Trong chương này, bạn sẽ tìm hiểu các hàm có sẵn trong Excel. Phần này sẽ cung cấp cho bạn các kỹ năng để giải quyết các bài toán từ cơ bản đến các bài toán phức tạp. Hàm dùng để tính[r]
KIẾN THỨC CHUNG VỀ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG
CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN
1.1 THÔNG TIN VÀ XỬ LÝ THÔNG TIN
Thông tin là khái niệm quen thuộc trong đời sống hàng ngày, giúp con người tiếp cận kiến thức qua việc đọc báo, nghe đài, xem phim, và tham quan Nó cung cấp sự hiểu biết và nhận thức sâu sắc về các đối tượng trong xã hội và thiên nhiên, từ đó hỗ trợ con người thực hiện công việc một cách hợp lý để đạt được mục tiêu Nói cách khác, thông tin phản ánh thế giới khách quan về sự vật, sự việc và hiện tượng thông qua các giác quan của con người.
Hệ thống thông tin là quá trình ghi nhận và xử lý dữ liệu để tạo ra thông tin mới có ý nghĩa, hỗ trợ các hoạt động của tổ chức.
Dữ liệu là biểu diễn vật lý của thông tin, bao gồm các tín hiệu vật lý Trong khi thông tin mang ý nghĩa, dữ liệu là các sự kiện không có cấu trúc và thiếu ý nghĩa nếu không được tổ chức và xử lý đúng cách.
1.1.3 XỬ LÝ THÔNG TIN a Sơ đồ tổng quát của một quá trình xử lý thông tin
Mọi quá trình xử lý thông tin bằng máy tính hay bằng con người đều được thực hiện theo một qui trình sau:
Dữ liệu được nhập vào (Input) và sau đó được xử lý bởi máy tính hoặc con người để tạo ra thông tin ở đầu ra (Output) Quá trình này bao gồm việc nhập dữ liệu, xử lý và xuất thông tin, tất cả đều có thể được lưu trữ.
XỬ LÝ (PROCESSING) LƯU TRỮ (STORAGE)
Mô hình tổng quát quá trình xử lý thông tin b Xử lý thông tin bằng máy tính điện tử
Thông tin được hình thành từ nhiều quá trình xử lý dữ liệu, trong đó các thông tin này có thể trở thành dữ liệu mới để tiếp tục qua các quy trình xử lý khác, nhằm tạo ra thông tin mới theo mục đích của con người.
Con người có nhiều phương thức để thu thập và lưu trữ dữ liệu, từ tranh vẽ, sách báo đến hình ảnh trong phim Trong bối cảnh hiện đại, khi thông tin ngày càng phong phú, máy tính điện tử trở thành công cụ hỗ trợ đắc lực cho việc lưu trữ, chọn lọc và xử lý thông tin Việc sử dụng máy tính không chỉ giúp tiết kiệm thời gian và công sức mà còn nâng cao độ chính xác trong quá trình tự động hóa xử lý dữ liệu.
1.2.Phần cứng, phần mềm và công nghệ thông tin
Phần cứng là tất cả các thành phần trong hệ thống máy tính mà chúng ta có thể nhìn thấy hoặc chạm vào Nó bao gồm ba phần chính:
- Đơn vị xử lý trung ương (CPU - Central Processing Unit)
- Khối nhập xuất (Input/Output)
Phần mềm là tập hợp các chương trình điện tử điều khiển máy tính thực hiện nhiệm vụ theo yêu cầu người dùng Mặc dù không thể nhìn thấy hay chạm vào phần mềm, nhưng nó có thể được hiển thị trên màn hình hoặc máy in Phần mềm được ví như linh hồn của máy tính, trong khi phần cứng được coi là thân xác.
1.2.3.Ứng dụng Công nghệ thông tin
Bộ xử lý trung ương CPU (Central Processing Unit)
Khối làm tính ALU (Arithmetic Logic Unit) Các thanh ghi (Registers)
Bộ nhớ trong (ROM + RAM)
Bộ nhớ ngoài (đĩa cứng, đĩa mềm, đĩa CD)Hình 2.1: Cấu trúc phần cứng máy tính
Thế kỷ 21 được xem là kỷ nguyên của Công nghệ thông tin, đánh dấu sự chuyển mình mạnh mẽ từ nền kinh tế và xã hội công nghiệp sang nền kinh tế và xã hội thông tin và tri thức Trong bối cảnh này, thông tin và tri thức trở thành những yếu tố quan trọng, không kém phần quan trọng so với con người, tài nguyên thiên nhiên và tài chính.
Năng lực lưu trữ và xử lý thông tin của cá nhân và tổ chức ngày càng gia tăng nhờ máy tính và mạng máy tính, hỗ trợ đắc lực cho hoạt động trí óc Điều này nâng cao khả năng tính toán trong khoa học kỹ thuật và giúp khai thác hiệu quả tài nguyên thông tin khoa học, phục vụ cho sự phát triển sản xuất, kinh doanh, quản lý, giáo dục và các dịch vụ khác Công nghệ thông tin đã tạo ra những biến đổi sâu sắc trong cách sống và suy nghĩ của con người.
Công nghệ thông tin được được ứng dụng một cách sâu rộng trên mọi lĩnh vực hoạt động của con người
Các bài toán trong khoa học và công nghệ thường yêu cầu khối lượng tính toán lớn, như công trình lập bản đồ gen người hoàn thành năm 2000, được thực hiện trên siêu máy tính trong nhiều năm Máy tính Deep Blue, với 256 bộ xử lý, có khả năng tính toán 200 triệu nước cờ mỗi giây, đã đánh bại nhà vô địch cờ vua Kasparov Nhờ vào công nghệ máy tính, các nhà thiết kế và chế tạo có thể thực nghiệm và mô phỏng sản phẩm một cách trực quan trên màn hình, giúp quá trình thiết kế trở nên nhanh chóng, hoàn thiện và tiết kiệm chi phí hơn.
Quản lý là lĩnh vực sử dụng công nghệ thông tin nhiều nhất, đòi hỏi xử lý khối lượng thông tin lớn để phục vụ các yêu cầu như tìm kiếm, thống kê và in ấn Công nghệ hỗ trợ quá trình ra quyết định, cho phép thống kê lượng hàng hóa nhanh chóng và chính xác Nhờ đó, tổ chức kinh doanh có thể kịp thời điều chỉnh giá bán, số lượng và chủng loại mặt hàng, từ đó đảm bảo hiệu quả kinh doanh.
Tự động hoá trên cơ sở máy tính có những ưu thế mà những cơ chế khác không thể so sánh được
Máy tính đã mang lại nhiều thay đổi quan trọng trong công tác văn phòng Nhờ vào các phần mềm xử lý văn bản và thiết bị in ấn, việc tạo ra văn bản diễn ra nhanh chóng và chất lượng cao Ngoài ra, máy tính còn giúp quản lý dữ liệu, lập kế hoạch công tác, xây dựng hợp đồng và xử lý văn thư một cách hiệu quả.
Sự phát triển nhanh chóng của kỹ thuật viễn thông đã kết nối các máy tính thành mạng toàn cầu - Internet, tạo ra môi trường xử lý thông tin mới Các mạng máy tính giúp mọi người truy cập thông tin và tri thức, đồng thời thúc đẩy trao đổi thông tin trên toàn thế giới Việc mở rộng các hệ thống thông tin từ quy mô nội bộ đến toàn cầu đã biến kho thông tin và tri thức của nhân loại thành tài sản chung cho tất cả mọi người và quốc gia.
Công nghệ thông tin trong giáo dục và đào tạo đã trở thành một phần thiết yếu trong xã hội hiện đại, với các khái niệm như phần mềm dạy học, học trực tuyến, học từ xa và lớp học ảo ngày càng phổ biến Những lợi ích mà công nghệ thông tin và truyền thông mang lại đã tạo ra một mô hình giáo dục và đào tạo mới, mang tính chiến lược vĩ mô, giúp nâng cao hiệu quả học tập và mở rộng cơ hội tiếp cận kiến thức cho mọi người.
CẤU TRÚC CƠ BẢN CỦA MÁY TÍNH
Máy tính điện tử là một hệ thống xử lý thông tin tự động, bao gồm hai thành phần chính: phần cứng và phần mềm Mỗi loại máy tính có thể có hình dạng và cấu trúc khác nhau, tùy thuộc vào mục đích sử dụng.
Phần cứng là tất cả các thành phần trong một hệ thống máy tính mà chúng ta có thể nhìn thấy hoặc chạm vào Nó bao gồm ba phần chính:
- Đơn vị xử lý trung ương (CPU - Central Processing Unit)
- Khối nhập xuất (Input/Output)
2.1.1 BỘ XỬ LÝ TRUNG ƯƠNG (CPU)
Bộ xử lý trung ương (CPU) là thành phần chủ chốt điều khiển hoạt động của máy tính và thực hiện các phép tính CPU bao gồm ba bộ phận chính: khối điều khiển, khối tính toán số học và logic, cùng với một số thanh ghi.
Khối điều khiển (CU: Control Unit) là trung tâm điều hành của máy tính, có nhiệm vụ giải mã lệnh và phát tín hiệu điều khiển cho các bộ phận khác, nhằm thực hiện yêu cầu của người sử dụng hoặc theo chương trình đã được cài đặt.
Khối tính toán số học và logic (ALU) là thành phần quan trọng trong máy tính, thực hiện các phép toán số học như cộng, trừ, nhân, chia và các phép toán logic như AND, OR, NOT ALU giúp xử lý dữ liệu và thực hiện các phép toán cần thiết cho các tác vụ tính toán trong hệ thống máy tính.
OR, NOT, XOR) và các phép tính quan hệ (so sánh lớn hơn, nhỏ hơn, bằng nhau, )
Các thanh ghi là bộ nhớ trung gian gắn chặt vào CPU qua các mạch điện tử, thực hiện các chức năng chuyên dụng nhằm tăng tốc độ trao đổi thông tin trong máy tính.
CPU được trang bị một bộ tạo xung nhịp, hay còn gọi là đồng hồ, giúp xác định tốc độ xử lý thông tin Tần số đồng hồ càng cao, tốc độ xử lý càng nhanh, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất hoạt động của máy tính.
Bộ xử lý trung ương CPU (Central Processing Unit)
Khối làm tính ALU (Arithmetic Logic Unit) Các thanh ghi (Registers)
Bộ nhớ trong (ROM + RAM)
Bộ nhớ ngoài, bao gồm đĩa cứng, đĩa mềm và đĩa CD, đóng vai trò quan trọng trong cấu trúc phần cứng của máy tính Các thiết bị này được gắn tương ứng với cấu hình máy và có tần số dao động từ 1 GHz, 1.4 GHz trở lên, đặc biệt là đối với các máy Pentium 4.
2.1.2 Các thiết bị xuất/ nhập
Chuột (Mouse) là thiết bị thiết yếu và phổ biến trong môi trường máy tính Windows Với kích thước vừa tay, chuột di chuyển trên bề mặt phẳng (mouse pad), giúp điều khiển dấu nháy hoặc mũi tên trên màn hình tương ứng với chuyển động của nó Một số máy tính còn tích hợp chuột ngay trên bàn phím.
Bàn phím máy vi tính là thiết bị nhập liệu quan trọng, thường có 104 phím với nhiều chức năng khác nhau, giúp người dùng thực hiện các lệnh và nhập dữ liệu một cách hiệu quả.
Có thể chia làm 3 nhóm phím chính:
+ Nhóm phím đánh máy: gồm các phím chữ, phím số và phím các ký tự đặc biệt (~,
Nhóm phím chức năng bao gồm các phím từ F1 đến F12 cùng với các phím điều hướng như mũi tên trái, phải, lên, xuống, PgUp để lên trang màn hình, PgDn để xuống trang màn hình, Insert để chèn, Delete để xoá, Home để trở về đầu trang và End để đến cuối trang.
+ Nhóm phím số (numeric keypad) như NumLock (cho các ký tự số), CapsLock (tạo các chữ in), ScrollLock (chế độ cuộn màn hình) thể hiện ở các đèn chỉ thị
Máy quét hình (Scanner) là thiết bị giúp nhập văn bản, hình vẽ hoặc hình chụp vào máy tính Thiết bị này chuyển đổi thông tin trên giấy thành tín hiệu số, tạo ra các tập tin ảnh (image file).
Màn hình, hay còn gọi là Monitor, là thiết bị xuất chuẩn giúp hiển thị thông tin cho người sử dụng Thông tin được trình bày trên màn hình thông qua phương pháp ánh xạ bộ nhớ, cho phép màn hình đọc liên tục từ bộ nhớ và hiển thị bất kỳ dữ liệu nào có trong vùng nhớ.
Màn hình phổ biến hiện nay trên thị trường là màn hình màu LCD 15”,17”, 19” với độ phân giải có thể đạt 1280 X 1024 pixel
Máy in là thiết bị dùng để chuyển đổi thông tin thành bản in trên giấy Hiện nay, các loại máy in phổ biến bao gồm máy in phun mực, máy in laser màu và trắng đen, cùng với máy in ma trận điểm 24 kim.
2.1.3 Bộ nhớ và thiết bị lưu trữ
Bộ nhớ là thiết bị lưu trữ thông tin trong quá trình máy tính xử lý Bộ nhớ bao gồm bộ nhớ trong và bộ nhớ ngoài
B ộ nhớ trong : gồm ROM và RAM :
ROM (Bộ nhớ chỉ đọc) là loại bộ nhớ dùng để lưu trữ các chương trình hệ thống và chương trình điều khiển nhập xuất cơ sở (ROM-BIOS: ROM-Basic Input/Output System) Dữ liệu trong ROM được bảo toàn ngay cả khi nguồn điện bị ngắt.
BIỂU DIỄN THÔNG TIN TRONG MÁY TÍNH
3.1 Biểu diễn thông tin trong máy tính
Dữ liệu số trong máy tính gồm có số nguyên và số thực
Số nguyên gồm số nguyên không dấu và số nguyên có dấu
Số nguyên không dấu là số không có bit dấu như 1 byte = 8 bit, có thể biểu diễn
2 8 = 256 số nguyên dương, cho giá trị từ 0 (0000 0000) đến 255 (1111 1111)
Số nguyên có dấu trong máy tính được biểu diễn dưới dạng nhị phân, sử dụng 1 bit để làm bít dấu, trong đó bit đầu tiên bên trái (S) quy định số dương với giá trị 0 và số âm với giá trị 1 Độ dài của đơn vị để lưu trữ có thể thay đổi từ 2 đến 4 bytes.
Để biểu diễn các ký tự như chữ cái, chữ số và ký hiệu trên máy tính, cần có các bộ mã qui ước khác nhau Mỗi bộ mã được thiết lập dựa trên số lượng bit sử dụng để diễn tả một ký tự Một số hệ mã phổ biến được áp dụng trong quá trình này.
Hệ thập phân mã nhị phân BCD (Binary Coded Decima) dùng 6 bit
Hệ thập phân mã nhị phân mở rộng EBCDIC (Extended Binary Coded Decimal
Interchange Code) dùng 8 bit tương đương 1 byte để biểu diễn 1 ký tự
The American Standard Code for Information Interchange (ASCII) is the most widely used encoding system in computer technology today.
Hệ mã ASCII dùng nhóm 7 bit hoặc 8 bit để biểu diễn tối đa 128 hoặc 256 ký tự khác nhau và mã hoá theo ký tự liên tục theo cơ số 16
Hệ mã ASCII 7 bit, mã hoá 128 ký tự liện tục như sau:
32 - 47 : các dấu trống SP (space) ! “ # $ % & ‘ ( ) * + , - /
65 - 90 : các chữ in hoa từ A đến Z
97 - 122 : các chữ thường từ a đến z
Hệ mã ASCII 8 bit, hay còn gọi là ASCII mở rộng, bao gồm thêm 128 ký tự bổ sung ngoài các ký tự cơ bản, bao gồm chữ cái có dấu, hình vẽ, đường kẻ khung đơn và khung đôi, cùng một số ký hiệu đặc biệt.
3.2 Đơn vị thông tin và dung lượng bộ nhớ Đơn vị dùng để đo thông tin gọi là bit Một bit tương ứng với một chỉ thị hoặc một thông báo nào đó về sự kiện có 1 trong 2 trạng thái có số đo khả năng xuất hiện đồng thời là Tắt (Off) / Mở (On) hay Đúng (True) / Sai (False)
Ví dụ: Một mạch đèn có 2 trạng thái là:
- Tắt (Off) khi mạch điện qua công tắc là hở
- Mở (On) khi mạch điện qua công tắc là đóng
Số học nhị phân sử dụng hai ký hiệu 0 và 1 để biểu diễn các số, với mỗi chữ số nhị phân được coi là đơn vị thông tin nhỏ nhất.
Bit là chữ viết tắt của BInary digiT Trong tin học, người ta thường sử dụng các đơn vị đo thông tin lớn hơn như sau:
Tên gọi Ký hiệu Giá trị Byte
HỆ ĐIỀU HÀNH
HỆ ĐIỀU HÀNH MS-DOS
MS-DOS (Microsoft Disk Operating System) là hệ điều hành(HĐH) của tập đoàn khổng lồ Microsoft Phiên bản đầu tiên của MS-DOS được viết năm 1981
MS-DOS là HĐH đơn nhiệm (tại một thời điểm chỉ chạy được một trình ứng dụng) MS-DOS giao diện với người sử dụng thông qua dòng lệnh
4.2 Khởi động hệ thống Để khởi động hệ thống, Chúng ta phải có một đĩa mềm gọi là đĩa hệ thống hoặc đĩa cứng được cài đặt ổ đĩa C là đĩa hệ thống Đĩa hệ thống chứa các chương trình hạt nhân của hệ điều hành DOS Ít nhất trên đĩa phải có các tập tin IO.SYS, MSDOS.SYS và COMMAND.COM
Chúng ta có thể khởi động MS-DOS bằng các cách sau:
- Khởi động từ ổ đĩa cứng ta chỉ việc bật công tắc điện của máy tính (Power)
- Khởi động từ ổ đĩa mềm: đặt đĩa khởi động vào giá đỡ của ổ đĩa mềm và bật công tắc điện
- Khởi động từ HĐH Windows 98: Start/ Run/Command/OK
- Khởi động từ HĐH Windows 2000/ XP: Start/ Run/ CMD/ OK
Khởi động lại hệ thống:
Ta chọn 1 trong các cách sau:
- Ấn nút Reset trên khối hệ thống ( khởi động nóng)
- Dùng tổ hợp phím CTRL + ALT + DEL (khởi động nóng)
- Khi 2 cách này không có tác dụng, chúng ta phải tắt công tắc khối hệ thống và chờ khoảng 1 phút rồi khởi động lại (khởi động nguội)
4.3 Tệp (File) và thư mục (Folder)
Tập tin (hay còn gọi là Tệp) là hình thức, đơn vị lưu trữ thông tin trên đĩa của Hệ điều hành
Tệp gồm có tên tệp và phần mở rộng (Phần mở rộng dùng để nhận biết tệp đó do chương trình nào tạo ra nó)
Tên tệp tin cần có tối đa 8 ký tự và không được chứa dấu cách, +, -, *, / Phần mở rộng không quá 3 ký tự và cũng không có dấu cách Tên và phần mở rộng được phân tách bởi dấu chấm (.).
Tập tin có thể là nội dung một bức thư, công văn, văn bản, hợp đồng hay một tập hợp chương trình
COMMAND.COM Phần tên tệp là COMMAND còn phần mở rộng là COM MSDOS.SYS Phần tên tệp là MSDOS còn phần mở rộng là SYS
BAICA.MN Phần tên tệp là BAICA còn phần mở rộng là MN
THO.TXT Phần tên tệp là THO còn phần mở rộng là TXT
Người ta thường dùng đuôi để biểu thị các kiểu tập tin Chẳng hạn tệp văn bản thường có đuôi DOC, TXT, VNS,
Tệp lệnh thường có đuôi COM, EXE
Tệp dữ liệu thường có đuôi DBF,
Tệp chương trình thường có đuôi PRG,
Tệp hình ảnh thường có đuôi JPG, BMP
4.4 Thư mục và cây thư mục Để có thể tổ chức quản lý tốt tập tin trên đĩa người ta lưu các tập tin thành từng nhóm và lưu trong từng chỗ riêng gọi là thư mục
Mỗi thư mục được đặc trưng bởi 1 tên cụ thể, quy tắc đặt tên thư mục giống như tên tệp
Các thư mục có thể đặt lồng trong nhau và tạo thành một cây thư mục
Trong thư mục, bạn có thể tạo ra các thư mục con, dẫn đến việc hình thành một cây thư mục trên đĩa Các thư mục này có thể được phân loại thành thư mục cấp 1, cấp 2, và nhiều cấp khác nhau.
Thư mục gốc là thư mục do định dạng đĩa tạo ra và chúng ta không thể xoá được
Mỗi đĩa chỉ có một thư mục gốc, từ đây người sử dụng tạo ra các thư mục con Ký hiệu thư mục gốc là dấu (\)
Ví dụ : Cây thư mục
Trong đó C:\>_ là thư mục gốc Sau đó là đến các thư mục con các cấp và các tệp
Thư mục hiện h ành là thư mục đang được mở, và con trỏ đang nhâp nháy chờ lệnh
Khi thực thi, DOS sẽ tìm kiếm và thi hành ở thư mục hiện hành trước, sau đó mới tìm các thư mục và ổ đĩa được chỉ ra Đường dẫn
Khi muốn tác động đến một thư mục hoặc tập tin, cần chỉ rõ vị trí của chúng trên đĩa, bao gồm đường dẫn và tên đường dẫn tương ứng.
Muốn truy xuất tới tệp dữ liệu kyson.txt ở cây thư mục trên ta phải tiến hành chỉ ra đường dẫn như sau;
Ký tự đại diện * và ?
Ký tự đại diện có thể xuất hiện trong phần tên chính hoặc tên mở rộng của tệp tin, và vị trí của nó sẽ xác định ký tự hoặc nhóm ký tự từ vị trí đó đến ký tự tiếp theo.
Câu lệnh C:\>TRUONGHAI\A*B.DOC chỉ ra tất cả các tệp trong thư mục truonghai có định dạng DOC, với tên bắt đầu bằng ký tự A và kết thúc bằng ký tự B.
C:\>TRUONGHAI\*.* : Nghĩa là chỉ ra tất cả các tệp có trong thư mục
C:\>TRUONGHAI\*.TXT : Nghĩa là chỉ ra tất cả các tệp có trong thư mục TRUONGHAI mà có phần mở rộng là TXT
Ký tự đại diện là một ký tự có thể xuất hiện trong phần tên chính hoặc tên mở rộng của tập tin, và vị trí của nó sẽ xác định ký tự tương ứng tại vị trí đó.
C:\>_?.TXT : Nghĩa là muốn chỉ ra các tệp có trong ổ đĩa C mà có phần tên chỉ là một kí tự bất kỳ và có phần mở rộng là TXT
Lệnh nội trú là loại lệnh lưu thường trực trong bộ nhớ trong của máy tính Nó được nạp vào khi nạp hệ điều hành:
Lệnh xem danh sách thư mục và tập tin : DIR
Lệnh tạo lập thư mục: MD
Lệnh huỷ bỏ thư mục rỗng: RD
Lệnh chuyển đổi thư mục: CD
Lệnh thay đổi dấu nhắc lệnh : PROMPT
Lệnh tạo lập tệp tin: COPY CON
Lệnh đổi tên tập tin: REN
Lệnh sao chép tập tin: COPY
Lệnh hiển thị nội dung tệp tin: TYPE
Lệnh xoá tập tin: DEL
Lệnh xoá màn hình: CLS
Lệnh sửa đổi giờ của hệ thống: TIME
Lệnh sửa đổi ngày của hệ thống : DATE
Lệnh hỏi nhãn đĩa: VOL
Lệnh xem phiên bản của DOS: VER
Lệnh ngoại trú là các lệnh được lưu trữ trong bộ nhớ ngoài và yêu cầu có tệp trên đĩa để thực hiện Nếu không có tệp, người dùng cần phải sao chép chúng vào bộ nhớ để tiến hành các lệnh này Một số lệnh ngoại trú phổ biến thường gặp bao gồm.
Lệnh đặt nhãn đĩa: LABEL
Lệnh hiển thị cây thư mục: TREE
Lệnh tạo khuôn cho đĩa (định dạng đĩa): FORMAT
Lệnh kiểm tra đĩa: CHKDSK
Lệnh gán thuộc tính :ATTRIB
Lệnh khôi phục tệp đã bị xoá: UNDELETE
GIỚI THIỆU WINDOWS
Windows là một bộ chương trình do hãng Microsoft sản xuất
Windows 95: vào cuối năm 1995, ở Việt nam đã xuất hiện một phiên bản mới của
Windows mà chúng ta quen gọi là Windows 95 Những cải tiến mới của Windows 95 được liệt kê tóm tắt như sau:
Giao diện người dùng đã được thiết kế lại hoàn toàn, giúp việc khởi động ứng dụng, mở và lưu trữ tài liệu, tổ chức tài nguyên trên đĩa, cũng như kết nối với các hệ thống mạng trở nên đơn giản và dễ dàng hơn.
Cho phép đặt tên cho các tập tin với độ dài lên đến 255 ký tự, điều này rất quan trọng vì những tên dài giúp người dùng dễ dàng ghi nhớ nội dung của tập tin.
- Hỗ trợ Plug and Play, cho phép tự động nhận diện các thiết bị ngoại vi nên việc cài đặt và quản lý chúng trở nên đơn giản hơn
Windows 95 đã cải thiện đáng kể khả năng hỗ trợ cho các ứng dụng multimedia, với sự tích hợp âm thanh và video, biến máy tính cá nhân thành một phương tiện giải trí thiết yếu.
- Windows 95 là hệ điều hành 32 bit, vì vậy nó tăng cường sức mạnh và khả năng vận hành lên rất nhiều
Windows 95 cung cấp các công cụ cải tiến để chuẩn hoá, tối ưu hoá và điều chỉnh sự cố, giúp người dùng yên tâm hơn khi làm việc trong môi trường này.
Windows 95 đã nhanh chóng trở thành môi trường làm việc được ưa chuộng nhờ vào những tính năng vượt trội và khả năng tích hợp cao, thu hút sự tin dùng từ người sử dụng.
Windows 98 và Windows Me là những phiên bản kế tiếp của Windows 95, mang đến sự hoàn thiện và phát triển các tính năng nổi bật của phiên bản trước Hai phiên bản này không chỉ cải tiến mà còn tích hợp thêm nhiều tính năng mới liên quan đến Internet và Multimedia.
Windows NT 4.0, Windows 2000, Windows XP, Windows 2003: là những hệ điều hành được phát triển cao hơn, được dùng cho các cơ quan và doanh nghiệp
Giao diện của các hệ điều hành này giống với Windows 98/Windows Me, nhưng nổi bật với tính năng bảo mật cao, phù hợp cho môi trường có nhiều người dùng.
Giáo trình này sẽ trình bày dựa vào hệ điều hành Windows XP
5.2 Khởi động và thoát khỏi Windows
Windows XP tự động khởi động khi bật máy tính, và nếu có kết nối mạng, người dùng sẽ nhận được thông báo yêu cầu nhập tài khoản (User name) và mật khẩu (Password) để đăng nhập (logging on) Trái ngược với các phiên bản trước như Windows 95 và 98, nơi người dùng có thể khởi động từ DOS và phải gõ lệnh Win để vào hệ điều hành, Windows XP đã đơn giản hóa quy trình này.
Mỗi người dùng sẽ có một hồ sơ người dùng (user profile) riêng, bao gồm thông tin về các tùy chọn cá nhân hóa như giao diện màn hình, các chương trình khởi động tự động, và quyền truy cập vào tài nguyên hoặc chương trình.
XP lưu giữ lại để sử dụng cho những lần sau
Khi muốn thoát khỏi Windows XP, bạn phải đóng tất cả các cửa sổ đang mở
Để đóng ứng dụng hiện tại, bạn hãy nhấn tổ hợp phím Alt + F4 hoặc truy cập vào menu Start Nếu không thấy nút Start ở góc dưới bên trái màn hình, bạn có thể sử dụng tổ hợp phím Ctrl + để tiếp tục.
Esc) và chọn Turn Off Computer Sau thao tác này một hộp thoại sẽ xuất hiện như bên dưới
Khi bạn chọn tắt máy, các ứng dụng đang chạy sẽ bị đóng lại và máy tính sẽ tự động tắt Nếu máy tính không thể tắt do chưa lưu dữ liệu hoặc có các kết nối mạng đang hoạt động, bạn sẽ nhận được thông báo để xử lý tình huống.
Lưu ý rằng việc tắt máy tính mà không thực hiện các thao tác đóng Windows đúng cách có thể dẫn đến việc mất mát một phần nội dung trong các tập tin, gây ra sự cố khi khởi động lại máy tính trong lần sử dụng tiếp theo.
Các biểu tượng có mũi tên màu đen nhỏ (ở góc dưới bên trái) gọi là lối tắt (shortcut)
5.4 Thanh tác vụ (Task bar)
Nằm cuối màn hình là thanh làm việc (Taskbar) Bên trái màn hình là biểu tượng
My Documents, My Computer, My Network Places, Recycle Bin, Đóng Windows XP
Màn hình nền (Desk top) của Windows XP
Chọn lệnh Start/ Settings/ Taskbar and Start Menu
- Lock the Taskbar: khoá thanh Taskbar
- Auto hide: cho tự động ẩn thanh Taskbar khi không sử dụng
- Keep the Taskbar on top of other windows: cho thanh Taskbar hiện lên phía trước các cửa sổ
- Group similar taskbar buttons: cho hiện các chương trình cùng loại theo nhóm
- Show Quick Launch: cho hiển thị các biểu tượng trong Start menu với kích thước nhỏ
- Show the Clock: cho hiển thị đồng hồ trên thanh Taskbar
- Hide inactive icons: cho ẩn biểu tượng các chương trình không được kích hoạt
Cho phép chọn hiển thị Menu Start theo dạng cũ (Classic Start Menu) hay dạng mới (Start Menu)
Click chọn lệnh Customize, cửa sổ Customize xuất hiện như hình dưới cho phép thực hiện một số thay đổi cho Menu Start
Nút Add: thêm một biểu tượng chương trình (Shortcut) vào menu Start
Lớp Start Menu Cửa sổ Customize
Nút Remove: xoá bỏ các biểu tượng nhóm (Folder) và các biểu tượng chương trình trong menu Start
Nút Clear: xoá các tên tập tin trong nhóm Documents trong menu Start
Nút Advanced: thêm, xoá, sửa, tạo các biểu tượng nhóm (Folder) và các biểu tượng chương trình (Shortcut) trong menu Start
Khi Click vào nút Advanced, xuất hiện cửa sổ Start Menu cho phép tạo, xoá, đổi tên thư mục/ lối tắt trong menu Start
Tạo Shortcut/ Folder trên menu Start
- Nếu tạo Folder, chọn File hoặc R_Click (click chuột phải), chọn New/ Folder
- Nếu tạo Shortcut, chọn File hoặc R_Click, chọn New/ Shortcut
- Sau đó đặt tên cho Folder/ Shortcut
Xoá Folder/ Shortcut khỏi menu Start
Chọn Folder/ Shortcut cần xoá và nhấn phím Delete
R_Click vào Folder/ Shortcut cần đổi tên, chọn Rename, nhập tên mới
5.6 Khởi động và thoát khỏi một ứng dụng
- Khởi động chương trình ứng dụng
Có nhiều cách để khởi động một chương trình ứng dụng trong Windows:
+ Khởi động từ Menu Start: Chọn Start/ Programs[/ Nhóm chương trình]/ Tên chương trình ứng dụng
+ Khởi động bằng lệnh Run :
Click vào nút Start trên thanh Taskbar, chọn lệnh Run sẽ xuất hiện hộp thoại Run như hình bên
- Nhập đầy đủ đường dẫn và tên tập tin chương trình vào mục Open hoặc Click chọn bút Brown để chọn chương trình cần khởi động
- Chọn OK để khởi động chương trình
+ Dùng Shortcut để khởi động các chương trình:
Để khởi động các ứng dụng mong muốn, bạn có thể sử dụng phương pháp Double_Click (click đôi) hoặc Right_Click (click chuột phải) vào Shortcut Các Shortcut này có thể được sắp xếp trong một Folder hoặc hiển thị ngay trên màn hình nền Thực chất, Shortcut là một con trỏ dẫn đến đối tượng, vì vậy bạn có thể xóa nó mà không làm ảnh hưởng đến chương trình ứng dụng gốc.
+ Khởi động từ các Folder:
Khi một chương trình ứng dụng không hiển thị trên menu Start, cách thuận tiện nhất để khởi động nó là mở từ các thư mục bằng cách nhấn đúp chuột hoặc nhấp chuột phải và chọn "Mở".
Hộp thoại lệnh Start/ Run biểu tượng của chương trình ứng dụng cần mở hoặc trên biểu tượng của một tập tin tương ứng
- Thoát khỏi chương trình ứng dụng: Để thoát khỏi một ứng dụng ta có thể dùng 1 trong các cách sau đây:
- Nhấn tổ hợp phím Alt + F4
- Click vào nút Close (ở góc trên bên phải của thanh tiêu đề)
- D_Click lên nút Control Box (ở góc trên bên trái của thanh tiêu đề)
- Click lên nút Control Box Click chọn Close
Khi bạn đóng một ứng dụng mà chưa lưu dữ liệu, hộp thoại xác nhận sẽ xuất hiện để nhắc nhở bạn lưu lại thông tin Thường thì có ba lựa chọn để bạn quyết định.
Yes: lưu dữ liệu và thoát khỏi chương trình ứng dụng
No: thoát khỏi chương trình ứng dụng mà không lưu dữ liệu
Cancel: huỷ bỏ lệnh, trở về chương trình ứng dụng
- Tự động chạy một ứng dụng khi khởi động Windows
NHỮNG THAO TÁC CƠ BẢN TRÊN WINDOWS
Windows Explorer là một ứng dụng giúp người dùng quản lý và thao tác với các tài nguyên trên máy tính, bao gồm tập tin, thư mục, ổ đĩa và các tài nguyên khác Ngoài ra, nó cũng cho phép truy cập vào các tài nguyên trên các máy tính khác trong hệ thống mạng nếu máy tính của bạn được kết nối mạng.
Với Windows Explorer, các thao tác như sao chép, xoá, đổi tên thư mục và tập tin, được thực hiện một cách thuận tiện và dễ dàng
Khởi động chương trình Windows Explorer: bạn có thể thực hiện một trong những cách sau:
- Chọn lệnh Start/ Programs/ Accessories/ Windows Explorer
- R_Click lên Start, sau đó chọn Explorer
- R_Click lên biểu tượng My Computer, sau đó chọn Explorer …
Cửa sổ làm việc của Windows Explorer:
Cửa sổ trái (Folder) thể hiện cấu trúc cây thư mục, trình bày cách tổ chức các đĩa cứng và tài nguyên kèm theo máy tính như ổ đĩa mềm, ổ đĩa cứng và ổ đĩa CD.
Các đối tượng có dấu cộng (+) phía trước cho thấy chúng chứa các đối tượng khác nhưng không hiển thị Khi nhấn vào dấu +, Windows Explorer sẽ mở rộng để hiển thị các đối tượng bên trong Dấu + sẽ chuyển thành dấu -; nếu nhấn vào dấu -, đối tượng sẽ được thu gọn lại.
- Cửa sổ phải liệt kê nội dung của đối tượng được chọn tương ứng bên cửa sổ trái
Cho phép nhập đường dẫn thư mục/ tập tin cần tới hoặc để xác định đường dẫn hiện hành
Các nút công cụ trên thanh Toolbar:
- Back: Chuyển về thư mục trước đó
- Up: Chuyển lên thư mục cha
- Forward: Chuyển tới thư mục vừa quay về (Back)
- Search: Tìm kiếm tập tin/ thư mục
- Folder: Cho phép ẩn/ hiện cửa sổ Folder bên trái
- Views: Các chế độ hiển thị các đối tượng (tập tin/ thư mục/ ổ đĩa)
Nội dung trong cửa sổ có thể được sắp xếp theo thứ tự bằng cách nhấn chuột vào các cột tương ứng như Tên, Kích thước, Loại và Ngày sửa đổi trong chế độ hiển thị Chi tiết.
Bạn có thể sắp xếp các biểu tượng trên màn hình bằng cách sử dụng lệnh View/Arrange Icons By và chọn một trong các tùy chọn sắp xếp như theo tên, kích thước tập tin, kiểu tập tin hoặc ngày tháng cập nhật.
Bạn có thể sử dụng tùy chọn "Sắp xếp tự động" trong Windows bằng cách vào View > Arrange Icons By > Auto Arrange Lưu ý rằng chức năng này chỉ áp dụng cho cửa sổ thư mục hiện tại.
6.1 THAO TÁC VỚI CÁC THƯ MỤC VÀ TẬP
6.1.1 Mở tập tin/ thư mục:
Có ba cách thực hiện :
Cách 1: D_Click lên biểu tượng của tập tin/ thư mục
Cách 2: R_Click lên biểu tượng của tập tin/ thư mục và chọn mục Open
Cách 3: Chọn tập tin/ thư mục và nhấn phím Enter
Nếu tập tin thuộc loại tập tin văn bản thì chương trình ứng dụng kết hợp sẽ được khởi động và tài liệu sẽ được nạp vào
Nếu máy tính không cài đặt chương trình ứng dụng, Windows sẽ hiển thị hộp thoại "Open With" để người dùng chọn chương trình phù hợp Khi tập tin thuộc dạng chương trình ứng dụng, chương trình tương ứng sẽ được khởi động tự động.
6.1.2 Chọn tập tin/ thư mục:
- Chọn một tập tin/ thư mục: Click lên biểu tượng tập tin/ thư mục
Chọn lệnh mở tập tin
- Chọn một nhóm tập tin/ thư mục: có thể thực hiện theo 2 cách:
Để chọn nhiều đối tượng nằm cạnh nhau, bạn chỉ cần nhấn vào đối tượng đầu tiên trong danh sách, sau đó giữ phím Shift và nhấn vào đối tượng cuối cùng.
Các đối tượng cần chọn nằm rời rạc nhau: nhấn giữ phím Ctrl và Click chọn các đối tượng tương ứng
- Chọn nơi chứa thư mục cần tạo (thư mục/ ổ đĩa ở cửa sổ bên trái)
- Chọn menu File/ New/ Folder hoặc R_Click/ New/ Folder
- Nhập tên thư mục mới, sau đó gõ Enter để kết thúc
6.1.4 Sao chép thư mục và tập tin
Chọn các thư mục và tập tin cần sao chép Sau đó có thể thực hiện theo một trong hai cách sau:
Cách 1: Nhấn giữ phím Ctrl và Drag đối tượng đã chọn đến nơi cần chép
Để sao chép và dán nội dung, bạn có thể sử dụng tổ hợp phím Ctrl + C để chép vào Clipboard Sau đó, hãy chọn vị trí cần dán và nhấn tổ hợp phím Ctrl + V để dán nội dung đó.
6.1.5 Di chuyển thư mục và tập tin
Chọn các thư mục và tập tin cần di chuyển Sau đó có thể thực hiện theo một trong hai cách sau:
Cách 1: Drag đối tượng đã chọn đến nơi cần di chuyển
Để di chuyển nội dung, bạn có thể nhấn tổ hợp phím Ctrl + X (hoặc chọn Edit/ Cut hoặc nhấp chuột phải và chọn Cut) để sao chép vào Clipboard Sau đó, hãy chọn vị trí muốn di chuyển đến và nhấn tổ hợp phím Ctrl + V.
V (hoặc Edit/ Paste hoặc R_Click và chọn Paste)
6.1.6 Xoá thư mục và tập tin
- Chọn các thư mục và tập tin cần xoá
- Chọn File/ Delete hoặc: Nhấn phím Delete hoặc: R_Click và chọn mục Delete
- Xác nhận có thực sự muốn xoá hay không (Yes/ No)
6.1.7 Phục hồi thư mục và tập tin
Các đối tượng bị xoá sẽ được đưa vào Recycle Bin Nếu muốn phục hồi các đối tượng đã xoá, bạn thực hiện các thao tác sau đây:
- D_Click lên biểu tượng Recycle Bin
- Chọn tên đối tượng cần phục hồi
- Thực hiện lệnh File/ Restore hoặc R_Click và chọn mục Restore
Để xóa hoàn toàn các đối tượng trong Recycle Bin, bạn cần thực hiện thao tác xóa một lần nữa đối với các mục trong đó Nếu muốn xóa tất cả các đối tượng trong Recycle Bin, hãy nhấp chuột phải vào biểu tượng Recycle Bin và chọn "Empty Recycle Bin".
6.1.8 Đổi tên thư mục và tập tin
- Chọn đối tượng muốn đổi tên
- Thực hiện lệnh File/ Rename hoặc nhấn phím F2 hoặc R_Click trên đối tượng và chọn mục Rename
- Nhập tên mới, sau đó gõ Enter để kết thúc
Ghi chú: với tập tin đang sử dụng thì các thao tác di chuyển, xoá, đổi tên không thể thực hiện được
6.1.9 Thay đổi thuộc tính tập tin và thư mục:
- Nhấn chuột phải lên đối tượng muốn thay đổi thuộc tính và chọn mục Properties
- Thay đổi các thuộc tính
- Chọn Apply để xác nhận thay đổi, ngược lại thì nhấn Cancel
6.2 THAO TÁC VỚI CÁC LỐI TẮT (SHORTCUTS)
6.2.1 Tạo lối tắt trên màn hình nền
R_Click lên màn hình nền, chọn New/ Shortcut
Trong phần "Type the location of the item", bạn cần nhập đường dẫn của đối tượng mà bạn muốn tạo lối tắt, bao gồm ổ đĩa, thư mục hoặc tập tin Ngoài ra, bạn có thể nhấn vào nút "Brown" để chọn đường dẫn cho đối tượng Sau đó, hãy nhấn "Next" để tiếp tục bước tiếp theo.
Nhập tên cho lối tắt cần tạo
Click Finish để hoàn thành
6.2.2 Các thao tác với lối tắt
Đổi tên cho lối tắt
- R_Click lên lối tắt, chọn Rename
- Nhập tên mới cho lối tắt
- Chọn lối tắt cần xoá
- Nhấn phím Delete hoặc R_Click lên lối tắt, chọn Delete
- Xác nhận có thực sự muốn xoá hay không (Yes/ No)
Thay đổi thuộc tính cho lối tắt
R_Click lên lối tắt, chọn Properties
- Lớp General: cho phép chọn thuộc tính chỉ đọc (Read-only), hay ẩn (Hidden)
- Lớp Shortcut: cho phép chọn thay đổi một số lựa chọn sau:
Shortcut key: gán phím nóng cho lối tắt
Để đặt phím nóng cho lối tắt Ctrl_Alt_A, bạn chỉ cần nhấn phím A, vì tổ hợp phím này mặc định phải có Ctrl và Alt Khi muốn mở đối tượng, chỉ cần nhấn tổ hợp phím đã gán trước đó.
Run: chọn chế độ hiển thị màn hình khi mở (bình thường/ thu nhỏ/ phóng to) Change Icon: thay đổi biểu tượng của lối tắt
Bạn thực hiện các thao tác như sau:
- Đưa đĩa nguồn vào ổ đĩa mềm
- R_Click vào biểu tượng ổ đĩa mềm, chọn mục Copy Disk, sau đó chọn Start
- Khi xuất hiện hộp thông báo Copy disk, thì bạn lấy đĩa nguồn ra và đưa đĩa đích vào, nhắp OK
Chú ý: toàn bộ dữ liệu trong đĩa đích sẽ bị xoá và không thể phục hồi được
- R_Click vào tên của ổ đĩa (có thể đĩa mềm hoặc đĩa cứng) cần định dạng, sau đó chọn mục Format
Để đặt tên cho đĩa, hãy nhập vào mục Volume label; nếu bạn muốn định dạng nhanh chỉ để xóa dữ liệu, hãy chọn mục Quick Format; và nếu cần sử dụng đĩa làm khởi động, hãy chọn mục Create an MS-DOS startup disk.
- Nhắp chọn Start để tiến hành định dạng
Chú ý: dữ liệu trong đĩa sẽ bị xoá hoàn toàn, không thể phục hồi được
6.3.3 Hiển thị thông tin của đĩa
R_Click vào tên của ổ đĩa cần hiển thị thông tin, sau đó chọn mục Properties
- Lớp General: cho biết dung lượng đĩa
(Capacity), đã sử dụng bao nhiêu (Used space), còn lại bao nhiêu (Free space)
- Lớp Tools: cung cấp một số công cụ kiểm tra đĩa
(Error-checking), tạo đĩa dự phòng (Backup), chống phân mảnh đĩa (Defragment)
- Lớp Sharing: cho phép đặt cách thức chia sẻ tài nguyên có trên đĩa (với máy tính có nối mạng) Định dạng đĩa
MẠNG CƠ BẢN VÀ INTERNET
MẠNG CƠ BẢN
Internet là một mạng máy tính toàn cầu, kết nối hàng triệu máy tính và mạng lưới trên khắp thế giới thông qua giao thức truyền thông TCP/IP.
TCP (Giao thức điều khiển truyền tải) là giao thức cho phép hai thiết bị trong mạng kết nối và trao đổi dữ liệu đã được đóng gói Giao thức này đảm bảo rằng dữ liệu từ máy gửi được chia thành các gói nhỏ với kích thước và định dạng xác định, đồng thời phục hồi dữ liệu gốc tại máy nhận.
Giao thức IP (Internet Protocol) chịu trách nhiệm về việc định địa chỉ và định tuyến các gói tin, cho phép chúng đến đích một cách độc lập Mỗi gói tin bao gồm địa chỉ nhận, địa chỉ gửi, dữ liệu, độ dài và thông tin kiểm soát Trong khi đó, World Wide Web (WWW) là một trong những khái niệm được người dùng Internet quan tâm nhất hiện nay Web, hay còn gọi là dịch vụ của Internet, khác với các dịch vụ trước đây bởi nó chứa thông tin đa dạng như văn bản, hình ảnh, âm thanh và video Mỗi trang web đều có địa chỉ thống nhất gọi là URL (Uniform Resource Locator - Bộ định vị tài nguyên thống nhất).
Một số tiêu chuẩn đã được thiết lập để định danh địa chỉ trang web, bao gồm cả tên miền Tên miền cung cấp thông tin về nội dung có thể tìm thấy tại địa chỉ đó.
Tên miền mức cao nhất
.com Địa chỉ thương mại
.net Nhà cung cấp mạng
.org Tổ chức phi lợi nhuận
Thư điện tử (Email) là dịch vụ Internet phổ biến nhất, cho phép người dùng trao đổi thông điệp với hàng triệu người trên toàn cầu Email được sử dụng cho nhiều mục đích, từ công việc, trò chuyện, hỏi thăm, đến tỏ tình, và thậm chí cả những hoạt động phi pháp.
Các giao thức cơ bản:
FTP (Giao thức truyền tệp) là một phương thức phổ biến để truyền tệp trong các mạng máy tính, cho phép chuyển tệp giữa các hệ thống khác nhau Giao thức này hỗ trợ tính năng bảo mật thông qua việc sử dụng tên và mật khẩu để xác thực người dùng.
HTTP (Giao thức Truyền Tệp Siêu Văn Bản) là giao thức được các trình duyệt web và máy chủ sử dụng để trao đổi tệp qua mạng toàn cầu.
HTML (Ngôn ngữ đánh dấu siêu văn bản) là ngôn ngữ được sử dụng để xây dựng các trang web, cho phép trình bày thông tin trên mạng internet.
7.2.1 Phân loại theo mô hình (logic mạng) a Peer to peer (ngang hàng)
- Các máy kết nối với nhau không cần đến máy chủ điều hành
- Tính năng: Kết nối đơn giản, dễ điều hành, bảo mật thấp
Mô hình mạng máy tính ngang hàng b Client/Server
- Trong mô hình chủ/tớ này cần có máy chủ điều khiển và may trạm khai thác tài nguyên:
- Tính năng: Đây là hệ mạng chuyên dụng, bảo mật cao, chia sẻ tài nguyên tốt, quản lý điều hành phức tạp
- Thường sử dụng Linux, - Windows 95 -98 - 2000, hoặc Windows NT server - Windows 95 -98 -2000 c Hỗn hợp: Peer to peer và Client/Server
Kết hợp cả hai mô hình mạng cho phép người sử dụng linh hoạt chọn lựa tùy theo ứng dụng Khi hệ thống không cần kết nối thường xuyên hoặc chỉ sử dụng một số chức năng mạng, việc sử dụng hệ thống ngang hàng sẽ dễ dàng và nhanh chóng hơn.
7.2.2 Phân loại theo vị trí địa lý a Mạng cụ bộ (LAN)
Hệ thống mạng trong các cơ quan, nhà máy, xí nghiệp thường bao gồm dưới 100 máy tính được kết nối với nhau Các thiết bị này thường nằm trong phạm vi gần gũi, không vượt quá 200 mét giữa các phòng làm việc.
- Thường dùng các giao thức truyền IPX/SPX, NETBUI và các hệ điều hành Windows 9x, Novell Netware (phòng máy tính) Windows NT b Mạng diện rộng (WAN)
- Mạng kết nối nhiều LAN
- Dùng giao thức truyền chính là TCP/IP
- Mạng của một Trương Đại Học, Quoc Gia, Tỉnh thành…
7.2 3 Phân loại theo mô hình kết nối (Topology) a Đường thẳng: (Bus)
Mô hình nối kiểu Bus
- Các máy tính nối với nhau trên một dây cáp liên tục
- Ưu điểm: kết nối đơn giản, giá thành rẻ
- Nhược điểm: mức độ an toàn thấp dễ hư hỏng Tốc độ đường truyền thấp
- Các máy tính kết thành vòng, không có điểm bắt đầu và kết thúc c Phối hợp Mô hình mạng kiểu Ring
Mô hình hỗn hợp liên kết giữa Star và Bus
7.3.1.Card giao tiếp mạng (Network Interface Card - NIC) Đó là một card được cắm trực tiếp vào máy tính trên khe cắm mở rộng ISA hoặc PCI hoặc tích hợp vào bo mạch chủ PC Trên đó có các mạch điện giúp cho việc tiếp nhận (receiver) hoặc/và phát (transmitter) tín hiệu lên mạng Người ta thường dùng từ tranceiver để chỉ thiết bị (mạch) có cả hai chức năng thu và phát
HUB là thiết bị kết nối nhiều đầu cắm cáp mạng, được sử dụng để thiết lập mạng theo kiểu hình sao, giúp tăng độ độc lập cho các máy tính khi một máy gặp sự cố dây dẫn Có hai loại HUB: HUB thụ động (passive HUB) chỉ đảm bảo chức năng kết nối mà không xử lý tín hiệu, và HUB chủ động (active HUB) có khả năng khuyếch đại tín hiệu để ngăn chặn suy hao.
HUB thông minh là một thiết bị chủ động có khả năng tạo và gửi các gói tin chứa thông tin về hoạt động của nó lên mạng, giúp người quản trị mạng thực hiện quản lý tự động hiệu quả hơn.
Modem là thiết bị thực hiện điều chế (MOdulation) và giải điều chế (DEModulation), giúp chuyển đổi tín hiệu số thành tín hiệu tương tự để truyền qua đường thoại Khi nhận tín hiệu từ đường thoại, modem có khả năng chuyển đổi ngược lại thành tín hiệu số.
Repeater có nhiệm vụ hồi phục và khuyếch đại tín hiệu để truyền tiếp cho các trạm khác, đồng thời điều chỉnh tín hiệu để đảm bảo chất lượng truyền tải.
KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG INTERNET
Vào năm 1965, Bộ Quốc phòng Mỹ đã phát triển ARPAnet, một hệ thống mạng máy tính phục vụ nghiên cứu quân sự, được thiết kế để chịu đựng các sự cố nghiêm trọng như thiên tai và chiến tranh Đây là nền tảng cho mạng Internet hiện nay, với quyền truy cập ban đầu chỉ dành cho các nhà khoa học và cơ quan Chính phủ Mỹ Đến cuối những năm 1980, hiệp hội khoa học Mỹ đã nỗ lực mở rộng quyền truy cập cho các nhà khoa học, trường cao đẳng và đại học, cho phép họ chia sẻ thông tin và dữ liệu khoa học Tuy nhiên, việc sử dụng Internet thời điểm đó gặp nhiều khó khăn và yêu cầu người dùng phải có kỹ năng máy tính cao.
Mạng Internet chỉ có thể phát triển mạnh mẽ nhờ sự ra đời của World Wide Web, được phát minh bởi Tim Berners-Lee trong thời gian làm việc tại CERN, tổ chức nghiên cứu nguyên tử ở Thụy Sĩ Ông đã phát triển phương pháp cho phép các máy tính ở những vị trí khác nhau hiển thị văn bản liên kết đến các tệp tin khác Kết quả nghiên cứu của ông là ngôn ngữ đánh dấu siêu văn bản HTML (Hyper Text Markup Language).
Internet là một mạng lưới toàn cầu, nơi nhiều cá nhân, tổ chức và quốc gia cùng tham gia để phục vụ cho nhiều mục đích đa dạng, chủ yếu trong các lĩnh vực kinh tế, giáo dục, y tế, quốc phòng và du lịch.
8.2.Dịch vụ WWW (World Wide Web)
Cửa sổ trình duyệt Internet Explorer Để duyệt một trang web nào ta gõ địa chỉ trang web truy cập vào vùng address, sau đó nhấn Enter
Ví dụ: gõ địa chỉ http://www.truonghaiauto.com.vn cửa số trình duyệt sẽ mở ra như sau:
Nơi gõ địa chỉ truy cập
Màn hình của trình duyệt IE khi chưa có địa chỉ truy cập
Thanh Menu Thanh công cụ
Hình: Cửa sổ trang web truonghaiauto.net Thanh tiêu đề (Titlebar): Hiển thị tên trang web Phía trái thanh tiêu đề có 3 nút: Minimize, Restore/Maximize, Close
Thanh công cụ (Toolbar): Hiển thị các lệnh thường dùng trong quá trình duyệt web
Nút Back: quay lui về cửa sổ trước Nút Formard: đảo ngược hành động của nút Back Nút Stop: dừng truy cập
Nút Refresh: tải lại trang web bạn đang xe Nút Favorites: sổ lưu địa chỉ của những trang web thường xem Nút Home: quay về trang chủ
Nút Search: tìm kiếm theo chủ đề Nút History: hiển thị các trang site bạn đã ghé thăm Mail: quản lý hộp thư điện tử
Print: in trang web hiện tại
Thanh Menu: Hiển thị các menu có sẵn
Thanh địa chỉ Address bar: Hiển thị địa chỉ trang web hiện hành
Để truy cập một trang web, bạn chỉ cần nhập chính xác địa chỉ vào thanh Address và nhấn Enter hoặc chọn nút Go Ví dụ, khi nhập địa chỉ truonghaiauto.com.vn, nội dung của trang web sẽ được hiển thị.
Website là một tập hợp các trang web trong hệ thống WWW, với trang đầu tiên được gọi là trang chủ (Home Page) Khi người dùng di chuột đến dòng văn bản hoặc biểu tượng nào đó và thấy biểu tượng bàn tay, họ chỉ cần nhấp chuột trái để truy cập vào một trang mới hoặc liên kết khác.
Siêu liên kết là một địa chỉ kết nối đến một trang web nào đó, trong đó chứa nhiều liên kết khác bên trong, tạo thành một mạng lưới tương tự như mạng nhện Chính vì vậy, nó được gọi là web.
Để lưu lại các trang web quan trọng mà bạn muốn xem lại, hãy sử dụng tính năng Favorites có sẵn trong trình duyệt IE Bạn có thể tổ chức và lưu nhiều trang web theo các chủ đề, tính chất sử dụng hoặc sở thích cá nhân, giúp việc tìm kiếm và truy cập sau này trở nên dễ dàng hơn.
Hoặc cần lưu một trang web ta có thể vào Menu File\Save chọn vị trí lưu và nhấn nút Save
Để sao chép một đoạn văn bản từ bất kỳ trang web nào, bạn chỉ cần bôi đen đoạn văn bản đó, nhấn chọn Copy, rồi mở trình soạn thảo văn bản như Word và chọn Paste để dán.
Để lưu hình ảnh, bạn chỉ cần nhấp chuột phải vào hình ảnh đó, sau đó chọn "Save Picture As…" Tiếp theo, hãy chọn đường dẫn lưu trữ, nhập tên tệp cho hình ảnh và nhấn "Save" để hoàn tất.
Các chức năng này cho phép in nội dung của trang web đang xem ra máy in Cách thực hiện:
- Chọn File/Print hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+P, xuất hiện hộp hội thoại:
Select Printer: Chọn máy in sử dụng
+ All: In tất cả các thông tin trong trang web
+ Selection: In thông tin trong khối được chọn + Current page: in thông tin trong trang hiện hành + Pages: liệt kê các trang muốn in trong hộp văn bản này
Number of Copies: Số bản in
Lớp Options: định lề và một số các thông số khác
Ghi chú: Trong IE 6.0 có thêm chức năng Print Preview cho phép xem trước các trang trước khi in
Thư điện tử (Email) là một công cụ liên lạc tiện lợi trong thời đại công nghiệp thông tin, cho phép người dùng trao đổi thông tin với bạn bè và đồng nghiệp trên toàn cầu Email nổi bật với ưu điểm nhanh chóng, tiết kiệm chi phí và khả năng sử dụng mọi lúc, mọi nơi Chương này sẽ cung cấp các khái niệm cơ bản về việc sử dụng Email, cách tạo tài khoản và các hướng dẫn sử dụng hiệu quả.
8.3.1 Giới thiệu trang web thư điện tử
Có nhiều phương pháp để thiết lập địa chỉ email cá nhân, cho phép người dùng liên lạc với bất kỳ ai trên toàn cầu Để gửi và nhận email, người dùng cần đăng ký một hộp thư điện tử từ nhà cung cấp dịch vụ.
Mỗi hộp thư được gắn với một địa chỉ có dạng:
@
Vd: rep-office@thaco.com.vn
Một số website có thể đăng ký hộp thư miễn phí: www.yahoo.com.vn, www.yahoo.com, www.gmail.com, www.hotmail.com
Bước 1: Trước hết ta vào trang web của yahoo (Tiếng việt) bằng địa chỉ sau: www.vn.yahoo.com và nhấn Enter, sẽ xuất hiện giao diện sau:
Cửa sổ trang vn.yahoo.com
Bước 2: Nhấn chuột trái vào mục đăng ký, giao diện sẽ xuất hiện như sau:
Cửa sổ đăng ký địa chỉ của yahoo
Bước 3: Điền thông tin vào các mục đăng ký, sau đó nhấn nút lập tài khoản
Nếu thông tin bạn nhập không chính xác, hệ thống sẽ thông báo lỗi để bạn chỉnh sửa Ngược lại, nếu thông tin đúng, bạn sẽ nhận được thông báo thành công kèm theo địa chỉ email đã nhập Bước tiếp theo là đăng nhập vào địa chỉ email đã tạo và bắt đầu gửi thư.
8.3.1.2 Đăng ký Email với nhà cung cấp dịch vụ trong nước
Để đăng ký một E-mail với dịch vụ trong nước, bạn cần đến trực tiếp văn phòng của nhà cung cấp dịch vụ Sau khi hoàn tất thủ tục đăng ký với địa chỉ E-mail mà bạn tự chọn, ví dụ như truonghai@vnn.vn, nhà cung cấp sẽ cấp cho bạn một mật khẩu truy cập Nếu bạn chọn dịch vụ của VNPT, hãy đến trực tiếp bưu điện để thực hiện đăng ký.
* Khai thác Yahoo mail hoặc Google mail
Để gửi và nhận email, trước tiên bạn cần xác định chính xác địa chỉ email mà mình muốn gửi đến Sau đó, hãy truy cập vào tài khoản email của bạn bằng cách nhập tên đăng nhập và mật khẩu Ví dụ, nếu bạn sử dụng dịch vụ email Yahoo, bạn có thể làm theo hướng dẫn để đăng nhập.
Bước 1: Nhập địa chỉ vào vùng Address http://mail.yahoo.com.vn, sau đó nhấn Enter
Cửa sổ trang yahoo.com.vn
Bước 2: Nhập tên truy nhập (User name), và Mật khẩu (Password) sau đó nhấn vào nút Đăng nhập (Sign In)
Cửa sổ thư của yahoo
Bước 3: Để kiểm tra thư ta nhấn vào nút Kiểm tra thư (Check Mail), để soạn thư gởi đến một địa chỉ khác nhấn vào nút soạn thư (Compose)
* Liên lạc bằng thông tin chữ viết, tiếng nói và video qua Internet
Để liên lạc bằng tiếng nói, máy tính cần có Soundcard và Microphone Tương tự, để chia sẻ hình ảnh, máy tính phải được trang bị Card màn hình và thiết bị quay hình như webcam.
GIỚI THIỆU MICROSOFT WORD
9.1.1 Các chức năng của MicroSoft Word:
Microsoft Word (Word) là một chương trình soạn thảo văn bản đa năng với nhiều tính năng độc đáo Người dùng có thể thực hiện nhiều công việc, từ soạn thảo các tài liệu đơn giản như thư từ đến tạo ra các ấn phẩm chuyên nghiệp như sách, báo và tạp chí Ngoài ra, Word còn cho phép bạn thiết kế các trang web sinh động cho Internet toàn cầu hoặc Intranet cục bộ.
Vì Word là một phần của Microsoft Office, do đó nó có thể chia sẻ dữ liệu với
Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, Microsoft Access, Microsoft Outlook
Hiện nay, hầu hết các văn bản giao dịch, ấn phẩm văn hóa, tạp chí và giáo trình tại nước ta đều được soạn thảo và in ấn bằng phần mềm Word.
Khởi động và thoát khỏi Word:
Khởi động và thoát khỏi Word được thực hiện giống như các chương trình khác chạy trong môi trường Windows
Có thể thực hiện bằng một trong các cách sau:
- D_Click trên biểu tượng của chương trình Word trên màn hình nền
- D_Click trên tên tập tin văn bản do Word tạo ra
- Chọn lệnh Start/ Programs/ Microsoft Word
Trước khi thoát khỏi Word, hãy nhớ lưu các tập tin đang làm việc vào đĩa để tránh mất dữ liệu Word sẽ hiển thị thông báo nhắc nhở bạn thực hiện việc lưu trước khi thoát.
Yes: lưu dữ liệu và thoát khỏi chương trình ứng dụng
No: thoát khỏi chương trình ứng dụng mà không lưu dữ liệu
Cancel: huỷ bỏ lệnh, trở về chương trình ứng dụng
Có thể thoát khỏi Word bằng một trong các cách:
- Sử dụng phím gõ tắt Alt + F4 (bấm giữ phím Alt, gõ phím F4)
Thông báo nhắc nhở lưu văn bản
Title Bar Menu start Standard Toolbar Formatting
- Click vào nút nằm phía trên, bên phải của thanh tiêu đề
- D_Click vào biểu tượng của Word ở góc trên bên trái của thanh tiêu đề
9.2 CÁC THÀNH PHẦN CƠ BẢN TRÊN MÀN HÌNH WORD
9.2.1 Thanh tiêu đề (Title bar)
Thanh tiêu đề ở trên cùng cửa sổ Word hiển thị biểu tượng của Word và tên tài liệu Bên phải có các nút thu nhỏ, phục hồi hoặc phóng to, cùng với nút đóng cửa sổ.
9.2.2Thanh lệnh đơn (Menu bar)
Thanh lệnh đơn chứa các lệnh của Word, các lệnh được bố trí theo từng nhóm, gồm có 9 nhóm lệnh sau:
- File : Nhóm lệnh xử lý tập tin
- Edit : Nhóm lệnh dùng để soạn thảo văn bản
- View : Nhóm lệnh chọn chế độ hiển thị văn bản
- Insert: Nhóm lệnh dùng để chèn các đối tượng vào văn bản
- Format: Nhóm lệnh dùng để định dạng văn bản
- Tools : Nhóm các công cụ hỗ trợ cho việc soạn văn bản
- Table : Nhóm lệnh xử lý trên biểu bảng
- Window : Nhóm lệnh liên quan đến cửa sổ làm việc của Word
- Help : Nhóm lệnh trợ giúp sử dụng Word.
9.2.3 Các thanh công cụ (Toolbars) Để phục vụ cho việc soạn thảo văn bản, thực hiện các thao tác tiện lợi và nhanh chóng, Word cung cấp sẵn các thanh công cụ Trên các thanh công cụ có gắn các nút lệnh Mỗi một nút lệnh đại diện cho một lệnh nào đó Muốn biết nút lệnh đại diện cho lệnh nào thì trỏ chuột ngay trên nút đó, khi đó dưới con trỏ chuột sẽ xuất hiện một khung màu vàng (ScreenTips) có ghi tên lệnh và phím gõ tắt (nếu có)
Bật/ Tắt thanh công cụ
- Chọn lệnh: View/ Toolbars , sau đó Click chọn thanh công cụ; hoặc
- R_Click trên thanh công cụ bất kỳ, danh sách các thanh công cụ sẽ xuất hiện, Click chọn thanh công cụ muốn bật/ tắt
Di chuyển thanh công cụ
Drag trên biên của thanh công cụ (không trỏ vào nút lệnh) đến vị trí mới
Một số thanh công cụ thường dùng
- Thanh công cụ chuẩn (Standard Toolbar): gồm những thao tác thông dụng, được sử dụng thường xuyên
- Thanh công cụ định dạng (Formatting Toolbar): gồm những thao tác dùng định dạng văn bản
- Thanh công cụ vẽ (Drawing Toolbar): dùng để vẽ các hình hình học, tạo chữ nghệ thuật,
Tạo thanh công cụ mới:
Customize/ Ch ọn lớp Toolbars Click chọn New
Nhập tên cho thanh công cụ mới trong mục Toolbars name, chọn tập tin đặt thanh công cụ trong mục Make toolbars available to
Click OK để hoàn thành
Gắn nút lệnh lên thanh công cụ:
Customize/ Ch ọn lớp Commands
Chọn nhóm lệnh trong danh sách Categories, khi chọn đến nhóm lệnh nào thì các nút lệnh của nhóm đó sẽ xuất hiện trong hộp Commands
Chọn nút lệnh và Drag lên thanh công cụ
Chọn Close để kết thúc
Muốn gỡ bỏ nút lệnh trên thanh công cụ thì Drag nó ra khỏi thanh
Muốn biết ý nghĩa của nút lệnh nào thì Click vào nút lệnh đó (trong phần Commands), sau đó Click vào nút Description
Loại bỏ thanh công cụ
Chọn menu View/ Toolbars/ Customize/ Ch ọn lớp Toolbars
Chọn thanh công cụ cần loại bỏ trong danh sách
9.2.4 Thước và đơn vị chia trên thước (Ruler):
Thước dùng để kiểm soát các lề, độ lệch so với các lề, điểm dừng của các tab, Trong Word có hai thước:
- Thước ngang (Horizontal Ruler) nằm ngang phía trên màn hình
The vertical ruler is located on the left side of the screen and can be set to display measurements in either inches (") or centimeters (cm) To change the measurement units, navigate to Tools > Options > General > Measurement units You can toggle the ruler's visibility by selecting View > Ruler.
9.2.5 Thanh trạng thái (Status bar)
Thanh trạng thái cho biết thông tin về trang (Page) hiện hành (trang chứa dấu nháy), tổng số trang trong tài liệu, dòng cột hiện hành,
Bật/tắt thanh trạng thái: menu Tools/ Options/ View và chọn mục Status bar
9.2.6 Thanh trượt ngang (Horizontal scroll bar) và trượt đứng (Vertical scroll bar):
Trong Word, có hai thanh trượt: thanh trượt đứng bên phải cửa sổ giúp cuộn văn bản theo chiều dọc, và thanh trượt ngang ở đáy cửa sổ dùng để cuộn văn bản theo chiều ngang.
To enable or disable the scroll bars in your application, navigate to Tools, then Options, and select View In the Window group, you can toggle the Horizontal scroll bar on or off, as well as the Vertical scroll bar.
TẠO VÀ LÀM VIỆC VỚI BẢNG
Trong quá trình soạn thảo văn bản, chúng ta thường phải làm việc với các định dạng bảng như danh sách, thống kê hoặc thời khóa biểu Để tạo ra những văn bản này một cách hiệu quả, cần nắm vững các kỹ thuật soạn thảo liên quan đến bảng.
Có 2 cách thường dùng tạo bảng:
Cách 1: Table\Insert\ Table hộp thoại Insert table xuất hiện
Nhập số cột vào ô Number of columns và số hàng vào ô Number of Rows
Để chèn bảng, bạn chỉ cần nhấp vào nút "Insert table" trên thanh công cụ, sau đó giữ chuột phải và kéo xuống để chọn số hàng và cột mà bạn muốn Tiếp theo, hãy chọn các thành phần của bảng.
Có 2 cách để chọn các thành phần của bảng
Cách 1: Table\Select rồi sau đó chọn các thành phần Cell, Row, Column hay table
Cách 2: Dùng chuột chọn trực tiếp:
Chọn ô: nháy chuột tại cạnh trái của ô đó
Chọn hàng: nháy chuột bên trái hàng đó
Chọn cột: Nháy chuột trái ở phần đầu cột
Chọn bảng: Đặt chuột ở góc trên bên trái của bảng và nháy chuột c Thay đổi kích thước của cột hay h àng
Cách 1: Đưa trỏ chuột vào biên của hàng (cột) khi trỏ chuột thành hình mũi tên 2 chiều thì kéo và thả chuột để được kích thước mong muốn
Cách 2: Dùng chuột để kéo thả các nút trên thước ngang hoặc dọc
10.2 Các thao tác với bảng a Chèn thêm ho ặc xóa ô, h àng và c ột
Chọn ô, hàng, cột cần xóa hoặc nằm bên cạnh đối tượng cần chèn
Dùng lệnh Table\ Delete (Insert) sau đó chọn lệnh tương ứng cho ô, hàng hay cột b Tách m ột ô th ành nhi ều ô
Table\Split Cell hoặc nút lệnh Split Cell trên thanh công cụ Table and Borders
Nhập số hàng, cột tương ứng c G ộp nhiều ô th ành 1 ô
Table\marge cells hoặc nút lệnh merge cell trên thanh công cụ Table and Borders d Định dạng văn bản trong ô
Nháy chuột phải chọn Cell Alignment hoặc chọn nút lệnh Cell Alignment trên thanh công cụ Table and Borders
Sau đó chọn kiểu định dạng mong muốn
CHƯƠNG TRÌNH MICROSOFT EXCEL
Microsoft Excel (gọi tắt: Excel) là một trong những chương trình ứng dụng trong bộ
Microsoft Office hoạt động trên hệ điều hành Windows, với Excel nổi bật nhờ khả năng tính toán bằng công thức Đây là một bảng tính điện tử giúp tổ chức và phân tích dữ liệu hiệu quả Bạn có thể thực hiện nhiều nhiệm vụ với Excel, từ việc viết hóa đơn đến tạo biểu đồ 3-D và quản lý sổ kế toán cho doanh nghiệp Excel hỗ trợ người dùng trong việc làm việc với không gian dữ liệu và tạo bảng tính đơn giản.
I.CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN
1) Gọi ứng dụng Microsoft Excel
Cách 1: Chọn lệnh Start / Programs / Microsoft Excel
Start / All Programs / Microsoft Office / Microsoft Office Excel
Để mở Microsoft Excel, bạn có thể thực hiện theo hai cách Cách thứ nhất là nhấp vào biểu tượng Microsoft Excel trên màn hình nền Cách thứ hai là nhấp vào tập tin Excel có sẵn trên máy tính với định dạng (*.xls), lúc này chương trình Excel sẽ tự động khởi động và mở file đó.
Cách 1: Click vào nút Close
Cách 2: Chọn lệnh File/ Exit
Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Alt + F4
3) Các thao tác trên tập tin
Tập tin của Excel có phần mở rộng XLS Các thao tác mở file, đóng file, lưu file tương tự như Word Địa chỉ của ô hiện hành
Kết nối vào trang web Online của Microsoft Office
4) Màn hình của Microsoft Excel
Các thanh công cụ trong ứng dụng không chỉ bao gồm những thanh công cụ giống như Word và Excel, mà còn có thêm thanh công thức (Formula Bar) để người dùng nhập dữ liệu và công thức vào ô hiện tại.
Bật/ tắt thanh này, vào menu View/ Formula Bar
II.CẤU TRÚC CỦA MỘT WORKBOOK
Một tập tin của Excel được gọi là một Workbook và có phần mở rộng mặc nhiên
XLS Một Workbook được xem như là một tài liệu gồm nhiều tờ
Mỗi tờ gọi là một Sheet, có tối đa 255 Sheet, mặc nhiên chỉ có 3 Sheet Các Sheet được đặt theo tên mặc nhiên là: Sheet1, Sheet2,
1) Một số thao tác trên Sheet
- Chọn Sheet làm việc: Click vào tên
- Đổi tên Sheet: D_Click ngay tên
Sheet cần đổi tên, sau đó nhập vào tên mới
- Chèn thêm một Sheet: chọn lệnh
- Xoá một Sheet: chọn Sheet cần xoá, chọn lệnh Edit/ Delete Sheet
Ghi chú: có thể thực hiện các thao tác trên bằng cách R_Click lên tên Sheet rồi chọn lệnh cần thực hiện
2) Cấu trúc của một Sheet
Mỗi một sheet được xem như là một bảng tính gồm nhiều hàng, nhiều cột
- Hàng (row): có tối đa là 65.536 hàng, được đánh số từ 1 đến 65.536
Thanh công thức (Formula Bar)
Tên Sheet Chỉ số hàng
Màn hình của Microsoft Excel
Một số thao tác trên Sheet
- Cột (column): có tối đa là 256 cột, được đánh số từ A, B, Z,AA,AB AZ, IV
- Ô (cell): là giao của cột và hàng, dữ liệu được chứa trong các ô, giữa các ô có lưới phân cách
Như vậy một Sheet có 65.536 (hàng) * 256 (cột) = 16.777.216 (ô)
Mỗi ô có một địa chỉ được xác định bằng tên của cột và số thứ tự hàng, ví dụ C9 nghĩa là ô ở cột C và hàng thứ 9
- Con trỏ ô: là một khung nét đôi, ô chứa con trỏ ô được gọi là ô hiện hành
Cách di chuyển con trỏ ô trong bảng tính:
+ Sử dụng chuột: Click vào ô cần chọn
, : Lên, xuống 1 hàng Ctrl + PageUp: Sang trái 1 trang màn hình
, : Qua trái, phải 1 ô Ctrl + PageDown: Sang phải 1 trang màn hình PageUp: Lên 1 trang màn hình Ctrl + Home: Về ô A1
PageDown: Xuống 1 trang màn hình
Vùng (Range/ Block/ Array/ Reference) là tập hợp các ô liên tiếp theo hình chữ nhật, mỗi vùng có một địa chỉ riêng gọi là địa chỉ vùng Địa chỉ này được xác định bởi tọa độ của ô góc trên bên trái và ô góc dưới bên phải.
2 này là dấu hai chấm (:)
Ví dụ: C5:F10 là một vùng chữ nhật định vị bằng ô đầu tiên là C5 và ô cuối là F10
Trong bảng tính, đường lưới (Gridline) giúp phân cách các ô, nhưng mặc định sẽ không được in ra Để bật hoặc tắt đường lưới, bạn cần vào lệnh Tools/ Options/ View và chọn mục Gridline.
III.CÁCH NHẬP DỮ LIỆU
1) Một số qui định chung: Khi mới cài đặt thì Excel sử dụng các thông số mặc nhiên (theo ngầm định) Để thay đổi các thông số này theo ý muốn, bạn chọn lệnh
2) Cách nhập dữ liệu vào một ô
- Đưa con trỏ ô đến ô cần nhập
- Kết thúc quá trình nhập bằng phím ENTER (hoặc ), huỷ bỏ dữ liệu đang nhập bằng phím Esc
Ghi chú : Muốn hiệu chỉnh dữ liệu đã nhập ta chuyển con trỏ ô đến ô cần hiệu chỉnh rồi nhấn phím F2 hoặc D_Click vào ô cần hiệu chỉnh
IV.CÁC KIỂU DỮ LIỆU VÀ CÁCH NHẬP
Microsoft Excel có khả năng tự động nhận diện kiểu dữ liệu khi bạn nhập dữ liệu Việc của bạn là xác định chính xác kiểu dữ liệu để thuận tiện cho quá trình tính toán và định dạng.
Khi bạn nhập các ký tự như 0 9, +, -, *, /, (, ), E, %, $ vào ô Excel, số sẽ tự động được canh lề phải Excel nhận diện dữ liệu là kiểu số nếu bạn nhập đúng định dạng theo cài đặt của Windows, bao gồm cả ngày và giờ, ngược lại, dữ liệu sẽ được hiểu là kiểu chuỗi.
Dữ liệu dạng số (Number) Để đặt quy định về cách nhập và hiển thị số trong Windows: chọn lệnh
Start/Settings/Control Panel/ Regional and Language Options/ Chọn lớp Number :
- Số 1234.56 có thể nhập theo các cách như sau:
1234.56 Số thuần tuý, không định dạng
1,234.56 Kết hợp định dạng phân cách hàng nghìn (Comma)
$1234.56 Kết hợp định dạng ký hiệu tiền tệ (Currency)
$1,234.56 Kết hợp định dạng ký hiệu tiền tệ và phân cách hàng nghìn
- Số 0.25 có thể nhập theo các cách như sau:
0.25 hoặc 25 Số thuần tuý, không định dạng
25% Kết hợp định dạng phần trăm (Percent)
2.5E-1 Kết hợp định dạng khoa học (Scientific)
2 Số chữ số thập phân
3 Dấu phân cách hàng nghìn
4 Số số hạng nhóm hàng nghìn
5 Dấu phủ định (số âm)
7 Định dạng số thực nhỏ hơn 1
8 Dấu phân cách tham số hàm
Quy định cách nhập và hiển thị số
Dữ liệu dạng ngày (Date):
Microsoft Excel sẽ hiểu dữ liệu kiểu Date khi ta nhập vào đúng theo sự qui định của
Windows (mặc nhiên là tháng/ ngày/ năm) Ngược lại Excel sẽ hiểu là kiểu chuỗi Mặc nhiên dữ liệu kiểu Date được canh phải trong ô
Dữ liệu kiểu Date được coi là dữ liệu số với mốc thời gian bắt đầu từ ngày 1/1/1900, trong đó ngày 1/1/1900 có giá trị là 1 và ngày 22/1/1900 có giá trị là 22 Để kiểm tra và thay đổi quy định nhập dữ liệu kiểu Date trên Windows, bạn cần vào Start, chọn Settings, sau đó vào Control Panel, tiếp theo là Regional and Language Options, và chọn lớp Date để hiển thị hộp thoại điều chỉnh.
Dữ liệu dạng giờ (Time)
Microsoft Excel sẽ hiểu dữ liệu kiểu Time khi ta nhập vào đúng theo sự qui định của
Windows (mặc nhiên là giờ:phút:giây buổi) Ngược lại Excel sẽ hiểu là kiểu chuỗi
Mặc nhiên dữ liệu kiểu Time được canh phải trong ô
Dữ liệu kiểu Time cũng được xem như là dữ liệu kiểu số 0:0:0 có giá trị là 0, 24:0:0 có giá trị là 1, 36:0:0 có giá trị là 1.5, …
Khi nhập dữ liệu kiểu Time, có thể bỏ qua tên buổi (AM/ PM)
Ví dụ: 16:30:36 có thể nhập là 16:30:36 hoặc 4:30:36 PM
16.4.2 Dữ liệu kiểu chuỗi (Text)
Khi nhập vào bao gồm các ký tự chữ và chữ số Mặc nhiên dữ liệu kiểu chuỗi sẽ được canh lề trái trong ô
- Nếu muốn nhập chuỗi số thì thực hiện một trong 2 cách:
Cách 1: Nhập dấu nháy đơn ( ‘ ) trước khi nhập dữ liệu số
Cách 2: Xác định khối cần nhập dữ liệu kiểu chuỗi số, chọn lệnh
- Chuỗi xuất hiện trong công thức thì phải được bao quanh bởi dấu nháy kép “ “
16.4.3 Dữ liệu kiểu công thức (Formula)
Microsoft Excel nhận diện dữ liệu dạng công thức khi người dùng nhập vào bắt đầu bằng dấu "=" Đối với loại dữ liệu này, giá trị hiển thị trong ô sẽ không phải là công thức mà là kết quả tính toán từ công thức đó.
Thay đổi qui định kiểu Date
1 Dạng hiển thị ngày/tháng/ năm
2 Nhập vào dấu phân cách ngày, tháng, năm
3 Dạng ngày tháng đầy đủ 1
Kết quả của công thức có thể là một trị số, ngày tháng, giờ, chuỗi hoặc thông báo lỗi Công thức được hình thành từ sự kết hợp giữa các toán tử và toán hạng.
+ Các toán tử có thể là: +, -, *, /, &,^, >, =, , >=0,SQRT(C2),“Số âm không có căn bậc hai!”)
Tên của một vùng: * DON_GIA
Xem danh sách các hàm
Các hàm phân theo nhóm Các hàm trong nhóm đã chọn
Cú pháp của hàm đang chọn Chức năng của hàm đang chọn
Khi bắt đầu một công thức bằng hàm, cần có dấu =, @, hoặc + ở phía trước Tuy nhiên, nếu hàm đó là đối số của một hàm khác, thì không cần phải nhập các dấu này.
Cách 1: nhập trực tiếp từ bàn phím
- Đặt trỏ tại ô muốn nhập hàm
- Nhập dấu = (hoặc dấu @, hoặc dấu +)
- Nhập tên hàm cùng các đối số theo đúng cú pháp
- Gõ Enter để kết thúc
Cách 2: thông qua hộp thoại Paste Function
- Đặt trỏ tại ô muốn nhập hàm
- Click chọn nút Paste Function trên thanh Standard hoặc chọn menu Insert/ Function hoặc gõ tổ hợp phím Shift + F3.Hộp thoại Paste Function sẽ xuất hiện như hình 18.1
- Chọn nhóm hàm trong danh sách Function category
- Chọn hàm cần sử dụng trong danh sách Function name
- Click OK để chọn hàm
- Tuỳ theo hàm được chọn, Excel sẽ mở hộp thoại kế tiếp cho phép nhập các đối số Tiến hành nhập các đối số
- Click OK để kết thúc
II.CÁC HÀM THÔNG DỤNG:
1) Các hàm toán học (Math & Trig)
Cú pháp Ý nghĩa và ví dụ
ABS(number) Trả về giá trị tuyệt đối của một số thực
INT(number) Trả về số nguyên lớn nhất không vượt quá number
Nhập hàm thông qua hộp thoại Paste Function
Trả về số dư của phép chia nguyên number cho divisor (number, divisor là các số nguyên)
Làm tròn trên tới một số nguyên lẻ gần nhất
Tính tích của các giá trị trong danh sách tham số
Trả về một số ngẫu nhiên trong khoảng từ
=RAND( ) Số ngẫu nhiên ROUND(number, num_digits)
Làm tròn số number với độ chính xác đến num_digits chữ số thập phân
SQRT(number) Tính căn bậc 2 của một số dương number
Tính tổng của các giá trị trong danh sách tham số
SUMIF(range, criteria [, sum_range])
Tính tổng các ô thỏa mãn điều kiện
- range: vùng mà điều kiện sẽ được so sánh
- criteria: chuỗi mô tả điều kiện Ví dụ:
Trong Excel, hàm SUM được sử dụng để tính tổng các ô trong vùng sum_range, chỉ khi các ô tương ứng trong vùng range đáp ứng điều kiện nhất định Nếu không chỉ định vùng sum_range, hàm sẽ tính tổng toàn bộ các ô trong vùng range.
2) Các hàm thống kê (Statistical)
Cú pháp Ý nghĩa và ví dụ
Trả về giá trị lớn nhất của các giá trị số trong danh sách tham số
Trả về giá trị nhỏ nhất của các giá trị số trong danh sách tham số
Trả về giá trị trung bình cộng của các số trong danh sách tham số
=AVERAGE(1, 2, 3, 5) 2.75 COUNT(value1, value2, ) Đếm số các giá trị số trong danh sách tham số
=COUNT(2, “hai”, 4, -6) 3 COUNTA(value1, value2, ) Đếm số các ô không rỗng trong danh sách tham số
COUNTBLANK(range) Đếm số các rỗng trong vùng range
COUNTIF(range, criteria) Đếm các ô thỏa mãn điều kiện criteria trong vùng range
- range: là vùng mà điều kiện sẽ được so sánh
- criteria: là chuỗi mô tả điều kiện Ví dụ:
Trả về thứ hạng của number trong ref, với order là cách xếp hạng
Nếu order = 0 hoặc được bỏ qua thì ref được hiểu là có thứ tự giảm
Nếu order 0 thì ref được hiểu là có thứ tự tăng
Cú pháp Ý nghĩa và ví dụ
Trả về giá trị TRUE nếu tất cả các điều kiện đều là TRUE
=AND(3>2, 5-12) TRUE OR(logical1, logical2, …)
Trả về giá trị TRUE nếu có ít nhất một điều kiện là TRUE
NOT(logical) Lấy phủ định củagiá trị logical
IF(logical_test, value_if_true, value_if_false)
Trả về giá trị thứ nhất value_if_true nếu điều kiện logical_test là TRUE, ngược lại sẽ trả về giá trị thứ hai value_if_false
=IF(A1 >=5, “Đậu”,”Rớt”) Nếu giá trị tại A1 >= 5 thì kết quả của hàm là Đậu
Ngược lại nếu giá trị ở ô A1 < 5 thì kết quả là Rớt
4) Các hàm xử lý chuỗi (Text)
Cú pháp Ý nghĩa và ví dụ
Chuyển chuỗi text thành chữ thường
=LOWER(“Dai hoc CAN Tho”) dai hoc can tho
Chuyển chuỗi text thành chữ in hoa
=UPPER(“Dai hoc CAN Tho”) DAI HOC CAN THO
PROPER(text) Đổi các ký tự đầu của mỗi từ trong chuỗi text thành chữ in hoa, còn lại đều là chữ thường
=PROPER(“Dai hoc CAN Tho”) Dai Hoc Can Tho
TRIM(text) Cắt bỏ các ký tự trống vô ích trong chuỗi text
=TRIM(“ Can Tho ”) Can Tho LEN(text)
Trả về độ dài của chuỗi text (số ký tự trong chuỗi text)
=LEN(“Dai hoc CAN Tho”) 15
LEFT(text, num_chars) Trả về num_char ký tự bên trái chuỗi text
=LEFT(“Dai hoc CAN Tho”, 7) Dai hoc
RIGHT(text, num_chars) Trả về num_char ký tự bên phải chuỗi text
=RIGHT(“Dai hoc CAN Tho”, 7) CAN Tho MID(text, start_num, num_chars)
Trả về chuỗi ký tự có độ dài num_chars bắt đầu từ vị trí start_num của chuỗi text
=MID(“Dai hoc CAN Tho”, 5, 3) hoc TEXT(value, format_text)
Chuyển số value thành chuỗi theo định dạng format_text
VALUE(text) Chuyển chuỗi có dạng số thành trị số
FIND(find_text, within_text [, start_num])
Trả về vị trí xuất hiện (nếu có) của find_text trong within_text (bắt đầu tìm từ vị trí start_num)
- Nếu không có start_num thì vị trí bắt đầu tìm từ đầu chuỗi
- Hàm FIND phân biệt chữ in hoa và chữ thường
- Nếu không tìm thấy find_text thì sẽ trả về lỗi
SEARCH(find_text, within_text [, start_num])
Tương tự như hàm FIND nhưng không phân biệt chữ in hoa hay thường
REPLACE(old_text, num_start, num_chars, new_text)
Thay thế num_chars ký tự trong old_text bằng new_text bắt đầu từ vị trí num_start
=REPLACE(“Ngon ngu lap trinh”, 10, 3,
“chuong”) Ngon ngu chuong trinh
5) Các hàm ngày và giờ (Date & Time)
Giả sử ô A1 chứa ngày 28/09/2004 (Thứ ba)
Cú pháp Ý nghĩa và ví dụ
TODAY( ) Trả về ngày hiện hành của hệ thống
=TODAY( ) Tuỳ vào ngày hiện hành của hệ thống NOW( )
Trả về ngày và giờ hiện hành của hệ thống
=NOW( ) Tuỳ vào ngày và giờ hiện hành của hệ thống
DAY(date) Trả về giá trị ngày trong tháng của biểu thức ngày date
MONTH(date) Trả về giá trị tháng trong năm của biểu thức ngày date
YEAR(date) Trả về giá trị năm của biểu thức ngày date
Trả về số thứ tự ngày trong tuần của biểu thức date
Giá trị 1: Sunday, 2:Monday, , 7: Saturday
) Đổi chuỗi ngày date_text thành trị số ngày
Ghi chú: ta có thể định dạng kết quả trên thành dạng
Date bằng cách sử dụng menu Format/Cells
Trả về giá trị dạng Date theo quy định của hệ thống
6) Các hàm tìm kiếm (Lookup & Reference)
Cú pháp Ý nghĩa và ví dụ
CHOOSE(index_num, value1, value2, …)
Trả về giá trị thứ index_num trong danh sách các tham số
COLUMN(reference) Trả về số thứ tự của cột trái nhất trong vùng reference
COLUMNS(array) Trả về số cột có trong vùng array
Trả về số thứ tự của hàng trên cùng trong vùng reference
=ROW(C4:C12) 4 ROWS(array) Trả về số hàng có trong vùng array
VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, range_lookup)
Tìm kiếm giá trị lookup_value trong cột đầu tiên của bảng table_array theo tiêu chí dò tìm range_lookup, sẽ trả về giá trị tương ứng trong cột thứ col_index_num nếu tìm thấy Mặc định, range_lookup được thiết lập là 1.
Tìm tương đối, danh sách phải sắp xếp theo thứ tự tăng dần
Nếu tìm không thấy sẽ trả về giá trị lớn nhất nhưng nhỏ hơn lookup_value range_lookup = 0:
Tìm chính xác, danh sách không cần sắp xếp thứ tự
Nếu tìm không thấy sẽ trả về lỗi #N/A
HLOOKUP(lookup_value, table_array, row_index_num, range_lookup)
Hàm tương tự như VLOOKUP, cho phép tìm giá trị lookup_value trong hàng đầu tiên của bảng table_array theo tiêu chí dò tìm range_lookup, và trả về giá trị tương ứng tại hàng thứ row_index_num nếu giá trị được tìm thấy.
Ví d ụ: Cho bảng tính với số liệu như sau:
MATCH(lookup_value, lookup_array, match_type): trả về vị trí (nếu tìm được) của lookup_value trong mảng lookup_array theo cách tìm match_type match_type = 1:
Tìm tương đối, danh sách phải sắp xếp theo thứ tự tăng dần
Nếu tìm không thấy sẽ trả về vị trí của giá trị lớn nhất nhưng nhỏ hơn lookup_value match_type = 0:
Tìm chính xác, danh sách không cần sắp xếp thứ tự
Nếu tìm không thấy sẽ trả về lỗi #N/A match_type = -1:
Tìm tương đối, danh sách phải sắp xếp theo thứ tự giảm dần
Nếu tìm không thấy sẽ trả về vị trí của giá trị nhỏ nhất nhưng lớn hơn lookup_value
Ví d ụ : sử dụng bảng dữ liệu ở phần ví dụ hàm VLOOKUP và HLOOKUP
INDEX(array, row_num, column_num): trả về giá trị của ô ở hàng thứ row_num, cột thứ column_num trong mảng array
Ví d ụ : sử dụng bảng dữ liệu ở phần ví dụ hàm VLOOKUP và HLOOKUP
7) Ví dụ về cách sử dụng hàm
Hàm IF(logical_test, value_if_true, value_if_false)
Excel kiểm tra biểu thức B1 >= 5; nếu đúng, in ra “Đậu” và kết thúc hàm, ngược lại, in ra “Rớt” và kết thúc hàm.
=IF(B1 > 0, “Số dương”, IF(B1 = 0, “Số không”, “Số âm”))
- Excel sẽ kiểm tra biểu thức B1 > 0, nếu biểu thức đúng thì sẽ in ra “Số dương” và kết thúc hàm, ngược lại sẽ xét tiếp biểu thức B1 = 0
- Nếu biểu thức B1 = 0 là đúng thì sẽ in ra “Số không” và kết thúc hàm, ngược lại sẽ in ra “Số âm” và kết thúc hàm
Ví dụ 3: giả sử yêu cầu xếp loại học tập dựa vào Diem TB trong bảng điểm cho trước và cách xếp loại như sau:
IF(C2 >= 7, “Khá”, IF(C2 >= 5, “TB”, IF(C2
- Sao chép công thức tại ô D2 đến vùng D3:D7
T ổng quát : nếu có n trưòng hợp thì ta phải sử dụng n-1 hàm IF lồng nhau
Hàm VLOOKUP(lookup_value, table_array, row_index_num, range_lookup)
Ví d ụ : Cho dữ liệu như bảng dưới đây:
1 BẢNG HỌC BỔNG BẢNG TRỢ CẤP
2 Xếp loại Học bổng Mã TC Tỉ lệ
8 DANH SÁCH NHẬN TIỀN HỌC BỔNG
10 TT Họ tên Xếp loại Học bổng Mã TC Trợ cấp Tổng cộng
1) Tính cột Học bổng dựa vào cột Xếp loại và BẢNG HỌC BỔNG
2) Tính cột Trợ cấp = Học bổng * Tỉ lệ
Trong đó Tỉ lệ được tính nhờ vào cột Mã TC và BẢNG TRỢ CẤP
3) Tính cột Tổng cộng = Học bổng + Trợ cấp
+ Trước hết ta viết công thức cho ô D11:
Lấy giá trị từ ô C11 để tra cứu trong vùng $C$3:$D$6, với mục tiêu lấy thông tin ở cột Học bổng, tức là cột thứ 2 Do cột Xếp loại trong bảng Học bổng đã được sắp xếp theo thứ tự tăng dần, nên có thể thực hiện dò tìm tương đối bằng cách thiết lập range_lookup là 1 hoặc bỏ qua.
Vì vùng C3:D6 sử dụng chung để dò tìm nên phải lấy địa chỉ tuyệt đối Ta được công thức cho ô D11 như sau:
+ Sao chép công thức tại ô D11 đến vùng D12:D18
Để tính tỉ lệ trong ô F11, chúng ta sử dụng công thức với giá trị trong ô E11 làm lookup_value để dò trong vùng $F$3:$G$5 (table_array) Mục tiêu là lấy dữ liệu từ cột tỉ lệ, tức là cột thứ 2 (col_index_num) Do cột Mã TC trong bảng trợ cấp chưa được sắp xếp, chúng ta cần thực hiện dò tìm tuyệt đối (range_lookup = 0).
Ta được công thức cho ô F11 như sau:
+ Sao chép công thức tại ô F11 đến vùng F12:F18
+ Trước hết ta viết công thức cho ô G11:
+ Sao chép công thức tại ô G11 đến vùng G12:G18
Hàm HLOOKUP(lookup_value, table_array, row_index_num, range_lookup)
Ví d ụ : xét lại ví dụ áp dụng hàm VLOOKUP ở trên nhưng BẢNG HỌC BỔNG và
BẢNG TRỢ CẤP được cho như sau:
Công thức cho ô D11 như sau:
Công thức cho ô F11 như sau:
Công thức cho ô G11 như sau:
THAO TÁC TRÊN CƠ SỞ DỮ LIỆU
I KHÁI NIỆM VỀ CƠ SỞ DỮ LIỆU
1) Khái niệm về cơ sở dữ liệu
Khi quản lý thông tin về nhân viên, cần chú ý đến nhiều thuộc tính như họ tên, mã nhân viên, giới tính, năm sinh, nơi sinh, địa chỉ, mã ngạch, bậc, hệ số, lương, phụ cấp và chức vụ Những thuộc tính này phản ánh nội dung của đối tượng cần quản lý và thường được biểu diễn dưới các kiểu dữ liệu khác nhau như chuỗi, số và ngày tháng.
Các mẫu tin (record) được hợp nhất thành một đơn vị thông tin duy nhất, và những mẫu tin có cùng cấu trúc sẽ tạo thành một cơ sở dữ liệu.
Trong Excel, cơ sở dữ liệu được tổ chức dưới dạng danh sách, chẳng hạn như danh sách nhân viên hoặc hàng hóa Mỗi danh sách có thể bao gồm một hoặc nhiều cột, và mỗi cột được gọi là một trường (field) của cơ sở dữ liệu, với tên cột được gọi là tên trường.
Hàng tiêu đề trong cơ sở dữ liệu chứa các tên trường, trong khi các hàng tiếp theo là các mẫu tin cung cấp thông tin về đối tượng mà chúng ta quản lý.
Ví d ụ : Xét cơ sở dữ liệu BẢNG LƯƠNG CHI TIẾT của các nhân viên trong một cơ quan như sau:
+ Mỗi cột gọi là một trường (field): trường HO TEN, trường MANG, trường BAC, trường HE SO, …
+ Hàng thứ ba được gọi là hàng tiêu đề (Header row)
+ Từ hàng thứ tư đến hàng thứ mười, mỗi hàng là một mẫu tin (record)
Khi làm việc với cơ sở dữ liệu (bảng tính), người dùng thường thực hiện các công việc như sắp xếp (Sort) các mẫu tin theo thứ tự tăng hoặc giảm của một trường khóa, trích lọc (Filter) các mẫu tin theo điều kiện nhất định, và thống kê, tổng hợp (Subtotal) các mẫu tin theo nhóm.
SO NG_BD LUONG PHU CAP
2) Hàng tiêu đề (Header row)
Trong cơ sở dữ liệu, hàng đầu tiên thường chứa tên trường Tuy nhiên, một số cơ sở dữ liệu có tiêu đề dài hơn một hàng, dẫn đến lỗi trong các thao tác thực hiện Để khắc phục điều này, cần thêm một hàng tiêu đề phụ và sử dụng nó cho các thao tác trên cơ sở dữ liệu.
3) Vùng tiêu chuẩn (Criteria range)
Là vùng chứa điều kiện theo chỉ định (trích lọc, thống kê, …), vùng này có tối thiểu
Có hai cách tạo vùng tiêu chuẩn:
Giả sử cần tạo vùng tiêu chuẩn với điều kiện các mẫu tin phải thoả: a) MANG = ”01.009” và BAC = 1 b) MANG = ”01.009” hoặc MANG = ”01.003” và BAC = 4
Cách 1: Sử dụng tên trường để tạo vùng tiêu chuẩn
Theo phương pháp này, vùng tiêu chuẩn sẽ bao gồm tối thiểu hai hàng; hàng đầu sẽ chứa các tên trường để đặt điều kiện, trong khi các hàng còn lại sẽ dùng để mô tả các điều kiện đó.
- Chọn các ô trống trong bảng tính để làm vùng tiêu chuẩn
- Sao chép tên trường dùng làm điều kiện đến hàng đầu của vùng tiêu chuẩn
Nhập các điều kiện trực tiếp vào ô dưới tên trường tương ứng Các điều kiện trên cùng một hàng được hiểu là thỏa mãn đồng thời (AND), trong khi các điều kiện trên các hàng khác nhau thể hiện sự thỏa mãn không đồng thời (OR).
Ta có vùng tiêu chuẩn cho điều kiện trên như sau:
Cách 2: Sử dụng công thức để tạo vùng tiêu chuẩn
Vùng tiêu chuẩn sẽ bao gồm hai hàng: hàng đầu chứa tiêu đề như “Tiêu chuẩn”, “Điều kiện” hoặc có thể để trống, nhưng phải khác với tên trường; hàng tiếp theo sẽ là công thức mô tả điều kiện.
- Chọn hai ô trống trong bảng tính để làm vùng tiêu chuẩn
- Nhập tiêu đề ở ô trên của vùng tiêu chuẩn
Nhập công thức vào ô mô tả điều kiện, sử dụng mẫu tin đầu tiên trong cơ sở dữ liệu để thiết lập điều kiện so sánh Hàm AND được áp dụng để tạo ra các điều kiện thỏa mãn đồng thời, trong khi hàm OR được sử dụng để thiết lập các điều kiện thỏa mãn không đồng thời.
Ta có vùng tiêu chuẩn cho điều kiện trên như sau:
01.009 1 a) b) Tiêu đề nhiều hơn 1 hàng Thêm tiêu đề phụ cho CSDL a) b)
Một số cách ghi điều kiện
Yêu cầu Cách 1 Cách 2 (ô công thức)
Có họ là “Nguyễn” HO TEN
Có tên là “Bình” HO TEN
Có chữ lót là “Thanh” HO TEN
Có họ là “Nguyễn” và tên là “Huy”
=AND(LEFT(B4,6)=”Nguyễn”, RIGHT(B4, 3)=”Huy”)
Có họ là “Nguyễn” hoặc tên là “Bình”
=OR(LEFT(B4,6)=”Nguyễn”, RIGHT(B4, 4)=”Bình”)
Có MANG=”01.009” và BAC = 2 hoặc BAC
Có ngày bắt đầu hưởng lương là trước
II TRÍCH LỌC DỮ LIỆU
Trích lọc dữ liệu là quá trình chọn lọc các mẫu tin từ cơ sở dữ liệu dựa trên các tiêu chí cụ thể Có hai phương pháp chính để thực hiện việc này: lọc tự động (AutoFilter) và lọc nâng cao (Advanced Filter).
1) Lọc dữ liệu tự động (AutoFilter)
Lệnh Data/Filters/AutoFilter cho phép lọc các mẫu tin từ cơ sở dữ liệu theo tiêu chuẩn nhất định Chỉ những mẫu tin đáp ứng tiêu chí mới được hiển thị, trong khi các mẫu tin không phù hợp sẽ bị ẩn đi.
- Chọn vùng CSDL với tiêu đề là một hàng
- Vào menu Data/Filters/AutoFilter , Excel sẽ tự động thêm các nút thả cạnh tên trường cho phép bạn chọn tiêu chuẩn lọc tương ứng với các trường đó
- Chọn điều kiện trong hộp liệt kê thả của từng trường tương ứng
All: cho hiển thị tất cả các mẫu tin
Top 10: cho phép chọn lọc lấy một số mẩu tin có giá trị cao nhất (Top) hay thấp nhất (Bottom)
Custom: cho phép đặt các điều kiện so sánh khác ( >, >=, )
Các trị: chỉ hiển thị những mẫu tin đúng bằng trị đó
Excel tự động hiểu tên trường tương ứng với giá trị được chọn trong hộp liệt kê thả Các điều kiện trong các trường khác nhau được áp dụng đồng thời theo logic AND.
Ví d ụ : Lọc những mẫu tin thỏa tiêu chuẩn là MANG = ”01.009” và BAC = 1
Click vào đây và chọn 01.009
Click vào đây và chọn 1
Lọc dữ liệu tự động
+ Nếu chọn mục Custom thì sẽ xuất hiện hộp thoại cho phép đặt điều kiện theo tiêu chuẩn khác
Muốn hiển thị lại tất cả bạn chọn lệnh Data/ Filter/ Show All
Muốn bỏ chế độ lọc dữ liệu tự động (bỏ các nút thả) trở về trạng thái bình thường, bạn chọn lại lệnh Data/ Filters/ AutoFilters
2) Lọc dữ liệu nâng cao (Advanced Filter)
Lệnh Data/ Filter/ Advanced Filter dùng để trích ra các mẫu tin theo các điều kiện chỉ định trong vùng tiêu chuẩn do bạn thiết lập trên Sheet
- Tạo vùng tiêu chuẩn lọc (sử dụng một trong hai cách nêu trên)
- Vào menu Data/ Filter/ Advanced Filter , xuất hiện hộp thoại sau:
+ Filter the list, in-place: kết quả hiển thị trực tiếp trên vùng CSDL
+ Copy to another location: kết quả được đặt tại một vị trí khác
List range: chọn địa chỉ vùng CSDL
Criteria range: chọn địa chỉ vùng tiêu chuẩn
Copy to: chọn địa chỉ của ô đầu tiên trong vùng kết quả (phải chọn mục Copy to another location)
Chỉ lấy các bản ghi duy nhất: nếu có nhiều mẫu tin giống nhau, chỉ chọn một mẫu tin đại diện; nếu không, lấy tất cả các mẫu tin đáp ứng điều kiện của vùng tiêu chuẩn, bất kể chúng có giống nhau hay không.
III CÁC HÀM CƠ SỞ DỮ LIỆU
Các hàm cơ sở dữ liệumang tính chất thống kê những mẫu tin trong CSDL có trường thỏa điều kiện của vùng tiêu chuẩn đã được thiết lập trước
Cú pháp chung: =Tên hàm(database, field, criteria)
- database: địa chỉ vùng CSDL (nên chọn là địa chỉ tuyệt đối cho dễ sao chép) Đặt điều kiện lọc tự động
Lọc dữ liệu nâng cao
Cột cần tính toán là một yếu tố quan trọng, có thể được xác định thông qua tên trường, địa chỉ ô của tên trường hoặc số thứ tự của trường đó Trong vùng cơ sở dữ liệu đã chọn, cột đầu tiên được tính là 1 và tăng dần sang bên trái.
- criteria: địa chỉ vùng tiêu chuẩn
Xét cơ sở dữ liệu BẢNG LƯƠNG CHI TIẾT với vùng tiêu chuẩn được tạo trước
3 STT HO TEN MANG BAC HE SO NG_BD LUONG
Vùng tiêu chuẩn 2 MANG BAC
Tên hàm Ý nghĩa và ví dụ
Tính tổng các giá trị trong cột field của các mẫu tin thỏa điều kiện criteria
Tính trung bình cộng các giá trị trong cột field của các mẫu tin thỏa điều kiện criteria
Tìm trị lớn nhất trong cột field của các mẫu tin thỏa điều kiện criteria
Tìm trị nhỏ nhất trong cột field của các mẫu tin thỏa điều kiện criteria
=DMIN($A$3:$H$10, 5, C13:C14) DCOUNT(…) Đếm các ô kiểu số trong cột field của các mẫu tin thỏa điều kiện criteria
DCOUNTA(…) Đếm các ô khác rỗng trong cột field của các mẫu tin thỏa điều kiện criteria
IV.SẮP XẾP DỮ LIỆU