PDCA được đưa ra như là các bước công việc tuần tự cần tiến hành của việc quản trị nhằm duy trì chất lượng hiện có, ngày nay nó là một trong những công cụ quan trọng không thể thiếu tron
Trang 1MÔN HỌC: QUẢN TRỊ CHẤT LƯỢNG
LỚP: 60QTKD-3
GVHD: PHẠM THỊ THANH BÌNH
DANH SÁCH THÀNH VIÊN:
1 NGUYỄN TRÚC UYÊN (59133036)
2 NGUYỄN THỊ KIM NGÂN (59131550)
3 TRẦN THỊ HỒNG NGỌC (60136298)
4 NGUYỄN THANH THẢO (59132299)
5 VŨ TẤN PHÁT (61132671)
6 NGUYỄN PHƯƠNG THẢO (60136905)
7 NGUYỄN CAO QUỲNH GIANG (59134137)
8 VŨ THỊ TUYẾT (61131484)
BÀI TẬP NHÓM:
MÔN QUẢN TRỊ CHẤT LƯỢNG
BÀI 1: Sử dụng sơ đồ nhân quả để phân tích các nguyên nhân gây ra chất lượng hoạt động nhóm kém hiệu quả.
Trang 2BÀI 2: Sử dụng công cụ PDCA để lập kế hoạch cải tiến chất lượng hoạt động
nhóm.
PDCA được đưa ra như là các bước công việc tuần tự cần tiến hành của việc quản trị nhằm duy trì chất lượng hiện có, ngày nay nó là một trong những công cụ quan trọng không thể thiếu trong các hệ thống quản lý (ISO 9001; ISO 14001…) Chu trình PDCA đề cập đến công việc theo tiến trình vận động của nó chứ không đề cập đến các vấn đề cụ thể tại các thời điểm cụ thể Tùy theo các tình huống
cụ thể, người ta tìm cách vận dụng chu trình PDCA một cách thích hợp
Chu trình PDCA: lập kế hoạch - thực hiện - kiểm tra - điều chỉnh (Plan-Do-Check-Act) với các nội dung có thể tóm tắt như sau:
Bước 1: Lập kế hoạch định hướng và phương pháp mục tiêu (Plan):
a) Lập kế hoạch, định hướng:
+ Chính sách, mục tiêu của mỗi doanh nghiệp cần được xác định bởi ban lãnh đạo, dựa trên sự tổng hợp, phân tích dữ liệu, thông tin Không xác định được chính sách, mục tiêu thì tổ chức không thể xác định được những nhiệm vụ của nó Các nhiệm vụ được xác định rõ ràng sẽ giúp các bộ phận trong tổ chức hoạt động có định hướng + Chính sách, mục tiêu sau khi được xác định thì các nhiệm vụ phải được lượng hóa (khối lượng, tiêu chuẩn, thời hạn hoàn thành…) bằng các con số và chỉ tiêu cụ thể; phân công, giao cho các thành viên ở từng vị trí với các nội dung công việc phù hợp
b) Phương pháp đạt mục tiêu:
Sau khi đã xác định được mục tiêu và nhiệm vụ cần phải lựa chọn phương pháp, cách thức để đạt mục tiêu đó một cách tốt nhất, hiệu quả nhất Mọi người cần thiết phải hiểu rõ cách thức để làm chủ nó, đồng thời xây dựng phương pháp giải quyết vấn đề một cách tốt hơn nhằm nâng cao chất lượng công việc, chất lượng sản phẩm
Bước 2: Đưa kế hoạch vào thực hiện (Do):
Sau khi đã xác định nhiệm vụ và chuẩn hóa các phương pháp để hoàn thành nhiệm vụ đó, người ta tổ chức bước thực hiện công việc Nhưng trong thực tế công việc, nhiều khi các quy định, quy chế chưa đáp ứng hay phù hợp hoàn toàn với các vấn đề phát sinh Vậy nên, nếu tuân theo cá quy định, quy chế một cách máy móc thì các điểm không phù hợp vẫn tồn tại hoặc phát sinh Như vậy, cần phải cải tiến, đổi mới, cập nhật các quy định, quy chế và chỉ có ý thức, trình độ, kinh nghiệm của người thừa hành thì kế hoạch thực hiện mới thành công Nguyên tắc tự nguyện và tính sáng tạo của mỗi thành viên trong tổ chức là một tác nhân không thể thiếu để luôn luôn cải tiến, nâng cao hiệu quả công việc ở từng bộ phận nói riêng và của tổ chức nói chung
Trang 3Bước 3:Dựa theo kế hoạch để kiểm tra kết quả thực hiện (Check):
Trong quản lý chất lượng điều không thể thiếu là công tác kiểm tra kết quả thực hiện Nhằm phát hiện những điểm chưa phù hợp/ sai/ thiếu để còn có cơ sở cho công tác quản lý tiếp theo Các yếu tố chủ quan, khách quan có ảnh hưởng trực
tiếp/gián tiếp đến kết quả thực hiện được xem xét và phân tích chuyên sâu
Bước 4: Thực hiện những quản trị thích hợp (Act):
Khi thực hiện những tác động điều chỉnh, điều quan trọng là phải áp dụng những biện pháp để tránh lặp lại những điều chưa phù hợp đã phát hiện, cần loại bỏ được các yếu tố nguyên nhân đã gây nên những điều đó Phòng ngừa và khắc phục là hai hành động cần thiết để áp dụng trong các biện pháp quản lý
Áp dụng công cụ PDCA để lập kế hoạch cải tiến chất lượng hoạt động nhóm Bước 1: Lập kế hoạch định hướng và phương pháp mục tiêu (Plan):
a) Lập kế hoạch, định hướng:
Ở bước này nhóm trưởng là người rất quan trọng, đứng đầu nhóm và đưa ra những quy định cũng như nhiệm vụ cụ thể cho từng cá nhân trong nhóm.Ví dụ như sau:
Các thành viên trong nhóm sẽ nêu lên những ý kiến cũng như quan điểm của mình về một nội dung cụ thể làm nhóm nào đó Sau đó nhóm trưởng sẽ thông qua các
ý kiến đó sẽ đưa ra một hướng đi cho bài nhóm một cách chính xác nhất
b) Phương pháp đạt mục tiêu:
Tại đây thì mục tiêu chung cho nhóm chính là làm sao để đưa ra một kết quả bài nhóm tốt nhất Sau đó là lực chọn phương pháp để làm việc nhóm một cách hiệu quả nhất Cụ thể như sau:
Tùy vào nội dung làm bài nhóm sẽ phân công cho các thành viên Phân công xen kẽ những cá nhân nổi trội với những cá nhân kém hơn để có sự phối hợp cũng như giúp đỡ nhau Sẽ có giới hạn thời gian cho từng nhiệm vụ
Bước 2: Đưa kế hoạch vào thực hiện (Do):
Sau khi đã xác định nhiệm vụ và chuẩn hóa các phương pháp để hoàn thành nhiệm vụ đó, sẽ thực hiện công việc các thành viên sẽ có nhiệm vụ cụ thể riêng cho mình Bắt buộc phải thực hiện chúng, nếu có thắc mắc cũng như cần sự giúp đỡ của nhóm trưởng hoặc các thành viên khác thì luôn sẵn sang giúp đỡ để đạt cho kết quả nhóm một cách tốt nhất phải hoàn thành bài trước thời hạn thời gian mà nhóm đưa ra
Sẽ áp dụng những quy định đã đề ra đầu tiên khi làm việc nhóm Có khen thưởng cho những các nhân hoàn thành xuất sắc, bên cạnh đó thì phê phán những cá nhân trì truệ, không hoàn thành bài nhóm
Trang 4Bước 3: Dựa theo kế hoạch để kiểm tra kết quả thực hiện (Check):
Sau khi các thành viên trong nhóm hoàn thành nhiệm vụ thì cả nhóm sẽ họp
và xem xét từng kết quả của các thành viên Từng thành viên sẽ đưa ra ý kiến với bài làm của các bạn trong nhóm, nhận xét và bổ sung để có một bài nhóm tốt nhất
Trong nội dung cuộc họp sẽ có những ý kiến trái chiều, kiểm tra những sai sót, các khó khăn thách thức trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của mỗi thành viên trong nhóm
Xác định những khó khăn, sai sót trong quá trình thực hiện xuất phát từ những nguyên nhân nào Mỗi lỗi sai sẽ có những nguyên nhân khác nhau
Bước 4: Thực hiện những quản trị thích hợp (Act):
Khi đã tập hợp được những lỗi sai, khó khăn của các thành viên thì nhóm trưởng có nhiệm vụ tập hợp rồi đưa ra những biện pháp và tiến hành sửa sửa lỗi đối với từng vấn đề Đưa ra các giải pháp tối ưu nhất
Sau khi có các giải pháp tối ưu nhất thì nhóm sẽ lập một kế hoạch cải tiến xem kết quả có đạt được mục tiêu
BÀI 3: Chọn một quy trình hoạt động của trường Đại học Nha Trang (đã công
bố trên website của trường) và mô tả lại bằng công cụ lưu đồ Trong thực tế, quy trình này có được thực hiện đúng như vậy không? Theo em, quy trình này có bước nào không cần thiết không? Nếu có thì đó là bước nào và tại sao? Theo em,
có cần phải bổ sung thêm bước nào vào quy trình không? Tại sao?
1/ Chọn một quy trình hoạt động của trường Đại học Nha Trang (đã công bố trên website của trường) và mô tả lại bằng công cụ lưu đồ.
Hoạt động : Triển khai học tập trực tuyến trên quy mô toàn Trường để đảm
bảo công tác phòng chống dịch bệnh Covid-19
Trang 5 Lưu đồ:
Trang 62/ Trong thực tế, quy trình này có được thực hiện đúng như vậy không?
Trong thực tế quy trình giảng dạy này đã được Trường Đại học Nha Trang thực hiện rất tốt trong thời gian vừa qua, cụ thể là công cụ E-learning đã được nhà trường nghiên cứu và duy trì từ trước cho nên việc triển khai học tập trực tuyến
đã diễn ra rât suôn sẻ, góp phần đảm bảo công tác đào tạo được thực hiện theo đúng kế hoạch Học kỳ II, năm học 2019 – 2020 Hơn nữa hoạt động này đã trở thành một trong những điểm nhấn của Trường Đại học Nha Trang trong năm 2020
3/ Theo em, quy trình này có bước nào không cần thiết không?Nếu có thì đó là bước nào và tại sao?
Những bước trong quy trình này là những bước cơ bản, hoàn thiện và bổ xung cho nhau Khi quy trình này được đưa vào triển khai thực hiện rất hiệu quả và không xảy ra sai sót Với quy trình dạy và học nhà trường luôn trong trạng thái sẵn sàng ứng phó trong trường hợp dịch Covid kéo dài Sau khi đưa vào triển khai hiệu quả nhà trường đã đưa phương thức giảng dạy online thành phương thức dạy và học chính thức của nhà trường
Trang 74/ Theo em, có cần phải bổ sung thêm bước nào vào quy trình không?Tại sao?
Phòng đào tạo phối hợp cùng với phòng công nghệ thông tin phối hợp hổ trợ giảng viên thông báo, mở lớp, tổ chức theo dõi, giám sát, hỗ trợ các lớp học online
Bước này cần được bổ xung để triển khai thực hiện kế hoạch giảng dạy trực tuyến
Kiểm tra, yêu cầu khai báo y tế, quá trình đi lại đối với những giảng viên, học sinh tham gia giảng dạy và học tập tại nhà trường Trường hợp có biểu hiện bất thường (nhiệt độ cao > 38 độ trở lên, từng duy chuyển trong vùng dịch, ) phải kiểm tra, không được vào trường đi khám tại các cơ sở y tế và bổ sung kết quả mới được tiếp tục học tại trường
Cần bổ xung bước này khi thực hiện tổ chức dạy và học tại trường để kiểm soát
và hạn chế tối đa tránh lây nhiễm dịch bệnh cho nhiều người
BÀI 4: THIẾT KẾ MỘT BIẺU MẪU ĐỂ KIỂM TRA TÌNH TRẠNG THAM GIA LỚP HỌC CỦA SINH VIÊN NHẰM PHỤC VỤ CHO CÔNG TÁC QUẢN
LÝ CHẤT LƯỢNG ĐÀO TẠO CỦA NHÀ TRƯỜNG
PHIẾU KHẢO SÁT SINH VIÊN VỀ HOẠT ĐỘNG THAM GIA HỌC TẬP TẠI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NHA TRANG
1/ Họ và tên: 2/ Lớp hành chính:… 3/ Giới tính: ○ Nam ○ Nữ
4/ Xếp loại học lực của anh (chị) trong học kỳ vừa qua (nếu có):
○ Giỏi ○ Khá ○ Trung bình khá ○ Trung bình ○ Yếu 5/ Điểm TB:
○ <1 ○ 1 - 2 ○ 2 – 3 ○ 3 - 4
(Chú ý: SV không cần ghi tên của mình trong phiếu này)
Trang 8Hãy đọc kĩ các câu sau và ghi dấu cộng (+) vào phương án trả lời phù hợp với ý kiến của riêng anh (chị).
II/ ĐÁNH GIÁ HOẠT ĐỘNG THAM GIA LỚP HỌC
A/ Hoàn toàn đúng: B/ Đúng: C/ Gần đúng: D/ Chưa chính xác:
STT Hoạt động học tập A B C D E
1 Bạn học trên 35 tín chỉ ?
2 Bạn học từ 25-35 tín chỉ?
3 Bạn học từ 10-25 tín chỉ?
4 Bạn chưa bao giờ không giờ lên lớp?
5 Bạn thỉnh thoản không giờ lên lớp?
6 Bạn thường xuyên không lên lớp?
7 Các giờ học trên lớp đều đạt chất lượng
8 Các giờ học trên lớp đa phần đạt chất lượng
9 Các giờ học trên lớp chưa đạt chất lượng
10 Sự sắp xếp lịch học là phù hợp?
11 Sự sắp xếp lịch học là chưa phù hợp?
12 Sự sắp xếp lịch học là hoàn toàn chưa phù
hợp
II/ Ý KIẾN KHÁC
1/Bạn thấy lịch học tập như thế nào?
… 2/ Đề suất ý kiến đóng góp
…