà xưởng, tiền bạc, hàng hóa, cổ phiếu, trái phiếu và các tài sản khác được bảo vệ một cách chặt chẽ Ngoài ra, định kỳ tiến hành kiểm kê tài sản và đối chiếu với số liệu trên sổ sách, nhằm kịp thời phát hiện các sai lệch nếu có, đưa ra giải pháp xử

lý phù hợp, nhanh chóng

- Kiểm tra độc lập việc thực hiện nghiệp vụ: Là công việc được thực hiện bởi các cá nhân hoặc bộ phận khác, độc lập với cá nhân, bộ phận thực hiện nghiệp vụ nhằm hạn chế những rủi ro có thể xảy ra cho doanh nghiệp

17

- Phân tích, soát xét lại việc thực hiện: Là hoạt động xem xét lại những công việc đã được thực hiện trong kỳ thông qua việc so sánh số liệu thực tế với số liệu định mức, kế hoạch, dự toán, hoặc số thực hiện ở kỳ trước…chẳng hạn như chi phí nguyên vật liệu chính, chi phí điện năng…nhằm đánh giá quá trình thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh để đạt được mục tiêu chung của đơn vị

d Thông tin và truyền thông

* Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải bảo đảm mục tiêu kiểm soát chi tiết sau:

- Thông tin được thu thập và truyền đạt đến các bộ phận, cá nhân trong đơn vị để có thể hoàn thành trách nhiệm của mình Truyền thông là sự cung cấp thông tin trong đơn vị (từ cấp trên xuống cấp dưới, từ cấp dưới lên cấp trên và giữa các bộ phận quan hệ ngang hàng) và với bên ngoài Sự kiểm soát chỉ có thể thực hiện nếu các thông tin trung thực và đáng tin cậy, đồng thời quá trình truyền thông được thực hiện chính xác và kịp thời Hệ thống thông tin trong đơn vị bao gồm nhiều phân hệ, trong đó hệ thống thông tin kế toán là một bộ phận quan trọng

- Hệ thống thông tin chủ yếu là hệ thống kế toán của đơn vị, nó bao gồm:

Hệ thống chứng từ, hệ thống sổ sách, hệ thống tài khoản kế toán, hệ thống bảng tổng hợp, cân đối… trong đó quá trình lập và luân chuyển chứng từ đóng vai trò quan trọng đối với công tác kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp

* Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải bảo đảm mục tiêu kiểm soát chi tiết sau:

- Tính có thực: Nghiệp vụ phải thực tế phát sinh

18

- Sự phê chuẩn: Bảo đảm mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải có sự phê chuẩn của cấp liên quan

- Tính đầy đủ: Đảm bảo sự trọn vẹn khi phản ánh nghiệp vụ

- Sự đánh giá: Đảm bảo sự chính xác, không có sai phạm trong việc tính toán các khoản giá và phí

- Sự phân loại: Đảm bảo nghiệp vụ kinh tế được phản ánh đúng theo trình tự ghi sổ và ghi đúng vào các sổ sách kế toán liên quan

- Tính đúng kỳ: Bảo đảm việc ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được thực hiện kịp thời theo đúng quy định

* Các yếu tố của hệ thống kế toán gồm: Hệ thống chứng từ, hệ thống sổ sách kế toán, báo cáo kế toán

- Hệ thống chứng từ: Chứng từ kế toán là một minh chứng mang tính pháp lý rằng nghiệp vụ kinh tế có thực sự phát sinh và có ràng buộc trách nhiệm pháp lý với những người có liên quan Nếu hệ thống chứng từ được xây dựng khoa học, đầy đủ, đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời và chính xác

sẽ hạn chế được khả năng xảy ra sai phạm

- Hệ thống sổ sách kế toán: Sổ sách đóng vai trò trung gian giữa chứng

từ và báo cáo tài chính Bằng việc ghi chép, phân loại, tính toán, tổng hợp,

…số liệu kế toán trên sổ sách kế toán nhằm cung cấp thông tin tổng hợp trên báo cáo, ngoài ra nó có tác dụng lưu trữ thông tin một cách hệ thống

- Báo cáo kế toán: Báo cáo kế toán là giai đoạn cuối cùng của quá trình

xử lý số liệu kế toán nhằm tổng hợp các số liệu trên sổ sách thành những chỉ tiêu trên BCTC Các thông tin trên BCTC không chỉ đơn thuần là phản ánh kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp mà còn thể hiện tính hợp lý

- Giám sát thường xuyên: Diễn ra ngay trong quá trình hoạt động, do các nhà quản lý và các nhân viên thực hiện trong trách nhiệm của mình

- Giám sát định kỳ: Thường thực hiện qua các chức năng kiểm toán nội

bộ trong đơn vị, qua đó phát hiện kịp thời những yếu kém trong hệ thống để đưa ra biện pháp cải thiện

Giám sát có một vai trò quan trọng trong KSNB vì nó giúp cho KSNB luôn duy trì được sự hữu hiệu của mình qua những thời kỳ khác nhau

1.2 KIỂM SOÁT DOANH THU TẠI CÁC DOANH NGHIỆP

1.2.1 Khái niệm và nội dung doanh thu

Doanh thu bao gồm tổng giá trị của các lợi ích kinh tế doanh nghiệp đã thu được trong kỳ kế toán, phát sinh từ các hoạt động sản xuất kinh doanh thông thường của doanh nghiệp, góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu

Doanh thu được xác định theo giá trị hợp lý của các khoản đã thu hoặc

20

theo tỷ lệ lãi suất hiện hành Giá trị thực tế tại thời điểm ghi nhận doanh thu

có thể nhỏ hơn giá trị danh nghĩa sẽ thu được trong tương lai

Khi hàng hóa hoặc dịch vụ được trao đổi để lấy hàng hóa hoặc dịch vụ khác không tương tự thì việc trao đổi đó được coi là một giao dịch tạo ra doanh thu Trường hợp này doanh thu được xác định bằng giá trị hợp lý của hàng hóa hoặc dịch vụ nhận về, sau khi điều chỉnh các khoản tiền hoặc tương đương tiền trả thêm hoặc thu thêm Khi không xác định được giá trị hợp lý của hàng hóa hoặc dịch vụ nhận về thì doanh thu được xác định bằng giá trị hợp lý của hàng hóa hoặc dịch vụ đem trao đổi, sau khi điều chỉnh các khoản tiền hoặc tương đương tiền trả thêm hoặc thu thêm

Doanh thu phát sinh từ giao dịch, sự kiện được xác định bởi thỏa thuận giữa doanh nghiệp với bên mua hoặc bên sử dụng tài sản Nó được xác định bằng giá trị hợp lý của các khoản đã thu được hoặc sẽ thu được sau khi trừ các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán và giá trị hàng hóa bán bị trả lại

Doanh thu của giao dịch về cung cấp dịch vụ, hàng hóa được ghi nhận khi kết quả của giao dịch đó được xác định một cách đáng tin cậy, thỏa mãn các điều kiện sau: Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn là khi doanh nghiệp chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm; có khả năng thu lợi ích kinh tế từ giao dịch đó; xác định được chi phí phát sinh liên quan để hoàn thành giao dịch cung cấp hàng hóa, dịch vụ đó; Khi hàng hóa hoặc dịch vụ được trao đổi để lấy hàng hóa hoặc dịch vụ tương tự về bản chất và giá trị thì việc trao đổi đó không được coi là một giao dịch tạo ra doanh thu và không được ghi nhận là doanh thu

Nếu trong kỳ kế toán phát sinh các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng

và cung cấp dịch vụ như chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán

21

bị trả lại thì được hạch toán riêng biệt Các khoản giảm trừ doanh thu được tính trừ vào doanh thu ghi nhận ban đầu để xác định doanh thu thuần làm căn

cứ xác định kết quả kinh doanh của kỳ kế toán

Về nguyên tắc, cuối kỳ kế toán, doanh nghiệp phải xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh Toàn bộ doanh thu thuần thực hiện trong kỳ kế toán được kết chuyển để xác định kết quả kinh doanh

1.2.2 Mục tiêu kiểm soát doanh thu

Mỗi đơn vị cần có các mục tiêu kiểm soát doanh thu để từ đó xác định các chiến lược cần thực hiện Có thể chia các mục tiêu kiểm soát doanh thu cần thiết lập thành ba nhóm:

- Nhóm mục tiêu về hoạt động: Nhấn mạnh đến sự hữu hiệu và hiệu quả của việc sử dụng các nguồn lực trong việc tạo ra doanh thu

- Nhóm mục tiêu về báo cáo tài chính: nhấn mạnh đến tính trung thực và đáng tin cậy của báo cáo doanh thu mà tổ chức cung cấp

- Nhóm mục tiêu về sự tuân thủ: nhấn mạnh đến việc tuân thủ pháp luật

và các quy định

Một hệ thống kiểm soát doanh thu hữu hiệu có thể cung cấp sự đảm bảo hợp lý đạt được các mục tiêu nêu trên Kết quả đạt được phụ thuộc vào môi trường kiểm soát, cách thức đánh giá rủi ro, các hoạt động kiểm soát của đơn

vị, hệ thống thông tin và truyền thông, vấn đề giám sát

Mục tiêu tổng quát là phải đảm bảo các nghiệp vụ bán hàng hóa cho các khách hàng là có thật Qua đó, doanh nghiệp xem xét khả năng của mình để đáp ứng được nhu cầu thị trường, hạn chế tối đa tình trạng cung vượt quá cầu hoặc ngược lại Như vậy, mục tiêu lớn nhất của kiểm soát doanh thu là nhằm

- Nghiệp vụ bán hàng đã ghi sổ là phải có căn cứ hợp lý, đó là căn cứ vào các chứng từ như chứng từ vận chuyển (nếu có) và đơn đặt hàng đã được phê chuẩn; các hợp đồng bán hàng được đánh số và được theo dõi chặt chẽ Việc KSNB không cho phép việc ghi gian lận những nghiệp vụ không tồn tại vào sổ bán hàng hay sổ kế toán

- Các nghiệp vụ tiêu thụ phải được phê chuẩn và cho phép một cách đúng đắn Sự phê chuẩn này hướng vào ba trọng điểm chính: phê chuẩn phương thức trước khi giao hàng; gửi hàng; giá bán; phương thức thanh toán, chi phí vận chuyển và tỷ lệ chiết khấu (nếu có) Nếu tiến hành thực hiện một nghiệp vụ kinh tế chưa được phê chuẩn thì sẽ dẫn đến rủi ro (nghiệp vụ lừa đảo) làm ảnh hưởng đến hiệu quả của đơn vị

- Các nghiệp vụ tiêu thụ đều được ghi sổ đầy đủ Các chứng từ vận chuyển, hóa đơn, Phiếu xuất kho đều được đánh số theo thứ tự và ghi chép đầy đủ bởi nhân viên kế toán để đảm bảo là chúng được tính tiền, nhằm ngăn ngừa các nghiệp vụ bị gạt bỏ ra ngoài sổ sách

- Doanh thu đã được tính toán đúng và ghi sổ chính xác Thông qua kiểm soát độc lập quy trình lập hóa đơn, quy trình ghi sổ doanh thu bán hàng theo giá cả của từng loại hàng tại thời điểm bán Kiểm tra các phép tính và số tiền trước khi ghi sổ và phê duyệt nhằm tránh các sai số khi tính toán và ghi sổ các nghiệp vụ

23

- Các nghiệp vụ tiêu thụ được phân loại đúng đắn Quá trình phân loại đúng đắn tài khoản phù hợp với cơ cấu tài khoản của doanh nghiệp, thể hiện trên sơ đồ hạch toán nghiệp vụ bán hàng Việc KSNB sẽ đối chiếu ngay trên chứng từ được thực hiện trên sổ nhật ký, đảm bảo cho báo cáo tài chính được trình bày đúng đắn

- Doanh thu được ghi sổ đúng lúc Cần phải có quy định về việc tính tiền

và vào sổ doanh thu hàng ngày, đặc biệt là trước và sau kỳ khóa sổ kế toán Kiểm tra đối chiếu nội bộ với việc lập chứng từ và ghi sổ kế toán theo thời gian Bởi nếu việc ghi sổ chậm trễ xảy ra vào cuối kỳ kế toán thì sẽ ảnh hưởng đến các thông tin trên báo cáo tài chính bị sai lệch

1.2.3 Các rủi ro đối với việc xác định và ghi nhận doanh thu

Như đã trình bày ở trên, mục tiêu lớn nhất của kiểm soát doanh thu là nhằm hạn chế các rủi ro có thể phát sinh liên quan đến việc xác định và ghi nhận doanh thu của doanh nghiệp Do đó, để kiểm soát doanh thu cần xác định được các sai sót, gian lận trong việc xác định và ghi nhận doanh thu dẫn đến rủi ro đối với doanh nghiệp

Các rủi ro thường gặp đối với việc xác định và ghi nhận doanh thu như sau:

- Nhận đơn đặt hàng mà những hàng hóa, dịch vụ đó doanh nghiệp không có sẵn hay không có khả năng cung cấp

- Chấp nhận đơn đặt hàng của những khách hàng không có khả năng thanh toán hoặc thường xuyên thanh toán trễ hạn

- Chuyển giao hàng hóa trước khi có yêu cầu hoặc đồng ý chuyển giao, chuyển hàng hóa không đúng địa điểm và không đúng khách hàng

- Nhân viên không có thẩm quyền lại xuất hàng, gửi hàng

24

- Xuất hàng khi chưa cho phép và chưa lập Phiếu xuất kho

- Xuất không đúng số lượng và loại hàng ghi trên phiếu xuất

- Ghi sai về giá, cố tình viết sai hóa đơn với số lượng và giá bán cao hoặc thấp hơn so với Phiếu xuất kho (viết theo yêu cầu của người mua) Hoặc

cố tình viết khống hóa đơn khi có nghiệp vụ bán hàng xảy ra

1.2.4 Các hoạt động kiểm soát doanh thu

a Tổ chức thông tin phục vụ kiểm soát nội bộ doanh thu

Muốn kiểm soát được thực hiện một cách nghiêm túc, trung thực khách quan thì phải tổ chức tốt hệ thống các chứng từ và sổ cách kế toán liên quan đến chu trình bán hàng Các chứng từ và sổ kế toán phải thực hiện theo đúng nội dung, phương pháp lập, ký chứng từ theo đúng quy định của luật kế toán

và các văn bản quy phạm hiện hành Bao gồm:

- Đơn đặt hàng của khách hàng: là sự yêu cầu về hàng hóa, dịch vụ của khách hàng Nó có thể được nhận bằng văn bản, thư, điện thoại hay các mẫu đặt hàng được in sẵn của từng đơn vị

- Phiếu tiêu thụ: một loại chứng từ dùng để ghi các thông tin liên quan đến hàng hóa như mẫu mã, số lượng, quy cách… của hàng hóa được khách hàng đặt mua Chứng từ này được sử dụng để thông qua phương thức bán chịu và sự phê chuẩn của hàng gửi

- Chứng từ vận chuyển: chứng từ được lập lúc giao hàng, trong đó chỉ rõ mẫu mã, số lượng được giao và các số liệu khác có liên quan Vận đơn cũng

là một loại chứng từ vận chuyển, đó là một hợp đồng viết tay giữa người bán

và người chuyên chở về việc nhận chuyển chở hàng hóa cho khách hàng

25

- Hóa đơn bán hàng: là chứng từ ghi rõ mẫu mã, số lượng, giá cả hàng hóa đã được bán, phương thức thanh toán và một số thông tin khác có liên quan Giá cả bán thường bao gồm cả chi phí bảo hiểm hàng hóa (nếu có)

- Sổ kế toán bán hàng: dùng để ghi chép các nghiệp vụ bán hàng, doanh thu bán hàng của các mặt hàng khác nhau

- Thư xác nhận: được gởi cho khách hàng ký xác nhận các khoản phải thu của khách hàng nhằm cung cấp các chứng từ bên ngoài về sự tồn tại của khoản phải thu khách hàng được ghi nhận Thông thường có 3 loại thư xác nhận: thư xác nhận khẳng định, thư xác nhận phủ định và thư xác nhận mở

- Giấy báo chuyển tiền: ghi rõ thông tin tên khách hàng, số hóa đơn bán hàng, số tiền ghi trên hóa đơn khi đơn vị nhận được khoản thanh toán

- Các báo cáo hàng tháng: tùy thuộc vào yêu cầu của nhà quản lý mà đơn

vị quy định các mẫu báo cáo phù hợp và tương ứng

b Các thủ tục kiểm soát nội bộ đối với doanh thu

Một hệ thống KSNB được thiết kế nhằm ngăn chặn và phát hiện kịp thời các sai phạm, gian lận, rủi ro có thể xảy ra Một hệ thống KSNB hữu hiệu đòi hỏi phải tách biệt các chức năng và phân nhiệm công việc một cách hợp lý

Do đó, mỗi đơn vị thường có một cơ cấu tổ chức kiểm soát nội bộ riêng về chu trình bán hàng Trình tự và công đoạn để KSNB trong từng khâu đối với doanh thu được thể hiện như sau:

- Kiểm tra tiếp nhận và xử lý đơn hàng

Yêu cầu về hàng hóa của khách hàng là điểm bắt đầu của chu trình bán hàng Việc đặt hàng của người mua thể hiện qua đơn đặt hàng hoặc phiếu mua hàng và sau đó là hợp đồng về mua bán hàng hóa, dịch vụ Từ đơn đặt hàng,

bộ phận có trách nhiệm sẽ tiếp nhận và tiến hành công việc xử lý đơn đặt

và khách hàng, sự phê chuẩn về chế độ bán hàng, mô tả nghiệp vụ bán, giá bán và các điều khoản đã giao hàng đã đặt trước cũng như địa điểm lập hóa đơn hợp pháp trước khi chuyển hàng

- Phê chuẩn phương thức bán chịu

Các nghiệp vụ bán hàng đều phải được xét duyệt bán chịu và phê chuẩn chính xác nhằm tránh gây tổn thất cho đơn vị Tuy nhiên, trên thực tế có nhiều đơn vị đã bỏ qua chức năng này và dẫn tới nợ khó đòi và thậm chí thất thu do khách hàng mất khả năng thanh toán hoặc cố tình không thanh toán do

sơ hở trong thỏa thuận ban đầu này Vì thế, một số công ty yêu cầu phải tiết kiệm trả công ty đặt hàng và chỉ thực hiện việc giao hàng cho tới khi các thông tin đã được kiểm tra rõ ràng đảm bảo cho việc thanh toán

- Xuất kho hàng hóa

Căn cứ lệnh bán hàng đã được phê duyệt bởi bộ phận tín dụng, thủ kho

sẽ xuất hàng cho bộ phận phụ trách chuyển hàng Căn cứ vào số lượng hàng hóa thực tế xuất kho bộ phận được giao trách nhiệm sẽ lập Phiếu xuất kho Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên, được đánh số thứ tự và phải có đầy đủ chữ ký của trưởng bộ phận bán hàng, người lập, thủ kho và người nhận hàng

sự liên tục của số thứ tự trên Phiếu xuất kho sẽ đảm bảo hàng hóa không bị thất thoát, chiếm dụng hay xuất sai mục đích Thủ kho kiểm tra tính hợp lệ

27

của Phiếu xuất kho trước khi cho xuất hàng Khi xuất hàng, ngoài sự kiểm tra của thủ kho, của người nhận, bộ phận bảo vệ cũng phải kiểm soát về số lượng hàng hóa thực tế đã giao Sau khi xuất kho, thủ kho ký vào phiếu xuất, phản ảnh lên thẻ kho và được chuyển đến bộ phận kế toán để hạch toán

- Chuyển giao hàng hóa

Căn cứ vào Phiếu xuất kho của thủ kho, bộ phận gửi hàng sẽ lập vận đơn

và gửi hàng cho khách hàng, đồng thời các vận đơn được ghi sổ gửi hàng trước khi chuyển sang cho bộ phận lập hóa đơn bán hàng

Bộ phận giao hàng khẳng định về hoạt động giao hàng là chính xác bằng cách lưu trữ các chứng từ khẳng định hàng hóa xuất kho chuyển đến người mua là có thật và đã được sự cho phép, phê duyệt đúng đắn Và theo quy định của cơ quan thuế khi vận chuyển hàng hóa phải có kèm theo hóa đơn bán hàng Vì vậy, hóa đơn bán hàng thường được lập đồng thời với vận đơn, kiêm chức năng chứng từ vận chuyển và được chuyển giao cho người mua

- Lập hóa đơn bán hàng

Khi có thông báo quyết định hàng hóa được chuyển giao cho người mua thì hóa đơn sẽ được chuẩn bị Hóa đơn bán hàng là chứng từ chỉ rõ mẫu mã,

số lượng, giá cả hàng hóa và là một phương tiện thông tin cho khách hàng về

số tiền mà họ phải trả, nên nó cần được lập chính xác và đúng thời hạn

Hóa đơn thường được lập bởi một bộ phận độc lập với phòng kế toán và

bộ phận bán hàng Bộ phận lập hóa đơn phải có trách nhiệm: đánh số chứng

từ gửi hàng; so sánh lệnh bán hàng với chứng từ gửi hàng, đơn đặt hàng; giá ghi trên hóa đơn phải ghi đúng theo giá quy định của doanh nghiệp; tính tiền chi tiết cho từng loại hàng hóa và cả hóa đơn

28

Hóa đơn được lập thành 2 liên: liên 1 được lưu lại cuốn hóa đơn, liên 2 giao cho khách hàng Hóa đơn chính là chứng từ chỉ rõ số tiền thanh toán từng hợp đồng, là căn cứ để ghi sổ nghiệp vụ bán hàng và theo dõi công nợ khách hàng Ngay thời điểm hóa đơn được phát hành thì kế toán phải ghi nhận doanh thu và các khoản có liên quan đến nghiệp vụ bán hàng lên các tài khoản chi tiết Số liệu trên hóa đơn phải phù hợp với đơn hàng khi các điều khoản bán hàng, điều khoản thanh toán được chấp nhận

Đồng thời, doanh nghiệp phải thực hiện những thủ tục kiểm soát để đảm bảo các hóa đơn chỉ được chuyển giao cho người mua khi có bằng chứng việc chuyển giao hàng hóa là chắc chắn

- Xử lý và ghi sổ nghiệp vụ và theo dõi thanh toán

Khi hóa đơn được lập và hàng được chuyển giao thì xảy ra hai trường: nếu bán hàng thu tiền ngay thì việc theo dõi thanh toán đến đây kết thúc; còn nếu bán chịu thì kế toán phải tiếp tục theo dõi khoản nợ phải thu

Ngay thời điểm hóa đơn được phát hành thì kế toán phải ghi nhận doanh thu và các khoản có liên quan đến nghiệp vụ bán hàng Doanh thu ghi sổ là thực tế phát sinh, được phản ánh đầy đủ, chính xác và kịp thời Đồng thời, kế toán phải phản ánh giá vốn hàng bán theo nguyên tắc phù hợp với doanh thu Sau khi đối chiếu chính xác với các thông tin trên hóa đơn bán hàng và lệnh xuất hàng thì kế toán mới tiến hành ghi sổ nghiệp vụ, phải kiểm tra đối chiếu nội bộ trình tự lập chứng từ và ghi sổ theo thời gian, hạn chế sự chậm trễ nhất

là nghiệp vụ bán hàng xảy ra vào cuối kỳ kế toán vì nó sẽ ảnh hưởng đến thông tin cung cấp cho nhà lãnh đạo trong việc ra quyết định

29

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT DOANH THU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN

MÔI TRƯỜNG ĐÔ THỊ QUẢNG NAM 2.1 KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN MÔI TRƯỜNG ĐÔ THỊ QUẢNG NAM

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty

Các thông tin chung về Công ty

Tên công “ty: CÔNG TY CỔ PHẦN MÔI TRƯỜNG ĐÔ THỊ QUẢNG NAM

Tên viết tắt: QNAM-URENCO

Địa chỉ: Số 781 Phan Chu Trinh, Phường Hòa Hương, thành phố Tam

Kỳ, tỉnh Quảng Nam, Việt Nam

30

• Công ty Môi trường đô thị Quảng Nam chuyển đổi thành Công ty TNHH một thành viên theo Quyết định số 1449/QĐ-UBND ngày 04/05/2010 của UBND tỉnh Quảng Nam Công ty là đơn vị hạch toán độc lập, hoạt động sản xuất kinh doanh theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số

4000108321 ngày 04 tháng 06 năm 2010 của Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Quảng Nam, Luật Doanh nghiệp, Điều lệ Công ty và các quy định pháp lý hiện hành có liên quan

• Ngày 12/10/2015, UBND tỉnh đã có Quyết định số 3709/QÐ-UBND về phê duyệt phương án và chuyển Công ty TNHH MTV Môi trường đô thị Quảng Nam thành Công ty cổ phần môi trường đô thị Quảng Nam Từ khi thành lập đến nay, Công ty đã 10 lần điều chỉnh Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và lần điều chỉnh gần nhất (lần thứ 10) vào ngày 05/01/2016

2.1.2 Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty

Ngành nghề sản xuất kinh doanh và các sản phẩm chính của công ty bao gồm:

• Thu gom rác thải bao gồm thu gom rác thải không độc hại và thu gom rác thải độc hại

• Xử lý và tiêu hủy rác thải không độc hại và độc hại

• Trồng và chăm sóc cây xanh công viên

2.1.3 Tổ chức bộ máy quản lý của công ty

Mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty được tổ chức tập trung theo mô hình trực tuyến - chức năng Điều này giúp Ban lãnh đạo công

ty có thể quản lý hiệu quả các hoạt động kinh doanh trong công ty

Mô hình cơ cấu tổ chức của công ty được thể” hiện trong hình dưới đây:

31

Hình 2.1 Mô hình cơ cấu tổ chức của Công ty

(Nguồn: Báo cáo thường niên, 2019)

Các đơn vị trực thuộc của Công ty bao gồm:

01 Chi nhánh Môi trường đô thị Tam Kỳ

02 Chi nhánh Môi trường đô thị Núi Thành

03 Chi nhánh Môi trường đô thị Thăng Bình - Quế Sơn

04 Chi nhánh Môi trường đô thị Quế Sơn - Hiệp Đức

Đại hội đồng cổ đông Hội đồng quản trị

CN xử lý chất thải nguy hại

KT-TV

CN Núi Thành

CN vận chuyển CTR

CN Cây xanh công viên

CN Điện

Bàn

CN xử

lý nước thải

CN xử

lý chất thải rắn

CN Thăng Bình - Quế Sơn

CN Quế Sơn - Hiệp Đức

Đội MTĐT

Duy Xuyên

Đội MTĐT Phú Ninh

Đội MTĐT Tiên Phước

Đội MTĐT Nam Trà My