LỜI MỞ ĐẦU Trong nền kinh tế thị trường ở nước ta hiện nay, đang diễn ra rất sôi động, thêm vào đó là việc gia nhập tổ chức Thương Mại lớn nhất thế giới (WTO), vào tháng 11/2006 vừa qua đã làm cho nền kinh tế Việt Nam thay da đổi thịt thực sự, chỉ số GDP tăng trưởng không ngừng qua mỗi năm và được đánh giá là một trong những nước có tốc độ tăng trưởng nhanh nhất thế giới, một con rồng của Châu Á. Hoà chung với nhịp độ khẩn trương và đầy sôi động ấy, các doanh nghiệp cũng chạy đua với nhau, cạnh tranh nhau gay gắt trên cơ sở các bên cùng có lợi, Công ty Cổ phần Thương Mại kỹ thuật điện và dịch vụ công nghiệp An Thịnh cũng chạy trên đường đua ấy, để trở thành vận động viên về đích sớm nhất, giành được ngôi vô địch là một bài toán thường trực trong đầu các thành viên trong ban lãnh đạo và cũng là thách thức rất lớn của toàn bộ cán bộ công nhân viên trong toàn đơn vị. Xuất phát từ yêu cầu thực tế đó, toàn bộ tập thể công ty đã nỗ lực không ngừng, vượt qua mọi khó khăn ngay từ những ngày đầu thành lập, cho đến nay công ty đã dần đi vào ổn định, cơ sở vật chất khang trang, hiện đại, giữ được uy tín với các bạn hàng, thị phần của công ty ngày càng được mở rộng. Được như thế không thể không nói đến công tác tổ chức tại công ty, trong đó vai trò công tác hạch toán kế toán là vô cùng quan trọng. Qua thực tế tìm hiểu và thực tập tại công ty Cổ phần Thương Mại kỹ thuật điện và dịch vụ công nghiệp An Thịnh em đã nhận thức được rằng: Việc xây dựng một cơ chế trả lương phù hợp, hạch toán đủ và thanh toán kịp thời nhằm nâng cao đời sống, tạo niềm tin, khuyến khích người lao động hăng say làm việc là một việc rất cần thiết luôn được đặt ra hàng đầu. Chính vì vậy, em đã chọn cho mình đề tài: “ Hoàn thiện tổ chức kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty Cổ phần Thương Mại kỹ thuật điện và dịch vụ công nghiệp An Thịnh”. Sinh viên: Nguyễn Thị Mỹ Hoà - Lớp: QTL101K 1 Khoá luận được trình bày thành 3 chương: - Chương I: Một số lý luận chung về tiền lương và các khoản trích theo tiền lương. - Chương II: Thực trạng hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty Cổ phần Thương Mại kỹ thuật điện và dịch vụ công nghiệp An Thịnh - Chương III: Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty Cổ phần Thương Mại kỹ thuật điện và dịch vụ công nghiệp An Thịnh. Trong thời gian thực tập tốt nghiệp và tìm hiểu thực trạng ở công ty em đã được sự giúp đỡ tận tình của các nhân viên phòng kế toán cùng với sự quan tâm hướng dẫn tận tình của Ths. Lê Thị Nam Phương đã giúp em hoàn thành bản khoá luận này. Tuy nhiên, do kiến thức em còn hạn hẹp nên khoá luận không tránh khỏi những nhận định chủ quan chưa toàn diện, em mong nhận được sự đóng góp ý kiến và thông cảm của các thầy cô. Sinh viên: Nguyễn Thị Mỹ Hoà - Lớp: QTL101K 2 CHƯƠNG I: LÝ LUẬN CHUNG VỀ HẠCH TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TRONG DOANH NGHIỆP 1. Tiền lương 1.1. Khái niệm tiền lương Có rất nhiều quan điểm khác nhau về tiền lương, theo định nghĩa chung nhất, tiền lương được hiểu là biểu hiện bằng tiền của hao phí lao động sống cần thiết mà doanh nghiệp trả cho người lao động theo thời gian, khối lương công việc và chất lượng lao động mà người lao động đã cố gắng cống hiến cho doanh nghiệp. Theo quy định tại điều 55, Bộ Luật Lao Động Việt Nam: “ Tiền lương của người lao động do hai bên thoả thuận trong trường hợp, hợp đồng lao động và được trả theo năng suất lao động, chất lượng và hiệu quả công việc. Mức lương của người lao động không dược thấp hơn mức lương tối thiểu do Nhà nước quy định”. Mục tiêu cơ bản nhất của tiền lương là thu hút được những người lao động giỏi phù hợp với yêu cầu công việc của tổ chức và kích thích người lao động thực hiện công việc một cách tốt nhất. Chính vì vậy, đối với mỗi doanh nghiệp, xây dựng một hệ thống thù lao cho người lao động luôn là một bài toán khó. Một hệ thống thù lao hiệu quả trước hết phải công bằng, thoả đáng, có tác dụng kích thích người lao động đồng thời phải hợp pháp và phù hợp với tình hình tài chính của doanh nghiệp. Hệ thống thù lao của doanh nghiệp cũng phải đảm bảo hai mục tiêu, đó là giúp doanh nghiệp thực hiện được các mục tiêu chiến lược trong kinh doanh phù hợp với văn hoá và đặc điểm của doanh nghiệp. 1.2. Vai trò và ý nghĩa của tiền lương Là một trong những yếu tố sản xuất và là động lực thúc đẩy năng suất lao động, tiền lương không chỉ ảnh hưởng đến người lao động mà còn ảnh hưởng đến tổ chức và cả xã hội. Đối với người lao động: Tiền lương là một phần cơ bản nhất trong thu nhập của người lao động, giúp họ và gia đình trang trải các chi phí sinh hoạt, dịch vụ cần thiết. Trong nhiều trường hợp, tiền lương kiếm được còn ảnh hưởng đến địa vị của người lao động trong gia đình, trong tương quan với các bạn đồng nghiệp cũng như Sinh viên: Nguyễn Thị Mỹ Hoà - Lớp: QTL101K 3 giá trị tương đối của họ đối với tổ chức xã hội. Khả năng kiếm được tiền công cao hơn sẽ thúc đẩy ra sức học tập để nâng cao giá trị của họ từ đó đóng góp nhiều hơn cho doanh nghiệp mà họ làm việc. Không phải ngẫu nhiên mà tiền lương trở thành tiêu chí đầu tiên quan trọng của người lao động quyết định làm việc cho một đơn vị tổ chức nào đó. Đối với xã hội: Về khía cạnh kinh tế vi mô, tiền lương cao giúp người lao động có sức mua cao hơn và từ đó làm tăng sự thịnh vượng của một cộng đồng xã hội nhưng khi sức mua tăng, giá cả cũng sẽ tăng và làm giảm mức sống của những người có thu nhập thấp, không theo kịp mức tăng của giá. Bên cạnh đó, giá cả tăng có thể làm cầu về sản phẩm dịch vụ giảm và từ đó làm giảm công ăn việc làm. Về khía cạnh kinh tế vĩ mô, tiền lương là một phần quan trọng của thu nhập quốc dân, là công cụ kinh tế quan trọng để Nhà nước điều tiết thu nhập giữa các tầng lớp dân cư trong xã hội cũng như điều tiết mối quan hệ giữa người lao động và người sử dụng lao động. Thu nhập bình quân đầu người cũng là một tiêu chí quan trọng để đánh giá sự thịnh vượng và phát triển của một quốc gia. 1.3. Nội dung của tiền lương Tổ chức sử dụng lao động đúng có hiệu quả và thực hiện tốt chính sách, chế độ nhằm khuyến khích người lao động trong sản xuất là một nội dung hết sức quan trọng đối với quá trình sản xuất, kinh doanh và phát triển kinh tế. Vì vậy, trong thời gian qua Nhà nước đã ban hành nhiều văn bản pháp lý nhằm chấn chỉnh, tăng cường công tác quản lý lao động, tiền lương nói chung và trong các doanh nghiệp nói riêng để phù hợp với yêu cầu công cuộc đổi mới. Từ khi bộ luật lao động, các pháp lệnh, nghị định, và các văn bản Nhà nước có liên quan đến vấn đề lao động, mới nhất là việc ban hành nghị định số 28 CP ngày 28/03/1997 của chính phủ về quản lý tiền lương đã được chấn chỉnh và tăng cường một bước. Sau đây là một số chế độ Nhà nước quy định về tiền lương đối với các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh. Ngày 30/05/2003 Bộ luật thương binh xã hội đã ban hành thông tư số 13/02/2003/TT –BLĐTBXH hướng dẫn việc thực hiện tiền lương đối với người lao động làm việc hoạt động theo luật doanh nghiệp. Theo đó, đối tượng áp dụng tiền lương này là người lao động làm việc theo chế độ hợp đồng trong doanh Sinh viên: Nguyễn Thị Mỹ Hoà - Lớp: QTL101K 4 nghiệp thành lập và hoạt động theo luật doanh nghiệp. Cụ thể là người lao động làm việc trong Công ty TNHH, Công ty cổ phần, Công ty hợp danh, doanh nghiệp tư nhân, tổ chức cá nhân có thuê mướn gồm hợp tác xã, trang trại, tổ hợp tác, hộ gia đình, cá nhân và các tổ chức khác. Theo quyết định mới của Thủ Tướng Chính Phủ về mức lương tối thiểu là 540.000/người/tháng. Doanh nghiệp được quyền trả mức lương tối thiểu cao hơn mức lương tối thiểu chung. Doanh nghiệp có trách nhiệm xây dựng thang lương, bảng lương, tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ viên chức làm cơ sở kí hợp đồng lao động và thoả ước lao động tập thể, xác định quỹ lương và giải quyết các chế độ thoả ước lao động tập thể, xác định quỹ lương và giải quyết các chế độ khác cho người lao động. Doanh nghiệp phải đăng kí hệ thống thanh lương, bảng lương với cơ quan quản lý Nhà nước về lao động tại tỉnh , Thành phố trực thuộc trung ương nơi doanh nghiệp đóng trụ sở trong vòng một tháng kể từ ngày thang lương, bảng lương được áp dụng. Ngoài việc xây dựng thang lương, bảng lương theo quy định, doanh nghiệp được quyền quy các khoản phụ cấp lương hoặc áp dụng chế độ phụ cấp do Chính phủ quy định đối với doanh nghiệp Nhà nước để trả cho người lao động. - Trường hợp, công nhân làm thêm giờ theo điều 61- Bộ luật hình sự quy định ( có sửa đổi bổ sung 2006 ) của bộ luật thương binh xã hội: +) Nếu người lao động làm thêm giờ hưởng lương theo căn cứ vào số lượng sản phẩm, chất lượng sản phẩm hoàn thành và đơn giá quy định để tính lương thời gian làm việc thêm giờ. +) Nếu người lao động làm vào ngày lễ tết như 30/04, 10/03 (âm lịch) . thì trả tiền lương thêm giờ bằng bằng 300% lương cấp bậc. +) Nếu người lao động làm thêm giờ hưởng lương thời gian thì tiền lương thời gian phải trả bằng thời gian làm thêm giờ bằng 100% lương cấp bậc. +) Nếu người lao động làm thêm vào ngày nghỉ thứ 7, CN thì tiền lương được tính bằng 200% lương cấp bậc. - Trừ trường hợp điều động công nhân từ công việc này sang công việc khác hoặc giao việc trái nghề thì tiền lương được tính như sau: Sinh viên: Nguyễn Thị Mỹ Hoà - Lớp: QTL101K 5 +) Công nhân làm việc không có tính chất ổn định, có cấp bậc cao hơn cấp bậc công việc được giao, hưởng lương sản phẩm và khoản chênh lệch một bậc lương so với cấp bậc kĩ thuật công việc được giao. +) Công việc có tính chất ổn định, giao việc gì hưởng lương việc ấy. - Trong trường hợp công nhân sản xuất ra sản phẩm hỏng do nguyên nhân khách quan thì được trả lương theo thời gian hoặc sản phẩm. Trường hợp làm ra sản phẩm hỏng quá tỉ lệ quy định do chủ quan của người lao động thì không được trả lương mà phải bồi thường thiệt hại gây ra. Trường hợp làm ra sản phẩm có chất lượng thứ phẩm thì sản phẩm có phẩm cấp nào được trả theo đơn giá phẩm cấp đó. - Trường hợp doanh nghiệp ngừng sản xuất, bố trí công nhân làm việc khác và tính trả lương theo công việc được giao. Nếu doanh nghiệp không bố trí được công việc thì công nhân nghỉ hưởng lương tối thiểu 70% tiền lương cấp bậc hoặc theo khả năng chi trả của doanh nghiệp. Nếu bố trí công việc mà người lao động không làm thì doanh nghiệp không chi trả lương. - Ngoài tiền lương, công nhân có thành tích trong sản xuất, trong công tác còn được hưởng khoản tiền thưởng căn cứ vào sự đóng góp của người lao động và chế độ khen thưởng của doanh nghiệp. - Tiền thưởng thi đua chi bằng quỹ khen thưởng căn cứ vào kết quả bình xét thi đua lao động để tính. Tiền thưởng có tính chất thường xuyên như: thưởng sáng kiến nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm vật tư, tăng năng suất lao động . phải căn cứ vào hiệu quả kinh tế cụ thể để xác định, được tính vào chi phí SXKD 1.4.Quỹ lương của doanh nghiệp. Quỹ tiền lương của doanh nghiệp bao gồm toàn bộ tiền lương của doanh nghiệp trả cho tất cả các loại lao động thuộc sự quản lý của doanh nghiệp. Thành phần quỹ lương bao gồm chủ yếu như: Tiền lương trả cho người lao động theo thời gian làm việc hoặc theo sản phẩm sản xuất, tiền lương trả cho người lao động trong thời gian làm việc, nghỉ phép, hoặc đi học… các loại tiền thưởng, tiền phụ cấp… Quỹ tiền lương của doanh nghiệp thường được chia làm 2 loại chính: Sinh viên: Nguyễn Thị Mỹ Hoà - Lớp: QTL101K 6 - Tiền lương chính: Là tiền lương trả cho người lao động trong thời gian làm công tác được giao. - Tiền lương phụ: Là tiền lương phải trả cho người lao động trong thời gian không làm việc chính nhưng vẫn được hưởng lương chế độ quy định như thời gian đi học, trong thời gian tạm ngừng sản xuất… Về nguyên tắc quản lý tài chính, các doanh nghiệp phải quản lý chặt chẽ quỹ lương theo đúng mục đính, gắn với kết quả sản xuất – kinh doanh trên cơ sở các định mức lao động và đơn giá tiền lương hợp lý được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt. - Các khoản về phúc lợi lao động. Ngoài tiền lương đóng vai trò quan trọng, người lao động còn được hưởng các chế độ phúc lợi nhất định từ doanh nghiệp. Các loại phúc lợi, mà người người lao động được hưởng bao gồm các khoản tiền thưởng, tiền phụ cấp… theo quy định của luật lao động và theo quyết định của doanh nghiệp. Ngoài ra người lao động còn được hưởng chế độ BHXH khi ốm đau hay khi BHXH khi hưu trí hoặc nghỉ ốm, nghỉ thai sản… + Bảo hiểm xã hội ( BHXH ) Theo định nghĩa của Tổ chức lao động thế giới ( ILO ), BHXH là loại bảo hiểm bắt buộc có tính pháp lý nhằm bảo vệ người lao động đặc biệt là lao động có thu nhập thấp. Loại bảo hiểm này trang trải những chi phí cho người lao động khi họ mất thu nhập mà nguyên nhân chủ yếu là do tai nạn, ốm đau, tử tuất, nghỉ hưu hoặc mất sức lao động… Ở Việt Nam theo nghị định số 12/CP ban hành ngày 26/01/1995, Chế độ BHXH bao gồm: - Chế độ trợ cấp ốm đau - Chế độ trợ cấp thai sản - Chế độ trợ cấp tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp - Chế độ hưu trí - Chế độ tử tuất Để được hưởng chế độ của BHXH, người lao động trong quá trình tham gia sản xuất kinh doanh tại đơn vị phải đóng vào quỹ bảo hiểm xã hội theo quy định. Quỹ này được hình thành bằng cách tích luỹ theo tỷ lệ quy định trên tổng số tiền lương cấp bậc và các khoản phụ cấp ( chức vụ , khu vực …) của người lao động Sinh viên: Nguyễn Thị Mỹ Hoà - Lớp: QTL101K 7 thực tế phát sinh trong tháng. Theo chế độ hiện hành, tỷ lệ trích BHXH là 20% trong đó 15% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp chịu, 5% còn lại do người lao động đóng góp và được trừ vào tiền lương hàng tháng. Quỹ BHXH này do cơ quan BHXH quản lý. + Bảo hiểm y tế ( BHYT ) Xã hội ngày càng phát triển, đời sống vật chất ngày càng cao thì con người cần một quỹ để bảo vệ cho họ ốm đau. Một trong những quỹ đó là BHYT. BHYT thực chất là sự trợ cấp về mặt y tế cho người tham gia bảo hiểm. Mục đích là tạo một mạng lưới bảo vệ sức khoẻ cho toàn cộng đồng, bất kể địa vị xã hội, mức thu nhập cao hay thấp. Quỹ BHYT nhà nước quy định trích 3% theo mức lương tối thiểu về hệ số lương của người lao động, trong đó 2% doanh nghiệp tính vào chi phí kinh doanh, 1% người lao động phải nộp. Quỹ BHYT chi phí cho khám chữa bệnh, điều trị, tiền thuốc chữa bệnh ngoại trú… phí khám sức khoẻ định kỳ cho người lao động. + Kinh phí công đoàn ( KPCĐ ) Công đoàn là một tổ chức đại diện cho người lao động, nói tiếng nói chung của người lao động, đứng ra bảo vệ cho người lao động. Đồng thời công đoàn cũng là người trực tiếp hướng dẫn điều chỉnh thái độ của người lao động đối với công việc, với người sử dụng lao động. Quỹ này nhà nước quy định trích 2% theo tiền lương thực tế của người lao động tính vào chi phí kinh doanh của doanh nghiệp: trong đó, 1% chi phí cho hoạt động công đoàn chung. Các quỹ trên doanh nghiệp phải trích lập và thu nộp đầy đủ hàng quý. + Quỹ trợ cấp mất việc làm. Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm là quỹ dung để trợ cấp cho người lao động phải nghỉ việc theo chế độ. Mức trích quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm được trích từ 1% - 3% trên quỹ tiền lương làm cơ sở đóng BHXH của doanh nghiệp. Mức trích cụ thể này tuỳ thuộc vào tình hình tài chính của doanh nghiệp. Khoản trích lập dự phòng này được hạch toán toàn bộ vào chi phí lập bổ sung cũng hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ. Trong trường hợp khoản Sinh viên: Nguyễn Thị Mỹ Hoà - Lớp: QTL101K 8 trích lập không đủ thì khoản trích lập bổ sung cũng hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp trong năm tài chính đó. Thời điểm trích lập quỹ trợ cấp mất việc làm là thời điểm khoá sổ kế toán để lập báo cáo tài chính năm. + Các khoản thu nhập khác. Người lao động ngoài tiền lương họ còn nhận được các khoản thu nhập khác từ người sử dụng lao động như phụ cấp lương và thưởng… - Tiền thưởng là khoản tiền bổ sung cho tiền lương nhằm khuyến khích người lao động khi họ hoàn thành và hoàn thành vượt mức kế hoạch. Tiền thưởng gồm 2 loại: thưởng thường xuyên và thưởng định kỳ nhằm bổ sung thu nhập cho người lao động, khuyến khích người lao động gắn bó lao động với công việc. Thông thường có bốn hình thức định kỳ: thưởng thi đua vào dịp cuối năm, thưởng sang kiến hay, chế tạo sản phẩm mới… +) Thưởng thường xuyên: nguồn chi từ tiền thưởng thường xuyên trong doanh nghiệp là: Thưởng tiết kiệm vật tư, thưởng nâng cao chất lượng sản phẩm, thưởng do tăng năng suất lao động… Các khoản phụ cấp khác: - Phụ cấp khu vực. - Phụ cấp trách nhiệm công việc - Phụ cấp nguy hiểm độc hại. - Phụ cấp tiền ăn ca 3. - Phụ cấp thu hút - Phụ cấp đắt đỏ - Phụ cấp có điều kiện. - Phụ cấp lưu động… 1.5. Hạch toán số lượng, thời gian và kết quả lao động. Mục đích hạch toán lao động trong doanh nghiệp, ngoài việc giúp cho công tác quản lý lao động còn là đảm bảo tính chính xác cho từng người lao động. Nội dung của hạch toán lao động bao gồm hạch toán số lượng lao động, thời gian lao động và chất lượng lao động. Sinh viên: Nguyễn Thị Mỹ Hoà - Lớp: QTL101K 9 a) Hạch toán số lượng lao động. Để quản lý lao động về mặt số lượng, doanh nghiệp sử dụng “Sổ sách theo dõi lao động của doanh nghiệp” thường do phòng hành chính nhân sự theo dõi. Sổ này hạch toán về mặt số lượng từng loại lao động theo nghề nghiệp, công việc, cấp bậc kỹ thuật của công nhân viên. b) Hạch toán thời gian lao động. Hạch toán thời gian lao động là công việc đảm bảo ghi chép kịp thời chính xác số ngày công, giờ, công làm việc thực tế cũng như ngày nghỉ việc, ngừng việc của từng người lao động, từng bộ phận, từng phòng ban doanh nghiệp. Trên cơ sở này để tính lương phải trả cho từng người. Bảng chấm công là chứng từ ban đầu quan trọng nhất để hạch toán thời gian lao động trong các doanh nghiệp. Bảng chấm công dùng để ghi chép thời gian làm việc thực tế và vắng mặt của cán bộ công nhân viên trong tổ, đội, phòng ban… Bảng chấm công được lập cho từng tổ, từng phòng ban và mỗi tháng được lập một tờ theo dõi. Trong bảng chấm công ghi rõ ngày được nghỉ theo quy định những ngày lễ, tết, chủ nhật. Tổ trưởng hoặc trưởng phòng ban là người trực tiếp ghi bảng chấm công căn cứ vào số lao động có mặt, vắng mặt vào đầu ngày làm việc ở đơn vị mình. Bảng chấm công phải để tại một địa điểm công khai để người lao động giám sát thời gian lao động của mình. Cuối tháng tổ trưởng, trưởng các phòng ban tập hợp tình hình sử dụng lao động cung cấp cho kế toán phụ trách. Nhân viên kế toán kiểm tra và xác nhận hàng ngày trên bảng chấm công. Sau đó tiến hành tập hợp số liệu báo cáo tổng hợp lên phòng hành chính nhân sự. Cuối tháng, các bảng chấm công được chuyển cho phòng kế toán để tiến hành tính lương. Đối với các trường hợp nghỉ việc do ốm đau, tai nạn lao động… thì phải có phiếu nghỉ ốm do bệnh viện, cơ sở y tế cấp và xác nhận. Còn đối với các trường hợp ngừng việc xảy ra trong ngày do bất cứ nguyên nhân gì đều được phản ánh vào biên bản ngừng việc, trong đó nêu rõ nguyên nhân ngừng việc và người chịu trách nhiệm, để làm căn cứ tính lương và sử lý thiệt hại xảy ra. Những chứng từ này được chuyển lên phòng kế toán làm căn cứ tính trợ cấp BHXH sau khi đã được trưởng phòng ban căn cứ vào chứng từ đó ghi vào bảng chấm công theo những ký hiệu quy định. Sinh viên: Nguyễn Thị Mỹ Hoà - Lớp: QTL101K 10 . tài: “ Hoàn thiện tổ chức kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty Cổ phần Thương Mại kỹ thuật điện và dịch vụ công nghiệp An Thịnh về tiền lương và các khoản trích theo tiền lương. - Chương II: Thực trạng hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty Cổ phần Thương Mại