Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ trong trường mầm non

TRƯỜNG MẦM NON BỘT XUYÊNSÁNG KIẾN KINH NGHIỆM MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ Ở TRƯỜNG MẦM NON Lĩnh vực: Khác Cấp học: Mầm non Tên tác giả: Nguyễn Thị Lan Anh

TRƯỜNG MẦM NON BỘT XUYÊN

SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC

VĂN THƯ LƯU TRỮ Ở TRƯỜNG MẦM NON

Lĩnh vực: Khác Cấp học: Mầm non Tên tác giả: Nguyễn Thị Lan Anh Đơn vị: Trường Mầm non Bột Xuyên Chức vụ: Nhân viên văn thư

NĂM HỌC 2020-2021

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ĐƠN YÊU CẦU CÔNG NHẬN SÁNG KIẾN Kính gửi: Hội đồng khoa học huyện Mỹ Đức

Họ và tên Ngày tháng

năm sinh

Nơi công tác Chức danh

Trình độ chuyên môn

Nhân viênvăn thư

Trungcấp

“Một số biện pháp

nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ trong trường mầm non”

- Lĩnh vực áp dụng sáng: Vấn đề đặt ra thuộc lĩnh vực văn thư, lưu trữ Đề

tài trình bày “Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ

trong trường mầm non”.

- Ngày sáng kiến được áp dụng lần đầu hoặc áp dụng thử: Tháng 4 năm2020

- Mô tả bản chất của sáng kiến:

+ Mức độ tổng quan của đề tài: Đề tài có ý nghĩa khoa học và thực tiễnphù hợp với tình hình thực tế của nhà trường trong việc tiếp nhận văn bản đến,quản lý văn bản đi và lưu trữ hồ sơ

+ Độ tin cậy và chính xác: Số liệu phù hợp với lĩnh vực văn thư lưu trữ.+ Kết quả đạt được (Tính chính xác, sáng tạo, khoa học, khả năng ápdụng): Kết quả đạt được có khả năng ứng dụng Biện pháp đưa ra có sự triểnkhai hợp với tình hình thực tế về công tác văn thư, lưu trữ của nhà trường

- Những thông tin cần được bảo mật (nếu có):

- Các điều kiện cần thiết để áp dụng sáng kiến: Các thiết bị ( máy tính,máy in), đồ dùng ( sổ sách, hộp đựng tài liệu ), cơ sở vật chất ( tủ đựng tài liệulưu trữ…)

- Đánh giá lợi ích thu được hoặc dự kiến có thể thu được do áp dụng sángkiến theo ý kiến của tác giả: Đề tài thu được các kết quả sau:

Tìm hiểu thực trạng công tác văn thư lưu trữ của nhà trường, đưa ra một

số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ, tránh việc các văn bản

bị thất thoát, việc lưu trữ văn bản, hồ sơ được ngăn nắp, khoa học Cách soạnthảo và thể thức trình bày văn bản nắm bắt kịp thời theo quy định

kiến theo ý kiến của tổ chức, cá nhân đã tham gia áp dụng sáng kiến lần đầuhoặc áp dụng thử nếu có:

Danh sách những người đã tham gia áp dụng thử hoặc áp dụng sáng kiếnlần đầu (nếu có):

Số

TT Họ và tên

Ngày tháng năm sinh

Nơi công tác (hoặc nơi thường trú)

Chức danh

Trình độ chuyên môn

Nội dung công việc hỗ trợ

và hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật

Người nộp đơn

Nguyễn Thị Lan Anh

2 Biện pháp 2: Cách quản lý văn bản đi 18

3 Biện pháp 3: Cách quản lý văn bản đến 20

4 Biện pháp 4: Cách lư trữ, bảo quản hồ sơ một cách khoa học nhất 22

I TÍNH HIỆU QUẢ CỦA SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM 24

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư

2 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

văn thư.

4 Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ về sửađổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/NĐ-CP ngày 08/04/2004 củaChính phủ về công tác văn thư

5 Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/08/2001 của Chính phủ về quản

lý và sử dụng con dấu

6 Nghị định số 38/2009/NĐ-CP ngày 01/04/2009 về sửa đổi, bổ sung một

số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 về quản lý

và sử dụng con dấu

7 Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 đã được Quốc hội nước Cộng hoà xã

hội chủ nghĩa Việt Nam khoá XIII, kỳ họp thứ 2 thông qua ngày 11 tháng 11năm 2011

PHẦN 1 ĐẶT VẤN ĐỀ

I LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI

Trong công cuộc đổi mới của đất nước, thời đại công nghiệp hóa, hiện đạihóa, nền cải cách hành chính cũng đang trên đà phát triển để vươn tới sự hoànthiện hơn Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnhvực hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắnliền với văn bản cũng có nghĩa là gắn liền với việc soạn thảo, ban hành và tổchức sử dụng văn bản nói riêng, với công tác văn thư lưu trữ nói chung Do đó,vai trò của công tác văn thư lưu trữ đối với hoạt động quản lý hành chính nhànước là rất quan trọng Với tính chất đặc thù ngành giáo dục, việc tiếp nhận cácloại văn bản, công văn, thông tư … là rất nhiều, nên đòi hỏi người làm công tácvăn thư lưu trữ phải biết sắp xếp, xử lý các thông tin một cách khoa học, nhanhchóng, chính xác giúp hiệu trưởng nắm bắt kịp thời để có hướng giải quyết tốtnhất, giúp nhà trường hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao

Thiết nghĩ mỗi cơ quan hành chính nhà nước cần phải có nhận thức đúngđắn về vị trí và vai trò của công tác văn thư, lưu trữ để có thể đưa ra những biệnpháp phù hợp nhằm đưa công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, đơn vị mình đivào nề nếp và góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý của đơn vị

Qua nhiều năm thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư lưu trữ tại trườngmầm non Bột Xuyên, tôi nhận thấy về cơ bản công tác văn thư lưu trữ là nhằmđảm bảo thông tin văn bản, phục vụ quản lý, điều hành trong nhà trường Nộidung công tác này bao gồm các việc về soạn thảo, ban hành văn bản, quản lývăn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động; lập hồ sơ hiệnhành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; quản lý và sử dụng con dấu Còn công tác lưutrữ là một trong những nhiệm vụ cơ bản nhằm lựa chọn, lưu giữ, tổ chức mộtcách khoa học các hồ sơ, tài liệu để phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng của nhàtrường và xã hội Nội dung công tác lưu trữ bao gồm các việc về thu thập, bảoquản và tổ chức tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của nhà trường.Giữa công tác văn thư và lưu trữ không có sự tách biệt mà có mối quan hệ chặtchẽ, thúc đẩy với nhau Mối quan hệ này thể hiện qua sự liên tục trong quá trình

từ soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản đến lưu trữ hiện hành và đưa vào lưutrữ

Trước đó do công tác văn thư lưu trữ chưa được chú trọng nên một số cácvăn bản của nhà trường bị thất thoát, việc lưu trữ văn bản, hồ sơ không ngănnắp, không khoa học gây khó khăn trong việc tìm kiếm khi có việc cần Cáchsoạn thảo và thể thức trình bày văn bản chưa nắm bắt kịp thời theo quy định

Ý thức được vai trò, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ và đểcông việc có hiệu quả cao, trong quá trình công tác tôi luôn tìm tòi, học hỏi traudồi kinh nghiệm, cải tiến, vận dụng một cách linh hoạt theo hoàn cảnh thực tế.Góp phần tích cực trong việc tham mưu cho Ban giám hiệu nhà trường hoànthành tốt nhiệm vụ được giao.Với mong muốn từng bước nâng cao hiệu quảcông tác văn thư lưu trữ, khắc phục được các tồn tại và mong muốn được traođổi với các đồng nghiệp ở các trường mầm non về những kinh nghiệm mà tôi đãtích luỹ được qua thực tiễn nhiều năm làm công tác văn thư, lưu trữ Đó là lý do

tôi chọn đề tài “Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ

ở trường mầm non”

II MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU

Hiện nay hầu hết ở các trường học đều bố trí một nhân viên làm công tácvăn thư lưu trữ, nhưng vẫn còn một số nơi chưa thật sự quan tâm đến vấn đềnày Người phụ trách trực tiếp công việc còn chưa tập trung, không nắm hếtđược các kỹ năng để giải quyết công việc nên dẫn đến tính chính xác không cao

và không có hiệu quả tối ưu nhất

Để có một văn bản mang tính chính xác cao, đòi hỏi người phụ trách côngtác văn thư cần phải có những kỹ năng về xây dựng văn bản, cần nắm vữngđược các phương pháp soạn thảo văn bản vừa đầy đủ nội dung vừa đúng thểthức của mỗi loại văn bản cụ thể do Nhà nước quy định

Để phục vụ tốt công tác nghiên cứu, quản lý, giảng dạy và học tập thì việctìm kiếm văn bản đã lưu trữ đòi hỏi cần phải nhanh chóng, chính xác

Mục đích của đề tài nhằm giúp nhân viên văn thư tháo gỡ những khó khănvướng mắc nêu trên, mặt khác giúp cho tất cả nhân viên văn phòng nhận thứcsâu sắc tầm quan trọng của công tác văn thư lưu trữ trong hoạt động của nhàtrường

III ĐỐI TƯỢNG NGHIÊN CỨU

Tại một đơn vị hành chính sự nghiệp, dù ở lĩnh vực nào thì cũng phải cần

có một bộ phận văn thư lưu trữ Thực tế công tác văn thư, lưu trữ ở nhiều đơn vịchưa được quan tâm đúng mức mà chỉ coi đây là công việc đơn thuần, chưa thấyđược vị trí, ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ Cán bộcông chức văn phòng chưa được đào tạo đầy đủ kiến thức chuyên môn, nghiệp

vụ chưa đáp ứng được yêu cầu đòi hỏi của sự nghiệp đổi mới công tác văn thư,lưu trữ

IV.THỜI GIAN VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU

Đề tài này được nghiên cứu trong phạm vi trường mầm non Bột Xuyên từtháng 04 năm 2020 đến hết tháng 2 năm 2021 Đề tài này của tôi là tổng hợpquá trình thực hiện công tác văn thư, lưu trữ; tích lũy kinh nghiệm trong suốtnhiều năm làm văn thư tại trường mầm non Bột Xuyên Sáng kiến kinh nghiệm

“Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ ở trường mầm non” hoàn thành vào 20 tháng 02 năm 2021

PHẦN 2 GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ

I CƠ SỞ LÝ LUẬN

Ở nhiều lĩnh vực, khối lượng thông tin được truyền tải chủ yếu dưới hìnhthức văn bản Có thể nói văn bản là phương tiện lưu trữ và truyền đạt thông tinhữu hiệu nhất Hiện nay có nhiều cơ quan, đơn vị sử dụng phương tiện này tronghoạt động quản lý và điều hành của đơn vị mình Công tác văn thư - lưu trữ đãtrở thành một trong những yêu cầu có tính cấp thiết Làm tốt công tác văn thư -lưu trữ giúp ban giám hiệu điều hành mọi hoạt động của nhà trường một cáchhợp pháp, hợp lý, kịp thời, hiệu quả đảm bảo thực hiện công việc quản lý vàđiều hành theo đúng chức năng, nhiệm vụ được giao Từ những lập luận trên chothấy công tác văn thư - lưu trữ là công tác không thể thiếu được trong hoạt độngcủa nhà trường

Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụcho việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý và điều hành công việc của nhà trường Côngtác văn thư bao gồm những nội dung: soạn thảo và ban hành văn bản, quản lývăn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của nhàtrường, quản lý và sử dụng con dấu Trong quá trình thực hiện các nội dungcông việc công tác văn thư ở nhà trường phải đảm bảo các yêu cầu: nhanhchóng, chính xác, bí mật và hiện đại

Công tác lưu trữ là quá trình hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản

an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ Công tác lưu trữ bao gồm nhữngnội dung: Phân loại tài liệu lưu trữ, chỉnh lý tài liệu lưu trữ, thu thập và bổ sungtài liệu lưu trữ, bảo quản tài liệu lưu trữ, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Trongqúa trình thực hiện các nội dung công việc công tác lưu trữ ở nhà trường phảiđảm bảo: tính khoa học, tính cơ mật

Đối với người làm công tác văn thư lưu trữ cần có kế hoạch làm việc khoahọc, cẩn thận, ngăn nắp, cần nghiên cứu và ứng dụng tốt công nghệ thông tin sẽgóp phần hoàn thành tốt nhiệm vụ văn thư lưu trữ, nhất là công tác soạn thảovăn bản

II CƠ SỞ THỰC TIỄN

Trong những năm trước đây, công tác văn thư lưu trữ chưa được cáctrường học quan tâm, phần lớn chưa bố trí nhân viên làm công tác này mà chỉphân công kiêm nhiệm, chính vì vậy mà chưa nhận thức được hết tầm quantrọng của công tác văn thư nên việc sắp xếp hồ sơ giấy tờ chưa ngăn nắp, gọngàng và khoa học Cách soạn thảo và thể thức trình bày văn bản chưa đúng theoquy định Một vài năm gần đây công tác văn thư lưu trữ trong nhà trường đượcUBND, Phòng GD&ĐT huyện Mỹ Đức, Ban giám hiệu nhà trường quan tâm chỉđạo sâu sát và triển khai thực hiện đúng theo các văn bản hướng dẫn: Thông tưLiên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội

vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày vănbản; Nghị định số 110/2004/Nð-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ

về công tác văn thư, Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm

2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản,văn bản đến;Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ vềviệc hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; Nghị định số30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư.Qua thời gian làm công tác văn thư ở trường mầm non Bột Xuyên tôi nhận thấy

có những thuận lợi và khó khăn như sau:

1 Thuận lợi:

- Công tác văn thư lưu trữ có đầy đủ hệ thống văn bản mang tính pháp lý.Các văn bản đến đều được chuyển trực tiếp vào hộp thư điện tử của trường

- Được sự quan tâm chỉ đạo trực tiếp của UBND, Phòng GD&ĐT huyện

Mỹ Đức và Ban giám hiệu nhà trường Đảng, Chính quyền, ban ngành, đoàn thể

và nhân dân rất quan tâm đến giáo dục, có tinh thần đoàn kết và hợp tác với nhàtrường

- Đội ngũ giáo viên, nhân viên năng động, nhiệt tình, có năng lực chuyênmôn tốt, có ý thức vươn lên hoàn thành nhiệm vụ của mình với tinh thần tráchnhiệm cao

để sao lưu văn bản khi cần

- Công tác văn thư lưu trữ của các đơn vị hành chính sự nghiệp khác đã cóphần mềm để quản lý còn riêng với đối với đơn vị trường học thì vẫn chỉ làquản lý bằng công tác thủ công nên hiệu quả công việc chưa được cao.

Mặc dù vậy tôi đã cố gắng khắc phục, học hỏi, rút kinh nghiệm để vượtqua hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao

Hiện nay công tác văn thư lưu trữ của nhà trường đã đi vào nề nếp, đápứng được nhu cầu của công tác quản lý, chăm sóc nuôi dạy và các hoạt độngkhác của nhà trường nhờ biết ứng dụng công nghệ thông tin và khai thác tốt cácthế mạnh sẵn có của nhà trường

Tuy nhiên, vẫn còn nhiều vấn đề nan giải cho những người làm công tácvăn thư lưu trữ đó là cách soạn thảo một văn bản đúng yêu cầu, đúng thể thứctrình bày, đầy đủ nội dung và chính xác; cách lưu trữ văn bản khoa học, dễ tìmkiếm khi có việc cần Chính những vấn đề nêu trên đã thúc đẩy tôi tìm kiếmnhững giải pháp để thực hiện một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất để hoànthành tốt nhiệm vụ được giao cũng như chia sẽ với các đồng nghiệp, cùng nhautiến bộ

Bảng 1: Số liệu điều tra trước khi thực hiện đề tài

Số liệu công văn đi, đến năm 2019

Số lượng văn bản Công văn đi Công văn đến

III CÁC BIỆN PHÁP

Nhiệm vụ của một nhân viên văn thư lưu trữ là rất đa dạng, tuy nhiên căn

cứ vào thực trạng công tác văn thư lưu trữ của nhà trường trong những năm vừa

qua tôi đã đưa ra một số biện pháp để thực hiện “Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ ở trường mầm non” như sau:

+ Cách soạn thảo một văn bản đúng thể thức, đầy đủ nội dung, độ chínhxác cao để trình ký

+ Cách quản lý văn bản đi

+ Cách quản lý văn bản đến

+ Cách lưu trữ, bảo quản hồ sơ một cách khoa học nhất

1 Biện pháp 1: Cách soạn thảo một văn bản đúng thể thức, đầy đủ nội dung, chính xác để trình ký

Người làm công tác văn thư lưu trữ muốn hoàn thành tốt nhiệm vụ đượcgiao nói chung, soạn thảo một văn bản đúng yêu cầu, đầy đủ nội dung, chính xác

để trình ký nói riêng cần phải thực hiện tốt một số nội dung sau:

- Thường xuyên học tập nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, đặc biệt

là cập nhật thông tin, kiến thức qua mạng Internet Tìm kiếm đầy đủ, kịp thờicác văn bản mới nhất phục vụ chuyên môn nghiệp vụ lĩnh vực mình công tác.Hiện nay công tác văn thư lưu trữ thực hiện theo: Nghị định số 09/2010/NĐ-CPngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điềucủa Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ vềcông tác văn thư; Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của

Bộ Nội Vụ về việc Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hànhchính ; Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ

về công tác văn thư

- Tìm hiểu, nắm rõ đầy đủ thông tin về mọi hoạt động của nhà trường, nhất

là lĩnh vực mà mình phụ trách để thuận lợi trong soạn thảo văn bản

- Phối hợp tốt với tổ chức đoàn thể, tổ chuyên môn, bộ phận chuyên tráchtrong mọi hoạt động của nhà trường

- Phải thật sự nhạy bén, năng động, sáng tạo trong công việc, mạnh dạn,thẳng thắn trong công tác tham mưu, thỉnh thị với cấp trên

- Điều đặc biệt là phải nắm vững quy trình, bố cục của một văn bản màmình muốn soạn thảo

SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN

(Trên một trang giấy khổ A4: 210 mm x 297 mm)

Ghi chú:

1 : Quốc hiệu và Tiêu ngữ

2 : Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

3 : Số, ký hiệu của văn bản

4 : Địa danh và thời gian ban hành văn bản5a : Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

5b : Trích yếu nội dung công văn

6 : Nội dung văn bản

7a, 7b, 7c : Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

8 : Dấu, Chữ ký số của cơ quan, tổ chức

9a, 9b : Nơi nhận

10a : Dấu chỉ độ mật

10b : Dấu chỉ mức độ khẩn

11 : Chỉ dẫn về phạm vi lưu hành

12 : Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành

13 : Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử;

số điện thoại; số Fax

14 : Chữ ký số của cơ quan, tổ chức cho bản sao văn bản sang

định dạng điện tử

Ví dụ soạn thảo một Tờ trình: Tờ trình là loại văn bản dùng để đề xuất

với cấp trên (hoặc cơ quan chức năng) một vấn đề mới hoặc đã có trong kếhoạch xin phê duyệt

Cơ cấu một văn bản:

- Phần mở đầu:

+ Những căn cứ có tính pháp lý

+ Nhận định tình hình, nêu lý do đưa ra nội dung trình duyệt, phân tíchnhững căn cứ thực tế làm nổi bật các nhu cầu bức thiết của vấn đề cần trìnhduyệt

- Phần nội dung:

+ Nêu tóm tắt nội dung của đề nghị mới, các phương án khả thi một cách

cụ thể, rõ ràng, với các luận cứ kèm theo có thông tin trung thực, độ tin cậy cao.+ Dự kiến những vấn đề có thể nảy sinh quanh đề nghị mới nếu được ápdụng

+ Những thuận lợi khó khăn khi triển khai thực hiện Những biện pháp cầnkhắc phục phải được trình bày khách quan, tránh nhận xét chủ quan thiên vị.+ Nêu ý nghĩa, tác dụng của đề nghị mới đối với hoạt động của đơn vị

- Phần kết thúc:

+ Những kiến nghị để cấp trên xem xét, chấp thuận để sớm triển khai, thựchiện đề xuất mới Có thể nêu phương án dự phòng nếu cần thiết

* Mẫu Tờ trình:

TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN1

TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC 2

_

Số: …/ 3…-…4…

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

… 5 …, ngày tháng năm …

7 ………

……….8………

………

………

………

………/

Nơi nhận: - Như Điều ;

- ;

- Lưu: VT , 9 10…

QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA

NGƯỜI KÝ

(Chữ ký của người có thẩm quyền, dấu/chữ ký số của cơ quan, tổ chức)

Họ và tên

Ghi chú:

Tờ trình có thể thêm thành phần “Kính gửi” ở vị trí 9a theo như sơ đồ trên

1 Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có)

2

Tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn

3 Chữ viết tắt tên loại văn bản

4 Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành văn bản

5Địa danh

6Tên loại văn bản: Tờ trình

7 Trích yếu nội dung văn bản

8Nội dung văn bản

9 Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần)

10 Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành (nếu cần)

Ví dụ cụ thể:

Căn cứ tình hình thực tế của nhà trường,

Trường mầm non đề nghị UBND huyện , Phòng Nội vụ,Phòng GD&ĐT rà soát, bổ sung quy hoạch nguồn CBQL cho nhà trường giaiđoạn 2016 – 2020 Cụ thể như sau:

1 Bổ sung quy hoạch nguồn CBQL:

- Chức danh Hiệu trưởng: 01 người

- Chức danh Phó Hiệu trưởng: 02 người

Kính mong Ủy ban nhân dân huyện, Phòng Nội vụ, Phòng GD&ĐT tạođiều kiện giúp đỡ

Trân trọng cảm ơn!

- Như đề gửi

- Lưu: VT.

Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

- Quốc hiệu “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM”: Được

trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm và ở phíatrên cùng, bên phải trang đầu tiên của văn bản

- Tiêu ngữ “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”: Được trình bày bằng chữ in

thường, cỡ chữ từ 13 đến 14 (nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 12, thì dòng thứ hai cỡchữ 13; nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 13, thì dòng thứ hai cỡ chữ 14), kiểu chữđứng, đậm và được canh giữa dưới Quốc hiệu; chữ cái đầu của các cụm từ được

viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối (-), có cách chữ; phía dưới có đường kẻngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ.

- Quốc hiệu và Tiêu ngữ được trình bày tại ô số 1 Hai dòng chữ Quốc hiệu

và Tiêu ngữ được trình bày cách nhau dòng đơn, cụ thể:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in hoa,

cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa dưới tên cơ quan,

tổ chức chủ quản trực tiếp; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dàibằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ

Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa,

cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức chủ quảntrực tiếp được trình bày cách nhau dòng đơn Trường hợp tên cơ quan, tổ chứcban hành văn bản, tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp dài có thể trình bàythành nhiều dòng

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày tại ô số 2

- Số, ký hiệu của văn bản

+ Thể thức

Số của văn bản: là số thứ tự đăng ký văn bản tại văn thư của cơ quan, tổchức Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngàyđầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm

Ký hiệu của văn bản: Ký hiệu của văn bản bao gồm chữ viết tắt tên loạivăn bản và chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước có thẩmquyền ban hành văn bản Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức và các đơn vị trongmỗi cơ quan, tổ chức hoặc lĩnh vực do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy

định cụ thể, bảo đảm ngắn gọn, dễ hiểu.

+ Kỹ thuật trình bày

Số, ký hiệu của văn bản được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức banhành văn bản Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 13, kiểu chữđứng; sau từ “Số” có dấu hai chấm (:); với những số nhỏ hơn 10 phải ghi thêm

số 0 phía trước Ký hiệu của văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13,kiểu chữ đứng Giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa các nhómchữ viết tắt trong ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-), không cách chữ

Số, ký hiệu của văn bản được trình bày tại ô số 3

Ví dụ:

Số: …/TTr-MNB (Tờ trình của trường mầm non B);

- Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản

- Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản

14, kiểu chữ đứng, đậm Bên dưới trích yếu nội dung văn bản có đường kẻngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối

so với dòng chữ.

Đối với công văn, trích yếu nội dung văn bản được trình bày tại ô số 5b,sau chữ “V/v” bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng; đặt canhgiữa dưới số và ký hiệu văn bản, cách dòng 6pt với số và ký hiệu văn bản

Ví dụ:

TỜ TRÌNH V/v đề nghị bổ sung quy hoạch nguồn cán bộ quản lý nhà trường

Giai đoạn 2016 - 2020

- Nội dung văn bản

+ Căn cứ ban hành văn bản

Căn cứ ban hành văn bản bao gồm văn bản quy định thẩm quyền, chứcnăng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và các văn bản quy địnhnội dung, cơ sở để ban hành văn bản Căn cứ ban hành văn bản được ghi đầy đủtên loại văn bản, số, ký hiệu, cơ quan ban hành, ngày tháng năm ban hành vănbản và trích yếu nội dung văn bản (riêng Luật, Pháp lệnh không ghi số, ký hiệu,

cơ quan ban hành)

Căn cứ ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữnghiêng, cỡ chữ từ 13 đến 14, trình bày dưới phần tên loại và trích yếu nội dungvăn bản; sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu chẩm phẩy (;), dòngcuối cùng kết thúc bằng dấu chấm (.)

+ Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, số,

ký hiệu của văn bản, thời gian ban hành văn bản, tên cơ quan, tổ chức ban hànhvăn bản và trích yếu nội dung văn bản (đối với Luật và Pháp lệnh chỉ ghi tênloại và tên của Luật, Pháp lệnh); trong các lần viện dẫn tiếp theo, chỉ ghi tên loại

và số, ký hiệu của văn bản đó

+ Bố cục của nội dung văn bản: Tuỳ theo tên loại và nội dung, văn bản cóthể có phần căn cứ pháp lý để ban hành, phần mở đầu và có thể được bố cụctheo phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm hoặc được phân chia thànhcác phần, mục từ lớn đến nhỏ theo một trình tự nhất định

+ Đối với các hình thức văn bản được bố cục theo phần, chương, mục,tiểu mục, điều thì phần, chương, mục, tiểu mục, điều phải có tiêu đề Tiêu đề làcụm từ chỉ nội dung chính của phần, chương, mục, tiểu mục, điều

+ Cách trình bày phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm

Từ “Phần”, “Chương” và số thứ tự của phần, chương được trình bày trênmột dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ