Bài tập tình huống kiếm toán nội bộ

Với tư cách là kiểm toán viên bạn tiếp cận được với một khối lượng lớn những thông tin của khách hàng. Theo bạn trong các tình huống sau, các trợ lý, kiểm toán viê đã thực hiện công việc đúng hay chưa

Với t cách là kiểm toán viên bạn tiếp cận đợc với một khối lợng lớn những thông tin của khách hàng Theo bạn trong các tình huống sau, các trợ lý, kiểm toán viê đã thực hiện công việc đúng hay cha.

Tình huống 1:

Trợ lý kiểm toán An có đợc bản gốc bảng lơng của toàn bộ nhân viên của khách hàng do Bộ phận nhân sự cung cấp Theo yêu cầu của Trởng nhóm về việc lu lại 1 bản tài liệu này trong hồ sơ kiểm, An đã chuyển tài liệu này cho nhân viên chịu trách nhiệm photocopy của khách hàng và nhờ ngời này chụp giúp

Tình huống 2:

Trợ lý kiểm toán An có đợc bản gốc bảng lơng của toàn bộ nhân viên của khách hàng do Bộ phận nhân sự cung cấp Theo yêu cầu của Trởng nhóm về việc lu lại 1 bản tài liệu này trong hồ sơ kiểm, An mang tài liệu này đi photocopy Trong quá trình sao chụp tài liệu có một số trang bị hỏng và An đã

để các trang hỏng này vào tập giấy để tái sử dụng của khách hàng

Tình huống 4:

Xuân là kiểm toán viên tham gia nhóm kiểm toán Công ty SPM chuyên sản xuất hàng xuất khẩu Vào cuối đợt kiểm toán Kế toán trởng khách hàng đã mời Xuân đi ăn tối và tặng anh một món quà với lời đề nghị Xuân bỏ qua một vài bút toán điều chỉnh để họ có thể đạt đợc kế hoạch kinh doanh ban đầu Sau một lúc suy nghĩ, Xuân hứa là sẽ xem xét lại vấn đề này

Tình huống 5:

Trong khi thực hiện kiểm toán tại văn phòng Công ty YAMAHA, Tùng đã sử dụng các file dữ liệu của khách hàng để lập các bảng phân tích thông tin tài chính và lu trong đĩa mềm Thời gian sau đó Tùng đợc cử tham gia nhóm kiểm toán Công ty HONDA Để thuận tiện cho công việc, Tùng đã đa chiếc đĩa mềm trên cho nhân viên Phòng Kế toán để họ sao giúp các dữ liệu cần thiết cho mình

Tình huống 6:

Do điều kiện VP khách hàng quá chật chội nên nhóm kiểm toán của Linh đợc

bố trí ngồi làm việc tại Phòng Kế toán Khi đi ăn tra Linh đã không tắt máy vì còn đang thực hiện dở một bảng tính Sau khi đi ăn tra về, Linh thấy một nhân viên thuộc Phòng Kế toán của khách hàng đang vào Internet bằng máy tính xách tay của mình Anh ta xin lỗi vì máy tính của mình bị trục trặc nên đã m-

ợn tạm máy của Linh cho tiện do các máy khác đã tắt

Hệ thống bán hàng phải thực hiện các quá trình nhận đơn đặt hàng, giao hàng, lập hoá đơn, vào sổ cái và thanh toán tiền mặt khi đáo hạn Có thể áp dụng thủ tục kiểm toán nào để kiểm tra xem hàng tháng doanh thu bán hàng có đợc ghi chép chính xác hay không

Cách 1: có thể kiểm soát hệ thống này hàng tháng bằng cách:

∗ Đi xuống phòng giao hàng và quan sát một số lần giao hàng

để đảm bảo rằng hàng hoá không đợc giao nếu nh không có hoá đơn

∗ Kiểm tra thứ tự những phiếu giao hàng và hoá đơn đã đợc lập ra

∗ Xem xét lại một vài phiếu giao hàng so với hoá đơn bán hàng

và kiểm tra giá ghi trong một vài hóa đơn bán hàng với giá ghi trong hồ sơ giá bán

Cách 2:

∗ Xem xét lãi gộp theo từng loại sản phẩm

∗ Đối chiếu thông tin về doanh thu hàng bán với báo cáo về khoản tiền hoa hồng mà ngời bán đợc hởng

∗ Xem xét những chênh lệch từ việc kiểm kê kho hàng tháng

∗ Xem xét bản phân tích chi tiết do ngời phu trách thơng mại lập, so sánh kết quả thực tế với kế hoạch ngân sách và những tháng trớc đó

Thảo luận về việc sử dụng chỉ tiêu đánh giá về kết quả hoạt động làm phơng

tiện kiểm soát kinh doanh Những chỉ tiêu đánh giá chính về kết quả hoạt động

có thể liên quan với nhau; sau đây là một số chỉ tiêu chính đó:

• Thông tin về bán hàng và tiếp thị, nh số lợng bán, mức độ đơn đặt hàng nhận đợc, số lợng đơn đặt hàng cha đợc xử lý và ảnh hởng của chiến dịch tiếp thị

• Thông tin mua và sản xuất, bao gồm tỷ xuất giá, nh giá nguyên vật liệu so với doanh thu bán hàng và lợi nhuận, nh lợi nhuận từ việc bán các thành phẩm

• Thông tin về quản lý tài sản, bao gồm bảo dỡng, mua sắm thanh lý cũng nh sử dụng tài sản

• Thông tin về nhân sự, bao gồm số nhân viên và chi phí nhân viên cũng nh tỷ xuất giữa doanh thu so với số lợng nhân viên

• Thông tin tài chính, bao gồm luồng tiền mặt và lãi suất

Nghiên Cứu Tình Huống

Mục đích của bài tập này là giúp học viên hiểu đợc thế nào là những thủ tục kiểm soát tốt và những thủ tục này có thể góp phần làm giảm xuống mức tối thiểu những rủi ro nào Chúng ta đang tập trung vào hai nhân tố cuối cùng của mô hình kinh doanh - xác định rủi ro và xử lý rủi ro

Chia lớp thành từng nhóm nhỏ, mỗi nhóm nhỏ không quá 5 ngời Nhắc lại với học viên rằng những hình thức kiểm soát về báo cáo (báo cáo tài chính) đóng vai trò then chốt vì chúng ta sử dụng nó cho công việc kiểm toán của mình

Mỗi một nhóm sẽ phải thiết kế ra một hệ thống đơn giản cho quá trình mua hàng và thanh toán của công ty Cơ khí Vinh cùng với những hình thức kiểm soát hệ thống này Một vài nhóm sẽ phải trình bày về những hệ thống và những hình thức kiểm soát mà họ đã thiết lập (Mỗi một nhóm phải trình bày

về những phát hiện của mình: hệ thống mua hàng, hệ thống thanh toán, những hình thức kiểm soát đối với cả hai lĩnh vực này, những hình thức kiểm soát đối với vấn đề lu giữ an toàn tài sản, )

Học viên cần xem xét những hình thức kiểm soát ở khía cạnh phân tách nhiệm

vụ, trông giữ tài sản, và những thủ tục phân tích đối chiếu bao gồm việc xem xét những biểu hiện về kết quả hoạt động, Cần phải phân tích những hình thức kiểm soát đã đợc xác định theo mục tiêu kiểm soát (có nghĩa là những hình thức kiểm soát này có giúp xử lý những vấn đề hoạt động, báo cáo và những vấn đề mang tính luật định hay không?)

Thảo luận về những hình thức kiểm soát có thể có trong quá trình mua và

thanh toán Tóm tắt lại phần bài tập, bảo đảm rằng học viên hiểu đợc:

• Những hình thức kiểm soát có một mối liên hệ với những mục tiêu hoạt động, báo cáo và mục tiêu mang tính luật định (hoặc liên hệ với một số sự kết hợp giữa các mục tiêu này)

• Những hình thức kiểm soát có hiệu lực bao gồm những gì (có nghĩa

là có đáp ứng đợc mục tiêu hoạt động, mục tiêu báo cáo tài chính (thông tin tài chính), mục tiêu tuân thủ hoặc một sự kết hợp nào đó giữa những mục tiêu này hay không?)

• Những hình thức kiểm soát nói chung chỉ thực sự kinh tế nếu công ty phải đơng đầu với những rủi ro trong lĩnh vực này

1 Nhận ra nhu cầu cho nguyên vật liệu

Nhu cầu cho nguyên vật liệu đợc xác định bằng một trong nhiều phơng pháp khác nhau sau đây:

• hệ thống ‘kịp thời’ nơi mà quá trình sản xuất thiết lập ra nhu cầu để tạo ra một đơn đặt hàng ngay trớc khi có yêu cầu về hàng hoá từ khách hàng;

• mức độ hàng hoá đặt ra trớc khi có đơn đặt hàng đợc mã hoá vào một hệ thống kho hàng; và

• nhân viên kho hàng xác định rằng nguyên vật liệu trong kho đã hết

Trong tất cả những điều vừa nêu trên, việc xác định nhu cầu đặt hàng nguyên vật liệu tạo ra một cuốn sách hớng dẫn hoặc một báo cáo từ vi tính Báo cáo này đợc chuyển đến phòng mua hàng chụi trách nhiệm giử đơn đặt hàng với hãng cung ứng

2 Đặt mua nguyên vật liệu

Khi phòng mua hàng nhận đợc báo cáo liệt kê các mặt hàng cần phải mua,

ng-ời mua tham khảo một danh sách giá và các qui cách sản phẩm, và liên hệ với

các hãng cung ứng khác nhau để hỏi về tính sẵn có của sản phẩm đó cũng nh chất lợng và giá cả Ngời mua sau đó quyết định chọn hãng cung ứng nào hoàn thành đơn đặt hàng.

Đơn đặt hàng hoặc đợc viết bằng tay hoặc các chi tiết trong đơn đặt hàng đợc

đa vào một hệ thống đơn đặt hàng mua và hệ thống này sẽ in ra một đơn đặt hàng Khi đợc hoàn thành đơn đặt hàng đợc gửi đến cho nhân viên có thẩm quyền, thờng đợc gửi cho trởng phòng mua hàng để phê duyệt Khi đã đợc phê duyệt, đơn đặt hàng đợc gửi tới hãng cung ứng qua đờng điện thoại hay máy Fax

3 Nhận và kiểm tra nguyên vật liệu

Ngời bán gửi một phiếu giao hàng với số hàng hóa đã đợc giao Nhân viên nhận hàng có nhiệm vụ nhận hàng hoá, đối chiếu hàng hóa thực sự nhận đợc với phiếu giao hàng gửi kèm theo hàng hoá về mặt số lợng và chất lợng, nếu chúng khớp với nhau, thì lúc đó mới chấp nhận số hàng này Nhân viên nhận hàng có thể còn phải kiểm tra hàng bằng cách đối chiếu với bản sao của đơn

đặt hàng đã đợc gửi cho ngời bán Nếu phải làm cả việc này, thì hàng hoá đợc giao phải khớp cả với đơn đặt hàng và phiếu giao hàng

Khi việc đối chiếu đợc hoàn thành, nhân viên nhận hàng lập ra một phiếu nhận hàng và gửi nó cùng với bản sao của phiếu giao hàng cho phòng mua hàng Nhân viên này sau đó đóng dấu vào ký vào một bản sao khác của phiếu giao hàng để xác nhận rằng hàng đợc giao đúng đơn đặt hàng và chuyển nó cho ng-

ời chụi trách nhiệm giao hàng.Nếu hàng giao không đúng nh đơn đặt hàng, nhân viên sẽ ghi lại hàng nào đợc chấp nhận và hàng nào không đợc chấp

nhận Bản sao của phiếu giao hàng đã có ký tên sau đó sẽ đợc dùng nh một bằng chứng cho thấy rằng hàng hoá đã đợc chấp nhận.

Phòng mua hàng sau đó sẽ nhập thông tin từ phiếu nhận hàng vào hệ thống theo dõi kho hàng và chủ nợ (hai hệ thống này có thể nhập vào với nhau)

4 Nhận hoá đơn

Khi ngời mua nhận hoá đơn, hóa đơn đợc gửi tới phòng mua hàng nơi chi tiết hoá đơn đợc đối chiếu với đơn đặt hàng đã đợc đối chiếu trớc đó, với phiếu giao hàng và phiếu nhận hàng

Trong quá trình đối chiếu nếu có vấn đề gì nảy sinh (ví dụ không khớp), ngời mua sẽ báo cho phòng bán hàng của ngời bán, bằng điện thoại hay bằng th Một số điều chỉnh có thể đợc thực hiện và hoá đơn thay thế hoặc phiếu tín dụng có thể đợc lập ra và gửi cho ngời mua

Khi hóa đơn đã đợc ăn khớp, phòng mua hàng của ngời mua phê duyệt một khoản thanh toán và gửi hoá đơn đã đợc đối chiếu với tất cả những tài liệu kèm theo cho phòng theo dõi chủ nợ để tiến hành thanh toán Phòng theo dõi chủ

nợ vào những hoá đơn này trong sổ cái của chủ nợ để thanh toán cho những khoản phát sinh từ trớc đã đợc cộng dồn và đợi đến ngày đến hạn thanh toán (theo từng điều khoản thanh toán đã đợc thống nhất và chính sách thanh toán của ngời mua) trớc khi tiến hành thanh toán

Vào cuối tháng đó, ngời bán in ra một bản báo cáo tất cả các hoá đơn cha thanh toán và gửi nó cho ngời mua Nhân viên thanh toán của ngời mua nhận

bản báo cáo này, xác định những thông tin chi tiết trên hoá đơn là chính xác, xác định xem hoá đơn nào đã đến hạn thanh toán, gửi kèm theo hoá đơn đã

đến hạn thanh toán và lập ra một phiếu yêu cầu thanh toán séc để bắt đầu quá trình thanh toán

5 Gửi tiền thanh toán

Khi phòng mua phê duyệt một hoá đơn thanh toán, nhân viên theo dõi chủ nợ

đã có đợc chi tiết về giao dịch với chủ nợ và khớp hoá đơn với bản báo cáo taì khoản nhận đợc từ ngời bán, và hóa đơn này cùng với những hoá đơn khác đã

đến hạn thanh toán đợc chọn ra, sau đó nhân viên theo dõi chủ nợ lập ra một phiếu yêu cầu thanh toán séc và một tờ séc hoặc in ra một tờ séc nếu có hệ thống in séc tự động

Phiếu yêu cầu thanh toán séc hay tờ séc này đợc gửi tới nhân viên có trách nhiệm ngời sẽ phê duyệt khoản thanh toán bằng cách ký tên vào tờ séc Tờ séc

đợc gửi đến cho ngời bán với một thông báo chuyển tiền xác định rõ hoá đơn

đang đợc thanh toán

Ngân hàng của ngời bán sẽ ghi có vào tài khoản của ngời bán tại ngân hàng và trình séc cho ngân hàng của ngời mua qua hệ thống thanh toán Ngân hàng của ngời mua sau đó sẽ ghi nợ vào tài khoản của ngời mua và thanh toán cho ngân hàng của ngời bán

Sau đó, nếu cần thiết, hệ thống bán hàng/kho hàng chuyển thông tin sang hệ thống sản xuất để sản xuất hàng hoá theo yêu cầu của đơn đặt hàng, hoặc chuyển thông tin tới nhân viên kho hàng ngời đã nhận đợc thông tin qua lệnh xuất kho rằng hàng hóa phải đợc chọn lọc và gửi đi.

Nhân viên phụ trách đơn đặt hàng bên bán sau đó liên hệ với khách hàng và cung cấp những thông tin cần thiết liên quan đến việc giao hàng Tiếp theo đó, lệnh xuất kho đa ra thông tin về địa điểm giao hàng

2 Giao hàng

Vào ngày giao hàng, hệ thống đơn đặt hàng bên bán xử lý và in ra một lệnh giao hàng để gửi vào kho hàng Nhân viên kho hàng sử dụng lệnh giao hàng này để chọn ra hàng theo yêu cầu và định ra thời gian giao hàng Hệ thống đơn

đặt hàng bên bán cũng đợc sử dụng để lập ra một phiếu giao hàng gửi tới nhân viên giao hàng

Thông tin sử dụng để lập ra phiếu giao hàng cũng bổ sung cho hồ sơ kho hàng qua một hệ thống dữ liệu riêng Sau đó nhân viên giao hàng kiểm tra hàng hóa

so với phiếu giao hàng và nếu khớp thì hàng hoá sẽ đợc gửi đi theo chỉ dẫn của phiếu giao hàng Bản sao của phiếu giao hàng đợc gửi đi cùng với hàng hoá tới ngời mua

3 Gửi hóa đơn

Khi ngời bán đã gửi phiếu giao hàng cùng với hàng hoá đợc giao, ngời bán sẽ chờ một bản sao của phiếu giao hàng xác nhận rằng hàng hóa đã đợc chấp nhận Nếu có sửa đổi do ngời mua không chấp nhận tất cả hàng hoá thì sửa

đổi sẽ đợc thực hiện bằng cách sử dụng hồ sơ về hàng bị trả lại Sau đó, ngời bán lập một hóa đơn bằng tay hoặc bằng máy tự động và gửi hóa đơn này qua

bu điện hoặc có thể gửi qua Fax hoặc qua dịch vụ giao giấy tờ tài liệu

Hóa đơn này xác định hàng hóa đã đợc giao nêu rõ giá cả và tổng giá trị của lần giao hàng này.Thông thờng, mỗi một lần giao hàng có một hoá đơn riêng Hóa đơn này cũng đa ra các điều khoản thanh toán đã đợc các đối tác kinh doanh thống nhất

Nghiên Cứu Tình Huống

Phát tài liệu mô tả về hệ thống bán hàng và thu nhận tiền mặt Học viên phải

làm việc theo nhóm và dành ra 30 phút để khái quát hệ thống này bằng một đồ thị với những ghi chú về những hình thức kiểm soát

Sau khi học viên đã vẽ đồ thị xong, yêu cầu một vài nhóm trình bày về kết luận của mình

Phát tài liệu mẫu đáp án Chỉ ra cách làm thế nào để chuyển 3 trang tài liệu

dới hình thức văn viết thành một trang duy nhất

Các thông tin đầu tiên lấy đợc từ chu trình bán hàng của

doanh nghiệp XDV

Xử lý các đơn đặt hàng

Các đơn đặt hàng đợc tiếp nhận tại bộ phận thơng mại, thờng qua điện thoại hoặc qua fax Các chi tiết của đơn đặt hàng qua điện thoại sẽ đợc nhập trực tiếp vào máy tính Các đơn đặt hàng nhận qua fax hay qua th

đợc tập hợp lại và xử lý hai hoặc ba lần trong một ngày Chỉ có số lợng

Một ngời thuộc bộ phận thơng mại xem xét lại để kiểm tra xem các đơn

đặt hàng đó đã đủ thông tin hay cha và các thông tin ghi trên đó có phù hợp không (ví dụ: khách hàng có tồn tại, mặt hàng có sẵn trong kho, ).Buổi đêm, các danh sách chuẩn bị đơn đặt hàng đợc in ra tại máy in ở kho để chuẩn bị cho ngày hôm sau

Nhân viên thuộc bộ phận kho sử dụng những danh sách này để chuẩn bị các đơn đặt hàng Để ghi rõ hàng hoá đã đợc chuẩn bị theo đúng danh sách cần chuẩn bị, mỗi dòng của đơn đặt hàng đều đợc xem xét, đánh dấu Danh sách hàng đặt sẽ đợc đính kèm với số lợng đã chuẩn bị trong trờng hợp số lợng này khác với số lợng trên danh sách Chi tiết hàng giao đợc nhập thẳng vào máy tính trên tệp Chuẩn bị đơn đặt hàng Một báo cáo các đơn đặt hàng cha đợc giao nhng nằm trên danh sách chuẩn

bị đơn đặt hàng đợc xem xét hàng ngày bởi ngời phụ trách thơng mại.Những bổ sung kho cũng đợc ghi vào máy tính

Tệp Chuẩn bị đơn đặt hàng đợc cập nhật với số lợng hàng đã giao Tệp Sản phẩm (nằm trong hệ thống quản lý hàng tồn kho) cũng đợc cập nhật

để tính đến phần giảm kho này Các đơn đặt hàng này từ nay sẽ đợc coi

là hàng giao cha phát hoá đơn Khi các chi tiết giao hàng này đã đợc xác định, phiếu giao hàng đợc in ra hai bản Một bản đi kèm với sản phẩm Một ê ti két vận chuyển cũng đợc đính kèm

Khi sản phẩm đã sẵn sàng đem giao, ngời phụ trách kiểm tra sự trùng khớp giữa số lợng đã chuẩn bị và số lợng ghi trên phiếu giao hàng.

In hoá đơn

Doanh thu đợc thực hiện kể từ lúc hàng đợc giao

Trong quá trình xử lý ban đêm, những đợt hàng giao cha phát hoá đơn (nghĩa là đơn đặt hàng đợc coi là đã giao) đợc xác định và mỗi hoá đơn

sẽ đợc in cho một lô hàng giao Dữ liệu trên mỗi hoá đơn đợc tóm tắt trong một bản ghi, thông tin này cũng đợc đa vào tệp khách hàng và phần kế toán chi tiết khách hàng Một bút toán tập trung đợc ghi vào trong sổ cái mỗi đêm Tổng giá trị doanh thu đợc ghi vào bên có của tài khoản doanh thu tơng ứng, và bên kia là tài khoản khách hàng chung trong sổ cái Kế toán trởng đối chiếu một tháng một lần bảng cân đối chi tiết khách hàng với tài khoản khách hàng

Giá vốn của lợng hàng bán ra cũng đợc ghi vào bên nợ của tài khoản Giá vốn hàng bán trong sổ cái (và ghi có tài khoản tồn kho thành phẩm trong nhóm tài khoản tồn kho của sổ cái)

Các hoá đơn đợc gửi đi ngày hôm sau

Giao hàng cho khách hàng.

Tại thời điểm hàng đợc giao cho khách hàng, một bản sao của phiếu giao hàng đợc xem xét bởi khách hàng để chứng thực việc nhận hàng; phiếu giao hàng có chữ ký của khách hàng sau đó sẽ đợc đính kèm với hoá đơn và sắp xếp ở bộ phận thơng mại

Nhận thanh toán

Thanh toán bằng séc

XVT sử dụng một hệ thống mã hoá bằng chữ cho phép đánh dấu mỗi khoản thanh toán với một hoá đơn Khi một thanh toán đợc nhận qua th,

nó sẽ đợc mở bởi hai ngời (ngời nhận và kế toán viên) Thanh toán đợc

đóng dấu và đợc sắp xếp theo tháng và theo khách hàng Các chi tiết của thanh toán đợc nhập vào hệ thống và đính vào hoá đơn liên quan bởi

bộ phận kế toán khách hàng Một bút toán thanh toán tổng sẽ đợc viết vào tài khoản khách hàng Các tờ séc đợc đem đến ngân hàng hàng ngày, và một danh sách các tờ séc gửi đến đợc đóng dấu bởi ngân hàng