Đánh giá tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ tại khách sạn avatar đà nẵng

Nghiên cứu cho ta thấy đa số người được hỏi 47,8% đã bảo đảmrằng tổ chức có một sơ đồ tổ chức xác định rõ ràng quyền hạn và trách nhiệm.Nghiên cứu cũng đã xác định một hệ thống KSNB hữu

Tôi cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi.

Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng được

ai công bố trong bất kỳ công trình nào khác.

Tác giả luận văn

Nguyễn Thị Huệ

MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Mục đích nghiên cứu 2

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

4 Phương pháp nghiên cứu 2

5 Bố cục đề tài 3

6 Tổng quan về tài liệu nghiên cứu 3

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TÍNH HỮU HIỆU CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP 7

1.1 GIỚI THIỆU VỀ KHUNG LÝ THUYẾT CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 7

1.1.1 Khái quát về hệ thống kiểm soát nội bộ 7

1.1.2 Báo cáo của COSO 1992 và 2013 9

1.2 TÍNH HỮU HIỆU CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP DỊCH VỤ KHÁCH SẠN 24

1.2.1 Khái quát chung về tính hữu hiệu 24

1.2.2 Đánh giá tính hữu hiệu các thành phần của hệ thống KSNB 25

1.2.3 Đánh giá mức độ đạt được mục tiêu của hệ thống KSNB 29

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 31

CHƯƠNG 2 ĐÁNH GIÁ TÍNH HỮU HIỆU CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI KHÁCH SẠN AVATAR ĐÀ NẴNG 32

2.1 TỔNG QUAN VỀ KHÁCH SẠN AVATAR ĐÀ NẴNG 32

2.1.1 Đặc điểm tổ chức kinh doanh của khách sạn 32

2.1.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý 33

2.2.1 Đánh giá tính hữu hiệu của môi trường kiểm soát 37

2.2.2 Đánh giá tính hữu hiệu trong công tác đánh giá rủi ro 43

2.2.3 Đánh giá tính hữu hiệu trong hoạt động kiểm soát 45

2.2.4 Đánh giá tính hữu hiệu của thông tin và truyền thông 59

2.2.5 Đánh giá tính hữu hiệu của công tác giám sát 62

2.3 ĐÁNH GIÁ MỨC ĐỘ ĐẠT MỤC TIÊU CỦA HỆ THỐNG KSNB 64

2.3.1 Mục tiêu hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động 64

2.3.2 Mục tiêu về tính tin cậy BCTC 68

2.3.3 Mục tiêu về tuân thủ pháp luật 69

2.4 KẾT LUẬN CHUNG VỀ TÍNH HỮU HIỆU HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI KHÁCH SẠN AVATAR ĐÀ NẴNG 70

2.4.1 Ưu điểm của hệ thống kiểm soát nội bộ tại khách sạn 70

2.4.2 Tồn tại của hệ thống kiểm soát nội bộ trong khách sạn 71

CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP NÂNG CAO TÍNH HỮU HIỆU CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI KHÁCH SẠN AVATAR ĐÀ NẴNG 75 3.1 THIẾT LẬP MỤC TIÊU KIỂM SOÁT 75

3.2 CỦNG CỐ, HOÀN THIỆN MÔI TRƯỜNG KIỂM SOÁT 77

3.3 CHÚ TRỌNG CÔNG TÁC ĐÁNH GIÁ RỦI RO 78

3.4 THAY ĐỔI, HOÀN THIỆN CÁC HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT 79

3.5 CHÚ TRỌNG TỚI HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG, GIÁM SÁT 83

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 86

KẾT LUẬN 87

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

NHẬN XÉT CỦA PHẢN BIỆN 1

NHẬN XÉT CỦA PHẢN BIỆN 2

BẢN GIẢI TRÌNH CHỈNH SỬA LUẬN VĂN

BGĐ Ban giám đốc

COSO Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về

chống gian lận khi lập báo cáo tài chính

Số hiệu bảng Tên bảng Trang

2.1 Các chỉ mục khảo sát môi trường kiểm soát 372.2 Các nội dung kiểm soát quá trình mua hàng 532.3 Các chỉ mục khảo sát thông tin và truyền thông 59

sơ đồ

2.1 Mô hình bộ máy tổ chức Khách sạn Avatar Đà

2.3 Quy trình doanh thu bộ phận nhà hàng 502.4 Mối quan hệ giữa tiền và các nghiệp vụ khác 56

2.7 Tỷ lệ doanh thu các hoạt động chính năm

2.8 Biến động doanh thu từ 2015 - 2017 67

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Môi trường kinh doanh đối với các doanh nghiệp luôn biến đổi và pháttriển liên tục điều đó dẫn tới các thách thức, rủi ro mà mỗi doanh nghiệp phảiđối mặt trong lĩnh vực hoạt động của họ Để doanh nghiệp có thể phát triểnmột cách mạnh mẽ, đạt được các mục tiêu kinh doanh đã đề ra thì hệ thốngkiểm soát nội bộ hữu hiệu được coi là một phần thiết yếu của công tác quản lýtrong doanh nghiệp Những điểm yếu tồn tại trong hệ thống KSNB sẽ gây tổnthất cho doanh nghiệp về khía cạnh hoạt động và ngăn cản doanh nghiệp đạtđược nhiệm vụ, mục tiêu của mình Hệ thống KSNB doanh nghiệp không chỉ

là các tài liệu hướng dẫn quy trình mà nhân sự ở mọi cấp của tổ chức cũngcần phải tham gia thực hiện thì mới có thể đạt được tính hữu hiệu Đó là mộtquá trình được thiết kế chặt chẽ, một phương tiện để đạt được mục đích,nhưng nó không dừng lại ở đó vì phải đưa ra sự đảm bảo hợp lý về việc cầnphải đạt được các mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp

Cùng với sự phát triển du lịch mạnh mẽ trong cả nước đi kèm thị trườngkinh doanh dịch vụ khách sạn ngày càng phát triển, thị trường kinh doanhkhách sạn tại Đà Nẵng cũng đang trên đà tăng trưởng mạnh chiếm một vị tríquan trọng, không thể thiếu trong sự phát triển du lịch của thành phố Trongcác đơn vị kinh doanh khách sạn hoạt động của họ không đơn thuần chỉ làkinh doanh phòng lưu trú và ăn uống mà còn mở rộng ra nhiều các hoạt độngkhác như dịch vụ spa, tổ chức hội thảo, sự kiện, dịch vụ đưa đón khách và cácdịch vụ vui chơi giải trí khác Mỗi đơn vị đều không ngừng nâng cao chấtlượng dịch vụ của mình, đa dạng hoá các sản phẩm dịch vụ cung cấp chokhách hàng nên các hoạt động này diễn ra thường xuyên và liên tục rất dễ xảy

ra các sai sót gian lận Chính vì vậy việc xây dựng hệ thống KSNB hữu hiệuđang trở thành nhu cầu cấp thiết, một công cụ tối ưu để đảm bảo sự an toàn

cho nguồn vốn đầu tư, xác định hiệu quả điều hành của ban quản lý khách sạncũng như kịp thời nắm bắt hiệu quả hoạt động của khách sạn

Khách sạn Avatar Đà Nẵng là một trong những khách sạn đang hoạtđộng trong ngành dịch vụ lưu trú cạnh tranh ngày càng khốc liệt tại Đà Nẵng.Điều đó đòi hỏi khách sạn phải có một hệ thống KSNB hữu hiệu mới có thểđứng vững trên thị trường hiện nay

Nhận thấy tầm quan trọng của vấn đề này, em đã chọn đề tài “Đánh giátính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ tại khách sạn Avatar Đà Nẵng”làm luận văn tốt nghiệp của mình

2 Mục đích nghiên cứu

Trên cơ sở khung lý thuyết của COSO về tính hữu hiệu của hệ thốngKSNB, luận văn nhằm mục tiêu đánh giá tính hữu hiệu của hệ thống KSNBtại khách sạn Avatar Đà Nẵng Từ những đánh giá đó tác giả đề xuất một sốgiải pháp nhằm nâng cao tính hữu hiệu của hệ thống KSNB tại Khách sạn

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: hoạt động kiểm soát liên quan đến kinh doanh lưutrú và kinh doanh khác tại khách sạn Avatar Đà nẵng

Phạm vi nghiên cứu: tại khách sạn Avatar Đà Nẵng

4 Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp nghiên cứu tình huống được sử dụng cơ bản để giải quyếtcác mục tiêu trên Trên cơ sở khung lý thuyết về hệ thống KSNB theo COSO

2013, luận văn rà soát lại mục tiêu kiểm soát cùng với các thành phần của hệthống KSNB để đạt được mục tiêu trên Phương pháp đánh giá tính hữu hiệutiến hành như sau:

- Sử dụng các câu hỏi khảo sát để kiểm tra có sự tồn tại của các thànhphần kiểm soát nội bộ tại Khách sạn Avatar Đà Nẵng

- Nếu một đặc điểm nào đó trong các thành phần kiểm soát tồn tại thì

tiếp tục khai thác dữ liệu thông qua các qui trình, các qui định trong công táckiểm soát để đánh giá sự hữu hiệu của thành phần đó trong thực tế Phươngpháp chuyên gia được sử dụng để đánh giá mức độ hữu hiệu.

5 Bố cục đề tài

Ngoài phần Mở đầu và Kết luận, luận văn gồm có 3 chương

Chương I: Cơ sở lý luận về đánh giá tính hữu hiệu của hệ thống kiểmsoát nội bộ trong doanh nghiệp dịch vụ khách sạn

Chương II: Đánh giá tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ tại

khách sạn Avatar Đà Nẵng

Chương III: Giải pháp nâng cao tính hữu hiệu của hệ tống kiểm soát nội

bộ tại khách sạn Avatar Đà Nẵng

6 Tổng quan về tài liệu nghiên cứu

6.1 Các nghiên cứu công bố ở nước ngoài

Addey Josephine Nana Ama (2012), nghiên cứu này nhằm đánh giá tínhhữu hiệu của hệ thống KSNB trong các ngành công nghiệp dịch vụ điển hìnhtại khách sạn Mac Dic Royal Plaza và các khách sạn Capital view ởKoforidua Nghiên cứu này được thực hiện trên 40 mẫu được chọn ở kháchsạn Mac Dic Royal và 60 mẫu chọn ở khách sạn Capital view Các phát hiệncủa phân tích dữ liệu cho thấy phần lớn số người được hỏi không chắc chắnrằng liệu các tổ chức đã có cập nhật chính sách kế toán và hướng dẫn thủ tụchay không Nghiên cứu cho ta thấy đa số người được hỏi (47,8%) đã bảo đảmrằng tổ chức có một sơ đồ tổ chức xác định rõ ràng quyền hạn và trách nhiệm.Nghiên cứu cũng đã xác định một hệ thống KSNB hữu hiệu có phải là kết quảnghiên cứu từ việc đánh giá năm thành phần - Môi trường kiểm soát, đánh giárủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, và giám sát – từ đóhoàn thành được các mục tiêu của đơn vị

Mesfin Yemer and Firew Chekol (2017), nghiên cứu được thiết kế để

điều tra ảnh hưởng của hệ thống kiểm soát nội bộ đến doanh thu của cáckhách sạn ở Bahir Dar và Gondar Cities, Ethiopia Nghiên cứu gồm có 30khách sạn từ hai thành phố này để điều tra mối quan hệ và hiệu quả của môitrường kiểm soát, đánh giá rủi ro, kiểm soát hoạt động, hệ thống thông tin vàtruyền thông, và giám sát hoạt động về doanh thu của khách sạn thông qua

mô hình hồi quy logistic Nghiên cứu cho thấy rằng không phải tất cả cácthành phần kiểm soát nội bộ đều có tác động tích cực đáng kể đối với việctăng doanh thu của khách sạn Tuy nhiên, nghiên cứu cho thấy hoạt độngkiểm soát, thông tin và truyền thông và giám sát kiểm soát nội bộ là nhữngyếu tố dự báo về doanh thu của khách sạn

Các nghiên cứu ngoài nước đã cho chúng ta thấy được tầm quan trọngcủa hệ thống KSNB trong các doanh nghiệp như thế nào Và các nhân tốtrong hệ thống tác động đến tính hữu hiệu của hệ thống KSNB ra sao

6.2 Các nghiên cứu công bố trong nước

Theo tìm hiểu và thống kê của tác giả thì hiện nay có khá nhiều cácnghiên cứu trong nước nghiên cứu về hệ thống KSNB trong nhiều lĩnh vực,doanh nghiệp khác nhau như: KSNB ngân hàng (Phạm Thị Mỹ Ly, 2012; NgôThị Hoàng Diệu, 2013), DN ngành điện (Đỗ Thị Ngọc Diệp, 2013) DNThương mại (Lê thị Thanh Huyền, 2013; Nguyễn Thị Phương Mai, 2013),

DN xây dựng (Trần Thị Thu Lệ, 2013), ….Tuy nhiên tác giả nhận thấy mảng

đề tài KSNB ngành du lịch, khách sạn chưa được khai thác nhiều trong khingành du lịch đang là ngành phát triển rất mạnh mẽ tại Việt Nam cũng như tạithành phố Đà Nẵng Sau đây tác giả xin trình bày một số nghiên cứu liên quantới ngành du lịch

Trần Thị Bích Duyên (2014), tác giả sử dụng báo cáo COSO 2013 làm

cơ sở nền tảng lý thuyết cho nghiên cứu của mình Luận văn tập trung vàoviệc đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh

Bình Định Tác giả sử dụng kết quả của 97 công ty phản hồi trên 133 công tygửi phiếu điều tra Việc khảo sát được tiến hành thông qua bảng câu hỏi gửitrực tiếp tới những người có liên quan từ đó sử dụng cả hai phương pháp địnhtính và định lượng để tiến hành đánh giá tính hữu hiệu của KSNB và đưa ramột số giải pháp nhằm hoàn thiện Tuy nhiên bài nghiên cứu còn một số hạnchế như: chỉ nghiên cứu ở tỉnh Bình Định, một tỉnh thành chưa phát triểnmạnh về du lịch như Nha Trang hay Đà Nẵng và khó khăn của việc thu thập

dữ liệu tại các DN Vì các vấn đề như bảo mật và sự thờ ơ của một bộ phậnnhững người được phỏng vấn và trả lời ảnh hưởng đến kết quả của nghiêncứu

Huỳnh Văn Bình (2011), mục tiêu của bài là nắm được cơ bản thực trạng

kế toán quản trị, xem xét vai trò hữu hiệu của công cụ quản lý kế toán quản trịđược áp dụng và phát huy như thế nào trong các khách sạn tại ĐN Tác giảkhảo sát, đánh giá dựa trên mẫu 40 khách sạn từ quy mô nhỏ tới quy mô lớnrút ra được thực trạng hệ thống kế toán quản trị và đưa ra một số giải phápnâng cao hiệu quả kế toán quản trị tại các khách sạn Bài nghiên cứu có một

số hạn chế như do vấn đề bảo mật mà kế toán trưởng hay các phụ trách kếtoán chưa trả lời trung thực tình hình kế toán quản trị tại đơn vị mình vànghiên cứu này được thực hiện trên các quy mô khách sạn khác nhau dẫn tới

sự đánh giá tổng quan chưa chuẩn xác vì mỗi quy mô hoạt động có mức độyêu cầu hoàn toàn khác nhau

Tổng quan về những đề tài nghiên cứu trước đây đã cho chúng ta thấyvấn đề KSNB trong các ngành dịch vụ cần được quan tâm nhiều hơn Bởi lẽngành du lịch là một loại hình kinh doanh dịch vụ đang phát triển mạnh mẽchiếm tỷ trọng ngày càng cao trong sự phát triển kinh tế tại Việt Nam Cácnghiên cứu trước đây cũng chưa chỉ ra là hệ thống KSNB có hữu hiệu haykhông? Hay các vấn đề về mục tiêu kiểm soát cũng chưa đề cập đến rõ ràng

Đây là một điểm mà cần phải tiếp tục làm rõ trong các tình huống cụ thể đểnâng cao năng lực quản trị tại các doanh nghiệp, cụ thể là tại các khách sạn.

Đó còn là công cụ để người quản lý biết cách vận hành tổ chức của mình mộtcách tốt nhất

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TÍNH HỮU HIỆU CỦA

HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 GIỚI THIỆU VỀ KHUNG LÝ THUYẾT CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

1.1.1 Khái quát về hệ thống kiểm soát nội bộ

a Định nghĩa

Trong mỗi doanh nghiệp đều có hệ thống kiểm soát riêng biệt của mình

và định nghĩa về hệ thống kiểm soát nội bộ trong mỗi doanh nghiệp cũngđược hiểu theo nhiều cách khác nhau Dưới đây là một số định nghĩa theoquan điểm các tổ chức, chuẩn mực:

Theo quan điểm của chuẩn mực kiểm toán Việt Nam - Chuẩn mực số

400(4) Hệ thống kiểm soát nội bộ là các qui định và các thủ tục kiểm soát dođơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm bảo đảm cho đơn vị tuânthủ pháp luật và các qui định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiệngian lận, sai sót; để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ,quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị Hệ thống kiểm soát nội bộbao gồm môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát.Theo quan điểm của Liên đoàn kế toán quốc tế (IAFC): Hệ thống kiểmsoát nội bộ là kế hoạch của đơn vị và toàn bộ các phương pháp, các bướccông việc mà các nhà quản lý doanh nghiệp tuân theo Hệ thống Kiểm soátnội bộ trợ giúp cho các nhà quản lý đạt được mục tiêu một cách chắc chắntheo trình tự và kinh doanh có hiệu quả kể cả việc tôn trọng các quy chế quảnlý; giữ an toàn tài sản, ngăn chặn, phát hiện sai phạm và gian lận; ghi chép kếtoán đầy đủ, chính xác, lập báo cáo tài chính kịp thời, đáng tin cậy

Và định nghĩa được phát triển một cách toàn diện và được chấp nhậnrộng rãi nhất hiện nay là theo khuôn khổ COSO 2013 Theo COSO 2013

“Kiểm soát nội bộ là một tiến trình được thiết lập và vận hành bởi hội đồngquản trị, ban quản lý và các nhân sự khác, được thiết kế để đem lại một sựđảm bảo hợp lý đối với việc đạt được các mục tiêu hoạt động, mục tiêu báocáo và sự tuân thủ đối với các luật và quy định liên quan”

Mặc dù có nhiều định nghĩa khác nhau, tuy nhiên khi nhắc tới KSNB là

đề cập tới các vấn đề chính như sau:

+ Kiểm soát nội bộ là một quá trình: KSNB ko chỉ là một vụ việc haytình huống cụ thể mà nó là một tiến trình linh hoạt lặp đi lặp lại, bao gồm cáchoạt động song hành cùng các hoạt động của doanh nghiệp và nằm trong cáchthức NQL điều hành doanh nghiệp

+ Kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành bởi con người: Nhữngquy định thủ tục KSNB được thiết kế và thực hiện bởi hội đồng quản trị, nhàquản lý và các cá nhân khác của tổ chức thông qua hành động và lời nói Cácquy định, thủ tục và con người đều có tác động qua lại với nhau hướng tới cácmục tiêu đã định Mỗi con người đều có khả năng và tư duy khác nhau tuynhiên KSNB sẽ tạo ra ý thức kiểm soát đối họ và hướng các hoạt động của họđến mục tiêu chung của tổ chức

+ Kiểm soát nội bộ cung cấp sự đảm bảo ở mức độ hợp lý: một hệ thốngKSNB hữu hiệu cung cấp một sự đảm bảo ở mức độ hợp lý (không phải tuyệtđối) đối với việc đạt được các mục tiêu của tổ chức Do tính hữu hiệu của hệthống KSNB bị giới hạn bởi yếu tố con người và sự giới hạn của nguồn lực.Mỗi con người có năng lực, trình độ, kinh nghiệm, sức khoẻ, tuổi tác khácnhau các yếu tố này khi bị thay đổi hay ảnh hưởng đều dễ phát sinh các saisót, hoặc sự lạm quyền dẫn tới các sai phạm Nguồn lực giới hạn có thể làmcho KSNB chưa được đầu tư một cách đầy đủ

b Tầm quan trọng

Qua định nghĩa ở phần trên ta thấy hệ thống kiểm soát nội bộ đối với

doanh nghiệp là vô cùng quan trọng Như vậy một hệ thống KSNB vữngmạnh sẽ mang lại nhiều lợi ích cho đơn vị

KSNB Giúp DN bảo vệ được thông tin và tài sản của đơn vị mình;

Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt độngcủa tổ chức cũng như các quy định của pháp luật Giúp DN giảm bớt các rủi

ro khi nhân viên không tuân thủ chính sách, quy trình của đơn vị Hay sự lạmquyền của NQL gây tổn thất cho đơn vị

Giúp DN ngăn chặn, phát hiện và xử lý các vi phạm, gian lận trong hoạtđộng sản xuất, kinh doanh do bên thứ ba hoặc nhân viên trong công ty gây ra;KSNB tạo ra quy trình kiểm soát hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp giảm chiphí hoạt động và các chi phí sửa chữa sai sót không đáng có;

Đảm bảo tính chính xác số liệu kế toán, BCTC Nâng cao tính minh bạchcủa DN; Đảm bảo sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đề ra.Như vậy một HTKSNB vững mạnh là điều kiện tiên quyết để đảm bảodoanh nghiệp phát triển bền vững và thành công hơn trong tương lai

1.1.2 Báo cáo của COSO 1992 và 2013

a Báo cáo COSO 1992

Báo cáo COSO 1992 được xem như là tài liệu đầu tiên trên thế giới đưa

ra khuôn mẫu lý thuyết về KSNB một cách đầy đủ và có hệ thống Khuôn khổCOSO hướng đến tạo lập một khuôn khổ để giúp ban quản lý có thể kiểm soát

tổ chức một cách tốt hơn đồng thời giúp cho hội đồng quản trị có thêm khảnăng để giám sát kiểm soát nội bộ của tổ chức

Báo cáo COSO 1992 bao gồm bốn phần saụ(10)

Phần 1: Tóm tắt dành cho nhà quản lý - Phần này cung cấp một cái nhìntổng quát về KSNB ở mức độ cao dành riêng cho các nhà quản lý, giám đốcđiều hành, ban giám đốc, các nghị sĩ và cơ quan quản lý nhà nước

Phần 2: Khuôn khổ chung của KSNB - Đây là phần cơ bản nhất của Báocáo COSO, trong đó có định nghĩa về KSNB, mô tả các bộ phận hợp thànhcủa KSNB, đưa ra các tiêu chí giúp ban giám đốc, nhà quản lý và các đốitượng khác đánh giá HTKSNB

Phần 3: Báo cáo cho đối tượng bên ngoài - Đây là tài liệu bổ sung, cungcấp hướng dẫn cho các tổ chức cách thức báo cáo cho các đối tượng bênngoài về HTKSNB cho mục tiêu báo cáo tài chính

Phần 4: Công cụ đánh giá hệ thống KSNB - Đưa ra các hướng dẫn, gợi ýrất thiết thực cho việc đánh giá HTKSNB

b Báo cáo COSO 2013

Báo cáo COSO 1992 sau khi ban hành đã được sử dụng rộng rãi trêntoàn thế giới, tuy nhiên trong khoảng thời gian từ năm 1992 tới 2013, quátrình toàn cầu hoá diễn ra trên diện rộng khiến các mô hình kinh doanh thayđổi đáng kể, tính phức tạp và tốc độ luân chuyển vốn nhanh hơn, hơn thế nữacông nghệ thông tin đã có những sự thay đổi vượt bậc dẫn đến môi trườngkinh doanh và môi trường hoạt động cũng có những thay đổi mạnh mẽ Do đóCOSO 2013 ra đời bổ sung, hoàn thiện các yếu kém của COSO 1992 và cậpnhật những tình huống thay đổi cho phù hợp với thực tiễn COSO năm 2013

đã tiến hành mở rộng các mục tiêu hoạt động và mục tiêu báo cáo, làm sáng

tỏ các yêu cầu, áp dụng các nguyên tắc nhằm xây dựng KSNB hữu hiệu

Báo cáo COSO 2013 bao gồm bốn phần: tóm tắt cho nhà điều hành,khuôn mẫu KSNB và Phụ Lục, Công cụ đánh giá sự hữu hiệu của KSNB vàKSNB cho việc lập báo cáo tài chính cho bên ngoài

Trong nội dung của Báo cáo COSO 2013(11) nội dung vẫn được giữnguyên là định nghĩa KSNB và năm bộ phận cấu thành của KSNB Tuy nhiênnội dung chi tiết trong các thành phần có một số thay đổi cho phù hợp với môitrường kinh doanh hiện tại, đặc biệt là sự phụ hợp với hệ thống thông tin đã

phát triển vượt bậc Các nội dung căn bản của năm bộ phận cấu thành đượctổng hợp thành 17 nguyên tắc giúp các nhà quản lý dễ dàng hơn trong việcthiết lập hệ thống KSNB(5) Năm bộ phận cấu thành bao gồm:

Môi trường kiểm soát soát là một tập hợp các chuẩn mực, các quy trình

và các cấu trúc tạo lập cơ sở cho sự vận hành kiểm soát nội bộ trong tổ chức.Môi trường kiểm soát có tác động lên toàn bộ hệ thống kiểm soát nội bộ của

tổ chức, là nền tảng cho bốn bộ phận còn lại của hệ thống KSNB để xây dựngnhững nguyên tắc và cơ cấu hoạt động cho phù hợp Môi trường kiểm soátbao gồm 5 nguyên tắc và các thuộc tính có liên quan:

Nguyên tắc 1: Chứng tỏ cam kết về tính trung thực và các giá trị đạo

đức - Đơn vị phải chứng tỏ sự cam kết về tính trung thực và giá trị đạo đức.Bao gồm các thuộc tính:

- Thiết lập phong cách điều hành của nhà quản trị ngay từ đầu và trongsuốt quá trình quản lý HĐQT và NQL các cấp trong đơn vị cần thiết lập vàthể được thông điệp kỳ vọng, cam kết thông qua các chỉ thị hành động, hành

vi nhấn mạnh được tầm quan trọng của tính chính trực và các giá trị đạo đức

đễ hỗ trợ các chức năng của hệ thống KSNB;

- Xây dựng các tiêu chuẩn đạo đức: Những kỳ vọng của BGĐ và NQLcấp cao liên quan đến tính trung thực và các giá trị đạo đức được thể hiệntrong các tiêu chuẩn đạo đức và được hiểu bởi mọi thành viên của tổ chức;

- Đánh giá tính tuân thủ các tiêu chuẩn đạo đức: Các quy trình được thiếtlập ra nhằm đánh giá việc thực hiện của các cá nhân, các nhóm theo tiêuchuẩn đạo đức của đơn vị;

- Xử lý các sai phạm đối với các tiêu chuẩn đạo đức một cách kịp thời:Các sai lệch so với tiêu chuẩn cần được khắc phục, xử lý một cách kịch thời,tập trung, minh bạch, công bằng và nhất quán

Trong nguyên tắc này sự cam kết được thể hiện thông qua việc người

quản lý thiết lập các chuẩn mực đạo đức, giám sát sự tuân thủ và đưa ra cácbiện pháp chấn chỉnh kịp thời về những hành vi vi phạm Bên cạnh đó, nhàquản lý cũng nên làm gương cho cấp dưới về việc tuân thủ các chuẩn mựcđạo đức như vậy mới đảm bảo các cam kết được mọi người tuân theo.

Nguyên tắc 2: Trách nhiệm giám sát việc thiết kế và vận hành hệ thống

KSNB - HĐQT phải chứng tỏ sự độc lập với nhà quản lý và đảm nhiệm chứcnăng giám sát việc thiết kế và vận hành hệ thống KSNB Bao gồm các thuộctính sau:

- HĐQT phải thực hiện chức năng giám sát của mình đối với quá trìnhquản lý và điều hành tổ chức hàng ngày do NQL thực hiện, bao gồm cả giámsát NQL trong việc thiết lập và vận hành hệ thống KSNB;

- HĐQT xác định và đánh giá định kỳ những kiến thức và kỹ năng cầnthiết giữa các thành viên của mình và có những hành động tương xứng cầnthiết

- HĐQT phải có đủ các thành viên hoạt động độc lập và thể hiện đượctính khách quan

Trên cơ sở đảm bảo được sự độc lập và năng lực, HĐQT thực hiện chứcnăng giám sát đối với quá trình thiết lập và vận hành hệ thống KSNB đượcthể thông qua:

+ Môi trường kiểm soát: HĐQT xem xét sự hợp lý của việc thiết lập, sắpxếp cơ cấu tổ chức, phân cấp quản lý, việc giao quyền hạn và trách nhiệm choNQL các cấp, cũng như việc phân bổ các nguồn lực có phù hợp, tạp điều kiệncho NQL thực thi tốt các trách nhiệm quản lý, điều hành và KSNB HĐQTthực hiện quá trình theo dõi và đánh giá phẩm chất, năng lực của NQL nhằmđảm bảo các vị trí quản lý có đầy đủ phẩm chất là năng lực cần thiết;

+ Đánh giá rủi ro: HĐQT cần giám sát việc đánh giá rủi ro của NQLtrong việc đạt được các mục tiêu Các rủi ro từ các yếu tố tiền tàng của các

thay đồi đáng kể bên trong và bên ngoài, rủi ro do gian lận và sai phạm, hoặccác rủi ro do NQL không khống chế được trong hệ thống KSNB

+ Hoạt động kiểm soát: HĐQT cần giám sát NQL ở các cấp trong việcthực hiện các chính sách và hoạt động kiểm soát đã được thiết lập

+ Thông tin và truyền thông: HĐQT cần phân tích và thảo luận với NQL

về các thông tin và truyền đạt thông tin liên quan đến việc đạt được mục tiêucủa đơn vị

+ Hoạt động giám sát: HĐQT cần đánh giá bản chất và phạm vi các hoạtđộng giám sát nói chung của đơn vị Họ cũng cần giám sát các đánh giá củaNQL và các biện pháp do NQL thiết lập

Nguyên tắc 3: Thiết lập cơ cấu tổ chức, quyền hạn và trách nhiệm

-NQL dưới sự giám sát của HĐQT cần thiết lập cơ cấu tổ chức, các loại báocáo, phân định trách nhiệm và quyền hạn nhằm đạt được mục tiêu của đơn vị NQL cần thiết kế và đánh giá các dòng báo cáo cho mỗi cấu trúc tổ chức

để cho phép thực hiện các quyền và trách nhiệm, lưu chuyển thông tin đểquản lý các hoạt động của đơn vị

Cơ cấu tổ chức trong đơn vị cần phù hợp với đặc điểm của đơn vị (trong

đó gồm việc mô tả phân chia quyền hạn trách nhiệm giữa các bộ phận trongđơn vị), thiết lập các loại và cách thức báo cáo (gồm cả việc truyền thông),quy định về trách nhiệm quyền hạn của từng cấp

Nguyên tắc 4: Thể hiện cam kết về năng lực - Đơn vị phải chứng tỏ sự

cam kết về việc sử dụng nhân viên có năng lực thông qua tuyển dụng, duy trì

và phát triển nguồn nhân lực phù hợp với mục tiêu của đơn vị Bao gồm cácthuộc tính:

- Thiết lập chính sách nhân sự và áp dụng vào thực tiễn: các chính sách

là nền tảng cho việc xác định năng lực cần thiết trong tổ chức, là cơ sở chocác thủ tục chi tiết hơn cho việc đánh giá kết quả hoạt động và xác định các

biện pháp khắc phục các yếu kém khi cần thiết.

- Thu hút, đào tạo và giữ chân nhân viên: đơn vị cần thiết lập quá trìnhđào tạo cần thiết để thu hút và giữ chân nhân viên có năng lực làm việc lâudài;

- Đánh giá năng lực và báo cáo những thiếu sót: HĐQT và NQL đánh giánăng lực của cán bộ và nhân viên trong các cấp của hệ thống quản lý dựa trêncác yêu cầu năng lực trong chính sách nhân sự

Như vậy, NQL cần xây dựng và công bố các chính sách và thủ tục vềviệc tuyển dụng, huấn luyện, phát triển nhân viên trong đơn vị NQL cũng cầnđánh giá định kỳ về năng lực của nhân viên, thông qua các bộ phận bên trongđơn vị hoặc thông qua tổ chức, cá nhân bên ngoài đơn vị

Nguyên tắc 5: Trách nhiệm thực hiện - Đơn vị cần yêu cầu các cá nhân

chịu trách nhiệm báo cáo về trách nhiệm của họ trong việc đáp ứng các mụctiêu của tổ chức Bao gồm các thuộc tính:

- Thực thi trách nhiệm thông qua cơ cấu tổ chức, quyền hạn và tráchnhiệm: HĐQT và NQL thiết lập các cơ chế rõ ràng để các cá nhân chịu tráchnhiệm về việc thực hiện các trách nhiệm KSNB trong quá trình thực hiện cácmục tiêu của tổ chức và thực hiện các hành động khắc phục khi cần thiết

- HĐQT và NQL thiết lập các biện pháp đo lường hiệu quả công việc,khuyến khích và khen thưởng khác công bằng, thích đáng và kịp thời vớitrách nhiệm ở tất cả các cấp của tổ chức, phản ánh quy mô phù hợp về hiệusuất và tiêu chuẩn dự kiến của các hành động và xem xét đạt được mục tiêutrong cả ngắn hạn và dài hạn

- HĐQT và NQL đánh giá và điều chỉnh áp lực liên quan đến việc đạtđược các mục tiêu như họ phân công trách nhiệm, phát triển các biện pháp đolường và đánh giá hiệu suất công việc

- Đánh giá hiệu quả và khen thưởng hoặc kỷluật nhân viên: HĐQT và

NQL đánh giá thành tích dựa vào mức độ hoàn thành các chỉ tiêu hoạt độngđược giao cùng với việc thực hiện các trách nhiệm KSNB và sự tuân thủ cácchuẩn mực hành vi.

Để thực hiện được điều này, HĐQT và NQL cần thiết lập cơ chế báocáo, trong đó cần có các quy định trách nhiệm của từng cá nhân, bộ phậntrong việc báo cáo về kết quả hoạt động và đưa ra các biện pháp sửa đổi phùhợp NQL phải thiết lập các biện pháp đánh giá kết quả ở các cấp khác nhautrong đơn vị

Đánh giá rủi ro là là quá trình nhà quản lý dựa trên mục tiêu đã xác định

để nhận biết và phân tích các rủi ro có thể phát sinh trong các hoạt động làmcho các mục tiêu của đơn vị có thể không đạt được, từ đó có các biện phápnhằm hạn chế rủi ro ở mức có thể chấp nhận được Điều kiện tiên quyết để cóthể đánh giá rủi ro là đơn vị cần thiết lập mục tiêu Các mục tiêu phải đượcthiết lập ở các mức độ khác nhau và phải nhất quán Đánh giá rủi ro bao gồm

4 nguyên tắc:

Nguyên tắc 6: Xác định mục tiêu phù hợp - Đơn vị phải thiết lập mục

tiêu rõ ràng và đầy đủ để giúp có thể nhận diện và đánh giá rủi ro phát sinhtrong việc đạt được mục tiêu của đơn vị Các thuộc tính liên quan tới nguyêntắc này được quy định cho từng loại mục tiêu:

- Mục tiêu hoạt động:

+ NQL xem xét mức độ chấp nhận được sự thay đổi mục tiêu hoạt động

ở mỗi thời kỳ cho phù hợp với mô hình hoạt động, thực trạng ngành hay kếtquả trong quá khứ

+Bao gồm các mục tiêu hoạt động và mục tiêu tài chính: Đơn vị phảnánh mức độ mong muốn của các hoạt động và hiệu quả tài chính trong mụctiêu hoạt động

+ Đơn vị sử dụng các mục tiêu hoạt động như một cơ sở cho việc phân

bổ nguồn lực cần thiết để đạt được các mục tiêu hoạt động và mục tiêu tàichính.

- Mục tiêu báo cáo:

có thể chấp nhận được

+ Mục tiêu báo cáo phi tài chính:

•NQL phản ánh yêu cầu về độ chính xác và phải phù hợp với nhu cầucủa người sử dụng và dựa trên các tiêu chí thiết lập bởi bên thứ ba trong báocáo phi tài chính

•Phù hợp với tiêu chuẩn và khuôn khổ thiết lập bên ngoài – NQL thiếtlập các mục tiêu phù hợp với các tiêu chuẩn và khuôn khổ của các cơ quanquản lý có liên quan

+ Các mục tiêu BCTC và phi tài chính nội bộ:

•Báo cáo nội bộ phản ánh yêu cầu của HĐQT và NQL Báo cáo nộibộcung cấp cho NQL những thông tin chính xác và đầy đủvềsựlựa chọn củaNQL và các thông tin cần thiết trong việc quản lý tổchức;

•Xem xét các yêu cầu mức độ chính xác của thông tin: NQL phản ánhyêu cầu về độ chính xác và độ chính xác phải phù hợp với nhu cầu của người

sử dụng về mục tiêu báo cáo phi tài chính và tính trọng yếu trong mục tiêuBCTC

- Mục tiêu tuân thủ

+ Xem xét khả năng đối phó với các rủi ro có thể xảy ra: NQL xem xétmức độ chấp nhận được sự thay đổi liên quan đến việc đạt được các mục tiêuphù hợp

+ Phản ánh các quy định của Nhà nước: Pháp luật và các quy định thiếtlập các tiêu chuẩn tối thiểu của hành vi mà các đơn vị thực hiện phù hợp vớicác mục tiêu đặt ra

Nguyên tắc 7: Nhận diện và phân tích rủi ro - Đơn vị phải nhận diện rủi

ro trong việc đạt được mục tiêu đơn vị, tiến hành phân tích rủi ro để xác địnhcác rủi ro cần được quản trị Bao gồm các thuộc tính:

+ Tổ chức đặt ra các cơ chế đánh giá rủi ro trong toàn đơn vị, liên quanđến các cấp độ quản lý thích hợp

+ Nhận diện rủi ro cần tiến hành xem xét cả yếu tố bên trong và bênngoài tác động đến việc đạt được các mục tiêu

+ Nhận diện rủi ro được phân tích thông qua quá trình bao gồm ước tínhtầm quan trọng của các rủi ro tiềm tàng

+ Đánh giá rủi ro bao gồm việc xem xét cách thức rủi ro cần được quản

lý như đơn vị có nên chấp nhận, né tránh, giảm thiểu hay chia sẻ rủi ro

Như vậy, đơn vị phải nhận diện và đánh giá các rủi ro ở cấp độ đơn vị, ởtừng bộ phận, từng chức năng Các rủi ro sau khi nhận diện cần được phântích để đưa ra các biện pháp đối phó rủi ro thích hợp

Nguyên tắc 8: Đánh giá rủi ro có gian lận - Đơn vị cần xem xét các loại

gian lận tiềm tàng khi đánh giá rủi ro không đạt mục tiêu của đơn vị Bao gồmmột số thuộc tính:

+ Việc đánh giá rủi ro gian lận NQL phải xem xét các loại gian lận khácnhau như tham nhũng, biển thủ tài sản, gian lận BCTC, dưới nhiều hình thứckhác nhau

+ Đánh giá của đơn vị tiến hành xem xét các yếu tố thúc đẩy gian lậnnhư động lực và áp lực, các cơ hội gian lận, thái độ và những lý do biện hộcho hành vi gian lận Áp lực thường xuất phát từ việc đơn vị thiết lập mụctiêu khá cao, khó có thể đạt được hay từ các áp lực cá nhân (khó khăn về kinhtế, ) Cơ hội để thực hiện thường do hệ thống KSNB yếu kém hoặc NQLkhống chế hệ thống KSNB.

Nguyên tắc 9: Đơn vị cần xác định và đánh giá những thay đổi của môi

trường ảnh hưởng đến hệ thống KSNB Các yếu tố cần đánh giá bao gồm:+ Những thay đổi của môi trường bên ngoài: Quá trình nhận diện rủi roxem xét những thay đổi từ các yếu tố bên ngoài có thể ảnh hưởng đáng kể tớikhả năng đạt được mục tiêu của đơn vị

+ Những thay đổi bên trong đơn vị: Đơn vị xem xét các tác động tiềmtàng của lĩnh vực kinh doanh mới, thay đổi đáng kể của ngành nghề kinhdoanh hiện có, tác động tới hệ thống KSNB Những thay đổi đó phụ thuộcvào vị trí địa lý, sự thay đổi của công nghệ và những thay đổi trong môitrường tự nhiên mà trong đó có hoạt động kinh doanh Hay những thay đổitrong bộ máy lãnh đạo của đơn vị đều ảnh hưởng tới hệ thống KSNB

Hoạt động kiểm soát là những chính sách và thủ tục được thực hiện đảm

bảo cho các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện hay các hành động cầnthiết để đối phó với rủi ro đe dọa đến việc đạt được mục tiêu của tổ chức.Hoạt động kiểm soát có ở tất cả các bộ phận và ở mọi cấp độ trong đơn vị.HĐKS bao gồm 3 nguyên tắc

Nguyên tắc 10: Đơn vị phải lựa chọn, thiết lập các hoạt động kiểm soát

để giảm thiểu rủi ro, đạt được mục tiêu của đơn vị ở mức độ có thể chấp nhậnđược

+ Sự gắn kết với đánh giá rủi ro: Các hoạt động kiểm soát được thiết lậplàm giảm thiểu các rủi ro ở mức chấp nhận được

+ Phù hợp với đặc thù kinh doanh của đơn vị: NQL xác định quy trìnhkinh doanh phù hợp với yêu cầu của các hoạt động kiểm soát.

+ Xem xét các yếu tố đặc trưng riêng của tổ chức: NQL xem xét cáchthức môi trường, độ phức tạp, tính chất và phạm vi hoạt động cũng như nhữngđặc trưng riêng của tổ chức, ảnh hưởng đến việc lựa chọn và phát triển cáchoạt động kiểm soát

+ Phù hợp với nguồn lực của tổ chức: Đơn vị cần tiến hành phân tích chiphí - lợi ích đối với từng phương án thiết lập hoạt động kiểm soát và lựa chọngiải pháp phù hợp, đảm bảo sự hợp lý và giảm rủi ro như kỳ vọng

Nguyên tắc 11: Đơn vị lựa chọn và phát triển các hoạt động kiểm soát

chung về công nghệ thông tin nhằm hỗ trợ cho việc đạt được các mục tiêu

-Xác định sự phụ thuộc giữa việc sử dụng công nghệ và kiểm soát chung

về công nghệ thông tin: NQL xác định sự phụ thuộc và liên kết giữa các quátrình kinh doanh, các hoạt động kiểm soát tự động và kiểm soát chung vềCNTT

-NQL lựa chọn và phát triển các hoạt động kiểm soát cơ sở hạ tầng côngnghệ, được thiết kế và thực hiện để giúp đảm bảo tính đầy đủ, tính chính xác

và tính đúng kỳ trong việc xử lý dữ liệu của các nghiệp vụ

-NQL lựa chọn và phát triển các hoạt động kiểm soát được thiết kế vàthực hiện để hạn chế quyền truy cập công nghệ cho người dùng có thẩmquyền tương xứng với trách nhiệm công việc của họ để bảo đảm chất lượngthông tin và tránh được các mối đe dọa bên ngoài

-NQL lựa chọn và phát triển các hoạt động kiểm soát trong việc chuyểngiao, phát triển và duy trì công nghệ và cơ sở hạ tầng để đạt được mục tiêuquản lý

Như vậy, NQL cần nghiên cứu mối liên hệ giữa đặc điểm chu trình kinhdoanh của đơn vị với đặc điểm xử lý thông tin để thiết lập các hoạt động kiểm

soát phù hợp (kiểm soát chung trong môi trường tin học, kiểm soát ứng dụng).Bên cạnh đó, để đảm bảo tính chính xác, đáng tin cậy của việc xử lý thông tin,cần lựa chọn và phát triển cơ sở hạ tầng thông tin thích hợp

Nguyên tắc 12: Đơn vị phải triển khai các hoạt động kiểm soát dựa trên

các chính sách đã được thiết lập và triển khai thành các thủ tục

-Thiết lập các chính sách và thủ tục để triển khai các chỉ thị của NQL:NQL thiết lập các hoạt động kiểm soát được xây dựng dựa trên quy trình kinhdoanh và công việc hằng ngày của nhân viên thông qua các chính sách thiếtlập những gì được mong đợi và các thủ tục phù hợp hành động quy định cụthể

-NQL thiết lập trách nhiệm và giải trình các hoạt động kiểm soát củađơn vị kinh doanh hoặc chức năng bao gồm cả những rủi ro liên quan tồn tại

hệ thống KSNB vận hành tốt, cần có các nhân viên có năng lực, thực hiện cácthủ tục kiểm soát một cách cẩn trọng, các nhân viên phải tuân thủ các thủ tụckiểm soát đã được thiết lập

Thông tin và truyền thông là điều kiện không thể thiếu trong việc thiết

lập, duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát trong đơn vị Thông tin cần thiếtcho việc tổ chức thực hiện KSNB để hỗ trợ cho các mục tiêu Truyền thôngdiễn ra bên trong lẫn bên ngoài đơn vị, cung cấp các thông tin cần thiết để

thực hiện KSNB hàng ngày Truyền thông giúp cho tất cả nhân viên có thểhiểu được trách nhiệm KSNB và tầm quan trọng của họ trong việc đạt đượcmục tiêu của đơn vị Có 3 nguyên tắc liên quan tới thông tin và truyển thôngnhư sau:

Nguyên tắc 13: Đơn vị phải thu thập (hay tự tạo) và sử dụng các thông

tin thích hợp, có chất lượng nhằm hỗ trợ cho các bộ phận cấu thành khác củaKSNB

-Hệ thống thông tin thu thập các nguồn số liệu từ bên trong và bên ngoàiđơn vị dựa trên quá trình đã được đưa ra để xác định các thông tin cần thiết và

dự kiến hỗ trợ chức năng của các thành phần KSNB;

-Quá trình chuyển dữ liệu phù hợp thành thông tin: Hệ thống thông tin

xử lý và chuyển đổi số liệu phù hợp thành thông tin

-Hệ thống thông tin cung cấp thông tin một cách kịp thời, chính xác, đầy

đủ, dễ tiếp cận, an toàn, được xác minh và được lưu lại Thông tin luôn đượcxem xét để đánh giá tính phù hợp của nó trong việc hỗ trợ các thành phầnKSNB

-Cân nhắc, xem xét mối quan hệ giữa lợi ích và chi phí: Số lượng và độchính xác của thông tin truyền đạt phải phù hợp và hỗ trợ việc đạt được cácmục tiêu của đơn vị

Nguyên tắc 14: Đơn vị phải truyền thông trong nội bộ những thông tin

cần thiết nhằm hỗ trợ chức năng kiểm soát

-Truyền đạt thông tin KSNB bên trong tổ chức để tất cả các nhân viênhiểu được và thực hiện trách nhiệm của mình trong hệ thống KSNB đơn vị,tạo điều kiện cho sự vận hành các thành phần được thuận lợi

-Cung cấp kênh truyền thông riêng biệt ví dụ như như đường dây nóng,được đưa ra và phục vụ như là một cơ chế dự phòng cho phép truyền thông

nặc danh hoặc bí mật khi các kênh thông thường không hoạt động hoặc hoạtđộng nhưng không mang lại hiệu quả.

-Lựa chọn phương pháp truyền thông phù hợp với từng trường hợp cụthể: phương pháp truyền thông cần xem xét thời gian, người tiếp nhận và tínhchất của thông tin

Nguyên tắc 15: Đơn vị phải truyền thông cho các đối tượng bên ngoài

các thông tin liên quan đến hoạt động và KSNB như cổ đông, chủ sở hữu,khách hàng, nhà cung cấp

-Truyền thông cho các đối tượng bên ngoài và cho phép truyền thôngngược trở lại Truyền thông bên ngoài giúp cho HĐQT, NQL thu thập và chia

sẻ thông tin với các chủ thể bên ngoài về rủi ro, các thay đổi về môi trườngkinh doanh, sự hài lòng của khách hàng và các thông tin khác có liên quan tới

sự vận hành của KSNB

-Cung cấp kênh truyền thông riêng biệt ví dụ như đường dây nóng, đượcđưa ra và phục vụ như là một cơ chế dự phòng cho phép truyền thông nặcdanh hoặc bí mật khi các kênh thông thường không hoạt động hoặc hoạt độngnhưng không mang lại hiệu quả

-Lựa chọn phương pháp truyền thông phù hợp với từng trường hợp:Phương pháp truyền thông cần xem xét thời gian, tính chất của truyền thông,yêu cầu và những quy định

Giám sát là quá trình nhà quản lý đánh giá chất lượng hoạt động của

KSNB trong từng giai đoạn Cần có sự kết hợp giữa đánh giá liên tục và đánhgiá định kỳ mới có thể đảm bảo được tính hữu hiệu của KSNB Nếu có nhữngđiểm yếu kém sau quá trình đánh giá sẽ được báo cáo tới NQL cấp cao vàHĐQT để xử lý Giám sát bao gồm 2 nguyên tắc:

Nguyên tắc 16: Đơn vị phải lựa chọn, triển khai và thực hiện việc đánh

giá liên tục và/ hoặc định kỳ nhằm đảm bảo rằng các bộ phận cấu thành của

KSNB là hiện hữu và đang vận hành đúng Các thuộc tính thuộc nguyên tắcnày cụ thể như sau:

-Xem xét hỗn hợp các đánh giá liên tục và định kỳ: NQL đảm bảo sựcân bằng giữa các đánh giá liên tục và định kỳ trong từng hoạt động của đơn

vị và phù hợp với quy trình kinh doanh của đơn vị

-Các thiết kế và trạng thái hiện tại của hệ thống KSNB được sử dụng đểthiết lập cơ sở cho việc đánh giá liên tục và định kỳ

-Sử dụng nhân viên có năng lực: Đánh giá viên thực hiện đánh giá liêntục và định kỳ yêu cầu phải có đủ kiến thức để hiểu rõ về phần công việcmình đang được đánh giá

-Đánh giá khách quan: Đánh giá định kỳ được thực hiện định kỳ đểcung cấp những thông tin phản hồi khách quan

-Điều chỉnh phạm vi và tần suất: NQL thay đổi phạm vi và tần suất củacác đánh giá định kỳ cho phù hợp tùy thuộc vào các rủi ro và các kết quả đãđạt được trong những đánh giá trước

Nguyên tắc 17: Đơn vị phải đánh giá và thông báo những điểm yếu của

KSNB kịp thời cho các đối tượng có trách nhiệm NQL và HĐQT để có biệnpháp khắc phục Một số thuộc tính của nguyên tắc được thể hiện:

- HĐQT và NQL khi thích hợp cần tiến hành kiểm tra kết quả của việc đánh giá liên tục và định kỳ.

-Những khiếm khuyết được thông báo đến các bộ phận hay cá nhân chịutrách nhiệm về hành động khắc phục và quản lý cấp trên

-Báo cáo những khiếm khuyết cho NQL cấp cao và HĐQT: Nhữngkhiếm khuyết được báo cáo đến NQL cấp cao và HĐQT một cách thích hợp

-Báo cáo khiếm khuyết và giám sát các biện pháp khắc phục: Các khiếmkhuyết được báo cáo đến NQL cấp cao, HĐQT một cách thích hợp và NQLtheo dõi những khiếm khuyết có sửa chữa một cách hợp lý hay không

Nhận thấy báo cáo COSO 2013 có những điểm hoàn thiện, quy định cụthể rõ ràng hơn COSO 1992 Chính vì vậy tôi sử dụng khuôn khổ COSO 2013làm nền tảng cho các lý luận về KSNB

1.2 TÍNH HỮU HIỆU CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP DỊCH VỤ KHÁCH SẠN

1.2.1 Khái quát chung về tính hữu hiệu

Hệ thống KSNB đạt được tính hữu hiệu có nghĩa là hệ thống kiểm soát

đó đã đạt được mục tiêu, mục đích đặt ra như bảo vệ tài sản công ty, đảm bảotính đúng đắn của các báo cáo tài chính, đẩy mạnh hiệu quả điều hành hiệuquả sản xuất kinh doanh của đơn vị…

Một HTKSNB hữu hiệu đưa ra sự đảm bảo hợp lý nhưng không tuyệtđối về việc bảo toàn tài sản, duy trì mức độ tin cậy của các thông tin tài chính

và tuân thủ luật lệ, quy định

Báo cáo COSO cho rằng, một hệ thống KSNB hữu hiệu nếu HĐQT vàNQL đảm bảo hợp lý đạt được ba mục tiêu sau đây:

- Họ hiểu rõ mục tiêu hoạt động của tổ chức đang đạt được ở mức độ nào

- Báo cáo tài chính đang được lập và trình bày một cách đáng tin cậy

- Pháp luật và các quy định đang được tuân thủ

Như vậy, trong khi kiểm soát nội bộ là một quá trình thì sự hữu hiệu củakiểm soát nội bộ lại là một trạng thái (tình trạng) của quá trình đó ở một thờiđiểm nhất định Việc đánh giá tính hữu hiệu mang tính xét đoán

Bên cạnh đó, để đánh giá KSNB là hữu hiệu cần đánh giá thêm

Năm bộ phận cấu thành của hệ thống KSNB có hiện hữu không?

Nếu có, chúng có hoạt động hữu hiệu không?

Như vậy có thể thấy sự hữu hiệu của năm bộ phận cấu thành của một hệthống kiểm soát nội bộ cũng chính là tiêu chí để đánh giá sự hữu hiệu củaKiểm soát nội bộ

1.2.2 Đánh giá tính hữu hiệu các thành phần của hệ thống KSNB

a Môi trường kiểm soát

Để đánh giá sự tồn tại và tính hiệu lực của các thuộc tính của môi trườngkiểm soát, luân văn sử dụng các nguyên tắc của COSO (2013) kết hợp với cácđặc trưng kinh doanh và quản lý của một khách sạn để nghiên cứu Nếu mộtchỉ mục thuộc một nguyên tắc không tồn tại thì chứng tỏ thuộc tính đó khôngđược vận hành và cần được xem xét áp dụng trong thời gian tới Nếu một chỉmục có tồn tại thì bước tiếp theo xem xét tính hữu hiệu của nó trong thực tiễntại khách sạn

Một bảng các chỉ mục khảo sát về môi trường kiểm soát được lập dựatrên năm nguyên tắc cơ bản theo COSO: chứng tỏ sự cam kết về tính trungthực và giá trị đạo đức, trách nhiệm giám sát và vận hành hệ thống KSNB,thiết lập cơ cấu quyền hạn và trách nhiệm, thể hiện cam kết về năng lực vànguyên tắc cuối cùng trách nhiệm thực hiện của cá nhân đối với mục tiêuchung của tổ chức Các câu hỏi được thiết lập theo hướng có, không và từnhững chỉ mục đó để đánh giá về môi trường kiểm soát trong đơn vị

Ví dụ: Hội đồng quản trị và giám đốc điều hành trong đơn vị có đượctách biệt nhau không hay Cơ cấu tổ chức của đơn vị có xác định rõ quyền hạn,trách nhiệm với từng bộ phận hay không?

Từ bảng chỉ mục đánh giá đó để đưa ra những nhận xét, đánh giá phùhợp với tình hình thực tế tại khách sạn Nêu ra được những ưu nhược điểmcủa môi trường kiểm soát tại đơn vị

b Đánh giá rủi ro

Đánh giá rủi ro trong đơn vị căn cứ trên bốn nguyên tắc chính được thiếtlập theo COSO: xác định mục tiêu phù hợp, nhận diện và phân tích rủi ro,đánh giá rủi ro có gian lận và xác định đánh giá những thay đổi của môitrường ảnh hưởng tới hệ thống KSNB

Việc xác định mục tiêu phù hợp: Đơn vị có thiết lập mục tiêu rõ ràng vàđầy đủ để giúp có thể nhận diện và đánh giá rủi ro phát sinh trong việc đạtđược mục tiêu của đơn vị hay không?

Nhận diện và phân tích rủi ro: Đơn vị có nhận diện rủi ro có thể gặp phảitrong việc đạt được mục tiêu đơn vị không, đã tiến hành phân tích rủi ro đểxác định các rủi ro cần được quản trị trong từng bộ phận, từng chức năng, đơn

Nhận diện và phân tích những thay đổi quan trọng: Đơn vị có xác định

và đánh giá những thay đổi của môi trường ảnh hưởng đến hệ thống KSNBhay không? Những thay đổi này ảnh hưởng tới khả năng đạt được mục tiêucủa đơn vị như thế nào?

Và từ những phân tích nhận xét trên đánh giá chung về tình hình đánhgiá rủi ro của đơn vị

c Hoạt động kiểm soát

Mỗi khách sạn sẽ thiết lập các hoạt động kiểm soát khác nhau để đảmbảo các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện và để đối phó với những rủi ro

đe doạ đến việc đạt được mục tiêu của tổ chức Tuy nhiên phần lớn các doanhnghiệp dịch vụ khách sạn đều thiết lập các hoạt động kiểm soát ở các hoạtđộng chính: bán hàng, mua hàng và tồn kho, quản lý tiền và chi trả tiền lương

Ở mỗi hoạt động chính đơn vị lựa chọn và phát triển các hoạt động kiểm

soát như thế nào? Các hoạt động kiểm soát được lựa chọn để giảm thiểu rủi

ro, đạt được mục tiêu của đơn vị ở mức độ có thể chấp nhận được có cụ thểtừng hoạt động không?

Nhà quản lý có xem xét cách thức môi trường, độ phức tạp, tính chất vàphạm vi hoạt động ảnh hưởng đến việc lựa chọn và phát triển các hoạt độngkiểm soát hay không? Cụ thể trong mỗi hoạt động như thế nào? Nó có phùhợp với từng bộ phận, từng quy trình và tách bạch được các chức năng, khôngkiêm nhiệm hay không

Việc lựa chọn và phát triển các hoạt động kiểm soát chung về công nghệthông tin: Đơn vị đã lựa chọn và phát triển các hoạt động kiểm soát chung vềcông nghệ thông tin trong mỗi hoạt động chính nhằm hỗ trợ cho việc đạt đượccác mục tiêu như thế nào?

Nhà quản lý có thiết lập hoạt động kiểm soát quy trình quản lý an ninhphù hợp và hoạt động kiểm soát quy trình chuyển giao, phát triển và duy trìcông nghệ như nào đối với các hoạt động chính?

Triển khai các hoạt động kiểm soát thông qua các chính sách và thủ tục:Đơn vị đã triển khai các hoạt động kiểm soát dựa trên các chính sách đã đượcthiết lập và triển khai thành các thủ tục hay chưa?

Nhà quản lý đã thiết lập trách nhiệm và giải trình các hoạt động kiểmsoát của đơn vị kinh doanh hoặc chức năng, trong đó có những rủi ro liênquan tồn tại như nào, và có mang lại hiệu quả gì cho đơn vị

Định kỳ, Nhà quản lý cấp cao có duyệt xét lại các hoạt động kiểm soát

để xem xét liệu chúng có còn thích hợp và thay thế chúng khi cần thiết

Từ các hoạt động kiểm soát đối với các hoạt động chính mỗi phần đượcđánh giá như thế nào, có góp phần làm tăng tính hữu hiệu của hệ thống KSNBhay không

d Thông tin và truyền thông

Một bảng các chỉ mục liên quan tới thông tin và truyền thông được thiếtlập và đánh giá dựa trên các nguyên tắc của COSO: đơn vị thu thập (tự tạo) và

sử dụng các thông tin có chất lượng, sự truyền thông bên trong và sự truyềnthông cho các đối tượng bên ngoài

Sử dụng thông tin phù hợp:

Phương thức thu thập thông tin của đơn vị? Hiệu quả mang lại?

Nguồn thu thập thông tin của đơn vị? Hệ thống thông tin có cung cấpthông tin một cách kịp thời, chính xác, đầy đủ, dễ tiếp cận, an toàn, được xácminh và được lưu lại tại đơn vị không?

Truyền thông bên trong: Đơn vị có truyền đạt thông tin cần thiết giữanhân viên và quản lý? Hiệu quả mang lại cho KSNB? Sự truyền thông giữaNQL và HĐQT có tồn tại hay không?

Đơn vị có các kênh truyền thông đặc biệt bên trong hay không nhưđường dây nóng,… và kênh này có hoạt động một cách hiệu quả hay chỉ làhình thức

Truyền thông bên ngoài: Đơn vị có thực hiện truyền đạt thông tin phùhợp và kịp thời cho các đối tượng bên ngoài như đối tác, chủ sở hữu, NQL,khách hàng, và các đối tượng khác bên ngoài hay không và có sự truyềnthông ngược trở lại không Đơn vị có lựa chọn kênh truyền thông truyềnthống và đặc biệt phù hợp với đơn vị mình không

Từ những thiết lập và đánh giá nhận xét rút ra được thông tin và truyềnthông tác động như thế nào tới tính hữu hiệu của hệ thống KSNB

e Giám sát

Tiến hành đánh giá liên tục và/ hoặc định kỳ: Đơn vị có lựa chọn, triểnkhai và thực hiện việc đánh giá liên tục và/ hoặc định kỳ nhằm đảm bảo rằngcác bộ phận cấu thành của KSNB là hiện hữu và đang vận hành đúng không

Đánh giá và thông báo những điểm yếu: Đơn vị có đánh giá và thôngbáo những khiếm khuyết của KSNB kịp thời cho các đối tượng có tráchnhiệm nhà quản lý và HĐQT để có biện pháp khắc phục hay không? Việc đó

đã mang lại hiệu quả gì cho đơn vị

1.2.3 Đánh giá mức độ đạt được mục tiêu của hệ thống KSNB.

Ba mục tiêu chính của khách sạn là mục tiêu hữu hiệu và hiệu quả củahoạt động, mục tiêu tính tin cậy của BCTC, mục tiêu tuân thủ pháp luật Đểđánh giá được mức độ đạt mục tiêu thì mỗi mục tiêu cần được đưa ra các mụctiêu cụ thể trọng mỗi mục tiêu, mức độ đánh giá và kỹ thuật hay chiến lượcthực hiện để đánh giá mức độ hoàn thành của mỗi mục tiêu

Đối với mục tiêu hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động đơn vị đặt ramục tiêu của mình như thế nào: tối đa hoá doanh thu, lợi nhuận hay tiết kiệmchi phí ở mức tối đa hay chất lượng dịch vụ hay mức độ thoả mãn công việccủa người lao động hay tỷ lệ khai thác phòng khách sạn hay tỷ lệ lợi tức chocác thành viên trong HĐQT

Đơn vị có xác định mức độ hoàn thành đối với mỗi mục tiêu cụ thể để đolường mức độ hoàn thành các mục tiêu đã đề ra:

Mục tiêu tối đa hoá doanh thu: đơn vị xác định mức doanh thu tối đa cóthể đạt được trong mùa cao điềm và mùa thấp có thể đạt được từ đó đưa ramục tiêu đối với chỉ tiêu này

Mục tiêu tối đa hoá lợi nhuận: đơn vị xây dựng mục tiêu này trên mộtkhía cạnh doanh thu đối đa hay cả tối thiểu hoá chi phí cần sử dụng cho chohoạt động kinh doanh

Mục tiêu chất lượng dịch vụ tốt nhất: mức độ đánh giá có thể căn cứ trênphiếu ý kiến khách hàng mà khách sạn phát cho khách khi sử dụng bất dịch

vụ nào tại khách sạn hoặc một số trang du lịch như agoda.com,tripadvior.com.vn, booking.com,…

Mục tiêu tỷ lệ khai thác phòng là bao nhiêu phần trăm trên tổng sốphòng khách sạn đang có.

Các cách được sử dụng để đánh giá mục tiêu của khách sạn Như đối vớimục tiêu doanh thu hay lợi nhuận thì có thể căn cứ trên các báo cáo trực tiếpcủa từng bộ phận, báo cáo tổng hợp hoặc báo cáo tài chính của đơn vị Vớimục tiêu chất lượng dịch vụ thì có thể phỏng vấn trực tiếp, hoặc từ các phiếuđanh giá nhận được hoặc thu thập các ý kiến đánh giá trên các trang web dulịch Mỗi loại mục tiêu đều có từng cách đánh giá riêng cho phù hợp với đặcđiểm và quy mô của từng khách sạn

Đối với mục tiêu tin cậy của báo cáo tài chính

Tính tin cậy của BCTC trong đơn vị được thể hiện qua các khía cạnh:được lập theo đúng thẩm quyền, ghi nhận đúng theo các nguyên tắc, thẩmquyền tiếp cận tài sản và sự phù hợp giữa tài sản thực tế và sổ sách

Đối với mỗi khía cạnh cần phải xem xét đơn vị có thực hiện đúng và đầy

đủ không và mức độ đạt được sự tin cậy là bao nhiêu

Đối với mục tiêu tuân thủ

Tính tuân thủ được thể hiện ở hai cấp độ:

Tuân thủ các quy định của pháp luật hiện hành như quy định hoạt độngkinh doanh, hoạt động lưu trú hay các quy định và yêu cầu về phòng cháychữa cháy đối với khách sạn

Tuân thủ các quy định của điều lệ công ty: các quy trình, quy định nội

bộ, chuẩn mực hay giá trị cốt lõi của đơn vị

Đối với từng cấp độ cần đánh giá sự tuân thủ của đơn vị thông qua cáchthực hiện thực tế đối với từng yêu cầu, xem đơn vị đã thực hiện và thực hiện ởmức độ như thế nào

Như vậy có thể nói các mục tiêu của đơn vị có đạt được hay không phụthuộc vào hệ thống kiểm soát nội bộ tại đơn vị đó có hữu hiệu hay không

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1

Thông qua việc trình bày sơ lược về kiểm soát nội bộ nội dung Chương

1 tác giả đã nêu ra được những lý thuyết cơ bản nhất về kiểm soát nội bộ vàtính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp dịch vụkhách sạn Một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu giúp cho doanh nghiệpđảm bảo được sự an toàn của nguồn vốn, sử dụng hiệu quả các nguồn lực củamình và là điều kiện tiên quyết để doanh nghiệp phát triển bền vững trongtương lai

Những vấn đề lý thuyết được trình trong Chương 1 sẽ là cơ sở lý luận đểtác giả xem xét, phân tích và đánh giá tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soátnội bộ tại khách sạn Avatar Đà Nẵng trong Chương 2 từ đó đưa ra một số giảipháp nhằm nâng cao tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ