Công tác phân tích công việc tại phòng kinh doanh thuộc công ty TNHH dịch vụ và thương mại bảo châu

Nghiên cứu đề tài này, tôi mong muốn làm rõ thực trạng công tác phân tích công việc tại phòng Kinh doanh thuộc công ty TNHH Dịch vụ và Thương mại Bảo Châu, từ đó tìm ra điểm đã đạt được và chưa đạt được trong công tác phân tích công việc, tìm ra giải pháp khắc phục cho công tác phân tích đạt hiệu quả cao nhất trong kinh doanh.

Trờng đại học nội vụ hà nội

khoa tổ chức và quản lý nhân lực

Báo cáo kiến tập

Đề tài: công tác phân tích công việc tại

phòng kinh doanh thuộc công ty tnhh dịch vụ

và thơng mại bảo châu

Địa điểm kiến tập: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MạI Và DịCH

Vụ BảO CHÂU

Hà Nội, 2015

MỤC LỤC

C¸n bé híng dÉn : NguyÔn ThÞ Mai Ph¬ng 1

Hµ Néi, 2015 1 PHẦN MỞ ĐẦU 1

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Trong quá trình đổi mới và hội nhập thời nay, hoạt động sản xuất kinhdoanh, thương mại và dịch vụ ngày càng phát triển với quy mô lớn, việc giaothương mua bán nhiều hơn khiến cho khối lượng công việc phát sinh tăng lên,hầu hết các công ty đều có nhu cầu tuyển thêm nhân sự cho các vị trí công việcmới để đáp ứng yêu cầu của dịch vụ thương mại và đầu tư, giảm tải áp lực chocác nhân viên khác trong quá trình làm việc Để việc kinh doanh mua bán đượcthuận lợi cần phải khắc phục một số nhược điểm trong quá trình công tác điềuhành công ty, trong đó cần khắc phục một số lỗi liên quan đến công tác phân tíchcông việc nhằm xác định rõ thực trạng phân tích công việc tại công ty, từ đó đề

ra giải pháp khắc phục cho các lỗi

Nằm trong thời kỳ bùng nổ của nền kinh tế, công ty TNHH Dịch vụ vàThương mại Bảo Châu cũng đứng trước những xu hướng nói trên Tình hìnhhoạt động sản dịch vụ mua bán trao đổi ngày càng tăng lên, đối tác mua bán sửdụng dịch vụ tăng mạnh, việc giao thương giữa đối tác trong và ngoài nướccũng nhiều khiến cho các phòng ban, nhân viên của công ty gặp phải áp lực quátải khi công việc phát sinh, việc trao đổi, giao dịch không thể chỉ giao cho 1người như trước nữa mà liên tục phải tuyển thêm các vị trí hỗ trợ khác, chuyênviên mới cho công việc trao đổi với người nước ngoài và chuyên viên giao dịchvới đối tác trong nước Hệ thống bán hàng dịch vụ tăng lên, cần thêm nhiềunhân viên tiếp thị, marketing, quản lý kho hàng, nhân viên tìm kiếm nguồn hàng

để tích lũy được sản phẩm, thực hiện phân phối sản phẩm khi giao dịch

Trước kia các doanh nghiệp hoạt động theo sự bao cấp của nhà nước vàđến nay đất nước đã mở cửa cùng với việc các doanh nghiệp phải tự đứng trênđôi chân của mình Để tồn tại và phát triển, họ phải tìm ra con đường cho doanhnghiệp mình đi Nhưng chắc chắn rằng khi doanh nghiệp có một đội ngũ nhânviên tài giỏi, biết sử dụng, giữ gìn và phát huy họ thì họ sẽ là nền tảng giúp

doanh nghiệp phát triển và đi lên Muốn vậy các doanh nghiệp phải biết quản lýnguồn lao động của mình để sử dụng có chất lượng, hiệu quả nguồn nhân lực đó.Hiện nay các doanh nghiệp cũng nghiên cứu và tìm cách sử dụng hiệu quảnguồn lực này thông qua việc sử dụng các công cụ quản trị nhân lực Phân tíchcông việc và đánh giá thực hiện công việc chính là hai công tác cơ bản và quantrọng nhất giúp ích cho việc quản lý và sử dụng có chất lượng nhân lực, củng cốcác hoạt động nhân lực khác Tuy nhiên hiện nay ở các doanh nghiệp vẫn chưathực sự chú ý tới hai hoạt động này Trong quá trình kiến tập một thời gian tạicông ty Dịch vụ và Thương mại Bảo Châu, tôi cũng nhận thấy công ty vẫn chưaquan tâm đến hoạt động phân tích công việc và đánh giá thực hiện công việc nênkhông có hệ thống phân tích công việc rõ ràng và đánh giá thực hiện công việccòn sơ sài, chưa phát huy đúng tác dụng của hai hoạt động này Vì vậy hiệu quảcủa các hoạt động quản lý nhân lực khác bị ảnh hưởng và tác động chưa tốt đếncác hoạt động phát triển chung của công ty.

Với vai trò trách nhiệm là một chuyên viên nhân sự hỗ trợ phòng ban kinhdoanh thực hiện công tác phân tích công việc xác định công việc cần phântích,vị trí cần tuyển mới và công việc của nhân viên cũ với nhiệm vụ quyềnhạn,yêu cầu đặt ra đáp ứng được sự đòi hỏi của công việc trong công ty Tôi thấycông tác phân tích công việc rất cần thiết cho nhu cầu thực tại của công ty Côngtác phân tích công việc giúp cho việc định ra các vị trí còn thiếu cần phân tích đểphục vụ tuyển dụng và nhằm nêu rõ chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của từngchức danh, vị trí, tránh cho tình trạng khối lượng công việc tăng lên, phát sinh vịtrí mới, yêu cầu mới mà các thành viên cũ không thể đảm nhận hết và tránhđược tình trạng chồng chéo quyền nhiệm vụ lẫn nhau, làm cho sự phân công rõràng, tỉ mỉ, phối hợp ăn ý với nhau, hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao.Công tác phân tích công việc nêu rõ thực trạng phân tích công việc tại công ty,nhu cầu phân tích công việc mới và cũ, đảm bảo cho yêu cầu dịch vụ được hanhthông, đem lại cho công ty một hệ thống tổ chức chức năng công việc rõ ràng,

hoạt động hiệu quả chung cho cả công ty và hiệu quả riêng cho từng công việcphân tích và khai thác sử dụng nguồn nhân lực Vì vậy, tôi mong muốn chọn đềtài : “ PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI PHÒNG KINH DOANH THUỘC CÔNG

TY TNHH DỊCH VỤ VÀ THƯƠNG MẠI BẢO CHÂU”

2 Mục tiêu nghiên cứu

Nghiên cứu đề tài này, tôi mong muốn làm rõ thực trạng công tác phântích công việc tại phòng Kinh doanh thuộc công ty TNHH Dịch vụ và Thươngmại Bảo Châu, từ đó tìm ra điểm đã đạt được và chưa đạt được trong công tácphân tích công việc, tìm ra giải pháp khắc phục cho công tác phân tích đạt hiệuquả cao nhất trong kinh doanh

3 Nhiệm vụ nghiên cứu

Khảo sát thực tế tình hình thực trạng phân tích công việc tại phòng Kinhdoanh thuộc công ty TNHH Dịch vụ và Thương mại Bảo Châu

Phân tích xác định tên gọi, vị trí,mục tiêu, hoạt động cần tiến hành phântích công việc, nguồn lực, sản phẩm kết quả đầu ra cuả công việc Các việc làmhiện có và việc làm còn thiếu và nhiệm vụ, yêu cầu không phù hợp với côngviệc thực tế, bản mô tả, phân công nghiệm vụ cũ không phù hợp với thực hiệncông việc hiện tại Phát hiện sai lệch, sự bất hợp lý giữa nhiệm vụ thực tế vànhiệm vụ được nêu trong bản mô tả hay phân công nhiệm vụ và qua thông báotuyển dụng

4 Đối tượng nghiên cứu

Trong quá trình lựa chọn thông tin và đề tài phân tích công việc, tôi thấycông ty TNHH Dịch vụ và Thương mại Bảo Châu là một đối tượng tốt để nghiêncứu về thực trạng và giải pháp công tác PTCV

Phân tích công việc, vị trí qua bản phân công nhiệm vụ tại phòng Kinhdoanh thuộc công ty TNHH Dịch vụ và Thương mại Bảo Châu với thời gian từnăm 2010 đến nay

Không gian: tại công ty TNHH Dịch vụ và Thương mại Bảo Châu

Nội dung nghiên cứu: nghiên cứu một vài vị trí công việc hiện có tạiphòng Kinh doanh thuộc công ty qua bản phân công nhiệm vụ hay thực trạnghiện có của các vị trí việc làm, những sai sót trong bản mô tả, bản phân côngnhiệm vụ không phù hợp với tính chất công việc thực tế Nêu ra lý do và ảnhhưởng của công tác PTCV Từ đó đề xuất các giải pháp khắc phục.

5 Phương pháp nghiên cứu

Với đề tài này tôi sử dụng phương pháp phân tích - tổng hợp hệ thốngchức danh công việc, nhiệm vụ cụ thể từng vị trí đảm nhiệm và tiêu chuẩn đánhgiá kết quả hoàn thành công việc là chủ yếu

Phương pháp khác như quan sát, thống kê, liệt kê, so sánh, thu thập thôngtin từ lãnh đạo và nhân viên để so sánh thực tại với yêu cầu đề ra khi đảm nhậncông việc

Phương pháp nghiên cứu trong quá trình hoàn thành chuyên đề tôi đã thuthập nguồn số liệu sơ cấp bằng cách sử dụng các phương pháp thu thập thông tinnhư bản hỏi, phỏng vấn, quan sát, ghi chép Đồng thời cũng thu thập và sử dụngcác văn bản, tài liệu của công ty theo sự đồng ý của công ty và các sách, tài liệutham khảo chuyên ngành Sau đó để hoàn thành các số liệu thì tôi tiến hành xử

lý, phân tích và tổng hợp các thông tin đó lại

Phương pháp giả định cho việc mới phát sinh và có tầm chiến lược trongkinh doanh lâu dài để dự đoán phương hướng tiến triển của hoạt động kinhdoanh với các công việc cần phân tích, chủ động trong công việc, tạo thế mạnhtrong kinh doanh

6 Mức đóng góp của đề tài

Lựa chọn và khai thác đề tài này, công tác phân tích công việc tại công tytôi đang nghiên cứu giúp cho công ty xác định được tầm nhìn mục tiêu phươnghướng phát triển của mình dựa vào công việc được phân tích rõ, các chức năngnhiệm vụ từng việc một xây dựng được hệ thống phòng chức năng phù hợp, hiệuquả, hợp lý với mô hình kinh doanh của cả công ty Tìm hiểu, khai thác nguồnnhân lực, nắm rõ các yêu cầu nhiệm vụ đòi hỏi của công việc để chủ động đối

phó với sự thay đổi của môi trường và tình hình kinh doanh chung Phục vụcông tác tiếp theo của quản trị nhân sự Đề tài xem xét tính hợp lý công việchiện tại với yêu cầu đặt ra, thấy được tính bất hợp lý, những tồn đọng trong thực

tế khiến cho khi nhân viên thực hiện công việc không đúng với nội dung yêu cầughi trong bản mô tả công việc và trong thông báo tuyển dụng

Đề tài giúp cho việc nghiên cứu sâu hoạt động công việc tại phòng kinhdoanh thuộc công ty Từ đó có thể bố trí đúng người đúng việc,bảo đảm thànhcông trong thuyên chuyển, chế độ thăng thưởng Loại bỏ bất bình đẳng về mứclương thưởng thông qua nhiệm vụ được giao Tạo động lực làm việc thông quathăng thưởng Tạo cơ sở để cấp quản trị và nhân viên hiểu nhau hơn

Như vậy nghiên cứu đề tài này trong công ty có ý nghĩa lý luận và thựctiễn, đã góp phần làm sáng tỏ lý thuyết, vấn đề, góp phần đưa lý thuyết gắn vớithực hành giúp cho người học tiếp thu môn học và làm việc hiệu quả Giúp pháthiện những thiếu sót trong quá trình nghiên cứu đề tài, bổ sung làm rõ lý thuyết,phản hồi lại tư duy, lập luận, lý thuyết không gắn với thực tế hay cho thấy sự côđọng, súc tích, vai trò to lớn trong xây dựng lý thuyết gửi đến người đọc, phốihợp cùng làm rõ đối tượng nội dung nghiên cứu môn học

Đề tài đem lại một công trình nghiên cứu tư duy lập luận khoa học, giúpđào sâu khai thác vấn đề trong công tác phân tích đạt mục tiêu và hiệu quảnghiên cứu Có ý nghĩa to lớn đối với các công trình nghiên cứu về sau

7 Kết cấu đề tài

Đề tài có kết cấu gồm 3 chương

Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC PHÂN TÍCH CÔNGVIỆC TẠI PHÒNG KINH DOANH THUỘC CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ VÀTHƯƠNG MẠI BẢO CHÂU

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠIPHÒNG KINH DOANH THUỘC CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ VÀ THƯƠNGMẠI BẢO CHÂU

Chương 3 GIẢI PHÁP VÀ KHUYẾN NGHỊ

Chương 1.

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI PHÒNG KINH DOANH THUỘC CÔNG TY TNHH

THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ BẢO CHÂU.

1.1 Khái niệm, vai trò và sự cần thiết của phân tích công việc trong phòng kinh doanh tại công ty TNHH Dịch vụ và Thương mại Bảo Châu.

1.1.1 Các khái niệm cơ bản và khái niệm có liên quan

a Các khái niệm có liên quan

Trước khi đi vào khái niệm chính của phân tích công việc (viết tắt: PTCV)

và để khai thác tốt đề tài, ta đi tìm hiểu về các khái niệm có liên quan đến côngtác PTCV

Phân tích công việc là một việc làm quan trọng mà tất cả các công ty đềuphải thực hiện nếu muốn các hoạt động QTNL khác được tiến hành thuận lợi.Phân

tích công việc đã được nhiều nước phát triển trên thế giới thực hiện hơn 100năm qua và là công cụ quản trị nhân lực phổ biến nhất, tuy nhiên ở Việt Namđây vẫn là khái niệm mới mẻ

Vậy PTCV là gì? Có thể hiểu PTCV là một quá trình thu thập các tư liệu

và đánh giá một cách có hệ thống các thông tin quan trọng có liên quan đến việcthực

hiện công việc cụ thể trong tổ chức nhằm làm rõ bản chất của từng công việcđó

- Nhiệm vụ: là đơn vị nhỏ nhất của phân tích biểu thị từng hoạt động laođộng

riêng biệt với tính mục đích cụ thể và mỗi người lao động phải thực hiện

Nhiệm vụ biểu thị từng hoạt động riêng biệt với từng mục đích cụ thể mà ngườilao động phải thực hiện

Ví dụ: nhiệm vụ đánh máy, trả lời điện thoại.

Nhiệm vụ thể hiện những việc phải được thực hiện theo cam kết nhấtđịnh

- Vị trí biểu thị tất cả các hoạt động của cùng một người lao động, vị trí làcấp độ tiếp theo của phân tích công việc

Ví dụ: vị trí thư ký, văn thư

Vị trí biểu thị tất cả các nhiệm vụ được thực hiện bởi một người lao động,

vị trí thể hiện nhiệm vụ đảm nhiệm, vừa chỉ địa vị cá nhân trong tổ chức

- Công việc là tất cả các nhiệm vụ được thực hiện bởi một người lao độnghay là tất cả các nhiệm vụ tương tự nhau được thực hiện bởi một số người laođộng

Ví dụ: tất cả nhiệm vụ của thư ký thực hiện bởi một người thư ký đượcgọi là công việc thư ký

Công việc chỉ rõ nhiệm vụ và chức năng mà một người phải đảm nhận và

là kết quả của sự phân công lao động trong tổ chức

Công việc khác với nghề

- Nghề là một khái niệm rộng hơn Nghề là một tập hợp các công việc tương

tự nhau về nội dung có liên quan đến nhau ở một mức độ nhất định với những đặctính vốn có đòi hỏi người lao động có sự hiểu biết đồng bộ về chuyên môn, nghiệp

vụ, có những kĩ năng, kĩ xảo và kinh nghiệm cần thiết để thực hiện

Dưới góc độ Phân công và hợp tác lao động: nghề là một dạng hoàn chỉnhcủa lao động trong hệ thống phân công lao động xã hội, đòi hỏi phải tiến hànhtheo nguyên tắc riêng, có công nghệ và công cụ riêng biệt

Dưới góc độ đào tạo: nghề là tập hợp cảu kỹ năng hiểu biết phẩm chất, laođộng mà người lao động cần tiếp thu trong quá trình đào tạo tích lũy kinhnghiệm trong cuộc sống để đáp ứng yêu cầu của một dạng cụ thể hoàn chỉnh cáccông việc lao động

Ví dụ : nghề nhà giáo, nghề tài chính, nghề nhân sự,

b Khái niệm phân tích công việc

Phân tích công việc là quá trình tìm kiếm đầy đủ các thông tin liên quanđến công việc thực hiện một số nhiệm vụ cụ thể để tạo ra một sản phẩm cụ thể

Phân tích công việc là những hoạt động, thủ tục xác định quyền hạn, tráchnhiệm kỹ năng theo yêu cầu của công việc, làm sơ sở xác định cho thực hiệncông việc một cách tốt nhất cũng như quản trị nhân sự một cách hiệu quả

Phân tích công việc là quá trình nghiên cứu nội dung công việc nhằm xácđịnh điều kiện tiến hành, các nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn khi thực hiệncông việc và các phẩm chất, kỹ năng cần thiết phải có khi thực hiện công việc

Phân tích công việc là hoạt động chia nhỏ công việc được nghiên cứunhằm trả lời cho 3 câu hỏi chính:

+ Để hoàn thành công việc này cần thực hiện những nhiệm vụ gì? Nhiệm

vụ đưa ra đối với người nhân viên phải thực hiện được miêu tả rõ trong bản mô

1.1.2 Vai trò và sự cần thiết của phân tích công việc

1.1.2.1 Phân tích công việc được coi là một hoạt động quan trọng, có ý nghĩa đối với hoạt động quản trị nhân lực.

Phân tích công việc là công việc đầu tiên cần phải biết của mọi nhà quảntrị nhân sự Phân tích công việc mở đầu cho vấn đề tuyển dụng nhân viên, là cơ

sở cho việc bố trí nhân viên phù hợp Một nhà quản trị không thể tuyển chọnđúng nhân viên, đặt đúng người vào đúng việc nếu không biết mô tả và phân

tích công việc Mục đích chủ yếu của phân tích công việc là hướng dẫn giảithích cách thức xác định một cách chi tiết các chức năng nhiệm vụ chủ yếu củacông việc và cách thức xác định nên tuyển chọn hay bố trí những người như thếnào để thực hiện công việc tốt nhất.

Phân tích công việc cung cấp các thông tin về những yêu cầu, đặc điểmcủa công việc, như các hành động nào cần được tiến hành thực hiện, thực hiệnnhư thế nào và tại sao; các loại máy máy móc trang bị, dụng cụ nào cần thiếtkhi thực hiện công việc, các mối quan hệ với cấp trên và với đồng nghiệp trongthực hiện công việc

Tóm lại Phân tích công việc được tiến hành nhằm:

Xác định các nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm khi thực hiện công việc.Bảođảm thành công hơn trong việc sắp xếp, thuyên chuyển và thăng thưởng chonhân viên Loại bỏ những bất bình đẳng về mức lương qua việc xác định rõnhiệm vụ và trách nhiệm của công việc

Xác định điều kiện để tiến hành công việc tiết kiệm thời gian và sức lực chongười thực hiện và quá trình đánh giá hiệu quả làm việc

Các tiêu chuẩn để đánh giá chất lượng hoàn thành công việc giúp nhà quản trị có

cơ sở để làm kế hoạch và phân chia thời biểu công tác

Xây dựng mối tương quan của công việc đó với công việc khác Tạo cơ sở đểcấp quản trị và nhân viên hiểu nhau nhiều hơn

Các phẩm chất, kỹ năng nhân viên phải có để thực hiện công việc đó

Giảm bớt số người cần phải thay thế do thiếu hiểu biết về công việc hoặc trình

độ của họ

a Xác định vị trí việc làm và cơ cấu nhân lực

Vị trí việc làm là đơn vị cụ thể nhất ,ứng với một vị trí lao động thực tế,

cụ thể trong một thời điểm nhất định và tại một thời điểm xác định

Vị trí việc làm là công việc gắn với chức danh, chức vụ, cơ cấu và ngạch côngchức để xác định biên chế và bố trí công chức trong cơ quan, tổ chức, đơn vị

Cấu trúc của mỗi vị trí việc làm trong cơ quan, tổ chức, đươn vị gồm: bản

mô tả công việc, khung năng lực phù hợp để hoàn thành công việc

Trên cơ sở hệ thống các việc làm đã được phân tích cảu tổ chức và trìnhbày trong danh mục, tổ chức có thể lập sơ đồ công việc hoặc nghề nghiệp tổchức mình

Cơ cấu nguồn nhân lực: cơ cấu nhân lực theo bậc, độ tuổi, giới tính, trình

độ đào tạo…thể hiện đặc điểm, sự phân bổ năng lực, tiềm năng nhân lực trong tổchức

Qua PTCV, các thông tin thu thập được cho phép tập hượp thành nhữngnhóm công việc dựa trên những năng lực gần gũi, mức độ phức tạp của chúng vàmức độ chuyên môn hóa đến ngạch và bậc

Qua PTCV sẽ giúp xác định được thứ bậc cảu vị trí việc làm và các khíacạnh khác của cơ cấu nguồn nhân lực

b Đối với tuyển dụng và bố trí nhân lực

Tuyển dụng là qúa trình tìm kiếm, thu hút và lựa chọn từ nhiều nguồnkhác nhau những người đủ khả năng để đảm nhận công việc khác nhau của tổchức

Tuyển dụng không thành công có thể do:

+ Các thông tin về vị trí việc làm không rõ ràng và đầy đủ

+ Các kỳ vọng và kết quả công việc không được nêu rõ

+ Yêu cầu về kiến thức, kỹ năng và năng lực không cụ thể

Các tài liệu về công việc có thể giúp khắc phục những vấn đề này:

+ Bản mô tả công việc sẽ giúp cung cấp các thông tin rõ ràng và đầy đủcho người làm công tác tuyển dụng, từ đó: đăng quảng cáo tuyển dụng hiệu quả;các ứng viên hiểu được các kỳ vọng về kết quả công việc mà tổ chức mong đợi

họ đạt được; người quản lý hoặc giám sát công việc sẽ trao đổi và thống nhất vớingười được tuyển dụng về những kết quả công việc cần đạt được

+ Bản yêu cầu nhân sự cung cấp các yêu cầu về kỹ năng và phẩm chất cánhân cần thiết để thực hiện công việc, từ đó: có hình thức thi tuyển, phỏng vấn

và các phương pháp đánh giá kiến thức, kỹ năng và các kinh gnhieemj của cácứng viên phù hợp

c Bố trí nhân lực

Bố trí nhân lực trong tổ chức chính là sắp xếp người lao động vào các vịtrí công việc theo những cách thức khác nhau nhằm đạt được mục tiêu tổ chứcmột cách hiệu quả nhất

Khi thực hiện bố trí nhân lự(quy hoạch, đề bạt ), cần so sánh kiến thức,trình độ, kỹ năng của người lao động với tiêu chuẩn chức danh công việc(thôngtin cảu bản tiêu chuẩn nhân sự) dự kiến bố trí

d Hoạt động hướng nghiệp, đào tạo và phát triển nhân lực

Các tài liệu về công việc là những căn cứ để tổ chức thực hiện hướngnghiệp cũng như các chương trình đào tạo và phát triển nhân viên hiệu quả hơn

Xác định mục đích cuối cùng cảu đào tạo và phát triể là người thực hiệncông việc có đủ khả năng hoàn thành các nhiệm vụ cụ thể nêu trong bản mô tảcông việc

Xác định nội dung đào tạo và phát triển là trang bị các kiến thức , kỹ năngđáp ứng các yêu cầu nêu trong bản tiêu chuẩn chức danh

Xác định, đánh giá kết quả của đào tạo và phát triển thông qua so sánh vớikết quả mong muốn được trình bày ở nội dung tiêu chuẩn kết quả công việc

e Đánh giá kết quả thực hiện công việc

Đánh giá kết quả thực hiện công việc là sự đánh giá có hệ thống và chínhthức các kết quả thực hiện công việc của nhân viên, trong quann hệ so sánh vớicác tiêu chuẩn đã được xây dựng và thỏa thuận về sự đánh giá đó với gười laođộng, một trong những nguyên nhân dẫn đến đánh giá chưa chính xác, hiệu quả

là chưa có tiêu chuẩn đánh giá rõ ràng

Nội dung về tiêu chuẩn thực hiện công việc, kết quả của PTCV là căn cứ

cơ bản, quan trọng giúp nhà quản lý xác định mức độ hoàn thành công việc củanhân viên

+ Không gắn việc trả lương, thưởng với việc đánh giá kết quả công việc

- Các thông tin về trách nhiệm và nhiệm vụ của công veiecj thu từ PTCV

là căn cứ để xây dựng thang lương, chế độ đãi ngộ phù hợp

- Mô tả công việc và nội dung về tiêu chuẩn kết quả công việc giúp xácđịnh việc trả lương: mức lương hình thức trả lương theo thời gian hay theo sảnphẩm

1.1.2.2 Sự cần thiết của phân tích công việc

a Đối với nhân viên trong phòng kinh doanh của công ty Bảo Châu.

PTCV là công tác quan trọng là vì PTCV cung cấp cho nhân viên đầy đủthông tin về công việc để họ hiểu rõ hơn trách nhiệm của mình khi thực hiệncông việc được giao (trách nhiệm trong lĩnh vực chuyên môn, trách nhiệm vớicông việc của người khác…), nhân viên để thực hiện công việc đó thì cần cónhững tiêu chuẩn gì ( tiêu chuẩn về trình độđào tạo, chuyên ngành đào tạo, kinhnghiệm cần phải có, các kĩ năng cần thiết, các tiêu chuẩn về sức khoẻ, độ tuổi,giới tính…) PTCV còn giúp người lao động hiểu được cách thức thực hiện côngviệc, các tiêu chuẩn để hoàn thành công việc, ngoài nhiệm vụ chính người laođộng còn phải thực hiện những nhiệm vụ gì khác…

Không chỉ cung cấp thông tin cho người lao động, PTCV còn cung cấpcho

nhà quản trị một bản tóm tắt các nhiệm vụ và trách nhiệm của một công việcnào đó, mối tương quan của công việc đó với công việc khác, kiến thức và kĩnăng cần thiết và các điều kiện làm việc… Từ những thông tin đó nhà quản trị

sẽ biết công việc đó thích hợp với nhân viên nào, hay nói cách khác là biết tuyểnchọn người có những tiêu chuẩn cần thiết để thực hiện những công việc đó hoặcbiết cần phải đào tạo những nhân viên trong công ty có những kĩ năng gì đểthực hiện công việc PTCV cũng cung cấp cho nhà quản trị những thông tin cầnthiết qua bản Mô tả công việc để đánh giá tình hình thực hiện công việc củanhân viên được chính xác, từ đó mà trả thù lao cho người lao động một cáchcông bằng, xứng đáng với công sức mà họ bỏ ra

b Đối với công ty Bảo Châu.

Phân tích công việc là một công cụ quản trị nhân lực cơ bản nhất, nên có

ý nghĩa quan trọng đối với mọi tổ chức Thông qua phân tích công việc, các nhàquản lý có những cơ sở để xây dựng chương trình và ra quyết định về các vấn đềquản lý nhân sự một cách chủ động, chính xác như: Định hướng cho công táctuyển dụng và hoàn thiện việc bố trí, sắp xếp nhân sự; Làm cơ sở cho việc điều

chuyển, luân chuyển, bổ nhiệm và các khâu khác của công tác cán bộ trong đơnvị; Xác định nhu cầu đào tạo nhân viên và lập kế hoạch cho các chương trìnhđào tạo; Xây dựng hệ thống đánh giá công việc và hệ thống chức danh côngviệc; Phân tích công việc xác định rõ nhiệm vụ và trách nhiệm của từng vị trícông tác, giúp cho người lao động nắm bắt được công việc một cách nhanhchóng, đồng thời giúp cho người sử dụng lao động chủ động nắm bắt công việc

và bố trí, sắp xếp nhân sự trong trường hợp đơn vị có sự biến động về nhân sự…

Công tác PTCV giúp cho công ty, cụ thể là phòng kinh doanh sẽ xâydựng, thiết kế được tổ chức phòng ban khoa học, hợp lý, hiệu quả hoạt động vớiquy mô kết cấu và cách thức kinh doanh phù hợp với mục tiêu chiến lược củacông ty

Công tác PTCV chia nhỏ, mổ xẻ các công việc cụ thể trong phòng kinhdoanh với tính chất mục tiêu để xác định các vị trí chức danh công việc cho từngngười đảm nhận vị trí ấy, xác định hoạch định cơ cấu nhân lực, phân chia nhiệm

vụ công việc cho từng người,từng nhóm

Công tác PTCV nhằm phục vụ cho công tác tuyển dụng và bố trí nhân sựtại phòng kinh doanh sao cho đáp ứng các vị trí còn trống Thông qua bản mô tảxem xét công việc yêu cầu nhiệm vụ công việc để chuẩn bị cho quảng cáo thuhút nhân lực, thực hiện tuyển mộ và tuyển chọn các ứng viên phù hợp, đáp ứngyêu cầu công việc

Ngoài ra PTCV còn giúp cho phòng kinh doanh nắm rõ được các phầnviệc chính của mình, thực hiện tốt công tác hướng nghiệp nhằm đào tạo nhânviên nâng cao năng lực làm việc như khả năng giao thương với đối tác đòi hỏinhân viên kinh doanh cần nhiều thứ tiếng khác nhau, nhà quản lý cấp trung cần

có kỹ năng xử lý tình huống đàm phán thương lượng hàng hóa khi xuất đi vànhập về theo dõi được khả năng năng lực làm việc thực sự, hay thiếu sót, yếukém của nhân viên để hỗ trợ đào tạo, khai thác sử dụng hiệu quả nhân lực

PTCV để đánh giá thực hiện công việc của nhân viên từ đó xác định chế

độ lương thưởng,…cải tiến, hoàn thiện công tác với an toàn lao động và quan hệlao động

1.2 Nội dung của công tác PTCV

1.2.1 Những vấn đề cần làm trong quá trình PTCV

Công tác PTCV là hoạt động thu thập thông tin nghiên cứu làm rõ cáccông việc Do vậy quá trình PTCV cần phải thu thập các thông tin là hết sức cầnthiết bởi nếu thiếu thông tin thì hoạt động công tác hay quản lý không thể hoànthành tốt công việc giao và không làm sáng tỏ được vấn đề đang nghiên cứu

Có rất nhiều các thông tin cần thu thập khác nhau trong một công việc cụthể, tùy vào mục đích phân tích công việc và xác định loại thông tin cần thuthập, mức độ cần tìm hiểu sâu của từng loại Để xây dựng bản mô tả công việc

và bản yêu cầu công việc đối với người thực hiện công việc cần phải thu thậpcác thông tin sau:

a Thông tin về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của người thực hiện công việc

Cách thức thực hiện chúng như thế nào, mức độ quan trọng và mức độthường xuyên của chúng, quyền hạn và các mối quan hệ của nhân viên trongcông việc…

b Thông tin về các yếu tố điều kiện làm việc

Cần thu thập các thông tin về thời giờ làm việc và nghỉ nghơi, thông tin về

số lượng, chất lượng công việc Điều kiên hoạt động của tổ chức; chế độ lươngthưởng, phúc lợi, khen thưởng; tầm quan trọng của công việc trong phòng kinhdoanh; các yếu tố về điều kiện việc làm an toàn lao động, vệ sinh lao động; sựtiêu hao năng lượng trong quá trình làm việc

c Thông tin về các hoạt động thực tế tại nơi làm việc của nhân viên

- Sử dụng các phương pháp làm việc theo nhóm hay làm việc độc lập

- Các mối quan hệ trong thực hiện công việc bao gồm mối quan hệ vớicấp trong nội bộ phòng ban và mối quan hệ với khách hàng

- Các hình thức làm việc phối hợp với nhân viên khác và cách thức làmviệc với khách hàng

- Các cách thức thu thập xử lý dữ liệu.

d Thông tin về phẩm chất mà nhân viên thực hiện công việc cần có

- Trình độ chuyên môn, học vấn, kiến thức, kỹ năng, khả năng làm việc,tuổi đời, ngoại hình, sức khỏe,

- Quan điểm, tham vọng, sở thích

- Các đặc điểm cá nhân cần có: trách nhiệm, trung thực, chăm chỉ, nhiệttình…

e Thông tin về các loại trang thiết bị, kỹ thuật tại nơi làm việc

- Số lượng thiết bị, công cụ, quy trình kĩ thuật, tính năng, tác dụng củathiết bị sử dụng

- Cách thức sử dụng và bảo quản tại nơi làm việc

f Thông tin về tiêu chuẩn mẫu trong thực hiện công việc đối với nhân viên, bao gồm tất cả các tiêu chuẩn về hành vi, tiêu chuẩn kết quả thực hiện công việc

1.2.2 Các bước thực hiện công tác phân tích công việc

Nội dung, trình tự thực hiện phân tích công việc thường không giống nhautrong các doanh nghiệp Theo Dessler, quá trình thực hiện phân tích công việcgồm 6 bước sau đây:

Bước 1: xác định mục đích của phân tích công việc, từ đó xác định cáchthức thu thập thông tin phân tích công việc hợp lý nhất

Bước 2: thu thập các thông tin cơ bản có sẵn trên cơ sở của các sơ đồ tổchức, các văn bản về mục đích, yêu cầu, chức năng, quyền hạn của doanhnghiệp và các bộ phận cơ cấu, hoặc sơ đồ quy trình công nghệ và mô tả côngviệc cũ (nếu có)

Bước 3: chọn lựa các phần việc đặc trưng, các điểm then chốt để thựchiện phân tích công việc nhằm giảm bớt thời gian và tiết kiệm hơn trong thựchiện phân tích các công việc tương tự như nhau

Bước 4: áp dụng các phương pháp khác nhau để thu thập thông tin cần thuthập, tùy theo loại hình công việc và khả năng về tài chính của doanh nghiệp cóthể sử dụng một hoặc kết hợp các phương pháp thu thập thông tin phân tíchcông việc sau đây: phỏng vấn, bản câu hỏi và quan sát.

Bước 5: kiểm tra, xác minh tính chính xác của thông tin

Những thông tin thu thập để phân tích công việc cần được kiểm tra lại vềmức độ chính xác và đầy đủ thông qua các nhân viên thực hiện công việc hoặccác vị lãnh đạo, có trách nhiệm giám sát công việc đó

Bước 6: xây dựng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc

Sơ đồ trình tự PTCV:

1.2.3 Kết quả của công tác phân tích công việc

a Khái niệm

Bản mô tả công việc là một tài liệu cung cấpthông tin liên quan đến công tác cụ thể, các nhiệm

vu và trách nhiệm của công việc Hiểu một cách ngắn gọn bản mô tả công việc

là mô tả các nhiệm vụ cấu thành nên công việc đó

Bản mô tả công việc là một tài liệu giải thích trả lời các câu hỏi sau:

+ Người thực hiện công viêc? Vị trí của họ trong hệ thống của tổ chức?+ Tại sao công việc đó phải được thực hiện?

+ Mục tiêu công việc đó là gì?

+ Công việc phải làm gì? hay các nhiệm vụ chủ yếu phải hoàn thành?+ Công việc được thực hiện ở đâu?

+ Khi nào công việc được coi là hoàn tất?

+ Phương tiện, trang bị thực hiện công việc?

+ Điều kiện làm việc và rủi ro có thể?

Như vậy bản mô tả công việc là một bản liệt kê chính xác và xúc tíchnhững điều mà nhân viên phải thực hiện Nó cho biết nhân viên làm cái gì? Làmnhư thế nào? Và các điều kiện mà nhân viên đó được thực thi

Hay bản mô tả công việc là văn bản nêu ra các nhiệm vụ và trách nhiệmliên quan tới một công việc được giao và những điều kiện đối với người làmnhiệm vụ đó Bản mô tả công việc phải được viết bằng ngôn ngữ đơn giản,tạo ra sự so sánh với các công việc khác và dễ hiểu đối với người giao cũng nhưngười nhận công việc đó

b Ý nghĩa của bản mô tả công việc

- Để mọi người biết họ cần phải làm gì

- Định ra mục tiêu và tiêu chuẩn cho người làm nhiệm vụ đó

- Công việc không bị lặp lại do một người khác làm

- Tránh được các tình huống va chạm

- Mọi người biết ai làm và làm nhiệm vụ gì

Những thông tin mà một bản mô tả công việc cần có:

Không có một mẫu chuẩn nào dành cho các bản mô tả công việc vì có quánhiều công việc khác nhau Tuy nhiên một bản mô tả công việc được cho là hiệuquả đều gồm các thông tin sau:

+ Tên công việc của người được tuyển vào cho việc đó, vị trí trong sơ đồ

tổ chức, nơi làm việc: thành phố nào, nhà máy nào, phòng nào, máy móc gì v.v

+ Công việc cần thực hiện: Có bản mô tả chính xác ai là người thực hiệncông việc đó, người đó sẽ tiến hành ra sao và tại sao lại làm công việc đó Xácđịnh phạm vi và mục đích công việc Những hướng dẫn chi tiết bao gồm côngviệc được giao, nhiệm vụ cụ thể, phạm vi trách nhiệm, quyền hạn, quan hệ côngviệc, phương pháp cụ thể, thiết bị kĩ thuật, điều kiện làm việc và những ví dụ cụthể được diễn đạt theo một trình tự thời gian hoặc logic

+ Chỉ dẫn chi tiết về công việc: Những kĩ năng tinh thần (nền tảng giáodục, kiến thức công việc, trách nhiệm công việc) và những kĩ năng về thể chất,điều kiện làm việc là những yếu tố quan trọng trong bản mô tả công việc

c Nội dung của bản mô tả công việc

Bản mô tả công việc có thể tiến hành theo 4 bước: lập kế hoạch, thu thậpthông tin, viết lại và phê chuẩn

Bước 1 Lập kế hoạch: Việc chuẩn bị tốt dẫn tới kết quả tốt Giai đoạn

chuẩn bị cần phải xác định các trách nhiệm chính và công tác kiểm tra đánh giá?

- Công việc đó nhằm đạt được cái gì? (Nhiệm vụ)

- Người đảm đương công việc đó cần phải nỗ lực như thế nào? (Tráchnhiệm)

- Kết quả công việc được đánh giá như thế nào? (Kiểm tra)

Bước 2 Thu thập thông tin: Điều quan trọng là thu thập thông tin đầy đủ

để đặt công việc vào một hoàn cảnh có liên quan đến các công việc khác trong

cơ cấu tổ chức và thông báo về các mối quan hệ có liên quan Vị trí công việcđược miêu tả rõ nhất bằng sơ đồ

Bước 3 Phác thảo bản mô tả công việc: Điều này nghĩa là chuyển những

thông tin đã thu thập thành bản mô tả công việc nhằm mục đích giúp người làmcông việc đó và người quản lý có thể hình dung cùng một bức tranh giống nhau

và bao quát được phạm vi công việc Bản mô tả công việc có thể do người làmcông việc đó hoặc người quản lý soạn, đôi khi người quản lý viết bản thảo saukhi đã thảo luận với người đảm đương công việc

Bước 4 Phê chuẩn bản mô tả công việc: Người làm công việc đó và

người quản lý phải cùng nhau thảo luận và nhất trí về văn bản mô tả công việc.Người làm công việc đó và người giám sát hoặc người quản lý phải cùng thốngnhất xem nên giải quyết như thế nào khi người làm công việc đó gặp phải nhữngvấn đề cần giải quyết Người quản lý cần chỉ đạo cấp dưới sao cho cùng thốngnhất về bản mô tả công việc đảm bảo công việc tiến hành thuận lợi mà không có

kẽ hở hoặc sự chồng chéo lên nhau

1.2.3.2 Bản yêu cầu công việc đối với người thực hiện

Là bản liệt kê các yêu cầu cần phải có của công việc đối với nhẵng ngườithực hiện về các kiến thức, kỹ năng, các kinh nghiệm, trình độ giáo dục và đàotạo, các đặc trưng về tinh thần và thể lực và các yêu cầu cụ thể khác

Các tiêu chuẩn nhân sự gồm:

- Trình độ văn hoá, chuyên môn và các khoá đào tạo đã qua

- Các môn học chủ yếu của các khoá được đào tạo, kết quả thi các mônhọc chủ yếu và tốt nghiệp Trình độ ngoại ngữ: cần biết ngoại ngữ gì và mức độ

về đọc, nghe và viết

- Thâm niên công tác trong nghề và các thành tích đã đạt được

- Tuổi đời; Sức khoẻ; Ngoại hình; Năng khiếu đặc biệt và các yêu cầu đặc biệt

- Tham vọng cầu tiến, sở thích, nguyện vọng cá nhân

- Các tiêu chuẩn đặc thù khác theo yêu cầu của công việc

1.2.3.3 Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc

Là hệ thống các chỉ tiêu phản ánh các yêu cầu về số lượng và chất lượngcủa sự hoàn thiện nhiệm vụ được miêu tả trong bản mô tả công việc nhưng tất cảcác yếu tố này cũng đưa ra tiêu chuẩn mẫu để đánh giá tức là nên đánh giá nhưthế nào hay cần xác định yêu cầu, đặc điểm chính xác của cá nhân mà ta dự đoán

sẽ làm cho công việc thực hiện tốt nhất như độ khéo léo của tay, trí thông minh,mức độ nhạy cảm của tâm lý

Việc lựa chọn ứng viên thỏa mãn yêu cầu trên là việc hết sức cần thiết của

tổ chức Ngoài ra cần phải yêu cầu ứng viên làm việc và đánh giá thực hiện côngviệc của ứng viên

Phân tích mối quan hệ những yêu cầu các vấn đề trên và thực hiện củaứng viên Từ đó rút ra kết luận về yêu cầu đối với ứng viên

1.2.4 Các phương pháp thu thập thông tin để phân tích công việc

a Phỏng vấn

Phỏng vấn thu thập thông tin phân tích công việc có thể thực hiện trựctiếp với từng cá nhân, với nhóm nhân viên thực hiện cùng một công việc hoặcvới cán bộ phụ trách nhân viên thực hiện công việc đó.

- Ưu điểm: Phương pháp này được sử dụng rất hữu hiệu khi mục đích củaphân tích công việc là xây dựng tiêu chuẩn mẫu đánh giá năng lực thực hiệncông việc của nhân viên, xác định nhu cầu đào tạo và xác định giá trị của côngviệc Phỏng vấn cho phép phát hiện ra nhiều thông tin về các hoạt động và cácmối quan hệ quan trọng trong phân tích công việc mà các phương pháp kháckhông thể tìm ra Ðồng thời phỏng vấn cũng cho ta cơ hội để giải thích các yêucầu và chức năng của công việc

- Nhược điểm: chủ yếu của phỏng vấn phân tích công việc là người bị

phỏng vấn có thể cung cấp các thông tin sai lệch hoặc không muốn trả lời đầy đủcác câu hỏi của người phỏng vấn Nhân viên thường cảm thấy rằng việc phântích các công việc được sử dụng như màn mở đầu để thay đổi cơ cấu tổ chức,tinh giản biên chế, nâng cao định mức, v.v do đó họ thường có xu hướng muốn

đề cao trách nhiệm và những khó khăn trong công việc của mình; ngược lại,giảm thấp mức độ và tầm quan trọng trong công việc của người khác Thêm vào

đó, phỏng vấn đòi hỏi cán bộ thu thập thông tin phải tốn nhiều thời gian làmviệc với từng nhân viên

Ðể nâng cao chất lượng của phỏng vấn phân tích công việc, nên chú ý:Nghiên cứu công việc trước khi thực hiện phỏng vấn sao cho có thể đưa rađúng các câu hỏi cần thiết

Chọn người thực hiện công việc giỏi nhất và chọn người có khả năng mô

tả quyền hạn, trách nhiệm, cách thức thực hiện công việc giỏi nhất

Nhanh chóng thiết lập mối quan hệ tốt đối với người bị phỏng vấn và giảithích cho họ rõ ràng về mục đích của phóng vấn

Ðặt những câu hỏi rõ ràng và gợi ý sao cho người bị phỏng vấn dễ trả lời

Cơ cấu của các thông tin cần thu thập phải hợp lý sao cho khi phỏng vấnkhông bị bỏ sót những thông tin quan trọng.

Kiểm tra lại tính chính xác của các thông tin với người bị phỏng vấn

b Bản câu hỏi

Bản câu hỏi được đánh giá là phương pháp hữu hiệu nhất để thu thậpthông tin phân tích công việc Bản câu hỏi liệt kê những câu hỏi chuẩn bị kỹlưỡng từ trước và phân phát cho nhân viên điền vào các câu trả lời Tổng kết cáccâu trả lời của nhân viên, cán bộ phân tích sẽ có được những thông tin cơ bản,đặc trưng về các công việc thực hiện trong doanh nghiệp Khi cảm thấy thôngtin thu thập qua bản câu hỏi không được đầy đủ, cán bộ phân tích nên thảo luậnlại với các nhân viên thực hiện công việc Nhìn chung, bản câu hỏi cung cấp cácthông tin nhanh hơn và dễ thực hiện hơn so với hình thức phỏng vấn Ðể nângcao chất lượng thông tin thu thập qua bản câu hỏi, cần lưu ý các vấn đề sau:

- Cấu trúc của các câu hỏi.

Ngoài các câu hỏi về các chức năng, nhiệm vụ chính, trong bản câu hỏicần thiết kế phải có những câu hỏi về các nhiệm vụ phụ nhân viên phải thực hiệnthêm tại nơi làm việc Tuy nhiên các câu hỏi cần xoay quanh trọng tâm các vấn

đề phải nghiên cứu và bản câu hỏi nên ngắn gọn Thông thường, không ai thíchphải trả lời một bản câu hỏi dài Một bản câu hỏi càng dài thì người trả lời càng

ít chú ý đến nội dung của các câu hỏi

đó, việc trả lời bản câu hỏi nên được thực hiện trong giờ làm việc sao cho nhânviên không cảm thấy khó chịu vì phải mất thêm thời gian cá nhân của họ.

c.Quan sát tại nơi làm việc

Quan sát tại nơi làm việc cho phép các nhà phân tích chỉ ra đầy đủ và chitiết thời gian, mức độ thường xuyên, tính phức tạp của các nhiệm vụ, tráchnhiệm khi thực hiện các công việc khác nhau, các thông tin về điều kiện làmviệc, các máy móc, dụng cụ, nguyên vật liệu sử dụng trong quá trình làm việc

và hiệu quả thực hiện công việc Phương pháp quan sát được sử dụng hữuhiệu đối với những công việc có thể đo lường, dễ quan sát, thấy những công việckhông mang tính chất tình huống như công việc của người y tá trực hoặc khôngphải tính toán suốt ngày như công việc của các nhân viên phòng kế toán Tuynhiên, phương pháp quan sát có thể cung cấp thông tin thiếu chính xác do hộichứng Hawthone ( khi biết mình được quan sát, nhân viên có thể làm việc vớiphương pháp, tốc độ, cách thức, kết quả khác với khi thực hiện công việc trongnhững lúc bình thường), điều này phản ánh rõ rệt nhất khi cán bộ phân tích vừaquan sát, vừa phỏng vấn nhân viên thực hiện công việc

Ðể nâng cao chất lượng thu thập thông tin, nên áp dụng:

+ Quan sát kết hợp với các phương tiện kỹ thuật như quay phim, video,đèn chiếu hoặc đồng hồ bấm giây nhằm ghi lại các hao phí thời gian trong thựchiện công việc

+ Quan sát theo chu kỳ của công việc hoàn thành (lưu ý chu kỳ của côngviệc là thời gian cần thiết để hoàn thành trọn vẹn một công việc)

+ Nói chuyện trực tiếp với các nhân viên thực hiện công việc để tìm hiểunhững điều chưa rõ hoặc bổ sung những điều bỏ sót trong quá trình quan sát.

d Ghi chép lại trong nhật ký

Trong một số trường hợp, nhà phân tích thu thập thông tin bằng cách yêucầu công nhân ghi lại, mô tả lại các hoạt động hàng ngày trong một cuốn sổ.Nhờ phương pháp này mà công nhân viên phóng đại tầm quan trọng của côngviệc trong các phương pháp trước không còn là vấn đề không giải quyết được

e Bảng danh sách kiểm tra

Ðây là danh sách các mục liên quan tới công việc Thường là cá nhânngười đảm nhận công việc hoặc cấp quản trị trực tiếp của đương sự được yêucầu kiểm tra xem mỗi mục có áp dụng cho công việc đang cần kiểm tra không.Danh sách kiểm tra rất hữu dụng bởi vì các cá nhân dễ trả lời

f Phối hợp các phương pháp

Thông thường thì các nhà phân tích không dùng một phương pháp đơnthuần nữa Họ thường phối hợp các phương pháp khác nhau Chẳng hạn nhưmuốn phân tích công việc của nhân viên hành chánh văn phòng, họ có thể sửdụng bảng câu hỏi, phối hợp với phỏng vấn và quan sát thêm Khi nghiên cứucác công việc sản xuất, họ dùng phương pháp phỏng vấn phối hợp với phươngpháp quan sát

g Ngoài ra còn sử dung các phương pháp khác

- Phương pháp 1: là phương pháp tiêu chuẩn của Bộ luật lao động đã thựchiện

- Phương pháp 2: là sử dựng bản câu hỏi PTCV

- Phương pháp 3: là thu thập thông tin theo cấp bậc kỹ thuật, áp dụng đểPTCV cho công nhân thực hiện nhằm xác định cấp bậc của công việc

Như vậy có rất nhiều phương pháp khác nhau để phục vụ công tác PTCV,việc lựa chọn các phương pháp thích hợp sẽ tùy thuộc vào mục đích phòng kinhdoanh, vị trí chức năng của phòng.

1.2.5 Yêu cầu để làm tốt công tác phân tích công việc

1.2.5.1 Với người lãnh đạo

Một ngời lãnh đạo trong tổ chức cần phải nắm rõ đặc điểm về kỷ luật củacông việc các thông tin liên quan đến công việc và cần phải nhanh chóng nắmbắt được tình hình thực hiện công việc của các nhân viên như phương pháp làmviệc và biết được hao phí thời gian làm việc đòi hỏi loại nhân viên nào, thựchiện nó các đặc điểm về trình độ chuyên môn cần phải nắm bắt như thế nào cầnnói thêm rằng người giám đốc phải có kiến thức cao có khả năng nắm bắt tìnhhình và phải biết cách sử dụng bố trí người một cách tối ưu nhất, ngoài việc nắmbắt về con người cần phải nắm bắt thêm các phương tiện thực hiện công việcnhư máy móc thiết bị sử dụng, các trang chuyên dụng cho hoạt động dịch vụmua bán của công ty Việc lựa chọn tiêu chuẩn sản phẩm phải đưa ra nhằm tạocho nhân viên có được ý thức về kỷ luật hay tạo một phương pháp làm việc hiệuquả và khoa học, người lãnh đạo phải chỉ đạo và nắm bắt tình hình về sự thựchiện công việc của nhân viên, ngoài ra tổ chức chỉ đạo cho phòng quản trị nhânlực phải đưa ra mô tả công việc và tiêu chuẩn thực hiện công việc , đặc điểm củacông việc đó có được cách nhận thức tiếp cận với các công việc và có thể lãnhđạo một cách trực tiếp, sắp xếp tổ chức kỷ luật lao động sao cho phù hợp, ngườilãnh đạo có thể tự điều chỉnh hay đưa ra nhiều hình thức tạo động lực đem lạibầu không khí thân mật và hăng hái lao động của nhân viên trong phòng, làm họthỏa mãn với công việc và cuộc sống

1.2.5.2 Với phòng Quản trị nhân lực

Phòng quản trị nhân lực là phòng phải nắm rõ về số lượng nhân viên vàcác công việc cần làm và sẽ làm với PTCV thì phòng quản trị nhân lực càngphải làm tốt hơn thông qua việc đưa nhân viên trực tiếp làm việc, giám sát tìnhhình thực hiện công việc, các công việc đòi hỏi năng lực khác nhau với mức độ