Cải tiến công tác quản lý bạn đọc tại các thư viện đại học trên địa bàn thành phố hồ chí minh

Một số nội dung của công tác quản lý bạn đọc được đề cập tới trong môn học “Công tác với người đọc” một số trường đổi tên thành môn “Dịch vụ thông tin - thư viện” để bổ sung thêm các nội

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

PHẠM THỊ LƯƠNG

CẢI TIẾN CÔNG TÁC QUẢN LÝ BẠN ĐỌC

TẠI CÁC THƯ VIỆN ĐẠI HỌC TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

LUẬN VĂN THẠC SĨ CHUYÊN NGÀNH: KHOA HỌC THƯ VIỆN

TP HỒ CHÍ MINH – NĂM 2010

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

PHẠM THỊ LƯƠNG

CẢI TIẾN CÔNG TÁC QUẢN LÝ BẠN ĐỌC

TẠI CÁC THƯ VIỆN ĐẠI HỌC TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

LUẬN VĂN THẠC SĨ CHUYÊN NGÀNH: KHOA HỌC THƯ VIỆN

MÃ SỐ: 60.32.20

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC

TS LÊ VĂN VIẾT

THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH – NĂM 2010

Lời cảm ơn

Tôi xin chân thành cảm ơn:

- T.S Lê Văn Viết đã hướng dẫn tận tình, truyền đạt các kiến thức, kinh nghiệm quý báu giúp tôi thực hiện và hoàn thành luận văn

- Các Thầy, Cô giáo Khoa Thư viện - Thông tin học trường Đại học Khoa học Xã hội & Nhân văn - Đại học Quốc gia TP Hồ Chí Minh cùng toàn thể các Thầy, Cô giáo đã nhiệt tình giảng dạy, giúp tôi có các kiến thức, kỹ năng và phương pháp tốt nhất để hoàn thành luận văn

- Phòng Đào tạo Sau đại học trường Đại học Khoa học Xã hội & Nhân văn – Đại học Quốc gia Tp Hồ Chí Minh

- Các bạn đồng nghiệp Thư viện trường Đại học Khoa học Xã hội & Nhân văn - Đại học Quốc gia TP.HCM, Thư viện Trường Đại học Hùng Vương Tp Hồ Chí Minh đã tạo điều kiện, giúp đỡ tôi có điều kiện tốt nhất để hoàn thành luận văn

- Ban Giám đốc và các bạn đồng nghiệp tại Thư viện ĐH Mở Tp Hồ Chí Minh, Trung tâm Học liệu ĐH Sài Gòn, Thư viện ĐH Hùng Vương Tp

Hồ Chí Minh đã cung cấp các thông tin, số liệu, chia sẻ kinh nghiệm giúp đỡ tôi hoàn thành luận văn

Tp Hồ Chí Minh, ngày 23 tháng 10 năm 2010

Tác giả Phạm Thị Lương

BẢNG CHỮ VIẾT TẮT

3 Thư viện ĐH Mở Tp Hồ Chí Minh Thư viện Đại học Mở Thành phố Hồ Chí

Minh

4 Trung tâm Học liệu ĐH Sài Gòn Trung tâm Học liệu Đại học Sài Gòn

5 Thư viện ĐH Hùng Vương Tp Hồ

Chí Minh

Thư viện Đại học Hùng Vương Thành phố

Hồ Chí Minh

7 Thông tin KHCN Thông tin khoa học công nghệ

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ BẠN ĐỌC TRONG THƯ VIỆN ĐẠI HỌC 8

1.1 Các khái niệm về quản lý bạn đọc 8

1.1.1 Những vấn đề chung về quản lý 8

1.1.2 Khái niệm về bạn đọc 14

1.1.3 Khái niệm về công tác quản lý bạn đọc 15

1.2 Vai trò của bạn đọc trong thư viện đại học 17

1.2.1 Vai trò của thư viện trong trường đại học 17

1.2.2 Vai trò của bạn đọc trong thư viện đại học 21

1.3 Phân loại bạn đọc trong thư viện đại học 24

1.3.1 Phân loại bạn đọc 24

1.3.2 Phân loại bạn đọc trong thư viện đại học 25

1.4 Công tác quản lý bạn đọc trong thư viện đại học 27

1.4.1 Nội dung của công tác quản lý bạn đọc trong thư viện đại học 27

1.4.2 Mục tiêu của công tác quản lý bạn đọc trong thư viện đại học 32

1.4.3 Công cụ của công tác quản lý bạn đọc trong thư viện đại học 34

1.4.4 Nguyên tắc quản lý bạn đọc trong thư viện đại học 35

1.4.5 Các phương thức quản lý bạn đọc trong thư viện đại học 37

1.4.6 Tầm quan trọng của công tác quản lý bạn đọc trong các thư viện đại học 42

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ BẠN ĐỌC TẠI CÁC THƯ VIỆN ĐẠI HỌC TRÊN ĐỊA BÀN TP HỒ CHÍ MINH 45

2.1 Khái quát về một số thư viện đại học được khảo sát trên địa bàn Tp Hồ Chí Minh 45

2.1.1 Thư viện Đại học Mở Tp Hồ Chí Minh 45

2.1.2 Trung tâm Học liệu Đại học Sài Gòn 48

2.1.3 Thư viện Đại học Hùng Vương Tp Hồ Chí Minh 50

2.2 Khảo sát thực trạng công tác quản lý bạn đọc tại các thư viện …… 53

2.2.1 Chính sách và khuôn khổ pháp lý trong quản lý bạn đọc tại các thư viện đại học được khảo sát tại Tp Hồ Chí Minh 53

2.2.2 Thực trạng quản lý hành vi bạn đọc 63

2.2.3 Thực trạng quản lý hồ sơ bạn đọc 68

2.2.4 Thực trạng quản lý hoạt động thống kê và báo cáo trong công tác quản lý bạn đọc 79

2.2.5 Thực trạng quản lý mối quan hệ bạn đọc 81

2.2.6 Các biện pháp hành chính – giáo dục trong quản lý bạn đọc 82

2.3 Đánh giá thực trạng công tác quản lý bạn đọc tại các thư viện đại học trên địa bàn Tp Hồ Chí Minh 85

2.3.1 Nhận xét của cán bộ thư viện về thực trạng công tác quản lý bạn đọc tại các trương được khảo sát 85

2.3.2 Nhận xét của bạn đọc về thực trạng công tác quản lý bạn đọc tại các trường được khảo sát 90

2.3.3 Ưu điểm 95

2.3.4 Nhược điểm 99

2.3.5 Nguyên nhân của nhược điểm 106

CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP NHẰM CẢI TIẾN CÔNG TÁC QUẢN LÝ BẠN ĐỌC TẠI CÁC THƯ VIỆN ĐẠI HỌC TRÊN ĐỊA BÀN TP HỒ CHÍ MINH 109

3.1 Giải pháp cải tiến công tác quản lý bạn đọc tại các thư viện đại học trên địa bàn Tp Hồ Chí Minh 109

3.1 Hoàn thiện chính sách và khuôn khổ pháp lý trong công tác quản lý bạn đọc tại các thư viện đại học trên địa bàn Tp Hồ Chí Minh 109

3.1.2 Đầu tư và ứng dụng hiệu quả các công nghệ và trang thiết bị hỗ trợ đảm bảo cho hoạt động quản lý bạn đọc 116

3.1.3 Hoàn thiện phân hệ quản lý bạn đọc trong phần mềm quản lý thư viện tích hợp 119

3.1.4 Tăng cường tổ chức các hoạt động nhằm quản lý mối quan hệ bạn đọc 125

3.1.5 Nâng cao ý thức của bạn đọc trong việc sử dụng thư viện 128

3.1.6 Nâng cao trình độ và tinh thần trách nhiệm của cán bộ thư viện 130

3.2 Một số kiến nghị đối với các trường đại học nhằm cải tiến công tác quản lý bạn đọc tại thư viện đại học trên địa bàn Tp Hồ Chí Minh 132 KẾT LUẬN 134 TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

Phụ lục 1: Bảng thống kê cơ sở vật chất tại 3 thư viện

Phụ lục 2: Bảng thống kê trang thiết bị sử dụng trong quản lý bạn đọc

Phụ lục 3: Phiếu khảo sát thực trạng thư viện

Phụ lục 4: Phiếu khảo sát cán bộ Thư viện

Phụ lục 11: Mẫu phiếu góp ý bạn đọc – Thư viện ĐH Hùng Vương Tp Hồ Chí Minh

Phụ lục 12: Công thức tính cỡ mẫu dùng cho quá trình chọn mẫu khảo sát bạn đọc tại các thư viện đại học trên địa bàn Tp Hồ Chí Minh

Trong quy hoạch phát triển ngành Thư viện Việt Nam đến năm 2010 và định hướng đến năm 2020 nêu rõ: “Xây dựng một hệ thống thư viện đại học mạnh, phát triển theo hướng thư viện điện tử, thư viện số Có khả năng đáp ứng nhu cầu thông tin của người sử dụng một cách dễ dàng, nhanh chóng” Thành phố Hồ Chí Minh có vị trí đặc biệt quan trọng trong việc phát triển kinh tế, xã hội và mọi mặt của đất nước Các trường Đại học trên địa bàn Tp Hồ Chí Minh là nơi cung cấp nguồn lao động trí tuệ dồi dào cho thành phố, là một trong những nguồn lực góp phần giúp Thành phố đạt được các mục tiêu kinh tế, xã hội, …Trong xu thế đó, thư viện đại học phải là giảng đường thứ hai cho sinh viên, là môi trường nghiên cứu hữu ích cho giảng viên Bạn đọc

là một thành phần quan trọng của thư viện Các thư viện phát triển với quy mô ngày càng lớn và mở rộng, số lượng bạn đọc ngày càng tăng Điều này đòi hỏi công tác quản

lý bạn đọc phải được thực hiện một cách hợp lý và khoa học

Quản lý bạn đọc là nhiệm vụ quan trọng, là công tác thường xuyên của thư viện và

có vai trò rất quan trọng trong hoạt động thư viện Tuy nhiên, hiện nay nội dung của công tác quản lý bạn đọc được hiểu một cách khá mơ hồ, chưa đầy đủ và rõ ràng Ngoài ra, trong thực tế, công tác quản lý bạn đọc tại các thư viện đại học trên địa bàn

Tp Hồ Chí Minh chưa có sự thống nhất, chưa đáp ứng được yêu cầu trong thời đại ngày nay khi công nghệ có những bước phát triển vượt bậc và bạn đọc – người sử dụng thư viện ngày càng có vai trò quan trọng, được coi là khách hàng của thư viện Đặc biệt, bạn đọc ngày càng ý thức được quyền lợi của mình khi sử dụng sản phẩm, dịch vụ của các thư viện Vì vậy, công tác quản lý bạn đọc phải giải quyết được những mâu

Một số nội dung của công tác quản lý bạn đọc được đề cập tới trong môn học

“Công tác với người đọc” (một số trường đổi tên thành môn “Dịch vụ thông tin - thư viện” để bổ sung thêm các nội dung mới cho phù hợp với tình hình hiện nay”) và môn

“Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác thông tin - thư viện”

Có thể kể tới một số giáo trình sử dụng cho môn học Công tác với người đọc tại các trường đại học đào tạo chuyên ngành Thông tin – Thư viện như cuốn “Công tác độc giả” của Tiến sĩ Phan Văn, giáo trình “Công tác với người đọc” của Nghiêm Phú Điệp Các giáo trình này trình bày các vấn đề có tính chất lý luận cơ bản của môn học; tâm lý người đọc và các quy luật tâm lý của quá trình đọc; nhu cầu, hứng thú đọc của người đọc; các hình thức, phương pháp thông tin, tuyên truyền của thư viện, tổ chức công tác phục vụ người đọc Nhìn chung, các giáo trình này trình bày khái quát các vấn

đề liên quan tới việc tổ chức phục vụ bạn đọc tại các cơ quan thông tin – thư viện Công tác quản lý bạn đọc liên quan trực tiếp tới công tác phục vụ bạn đọc Một số nội dung của công tác quản lý bạn đọc được thể hiện trong công tác phục vụ bạn đọc,

đó là: chính sách và khuôn khổ pháp lý trong quản lý bạn đọc, quản lý hồ sơ bạn đọc

Đã có một số luận văn thạc sĩ ngành Khoa học Thư viện đề cập đến công tác phục vụ bạn đọc như: “Đổi mới công tác phục vụ thông tin – thư viện ở Thư viện Quân đội” của tác giả Đặng Thị Phương Thảo năm 2000, “Nghiên cứu công tác phục vụ thông tin

- thư viện tại phòng đọc tổng hợp Thư viện Quốc gia Việt Nam” của tác giả Nguyễn Thị Ngọc Bích năm 2000, “Hiện đại hóa công tác phục vụ bạn đọc tại Trung tâm

3

Thông tin - Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội” của tác giả Lê Minh Thu năm 2006,

… Các luận văn này nghiên cứu thực trạng và đề xuất những giải pháp nhằm đổi mới

và nâng cao hiệu quả của công tác phục vụ bạn đọc trong phạm vi được khảo sát

Môn học Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác thư viện giảng dạy các vấn

đề liên quan tới vai trò của công nghệ thông tin trong công tác thư viện, các giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin trong các hoạt động nghiệp vụ và phục vụ; giới thiệu các

hệ quản trị thư viện tích hợp, trong đó có phân hệ Lưu thông, Phân hệ Quản lý bạn đọc, phân hệ/chức năng Thống kê, … Ngoài ra, vấn đề ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác thư viện còn được đề cập đến trong môn Tổ chức và Quản lý công tác Thông tin - Thư viện

Bài viết “Các tiêu chi đánh giá và lựa chọn phần mềm cho thư viện điện tử ở Việt Nam” được đăng trên số 2 của Tạp chí Thông tin tư liệu năm 2005 đã nêu lên các tiêu chí đánh giá và yêu cầu đối với từng phân hệ trong phần mềm quản lý thư viện điện tử tại Việt Nam

Phân hệ quản lý bạn đọc và phân hệ lưu thông thực hiện chức năng quản lý hồ sơ bạn đọc trong công tác quản lý bạn đọc

Như vậy, công tác quản lý bạn đọc tại các thư viện đại học trên trên địa bàn Tp Hồ Chí Minh hiện nay mới chỉ được nghiên cứu trong phạm vi một số nội dung có liên quan Do đó, bên cạnh việc kế thừa những kết quả nghiên cứu trên đây, chúng tôi tập trung hệ thống hóa lý luận về công tác quản lý bạn đọc; khẳng định vai trò của công tác quản lý bạn đọc trong các thư viện đại học; nghiên cứu thực trạng công tác quản lý bạn đọc tại một số thư viện đại học để từ đó đưa ra các giải pháp nhằm cải tiến công tác quản lý bạn đọc trên địa bàn Tp Hồ Chí Minh

3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

- Mục đích nghiên cứu: Đưa ra được những biện pháp nhằm cải tiến công tác

quản lý bạn đọc tại các thư viện đại học trên địa bàn Tp Hồ Chí Minh

4

- Nhiệm vụ nghiên cứu:

+ Khẳng định tầm quan trọng của công tác quản lý bạn đọc trong các thư viện đại học, hệ thống hóa các vấn đề liên quan đến công tác quản lý bạn đọc, góp phần làm sáng tỏ lý luận về công tác quản lý bạn đọc;

+ Khảo sát, đánh giá về thực trạng công tác quản lý bạn đọc tại một số thư viện đại học trên địa bàn Tp Hồ Chí Minh;

+ Đưa ra các giải pháp cải tiến công tác quản lý bạn đọc tại các thư viện đại học được khảo sát nói riêng và các thư viện đại học trên địa bàn Tp Hồ Chí Minh nói chung

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: Công tác quản lý bạn đọc tại các thư viện đại học trên

địa bàn Tp Hồ Chí Minh

- Phạm vi nghiên cứu: Khảo sát tại các thư viện: Thư viện Đại học Mở Tp Hồ

Chí Minh, Trung tâm Học liệu Đại học Sài Gòn, Thư viện Đại học Hùng Vương Tp

Hồ Chí Minh Đây đều là các trường đào tạo đa ngành, đa lĩnh vực

5 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp luận: Sử dụng phương pháp nghiên cứu duy vật biện chứng và duy vật lịch sử

- Phương pháp nghiên cứu cụ thể: Phương pháp phân tích - tổng hợp tài liệu; Phương pháp điều tra bảng hỏi; Phương pháp mạn đàm, trao đổi; Phương pháp phỏng vấn; Phương pháp so sánh; Phương pháp điều tra thực địa (quan sát khoa học)

+ Phương pháp phân tích, tổng hợp tài liệu

Tài liệu chúng tôi sử dụng trong phương pháp này là các văn bản ISO dành cho bộ phận thư viện, các nội quy, quy định, hướng dẫn sử dụng thư viện; các bản quy trình liên quan đến công tác quản lý bạn đọc; các bản thống kê, tổng kết hàng tháng, hàng năm của thư viện Ngoài ra, chúng tôi cũng sử dụng những tài liệu về định hướng, mục tiêu phát triển của các trường được khảo sát để biết được nhận thức của các cơ quan chủ

5

quản về vai trò của thư viện và khả năng đầu tư cơ sở vật chất – trang thiết bị cho thư viện trường

+ Phương pháp điều tra bảng hỏi

Phương pháp điều tra bằng bảng hỏi là phương pháp khảo sát chính Bảng hỏi được xây dựng dành cho 3 đối tượng: 1- Ban giám đốc Thư viện các trường, 2- Cán bộ thư viện làm công tác phục vụ, 3- Bạn đọc của Thư viện Phương pháp này được sử dụng để thu thập các thông tin cần thiết, từ đó khái quát được thực trạng, thu thập những nhận xét, đánh giá của bạn đọc, của cán bộ thư viện về chất lượng của công tác quản lý bạn đọc tại các thư viện được khảo sát

+ Phương pháp phỏng vấn trực tiếp

Phương pháp phỏng vấn trực tiếp được thực hiện bên cạnh phương pháp điều tra bằng bảng hỏi Tuy nhiên, vì phương pháp này đòi hỏi cần có nhiều kỹ năng, nhiều thời gian nên chúng tôi chỉ thực hiện phỏng vấn một số đối tượng nhất định: cán bộ trực tiếp tham gia vào công tác quản lý và phục vụ bạn đọc Phương pháp phỏng vấn trực tiếp giúp người khảo sát tìm hiểu sâu hơn về những khía cạnh của đối tượng nghiên cứu không được đề cập trong phiếu điều tra, hoặc vì lý do nào đó không được trả lời trong phiếu khảo sát Ngoài ra, việc điều tra bằng phương pháp này giúp khai thác triệt để các khía cạnh của vấn đề, giải quyết những khúc mắc trong quá trình xử lý phiếu điều tra Chính vì thế, khi thực hiện phương pháp này, chúng tôi đã thu thập được thêm nhiều thông tin mà trong bảng hỏi không thể diễn đạt hết được

+ Phương pháp quan sát

Trong quá trình thực hiện khảo sát, chúng tôi đã tới 3 thư viện được chọn khảo sát

để quan sát để theo dõi hoạt động của các phòng có tiếp xúc với bạn đọc, nhằm kiểm chứng các quy trình liên quan đến việc quản lý bạn đọc, tìm hiểu về cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho việc quản lý bạn đọc Việc quan sát này còn giúp chúng tôi có thể tiếp xúc trực tiếp với thực tế và thu thập những số liệu thực tế, có những nhận xét và đánh giá khách quan; qua đó đưa ra được những giải pháp cải tiến công tác quản lý bạn đọc phù hợp với tình hình thực tế của từng thư viện

6

+ Phương pháp so sánh: Qua khảo sát, chúng tôi tiến hành so sánh sự giống và khác nhau của từng khía cạnh trong hoạt động quản lý bạn đọc giữa các thư viện Phương pháp này hỗ trợ cho việc lựa chọn và đề xuất mô hình tốt nhất nhằm giải quyết những khó khăn, vướng mắc trong công tác quản lý bạn đọc tại các thư viện trên địa bàn Tp

Hồ Chí Minh

+ Phương pháp mạn đàm, trao đổi: Việc trao đổi với một số chuyên gia trong lĩnh vực quản lý thư viện và lãnh đạo một số thư viện ngoài phạm vi khảo sát được thực hiện

để đảm bảo đưa ra được giải pháp cải tiến công tác quản lý bạn đọc có tính khả thi nhất

6 Hướng tiếp cận tài liệu

Theo tìm hiểu ban đầu, tài liệu mang tính học thuật liên quan đến công tác quản lý bạn đọc rất ít Do đó, chúng tôi chủ yếu tiếp cận các tài liệu có liên quan đến công tác quản lý nói chung, các tài liệu về công tác phục vụ, khâu mượn trả tài liệu, về các giải pháp phần mềm quản lý bạn đọc, nội quy, quy định, thủ tục quy trình và báo cáo tổng kết của các thư viện trường đại học được khảo sát

7 Ý nghĩa khoa học và ý nghĩa thực tiễn của đề tài

- Ý nghĩa khoa học: Luận văn góp phần khẳng định tầm quan trọng của công tác

quản lý bạn đọc trong các thư viện đại học, làm sáng tỏ lý luận về công tác quản lý bạn đọc, hệ thống một cách logic về các vấn đề liên quan đến công tác quản lý bạn đọc

7

8 Bố cục của Luận văn

Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo, phụ lục; luận văn được chia thành

3 chương:

Chương 1 Những vấn đề lý luận về công tác quản lý bạn đọc trong thư viện đại học

Trình bày cơ sở lý luận của công tác quản lý bạn đọc tại các thư viện đại học Đưa

ra các khái niệm về quản lý bạn đọc; Vai trò của bạn đọc trong thư viện trường đại học; Phân loại bạn đọc trong thư viện đại học; Các vấn đề về công tác quản lý bạn đọc trong thư viện đại học

Chương 2 Thực trạng công tác quản lý bạn đọc tại một số thư viện trường

ĐH trên địa bàn Tp Hồ Chí Minh

Mô tả thực trạng công tác quản lý bạn đọc tại 3 thư viện đại học trên địa bàn Tp

Hồ Chí Minh Trình bày kết quả khảo sát thực tiễn công tác quản lý bạn đọc và đưa ra những so sánh, đánh giá, nhận xét về công tác quản lý bạn đọc tại các thư viện được chọn khảo sát

Chương 3 Giải pháp nhằm cải tiến công tác quản lý bạn đọc tại các thư viện đại học trên địa bàn Tp Hồ Chí Minh

Đưa ra một số giải pháp khả thi nhằm cải tiến công tác quản lý bạn đọc tại các thư viện đại học trên địa bàn Tp Hồ Chí Minh nói chung và tại 3 thư viện được khảo sát nói riêng Đưa ra một số kiến nghị đối với nhà trường nhằm thực hiện tốt các giải pháp

đã nêu

1.1.1.1 Khái niệm quản lý

Quản lý (management) được dịch từ tiếng Anh, có người gọi là quản lý, có người gọi là quản trị, hiện vẫn được dùng trong những hoàn cảnh khác nhau, về cơ bản đều chỉ một nội dung giống nhau

Koontz và O’Bennell trong giáo trình “Những vấn đề cốt yếu của quản lý” cho rằng: “có lẽ không có lĩnh vực hoạt động nào của con người quan trọng hơn là công việc quản lý, bởi vì mọi nhà quản trị ở mọi cấp độ và trong mọi cơ sở đều có một nhiệm vụ

cơ bản là thiết kế và duy trì một môi trường mà trong đó các cá nhân làm việc với nhau trong các nhóm có thể hoàn thành các nhiệm vụ và các mục tiêu đã định” 1

James H Donnelly, JR.; James L Gibson và John M Ivancevich trong giáo trình

“Quản trị học” đưa ra định nghĩa: “Quản lý là một quá trình do một hay nhiều người thực hiện, nhằm phối hợp các hoạt động của những người khác để đạt được những kết quả mà một người hành động riêng rẽ sẽ không thể nào đạt được” 2

Stoner và Robbins lại cho rằng: “Quản lý là một tiến trình bao gồm việc hoạch định, tổ chức, quản lý con người và kiểm tra các hoạt động trong một đơn vị một cách

có hệ thống, nhằm hoàn thành mục tiêu của đơn vị đó”3

Lý thuyết hành vi (behaviourism) định nghĩa: “Quản lý là hoàn thành công việc thông qua con người Nói một cách tổng quát, quản lý là hoạt động cần thiết phải được thực hiện khi con người kết hợp với nhau trong các tổ chức nhằm đạt được những mục tiêu chung”4

9

Các công việc quản trị không phải là tất cả mọi công việc của một tổ chức, mà nó thường chỉ là những hoạt động mang tính phối hợp, định hướng, lựa chọn, quyết định và kết dính các công việc ko phải là quản trị trong một tổ chức lại với nhau để đạt mục tiêu chung của chính tổ chức đó

Ngoài ra có thể kể tới một số khái niệm khác:

- Quản lý về cơ bản và trước hết là tác động đến con người (tập thể con người) để

họ thực hiện, hoàn thành những công việc được giao; để họ làm những điều bổ ích, có lợi

Các yếu tố tác động đến con người có rất nhiều loại, nhiều kiểu, nhiều hình thức Để

có hiệu lực quản lý, hiệu quả hoạt động cao cần có các tác động trúng, đủ mạnh và đúng lúc Quản lý là ràng buộc một cách thông minh, tế nhị hai mặt của một vấn đề là vì con người (thỏa mãn nhu cầu của con người) và do con người (con người đem năng lực hoàn thành công việc của tổ chức)

- Quản lý là thực hiện những công việc có tác dụng định hướng, điều tiết, phối hợp các hoạt động của cấp dưới, của những người dưới quyền

- Quản lý là thiết lập, khai thông các quan hệ cụ thể để hoạt động đông người được hình thành, tiến hành trôi chảy, đạt hiệu quả cao bền lâu và không ngừng phát triển Hoạt động nào cũng sử dụng nhiều công cụ, liên quan đến nhiều người, nhiều vấn

đề, tức là có nhiều quan hệ Theo khái niệm này, quản lý phải tập trung chủ yếu vào việc thiết lập, khai thông các quan hệ đó để hoạt động chung được hình thành; để có các nguồn lực đảm bảo cho hoạt động; để phát hiện và khắc phục kịp thời các trục trặc, trở ngại

- Quản lý là tác động của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý một cách gián tiếp

và trực tiếp nhằm thu được những diễn biến, thay đổi tích cực

- Quản lý là đưa ra những nguồn vốn về con người và của cải vào các đơn vị tổ chức và năng động để đạt được mục tiêu; một mặt, bằng cách đảm bảo thỏa mãn tối đa người hưởng lợi, và mặt khác, đảm bảo tinh thần, tình cảm về thực hiện cho những người được cấp vốn [24]

10

Tóm lại, có thể đưa ra định nghĩa về quản lý như sau: Quản lý là cách tổ chức, sử dụng nguồn lực để đạt được mục tiêu thông qua hoạch định, tổ chức, bố trí nhân sự, lãnh đạo và kiểm tra

1.1.1.2 Mục tiêu của công tác quản lý

Mục tiêu là các chuẩn đích mà mọi hoạt động của bất kỳ cơ sở hoặc bộ phận nào đều phải hướng tới Thường tất cả các nhà quản lý đều có một mục đích “giá trị thặng dư” khi làm công tác quản lý nhằm: 1- để cho đơn vị mà họ chịu trách nhiệm quản lý sẽ đạt được mọi mục đích hoặc mục tiêu nào có thể đạt được, với chi phí nhỏ nhất về nguồn vật tư và nhân lực; 2- để đạt được mục đích với khả năng cao nhất có thể được, bằng các nguồn lực thuộc quyền sử dụng của họ

Các mục tiêu là cơ sở để xây dựng kế hoạch và quản lý nói chung, do đó, người ta

đã đưa ra các chương trình quản lý theo mục tiêu (MBO) Một hệ thống quản lý hoặc đánh giá các nhà quản lý theo các mục tiêu xác định chính là sự phản ánh mục đích của bản thân quá trình quản lý Nếu không có mục tiêu rõ ràng, việc quản lý chỉ là ngẫu nhiên; và không có một cá nhân và một nhóm người nào có thể hi vọng thực hiện nhiệm

vụ một cách có kết quả và có hiệu quả nếu không biết cách và không tìm được một mục đích rõ ràng Quản lý theo mục tiêu giúp quản lý tốt hơn, giúp nhà quản lý phân định rõ vai trò và cơ cấu tổ chức, khuyến khích mọi người cam kết với các mục tiêu của mình,

hỗ trợ cho việc triển khai những biện pháp kiểm tra hiệu quả quản lý [23]

1.1.1.3 Nhiệm vụ của công tác quản lý

Công tác quản lý có các nhiệm vụ:

- Ra các quyết định, chiến lược và chiến thuật, chính thức ban hành các chủ trương, chính sách quan trọng;

- Hướng dẫn, cho tiến hành và phối hợp các hoạt động thừa hành;

- Kiểm tra, đánh giá các kết quả các bộ phận và kết quả chung;

Cụ thể hơn, quản lý là thực hiện các nhiệm vụ cơ bản sau đây:

- Thường xuyên theo dõi, nhận định chiều hướng thay đổi của thời cuộc, của môi trường, của thị trường,…, dự đoán những điều cần thiết có liên quan, đề ra chiến lược cho cộng đồng;

11

- Trên cơ sở chiến lược xây dựng các loại kế hoạch, chương trình hành động cụ thể cho từng giai đoạn, cho từng mặt, từng mảng công tác; xác định ngân sách; quy định các chuẩn mực đánh giá và hệ thống các biện pháp kiểm tra;

- Tác động lên những người tham gia và hệ thống tổ chức để khả năng, năng lực của từng con người, của cả tập thể, cộng đồng được sử dụng tốt nhất;

- Tìm kiếm các sáng kiến nhằm khắc phục những sai lầm, lệch lạc; thúc đẩy hệ thống, tổ chức phát triển không ngừng

1.1.1.4 Các chức năng của quản lý

Các chức năng của quản lý bao gồm: Chức năng hoạch định, chức năng tổ chức, chức năng điều khiển, chức năng kiểm tra Trong đó, chức năng hoạch định là quan

trọng nhất: kết quả của việc hoạch định sẽ đưa ra mục tiêu của tổ chức, thiết lập các chiến lược và các kế hoạch, lựa chọn phương án tốt nhất để thực hiện mục tiêu một cách

có hiệu quả Nếu không có chiến lược đúng đắn và rõ ràng thì không thể đi đúng hướng

và càng không thể thực hiện tốt các chức năng khác Bốn chức năng trên phải được thực hiện đồng bộ bởi vì các chức năng đều có vai trò quan trọng và chúng có liên quan mật thiết với nhau Việc hoạch định không thể cho ra kết quả nếu thiếu sự phân công, giao trách nhiệm cụ thể tới từng bộ phận, từng người (chức năng tổ chức) Công tác tổ chức cũng chỉ có thể được thực hiện tốt nếu có sự chỉ đạo, hướng dẫn, đào tạo, đôn đốc, động viên …của cấp trên tới các nhân viên để họ hoàn thành tốt công việc được giao (chức năng điều khiển) Cuối cùng, công việc cụ thể chỉ có thể được đánh giá thông qua việc theo dõi tình hình hoạt động, so sánh kết quả thực hiện với những mục tiêu đặt ra để đảm bảo kết quả không bị lệch hướng, đảm bảo các nguồn lực đang được sử dụng có hiệu quả nhất (chức năng kiểm tra) [25]

1.1.1.5 Quản lý công tác thư viện

Quản lý có vai trò rất quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của mọi tổ chức Thư viện và trung tâm thông tin đã từng bước tiếp nhận và ứng dụng theo các nguyên tắc quản lý từ kinh doanh, công nghiệp và nhà nước Điểm khác nhau giữa các thư viện

và doanh nghiệp là hầu hết các thư viện đều là các tổ chức hoạt động phi lợi nhuận Tuy nhiên, các tổ chức dù là lợi nhuận hay phi lợi nhuận đều phải hoạt động cung cấp sản

12

phẩm cho khách hàng, cung cấp dịch vụ thích hợp và hiệu quả, mang lại cho người lao động và người sử dụng lao động cảm giác được hạnh phúc và lòng tự trọng, duy trì môi trường làm việc lành mạnh và hấp dẫn Một thư viện được quản lý tốt sẽ dễ dàng đạt được các mục tiêu này

Thư viện muốn hoạt động hiệu quả thì cần phải chú trọng đến chất lượng và sự thỏa mãn của bạn đọc, thích ứng với những thay đổi của môi trường, phải sáng tạo và cải tiến những hoạt động thường ngày của mình Người làm công tác quản lý thư viện luôn phải đặt những hoạt động của thư viện mình ở thế chủ động trong việc tiếp thu những cái mới để có thể đáp ứng được những đòi hỏi của xã hội trong tương lai

Cũng như trong tất cả các tổ chức khác, thư viện càng phát triển, càng mở rộng quy

mô hoạt động của mình thì công tác quản lý thư viện càng có tầm quan trọng cao hơn, tính chất phức tạp cũng theo đó mà tăng lên Khi đó, nguồn kinh phí hoạt động, các yếu

tố con người, vốn tài liệu, trang thiết bị, bạn đọc, … sẽ vừa là thế mạnh, vừa là thách thức đối với công tác quản lý thư viện

Xu hướng phát triển chung của thư viện thế giới không còn theo chiều rộng (mở rộng diện tích, tăng nhân sự, tăng số lượng) mà hướng tới phát triển theo chiều sâu, nghĩa là sử dụng các thành tựu khoa học kỹ thuật tổ chức công việc khoa học, hoàn thiện các phương pháp quản lý

Ở Việt Nam, trong những năm gần đây, một số cơ quan thông tin – thư viện đã chú trọng tới xu hướng này Tuy nhiên, các thư viện này mới chỉ chiếm một số lượng rất nhỏ, và cũng chưa thực sự đạt được nhiều thành tựu Như vậy, thư viện Việt Nam muốn bắt kịp được sự phát triển của thế giới thì cần phải coi việc cải tiến công tác quản lý mọi mặt trong hoạt động thư viện là yếu tố quyết định

Trong thời đại ngày nay, không chỉ có lãnh đạo thư viện mới cần có các kỹ năng quản lý, mà tất cả nhân viên trong thư viện đều phải có những hiểu biết nhất định về công tác quản lý Ngày nay, thư viện đối mặt với nhiều thay đổi lớn Sự thay đổi này là kết quả của sự cạnh tranh không ngừng, gia tăng toàn cầu hóa, thay đổi công nghệ Do

đó, thư viện hiện đại đòi hỏi phải có những nhà quản lý giỏi ở mọi cấp bậc để quản lý tốt, chủ động trước những thay đổi trong hiện tại và tương lai [18]

13

Một số nội dung của công tác quản lý thư viện:

- Quản lý cơ sở vật chất: Cơ sở vật chất là tài sản hữu hình của thư viện Quản lý

cơ sở vật chất thường là một nội dung đòi hỏi tốn nhiều thời gian, vì nó bao gồm công tác bổ sung, bảo quản, bảo trì, thay đổi, sắp xếp tài sản, … Muốn quản lý tốt cơ sở vật chất thì phải có sự phân công rõ ràng trách nhiệm của người quản lý và nhân viên đối với tài sản thư viện

- Quản lý nguồn lực thông tin: Nguồn lực thông tin là phần vô cùng quan trọng của mọi tổ chức, bao gồm cả thư viện Một trong những chức năng quan trọng nhất của thư viện là cung cấp nguồn lực thông tin, nhưng những thông tin mà nhà quản lý thư viện kiểm soát là những thông tin đặc biệt, liên quan đến chức năng của chính tổ chức này Tất cả nguồn lực thông tin phải được quản lý như một tài sản có giá trị và tạo lợi thế chiến lược Thêm vào đó, vai trò quan trọng của quản lý là nhằm đảm bảo tính cá nhân và bảo mật của tài liệu trong các nguồn lực thông tin khi cung cấp dưới dạng điện

tử

- Quản lý kế hoạch: Hoạch định là một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất mà bất cứ nhà quản lý nào cũng phải thực hiện Kế hoạch ngắn hạn, dài hạn, hay chiến lược đều phải được quản lý một cách có khoa học và đảm bảo tầm nhìn, phù hợp cả trong ngắn hạn và dài hạn Công tác quản lý kế hoạch phải ấn định các mục tiêu và xác định biện pháp tốt nhất để thực hiện mục tiêu đó Kế hoạch phải giúp nhận diện thời cơ; dự kiến trước và tránh được những nguy cơ, khó khăn; triển khai kịp thời các chương trình hành động [18]

- Quản lý nhân sự: Chức năng nhân sự bao gồm tất cả các nhiệm vụ liên quan đến thu hút và giữ chân nhân sự của thư viện Những nhiệm vụ này bao gồm tuyển dụng, lựa chọn, đào tạo, đánh giá, lương thưởng và chính sách phát triển nhân viên Quản lý con người – tuyển dụng, đánh giá, giám sát, hướng dẫn họ - là một trong những nhiệm vụ chính mà mọi nhà quản lý ở mọi cấp bậc đều phải đảm nhận Thông thường, đây là công việc đòi hỏi khắt khe nhất và tốn nhiều thời gian nhất đối với nhà quản lý Xây dựng nhóm hiệu quả để giúp tổ chức đạt mục tiêu đã đưa ra, đồng thời tạo cơ hội cho các nhân viên đạt được mục đích riêng của họ là thách thức lớn nhất đối với nhà quản lý

14

- Quản lý tài chính: Vấn đề tài chính là vấn đề có tính chất dễ nhận thấy Các nguyên tắc chỉ đạo, kiểm tra áp đặt lên việc chi tiêu rõ ràng hơn nhiều so với cách thức linh hoạt cần thiết khi quản lý nhân viên Thêm vào đó, kiểm soát tài chính đơn giản là cách hữu ích cho quản lý để giám sát, đánh giá dự án và thành quả Hầu hết các thư viện

và trung tâm thông tin cần một số hệ thống quản lý tài chính cơ bản tương đối dễ thực hiện và dễ duy trì [18]

- Quản lý bạn đọc: Là công việc thường xuyên của bất cứ thư viện nào, thể hiện trong các hoạt động liên quan tới những phòng, những công việc có tiếp xúc với bạn đọc Quản lý tốt bạn đọc là yêu cầu bắt buộc đối với các thư viện, đỏi hỏi phải đảm bảo thực hiện được các mục tiêu nhất định của thư viện

1.1.2 Khái niệm về bạn đọc

Từ điển giải nghĩa thư viện học và tin học Anh – Việt (ALA) định nghĩa:

- “Reader: Độc giả - bạn đọc: người sử dụng thư viện”5

- “User group: Nhóm độc giả: Những thành viên của nhóm đối tượng sử dụng thư viện, hay những người thực sự sử dụng sưu tập thư viện hoặc dịch vụ thư viện” 6

Đại từ điển Tiếng Việt định nghĩa: “Bạn đọc: Người đọc sách, báo, tạp chí Còn gọi

15

cá nhân sử dụng các tài liệu và dịch vụ của thư viện Mặt khác, trong sưu tập tài liệu của thư viện có tài liệu không chỉ đọc mà còn có thể nghe và xem được Người sử dụng khi tới sử dụng thư viện không nhất thiết phải “đọc” mà còn có thể sử dụng các dịch vụ nghe nhìn, đa phương tiện khác [17]

Ngày nay, bạn đọc được coi là khách hàng của thư viện “Khách hàng là người tiêu thụ sản phẩm và dịch vụ của cơ quan tổ chức” Khách hàng là một yếu tố quyết định đầu ra của sản phẩm Nếu không có khách hàng, các doanh nghiệp và các cơ quan, tổ chức sẽ gặp khó khăn trong tiêu thụ các sản phẩm và dịch vụ của mình Như vậy, khách hàng và nhu cầu của họ có ảnh hưởng hết sức quan trọng đến các hoạt động về hoạch định chiến lược và sách lược kinh doanh của mọi cơ quan Tìm hiểu kỹ lưỡng và đáp ứng đầy đủ nhu cầu cùng sở thích thị hiếu của khách hàng mục tiêu sẽ là điều kiện sống còn cho sự tồn tại và phát triển của mỗi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nói chung và hệ thống quản lý của nó nói riêng Do đó, với vai trò là những khách hàng, bạn đọc là thành phần không thể thiếu của mỗi cơ quan thông tin – thư viện

1.1.3 Khái niệm về công tác quản lý bạn đọc

Bạn đọc là một trong 4 yếu tố cấu thành của một cơ quan thông tin – thư viện Do

đó, công tác quản lý bạn đọc là một trong những nội dung của công tác quản lý hoạt động thư viện, giữ vai trò quan trọng không kém các công tác quản lý khác (quản lý tài chính, quản lý cơ sở vật chất kỹ thuật, quản lý nguồn tài nguyên thông tin, quản lý nguồn nhân lực, …)

16

Trong công tác quản lý bạn đọc, bạn đọc là đối tượng điều chỉnh của công tác quản

lý Thư viện thực hiện quản lý bạn đọc theo những nguyên tắc nhất định, bằng hệ thống các công cụ khác nhau, đảm bảo các mục tiêu bắt buộc liên quan tới bạn đọc Công tác quản lý bạn đọc được thực hiện tốt sẽ giúp thư viện hoạt động một cách ổn định và phát triển

1.1.3.2 Vai trò của cán bộ thư viện trong công tác quản lý bạn đọc

Theo lý thuyết quản lý, nguồn nhân lực trong một cơ quan tổ chức được chia thành hai loại: nhà quản lý và người thừa hành Nhà quản lý là người tổ chức, điều khiển và kiểm tra công việc của những thành viên khác trong tổ chức – nhà quản lý cũng có thể làm cả những công việc của người thừa hành Người thừa hành là người trực tiếp làm công việc hay nhiệm vụ, và không có trách nhiệm trông coi công việc của người khác Trong cơ quan thông tin thư viện, những nhân viên làm công tác phục vụ và nghiệp vụ

là những người thừa hành [18]

Nhà quản lý trong trường hợp này có vai trò đưa ra và đảm bảo tính hiệu lực của khuôn khổ pháp lý, đưa ra các quyết định trong việc phân phối các nguồn lực (tài chính, điều động nhân sự, đề xuất và đầu tư máy móc trang thiết bị nhằm cải tiến hoạt động,…), phối hợp, kiểm tra công việc của nhân viên dưới quyền (cán bộ phục vụ), trực tiếp xử lý các tình huống mà nhân viên dưới quyền không thực hiện được hoặc không

có thẩm quyền, quan hệ với các cá nhân, tổ chức khác để giải quyết các vấn đề trong công tác quản lý bạn đọc

Thực tế, trong công tác quản lý bạn đọc, chúng ta cần làm rõ hơn vấn đề này Trước tiên, cần xác định nhà quản lý là người quản lý thư viện, phụ trách toàn bộ hoạt động của thư viện; là người đưa ra các quyết định về hoạch định, tổ chức, nhân sự, lãnh đạo

và kiểm tra đối với toàn bộ hoạt động quản lý bạn đọc của thư viện Như vậy, nhà quản

lý trong công tác quản lý bạn đọc trong trường hợp này phù hợp với khái niệm “nhà quản lý” trong các lý thuyết quản lý

Tuy nhiên, đối tượng của công tác quản lý bạn đọc chính là bạn đọc Vậy người làm công việc thu thập, kiểm tra, giám sát các thông tin, hành vi, hoạt động của bạn đọc, về khía cạnh này nên được xem là người quản lý (quản lý bạn đọc) Hiểu theo nghĩa này,

17

trong công tác quản lý bạn đọc thì người quản lý còn là cán bộ trực tiếp phục vụ bạn đọc Họ có trách nhiệm theo dõi các hoạt động liên quan tới bạn đọc dựa trên hệ thống khuôn khổ pháp lý, các công cụ và biện pháp của thư viện để đưa ra các quyết định trong quá trình quản lý bạn đọc

Như vậy, có thể nói một cách đơn giản, trong công tác quản lý bạn đọc, chúng ta sử dụng khái niệm “người quản lý” cho hai đối tượng theo 2 cấp: người lãnh đạo thư viện

và cán bộ làm công tác phục vụ bạn đọc Làm rõ khái niệm này, chúng ta đã thấy được vai trò của cán bộ thư viện trong công tác quản lý bạn đọc

1.2 Vai trò của bạn đọc trong thư viện đại học

1.2.1 Vai trò của thư viện trong trường đại học

Thư viện đại học thực hiện các chức năng của mình thông qua việc phát triển các chính sách và dịch vụ, chọn lọc và bổ sung các nguồn, tạo điều kiện tiếp cận các nguồn thông tin, cung cấp cơ sở vật chất giáo dục và tiếp nhận những cán bộ đã qua đào tạo Điều 44 Điều lệ trường đại học ban hành theo Quyết định số 153/2003/QĐ-TTg ngày 30/07/2003 của Thủ tướng Chính phủ quy định: “Trường đại học có trung tâm thông tin tư liệu phục vụ hoạt động đào tạo, khoa học và công nghệ Trung tâm thông tin tư liệu có trách nhiệm quản lý, bổ sung và cung cấp thông tin, tư liệu khoa học và công nghệ trong và ngoài nước thuộc các lĩnh vực hoạt động của trường, thu thập và bảo quản các sách, tạp chí, băng, đĩa, các tài liệu lưu trữ, các luận án đã bảo vệ tại trường, các ấn phẩm của trường; hướng dẫn và quản lý công tác quyền sở hữu trí tuệ của trường Trung tâm thông tin tư liệu hoạt động theo quy chế do Hiệu trưởng ban hành” [5]

Điều 3 Quy chế mẫu về Tổ chức và hoạt động Thư viện Trường đại học (Ban hành kèm theo Quyết định số 13/2008/QĐ-BVHTTDL ngày 10 tháng 03 năm 2008 của Bộ trưởng Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch) quy định các chức năng, nhiệm vụ của thư viện Trường đại học như sau:

1 Thư viện trường đại học có chức năng phục vụ hoạt động giảng dạy, học tập, đào tạo, nghiên cứu khoa học, triển khai ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ và

18

quản lý của nhà trường thông qua việc sử dụng, khai thác các loại tài liệu có trong thư viện (tài liệu chép tay, in, sao chụp, khắc trên mọi chất liệu, tài liệu điện tử, mạng internet…)

2 Thư viện trường đại học có những nhiệm vụ sau đây:

a) Tham mưu giúp Giám đốc, Hiệu trưởng trường đại học (sau đây gọi chung là Hiệu trưởng) xây dựng quy hoạch, kế hoạch hoạt động dài hạn và ngắn hạn của thư viện; tổ chức điều phối toàn bộ hệ thống thông tin, tư liệu, thư viện trong nhà trường; b) Bổ sung, phát triển nguồn lực thông tin trong nước và nước ngoài đáp ứng những nhu cầu giảng dạy, học tập, nghiên cứu khoa học về chuyển giao công nghệ của nhà trường; thu nhận các tài liệu do nhà trường xuất bản, các công trình nghiên cứu khoa học đã được nghiệm thu, tài liệu hội thảo, khoa luận, luận văn thạc sỹ, luận án tiến sỹ của cán bộ, giảng viên, sinh viên, học viên, chương trình đào tạo, giáo trình, tập bài giảng và các dạng tài liệu khác của nhà trường, các ấn phẩm tài trợ, biếu tặng, tài liệu tao đổi giữa các thư viện;

c) Tổ chức xử lý, sắp xếp, lưu trữ, bảo quản, quản lý tài liệu; xây dựng hệ thống tra cứu thích hợp, thiết lập mạng lưới truy nhập và tìm kiếm thông tin tự động hóa; xây dựng các cơ sở dữ liệu; biên soạn, xuất bản các ấn phẩm thông tin theo quy định của pháp luật;

d) Tổ chức phục vụ, hướng dẫn cho bạn đọc khai thác, tìm kiếm, sử dụng hiệu quả nguồn tài liệu và các sản phẩm dịch vụ thông tin- thư viện thông qua các hình thức phục

vụ của thư viện phù hợp với quy định của pháp luật;

đ) Nghiên cứu ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ tiên tiến và công nghệ thông tin vào công tác thư viện;

e) Xây dựng quy hoạch, kế hoạch, tổ chức bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ, ngoại ngữ, tin học cho cán bộ thư viện để phát triển nguồn nhân lực có chất lượng nhằm nâng cao hiệu quả công tác;

g) Tổ chức, quản lý cán bộ, tài sản theo sự phân cấp của Hiệu trưởng; bảo quản, kiểm kê định kỳ vốn tài liệu, cơ sở vật chất kỹ thuật và tài sản khác của thư viện; tiến

Theo đó, việc phát huy vai trò của thư viện đại học với tư cách là Trung tâm thông tin- tư liệu phục vụ hoạt động đào tạo, nghiên cứu khoa học và chuyển giao công nghệ

để đáp ứng các yêu cầu của học chế tín chỉ là vấn đề quan trọng hiện nay Thư viện phải tiếp tục thực hiện tốt các nhiệm vụ của mình phục vụ đào tạo theo niên chế trước kia và đổi mới hoạt động của mình để gánh vác thêm các nhiệm vụ mới “Trong phương thức đào tạo theo tín chỉ, sự tương tác được diễn ra giữa các cặp: “người dạy-người học”,

“người dạy-người dạy”, “người học-người học” Sự tương tác giữa các cặp này cần được duy trì và tạo các điều kiện cần thiết, mà trong số đó, việc cung cấp thông tin và các dịch vụ trao đổi thông tin dưới nhiều hình thức, mức độ khác nhau có vai trò và ý nghĩa không thể thay thế” và “Trong quá trình triển khai đào tạo theo phương thức tín chỉ, người học có thể nhìn nhận người dạy như một nguồn tài nguyên thông tin luôn biến động”

Như vậy, có thể thấy được vai trò của thư viện đại học thể hiện như sau:

- Thư viện luôn được xem là trái tim tri thức của 1 trường đại học Nó được coi là nơi cung cấp nền tảng kiến thức cho công tác đào tạo, nghiên cứu và các hoạt động phát triển khoa học công nghệ Khi tới bất cứ một trường đại học nào để tìm hiểu về quy mô, chất lượng đào tạo không thể không đến thăm quan thư viện Nhìn vào hệ thống thư viện có thể có những đánh giá ban đầu về qui mô, chất lượng đào tạo thông qua các tiêu chí: tính đa ngành đa nghề; tính cập nhật kiến thức và thông tin KHCN; tính hiệu quả của công tác đào tạo nghiên cứu; tính hiện đại

- Thư viện đại học là nơi cung cấp nguồn thông tin quan trọng nhất trong nhà trường: Sinh viên trong các trường đại học có thể tiếp cận với nhiều nguồn thông tin khác nhau: từ giảng viên, từ các cuộc thảo luận, hội thảo khoa học, từ các cơ sở thực

- Thư viện đại học là động lực góp phần đổi mới giáo dục, đào tạo nguồn nhân lực.Với tư duy mới, tiến trình đổi mới giáo dục sẽ triệt để hơn khi quan niệm giáo dục đào tạo là chú trọng đến việc đào tạo mọi người hình thành tri thức đời thường, đáp ứng yêu cầu của xã hội, yêu cầu của ngành nghề, chứ không phải chỉ một nhóm người có trí

thức uyên bác Các hình thức học ngày càng đa dạng: học từ xa, tự học, học liên tục, và

học suốt đời Trong đó thư viện chính là môi trường cung cấp dữ liệu, thông tin, công nghệ; và tích cực hơn Thư viện nói chung và Thư viện đại học nói riêng sẽ đóng vai trò quan trọng trong tiến trình biến thông tin, dữ liệu thành tri thức cho mọi người

- Trong trường đại học, thư viện góp phần đào tạo nguồn nhân lực có tri thức cho đất nước, thúc đẩy tiến bộ xã hội, phát triển sản xuất và các khoa học công nghệ Thư viện cung cấp cho xã hội những thông tin khoa học mới mẻ, đặc biệt là những thành quả của các công trình nghiên cứu khoa học của cán bộ giảng viên và sinh viên trong trường Đây là dạng thông tin mang tính đặc thù và khó tìm thấy ở nơi khác

- Thư viện góp phần đổi mới phương pháp dạy – học trong môi trường đại học Nói đến đổi mới phương pháp dạy và học là nói đến đổi mới hoạt động của thầy và trò Thư viện đóng vai trò đặc biệt quan trọng đối với cả thầy và trò trong quá trình đổi mới phương pháp dạy và học

21

- Thư viện đại học có thể góp phần cải tiến nội dung chương trình giảng dạy: sách giáo khoa và giáo trình chỉ là các khung cơ bản của nôi dung chương trình đào tạo; tài liệu phong phú đa dạng trong thư viện mới thật sự đóng góp cho những tư duy, tri thức được đặt thành vấn đề để đem ra nghiên cứu, thảo luận, so sánh, phê bình, đánh giá; để đem đến một nhận định riêng cho người học

- Thư viện đại học là trung tâm tư liệu khoa học cung cấp đầy đủ tài liệu để phục vụ hoạt động giảng dạy, học tập, đào tạo, nghiên cứu khoa học, triển khai ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ, quản lý của nhà trường thông qua việc sử dụng khai thác các tài liệu có trong thư viện trường và trong các thư viện khác

1.2.2 Vai trò của bạn đọc trong thư viện đại học

Bạn đọc trong thư viện đại học có một số đặc điểm sau:

+ Về thành phần: Bạn đọc trong trường đại học hầu hết là thuộc đối tượng quản lý

của trường, bao gồm: cán bộ quản lý lãnh đạo trường, giảng viên - cán bộ công nhân viên sinh viên của trường Ngoài ra, có thể có những bạn đọc ngoài trường, tuy nhiên tỉ

lệ này chiếm số lượng rất nhỏ so với nhóm các đối tượng nêu trên

+ Về trình độ: Bạn đọc trong các thư viện đại học hầu hết là những người có trình

độ học vấn cao, có khả năng tiếp cận một cách nhanh chóng các tri thức của nhân loại

+ Về tâm lý: Vì là những người có trình độ học vấn cao, họ không chỉ có nhu cầu

lớn trong việc sử dụng thư viện mà còn có những đòi hỏi cao về mọi mặt: cơ sở vật chất – trang thiết bị, khả năng cung cấp vốn tài liệu và các dịch vụ khác, thủ tục nhanh gọn,

không phiền hà

Dù thuộc loại hình thư viện nào thì bạn đọc cũng là một trong 4 yếu tố hình thành nên thư viện (cơ sở vật chất – kỹ thuật, cán bộ thư viện, vốn tài liệu, bạn đọc – người sử dụng thư viện) Thư viện chỉ trở thành thư viện khi nào nó bắt đầu phục vụ bạn đọc Chính bạn đọc đã đưa toàn bộ cơ chế của các mối quan hệ lẫn nhau giữa vốn sách, cán

bộ thư viện, cơ sở vật chất – kỹ thuật vào hoạt động hay nói cách khác bạn đọc là người trung gian giữa các mắt xích trên Tài liệu, cán bộ thư viện, cơ sở vật chất – kỹ thuật chỉ

là tiền đề để xuất hiện bạn đọc, để tạo nên thư viện như một hiện tượng xã hội Phục vụ

22

bạn đọc là mục tiêu cuối cùng của bất cứ thư viện nào Càng phục vụ nhiều bạn đọc thì vai trò xã hội của thư viện ngày càng tăng Vì vậy, nếu không có bạn đọc thì thư viện cũng mất luôn mục đích tồn tại của mình và sẽ thôi không tồn tại như một thiết chế nữa [17]

Theo Quy chế mẫu về tổ chức và hoạt động Thư viện trường Đại học (Ban hành kèm theo Quyết định số 13/2008/QĐ-BVHTTDL ngày 10 tháng 03 năm 2008 của Bộ trưởng Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch) quy định tại Điều 4: “ Đối tượng phục vụ chính của thư viện trường đại học là cán bộ quản lý, giảng viên, nhân viên, nghiên cứu sinh, học viên, sinh viên, học sinh, các nhà nghiên cứu khoa học và chỉ đạo sản xuất; doanh nghiệp, doanh nhân và người sản xuất thuộc nhà trường Nếu có điều kiện, thư viện trường đại học có thể phục vụ đối tượng bạn đọc ngoài nhà trường và được phép thu phí dịch vụ theo quy định.” [3]

Như vậy, trong thư viện trường đại học, bạn đọc của thư viện chính là đội ngũ giảng viên, nhân viên, sinh viên, học viên, và một số đối tượng khác Thư viện trường đại học được hình thành xuất phát từ nhu cầu sử dụng các nguồn thông tin – tư liệu, tài liệu thực

tế của các đối tượng bạn đọc này

Người ta cũng căn cứ vào số lượt bạn đọc sử dụng thư viện để đánh giá hiệu quả hoạt động của thư viện đại học Bạn đọc càng có nhu cầu sử dụng thư viện, thì vai trò của thư viện ngày càng được nâng cao Trong thư viện đại học, có thể xem xét tỉ lệ lượt bạn đọc sử dụng thư viện tính trên tổng số giảng viên, cán bộ, học viên, sinh viên của mỗi trường Tỉ lệ này cao chứng tỏ thư viện thu hút được bạn đọc và hoạt động một cách có hiệu quả; và ngược lại, nếu thư viện thu hút được ít độc giả thì thư viện đó được đánh giá kém hiệu quả Nếu trong một trường đại học, các giảng viên, cán bộ công nhân viên và sinh viên không sử dụng thư viện thì thư viện đó không có lý do để tồn tại Do

đó, bạn đọc và nhu cầu tìm tài liệu phục vụ mục đích nghiên cứu, giảng dạy của họ chính là lý do để thư viện các trường đại học tồn tại và phát triển

Bạn đọc chính là những người giúp thư viện đại học bổ sung những tài liệu phù hợp nhất với nhu cầu của họ thông qua các phiếu yêu cầu tài liệu Công tác phát triển vốn tài liệu của thư viện đại học muốn thực hiện tốt thì không chỉ cần tham khảo, nghiên cứu

23

chương trình giảng dạy của các khoa trong trường, mà còn cần chú trọng xem xét nhu cầu về tài liệu của từng cá nhân, khuyến khích họ đưa ra những nhu cầu đó Những yêu cầu cá nhân về tài liệu này sẽ là một kênh tham khảo vô cùng hiệu quả vì không phải bất cứ ai cũng có thể biết hết được sự tồn tại của tất cả các ấn phẩm và tài nguyên thông tin trên thế giới Việc bổ sung được những tài liệu theo yêu cầu không chỉ đáp ứng được nhu cầu cá nhân của một vài bạn đọc, mà sẽ còn được dùng để phục vụ một cách hiệu quả cho những lượt bạn đọc về sau Ngoài ra, trong nhiều trường hợp, rất nhiều bạn đọc tặng lại sách báo, những tài liệu quý cho thư viện Như vậy, bạn đọc còn góp phần quan trọng trong công tác phát triển vốn tài liệu của thư viện

Trong quá trình sử dụng thư viện, có thể vô tình hoặc có chủ đích, bạn đọc góp phần phát hiện những tài liệu đã cũ, rách nát, không còn giá trị sử dụng Việc phát hiện

ra những tài liệu này một cách không có chủ đích thể hiện ở những tài liệu không hề được bạn đọc sử dụng tới Những tài liệu này cần phải được đánh giá lại, thanh lọc, để đảm bảo thư viện có một kho tài liệu hoàn hảo, phục vụ đắc lực cho việc nghiên cứu, giảng dạy của bạn đọc

Nhiều cán bộ thư viện đại học nhận thấy rằng quá trình làm việc và tiếp xúc với các bạn đọc của thư viện giúp họ học hỏi và nâng cao trình độ chuyên môn của mình, mở rộng phạm vi hiểu biết và làm phong phú thêm tri thức cho họ Đây là điều không thể phủ nhận được, bởi vì dù họ có thể là những người thành thạo về nghiệp vụ thư viện hay chuyên môn nào đó, nhưng họ cũng không thể nắm bắt được hầu hết các lĩnh vực tri thức Trong khi đó, bạn đọc trong thư viện trường đại học lại là những đội ngũ cán bộ, giảng viên, học viên, sinh viên – được xếp vào tầng lớp trí thức, được coi là những người có kiến thức chuyên môn cao Quá trình bạn đọc sử dụng thư viện sẽ tạo ra sự tương tác giữa hai đối tượng này (cán bộ thư viện – bạn đọc), giữa họ sẽ có những trao đổi về chuyên môn để cán bộ thư viện có thể tìm được những tài liệu phù hợp nhất với nhu cầu của bạn đọc

Bạn đọc cũng chính là những người đánh giá những mặt tốt, những mặt còn tồn tại, yếu kém của thư viện: về vốn tài liệu, cơ sở vật chất kỹ thuật, trình độ, thái độ phục vụ

Có nhiều cách phân loại bạn đọc tại thư viện nói chung như sau:

- Phân loại bạn đọc theo nghề nghiệp: căn cứ vào đặc trưng nghề nghiệp, có thể phân loại bạn đọc theo cách truyền thống như sau:

- Phân loại bạn đọc theo trình độ học vấn:

Bạn đọc có thể được phân loại theo các mức trình độ học vấn sau:

+ Trung học cơ sở

+ Phổ thông trung học

+ Đại học

+ Sau đại học

25

- Phân loại bạn đọc theo lứa tuổi

+ Bạn đọc thiếu nhi (thiếu niên, nhi đồng)

+ Bạn đọc thanh niên

+ Bạn đọc trung niên

+ Người cao tuổi

- Phân loại bạn đọc theo giới tính

+ Nhóm bạn đọc là thanh thiếu niên, học sinh

+ Nhóm bạn đọc là các đối tượng đặc biệt [30]

1.3.2 Phân loại bạn đọc trong thư viện đại học

Như đã phân tích, bạn đọc trong thư viện trường đại học có đặc điểm riêng về đối tượng Chính vì vậy, phân loại bạn đọc trong thư viện trường đại học thường dựa trên đặc điểm đó Sau đây là một số cách phân loại phổ biến

- Phân loại bạn đọc trong thư viện đại học theo khoa đào tạo: theo cách phân loại này, bạn đọc được chia dựa trên các khoa đào tạo của từng trường cụ thể

- Phân loại bạn đọc theo đối tượng quản lý

+ Giảng viên, cán bộ nhân viên của trường

+ Học viên cao học

+ Sinh viên

26

+ Bạn đọc khác

- Phân loại bạn đọc theo diện quản lý của cơ quan chủ quản

+ Bạn đọc thuộc diện quản lý của trường (giảng viên, nhân viên của trường, học viên cao học, học sinh, sinh viên trong trường)

+ Bạn đọc ngoài trường (các đối tượng tự do, đội ngũ cán bộ nhân viên, giảng viên, học sinh, sinh viên của các trường khác)

- Phân loại bạn đọc theo quá trình học tập

+ Sinh viên năm nhất

+ Sinh viên năm 2

+ Sinh viên năm 3

+ Sinh viên năm 4

+ Sinh viên năm 5

+ Sinh viên năm 6, (…)

+ Bạn đọc thuộc đối tượng khác

- Phân loại bạn đọc theo cấp bậc đào tạo:

+ Bạn đọc là học sinh trung cấp

+ Bạn đọc là sinh viên cao đẳng

+ Bạn đọc là sinh viên đại học

+ Bạn đọc là học viên sau đại học

- Phân nhóm người dùng tin theo đặc điểm nhu cầu tin:

Phân nhóm người dùng tin cho phép ta có được những sản phẩm tin phù hợp với từng nhóm vì không một sản phẩm thông tin nào lại có thể đáp ứng mọi mặt cho mọi người với nhu cầu thông tin khác nhau Trong các trường đại học có thể phân ra các nhóm người dùng tin như sau:

+ Nhóm 1: Ban giám hiệu, thủ trưởng các phòng, khoa, các cán bộ lãnh đạo, quản

lý Thông tin cho nhóm này mang tính tổng kết, dự báo Lượng thông tin ở diện rộng nhưng mang tính khái quát Do đó hình thức phục vụ thường là các thông tin chuyên đề,

27

tổng quan, tổng luận, bản tin Nhóm người dùng tin này thường đảm trách đồng thời nhiều công việc khác nhau, bao gồm cả công việc quản lý và chuyên môn, do đó họ có rất ít thời gian để sử dụng các dịch vụ tại chỗ của thư viện Khi sử dụng thư viện, họ thường là những người đòi hỏi các quyền lợi tuyệt đối: các dịch vụ phải có chất lượng cao, sản phẩm phải được cung cấp một cách nhanh chóng và chính xác, thái độ phục vụ của cán bộ phải chuẩn mực Kỹ năng sử dụng thư viện của nhóm này không đồng đều + Nhóm 2: Các giảng viên, cán bộ nghiên cứu, các nhà khoa học Thông tin cho nhóm này mang tính chuyên sâu, tập trung vào một vài vấn đề nhất định Có thể cung cấp cho học viên các nguồn thông tin qua các cơ sở dữ liệu tài liệu tham khảo, đề tài nghiên cứu khoa học, vv Đối tượng bạn đọc là giáo viên thường không chiếm tỉ lệ cao; tuy nhiên, so với các đối tượng khác thì họ là người có mối quan hệ tương đối gần gũi và thân thiết với đội ngũ cán bộ thư viện, có sự hiểu biết và chia sẻ lẫn nhau trong công việc Bạn đọc thuộc nhóm 2 thường có cách ứng xử lịch thiệp, thái độ vừa phải và tôn trọng văn hóa nơi công cộng Ngoài ra, thời gian sử dụng tài liệu tương đối dài là đặc điểm nhu cầu tin của nhóm

+ Nhóm 3: Học viên sau đại học, nghiên cứu sinh, thực tập sinh Nhóm này thường phải dành nhiều thời gian để tự học tập và nghiên cứu, nên nhu cầu sử dụng thư viện của họ khá lớn Đây là nhóm nhanh nhạy trong việc tiếp cận với các sản phẩm và dịch

vụ thư viện, luôn phải tìm tòi cái mới, biết cách khai thác các nguồn lực thông tin trong thư viện một cách hiệu quả

+ Nhóm 4: Sinh viên hệ đào tạo đại học, bổ túc ngắn hạn Do yêu cầu của hoạt động học tập, họ rất cần những thông tin cụ thể chi tiết đầy đủ, nguồn thông tin đa dạng và phong phú Số lượng bạn đọc thuộc nhóm này chiếm tỷ lệ lớn nhất trong cơ cấu bạn đọc của thư viện đại học Tuy nhiên, ý thức sử dụng thư viện của nhóm này chưa cao

Cũng như mục đích của việc phân loại bạn đọc trong thư viện nói chung, mục đích của việc phân loại bạn đọc trong các thư viện đại học nhằm đưa ra các chính sách phục

vụ và cách thức quản lý đối với từng đối tượng

1.4 Công tác quản lý bạn đọc trong thư viện đại học

1.4.1 Nội dung của công tác quản lý bạn đọc trong thư viện đại học

28

Đặc điểm của bạn đọc trong thư viện đại học: đối tượng của công tác quản lý bạn đọc trong thư viện trường đại học chính là bạn đọc – đồng thời là lãnh đạo, giảng viên, cán bộ công nhân viên, học viên, sinh viên, học sinh của nhà trường, và các bạn đọc khác (nếu có) Với đối tượng này, công tác quản lý bạn đọc trong các thư viện đại học

Đối với các thư viện, vốn tài liệu đóng vai trò rất quan trọng Việc duy trì sự an toàn và nguyên vẹn của vốn tài liệu là mối quan tâm hàng đầu của thư viện Công tác quản lý bạn đọc phải thiết lập được hệ thống chính sách và khuôn khổ pháp lý, phương thức thực hiện và thủ tục quy trình sao cho đảm bảo ở mức cao nhất là tài liệu có thể đem ra phục vụ bạn đọc, nhưng đồng thời cũng được bảo quản tốt nhất, không bị mất mát hoặc hư hại Vậy, việc quản lý hành vi của hạn đọc chính là kiểm soát các hành vi đánh tráo, viết bậy, cắt xén, làm mất, làm hư hỏng tài liệu, thậm chí cả hành cố ý trộm cắp tài liệu thư viện; tạo ra cho bạn đọc thói quen tuân thủ nội quy thư viện, cách ứng

xử một cách có văn hóa tại nơi công cộng, đặc biệt là trong môi trường giáo dục

- Quản lý hồ sơ bạn đọc: Bao gồm hoạt động tạo lập hồ sơ bạn đọc, quản lý giao dịch (hoạt động mượn trả tài liệu và các hoạt động khác) của bạn đọc, thanh toán ra trường Yêu cầu của công tác quản lý hồ sơ là: dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy Quản lý hồ sơ bạn đọc một cách khoa học nhằm đảm bảo thư viện phục vụ bạn đọc đúng đối tượng, đúng chính sách, đảm bảo quyền lợi của bạn đọc, đảm bảo quá trình lưu thông nhanh chóng, an toàn cho tải sản và tài liệu của thư viện Đây là nội dung quan trọng trong

29

công tác quản lý bạn đọc vì nó là công việc thường ngày của thư viện, diễn ra trong quá trình phục vụ bạn đọc Các giao dịch mượn – trả tài liệu của bạn đọc diễn ra hàng ngày, vừa đòi hỏi sự nhịp nhàng, nhanh chóng, thuận lợi cho bạn đọc, vừa đòi hỏi sự chính xác cao, tránh sự nhầm lẫn và thất thoát tài liệu trong quá trình phục vụ

- Quản lý hoạt động báo cáo thống kê tình hình bạn đọc: Qua thống kê, cán bộ thư viện có căn cứ cụ thể đánh giá được tình hình hoạt động mọi mặt và theo dõi được việc thực hiện kế hoạch của thư viện Để công tác thống kê trong quản lý bạn đọc thực sự có

ý nghĩa thì yêu cầu công tác thống kê phải chính xác, phản ánh đúng thực trạng của thư viện; được tiến hành thường xuyên và theo một quy định thống nhất

Nội dung của công tác thống kê trong quản lý bạn đọc thường bao gồm: (1)- thống

kê thành phần bạn đọc của thư viện, (2)- tình hình đọc của từng loại bạn đọc, từng cuốn sách, (3)- thống kê các hoạt động thông tin, tuyên truyền phục vụ bạn đọc của thư viện trong những thời gian nhất định

- Quản lý mối quan hệ bạn đọc: là một phương pháp giúp các thư viện tiếp cận và giao tiếp với bạn đọc một cách có hệ thống và hiệu quả, quản lý các thông tin của bạn đọc nhằm phục vụ bạn đọc tốt hơn

Quản lý mối quan hệ bạn đọc cung cấp một hệ thống đáng tin cậy, giúp quản lý bạn đọc và nhân viên thư viện, cải thiện mối quan hệ giữa nhân viên thư viện với bạn đọc Một hệ thống chính sách quản lý mối quan hệ bạn đọc hợp lý còn bao gồm chiến lược đào tạo nhân viên, điều chỉnh phương pháp, hình thức hoạt động và áp dụng các công nghệ phù hợp Quản lý mối quan hệ bạn đọc không đơn thuần là một phần mềm hay một công nghệ mà còn là một chiến lược hoạt động bao gồm cả chiến lược tiếp thị, đào tạo và hoạt động giúp tạo mối quan hệ tốt đẹp, rút ngắn khoảng cách giữa bạn đọc và thư viện; những hoạt động thông tin, tuyên truyền của thư viện nhằm tích cực chủ động trong việc thu hút bạn đọc sử dụng thư viện, làm tăng giá trị, vai trò của thư viện đại học, phát huy giá trị của vốn tài liệu trong thư viện, qua đó làm tăng hiệu quả hoạt động của thư viện

30

Các thư viện có thể lựa chọn một số hình thức thực hiện quản lý mối quan hệ bạn đọc hợp lý dựa trên tiêu chí đặt bạn đọc ở vị trí trung tâm, quan tâm tới nhu cầu của bạn đọc nhằm đạt được mục đích là duy trì mối quan hệ tốt với bạn đọc, đạt được hiệu quả cao trong việc làm bạn đọc hài lòng và có các hành vi ứng xử mẫu mực khi sử dụng thư viện

Tóm lại, quản lý mối quan hệ bạn đọc là tập hợp các công tác quản lý, chăm sóc và xây dựng mối quan hệ giữa bạn đọc và thư viện

Quản lý mối quan hệ bạn đọc phải được thực hiện theo một chiến lược có định hướng

Có thể liệt kê một số hình thức triển khai thực hiện chương trình quản lý mối quan

hệ bạn đọc như sau:

 Hội nghị bạn đọc hàng năm: nhằm tuyên truyền, quảng bá thư viện, thu thập và giải đáp các ý kiến góp ý/ khiếu nại của bạn đọc đối với thư viện, khen thưởng các bạn đọc tích cực, …

 Thành lập đội ngũ cộng tác viên tình nguyện/ câu lạc bộ bạn đọc tích cực (được hưởng một số quyền lợi theo quy định): đội ngũ này bao gồm bạn đọc thân thiết của thư viện – những bạn đọc hiểu biết sâu sắc về thư viện, giúp đỡ thư viện trong các hoạt động cần thiết, giới thiệu thư viện rộng rãi tới bạn bè, giúp các bạn đọc khác hiểu biết các quyền và nghĩa vụ khi sử dụng thư viện

 Diễn đàn theo chủ đề: Thư viện chủ động tổ chức và điều hành các diễn đàn dành cho bạn đọc theo chủ đề mà thư viện chọn lựa hoặc được bạn đọc quan tâm (có sự góp mặt của chuyên gia) Tại diễn đàn này, bạn đọc có thể trao đổi và giao lưu với nhau về chủ đề được lựa chọn dưới sự dẫn dắt của cán bộ thư viện

 Giới thiệu sách, nói chuyện với tác giả của tác phẩm: là hoạt động nhằm giới thiệu tới bạn đọc những cuốn sách hay, tạo điều kiện để bạn đọc gặp gỡ, giao lưu với các tác giả Qua đó, bạn đọc sẽ thấy được vai trò của thư viện trong việc tạo ra sự kết nối quan hệ giữa tác giả - tác phẩm - bạn đọc

31

 Triển lãm sách: khác với hoạt động giới thiệu sách nói trên, triển lãm sách là hoạt động trưng bày và giới thiệu tới bạn đọc những cuốn sách có chung chủ đề hoặc chung ý nghĩa nào đó Hoạt động này được tổ chức tốt sẽ tạo điều kiện giao tiếp giữa cán bộ thư viện và bạn đọc, đồng thời tạo nên một trào lưu đọc sách, làm cho bạn đọc chú ý và quan tâm nguồn tài liệu của thư viện

 Tổ chức các cuộc thi trí tuệ: Các cuộc thi trí tuệ bao giờ cũng là hoạt động tạo nên sức thu hút lớn đối với mọi người, đặc biệt là những người muốn tự đánh giá và khẳng định hiểu biết của mình Hoạt động này không chỉ tạo ra sân chơi cho những người tham gia mà còn có ảnh hưởng sâu rộng tới những đối tượng liên quan trong vai trò là khách mời, ban giám khảo hoặc khán giả Khi đó, thư viện là đơn vị đứng ra tổ chức thực hiện và biên tập các nội dung tri thức, còn bạn đọc bao gồm những người trực tiếp tham gia cuộc thi hoặc là khán giả, …

Nói chung, việc tổ chức các diễn đàn, giới thiệu sách – nói chuyện với tác giả, triển lãm sách, các cuộc thi trí tuệ, … giúp cải thiện hình ảnh của thư viện: hoạt động của thư viện không đơn thuần cung cấp các dịch vụ đơn điệu, tẻ nhạt mà ngày càng trở nên năng động, chủ động, ngày càng hỗ trợ sinh viên một cách hữu ích hơn Qua đó, tạo nên trào lưu sử dụng thư viện, thu hút bạn đọc mới, tạo ra môi trường thân thiện giúp bạn đọc có tâm lý thoải mái khi tiếp cậnvới thư viện và với cán bộ thư viện

 Kết nối, trao đổi trên các mạng xã hội (facebook, twister, …)

Sử dụng các ứng dụng của công nghệ web 2.0 đang là xu hướng mà các cơ quan,

tổ chức thực hiện nhằm quản lý các mối quan hệ nhiều chiều liên quan đến hoạt động của họ Thư viện tham gia vào mạng xã hội để có thể kết nối, trao đổi với bạn đọc của mình Qua những kết nối này, cán bộ thư viện và bạn đọc trở nên thấu hiểu nhau hơn,

có khả năng giúp đỡ nhau thực hiện các hoạt động và hoàn thành trách nhiệm của mình

Các lợi ích của việc triển khai chương trình quản lý mối quan hệ bạn đọc:

 Nâng cao nhận thức của các nhân viên trong thư viện về tầm quan trọng và vai trò của mỗi thành viên trong việc xây dựng mối quan hệ lâu dài với bạn đọc;