Công nghệ thông tin: Khái niệm cơ sở dữ liệu và các hàm cơ sở dữ liệu sử dụng trên hệ điều hành MS Excel.

GIỚI THIỆU VỀ MICROSOFT EXCEL Giới thiệu chung 1.1 Khởi động Excel • C1: Dùng lệnh Start Programs Microsoft Excel • C2: Start Run và nhập đường dẫn C:Program Files Microsoft Office OfficeMSExcel.EXE • Xuất hiện màn hình làm việc như sau

BÀI ĐIỀU KIỆN

MÔN: Công nghệ thông tin

1

Mục lục

1 Giới thiệu chung vê MS Excel:……… Trang 3

2 Định dạng văn bản:……… Trang12

3 Các hàm thường dùng trong MS Excel:……… Trang20

4 Cơ sở dữ liệu bảng tính:……….Trang44

5 Biểu đồ bảng tính:………Trang58

2

GIỚI THIỆU VỀ MICROSOFT EXCEL

3

Giới thiệu chung

1.1 Khởi động Excel

• C1: Dùng lệnh Start / Programs / Microsoft

Excel

• C2: Start/ Run và nhập đường dẫn

C:\Program Files \Microsoft Office

\Office\MSExcel.EXE

• Xuất hiện màn hình làm việc như sau

4

Title bar Menu Bar

Standard

B a r

StatusBar

ợng

N

1.2 Thao tác với tệp

a Ghi tệp mới lên đĩa

- File / Save xuất hiện hộp thoại Save,

- Chọn thư mục chứa tệp trong mục Save in,

- Ghi tên tệp vào mục File name,

- Kích chuột vào nút Save

b Mở tệp đã có:

- File / Open

- Chọn thư mục chứa tệp, chọn tên tệp,

- Kích chuột vào nút Open

c Mở tệp mới

- File / New hoặc nháy chuột vào biểu tượng ew

trên thanh Standard

d Đóng tệp

- File /Close

1.3 Thoát khỏi Excel:

• Dùng lệnh File / Exit (Kích chuột vào nút Close

trên thanh tiêu đề)

II.Các kiểu dữ liệu trong Excel

•Một ô chỉ chứa một kiểu dữ liệu Kiểu dữ liệu phụ thuộc ký tự đâu tiên gõ vào

2.3 Kiểu công thức (Formula)

- Ký tự đầu tiên gõ vào là dấu = hoặc +

- Các toán tử trong công thức

Toán tử tính toán: + - * / ^ %

Toán tử chuỗi: &

Toán tử so sánh: =, <>, >, <, >=, <

III Các thao tác cơ bản trên vùng

• Vùng: bao gồm một hoặc nhiều ô liên tiếp được xác định bởi địa chỉ ô đầu vùng và ôcuối vùng

3.1 Lựa chọn vùng:

Kích chuột vào ô đầu vùng, nhấn và giữ chuột

trái kéo rê đến ô cuối vùng

3.2 Xoá dữ liệu trong vùng:

và đẩy các ô cùng hàng sang phải

hèn vào vùng đã chọn

và đẩy các ô cùng cột xuống dưới

Định dạng văn

bản

• Thay đổi độ rộng cột và chiều cao dòng

• Quy định vị trí dữ liệu trong các ô

• Định dạng dữ liệu số

• Định dạng dữ liệu chữ

• Tạo các đường kẻ theo vùng ô đã chọn

• Định dạng nền dữ liệu

1 Thay đổi độ rộng cột và chiều cao

dòng

• Cột (dòng): di chuột đến đường biên giữa hai cột (dòng), nhấn và kéo chuột sang trái hoặc phải(trên hoặc dưới) để thay đổi

• Nếu muốn thay đổi độ rộng của nhiều cột (chiềucao của nhiều hàng) thực hiện lệnh

Format/Column/ Width (Format/ Row/ Height)

2 Quy định vị trí dữ liệu trong các ô

•

Format/Cell.

• Horizontal: điều chỉnh ngan dữ liệu trong từng ô.

• Vertical: điều chỉnh dọc dữ liệu trong từng ô.

• Orientation: hình thức trải dữ liệu trong ô: ngang/ dọc /nghiêng

• Wrap text: độ rộng cột cố định, dữ liệu nhập vào tự động tràn trên nhiều dòng.

• Merge cells: gộp các ô được chọn thành 1 ô.

– Font style: kiểu chữ

– Size: Cỡ chữ

– Underline: các kiểu gạch chân – Color: Mầu chữ

5 Tạo các đường kẻ theo vùng ô đã chọn

CÁC HÀM THƯỜNG DÙNG TRONG

EXCEL

1 GIỚI THIỆU CHUNG

=<Tên hàm> (Danh sách đối số)

- Danh sách đối số đặt trong các dấu ngoặc ()

- Giữa các đối số ngăn cách nhau bởi dấu phẩy

2 CÁC HÀM TOÁN HỌC VÀ THỐNG KÊ

2.1 Hàm ABS():

AB S(

N)

Công dụng: cho giá trị tuyệt đối của biểu thức số N

Ví dụ:

=abs(-25)  25

2.2 Hàm SQRT():

SQR T(N)

Công dụng: cho trị là căn bậc hai của số N (N>0)

Ví dụ:

=sqrt(25)  5

2.3 Hàm INT( ):

Cú pháp

IN T(

N)

Công dụng: cho trị là phần nguyên của biểu thức số N

Ví dụ

=int(259.45)  259

2.4 Hàm MOD():

Cú pháp

MOD(N , M)

Công dụng

Cho phần dư của phép chia nguyên N cho M

Ví dụ

=mod(9,4)  1

2.5 Hàm ROUND( ):

Cú pháp

2.8 HÀM MAX(), MIN():

Cú pháp

MAX (danh sách các trị) MIN(danh sách các trị)

Công dụng:

Tìm giá trị số học lớn nhất (nhỏ nhất) của các giá trị có trong danh sách

Ví dụ: Max(5,6,2,9)=9

Min(5,6,2,9)=2

2.10 HÀM RANK():

Cú pháp

RANK(x, danh sách)

Công dụng

Xác định thứ hạng của x so với các giá trị trong danh sách Trị x và các thành phần

trong danh sách phải là số

Ví dụ:

Xếp thứ của một học sinh trong lớp

3 CÁC HÀM NGÀY THÁNG

Dữ liệu kiểu ngày (date) là một kiểu đặc biệt của kiểu

số.Thông thường nhập dữ liệu mm/dd/yyyy

• Hàm Now(): cho ngày và giờ hiện tại của hệ thống

• Hàm Today(): cho ngày hiện tại của hệ thống

4 Các hàm logic

•Hàm AND(đk1, đk2,…): cho giá trị đúng khi mọi điều kiện đk1, đk2,… đưa ra đều đúng.

•Hàm OR(đk1, đk2,…): cho giá trị đúng khi bất kì điều kiện đk i đúng

•Hàm NOT(đk): cho giá trị đúng nếu điều kiện đk sai, cho giá trị sai nếu đk đúng.

•Hàm IF(bt logic, bt1, bt2): nếu bt logic đúng thì hàm cho giá trị bt1 còn không cho giá trị

bt2.Bt1, bt2 có thể là có thể là hằng, biểu thức, có thể là hàm IF khác

6 CÁC HÀM TÌM KIẾM

6.1 HÀM VLOOKUP 6.2 HÀM HLOOUP

• Các cột khác chứa các giá trị để tham chiếu.

– Cột tham chiếu C: là số thứ tự của cột (tính

từ trái sang phải của Bảng B).

• Qui ước: Cột đầu tiên bên trái của bảng là cột 1.

• Công dụng

– Dò tìm giá trị x ở cột bên trái của Bảng B.

– Khi tìm thấy thì lệch qua bên phải đến Cột tham chiếu C để lấy trị trong ô ở đó ứng với vị trí của x

– Cách dò: nhận hai giá trị là 0 hoặc 1 (mặc định là 1)

Ví

dụ 

8 Sắp xếp dữ liệu trong Excel

• Excel cho phép sắp xếp dữ liệu tối đa theo 3 khoá

• Thực hiện sắp xếp:

– Chọn vùng dữ liệu muốn sắp xếp

– Data / Sort

Tính tổng số tiền lớn hơn 50000 của lớp

8 Sắp xếp dữ liệu trong Excel

• Excel cho phép sắp xếp dữ liệu tối đa theo 3 khoá

• Thực hiện sắp xếp:

– Chọn vùng dữ liệu muốn sắp xếp

– Data / Sort

Khoá 1 Khoá 2 Khoá 3

Tăng dần Giảm dần

Kích chuột Hàng

Cột

Để lựa chọn sắp xếp theo hànghay cột ta kích chuột vào nút

Option s

CƠ SỞ DỮ LIỆU BẢNG TÍNH

1 Khái niệm cơ bản về cơ sở dữ liệu

• CSDL là tập hợp thông tin, dữ liệu được tổ chức theo cấu trúc dòng và cột để có thể liệt kê,

truy tìm, trích rút những dòng dữ liệu thoả mãn một tiêu chuẩn nào đó

Để thực hiện thao tác này, ta phải tạo ra các vùng Database, Criteria và Extract.

• Vùng Database ( Vùng cơ sở dữ liệu ): Gồm ít nhất hai dòng Dòng đầu chứa tiêu đề cột(trường).Các dòng tiếp theo chứa dữ liệu Mỗi dòng là một bản ghi

• Vùng Criteria ( Vùng tiêu chuẩn):Chứa điều kiện để tìm kiếm Gồm ít nhất hai dòng

Dòng 1 chứa tiêu đề Các dòng còn lại chứa điều kiện

• Vùng Extract ( Vùng trích dữ liệu): Chứa các bản ghi thoả mãn điều kiện

Database

Vùng Criteria

Vùng Extract

2.Thao tác tìm kiếm, rút trích,xoá

2.1 Thao tác tìm kiếm

- Di chuyển con trỏ ô vào vùng Database.

- Thực hiện lệnh :

Data/Filter/Advan ced Filter

Xuất hiện hộp thoại:

H

iển thị bản ghi thoả mãn ngay tại vùng CSDL Ví

dụ

2.2 Xoá các bản ghi thoả điều kiện

• Sau khi thực hiện tìm kiếm xong Muốn xoá các dòng thoả mãn điều kiện, ta chọn các dòng đó thực hiện lệnh :

Edit / Delete / Entire Row.

• Chú ý:

- Để hiện lại các bản ghi không thoả mãn điều kiện vừa bị che dấu, ta dùng lệnh :

Data / Filter / Show All

- Nếu ta không thực hiện xoá các bản ghi vừa tìm kiếm được thì lệnh trên sẽ hiển thị lại tất cả bản ghi của CSDL

2.3 Lọc các bản ghi nhờ AUTOFILTER

- Lọc các bản ghi

Data / Filter / AutoFilter.

• Khi đó, tất cả các nhãn cột đều xuất hiện một mũi

tên, kích vào đó hiện lên một menu liệt kê các giá

trị của trường này và 3 mục :

- All ( tất cả các bản ghi ),

- Top 10 ( chọn 10 bản ghi có gía trị trường này lớn nhất),

- Custom (để nhập điều kiện lọc phức tạp).

• Chú ý :

- Để huỷ đặt lọc, dùng lại lệnh cũ :

Data / Filter / AutoFilter.

Nhập phép so sánh

2.4.Sử dụng hộp thoại Data Form

• Hộp thoại Data Form dùng để xem CSDL, tìm kiếm bản ghi theo một tiêu chuẩn.

• Các bước :

- Đặt con trỏ ô nằm trong phạm vi vùng DataBase

- Thực hiện lệnh: Data / Form.

- Xuất hiện hộp thoại

Thêm bản ghi mới

Xoá bản ghi hiện

thời

t

T T

3 Các hàm liên quan đến CSDL

3.1 Hàm DSUM()

DSUM(vùng CSDL, N, vùng tiêu chuẩn)

Cho kết quả là tổng dữ liệu số trên cột thứ N của những bản ghi trong vùng CSDL thoả mãn

điều

kiện của vùng tiêu chuẩn.

N: là số thứ tự cột trong vùng CSDL cần tính tổng Cột đầu tiên là 1

của vùng tiêu chuẩn.

4 Tổng hợp số liệu theo nhóm Subtotal

• Subtotal dùng để tổng hợp dữ liệu theo nhóm đồng thời chèn vào cuối mỗi nhóm một dòngthống kê, tính toán và một dòng tổng kết ở cuối mỗi phạm vi

• Ví dụ:

• Các bước thực hiện như sau:

– Bước 1: Sắp xếp CSDL theo khoá là cột cần thực hiện gom nhóm (Data/Sort)

– Bước 2: Đặt con trỏ vào vùng CSDL, dùng lệnh

Data/Subtotal

• At each change in:

chọn trường cần tạo nhóm tổng hợp

• Use function: chọn hàm cần tính toán

• Add Subtotal: chọn những trường cần tính toán

• Kích OK

BIỂU ĐỒ BẢNG TÍNH

1 Các bước tạo biểu đồ

• Chọn vùng dữ liệu muốn xây dựng biểu

đồ

• Insert / Chart (hoặc kích chọn biểu tượng Chart Winzard trên thanh Standard).Xuất hiện hộp thoại sau

Chọn kiểu

biểu đồ

Kích Next

Tab Series

Vùng chứa dữ liệu biểu đồ Tên biểu đồ Chọn dữ liệu theo hàng hay cột Chuỗi dữ liệu làm biểu đồ

Nhập tiêu

đề BĐ

Tiêu đề Trục X

Tiêu đề trục Y

Đặt đồ thị vào Sheet mới

Đặt đồ thị vào Sheet bất

Nhóm trưởng:Bùi Lê Nga Nhóm 6: Lò Huyền Nhung

Nông Thị Luyến

Lữ Thị Ngọc

77 77