NỘI DUNG
CƠ SỞ LÝ THUYẾT CỦA ĐỀ TÀI
1.1 GIỚI THIỆU HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU
Thông tin đóng vai trò là tài nguyên quý giá trong tổ chức Phần mềm máy tính là công cụ hữu hiệu để xử lý thông tin, trong khi hệ quản trị cơ sở dữ liệu là giải pháp phổ biến giúp lưu trữ và trích xuất thông tin một cách hiệu quả.
Hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ hiện nay là phổ biến và được hỗ trợ bởi nhiều nhà cung cấp phần mềm Hiệu quả của ứng dụng phụ thuộc vào chất lượng tổ chức dữ liệu Các tiến bộ trong kỹ thuật và xử lý cơ sở dữ liệu mang đến cơ hội sử dụng thông tin một cách linh hoạt và hiệu quả khi dữ liệu được tổ chức và lưu trữ trong cấu trúc quan hệ.
Cơ sở dữ liệu là tập hợp các tệp tin được tổ chức theo dạng cột và hàng, trong đó mỗi cột, hay còn gọi là trường (field), chứa các dữ liệu có cùng tính chất Mỗi hàng, hay bản ghi (record), lưu trữ thông tin của một đơn vị dữ liệu cụ thể.
Hệ quản trị cơ sở dữ liệu cần đảm bảo rằng dữ liệu luôn sẵn có, duy trì tính toàn vẹn, bảo mật an toàn và đảm bảo độc lập cho dữ liệu.
1.2 CÔNG CỤ ĐỂ PHÁT TRIỂN PHẦN MỀM
Hệ quản trị CSDL Microsoft Access:
Giao diện chính của CSDL Microsoft Access
Một hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ bao gồm:
Một giao diện thân thiện người dùng
Những trình tiện ích báo cáo
Những công cụ hoàn hảo giúp quản trị và thao tác trên các cơ sở dữ liệu một cách trực quan, tiện dụng và hiệu quả
Giao diện người dùng của Access được thiết kế với các cửa sổ mở bên trong cửa sổ chính, bao gồm các công cụ quản lý cơ sở dữ liệu như Tables (bảng), Queries (truy vấn), Forms (mẫu) và Reports (báo cáo), mỗi đối tượng sẽ được hiển thị trong một cửa sổ riêng.
Tables là thành phần cơ bản trong Access để xây dựng cơ sở dữ liệu, bao gồm tên bảng, các trường dữ liệu với nhiều loại giá trị khác nhau như văn bản và số, cùng với các bản ghi và trường khóa Các bảng này có mối liên hệ chặt chẽ với nhau.
Queries là công cụ xử lý dữ liệu quan trọng trong Access, với 7 loại queries tương ứng với các phương pháp xử lý dữ liệu khác nhau mà Access có thể thực hiện.
Select Queries : dùng để trích, lọc, kết xuất dữ liệu
Total Queries : dùng để tổng hợp dữ liệu
Crosstab Queries : dùng để tổng hợp dữ liệu theo tiêu đề dòng và cột dữ liệu
Maketables Queries : dùng để lưu kết quả truy vấn, tìm kiếm ra bảng phục vụ công tác lưu trữ lâu dài
Delete Queries : dùng để loại bỏ các dữ liệu hết hạn
Update Queries : dùng để cập nhật dữ liệu
Ngoài ra còn có Append Queries
Các tập tin CSDL sử dụng để xây dựng chương trình được thiết kế bằng
KHẢO SÁT, PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG
KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG
2.1.1 Xác định yêu cầu phần mềm:
- Giao diện dễ sử dụng đối với người dùng
- Tiết kiệm chi phí và sức lao động tối đa
- Giảm tối thiểu thời gian quản lý và tuyệt đối chính xác
- Báo cáo rõ ràng nhanh chóng mọi lúc
- Có thể cập nhật hàng ngày
- Tạo sự yên tâm cho khách hàng vì phương pháp thanh toán chuyên nghiệp và khoa học tuyệt đối chính xác
- Ban giám đốc: Gồm một giám đốc điều phối toàn bộ hoạt động của công ty và đưa ra các quyết định cuối cùng
- Bộ phận kế toán: làm nghiệp vụ kế toán - quản lý việc thu chi của Công ty
- Bộ phận quản lý kho hàng: làm nghiệp vụ quản lý xuất- nhập hàng hoá vào trong kho
- Bộ phận quản lý hàng hoá được chia theo các nhóm hàng như: Máy tính & linh kiện, Laptop, Máy in các loại Trong mỗi một nhóm hàng :
Bộ phận thu ngân có nhiệm vụ tính tiền cho khách hàng, lập hóa đơn mua hàng và cập nhật dữ liệu vào cơ sở dữ liệu khi khách yêu cầu thanh toán.
Bộ phận quản lý kho hàng
Bộ phận quản lý hàng hoá
Bộ phận quản lý nhân sự
Bộ phận thống kê, báo cáo
Bộ phận thống kê và báo cáo cần theo dõi tình hình mua bán và doanh thu của công ty để cung cấp thông tin cho ban giám đốc Việc báo cáo được thực hiện định kỳ hàng tháng, hàng quý, và đôi khi cũng có báo cáo đột xuất theo yêu cầu.
- Bộ phận quản lý nhân sự: làm nghiệp vụ quản lý nhân viên
- Bộ phận bảo vệ: Kiểm tra, bảo vệ an ninh của công ty
2.1.3 Mô tả các hoạt động chính của Công ty TNHH Ngọc Tiến:
Khách hàng tại Công ty TNHH Ngọc Tiến thực hiện mua sắm bằng cách tìm hiểu thông tin sản phẩm qua sự tư vấn của nhân viên Sau khi lựa chọn hàng hóa, khách hàng sẽ mang sản phẩm đến quầy thu ngân để thanh toán Sau khi hoàn tất giao dịch, khách hàng sẽ nhận được hóa đơn theo yêu cầu.
Hoạt động quản lý bán hàng tại quầy thu ngân diễn ra khi khách hàng yêu cầu thanh toán Nhân viên thu ngân có trách nhiệm tiếp nhận yêu cầu, lập hóa đơn thanh toán, in hóa đơn cho khách và lưu trữ hóa đơn để đảm bảo quy trình thanh toán được thực hiện chính xác và hiệu quả.
- Hoạt động nhập hàng: Do tổ quản lý nhập hàng thuộc bộ phận quản lý kho hàng chịu trách nhiệm, tổ quản lý nhập hàng làm nhiệm vụ:
+ Tiếp nhận hàng hoá từ nhà cung cấp lập phiếu nhập hàng hoá In phiếu phân loại hàng hoá theo chủng loại hàng, theo loại hàng, theo đơn vị
Nhân viên kỹ thuật sẽ nhập thông tin hàng hóa vào kho, bao gồm giá bán, ngày sản xuất, thông số kỹ thuật, nguồn gốc sản xuất, thông tin nhà sản xuất, hạn sử dụng, số lượng nhập, đơn vị tính và ngày nhập.
- Việc nhập hàng hoá: Mặt hàng mới nhập về sẽ được nhân viên quản lý
Bộ mã bán hàng là hợp đồng pháp lý giữa Công ty TNHH Ngọc Tiến và người tiêu dùng, trong đó mỗi sản phẩm kinh doanh được gán một mã số riêng biệt.
Mã bán hàng có độ dài khoảng 13 ký tự theo cấu trúc mã vạch quốc tế được sử dụng cho những mặt hàng không có mã vạch hoặc mã vạch không đáng tin cậy Đối với những sản phẩm này, Công ty sẽ sử dụng mã nội bộ với chiều dài 8 ký tự làm mã bán hàng.
Bộ phận quản lý xuất hàng chịu trách nhiệm tiếp nhận yêu cầu xuất hàng từ bộ phận mặt hàng cũng như yêu cầu trả hàng từ nhà cung cấp, đồng thời kiểm tra số lượng hàng tồn trong kho để đảm bảo quy trình xuất hàng diễn ra hiệu quả.
Nếu còn hàng, hãy lập phiếu xuất hàng và xuất hàng lên quầy Tiến hành sắp xếp hàng hóa trên quầy và cập nhật số lượng tồn kho của mặt hàng đó Cuối cùng, in và lưu trữ phiếu xuất hàng để quản lý tốt hơn.
+ Nếu hết hàng: Thông báo với bộ phận quản lý hàng hoá của ngành hàng đó để họ có kế hoạch đặt hàng với nhà cung cấp
Hoạt động kiểm kê và sắp xếp hàng hoá trên quầy được thực hiện bởi nhân viên quản lý hàng hoá, có nhiệm vụ kiểm tra số lượng và chất lượng hàng hoá Họ tiếp nhận yêu cầu kiểm kê, lập báo cáo và lưu trữ phiếu kiểm kê Khi số lượng hàng hoá trên quầy giảm, họ sẽ yêu cầu bộ phận xuất hàng bổ sung hàng lên quầy.
Bộ phận thống kê, báo cáo có trách nhiệm tiếp nhận yêu cầu từ ban giám đốc để thực hiện hoạt động thống kê Họ lựa chọn tiêu chí thống kê phù hợp, thu thập thông tin về hàng hóa, bao gồm số lượng hàng nhập, xuất, kiểm tra tồn kho trên quầy và số lượng bán được Dựa trên thông tin này, bộ phận sẽ tính toán số lượng tồn thực tế và doanh thu bán hàng của Công ty, sau đó lập và in báo cáo thống kê.
Bộ phận quản lý nhân sự chịu trách nhiệm về các hoạt động quản lý, bao gồm lập kế hoạch nhân sự, tuyển dụng, bố trí nhân sự, đánh giá hiệu suất và trả lương.
PHÂN TÍCH THIẾT KẾ
Mỗi phương pháp luận và ngôn ngữ mô hình hóa đều có hệ thống ký hiệu, phương pháp xử lý và công cụ hỗ trợ riêng, dẫn đến cuộc tranh luận về phương pháp nào là tốt nhất Cuộc tranh luận này không có câu trả lời rõ ràng, vì mỗi phương pháp đều có những ưu điểm và nhược điểm riêng Do đó, các nhà phát triển phần mềm có kinh nghiệm thường kết hợp các yếu tố này để đạt hiệu quả tối ưu.
Sự khác biệt giữa các phương pháp mô hình hóa đối tượng gần như không đáng kể và theo thời gian, chúng đã hòa quyện và bổ sung cho nhau Nhận thấy thực tế này, các tiên phong trong lĩnh vực mô hình hóa đã quyết định hợp tác để tích hợp những điểm mạnh của từng phương pháp, từ đó phát triển một mô hình thống nhất cho công nghệ phần mềm.
Yêu cầu chính là xây dựng một tập hợp chuẩn hóa các ký hiệu và sơ đồ để đánh giá sức mạnh của từng phương pháp cho ứng dụng cụ thể Ba công trình tiên phong, do James Rumbaugh, Grady Booch và Ivar Jacobson lãnh đạo, đã hướng tới mục tiêu này Những nỗ lực này đã dẫn đến sự ra đời của ngôn ngữ mô hình hóa thống nhất UML vào năm 1997.
UML là ngôn ngữ dùng để mô tả, trực quan hóa và tài liệu hóa các khía cạnh của hệ thống phần mềm Nó đóng vai trò quan trọng trong việc giao tiếp giữa người dùng, nhà phân tích, nhà thiết kế và nhà phát triển phần mềm.
CÁC PHẦN TỬ MÔ HÌNH:
Các ký hiệu trong sơ đồ, được gọi là phần tử mô hình, được biểu diễn bằng các ký hiệu hình học mang ý nghĩa riêng biệt như lớp, đối tượng, thông điệp, liên kết và phụ thuộc.
Mỗi phần tử mô hình có thể được sử dụng trong nhiều sơ đồ khác nhau nhưng nó luôn chỉ có một ý nghĩa và một kí hiệu duy nhất
2.2.1 Các biểu đồ phần tử, use-case
Các phần tử cấu trúc:
STT Phần tử mô hình Mô tả
Lớp (Class) là đặc tả một tập hợp các đối tượng có cùng thuộc tính, hành vi và các quan hệ Lớp được biểu diễn bởi hình chữ nhật
Một ca sử dụng (Use-case) mô tả một chức năng hoàn chỉnh mà một tác nhân nhận được, bao gồm chuỗi hành động mà hệ thống thực hiện để đạt được một kết quả có thể quan sát Use-case thường được biểu diễn bằng hình ellip.
Tác nhân là một cá nhân hoặc đối tượng tương tác với hệ thống, thực hiện các hành động như gửi và nhận thông điệp từ hệ thống, cũng như thay đổi thông tin liên quan đến hệ thống.
Đối tượng (Object) là một thành phần cụ thể trong một lớp các đối tượng, cần phân biệt rõ ràng với các thuộc tính và phương thức của lớp, vì cả hai đều yêu cầu giá trị cụ thể.
Lập hóa đơn bán hàng
Thống kê danh sách nhân viên
Thống kê danh sách nhà cung câp
Thống kê hóa đơn theo ngày
Thông tin nhà cung cấp
Thông tin phiếu nhâp/ xuất
Thông tin phiếu kiểm kê Tra cứu- tìm kiếm §¨ng nhËp
Quản lý thông tin nhân viên
Quản lý thông tin nhà cung cấp
Quản lý thông tin khách hàng
2.2.2 Các biểu đồ quản lý
Sơ đồ tuần tự đăng nhập
Sơ đồ tuần tự lập hóa đơn
Sơ đồ tuần tự tìm kiếm
Sơ đồ quan hệ các bảng trong CSDL
THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU
2.3.1 Các thực thể và thuộc tính:
- Thuộc tính: MAKH, TENKH, DIACHIKH, TP-Tinh, SOĐT
- Thuộc tính: MANCC, TENNCC, DIACHINCC, TP-Tinh, SODT
- Thuộc tính: MAHANG, TENHANG, DONVITINH, SLTon DK, TGTon DK
- Thuộc tính: MANV, HOTENNV, GIOITINH, CHUCVU, DIACHI, TP-Tinh, DTNV
- Chi tiết tương ứng cho một lần giao dịch của Công ty với khách hàng
- Thuộc tính: MAHOADON, NGAYLAPHD, MANV, MANV
- Chi tiết tượng trưng cho một phiếu nhập hàng của Công ty từ nhà cung cấp
- Thuộc tính: MAPHIEUNHAP, NGAYNHAP, MANCC
- Chi tiết tương ứng cho một phiếu chi hàng từ kho tới các quầy hàng
- Thuộc tính: MAPC, MANV, MANCC, NGAYCHI, LOAICHI,
Xác định quan hệ giữa các thực thể :
- Một nhân viên chỉ có một chức vụ, một chức vụ có nhiều nhân viên thực hiện
- Một nhà cung cấp cung cấp một hoặc nhiều mặt hàng, một mặt hàng được cung cấp bởi một nhà cung cấp
- Một hóa đơn xuất( nhập) một hoặc nhiều mặt hàng, một mặt hàng được xuất( nhập) trong một hóa đơn
- Một hóa đơn chỉ do một nhân viên lập, một nhân viên có thể lập 0 hoặc nhiều hóa đơn…
STT Field name Data type
2 TENKH Text 40 Tên Khách Hàng
3 DIACHI KH Text 60 Địa Chỉ khách hàng
4 TP-TINH Text 20 Thành Phố - Tỉnh
5 SO DT Text 11 Số điện thoại
STT Field name Data type
2 TENNCC Text 40 Tên Nhà cung cấp
5 TP-TINH Text 20 Thành phố-Tỉnh
6 SODT Number 11 Số điện thoại
STT Field name Data type
3 DONVITINH Text 10 Đơn vị tính
4 SL TON DK Text 10 Số lượng tồn
STT Field name Data type
2 TENNV Text 40 Tên Nhân Viên
5 CHUC VU Text 10 Mật Khẩu
6 SODT Text 11 Số điện thoại
7 TP-TINH Text 20 Thành phố-Tỉnh
STT Field name Data type Field
2 MAKH Text 12 Mã Khách Hàng
Date/time 10 Ngày lập hóa đơn
4 MANV Text 12 Mã nhân viên
STT Field name Data type Field
2 NGAYNHAP Date/time 50 Ngày nhập phiếu
3 MANCC Text 12 Mã nhà cung cấp
STT Field name Data type Field
2 MANV Text 12 Mã nhân viên
3 MANCC Text 12 Mã nhà cung cấp
4 NGAYCHI Date/time 10 Ngày chi
STT Field name Data type Field
Mã Phiếu phiếu kiểm kê
2 MANV Text 10 Mã nhân viên
3 NGAYKIEMKE Date/time 10 Ngày lập phiếu kiểm kê
XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH
CÁC CHỨC NĂNG CƠ BẢN CỦA CHƯƠNG TRÌNH
Một số chức năng chính:
Chức năng quản lí khách hàng:
Chức năng quản lí nhân viên:
Chức năng quản lí thông tin nhà cung cấp:
Chức năng quản lí thông tin hàng hóa:
Lập hóa đơn bán hàng:
Tra cứu thông tin nhà cung cấp:
Tra cứu thông tin hóa đơn:
Tra cứu thông tin phiếu nhập:
Tra cứu thông tin phiếu xuất:
Form cập nhật danh mục khách hàng:
Form cập nhật danh mục hàng hóa
Form cập nhật danh mục nhân viên
Form danh mục nhà cung cấp
Form hóa đơn bán hàng
Form địa chỉ phiếu nhập kho
Form địa chỉ hoá đơn bán hàng
KẾT LUẬN & HƯỚNG PHÁT TRIỂN
Chương trình quản lý bán hàng của công ty đã đáp ứng hiệu quả nhu cầu quản lý, với tính năng phân quyền cho nhân viên, đảm bảo tối ưu hóa quy trình quản lý.
- Chương trình này có thể cập nhập menu, thông tin nhân viên, khách hàng, nhà cung cấp, in menu và in báo cáo thông tin nhân viên
- Lưu trữ được hàng hoá trong quá trình nhập hàng, xuất hàng và in phiếu xuất hàng
- Chương trình có thể giúp cho nhân viên thu ngân xử lí nhập hoá đơn, thanh toán và in phiếu tính tiền cho khách một cách nhanh chóng
- Có thể thống kê số lượng hàng hoá tồn trong kho
- Có thể thống kê doanh thu bán hàng trong ngày
Chương trình hiện tại còn một số hạn chế do thời gian và điều kiện có hạn Cần bổ sung và hoàn thiện chương trình để giải quyết hiệu quả các vấn đề cụ thể trong công tác quản lý bán hàng tại Công ty.
[1] Giáo trình Microsoft Access 2010, NXB Trung tâm Tin học
[2] Giáo trình tự học Microsoft Access 2010 NXB Đại học Sư phạm
[3] Giáo trình các hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access Trường Đại học Kinh tế Huế
[4] Tài liệu thực hành Microsoft Access 2010 Trường ĐHCN Hà Nội
[5] Giáo trình cơ bản Access nâng cao của tác giả: Nguyễn Thị Diệu Huyền
[6] Tài liệu bài giảng Công nghệ phần mềm (2013) của Th.S Lê Minh Thắng
[7] Phân tích thiết kế hướng đối tượng bằng UML, NXB Giáo dục
Các trang Web tham khảo:
STT Các trang web tham khảo
1 http://vforum.vn/diendan/showthread.php?47136-Giao-trinh- hoc-Access-2010-tieng-Viet-toan-tap
2 https://tailieu.vn/tag/bai-giang-access-nang-cao.html
3 https://giaoan.violet.vn/present/giao-trinh-access-co-ban-nang- cao-3515869.html
NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN
(Ký và ghi rõ họ tên)