Tiểu luận 9đ - Đề tài tìm hiểu kí túc xá trường Đại học sư phạm Thành phố Hồ Chí Minh

 Quản lí là tác động có ý thức, bằng quyền lực, theo quy trình của chủ thể quản 1ý tới đối tượng quản lí để phối hợp các nguồn lực nhằm thực hiện mục tiêu của tổ chức trong điều kiện mô

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

KHOA KHOA HỌC GIÁO DỤC

HỌC PHẦN RÈN LUYỆN NGHIỆP VỤ QUẢN LÝ GIÁO DỤC THƯỜNG XUYÊN

TIỂU LUẬN

TÌM HIỂU KÝ TÚC XÁ TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

Giảng viên hướng dẫn: Thầy Lê Thanh Hải Sinh viên thực hiện: Nguyễn Anh Tuấn MSSV: 4501609065

THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH, 2021

Mục lục

Chương I: Những vấn đề chung 1

1 Sơ lược về Kí túc xá trường Đại học sư phạm Thành phố Hồ Chí Minh: 1

1.1 Vị trí: 1

1.2 Lịch sử hình thành KTX 1

1.3 Chức năng: 1

1.4 Nhiệm vụ: 1

1.5 Cơ cấu tổ chức: 2

2 Một số khái niệm chung: 2

2.1 Quản lý 2

2.2 Thiết bị văn phòng: 4

2.3 Nghiệp vụ văn thư, lưu trữ 5

Chương II: Thiết bị văn phòng và sử dụng bảo quản thiết bị bảo quản 6

1 Các loại thiết bị văn phòng 6

1.1 Đồ dùng văn phòng 6

1.2 Trang thiết bị văn phòng 7

2 Bảo quản thiết bị văn phòng 10

2.1 Quản lý quá trình hình thành thiết bị 10

2.2 Quản lý quá trình khai thác, sử dụng thiết bị văn phòng 10

3 Những nội dung trên được thực hiện như thế nào tại KTX 10

3.1 Quản lý quá trình hình thành thiết bị 10

3.2 Quản lý khai thác, sử dụng thiết bị văn phòng 10

Chương III: Nghiệp vụ văn thư lưu trữ và quan sát thực tế ở các trường phổ thông 12

1 Kỹ thuật soạn thảo văn bản 12

1.1 Thể thức văn bản 12

1.2 Kỹ thuật trình bày văn bản 12

1.3 Kỹ thuật trình bày một số văn bản thông dụng (Báo cáo, Công văn, Quyết định, biên bản, thông báo…) trong trường phổ thông 13

2 Nghiệp vụ văn thư 20

2.1 Văn bản quản lý nhà nước trong giáo dục đào tạo 20

2.2 Quản lý văn bản 21

2.3 Công tác lưu trữ văn thư 22

3 Những nội dung trên được thực hiện tại KTX Trường ĐHSP TP.Hồ Chí Minh 33

3.1 Về kỹ thuật soạn thảo văn bản 33

3.2 Về nghiệp vụ văn thư 33

Chương IV: Kết luận và kiến nghị 34

1 Kết luận 34

2 Kiến nghị 34

2.1 Về nội dung đào tạo học phần Rèn luyện nghiệp vụ quản lý giáo dục thường xuyên 34

2.2 Về rèn luyện thực tế Rèn luyện nghiệp vụ quản lý giáo dục thường xuyên 35

Tài liệu tham khảo 36

Phụ lục 1 Vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản trên một trang giấy A4 37

Phụ lục 2 Mẫu trình bày một số văn bản thông dụng (Báo cáo, Công văn, Quyết định, biên bản, thông báo…) 39

Phụ lục 3 Một số văn bản của kí túc xá 43

Ngoài các dãy nhà ở dành cho sinh viên, Kí túc xá có một dãy nhà sinh hoạt chung gồm: nơi làm việc của cán bộ, nhân viên Kí túc xá, 1 phòng đọc (thư viện), 1 căn tin, 1 hội trường khoảng 200 chỗ ngồi cho sinh viên học tập và sinh hoạt Một khu tự học với 400 sinh viên, 4 nhà để xe, 6 phòng khách dành cho sinh viên và các chuyên gia nước ngoài đến học tập và giảng dạy tại trường Kí túc xá có 2 sân chơi thể thao (20m x 35m), 1 nhà bóng bàn, dựa trên cơ sở sẵn có Kí túc xá bố trí thêm sân chơi cho phù hợp

Năm 2008, do cở sở 280 An Dương Vương tiến hành xây dựng khu nhà mới nên một số phòng học phải dỡ bỏ, vì vậy trường lấy 01 dãy nhà 5 tầng tại Kí túc xá chuyển đổi công năng sang thành 33 phòng học để phục vụ việc đào tạo của Nhà trường Để đáp ứng nhu cầu sinh hoạt văn hoá văn nghệ, thể dục thể thao Kí túc xá được Nhà trường trang bị một số phương tiện nghe nhìn: 1 tivi 32inches, 1 đầu DVD, 1 giàn Karaoke, 1 máy chiếu cùng 1 màn chiếu lớn, 1 bộ âm thanh, nhạc cụ có 1 bộ trống, đàn ghi ta điện, ghi ta thùng

1.3 Chức năng:

Ký túc xá có chức năng tham mưu giúp Hiệu trưởng trong công tác xét duyệt, tiếp nhận và tổ chức quản lý - phục vụ sinh viên nội trú và một số công tác khác của trường ở KTX

2

quốc và đặc biệt là phong trào xây dựng môi trường sư phạm trong KTX, đảm bảo

“an toàn – kỷ cương – sạch đẹp”;

 Phối hợp chặt chẽ với chính quyền địa phương, làm tốt các phong trào giữ

gìn an ninh trật tự nơi cư trú, đảm bảo KTX không có tệ nạn xã hội Giữ vững danh

hiệu KTX văn hóa;

 Phối hợp với các Khoa, các Phòng ban chức năng, Đoàn thanh niên, Hội sinh

viên trường,… để nâng cao khả năng quản lý và phục vụ sinh viên Đồng thời thông

qua các hoạt động để rèn luyện sinh viên góp phần vào quá trình đào tạo sinh viên

của nhà trường;

 Hàng năm xây dựng chương trình hoạt động và kế hoạch thu chi tài chính

trình hiệu trưởng duyệt trước khi thực hiện, định hướng chương trình và kế hoạch

thu chi tài chính, quản lý và sử dụng cơ sở vật chất tại KTX theo hướng tăng cường

dịch vụ để làm tốt công tác quản lý và phục vụ sinh viên có hiệu quả;

 Nhận xét, đánh giá sinh viên nội trú để phục vụ cho việc đánh giá và rèn luyện

đạo đức sinh viên của các Khoa và Trường;

 Quản lí phát triển các dịch vụ phục vụ sinh viên: Cantin, bãi xe, chi nhánh ngoại ngữ - tin học, internet, máy giặt…

1.5 Cơ cấu tổ chức:

Ban lãnh đạo: 2 người

 Giám đốc: Thầy Nguyễn Anh Đài;

 Phó giám đốc: Thầy Nguyễn Văn Hậu;

Chuyên viên: 5 người

 Thầy Nguyễn Ngọc Thanh;

 Thầy Hoàng Văn Cương;

 Cô Lê Thị Thoan;

 Thầy Đỗ Hữu Trình;

 Cô Phan Thị Liệu;

2 Một số khái niệm chung:

2.1 Quản lý

Quản lí là một trong vô số các hoạt động của con người, nhưng đó là một loại hình

hoạt động đặc biệt, là lao động siêu lao động, nghĩa là nó lấy các loại hình lao động cụ thể

làm đối tượng để tác động tới nhằm phối kết hợp chúng lại thành một hợp lực, từ đó tạo

nên sức mạnh chung của một tổ chức Vì vậy, quản lí vừa có những đặc điểm chung, có

quan hệ hữu cơ với các hoạt động cụ thể khác, vừa có tính độc lập tương đối và mang những

đặc trưng riêng của nó

3

Hoạt động sản xuất vật chất là loại hình hoạt động cơ bản nhất trong tất cả các hoạt động của con người, đóng vai trò quyết định sự tồn tại, phát triển của con người, xã hội Hoạt động sản xuất vật chất được thực hiện theo quy trình: Chủ thể sản xuất (con người với kinh nghiệm, kĩ năng và tri thức của họ) sử dụng những công cụ, phương tiện, các cách thức sản xuất để tác động vào đối tượng sản xuất nhằm tạo ra sản phẩm phục vụ nhu cầu của con người Ngoài tuân theo quy trình của hoạt động nói chung và hoạt động sản xuất nói riêng, hoạt động quản lí còn có đặc trưng riêng của nó Tuy nhiên, sự phân biệt giữa hoạt động quản lí và hoạt động sản xuất vật chất có ý nghĩa tương đối và chỉ tồn tại trong lĩnh vực nhận thức Trong thực tế, hoạt động quản lí có quan hệ hữu cơ với hoạt động sản xuất và các hoạt động cụ thể khác của con người, bởi vì như chúng ta đã biết: “Quản lí là hoạt động tất yếu nảy sinh khi có sự tham gia hoạt động chung của con người và vì vậy, nó

là hoạt động mang tính phổ quát”

Xuất phát từ những lí luận đã trình bày ở trên, kế thừa những nhân tố hợp lí của cách tiếp cận và quan niệm về quản lí trong lịch sử tư tưởng quản lí, có thể tổng hợp và rút ra một số cách hiểu về quản lí như sau:

 Quản lí là hoạt động được thực hiện nhằm đảm bảo sự hoàn thành công việc qua những nỗ lực của người khác

 Quản lý là phải hợp có hiệu quả các hoạt động của những người cộng sự khác trong cùng một tổ chức

 Quản lí là hoạt động thiết yếu đảm bảo phối hợp những nỗ lực cá nhân nhằm đạt mục đích chung

 Quản lí là tác động có ý thức, bằng quyền lực, theo quy trình của chủ thể quản 1ý tới đối tượng quản lí để phối hợp các nguồn lực nhằm thực hiện mục tiêu của tổ chức trong điều kiện môi trườngng biến đổi

Theo Keota và O'Trunell định nghĩa: “Có lẽ không có linh vực hoạt động nào của con người quan trọng hơn là công việc quản lí, bởi vị mọi nhà quản lý ở mọi cấp độ và trong mọi cơ sở đều có một nhiệm vụ cơ bản là thiết kế và duy trì một món trường mà trong

đó các cá nhân làm việc với nhau trong các nhóm có thể hoàn thành các nhiệm vụ, các mục tiêu đã định”

Một định nghĩa giải thích thương đối rõ họ về quản lý được được James Stringer và Sephen Robbins trình bày như sau: “Quản lí là tiến trình hoạch định, tổ chức, lành đạo và kiểm soát những hoạt động của các thành viên trong tổ chức và sử dụng tất cả các nguồn lực khác của tổ chức nhằm đạt được mục đích đề ra”

Hiện nay, đa số các nhà nghiên cứu đều thống nhất khái niệm sau: “Quản lí là quá trình tác động có chủ định, hướng đích của chủ thể quản lí lên đối tượng quản lí nhằm tạo

4

ra các hoạt động hướng tới đại mục đích chung của tổ chức dưới sự tác động của môi trường”

Từ khái niệm này, có thể thấy rằng:

 Quản lí là biểu hiện mối quan hệ giữa con người với con người, đã là mối quan hệ giữa chủ thể quản lí với đối tượng quản lí

 Quản lí là tác động có ý thức

 Quản lí là tác động bằng quyền lực

 Quản lí là tác động theo quy trình

 Quản lí là phối hợp các nguồn lực

 Quản lí nhằm thực hiện các mục tiêu chung

 Quản lí phải có công cụ và phương pháp

 Quản lí tồn tại trong một môi trường luôn biến đổi

Như vậy, quản lí là một hệ thống bao gồm những nhân tố cơ bản: Chủ thể quản lí; đối tượng quản lí; mục tiêu quản lí; công cụ, phương tiện quản lí; cách thức quản lí (có ý thức, bằng quyền lực, theo quy trình) và môi trường quản lí Những nhân tố đó có quan hệ

và tác động lẫn nhau để hình thành nên quy luật và tính quy luật quản lí Quản lí là một trong những loại hình lao động quan trọng nhất trong các hoạt động của con người Quản

lí đúng tức là con người đã nhận thức được quy luật, vận động theo quy luật và sẽ đạt được những thành công to lớn Nghiên cứu về quản lí giúp con người có được những kiến thức

cơ bản nhất, chung nhất đối với hoạt động quản lí

2.2 Thiết bị văn phòng:

2.2.1 Đồ dùng văn phòng

Đồ dùng văn phòng là tập hợp của nhiều đồ dùng, vật sử dụng cho công việc hàng ngày tại các văn phòng, công ty, dùng để in ấn, lưu trữ, tính toán các hoạt động kinh doanh, sản xuất, thu chi của công ty, doanh nghiệp

2.2.2 Trang thiết bị văn phòng

Trang thiết bị văn phòng là những thiết bị, phương tiệc được sử dụng phục vụ cho hoạt động chuyên môn của cán bộ công chức trong cơ quan như (bàn làm việc, tủ đựng hồ

sơ, máy tính, máy ghi âm…) và các trang thiết bị làm việc sử dụng chung trong đơn vị (máy photocopy, máy in, máy chiếu, máy điện thoại dùng chung, máy fax và các phương tiện làm việc khác…)

5

2.3 Nghiệp vụ văn thư, lưu trữ

2.3.1 Công tác văn thư:

Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức

Công tác văn thư có một số đặc điểm:

 Công tác văn thư mang tính chất nghiệp vụ, kỹ thuật: công tác này đòi hỏi các cán bộ văn thư phải nắm vững lý luận và phương pháp tiến hành các nghiệp vụ có liên quan như kỹ thuật soạn thảo văn bản, lập hồ sơ bằng phương pháp truyền thống và ứng dụng công nghệ thông tin

 Công tác văn thư mang tính chính trị cao bởi những nội dung của công tác văn thư đều nhằm phục vụ cho hoạt động quản lý - phục vụ cho việc ban hành các chủ trương, chính sách, chương trình, kế hoạch, tổ chức điều hành thực hiện các nhiệm vụ chính trị của Đảng, Nhà nước nói chung và của từng cơ quan, tổ chức nói riêng

 Công tác văn thư liên quan đến nhiều cán bộ, viên chức trong cơ quan, tổ chức: phần lớn các cán bộ, viên chức trong công việc của họ thường xuyên làm những việc có liên quan đến văn bản, như vậy là họ làm một phần việc của công tác văn thư

 Công tác văn thư không phải là một ngành hay một lĩnh vực hoạt động riêng biệt của Nhà nước hay của các tổ chức chính trị, chính trị - xã hội, mà là những công việc cụ thể đan xen liên quan đến văn bản và gắn liền với hoạt động quản lý trong từng cơ quan, tổ chức

2.3.2 Công tác Lưu trữ

Công tác lưu trữ là việc lựa chọn, giữ lại và tổ chức khoa học những văn bản, giấy

tờ có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu thông tin quá khứ khi cần thiết Công tác lưu trữ bao gồm các khâu sau:

Phân loại tài liệu lưu trữ:

 Đánh giá tài liệu lưu trữ

 Bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ

 Thống kê tài liệu lưu trữ

 Chỉnh lý tài liệu lưu trữ

 Bảo quản tài liệu lưu trữ

 Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

6

Trong các cơ quan, tổ chức, tài liệu lưu trữ mang nhiều ý nghĩa rất quan trọng và có nhiều loại khác nhau tùy thuộc theo đặc trưng của tài liệu Tài liệu lưu trữ là nguồn sử liệu quan trọng quý giá, phản ánh được toàn cảnh bức tranh về văn minh quản lý nhà nước, là thước đo trình độ quản lý trong mỗi thời kỳ lịch sử ở mỗi quốc gia Với ý nghĩa đó, tài liệu lưu trữ góp phần quan trọng ghi lại và truyền bá cho thế hệ mai sau những truyền thống văn hoá quản lý, kinh nghiệm quản lý nhà nước qua nhiều thế hệ, từ đó phát huy, kế thừa những giá trị tốt, học tập để nâng cao trình độ quản lý qua các thế hệ

Giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ có mối liên hệ mật thiết với nhau Các tài liệu văn thư có giá trị sau khi giải quyết xong ở bộ phận văn thư đều được lập hồ sơ, chọn lọc và nộp vào lưu trữ Công tác văn thư có nhiệm vụ quản lý, tổ chức tài liệu văn thư hình thành trong hoạt động hàng ngày của cơ quan, là nguồn cung cấp chủ yếu thường xuyên cho kho lưu trữ Do vậy, có thể nói công tác văn thư là tiền đề cho công tác lưu trữ

Chương II: Thiết bị văn phòng và sử dụng bảo quản thiết bị bảo quản

1 Các loại thiết bị văn phòng

1.1 Đồ dùng văn phòng

Các loại giấy in, giấy photo và các loại giấy tờ văn phòng

a) Các loại giấy văn phòng

Giấy là văn phòng phẩm không thể thiếu đối với bất kỳ văn phòng nào vì gần như tất cả các công việc văn phòng đều cần sử dụng tới giấy

Nếu như giấy là văn phòng phẩm quan trọng và phổ biến nhất, thì giấy A4 được xem

là loại giấy được sử dụng nhiều nhất và thiết yếu nhất trong môi trường văn phòng Khổ giấy A4 được sử dụng cho các mục đích: in, photo, làm hợp đồng, thông báo, công văn.v.v

Bên cạnh đó, với nhiệm vụ và chức năng giúp nhân viên văn phòng ghi nhớ, đánh dấu và lên lịch cho những việc quan trọng hay những ý tưởng sáng tạo, giấy n/ote cũng được dân văn phòng đặc biệt ưu dùng và thường dùng

Ngoài ra, các loại giấy in hóa đơn, chứng từ, tem nhãn sản phẩm cũng là các loại giấy văn phòng rất quan trọng và cần thiết đối với dân công sở

d) Các folder/ bìa kẹp để đựng tài liệu

Folder/ Bìa kẹp tài liệu là thiết bị văn phòng phẩm giúp quản lý hiệu quả, sắp xếp,

và lưu trữ các loại hồ sơ, giấy tờ cũng như tài liệu Vật dụng này rất quan trọng và hữu ích cho các nhân viên lưu trữ tài liệu phục vụ cho quá trình làm việc, hay trong những buổi gặp mặt, làm việc cùng khách hàng hay ký kết hợp đồng

f) Các loại máy văn phòng

Văn phòng hiện đại cần nhiều hơn các thiết bị trên, mà buộc phải có các loại máy văn phòng như máy tính, máy chiếu, máy in, máy photo và máy chấm công.v.v Đây là các thiết bị văn phòng hỗ trợ công việc đạt hiệu quả hơn và tạo dựng hình ảnh doanh nghiệp, công ty hiện đại hơn cũng như chuyên nghiệp hơn

1.2 Trang thiết bị văn phòng

 Thiết bị truyền thông

a) Máy ghi âm văn phòng

 Dùng để ghi lại lời nói Hiện nay những máy ghi âm văn phòng được sử dụng rộng rãi ở nhiều cơ quan xí nghiệp nhằm mục đích sau đây:

 Ghi lại âm thanh theo tiến trình buổi họp, hội nghị, phiên họp, lời phát biểu, báo cáo, bài giảng, những quyết định đã thông qua mà không cần phải ghi tốc ký

 Ghi lại các thông tin giao tiếp qua điện thoại để phục vụ việc soạn thảo văn bản

8

 Khi sử dụng máy ghi âm, năng xuất lao động của người đánh máy tăng 25 - 45%, mức thời gian tiết kiệm của người đọc lên tới 20% Thời gian thảo văn bản giảm 3 - 4 lần Cán bộ của cơ quan sử dụng máy ghi âm tiết kiệm được 5 - 6 phút cho mỗi trang viết của một tài liệu cần soạn thảo

c) Máy fax

 Là thiết bị có khả năng nhận diện ký tự theo màu trắng và đen, màu đen là màu có ký tự, màu trắng là không có ký tự (hay những khoảng trống) và nó sẽ vẽ lại y như bản gốc (từ máy gửi fax sang máy nhận fax)

 Ngoài cách gửi văn bản, tài liệu từ máy Fax sang máy Fax, cũng có thể Fax

từ máy tính sang máy Fax (hệ điều hành Windows XP có hỗ trợ tính năng này) d) Máy tính nối mạng

Được thiết lập khi có từ 2 máy vi tính trở lên kết nối với nhau để chia sẻ tài nguyên: máy in, máy fax, tệp tin, dữ liệu Tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng và mức độ hiện đại hóa văn phòng của từng ngành, từng lĩnh vực, từng địa phương, cơ quan mà sử dụng mạng máy tính nối mạng diện rộng (WAN) hoặc mạng nội bộ (LAN) để phục vụ nhu cầu chia sẻ, khai thác và truyền nhận thông tin

e) Máy chụp ảnh

Máy chụp ảnh được sử dụng trong công tác văn phòng để ghi và lưu lại những hình ảnh trong các hội nghị, cuộc họp, hội thảo hoặc các sự kiện trọng đại của cơ quan, đơn vị Hiện nay, máy chụp ảnh tự động là thiết bị văn phòng thông dụng, bên cạnh đó còn có các loại máy cơ, máy bán tự động…

 Thiết bị sao chụp, in ấn, hủy tài liệu

Để có được bản in, bản sao và để nhân số lượng văn bản, tài liệu người ta sử dụng các nhóm:

 Các phương tiện sao chụp và nhân bản: Để sao và truyền văn bản với nguyên mẫu của nó (dấu, chữ ký, sơ đồ…) đi xa có thể dùng máy Fax hoặc truyền qua mạng

9

 Các phương tiện in ấn: Theo cách làm ra văn bản có thể chia ra các loại máy

in như: in laze, in phun, offset, in kim… Máy in dùng trong văn phòng bao gồm nhiều thể loại và công nghệ khác nhau Thông dụng nhất và chiếm phần nhiều nhất hiện nay trên thế giới là máy in ra giấy và sử dụng công nghệ laze

Đa phần các máy in sử dụng cho văn phòng được nối với một máy tính hoặc một máy chủ dùng in chung Một phần khác máy in được nối với các thiết bị công nghiệp dùng để trang trí hoa văn sản phẩm, in nhãn mác trên các chất liệu riêng

Máy in sử dụng công nghệ laze (Tiếng Anh: laser) là các máy in dùng in ra giấy, hoạt động dựa trên nguyên tắc dùng tia laze để chiếu lên một trống từ, trống từ quay qua ống mực (có tính chất từ) để mực hút vào trống, giấy chuyển động qua trống và mực được bám vào giấy, công đoạn cuối cùng là sấy khô mực để mực bám chặt vào giấy trước khi ra ngoài

Máy in laze có tốc độ in thường cao hơn các loại máy in khác, chi phí cho mỗi bản

in thường tương đối thấp Máy in laze có thể in đơn sắc (đen trắng) hoặc có màu sắc

Máy hủy tài liệu: Dùng để cắt tài liệu cần hủy thành các dải nhỏ đến mức không thể khôi phục lại nội dung nhằm mục đích bảo mật

 Các trang thiết bị văn phòng khác

Ngoài các nhóm thiết bị truyền thông, thiết bị sao, in, hủy tài liệu còn có các thiết bị

và đồ dùng văn phòng khác như:

Máy quét hình ảnh hay còn gọi là máy scan (scanner)

Đây là thiết bị có khả năng số hóa hình ảnh, tài liệu, đưa vào máy tính để lưu hoặc

xử lý chúng Thiết bị này đang dần trở nên thông dụng cho người dùng máy tính cá nhân thông thường Cấu tạo của máy Scan gồm ba bộ phận chính: thấu kính nhạy quang, cơ cấu đẩy giấy và mạch logic điện tử

Máy chiếu đa năng (projector)

Dùng kết hợp với máy vi tính, sử dụng các phần mềm trình chiếu để tạo nhiều hiệu ứng rất sinh động, nhờ đó làm tăng sức thu hút của các buổi họp, hội nghị, hội thảo, bài thuyết trình Đây là loại máy chiếu dùng nguồn sáng bên trong chiếu ánh sáng xuyên qua một màn hình vi tính nhỏ qua hệ thống thấu kính để chiếu lên màn hình bên ngoài Nói một cách đơn giản nó đóng vai trò như một màn hình vi tính nhưng to hơn để mọi người có thể xem từ xa

10

Các đồ vật dùng cho công việc hàng ngày của những người làm công tác văn phòng rất đa dạng, phong phú và ngày càng được cải tiến theo hướng bền đẹp, đa năng, thuận tiện như cặp, kẹp, ghim, bút…

2 Bảo quản thiết bị văn phòng

2.1 Quản lý quá trình hình thành thiết bị

Khi cơ quan, đơn vị được thành lập, có chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy sẽ được cấp một số tài sản ban đầu nhất định, trong đó có trang thiết bị phục vụ cho công tác văn phòng như: máy tính, máy in, máy photocopy,…

Những trang thiết bị này được quản lý theo quy chế do cơ quan xây dựng trên cơ sở chế độ của Nhà nước và đặc thù hoạt động của cơ quan, tổ chức Ngoài ra, hàng năm cơ quan còn được mua sắm bổ sung xuất phát từ nhu cầu sử dụng thực tế và thực hiện thông qua kế hoạch hàng năm

2.2 Quản lý quá trình khai thác, sử dụng thiết bị văn phòng

 Giao các trang thiết bị cho các đơn vị và cá nhân chịu trách nhiệm trực tiếp quản lý, khai thác, sử dụng và bảo quản

 Xây dựng và ban hành nội quy, quy chế sử dụng tài sản công

 Có sự kiểm kê đột xuất và định kỳ đối với trang thiết bị trong cơ quan, qua

đó đánh giá số lượng, chất lượng các trang thiết bị

 Thường xuyên kiểm tra quá trình sử dụng, bảo quản các trang thiết bị

 Xử lý các trường hợp rủi ro xảy ra có liên quan đến trang thiết bị văn phòng trong cơ quan, tổ chức

3 Những nội dung trên được thực hiện như thế nào tại KTX

3.1 Quản lý quá trình hình thành thiết bị

Các thiết bị sau khi xây dựng xong Ký túc xá đã được nhà Trường trang bị đầy đủ trang thiết bị đảm bảo cho công tác quản lí và phục vụ sinh viên nội trú Sau khi kết thúc năm học, Ký túc xá sẽ xây dựng kế hoạch bảo dưỡng, sửa chữa và mua sắm các trang thiết

bị mới phục vụ cho năm học tới

3.2 Quản lý khai thác, sử dụng thiết bị văn phòng

Công tác kiểm kê tài sản

Trong năm học, Tổ Tài chính Kế toán – Cơ sở vật chất sẽ dựa vào sổ nhật ký xuất vật tư điện nước hàng tháng để kiểm kê tài sản;

Cuối năm Phòng quản trị thiết bị phối hợp với Ký túc xá kiểm kê toàn bộ tài sản

Ký túc xá gồm: hệ thống máy bơm nước, máy phục vụ cho công tác quản lí sinh viên:

Công tác sửa chữa cơ sở vật chất

Tháng 7 hằng năm, ký túc xá khảo sát toàn bộ phòng ở sinh viên, các lớp học, khu vực công cộng và sửa chữa trong tháng 7, 8;

Trong năm học, nếu có hư hỏng nhỏ về bàn, ghế, điện, nước… sinh viên sẽ làm đơn đề xuất sửa chữa gửi cho Tổ Tài chính kế toán – Cơ sở vật chất Đối với những hư hỏng không phải do lỗi của nhà cung cấp hoặc lỗi kỹ thuật, kinh phí sữa chữa do cá nhân hoặc tập thể chịu trách nhiệm;

Các bước sửa chữa: Cá nhân hoặc tập thể làm đơn sửa chữa gửi cho Tổ Tài chính kế toán – Cơ sở vật chất Sau đó, người phụ trách sẽ làm theo các sau:

Bước 1: Danh sách sửa chữa các thiết bị điện nước;

Bước 2: Nhật ký sửa chữa;

Bước 3: Phiếu xuất kho;

Bước 4: Sổ nhật ký xuất vật tư điện nước hàng tháng

Những sửa chữa nhỏ trong khả năng, Ký túc xá sẽ tự xử lý; những sửa chữa lớn ảnh hưởng đến kết cấu công trình, nguồn kinh phí lớn Ký túc xá đề xuất Ban giám hiệu xem xát chỉ đạo Phòng Quản trị thiết bị khảo sát – lập kế hoạch chỉ đạo Phòng Kế hoạch tài chính xem xét phân bổ kinh phí để sửa chữa Ban giám đốc đã làm công văn đề nghị trường sữa chữa các hạng mục cơ sở hạ tầng đã xuống cấp ở Ký túc xá: Dãy B,C,D

Trong tháng 3, tháng 4 trường đã đầu tư sửa chữa một số công trình:

 Khuôn viên khu A đã được xây dựng lại để phục vụ sinh hoạt và học tập của sinh viên trong Ký túc xá tốt hơn;

 Công trình sửa chữa thảm nhựa mặt đường nội bộ Ký túc xá đã được xây dựng và hoàn thành vào tháng 4;

 Hiện nay, để dảm bảo an toàn cho sinh viên ở nội trú Ký túc xá đang sửa chữa

và xây các lan can hành lang các dãy lầu A, B cao hơn để đảm bảo an toàn cho việc sinh hoạt và học tập của sinh viên

12

Ngoài những cơ sở vật chất hiện tại, tổ Tài chính – Cơ sở vật chất còn quản lý hệ thống mạng do công ty netnam đầu tư Khi có hư hỏng sinh viên làm đơn đề xuất sửa chữa, tổ sẽ liên hệ công ty netnam sữa chữa trong 24 giờ

Công tác bảo trì cơ sở vật chất

Bảo trì hệ thống phòng cháy chữa cháy: Hệ thống phòng cháy chữa cháy gồm hệ thống đường ống; máy bơm chữa cháy chuyên dụng; dây cứu hỏa; bình chữa cháy

 Máy bơm chuyên dụng sẽ định kỳ kiểm tra một tuần hai lần;

 Dây và hệ thống đường ống định kỳ kiểm tra mỗi tháng một lần;

 Bình chữa cháy định kỳ một năm bảo hành một lần và nạp khí CO2

Thiết bị phục vụ văn phòng như máy tính, máy photo định kỳ ba tháng bảo trì, bảo dưỡng

Hệ thống máy lạnh sẽ đề xuất phòng thiết bị sửa chữa, bảo trì sáu tháng kiểm tra một lần

Chương III: Nghiệp vụ văn thư lưu trữ và quan sát thực tế ở các trường phổ thông

1 Kỹ thuật soạn thảo văn bản

1.1 Thể thức văn bản

Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chính áp dụng đối với tất cả các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định

Thể thức văn bản hành chính bao gồm các thành phần chính

a) Quốc hiệu và Tiêu ngữ

b) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

c) Số, ký hiệu của văn bản

d) Địa danh và thời gian ban hành văn bản

e) Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

f) Nội dung văn bản

g) Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

h) Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức

i) Nơi nhận

1.2 Kỹ thuật trình bày văn bản

Kỹ thuật trình bày văn bản bao gồm: Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, vị trí trình bày các thành phần thể thức, số trang văn bản Kỹ thuật trình bày văn bản hành chính được thực hiện theo quy định Nghị định số 30/2020/NĐ-CP

13

1.3 Kỹ thuật trình bày một số văn bản thông dụng (Báo cáo, Công văn, Quyết định, biên bản, thông báo…) trong trường phổ thông

1.3.1 Phông chữ trình bày văn bản

Phông chữ tiếng Việt Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001, màu đen

1.3.2 Khổ giấy

Văn bản hành chính được trình bày trên khổ giấy khổ A4 (210 mm x 297 mm) Các văn bản như giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển được trình bày trên khổ giấy A5 (148 mm x 210 mm) hoặc trên giấy mẫu in sẵn (khổ A5)

Quốc hiệu và Tiêu ngữ

a) Quốc hiệu “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM”: Được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm và ở phía trên cùng, bên phải trang đầu tiên của văn bản

b) Tiêu ngữ “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”: Được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm và được canh giữa dưới Quốc hiệu; chữ cái đầu của các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối (-), có cách chữ, phía dưới có đường

kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ

14

c) Quốc hiệu và Tiêu ngữ được trình bày tại ô số 1 “Phụ lục 1 của tiểu luận này” Hai dòng chữ Quốc hiệu và Tiêu ngữ được trình bày cách nhau dòng đơn

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

a) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản là tên chính thức, đầy đủ của cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước của người có thẩm quyền ban hành văn bản Tên cơ quan,

tổ chức ban hành văn bản bao gồm tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và tên của

cơ quan, tổ chức chủ quan trực tiếp (nếu có)

Đối với tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp ở địa phương có thêm tên tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương hoặc huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thành phố trực thuộc trung ương hoặc xã, phường, thị trấn nơi cơ quan, tổ chức ban hành văn bản đóng trụ sở Tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được viết tắt những cụm

từ thông dụng

b) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ

12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ

Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ

12 đến 13, kiểu chữ đứng

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được trình bày cách nhau dòng đơn Trường hợp tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp dài có thể trình bày thành nhiều dòng

c) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày tại ô số 2 “Phụ lục 1 của tiểu luận này”

Số, ký hiệu của văn bản

a) Số của văn bản là số thứ tự văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành trong một năm được đăng ký tại Văn thư cơ quan theo quy định Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả Rập

Trường hợp các Hội đồng, Ban, Tổ của cơ quan, tổ chức (sau đây gọi chung là tổ chức tư vấn) được ghi là “cơ quan ban hành văn bản” và được sử dụng con dấu chữ ký số của cơ quan, tổ chức để ban hành văn bản thì phải lấy hệ thống số riêng

b) Ký hiệu của văn bản

Ký hiệu của văn bản bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước có thẩm quyền ban hành văn bàn Đối với công

có dấu gạch chéo (), giữa các nhóm chữ viết tắt trong ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-), không cách chữ

Địa danh và thời gian ban hành văn bản

a) Địa danh ghi trên văn bản do cơ quan nhà nước ở trung ương ban hành là tên gọi chính thức của tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi cơ quan ban hành văn bản đóng trụ sở Địa danh ghi trên văn bản do cơ quan nhà nước địa phương ban hành là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính nơi cơ quan ban hành văn bản đóng trụ sở

Đối với những đơn vị hành chính được đặt theo tên người, bằng chữ số hoặc sự kiện lịch sử thì phải ghi tên gọi đầy đủ của đơn vị hành chính đó

Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân thuộc phạm vi quản lý của Bộ Công an, Bộ Quốc phòng được thực hiện theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của Bộ Công an, Bộ Quốc phòng

b) Thời gian ban hành văn bản Thời gian ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được ban hành Thời gian ban hành văn bản phải được viết đầy đủ các số thể hiện ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả Rập; đối với những số thể hiện ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 phía trước

c) Địa danh và thời gian ban hành văn bản được trình bày trên cùng một dòng với

số, ký hiệu văn bản, tại ô số 4 “Phụ lục 1 của tiểu luận này”, bằng chữ in thường, cỡ chữ

từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng, các chữ cái đầu của địa danh phải viết hoa; sau địa danh có dấu phẩy (,); địa danh và ngày, tháng, năm được đặt dưới, canh giữa so với Quốc hiệu và Tiêu ngữ

Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

a) Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành Trích yếu nội dung văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản

16

b) Tên loại và trích yếu nội dung văn bản được trình bày tại ô số “Phụ lục 1 của tiểu luận này”, đặt canh giữa theo chiều ngang văn bản Tên loại văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm Trích yếu nội dung văn bản được đặt ngay dưới tên loại văn bản, trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm Bên dưới trích yếu nội dung văn bản có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ Đối với công văn, trích yếu nội dung văn bản được trình bày tại ô số 5b “Phụ lục 1 của tiểu luận này”, sau chữ “V/v” bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đặt canh giữa dưới số

và ký hiệu văn bản, cách dòng 6pt với số và ký hiệu văn bản

Nội dung văn bản

a) Căn cứ ban hành văn bản Căn củ ban hành văn bản bao gồm văn bản quy định thẩm quyền, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và các văn bản quy định nội dung, cơ sở để ban hành văn bản Căn cứ ban hành văn bản được ghi đầy đủ tên loại văn bản, số, ký hiệu, cơ quan ban hành, ngày tháng năm ban hành văn bản và trích yếu nội dung văn bản (Tiếng Luật, Pháp lệnh không ghi số, ký hiệu, cơ quan ban hành)

Căn cứ ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ nghiêng, cỡ chữ từ 13 đến 14, trình bày dưới phần tên loại và trích yếu nội dung văn bản; sau mỗi căn

cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy (,), dòng cuối cùng kết thúc bằng dấu chấm (.)

b) Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, số, ký hiệu của văn bản, thời gian ban hành văn bản, tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và trích yếu nội dung văn bản (đối với Luật và Pháp lệnh chi ghi tên loại và tên của Luật, Pháp lệnh); trong các lần viện dẫn tiếp theo, chi ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản đó

c) Bố cục của nội dung văn bản: Tuỳ theo tên loại và nội dung, văn bản có thể có phần căn cứ pháp lý để ban hành, phần mở đầu và có thể được bố cục theo phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm hoặc được phân chia thành các phần, mục từ lớn đến nhỏ theo một trình tự nhất định

d) Đối với các hình thức văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, tiểu mục, điều thì phần, chương, mục, tiểu mục, điều phải có tiêu đề Tiêu đề là cụm từ chi nội dung chính của phần, chương, mục, tiểu mục, điều

đ) Cách trình bày phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm

Từ “Phần”, “Chương” và số thứ tự của phần, chương được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm Số thứ tự của phần, chương dùng chữ số La Mã Tiêu đề của phần, chương được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm

17

Từ “Mục”, “Tiểu mục” và số thứ tự của mục, tiểu mục được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm Số thứ tự của mục, tiểu mục dùng chữ số Ả Rập Tiêu đề của mục, tiểu mục được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm

Từ “Điều”, số thứ tự và tiêu đề của điều được trình bày bằng chữ in thường, lùi đầu dòng 1 cm hoặc 1,27 cm Số thứ tự của điều dùng chữ số Ả Rập, sau số thứ tự có dấu chấm (.); cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn, kiểu chữ đứng, đậm

Số thứ tự các khoản trong mỗi mục dùng chữ số Ả Rập, sau số thứ tự có dấu chấm (.), cỡ chữ số bằng cỡ chữ của phần lời văn, kiểu chữ đứng Nếu khoản có tiêu đề, số thứ

tự và tiêu đề của khoản được trình bày trên một dòng riêng, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn, kiểu chữ đứng, đậm

Thứ tự các điểm trong mỗi khoản dùng các chữ cái tiếng Việt theo thứ tự bảng chữ cái tiếng Việt, sau có dấu đóng ngoặc đơn, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn, kiểu chữ đứng

e) Nội dung văn bản được trình bày bằng chữ in thường, được canh đều cả hai lễ, kiểu chữ đứng, cỡ chữ từ 13 đến 14; khi xuống dòng, chữ đầu dòng lùi vào 1 cm hoặc 1,27 cm; khoảng cách giữa các đoạn văn tối thiểu là 0pt; khoảng cách giữa các dòng tối thiểu là dòng đơn, tối đa là 1,5 lines

g) Nội dung văn bản được trình bày tại ô số 6 “Hình 1 của bài tiểu luận này” Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

a) Chữ ký của người có thẩm quyền là chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy hoặc chữ ký số của người có thẩm quyền trên văn bản điện tử

b) Việc ghi quyền hạn của người ký được thực hiện như sau:

Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức

Trường hợp được giao quyền cấp trưởng thì phải ghi chữ viết tắt “Q.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức

Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viết tắt “KT.” vào trước chức vụ của người đứng đầu Trường hợp cấp phó được giao phụ trách hoặc điều hành thì thực hiện kỷ như cấp phó ký thay cấp trưởng

Trường hợp kỷ thừa uỷ quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức

c) Chức vụ, chức danh và họ tên của người ký

18

Chức vụ ghi trên văn bản là chức vụ lãnh đạo chính thức của người ký văn bản trong

cơ quan, tổ chức; không ghi những chức vụ mà Nhà nước không quy định

Chức danh ghi trên văn bản do các tổ chức tư vấn ban hành là chức danh lãnh đạo của người ký văn bản trong tổ chức tư vấn

Đối với những tổ chức tư vấn được phép sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức thì ghi chức danh của người ký văn bản trong tổ chức tư vấn và chức vụ trong cơ quan, tổ chức Đối với những tổ chức tư vấn không được phép sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức thì chỉ ghi chức danh của người ký văn bản trong tổ chức tư vấn

Chức vụ (chức danh) của người ký văn bản do Hội đồng hoặc Ban Chỉ đạo của Nhà nước ban hành mà lãnh đạo Bộ làm Trưởng ban hoặc Phó Trưởng ban, Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Hội đồng thì phải ghi rõ chức vụ (chức danh) và tên cơ quan, tổ chức nơi lãnh đạo

Bộ công tác ở phía trên họ tên người ký

Họ và tên người ký văn bản bao gồm họ, tên đệm (nếu có) và tên của người ký văn bản Trước họ tên của người kỷ, không ghi học hàm, học vị và các danh hiệu danh dự khác Việc ghi thêm quân hàm, học hàm, học vị trước họ tên người kỳ đổi với văn bản của các đơn vị vũ trang nhân dân, các tổ chức sự nghiệp giáo dục, y tế, khoa học do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định

d) Hình ảnh, vị trí chữ ký số của người có thẩm quyền là hình ảnh chữ ký của người

có thẩm quyền trên văn bản giấy, màu xanh, định dạng Portable Network Graphics (.png) nên trong suốt, đặt canh giữa chức vụ của người ký và họ tên người ký

đ) Quyền hạn, chức vụ của người kỷ được trình bày tại ô số 7a “Phụ lục 1 của tiểu luận này”; chức vụ khác của người ký được trình bày tại ô số 7b “Phụ lục 1 của tiểu luận này”.phía trên họ tên của người ký văn bản; các chữ viết tắt quyền hạn như: “TM.”, “Q.”,

“KT.”, “TL.”, “TUQ.” và quyền hạn chức vụ của người ký được trình bày bằng chữ in hoa,

Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức

a) Hình ảnh, vị trí chữ ký số của cơ quan, tổ chức là hình ảnh dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trên văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dầu,

Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu của văn bản kèm theo

Hình ảnh chữ ký số của cơ quan, tổ chức: Không hiển thị

Thông tin: Số và ký hiệu văn bản; thời gian ký (ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen

c) Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức được trình bày tại ô số 8 “Phụ lục 1 của bài tiểu luận này”

Phần thứ nhất bao gồm từ “Kính gửi”, sau đó là tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn

vị, cá nhân trực tiếp giải quyết công việc

Phần thứ hai bao gồm từ “Nơi nhận”, phía dưới là từ “Như trên”, tiếp theo là tên các

cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân có liên quan khác nhận văn bản

c) Đối với những văn bản khác, nơi nhận bao gồm từ “Nơi nhận” và phân liệt kê các

cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản

d) Nơi nhận được trình bày tại ô số 9a và 9b “Phụ lục 1 của tiểu luận này” bao gồm: Phần nơi nhận tại ô số 9a (áp dụng đối với Tờ trình, Báo cáo của cơ quan, tổ chức cấp dưới gửi cơ quan, tổ chức cấp trên và Công văn): Từ “Kính gửi” và tên các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng; sau từ “Kính gửi” có dấu hai chấm (:) Nếu văn bản gửi cho một cơ quan,

tổ chức hoặc một cá nhân thì từ “Kính gửi” và tên cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân được trình bày trên cùng một dòng, trường hợp văn bản gửi cho hai cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân trở lên thì xuống dòng, tên mỗi cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, cá

20

nhân được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng(-), cuối dòng có dấu chấm phẩy (,), cuối dòng cuối cùng có dấu chấm (.); các gạch đầu dòng được trình bày thẳng hàng với nhau dưới dấu hai chấm (:)

Phần nơi nhận tại ở số 9b (áp dụng chung đối với các loại văn bản): Từ “Nơi nhận” được trình bày trên một dòng riêng (ngang hàng với dòng chữ “quyền hạn, chức vụ của người ký” và sát lề trái), sau có dấu hai chấm (.), bằng chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm; phân liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, đơn vị nhận văn bản được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng (-) sát lề trái, cuối dòng có dấu chấm phây (;), dòng cuối cùng bao gồm chữ “Lưu” sau có dấu hai chấm (.), tiếp theo là chữ viết tắt VT”, dấu phẩy (,), chữ viết tắt tên đơn vị (hoặc bộ phận) soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu, cuối cùng

là dấu chấm (.)

2 Nghiệp vụ văn thư

2.1 Văn bản quản lý nhà nước trong giáo dục đào tạo

Văn bản quản lý nhà nước trong giáo dục và đào tạo là những quyết định và thông tin quản lý thành văn, do các cơ quan quản lý hành chính nhà nước ban hành hoặc phối hợp ban hành, theo thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục do pháp luật quy định, điều chỉnh những quan hệ quản lý hành chính nhà nước; VD: Nghị quyết, Nghị định, Thông tư, Quyết định, chỉ thị,công văn, tờ trình,…

Văn bản quản lý nhà nước trong giáo dục và đào tạo có các vai trò sau:

 Đảm bảo thông tin;

 Truyền đạt các quyết định;

 Phương tiện kiểm tra và theo dõi;

 Kiến tạo nên hệ thống pháp luật;

Chức năng của văn bản quản lý nhà nước trong giáo dục và đào tạo:

 Chức năng thông tin;

 Chức năng pháp lý;

 Chức năng quản lý;

 Chức năng xã hội;

 Chức năng khác (giao tiếp, thống kê, xử lý số liệu,…)

Một số loại văn bản nhà nước trong giáo dục và đào tạo:

 Văn bản quy phạm pháp luật: là văn bản do cơ quan nhà nước ban hành theo thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục được quy định trong Luật Có quy tắc