Tổ chức kế toán bán sản phẩm tại chi nhánh miền bắc- nhà máy thiệt bị bưu điện

Tổ chức kế toán bán sản phẩm tại chi nhánh miền bắc- nhà máy thiệt bị bưu điện

lời mở đầu

1 Sự cần thiết của đề tài nghiên cứu.

Trong điều kiện nền kinh tế thị trờng các doanh nghiệp sử dụng rất nhiều các phơng thức bán hàng khác nhau để thực hiện mục đích kinh doanh của doanh nghiệp là lấy doanh thu để bù đắp chi phí và có lãi Do vậy đối với khâu bán hàng doanh nghiệp phải tổ chức kế toán một cách khoa học, hợp lý phù hợp với đặc

điểm sản xuất kinh doanh cụ thể của doanh nghiệp có ý nghĩa rất quan trọng Một mặt nó đảm bảo cung cấp thông tin chính xác, trung thực đầy đủ và kịp thời cho ban lãnh đạo để có phơng hớng sản xuất kinh doanh tối u, nâng cao hiệu quả của doanh nghiệp khẳng định doanh nghiệp luôn tồn tại đứng vững và phát triển trên nền kinh tế thị trờng cạnh tranh nh hiện nay Mặt khác do sự phức tạp của khâu bán hàng cần phải giám sát chặt chẽ phần hành công việc kế toán đảm bảo thông tin phản ánh ra bên ngoài trung thực hợp lý, tuân thủ các chế độ chính sách của Nhà nớc, cơ sở pháp lý cho doanh nghiệp hoạt động có uy tín và danh tiếng trên thơng trờng

Nhận thực đợc tầm quan trọng của công tác kế toán bán hàng trong nền kinh tế thị trờng nói chung và trong doanh nghiệp nói riêng em đã thâm nhập tìm hiểu thực tế công tác bán sản phẩm tại chi nhánh miền Bắc - nhà máy Thiết bị Bu điện Đợc sự giúp đỡ tận tình của cô giáo hớng dẫn cùng toàn thể các cô chú trong phòng kế toán,

kế toán tại chi nhánh miền Bắc, em đã chọn đề tài nghiên cứu:

“Tổ chức kế toán bán sản phẩm tại chi nhánh miền bắc -

nhà máy thiết bị bu điện”

2 Mục đích nghiên cứu.

+ Góp phần hệ thống hoá lý luận kế toán bán hàng trong các doanh nghiệp thực hiện sản xuất kinh doanh

+ Nghiên cứu đề tài nhằm tìm hiểu tổ chức công tác kế toán bán sản phẩm tại chi nhánh miền Bắc Qua nghiên cứu để nắm rõ thực trạng tổ chức công tác kế toán tham gia vào quá trình bán sản phẩm của nhà máy Thiết bị bu điện làm cơ sở

cho nhà máy đứng vững trên thơng trờng, thông tin cung cấp ra bên ngoài trung thực hợp lý để Nhà nớc thể hiện ổn định về mặt tài chính thuận lợi cho đầu t phát triển sản xuất kinh doanh từ đó giúp cho nhà quản lý nhà máy có biện pháp khắc phục kịp thời.

3 Phạm vi nghiên cứu:

Với lợng kiến thức còn hạn chế, thời gian tìm hiểu thực tế không nhiều lại rơi vào tình trạng nhà máy sản xuất kinh doanh đặc thù Phạm vi của đề tài chỉ đề cập tới tổ chức công tác kế toán bán sản phẩm, công việc kế toán bán hàng tại chi nhánh miền Bắc Trên cơ sở đánh giá thực trạng, những khó khăn gặp phải trong công tác

kế toán bán hàng Sẽ đa ra những kiến nghị trên bình diện toàn nhà máy bởi vì chi nhánh miền Bắc chỉ là bộ phận tiêu thụ sản phẩm của nhà máy

4 Phơng pháp nghiên cứu.

Vận dụng phơng pháp nghiên cứu khảo sát thông qua việc đọc và tìm hiểu các tài liệu có liên quan tới kế toán bán hàng sau đó dùng phơng pháp phân tích lý giải hệ thống hoá để trình bày một cách có hệ thống các phơng pháp hạch toán

Thông qua phơng pháp nghiên cứu tài liệu kết hợp với quá trình tìm hiểu thực tế

về việc vận dụng phơng pháp hạch toán nghiệp vụ bán hàng tại nhà máy Thiết bị bu

điện, dùng phơng pháp thống kê đối chiếu so sánh để đánh giá thực tế

5 Bố cục của luận văn.

Ngoài phần mở đầu và kết luận toàn bộ luận văn đợc trình bày trong 60 trang

và chia thành 3 chơng:

Ch

ơng I: Những vấn đề lý luận cơ bản về kế toán bán hàng của các

doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trờng.

Ch

ơng II: Thực trạng về tổ chức công tác kế toán bán sản phẩm tại

chi nhánh miền Bắc - nhà máy Thiết bị bu điện.

Ch

ơng III: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán sản

phẩm tại chi nhánh miền Bắc - nhà máy Thiết bị bu điện.

ch ơng I

Những vấn đề lý luận cơ bản về kế toán bán hàng của các doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trờng

I-/ Những vấn đề chung về bán hàng và yêu cầu quản lý đối với quá trình bán hàng của doanh nghiệp.

1-/ Khái niệm về bán hàng.

Bán hàng là khâu kết nối các hoạt động SXKD của doanh nghiệp (DN) với thị trờng có nghĩa là đảm bảo cho hoạt động kinh doanh của DN hớng theo thị tr-ờng lấy thị trờng nhu cầu, ớc muốn của khách hàng làm chỗ dựa vững chắc nhất cho mọi quyết định kinh doanh

Bán hàng là quá trình trao đổi để thực hiện giá trị của hàng hoá tức là để chuyển hoá vốn của DN từ hình thái hiện vật (hàng) sang hình thái tiền tệ (tiền) Hàng đợc đem đi bán có thể là thành phẩm, hàng hoá vật t hay lao vụ dịch vụ cung cấp cho khách hàng Trong quá trình trao đổi một mặt doanh nghiệp chuyển nh-ợng cho ngời mua sản phẩm, hàng hoá, mặt khác doanh nghiệp cũng thu đợc ở ng-

ời mua số tiền hàng tơng ứng với trị giá của số sản phẩm hàng hoá đó Quan hệ trao đổi này phải thông qua các phơng tiện thanh toán để thực hiện giá trị của sản phẩm hàng hoá

Nh vậy, bán hàng (tiêu thụ) là thực hiện mục đích của SXKD từ sản xuất ra sản phẩm đến tiêu thụ sản phẩm, sản phẩm đợc đa từ nơi sản xuất đến nơi tiêu thụ (bán hàng) Bán hàng là khâu lu thông hàng hoá, là cầu nối trung gian giữa một bên là sản xuất phân phối một bên là tiêu dùng Đặc biệt trong nền kinh tế thị tr-ờng thì tiêu thụ (bán hàng) đợc hiểu theo nghĩa rộng hơn đó là quá trình kinh tế bao gồm nhiều khâu từ việc nghiên cứu thị trờng, xác định nhu cầu khách hàng, tổ chức mua hàng và xuất bán theo yêu cầu của khách hàng nhằm mục đích đạt hiệu quả kinh tế cao nhất

2-/ Các phơng thức bán hàng áp dụng cho DN hiện nay.

2.1 Phơng thức bán hàng trực tiếp.

Là phơng thức bán hàng bên bán giao hàng cho bên mua trực tiếp tại kho

2.2 Phơng thức chuyển hàng chờ chấp nhận.

Là phơng thức bán hàng bên bán chuyển hàng cho bên mua theo địa điểm ghi trong hợp đồng Số hàng chuyển đi này vẫn thuộc quyền sở hữu của bên bán, chi khi nào đợc bên mua thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán về số hàng chuyển giao (một phần hay toàn bộ) thì số hàng đợc bên mua chấp nhận này mới đợc coi

là tiêu thụ và bên bán mất quyền sở hữu về số hàng đó

2.3 Phơng thức bán hàng đại lý ký gửi.

Là phơng thức bên chủ hàng (gọi là bên giao đại lý) xuất hàng giao cho bên nhận đại lý ký gửi (gọi là bên đại lý) để bán Bên chủ hàng phải trả (thanh toán) cho đại lý thù lao bán hàng dới hình thức hoa hồng đại lý, bớt giá cho đại lý Bên

đại lý sẽ ghi nhận số hoa hồng đợc hởng vào doanh thu bán hàng Hoa hồng đại lý

có thể tính trên tổng giá thanh toán hay giá bán (không có thuế VAT) của lợng hàng tiêu thụ

Là việc mua bán hàng hoá sản phẩm, lao vụ dịch vụ giữa các đơn vị chính với

đơn vị trực thuộc hay giữa các đơn vị trực thuộc với nhau trong cùng một tập đoàn, tổng công ty, công ty, liên hiệp, Ngoài ra thuộc bán hàng nội bộ còn bao gồm giá trị sản phẩm hàng hoá dịch vụ xuất trả lơng, trả thởng, biếu tặng, quảng cáo, tiếp thị hay xuất dùng cho SXKD

2.6 Phơng thức hàng đổi hàng.

Là phơng thức tiêu thụ mà trong đó ngời bán đem sản phẩm vật t hàng hoá của mình để đổi lấy vật t hàng hoá của ngời mua Giá trao đổi là giá bán của vật t hàng hoá đó trên thị trờng

3-/ Yêu cầu quản lý đối với quá trình bán hàng.

Căn cứ vào các phơng thức bán hàng đã áp dụng DN phải quản lý chặt chẽ khối lợng sản phẩm tiêu thụ giá thành, giá bán và phơng thức thời hạn thanh toán theo đúng hợp đồng đã ký kết đồng thời thực hiện nghĩa vụ với Nhà nớc kịp thời

Hoạt động bán hàng trong nền kinh tế thị trờng diễn ra hết sức phức tạp theo nhiều kiểu phơng thức khác nhau Tránh sự lẫn lộn với thu nhập của hoạt động này với các hoạt động khác thì các DN cần phải phân địch rõ ràng tổ chức quản lý khoa học hợp lý đảm bảo trung thực chính xác, chấp hành nghiêm chỉnh chế độ tài chính tín dụng.

Bố trí đầy đủ các nhân viên kế toán tổ chức hạch toán có năng lực chuyên môn cao nhạy bén với sự thay đổi của nền kinh tế thị trờng áp dụng các phơng pháp hạch toán kế toán khoa học hợp lý phù hợp với từng phơng thức bán hàng từ

đó đảm bảo cho thông tin cung cấp cho ban quản lý DN, các đối tợng quan tâm khác có độ tin cậy đầy đủ khách quan và hợp lý

II-/ ý nghĩa, vai trò nhiệm vụ của tổ chức kế toán bán hàng.

1-/ ý nghĩa của công tác tổ chức kế toán bán hàng.

Kế toán là một công cụ quản lý có hiêu lực nhất trong hệ thống các công cụ quản lý Có nhiệm vụ thu nhận, xử lý và cung cấp toàn bộ thông tin về hoạt động kinh tế tài chính giúp cho nhà quản lý đa ra đợc phơng án kinh doanh tối u Kết quả và hiệu quả kinh doanh là vấn đề họ phải quan tâm hàng đầu DN không thể phát triển đợc nếu hiệu quả kinh doanh thấp Vì vậy quản lý tốt quá trình bán hàng tăng doanh thu, giảm chi phí là một trong những yêu cầu cơ bản, bức xúc của tất cả các doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế

Với vai trò là ngời giúp việc đắc lực cho giám đốc DN kế toán trởng phải tổ chức chỉ đạo thực hiện công tác kế toán bán hàng, xác định kết quả hợp lý nhằm

đáp ứng yêu cầu thông tin chính xác, trung thực đầy đủ và kịp thời có ý nghĩa rất quan trọng

2-/ Nhiệm vụ tổ chức kế toán bán hàng.

Trình tự thực hiện những công việc sau:

- Tổ chức luân chuyển chứng từ hạch toán ban đầu, ghi sổ kế toán tài chính,

kế toán quản trị về doanh thu, giá vốn hàng bán ra, các khoản chi phí gián tiếp cho công tác bán hàng, tiêu thụ nh: chi phí bán hàng, chi phí quản lý DN cần phải phân bổ cho từng đối tợng kế toán quản trị để xác định kết quả bán hàng, kết quả hoạt động kinh doanh

doanh trong kỳ của DN, kiểm tra việc chấp hành các nguyên tắc chế độ về hạch toán doanh thu, tiêu thụ thu nhập từ hoạt động bán hàng.

- Tổ chức việc lập các báo cáo doanh thu, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh theo yêu cầu quản lý của DN (kế toán quản trị) và các cấp có liên quan (kế toán tài chính)

- Tổ chức phân tích báo cáo kết quả kinh doanh, kết quả từ hoạt động bán hàng, các báo cáo quyết toán của đơn vị cấp dới từ đó t vấn cho chủ doanh nghiệp

và giám đốc lựa chọn phơng án kinh doanh có hiệu quả

III-/ Nội dung tổ chức hạch toán quá trình bán hàng.

là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu về sản phẩm hàng hoá, lao vụ đã hoàn thành thu đợc tiền hoặc ngời mua chấp nhận thanh toán

* Phải nắm vững nội dung và cách xác định các chỉ tiêu liên quan đến doanh thu, chi phí và kết quả của việc bán hàng

Căn cứ Luật thuế GTGT số 02/1997/QH ngày 10/5/1997 và Nghị định số 28/1998/NĐ-CP ngày 11/5/1998 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành thuế GTGT cùng các Thông t hớng dẫn của Bộ Tài chính kèm theo Tuỳ thuộc vào ph-

ơng pháp tính thuế mà nội dung của các chỉ tiêu liên quan đến doanh thu chi phí kết quả có sự khác nhau Căn cứ vào quy chế quản lý tài chính và hạch toán kinh doanh đối với các DN Nhà nớc tại Nghị định 59/CP ngày 3/10/1996 và Nghị định 27/1999/NĐ-CP ngày 20/4/1999 bổ sung của Chính phủ, cùng các Thông t hớng dẫn việc quản lý doanh thu tại các DN Nhà nớc Số 63/1999/TT-BTC ngày 7/6/1999 của Bộ Tài chính Việc xác định doanh thu và các chỉ tiêu liên quan đến doanh thu bán hàng cần phải đợc quản lý rõ ràng, kế toán cũng căn cứ vào đó làm cơ sở hạch toán

- Doanh thu bán hàng là tổng giá trị đợc thực hiện do việc bán hàng hoá sản phẩm cung cấp lao vụ dịch vụ cho khách hàng Tổng doanh thu bán hàng là số tiền ghi trên hoá đơn bán hàng trên hợp đồng cung cấp lao vụ, dịch vụ

- Doanh thu thuần: là số chênh lệch giữa tổng số doanh thu với các khoản giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại, thuế tiêu thụ đặc biệt (TTĐB) thuế xuất khẩu (XK).

- Chiết khấu thanh toán là số tiền ngời bán giảm trừ cho ngời mua đối với số tiền phải trả cho ngời mua thanh toán tiền mua hàng của DN trớc thời hạn thanh toán và đợc ghi trên hoá đơn bán hàng hoặc hợp đồng kinh tế

- Giảm giá hàng bán: là số tiền ngời bán giảm trừ cho ngời mua trên giá bán

đã thoả thuận do hàng bán kém phẩm chất, không đúng quy cách, thời hạn đã đợc quy định trong hợp đồng kinh tế hoặc giảm cho khách hàng do mua hàng với khối lợng lớn

- Doanh thu hàng bán bị trả lại: là trị giá tính theo giá thanh toán của sản phẩm hàng hoá dịch vụ DN đã tiêu thụ bị khách hàng trả lại do vi phạm các điều kiện đã cam kết trong hợp đồng kinh tế nh hàng kém phẩm chất, sai quy cách, chủng loại

Tơng ứng với hàng trả lại là giá vốn hàng bị trả lại (tính theo giá vốn khi bán)

và doanh thu của hàng bán bị trả lại cùng với thuế GTGT đầu ra của hàng bán bị trả lại (nếu có)

Giá vốn hàng bán là trị giá vốn của sản phẩm vật t hàng hoá dịch vụ đã tiêu thụ Khi xác định giá vốn phải tuân theo nguyên tắc giá phí thực tế (sản phẩm là giá thành sản xuất, vật t là giá thực tế ghi sổ, hàng hoá giá vốn bao gồm giá mua

và chi phí thu mua phân bổ cho hàng tiêu thụ)

Cách tính giá vốn hàng bán:

- Phơng pháp giá thực tế đích danh: theo phơng pháp này giá thực tế của sản phẩm xuất kho tiêu thụ căn cứ vào đơn giá thực tế của sản phẩm xuất kho theo từng lần nhập

- Phơng pháp bình quân gia quyền:

hiện vào cuối kỳ hạch toán Cuối tháng, sau khi tính đợc giá sản phẩm thực tế nhập kho kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh giá hạch toán theo giá thực tế Đồng thời xác định giá thành sản phẩm thực tế xuất bán trong kỳ và tồn kho cuối kỳ theo công thức:

áp dụng vào các hình thức kế toán, hệ thống báo cáo tài chính

2.1 Các chứng từ áp dụng vào hạch toán và quản lý quá trình bán hàng:

Quá trình thanh toán

Hàng đi trên đư

Chiết khấu giảm giá hàng trả lại

Nợ khó đòi

Thương phiếu Hối phiếu Lệnh phiếu

tiêu thụ

2.2 Hệ thống các tài khoản liên quan áp dụng vào hạch toán nghiệp vụ bán hàng.

Sơ đồ hệ thống tài khoản áp dụng hạch toán nghiệp vụ bán hàng (tiêu thụ)

2.3 Hệ thống sổ sách áp dụng vào hình thức kế toán nghiệp vụ bán hàng.

Tuỳ theo DN vận dụng hình thức kế toán nào mà xây dựng danh mục sổ kế toán tơng ứng để hạch toán nghiệp vụ bán hàng Các hình thức kế toán bao gồm: hình thức Nhật ký chung, hình thức Nhật ký sổ Cái, hình thức Chứng từ ghi sổ, hình thức Nhật ký chúng từ Trong các hình thức này đợc phân ra làm hai loại sổ

để làm cơ sở ghi chép hạch toán đó là sổ chi tiết và sổ tổng hợp

Sổ chi tiết: tuỳ theo yêu cầu quản lý nghiệp vụ bán hàng và xác định kết quả

của từng DN để tổ chức mở sổ chi tiết theo từng đối tợng quản lý chi tiết theo dõi

cụ thể (sổ chi tiết TK 632, TK 511, TK 641, TK 331, )

Sổ tổng hợp: mỗi hình thức kế toán đều có quy định những loại sổ tổng hợp

để tổng hợp số liệu từ các chứng từ kế toán, bảng tổng hợp chứng từ gốc, các sổ chi tiết để thuận lợi cho việc lập báo cáo kết quả, báo cáo quyết toán dễ dàng

2.4 Tổ chức lập báo cáo doanh thu bán hàng.

hợp (sổ cái), và các bảng tổng hợp chi tiết các tài khoản Tất cả các báo cáo về bán hàng chủ yếu phục vụ cho nội bộ doanh nghiệp.

3-/ Kế toán hạch toán nghiệp vụ bán hàng tại các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ, hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên.

3.1 Hạch toán nghiệp vụ bán hàng theo phơng thức trực tiếp.

* Khi xuất bán sản phẩm hàng hoá hay thực hiện các lao vụ, dịch vụ với khách hàng kế toán dùng các bút toán sau:

Có TK 111,112 : Xuất tiền trả cho ngời mua.

Có TK 131 : Trừ vào số tiền phải thu ở ngời mua.

Có TK 3388 : Số chiết khấu chấp nhận nhng cha thanh toán cho ngời mua

* Trờng hợp giảm giá hàng bán trên giá thoả thuận do hàng kém phẩm chất, sai quy cách hoặc bớt giá hồi khấu

Nợ TK 532 : Số giảm giá hàng bán khách hàng đợc hởng.

Nợ TK 3331 (33311) : Thuế VAT trả lại cho khách hàng tơng ứng số giảm giá.

Có TK 111,112 : Xuất tiền trả cho ngời mua.

Có TK 131 : Trừ vào số tiền phải thu của ngời mua.

Có TK 3388 : Số giảm giá chấp nhận nhng cha thanh toán cho ngời mua

* Trờng hợp phát sinh hàng bán bị trả lại (do vi phạm hợp đồng, )

BT1: P/A trị giá vốn của HB bị trả lại

3.2 Hạch toán nghiệp vụ bán hàng theo phơng thức chuyển hàng chờ chấp nhận.

DN gửi hàng đi bán ở các hội chợ văn phòng đại diện, các CN, các chuyến hàng uỷ thác thì số hàng vẫn thuộc quyền sở hữu của bên bán, ở tại kho ngời bán không còn nhng hàng cha giao phải sử dụng TK 157

* Khi xuất hàng chuyển đến cho ngời mua kế toán

ghi theo trình tự giá vốn thực tế của hàng xuất.

Nợ TK 157

Có TK 154 : Xuất trực tiếp từ các PXSX

Có TK 155,156 : Xuất trực tiếp tại kho.

* Giá trị lao vụ dịch vụ hoàn thành giao cho khách hàng.

Nợ TK 157 :

Có TK 154 : Giá thành thực tế

* Khi đợc khách hàng chấp nhận (một phần, hay toàn bộ)

BT 1: PA giá bán của hàng đợc chấp nhận

* Số hàng gửi đi bị từ chối khi cha đợc xác định là tiêu thụ:

Nợ TK 138 (1388,334) : Giá trị h hỏng cá nhân phải bồi thờng

Nợ TK 155, 156, 152 : Nếu nhập kho hoặc phế liệu

Nợ TK 138 (1381) : Giá trị sản phẩm hỏng chờ xử lý

Có TK 157 : Trị giá vốn hàng bị trả lại

Các trờng hợp đã coi là tiêu thụ trả lại, giảm giá, chiết khấu phát sinh (nếu có) hạch toán giống nh phơng thức tiêu thụ trực tiếp Cuối kỳ thực hiện kết chuyển cũng tơng tự

Xem sơ đồ hạch toán tổng hợp trang bên

3.3 Hạch toán nghiệp vụ bán hàng đại lý ký gửi.

3.3.1 Tại đơn vị giao đại lý (chủ hàng)

Số hàng ký gửi đại lý vẫn thuộc quyền sở hữu của DN cho đến khi chính thức tiêu thụ Về cơ bản bút toán vẫn giống nh các phơng thức chuyển hàng, trực tiếp trên Cụ thể:

* PA giá vốn hàng chuyển giao cho cơ sở

* PA DT thuế VAT (theo giá qui định) của hàng

giao cho cơ sở bán hàng đại lý ký gửi đã bán đợc. * PA hoa hồng trả cho cơ sở nhận bán hàng đại lý, ký gửi.

Khi nhận tiền do cơ sở đại lý ký gửi thanh toán, kế toán ghi:

Nợ TK 111,112 : Thu bằng tiền, chuyển khoản

Có TK 131 (chi tiết đại lý) : Số tiền hàng đã thu

Ngoài ra, tổng số tiền bán hàng đại lý ký gửi có thể phản ánh:

Nợ TK liên quan (111,112,131 ) : Tổng giá thanh toán trừ hoa hồng

Nợ TK 641 : Hoa hồng đại lý

Có TK 511 : Tổng doanh thu hàng đã bán

Có TK 3331 (33311) : Số thuế VAT còn phải nộp

Các trờng hợp khác hạch toán tơng tự nh các phơng thức trên

3.3.2 Tại đơn vị bán hàng đại lý ký gửi.

Doanh thu của đơn vị chính là hoa hồng đại lý mà bên chủ hàng trả cho bên bán hàng theo hợp đồng đại lý Khi nhận hàng căn cứ vào giá ghi trong hợp đồng

kế toán ghi: Nợ TK 003, khi bán đợc hàng (hoặc không bán đợc trả lại) kế toán xoá sổ hàng đã bán đợc hoặc trả lại ghi : Có TK 003

Khi thanh toán tiền cho chủ hàng, kế toán ghi:

Nợ TK 331 (chi tiết chủ hàng) : Số tiền hàng đã thanh toán

Có TK liên quan (111,112 ) : Số đã thanh toán

Ngoài ra, khi bán đợc hàng ký gửi còn có thể phản ánh số tiền hàng đã bán hoa hồng đợc hởng nh sau:

Nợ TK 111,112,131 : Tổng số tiền hàng

Có TK 331 (chi tiết chủ hàng) : Tổng số tiền phải trả cho chủ hàng

Có TK 511 : Hoa hồng hoặc phù lao đợc hởng

Sơ đồ kế toán bán hàng đại lý ký gửi (hoa hồng đợc hởng tính trên giá bán không thuế)

- Tr

ờng hợp 2: Số hoa hồng đợc hởng tính trên giá bán có thuế ta có thể mô

tả sơ đồ hạch toán nh sau:

3.4 Hạch toán nghiệp vụ bán hàng trả góp.

Về mặt hạch toán: khi giao hàng cho ngời mua thì lợng hàng chuyển giao

đ-ợc coi là tiêu thụ Về thực chất chỉ khi nào ngời mua thanh toán hết tiền hàng thì

DN mới mất quyền sở hữu

Đặc điểm: bán hàng thu tiền nhiều lần, lần đầu khi giao hàng ngời mua sẽ giao tiền ngay tại thời điểm mua, số tiền còn lại đợc trả dần ở các kỳ tiếp theo, ng-

ời mua phải chịu một tỷ lệ lãi nhất định cho số tiền trả chậm này Thờng số tiền trả

ở các kỳ tiếp theo bằng nhau trong đó bao gồm một phần doanh thu gốc và một phần lãi trả chậm (xác định nh thuê dài hạn TSCĐ trả đều ở các kỳ)

T VAT phải nộp tính trên hoa hồng

Toàn bộ tiền hàng nhận đại lý, ký gửi

đã bán (thu bằng tiền hay bán chịu)

Thực hiện các bút toán kết chuyển tơng tự nh các phơng thức bán hàng trớc.

Sơ đồ hạch toán tổng hợp nh sau:

3.5 Hạch toán bán hàng nội bộ.

Hạch toán bán hàng nội bộ giữa các đơn vị thành viên về nguyên tắc tơng tự

nh hạch toán bán hàng ra bên ngoài, cụ thể:

Khi cung cấp sản phẩm hàng hoá lao vụ, dịch vụ, giữa các đơn vị thành viên trong Tổng công ty, liên hiệp, kế toán ghi các bút toán

Nợ TK 136 (1368) : Số tiền hàng phải thu nội bộ

Có TK 512 : Doanh thu bán hàng nội bộ

Có TK 3331 (33311) : Thuế VAT đầu ra phải nộp

Các bút toán còn lại (chiết khấu bán hàng, giảm giá hàng bán, doanh thu hàng bán bị trả lại, ) giống nh tiêu thụ bên ngoài

Cuối kỳ: kết chuyển doanh thu thuần và giá vốn hàng bán nội bộ

Nợ TK 431 : Tính theo tổng giá thanh toán.

Có TK 512 : DT của hàng tơng đơng.

Có TK 3331 (33311) : Thuế VAT phải nộp

Tổng số tiền còn phải thu

ở người mua

K/c DT thuần

TK 33311

DT theo giá bán thu tiền ngay (K 0 VAT)

T VAT phải nộp tính trên giá bán thu tiền ngay

TK 131

Số tiền người mua trả lần đầu

TK 711 Lợi tức trả chậm

Thu tiền ở người mua các kỳ sau

TK 632 K/c trị giá vốn

TK 154,155,156

Trị giá

vốn hàng bán

* Nếu dùng biếu tặng phục vụ cho SXKD (khuyến mại, tiếp thị, quảng cáo, hội nghị khách hàng, ), ghi theo giá bán của hàng tơng đơng tại cùng thời điểm.

Nợ TK 641, 642 : Tính vào chi phí bán hàng quản lý

Có TK 512 : Doanh thu cha có thuế VAT

Đồng thời số thuế sẽ đợc khấu trừ : Nợ TK 133 (1331)

Có TK 3331 (33311) : Thuế VAT phải nộp.

3.6 Trờng hợp bán hàng theo phơng thức hàng đổi hàng.

Thể hiện: ngời bán đem sản phẩm vật t hàng hoá của mình để đổi lấy vật t hàng hoá của ngời mua, giá trao đổi là giá bán của sản phẩm vật t hàng hoá đó trên thị trờng

Phản ánh trị giá vốn hàng đem đi trao đổi: Nợ TK 632

Có TK 154,155,156

Phản ánh giá trao đổi (giá bán tơng

đ-ơng) của hàng đem đi.

Nợ TK 131 : Tổng giá thanh toán

của hàng đem đi trao đổi.

Có TK 511 : Doanh thu bán của

hàng đem đi trao đổi.

Có TK 3331 (33311):Thuế VAT

đầu ra hàng đem đi trao đổi.

Phản ánh trị giá sản phẩm vật t hàng hóa nhận về

Nợ liên quan (151,152,153 ) : Trị giá hàng nhập kho theo giá cha có thuế VAT.

Nợ TK 133 (1331) : Thuế VAT đầu vào đợc khấu trừ.

Có TK 131 : Tổng giá thanh toán

4-/ Kế toán hạch toán nghiệp vụ bán hàng tại doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp hoặc đối với các mặt hàng chịu thuế TTĐB, XK và hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp KKTX.

Về mặt hạch toán: Doanh thu bán hàng ghi nhận ở TK 511 và ở TK 512 là

doanh thu bán bao gồm cả thuế VAT (thuế TTĐB, XK) phải nộp Các khoản ghi nhận ở TK 531, 532 bao gồm cả thuế VAT trong đó số thuế VAT cuối kỳ phải nộp

đợc ghi nhận vào chi phí quản lý còn thuế TTĐB hay XK đợc trừ vào doanh thu

5-/ Kế toán hạch toán nghiệp vụ bán hàng ở doanh nghiệp áp dụng phơng pháp kiểm kê định kỳ (KKĐK).

Đối với các DN áp dụng phơng pháp KKĐK hạch toán chỉ khác với DN áp dụng phơng pháp KKTX trong việc xác định giá vốn thành phẩm lao vụ, dịch vụ hoàn thành, nhập, xuất kho bán (tiêu thụ), còn việc phản ánh doanh thu và các khoản liên quan đến doanh thu (chiết khấu bán hàng, giảm giá hàng bán, doanh thu hàng bán bị trả lại, thuế VAT, ) hoàn toàn giống nhau

Sự khác biệt:

Đầu kỳ kinh doanh kết chuyển trị giá vốn hàng cha tiêu thụ:

Nợ TK 632

Có TK 155 : Trị giá vốn hàng tồn kho đầu kỳ

Có TK 157 : Trị giá vốn hàng gửi bán cha bán đầu kỳ

Đối với giá vốn hàng bán bị trả lại:

- Trờng hợp xảy ra tại niên độ kế toán:

Nợ TK 138 (1388) : Cá nhân phải bồi thờng

Nợ TK 334 : Quyết định trừ vào lơng

Nợ TK 821 : Tính vào chi phí bất thờng

Nợ TK 415 : Trừ vào quỹ dự phòng tài chính

Nợ TK 111,112 : Bán phế liệu thu bằng tiền

Có TK 632 : Giá vốn hàng bán bị trả lại

- Trờng hợp trả lại vào niên độ sau:

Nợ TK 531 :

Có TK 911 :Các bút toán kết chuyển xác định giá vốn hàng bán minh hoạ qua sơ đồ sau:

K/C trị giá vốn hàng bán trong kỳ

K/C trị giá hàng tồn kho đầu kỳ và hàng gửi bán chưa chấp nhận

K/C trị giá HTK cuối kỳ hay gửi bán chưa được chấp nhận

TK 621,622,617

Chi phí SX trong kỳ

6-/ Hạch toán chi phí bán hàng.

Để lập đợc báo cáo kết quả kinh doanh tại đơn vị chuyên thực hiện bán hàng thì đơn vị phải tổ chức hạch toán tổng hợp doanh thu giá vốn và chi phí phục vụ cho bán hàng

Chi phí bán hàng là những khoản chi phí bỏ ra có liên quan đến hoạt động tiêu thụ sản phẩm hàng hoá, lao vụ, dịch vụ trong kỳ nh: chi phí nhân viên bán hàng, chi phí dụng cụ bán hàng, chi phí quảng cáo,

Sơ đồ hạch toán nh sau:

Tập hợp chi phí nhân viên bán hàng

Các khoản thu hồi ghi giảm CP BH

Tập hợp chi phí vật liệu, bao bì

Kết chuyển chi phí bán hàng trừ vào thu nhập trong

kỳ hay đưa vào chi phí chờ kết chuyển

để bảo

đảm phù hợp giữa chi phí và doanh thu

TK 911

TK 1422

Đưa vào chi phí chờ kết chuyển (nếu chi phí lớn hoặc với doanh nghiệp có chu kỳ kinh doanh dài)

K/C trừ vào thu nhập

Trừ vào kết quả kinh doanh trong kỳ (nếu chi phí nhỏ hoặc chu kỳ kinh doanh ngắn)

ch ơng II

thực trạng về tổ chức công tác kế toán

bán sản phẩm tại chi nhánh miền Bắc

nhà máy Thiết bị Bu điện

I-/ Đặc điểm chung của nhà máy Thiết bị Bu điện.

1-/ Quá trình hình thành và phát triển nhà máy Thiết bị Bu điện.

Nhà máy Thiết bị Bu điện tên giao dịch là POSTEF là một doanh nghiệp Nhà

n-ớc thuộc Tổng công ty Bu chính Viễn thông Việt Nam (Tổng cục Bu điện cũ)

Trụ sở chính của nhà máy: Số 61 Trần Phú - Ba Đình - Hà Nội

Cơ sở 2: Số 63 Nguyễn Huy Tởng - Thanh Xuân - Hà Nội

Nhà máy đợc thành lập năm 1954 mang tên nhà máy Bu điện truyền thanh trên cở sở diện tích mặt bằng sử dụng 22.000m2 và thiết bị cơ sở của nhà máy dây thép của Pháp.Cùng với tiến trình lịch sử hơn 40 năm qua Nhà máy đã không ngừng phát triển đáp ứng nhu cầu về thiết bị cho ngành Bu điện Việt Nam Do yêu cầu của từng thời kỳ phát triển kinh tế đất nớc, nhà máy đã tách ra, nhập vào nhiều lần Cứ mỗi lần nh vậy nhà máy đã không ngừng vơn lên tự khẳng định mình và đã từng b-

ớc hoà nhập với guồng máy phát triển chung của xã hội Đến năm 1955 sau khi Chính phủ có Quyết định thành lập lại Tổng công ty Bu chính viễn thông Việt Nam theo mô hình Tổng công ty mạnh Nhà máy đợc quyết định thành lập lại là doanh nghiệp Nhà nớc hạch toán độc lập - thành viên của Tổng công ty Bu chính viễn thông Việt Nam Nhà máy đợc thành lập lại theo QĐ số 202/QĐ-TCBĐ ngày 15/3/1995 do Tổng cục Bu điện cấp, giấy phép kinh doanh số 105985 ngày 20/3/1995 do trọng tài kinh tế cấp

Ngành nghề SXKD của nhà máy:thực hiện sản xuất ra các thiết bị phục vụ cho ngành bu chính viễn thông, điện tử tin học và các lĩnh vực khác

Để có thể tồn tại và đứng vững trên nền kinh tế thị trờng với tính cạnh tranh gay gắt nh hiện nay Nhà máy rất coi trọng đến đầu t sản xuất nâng cao chất lợng sản phẩm để sản phẩm có thể thắng thế trong các cuộc cạnh tranh Nhà máy đã đặt

ra kế hoạch, phơng hớng SXKD phù hợp làm tiền đề cho việc nâng cao hiệu quả SXKD của nhà máy Cụ thể nhà máy đã đạt đợc hiệu quả khá cao thông qua một

số chỉ tiêu sau:

Chỉ tiêu ĐVT 1996 1997 1998 1999

Để đạt đợc kết quả trên cán bộ công nhân viên của nhà máy đã nỗ lực phấn

đấu không ngừng vợt qua mọi khủng hoảng thăng trầm của chính mình, đặc biệt với

sự nhận thức đúng đắn về điều kiện hoạt động của nhà máy trên nền kinh tế thị ờng hiện nay cùng những định hớng chiến lợc và sách lợc nhạy bén, đúng hớng của

tr-bộ máy lãnh đạo Nhà máy đã tìm ra bớc đi phù hợp tạo điều kiện cho nhà máy ngày càng phát triển đi lên một cách vững chắc

2-/ Đặc điểm SXKD.

Nhà máy Thiết bị Bu điện (NMTBBĐ) là một doanh nghiệp Nhà nớc hạch toán

độc lập trực thuộc Tổng công ty Bu chính viễn thông Việt Nam Nhà máy thực hiện sản xuất ra sản phẩm chủ yếu là phục vụ cho ngành bu điện, hầu hết các bu điện thuộc các tỉnh thành trong cả nớc đều sử dụng thiết bị do nhà máy sản xuất ra Ngày nay với sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế thị trờng sự đa dạng hoá các phơng thức bán hàng, sự cạnh tranh là tính sống còn của mỗi doanh nghiệp Do vậy nhà máy đã không ngừng mở rộng quy mô sản xuất cả về chiều rộng và chiều sâu, mạnh dạn vay vốn của ngân hàng và CBCNV trong nhà máy, đầu t mua sắm máy móc, thiết bị trang bị dây chuyền lắp ráp điện tử hiện đại, nâng cao tay nghề tay nghề của công nhân lao động và trình độ nghiệp vụ của cán bộ quản lý, nâng cao chất lợng sản phẩm Ngoài ra nhà máy còn liên doanh, liên kết đầu t tận dụng vốn

và kỹ thuật cao để áp dụng vào sản xuất nhằm tạo ra những sản phẩm có chất lợng cao không thua kém hàng ngoại nhập

Trong xu thế phát triển của đất nớc, nhà máy là đơn vị hàng đầu trong sản xuất cung cấp thiết bị cho ngày bu điện Việt Nam - một trong những ngành đang phát triển nhất hiện nay

3-/ Đặc điểm tiêu thụ sản phẩm ở nhà máy.

hiện tốt khâu bán hàng doanh nghiệp mới có điều kiện bù đắp các chi phí đã chi ra trong quá trình sản xuất giản đơn và thực hiện giá trị của lao động thặng d thu lợi nhuận quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp.

Nhà máy thực hiện sản xuất ra sản phẩm hàng năm với khối lợng rất lớn nhiều chủng loại sản phẩm khác nhau (có tới 350 loại sản phẩm) Để có thể tiêu thụ đợc khối lợng sản phẩm lớn nh vậy nhà máy đã đầu t xây dựng thành lập ra các CN, các quầy hàng giới thiệu sản phẩm, trung tâm bảo hành và bố trí các kỹ thuật viên hớng dẫn cách sử dụng, lắp đặt sản phẩm cho khách hàng Do vậy mà sản phẩm của nhà máy tiêu thụ hàng năm với số lợng lớn đáp ứng đợc yêu cầu của khách hàng trên mọi miền đất nớc mua sản phẩm của nhà máy

4-/ Tổ chức quản lý của NMTBBĐ.

Ngày nay cùng đờng lối phát triển kinh tế nhiều thành phần đi đôi với chủ trơng

mở rộng quyền tự chủ SXKD của đơn vị kinh tế, cơ cấu tổ chức quản trị doanh nghiệp cần đợc đa dạng hoá với cơ cấu sở hữu quy mô và trình độ kỹ thuật của từng loại hình

DN Để đáp ứng với tình hình SXKD một cách tốt nhất hiện nay NMTBBĐ đa ra mô hình quản lý sản xuất nh sau:

sơ đồ tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh

nhà máy thiết bị bu điện

Ban giám đốc: gồm 01 giám đốc và 02 phó giám đốc.

Giám đốc là ngời đại diện cho nhà máy chịu trách nhiệm trớc Nhà nớc và pháp luật toàn bộ hoạt động SXKD của nhà máy có nhiệm vụ điều hành quản lý toàn nhà máy

Phó giám đốc kỹ thuật chỉ đạo công tác kỹ thuật cho các bộ phận trực tiếp tham gia sản xuất

Phó giám đốc kinh doanh chỉ đạo trực tiếp các phòng ban chức năng tham gia vào quá trình quản lý của nhà máy

Tổ chức hoạt động tiêu thụ sản phẩm.

Các CN thực hiện bán sản phẩm cho nhà máy bao gồm:

CN Miền Bắc : Số 2 Lê Trực - Ba Đình - Hà Nội

CN Miền Trung : Số 598 Điện Biên Phủ - Ba Đình - Hà Nội

CN Miền Nam : Số 27B Nguyễn Đình Chiểu - Quận 1-TP Hồ Chí MinhMỗi chi nhánh là 1 phòng kinh doanh độc lập nhng chịu sự điều hành của ban giám đốc nhà máy Ban giám đốc quản lý mọi mặt và tạo điều kiện tốt nhất cho hoạt động kinh doanh của các chi nhánh:

- Giao sản phẩm sản xuất cho các chi nhánh thực hiện tiêu thụ (bán hàng) Nhà máy đã thực hiện chiết giá cho các chi chánh với tỷ lệ là 1,5% giá bán nhằm khuyến khích bán sản phẩm cho mình Kết quả kinh doanh của các chi nhánh trích lập quỹ cho nhà máy theo tỷ lệ nhất định do nhà máy quy định

-Những hợp đồng mua bán lớn do chi nhánh tìm kiếm đợc giám đốc, phó giám đốc, ngời đợc giám đốc uỷ quyền bằng văn bản ký duyệt vì bản thân các chi nhánh không có t cách pháp nhân để ký kết

Có thể nói bộ máy quản lý của nhà máy đợc tổ chức khá hợp lý và chặt chẽ chính vì vậy nhà máy đã đạt đợc những thành tựu to lớn trong lĩnh vực SXKD của mình Cụ thể là sản phẩm do nhà máy sản xuất đợc ngời tiêu dùng tin cậy tạo cho nhà máy có chỗ đứng vững chắc trên thị trờng trong nớc và trong tơng lai sẽ có chỗ đứng trên thị trờng quốc tế

5-/ Tổ chức bộ máy kế toán.

NMTBBĐ là một doanh nghiệp sản xuất với quy mô lớn Bộ máy kế toán là bộ phận chức năng nằm trong bộ máy quản lý của nhà máy thực hiện chức năng quản lý tài chính theo dõi kiểm tra mọi hoạt động SXKD dới hình thức tiền tệ, vốn, theo dõi nguồn hình thành tài sản và sự vận động của tài sản trong nhà máy Đồng thời đáp ứng đợc mọi yêu cầu cung cấp thông tin kịp thời chính xác cho ban lãnh đạo giúp ban lãnh đạo có cơ sở để phân tích hoạt động SXKD từ đó đa ra các quyết định đúng đắn, phơng hớng SXKD kịp thời nhằm tạo ra hiệu quả cao nhất

Căn cứ yêu cầu quản lý hoạt động SXKD, cơ cấu tổ chức quản lý của nhà máy Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của nhà máy theo mô hình tập trung thể hiện dới sơ đồ dới đây

sơ đồ bộ máy kế toán nhà máy thiết bị bu điện

ơng BHXH

Kế toán thành phẩm, tiêu thụ

Kế toán thanh toán

Thủ qũi

Tổng hợp kiểm tra

Kế hoạch tài chính

Tổ kế toán chi nhánh

Miền Bắc Tổ kế toán chi nhánh Miền Trung Tổ kế toán chi nhánh Miền Nam

Quan hệ chỉ đạoQuan hệ gián tiếp

Bộ máy kế toán nhà máy dới sự chỉ đạo công tác kế toán của kế toán trởng,

bộ phận kế toán chức năng thực hiện các phần hành công việc kế toán khác nhau

cụ thể phải ghi chép kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết các đối tợng quản lý cần ghi chép chi tiết để:

- Giúp cho nhà máy quản lý chặt chẽ tài sản và hiện vật (TSCĐ, hàng tồn kho, vốn bằng tiền, ), nợ phải thu, nợ phải trả, chi phí SXKD,

- Cung cấp thông tin chi tiết phục vụ cho yêu cầu quản trị kinh doanh

- Đảm bảo chính xác tuyệt đối của việc ghi sổ kế toán

- Xác định rõ số d của tài sản cần kiểm kê tại thời điểm kiểm kê đảm bảo tính thực tế của số liệu kế toán

6-/ Tổ chức kế toán bán sản phẩm ở nhà máy và tại các CN bán hàng.

Do các CN bán sản phẩm không nằm trong nhà máy nên bắt buộc nhà máy phải bố trí đầy đủ bộ phận quản lý cũng nh kế toán tại CN Việc bố trí đầy đủ các nhân viên kế toán ở khâu này có ý nghĩa rất quan trọng phản ánh trung thực chính xác doanh thu ghi phí và các tài sản, sự vận động của tài sản trong quá trình bán hàng Mặt khác nó cũng là công việc thực thi các chính sách quyết định hợp lý

Giám đốc

Kế toán trưởng (kiêm trưởng phòng)

Kế toán tổng hợp (Kiêm phó phòng)

Kế toán

TSCĐ Kế toán NVL Kế toán lương BHXH Kế toán TP và TT thanh toánKế toán Thủ quỹ

Các nhân viên kinh tế phân xưởng

Kế toán bán hàng tại các CN

Quan hệ chỉ đạo Quan hệ gián tiếp

nhất cho sản phẩm đợc bán ra nhiều tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng đến mua, tăng cờng dòng tiền thu về đợc nhiều hơn, hạn chế thấp nhất rủi ro trong kinh doanh Nhiệm vụ của kế toán tại nhà máy viết các hoá đơn chứng từ phát sinh tại nhà máy và viết phiếu “xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ”, phản ánh vào thẻ kho và các sổ theo dõi quản lý số lợng sản phẩm gửi đi các chi nhánh bán hàng Lập các báo cáo tồn kho hàng gửi bán hàng quý cho ban lãnh đạo Kế toán tổng hợp tổng hợp số liệu qua các báo cáo quyết toán của các chi nhánh và toàn nhà máy để xác định kết quả kinh doanh toàn nhà máy, lập ra các báo cáo tài chính bắt buộc.

Kế toán tại các CN viết hoá đơn chứng từ bán hàng, phản ánh trung thực chính xác mọi nghiệp vụ bán hàng vào sổ sách kế toán lập ra các báo cáo quyết toán hàng quý để thực hiện quyết toán với nhà máy, cung cấp nguồn số liệu của

đơn vị mình cho kế toán tổng hợp của nhà máy theo yêu cầu

* Hệ thống chứng từ phản ánh nghiệp vụ bán hàng bao gồm:

Hoá đơn GTGT, phiếu hợp đồng vận chuyển, các hợp đồng bán hàng, các văn bản yêu cầu của khách hàng về số hàng trả lại, giảm giá, các phiếu thu, phiếu chi, các giấy thông báo nợ, có của ngân hàng, các phiếu kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (của nhà máy), các thẻ kho và các hoá đơn chứng từ khác Tất cả các hoá đơn chứng từ này đều đợc sự phê duyệt, ký xác nhận của trởng chi nhánh

* Hệ thống tài khoản áp dụng vào hạch toán nghiệp vụ bán hàng.

Do đặc điểm quản lý phân cấp và công tác kế toán cũng phân cấp (theo sơ đồ trên) cho nên công tác hạch toán tại chi nhánh và tại nhà máy về nghiệp vụ bán hàng có mối liên hệ với nhau qua TK 336 - phải trả nội bộ, TK 136 - phải thu nội

bộ để phản ánh quan hệ giữa cấp trên và cấp dới về cấp vốn và thanh toán các khoản phải thu phải nộp cụ thể qua 2 sơ đồ kế toán:

- Sơ đồ hạch toán kết quả kinh doanh tại nhà máy (trang bên)

- Sơ đồ hạch toán kết quả bán hàng tại chi nhánh (trang bên)

* Hình thc kế toán áp dụng cho kế toán bán hàng tại chi nhánh

Để có thể theo dõi hạch toán chi tiết, cung cấp các thông tin nhanh nhạy, kịp thời kế toán đã áp dụng hình thức kế toán “Nhật ký chung” do vậy kế toán bán hàng thực hiện ghi sổ theo trình tự sau:

Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung

tại chi nhánh miền bắc - Nhà máy thiết bị Bu điện

Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng

Sổ cái các tài khoản

Bảng tổng hợp các sổ

chi tiết

Bảng cân đối tài khoản

Báo cáo quyết toán

Chứng từ gốc

Sổ Nhật ký chung: là sổ tổng hợp toàn bộ các nghiệp vụ bán hàng xảy ra tại chi

nhánh Căn cứ để ghi vào các chứng từ gốc và tổng hợp cuối tháng từ Nhật ký bán hàng, Nhật ký quĩ để thực hiện bút toán kết chuyển ngay trên sổ Nhật ký chung ghi vào sổ cái

Sổ Nhật ký bán hàng: phản ánh các nghiệp vụ về bán chịu.

Sổ Nhật ký quỹ: phản ánh tổng hợp thu chi tiền mặt, tiền gửi, căn cứ để ghi

vào sổ là các phiếu thu, phiếu chi,

Sổ chi tiết: dùng để theo dõi hạch toán chi tiết các đối tợng cần quản lý chi

tiết nh từng khách hàng, từng loại hàng,

Sổ cái: phản ánh các bút toán kết chuyển tổng hợp từ Nhật ký chung là cơ sở

để lập Bảng cân đối kế toán và Báo cáo quyết toán

Bảng tổng hợp: tổng hợp số liệu từ các sổ chi tiết để lập báo cáo quyết toán Báo cáo quyết toán: thờng lập cuối quý bao gồm báo cáo kết quả và một số

bảng tổng hợp, bảng cân đối tài khoản

II-/ Thực trạng công tác kế toán bán sản phẩm tại chi nhánh miền Bắc của NMTBBĐ.

NMTBBĐ là một đơn vị SXKD nên công tác quản lý tài chính trong nhà máy

đều phải tuân thủ các chế độ chính sách của Nhà nớc ban hành Đặc biệt với công tác kế toán nói chung và công tác kế toán bán hàng nói riêng đều nằm dới sự chỉ

đạo của kế toán trởng Ngời luôn nắm vững các chế độ chính sách của Nhà nớc, các chế độ về kế toán, các Thông t hớng dẫn của Bộ Tài chính ban hành đều đợc xem xét kỹ lỡng phù hợp với điều kiện cụ thể của nhà máy đa vào áp dụng kịp thời Chế độ kế toán ban hành theo QĐ 1141/QĐ/CĐKT của Bộ Tài chính đang đ-

ợc áp dụng triệt để tại nhà máy nó đợc xem nh công cụ hữu hiệu nhất cho quản lý tài chính tại nhà máy đảm bảo cho các thông tin cung cấp trung thực, chính xác cao giúp cho Ban lãnh đạo có những quyết định đúng đắn nâng cao hiệu quả SXKD

Theo luật thuế GTGT chính thức áp dụng từ ngày 1/1/1999 thì phơng pháp

Nhiệm vụ chủ yếu của kế toán này là quản lý thành phẩm, quản lý số lợng sản phẩm xuất đi cho các chi nhánh tiêu thụ.

Khi các chi nhánh đã yêu cầu nhập kho thêm sản phẩm của nhà máy, nhân viên các chi nhánh sẽ đến làm thủ tục nhận hàng, kế toán viết phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Phiếu này đợc lập thành 3 liên: liên 1 lu tại quyển, liên 2 giao cho chi nhánh, liên 3 dùng để thanh toán

Ví dụ: ngày 9/2/2000 thực hiện xuất kho cho CN 1 kế toán lập phiếu nh sau:

Đơn vị:

Địa chỉ:

Mẫu số 03 VT-3LL Ban hành theo QĐ số 1141 TC/QĐ/CĐKT

ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài chính

Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

TT Tên hàng, quy cách ĐVT Yêu cầu Số lợng Thực nhập Đơn giá Thành tiền

Ngời vận chuyển (Ký, họ tên)

Thủ kho nhập (Ký, họ tên)

Kế toán ghi phải phản ánh đầy đủ số liệu yêu cầu của chi nhánh theo từng loại sản phẩm, tổng trị giá hàng xuất kho, sau đó ký và xác nhận yêu cầu các ngời có liên quan

ký xác nhận, kế toán tiến hành phản ánh theo dõi vào thẻ kho cho CN 1 nh sau:

Đơn vị:

Địa chỉ:

Mẫu số 06 VT Ban hành theo QĐ số 1141 TC/QĐ/CĐKT

ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài chính

Thẻ kho

Ngày lập thẻ:

Tờ số: 1

Mã số: 54

Tên nhãn hiệu quy cách vật t sản phẩm hàng hoá: dấu ngang DT61.

có TK 157 hàng đã đợc bán

Dựa trên bảng phát sinh nợ và bảng phát sinh có TK 157 kế toán phải lập báo cáo tồn kho từng quý cho từng CN Báo cáo này phản ánh chi tiết số lợng hàng hoá

đã bán đợc xác định vào giá vốn và số lợng hàng bị trả lại (ghi số âm)

Ví dụ: căn cứ vào số lợng xuất gửi đi bán và số lợng đã bán đợc của CN 1 thông qua các bảng kê bán hàng kế toán tổng hợp lập báo cáo tồn kho hàng gửi bán nh sau:

Mã Tên vật t hàng hoá ĐVT Số l- ợng bán Giá Giá HT TT GHT 632 TT GB 632

2-/ Thực tế kế toán bán hàng tại CN miền Bắc.

Công việc chủ yếu là kế toán bán hàng tại CN còn kế toán tại nhà máy chỉ tham gia vào theo dõi số lợng sản phẩm xuất cho CN và kế toán tổng hợp sẽ thực hiện tổng hợp toàn bộ số liệu từ CN gửi về cùng toàn nhà máy để lập báo cáo tài chính bắt buộc

2.1 Nhiệm vụ thực hiện kế toán chi tiết bán hàng tại CN.

Dới sự chỉ đạo của kế toán trởng và kế toán tổng hợp trên nhà máy tại CN miền Bắc có 02 nhân viên kế toán thực hiện công việc nh sau:

- Hàng ngày viết các hoá đơn chứng từ khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, hạch toán ban đầu, thu nhận xử lý các thông tin ban đầu cung cấp các thông tin về tình hình doanh thu chi phí và kết quả thông qua việc vận dụng tốt hệ thống chứng

từ kế hoạch luân chuyển chứng từ và ghi chép kế toán tại CN

- Phản ánh trung thực đầy đủ những nghiệp vụ bán hàng xảy ra hàng ngày vào sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp, cuối tháng cuối quí lập các bảng kê chi tiết, bảng tổng hợp tài khoản về bán hàng (nh bảng kê bán lẻ hàng hoá dịch vụ, bảng giá vốn, bảng chi tiết công nợ, ) gửi về kế toán tổng hợp thành phẩm và tiêu thụ tại nhà máy kịp thời để kế toán theo dõi vào sổ theo dõi bán hàng của từng CN lập báo cáo tổng hợp hàng tồn kho gửi bán, tổng hợp doanh thu phục vụ cung cấp thông tin cho ban lãnh đạo quản lý nội bộ trong nhà máy

- Cuối quý tổng hợp số liệu từ các sổ theo dõi phản ánh về bán hàng qua các

sổ chi tiết, sổ tổng hợp lập ra báo cáo quyết toán của CN mình gửi về kế toán tổng hợp (kiêm phó phòng) thực hiện quyết toán với nhà máy để kế toán tổng hợp chung cho toàn nhà máy lập ra các báo cáo tài chính bắt buộc, các báo cáo quyết toán của CN này đều phải có chữ ký xác nhận của trởng CN và kế toán tổng hợp tại CN

2.2 Trình tự công tác kế toán bán hàng.

Số lợng khách hàng đến CN mua là rất lớn chủ yếu là các bu điện ở các tỉnh thành phố, thị trấn, thị xã, quận huyện trong toàn miền Bắc Bán hàng tại CN này

là bán trực tiếp không qua các đại lý ký gửi hay các hãng bán buôn nào bởi vì sản phẩm bán ra chỉ bán cho khách hàng là bu điện, nó là hàng công nghiệp sử dụng cho mạng bu chính viễn thông Hiện nay CN cha giao cho các hãng đại diện bán hàng tại thành phố, tỉnh nào trên miền Bắc cho nên khách hàng đến mua hàng trực tiếp phải liên hệ thoả thuận mua bán tại CN Tất cả các sản phẩm xuất bán cho khách hàng đều phải làm thủ tục xuất kho hàng hoá của CN quản lý

Đối với khách hàng đến mua hàng của CN có thể phân làm 2 loại khách hàng: Khách hàng trực tiếp đến CN thoả thuận làm thủ tục mua hàng và khách hàng thoả thuận thông báo cho CN mua hàng qua điện thoại, fax, Chi nhánh phải tổ chức vận chuyển hoặc thuê vận chuyển đến tận nơi khách hàng yêu cầu

Phơng thức thanh toán áp dụng bán hàng tại CN đợc phân làm 2 loại đó là: phơng thức thanh toán ngay và phơng thức thanh toán trả chậm thanh toán ngay thì khách hàng trực tiếp thanh toán với kế toán tại CN bằng tiền mặt (thờng là khách hàng đến mua trực tiếp) còn khách hàng trả chậm thì sau khi giao hàng một thời gian thì khách mới thực hiện thanh toán, có thể đến CN thanh toán bằng tiền mặt hoặc thanh toán bằng chuyển khoản qua ngân hàng (thờng là khách hàng mua trả chậm còn nợ đọng)

Hàng ngày khi khách hàng đến mua hàng tại CN kế toán viết hoá đơn GTGT cho khách hàng, nếu khách hàng thanh toán ngay thì trên hoá đơn ghi rõ hình thức thanh toán tiền mặt, nếu khách hàng còn nợ, trả chậm thì hình thức thanh toán là chậm Hoá đơn GTGT lập thành 3 liên Liên 1 lu tại quyển, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 dùng để thanh toán Trên hoá đơn này kế toán phải phản ánh đầy đủ các nội dung, chỉ tiêu về số lợng, đơn giá, cộng tiền hàng, tiền thuế GTGT và tổng số tiền thanh toán, hình thức thanh toán, (mẫu nh sau)

Hoá đơn (GTGT) Liên 1: Lu

Đơn vị: Công ty điện thoại BĐ Yên Bái.

Hình thức thanh toán: Chậm MS: 5200126376 - 1

STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lợng Đơn giá Thành tiền

Số tiền viết bằng chữ: Mời tám triệu sáu trăm bốn lăm ngàn đồng

Ngời mua hàng

(Ký, ghi rõ họ, tên)

Kế toán trởng (Ký, ghi rõ họ, tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ, tên) Thủ trởng đơn vị

Đối với những khách hàng thoả thuận mua qua địên thoại, Fax Kế toán cũng viết hoá đơn GTGT theo thỏa thuận rồi thực hiện vận chuyển tới địa điểm yêu cầu của khách hàng Quá trình giao hàng này phải đợc xác nhận bằng văn bản:

“Biên bản giao nhận hàng hoá” mẫu nh sau:

Tổng công ty BCVT Việt Nam

Nhà máy thiết bị bu điện

Cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam

- Đại diện cho : Bu điện Đông Triều.

Tiến hành giao nhận hàng tại địa điểm:

Hai bên giao nhận đầy đủ hàng và hoá đơn

Biên bản lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản

Bên giao

(Ký và ghi rõ họ tên)

Bên nhận

(Ký và ghi rõ họ tên)

ánh ngay vào sổ “Sổ theo dõi bán hàng” sau khi viết hoá đơn xong Sổ này đợc dùng để ghi chép cập nhật hàng ngày càng nghiệp vụ bán hàng thể hiện rất chi tiết các nội dung bán nh: tên khách hàng, tên sản phẩm hàng hoá bán cho khách theo hoá đơn GTGT là cơ cở để theo dõi phản ánh tiếp vào sổ sách sau này Mẫu sổ theo dõi bán hàng đợc kế toán ghi chép thủ công không thiết kế trên máy, mẫu nh sau:

Dây lắp ĐT 50c 5.000 250.000 Hộp rắc ĐT 50c 3.000 450.000

Cộng tháng 3 2.902.530.092 235.305.779 3.137.835.871

Song song với việc phản ánh nghiệp vụ bán hàng vào sổ theo dõi bán hàng kế toán còn căn cứ vào hoá đơn GTGT để phân chúng thành hai loại theo phơng thức thanh toán đó là phơng thức thanh toán ngay và phơng thức thanh toán chậm để phản ánh vào sổ liên quan Các hoá đơn có hình thức thanh toán ngay (bằng tiền mặt) là rất ít kế toán tập hợp riêng để phản ánh vào bảng kê hoá đơn chứng từ dịch

vụ hàng hoá bán ra cho từng tháng đến cuối tháng tính tổng cộng doanh số bán ra

để ghi vào sổ Nhật ký chung, mẫu Bảng kê hoá đơn chứng từ dịch vụ hàng hoá bán ra nh sau:

Mẫu số: 02/GTGT Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ bán ra cN1

Doanh số bán (cha có thuế)

Thuế giá trị gia tăng Tổng cộng

Nhà máy thiết bị bu điện Phiếu thu

Ngày 6 tháng 3 năm 2000

Số 464 Mẫu số 01-TT

QĐ số 1141TC/CĐKT ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài chính

Có TK 511 : 3.980.000

TK 3331 : 398.000

Họ tên ngời nộp tiền : Bùi Đức Thắng

Lý do nộp : Thu tiền theo hoá đơn số 085598

111 3331 12/3/00 1 Tiếp đoàn khách BĐ Quảng Ninh 6418 1111

Để tổng hợp các nghiệp vụ thu chi tiền mặt tại CN theo từng khoản tách biệt phản ánh cho một chỉ tiêu Kế toán căn cứ vào sổ Nhật ký quỹ để phản ánh vào bảng tổng hợp thu chi tiền mặt cho từng tháng và cả quý Bảng này chính là bảng phản ánh dòng tiền thu vào và chi ra của CN chi tiết theo từng khoản, mẫu nh sau:

Bảng tổng hợp thu chi tiền mặt - 2000

Quỹ khen thởng phúc lợi TK 431 80.000.000 80.000.000

Trích trớc tiền sửa nhà TK 142 50.000.000 50.000.000 68.141.000 168.141.000

Cộng chi TM 3 620.302.334 446.883.000 298.097.400 1.365.282.734 Tồn quỹ cuối tháng (4=1+2-3) 122.608.701 58.532.011 109.047.911 109.047.911

Các hoá đơn có hình thức thanh toán chậm đợc kế toán phản ánh vào sổ Nhật

ký bán hàng (NKBH) Đặc điểm của NKBH tại CN phản ánh các nghiệp vụ bán chịu tức là phát sinh nợ TK 131 chứ không ghi các nghiệp vụ làm giảm số phải thu của khách hàng Sổ NKBH này đợc phản ánh cập nhật hàng ngày các nghịêp vụ bán chịu theo dõi chi tiết cho từng khách hàng và đợc mở cho từng tháng Thờng thì

định kỳ kế toán cộng tổng rồi phản ánh vào sổ cái (ghi theo kế toán thủ công) nhng

kế toán tại CN mở sổ NKBH cho cả tháng cuối tháng cộng tổng rồi phản ánh vào sổ Nhật ký chung chứ không ghi vào sổ cái luôn VD Kế toán mở sổ NKBH theo dõi nghiệp vụ bán chịu cho tháng 3 nh sau:

Sổ công nợ là căn cứ để kế toán theo dõi hạch toán chi tiết vào bảng cân đối

TK 131 Bảng này kế toán lập mở cho từng tháng có tác dụng theo dõi chi tiết các

mỗi khách hàng đợc ghi trên một dòng Kết cấu trên bảng cân đối tài khoản: số d

nợ phản ánh số phải thu của khách hàng hiện còn đầu kỳ, số d có phản ánh số tiền khách hàng trả còn thừa hoặc ứng trớc tiền hàng

Phát sinh nợ: phản ánh doanh thu bán chịu, thuế GTGT đầu ra và số tiền chi

phục vụ cho bán hàng trả chậm

Phát sinh có: phản ánh số tiền mặt hay tiền gửi đã đợc khách hàng thanh

toán trong tháng về số tiền hàng bán chịu và các khoản giảm giá, doanh thu hàng bán bị trả lại

Số d cuối kỳ: d có phản ánh số tiền khách hàng ứng trớc còn d cuối kỳ, d nợ

phản ánh số tiền còn phải thu của khách hàng cuối kỳ

Mẫu bảng cân đối TK 131 (trang bên)

Theo yêu cầu của kế toán thành phẩm và tiêu thụ tại nhà máy hàng tháng kế toán tại nhà máy phải lập ra bảng kê bán hàng và bảng kê hàng hoá dịch vụ bán ra, gửi về cho kế toán tại nhà máy kịp thời

Ví dụ: mẫu bảng kê hàng hoá dịch vụ bán ra tháng 1 nh sau:

6553 7/1/00 Bu điện Lạc Thuỷ Hoà Bình 4.490.000 10 449.000 4.939.000

6554 7/1/00 Bu điện Lạc Thuỷ Hoà Bình 2.600.000 10 260.000 2.860.000

Bảng kê hàng hoá dịch vụ bán ra là căn cứ để kế toán tính thuế GTGT đầu ra của số lợng hàng bán tại CN hàng tháng tổng hợp số liệu của 3 tháng sẽ đợc tổng thuế VAT đầu ra của quí I năm 2000 trên “bảng kê thuế GTGT” Do sản phẩm của nhà máy chịu hai loại thuế suất 5% và 10% khi bán ra kế toán cũng phải phải ánh tách riêng số thuế GTGT đầu ra cho từng loại, cụ thể nh bảng trên.

Bảng kê hàng hoá dịch vụ bán ra là căn cứ để phản ánh thuế GTGT đầu ra phải nộp của CN Để tính ra số thuế GTGT phải nộp cuối kỳ của CN kế toán phải xác định số thuế GTGT đầu vào Do hàng CN đợc nhập từ sản phẩm gửi bán của nhà máy và hàng CN mua ngoài nên thuế GTGT đầu vào đợc dựa trên hai loại hàng hoá nhập vào này, cụ thể kế toán đã lập ra bảng tổng hợp TK 331

Bên Nợ TK 331: phản ánh trị giá của hàng nhập vào và số thuế tơng ứng của hàng nhập đó

Bên Có TK 331: phản ánh trị giá của số hàng đã nhập, quyết toán với nhà máy và trị giá hàng bị ngời bán trả lại nhập trả kho nhà máy Thể hiện chi tiết trên bảng tổng hợp TK 331 nh trang bên

Số thuế của hàng nhập từ nhà máy gọi là thuế giá vốn, còn số thuế hàng chi phí mua ngoài đợc tách riêng dựa trên Nhật ký quỹ chi ra để mua những gì tơng ứng với số thuế đó để phản ánh thuế VAT đầu vào Kế toán tính ra số thuế GTGT

đầu ra và đầu vào cho từng tháng, cuối quí tổng hợp trên “Bảng kê thuế GTGT”

Cộng quí I 627.511.988 534.199.214 44.403.268 578.602.483 48.909.506

* Các khoản chiết khấu, giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại.

Đây đợc coi nh là các chính sách bán hàng quan trọng đối với mọi DN thực hiện bán hàng bởi vì nó tác động trực tiếp đến quyền lợi của khách hàng Thực hiện tốt các chính sách này đối với khách hàng càng tăng thêm mối quan hệ mua bán với DN lâu dài hơn, sản phẩm của DN tiêu thụ đợc nhiều hơn, tăng doanh số