PHƯƠNG PHÁP CƠ BẢN ĐỂ XÁC ĐỊNH NGÂN SÁCH TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Một sự kiện thành công ghi dấu ấn vào trong lòng các khán giả và những ngườitham gia không phải là một điều dễ, đó là kết quả làm việc của nhiều nguồn nhân lực vàcác yêu tố khác nhau: ý

MỤC LỤCLỜI MỞ ĐẦU

I CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ THUYẾT:

1 Tổng quan về thị trường tổ chức sự kiện ở Việt Nam

2 Tổ chức sự kiện là gì?

3 Khái quát về ngân sách trong tổ chức sự kiện

4 Vai trò của ngân sách trong tổ chức sự kiện

II CHƯƠNG II: PHƯƠNG PHÁP CƠ BẢN ĐỂ XÁC ĐỊNH NGÂN SÁCH

TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN:

1 Phân loại các loại hình sự kiện:

1.1 Phân loại theo quy mô1.2 Phân loại theo hình thức1.3 Phân loại theo mục đích

2 Các yếu tố liên quan đến việc hoạch định và kiểm soát ngân sách sự kiện

3 Quy trình lập dự toán ngân sách sự kiện:

4 Phương pháp xác định ngân sách trong sự kiện

4.1 Phương pháp xác định ngân sách theo hạng mục4.1.1 Khái niệm phương pháp xác định ngân sách theo hạng mục4.1.2 Lấy ví dụ thực tế: “FTS Show” năm 2017

4.1.3 “FTS Show” năm 20184.1.4 Đánh giá

4.2 Phương pháp xác định ngân sách theo chương trình4.2.1 Khái niệm phương pháp xác định ngân sách theo chương trình4.2.2 Lấy ví dụ thực tế :”Dự án “ Xuân yêu thương 2012”

4.2.3 Lấy ví dụ thực tế “Khai thương showroom thứ 4 của JYSK tại 100

Lò Đúc”

4.2.4 Đánh giá

5 Các hình thức xác định ngân sách trong sự kiện

6 Các cách để tăng thu, giảm chi trong sự kiện

7 Các điều kiện để thực hiện

KẾT LUẬN

TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

LỜI MỞ ĐẦU

Tổ chức sự kiện đến nay có lẽ cũng không còn là nghề mới mẻ như trước đây người

ta vẫn thường rỉ tai nhau Trong thời kì kinh tế có nhiều biến động như hiện tại, thị trường

sự kiện cũng có những ảnh hưởng nhất định tuy nhiên nó vẫn luôn sôi động và đầy sứcsống như chính bản thân nó vậy

Ở các nước phát triển, tổ chức sự kiện được coi là 1 ngành công nghiệp, nó hoạtđộng khá nhộn nhịp và bài bản Ngày nay, toàn cầu hóa là xu thế tất yếu phát triển của thếgiới trong quan hệ quốc tế hiện đại và Việt Nam cũng không nằm ngoài xu thế đó ViệtNam gia nhập WTO sẽ là điều kiện thuận lợi phát triển kinh tế, mở rộng thị phần trong sựphát triển của các doanh nghiệp ở Việt Nam Bên cạnh đó, khó khăn thách thức cũng khôngnhỏ đòi hỏi các doanh nghiệp trong nước phải tìm cho mình một hướng đi đúng đắn Chính

vì vậy, muốn tồn tại thì các doanh nghiệp phải tạo ra được hình ảnh của mình trong mắtkhách hàng và các đối tác Hiện nay quảng cáo các phương tiện thông tin đại chúng và cáchình thức Marketing khác là vẫn chưa đủ Các doanh nghiệp luôn muốn cho những kháchhàng và đối tác của mình ngày càng hài lòng hơn Vì lẽ đó mà hiện nay các doanh nghiệpthường tổ chức sự kiện nhằm quảng bá hình ảnh

Một sự kiện thành công ghi dấu ấn vào trong lòng các khán giả và những ngườitham gia không phải là một điều dễ, đó là kết quả làm việc của nhiều nguồn nhân lực vàcác yêu tố khác nhau: ý tưởng sự kiện, truyền thông,thiết kế, hậu cầu, ngân sách…Mỗi mộtyếu tố lại có một tầm quan trọng khác nhau và tất cả những yếu tố nhỏ tạo nên một bứctranh tổng thể hoàn hảo.Và không thể không nhắc đến ngân sách, đây là vấn đề quan trọng

và hàng đầu của tổ chức sự kiện Ngân sách quyết định việc tổ chức sự kiện có thể đượchay không cũng như mục tiêu sự kiện, quy mô tổ chức sự kiện

Nhân thức được tầm quan trọng của việc lập ngân sách trong tổ chức sự kiện, dựavào những thông tin thực tế , những kiến thức đã được học và hiểu biết của bản thân, trongbài báo cáo này , em đề cập đến những phương pháp cơ bản để xác định được ngân sáchtrong tổ chức sự kiện và phân tích ví dụ cụ thể

I CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ THUYẾT:

1 Tổng quan về thị trường tổ chức sự kiện ở Việt Nam:

Việt Nam gần 90 triệu dân, hơn 60 tỉnh thành, hơn 500 quận huyện với hàng chụcngàn thôn xã, nền kinh tế nước ta lại bao gồm nhiều thành phần với hàng trăn ngàn doanhnghiệp thuộc các ngành với nhu cầu rất đa dạng về tổ chức sự kiện

Là đất nước có truyền thống văn hóa lâu đời, với hơn 60 dân tộc ởcác miền khácnhau nên nền văn hóa Việt Nam rất đa dạng và phong phú Hơn nữa, Việt Nam còn là nơigiao thoa của các nền văn hóa lớn như Trung Hoa, ấn độ, và phương Tây ngày càng làmcho nền văn hóa Việt Nam hiện đại phong phú và đa dạng hơn Chính những yếu tố đócũng tác động mạnh vào nhu cầu tổ chức sự kiện, làm quy mô nhu cầu tăng cao hơn vớinhiều phân đoạn hơn Nhu cầu và mong muốn là rất lớn Mỗi năm có tới hàng triệu sự kiệnlớn nhỏ có nhu cầu tổ chưc Tuy nhiên khả năng cung ứng hiện này là có hạn Phần lớn các

sự kiện được tổ chức đều rơi vào các tổ chức kinh tế xã hội, các doanh nghiệp, các cơ quankhối công quyền Số còn lại là rất ít rơi vào khu vực tư nhân có thu nhập cao hoặc rơi vàonhững loại sự kiện bất khả khán như ma chay, hiếu hỷ, v.v Tuy nhiên khi kinh tế pháttriển, thu nhập của người dân cao hơn thì khả năng thanh toán cho loại dịch vụ này sẽ tănglên nhiều.Từ những phân tích trên có thể dự đoán nhu cầu về chi tiêu cho tổ chức sự kiện ởnước ta hàng năm lên tới hàng chục tỉ đồng Trong hội nhập, thị trường mở rộng toàn khuvực Đông Nam Á với văn hóa đa sắc tộc thì quy mô sẽ tăng lên nhiều và mức tăng trưởngcủa thị trường này cũng rất cao Đây là thị trường hấp dẫn đối với các nhà kinh doanh.Vềcung ứng, hoạt động cung ứng tổ chức sự kiện hiện nay chưa thành một ngành dịch vụ độclập Số công ty chuyên nghiệp kinh doanh tổ chức sự kiện là rất ít Các hoạt động tổ chức

sự kiện thường được các doanh nghiệp ngành khác kết hợp thức hiện như khách sạn, cáctrung tâm hội nghị, các doanh nghiệp quảng cáolớn Những sự kiện lớn có tầm quốc gia,quốc tế như lễ Quốc Khánh, SEAGAMES, APEC, những ngày hội tôn giáo, v.v Đó lànhững sự kiện dài ngày diễn ra trong phạm vi không gian rộng có cơ chế tổ chức riêng biệt

là Ban tổ chức Ban tổ chức gồm nhiều thành phần khác nhau được hình thành để triển khai

và tổ chức hoạt động một sự kiện thuộc loại trên Khi sự kiện được tổ chức hoàn tất thì ban

tổ chức cũng hoàn thành nhiệm vụ và tự giải thể Với tình không chuyên nghiệp như vậynên việc tổ chức các hoạt động tổ chức sự kiện trở nên rất tốn kém và lãng phí.Nhìn chunghoạt động cung ứng tổ chức sự kiện chưa sôi động, chất lượng dịch vụ còn thấp,chi phí cao

và thiếu tính chuyên nghiệp Cạnh tranh trong lĩnh vực này chưa gay gắt, các nhà kinhdoanh nước ngoài chưa tham gia sâu vào thị trường này Tuy nhiên trong tương lai gần kinh

tế xã hội phát triển, thu nhập của cư dân cao cùng với sự hội nhập quốc tế sâu rộng trênnhiều lĩnh vực thì khả năng thanh toán của nhu cầu thị trường này là rất lớn, thu hút các

nhà đầu tư và cạnh tranh trên thị trường này sẽ rất gay gắt, nó đòi hỏi những dịch vụ chấtlượng cao của những công ty chuyên kinh doanh về tổ chức sự kiện

Có thể đó là lễ đầy tháng, sinh nhật, đám giỗ hay tổ chức ăn uống họp mặt tại gia Tất cảcũng đều trải qua các bước của 1 event, có chăng là thu gọn, và đơn giản hơn.Khi nhắc đến

sự kiện, người ta nghĩ đế đó có thể là các hoạt động có ý nghĩa tầm cỡ được truyền thôngquan tâm như World Cup, Sea Game, Cuộc thi hoa hậu,… Hay cũng có thể là các sự việcmang ý nghĩa cá nhân, gia đình gắn với đời sống thường ngày và phong tục tập quán như :đám cưới, sinh nhật,… Hoặc các hoạt động liên quan đến hoạt động thương mại vàmarketing : hội nghị, hội thảo, giới thiệu sản phẩm, lễ khai trương,…

Theo PGS.TS Lương Hồng Quang (2009) cho rằng: “Sự kiện dùng để mô tả cácnghi lễ, các buổi giới thiệu, trình diễn, hay các lễ kỷ niệm được lập kế hoạch và được tạo ra

để đánh dấu cột mốc của cá nhân, tổ chức hay cộng đồng với các mục đích chính trị, kinh

tế, xã hội và văn hóa hoặc mục đích hợp tác” Vì vậy, tùy vào vị trí, góc nhìn, quan điểm,học vấn mà mỗi người lại có cách hiểu khác nhau về sự kiện

Nhiều quan điểm về sự kiện dẫn đến có nhiều quan điểm khác nhau về tổ chức sựkiện Theo PGS.TS Lưu Văn Nghiêm trong cuốn Tổ chức sự kiện đã đề cập “Tổ chức sựkiện là một quá trình bao gồm sự kết hợp các hoạt động lao động với các tư liệu lao độngcùng với việc sử dụng máy móc thiết bị, công cụ lao động thực hiện các dịch vụ đảm bảotoàn bộ các công việc chuẩn bị và các hoạt động sự kiện cụ thể nào đó trong một thời gian

và không gian cụ thể nhằm chuyển tới đối tượng tham dự sự kiện những thông điệp truyềnthông theo yêu cầu của chủ sở hữu sự kiện và thỏa mãn nhu cầu của khách tham dự sựkiện”.1

Tuy nhiên, với mỗi sự kiện khác nhau phụ thuộc vào quy mô, địa điểm, thời gian,tính chất sự kiện và góc độ tiếp cận của từng cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp mà có nhữngquan điểm khác nhau về tổ chức sự kiện Nhiều sự kiện nhỏ như hội thảo, cuộc họp công

ty, sinh nhật thì sẽ không cần hoặc ít cần đến máy móc thiết bị, công cụ lao động và khôngchịu áp lực lớn từ phía chủ sở hữu sự kiện Nhưng với những sự kiện mang tầm cỡ lớn củacác công ty như sự kiện âm nhạc của Heineken, Tiger hay tiêu biểu như sự kiện lễ hội âmnhạc quốc tế gió mùa Monsoon Music festival thì tổ chức sự kiện là một quy trình đầy vất

vả với sự kết hợp của người làm sự kiện với các tư liệu lao động như hệ thống âm thanh,ánh sáng, khung sân khấu, màn hình led… kết hợp và làm việc cật lực của nhiều bên liên1

quan từ thiết kế sân khấu, nội dung, thiết kế, truyền thông nhằm thỏa mãn kỳ vọng của chủ

sở hữu sự kiện và nhu cầu của khách hàng

Có thể hiểu đơn giản, tổ chức sự kiện là một quy trình với nhiều bước, nhiều giaiđoạn khác nhau từ chuẩn bị đến thực thi và cuối cùng là dọn dẹp hiện trường sau sự kiện

và tổ chức những hoạt động bên lề khép lại sự kiện với sự kết hợp của nhân lực sự kiện

và các bên liên quan kết hợp có công cụ trợ giúp nhằm mục đích cuối cùng là thỏa mãnnhu cầu của các bên liên quan trong sự kiện

3 Khái quát về ngân sách trong sự kiện:

Dự toán ngân sách tổ chức sự kiện (event budget planer) đó là việc liệt kê và tínhtoán các khoản chi phí theo kế hoạch, dự tính sẽ phát sinh trong quá trình tổ chức sự kiện

Cân phân biệt việc lập dự toán ngân sách và việc tính gia thanh thực tế cua sự kiện.Việc tinh gia thanh thực tế của sự kiện đó là việc tính toán tổng chi phỉ thực tế phát sinhtrong quá trình thực hiện sự kiện, con đã là dự toan no se mang y nghia la việc tính toáncác khoản chi phí theo kế hoạch, theo dự tỉnh

Ngân sách tổ chức sự kiện do nhà đầu tư sự kiện quyết định, nó là yếu tố cơ banquyết định đến chương trình, nội dung cũng như chất lượng của các dịch vụ trong sự kiện,hay nói cách khác nó là điều kiện, là cơ sở cho tổ chức sự kiện

4 Vai trò của ngân sách trong tổ chức sự kiện:

Ngân sách đóng vai trò cần thiết trong chu trình dự án/chương trình

 Giai đoạn lập kế hoạch

Lập kế hoạch ngân sách giúp cho các cán bộ quản lý dự án và các cán bộ khác có sựhình dung chính xác về kinh phí cần cho dự án Nó đảm bảo kế hoạch là thực tế về mặt kinh phí cần thiết để thực hiện các hoạt động nhằm đạt được kết qua mong muốn Khi xây dựng ngân sách, các cán bộ quản lý dự án cần có cuộc thảo luận chi tiết với các cán bộ dự

án và với các cán bộ đang quản lý chương trình lớn hơn hoặc đang quản lý ngân sách hoạt động để đảm bảo rằng việc lập ngân sách mang tính thực tế

 Vận động nguồn lực

Một kế hoạch và ngân sách thực tế rất quan trọng cho công tác gây quỹ và thương lượng với các nhà tài trợ tiềm năng Kế hoạch này thể hiện rõ tổ chức sẽ sử dụng kinh phí cho những việc gì và đạt được kết quả gì từ việc sử dụng kinh phí đó Một kế hoạch và ngân sách thực tế sẽ tạo được niềm tin đối với nhà tài trợ, do vậy rất quan trọng đối với việc phát triển kế hoạch vận động nguồn lực nhằm giúp có được kinh phí để thực hiện dự

án theo kế hoạch đã đề ra Giai đoạn thực hiện Ngân sách rõ ràng và chính xác là cơ sở chính để đảm bảo có đủ nguồn lực để thực hiện các hoạt động theo kế hoạch

 Giám sát

Ngân sách cụ thể và chi tiết (tới cấp độ hoạt động) giúp cho việc giám sát liên tục các chi phí thực tế theo lịch hoạt động, là một công cụ cần thiết để đảm bảo các hoạt động diễn ra theo kế hoạch Việc giám sát tốt giúp cho dự án có những điều chỉnh khi cần thiết đảm bảo cho việc đạt được các mục tiêu đã đề ra một cách tốt hơn Cần rà soát ngân sách trong quá trình thực hiện dự án Trong trường hợp có sự khác biệt lớn giữa ngân sách và chi phí thực tế, cần điều chỉnh kế hoạch và ngân sách hoặc cần có sự rà soát và phân tích nguyên nhân của sự khác biệt đó

 Báo cáo tài chính

Ngân sách là điểm khởi đầu cho việc báo cáo tài chính cho nhà tài trợ Lòng tin củanhà tài trợ sẽ tăng lên nếu như báo báo tài chính tốt, do vậy cần có kế hoạch hoạt động vàngân sách thực tế Điều quan trọng là báo cáo hoạt động và báo cáo tài chính phải đượclàm cùng lúc và phải nhất quán Việc theo dõi kinh phí theo hoạt động rất hữu ích Điềunày giúp cho người quản lý dự án thấy được dễ dàng và rõ ràng tiến độ thực hiện của dự

án Có nhiều cách để làm được điều này

Ngân sách quyết định dự án sự kiện có được tổ chức hay không và quy mô/ mục tiêu

sự kiện như thế nào? Bản ngân sách được dùng để so sánh các chi phí và doanh thu thực tếvới các chi phí và doanh thu dự tính Dự trù và kiểm soát ngân sách rất quan trọng cho hoạtđộng quản lý sự kiện vì phần lớn các yếu tố của một sự kiện đòi hỏi phải thanh toán trướckhi có doanh thu Với những sự kiện có tài trợ, phần lớn các đơn vị tài trợ đều muốn cómột bản khai ngân sách về sự kiện dự kiến trước khi chấp nhận trao các khoản tài trợ

Dự toán ngân sách có vai trò quan trọng trong kiểm soát ngân sách sự kiện.Nhưngđây có thể là một trong những phần việc khó khăn nhất đối với nhà quản trị sự kiện.Thực tếcho thấy, các nhà tổ chức sự kiện luôn phải đối mặt với chi phí phát sinh, thậm chí đó lànhững khoản chi phí phát sinh khổng lồ.Vấn đề này nảy sinh từ nhiều nguyên nhân.Trong

đó, có lẽ nguyên nhân cơ bản là khâu lập dự toán không tốt

Dự toán ngân sách là ước lượng tổng thể, thường dựa trên những giới hạn và giảđịnh về thông tin (chủng loại, kích thước, số lương, mô tả yêu cầu chi tiết…) Bản ước tínhnày là công cụ quan trọng nhất mà nhà quản trị sự kiện sẽ sử dụng để ra những quyết địnhtrong tổ chức sự kiện.Mỗi sự kiện có một ngân sách riêng.Mức độ chính xác của các khoảnước tính này phụ thuộc vào kinh nghiệm của các nhà tổ chức sự kiện.Một nhà quản trị sựkiện lâu năm thường có ước tính chính xác hơn

II CHƯƠNG II: PHƯƠNG PHÁP CƠ BẢN ĐỂ XÁC ĐỊNH NGÂN SÁCH

TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN:

1 Phân loại các loại hình sự kiện

1.1 Phân loại sự kiện theo quy mô:

Tổ chức sự kiện được xem là một ngành rất phát triển trên thế giới cũng như ViệtNam Với đặc thù có rất nhiều các loại hình sự kiện khác nhau, đôi khi những người mớilấn sân vào lĩnh vực này vẫn còn bối rối, chưa phân định được rõ ràng Bài viết dưới đâychúng tôi sẽ cung cấp những thông tin về phân loại các loại hình sự kiện phổ biến tronggiai đoạn hiện nay

Tổ chức sự kiện là một ngành đa dạng, chính vì vậy việc phân loại các loại hình sựkiện cũng cực kì phong phú Để có cái nhìn chuyên sâu dưới đây chúng tôi sẽ phân tích 3loại hình sự kiện phổ biến được phân loại theo quy mô, hình thức và mục đích

Căn cứ vào quy mô, tầm cỡ của sự kiện mà chúng ra có thể đưa ra các loại hình.Thông thường dựa theo yếu tố này sự kiện sẽ chia thành sự kiện lớn, sự kiện vừa và sự kiệnnhỏ

 Loại hình sự kiện lớn

Sự kiện lớn là sự kiện được tổ chức với tầm cỡ, quy mô, mục đích cũng như độ lantruyền rất lớn Theo quan điểm của các chuyên gia, đã là một sự kiện lớn cần có những yếutố:

Sự kiện lớn thường nhắm vào thị trường quốc tế, có tính cộng đồng cao Ví dụ kinhđiển cho loại hình sự kiện này không thể không nhắc đến đại hội lớn World Cup, Olympic,Hoa hậu thế giới,

Số lượng người tham gia trực tiếp tại sự kiện phải vượt quá con số hàng triệu người.Những sự kiện lớn có tác động trực tiếp tới kinh tế, xã hội, văn hóa của một quốc gia haynhiều quốc gia

 Loại hình sự kiện vừaĐây là một loại hình sự kiện nhắm đến một quốc gia, địa phương.Thu hút số lượnglớn người có cùng sở thích, đặc thù văn hóa, Thông thường sự kiện vừa là một trong cácloại hình sự kiện mang tính chất nhắc nhở văn hóa truyền thống, vừa duy trì bản sắc riêngcủa quốc gia, địa phương

 Loại hình sự kiện nhỏ

Sự kiện được diễn ra lẫn phục vụ cho mục đích tại thời điểm hiện tại

Sự kiện bao gồm các hoạt động như lễ trao giải thưởng, tiệc tùng, hội nghị, triển lãm,

1.2 Các loại hình sự kiện theo hình thức

Bước vào thế giới tổ chức sự kiện, chắc chắn các bạn sẽ phải choáng ngợp trướcnhững hình thức sự kiện, bởi nó thực sự đa dạng và phong phú Dưới đây chúng tôi sẽ liệt

kê một số loại hình sự kiện theo hình thức:

 Sự kiện lễ hội

Trong các loại hình sự kiện thì lễ hội được xem là hình thức được trông chờ mỗinăm tại một địa phương, một vùng văn hóa nhất định Bởi nó không chỉ gắn kết cộng đồng,gìn giữ bản sắc văn hóa mà còn tạo ra động lực kinh doanh và du lịch

Trong sự kiện lễ hội bạn cũng đã thấy nó chia thành các nhánh nhỏ như: lễ hội nghệ thuật,

lễ hội ẩm thực,

 Loại hình sự kiện thể thao

Những sự kiện này được tổ chức với những hình thức thi đấu và biểu diễn nhằm đolường khả năng, ý chí lòng can đảm của con người Loại hình sự kiện này thường được tổchức tại địa phương, quốc gia và cả thế giới

Ngoài các loại hình sự kiện trên thì trong đời sống của mình bạn còn có thể bắt gặp các sựkiện như giáo dục, thương mại, tôn giáo,

1.3 Các loại hình sự kiện theo mục đích

Như chúng ta đã biết tất cả các sự kiện diễn ra đều có những mục đích khác nhau

Và để nhận biết, phân loại chúng ta có thể chia nó ra thành các loại hình sự kiện khác nhauvới mục đích khác nhau:

 Sự kiện kỉ niệm

 Sự kiện giáo dục

 Sự kiện tiếp thị

 Sự kiện họp mặt

 Sự kiện khai trương

2 Các yếu tố liên quan đến việc hoạch định và kiểm soát ngân sách sự kiện:

Trước khi xác định ngân sách cho một sự kiện, nhà tổ chức phải tự trả lời một số câuhỏi như: đang cần tổ chức cái gì?/ nhằm mục đích gì? – lí do tổ chức?/ nó như thế nào?/ khinào diễn ra?/ sẽ cần bao nhiêu chi phí?

Câu trả lời cho những câu hỏi trên sẽ là gợi ý, định hướng để nhà tổ chức phát triển

dự án và tiến hành các bước xây dựng ngân sách phục vụ quá trình tổ chức

Thứ nhất, loại hình sự kiện – đang cần tổ chức cái gì? Sự kiện có thể có tính chấtkhoa học (hội nghị, hội thảo), văn hóa (triển lãm, du lịch, hòa nhạc…), thể thao (các trậnthi đấu, trận đấu từ thiện)… Mỗi loại hình sự kiện đều khác nhau và đòi hỏi cấu trúc tổchức khác nhau, nguồn ngân sách khác nhau.Vì mục tiêu của chúng khác nhau nên lợinhuận và chi phí cũng hẳn nhiên khác nhau

Thứ hai, quy mô sự kiện – một điều rất quan trọng đó là cần biết xem sự kiện này sẽchào đón lượng khán giả khổng lồ hay chỉ là một nhóm được chọn lựa.Vì cả nguồn thu haychi phí sự kiện đều sẽ thay đổi tuỳ thuộc vào quy mô – địa phương hay quốc gia hay quốc

tế - của sự kiện và từ đó cũng sẽ có những thay đổi trong những nguồn huy động tài chínhcho sự kiện

Thứ ba, mục đích mục tiêu của sự kiện – tính chất của sự kiện có thể ảnh hưởng đếnnhững nguồn lực hỗ trợ kinh tế tiềm năng cho sự kiện, đến từ các tổ chức/đơn vị công lậphay tư nhân

Thứ tư, thành phần tham gia dự kiến – liên quan đến kiểm soát tài chính/ngân sáchcho sự kiện thì hiển nhiên phải nắm rất rõ thành phần tham gia của sự kiện vì điều này liênquan trực tiếp tới việc chúng ta dự kiến nguồn thu cũng như những chi phí cần bỏ ra saocho tổ chức sự kiện đạt kết quả mà chúng ta kỳ vọng rằng sẽ làm thoả mãn chính những đốitượng tham gia sự kiện này

3 Quy trình lập dự toán ngân sách sự kiện (5 bước).

 Bước 1: Xác lập môi trường kinh tế cho sự kiện

 Bước 2: Lập bản hướng dẫn sử dụng ngân sách

 Bước 3: Xác định các khoản thu và nguồn chi

 Bước 4: Lập dự toán ngân sách

1 Trang trí sân khấu

Để lập dự toán ngân sách (chi) này cho sự kiện, cần xem xét các yếu tố sau:

- Cấu trúc phân chia công việc (WBS – work break down structure) được sử dụng

như là yếu tố đầu vào để xây dựng ngân sách Các chi phí của các cấp thấp hơnđược thêm vào cung cấp cho chi phí tổng thể

- Bản phân tích nguồn lực, mô tả yêu cầu về nguồn lực cho sự kiện (con người,

nguyên liệu, thiết bị), đơn giá nguồn lực

- Lịch biểu cho biết thời gian thực hiện công việc, nhận biết các chi phí ứng phó với

rủi ro

- Sử dụng các thông tin lịch sử (lịch sử các sự kiện trước đó, hay các sự kiện có quy

mô tương tự) Đây là bằng chứng về hồ sơ lưu trữ rất quan trọng của hoạt động quản

lý tài chính của nàh quản trị sự kiện

 Bước 5: Chuẩn bị tiền mặt và xác định các chỉ số kiểm soát

Đây là khâu cuối cùng của tiến trình xây dựng ngân sách cho sự kiện

Do tính chất đặc biệt của dự án sự kiện, nhà quản trị sự kiện đòi hỏi phải thật sự chú

ý tới dòng tiền để đảm bảo tính tính cực của nó Bởi vì tính tích cực của dòng tiền thể hiệnkhả năng thanh toán của công ty tổ chức sự kiện.Nó cho phép nhà tổ chức sự kiện trả tiềncác hoá đơn mua cho nhà cung ứng và trả tiền lương một cách kịp thời.Khi khả năng này

mất đi, ảnh hưởng tiêu cực đến uy tín và tương lai của công ty và nhà tổ chức sự kiện.Thực

tế cho thấy nhiều nhà quản trị sự kiện đã không thành công ở khâu này vì họ luôn thiếu tiềnmặt

Như vậy, việc kiểm soát dòng tiền cho sự kiện có tầm quan trọng đặc biệt, bởi nóquyết định khả năng thanh toán của sự kiện, đảm bảo việc tổ chức sự kiện được thông suốt

và thuận lợi Kiểm soát dòng tiền là một trong các nhiệm vụ quan trọng của nhà quản trị sựkiện

Những yếu tố về thị trường, đối tác và khách hàng ảnh hưởng trực tiếp đến dòngtiền của nhà tổ chức sự kiện.Về kiểm soát dòng tiền, trước hết cần tạo dựng mối thiện chívới nhà cung ứng.Nếu không, họ buộc nhà tổ chức sự kiện phải thanh toán ngay các khoảnmua thì công ty sự kiện phải đối mặt với những khó khăn trước mắt.Đồng thời, nhà tổ chức

sự kiện phải quản lý tốt việc mua bán Sau đây là ba nhóm giải pháp chính:

Nhóm 1: Thiết lập các điều khoản thanh toán

Nhóm 2: Tập hợp những khoản thu có thể chi trả một cách kịp thời để đáp ứng cácnghĩa vụ thanh toán đối với nhà cung ứng

Nhóm 3: Kiểm soát chặt chẽ việc mua bán

Ví dụ: Bản danh mục các khoản mua

T

T Nộidung Đơnvị tính Sốlượng Tiêuchuẩn Đơngiá Thuếvà

phụphí

Hìnhthứcthanhtoán

Thờigiangiaohàng

Hìnhthứcgiaohàng

Ghichú

4 Phương pháp xác định ngân sách tổ chức sự kiện:

Theo Getz (1997), có hai cách tính ngân sách dùng trong hoạt động quản lý sự kiện:ngân sách theo mục (như tên gọi – là tập trung vào mỗi mục chi phí và doanh thu của tổngthể một sự kiện) và ngân sách theo chương trình - thiết lập cho mỗi yếu tố của chương trình

cụ thể

4.1 Phương thức lập ngân sách theo khoản mục

4.1.1 Phương pháp lập ngân sách theo khoản mục là

gì?

Trong phương thức này, các khoản thu, chi ngân sách đã được khoảnmục hóa Những khoản mục này được chi tiết và phân định rõ số tiềncho ban được hưởng là bao nhiêu hoặc đối với mỗi một tiểu mục cũngxác định rõ là tiểu mục đó được chi là bao nhiêu

Việc qui định cụ thể mức chi yêu cầu các đơn vị thụ hưởng ngân sáchphải chi theo đúng khoản mục qui định và cần có cơ chế giải trình đốivới những yếu tố đầu vào

Phương thức lập ngân sách theo khoản mục có ưu điểm là đơn giản, dễthực hiện và dễ kiểm soát được các khoản chi bằng cách so sánh vớinhững năm trước đó thông qua việc so sánh các yếu tố đầu vào của cácnăm.

1 Địa điểm (thuê địa điểm, đồ dùng tại địa điểm…)

2 Booth Activation ( sàn hày sân khấu)

3 Trang trí vách, Backrop sân khấu, bong bóng, cổng hoa, cổng chào,

4 Màn hình, thiết bị nghe, âm thanh ánh sáng

5 Biểu diễn văn nghệ,

12 Phương tiện di chuyển

13 Truyền thông, báo chí, ghi hình

người phối hợp thực hiện, lương cho nghệ sĩ, MC, phiên dịch, tư vấn…; chi tiết bị gồm âmthanh, ánh sáng, hiệu ứng đặc biệt…

4.1.2 Lấy ví dụ thực tế “ FTS Show” Khoa Du Lịch học

Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn:

B Thời gian

- Thời gian: Từ ngày 01/09/2017 đến ngày 23/09/2017

C Thể lệ cuộc thi

 Đối tượng dự thi

- Sinh viên khoa Du lịch học, trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn

- Mỗi Chi Đoàn – Chi Hội cử một đội thi

 Chủ đề thi: “Hà Nội – Một thời thương nhớ”

Hà Nội – một địa điểm du lịch nổi tiếng nhưng cũng quá quen thuộc Nhắc đến du lịch HàNội, ta thường nghĩ ngay đến những chuyến city tour quanh các di tích nổi tiếng, các trungtâm thương mại sầm uất, hay những tour quanh phố cổ với những địa chỉ quen thuộc.Càng ngày càng có nhiều người, đặc biệt là các bạn trẻ - những người đang hừng hực trongtim khát khao được tìm tòi, được khám phá, bắt đầu tìm đến những vùng đất khác màdường như quên đi Hà Nội Vậy làm sao để du lịch Hà Nội phát triển bền vững? Làm sao

để Hà Nội có đượcsức hút đúng như tiềm năng của nó?

Là những sinh viên du lịch năng động và đầy sáng tạo với những cái nhìn mới mẻ và độcđáo, hãy khám phá Hà Nội theo một cách riêng của bạn, tìm ra những trải nghiệm thú vị,mới mẻ ở trong một nơi tưởng như đã quá thân thuộc Và Hà Nội với những nét văn hóaxưa, những góc phố cổ, những làng nghề truyền thống, những thú của người Hà Nội ở

‘một thời thương nhớ’ phải chăng là một gợi ý cho bạn

D Thành phần tham dự:

- Toàn bộ sinh viên khoa Du lịch học

- Khách mời:

1 Đại diện Ban chủ nhiệm khoa Du lịch học

2 Đại diện Chi bộ khoa Du lịch học

3 Đại diện các nhà tài trợ của chương trình

4 Đại diện ĐTN – HSV trường ĐHKHXH&NV

5 Đại diện các LCĐ – LCH trường ĐHKHXH&NV

6 Đại diện các khoa chuyên ngành du lịch, khách sạn của các trường đại họctrên địa bàn Hà Nội

E Kế hoạch tổ chức:

1 Tiến độ triển khai

- Ngày 20/08/2017: Triển khai kế hoạch chương trình

- Từ ngày 20/08/2017 – 23/09/2017: Truyền thông về chương trình

- Từ ngày 20/08/2017 – 30/08/2017: Kêu gọi tài trợ cho chương trình

- Ngày 01/09/2017: Công bố đề tài, phát động cuộc thi FTS’s Show

- Ngày 22/09/2017: Tổng duyệt chương trình

- Ngày 23/09/2017: Tổ chức chương trình

F Dự trù kinh phí năm 2017:

STT Nội dung chi Đơn giá

Số lượng Thành tiền

Vòng 1

1 Hỗ trợ các đội thi 300,000 8 đội 2,400,000

2

Thiết kế, in ấnlogo, poster,

Chi phí phát sinh trong toàn bộ chương trình 3,000,000

Tổng chi phí toàn bộ chương trình 32,000,000

Ba mươi hai triệu đồng chẵn

4.1.3 Chương trình “FTS Show” năm 2018:

trình diễn đêm gala 1,000,000 4 tiết mục 4,000,000

dự trù kinh phí

Các sự kiện được xác định ngân sách theo khoản mục thường là các sự kiện có tínhlặp lại, thường diễn ra hàng năm Ví dụ sự kiện “ FTS Show” hàng năm của Khoa Du lịchhọc Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Việc xác định ngân sách theo khoảnmục đã có sẵn từ những năm trước, điều này sẽ dễ dàng cho việc kiểm soát ngân sách và

có thể so sánh đầu vào hàng năm Bảng dự trù ngân sách “ FTS Show” năm 2017 không

khác nhiều so với năm 2018 với các hạng mục Các hạng mục này cũng có thể được ápdụng cho nhiều các chương trình khác

Khi thiết kế một sự kiện, việc lập danh sách theo các hạng mục đã có sẵn rất dễthực hiện, dễ kiểm soát Chính vì vậy,hiện nay có rất nhiều sự kiện lập dự trù ngân sáchtheo những khoản mục

4.2 Phương thức lập ngân sách theo chương trình

Phương thức này tập trung vào sự lựa chọn của ngân sách trong

số các chính sách, chương trình có tính cạnh tranh Lập ngân sách theochương trình thiết lập hệ thống phân phối nguồn lực, gắn kết được cáckết quả của các chương trình với những chi phí cần bỏ ra để thực hiệnchương trình đó

Trong phương thức này, ngân sách được phân loại theo các khoảnmục chương trình hơn là theo những mối quan hệ có tính tổ chức Lậpngân sách theo chương trình yêu cầu sự cần thiết phải đo lường tínhhiệu lực, tác động của những yếu tố đầu ra tới mục tiêu

Tuy nhiên phương thức này cũng còn bộc lộ những nhược điểmnhư khái niệm chương trình là khái niệm không hoàn hảo đối với ngânsách vì không thể tạo ra chương trình cho tất cả các tổ chức để thựchiện Mặt khác, lập ngân sách theo chương trình không đảm bảo sự gắnkết chặt chẽ giữa phân phối ngành và những mục tiêu mang tính chiếnlược cần phải ưu tiên

4.2.1 Dự án “ Xuân yêu thương 2012”

A Mục đích:

Chương trình “Xuân yêu thương 2012” hưởng đến mục tiêu lớn và chung nhất đó

là mang đến sự chia sẻ của cộng đồng dành cho những em nhỏ còn bộn bề thiếu thôn trên

xã đảo Thiêng Liêng - Cần Giờ Chúng tôi sẽ chuyển những hiện vật ủng hộ cũng nhưtấm lòng hảo tâm của các cá nhân, đơn vị thành những giá trị vật chất, tinh thần đến chocác em nhân dịp Tết đến:

o Giúp các em học sinh trau dồi thêm kiến thức nâng cao, tìm hiểu thế giới

xung quanh về văn hóa, khoa học, lịch sử, chắp cánh ước mơ trên conđường học tập của các em qua Tủ sách mini Cung cấp bài học về các kiếnthức cơ bản để phòng ngừa và ứng phó những tình huống nguy hiểm rìnhrập hằng ngày qua Chương trình hướng đạo Sơ cấp cứu

o Bên cạnh bài giảng, các em được hướng dẫn thực hành ngay tại chỗ nhằm

ghi nhớ và ứng dụng bài học tốt hơn

o Mang đến những giây phút vui chơi thật vui vẻ, đồng thời mang tính gắn kết

và chia sẻ cho các em nhỏ qua Trò chơi sinh hoạt trong Hội trại

Bên cạnh đó, các bạn học sinh - sinh viên sẽ có dịp cùng Nhóm Tuổi Trẻ và CLB Nắng

Hạ thử sức tham gia tổ chức một sự kiện với các vai trò khác nhau Hơn thế nữa, là nhữngphút giây hết lòng hết sức làm việc để mang đến những giá trị thực sự cho các em nhỏ ởThiêng Liêng

o Trau dồi kĩ năng tổ chức: Tạo môi trường cho các bạn trẻ trau dồi kĩ năng tổ

chức chương trình và nuôi dưỡng tâm hồn qua những giá trị tử hànhđộng từthiện

o Tăng tinh thần trách nhiệm và khả năng làm việc nhóm: Các bạn học sinh

o sinh viên tham gia tổ chức chương trình sẽ có môi trường để thể hiện khả

năng của mình và trau dồi các kĩ năng mềm Nuôi dưỡng giá trị tâm hồn:Hòa mình vào các trò chơi với các em nhỏ, tận mắt chứng kiến hoàn cảnhkhó khăn của các em nơi đây, nhìn thấy cố gắng và nghị lực của các em đểtất cả thành viên đoàn có cái nhìn và cảm nhận khác về cuộc đời, để cảmthấy bản thân cần cố gắng hơn nữa

• 30 truyện tranh lịch sử, truyện trạng,

• 30 truyền chữ đạt giải văn học thiếu nhi, truyện chữ của nhà xuất bản Kim Đồng,

• 30 truyện cổ tích

• 30 truyện thiếu nhi thế giới.

• 60 phần quà mỗi phần trị giá 84.000đ)

• và bài tập và dụng cụ thực giúp các em ghi nhớ bài học kĩ

• Tổ chức trò chơi về sơ cấp cứu để các em có cơ hội ứng dụng bài học vào thực tế

• Tăng đoàn kết, thân thiết nhau hơn

C HOẠT ĐỘNG CHÍNH CỦA DỰ ÁN

 Xây dựng tủ sách mini:

• Tuyên truyền quyên góp sách:

• Thực hiện post thư mời quyên góp trên 70- TU VIỆN trang facebook, diễn đàn đượcnhiều người quan tâm, trên các trang website của những nhóm từ thiện khác Gửi mailkêu gọi trực tiếp đến 200 thành viên của nhóm Kêu gọi thành viên quyên góp tử nhữngngười thân quen, bạn bè, hàng xóm, Liên hệ với những công ty, nhà sách đã từng thựchiện việc tặng sách nhà hỗ trợ hoặc trực tiếp tham gia cùng chương trình trao tặng sáchcho các em nơi đây Triển khai thực hiện truyền thông trên báo chí để kêu gọi sự quan tâmcủa các nhà hảo tâm, các mạnh thường quân cho mảnh đất “khát tri thức” đảo ThiêngLiêng

- Thực hiện việc thu gom, chọn lọc và phân loại sách:

• Thực hiện thu gom sách tận nhà trên khắp các quận nội thành TP.HCM

• Liên hệ với các nhà sách cũ để mua lại sách với giá rẻ

• Liên hệ với những nhà xuất bản, nhà sách để mua lại sách thanh lý với giá rẻ

• Liên hệ với các CLB, đội nhóm đã từng thực hiện các chương trình tủ sách nhờ hỗtrợquyên góp sách hoặc hỗ trợ về sách còn tồn trong các dự án trước Chọn lọc và phânloại các đầu sách gồm sách tham khảo, sách khoa học lịch sử, sách văn học thiếu nhi,truyện cổ tích, truyện tranh thiếu nhi, tạp chí khoa học, báo thiếu nhi