TÌM HIỂU QUY TRÌNH PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY TNHH ĐIỆN TỬ FOSTER, THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG

TÌM HIỂU QUY TRÌNH PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY TNHH ĐIỆN TỬ FOSTER, THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG TÌM HIỂU QUY TRÌNH PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY TNHH ĐIỆN TỬ FOSTER, THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG TÌM HIỂU QUY TRÌNH PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY TNHH ĐIỆN TỬ FOSTER, THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

KHOA TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ NHÂN LỰC

TÊN ĐỀ TÀI:

TÌM HIỂU QUY TRÌNH PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY TNHH ĐIỆN TỬ FOSTER, THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG

Học phần: Phân tích công việc

Giảng viên giảng dạy: ThS Nguyễn Hồ Phương Nhật

Mã phách:……….

Hà Nội - 2020

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU

Phân tích công việc là công việc đầu tiên cần thiết phải biết của mọi quản trịgia trong lĩnh vực quản trị nguồn nhân lực, là một công cụ quan trọng để tiến hànhcác hoạt động quản trị nhân lực khác như kế hoạch hóa nguồn lực, tuyển mộ, tuyểnchọn,… chính vì vậy phân tích công việc được coi là công cụ của quản trị nhân lực

Trong các nguồn lực của một tổ chức - nguồn nhân lực là một trong nhữngnguồn lực quan trọng nhất, là tác nhân tích cực, góp phần tích luỹ vốn và khai tháccác nguồn lực tự nhiên Thúc đẩy sự lớn mạnh và phát triển của Công ty

Muốn có một đội ngũ nhân viên có chất lượng cao, hoàn thành được mụctiêu của Công ty, điều quan trọng nhất là phải phân tích đúng công việc, tuyển chọnđúng người vào đúng việc thì hiệu quả và năng suất lao động sẽ được nâng cao, thúcđẩy sự phát triển của Công ty về lâu về dài

Phân tích công việc là cơ sở để chủ động trong sản xuất và kinh doanh, nângcao chất lượng lao động, tiết kiệm tiền lương trong giá thành, giải quyết việc làmcho cán bộ nhân viên trong Công ty tiết kiệm mà vẫn đạt hiệu quả lao động caonhất, đồng thời đảm bảo thu nhập ổn định cho người lao động Hạn chế được sự ảnhhưởng tiêu cực của tính bất ổn định, tính mùa vụ trong hoạt động sản xuất kinhdoanh của Công ty; chủ động về sắp xếp nhân sự để sẵn sàng hoàn thành mọi nhiệm

vụ và mục tiêu được đạt ra Xuất phát từ lý do đó tác giả đã chọn đề tài “Tìm hiểuquy trình phân tích công việc tại Công ty TNHH Điện tử Foster, thành phố ĐàNẵng”

Đề tài nghiên cứu gồm hai chương:

Chương 1 Cơ sở lý luận về phân tích công việc

Chương 2 Quy trình phân tích công việc tại Công ty TNHH Điện Tử Foster, thành phố Đà Nẵng

Do giới hạn về thời gian cũng như khả năng nghiên cứu nên bài viết khôngthể tránh khỏi những thiếu sót Tác giả rất mong nhận được sự chỉ bảo, đóng góp ýkiến của Thầy Cô để hoàn thiện tốt hơn đề tài nghiên cứu này

PHẦN NỘI DUNG Chương 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC 1.1 Một số khái niệm liên quan

1.1.1 Công việc

Theo giáo trình Quản trị nhân lực của Đại học Kinh tế quốc dân do ThS Nguyễn Vân Điềm và PGS.TS Nguyễn Ngọc Quân chủ biên (2012) cho rằng “Công việc là tập hợp tất cả các nhiệm vụ được thực hiện bởi một người lao động hoặc là tập hợp của tất cả các nhiệm vụ giống nhau được thực hiện bởi một số người lao động” [1] và “Công việc là cơ sở để một tổ chức thực hiện các hoạt động quản lý nhân sự như: bố trí công việc, kế hoạch hóa lao động, đánh giá thực hiện công việc,…” [1].

1.1.5 Vị trí việc làm

Vị trí việc làm biểu thị tất cả các nhiệm vụ được thực hiện bởi cùng mộtngười lao động Vị trí việc làm còn được định nghĩa là một đơn vị cụ thể nhất, ứngvới một vị trí lao động thực tế, cụ thể nhất định trong một thời điểm nhất định và tạimột địa điểm xác định (Trần Thị Thu & Vũ Hoàng Ngân, 2013, tr.29) [4]

1.1.6 Phân tích công việc

“Phân tích công việc là quá trình thu thập các tư liệu và đánh giá một cách có

hệ thống các thông tin quan trọng có liên quan đến các công việc cụ thể trong tổchức nhằm làm rõ bản chất của từng công việc” (Nguyễn Ngọc Quân & NguyễnVân Điềm, tr.48) [1]

Phân tích công việc cần có sự quan sát và nghiên cứu để xác định bản chấtcủa một công việc cụ thể Bản phân tích công việc cần trình bày những nhiệm vụcấu thành nên công việc cùng với những kỹ năng đặc thù và trách nhiệm cần thiết

để hoàn thành tốt công việc Thuật ngữ phân tích công việc là hoạt động “vô nhânxưng”, đối tượng phân tích là công việc, là tổ chức, chứ đối tượng không phải làcon người làm công việc đó Vì vậy kết quả cuối cùng của PTCV là bản mô tả côngviệc, bản tiêu chuẩn đối với người thực hiện công việc và bản tiêu chuẩn thực hiệncông việc- tức là các thông tin liên quan về công việc một cách khách quan khôngliên quan đến một người cụ thể

1.2 Quy trình phân tích công việc

1.2.1 Chuẩn bị phân tích công việc

1.2.1.1 Xác định mục đích của phân tích công việc

Xác định mục đích của phân tích công việc để dễ dàng xác định được nhữngthông tin về công việc cần thu thập, lựa chọn đối tượng tham gia, lựa chọn phươngpháp và thiết kế biểu mẫu thông tin phù hợp Tổ chức tiến hành phân tích công việctrong trường hợp: Tổ chức mới thành lập và tổ chức trong quá trình hoạt động

Mục đích phân tích công việc cũng có thể bao gồm: Thu hút, tuyển dụngnhân sự; Sắp xếp lại cơ cấu nhân sự; Đánh giá thực hiện công việc của nhân viên;Công tác đào tạo, bồi dưỡng; Xây dựng định hướng phát triển nghề nghiệp cho nhânviên; Xác định mức lương thưởng cho phù hợp; Cải thiện môi trường và điều kiệnlàm việc

Lưu ý đối với nhân viên nhân sự khi thực hiện phân tích cần phải thông báo

rõ ràng mục đích tới những người có liên quan, đặc biệt là những người tham giatrực tiếp để tránh rủi ro thiếu hụt, sai lệch thông tin hay thái độ bất hợp tác.[1]

1.2.1.2 Thu thập thông tin có sẵn của tổ chức

Một số thông tin cơ bản có thể thu thập từ:

- Tuyên bố sứ mệnh, tầm nhìn, giá trị cốt lõi;

- Mục tiêu, các chính sách nhân sự, điều kiện làm việc;

- Cơ cấu tổ chức: sơ đồ cơ cấu, văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ cácphòng ban;

- Các tài liệu đào tạo hàng năm hoặc các tài liệu khác liên qua;

- Sứ mệnh, tầm nhìn, giá trị cốt lõi: cung cấp các thông tin về tiêu chuẩnchung cần có của mọi công việc;

- Sơ đồ cơ cấu tổ chức giới thiệu mối quan hệ giữa các phòng ban và đơn vịcấu thành trong tổ chức Mối quan hệ trực tuyến và chức năng cũng được chỉ ra.Một sơ đồ cơ cấu tổ chức điển hình sẽ cung cấp những thông tin về số lượng cáccấp trong tổ chức, số lượng của những phòng chức năng, và các mối quan hệ báocáo trong tổ chức Tuy nhiên sơ đồ không thể hiện thông tin chi tiết về các mẫu giaotiếp thực tế, mức độ giám sát, số lượng quyền lực và thẩm quyền, hoặc các nhiệm

1.2.1.3 Lựa chọn các vấn đề cần phân tích

Khi xác định rõ mục đích của việc phân tích sẽ giúp người thực hiện lựachọn phạm vi nội dung cần thu thập cho phù hợp Ví dụ mục đích phân tích là đểxác định mức lương thưởng phù hợp thì cần phải biết thêm thông tin về số lượng,tầm quan trọng của nhiệm vụ công việc, điều kiện, môi trường làm việc, mức độ antoàn, độc hại có thể có của công việc

Lựa chọn công việc tiêu biểu: về nguyên tắc có thể phải phân tích tất cả cácloại công việc, tuy nhiên có nhiều loại công việc khá chuẩn hoá, do đó nên lựa chọnloại công việc để phân tích sẽ giúp hoàn thiện hoạt động của tổ chức và giúp chocác hoạt động khác

Việc xác định các vấn đề cần phân tích/ công việc tiêu biểu phụ thuộc vàonhiều yếu tố như:

- Tầm quan trọng của công việc, những công việc là nền tảng cho thành côngcủa tổ chức (ngành nghề, cơ cấu tổ chức, bảng lương);

- Độ phức tạp của công việc, những công việc khó năm bắt và thực hiện;

- Những công việc nặng nhọc;

- Những công việc mới;

- Những công việc bị tác động bởi công nghệ mới, mở rộng công việc hoặcnhóm gộp các công việc với nhau;

- Các cân nhắc pháp luật.[1]

1.2.2 Tiến hành phân tích công việc

1.2.2.1 Xác định các phương pháp thu thập thông tin

a Nguồn thông tin thu thập

Việc xác định kênh và nguồn thu thập thông tin là bước tiếp theo quan trọnglàm cơ sở để xác định các phương pháp thu thập thông tin phù hợp Nguồn thông tintrên thực tế có thể phân loại theo những cách tiếp cận khác nhau nhưng tổng thể cóthể được chia thành thông tin thứ cấp và sơ cấp Thông tin thứ cấp là nguồn thôngtin có sẵn có từ các chủ thể khác cung cấp Thông tin sơ cấp là thông tin mới, đượcthu thập thông qua các phương pháp, kỹ thuật nhất định

Bảng 1.1 Nguồn thông tin về công việc Nguồn phi con người (dữ liệu + vật dụng)

- Các tài liệu, văn bản quy phạm pháp lý liên quan

- Mục tiêu, sứ mệnh, giá trị cốt lõi

- Chính sách nhân sự

- Sơ đồ cơ cấu tổ chức, sơ đồ quy trình

- Sổ tay hướng dẫn quy trình

- Các bản mô tả và tiêu chuẩn công việc hiện tại

- Hồ sơ bảo trì thiết bị

Nguồn con người

- Nhà phân tích công việc

- Nhân viên thực hiện công

việc

- Giám sát viên

- Các chuyên gia bên ngoài

- Kế hoạch thiết kế thiết bị

- Sơ đồ thiết kế nơi làm việc

- Phim, hình ảnh về nhân viên đang thực hiện CV

- Các tài liệu đào tạo hàng năm hoặc tài liệu khác

- Các ấn phẩm phổ biến, chẳng hạn như tạp chí hoặc

báo, đài,…

(Nguồn: Giáo trình Phân tích công việc)

Trong việc quyết định nguồn dữ liệu được sử dụng trong PTCV, chú ý: Đối với nguồn phi con người, sử dụng nguồn gần đây nhất; Sử dụng một vàinguồn thông tin bất kỳ lúc nào khi cần thiết

Đối với nguồn con người: nên lựa chọn người mà có cơ hội để thực hiệncông việc hoặc quan sát công việc được thực hiện, nên thu thập thông tin từ cảnhững người thực hiện công việc ở mức độ cao và thấp và từ các cá nhân ở nhiềumức độ khác nhau về kinh nghiệm của công việc

b Phương pháp thu thập thông tin

Các phương pháp thu thập thông tin rất đa dạng Trong mỗi tình huống, cán

bộ phân tích công việc sử dụng phương pháp phù hợp nhất hoặc có thể sử dụng kếthợp một vài phương pháp khác nhau Tuỳ vào các căn cứ để lựa chọn phương phápthu thập thông tin mà cán bộ phân tích có thể quyết định sử dụng một trong cácphương pháp sau đây:

Phương pháp sử dụng bảng câu hỏi

Theo phương pháp này, bảng câu hỏi được thiết kế sẵn gồm những câu hỏinhằm thu thập thông tin liên quan đến một công việc cụ thể Bảng câu hỏi đượcphát tới những người lao động để điền thông tin về trách nhiệm theo yêu cầu vàhướng dẫn Bảng câu hỏi là phương pháp được áp dụng rộng rãi, phổ biến vì theophương pháp này quá trình thu thập thông tin diễn ra nhanh chóng, tiết kiệm thờigian và chi phí Thông tin thu thập có thể dễ dàng lượng hoá, phù hợp với việc xử

lý khối lượng lớn thông tin và xử lý trên phần mềm máy tính

Phương pháp phỏng vấn

Phương pháp phỏng vấn là phương pháp trò chuyện trực tiếp với đối tượngđược phỏng vấn các thông tin về công việc để thông hợp thông tin và kiểm tra lạithông tin đã thu thập được

Ưu điểm của phương pháp này có thể thu thập được nhiều thông tin khácnhau, tìm hiểu sâu vào những thông tin cần thiết, thu được bức tranh rõ ràng vềcông việc Nhược điểm là phỏng vấn tốn thời gian, chi phí; thông tin thu được từphỏng vấn có thể bị ảnh hưởng bởi yếu tố chủ quan của người phỏng vấn.

Phương pháp ghi chép các sự kiện

Là phương pháp ghi chép lại các hành vi thực hiện công việc của nhữngngười lao động làm việc có hiệu quả và những người lao động làm việc không hiệuquả; từ đó khái quát, phân loại các đặc trưng chung của công việc cần mô tả và cácđòi hỏi công việc Chủ thể thực hiện là người quản lý, giám sát, người lao động,chuyên gia bên ngoài, nhà phân tích công việc

Ưu điểm của phương pháp này là thấy được tính linh động của sự thực hiệncông việc ở nhiều người khác nhau Xác định được sự kiện hiếm có mà thường bị

bỏ qua trong các phương pháp khác (thường chú trọng vào những sự kiện phổ biến)Quan điểm của người thực hiện công việc hoặc người có liên quan đến sự kiện đượcghi nhận Chi phí hiệu quả và thông tin phong phú Nhược điểm là tốn nhiều thờigian để quan sát, khái quát hoá và phân loại các sự kiện; hạn chế trong việc xâydựng các hành vi trung bình để thực hiện công việc; khả năng việc ghi chú bị bỏ sót,ghi chú thiếu khách quan;

Phương pháp quan sát

Phương pháp quan sát là quan sát quá trình làm việc và ghi lại đầy đủ cáchoạt động và hành vi của người lao động Phương pháp này được áp dụng chủ yếucho công nhân sản xuất và những công việc mà hoạt động lao động diễn ra trongthời gian ngắn,…

Ưu điểm phương pháp này là dễ thực hiện, không tốn kinh phí, tuy nhiênphương pháp này tốn thời gian quan sát, thông tin thu được dễ bị ảnh hưởng bởi yếu

tố chủ quan của cả người quan sát và người được quan sát Đặc biệt là người đượcquan sát, khi biết đang được quan sát có thể dẫn tới sự thiếu chính xác trong thựchiện công việc Phương pháp này không dễ thực hiện với những công việc liên quanđến trí não, tư duy, những công việc không biểu lộ nhiều hành vi ra ngoài để quansát như lập kế hoạch, thiết kế…

Phương pháp nhật kí công việc

Tự ghi chép nhật ký công việc là phương pháp người thực hiện công việc tựghi chép lại những thông tin có liên quan đến công việc của mình vào biểu mẫu đãđược thiết kế sẵn Với phương pháp tự ghi chép, có thể thu được nhiều thông tin sátvới thực tế thực hiện công việc mà tiết kiệm chi phí và thời gian Tuy nhiên, độchính xác của thông tin thu thập lại bị hạn chế do dễ bị ảnh hưởng bởi yếu tố chủquan của người ghi chép, quá trình ghi chép có thể không đảm bảo sự liên tục, nhấtquán

Phương pháp chuyên gia

Là phương pháp tổ chức cuộc họp các chuyên gia để thảo luận về công việc.Hội thảo chuyên gia là phương pháp giúp làm rõ và bổ sung thêm thông tin cho cácphương pháp khác, thông tin thu thập được có thể phục vụ nhiều mục đích phân tíchcông việc Tuy nhiên đây là phương pháp tốn chi phí và thời gian

Phương pháp tổng hợp và phân tích tài liệu là thu thập và phân tích các giấy

tờ, văn bản có sẵn có trực tiếp hoặc gián tiếp cung cấp thông tin về công việc

1.2.2.2 Thẩm định thông tin thu thập được

Nhà phân tích nên tiến hành kiểm tra tính đáng tin cậy, độ hoàn thiện, tínhhợp lệ và chính xác của thông tin thu thập được Độ hoàn thiện thể hiện việc có đầy

đủ các thông tin cần thu thập Thông tin sẽ được xác minh làm tăng độ tin cậy vàtính hợp lệ của kết quả theo hai cách: So sánh đối chiếu các thông tin không thốngnhất hoặc quan tâm; Có chế tài quy định để đối tượng tham gia có thể chịu tráchnhiệm vì những đóng góp của họ, những người tham gia vào các quá trình thu thập

dữ liệu sẽ trung thực và nhất quán hơn

Tóm lại, yêu cầu với thông tin thu thập như sau: Thông tin phải phù hợp;Thông tin phải chính xác; Thông tin phải đầy đủ; Thông tin phải kịp thời; Thông tinphải có tính hệ thống và tổng hợp; Thông tin đơn giản dễ hiểu và Thông tin phảiđảm bảo yêu cầu bí mật

1.2.3 Viết các sản phẩm của phân tích công việc

1.2.3.1 Xây dựng bản mô tả công việc

Bản mô tả công việc (Job Description) là kết quả căn bản của tiến trình phântích công việc Đây là một văn bản liệt kê các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cácmối quan hệ trong công việc như điều kiện làm việc và các thiết bị dụng cụ liên quan

để thực hiện công việc Bản mô tả công việc giúp cho chúng ta hiểu được nội dung,yêu cầu của công việc và hiểu được quyền hạn, trách nhiệm khi thực hiện công việc.

Mục đích:

- Đối với nhân viên: bản mô tả công việc là cơ sở hướng dẫn nhân viên đảmnhận vị trí công việc đó biết rõ mục tiêu của công việc, chức năng và nhiệm vụ,quyền hạn và trách nhiệm, các thiết bị và môi trường làm việc để hoàn thành côngviệc tốt

- Đối với tổ chức:

+ Hoạch định nhân lực: các thông tin của bản mô tả công việc giúp tổ chứcxác định được nguồn cung và cầu của nguồn nhân lực

+ Kế hoạch kế cận: bằng việc so sánh mức độ chệch về trách nhiệm giữa một

vị trí công việc và vị trí kế cận, bản mô tả công việc giúp xác định lộ trình phát triểnđội ngũ kế cận cho tổ chức

+ Tuyển dụng: cơ sở để xác định các yêu cầu tuyển dụng ứng viên (viết trongthông báo tuyển mộ, thiết kế câu hỏi và phiếu đánh giá phỏng vấn, thi trắc nghiệm/nghiệp vụ…), thiết kế chương trình hội nhập phù hợp, còn là tài liệu quan trọng đínhkèm Hợp đồng lao động, thể hiện cam kết giữa 2 bên, cơ sở giao việc và sử dụngtrong các trường hợp pháp lý (nếu có)…

1.2.3.2 Xây dựng bảng tiêu chuẩn đối với người thực hiện công việc

Bản tiêu chuẩn đối với người thực hiện công việc là văn bản liệt kê nhữngyêu cầu về năng lực cá nhân như trình độ học vấn, kinh nghiệm công tác, khả nănggiải quyết vấn đề, các kỹ năng khác và các đặc điểm cá nhân thích hợp cho côngviệc Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc giúp chúng ta hiểu được doanh nghiệp cầnloại nhân viên như thế nào để thực hiện công việc đó một cách tốt nhất

Mục đích:

- Đối với người lao động:

+ Hiểu rõ các yêu cầu cần có để hoàn thành tôt một vị trí công việc

+ Là cơ sở để người lao động tự đánh giá bản thân với vị trí công việc hiệntại hoặc vị trí công việc mong muốn thay đổi, từ đó có kế hoạch học tập nâng caotrình độ chuyên môn nghiệp vụ, phát triển bản thân

- Đối với tổ chức:

+ Hoạch định nhân lực: các thông tin về năng lực yêu cầu của các vị trí côngviệc trong tổ chức giúp xác định được nguồn cung và cầu của nguồn nhân lực

+ Kế hoạch kế cận: bằng việc so sánh mức độ chệch về năng lực giữa một vịtrí công việc và vị trí kế cận, bản tiêu chuẩn đối với người thực hiện công việc giúpxác định lộ trình phát triển đội ngũ kế cận cho tổ chức

+ Tuyển dụng: xây dựng tiêu chí tuyển dụng cho phù hợp với vị trí cầntuyển, là phần yêu cầu trong thông báo tuyển mộ, tiêu chí sàng lọc ứng viên khi nộpđơn (phỏng vấn, thi…)

+ Sử dụng lao động: phân công lao động, bố trí công việc hợp lý căn cứ vàotiêu chuẩn yêu cầu đối với công việc, điều chỉnh lại cơ cấu tổ chức, giảm mâu thuẫn

và sự nhập nhằng trong quan hệ lao động…

1.2.3.3 Xây dựng bản tiêu chuẩn thực hiện công việc

Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc là một hệ thống các chỉ tiêu/tiêu chí phảnánh các yêu cầu và các kết quả cần đạt được về số lượng và chất lượng, thời gian vàthái độ như số lượng sản phẩm, doanh số, mức tiêu hao nguyên vật liệu, chất lượngsản phẩm, mức độ thỏa mãn của khách hàng, nhằm đánh giá hiệu quả công việc vàtrả thù lao cho nhân viên

Mục đích:

- Đối với người lao động

+ Hiểu rõ các tiêu chuẩn cần hoàn thành tốt một vị trí công việc và phấn đấuđạt được các tiêu chuẩn đó

+ Là cơ sở để người lao động tự so sánh và đánh giá bản thân, có kế hoạchhọc tập nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, phát triển bản thân

+ Sử dụng lao động: dựa vào kết quả đạt được của nhân viên thực hiện một

vị trí công việc so với tiêu chuẩn thực hiện công việc, tổ chức có thể xác định năng

suất làm việc và sự phù hợp của nhân viên với vị trí công việc, từ đó có thể bố tríthay đổi công việc phù hợp hơn

+ Đào tạo và bồi dưỡng: so sánh kết quả đạt được cuả nhân viên thực hiệnmột vị trí công việc với tiêu chuẩn thực hiện công việc để xác định được một cáchnhanh chóng những nhân viên nào cần được bồi dưỡng thêm…

1.2.4 Báo cáo và tái kiểm tra dữ liệu công việc

Khi tất cả các phân tích và đã xây dựng được 3 sản phẩm của phân tích côngviệc, nhà phân tích phải chuẩn bị báo cáo kết quả Báo cáo này nên bao gồm mụcđích và phạm vi của dự án, một bản tóm tắt các phương pháp cụ thể được sử dụng

và tại sao chúng được sử dụng, sự diễn giải các phân tích được tiến hành và cácthông tin thu được, và chiến lược mà thông tin thu thập được từ dự án sẽ được sửdụng trong tương lai Báo cáo nên được viết theo một mẫu dành cho một nhà quảntrị không có chuyên môn kỹ thuật về phương pháp phân tích công việc có thể hiểuđược

Phần cuối của tiến trình phân tích công việc là định kỳ tái kiểm tra kết quảcủa dự án phân tích công việc Vì công việc thường xuyên thay đổi, thông tin thuthập về công việc hôm nay có thể không xác thực cho công việc của năm năm trướcđây Do đó, dữ liệu phải được cập nhật định kỳ để tương thích với thay đổi côngviệc Mặc khác, tổ chức có thể nhận thấy rằng việc lựa chọn, đào tạo hoặc đánh giáthành tích nhân viên thực hiện công việc cũng cần có những thay đổi

1.3 Ý nghĩa của phân tích công việc

1.3.1 Đối với công tác tuyển dụng

PTCV cung cấp bản mô tả việc làm, bản tiêu chuẩn đối với người thực hiệncông việc, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc cho công tác tuyển dụng, vì vậy ýnghĩa bao gồm:

Cung cấp thông tin nhân viên tuyển dụng bức tranh rõ ràng chính xác hơn về

vị trí công việc đang cần tuyển để xác định nhu cầu tuyển mộ, nguồn tuyển mộ, xâydựng thông báo tuyển mộ và lựa chọn kênh thông báo phù hợp nhằm thu hút chỉnhững ứng viên phù hợp;

Xây dựng tiêu chí và lựa chọn phương pháp, công cụ, kỹ thuật phù hợp đểđánh giá, sàng lọc ứng viên trong quá trình tuyển;

Xác định mức lương phù hợp cho vị trí tuyển dụng;

Giúp tổ chức đánh giá được công tác tuyển dụng có công bằng hay không,tránh phân biệt đối xử và những vụ kiện pháp lý (nếu có);

Chương trình hội nhập và định hướng cho ứng viên hoặc nhân viên mới

1.3.2 Đối với công tác đào tạo

PTCV cung cấp bảng tiêu chuẩn đối với người thực hiện công việc từ đó sosánh với người lao động thực tế nhằm nhận biết:

Nhu cầu và đối tượng đào đạo

Mục tiêu đào tạo: kết quả cần đạt được như ASK (nâng cao trình độ, kỹnăng, tay nghề cho người lao động: kỹ năng đọc viết cơ bản, kỹ năng chuyên môn,

kỹ năng giao tiếp, giải quyết vấn đề, đạo đức…); số lượng, thời gian, chi phí…

Nội dung chương trình đào tạo: xác định môn học, phương pháp (như chínhquy, vừa học vừa làm, đào tạo sau giờ làm việc, sử dụng nhóm nhỏ, video, lớp học,online), dụng cụ và máy móc phù hợp…

Chi phí liên quan; Giáo viên cho chơng trình đào tạo

Phương pháp đánh giá kết quả đào tạo

Dự đoán tính chất của các công việc tương lai và có kế hoạch đào tạo phùhợp Ngoài ra để có thể giúp người lao động chuyển đổi hiệu quả từ giai đoạn nghềnghiệp này sang giai đoạn nghề nghiệp khác thì nhất thiết phải có các thông tin từPTCV

1.3.3 Đối với công tác đánh giá thực hiện công việc

PTCV giúp người giám sát và nhân viên hiểu rõ vai trò của mình giảm thiểu

sự mâu thuẫn, nhập nhằng trong mối quan hệ, thuận lợi hơn trong việc đánh giácông việc

PTCV giúp tổ chức xác định, xây dựng và lựa chọn:

- Mục đích đánh giá, chu kỳ

- Tiêu chí đánh giá: các tiêu chuẩn thực hiện công việc rõ ràng, chính xác vàkhoa học sẽ tạo sự công bằng trong đánh giá thực hiện công việc giữa các nhân viênthực hiện cùng một công việc hoặc giữa các nhân viên thực hiện các vị trí công việcliên quan và khác nhau

- Người đánh giá và chương trình đào tạo người đánh giá; Phương pháp đánhgiá

Tóm lại, PTCV giúp cả tổ chức và người lao động hiểu rõ hơn về công tácđánh giá thực hiện công việc, tạo động lực cho nhân viên, đồng thời giúp công tácnày được lập kế hoạch, tổ chức và thực hiện khoa học và suôn sẻ hơn.

1.3.4 Đối với công tác trả lương, thưởng

PTCV giúp xác định mức độ phức tạp của công việc như mức độ kỹ năngcần, yếu tố công việc bù trừ, môi trường làm việc (nguy hiểm, đòi hỏi thể chất, sựtập trung cao ), trách nhiệm (tài chính, giám sát…), mức độ yêu cầu của trình độđào tạo, kỹ năng, kinh nghiệm… và các kết quả hoàn thành để tổ chức:

- Xây dựng hệ thống thang bảng lương, cấu trúc lương để chi trả và khuyếnkhích công bằng, phù hợp, kịp thời và chính xác cho nhân viên, tạo động lực, kíchthích nhân viên làm việc tích cực hơn

- So sánh và đối chiếu mức lương của cùng vị trí công việc giữa các tổ chứckhác nhau trên thị trường nhằm thu hút và giữ chân nhân viên

1.4 Các yếu tố ảnh hưởng đến phân tích công việc

1.4.1 Quan điểm của lãnh đạo

Tác động rất lớn đến hoạt động PTCV, bởi vì tất cả các hoạt động quản lýnói chung cũng như các hoạt động QTNL nói riêng đều chịu chi phối của triết lýquản lý của lãnh đạo cấp cap Triết lý quản lý được coi là kim chỉ nam cho mọi hoạtđộng của doanh nghiệp, vì vậy PTCV cũng bị chi phối bởi triết lý quản lý của lãnhđạo Trên thực tế, nếu người lãnh đạo nào hiểu rõ tầm quan trọng của PTCV vàquan tâm đúng mức đến chương trình PTCV thì chắc chắn PTCV sẽ được tiến hànhmột cách thống nhất bài bản và mang lại hiệu quả cao

1.4.2 Người quản lý trực tiếp

Sự ảnh hưởng của người quản lý trực tiếp thể hiện trên ba phương diện bởi

họ là một kênh cung cấp thông tin PTCV, đồng thời cũng là một kênh thẩm định độchính xác của thông tin do người THCV cung cấp Họ cũng chính là những người

áp dụng các văn bản kết quả PTCV vào trong công tác quản lý của mình

1.4.3 Cán bộ nhân sự

Có thể nói rằng chương trình PTCV sẽ không thể thành công nếu thiếu cán

bộ nhân sự có năng lực kiến thức chuyên môn về PTCV Bởi cán bộ nhân sự làngười lập ra kế hoạch PTCV, xây dựng chương trình PTCV đồng thời kết hợp cùng

với các phòng/ban chuyên môn trong doanh nghiệp cụ thể hóa phổ biến nội dungcủa văn bản kết quả PTCV, đưa các văn bản này vào sử dụng và theo dõi kiểm tra.

1.4.4 Người thực hiện công việc

Là người trực tiếp cung cấp thông tin về công việc của họ đang làm để xâydựng các văn bản của PTCV Trên thực tế, có nhiều người e ngại rằng PTCV có thểnhằm mục đích đánh giá xem người lao động có thể thực hiện công việc được côngviệc đó hay không? NLĐ đã sử dụng hết thời gian lao động chưa? từ đó có thể ảnhhưởng đến đánh giá thực hiện công việc và vấn đề lương thưởng Vì vậy, để giảmtránh được sự ảnh hưởng của các yếu tố này thì trước khi tiến hành phân tích, cán

bộ phân tích cần giải thích rõ mục đích, ý nghĩa của chương trình PTCV với toàn bộNLĐ trong doanh nghiệp

TIỂU KẾT CHƯƠNG 1

Trong chương 1 tác giả đã nghiên cứu cơ sở lý luận về phân tích công việc,quy trình phân tích công việc và tầm quan trọng của phân tích công việc, từ đó cóthể đánh giá chính xác thực trạng quy trình phân tích công việc tại Công ty TNHHĐiện Tử Foster Đà Nẵng