cách thiết kế, bố trí sắp xếp văn phòng làm việc của công ty cổ phần thế giới di động

KHOA KINH TẾ Học phần Quản trị văn phòng  TIỂU LUẬN MÔN QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG ĐỀ TÀI: THIẾT KẾ, BỐ TRÍ SẮP XẾP VĂN PHÒNG LÀM VIỆC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN THẾ GIỚI DI ĐỘNG Tòa nhà MWG-Lô T2

KHOA KINH TẾ Học phần Quản trị văn phòng



TIỂU LUẬN MÔN QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

ĐỀ TÀI: THIẾT KẾ, BỐ TRÍ SẮP XẾP VĂN PHÒNG LÀM VIỆC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN THẾ GIỚI DI

ĐỘNG

(Tòa nhà MWG-Lô T2-1.2, Đường D1, Khu Công Nghệ Cao, P Tân Phú, Quận 9 Thành phố Hồ Chí Minh)

GVHD :Th.S LÊ HỒNG LAM Tên : LÊ THỊ KIM HOA MSSV : 59130756

Lớp : 59-QTKD2

Khánh Hòa, ngày 9, tháng 1, năm 2021

MỤC LỤC LỜI MỞ

ĐẦU……… 1

CHƯƠNG 1 : TỔNG QUAN VỀ VĂN PHÒNG……… 2

1.1 Khái niệm văn phòng……….

……… 2

1.2 Chức năng chung của văn phòng doanh nghiệp ……….

……… 2

1.3 Tổ chức sắp xếp chỗ làm việc………….……….……….

……… 3

1.3.1 Mục đích………….……….……….

……… 3

1.3.2 Yêu cầu………….……….……….……….

……… 3

1.4 Các phương pháp bố trí văn phòng ………….……….

…… 4

1.4.1 Căn cứ vào sự liên kết về không gian giữa các bộ phận………….

……… 4

1.4.2 Căn cứ vào trình độ tập trung hóa công tác văn phòng………….

……… 4

CHƯƠNG 2 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY VÀ CÁCH THIẾT KẾ, BỐ TRÍ, SẮP XẾP VĂN PHÒNG LÀM VIỆC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN THẾ GIỚI DI ĐỘNG……… 5

2.1 Giới thiệu về công ty ……… ……… ……… ……… ……… …………

……… 5

2.1.1 Tầm nhìn……… ……… …….… ……… ……… …….

…… 6

2.1.2 Giá trị cốt lõi……… ……… ……… ……… ……… ……… ………

…… 6

2.2 Hoạt động kinh doanh……… ……… ……… ….….……… ……… ……

…… 7

2.3 Sơ đồ cơ cấu tổ chức……… ……… ……… ……… ……… ………

……… 7

2.4 Thiết kế, sắp xếp và bố trí văn phòng của Công ty Cổ phần Thế giới di

động……… 8

2.4.1 Khởi nguồn ý tưởng thiết kế văn phòng của Công ty cổ phần Thế giới di động 9

2.4.2 Bố trí, sắp xếp văn phòng làm việc của Công ty Cổ phần Thế giới di động … 10

CHƯƠNG 3 BÀI HỌC KINH

NGHIỆM……… 14

TÀI LIỆU THAM KHẢO

……… … 15

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 2.1 Trụ sở chính của Công ty Cổ phần Thế giới di

động……… 9

Hình 2.2 Một không gian bên trong văn phòng………

……… 11

Hình 2.3 Một góc văn phòng làm việc thiết kế xu hướng mở công ty………

… 12

Hình 2.4 Một không gian có thể sử dụng để làm việc nhóm, họp

nhanh……….12

Hình 2.5 Những khu vực dọc lối đi được tận dụng cho nhân viên thay đổi không khí làm

việc……… .… 13

Hình 2.6 Một quán cà phê nằm hẳn bên trong tòa nhà trụ sở chính Thế giới di

động……… 13

LỜI MỞ ĐẦU

Văn phòng là nơi đại diện cho mỗi cơ quan, tổ chức, có thể nói văn phòng là bộ mặt của cơ quan, tổ chức đó Biểu hiện của văn phòng sẽ thể hiện đẳng cấp của công ty, cơ quan, tổ chức Thế nên, văn phòng phải có cách trang hoàng sao cho vừa khoa học vừa thẩm mỹ tạo ấn tượng tốt đẹp trong mắt khách hàng, đối tác của cơ quan mình cũng như tạo cảm giác thoải mái, dễ chịu của chính những nhân viên trong cơ quan Hơn nữa, đối với nhiều doanh nhân, cách bố trí đó còn phải giúp cho công ty, cơ quan, tổ chức của họ gặp nhiều may mắn trong kinh doanh, tạo hòa khí sinh động, điều hòa, ấm

áp giữa các nhân viên làm việc trong cùng một văn phòng

Bố trí văn phòng phù hợp không những mang hứng thú trong công việc mà còn giúp văn phòng trở nên ấn tượng với khách hàng hoặc đối tác làm ăn Sắp xếp hài hòa trong văn phòng sẽ giúp tạo cảm giác hưng phấn và thoải mái trong khi làm việc Tùy vào từng diện tích phòng mà có những cách bài trí, sắp xếp khác nhau nhưng cần đảm bảo yếu tố thuận tiện và đạt tối đa công năng sử dụng Thông thường, văn phòng luôn hướng đến sự đơn giản nhưng sang trọng, tạo sự tinh tế, gần gũi đối với đối tác hay khách hàng Thiết kế văn phòng càng lẹ làng, trang nhã thì càng tôn lên nét sang trọng, độc đáo của phòng làm việc

Tìm hiểu cách vấn đề này giúp chúng ta nhận ra những điều hay cách thiết kế, bố trí và sắp xếp văn phòng sao cho phù hợp với doanh nghiệp mình Đó là lý do mà em quyết định chọn và tìm hiểu, nghiên cứu về đề tài thiết kế, bố trí và sắp xếp văn phòng của Công ty Cổ phần Thế giới di động

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ VĂN PHÒNG

1.1 Khái niệm văn phòng

Theo xu hướng phát triển chung của xã hội hiện nay, khái niệm “văn phòng” có thể được hiểu theo nghiêu nghĩa

Theo nghĩa hẹp, văn phòng là trụ sở – nơi làm việc của cơ quan, tổ chức Ví dụ: văn phòng Ủy ban nhân dân, văn phòng công ty, văn phòng đại diện, Theo nghĩa rộng, văn phòng là một bộ phận trong cơ cấu bộ máy làm việc của cơ quan, tổ chức Ví dụ: Văn phòng Tòa án, văn phòng Trường đại học…

Ngoài ra, văn phòng còn được hiểu là nơi làm việc của những người giữ chức vụ, quyền hạn nhất định Ví dụ: Văn phòng Thủ tướng, văn phòng Nghị sĩ,

Như vậy, văn phòng hiểu một cách đơn giản là nơi làm việc giấy tờ, nơi nào có tổ chức làm việc đều có nơi giao dịch giấy tờ đó là văn phòng

1.2 Chức năng chung của văn phòng doanh nghiệp.

Chức năng cơ bản của văn phòng doanh nghiệp là xử lý thông tin yểm trợ hành chính Công việc giấy tờ văn phòng theo thuật ngữ hiện đại được gọi là thu thập và xử lý thông tin Thực ra trong xã hội nói chung cũng như trong doanh nghiệp nói riêng chỗ nào có quan hệ giao tiếp, quan hệ làm việc là có thông tin

Xử lý thông tin không phải là chức nhân viên và đặc thù của văn phòng mà là xử lý thông tin yểm trợ

Thực ra vai trò quan trọng nhất của thông tin hành chính yểm trợ là góp phần vào việc điều hành và ra quyết định kịp thời, có hiệu quả của các cấp quản trị Có thể nói, thông tin yểm trợ của văn phòng mang ý nghĩ tư vấn – tham mưu Những thông tin đó kịp thời vạch ra những vấn đề của doanh nghiệp để nhà quản trị đưa ra những quyết định nhằm sản xuất kinh doanh,

Nói cách khác, văn phòng là đầu mối giao tiếp, là cổng tiếp nhận và cung cấp thông tin chính thức của cơ quan, tổ chức, là nơi tổ chức, thực hiện công tác tiếp khách của tổ chức Văn phòng cũng là đầu mối tiếp nhận phản hồi từ bên trong và bên ngoài cơ quan, là nơi cầu nối giữa lãnh đạo và các đơn vị, bộ phận cũng như toàn thể cán bộ, nhân viên của cơ quan, tổ chức Vì vậy, văn phòng cần xây dựng cho mình hình ảnh của sự tin cậy và có trách nhiệm cả ở bên trong cũng như bên ngoài cơ quan, tổ chức

1.3 Tổ chức sắp xếp chỗ làm việc

Tổ chức phòng làm việc là một vấn đề phức tạp Nó là sự kết hợp nhiều yếu tố thuộc các lĩnh vực nghiệp vụ, chuyên môn khác nhau như chọn màu sắc, ánh sáng, trang thiết bị, cách trang trí Đồng thời, một văn phòng được bài trí khoa học còn tạo cho nhân viên một cảm giác thoải mái, năng động và tích cực hơn, tạo hiệu quả công cao hơn

1.3.1 Mục đích

Việc tổ chức phòng làm việc phải xuất phát từ những mục đích nhất định Tùy theo nội dung, tính chất công việc và hoàn cảnh cụ thể của doanh nghiệp mà mục đích này hay mục đích khác được nhấn mạnh, nhưng nói chung đều phải xuất phát từ những mục đích chủ yếu dưới đây:

- Tạo sự thoải mái cho nhân viên nhằm khai thác tối đa năng lực làm việc của

nhân viên, nâng cao hiệu quả công việc

- Thuận tiện cho việc tiếp khách, tạo ấn tượng tốt cho khách, đối tác của cơ quan

tổ chức

- Bảo đảm giữ bí mật văn bản, tài liệu của cơ quan, tổ chức.

1.3.2 Yêu cầu

- Sử dụng hiệu quả diện tích phòng làm việc, tiết kiệm chi phí

- Tạo điều kiện thuận lợi nhất cho việc thu thập và xử lý thông tin

- Giảm thiểu thời gian di chuyển qua lại giữ các bộ phận của văn phòng

- Tạo môi trường thích hợp cho công việc của nhân viên văn phòng nhằm giúp nhân viên hoàn thành công việc với năng suất lao động cao nhất

- Tiết kiệm chi phí lắp đặt

- Tuân thủ các quy tắc về an toàn kỹ thuật và an toàn lao động,

1.4 Các phương pháp bố trí văn phòng

1.4.1 Căn cứ vào sự liên kết về không gian giữa các bộ phận

1.4.1.1 Văn phòng bố trí theo không gian đóng

Văn phòng được chia ra làm nhiều phòng nhỏ riêng biệt

Ưu điểm : của cách bố trí văn phòng thu nhỏ này là bảo mật trong công việc, đảm bảo

sự riêng tư của nhân viên đặc biệt là sự riêng tư về mặt giới tính, tín ngưỡng, tôn giáo… Đồng thời, cách bố trí văn phòng truyền thống này rất phù hợp với công việc đòi hỏi tập trung cao

Tuy nhiên, phương pháp bố trí văn phòng theo không gian đóng có nhược điểm là cửa

và tường chiếm nhiều diện tích gây lãng phí về không gian văn phòng, tăng chi phí điện thiết bị văn phòng, khó kiểm tra nhân viên về thời gian lao động

1.4.1.2 Văn phòng bố trí theo không gian mở

Hiện nay, theo xu hướng hành chính, phần lớn cơ quan tổ chức, đặc biệt là các tổ chức kinh tế thường bố trí văn phòng theo không gian mở Bộ phận văn phòng được bố trí làm việc trong một hoặc hai phòng lớn Bàn làm việc của nhân viên được bố trí liền kề nhau tạo thành một hệ thống văn phòng xuyên suốt

Ưu điểm của cách bố trí văn phòng theo không gian mở là tận dụng tối đa diện tích không gian văn phòng, tiết kiệm chi phí điện, thiết bị văn phòng : dễ giám sát quản lí nhân viên trong công việc

Tuy nhiên nhược điểm của phương thức bố trí này là không đảm bảo sự riêng tư của các nhân viên, không phù hợp với công việc cần tập trung cao

1.4.2 Căn cứ vào trình độ tập trung hòa công tác văn phòng.

1.4.2.1 Văn phòng bố trí theo hướng phân tán

Tất cả các bộ phận của văn phòng đều bố trí nhân viên, trang thiết bị để thực hiện các dịch vụ như : đánh máy, phô tô tài liệu, xử lý văn bản, lưu trữ văn bản Cách bố trí này hiện nay đang được áp dụng khá phổ biến vì nó nâng cao tính chủ động cho các bộ phận, bảo đảm phục vụ kịp thời, tiết kiệm thời gian chờ đợi Tuy nhiên bố trí theo kiểu này cũng

gặp hạn chế: có thể không sử dụng hết công suất của thiết bị, năng lực của nhân viên văn phồng (nếu không bố trí kiêm nhiệm), do đó chi phí văn phòng sẽ lớn

1.4.2.2 Văn phòng bố trí theo hướng tập trung

Văn phòng tập trung theo địa bàn: Các hoạt động hồ sơ, văn thư đều phải tập trung vào một địa điểm duy nhất đó là phòng hành chính, dưới quyền quản lý của nhà quản trị hành chính

+ Ưu điểm: Dễ bố trí và sắp xếp nhân sự, dễ kiểm tra, dễ trung trang thiết bị và đơn giản thủ tục

+ Nhược điểm: Khó chuyên môn hoá, công việc thiếu chính xác do thiếu quan tâm đến tầm quan trọng của từng loại công việc Trì trệ do chuyển giao công việc

Văn phòng tập trung theo chức năng: Các hoạt động hành chính vẫn đặt tại địa điểm của các bộ phận chuyên môn của nó nhưng phải được đặt dưới quyền phối hợp, tiêu chuẩn hoá và giám sát của nhà quản trị hành chính

+ Ưu điểm: Thu hút được nhiều chuyên viên vào công tác quản lý Các chuyên viên này sẽ tham mưu (cố vấn) cho nhà quản trị hành chính về các hoạt động hành chính văn phòng cho từng bộ phận chuyên môn

+ Nhược điểm: Dễ vi phạm chế độ một thủ trưởng nghĩa là lấn quyền các cấp quản trị chuyên môn Loại hình này áp dụng cho hầu hết các doanh nghiệp

CHƯƠNG 2 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY VÀ CÁCH THIẾT KẾ, BỐ TRÍ, SẮP XÉP VĂN PHÒNG LÀM VIỆC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN THẾ GIỚI DI ĐỘNG

2.1 Giới thiệu về công ty

Thế giới di động (Thegioididong.com) được thành lập từ 2004 là chuỗi bán lẻ thiết bị

di động có thị phần số 1 Việt Nam với hơn 1000 siêu thị hiện diện tại 63 tỉnh thành trên khắp Việt Nam

Năm 2007, Công ty thành công trong việc kêu gọi vốn đầu tư của Mekong Capital và phát triển nhanh chóng về quy mô, đạt 40 cửa hàng vào năm 2009

Cuối năm 2010, Thế giới di động mở rộng lĩnh vực kinh doanh sang ngành hàng điện

tử tiêu dùng với thương hiệu Dienmay.com ( nay đổi thành Dienmayxanh.com ) Tới cuối năm 2012, Thế giới di động có tổng cộng 220 cửa hàng tại Việt Nam

Tháng 5/2013, Thế giới di động nhận đầu tư của Robert A Willett- cựu CEO BestBuy International và công ty CDH Electric Bee Limited

Năm 2017, Công ty cổ phần Thế giới di động tiến hành phi vụ sáp nhập và mua lại hệ thống bán lẻ điện máy Trần Anh Tháng 10, 2018, phi vụ sáp nhập hoàn thành Tổng cộng 34 siêu thị Trần Anh sẽ được gỡ bỏ tên và thay bằng biển hiệu Điện máy Xanh, website của Trần Anh cũng đã chuyển hướng hoạt động về dienmayxanh.com

Tháng 3/2018 Thế Giới Di Động mua lại 40 % vốn của chuỗi dược phẩm Phúc An Khang Sau đó đổi tên Thành Nhà Thuốc An Khang

2.1.1 Tầm nhìn

MWG 2020 là tập đoàn bán lẻ đa ngành hàng hùng mạnh nhất, có vị thế số 1 trong lĩnh vực thương mại điện tử

MWG liên tục cải tiến mang đến cho Khách hàng trải nghiệm thú vị và hài lòng nhất dựa trên nền tảng văn hóa đặt Khách Hàng làm trọng tâm và Integrity

MWG mang đến cuộc sống sung túc cho nhân viên, lợi nhuận cao cho nhà đầu tư dài hạn và đóng góp phúc lợi cho cộng đồng

2.1.2 Giá trị cốt lõi

- Tận tâm với Khách hàng

- Làm đúng cam kết và nhận trách nhiệm

- Yêu thương và hỗ trợ đồng đội

- Trung trực về tiền bạc và các mối quan hệ

- Máu lửa trong công việc

2.2 Hoạt động kinh doanh

Tính đến thời điểm tháng 11 năm 2017, Công ty Thế giới di động đã mở thêm

668 siêu thị mới, với 17 siêu thị thegioididong.com, 351 siêu thị Điện Máy Xanh và

200 siêu thị Bách hóa Xanh Kết quả này đưa tổng số siêu thị đang hoạt động của công

ty lên 1.923 siêu thị, tăng hơn 50 % so với thời điểm đầu năm Cũng trong 11 tháng của năm 2017, doanh thu của hệ thống đạt gần 59.000 tỷ đồng.Sang đến năm 2018, con số tổng cửa hàng đã lên đến 2.160 cửa hàng, có mặt trên tất cả 63 tỉnh thành

2.3 Sơ đồ cơ cấu tổ chức

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần thể giới di động bao gồm nhiều cấp bậc Đối với riêng từng khối sẽ có Giám Đốc của Khối, tiếp đó là các Trưởng Bộ Phận, dưới trưởng bộ phận là các nhân viên

Thế giới di động có cấu trúc phân bổ theo loại hình địa lý:

- Hội đồng quản trị do Đại hội đồng tín nhiệm bầu ra, là cơ quan quản lý toàn bộ mọi hoạt động của công ty, các kế hoạch, chiến lược sản xuất và kinh doanh trong nhiệm kì của mình

- Ban giám đốc sẽ chịu trách nhiệm về các hoạt động của công ty trước Hội đồng quản trị và pháp luật hiện hành, quyết định chủ trương, mục tiêu, chiến lược và chính sách của công ty, đồng thời giám sát và kiểm tra tất cả các hoạt động về sản xuất kinh doanh đầu tư của công ty Mỗi đơn vị Giám đốc được ủy thác cho một phòng ban Trong đó, mỗi phòng ban là đơn vị kinh doanh riêng

Dưới đây là sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Thế giới di động

2.4 Thiết kế, sắp xếp và bố trí văn phòng của Công ty Cổ phần Thế giới di động

Sau nhiều năm “đóng đô” ở một tòa nhà văn phòng lớn tại Tân Bình (TP.HCM), Thế Giới Di Động vừa chính thức chuyển sang trụ sở mới nằm bên trong Khu Công nghệ cao (Quận 9, TP.HCM)

Đại Hội Đồng Cổ Đông

Tổng Giám Đốc

Khối Siêu Thị

Khối Tài chính

- Kế toán

Khối hậu cần

Khối bán hàng Online

Khối Công nghệ thông tin

Khối Marketing

Khối phát triển DN

Khối chăm sóc KH

Khối Hành chính- Nhân sự

Hình 2.1 Trụ sở chính của Công ty Cổ phần thế giới Di động

2.4.1 Khởi nguồn ý tưởng thiết kế văn phòng của Công ty cổ phần Thế giới di động

2.4.1.1 Thiết kế lấy “ con người ” làm trung tâm phục vụ

Văn phòng là nơi tạo cảm hứng phấn khởi, giúp cho nhân viên thỏa sức sáng tạo, say mê làm việc với các ý tưởng mới, giải quyết công việc một cách nhanh chóng

và hiệu quả hơn Do đó, việc lấy CON NGƯỜI làm trung tâm là vấn đề mà Thế giới di động rất quan tâm khi bắt đầu lên ý tưởng về dự án này

2.4.1.2 Khởi nguồn từ câu chuyện kỳ lạ: “Con số 6 may mắn”

Lấy ý tưởng khởi nguồn từ chính câu chuyện kì lạ được hình thành dựa trên quá trình thành lập tập đoàn MWG (Thế Giới Di Động) theo con số 6 may mắn Dù vô tình hay cố ý thì con số 6 may mắn chắc chắn trính nhà thông điệp may mắn mang lại trong suốt hành trình hoạt động trong nhiều năm qua của Thế Giới Di Động

- 6 công ty thành viên (TGDĐ, ĐMX, BHX, Vuivui, Trần Anh, An Khang)

- 6 vùng miền quản lý trải dài trên khắp cả nước (Miền Bắc, Miền Trung, Cao Nguyên, Tp HCM, Miền Đông, Miền Tây)