QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ TỰ DOANH CHỨNG KHOÁN

Mục đích : Nhằm tiêu chuẩn hóa các bước thực hiện công việc của nhân viên tự doanh trong quá trình thực hiện nghiệp vụ tự doanh . Giúp nhân viên tự doanh thực hiện việc đầu tư một cách chuyên nghiệp đồng thời là tài liệu hướng dẫn cho các nhân viên mới . Phạm vi áp dụng : Áp dụng cho Phòng tự doanh Hội sở và Bộ phận tự doanh tại chi nhánh .

QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ

TỰ DOANH CHỨNG KHOÁN

HÀ NỘI – 01/2008

PHẦN 1: QUY ĐỊNH CHUNG

I MỤC ĐÍCH, PHẠM VI, ĐỐI TƯỢNG ĐIỀU CHỈNH

II GIẢI THÍCH TỪ NGỮ VÀ CÁC TỪ VIẾT TẮT

III NGUYÊN TẮC CHUNG

IV CÁC HÀNH VI BỊ CẤM

PHẦN 2: QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ VỀ TỰ DOANH CHỨNG KHOÁN

I QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ TỰ DOANH CỔ PHIẾU NIÊM YẾT

1.1 QUY TRÌNH CHUNG

1.2 NỘI DUNG CHI TIẾT

1.3 HỒ SƠ

II QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ TỰ DOANH CỔ PHIẾU CHƯA NIÊM YẾT

2.1 SƠ ĐỒ CHI TIẾT CÁC BƯỚC THỰC HIỆN

2.2 MÔ TẢ CHI TIẾT CÁC CÔNG VIỆC CẦN THỰC HIỆN

BƯỚC 1: XÂY DỰNG CHIẾN LƯỢC ĐẦU TƯ

BƯỚC 2: KHAI THÁC, TÌM KIẾM CÁC CƠ HỘI ĐẦU TƯ

BƯỚC 3: LẬP VÀ PHÂN TÍCH PHƯƠNG ÁN ĐÀU TƯ

BƯỚC 4: THẨM ĐỊNH VÀ PHÊ DUYỆT PHƯƠNG ÁN ĐẦU TƯ, ĐỀ XUẤT CHI TIẾT THẨM QUYỀN CỦA PHÒNG TỰ DOANH, TỔNG GIÁM ĐỐC, HỘI ĐỒNG ĐẦU TƯ, HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ, ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG

BƯỚC 5: THỰC HIỆN ĐẦU TƯ

BƯỚC 6: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC HIỆN

BƯỚC 7: QUẢN LÝ ĐẦU TƯ VÀ THU HỒI VỐN

BƯỚC 8: LƯU TRỮ HỒ SƠ

III QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ TỰ DOANH TRÁI PHIẾU NIÊM YẾT:

IV QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ TỰ DOANH TRÁI PHIẾU CHƯA NIÊM YẾT.

PHẦN 3: CÁC QUY ĐỊNH KHÁC

I QUY ĐỊNH VỀ KIỂM SOÁT HỒ SƠ

II TỔ CHỨC THỰC HIỆN

PHẦN 1- QUY ĐỊNH CHUNG

I MỤC ĐÍCH, PHẠM VI, ĐỐI TƯỢNG ĐIỀU CHỈNH

Mục đích : Nhằm tiêu chuẩn hóa các bước thực hiện công việc của nhân viên tự doanh trong quá trình thực hiện nghiệp vụ tự doanh Giúp nhân viên tự doanh thực hiện việc đầu tư một cách chuyên nghiệp đồng thời là tài liệu hướng dẫn cho các nhân viên mới

Phạm vi áp dụng : Áp dụng cho Phòng tự doanh Hội sở và Bộ phận tự doanh tại chi nhánh

Các loại chứng khoán được phép tự doanh:

• Cổ phiếu, trái phiếu, chứng chỉ quỹ đầu tư được niêm yết tại Trung tâm Giao dịch chứng khoán,Sở giao dịch chứng khoán ;

• Cổ phiếu, trái phiếu, chứng chỉ quỹ đầu tư chưa được niêm yết tại Trung tâm Giao dịch Chứng khoán,Sở giao dịch chưng khoán;

II GIẢI THÍCH THUẬT NGỮ VÀ CÁC TỪ VIẾT TẮT

1. Tự doanh: là các hoạt động mua, bán chứng khoán cho chính Công ty.

2. Hội đồng đầu tư: Thành phần của Hội đồng đầu tư do Hội đồng quản trị quyết định.

3. Mã số tự doanh: Là mã số tài khoản tự doanh của Công ty.

4. Điểm giới hạn lỗ (stop loss): Do Chủ tịch Hội đồng đầu tư quyết định dựa trên tỷ lệ giảm giá

tối đa của một loại chứng khoán so với giá mua vào bình quân của số chứng khoán đó

5. Điểm giới hạn lãi (stop gain/win): Do Chủ tịch Hội đồng đầu tư quyết định tỷ lệ tăng giá tối

đa của một loại chứng khoán so với giá mua vào bình quân của số chứng khoán đó

6. Niêm yết chứng khoán: là việc đưa các chứng khoán có đủ tiêu chuẩn vào đăng ký và giao

dịch tại thị trường giao dịch tập trung

7. Chứng khoán niêm yết: Là loại chứng khoán được niêm yết tại Trung tâm Giao dịch chứng

khoán Thành phố Hồ Chí Minh, đăng ký giao dịch tại Trung tâm Giao dịch chứng khoán Hà Nội hoặc các sở giao dịch chứng khoán khác

8. Chứng khoán chưa niêm yết: Là loại chứng khoán chưa được niêm yết tại Trung tâm Giao

dịch chứng khoán Thành phố Hồ Chí Minh hoặc Trung tâm giao dịch chứng khoán Hà Nội

9. Các chỉ số tài chính cơ bản: Là một số chỉ số cơ bản phản ánh tình hình tài chính của tổ

chức phát hành làm cơ sở cho các quyết định tự doanh

10. Giá thị trường của cổ phiếu niêm yết: là giá thực hiện tại lần khớp lệnh cuối cùng trong

ngày giao dịch Trong trường hợp không có giá thực hiện trong ngày giao dịch, giá thị trường được xác định là giá đóng cửa của ngày giao dịch gần nhất

11. Giá thị trường cổ phiếu chưa niêm yết: là giá thực tế mua (hoặc bán) loại cổ phiếu đó trên

thị trường được nhân viên tự doanh công ty điều tra trên thị trường căn cứ vào giá thực tế đã giao dịch trên thị trường OTC hoặc báo giá của ít nhất 2 (hoặc 3) người bán; hoặc giá được rao bán trên các phương tiện thông tin đại chúng (nếu có) hoặc các thông tin qua phỏng vấn điều tra được trên thị trường và đã được Trưởng phòng, Tổng giám đốc thẩm định lại

12. Công ty: Là Công ty cổ phần chứng khóan Thương mại và Công nghiệp Việt nam (VICS)

13 Các từ viết tắt:

NVTD Nhân viên tự doanh TPTD Trưởng phòng tự doanh HĐĐT Hội đồng Đầu tư

HĐQT Hội đồng quản trị

CPNY Cổ phiếu niêm yết

PA Phương án PAKD Phương án kinh doanh

III NGUYÊN TẮC CHUNG

1 Hoạt động tự doanh của Công ty và cán bộ tự doanh phải tuân thủ các quy định của pháp luật hiện hành về chứng khoán và thị trường chứng khoán, tuân thủ các quy định của Công ty đối với hoạt động tự doanh và các quy định pháp luật khác như để tránh xung đột với lợi ích nhà đầu tư, phải ưu tiên lệnh của khách hàng trước lệnh tự doanh của công ty

2 Các quyết định tự doanh phải được dựa trên cơ sở nghiên cứu, phân tích, thẩm định và thực hiện theo đúng quy trình nghiệp vụ quy định cho hoạt động tự doanh

IV CÁC HÀNH VI BỊ CẤM

1 Hạn chế đầu tư của Công ty Chứng khoán :

• Không được đầu tư vào cổ phiếu hoặc phần vốn góp của Công ty có sở hữu trên 50% vốn điều lệ của Công ty Chứng khoán

• Cùng với người có liên quan không được đầu tư từ 5% trở lên vốn điều lệ của Công ty chứng khoán khác

• Không được đầu tư từ 15% trở lên tổng số cổ phiếu đang lưu hành của một tổ chức không niêm yết

• Không được đầu tư từ 20% trở lên tổng số cổ phiếu đang lưu hành của một tổ chức niêm yết

• Không được sử dụng quá 20% tổng tài sản để đầu tư, mua cổ phần hoặc tham gia góp vốn vào một tổ chức khác

• Các tỷ lệ nêu trên có thể được Chủ tịch Hội đồng đầu tư thay đổi phù hợp với Luật Chứng khoán

2 Không được thực hiện các lệnh giao dịch khi không có đủ tiền và chứng khoán để thanh toán

3 Không được để tỷ lệ vốn khả dụng trên tổng vốn nợ điều chỉnh thấp hơn 5%

4 Đối với nhân viên tự doanh:

• Không được sử dụng tiền, chứng khoán của Công ty để mua bán chứng khoán với mục đích cá nhân

• Không được dùng tư cách cá nhân để thực hiện các hình thức kinh doanh, dịch vụ, tư vấn, cộng tác viên, làm đại diện đối với khách hàng gây tổn hại đến lợi ích vật chất và uy tín của Công ty

• Không được mở tài khoản giao dịch chứng khoán tại các Công ty chứng khoán khác

• Không được phép đồng thời đặt lệnh mua và bán đối với một loại cổ phiếu, chứng chỉ quỹ đầu tư trong cùng một ngày giao dịch

• Không được đồng thời làm việc cho hai hay nhiều công ty chứng khoán

• Không được thực hiện các hành vi giao dịch nội gián

• Không được giao dịch chứng khoán mà không làm thay đổi quyền sở hữu chứng khoán

• Không được thông đồng để thực hiện việc mua bán chứng khoán nhằm tạo cung cầu giả tạo

• Không được tham gia hoặc lôi kéo người khác liên tục mua, bán thao túng giá chứng khoán

• Không được bán chứng khoán mà không sở hữu chứng khoán tại thời điểm giao dịch

• Không được thực hiện các hành vi khác mà pháp luật hiện hành có liên quan hoặc các văn bản khác của công ty không cho phép thực hiện

PHẦN 2: QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ VỀ TỰ DOANH CHỨNG KHOÁN

Bao gồm các quy trình nghiệp vụ cơ bản sau:

 Quy trình nghiệp vụ tự doanh cổ phiếu niêm yết

 Quy trình nghiệp vụ tự doanh cổ phiếu chưa niêm yết

 Quy trình nghiệp vụ tự doanh trái phiếu niêm yết

 Quy trình nghiệp vụ tự doanh trái phiếu chưa niêm yết

I QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ TỰ DOANH CỔ PHIẾU NIÊM YẾT 1.1 Quy tr×nh chung

Nhân viên TD kiểm tra lại số lượng, giá trị CP

Nhân viên TD kiểm tra hạn mức vốn

Nhân viên TD cập nhật thông tin thị trường

Nhân viên TD theo dõi diễn biến thị trường

- Nhân viên TD thực hiện lệnh mua, bán chứng khoán theo quyết định của Chủ tịch HĐĐT hoặc người được ủy quyền

Nhân viên TD lập và gửi BC thực hiện giao dịch

TP tự doanh lập và gửi báo cáo tổng hợp theo yêu cầu của HĐĐT

• Nếu trong thẩm quyền quyết định: Đặt / Không đặt lệnh

• Nếu vượt thẩm quyền quyết định:

Nhân viên tự doanh lập phương án kinh doanh, trình Trưởng phòng thẩm định và Chủ tịch HĐĐT

quyết định

(tương tự quy trình đối với cổ phiếu chưa niêm yết dưới đây)

1 Trước phiên giao

dịch 2 Trong phiên giao dịch 3 Kết thúc phiên giao dịch

Trước phiên giao dịch Trong phiên giao dịch Kết thúc phiên giao

dịch

NVTD

1 Kiểm tra lại số lượng

từng loại cổ phiếu hiện có

trong danh mục, cổ phiếu

đang trong quá trình thanh

toán, hạn mức vốn

2 Kiểm lại hạn mức vốn

mới nếu phát sinh giao dịch

(mua hoặc bán)

Hạn mức vốn đầu ngày

giao dịch (trước khi mở cửa

thị trường ngày giao dịch) =

Hạn mức vốn đầu ngày giao

dịch trước liền kề + Giá trị

cổ phiếu đã bán 3 ngày làm

việc trước ngày đó - Giá trị

cổ phiếu đã mua ngày trước

liền kề

3 Cập nhật những thông tin

cần thiết về ngành, lĩnh

vực, diễn biến thị trường và

các loại cổ phiếu được phân

công theo dõi và giao dịch

để làm cơ sở ra quyết định

tự doanh

1 Lập "Báo cáo

hoạt động tự doanh

và trạng thái danh mục đầu tư” do nhân viên đó quản lý

2 Gửi báo cáo cho

Trưởng (hoặc Phó) Phòng Tự doanh và Tổng giám đốc Công

ty

TPTD

1 Phân công nhân viên tự

doanh khác thay thế thực hiện công việc của người vắng mặt (nếu có)

2 Hướng dẫn trả lời nghiệp

vụ giao dịch, hoặc xử lý các vấn đề phát sinh theo đề nghị của nhân viên tự doanh

3 Tiến hành thẩm định

phương án tự doanh

1 Kiểm tra báo cáo nhân viên gửi, nếu phát hiện có vấn đề sai sót thì yêu cầu nhân viên sửa chữa lại

2 Lập "Báo cáo hoạt động tự doanh và trạng thái danh mục đầu tư toàn công ty”

4 Ghi rõ quan điểm của mình, kết luận đồng ý / bác

bỏ /hoặc đưa ý kiến bổ sung khác vào phương án: trong vòng 2 ngày làm việc, kể từ khi nhận được phương án đó

5 Trình phương án lên Tổng

giám đốc Công ty xem xét quyết định

gửi Tổng Giám đốc công ty: Phân tích (tóm tắt) hoạt động thị trường, đưa ra các

đề xuất của mình với Tổng Giám đốc Công ty về hoạt động

tự doanh

3 Tổ chức các cuộc hội ý đầu giờ hàng ngày, họp hàng tuần với các nhân viên tự doanh trong phòng

để nhận định tình hình thị trường

Thành phần tham dự cuộc họp có thể bao gồm các cán bộ liên quan của khối hỗ trợ (Bộ phận Phân tích

-Tư vấn) tùy theo sự cần thiết của việc trao đổi, nhận định đánh giá về sự biến động của thị trường

4 Lập Biên bản cuộc họp (hàng tuần):

nhận định tình hình thị trường

5 Lưu trữ biên bản tại Phòng Tự doanh

và gửi một bản đến Tổng giám đốc Công

ty (để báo cáo)

Tài

liệu

tham

chiếu

- Báo cáo trạng thái danh

mục đầu tư phiên giao dịch

trước

- File theo dõi cổ phiếu

niêm yết trên máy tính

- Tờ trình phân bổ vốn và

CPNY cho CBTD

- Bảng sao kê tài khoản tự

doanh từ phòng kế toán

- Internet, tạp chí chuyên

ngành, bản tin thị trường,

bản tin kinh tế

- Báo cáo giao dịch ngày

- Quy chế hoạt động môi giới của công ty

- Dự báo tình hình thị trường

- Các tài liệu kèm theo phương án của nhân viên tự doanh đệ trình để làm cơ sở phê duyệt

- Phương án tự doanh (tự lập)

- Tờ trình thẩm định và đề nghị duyệt phương án tự doanh

- Các báo cáo phiên giao dịch trước

Các số liệu kế toán

về hoạt động tự doanh

- Báo cáo hoạt động

tự doanh và trạng thái danh mục đầu tư

1.3 Hồ sơ: được lưu trữ tại kho lưu trữ của Công ty.

1) Sổ theo dõi thông tin thị trường

2) Phương án tự doanh (tự lập)

3) Tờ trình thẩm định và đề nghị duyệt phương án tự doanh

4) Phiếu lệnh (mẫu công ty)

5) Báo cáo hoạt động tự doanh và trạng thái danh mục đầu tư

6) Biên bản họp (tự lập)

II QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ TỰ DOANH CỔ PHIẾU CHƯA NIÊM YẾT

2.1 SƠ ĐỒ CHI TIẾT CÁC BƯỚC THỰC HIỆN: