MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
KHÁI NIỆM, CHỨC NĂNG VÀ NHIỆM VỤ VĂN PHÒNG
1.1.1.1 Khái niệm Để phục vụ cho công tác lãnh đạo quản lý ở các cơ quan, đơn vị cần phải có công tác văn phòng với những nội dung chủ yếu như: Tổ chức, thu thập xử lý, phân phối, truyền tải quản lý sử dụng các thông tin bên ngoài và nội bộ, trợ giúp lãnh đạo thực hiện các hoạt động điều hành quản lý cơ quan, đơn vị… Bộ phận chuyên đảm trách các hoạt động nói trên được gọi là văn phòng
Văn phòng có thể được hiểu theo nhiều giác độ khác nhau như sau:
Văn phòng được hiểu là bộ máy làm việc tổng hợp, hỗ trợ trực tiếp cho việc điều hành của ban lãnh đạo trong các cơ quan và đơn vị Ở những cơ quan thẩm quyền lớn như Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chính phủ hay Văn phòng Tổng công ty, văn phòng được thành lập để thực hiện chức năng này Trong khi đó, tại các cơ quan, đơn vị nhỏ hơn, văn phòng thường được coi là phòng hành chính tổng hợp.
Văn phòng, theo nghĩa hẹp, là trụ sở làm việc của một cơ quan hoặc đơn vị, đồng thời cũng là nơi diễn ra các hoạt động giao tiếp nội bộ và đối ngoại của tổ chức đó.
- Ngoài ra văn phòng còn được hiểu là phòng làm việc của thủ trưởng có tầm cỡ cao như: Nghị sỹ, kiến trúc sư trưởng…
Mặc dù văn phòng có thể hiểu theo những cách khác nhau nhưng đều có điểm chung đó là:
Văn phòng cần được tổ chức phù hợp với đặc điểm cụ thể của từng cơ quan Đối với các cơ quan lớn, bộ máy văn phòng thường bao gồm nhiều bộ phận và đủ số lượng cán bộ nhân viên để thực hiện đầy đủ các hoạt động Ngược lại, ở các cơ quan nhỏ với tính chất công việc đơn giản, văn phòng có thể được tổ chức gọn nhẹ và tối thiểu.
Văn phòng cần có vị trí giao dịch cụ thể và trang bị cơ sở vật chất phù hợp Quy mô và đặc điểm của các yếu tố vật chất này sẽ được xác định dựa trên quy mô và tính chất hoạt động của văn phòng.
1.1.1.2 Văn phòng như một hệ thống
Phân tích tổ chức như một hệ thống là một hoạt động hữu ích và ngày càng phổ biến, giúp xem xét cẩn thận các mối quan hệ và tương tác trong công việc văn phòng, cả bên trong lẫn bên ngoài.
Theo quan điểm quản lý thông tin, hệ thống được coi là phương tiện truyền tải ý tưởng và phân tích Nó thể hiện một thái độ và cách tiếp cận để xem xét các dự định và vấn đề Một hệ thống được xem như công cụ hỗ trợ quá trình suy nghĩ và phân tích.
PTIT phát triển một cách đơn giản, không yêu cầu hiểu sâu về lý thuyết hệ thống Ngay cả khi sử dụng ở mức độ cơ bản, PTIT vẫn hỗ trợ hiệu quả cho nghiên cứu quản trị và quản lý văn phòng.
Mỗi tổ chức, dù thuộc lĩnh vực tư nhân hay nhà nước, đều bao gồm nhiều hệ thống con trong một cấu trúc toàn thể Trong số đó, hệ thống thông tin đóng vai trò quan trọng, kết nối và tích hợp tất cả các hệ thống con khác, đảm bảo sự liên kết cần thiết giữa chúng.
Mặc dù nhiều người đã quen thuộc với các hệ thống sinh học và kỹ thuật, nhưng họ gặp khó khăn khi cố gắng hình dung một hệ thống trừu tượng Hình 1.1 minh họa năm thành phần cơ bản hoặc đặc điểm chính của một hệ thống tổng quát.
Hình 1.1: Năm thành phần chủ yếu của một hệ thống
Hệ thống mô tả trong Hình 1.1 bao gồm bốn thành phần chính: đầu vào, quá trình chuyển đổi, đầu ra và thông tin phản hồi Đầu vào hệ thống được hình thành từ các nguồn và ý tưởng, trong khi quá trình chuyển đổi chịu trách nhiệm biến đổi đầu vào thành đầu ra Thông tin phản hồi là yếu tố quan trọng giúp kiểm soát hiệu quả hoạt động của hệ thống Tất cả bốn thành phần này hoạt động trong một môi trường, nơi cung cấp đầu vào và nhận đầu ra từ hệ thống.
Lý thuyết hệ thống phát sinh từ nghiên cứu các lĩnh vực khoa học khác, đặc biệt là sinh học, với sinh thái học tập trung vào mối quan hệ giữa cơ quan sinh học và môi trường xung quanh Nghiên cứu này làm rõ các mối quan hệ song song của cơ quan sinh học Hệ thống cũng sử dụng thông tin phản hồi thời gian thực, như trong hệ thống điều hòa không khí và sưởi ấm Hệ thống có thể được phân loại thành hệ thống mở, có nhiều liên kết với môi trường, và hệ thống đóng, với biên giới hạn chế sự trao đổi với môi trường.
Các hệ thống có những đặc trưng chung như sự xác định, mục tiêu, các liên kết thông tin liên lạc và thông tin phản hồi Một đặc điểm quan trọng là tính năng động của các hệ thống.
Quá trình chuyển đổi Đầu ra Đầu vào
- Tính năng động c Hệ thống công việc văn phòng
Công việc văn phòng là một phần quan trọng trong tổ chức, có thể coi là một hệ thống phụ của toàn bộ tổ chức Đồng thời, từng khía cạnh cá nhân của công việc văn phòng cũng có thể được xem như những hệ thống phụ nhỏ hơn trong hệ thống hành chính và quản lý văn phòng.
Năm đặc điểm chính của hệ thống văn phòng khi phát triển giúp xác định các thành phần cốt lõi và mối quan hệ giữa chúng Hệ thống này thiết lập một quy trình làm việc hoàn chỉnh trong bối cảnh các lĩnh vực chức năng chủ yếu của văn phòng trong doanh nghiệp Những lĩnh vực này tạo thành biên giới cho hệ thống văn phòng, bao gồm cả biên giới bên ngoài và các thành phần khác trong môi trường kinh doanh Phân tích hệ thống trở nên đơn giản hơn khi xem xét hai môi trường chứa các chức năng văn phòng như là biên giới duy nhất cho công việc của tổ chức Từ biên giới này, dữ liệu và nguồn lực được đưa vào hệ thống.
QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
1.2.1 Khái niệm quản trị và quản trị hành chính văn phòng
Quản trị hành chính văn phòng là việc hoạch định, tổ chức phối hợp tiêu chuẩn hóa và kiểm soát các hoạt động xử lý thông tin
1.2.2 Chức năng quản trị hành chính văn phòng
1.2.2.1 Người kiểm soát văn phòng
Người kiểm soát, hay còn gọi là "Quản đốc văn phòng", đóng vai trò quan trọng trong việc thực thi các chính sách hoạt động trong lĩnh vực của mình Họ có trách nhiệm giám sát và kiểm soát những nhân viên trực thuộc, đảm bảo mọi hoạt động diễn ra theo đúng quy định.
1.2.2.2 Quản lý con người trong văn phòng
Phân tích hành vi con người tại nơi làm việc là rất quan trọng, vì nó giúp hiểu rõ hơn về thái độ của nhân viên đối với công việc và các yếu tố thúc đẩy họ Việc xem xét tất cả các khía cạnh ảnh hưởng đến động lực làm việc của nhân viên văn phòng trong tổ chức ngày càng trở nên cần thiết.
1.2.2.3 Kiểm soát chất lượng của công việc văn phòng
Người quản lý văn phòng, với sự hỗ trợ từ các giám sát viên, có trách nhiệm kiểm soát các công việc văn phòng, một chức năng quan trọng được gọi là thanh tra Chức năng này bao gồm năm vấn đề chính.
1.2.2.4 Kiểm soát tài chính trong văn phòng
Hầu hết các quản trị viên văn phòng cần có kiến thức về kiểm soát tài chính, bao gồm việc quản lý và giám sát các hoạt động tài chính trong văn phòng.
- Tiền tiêu vặt trong văn phòng:
Các văn phòng thường nhận một khoản tiền tiêu vặt để mua sắm các vật tư cần thiết và khẩn cấp mà không có sẵn trong kho trung tâm Hệ thống tiền tiêu vặt này thường là tiền ứng trước và sẽ được cân đối theo giai đoạn kiểm soát kế toán đã định trước.
1.2.2.5 Bảo hiểm trong văn phòng
Bảo hiểm là phương tiện mà qua đó các rủi ro được san sẻ giữa nhiều người hoặc nhiều tổ chức
Một số cơ quan có thể mua bảo hiểm để bảo vệ văn phòng của họ khỏi nguy cơ hỏa hoạn và hạn chế rủi ro liên quan.
Cơ quan hoặc bên muốn mua bảo hiểm được gọi là người được bảo hiểm
1.2.2.6 Điều tra công việc văn phòng Điều tra công việc văn phòng giúp đưa ra quyết định về lịch trình công việc và đặt ra các mục tiêu cho từng cá nhân dưới quyền mình trong mối quan hệ với chất lượng và khối lượng
1.2.2.7 Sắp xếp thời khóa biểu trong văn phòng
Một chức năng quan trọng trong công tác văn phòng là sắp xếp công việc; việc thiết lập những tiêu chuẩn biểu hiện có thể giúp ở đây
Kiểm soát của ban quản trị đã trở thành một công cụ kinh điển để xem xét bất kỳ khía cạnh công việc nào của một cơ quan
Kiểm soát văn phòng là quá trình ra quyết định và chịu trách nhiệm trong việc hoạch định và giám sát công việc Khi các kiểm soát này được thực hiện định kỳ, chúng giúp nhận diện những lĩnh vực cần cải tiến Hai câu hỏi quan trọng liên quan đến kiểm soát công việc văn phòng là ai sẽ thực hiện và cách thức thực hiện như thế nào.
TỔ CHỨC VĂN PHÒNG
1.3.1 Cơ cấu tổ chức văn phòng
Cơ cấu tổ chức văn phòng bao gồm các bộ phận khác nhau được sắp xếp để thực hiện nhiệm vụ công tác văn phòng Tùy thuộc vào lĩnh vực hoạt động và đặc điểm của từng cơ quan, cơ cấu tổ chức này sẽ có sự khác biệt Tuy nhiên, các bộ phận chính trong cơ cấu tổ chức văn phòng thường bao gồm những thành phần thiết yếu để đảm bảo hoạt động hiệu quả.
Bộ phận hành chính văn thư có trách nhiệm quản lý và điều hành công tác tiếp nhận, xử lý, bảo quản và chuyển giao văn bản trong và ngoài cơ quan Ngoài ra, bộ phận này còn tổ chức công tác lễ tân, khánh tiết, bảo mật và quản lý hiệu quả các trang thiết bị kỹ thuật phục vụ cho hoạt động văn thư.
Bộ phận tổng hợp bao gồm các chuyên viên có trình độ chuyên môn, có nhiệm vụ nghiên cứu và tư vấn về chủ trương, đường lối chính sách của cấp trên Họ hỗ trợ thủ trưởng trong công tác lãnh đạo và điều hành, đồng thời theo dõi và tổng hợp tình hình hoạt động của cơ quan để báo cáo kịp thời và đề xuất các phương án giải quyết.
Bộ phận quản trị đảm bảo cung cấp đầy đủ và kịp thời các phương tiện và điều kiện vật chất cần thiết cho hoạt động của cơ quan Đồng thời, bộ phận này cũng quản lý, sửa chữa và theo dõi việc sử dụng các phương tiện vật chất nhằm tối ưu hóa hiệu quả và tiết kiệm chi phí.
Bộ phận lưu trữ có nhiệm vụ sưu tầm, phân loại, đánh giá và chỉnh lý các tài liệu liên quan đến hoạt động của cơ quan Đơn vị này thực hiện lưu trữ tài liệu theo quy định của ngành và yêu cầu của cơ quan, đồng thời hướng dẫn các bộ phận trong việc khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ hiệu quả.
Bộ phận tài vụ có trách nhiệm dự trù kinh phí cho hoạt động của cơ quan, tổ chức; đồng thời thực hiện việc cấp phát và theo dõi sử dụng kinh phí của các bộ phận trong cơ quan, đặc biệt khi không có bộ phận chuyên trách.
Bộ phận tổ chức nhân sự, nếu không có đơn vị chuyên trách, chịu trách nhiệm xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện các hoạt động như tuyển dụng, bố trí sử dụng, đào tạo và bồi dưỡng lao động Ngoài ra, bộ phận này còn theo dõi, đánh giá hiệu quả lao động, tổ chức công tác khen thưởng và kỷ luật, cũng như quản lý hồ sơ nhân sự một cách hiệu quả.
Bộ phận bảo vệ có nhiệm vụ tổ chức công tác bảo vệ trật tự an ninh cho hoạt động của cơ quan, đồng thời bảo vệ môi trường và cảnh quan của đơn vị Ngoài ra, bộ phận này còn kiểm tra và đôn đốc các bộ phận thực hiện nghiêm túc các quy định về bảo vệ an ninh trật tự trong phạm vi cơ quan.
Chánh văn phòng là người đứng đầu văn phòng, có trách nhiệm điều hành và đảm bảo kết quả hoạt động của văn phòng trước thủ trưởng cơ quan Phó văn phòng hỗ trợ chánh văn phòng, chịu trách nhiệm về các nhiệm vụ được giao và giải quyết một số công việc theo sự ủy quyền của chánh văn phòng.
Mỗi bộ phận trong văn phòng sẽ có một người phụ trách, như Trưởng phòng hoặc tổ trưởng, chịu trách nhiệm trước Chánh văn phòng về việc điều hành và đảm bảo kết quả thực hiện các hoạt động của bộ phận.
Hình 1.3: Cơ cấu tổ chức văn phòng
CƠ CẤU TỔ CHỨC VĂN PHÒNG
Bộ phận tổ chức nhân sự
Bố trí các bộ phận của văn phòng là yếu tố quan trọng trong tổ chức văn phòng, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả công việc Do đó, việc sắp xếp cần mang tính khoa học và phù hợp với nội dung, tính chất công việc cũng như hoàn cảnh cụ thể của từng cơ quan, đơn vị Cách bố trí cần quán triệt đầy đủ các yêu cầu cần thiết để tối ưu hóa hiệu suất làm việc.
Bố trí văn phòng là quá trình tổ chức và sắp xếp không gian làm việc, bao gồm bàn ghế và dụng cụ, nhằm tối ưu hóa tiện nghi cho nhân viên và khách hàng Việc sắp xếp hợp lý giúp rút ngắn khoảng cách di chuyển tài liệu, từ đó dễ dàng kiểm soát công việc hơn Để nghiên cứu hiệu quả của sự xếp đặt này, cần thực hiện theo các giai đoạn cụ thể.
Để vẽ bản đồ phòng ốc chính xác, trước tiên cần phác họa lược đồ khoảng trống Tiếp theo, hãy xác định tỉ lệ chiều cao, chiều ngang và chiều dài của từng phòng Quan trọng là đo chu vi hành lang, bức tường và cầu thang để có cái nhìn tổng quan và chính xác về không gian.
Để sắp xếp bàn ghế một cách thuận tiện, việc đo các khoảng cách là rất quan trọng Sử dụng bản đồ giúp bạn dễ dàng thay đổi vị trí các vật trước khi bắt đầu khuân vác và sắp xếp, đồng thời cung cấp một hình ảnh rõ ràng về tiến trình công việc.
Nghiên cứu cho thấy việc sắp xếp không gian làm việc một cách khoa học và thẩm mỹ không chỉ nâng cao tinh thần nhân viên mà còn giúp giảm căng thẳng và tăng năng suất lao động Nếu bố trí phòng ốc cho từng bộ phận không hợp lý, sẽ dẫn đến việc tiêu tốn thời gian và công sức trong quá trình di chuyển luồng công việc Hơn nữa, việc tạo ra các phòng làm việc riêng cho nhân viên có thể gây lãng phí tài nguyên.
1.3.2.1 Các yêu cầu của bố trí văn phòng
- Tận dụng tối ưu mặt bằng, tiết kiệm và sử dụng cơ động diện tích văn phòng
- Giảm thiểu thời gian và chi phí cho việc di chuyển giữa các bộ phận của văn phòng
- Tạo môi trường thích hợp cho công việc của nhân viên văn phòng nhằm giúp nhân viên hoàn thành công việc với năng suất lao động cao nhất
- Tạo điều kiện thuận lợi nhất của công tác thu thập, xử lý thông tin
- Tiết kiệm chi phí lắp đặt
- Tuân thủ các quy tắc về an toàn kỹ thuật và an toàn lao động
Khi sắp xếp các phòng làm việc, nhà quản trị hành chánh cần phải theo một số nguyên tắc sau đây:
1.3.2.2 Chú ý đến mối tương quan giữa các bộ phận phòng ban
TỔ CHỨC BỘ MÁY HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
Khi một nhóm người làm việc chung, việc có một tổ chức được hoạch định rõ ràng là rất cần thiết Mối quan hệ giữa các thành viên trong nhóm cần được xác định và thống nhất, bao gồm các vấn đề như ai làm gì, ai báo cáo ai và ai là người ra quyết định Những yếu tố này đóng vai trò cốt lõi trong việc xây dựng hình thức tổ chức hiệu quả.
Hình thức tổ chức bộ máy hành chính văn phòng nên tập trung hay phân tán?
Phân tán công việc hành chính văn phòng giữa các bộ phận dẫn đến thiếu sự phối hợp, gây ra tình trạng trùng lặp và lãng phí tài nguyên Để nâng cao hiệu quả, cần tập trung công việc hành chính một cách thống nhất Có hai hình thức tập trung công việc cần được xem xét.
- Tập trung theo địa bàn
- Tập trung theo chức năng
1.4.1.1 Hành chính văn phòng tập trung theo địa bàn
Hành chính văn phòng tập trung vào một địa bàn có nghĩa là tất cả các hoạt động liên quan đến hồ sơ và văn thư đều phải được thực hiện tại một địa điểm duy nhất, đó là phòng hành chính, dưới sự quản lý của nhà quản trị hành chính.
Hình 1.6: Hành chính văn phòng tập trung theo địa bàn Ưu điểm
+ Dễ bố trí và sắp xếp nhân sự
+ Tập trung trang thiết bị
+ Công việc thiếu chính xác do thiếu quan tâm đến tầm quan trọng của từng loại công việc
+ Trì trệ do chuyển giao công việc,…
Vì vậy vậy chỉ nên áp dụng loại hình này đối với các doanh nghiệp nhỏ hoặc cá thể 1.4.1.2 Hành chính văn phòng tập trung theo chức năng
Hành chính văn phòng tập trung theo chức năng nghĩa là các hoạt động hành chính được duy trì tại vị trí của các bộ phận chuyên môn, nhưng phải chịu sự phối hợp, tiêu chuẩn hóa và giám sát từ nhà quản trị hành chính.
Hình 1.7: Hành chính văn phòng tập trung theo chức năng
Nhà quản trị hành chính
Mọi công việc hành chính cho các bộ phận A,B,C…
Nhà quản trị hành chính
Bộ phận A Công việc hành chính
Bộ phận B Công việc hành chính
Bộ phận C Công việc hành chính
PTIT có ưu điểm nổi bật là thu hút nhiều chuyên viên vào lĩnh vực quản lý, giúp cung cấp tư vấn cho các nhà quản trị hành chính về hoạt động văn phòng của từng bộ phận chuyên môn.
Nhược điểm: Dễ vi phạm chế độ một thủ trưởng nghĩa là lấn quyền các cấp quản trị chuyên môn
Loại hình này áp dụng cho hầu hết các doanh nghiệp
1.4.2 Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp
Cơ cấu tổ chức của bộ phận hành chính văn phòng phụ thuộc vào quy mô công ty và chiến lược kinh doanh Đối với doanh nghiệp cá thể hoặc quy mô nhỏ, thường chỉ có một nhân viên hành chính hoặc thư ký đảm nhận tất cả công việc hành chính như kế toán, sổ lương, tiếp tân, đánh máy và trực điện thoại.
Khi doanh nghiệp phát triển lên quy mô nhỏ hoặc trung bình, các trưởng phòng sẽ xuất hiện, trong đó có trưởng phòng hành chính quản trị (Senior Administration Manager) đảm nhiệm cả công việc quản lý tài nguyên nhân sự.
Hình 1.8: Phòng hành chính quản trị của một doanh nghiệp nhỏ
Doanh nghiệp có quy mô lớn vừa cần điều chỉnh cơ cấu tổ chức bộ phận hành chính văn phòng dựa trên chiến lược, mục đích kinh doanh và cơ cấu mặt hàng dịch vụ hoặc thị trường của mình.
Trong quá trình phát triển quy mô lớn, nhiều công ty bổ nhiệm một phó tổng giám đốc chuyên trách các dịch vụ hành chính văn phòng để quản lý hiệu quả các hoạt động này.
TRƯỞNG PHÒNG HÀNH CHÍNH QUẢN TRỊ
VỤ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
TRƯỞNG ĐƠN VỊ KỸ THUẬT VÀ BẢO TRÌ
CHUYÊN VIÊN HÀNH CHÍNH QUẢN TRỊ
Hình 1.9: Sơ đồ tổ chức bộ phận hành chính của DN có qui mô lớn 1.4.3 Các bước đi để tổ chức hành chính văn phòng có hiệu quả
1.4.3.1 Thực hiện tiến trình tổ chức 5 bước
Hình 1.10: Tiến trình tổ chức năm bước
PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC MARKETING
PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC TÀI CHÍNH
PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC DỊCH VỤ HÀNH CHÍNH VP
TRỢ LÝ TỔNG GIÁM ĐỐC
VỤ HÀNH CHÁNH VĂN PHÒNG
TRƯỞNG PHÒNG HÀNH CHÍNH TỔNG HỢP
Xác định các hoạt động hành chính Đánh giá các hoạt động hành chính
Lập thành nhóm các hoạt động tương quan
Theo dõi các hoạt động
1.4.3.2 Nguyên tắc vẽ sơ đồ tổ chức
Sơ đồ tổ chức cần tuân thủ các nguyên tắc cơ bản để đảm bảo tính rõ ràng và hiệu quả Nguyên tắc đầu tiên yêu cầu sơ đồ phải thể hiện các chức vụ qua hình hộp chữ nhật Nguyên tắc thứ hai nhấn mạnh rằng sơ đồ phải chỉ rõ mối quan hệ cấp bậc, xác định ai là cấp trên và ai là cấp dưới trong tổ chức.
Nguyên tắc 3: - Sơ đồ phải cho thấy mối liên hệ giữa các bộ phận phòng ban
Nguyên tắc 4: Tránh sử dụng mũi tên khi vẽ sơ đồ, vì điều này có thể tạo ra hiểu lầm rằng thông tin chỉ chảy theo một chiều từ trên xuống dưới, tức là cấp trên ra lệnh cho cấp dưới mà không có sự trao đổi thông tin ngược lại từ cấp dưới lên cấp trên.
Nguyên tắc 5: - Chỉ nên kẻ đường thẳng dọc hoặc đường thẳng ngang khi vẽ sơ đồ 1.4.4 Các nguyên tắc tổ chức đối với nhà quản trị
1.4.4.1 Nguyên tắc về mục tiêu
- Mỗi nhóm có một mục tiêu xác định mối tương quan trong phạm vi cơ cấu tổ chức
- Mục tiêu của mỗi nhóm phải được mô tả rõ ràng
Mục tiêu chính của hành chính là phục vụ một cách tiết kiệm và hiệu quả, đồng thời hành chính văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ và tạo thuận lợi cho các bộ phận khác trong tổ chức.
- Mục tiêu của nhóm phục vụ phải ở dưới mục tiêu của nhóm hoạt động chính
1.4.4.2 Nguyên tắc về chức năng
- Một tổ chức hoàn thiện là một tổ chức đơn giản và dễ hiểu
- Chức năng và nhiệm vụ phải được xác định trước khi các cá nhân được bổ nhiệm vào chức vụ đó
- Các đơn vị tổ chức phải được bình quân dựa trên nhu cầu và tầm quan trọng
- Khi các chức năng nhiệm vụ đã được phân công, các chức năng mới khác có thể sẽ phát sinh
- Việc thiếu hụt mất mát nhân viên trong bất cứ trường hợp nào không được ảnh hưởng đến sự ổn định của tổ chức
1.4.4.3 Nguyên tắc liên quan đến cá nhân
- Nên để cho công nhân tham gia thảo luận các vấn đề về quản trị có ảnh hưởng đến công việc của họ
- Cần phải ý thức và xem xét những dị biệt cá nhân giữa công nhân với nhau trong khi tổ chức
- Các khuyến khích sẽ thúc đẩy nỗ lực của các cá nhân nhiều nhất
- Nhân viên cần phải có khả năng xác định vai trò của mình đối với các mục tiêu và thủ tục
Nhân viên sẽ cải thiện hiệu suất làm việc khi họ hiểu rõ lý do đằng sau công việc của mình, sự cần thiết phải tuân thủ các chính sách và quy định.
1.4.4.4 Nguyên tắc về trách nhiệm
-Trách nhiệm phải được quy định rõ ràng trước khi phân công
- Khi phân công công việc phải chú ý đến việc chuyên môn hóa
- Các chức năng có liên quan hoặc tương tự cần được ghép chung lại với nhau thành một nhóm
- Trách nhiệm phải được phân công cụ thể, rõ ràng
1.4.4.5 Nguyên tắc về báo cáo
- Mỗi công nhân chỉ báo cáo cho một cấp trên duy nhất
- Hình thức, khoảng cách và phạm vi báo cáo phải được quy định rõ ràng
- Báo cáo chỉ bao gồm những dữ kiện chính yếu
- Hình thức những báo cáo cùng loại nên càng thống nhất càng tốt
1.4.4.6 Nguyên tắc về quyền hạn
- Quyền hạn phải được phân chia và chỉ định một cách phù hợp
- Quyền hạn phải được giao cụ thể và người được giao quyền hiểu rõ ràng
- Quyền hạn phải bằng trách nhiệm
1.4.4.7 Nguyên tắc về ủy quyền
- Quyền hạn và trách nhiệm có thể được ủy thác cho người khác
- Sự ủy thác quyền hạn và trách nhiệm có hiệu quả giúp ta dễ dàng sử dụng nguyên tắc biệt lệ
1.4.4.8 Nguyên tắc về tầm hạn kiểm soát
- Số nhân viên thuộc cấp có thể báo cáo trực tiếp cho một cấp trên
- Cơ cấu tổ chức phải được duyệt lại theo định kỳ
Tầm hạn kiểm soát hay tầm hạn quản trị là khái niệm chỉ số lượng nhân viên cấp dưới mà một nhà quản trị có thể quản lý hiệu quả Cụ thể, nó thể hiện số lượng người cấp dưới cần báo cáo cho một người cấp trên.
+ Tầm hạn quản trị rộng: Một nhà quản trị quản lý được nhiều người cấp dưới
+ Tầm hạn quản trị hẹp: một nhà quản trị quản lý được ít người cấp dưới
1.4.4.9 Nguyên tắc điều hành tổ chức
- Sơ đồ tổ chức là một kim chỉ nam hướng dẫn
- Sơ đồ tổ chức chỉ trình bày hình thức tổ chức, tổ chức thực sự là kết quả của phần đóng góp của nhiều cá nhân
- Tổ chức phải linh hoạt, uyển chuyển
- Hiểu rõ yếu tố con người là cần thiết cho việc tổ chức và quản trị có hiệu quả
1.4.5 Các mối quan hệ của nhà quản trị hành chính
- Mối quan hệ nội bộ;
- Mối quan hệ liên bộ phận;
- Mối quan hệ với khách hàng;
- Mối quan hệ nghề nghiệp;
CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 1
1.Trình bày khái niệm văn phòng?
2.Trình bày chức năng, nhiệm vụ của văn phòng?
3.Khái niệm quản trị và quản trị hành chính văn phòng?
4 Khi nói rằng văn phòng là một hệ thống anh/ chị hiểu điều đó như thế nào?
5.Hành chính văn phòng tập trung theo địa bàn, theo chức năng là gì? Hãy trình bày ưu nhược điểm của mỗi hình thức trên?
6.Vẽ sơ đồ cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp nơi anh/chị đang làm việc và trình bày những ưu-nhược điểm về cơ cấu tổ chức đó?
7.Các trang thiết bị văn phòng bao gồm những thứ nào?
8.Trình bày xu hướng hiện đại hóa công tác văn phòng hiện nay?
9.Việc bố trí, sắp xếp các phòng làm việc như thế nào để đạt hiệu quả công việc cao?
10 Anh/ chị là chánh văn phòng của một Tổng công ty, hãy thiết kế một văn phòng theo xu hướng hiện đại?