Là một đơn vị sự nghiệp công lập thường trực tổ chức lễ hội, sự kiện, hoạt động thu, chi diễn ra nhiều, nội dung ngày càng đa dạng, Trung tâm Văn hóa - Thể thao và Truyền thanh - Truyền
LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÁC ĐƠN VỊ Ở KHU VỰC CÔNG
LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KSNB
1.1.1 Lịch sử r đời và phát triển lý luận về hệ thống KSNB
Lịch sử ra đời và phát triển của KSNB về cơ bản chia làm bốn giai đoạn: a Giai đoạn sơ khai
Năm 1929, thuật ngữ "Kiểm soát nội bộ" lần đầu tiên đƣợc đề cập bởi
Cục dự trữ liên bang Hoa Kỳ: "KSNB là công cụ để bảo vệ tiền và các tài sản khác đồng thời thúc đẩy nâng cao hiệu quả hoạt động, đây là một cơ sở để phục vụ cho việc lấy mẫy thử nghiệm của KTV"
Năm 1936, Hiệp hội Kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA) đã công bố một khái niệm đƣợc mở rộng: "KSNB là các biện pháp và cách thức đƣợc chấp nhận và thực hiện trong một tổ chức để bảo vệ tiền và các tài sản khác, cũng nhƣ kiểm tra sự chính xác trong ghi chép của sổ sách" b Giai đoạn hình thành
Những năm sau đó, một loạt các báo cáo, hướng dẫn và tiêu chuẩn về tìm hiểu KSNB đƣợc các tổ chức kế toán xuất bản và đồng thời cũng đƣa ra nhiều khái niệm về KSNB, chẳng hạn nhƣ:
Năm 1949, AICPA với công trình nghiên cứu "KSNB, các nhân tố cấu thành và tầm quan trọng đối với việc quản trị doanh nghiệp và đối với kiểm toán viên độc lập" đã định nghĩa "KSNB là cơ cấu tổ chức và các biện pháp, cách thức liên quan đƣợc chấp nhận và thực hiện trong một tổ chức để bảo vệ tài sản, kiểm tra sự chính xác và đáng tin cậy của số liệu kế toán, thúc đẩy hoạt động có hiệu quả, khuyến khích sự tuân thủ các chính sách của người quản lý."
Năm 1958, Ủy ban thủ tục kiểm toán (CAP) ban hành báo cáo thủ tục kiểm toán 29 (SAP 29) "Phạm vi xem xét KSNB của kiểm toán viên độc lập", lần đầu tiên phân biệt KSNB về kế toán và KSNB về quản lý
Năm 1962, CAP ban hành SAP 33, trong đó giới hạn nghiên cứu KSNB về kế toán, nhƣng không bị buộc đánh giá KSNB về quản lý
Năm 1972, CAP ban hành SAP 54, "Tìm hiểu và đánh giá KSNB" trong đó giới hạn nghiên cứu KSNB về kế toán, đƣa ra bốn thủ tục kiểm soát kế toán, đảm bảo nghiệp vụ chỉ đƣợc thực hiện khi đã đƣợc phê chuẩn, ghi nhận đúng đắn, hạn chế tiếp cận tài sản và kiểm kê
Năm 1973, AICPA ban hành chuẩn mực kiểm toán SAS 1, đƣa ra các định nghĩa về kiểm soát quản lý và kiểm soát kế toán c Giai đoạn phát triển
Năm 1970-1980, nền kinh tế Hoa Kỳ và các nước phát triển mạnh mẽ, cùng với sự phát triển đó là tai tiếng từ các vụ gian lận gây tổn thất cho nền kinh tế, đặc biệt là vụ tai tiếng chính trị Watergate
Năm 1977, Luật về chống hối lộ nước ngoài ra đời trong đó nhấn mạnh vai trò của KSNB nhằm ngăn ngừa những khoản thanh toán bất hợp pháp Năm 1979: Ủy ban chứng khoán Hoa Kỳ (SEC) đƣa ra bắt buộc các công ty phải báo cáo về KSNB đối với công tác kế toán ở công ty mình cho công chúng Yêu cầu này gây ra làn sóng phản đối đòi hỏi phải có các tiêu chuẩn đánh giá tính hữu hiệu của kiểm soát nội bộ Chính vì vậy, năm 1985, Ủy ban COSO thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về chống gian lận trên BCTC được thành lập dưới sự bảo trợ của 5 tổ chức nghề nghiệp:
+ Hiệp hội kế toán công chứng Hoa Kỳ (AICPA)
+ Hiệp hội kế toán Hoa Kỳ (AAA)
+ Hiệp hội quản trị viên tài chính (FEI)
+ Hiệp hội kế toán viên quản trị (IMA)
+ Hiệp hội kiểm toán viên nội bộ (IIA)
Năm 1992, COSO phát hành báo cáo Đây là tài liệu đầu tiên trên thế giới nghiên cứu và định nghĩa về KSNB một cách đầy đủ và có hệ thống KSNB được định nghĩa như sau: "KSNB là một quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó đƣợc thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp ý nhằm thực hiện ba mục tiêu dưới đây:
+ Báo cáo tài chính đáng tin cậy
+ Các luật lệ và quy định đƣợc tuân thủ
+ Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả" d Giai đoạn hiện đại
Báo cáo COSO 1992 tuy chƣa thật sự hoàn chỉnh nhƣng đã tạo lập đƣợc cơ sở lý thuyết cơ bản về KSNB Trên cơ sở báo cáo COSO, hàng loạt nghiên cứu về KSNB ở nhiều lĩnh vực ra đời: về quản trị, về công nghệ thông tin, kiểm toán độc lập, chuyên sâu vào những ngành nghề cụ thể và giám sát
Phát triển theo hướng quản trị: năm 2001, dựa trên báo cáo COSO nghiên cứu hệ thống đánh giá rủi ro doanh nghiệp
Phát triển theo hướng chuyên sâu và những ngành nghề cụ thể: Báo cáo
Basel 1998 của Ủy ban Basel các ngân hàng trung ƣơng công bố về khuôn khổ KSNB trong ngân hàng
Phát triển theo hướng công nghệ thông tin: năm 1996, Bản tiêu chuẩn
"Các mục tiêu kiểm soát trong công nghệ thông tin và các lĩnh vực liên quan" (CoBIT) nhấn mạnh đến việc kiểm soát trong môi trường tin học được Hiệp hội về kiểm soát và kiểm toán hệ thống thông tin ban hành
Sau quá trình nghiên cứu các thay đổi trong môi trường kinh doanh và hoạt động qua hơn hai thập niên ảnh hưởng đến báo cáo tài chính đồng thời mở rộng áp dụng trong các tổ chức khác nhau ở khu vực tƣ, phi lợi nhuận và khu vực công và nhà nước đã dẫn đến nhu cầu tất yếu cho việc ra đời báo cáo
COSO 2013 Mục tiêu của báo cáo COSO 2013 là thiết lập các khuôn mẫu và đưa ra các hướng dẫn về quản trị rủi ro, KSNB và biện pháp để giảm thiểu gian lận, từ đó giúp cải thiện hiệu quả hoạt động cũng như tăng cường sự giám sát của tổ chức
Báo cáo COSO 2013 có sự thay đổi trong một số nội dung so với COSO
+ Cập nhật các thay đổi trong kinh doanh, môi trường hoạt động
+ Mở rộng mục tiêu kinh doanh và mục tiêu báo cáo: mục tiêu tài chính và mục tiêu phi tài chính
+ Các khái niệm căn bản về năm nhân tố tổng hợp thành các nguyên tắc + Làm rõ các yêu cầu đối với tính hữu hiệu
1.1.2 KSNB tại khu vực công Ở khu vực công, KSNB cũng rất đƣợc quan tâm với một số nghiên cứu:
"Hướng dẫn về kiểm soát nội bộ" của Tổ chức Quốc tế các cơ quan kiểm toán tối cao (INTOSAI) ban hành năm 1992, "Chuẩn mực về KSNB trong chính quyền liên bang" của Cơ quan Kiểm toán Nhà nước Hoa Kỳ (GAO) ban hành năm 1999 a Định nghĩa KSNB theo INTOSAI
Theo tài liệu ƣớng d n INTOSAI 1992
KSNB là cơ cấu của một tổ chức, bao gồm nhận thức, phương pháp, quy trình và các biện pháp của người lãnh đạo nhằm bảo đảm sự hợp lý để đạt đƣợc các mục tiêu của tổ chức
Theo tài liệu ƣớng d n INTOSAI 2004
ĐẶC ĐIỂM CHUNG CỦA ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÔNG ẢNH HƯỞNG ĐẾN KSNB
1.2.1 Đặ đ ểm củ á đơn vị sự nghiệp công a Khái niệm
Theo quy định tại Điều 9, Luật 58/2010/QH12 quy định:
“Đơn vị sự nghiệp công lập là tổ chức do cơ quan có thẩm quyền của Nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội thành lập theo quy định của pháp luật, có tƣ cách pháp nhân, cung cấp dịch vụ công, phục vụ quản lý nhà nước” Như vậy có thể nói đơn vị sự nghiệp công lập là đơn vị có phát sinh khoản thu đƣợc giữ lại để bù đắp chi phí, tăng thu nhập cho cán bộ, công chức, viên chức và bổ sung tái tạo chi phí hoạt động thường xuyên của đơn vị b Phân loại đơn vị sự nghiệp công
Căn cứ theo Nghị định 16/2015/NĐ-CP, căn cứ nhu cầu đầu tƣ và khả năng cân đối các nguồn tài chính, các đơn vị sự nghiệp công dựa vào tiêu chí tự chủ về kinh phí đầu tư và kinh phí thường xuyên, được phân thành bốn loại nhƣ sau:
- Đơn vị sự nghiệp công tự đảm bảo chi thường xuyên và chi đầu tư: là đơn vị sự nghiệp công có nguồn thu Chi thường xuyên được bảo đảm từ các nguồn tài chính giao tự chủ quy định tại Điểm a, Điểm b và Điểm c Khoản 1 Điều 12 Nghị định 16/2015/NĐ-CP, đƣợc giao nhiệm vụ thu phí tự bảo đảm chi thường xuyên và có nguồn trích khấu hao tài sản cố định từ nguồn thu phí được để lại chi theo quy định, không sử dụng ngân sách nhà nước trong lĩnh vực sự nghiệp kinh tế và sự nghiệp khác, giá dịch vụ xác định theo cơ chế thị trường Chi đầu tư từ Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp, nguồn vốn vay và các nguồn tài chính hợp pháp khác
- Đơn vị sự nghiệp công tự đảm bảo chi thường xuyên: là đơn vị sự nghiệp công có nguồn thu Chi thường xuyên được bảo đảm từ các nguồn tài chính giao tự chủ quy định tại Điểm a, Điểm b và Điểm c Khoản 1 Điều
13 Nghị định 16/2015/NĐ-CP, đƣợc giao nhiệm vụ thu phí tự bảo đảm chi thường xuyên từ nguồn thu phí được để lại chi theo quy định
- Đơn vị sự nghiệp công tự đảm bảo một phần chi thường xuyên: là đơn vị sự nghiệp công có nguồn thu Đơn vị đƣợc chủ động sử dụng các nguồn tài chính giao tự chủ quy định tại các Điểm a, Điểm b (phần đƣợc để lại chi hoạt động thường xuyên), Điểm c và Điểm d Khoản 1 Điều 14 Nghị định 16/2015/NĐ-CP để chi thường xuyên, được giao nhiệm vụ thu phí theo pháp luật phí và lệ phí, tự bảo đảm một phần chi thường xuyên từ nguồn thu phí đƣợc để lại chi theo quy định
- Đơn vị sự nghiệp công do Nhà nước bảo đảm chi thường xuyên: Không có nguồn thu hoặc nguồn thu thấp, chi thường xuyên được bảo đảm từ các nguồn tài chính giao tự chủ quy định tại Điểm a Khoản 2 Điều 15 Nghị định 141/2016/NĐ-CP Đơn vị theo chức năng, nhiệm vụ đƣợc giao phục vụ quản lý nhà nước, không cung cấp dịch vụ sự nghiệp công
Những đơn vị sự nghiệp công càng theo hướng tự chủ cao bao nhiêu nhiêu thì có nhiều quyền lợi bấy nhiêu, nhƣ là quyền tự quyết định về tài chính, tổ chức nhân sự, thực hiện nhiệm vụ chuyên môn nghiệp vụ Đơn cử, đơn vị tự đảm bảo chi thường xuyên và đầu tư phát triển thì được quyết định khoản thu, mức thu bảo đảm bù đắp chi phí hợp lý, có tích luỹ đối với dịch vụ không sử dụng ngân sách Nhà nước
1.2.2 Mục tiêu KSNB trong đơn vị sự nghiệp công a Đối với mục tiêu về hoạt động
Các mục tiêu hoạt động của tổ chức bắt nguồn từ sứ mệnh và tầm nhìn - lý do nền tảng cho sự tồn tại của đơn vị Mục tiêu hoạt động của các đơn vị sự nghiệp là tối đa hóa lợi ích cộng đồng thông qua việc sử dụng hợp lý nguồn lực của Nhà nước Theo đó, xây dựng hệ thống KSNB trong khu vực đảm bảo thực hiện mục tiêu đƣợc thiết lập trong mối quan hệ đánh giá tổng thể, khai thác, sử dụng tối ƣu các nguồn lực:
- Việc thực hiện các hoạt động của đơn vị đúng phương pháp, đảm bảo tính hữu hiệu, hiệu quả và quan trọng là phải đạt đƣợc tính nhân văn trong các hoạt động của mình
- Việc quản lý, sử dụng hợp lý, hiệu quả các tài sản và nguồn lực khác, hạn chế rủi ro, tránh thất thoát, lãng phí, lạm dụng và sử dụng sai mục đích
- Đảm bảo sự phối hợp, làm việc của toàn bộ nhân viên để đạt đƣợc mục tiêu của đơn vị với hiệu năng và sự nhất quán
- Đảm bảo tính minh bạch về thông tin khi các đơn vị sử dụng các nguồn lực của đất nước b Đối với mục tiêu về báo cáo
Các báo cáo ở đơn vị sự nghiệp thông thường cung cấp các thông tin về tình hình quản lý ngân quỹ, tình hình sử dụng nguồn kinh phí của Nhà nước, tình hình quyết toán NSNN, Theo đó, xây dựng KSNB nhằm đảm bảo rằng:
Các thông tin tài chính và phi tài chính phải đƣợc trình bày và báo cáo trung thực và đáng tin cậy
Các thông tin tài chính và phi tài chính phải đƣợc cung cấp kịp thời, phù hợp với từng đối tƣợng bên trong và bên ngoài đơn vị c Đối với mục tiêu tuân thủ Đối với mục tiêu tuân thủ, xây dựng hệ thống KSNB để đảm bảo rằng: Việc chấp hành Luật NSNN, Luật kế toán, Luật thuế và văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan cũng nhƣ nội quy, quy chế của đơn vị sự nghiệp phải đƣợc thực hiện nghiêm túc
1.2.3 KSNB oạt động t u và trong đơn vị sự ng ệp công a Hoạt động thu, chi ở đơn vị sự nghiệp công
Nguồn tài chính do Ngân sách Nhà nước cấp: Kinh phí không thường xuyên đƣợc NSNN cấp cho các đơn vị bao gồm: Kinh phí thực hiện nhiệm vụ khoa học và công nghệ (đối với đơn vị không phải là tổ chức khoa học công nghệ); kinh phí các chương trình mục tiêu quốc gia; chương trình, dự án, đề án khác; kinh phí đối ứng thực hiện các dự án theo quyết định của cấp có thẩm quyền; vốn đầu tƣ phát triển; kinh phí mua sắm trang thiết bị phục vụ hoạt động sự nghiệp theo dự án đƣợc cấp có thẩm quyền phê duyệt; kinh phí thực hiện nhiệm vụ đột xuất đƣợc cơ quan có thẩm quyền giao; Kinh phí Nhà nước thanh toán cho đơn vị theo chế độ đặt hàng để thực hiện các nhiệm vụ Nhà nước giao,theo giá hoặc khung giá do Nhà nước quy định Kinh phí cấp để tinh giảm biên chế theo chế độ Nhà nước quy định đối với số lao động trong biên chế dôi ra
Nguồn tài chính do nguồn thu sự nghiệp của đơn vị gồm: Tiền thu phí, lệ phí Mức thu phí, lệ phí, tỷ lệ nguồn thu đƣợc để lại đơn vị sử dụng và nội dung chi thực hiện theo quy định của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền với từng loại phí, lệ phí; thu từ hoạt động sản xuất, cung ứng dịch vụ, mức thu từ các hoạt động này do thủ trưởng các đơn vị quyết định, theo nguyên tắc đảm bảo bù đắp chi phí và có tích luỹ; các khoản thu sự nghiệp khác theo quy định của pháp luật (nếu có)
Nguồn khác theo quy định của pháp luật: Thu từ các dự án viện trợ, quà biếu tặng, vay tín dụng Ngân hàng hoặc Quỹ hỗ trợ phát triển để mở rộng và nâng cao chất lƣợng hoạt động sự nghiệp và tự chịu trách nhiệm trả nợ vay theo quy định của pháp luật
THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC LỄ HỘI, SỰ KIỆN TẠI TRUNG TÂM VH-TT&TT-TH TP HỘI
TỔNG QUAN VỀ SỰ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN TRUNG TÂM VH-TT&TT-TH TP HỘI AN
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển
Vào ngày 04/7/1998, theo Quyết định số 294/QĐ-UB của UBND thị xã Hội An (nay là thành phố Hội An), Trung tâm Văn hóa - Thể thao thành phố Hội An đƣợc thành lập Trung tâm Văn hóa – Thể thao có chức năng phát triển sự nghiệp văn hóa, thể thao và du lịch; hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ cho cán bộ làm công tác văn hóa, thể thao và du lịch ở cơ sở; tổ chức, cung ứng dịch vụ công; đáp ứng nhu cầu hoạt động văn hóa, văn nghệ, thể dục, thể thao, du lịch; quản lý và bán vé tham quan du lịch của thành phố Tuy nhiên để thực hiện nghiêm Nghị quyết 19-NQ/TW ngày 25/10/2017 của Ban chấp hành Trung ƣơng Đảng khóa XII và Kế hoạch số 2394/KH-UBND ngày 16/7/2018 của UBND thành phố về đổi mới hệ thống tổ chức và quản lý, nâng cao chất lƣợng và hiệu quả hoạt động của các đơn vị sự nghiệp công lập; do đó việc sắp xếp, hợp nhất tổ chức bộ máy của Trung tâm Văn hóa – Thể thao và Đài Truyền thanh - Truyền hình thành phố thành một đầu mối để thành lập Trung tâm Văn hóa – Thể thao và Truyền thanh – Truyền hình là cần thiết, phù hợp với yêu cầu phát triển của thành phố trong giai đoạn hiện nay Chính vì vậy, căn cứ quyết định số 3526/QĐ-UBND ngày 18/12/2018, Trung tâm Văn hóa – Thể thao và Truyền thanh – Truyền hình thành phố Hội An đƣợc thành lập kể từ ngày 01/01/2019
Trung tâm Văn hóa - Thể thao và Truyền thanh - Truyền hình thành phố Hội An (sau đây gọi tắt là Trung tâm) đƣợc thành lập trên cơ sở hợp nhất Trung tâm Văn hóa - Thể thao với Đài Truyền thanh - Truyền hình thành phố, là đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc UBND thành phố, chịu sự chỉ đạo, quản lý trực tiếp của UBND thành phố theo quy định của pháp luật; đồng thời chịu sự hướng dẫn, kiểm tra về hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ của Phòng Văn hóa -Thông tin thành phố, các cơ quan quản lý chuyên ngành của tỉnh (Sở Văn hóa - Thể thao và Du lịch, Sở Thông tin và Truyền thông, Đài Phát thành - Truyền hình tỉnh…)
2.1.2 Chứ năng hoạt động và nguồn lực tài chính a Chức năng
Trung tâm Văn hóa - Thể thao và Truyền thanh - Truyền hình thành phố Hội An thực hiện các chức năng phát triển sự nghiệp văn hóa, thể thao, văn học nghệ thuật, du lịch, truyền thanh - truyền hình; tuyên truyền, phổ biến chủ trương, đường lối chính sách của Đảng, pháp luật nhà nước; tham gia triển khai thực hiện những nhiệm vụ chính trị, kinh tế, văn hóa, thể thao, du lịch của thành phố; tổ chức khai thác và cung ứng dịch vụ công, đáp ứng nhu cầu hoạt động văn hóa, văn nghệ, thể dục thể thao, nhu cầu tiếp nhận thông tin, nâng cao dân trí, nhu cầu sáng tạo và hưởng thụ văn hóa của nhân dân b Nhiệm vụ
Trung tâm Văn hóa - Thể thao và Truyền thanh - Truyền hình thành phố Hội An cần thực hiện các nhiệm vụ cơ bản sau:
Thứ nhất, Trung tâm căn cứ chương trình phát triển kinh tế, xã hội hàng năm của địa phương để xây dựng kế hoạch hoạt động trình Ủy ban nhân dân thành phố và tổ chức thực hiện kế hoạch sau khi đƣợc phê duyệt
Thứ hai, Trung tâm có kế hoạch tổ chức các hoạt động văn hóa, văn nghệ, thể dục-thể thao, du lịch, tuyên truyền cổ động trực quan và các hoạt động dịch vụ khác phù hợp với quy định của pháp luật đáp ứng nhu cầu của nhân dân
Thứ ba, Trung tâm tổ chức bán vé, hướng dẫn tham quan, giới thiệu, tuyên truyền và phát huy các giá trị lịch sử, văn hóa của Di sản văn hóa thế giới Đô thị cổ Hội An và các điểm đên du lịch khác theo sự phân công của Ủy ban nhân dân thành phố
Thứ tư, Trung tâm chịu trách nhiệm hợp tác giao lưu, trao đổi chuyên môn, nghiệp vụ và các hoạt động trong lĩnh vực văn hóa, thể thao, truyền thanh, truyền hình và du lịch đối với các đơn vị, tổ chức trong và ngoài nước Thứ năm, Trung tâm chịu trách nhiệm chủ trì tổ chức các hoạt động cấp thành phố nhƣ: Liên hoan, hội thi, hội diễn văn nghệ quần chúng, giải thi đấu thể dục thể thao, sự kiện văn hóa - du lịch, lễ hội, triển lãm, trƣng bày các tác phẩm mỹ thuật,
Thứ sáu, Trung tâm trực tiếp quản lý hệ thống kỹ thuật chuyên ngành để thực hiện việc tiếp sóng, phát sóng các chương trình phát thanh, truyền hình theo quy định của pháp luật
Thứ bảy, Trung tâm phải phối hợp với Đài Phát thanh và Truyền hình tỉnh sản xuất các chương trình phát thanh, truyền hình phát sóng trên Đài Phát thanh và Truyền hình tỉnh, tiếp sóng và phát sóng các chương trình của Đài Tiếng nói Việt Nam, Đài Phát thanh và truyền hình Quảng Nam; xây dựng mạng lưới cộng tác viên, thường xuyên cộng tác tin bài với các Đài cấp trên Ngoài những nhiệm vụ trên, Trung tâm còn tham gia các hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ do cấp trên tổ chức hay thực hiện các nhiệm vụ khác do Ủy ban nhân dân thành phố, các cơ quan có thẩm quyền giao c Nguồn lực tài chính
Trung tâm Văn hóa - Thể thao và Truyền thanh - Truyền hình thành phố Hội An có tƣ cách pháp nhân, có con dấu và đƣợc mở tài khoản tại Kho bạc
Nhà nước để giao dịch theo quy định của pháp luật Trung tâm là đơn vị sự nghiệp tự đảm bảo hoàn toàn kinh phí để hoạt động
2.1.3 Bộ máy tổ chức quản lý
Cơ cấu tổ chức của Trung tâm Văn hóa - Thể thao và Truyền thanh - Truyền hình thành phố Hội An đƣợc thể hiện tại sơ đồ 2.1
Bộ máy tổ chức quản lý của Trung tâm đƣợc phân chia nhƣ sau:
Ban giám đốc Trung tâm gồm có: Giám đốc và 3 Phó giám đốc Trung tâm đƣợc phân chia thành 9 bộ phận chuyên môn, nghiệp vụ Mỗi thành viên trong Ban giám đốc chịu trách nhiệm điều hành, quản lý hoạt động của các bộ phận chuyên môn, nghiệp vụ mà mình đƣợc phân công theo thông báo phân công nhiệm vụ Ban giám đốc đã đƣợc phát hành vào đầu mỗi năm
Giám đốc là người đứng đầu Trung tâm, phụ trách chung, quản lý và điều hành toàn bộ hoạt động của cơ quan, chịu trách nhiệm trước pháp luật và Chủ tịch UBND thành phố về các hoạt động của Trung tâm; phụ trách công tác đối ngoại, Sự kiện - Lễ hội, văn hóa văn nghệ, khai thác và phối hợp tổ chức các dịch vụ văn hóa, thể thao và du lịch Giám đốc trực tiếp chỉ đạo, quản lý, điều hành hoạt động của các bộ phận: Hành chính - Tổng hợp, Tài vụ, Sự kiện, Văn hóa văn nghệ
Các Phó giám đốc là người giúp Giám đốc; chịu trách nhiệm trước Giám đốc và trước pháp luật về nhiệm vụ được phân công như sau:
Công tác tổ chức bán vé, hướng dẫn tham quan, giới thiệu tuyên truyền và phát huy các giá trị lịch sử, văn hóa của Đô thị cổ Hội An, các làng nghề truyền thống,
Công tác nghiệp vụ tại bộ phận Đài Truyền thanh - Truyền hình và hoạt động tuyên truyền lưu động, cổ động trực quan, quản lý, kiểm tra hoạt động các trang website, facebook, công tác lưu trữ tư liệu của Trung tâm,
Công tác tổ chức các hoạt động TDTT trên địa bàn thành phố, phụ trách hoạt động của bộ phận Nhà biểu diễn nghệ thuật cổ truyền, phụ trách công tác an ninh trật tự, phòng chống lụt bão, quản lý cơ sở vật chất, tài sản của cơ quan,
Sơ đồ 2.1: Bộ máy tổ chức quản lý của Trung tâm VH-TT&TT-TH
Chức năng nhiệm vụ của các bộ phận của Trung tâm:
THỰC TRẠNG KSNB HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC LỄ HỘI, SỰ KIỆN TẠI TRUNG TÂM VH-TT&TT-TH TP HỘI AN
Việc xác định mục tiêu đơn vị là tiền đề quan trọng để đánh giá rủi ro
Do Trung tâm là đơn vị sự nghiệp nên chƣa thật sự chú trọng đến việc nhận dạng và phân tích rủi ro Tất cả các hoạt động diễn ra có liên quan đến các bộ phận nghiệp vụ trong Trung tâm đều có khả năng phát sinh rủi ro và khó kiểm soát tất cả Vì vậy BGĐ và trưởng các bộ phận phải thật thận trọng khi nhận dạng và phân tích đánh giá rủi ro phát sinh
Trung tâm đã lập kế hoạch và có phân công nhiệm vụ cho từng bộ phận trong đơn vị để thực hiện nhiệm vụ đƣợc giao Kế hoạch hoạt động đƣợc phổ biến cho CBNV có liên quan Trung tâm căn cứ vào bảng phân công nhiệm vụ, xây dựng các tiêu chí để đánh giá việc hoàn thành công việc của CBNV Tuy nhiên do khối lƣợng công việc lớn, diễn ra liên tục, việc xử lý, trình ký và phát hành văn bản bị chậm trễ, gây ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện, tiến độ lập và tổng hợp dự trù kinh phí của các tổ, bộ phận
Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ theo kế hoạch phân công, thực tế có thể bổ sung, phát sinh một số vấn đề ngoài kế hoạch và đƣợc BGĐ chấp thuận tiến hành Tuy nhiên, bộ phận thực hiện không kịp thời lập DTKP gửi BP Tài vụ lúc phát sinh cũng như ngay sau khi hoạt động kết thúc, ảnh hưởng đến việc tổng hợp, thẩm định kinh phí và thanh quyết toán hoạt động
Trung tâm chƣa ban hành quy định cụ thể về định mức bồi dƣỡng phục vụ hoạt động cụ thể là sự khác biệt về ban ngày, ban đêm, ngày thường, ngày nghỉ, ngày lễ tết, để các tổ, bộ phận căn cứ lập dự trù, thực hiện và tạo điều kiện thuận lợi cho việc thẩm định kinh phí
Bộ phận tài vụ trong quá trình thiết lập báo cáo tài chính dẫn đến sai sót, một số cán bộ kế toán có nhu cầu trục lợi cá nhân làm trái các quy định của Trung tâm Ví dụ tình trạng gian lận, khai khống, lập hóa đơn giả ghi tăng giá so với thực tế trong việc mua sắm, sửa chửa các thiết bị phục vụ cho công tác tổ chức lễ hội, sự kiện, cố tình kê khống công làm ngoài giờ, thuê ngoài… Việc xây dựng môi trường làm việc, chế độ lao động, khen thưởng, quyền lợi không chính đáng không khuyến khích đƣợc các nhân viên sáng tạo, đóng góp hết sức mình cho Trung tâm, thậm chí là mất đi một số nhân viên có trình độ cao
Hệ thống âm thanh, ánh sáng của Trung tâm chỉ vừa đủ tổ chức cho các sự kiện vừa và nhỏ, đối với các sự kiện quy mô lớn như Giao lưu văn hóa Hội
An – Nhật Bản, Hội An chào năm mới… thì không đáp ứng đƣợc nhu cầu Cán bộ phụ trách mảng này về chuyên môn vẫn còn chƣa vững vàng, còn thụ động trong công việc, chƣa đánh giá đƣợc rủi ro trong việc bố trí âm thanh, ánh sáng cho sân khấu, dẫn đến rất nhiều lần phải gấp rút thuê ngoài để bổ sung Đồng thời, việc duy tu, bảo dƣỡng các cơ sở vật chất phục vụ cho tổ chức lễ hội, sự kiện của Trung tâm vẫn chƣa tốt, dẫn đến việc nhiều lần hƣ hại các thiết bị nhƣng đến lúc diễn ra các lễ hội, sự kiện mới phát hiện ra, rất khó để xử lí đƣợc hoàn hảo trong thời gian ngắn, dẫn đến việc phải chỉnh sửa chắp vá, thuê thêm bên ngoài gây tốn kém rất nhiều chi phí
2.2.2 Các hoạt động kiểm soát a Hoạt động kiểm soát thu
Kiểm soát kinh phí từ ngân sách lễ hội, sự kiện thành phố và kinh phí sự nghiệp của Trung tâm
Hàng năm, cùng với việc lập dự toán thu từ nguồn NSNN, đơn vị tiến hành lập dự toán thu từ nguồn vé tham quan báo cáo cơ quan cấp trên trực tiếp phê duyệt, và chuyển KBNN làm căn cứ cấp lại và kiểm soát chi
Việc kiểm soát thu từ nguồn vé tham quan ở đơn vị đƣợc tập trung thực hiện tại Bộ phận Tài vụ Trung tâm phải mở sổ số sách kế toán theo dõi nguồn thu vé tham quan
(1) Để phát hành vé tham quan, Trung tâm VH-TT&TT-TH Hội An phải lập thủ tục đăng ký phát hành vé và gửi đăng ký đến đơn vị quản lý (Thuế) để đăng ký seri vé trước 15 ngày phát hành ra ngoài
(2) Vé đƣợc in và nhập về kho để quản lý, hằng ngày thủ kho sẽ xuất vé cho nhân viên bán vé và ghi sổ sách
(3) Cuối mỗi ngày, nhân viên bán vé nộp tiền phí tham quan về cho thủ quỹ Trung tâm, chuyển kế toán phụ trách đối chiếu số liệu và thu vào quỹ tiền mặt
(4) Hằng ngày, Trung tâm có trách nhiệm nộp số tiền thu vé tham quan vào tài khoản tạm giữ đúng với số tiền thu vé
(5) Định kỳ vào cuối tháng, Trung tâm tổng hợp số liệu nguồn thu phí tham quan, chuyển nộp về NSNN 70% nguồn thu phí tham quan, 30% còn lại chuyển về tài khoản của Trung tâm để chi cho nhiệm vụ thu phí
Sau khi kết thúc năm báo cáo quyết toán nguồn thu vé tham quan và chấp hành đầy đủ chế độ báo cáo tài chính theo quy định Việc thu chi nguồn thu vé tham quan phải tổng hợp chung vào Quyết toán NSNN hàng năm Nguồn thu vé tham quan đƣợc sử dụng cụ thế nhƣ sau:
+ Tăng cường cơ sở vật chất phục vụ các hoạt động tham quan du lịch, tổ chức lễ hội, sự kiện tại Khu phố cổ (nhƣ sửa chữa, cải tạo cơ sở vật chất hiện có, mua sắm, thuê mướn cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ các hoạt động, học tập, quản lý chuyên môn, hành chính và các công việc khác có liên quan)
+ Bổ sung kinh phí cho các hoạt động của sự nghiệp
+ Hỗ trợ cho hoạt động trực tiếp phục vụ hoạt động hướng dẫn tham quan Bao gồm chi hỗ trợ cho hoạt động trực tiếp hướng dẫn tham quan của cán bộ nhân viên phục vụ các hoạt động và các bộ phận liên quan, các đơn vị phối hợp, chi khen thưởng và chi phúc lợi tập thể
ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG KSNB HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC LỄ HỘI, SỰ KIỆN TẠI TRUNG TÂM VH-TT&TT-TH TP HỘI AN
Cơ cấu tổ chức của Trung tâm khá phù hợp, đảm bảo cho hoạt động tổ chức các lễ hội, sự kiện đƣợc hiệu quả
Chính sách nhân sự đƣợc xây dựng có hệ thống, quy định đầy đủ về việc tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, đề bạt, khen thưởng,
Việc lập kế hoạch tổ chức các lễ hội, sự kiện từng bước được hoàn thiện và chuyên nghiệp, giúp cho các hoạt động do Trung tâm thực hiện đƣợc đông đảo khách du lịch hưởng ứng, đảm bảo chất lượng, hiệu quả và thành công rực rỡ
Công tác ghi chép chứng từ ban đầu, ghi sổ kế toán và lập báo cáo kế toán về các hoạt động lễ hội, sự kiện tại Trung tâm đƣợc thực hiện khá tốt Nhìn chung đã đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp luật hiện hành
2.3.2 Hạn chế và nguyên nhân a Đánh giá rủi ro
Trung tâm chƣa xem trọng việc nhận dạng rủi ro, đánh giá và phân tích các rủi ro, có những hoạt động kiểm soát nhƣng còn mang tính chủ quan, thụ động trong việc quản lý rủi ro
Công tác nhận diện rủi ro chủ yếu là căn cứ vào kết quả thực hiện để liệt kê những sự kiện tiêu cực, chưa hướng đến những rủi ro tiềm tàng Các phương pháp đánh giá và phân tích rủi ro mang nhiều tính cảm tính, dẫn đến các biện pháp đối phó rủi ro thường không hiệu quả, đa phần là khắc phục hậu quả hơn là chủ động phòng ngừa Trung tâm chƣa có bộ phận nhận diện rủi ro chuyên biệt Đối với sự phân bổ nguồn lực tài chính, con người còn nhiều cả nể trong mối quan hệ nên dễ dẫn đến rủi ro b Hoạt động kiểm soát
Trung tâm vẫn chƣa có quy định rõ ràng và đầy đủ về các hình thức kỷ luật nghiêm khắc khi CBNV sai phạm
Các thủ tục thanh toán hợp đồng về mua sắm, sửa chữa tài sản có giá trị lớn chƣa đƣợc Trung tâm thiết lập bằng văn bản hay quy trình cụ thể, các mẫu biểu và định mức thanh toán chƣa đƣợc phổ biến rộng rãi gây khó khăn cho CBNV khi tiến hành thanh, quyết toán hoạt động
Một số công cụ, dụng cụ, đạo cụ, máy móc có thể tái sử dụng cho các kì lễ hội tiếp theo đƣợc bàn giao về cho các bộ phận phụ trách sau khi kết thúc các sự kiện, lễ hội Tuy nhiên những vật dụng, thiết bị đó chỉ sử dụng trong thời gian ngắn đã bị hƣ hỏng, thất lạc Các tổ đội bộ phận phụ trách thiếu trách nhiệm trong việc kiểm tra, duy tu bảo dưỡng thường xuyên dẫn đến việc gây tốn kém chi phí sửa chữa, mua sắm mới hoặc thuê ngoài
Công tác lập và tổng hợp dự trù kinh phí còn chậm trễ so với tiến độ công việc, nhiều tổ đội, bộ phận phải chờ nhắc nhở mới lập dự trù Các tổ đội, bộ phận có công việc chuyên môn quá nhiều, không có nhân viên chuyên trách thanh quyết toán hoạt động, thường phải kiêm nhiệm nhiều công việc cùng lúc nên công việc lập dự trù kinh phí và thanh quyết toán hoạt động còn chậm trễ, ứ đọng
Những công việc phát sinh trong quá trình tổ chức lễ hội, sự kiện không nằm trong kế hoạch ban đầu, dẫn đến kinh phí phát sinh không đƣợc các bộ phận cập nhật kịp thời
Chƣa có quy định về định mức bồi dƣỡng phục vụ lễ hội, sự kiện Mức bồi dƣỡng lễ hội, sự kiện còn có sự chênh lệch, chƣa đồng bộ giữa các tổ, bộ phận, gây ra sự so sánh, không công bằng giữa các bộ phận với nhau
Cán bộ phụ trách kế toán chưa thường xuyên được nâng cao, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ, chƣa chủ động trong việc cập nhật các văn bản pháp luật mới và các công cụ hỗ trợ công việc c Hệ thống thông tin và truyền thông
Website của Trung tâm đƣợc lập một thời gian không lâu, chủ yếu chỉ dành để đẩy mạnh quảng bá hình ảnh du lịch và các lễ hội, sự kiện diễn ra tại thành phố Hội An Các thông tin nội bộ không đƣợc đăng lên website của Trung tâm mà chỉ gửi qua địa chỉ email của các bộ phận Việc xử lý thông tin có đôi lúc chƣa kịp thời đƣợc chuyển đến các cá nhân có liên quan
Hiện nay, Trung tâm nhận thanh, quyết toán các biểu mẫu chứng từ theo Thông tư 107/2017/TT-BTC về hướng dẫn chế độ kế toán hành chính, sự nghiệp Tuy nhiên, chứng từ theo Thông tƣ mới đƣợc ban hành chƣa đƣợc thông báo rộng rãi, đồng bộ, thống nhất đến toàn thể CBNV Nhiều tổ, bộ phận vẫn sử dụng các biểu mẫu cũ, hoặc sử dụng lẫn lộn các mẫu chứng từ khiến công tác thanh, quyết toán hoạt động còn gặp nhiều khó khăn, chậm trễ do phải sửa chữa, thay đổi chứng từ d Hoạt động giám sát
Ban thanh tra nhân dân định kỳ mỗi năm mới tiến hành thanh, kiểm tra theo yêu cầu của BGĐ hoặc khi có khiếu nại, tố cáo, điều này làm mất tác dụng của công tác giám sát thường xuyên
Trung tâm chƣa thành lập Bộ phận kiểm tra, giám sát chuyên trách để theo dõi sát sao công việc, vì vậy việc phối hợp giữa các bộ phận còn khá lỏng lẽo, các bộ phận mạnh ai nấy làm dẫn đến hiệu quả công việc chƣa cao, chất lƣợng hoạt động chƣa đƣợc đảm bảo
Việc kiểm tra, nghiệm thu các hợp đồng chƣa đƣợc thực hiện đúng tiến độ, đôi khi xảy ra tình trạng hợp đồng đã đƣợc thực hiện nhƣng chƣa nghiệm thu, sau khi LH, SK kết thúc bị thất lạc, đến cuối năm không có căn cứ nghiệm thu gây chậm trễ việc thanh toán cho đơn vị thực hiện