Một số biện pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh công ty RNHH một thành viên cảng hải phòng

Hoạt động văn phòng với các nghiệp vụ: thông tin, văn thư, lưu trữ, lễ tân, tiếp khách, cung cấp trang thiết bị làm việc…chính là nhằm đảm bảo cho hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp có

Hoạt động văn phòng với các nghiệp vụ: thông tin, văn thư, lưu trữ, lễ tân, tiếp khách, cung cấp trang thiết bị làm việc…chính là nhằm đảm bảo cho hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp có hiệu quả hơn và đóng góp cao hơn vào việc thực hiện mục tiêu của tổ chức mình Nếu coi nhẹ công tác văn phòng, văn phòng không có kỷ cương, hoạt động không khoa học thì mọi công việc sẽ bị ách tắc, đình trệ, ảnh hưởng không tốt đến hoạt động của cơ quan tổ chức, doanh nghiệp

đó Vì vậy việc nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng là một yêu cầu tất yếu đặt

ra cho mỗi cơ quan, doanh nghiệp.

Chi nhánh Công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải phòng – Xí nghiệp Xếp dỡ và Vận tải Bạch Đằng là đơn vị hạch toán độc lập với toàn bộ hệ thống Cảng Hải Phòng, có bề dày hình thành và phát triển, có uy tín trên thị trường, đã

và đang vượt qua những thử thách, khắc phục khó khăn nhằm hoàn thành những chỉ tiêu, kế hoạch mà Tổng công ty giao phó

Những thành tựu đó có một phần đóng góp quan trọng của Văn phòng được xem như “tai”, là “mắt”, là “cánh tay nối dài” của lãnh đạo, làm nhiệm vụ

hỗ trợ cho lãnh đạo, cố gắng thực hiện tốt các công việc mình nhưng trong quá trình công tác vẫn còn có những khuyết điểm, thiếu sót Trong thời gian tới, trước những cơ hội mới, thử thách mới Văn phòng Chi nhánh công ty cần có những biện pháp để khắc phục những nhược điểm, những yếu kém còn tồn tại và phát huy mặt mạnh, những ưu điểm để hoạt động có hiệu quả hơn đóng góp vào

thành công chung của Chi nhánh công ty Chính vì vậy, đơn vị cần có những biện pháp cụ thể để cho Văn phòng tại Chi nhánh hoạt động đạt hiệu quả cao hơn nữa nên em chọn đề tài: “ Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Chi nhánh Công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phòng - Xí nghiệp Xếp dỡ và Vận tải Bạch Đằng”

2 Mục đích nghiên cứu

Các mục đích nghiên cứu của Khoá luận này là:

1- Khảo cứu lý luận về văn phòng và hoạt động văn phòng trong cơ quan,

3 Phạm vi và đối tƣợng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là các hoạt động trong văn phòng Chi nhánh Công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phòng - Xí nghiệp XD và VT Bạch Đằng, bao gồm các nội dung chủ yếu như nghiệp vụ thu thập, xử lý thông tin, lập chương trình kế hoạch công tác, nghiệp vụ văn thư lưu trữ, nghiệp vụ hậu cần

Về phạm vi nghiên cứu đó là phạm vi về thời gian tức là nghiên cứu các hoạt động văn phòng trong thời gian 2 năm trở lại đây kể từ năm 2008

4 Giả thuyết nghiên cứu

Một là, hoạt động Văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc cơ quan,

tổ chức đạt được hiệu quả hoạt động và phát triển bền vững

Hai là, Văn phòng ở Chi nhánh Công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phòng - Xí nghiệp Xếp dỡ và Vận tải Bạch Đằng đã có những đóng góp quan trọng vào quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Chi nhánh

Ba là, trước những thách thức mới đối với Chi nhánh Công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phòng - Xí nghiệp Xếp dỡ và Vận tải Bạch Đằng hoạt động của Văn phòng cần được không ngừng cải tiến

5 Phương pháp nghiên cứu

Để thực hiện mục đích nghiên cứu, Khóa luận đã vận dụng phương pháp luận duy vật biện chứng và một số phương pháp nghiên cứu cụ thể như phương pháp so sánh, đối chiếu, phân tích, tổng hợp, khảo cứu tài liệu và quan sát

6 Đóng góp của khóa luận vào hoạt đông thực tiễn văn phòng

Khóa luận nghiên cứu này không chỉ đơn thuần là một bài khóa luận tốt nghiệp hay là một tài liệu tham khảo sau này hoặc là khóa luận nghiên cứu này chỉ được áp dụng vào hoạt động thực tiễn văn phòng tại Chi nhánh Công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phòng - Xí nghiệp Xếp dỡ và Vận tải Bạch Đăng mà lý luận chung của khóa luận còn được áp dụng vào hoạt động thực tiễn của các đơn vị khác nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động thực tế văn phòng tại đơn vị đó

7 Bố cục khóa luận:

Khoá luận được kết cấu thành 03 phần, bao gồm:

Phần Mở đầu

Phần Nội dung

Trong phần nội dung bao gồm 3 chương:

Chương 1: Lý luận chung về văn phòng và hoạt động văn phòng

Chương 2: Thực tiễn hoạt động văn phòng tại Chi nhánh Công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải phòng – Xí nghiệp Xếp dỡ và Vận tải Bạch Đằng

Chương 3: Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Chi nhánh Công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải phòng Xí nghiệp Xếp dỡ và Vận tải Bạch Đằng

Phần kết luận

CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHÕNG

VÀ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÕNG

1.1 Lý luận chung về văn phòng

1.1.1 Khái niệm văn phòng

Để đưa ra được một định nghiã chính xác về Văn phòng chúng ta cần xem xét đầy đủ, toàn diện các hoạt động diễn ra ở bộ phận này trong các đơn vị, cơ quan, tổ chức

Nếu xem xét công tác Văn phòng theo quan điểm hệ thống thì: Ở đầu vào bao gồm các hoạt động trợ giúp lãnh đạo tổ chức, quản lý, sử dụng toàn bộ các nguồn thông tin trên các lĩnh vực chính trị, kinh tế, xã hội, hành chính, môi trường, v v theo các phương án sử dụng khác nhau nhằm thu được kết quả tối

ưu trong từng hoạt động của đơn vị Như vậy ở đầu vào, việc thu thập, xử lý và trợ giúp cho lãnh đạo nhng thông tin cần cho quản lý để ra các quyết định chính xác là một nội dung hoạt động rất đặc thù của công tác Văn phòng Ở đầu ra là những hoạt động phân phối, chuyển tải, thu thập, xử lý các thông tin phản hồi trong nội bộ và bên ngoài đơn vị theo yêu cầu của lãnh đạo Toàn bộ hoạt động này sẽ góp phần hoàn thiện từng bước công tác tổ chức điều hành thông tin trong đơn vị nhằm nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng thông tin trong quá trình tổ chức điều hành cơ quan đạt những mục tiêu mong muốn Ngoài ra, trong các cơ quan, doanh nghiệp, văn phòng được hiểu như là một bộ máy tham mưu, tổng hợp quan trọng, một cánh tay đắc lực phục vụ việc điều hành của lãnh đạo Đôi khi văn phòng còn phản ánh sự kết hợp của các phòng ban khác nhau như: phòng Hành chính-Kế toán, phòng Hành chính tổng hợp, phòng Tổ chức – Hành chính… Các văn phòng này thực hiện chức năng khái quát của các đơn vị hỗ trợ, phục vụ điều hành cho toàn cơ quan, doanh nghiệp Nói theo cách khác thì văn phòng là hình bóng thu nhỏ của cơ quan, doanh nghiệp như các văn phòng đại diện của tổ chức, doanh nghiệp tại các địa phương, vùng, khu vực hay ở nước ngoài

Từ những nhận thức khái quát về nội dung và đặc điểm hoạt động của công tác Văn phòng đã nêu trên, chúng ta có thể đưa ra một định nghĩa về văn phòng như sau:

“Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, doanh nghiệp; là nơi thu thập và xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của mỗi

cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp”(1:10)

1.1.2 Vai trò của văn phòng

Văn phòng là cửa ngõ của cơ quan, tổ chức, nó có vai trò rất quan trọng trong hoạt động quản lý, điều hành của mỗi cơ quan, tổ chức

Văn phòng là trung tâm thực hiện quá trình quản lý điều hành của cơ quan Các quyết định, chỉ thị của lãnh đạo cơ quan đều thông qua Văn phòng để chuyển giao đến các phòng ban, bộ phận khác Đồng thời văn phòng là bộ phận theo dõi, kiểm tra, đôn đốc, nhắc nhở việc thực hiện các quyết định và sự chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan nhằm đạt được mục tiêu chung của cơ quan, tổ chức

Văn phòng là nơi tiếp nhận các mối quan hệ, đặc biệt là quan hệ đối ngoại của cơ quan, là cầu nối giữa chủ thể và các đối tượng trong và ngoài tổ chức Văn phòng được coi như cửa ngõ thông tin của cơ quan, tổ chức, bởi vì các thông tin đến và đi đều qua bộ phận văn phòng Từ những nguồn thông tin tiếp nhận được, văn phòng sẽ phân loại thông tin theo những kênh thích hợp để chuyển phát hoặc lưu giữ

Văn phòng là trung tâm, là khâu nối các hoạt động quản lý điều hành của

1.1.3 Chức năng của văn phòng

Từ lý luận và thực tiễn cho thấy văn phòng là một thực thể tồn tại để thực hiện việc quản lý thông tin, phục vụ công tác điều hành của lãnh đạo Do đó, văn phòng có 2 nhóm chức năng cơ bản đó là:

- Nhóm chức năng tham mưu, tổng hợp;

- Nhóm chức năng hậu cần

1.1.3.1 Chức năng tham mưu, tổng hợp

Tham mưu tổng hợp có thể được hiểu là hoạt động trợ giúp cho các nhà lãnh đạo nhằm đưa ra được những quyết định tối ưu mang tính khách quan kịp thời và có hiệu lực hiệu quả (Bùi Thị Thanh Nhàn, 2009)

Nhiều nhà nghiên cứu chia chức năng này thành hai nội dung cơ bản là tham mưu và tổng hợp Nội dung của công tác tham mưu chỉ rõ hoạt động tham vấn của công tác văn phòng; còn nội dung tổng hợp nghiêng nhiều về khía cạnh thống kê, xử lý thông tin dữ liệu phục vụ thiết thực cho hoạt động quản lý Thực chất cả hai nội dung trên cùng nhằm một mục tiêu chung là hỗ trợ tích cực cho hoạt động quản lý của thủ trưởng cơ quan, đơn vị Nếu tách rời nhau, hoạt động quản lý sẽ không tránh khỏi sự phiến diện, chủ quan và thiếu những căn cứ khoa học chính xác

Tham mưu để nhằm góp phần tìm kiếm những quyết định tối ưu cho quá trình quản lý đạt hiệu quả cao nhất Mặt khác, kết quả tham vấn xuất phát từ việc thu thập, phân tích, tổng hợp, xử lý khoa học đầy đủ, chính xác những thông tin đầu vào, thông tin đầu ra kể cả những thông tin phản hồi mà văn phòng thu thập được

Ta biết rằng hoạt động của cơ quan phụ thuộc vào nhiều yếu tố, trong đó

có yếu tố chủ quan (thuộc về người thủ trưởng), bởi vậy muốn có những quyết định đúng đắn, mang tính khoa học, người thủ trưởng cần căn cứ vào những yếu tố khách quan như những ý kiến tham gia của các cấp quản lý, những người trợ giúp Những ý kiến đó được tổng hợp, phân tích, chọn lọc để đưa ra những kết luận chung nhất nhằm cung cấp cho lãnh đạo những thông tin, những

phương án phán quyết kịp thời và đúng đắn Hoạt động này rất cần thiết và luôn

tỏ ra hữu hiệu vì nó vừa mang tính tham vấn (ít bị sức ép, gò bó) và tính chuyên sâu trong các trường hợp trợ giúp lãnh đạo (tiếp xúc với nhiều vấn đề nảy sinh trong thực tế) để lựa chọn một quyết định tối ưu Đây chính là nội dung tham mưu của công việc văn phòng

Nhưng mặt khác, kết quả tham vấn trên đây phải xuất phát từ những thông tin ở cả đầu vào, đầu ra và những thông tin ngược trên mọi lĩnh vực của nhiều đối tượng mà Văn phòng thu thập được Những thông tin ấy cần phải được sàng lọc, phân tích, tổng hợp, lưu giữ và sử dụng theo yêu cầu của người quản lý trong từng lĩnh vực cụ thể Hoạt động như trên thuộc về nội dung công tác tổng hợp của hoạt động văn phòng

Như vậy, hai nội dung tham mưu và tổng hợp của hoạt động văn phòng

là hai công việc cùng nhằm một mục đích thống nhất là trợ giúp cho thủ trưởng

cơ quan, đơn vị có cơ sở khoa học để lựa chọn quyết định quản lý tối ưu nhất phục vụ cho mục tiêu hoạt động của cơ quan

1.1.3.2 Chức năng hậu cần

Hoạt động của bất ký một cơ quan, tổ chức nào cũng không thể thiếu các điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, công cụ, tài chính… Những điều kiện vật chất đó thuộc về văn phòng mà công tác hậu cần của văn phong phải cung cấp kịp thời, đầy đủ cho mọi quá trình hoạt động của cơ quan,

tổ chức cho mọi đơn vị, bộ phận và các nhân trong tổ chức

Trụ sở làm việc cần phải sắp đặt phù hợp với mọi loại công việc, với mỗi người cán bộ công chức trong từng điều kiện, trong từng môi trường cụ thể

Những vật dụng thường xuyên như là nguồn tài chính cung cấp cho các hoạt động của cơ quan cũng do văn phòng cung ứng trên cơ sở định mức tiêu dùng hoặc kỳ hạn sử dụng

Muốn hoạt động phải có phương tiện, nguyên liệu, vật liệu và nguồn tài nguyên Song hiệu quả hoạt động còn tùy thuộc vào phương thức quản lý và sử

dụng các yếu tố đó như thế nào của mỗi cơ quan Chi phí thấp nhất để đạt được kêt quả cao nhất là phương châm hoạt động của công tác văn phòng

Tóm lại, văn phòng là đầu mối giúp lãnh đạo thực hiện công tác quản lý thông qua các chức năng tham mưu, tổng hợp, hậu cần Các chức năng vừa độc lập, vừa bổ sung, hỗ trợ nhau nhằm tạo ra sự cần thiết khách quan tồn tại, duy trì

và phát triển công tác văn phòng trên cơ sở các hoạt động nghiệp vụ của nó

1.2 Lý luận về hoạt động văn phòng

1.2.1 Các nội dung cơ bản của hoạt động văn phòng

1 - Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan, doanh nghiệp

Khái niệm:

- Chương trình, kế hoạch làm việc là hình ảnh tương lai của một cơ quan,

tổ chức, doanh nghiệp sau một khoảng thời gian hoạt động nhất định

- Chương trình, kế hoạch là phương tiện hoạt động quan trọng của người lãnh đạo hoặc của mỗi cá nhân, cơ quan, doanh nghiệp để đảm bảo cho những hoạt động được thực hiện theo đúng mục tiêu và yêu cầu đặt ra

- Kế hoạch là sự sắp xếp, bố trí các công việc, các hoạt động, các giải pháp để sử dụng và phối hợp các nguồn lực theo trình tự thời gian nhằm thực hiện các chức năng, nhiệm vụ và đạt tới các mục tiêu của mỗi tổ chức hoặc mỗi

cá nhân

- Chương trình hiểu theo 2 nghĩa:

Một là các định hướng và biện pháp lớn nhằm thực hiện một mục đích đặt

ra Chương trình có độ dài trung hạn trở lên

Hai là lịch trình làm việc để thực hiện nội dung công việc đặt ra trong một thời gian nhất định

Việc lập kế hoạch giúp cho:

- Giảm thiểu lãng phí lao động, thời gian, tiền bạc

- Đảm bảo cho những hoạt động của doanh nghiệp được diễn ra liên tục thống nhất đúng mục tiêu, yêu cầu đặt ra, tránh cho công việc khỏi bị trùng lặp

và giẫm chân lên nhau

- Giúp cho người làm việc thấy rõ mục tiêu, hướng đi cụ thể, đây là cơ sở

để các nhà quản trị tổ chức, chỉ đạo, điều hành công việc trong từng thời gian, đảm bảo việc thực hiện đúng tiến độ

Nội dung quy trình lập chương trình kế hoạch công tác:

Bước 1: Công tác chuẩn bị

Bước 2: Xây dựng chương trình kế hoạch dự thảo

Bước 3: Trưng cầu ý kiến

Bước 4: Thảo luận thông qua

Bước 5: Ban hành Chương trình – Kế hoạch

Bước 6: Theo dõi giám sát và kiểm tra

Yêu cầu đối với với người thực hiện:

Phải quản lý, theo dõi cả 2 loại Chương trình và Kế hoạch

Phải hiểu rõ trách nhiệm của thủ trưởng trong từng công việc cụ thể

Phải nắm được chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận trong cơ quan

Phải biết trách nhiệm, thẩm quyền của mình trong quá trình thực hiện

2 - Thu thập, xử lý, quản lý và sử dụng thông tin

Khái niệm: Thông tin là nội dung các sự kiện được đưa đến giúp con

người nhận biết được nội dung của sự kiện đó

Thông tin là dữ liệu có ý nghĩa, được sử dụng để biểu thi những vấn đề cụ thể giúp đối tượng tiếp nhận thông tin ra được những quyết định đúng đắn nhằm đạt được mục tiêu mong muốn (Bùi Thị Thanh Nhàn: 2009, Bài giảng Quản trị văn phòng)

Như vậy, thông tin hiểu theo một cách khái quát nhất là quá trình trao đổi giữa người gửi và người nhận, là sự truyền tín hiệu, truyền tin tức về những sự kiện, hoạt động đã, đang và sẽ xảy ra cho nhiều người cùng biết

Vai trò của thông tin: Thông tin trong mỗi cơ quan, doanh nghiệp có vai

trò quan trọng có liên quan đến kết quả hoạt động, sự thành bại hay quy mô phát triển mở rộng phạm vi hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp đó

Thông tin là cơ sở để các nhà quản lý đưa ra những quyết định quản lý, nhà quản lý phải trao đổi thông tin với cấp trên cấp dưới để kịp thời nắm bắt tình hình của tổ chức từ đó đưa ra những quyết định đúng đắn kịp thời

Thông tin còn giúp nhà lãnh đạo duy trì được sự điều hành, điều chỉnh, quản lý của mình, kiểm tra, giám sát quá trình thực hiện của nhân viên thông qua hệ thống mạng thông tin nội bộ

Nội dung, quy trình hoạt động công tác thông tin:

Bước 1: Thu thập thông tin

Tùy theo mục đích sử dụng và tính chất các vấn đề cần giải quyết phải lựa chọn ra cho mình cách thức thu thập thông tin hợp lý, có thể qua các kênh thu thập sau:

- Theo ngành, cấp, cơ quan trong phạm vi trong và ngoài nước

- Theo hệ thống báo cáo

- Qua giao tiếp thu thập sơ cấp

- Qua tra cứu văn bản tài liệu lưu trữ

Bước 2: Xử lý thông tin

Là sự tác động chủ quan của các chủ thể lên các dữ liệu đã thu thập để có được những thông tin theo mục đích xác định

Để đảm bảo có được những thông tin mong muốn cần áp dụng những phương pháp tổng hợp, phân tích, so sánh, đánh giá

Phải xác định được thông tin chính và thông tin hỗ trợ, biết loại bỏ những thông tin thiếu căn cứ pháp lý

Bước 3: Truyền đạt thông tin

Cần xác định rõ: Nội dung và khối lượng thông tin, thời gian và hình thức truyền đạt cũng như đối tượng tiếp nhận thông tin

Yêu cầu khi truyền đạt: Chính xác, đấy đủ, cụ thể, rõ ràng và phải chịu trách nhiệm về những thông tin đã truyền đạt

Bước 4: Bảo quản thông tin

Thông tin phải được bảo quản lưu trữ cẩn thận, theo các phương pháp

khoa học, qua hệ thống máy tính, phim ảnh, sắp xếp theo thứ tự vào tủ, giá ngăn nắp gọn gàng

Yêu cầu đối với tổ chức, xử lý thông tin:

Thứ nhất: Thông tin ban đầu phải phù hợp với yêu cầu đặt ra Thông tin

từ các dữ liệu được chuyển đến cơ quan tổ chức có thể đến từ nhiều kênh khác nhau vì vậy yêu cầu người nhận tin phải biết phân loại thông tin đồng thời phải xác định được thông tin nào cần thiết, có giá trị sử dụng, thông tin nào cần loại

bỏ Để nâng cao người tiếp nhận phải xử lý ngay sau khi nhận được tin và tiến hành phân loại theo phương thức hợp lý nhất

Thứ hai: Thông tin phải đảm bảo tính thống nhất Để chắc chắn thông tin

có đạt được yêu cầu này thì người tiếp nhận thông tin phải biết cách xắp xếp thông tin vào một hệ thống theo từng kênh, từng nhóm hay từng tệp dữ liệu tùy theo mục đích sử dụng Việc chia thông tin theo từng kênh từng nhóm sẽ có lợi ích cho việc tìm kiếm thông tin sau này đồng thời cũng làm cho quá trình kiểm soát, kiểm tra thông tin sau này được dễ dàng giúp loại bỏ những thông tin sai lệch không phù hợp với mục đích sử dụng qua đó có thể kịp thời cung cấp thông tin cho lãnh đạo một cách chuẩn xác nhất

Thứ ba: Thông tin phải đảm bảo chất lượng Phải đảm bảo được 6 tiêu chí sau:

đủ thông tin có thể tiết kiệm được công sức, tiền bạc đồng thời giúp đảm bảo tính khoa học tránh lan man gây nhiễu thông tin

3 – Nghiệp vụ Văn thư, lưu trữ

Khái niệm công tác văn thƣ

Theo gốc tiếng Hán, Văn có nghĩa là văn tự, “ thư” có nghĩa là thư tịch Theo các quan niệm của các triều đại phong kiến thì làm công tác văn thư tức là làm những công việc có liên quan đến văn tự, thư tịch

Ngày nay, khái niệm văn thư không còn xa lạ trong các cơ quan tổ chức bởi tất cả các cơ quan tổ chức đều sử dụng văn bản, giấy tờ làm phương tiện giao tiếp chính thức với nhau… Làm công việc như soạn thảo văn bản, quản lý văn bản… tức là làm công tác văn thư Như vậy có thể định nghĩa công tác văn thư như sau:

Công tác văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành công việc của các cơ quan tổ

chức.( Bộ Tư pháp : 2009)

Vai trò của công tác văn thƣ

Công tác văn thư giúp cho việc giải quyết công việc của cơ quan nhanh chóng chính xác, có năng suất và chất lượng, đúng đường lối, chính sách, nguyên tắc chế độ đồng thời đảm bảo quản lý công việc của cơ quan được chặt chẽ và chính xác

Cụ thể, công tác văn thư là điều kiện để:

- Cung cấp thông tin cần thiết phục vụ cho hoạt động của các cơ quan một cách đầy đủ, kịp thời, chính xác đồng thời giữ được bí mật cho cơ quan

- Hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ thủ tục, gốp phần cải cách hành chính phục vụ cho công việc đổi mới

- Tiết kiệm công sức, nguyên vật liệu chế tác và trang thiết bị dùng trong quá trình xây dựng và ban hành văn bản

- Góp phần giữ lại các giấy tờ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan phục

vụ cho việc thanh tra, kiểm tra, đánh giá về hoạt động của cơ quan, giữ gìn những tài liệu giá trị về mọi lĩnh vực để thực hiện việc tra cứu thông tin quá khứ

là tiền đề cho công tác lưu trữ

Yêu cầu của công tác văn thƣ

Để đảm bảo được vai trò quan trọng trên đối với hoạt động của Chi nhánh, công tác văn thư phải đảm bảo được các yêu cầu sau:

- Nhanh chóng: Nếu giải quyết văn bản chậm sẽ làm giảm tiến độ giải quyết công việc chung, làm giảm ý nghĩa của những sự việc, những hoạt động nêu ra trong văn bản

- Chính xác: Về mặt nội dung, thể thức, quy trình kỹ thuật phải được đảm bảo chính xác từ việc soạn thảo, đánh máy, đăng ký, chuyển giao đến tổ chức giải quyết và quản lý văn bản phải được đảm bảo theo đúng quy định

- Bí mật: Trong nội dung của nhiều văn bản chứa đựng rất nhiều bí mật của cơ quan, doanh nghiệp do đó trong quá trình thực hiện, công tác văn thư phải đảm bảo giữ bí mật theo quy định của Nhà nước Giữ gìn thông tin bí mật khi nhận được văn bản, khi ban hành văn bản là một đòi hỏi bắt buộc với những người làm công tác văn thư

Nội dung

Nội dung công tác văn thư bao gồm các nghiệp vụ cụ thể sau:

- Soạn thảo văn bản và ban hành văn bản

- Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản trong hoạt động của cơ quan tổ chức Bao gồm: Giải quyết văn bản đến, văn bản đi, văn bản nội bộ, văn bản mật, hoạt động lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ

4 – Nghiệp vụ quản lý văn bản đến và văn bản đi

Quản lý văn bản đến

Khái niệm: Những văn bản, tài liệu thư từ do các cơ quan, các tổ chức và

cá nhân bên ngoài gửi đến cơ quan bằng bất cứ hình thức nào gọi chung là văn bản đến

Nguyên tắc quản lý văn bản đến:

- Các văn bản đến phải qua văn thư đăng ký

- Trước khi văn bản được giao giải quyết phải qua lãnh đạo cơ quan xem xét

- Người nhận văn bản đến phải ký vào sổ

- Văn bản đến phải được tổ chức giải quyết kịp thời

Quy trình quản lý văn bản đến:

Bước 1: Nhận công văn, phân loại, bóc bì văn bản

Bước 2: Đóng dấu đến

Bước 3 : Vào sổ đăng ký văn bản đến

Bước 4: Trình văn bản đến

Bước 5: Giao trách nhiệm giải quyết

Bước 6: Chuyển tới các phòng, các đối tượng giải quyết

Bước 7: Tìm phương án giải quyết

Bước 8 Theo dõi giải quyết

Quản lý văn bản đi

Khái niệm: Tất cả các loại văn bản do cơ quan ban hành để quản lý điều hành công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cơ quan được gửi đến các đối tượng có liên quan gọi là văn bản đi

Nguyên tắc quản lý văn bản đi:

- Tất cả văn bản đi phải được đăng ký vào sổ quản lý văn bản đi ở văn thư

- Tất cả văn bản đi phải được kiểm tra về nội dung và thể thức trước khi gửi đi Quy trình quản lý văn bản đi:

Bước 1: Kiểm tra văn bản

Bước 2: Đóng dấu lên văn bản

Bước 3: Vảo sổ đăng ký văn bản đi theo đúng quy định

Bước 4: Chuyển phát

Bước 5: Lưu văn bản đi

5 - Nghiệp vụ quản lý và sử dụng con dấu

Khái niệm: Con dấu là một trong những công cụ quan trọng để thực hiện

công tác quản lý nhà nước đối với mọi mặt của đời sống xã hội Trong các doanh nghiệp các văn bản được ban hành và đảm bảo giá trị pháp lý bằng yếu tố quan trọng là con dấu

Vai trò: Con dấu thể hiện quyền lực của doanh nghiệp Tổ chức quản lý,

sử dụng con dấu là một trong những nghiệp vụ quan trọng trong công tác văn thư bởi con dấu khẳng định giá trị pháp lý của văn bản, thủ tục hành chính trong các quan hệ pháp lý với nhà nước và tổ chức khác

6 - Nghiệp vụ lễ tân, tiếp khách

Khái niệm:

Tiếp khách là một trong những nghi lễ giao lưu, tiếp xúc của cá nhân, cơ quan này với cá nhân, tổ chức khác nhằm đảm bảo sự hoạt động thông suốt của quá trình quản lý giúp lãnh đạo có điều kiện xem xét, đánh giá hiệu quả công việc từ bên ngoài

Lễ tân là hoạt động diễn ra ở mọi lĩnh vực của đời sống xã hội: chính trị,kinh tế, văn hoá, quốc phòng…

Lễ tân là tổng hợp các hoạt động được diễn ra trong quá trình tiếp xúc, trao đổi làm việc giữa các đối tác, tổ chức, cá nhân kinh doanh trong và ngoài nước…

Vai trò:

Tiếp khách là hình thức giao lưu của công ty với các cá nhân, tổ chức trong và ngoài cơ quan về những vấn đề liên quan đến hoạt động, kinh doanh, phát triển của công ty Đây là nghiệp vụ quan trọng mà bất cứ doanh nghiệp tổ chức nào cũng cần phải có

Tiếp khách giúp công ty mở rộng mối quan hệ, giao lưu với bên ngoài, hợp tác làm ăn, trao đổi kinh nghiệm, giao lưu văn hoá với nhau

Trong việc tiếp khách của công ty, văn phòng đóng một vai trò quan trọng Văn phòng không chỉ làm nhiệm vụ đơn thuần là đón khách và tổ chức các buổi hẹn gặp, làm việc mà còn trực tiếp giải quyết những yêu cầu của một

phục vụ cho quá trình bàn bạc công việc

Trong một số trường hợp văn phòng công ty đã thực hiện việc trực tiếp tiếp khách thay cho giám đốc

7 - Bảo đảm nhu cầu hậu cần, kinh phí chi tiêu, quản lý vật tư, tài sản của cơ quan, doanh nghiệ, đảm bảo an toàn cho cơ quan, doanh nghiệp và công tác y

tế, bảo vệ sức khoẻ cán bộ, nhân viên trong cơ quan, doanh nghiệp

Văn phòng quản lý nguồn kinh phí của cơ quan theo quy định của Pháp luật, thực hiện công tác tài chính kế toán (nếu cơ quan không có phòng tài vụ), quản lý vật tư tài sản (mua sắm, sửa chữa, bảo dưỡng, thanh lý theo quy định), xây dựng quỹ lương và xét duyệt phân bổ quỹ lương và các kinh phí hành chính khác đối với các đơn vị trực thuộc Đây là nhiệm vụ mang tính đặc thù của văn phòng

Làm tốt công tác hậu cần, văn phòng sẽ góp phần quan trọng vào việc nâng cao hiệu quả của cơ quan, doanh nghiệp Việc lập kế hoạch nhu cầu, dự trù kinh phí, tổ chức mua sắm trang thiết bị hiện đại, cấp phát, theo dõi sử dụng nhằm quản lý chặt chẽ các chi phí văn phòng để kịp thời điều chỉnh cho phù hợp

và lập kế hoạch tài chính mới theo yêu cầu của lãnh đạo cơ quan, doanh nghiệp

Đảm bảo cả về vật chất và kinh phí chính là đảm bảo việc diễn ra các hoạt động trong cơ quan, doanh nghiệp Sử dụng một cách có hiệu quả và tiết kiệm

có ảnh hưởng trực tiếp đến chính hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp đó nên cần có sự quản lý chặt chẽ, khoa học Do đó các cơ quan, doanh nghiệp cần tạo điều kiện thuận lợi cho văn phòng hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình

Đảm bảo an ninh, trật tự an toàn trong cơ quan, doanh nghiệp là nhiệm vụ quan trọng của văn phòng Công tác đảm bảo an toàn gồm các nội dung sau:

- Bảo vệ sức khoẻ, đảm bảo an toàn lao động cho người lao động theo quy định đối với từng chức danh nghề nghiệp

- Đảm bảo tiêu chuẩn vệ sinh, an toàn điều kiện môi trường nơi làm việc

- Đảm bảo an toàn về tài sản: phòng chống cháy, nổ, đảm bảo an toàn cho các trang thiết bị

- Đảm bảo độ an toàn của các phương tiện giao thông vận tải

- Phối hợp, liên kết với địa phương và liên cơ quan, doanh nghiệp trong bảo vệ trật tự an toàn xã hội

Trên đây là những nhiệm vụ chủ yếu của công tác văn phòng để phục vụ yêu cầu chung nhằm đạt được mục tiêu của cơ quan, doanh nghiệp một cách có hiệu quả nhất Tuy nhiên, do đặc trưng, tính chất hoạt động của các cơ quan, doanh nghiệp khác nhau mà văn phòng có những nhiệm vụ khác phù hợp với hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp đó

1.2.2 Các yếu tố ảnh hưởng tới hiệu quả hoạt động văn phòng

Môi trường bên trong tổ chức

Các yếu tố bên trong tổ chức: Tổ chức, nguồn nhân lực, cơ chế hoạt động

văn phòng, điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật

Về cơ cấu tổ chức: Thông thường cơ cấu tổ chức của văn phòng thường được chia theo 3 nhóm nhiệm vụ chính:

Nhóm 1: Các nhiệm vụ tổ chức chuyên môn, nghiệp vụ như: Tài chính, kế toán, thống kê, kế hoạch

Nhóm 2: Các nhiệm vụ thu thập thông tin, soạn thảo và sử lý văn bản tài liệu Nhóm 3: Các nhiệm vụ thuộc công tác tổng hợp hành chính nhân sự

Tùy theo quy mô chiến lược và tính chất hoạt động của mỗi tổ chức mà cơ cấu của mỗi văn phòng sẽ được thiết kế khác nhau Cho nên hoạt động của văn phòng trước hết phụ thuộc và chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, doanh nghiệp, phạm vi ảnh hưởng, đối tượng điều chỉnh, các mối quan hệ, nghĩa vụ và quyền lợi

mà cơ quan, doanh nghiệp đó tham gia Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng cũng

có thể được quy định bởi cơ quan cấp trên một cấp hoặc do cấp trên trực tiếp quy định Các điều kiện trên quy định quy mô và tính chất hoạt động của mỗi văn phòng Các quy định đó cùng với các chế độ, chính sách khác của Nhà nước cũng tạo ra khung pháp lý cần thiết cho hoạt động của văn phòng Cùng trong yếu tố tổ chức này, hoạt động văn phòng chịu ảnh hưởng trong mối quan hệ tương tác với các phòng ban, bộ phận khác trong cơ quan, doanh nghiệp

Về đội ngũ nhân sự: Hiện nay, tất cả các hoạt động sản xuất kinh doanh thì yếu tố con người có ý nghĩa rất to lớn Yếu tố này ngày càng có vai trò quan trọng hơn vì trong thời gian qua việc đào tạo nguồn nhân lực cho công tác văn phòng không được coi trọng, thậm chí văn phòng là nơi dồn dịch những người dôi dư, khó sắp xếp ở các bộ phận khác trong cơ quan Mặt khác, cơ cấu lao động văn phòng hiện đang thay đổi mạnh mẽ do những quy đinh mới của Nhà nước Việc áp dụng những biện pháp quản lý mới như khoán chi, giao quyền tự chủ cho cơ sở, thực hiện cơ chế khoán… Tóm lại, yếu tố con người rất quan trọng, bởi liên quan đến việc tổ chức quản lý, điều hành, khả năng lãnh đạo, ý thức làm việc của bộ máy văn phòng Nếu không có yếu tố này hoặc yếu tố này hoạt động không tốt thì văn phòng ngừng hoặc làm việc kém hiệu quả Khai thác tốt yếu tố này với năng lực, nghệ thuật quản lý điều hành sẽ giúp cho hoạt động của văn phòng diễn ra thường xuyên, có hiệu quả, tăng tính sáng tạo, tiết kiệm chi phí…Ngược lại, sẽ kìm hãm, bế tắc trong các hoạt động của văn phòng Do

đó, đòi hỏi người lãnh đạo phải biết điều hành tổ chức, quản lý tốt bộ máy văn phòng và đòi hỏi nhân viên là những người có kỹ năng chuyên môn, ý thức trách nhiệm cao…thì sẽ hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao

Về cơ sở vật chất kỹ thuật: Cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng được đảm bảo giúp truyền tải và thực hiện các quyết định quản lý của lãnh đạo, có ảnh hưởng trực tiếp tới năng xuất lao động, chất lượng công việc, tác động dến quá trình quản lý điều hành của các nhà lãnh đạo Yêu cầu đặt ra đối với yếu tố này là luôn đầy đủ về số lượng, phù hợp với nhu cầu quản lý, sản xuất kinh doanh, phải đảm bảo tính hiện đại hoá trang thiết bị và người lãnh đạo phải kết hợp bố trí, sắp xếp khoa học, hợp lý tạo tính thẩm mỹ, tránh thất thoát, lãng phí

Môi trường bên ngoài tổ chức

Các yếu tố ảnh hưởng từ môi trường bên ngoài: Yếu tố chính sách, pháp luật, kinh tế - xã hội

Chính sách, pháp luật: Chính sách, pháp luật trực tiếp ảnh hưởng đến sự tồn tại, phát triển của cơ quan, doanh nghiệp vì mỗi cơ quan, doanh nghiệp đều

hoạt động dựa trên sự quản lý của Nhà nước bằng các quy định, pháp luật do Nhà nước ban hành Những chính sách, quy định của Nhà nước về văn phòng là hành lang pháp ly chung, là căn cứ để văn phòng xây dựng nội quy, quy chế hoạt động Những chính sách này đầy đủ, phù hợp và có hiệu lực thi hành cao sẽ tạo thuận lợi cho quá trình tổ chức hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp nói chung và hoạt động văn phòng nói riêng Bên cạnh đó, hệ thống chính sách của mỗi doanh nghiệp phải luôn hoàn chỉnh cho phù hợp với tình hình phát triển mỗi thời kỳ và có tính khả thi cao là điều kiện để công tác văn phòng thực hiện có hiệu quả hơn

Kinh tế - xã hội: Mọi doanh nghiệp đều phải vận hành hoạt động theo các quy luật kinh tế, xã hội vì các quy luật đó có tác động rất lớn đến hoạt động của doanh nghiệp và cả hoạt động của văn phòng Nếu thị trường và chính sách kinh

tế thuận lợi sẽ khuyến khích các doanh nghiệp tăng cường đầu tư, hiện đại hoá trang thiết bị trong doanh nghiệp Ngoài ra, môi trường kinh tế, xã hội ổn định, phát triển còn góp phần cải tạo tự nhiên, xã hội tạo môi trường kinh tế lành mạnh Hơn nữa, sự tăng trưởng, phát triển kinh tế đất nước, khu vực và cả thế giới đều có ảnh hưởng rất lớn tới sự phát triển của doanh nghiệp Đây vừa là cơ hội vừa là thách thức đòi hỏi các doanh nghiệp không ngừng nâng cao, tự đổi mới và có bước đi đúng hướng trong đó hoạt động văn phòng cũng được quan tâm, cải tiến cho phù hợp với xu thế phát triển hiện nay

Như vậy, với sự tác động của các yếu tố trên đều ảnh hưởng đến hoạt động văn phòng trong mỗi cơ quan, doanh nghiệp Vì vậy, cần vận dụng những điều kiện thuận lợi, tác động tích cực, hạn chế những ảnh hưởng tiêu cực để hoạt động của doanh nghiệp cũng như hoạt động văn phòng đạt được hiệu quả tốt nhất mà vẫn tiết kiệm chi phí hoạt động

Ngoài ra, để công tác văn phòng đạt được kết quả cần có những điều kiện

cơ bản sau đây:

Thứ nhất: Bộ máy Văn phòng phải được tổ chức thích hợp Ở các cơ

quan, đơn vị có qui mô lớn, hoạt động đa dạng, bộ máy Văn phòng cần có đầy

đủ các bộ phận với số lượng nhân viên cần thiết để thực thi mọi hoạt động của văn phòng được độc lập, đáp ứng đầy đủ cho hoạt động chung của cơ quan, tổ chức Nhưng đối với các đơn vị có qui mô nhỏ và các hoạt động mang tính thuần nhất, đơn lẻ thì bộ máy Văn phòng có thể gọn nhẹ ở mức tối thiểu Ở đây từng con người có thể kiêm nhiệm nhiều công việc khác nhau miễn là có thể đáp ứng được những yêu cầu hoạt động của cơ quan Từ thực tế này, có những nhà nghiên cứu hành chính đã đưa ra quan điểm "không nhất thiết cơ quan, đơn

vị nào cũng phải có một tổ chức Văn phòng" Ở các cơ quan lớn có văn phòng, các cơ quan nhỏ có phòng hành chính, còn ở các tổ chức kinh doanh đơn lẻ thì cần một, hai người đủ năng lực trình độ đảm nhận tất cả các công việc liên quan đến văn phòng

Thứ hai: Văn phòng phải có địa điểm hoạt động, giao dịch nhất định, tức

là phải có một cơ sở hạ tầng cụ thể như nhà xưởng, phương tiện, thiết bị và các điều kiện vật chất khác đảm bảo cho các hoạt động thuận lợi Vị trí, qui mô của các yếu tố vật chất nêu trên cũng sẽ phụ thuộc vào đặc điểm tổ chức, quản lý, vào qui mô hoạt động của cơ quan, đơn vị

Như vậy, nếu chúng ta quan sát Văn phòng ở trạng thái tĩnh thì Văn phòng bao gồm các yếu tố vật chất hiện hữu như nhà cửa, xe cộ, các thiết bị, con người có trong Văn phòng, cơ quan, đơn vị đủ để thực hiện mục tiêu của

tổ chức Nếu quan sát Văn phòng ở trạng thái động thì nó bao gồm toàn bộ quá trình thu thập, xử lý, vận chuyển thông tin, từ đầu vào đến đầu ra phục vụ cho quá trình tổ chức, điều hành mọi hoạt động của cơ quan, đơn vị

1.2.3 Quản trị văn phòng

Hoạt động văn phòng chịu ảnh hưởng của nhiều yếu tố khác nhau, như trên đã trình bày Trong đó, quản lý, điều hành văn phòng, hay còn gọi là quản

trị văn phòng đóng vai trò then chốt

1.2.3.1 Quan niệm về Quản trị văn phòng

Quản trị văn phòng là quá trình tác động có tổ chức, có định hướng của chủ thể đến các đối tượng trong văn phòng nhằm đạt được mục tiêu nhất định (Bùi Thị Thanh Nhàn: 2009)

1.2.3.2 Mục tiêu của quản trị văn phòng

- Quản trị văn phòng hướng tới mục tiêu là khẳng định và nâng cao uy tín người lãnh đạo trong cơ quan, doanh nghiệp, làm cho nhân viên hiểu và thực hiện đúng nội quy, quy chế của cơ quan, doanh nghiệp Đồng thời tạo ra không khí làm việc thoải mái, đoàn kết, giúp đỡ nhau trong công việc

- Tổ chức quản lý hệ thống thông tin trong cơ quan, doanh nghiệp một cách khoa học để sử dụng tối đa lợi thế mà các nguồn thông tin mang lại

- Xây dựng nét văn hoá công sở hiện đại, lịch sự phát huy tinh thần làm việc tập thể, đề cao tinh thần tự giác của mỗi cá nhân để mang lại hiệu quả cao nhất cho hoạt động văn phòng

- Xây dựng nội quy, quy chế hoạt động mang tính khoa học và chuyên nghiệp

- Đầu tư trang thiết bị và từng bước hiện đại hoá công tác văn phòng nhằm khẳng định vai trò của văn phòng đối với hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp

Tiểu kết Chương

Chương này đã trình bày các lý luận chung về văn phòng, mô tả các nội dung chính của hoạt động văn phòng và khẳng định vai trò của văn phòng trong

cơ quan, tổ chức

CHƯƠNG 2: THỰC TIỄN HOẠT ĐỘNG VĂN PHÕNG

Ở CHI NHÁNH CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN CẢNG HẢI PHÕNG - XÍ NGHIỆP XẾP DỠ VÀ VẬN TẢI BẠCH ĐẰNG

thiện và phát triển không ngừng

Tiền thân của Chi nhánh Công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phòng – Xí nghiệp Xếp dỡ và Vận tải Bạch Đằng là Xí nghiệp Xếp dỡ và Vận tải Đình

Vũ được thành lập vào tháng 4 năm 2001, tại thời điểm đó xí nghiệp chủ yếu thực hiện các nhiệm vụ: Khai thác bến nổi Bạch Đằng, giao nhận ủy thác hàng hóa Đến tháng 1 năm 2003 do điều kiện mở rộng và phát triển, xí nghiệp Xếp dỡ và Vận tải Đình Vũ xáp nhập với Xí nghiệp Giao nhận kho vận trở thành Xí nghiệp Xếp dỡ và Vận tải Bạch Đằng với quy mô lớn hơn, lực lượng lao động có thời điểm lên tới hơn 300 người, xí nghiệp đã mở rộng hơn ngành nghề kinh doanh Ngoài kinh doanh, thực hiện nhiệm vụ ở trên thì Xí nghiệp còn thực hiện các nhiệm vụ: Bốc xếp hàng hóa, bảo quản và giao nhận hàng hóa, kiểm đếm hàng hóa, vận tải hàng hóa bằng các phương tiện, trong đó vận chuyển hàng hóa trên tàu chuyên tuyến Hải Phòng – Lào Cai được coi là hoạt động chủ lực của Xí nghiệp

Đến tháng 6 năm 2008 theo quyết định 3088 – 12/08/2007 của Bộ giao thông vận tải chuyển đổi mô hình sản xuất kinh doanh từ hạch toán phụ thuộc trở thành hạch toán độc lập Việc phát triển trở thành Chi nhánh Công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phòng – Xí nghiệp Xếp dỡ và Vận tải Bạch Đằng

thành công ty hạch toán độc lập sẽ tạo điều kiện để doanh nghiệp chủ động hơn trong sản xuất kinh doanh, nâng cao hiệu quả hoạt động, tối đa hóa sử dụng vốn Theo định hướng chiến lược của Chi nhánh Công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phòng – Xí nghiệp Xếp dỡ và Vận tải Bạch Đằng sẽ tiến tới cổ phần hóa với số vốn đầu tư của Công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phòng chiếm trên 51% vốn điều lệ

Như vậy Chi nhánh Công ty TNHH một thành viên Cảng Hải Phòng – Xí nghiệp Xếp dỡ và Vận tải Bạch Đằng được thành lập trên cơ sở chuyển nguyên trạng Xếp dỡ và Vận tải Bạch Đằng thuộc Cảng Hải Phòng theo quyết định số 1882/QĐ-HĐTV ngày 30/06/2008 của Hội đồng thành viên Công ty TNHH một thành viên Cảng Hải Phòng

Chi nhánh có địa chỉ tại số 4 Hoàng Diệu- Phường Minh Khai – Quận Hồng Bàng – Thành phố Hải Phòng, hoạt động theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0214001386, đăng ký lần đầu ngày 29/7/2008 do Phòng đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hải Phòng cấp Ngành nghề kinh doanh của Chi nhánh bao gồm: bốc xếp hàng hóa, bảo quản và giao nhận hàng hóa, vận tải hàng hóa bằng các loại phương tiên, kinh doanh kho bãi, chuyển tải hàng hóa, cung ứng dịch vụ hàng hải và kinh doanh xuất nhập khẩu

Hiện nay, cùng với sự phát triển mạnh mẽ không ngừng của hệ thống Cảng biền, Chi nhánh Công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phòng – Xí nghiệp Xếp dỡ và Vận tải Bạch Đằng luôn đa dạng hóa nâng cao chất lượng phục vụ đảm bảo kết quả hoạt động năm sau cao hơn năm trước, đảm bảo đời sống, lợi ích của cán bộ công nhân viên trong toàn Xí nghiệp

2.1.2 Lĩnh vực kinh doanh của chi nhánh

Trải qua những năm hoat động, Xí nghiệp luôn đổi mới để hòa mình cùng với sự phát triển của đất nước Bằng việc sử dụng những trang thiết bị, phương tiện vận tải hiện đại, an toàn và tin cậy đạt hiệu quả cao kết hợp với đội ngũ nhân viên năng động nhiệt tình, tận tụy Xí nghiệp Xếp dỡ và Vận tải Bạch Đằng luôn cố gắng để trở thành một trong những chi nhánh hoạt động có hiệu

quả nhất trong hệ thống Cảng Hải Phòng Cụ thể Xí nghiệp đã thực hiện những

nhiệm vụ sau:

- Dịch vụ vận tải bằng đường sắt: Dịch vụ vận tải Container bằng đường sắt được xác định là hoạt động chủ lực của Xí nghiệp Với hệ thống kho bãi, trang thiết bị có sẵn tại Hải Phòng (Bãi 4A và 4B gần ga đường sắt) và Lào Cai (bãi hàng tại ga Lào Cai) và hơn 400 vỏ Container, Xí nghiệp tổ chức khai thác hàng hóa vận chuyển trên tuyến đường sắt Hải Phòng – Lào Cai Các mặt hàng chủ yếu gồm xi măng, quặng, kim loại thô (chiều Hải Phòng – Lào Cai) và phân bón, apatit,kim loại màu, hàng bách hóa (chiều Lào Cai – Hải Phòng) Mật độ chạy tàu bình quân khoảng 3 ngày / đôi tàu

- Dịch vụ vận tải Container bằng đường biển: Dịch vụ được thực hiện trên

cơ sở thuê, mua các slot của các hang tàu, khai thác đồng thời các vỏ container của công ty và của hãng tàu Nguồn hàng khai thác chính là mặt hàng vận tải bằng đường sắt từ Lào Cai về Hải Phòng và xuất tiếp đi TP Hồ Chí Minh bằng đường biển

- Dịch vụ bốc xếp hàng hóa: Xí nghiệp tổ chức dịch vụ bốc xếp hàng hóa tại bến nổi Bạch Đằng và bãi 4B gần ga đường sắt Hải Phòng Do không có nhân lực bôc xếp hàng hóa nên Xí nghiệp sẽ là đầu mối ký hợp đồng cung cấp dịch vụ với khách hàng và thuê lao động từ bên ngoài thực hiện

- Dịch vụ cầu bến: Tại bến nổi Bạch Đằng, Xí nghiệp phối hợp với Công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phòng, cảng vụ Hải Phòng, các chủ tàu và các

đại lý tàu để sắp xếp kế hoạch điều động tàu, phục vụ buộc cởi dây…

2.1.3 Cơ cấu tổ chức của Chi nhánh Công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phòng - Xí nghiệp Xếp dỡ và Vận tải Hải Phòng

Hình 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Chi nhánh Công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phòng - Xí nghiệp Xếp dỡ và Vận tải Hải Phòng

(Nguồn: Phòng Hành chính, 2008)

Chức năng và nhiệm vụ của các phòng:

Xí nghiệp Xếp dỡ và Vận tải Bạch Đằng được tổ chức và hoạt động theo Luật Doanh nghiệp, dưới sự quản trị điều hành của Ban Giám đốc, trong đó giúp

việc cho Giám đốc là Phó Giám đốc và sau đó là các phòng nghiệp vụ

1 Giám đốc:

Do Hội đồng thành viên Công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phòng

bổ nhiệm với nhiệm kỳ không quá 05 năm Giám đốc là người đại diện theo pháp luật của Chi nhánh công ty

Thực hiện chức năng:

Chỉ đạo mọi hoạt động của công ty theo đúng phương hướng sản xuất kinh doanh mà Công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phòng đề ra

Phê duyệt các kế hoạch sản xuất kinh doanh từng thời kỳ

Phê duyệt và công bố chính sách chất lượng mục tiêu chất lượng

PHÒNG TÀI CHÍNH

KẾ TOÁN

PHÒNG NGHIỆP

VỤ TỔNG HỢP

BÃI LÀO CAI

Thực hiện quản lý, đảm bảo duy trì có hiệu quả hệ thống quản lý chất lượng Chủ trì các cuộc họp

Quản lý nhân viên,thúc đẩy khuyến khích, tạo điều kiện cho nhân viên phát huy khả năng của mình

2 Phó giám đốc:

01 Phó giám đốc kỹ thuật giúp việc cho giám đốc, tổng hợp, tham mưu,

hỗ trợ cho giám đốc về mảng kỹ thuật của ngành nghề dịch vụ mà Chi nhánh đang kinh doanh

4 Phòng tài chính kế toán

Gồm 04 người bao gồm cả Kế toán trưởng do Hội đồng thành viên công

ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phòng bổ nhiệm

Thực hiên nhiệm vụ:

- Mở sổ sách kế toán, đăng ký hình thức kế toán theo quy định của Nhà nước

- Thực hiện các nghiệp vụ kế toán tại Chi nhánh

- Lập các báo cáo tài chính của Chi nhánh Công ty

- Quyết toán thuế, giải quyết công nợ

- Theo dõi việc chấm công và trả lương nhân viên

5 Phòng kinh doanh

Gồm 05 người bao gồm trưởng phòng và 02 cán bộ thực hiện công tác Marketing, 02 cán bộ thực hiện xử lý các chứng từ, sổ sách liên quan tới giao nhận hàng hóa, container và các nghiệp vụ kinh doanh khác của Chi nhánh Công ty

7 Bãi Lào Cai

Gồm 07 người, trong đó có 1 tổ trưởng chịu trách nhiệm quản lý tại bãi Lào Cai, nhiệm vụ: tổ chức thu gom, giao nhận hàng hóa vận tại bằng đường sắt tại Lào Cai

8 Về cơ cấu lao động:

Hình 2.2: Bảng kê nhân sự năm 2009

Phòng

ban

Trình độ Giới tính Tuổi

Tổng Đại

học

Cao đằng

Trung cấp Khác Nam Nữ

Theo báo cáo của Công đoàn Chi nhánh Công ty:

Trong năm 2009, chi nhánh đã tuyển dụng thêm 13 lao động mới thay thế cho 4 lao động tại Bãi Lào Cai xin nghỉ việc, 7 lao động tại phòng Tổng hợp xin nghỉ, 1 nhân viên phòng Kế toán tài chính và 1 nhân viên phòng kinh doanh nghỉ hưu Mặc dù năm 2008 và năm 2009 Chi nhánh công ty đã gặp không ít khó khăn nhưng Chi nhánh vẫn cố gắng ổn định mức lương cho công nhân viên

và xét duyệt nâng lương cho 14 nhân viên, tháng 4 năm 2009 Giám đốc lâm thời chi nhánh Công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phòng – Xí nghiệp Xếp dỡ

và vận tải Bạch Đằng chính thức nhận Quyết định bổ nhiệm Giám đốc chính thức của chi nhánh Ngoài ra chi nhánh định kỳ tổ chức gửi nhân viên lên tổng công ty theo học các khóa đào tạo do Tổng công ty tổ chức giảng dạy nhằm nâng cao chất lượng đội ngũ nhân viên và các lớp đào tạo về sử dụng thiết bị phòng cháy chữa cháy do Công an thành phố tổ chức cũng không thể thiếu nhân viên tham dự Cho đến cuối năm 2009 chi nhánh có 4 đồng chí được bình bầu công nhân viên sản xuất tiên tiến của Cảng Hải Phòng

2.1.4 Kết quả hoạt động của Chi nhánh Công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải phòng - Xí nghiệp Xếp dỡ và Vận tải Bạch Đằng:

2.1.4.1 Tình hình sản xuất kinh doanh

Xí nghiệp XD & VT Bạch Đằng là một đơn vị hoạt động chủ yếu trong các lĩnh vực dịch vụ Trong những năm 2008, 2009 còn bị ảnh hưởng của nền suy thoái kinh tế toàn cầu, nền kinh tế nước ta cũng phải chịu sự ảnh hưởng đáng kể và biểu hiện rõ là các loại hình dịch vụ mà đơn vị đang làm

Sản lượng tại khu bến nổi Bạch Đằng năm 2008 chỉ bằng nửa so với năm

2007 Những tháng cuối năm 2008 và những tháng đầu năm 2009, lượng hàng thông tuyến Hải Phòng – Lào Cai bị suy giảm nghiêm trọng, phải dãn lịch trình đoàn tàu từ 2 ngày/ chuyến xuống 4 ngày/ chuyến có thời điểm phải dừng đoàn tàu do không đủ lượng hàng chạy Thời gian qua, để tồn tại và phát triển, Xí nghiệp đã có sự thay đổi các dịch vụ của mình có tính toán đến hiệu quả của các dịch vụ: Chấm dứt dịch vụ kiểm kiện chấm bay cont, dịch vụ vận tải hàng rời

(Thạch cao, Clinke, đá Pozolan…) Tập trung khai thác hai mảng dịch vụ chính: Khai thác bến nổi Bạch Đằng và khai thác đoàn tàu chuyên tuyến Hải Phòng – Lào Cai Rõ ràng việc chấm dứt một số dịch vụ của Xí nghiệp đã làm cho Cán

bộ công nhân viên có trăn trở lo lắng về công ăn việc làm, doanh thu, thu nhập của công nhân viên và hướng đi tiếp của đơn vị trong thời gian tới

Vượt qua khó khăn gặp phải, lãnh đạo Xí nghiệp luôn tự chủ tìm kiếm công công ăn việc làm cho CBCNV, góp phần thu hút thêm nguồn hàng thông qua Cảng tại vùng nước gần Cảng và đặt nền móng cho tiềm năng hàng hóa đến với Cảng, ngoài ra Xí nghiệp luôn được sự quan tâm tạo điều kiện trên mọi lĩnh vực kinh doanh của các cấp lãnh đạo Cảng các đơn vị, phòng ban chức năng trong toàn Cảng

Để đáp lại thì tập thể CBCNV Xí nghiệp đoàn kết phấn đấu vươn lên, không ngại khó ngại khổ sẵn sàng làm nhiệm vụ mới tự chủ từng bước ổn định

và phát triển và cụ thể sau đây là báo cáo chi tiết về hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp trong những năm gần đây

Hình 2.3: Kết quả hoạt động kinh doanh

( Nguồn: Phòng Kế toán - Tài chính , 2009)

Qua bảng số liệu trên ta thấy rằng:

Trong năm 2008 và đầu năm 2009 doanh nghiệp gặp phải không ít khó khăn đáng kể trong hoạt động sản xuất kinh doanh về sản lượng sản xuất chỉ đạt 380.000 tấn đạt 54% so với KH giao đầu năm và đạt sản lượng bằng 55% so với

năm 2007 vì vậy mà doanh thu năm 2008 đã không hoàn thành được chỉ tiêu đạt 34.343.821.240.đ đạt 94% so với kế hoạch đề ra, tuy rằng Xí nghiệp đã không hoàn thành chỉ tiêu về doanh thu nhưng cũng phải thừa nhận rằng năm

2008 một năm mà nền kinh tế nước ta chịu ảnh hưởng đáng kể của cuộc suy thoái toàn cầu ít nhiều nó đã ảnh hưởng tới các nghành dịch vụ mà Xí nghiệp đang phục vụ và khai thác

“ Lửa thử vàng, gian nan thử sức” trong tình cảnh khó khăn như vậy, cán

bộ lãnh đạo Xí nghiệp luôn tự chủ tìm kiếm các nguồn hàng mới củng cố, duy trì nguồn hàng cũ, mạnh dạn cắt giảm những ngành dịch vụ có kết quả kinh doanh không cao, tập trung vào những dịch vụ có hiệu quả đem lại nguồn doanh thu tính luơng cho cán bộ CNV trong Xí nghiệp và biểu hiện khả quan cho thấy rằng thu nhập bình quân của Cán bộ công nhân viên trong toàn xí nghiệp vẫn được đảm bảo đạt 5,402,550 đạt 125% so với kế hoạch Còn về phần chi phí mặc dù

đã quán triệt trong toàn bộ Xí nghiệp sản xuất đẩy mạnh tăng cường tiết kiệm đặc biệt là chi phí quản lý, và giảm chi phí thuê ngoài nhưng do phải xoay sở làm nhiều loại hình dịch vụ nhưng kết quả lại không cao đã đẩy tổng chi phí của doanh nghiệp lên tới hơn 40 tỷ vượt quá 7% so với kế hoạch kéo theo đó là lợi nhuận của của doanh nghiệp chỉ đạt được là (-6 tỷ hơn) không hoàn thành so với

kế hoạch đề ra là (-1 tỷ hơn) đây là kết quả kinh doanh mà Xí nghiệp không mong muốn Đứng từ góc độ thực tế nhìn vào thì cũng tạm chấp nhận được nhưng ít nhiều cũng thấy được dấu hiệu khả quan từ kết quả kinh doanh những quý cuối năm 2008 mong rằng sang năm 2009 thì doanh nghiệp duy trì sự tập trung, sáng tạo đẩy mạnh tiết kiệm vượt qua khó khăn vững bước phát triển Tới giữa năm 2009 tình hình kinh tế đất nước có nhiều sự thay đổi tích cực, chính phủ đã chuyển đổi từ thực hiện thắt chặt kinh tế kiểm soát lạm phát sang thúc đẩy và phát triển nền kinh tế, tốc độ tăng trưởng kinh tế nhanh và ổn định đây có thể coi là dấu hiệu khả quan cho sự phát triển của kinh tế đất nước nói chung và cho các doanh nghiệp xí nghiệp nói riêng

Năm 2009 vượt qua khó khăn trước mắt đồng thời cũng có nhiều cơ hội

mở ra cho đơn vị, trong giai đoạn hậu suy thoái chiều hướng hướng phục hồi của nền kinh tế phải nắm bắt được các cơ hội đó để phục hồi để ổn định và để phát triển hơn Trong giai đoạn này, Xí nghiệp chuyển đổi cơ chế hoạt động theo mô hình mới sẽ có điều kiện để tăng tính tự chủ trong SXKD, tăng cường thêm cơ

sở vật chất, tăng thêm vốn cố định và lưu động, cho tới nay thì tài sản cố định của Xí nghiệp bao gồm:

- Nhà cửa, vật kiến trúc:

+ Bãi số 4 diện tích 2700 m2 tại Cổng số 1 Cảng Hải Phòng, khu vực sát

ga đường sắt để tổ chức khai thác hàng hóa vận tải bằng tuyến đường sắt Hải Phòng – Lào Cai

+ Nhà trực ban, văn phòng làm việc

+ Cầu tàu phục vụ gần Đồn biên phòng Đình Vũ

- Phương tiện vận tải:

+ 03 Bến phao neo tại bến Bạch Đằng

+ 02 Tàu chở công nhân làm việc tại phao neo bao gồm 01 tàu công suất

(Phòng Kế toán – Tài chính: 2009, Biên bản kiểm kê Tài sản cố định Quý 2)

Được trang bị thêm về cơ sở vật chất, phương tiện kỹ thuật giúp cho Xí nghiệp đẩy mạnh khai thác dịch vụ và đã đạt được nhiều thành tích khả quan doanh thu đạt được 35.794.850.615 đồng đạt 102% so với kế hoạch và giảm chi

phí xuống còn 39.793.391.119 đồng và chỉ bị thua lỗ (3.998.540.504) đây là dấu hiệu tốt trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Theo phân tích của các chuyên gia kinh tế, hiện nay hoạt động vận tải biển thế giới đã có tín hiệu khả quan, tuy nhiên thì cần phải có thời gian dài để hoàn toàn hồi phục Xét các điều kiện của thị trường hàng hải và nội lực của Xí nghiệp trong giai đoạn 2010 – 2012, Công ty đề ra mục tiêu cụ thể là duy trì sự

ổn định SXKD, đạt mức tăng trưởng bình quân về doanh thu khoảng 6% năm, đảm bảo thu nhập của người lao động từ 4 tới 5 triệu đồng trên 1 tháng và kinh doanh có lãi

Kết quả hoạt động kinh doanh năm 2009 đã tăng trưởng, đây là nguồn động viên khích lệ cho tất cả cán bộ công nhân viên hăng hái thi đua, lao động sản xuất, phấn đấu đạt doanh thu cao nhất, góp phần tạo uy tín và thương hiệu của Cảng Hải Phòng nói chung ngày càng được nâng cao trên thị trường trong nước cũng như quốc tế

2.1.4.2 Thuận lợi và khó khăn

Thuận lợi:

Thuận lợi lớn nhất mà Chi nhánh có được đó là sự đầu tư, giúp đỡ của Tổng công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải phòng, sự phối hợp chặt chẽ của các Chi nhánh thành viên khác đi trước là Chi nhánh Hoàng Diệu, Chi nhánh Đình Vũ, và hơn hết đó là sự tin tưởng gắn bó của các khách hàng lâu năm của Chí nhánh luôn tin tưởng tạo điều kiện làm việc cho chi nhánh Ngoài ra cùng với đội ngũ công nhân viên lao động nhiệt tình, sáng tạo cộng với được trang bị

về cơ sở vật chất kỹ thuật tiên tiến, hiện đại nhất giúp cho việc giải quyết công việc trở nên đơn giản gọn nhẹ hơn Mặt khác, tuyến tàu chuyên tuyến Hải Phòng – Lào Cai xí nghiệp được đảm nhận khai thác còn ít đối thủ cạnh tranh đây cũng coi

là một điểm thuận lợi cho Chi nhánh vì tuyến đường thông thương Hải Phòng - Lào Cai do điều kiện tự nhiên nên rất khó vận chuyển, chỉ với vận chuyển bằng đường sắt chuyên tuyến thì mới nhanh chóng mà giá cả thì lại hợp lý

Khó khăn

Khó khăn lớn nhất hiện nay đối với Chi nhánh đó là nguồn hàng, toàn bộ ban Giám đốc, cùng với nhân viên Chi nhánh cùng cố gắng, nỗ lực thực hiện để duy trì và ổn định nguồn hàng cũ, và tìm ra nguồn hàng mới đảm bảo cho thông tuyến Hải Phòng - Lào Cai chạy được ổn định

Do năm 2008 tuyến đường biển Hải Phòng – TP Hồ Chí Minh chi nhánh

đã tạm thời tạm dừng hoạt động do gặp nhiều vấn đề phát sinh không thuận lợi gây nên thua lỗ cho Chi nhánh, nhận thấy đấy vẫn là dịch vụ đầy tiềm năng cho nên Tổng Công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phòng quyết định tái đầu tư phục hồi dịch vụ vận chuyển hàng hóa Hải Phòng – TP Hồ Chí Minh và giao cho Chi nhánh khôi phục và thực hiện.(Nguồn: Kế hoạch sản xuất Quý I – Năm 2010) Trước cơ hội cũng như thách thức này Chi nhánh phải thực hiên:

- Khôi phục Bãi Cảng TP Hồ Chí Minh

- Tuyển thêm nhân lực

- Thực hiện chiến lược Marketing để có nguồn hàng mới

Ngoài ra, Chi nhánh cũng chịu áp lực tương đối lớn từ Tổng công ty vì đã thua lỗ hơn 2 năm Chính vì thế trong năm 2010 toàn thể Cán bộ, công nhân viên toàn Chi nhánh sẽ phải cố gắng, tích cực hoạt động hơn nữa góp phần vào việc giải quyết những khó khăn cho Chi nhánh

2.2 Giới thiệu khái quát về Phòng Hành chính Chi nhánh Công ty TNHH một thành viên Cảng Hải Phòng – Xí nghiệp Xếp dỡ và Vận tải Bạch Đằng 2.2.1 Chức năng, nhiệm vụ của Phòng Hành chính

Tổng hợp tình hình chung của các phòng ban báo cáo với lãnh đạo quản lý

để có hướng chỉ đạo chung

Tổ chức các cuộc họp hội nghị, kỉ niệm ngày lễ lớn của Xí nghiệp, thông báo và mới dự hội nghị, hội thảo, sơ kết tổng kết…

Giải quyết công việc đối nội đối ngoại của Xí nghiệp

Tổ chức quản lý hành chính toàn bộ Xí nghiệp

Tổ chức chỉ đạo công tác y tế của Công ty, cấp phát thuốc chăm sóc sức khỏe ban đầu cho CBCNV Thực hiện công tác y tế trong Xí nghiệp Theo dõi

và thông báo kip thời các đợt dịch bệnh phát sinh để chỉ đạo cho toàn Xí nghiệp phòng dịch bệnh, vệ sinh môi trường Theo dõi và chăm sóc sức khỏe cho cán

bộ công nhân viên cơ quan

Xây dựng chương trình công tác lịch làm việc cho lãnh đạo

Tổ chức thường trực và bảo vệ cơ quan giữ vững an toàn trật tự an ninh Quản lý và theo dõi, phân loại khách đến làm việc với lãnh đạo Giữ vững an ninh trật tự, phòng chống cháy nổ hỏa hoạn,các tệ nạn cờ bạc rượu chè trong cơ quan Sửa chữa xe ô tô, điện nước trong Xí nghiệp kịp thời đáp ứng cho làm việc ngày của Xí nghiệp

Quản lý và tổ chức bố trí sắp xếp lái xe phục vụ tốt công tác cho lãnh đạo

đi công tác

Có kế hoạch sửa chữa bảo dưỡng trang thiết bị

Lập kế hoạch chi tiêu hàng năm cho cơ quan Ký kết các hợp đồng sửa chữa, cải tạo nhà làm việc, oto con, thuê mượn địa điểm phục vụ hội nghị

Theo dõi tổng hợp mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp theo hàng tháng, hàng quý, năm Vào cuối tháng nhận báo cáo của các đơn vị phòng ban về:

Thực hiện sản xuất kinh doanh; tình hình thực hiện và còn có các vướng mắc gì mà cần đề nghị cấp trên giải quyết

Tiếp nhận công văn giấy tờ ở các nơi gửi đến, căn cứ theo tính chất của văn bản, phân loại xử lý trình lãnh đạo giải quyết rồi phân phối cho các phòng ban kịp thời và nhanh chóng

Theo dõi giải quyết công văn giấy tờ gửi đi, có biện pháp nghiệp vụ giải quyết công văn giấy tờ đảm bảo thời gian và đúng với quy định

Nhận các văn bản, bản thảo của các phòng nghiệp vụ duyệt cho đánh máy

và Photocopy

Tiếp nhận công văn hồ sơ lưu trữ của các đơn vị trong toàn Xí nghiệp

Quản lý cấp phát giấy giới thiệu, giấy đi đường và giấy tờ công văn khác Quản lý sử dụng các loại con dấu theo đúng chế độ và quy định

Quản lý tài sản của cơ quan bao gồm các trang thiết bị phục vụ làm việc sinh hoạt trong cơ quan

2.2.2 Cơ cấu tổ chức phòng Hành chính chi nhánh Công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phòng - Xí nghiệp XD và VT Bạch Đằng

NHÂN VIÊN LÁI

XE

TỔ BẢO

VỆ

Hàng năm thực hiện kiểm kê tài sản cố định cũng như tài sản trang bị cho

cơ quan làm việc

Đề xuất các phương án thuộc cơ chế quản lý thuộc lĩnh vực chuyên môn nghiệp vụ mình phụ trách với lãnh đạo Xí nghiệp

Viết các báo cáo tổng kết, chuẩn bị nội dung cho lãnh đạo họp, dự hội nghị, tổ chức các cuộc họp tổng kết, hội nghị, khách hàng, phối hợp các công đoàn tổ chức, đại hội công nhân viên chức hàng năm Trên cơ sở tổng hợp ý kiến của các đơn vị chức năng, giúp lãnh đạo xây dựng các đề án tổ chức, lập kế hoạch xây dựng cơ bản trình lãnh đạo duỵêt

Nhân viên văn thư, lưu trữ: 01 người

Hàng ngày, cán sự văn thư lưu trữ tiếp nhận công văn giấy tờ của các cơ quan hữu quan, các cơ quan đơn vị và các phòng ban gửi đến;

Vào sổ và quản lý tốt công văn, quyết định gửi đi đảm bảo nhanh chóng, kịp thời, đúng nguyên tắc;

Tiếp nhận công văn hồ sơ lưu trữ toàn Xí nghiệp;

Hướng dẫn các phòng ban của đơn vị về nghiệp vụ văn thư lưu trữ, bảo quản tốt công văn giấy tờ;

Quản lý và sử dụng tốt con dấu của Xí nghiệp, các loại giấy tờ khống chỉ, giấy giới thiệu, giấy đi đường;

Quản lý, lưu trữ hồ sơ tài liệu theo quy định mua sắm và phân phối văn phòng phẩm hàng tháng cho Xí nghiệp;

Thực hiện các nghiệp vụ kỹ thuật thường xuyên và soạn thảo văn bản bằng máy vi tính và máy photocopy tài liệu cho cơ quan Sử dụng thành thạo tác dụng, tính năng của máy vi tính, máy photocopy để thực hiện công việc được giao

Nhận các bản thảo công văn đánh máy của các phòng nghiệp vụ gửi đến

để đánh máy đảm bảo bí mật, chính xác, kịp thời

Các tài liệu đánh máy, tài liệu photocopy phải được ghi chép số lượng để thanh quyết toán giấy tờ và văn phòng phẩm phục vụ cho công việc in ấn;

Ghi sổ theo dừi cỏc bản thảo cụng văn đỏnh mỏy photocopy đỳng số lượng bản thảo được duyệt

Thực hiện nghiờm chỉnh qui chế về bảo quản và sử dụng mỏy vi tớnh, mỏy photocopy được trang bị cho Xớ nghiệp

Ngoài ra nhõn viờn này cũn kiờm nhiệm thờm cụng tỏc y tế của Xớ nghiệp, thực hiện cụng tỏc cấp phỏt thuốc, sơ cứu …

Nhõn viờn hành chớnh: 01 người

Phụ trỏch cụng tỏc hành chớnh của Xớ nghiệp

Cấp phỏt giấy giới thiệu, giấy đi đường và giấy tờ cụng văn khỏc

Quản lý sử dụng cỏc loại con dấu theo đỳng chế độ và quy định

Quản lý và đề xuất cụng tỏc quản lý của Xớ nghiệp

Chịu trỏch nhiệm về cỏc vật dụng văn phũng phẩm

Duy trỡ việc theo dừi CBCNV thực hiện nội quy của Xớ nghiệp, theo dừi

thi đua khen thưởng

Theo dừi quản lý tài sản của cơ quan, nếu hỏng đề xuất để sửa chữa

Theo dừi tiến độ làm việc của CBCNV để chấm cụng đảm bảo quyền lợi cho người lao động

Kiờm nhiệm trực tiếp sửa chữa điện nước, mỏy múc trang thiết bị văn phũng…

Nhõn viờn bảo vệ: 04 người

Thực hiện nghiờm chỉnh chức năng, nhiệm vụ của bảo vệ thường trực cơ quan Thực hiện tốt cụng tỏc quản lý người cư trỳ lại trong cơ quan làm việc

Cú trỏch nhiệm ngăn ngừa nghiờm cấm những cỏ nhõn tổ chức đỏnh bạc rượu chố gõy rối trật tự trong khu vực cơ quan;

Đảm bảo cụng tỏc phũng chỏy chữa chỏy trong cơ quan,

Nhõn viờn lỏi xe: 02 người

Thực hiện các nghiệp vụ kỹ thuật về thao tác vận hành điều khiển lái xe ô tô, sử dụng thành thạo các trang thiết bị, máy móc, dụng cụ trang thiết bị ô tô để

thực hiện công tác đ-ợc giao;