Bài thu hoạch 9Đ Học phần -Rèn luyện nghiệp vụ quản lý giáo dục

Ngoài các dãy nhà ở dành cho sinh viên, Kí túc xá có một dãy nhà sinh hoạt chung gồm: nơi làm việc của cán bộ, nhân viên Kí túc xá, 1 phòng đọc thư viện, 1 căn tin, 1 hội trường khoảng 2

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

KHOA KHOA HỌC GIÁO DỤC

HỌC PHẦN RÈN LUYỆN NGHIỆP VỤ QUẢN LÝ GIÁO DỤC THƯỜNG XUYÊN

BÀI THU HOẠCH TÌM HIỂU KÝ TÚC XÁ TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

Sinh viên thực hiện: Nguyễn Anh Tuấn MSSV: 4501609065

THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH, 2021

I Tình hình chung của KTX

1 Quá trình thành lập

Năm 1990, Trường khởi công xây dựng khu Kí túc xá trên diện tích 0,82 ha, tại địa chỉ 351A Lạc Long Quân, Phường 5, Quận 11, Thành phố Hồ Chí Minh và hoàn thành năm 1997 với 3 dãy nhà A, B và C, sau đó tiếp tục xây dựng thêm dãy D,

E, căn tin, hội trường, thư viện, nhà để xe Trong đó, 4 dãy A, B, C, E gồm 200 phòng ở của sinh viên Mỗi phòng 08 sinh viên, được thiết kế khép kín Như vậy, Kí túc xá có thể bố trí 1600 chỗ cho sinh viên ở, học tập và sinh hoạt

Ngoài các dãy nhà ở dành cho sinh viên, Kí túc xá có một dãy nhà sinh hoạt chung gồm: nơi làm việc của cán bộ, nhân viên Kí túc xá, 1 phòng đọc (thư viện), 1 căn tin, 1 hội trường khoảng 200 chỗ ngồi cho sinh viên học tập và sinh hoạt Một khu tự học với 400 sinh viên, 4 nhà để xe, 6 phòng khách dành cho sinh viên và các chuyên gia nước ngoài đến học tập và giảng dạy tại trường Kí túc xá có 2 sân chơi thể thao (20m x 35m), 1 nhà bóng bàn, dựa trên cơ sở sẵn có Kí túc xá bố trí thêm sân chơi cho phù hợp

Năm 2008, do cở sở 280 An Dương Vương tiến hành xây dựng khu nhà mới nên một số phòng học phải dỡ bỏ, vì vậy trường lấy 01 dãy nhà 5 tầng tại Kí túc xá chuyển đổi công năng sang thành 33 phòng học để phục vụ việc đào tạo của Nhà trường Để đáp ứng nhu cầu sinh hoạt văn hoá văn nghệ, thể dục thể thao Kí túc xá được Nhà trường trang bị một số phương tiện nghe nhìn: 1 tivi 32inches, 1 đầu DVD,

1 giàn Karaoke, 1 máy chiếu cùng 1 màn chiếu lớn, 1 bộ âm thanh, nhạc cụ có 1 bộ trống, đàn ghi ta điện, ghi ta thùng

2 Đội ngũ cán bộ quản lý (2 người)

3 Đội ngũ nhân viên, Cộng tác viên

Tổ Quản lí sinh viên (4 người)

Tổ Tài chính và cơ sở vật chất gồm: (3 người)

Tổ bảo vệ: (6 người)

Tổ Môi trường và phục vụ lớp học: (6 người)

4 Chỉ tiêu tuyển sinh hàng năm

Thông thường vào tháng 7 hàng năm, theo sự chỉ đạo của lãnh đạo nhà trường KTX cùng Phòng Công tác Chính trị Học sinh Sinh viên lên kế hoạch, quy trình, tiếp nhận sinh viên vào KTX

Chỉ tiêu dự kiến xét duyệt dự kiến là sẽ có khoảng 400 chỗ ở cho sinh viên có nguyện vọng vào nội chú

5 Công tác quản lý các dịch vụ phục vụ trong KTX (căng tin, ăn bán trú…) Nhằm nâng cao chất lượng cuộc sống cho sinh viên khu nội trú, Trung tâm ký túc xá đã đề xuất Ban Giám hiệu và phối hợp với các phòng ban chức năng của trường, cá nhân, doanh nghiệp triển khai các dịch vụ phục vụ sinh viên nội trú Các dịch vụ do ký túc xá tổ chức giúp phụ huynh sinh viên yên tâm hơn khi con em mình bắt đầu cuộc sống tự lập, xa gia đình chuẩn bị hành trang cho tương lai Căng tin phục vụ các bữa ăn trong ngày theo phương thức tự chọn, đồ ăn nhanh; các món ăn được chế biến đa dạng, phong phú, thay đổi theo ngày và theo mùa đảm bảo vệ sinh

an toàn thực phẩm, nguyên liệu có nguồn gốc rõ ràng Nhà xe trang bị hệ thống camera đảm bảo an toàn, quản lý xe ra vào bằng thẻ điện tử thông minh, thuận tiện cho người gửi xe Tổ chức và duy trì thường xuyên các lớp học võ, đàn ghi ta cho sinh viên

Ngoài những dịch vụ trên, Trung tâm ký túc xá sẽ trang bị hệ thống máy giặt, cửa hàng tạp hóa, dịch vụ wifi chất lượng cao; cho cá nhân và đơn vị bên ngoài vào đầu tư dịch vụ photo, in ấn phục vụ sinh viên, cung cấp nước uống đóng bình tại phòng ở đạt tiêu chuẩn vệ sinh an toàn thực phẩm Việc cung cấp các dịch vụ tiện ích cho sinh viên nói trên là phù hợp với nhu cầu của sinh viên nội trú hiện nay, giúp sinh viên có được chỗ ở tốt, an toàn, được sử dụng các dịch vụ tiện ích phục vụ cho sinh hoạt, học tập và giải trí hàng ngày 16 Mở các lớp dạy tiếng anh, tin học với mục đích trang bị những kỹ năng cần thiết cho sinh viên Thường xuyên tổ chức các

lớp đào tạo nâng cao kỹ năng nghiệp vụ cho cán bộ quản lí ký túc xá nhƣ tổ chức hội thảo, tọa đàm, giao lưu học hỏi kinh nghiệm quản lí với các đơn vị có cùng chức năng, nhiệm vụ với ký túc xá theo định kì hàng năm

II Công tác quản lí phòng, văn thư, thư viện tại KTX

1 Công tác văn thư lưu trữ

Tại KTX, tổ quản lí sinh viên sẽ đảm nhiệm công tác văn thư

1.1 Tiêu chuẩn nghề nghiệp của nhân viên văn thư

Tiêu chuẩn về trình độ, đào tạo:

 Có bằng tốt nghiệp đại học trở lên chuyên ngành văn thư lưu trữ, nếu tốt nghiệp đại học chuyên ngành khác thì phải có chứng chỉ bồi dưỡng bổ sung kiến thức nghiệp vụ văn thư;

 Có chứng chỉ bồi dưỡng quản lý nhà nước và nghiệp vụ ngạch văn thư;

 Có chứng chỉ ngoại ngữ trình độ bậc 2 (hoặc tương đương) khung năng lực ngoại ngữ Việt Nam theo quy định tại Thông tư số 01/2014/TT-BGDĐT ngày 24/01/2014 của Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành khung năng lực ngoại ngữ 6 bậc dùng cho Việt Nam

Tiêu chuẩn chung về phẩm chất:

 Có bản lĩnh chính trị vững vàng, kiên định với chủ nghĩa Mác - Lênin,

tư tưởng Hồ Chí Minh, nắm vững chủ trương, đường lối của Đảng; trung thành với Tổ quốc và Hiến pháp nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam; bảo vệ lợi ích của Tổ quốc, của nhân dân

 Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ của công chức theo quy định của pháp luật; nghiêm túc chấp hành sự phân công nhiệm vụ của cấp trên; tuân thủ pháp luật, giữ vững kỷ luật, kỷ cương, trật tự hành chính; nghiêm chỉnh chấp hành nội quy, quy chế của cơ quan

 Tận tụy, trách nhiệm, trung thực, cẩn thận và gương mẫu trong thực thi công vụ; cần, kiệm, liêm, chính, chí công vô tư; tuân thủ các quy định của pháp luật về thẩm quyền, quy trình, thủ tục hành chính và tuyệt đối chấp hành nguyên tắc bảo mật trong thực thi công vụ

 Có lối sống và sinh hoạt lành mạnh, khiêm tốn, đoàn kết; lịch sự, văn hóa, chuẩn mực trong giao tiếp, phục vụ nhân dân

 Thường xuyên có ý thức học tập, rèn luyện nâng cao phẩm chất, trình

độ, năng lực

1.2 Những hoạt động chủ yếu của nhân viên văn thư

1.2.1 Quản lý các loại văn bản đi

Bước 1: Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày Trước khi thực hiện ban hành, phát hành các văn bản, cán bộ văn thư cần kiểm tra lại về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản để đề phòng có các sai sót, nếu có sai sót thì sẽ kịp thời điều chỉnh, chỉnh sửa

Bước 2: Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật Để văn bản có hiệu lực về mặt pháp lý, thì người làm công tác văn thư phải đóng dấu cho văn bản đi, theo quy định của nhà nước

Bước 3: Đăng ký văn bản đi Tại KTX thì văn bản đi được đăng ký theo hai hình thức Thứ nhất là đăng ký tại file cứng (sổ đăng ký văn bản), thứ hai là file mềm được lưu trên máy tính

Bước 4: Làm thủ tục phát hành và theo dõi văn bản đi Sau khi văn bản đi đã được đăng ký thì cán bộ văn thư sẽ đóng gói văn bản và chuyển phát đến đơn vị, tổ chức nhận văn bản

Bước 5: Lập hồ sơ, bảo quản và tổ chức sử dụng văn bản lưu Bản lưu tại văn thư là bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền và được sắp xếp theo thứ tự đăng ký Lưu ý: Mỗi văn bản đi phải lưu ít nhất hai văn bản

1.2.2 Quản lý các loại văn bản đến

Bước 1: Nhận văn bản đến Ở bước này, người thực hiện công tác văn thư sẽ kiểm tra lại văn bản, rồi phân loại các loại văn bản

Bước 2: Đóng dấu, đăng ký văn bản đến Cán bộ văn thư sẽ đóng dấu đến và đăng ký cho văn bản đến (đăng ký cả trên sổ đăng ký văn bản đến và file mềm trên máy tình)

Bước 3: Trình và chuyển văn bản đến Sau khi đã phân loại các loại văn bản thì cán bộ văn thư sẽ điều chuyển đến bộ phận cần xử lý văn bản (về vấn đề cơ sở vật chất thì chuyển tới Thầy Nguyễn Văn Hậu_phó giám đốc của KTX, còn về các vấn đề khác thì đa phần đều do Thầy Nguyễn Anh Đài_giám đốc KTX giải quyết)

Bước 4: Tổ chức giải quyết và theo dõi giải quyết văn bản đến Cán

bộ văn thư sẽ là người đôn đốc việc giải quyết các văn bản, nhằm giải quyết kịp thời các văn bản

Bước 5: Sao văn bản đến Bản lưu tại văn thư là bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền và được sắp xếp theo thứ tự đăng ký văn bản đến

1.2.3 Quản lý lưu trữ văn bản

Hàng tuần đều có nhân viên được phân công liên hệ Phòng TCHC để lấy công văn (Tuần 02 lần vào thứ 2 và thứ 6) Sau khi lấy CV về đều được bộ phận VP phân loại lưu trữ và chuyển đến các bộ phận liên quan

Ngoài ra các loại VB khác do Trường triển khai qua hộp thư điện tử, bộ phận

VP đều chuyển tiếp qua hộp thư điện tử cho các bộ phận liên quan trong Ký túc xá Một số VB nội bộ KTX đều được lưu trữ thành file mềm để dễ trích lục và quản lý

Theo thầy Nguyễn Anh Đài – Giám đốc ký túc xá thì hiện nay ký túc xá trường Đại học Sư phạm Thành Phố Hồ Chí Minh chưa có phần mềm lưu trữ và quản lí thông tin sinh viên, thông tin sinh viên chỉ được lưu trữ trong máy tính bằng phần mềm MS Word và MS Excel Theo dự định của ban lãnh đạo ký túc xá, sắp tới ký túc xá phối hợp với Khoa Công Nghệ Thông Tin trong việc xây dựng và thiết kế phần mềm quản

lý thích hợp cho ký túc xá

1.2.4 Quản lý sử dụng con dấu

Đóng dấu: Dấu vuông lưu hành nội bộ, dấu tròn dùng để chuyển các văn bản sang các phòng ban của trường

Cách thức quản lí sử dụng con dấu tại KTX:

 Không giao con dấu cho người khác, phải tự tay đóng dấu hoặc ủy quyền cho phòng ban chịu trách nhiệm

 Khống chỉ (không đóng dấu vào văn bản không có nội dung và chữ ký)

 Đóng dấu rõ ràng (phải đè lên 2/3 chữ ký phía bên trái)

1.2.5 Kiến nghị về các tiêu chuẩn (cần đào tạo) của nhân viên văn thư

Nâng cao các kỹ năng sau:

 Nghiệp vụ chuyên môn văn thư lưu trữ

 Kỹ năng quản lý, tổ chức, sắp xếp công việc

 Kỹ năng giao tiếp và kỹ năng văn phòng

1.2.6 Các chế độ đãi ngộ

 Hưởng lương theo hợp đồng lao động

 Được hưởng đầy đủ chế độ phúc lợi theo quy định Nhà Nước: HĐ lao động, BHXH, BHYT, BHTN…

 Thưởng các ngày nghỉ Lễ, Tết theo chính sách đãi ngộ của KTX

 Được làm việc trong môi trường thân thiện, năng động, chuyên nghiệp, cởi mở, cơ hội gắn bó lâu dài và thăng tiến trong công việc

III Công tác quản lí phòng ở của sinh viên

1 Công tác giám thị

1.1 Yêu cầu về phẩm chất, năng lực của đội ngũ giám thị

 Có kiến thức về giáo dục hành vi và quản lí sinh viên

 Có khả năng tổ chức, giao tiếp, giải quyết vấn đề

 Trách nhiệm, trung thực, siêng năng, cầu tiến

 Đạt trình độ tin học Văn phòng trở lên

1.2 Các hoạt động chủ yếu của giám thị

Tiếp nhận hồ sơ và thụ lý bước đầu các sai phạm của sinh viên về việc thực hiện hợp đồng nội trú, không để chậm trễ ảnh hưởng đến nhiệm vụ chung, nhất là những vi phạm nghiêm trọng của sinh viên (Thời gian xử lý không quá 7 ngày sau khi có hồ sơ)

Chịu trách nhiệm về tổ chức các phong trào trong sinh viên: phong trào xây dựng phòng tự quản, phong trào tự học, phong trào xây dựng nếp sống văn minh, phòng chống các tệ nạn xã hội, giữ gìn kỷ cương, nền nếp trong kí túc xá, phong trào quần chúng giữ gìn an ninh - trật tự Phối hợp với Ban tự quản và các đơn vị ngoài KTX tổ chức các hoạt động phong trào văn hóa văn nghệ - TDTT khi được đồng ý, thống nhất của Giám đốc và lãnh đạo trường

Theo dõi tình hình sinh viên, nhất là công tác an ninh chính trị để báo cáo và

có hướng xử lý phù hợp và hiệu quả, không để sinh viên tự phát những diễn biến tư tưởng không đúng đắn

1.3 Kiến nghị về các tiêu chuẩn (cần đào tạo) của giám thị

Ngoài các yêu cầu về năng lực, người làm giám thị cần tham gia thêm các khóa bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ

1.4 Các chế độ đãi ngộ

 Hưởng lương theo hợp đồng lao động

 Được hưởng đầy đủ chế độ phúc lợi theo quy định Nhà Nước: HĐ lao động, BHXH, BHYT, BHTN…

 Thưởng các ngày nghỉ Lễ, Tết theo chính sách đãi ngộ của KTX

 Được làm việc trong môi trường thân thiện, năng độ

2 Công tác quản lí phòng ở, khu hoc tập, khu vui chơi giải trí của sv

2.1 Yêu cầu về phẩm chất, năng lực của đội ngũ

 Tốt nghiệp đại học về chuyên ngành hoặc chuyên ngành khác có liên quan Nếu tốt nghiệp đại học chuyên ngành khác phải có chứng chỉ bồi dưỡng kiến thức, kỹ năng nghề nghiệp chuyên ngành do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp;

 Có trình độ ngoại ngữ bậc 3 (B1) theo quy định tại Thông tư số 01/2014/TT-BGDĐT ngày 24 tháng 01 năm 2014 của Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành Khung năng lực ngoại ngữ 6 bậc dùng cho Việt Nam;

 Gương mẫu, trung thực, hòa nhã và thân thiện

 Có ý thức tự học tập để nâng cao kĩ năng chuyên môn

2.2 Các hoạt động chủ yếu

Tổ chức chấm điểm thi đua các phòng ở 2 lần/tháng

 Các khu vực công cộng như: sân chơi, lối đi, cổng ra vào, phòng bóng bàn, cầu thang, hội trường, các phòng học nhà D Nhà vệ sinh phải làm thường xuyên, trong ngày đảm bảo luôn sạch sẽ, gọn gàng

 Chăm sóc và tưới cây, cắt cỏ, khơi cống rãnh, tạo không gian quang đãng phòng chống dịch bệnh

 Đóng mở cửa lớp học theo lịch của phòng đào tạo và làm vệ sinh toàn

bộ dãy nhà D và quản lý tài sản trong phòng học theo hợp đồng đã ký với trường

 Phối hợp với các tổ thực hiện nhiệm vụ chung của đơn vị

 Thực hiện các nhiệm vụ đột xuất do lãnh đạo yêu cầu

2.3 Kiến nghị về các tiêu chuẩn (cần đào tạo)

Tổ chức các khóa tập huấn đào tạo kĩ năng chuyên môn

2.4 Các chế độ đãi ngộ

 Hưởng lương theo hợp đồng lao động

 Được hưởng đầy đủ chế độ phúc lợi theo quy định Nhà Nước: HĐ lao động, BHXH, BHYT, BHTN…

 Thưởng các ngày nghỉ Lễ, Tết theo chính sách đãi ngộ của KTX

 Được làm việc trong môi trường thân thiện, năng độ

IV Công tác quản lý cơ sở vật chất của KTX

1 Các nguồn cung cấp cơ sở vật chất của KTX

Phòng quản lí cơ sở vật trường Đại học Sư phạm Thành phố Hồ Chí Minh

2 Cách thức vận hành, sửa chữa, bảo quản, thanh lý cơ sở vật chất tại KTX Tất cả các cơ sở vật chất của nhà trường là phải thông qua phòng quản lí cơ sở vật chất nhưng phải được hiệu trưởng kí duyệt Đây là những thiết bị ban đầu

Tiếp theo là đến hàng năm cuối mỗi năm nhà trường sẽ đi kiểm kê tài sản kiểm tra tất cả các thiết bị, trên tất cả các thiết bị đều có mã số , thiếu mất đi cái nào hoặc

hư cái nào sau đó nhà trường đưa ra cái định mức cấp mới cho KTX Đầu năm KTX thấy thiếu thiết bị sẽ gửi công văn đề xuất lên trường yêu cầu cung cấp thiết bị phục

vụ công việc của cán bộ công nhân viên ở KTX VD: cấp mực in, giấy tờ Nếu như

Khi nhập thiết bị về kho thì thủ kho chịu trách nhiệm quản lí kiểm kê tất cả các tài sản Khi thủ kho phát cho từng cá nhân sử dụng rồi thì cá nhân chịu trách nhiệm với tài sản đó Ngoài những thiết bị văn phòng thì hàng năm nhà trường có cấp những công cụ đơn giản như là bút, giấy cấp thì nhập về kho

Về quy định của trường trong việc tu sửa KTX:

 Sửa chữa lớn như: tu sửa dãy nhà, KTX sẽ đề xuất lên phòng quản trị thiết bị để lên kế hoạch dự toán và trình lên Hiệu trưởng thông qua

 Lập kế hoạch vào đầu mỗi năm học về việc mua sắm, sửa chữa nhỏ, trang bị vật dụng về điện, nước, dụng cụ vệ sinh … cho các phòng ở sinh viên, lớp học và các hoạt động phục vụ khác

 Thường xuyên duy trì điện và nước để phục vụ và yêu cầu sinh viên thực hiện nghiêm túc trách nhiệm trong hợp đồng nội trú đã cam kết

 Theo dõi, quản lý toàn bộ cơ sở vật chất của đơn vị, đảm bảo sử dụng

có hiệu quả, không để mất mát, hư hỏng do chủ quan gây nên

 Hàng tháng ghi chỉ số sử dụng điện và nước trong toàn kí túc xá để lập bảng thanh toán theo quy định

 Lập hồ sơ các hợp đồng về CSVC, bãi xe, cantin, thu gom rác…trình Giám đốc ký và có trách nhiệm theo dõi thực hiện

 Thường xuyên kiểm tra kỹ thuật hệ thống điện và nước ở khu vực sinh viên nội trú, lớp học, khu vực công cộng và trung tâm để phát hiện sớm tình huống hư hỏng và có kế hoạch khắc phục

 Lập sổ theo dõi, kiểm tra định kỳ, lưu hồ sơ và thực hiện chế độ báo cáo về tài sản của đơn vị đối với lãnh đạo và trường

 Phối hợp với các tổ để quản lý, sử dụng và giám sát sinh viên trong việc thực hiện quản lý tài sản chung trong phòng ở và nơi công cộng theo quy định trong hợp đồng nội trú

 Phối hợp với tổ bảo vệ thực hiện tốt công tác phòng cháy chữa cháy (liên quan đến điện, nước, máy bơm chuyên dụng)

 Đảm bảo về điện, nước và phục vụ các thiết bị hỗ trợ giảng dạy, cc dạng CSVC khc phục vụ học tập cho dãy nhà D

 Sửa chữa điện nước và cơ sở vật chất khác trong KTX

 Thực hiện các nhiệm vụ đột xuất do lãnh đạo yêu cầu

V Công tác phối hợp với các tổ chức đoàn thể địa phương

Cùng với việc đẩy mạnh các hoạt động quản lí và tổ chức nhiều các phong trào thể dục thể thao, Ban Quản lí KTX tăng cường phối hợp với cộng đồng địa phương nơi KTX đóng nhằm đảm bảo an ninh trật tự nơi cư trú và tăng cường ý thức của sinh viên trong việc có trách nhiệm với bản thân và xã hội Sự phối hợp giữa Ban Quản lí KTX Trường ĐH Sư phạm Tp.HCM với công an phường 5 và công an quận 11 trong những năm qua đạt kết quả tương đối tốt KTX và công an quận 11 kí kết quy chế phối hợp đảm bảo ANTT KTX từng giai đoạn 3 năm một lần, hai bên thường xuyên trao đổi các vấn đề có liên quan trong việc quản lí con người nhằm đảm bảo an toàn

xã hội và giữ gìn môi trường KTX kỷ cương, nề nếp

Bên cạnh đó, ban quản lí KTX còn phối hợp chặt chẽ với cơ quan chính quyền, ban ngành đoàn thể ở địa phương để tăng cường sự giúp đỡ, phối hợp trong công tác quản lí sinh viên ở KTX Mỗi tháng 2 lần phát động chiến dịch “Chủ nhật xanh” kêu gọi sinh viên tham gia quét dọn vệ sinh môi trường xung quanh nơi cư trú và trên địa bàn của phường Ngoài ra các em sinh viên trong KTX còn tham gia các hoạt động

do địa phương tổ chức như: tham gia hiến máu nhân đạo, hội thảo quốc phòng cấp phường, quận, dạy học hè cho học sinh địa phương