Giáo trình Quản lý dự án cung cấp cho người học các kiến thức: Tổng quan về quản lý dự án trong việc phát triển HTTT; Quản lý phạm vi và thời gian; Quản lý chi phí và chất lượng; Quản lý nguồn nhân lực và rủi ro; Thực hiện và kết thúc dự án. Mời các bạn cùng tham khảo!
Tổng quan về quản lý dự án trong việc phát triển HTTT
Giới thiệu chung
Quản lý dự án là lĩnh vực quan trọng, đòi hỏi kinh nghiệm và kiến thức, thiết yếu cho các nhiệm vụ hàng ngày của nhà quản lý hoặc những ai mong muốn trở thành nhà quản lý.
Dự án được hiểu là một lĩnh vực hoạt động đặc thù với nhiệm vụ thực hiện theo phương pháp riêng, trong khuôn khổ nguồn lực và kế hoạch tiến độ cụ thể Điều này cho thấy dự án có tính cụ thể và mục tiêu rõ ràng nhằm tạo ra sản phẩm mới.
Dự án có thể được định nghĩa là một chuỗi các công việc và hoạt động được thực hiện để đạt được mục tiêu cụ thể, trong khi phải tuân thủ các ràng buộc về phạm vi, thời gian và ngân sách.
Phân loại
Phân loại dự án để:
- Phân cấp quản lý, tức là cấp có thẩm quyền, người có thẩm quyền
- Quản lý năng lực của tổ chức, cá nhân thực hiện dự án
Dự án công nghệ thông tin có sử dụng vốn ngân sách
Dự án được phân loại theo mức độ quan trọng và quy mô thành các loại: dự án quan trọng quốc gia, dự án nhóm A, nhóm B và nhóm C, dựa trên tiêu chí của Luật đầu tư công.
Dự án công nghệ thông tin thông thường
- Phân loại dựa vào quy mô của dự án: nhỏ, vừa và lớn
Dự án nhỏ Dự án vừa Dự án lớn
- Thiết lập điều khoản tham chiếu
- Chỉ định nhóm dự án
- Thiết lập văn phòng dự án
- Phát triển một trường hợp kinh doanh
- Thiết lập điều khoản tham chiếu
- Chỉ định nhóm dự án
- Thiết lập văn phòng dự án
- Thực hiện đánh giá giai đoạn
- Phát triển một trường hợp kinh doanh
- Thực hiện một nghiên cứu khả thi
- Thiết lập điều khoản tham chiếu
- Chỉ định nhóm dự án
- Thiết lập văn phòng dự án
- Thực hiện đánh giá giai đoạn
- Tạo một kế hoạch dự án
- Tạo một kế hoạch chất lượng
- Tạo một kế hoạch truyền thông
- Tạo một kế hoạch dự án, chất lượng, rủi ro, truyền thông
- Nhà cung cấp hợp đồng
- Thực hiện đánh giá giai đoạn
- Tạo một kế hoạch dự án, tài nguyên, tài chính, chất lượng, rủi ro, chấp nhận, truyền thông, mua sắm
- Nhà cung cấp hợp đồng
- Xác định quy trình đấu thầu
- Ban hành tuyên bố công việc
- Đưa ra yêu cầu thông tin
- Đưa ra yêu cầu đề xuất
- Đàm phán hợp đồng nhà cung cấp
- Thực hiện đánh giá giai đoạn
- Giám sát và kiểm soát
- Giám sát và kiểm soát
- Thực hiện quản lý thời gian, chi phí, chất lượng, thay đổi, rủi ro, vấn đề, truyền thông
- Thực hiện đánh giá giai đoạn
- Giám sát và kiểm soát
- Thực hiện quản lý thời gian, chi phí, chất lượng, thay đổi, rủi ro, vấn đề, truyền thông
- Thực hiện quản lý chấp nhận
- Thực hiện quản lý đấu thầu
- Thực hiện đánh giá giai đoạn
- Thực hiện đóng cửa dựa án
- Xem xét hoàn thành dự án
- Thực hiện đóng cửa dựa án
- Tài liệu với báo cáo kết thúc dự án
- Hoàn thành các hành động đóng cửa dự án
- Xem xét hoàn thành dự án
- Thực hiện đóng cửa dựa án
- Báo cáo kết thúc dự án
- Hoàn thành các hành động đóng cửa dự án
- Xem xét hoàn thành dự án
- Thực hiện đánh giá sau khi thực hiện
Bảng 1.1 Bảng phân loại dự án
Quản lý dự án trong việc phát triển hệ thống thông tin
1.3.1 Tại sao phải quản lý dự án
Phương pháp quản lý dự án được áp dụng lần đầu trong lĩnh vực quân sự của Mỹ vào những năm 1950, đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy sự phát triển của các lực lượng cơ bản.
Khách hàng ngày càng trở nên khắt khe và khó tính hơn với hàng hóa và dịch vụ, điều này dẫn đến việc quy trình tổ chức, quản lý sản xuất và đảm bảo chất lượng sản phẩm, dịch vụ trở nên phức tạp hơn.
- Kiến thức của con người không ngừng phát triển về tự nhiên, xã hội, kinh tế, kỹ thuật
Quản lý dự án là quá trình áp dụng kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật nhằm thực hiện các hoạt động dự án, từ đó đáp ứng đầy đủ các yêu cầu và mục tiêu đề ra.
Quản lý dự án là quá trình lập kế hoạch và điều phối thời gian, nguồn lực để giám sát sự phát triển của dự án Mục tiêu là hoàn thành dự án đúng hạn, trong ngân sách đã phê duyệt, và đáp ứng các yêu cầu về kỹ thuật cũng như chất lượng sản phẩm, dịch vụ bằng các phương pháp tối ưu nhất.
1.3.2 Quản lý dự án truyền thống và quản lý dự án thực hành
TPM (Total Productive Maintenance -Phương pháp quản lý dự án truyền thống)
Phương pháp quản lý dự án truyền thống (TPM) được mô tả trong cuốn Hướng dẫn về những kiến thức cốt lõi trong Quản lý dự án (PMBOK) của Viện Quản lý Dự án (PMI) Mặc dù PMI không chỉ định tên cụ thể cho phương pháp này, nhưng nhiều công ty thường gọi nó là waterfall (thác nước) Theo đó, mỗi giai đoạn của dự án chỉ được chuyển sang giai đoạn tiếp theo khi đã hoàn thành hoàn toàn, giống như dòng chảy của thác nước, không thể quay lại hay nhảy vượt giai đoạn trước.
Phương pháp truyền thống trong quản lý dự án tập trung vào kế hoạch và hoạt động, dẫn đến nhiều quy trình với đầu vào và đầu ra khác nhau Người quản lý cần lập kế hoạch và thực hiện các bàn giao dự án ở từng giai đoạn Tuy nhiên, nhiều công ty đang chuyển sang phương pháp Agile vì mang lại kết quả nhanh hơn, chi phí thấp hơn và không còn sử dụng biểu đồ Gantt, điều này khiến Agile trở nên hấp dẫn hơn.
Trong suốt vòng đời dự án, Agile nhấn mạnh việc tạo ra kết quả hữu hình sớm và thường xuyên, đồng thời chú trọng quản lý mối quan hệ và tương tác giữa các thành viên trong nhóm Điều này cho thấy vai trò của người quản lý dự án Agile khác biệt hoàn toàn so với người quản lý dự án TPM.
- Kế hoạch hóa so với tập trung vào giá trị
Agile/Scrum tập trung vào việc tạo ra giá trị trong khi TPM chú trọng vào việc lập kế hoạch cho toàn bộ dự án Điều này không có nghĩa là Agile/Scrum không có kế hoạch; mỗi phân đoạn trong Scrum đều có kế hoạch riêng, nhưng các kế hoạch này ưu tiên các tính năng mang lại giá trị cao nhất Ngược lại, TPM yêu cầu một kế hoạch hoàn chỉnh được xây dựng trước khi đi vào chi tiết các hoạt động và nhiệm vụ cần thiết cho dự án.
- Tiên đoán so với Thực nghiệm
Quản lý dự án truyền thống dựa trên phương pháp tiên đoán, nơi ban giám đốc dự đoán kết quả dựa trên giả định và xây dựng kế hoạch trước Sau khi kế hoạch được phê duyệt, việc thay đổi cần được đánh giá từng trường hợp, và thiết kế không nên thay đổi Ngược lại, phương pháp Scrum, theo Jeff Sutherland, nhấn mạnh việc thực hiện một phương pháp thực nghiệm để thích ứng với kết quả hiện tại và các sprint trước đó Mỗi iteration được điều chỉnh dựa trên dữ liệu từ sprint trước, nhằm mang lại giá trị cao hơn trong sprint tiếp theo.
- Cấp trên quản lý so với nhóm tự quản
Một trong những nhiệm vụ quan trọng của người quản lý dự án truyền thống là tổ chức và phân công vai trò cho từng thành viên trong nhóm Ngược lại, Scrum Master khuyến khích sự tự tổ chức của nhóm, tạo điều kiện và môi trường thuận lợi để các thành viên giao tiếp và thực hiện công việc hiệu quả.
- Quản lý các bên liên quan so với sự gắn bó
Trong quản lý dự án TPM, việc quản lý các bên liên quan đóng vai trò quan trọng đối với người quản lý Thông thường, điều này được thực hiện qua các báo cáo tình hình công việc, biểu đồ tiến độ và các báo cáo trong cuộc họp cập nhật dự án Đối với phương pháp Scrum, khách hàng và các chủ sản phẩm được xem là một phần của đội ngũ dự án Do đó, các bên liên quan không chỉ là thành viên của nhóm phát triển mà còn là những người đưa ra quyết định, khiến cho việc sử dụng các báo cáo tiến độ phức tạp trở nên không cần thiết.
- Lập kế hoạch từ dưới lên so với trên xuống
Quản lý dự án truyền thống thường áp dụng phương pháp lập kế hoạch từ dưới lên, bắt đầu bằng việc chi tiết hóa các công việc cá nhân trong Cơ cấu phân chia công việc (WBS), từ đó tạo ra một kế hoạch dự án hoàn chỉnh trước khi khởi động Ngược lại, Scrum áp dụng cách tiếp cận lập kế hoạch từ trên xuống, với việc phát triển lộ trình trong giai đoạn đầu dự án, sau đó dần dần xây dựng thành các phân đoạn phát hành và sprint.
Quy trình quản lý dự án
1.4.1 Xác định mục đích, mục tiêu của dự án
Mục đích là đích cuối cùng cần đạt được, mặc dù có thể thay đổi theo thời gian, trong khi mục tiêu là con đường và các chặng đường cụ thể cần thực hiện để tiến tới mục đích đó.
Mục tiêu là những bước thiết yếu để đạt được mục đích Tất cả hành động và con đường cần thực hiện để hoàn thành mục đích đều được xem là "mục tiêu".
1.4.2 Phát biểu về công việc
Thiết lập bảng mô tả cơ bản về từng công việc sẽ được tiến hành trong dự án
1.4.3 Công bố và khai trương dự án
- Lên ý tưởng, xây dựng chủ đề
Đối với những người muốn làm sự kiện thì 3 yếu tố: Ý tưởng – Chủ đề – Đối tượng là những yếu tố then chốt có liên quan mật thiết với nhau
Dựa trên thông tin từ khách hàng hoặc cấp trên về mục đích tổ chức, số lượng khách mời và đối tượng tham gia, chúng ta cần phát triển ý tưởng và thiết kế một chương trình khai trương phù hợp Chương trình này không chỉ đáp ứng yêu cầu của khách hàng mà còn thu hút sự quan tâm của người tham dự.
Công việc đầu tiên mà cần phải khi tổ chức event đó chính là nên một bản kế hoạch thật chi tiết, cụ thể nhất
Dựa vào kinh phí đầu tư của doanh nghiệp, chúng ta có thể thiết lập các hạng mục và kế hoạch chi tiêu hợp lý cho lễ khai trương Việc xây dựng một bản kế hoạch chi tiết giúp công việc thực hiện trở nên thuận lợi, nhanh chóng và đơn giản hơn.
- Lên nội dung cho buổi lễ khai trương
Trong kinh doanh, hình ảnh doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng, vì vậy việc xây dựng hình ảnh đẹp trong mắt khách hàng là điều cần thiết Buổi lễ khai trương là cơ hội vàng để doanh nghiệp phát triển, do đó cần chuẩn bị nội dung sự kiện độc đáo, đặc sắc và ấn tượng để thu hút sự chú ý.
Để tạo ấn tượng lâu dài cho khách hàng trong buổi lễ khai trương hoặc khánh thành, chúng ta có thể kết hợp các tiết mục văn nghệ, trình diễn thời trang và các trò chơi có câu hỏi liên quan đến doanh nghiệp Những hoạt động này không chỉ mang lại sự giải trí mà còn giúp khách hàng ghi nhớ sự kiện và thương hiệu của chúng ta tốt hơn.
- Các công việc cần chuẩn bị cho buổi khai trương
Làm thủ tục xin phép treo banner quảng cáo tại sở văn hóa và du lịch
Thiết kế banner, in ấn và phát giấy mời
Thiết kế sơ đồ tổng thể khu vực tổ chức , các hạng mục trang trí
Lên danh sách số lượng khách mời
Khảo sát địa điểm tổ chức buổi lễ
Tiến hành lễ khai trương
Trang trí khu vực bên ngoài: treo banner, cờ
Khu vực tổ chức: thường được lắp đặt nhà bạt, sân khấu, trải thảm
Tiếp tân là những người chuyên nghiệp, có khả năng xử lý tình huống nhanh chóng và hiệu quả Ngoại hình ưa nhìn, cùng với việc mặc đồng phục và cài hoa đại biểu lên áo cho khách mời, là yếu tố quan trọng để tạo ấn tượng tốt với khách hàng.
Tổ chức múa lân rồng để mở đầu buổi lễ
Các tiết mục văn nghệ phải hấp dẫn, độc đáo
Thông báo mục đích, ý nghĩa của buổi lễ
Giới thiệu các đại biểu tham gia và lời phát biểu của chủ doanh nghiệp
Tiến hành các nghi thức khai trương khánh thành: cắt băng khánh thành
Tiếp tân tiễn khách ra về, tặng quà (nếu có)
- Kết thúc việc tổ chức lễ khai trương
Dọn dẹp các thiết bị cũng như vệ sinh khu tổ chức để trả mặt bằng cho doanh nghiệp, địa phương
Trong vai trò giám đốc dự án cho một dự án lớn, sau khi hoàn tất giai đoạn thiết kế giao diện người dùng và tiến hành triển khai, có ba thay đổi có thể thực hiện mà không gây rủi ro cho việc tiến hành lại toàn bộ dự án Những thay đổi này bao gồm: phạm vi của dự án, nguồn tài chính và ngày chuyển giao.
Các nhà tài trợ dự án có ảnh hưởng lớn nhất đến phạm vi, chất lượng, thời gian và chi phí của dự án chủ yếu trong giai đoạn lập kế hoạch.
Để xác định rõ nhất các đối tượng liên quan trong dự án, cần xem xét các nhóm bao gồm đội ngũ thành viên dự án, nhà tài trợ, nhân viên điều hành của công ty bạn, nhân viên điều hành của khách hàng, nhà cung cấp, và đại diện từ công ty khách hàng sẽ sử dụng phần có thể chuyển giao Việc này giúp đảm bảo mọi bên liên quan đều được tham gia và thông tin được truyền đạt một cách hiệu quả trong quá trình triển khai dự án.
Một trong những nhiệm vụ quan trọng của ban quản lý dự án là cung cấp sự giám sát và chỉ đạo, đồng thời hỗ trợ quản lý dự án và hoàn tất các nhiệm vụ Bên cạnh đó, họ cũng phải thực hiện phân tích lợi nhuận chi phí để báo cáo cho giám đốc dự án.
Một giám đốc dự án thành công không chỉ là người quản lý mà còn cần phải là một nhà lãnh đạo, chuyên gia về kỹ thuật, đối tượng liên quan đến dự án và nhà tài trợ Sự kết hợp giữa các vai trò này giúp họ điều hành dự án hiệu quả và đạt được mục tiêu đề ra.
Nhà tài trợ dự án có trách nhiệm về cả nguồn tài chính và kết quả dự án Điều này có nghĩa là họ không chỉ cung cấp tài chính mà còn phải đảm bảo rằng dự án đạt được các mục tiêu đã đề ra.
Quản lý phạm vi và thời gian
Quản lý phạm vi
Phạm vi của dự án là danh sách chi tiết các công việc cần thực hiện và những điều không thuộc phạm vi thực hiện Việc xác định rõ ràng phạm vi là điều kiện tiên quyết để đảm bảo dự án hoàn thành đúng thời hạn, tránh tình trạng kéo dài không cần thiết.
Quản lý phạm vi dự án bao gồm việc xác định và giám sát các mục đích, mục tiêu cụ thể của dự án Điều này cũng liên quan đến việc xác định các công việc cần thiết để thực hiện trong phạm vi dự án, cũng như phân định rõ những công việc nào không thuộc về dự án.
Các kết quả chuyển giao (deliverables) của dự án bao gồm các sản phẩm như phần cứng, phần mềm, bảo hành, tài liệu, đào tạo và phương thức chuyển giao.
Nhóm dự án và các bên liên quan cần có sự thống nhất về các sản phẩm sẽ được tạo ra từ dự án cũng như quy trình sản xuất chúng.
2.1.1 Bản kế hoạch phạm vi dự án
- Quy trình quản lý phạm vi
Khởi thảo: bắt đầu một dự án hoặc chuyển tiếp sang giai đoạn tiếp theo
Lập kế hoạch phạm vi: phát triển các tài liệu nhằm cung cấp nền tảng cho các quyết định về dự án trong tương lai
Xác định phạm vi: chia nhỏ các sản phẩm trung gian của dự án thành các thành phần nhỏ hơn, dễ quản lý hơn
Kiểm tra phạm vi: hợp thức hóa việc chấp nhận phạm vi của dự án
Điều khiển thay đổi phạm vi: điểu khiển những thay đổi của phạm vi dự án
- Thảo quy định phạm vi dự án
- Tập hợp thông tin phù hợp cho kết luận tuân theo các nguyên tắc sau:
Đảm bảo rằng loại dự án và quy mô dự án được xác định rõ:
Xem xét việc sử dụng kế hoạch dự án tích hợp cho dự án thêm / chuyển / thay đổi và các dự án vi mô
Chuẩn bị cho quy định phạm vi phức tạp hơn và lớn hơn cho cả dự án vĩ mô
Đảm bảo rằng các phần có thể chuyển giao và ranh giới d án được xác định rõ:
Tài liệu có xác định rõ cái sẽ được hoàn thành và không được hoàn thành như một phần của dự án hay không?
Các yêu cầu bắt buộc và không bắt buộc đã được xác định rõ ràng hay chưa? Tiêu chí chấp thuận cho các kết quả chuyển giao đã được phác thảo một cách cụ thể chưa?
Tài liệu có xác định rõ mỗi phần có thể chuyển giao nào sẽ bằng ngôn ngữ không biệt ngữ hay không?
Bạn có biết khi nào dự án hoàn tất không?
Tính toán thời gian bắt đầu và kết thúc theo mục tiêu là rất quan trọng, bao gồm cả khoảng thời gian liên quan đến ngày bắt đầu theo lý thuyết và các ngày tháng bắt đầu hoặc kết thúc cụ thể.
Tính đến hậu quả của những ngày tháng bị trễ hạn theo toàn bộ dự án cũng như các mốc quan trọng cụ thể
Đảm bảo rằng trách nhiệm được xác lập rõ:
Đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan hiểu vai trò và trách nhiệm của họ trong dự án
Cân nhắc việc sử dụng ma trận trách nhiệm
Mọi người có hiểu chuỗi yêu cầu cho dự án hay không?
Trong ngành, có nhiều quy định và tiêu chuẩn ảnh hưởng đến khả năng chuyển giao các phần cụ thể Việc này cần được giao cho một cá nhân hoặc nhóm nghiên cứu và đảm nhận trách nhiệm về các phạm vi liên quan.
Đảm bảo rằng tam giác thép được đặt đúng chỗ:
Cái nào là ưu tiên giữa chi phi, lịch trình và chất lượng?
Tính năng, lịch trình hay kinh phí có thể thương lượng lại được để giữ cho dự án theo đúng lịch trình hay đúng kinh phí nếu cần thiết?
Bản đồ nguồn lực có ý nghĩa không? Các phần có thể chuyển giao có thể thực hiện được hay không?
Các mốc quan trọng đề ra có ý nghĩa không?
Ước tính chi phí đề ra có ý nghĩa không?
Đảm bảo rằng quy định phạm vi phác thảo rõ rủi ro liên quan tới dự án:
Cẩn thận các rủi ro nghiệp vụ đó như các điều kiện thị trường xấu không trở thành bộ phận của quy định rủi ro cho dự án
Cân nhắc việc sử dụng ma trận rủi ro để tránh hàng loạt những điều xấu có thể xảy ra
- Thảo tôn chỉ dự án
Nếu dự án bạn đang thực hiện yêu cầu thời gian, nguồn lực hoặc tài chính, bạn cần phải xây dựng tôn chỉ rõ ràng cho dự án đó.
Tôn chỉ dự án là tài liệu quan trọng để cấp phép hoặc phê chuẩn một dự án, yêu cầu sự quản lý từ mức độ thích hợp trở lên Tài liệu này cần thực hiện tối thiểu ba điều kiện cơ bản để đảm bảo tính hợp lệ và hiệu quả của dự án.
Tôn chỉ dự án nên đặt tên dự án và bổ nhiệm giám đốc dự án
Tôn chỉ dự án nên phác thảo các yêu cầu nghiệp vụ cho dự án
Tôn chỉ dự án nên mô tả các yêu cầu chức năng sẽ được đưa ra
Xây dựng tôn chỉ dự án tuân theo các nguyên tắc sau:
Để đảm bảo tính hợp pháp của tài liệu quyết định, bên ký kết hoặc người có thẩm quyền cần phải đúng chức năng và có quyền hạn Cần xác định xem bên ký kết có quyền bổ nhiệm lại nhân sự liên quan, giải phóng nguyên vật liệu cần thiết và tiêu dùng tiền bạc hay không.
Để đảm bảo tính rõ ràng của tôn chỉ dự án, cần xác định các yếu tố quan trọng như tên dự án, giám đốc dự án, thời gian thực hiện và kinh phí, yêu cầu nghiệp vụ cũng như yêu cầu chức năng Tôn chỉ dự án cần phải nêu rõ những thông tin này để tạo nền tảng vững chắc cho sự thành công của dự án.
Để đảm bảo tôn chỉ dự án được phân phát hợp lý, cần xác minh xem các đối tượng liên quan, đội ngũ thành viên, bộ phận kế toán hoặc tài chính, cũng như các nhà quản lý nguồn lực trong dự án có nhận được bản sao tài liệu cần thiết hay không.
2.1.2 Bảng kế hoạch chi tiết phạm vi dự án
Bảng kê công việc là tài liệu quan trọng trong việc kiểm soát dự án, có thể được sử dụng như hợp đồng pháp lý, tài liệu phạm vi hoặc tài liệu kiểm soát Nó thường cần phác thảo một số chi tiết quan trọng để đảm bảo tính hiệu quả và rõ ràng trong quản lý dự án.
- Công việc được thực hiện
- Ngày tháng, thời gian và địa điểm công việc được thực hiện
- Ai chịu trách nhiệm thực hiện công việc
- Nguyên vật liệu và kỹ thuật được dùng để thực hiện công việc
- Chi phí thực hiện công việc
- Tiêu chí chấp thuận công việc
Nhiều tổ chức coi bảng kê công việc như một hợp đồng pháp lý với nhà cung cấp cho các phần chuyển giao của dự án Trong trường hợp này, bảng kê công việc sẽ bao gồm các điều kiện về thanh toán, thưởng và phạt hiệu suất, cùng với các tiêu chí chấp nhận hoặc từ chối công việc.
Một số tổ chức sử dụng bảng kê công việc như một công cụ kiểm soát cho các phần chuyển giao của dự án giữa các bộ phận Trong những trường hợp này, bảng kê công việc có thể tương tự như trình tự công việc giữa các bộ phận Mục đích chính của bảng kê công việc là thu mua nguồn lực qua các đường chức năng.
Quản lý chi phí và chất lượng
Quản lý chi phí
3.1.1 Chi phí và quản lý chi phí
Chi phí là tài nguyên được sử dụng và tiêu hao để chuyển đổi thành giá trị sản phẩm mong muốn Việc tính toán chi phí trước là cần thiết nhằm đạt được mục tiêu rõ ràng hoặc để thực hiện các giao dịch Thông thường, chi phí được đo bằng đơn vị tiền tệ.
Quản lý chi phí là quá trình dự toán và giám sát chi phí thực hiện cho từng công việc và toàn bộ dự án Điều này bao gồm việc tổ chức, phân tích dữ liệu và báo cáo thông tin liên quan đến chi phí một cách hiệu quả.
Quản lý chi phí dự án bao gồm những quy trình yêu cầu đảm bảo cho dự án được hoàn tất trong sự cho phép của ngân sách
3.1.2 Quy trình quản lý chi phí
Quản lý chi phí dự án bao gồm các quy trình đảm bảo rằng dự án hoàn thành trong giới hạn ngân sách cho phép Những quy trình này rất quan trọng để kiểm soát và theo dõi chi phí, giúp dự án đạt được mục tiêu tài chính và hiệu quả.
- Lập kế hoạch về nguồn tài nguyên: xác định nguồn tài nguyên cần thiết và số lượng để thực hiện dự án
- Ước lượng chi phí: ước tính chi phí về các nguồn tài nguyên để hoàn tất một dự án
Dự toán chi phí là quá trình phân bổ toàn bộ chi phí ước tính cho từng hạng mục công việc, nhằm thiết lập một đường mức (Base line) để đo lường hiệu suất thực hiện.
- Kiểm soát – Điều chỉnh chi phí: điều chỉnh thay đổi Chi phí dự án
3.1.2.1 Lập kế hoạch về nguồn tài nguyên
- Nguyên tắc ước lượng chi phí Đánh giá các tài liệu yêu cầu với con mắt phê bình về những sai lầm và bỏ sót:
Các yêu cầu nghiệp vụ có rõ ràng và cụ thể không?
Các yêu cầu chức năng có hỗ trợ các yêu cầu nghiệp vụ không?
Quan trọng nhất là các yêu cầu kỹ thuật có được phác thảo rõ ràng và đầy đủ không?
Đảm bảo rằng bạn hiểu đầy đủ về mục đích của ước tính và đang dùng kỹ thuật ước lượng đúng hay không?
Ước tính sẽ được dùng để đánh giá tiềm lực dự án hay quản lý dự án hay không?
Không nên sử dụng ước lượng trên xuống cho các dự án chưa từng thực hiện trước đây Hãy chắc chắn rằng ước lượng chính quy của bạn bao gồm các thành phần quan trọng sau:
Danh sách các giả định dùng trong xây dựng ước lượng
Phạm vi biến động cho ước lượng đề ra
Giai đoạn thời gian của dự án cần được xác định rõ ràng, với thời hạn ước tính được chuyên gia nội dung chuyên ngành xem xét kỹ lưỡng Chuyên gia này sẽ nắm vững các yêu cầu về nguồn lực và các kỹ thuật cần thiết để thực hiện các hoạt động một cách hiệu quả.
Bạn có biết những nhiệm vụ nào là theo năng lực không?
Bạn có biết kỹ năng nào cần để thực hiện công việc không? Đảm bảo rằng nỗ lực cần đến được trình bày bằng các thuật ngữ cụ thể:
Trình bày ước tính bằng đơn vị đo lường phù hợp với những thứ đã được theo dõi về phương diện lịch sử
Khi tính toán tổng nỗ lực, đừng quên xem xét cả chi phí nguồn lực bên trong Hãy đảm bảo rằng cơ sở vật chất và nguyên vật liệu cần thiết được trình bày rõ ràng, trong đó sức mua được hiểu là một yếu tố quan trọng.
Lập chi phí theo đơn giá, định mức hoặc giá thị trường theo cách tính trên đơn vị tính của nguyên vật liệu, cơ sở vật chất
Lập hoá đơn, chứng từ nguyên vật liệu cho dự án
Đảm bảo rằng yêu cầu cơ sở vật chất, nguyên vật liệu được trình bày bằng thuật ngữ tài chính
- Chi phí nguyên vật liệu
Chi phí nguyên vật liệu là khoản chi cho tất cả các thành phần, bộ phận và nguồn cung cấp trong các dự án, hoặc những gì trở thành bộ phận của các sản phẩm có thể chuyển giao Các công cụ sử dụng trong quá trình thực hiện công việc không được coi là nguyên vật liệu nếu chúng không trở thành một phần của sản phẩm cuối cùng.
- Chi phí cơ sở vật chất
Chi phí cơ sở vật chất là khoản chi dùng cho các công cụ, thiết bị và hạ tầng trong dự án, không được tính là phần của các sản phẩm chuyển giao Trong nhiều tổ chức, chi phí này thường được coi là tổng chi phí hoặc chi phí cố định.
Ước lượng chính quy là phương pháp ước lượng gần đúng, thường mang lại kết quả tốt hơn so với những ước đoán không rõ ràng Phương pháp này tạo ra kỳ vọng về khả năng thực hiện một nhiệm vụ trong một khoảng thời gian và với các nguồn lực xác định Cả ước lượng chính quy và không chính quy đều là công cụ hữu ích để dự đoán thời gian và nguồn lực cần thiết cho một dự án cụ thể Ước lượng chính quy dựa vào phân tích, và trong một thế giới lý tưởng, phân tích này sẽ được thực hiện một cách sâu sắc Ít nhất, một phân tích mở đầu cần phải được tiến hành, và một ước lượng thường bao gồm ba thành phần chính.
Danh sách các giả định được sử dụng trong việc xây dựng ước lượng (Ví dụ như các chi phí đầu vào về lao động và nguyên vật liệu)
Phạm vi biến động cho ước lượng được đưa ra (Ví dụ +/- 50%)
Khoảng thời gian ước lượng có hiệu lực (Ví dụ như ước lượng này có hiệu lực trong vòng 60 ngày)
Ngược lại, ước lượng không chính quy là ước đoán dựa trên sự suy đoán, phỏng đoán và bản năng
Ước tính sử dụng kết quả chào thầu là tài liệu dự án giúp dự đoán thời gian và nguồn lực cần thiết cho dự án Chào thầu là tài liệu thương mại chi tiết thời gian và chi phí hoàn thành công việc, bao gồm cả lãi ròng Sự khác biệt quan trọng giữa chào thầu và ước tính là chào thầu hướng đến khách hàng và nhà tài trợ với mức giá đã tính lãi, trong khi ước tính thường được sử dụng nội bộ giữa các nhà thầu phụ để thể hiện chi phí thực tế.
Theo quy định hiện hành, giám đốc dự án công nghệ thông tin thường không xây dựng chào thầu phê chuẩn do các nhà tài trợ không thanh toán lãi ròng cho việc sử dụng nguồn lực nội bộ Nhiều bộ phận công nghệ thông tin trong hệ thống khách hàng từ chối thanh toán mà không cho phép tăng giá dịch vụ Do đó, tài liệu họ cung cấp cho khách hàng chỉ giống như chào thầu, thể hiện các chi phí đã được sửa đổi, thường là trình tự công việc giữa các bộ phận thay vì các ước tính và chào thầu chính thức.
- Thông tin lịch sử hay cơ sở dữ liệu dự án
Khi một dự án đã được thực hiện trước đó, giám đốc dự án có thể khai thác nhiều kiến thức từ tài liệu và dữ liệu liên quan Mức độ thông tin có thể áp dụng sẽ phụ thuộc vào sự tương đồng giữa hai dự án đang được thực hiện.
Thông tin lịch sử là dữ liệu hoặc tài liệu từ các dự án trước đây tương tự như dự án hiện tại Lý tưởng, thông tin này nên bao gồm các mục sau:
Yêu cầu kỹ thuật, chức năng và nghiệp vụ
Ước tính lịch trình và chi phí chi tiết
Cấu trúc chi tiết công việc
Chi phí thực và dữ liệu hiệu suất theo lịch trình, tốt nhất là ở mức gói công việc
Thông tin tương tự là dữ liệu từ các tình huống khác có sự tương đồng nhưng không hoàn toàn giống nhau Khi tình huống hoàn toàn giống, thông tin được coi là lịch sử Dữ liệu tương tự thường đến từ các thành phần của các dự án tương tự với dự án mới hoặc từ kinh nghiệm điều hành trước đó.
Quản lý chất lượng
Quản lý chất lượng là quá trình giám sát và triển khai các tiêu chuẩn chất lượng trong thực hiện dự án, nhằm đảm bảo rằng kết quả cuối cùng đáp ứng được mong đợi của nhà tài trợ hoặc chủ đầu tư.
Tổ chức quốc tế về tiêu chuẩn hoá (ISO) định nghĩa chất lượng là tổng hợp các yếu tố nhỏ của sản phẩm cần đáp ứng các quy định đã được thiết lập.
Một số chuyên gia khác lại định nghĩa theo nguyên tắc cơ bản :
- Yêu cầu phù hợp: thoả mãn các yêu cầu đòi hỏi
- Tiện lợi cho sử dụng: chắc chắn rằng một sản phẩm có thể được sử dụng ngay từ khi có ý định sản xuất nó
3.2.2 Quy trình quản lý chất lượng
Chất lượng sản phẩm và dịch vụ được định nghĩa là khả năng đáp ứng hoặc vượt qua mong đợi của khách hàng với mức chi phí hợp lý trong thời gian cho phép Khi triển khai các dự án trong bối cảnh công ty lớn, chính sách chất lượng của công ty mẹ là điểm khởi đầu quan trọng cho kế hoạch chất lượng dự án Nhiều tổ chức đã áp dụng hệ thống chất lượng quốc tế ISO 9000 để quản lý chất lượng, bao gồm nhiều quy trình khác nhau.
Hình 3.1 Quy trình quản lý chất lượng
Các phương pháp giám sát chất lượng bao gồm:
- Thanh tra /kiểm định định kỳ
- Khảo sát những người có liên quan đến dự án (nhóm trọng tâm)
3.2.2.1 Kế hoạch quản lý chất lượng
Kế hoạch quản lý chất lượng là tài liệu quan trọng trong dự án, xác định các tiêu chuẩn chất lượng cần áp dụng và phương pháp để đạt được những tiêu chuẩn đó.
Kế hoạch quản lý chất lượng là một phần quan trọng trong kế hoạch tổng thể của dự án, được xây dựng trong giai đoạn lập kế hoạch chất lượng Nó cần bao gồm các chiến lược cho đảm bảo chất lượng, kiểm soát chất lượng và nâng cao chất lượng xuyên suốt vòng đời dự án.
Kế hoạch quản lý chất lượng cần bao gồm phương thức trao đổi thông tin để báo cáo ma trận hiệu quả hoạt động cho nhà tài trợ, đội dự án, những người có liên quan và nhà cung cấp Vai trò của kế hoạch này rất quan trọng đối với các dự án phát triển ứng dụng Cần thường xuyên duyệt và cập nhật kế hoạch để đảm bảo nó phản ánh đúng yêu cầu của các bên liên quan Để xây dựng một kế hoạch quản lý chất lượng hiệu quả, cần thực hiện theo các bước cụ thể.
1 Kiểm duyệt các tài liệu về yêu cầu và hỏi lại nhà tài trợ nếu cần, nhằm đảm bảo tất cả các yêu cầu của nhà tài trợ đã được định nghĩa rõ ràng
2 Xác định thước đo (metric) chất lượng dùng cho dự án, đặt ra những tiêu chuẩn chất lượng và mục tiêu về hiệu quả tuân theo những tiêu chuẩn và quy tắc công nghiệp
3 Thiết lập lịch trình kiểm định kiểm thử dựa trên những phụ thuộc và đặc điểm kĩ thuật của dự án
4 Thiết lập vai trò và trách nhiệm quản ký chất lượng, đưa các công việc vào lịch trình dự án
5 Điều hòa báo cáo hiệu quả hoạt động và kết quả kiểm định thực tế với tiêu chuẩn chất lượng và mục tiêu về hiệu quả hoạt động
6 Xây dựng vòng lặp cho hành động hiệu chỉnh trong việc xử lý biến động chất lượng
7 Xây dựng các phương pháp giải quyết bất đồng giữa các thành viên trong đội về sự phù hợp của các kết quả chuyển giao
8 Lập kế hoạch báo cáo hiệu quả hoạt động bằng cách xác định cơ chế phản hồi cho nhà tài trợ, người có liên quan đến dự án, và các nhà cung cấp về tiêu chuẩn chất lượng và mục tiêu hiệu quả công việc
9 Bảo đảm kế hoạch tuân thủ yêu cầu của nhà tài trợ và định nghĩa được các tiêu chí, bao gồm kiểm thử chấp nhận cho việc ký kết hoàn tất của nhà tài trợ khi dự án kết thúc
Đảm bảo chất lượng (Quality Assurance) là quá trình đánh giá hệ thống chất lượng tổng thể của dự án trong suốt thời gian thực hiện, nhằm tạo sự tin tưởng cho các cổ đông rằng dự án sẽ đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng đã đề ra cũng như các tiêu chuẩn ngành và quốc gia Hoạt động này mang tính phòng ngừa, giúp nâng cao hiệu quả và độ tin cậy của dự án.
Biến động về chất lượng
Hình 3.2: Biến động về chất lượng
Một số biến động có thể phát hiện bằng quá trình kiểm định, nhưng nhiều loại biến động khác thì phải qua một quá trình kiểm tra nghiêm ngặt
Tầm quan trọng của biến động
Tầm quan trọng của các biến động giúp Giám đốc dự án xác định các hành động điều chỉnh cần thiết.
Quản lý dự án không phải là một môn khoa học chính xác và luôn có ràng buộc về nguồn lực Giám đốc dự án cần xác định tầm quan trọng của các biến động liên quan đến tổng thể dự án và cân bằng trong tam giác thép Họ cũng phải nhận diện các ngưỡng giới hạn mà nhà tài trợ đặt ra cho biến động trong phạm vi dự án và trong bối cảnh tổ chức, đồng thời sử dụng nguồn lực một cách hợp lý.
Phân tích nguyên nhân sâu xa
Phân tích nguyên nhân sâu xa là một kỹ thuật quan trọng giúp xác định nguyên nhân chính xác của vấn đề Khi loại bỏ nguyên nhân này, vấn đề sẽ không tái diễn trong tương lai.
Hiệu chỉnh các ngưởng bị vượt qua
Thực hiện hành động hiệu chỉnh
Kiểm tra Đạt yêu cầu ?
3.2.2.2 Thủ tục quản lý chất lượng dự án
Quản lý chất lượng dự án được thực hiện theo các bước sau:
- Tiến hành kiểm định các gói công việc đã hoàn thành cũng như đang thực hiện để đảm bảo đúng với kế hoạch chất lượng dự án
- Tiến hành kiểm định chất lượng các gói công việc là các điểm phụ thuộc trên đường tới hạn
Kiểm định quản lý phiên bản và quy trình quản lý cấu hình là cần thiết để đảm bảo tất cả thành viên sử dụng cùng một phiên bản Việc ghi lại cấu hình ban đầu và phê duyệt các thay đổi cấu hình là rất quan trọng Đồng thời, cần kiểm tra cấu hình để đảm bảo nó đáp ứng yêu cầu của khách hàng.