Do đó, việc thiết lập, thực hiện và duy trì một hệ thống KSNB phù hợp vào hoạt động của doanh nghiệp là rất quan trọng, một khi doanh nghiệp có những hoạt động kiểm soát trong quá trình
Tính cấp thiết của đề tài
Kiểm soát nội bộ (KSNB) đang là vấn đề khá đƣợc quan tâm hiện nay tại đa số các doanh nghiệp vì KSNB giúp cho doanh nghiệp có thể loại trừ hoặc giảm thiểu rủi ro thông qua đánh giá hiệu quả và hiệu suất các hoạt động và chức năng của doanh nghiệp, đảm bảo độ tin cậy và hoàn thiện của thông tin tài chính cũng nhƣ quản trị, hỗ trợ tuân thủ các chính sách và quy định có liên quan Do đó, việc thiết lập, thực hiện và duy trì một hệ thống KSNB phù hợp vào hoạt động của doanh nghiệp là rất quan trọng, một khi doanh nghiệp có những hoạt động kiểm soát trong quá trình quản lý thì khả năng doanh nghiệp có thể đánh giá và điều chỉnh việc thực hiện là hoàn toàn có thể làm đƣợc để đạt đƣợc những mục tiêu đã đề ra với hiệu quả cao nhất.Tuy nhiên, trong quá trình hoạt động kinh doanh, hầu hết các doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với nhiều loại rủi ro và tùy thuộc vào từng loại rủi ro mà doanh nghiệp sẽ chịu những tác động tương ứng Khi đó, yêu cầu nhận dạng, xác định đúng các loại rủi ro và mức độ tác động đến doanh nghiệp để từ đó tìm ra những biện pháp phòng tránh là một việc làm hết sức cần thiết đối với bất kỳ doanh nghiệp nào Để có thể làm đƣợc điều này, doanh nghiệp rất cần phải xây dựng và vận hành trong thực tế một hệ thống KSNB sao cho hiệu quả và phù hợp với đặc điểm riêng của từng doanh nghiệp
Các công ty thuộc lĩnh vực kinh doanh xăng dầu tại Việt Nam hiện nay cũng không nằm ngoài những quy luật trên Đặc biệt, việc xuất hiện ngày càng nhiều các công ty cung cấp các sản phẩm xăng dầu, hóa dầu, khí đốt… đã làm tăng thêm mức độ cạnh tranh trong lĩnh vực này Do vậy, tự bản thân các doanh nghiệp phải lựa chọn cho mình một hướng đi, xây dựng các giải pháp cụ thể để đạt đƣợc các mục tiêu đề ra, và hoàn thiện KSNB là một trong những giải pháp đƣợc các công ty xăng dầu ƣu tiên lựa chọn Để có thể tồn tại và phát triển thì các doanh nghiệp kinh doanh xăng dầu phải làm cho khâu bán hàng và thu tiền của doanh nghiệp mình thật sự mang lại hiệu quả, vì đây là khâu cuối cùng trong sản xuất kinh doanh có ảnh hưởng quyết định đến việc thành công hay thất bại của doanh nghiệp, mọi hoạt động khác đều xoay quanh việc bán đƣợc hàng để đạt đƣợc lợi nhuận mong muốn Do vậy, tổ chức tốt việc bán hàng và thu tiền sẽ giúp doanh nghiệp gia tăng lợi nhuận, tăng khả năng thu hồi vốn nhanh, từ đó tăng vòng quay của vốn lưu động giúp doanh nghiệp mở rộng quy mô kinh doanh Nếu công tác bán hàng và thu tiền tại các doanh nghiệp kinh doanh xăng dầu càng đƣợc xây dựng hoàn thiện và mở rộng thì khả năng cạnh tranh sẽ tăng lên đáng kể Do đó, vấn đề bán hàng và thu tiền cần phải đƣợc coi trọng và gia tăng tác động cần thiết nhằm mang lại những giá trị mong muốn cho doanh nghiệp
Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam hiện nay đang là đơn vị giữ vai trò chủ đạo trên thị trường nội địa cung cấp xăng dầu theo đúng chỉ đạo của Chính phủ, tuy nhiên có không ít những công ty con của tập đoàn, trong đó có Công ty TNHH MTV Xăng dầu Quảng Ngãi, hiện đang chịu những áp lực cạnh tranh khiến hoạt động bán hàng và thu tiền vẫn chƣa đạt đƣợc những mục tiêu mong muốn Để gia tăng lợi nhuận, công ty đã áp dụng nhiều thủ tục và hoạt động kiểm soát trong bán hàng và thu tiền nhƣng thực tế vẫn còn nhiều bất cập và hạn chế làm ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của công ty.Chính vì vậy, đề tài “ Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty TNHH MTV Xăng dầu Quảng Ngãi” hướng đến việc phân tích thực trạng và đưa ra các giải pháp giúp doanh nghiệp hoàn thiện quy trình KSNB đối với hoạt động bán hàng và thu tiền, giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả kinh doanh, cung cấp sản phẩm đến khách hàng một cách nhanh chóng với chất lƣợng tốt nhất để tối ƣu lợi nhuận cũng nhƣ hiệu quả hoạt động.
Mục tiêu nghiên cứu
Mục tiêu của Luận văn là hệ thống hóa những vấn đề cơ bản liên quan đến KSNB chu trình bán hàng và thu tiền, làm cơ sở để phân tích, đánh giá thực trạng của KSNB đối với chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty TNHH MTV Xăng dầu Quảng Ngãi Từ đó đề xuất những giải pháp giúp đơn vị nâng cao tính hữu hiệu và hiệu quả của KSNB trong hoạt động bán hàng và thu tiền, giảm thiểu đƣợc những rủi ro có thể xảy ra, giúp gia tăng lợi nhuận trong kinh doanh
3 i tƣợng và phạm vi nghiên cứu
- i tƣợng nghiên cứu: Công tác KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty TNHH MTV Xăng dầu Quảng Ngãi
- Phạm vi nghiên cứu: Luận văn giới hạn phạm vi nghiên cứu trong việc tìm hiểu KSNB chu trình bán hàng và thu tiền ở lĩnh vực kinh doanh xăng dầu tại Công ty TNHH MTV Xăng dầu Quảng Ngãi
Phương pháp nghiên cứu của luận văn là phương pháp luận duy vật biện chứng: kết hợp giữa nghiên cứu lý luận với tổng kết thực tiễn
Khi tìm hiểu và thu thập số liệu từ thực tế, tác giả sử dụngphương pháp quan sát trực tiếp và thu thập số liệu (chủ yếu thu thập số liệu thông qua các chứng từ, sổ sách tại phòng kế toán) Bên cạnh đó, để tìm hiểu, tổng hợp và phân tích các kết quả thu thập đƣợc nhằm đƣa ra các đề xuất phù hợp để hoàn thiện công tác KSNB chu trình bán hàng và thu tiền, tác giả đã vận dụng phương pháp tổng hợp óng góp của luận văn
- Đóng góp về mặt lý thuyết: Hệ thống hóa lý thuyết liên quan đến KSNB chu trình bán hàng và thu tiền
- Đóng góp về mặt thực tiễn: Kết quả nghiên cứu của luận văn với một vấn đề khá đƣợc các doanh nghiệp quan tâm hiện nay đó là KSNB sẽ là tài liệu tham khảo cho chính Công ty TNHH MTV Xăng dầu Quảng Ngãi nói riêng và những doanh nghiệp trong ngành nói chung để hoàn thiện hơn nữa KSNB tại đơn vị mình nhằm đạt đƣợc các mục tiêu đề ra
5 ết cấu của luận văn
Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn bao gồm 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền trong doanh nghiệp
Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty TNHH MTV Xăng dầu Quảng Ngãi
Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty TNHH MTV Xăng dầu Quảng Ngãi
6 Tổng quan về đề tài nghiên cứu
Trên thế giới cũng nhƣ tại Việt Nam, có rất nhiều tác giả, nhóm tác giả với các công trình nghiên cứu về các khía cạnh khác nhau của KSNB, đặc biệt nghiên cứu ứng dụng KSNB trong một đơn vị cụ thể ở các ngành đƣợc nhiều tác giả quan tâm Phần này tác giả thực hiện hệ thống hóa, phân tích và đánh giá các nghiên cứu đã thực hiện có liên quan đến KSNB, KSNB chu trình bán hàng và thu tiền, qua đó xác định khe hổng nghiên cứu cho luận văn Đầu tiên phải kể đến những nghiên cứu về KSNB của COSO, đây là tổ chức đầu tiên đƣa ra định nghĩa và các bộ phận hợp thành hệ thống KSNB đƣợc trình bày trong báo cáo COSO một cách đầy đủ và cụ thể nhất.Trong báo cáo COSO, các khuôn mẫu và hướng dẫn về KSNB, quản trị rủi ro được xây dựng và ban hành giúp đơn vị giảm thiểu gian lận Báo cáo COSO đầu tiên đƣợc ban hành năm 1992, tuy nhiên vào đến năm 2013, với môi trường hoạt động kinh doanh có nhiều thay đổi, COSO đã cải tiến lại báo cáo nhằm giúp doanh nghiệp thiết kế và thực hiện KSNB phù hợp hơn trong thời đại mới Nội dung cơ bản trong báo cáo COSO (2013) không thay thế những khái niệm cốt lõi đã đƣợc trình bày trong báo cáo 1992 mà chỉ cập nhật, bổ sung các đặc điểm mới cho phù hợp hơn, gồm ba phần: phần một trình bày tổng quan về KSNB mức độ tóm tắt dành cho ban giám đốc, giám đốc điều hành và các nhà quản lý; phần thứ hai là khuôn mẫu KSNB, mô tả các thành phần của KSNB bao gồm các nguyên tắc và các thuộc tính, hướng dẫn các cấp quản lý thiết kế, triển khai, thực hiện đánh giá hệ thống KSNB; phần thứ ba là công cụ đánh giá hệ thống KSNB, đƣa ra các hướng dẫn gợi ý thiết thực cho việc đánh giá hệ thống KSNB
Tại Việt Nam, kể từ sau khi chuyển đổi sang nền kinh tế thị trường, số lƣợng doanh nghiệp gia tăng đáng kể với nhiều hình thức hoạt động khác nhau, tạo ra một môi trường kinh doanh mới, năng động và phát triển đi cùng với sự gia tăng đầu tư từ nhiều nguồn trong và ngoài nước, do đó, nhu cầu về thông tin tài chính minh bạch ngày càng gia tăng Xuất phát từ nhu cầu này, đòi hỏi phải có một nền tảng lý thuyết căn bản về KSNB hoàn chỉnh để làm cơ sở cho việc quản lý doanh nghiệp ở nước ta Để kịp thời trong quá trình quản lý và hướng dẫn thực hiện, Bộ Tài chính đã xây dựng và ban hành các chuẩn mực kiểm toán Việt Nam, trong đó có VSA số 315 về “Xác định và đánh giá rủi ro có sai sót trọng yếu thông qua hiểu biết về đơn vị kiểm toán và môi trường của đơn vị”
Tiếp theo là các giáo trình về KSNB đang đƣợc giảng dạy và học tập tại các trường đại học hiện nay, trong đó có các giáo trình như: “Kiểm soát nội bộ” của tác giả Dương Nguyễn Hưng (2016) – Khoa Kế toán, Đại học Đà Nẵng – Trường Đại học Kinh tế; “Kiểm soát nội bộ” của tác giả Trần Thị Giang Tân và cộng sự (2012) – Khoa Kế toán – Kiểm toán, Trường Đại học Kinh tế Tp HCM;
“Kiểm soát nội bộ” của nhóm tác giả là giảng viên của Khoa Kế toán – Kiểm toán, Trường Đại học Tài chính – Kế toán,… Các giáo trình này nêu lên những nội dung cơ bản của KSNB, vai trò quan trọng của KSNB trong các tổ chức hiện nay Bên cạnh đó, nội dung giáo trìnhcòn làm rõ các thành phần của hệ thống KSNB cũng nhƣ trình bày chi tiết về kiểm soát các chu trình hoạt động chủ yếu trong một đơn vị kinh doanh, đồng thời chỉ rõ các rủi ro, mục tiêu kiểm soát và các thủ tục kiểm soát cần thiết để đối phó với các rủi ro mà doanh nghiệp có thể gặp trong quá trình kinh doanh
Ngoài ra, có khá nhiều luận văn, luận án với các đề tài về hoàn thiện KSNB trong từng lĩnh vực hay doanh nghiệp cụ thể, bao gồm:
Nghiên cứu của tác giả Nguyễn Thị Điệp (2010) với đề tài “Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty cổ phần sách và thiết bị trường học Đà Nẵng”, tác giả sau khinghiên cứu thực trạng đang xảy ra trong KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty sách và thiết bịđã nhận diện các rủi ro có khả năng xảy ra cho công ty Từ đó, tác giả xây dựng các giải pháp đểgia tăng sự hữu hiệu cho KSNB chu trình bán hàng và thu tiền, giúp công ty đạt đƣợc những mục tiêu đặt ra
Nghiên cứu của tác giả Phan Thị Mỹ Liên (2011) với đề tài “Tăng cường kiểm soát nội bộ đối với doanh thu và tiền thu bán hàng tại Công ty cổ phần Gạch men Cosevco 75 Bình Định”, tác giả đã sử dụng phương pháp luận biện chứng để làm rõ cơ sở lý luận về hệ thống KSNB và KSNB chu trình doanh thu và thu tiền; tìm hiểu thực trạng kiểm soát nội bộ doanh thu và bán hàng tại Công ty, thông qua đó đề xuất một số ý kiến nhằm gia tăng tính hiệu quả của hệ thống KSNB và KSNB cho khoản mục doanh thu và thu tiền tại công ty Cosevco 75 Bình Định
Nghiên cứu của tác giả Vương Hữu Khánh (2012)với đề tài “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty Xăng dầu khu vực II TNHH Một thành viên” Bằng những phương pháp nghiên cứu khoa học, tác giả đã phân tích, đánh giá thực trạng hiện tại của công ty xăng dầu khu vực II, chỉ ra những thành tựu đã đạt đƣợc và những rủi ro có thể xảy ra trong quá trình hoạt động Từ những hiểu biết đó, tác giả tiến hành xây dựng các biện pháp giúp công ty gia tăng sự hữu hiệu và hiệu quả của hệ thống KSNB nhằmđạt đƣợc những mục tiêu đặt ra
Nghiên cứu của tác giả Lương Thị Lan Oanh (2013) với đề tài “Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty xăng dầu Bình Định”, tác giả đã phân tích công tác KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty xăng dầu Bình Định để giúp công ty phát huy những điểm mạnh và hạn chế những nhƣợc điểm khiến công ty chƣa đạt đƣợc những mục tiêu đề ra, đồng thời tác giả cũng đưa ra các giải pháp thích hợp để tăng cường KSNB trong chu trình bán hàng và thu tiền
Nghiên cứu của tác giả Lê Thị Tuyết Nga (2013) với đề tài “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng - thanh toán và bán hàng - thu tiền tại Viễn thông Bến Tre” Trong nghiên cứu này, tác giả hệ thống hóa lại cơ sở lý luận về KSNB chu trình mua hàng - thanh toán và bán hàng - thu tiền trong doanh nghiệp đồng thời tìm hiểu và đánh giá thực trạng về công tác KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại Viễn thông Bến Tre Dựa vào những thực trạng tìm hiểu đƣợc, tác giả tìm ra nguyên nhân cũng nhƣ ƣu và nhƣợc điểm của công tác KSNB chu trình mua hàng - thanh toán và bán hàng - thu tiền, trên cơ sở đó, đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện KSNB chu trình mua hàng - thanh toán và bán hàng - thu tiền tại Viễn thông Bến Tre
Nghiên cứu của tác giả Hồ Tuấn Vũ (2016) với đề tài “Các nhân tố ảnh hưởng đến sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ trong các ngân hàng thương mại Việt Nam” Nội dung nghiên cứu này nêu và phân tích những nội dung cơ bản về lý thuyết của KSNB trong lĩnh vực ngân hàng, bài nghiên cứu cũng làm rõ bản chất của hệ thống KSNB, các tác nhân gây tác động tới thiết kế, thực hiện và duy trì hệ thống KSNB, các nhân tố cơ bản hình thành KSNB, trách nhiệm của nhà quản trị các cấp và nhân viên trong doanh nghiệp đối với thiết kế, thực hiện và duy trì các nhân tố thuộc hệ thống KSNB, đặc điểm hệ thống KSNB của các tổ chức ngân hàng trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin hiện nay
Nghiên cứu của tác giả Vũ Thu Phụng (2016) với đề tài: “Tác động của các nhân tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ đến hiệu quả hoạt động của tập đoàn điện lực Việt Nam”đã có những đóng góp về mặt học thuật và lý luận gồm: lý luận về KSNB và đặc thù của các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực điện lực, nghiên cứu nhận định nên ứng dụng KSNB cho các công ty điện lực vì trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế và hạn chế về nguồn tài nguyên hiện nay, việc tiết kiệm chi phí đầu tƣ mua sắm trang thiết bị, hạn chế thấp nhất thiệt hại trong quá trình sản xuất, giảm rủi ro hoạt động là vấn đề cấp thiết