Bài tập Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý: Phần 1 - ĐH Sư Phạm Kỹ Thuật Nam Định

Để giúp sinh viên các ngành thuộc lĩnh vực Công nghệ thông tin trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Nam Định học tốt hơn môn học này và vận dụng để thực hiện một số giai đoạn trong quá trình xây dựng một sản phẩm phần mềm, thì việc tham khảo Bài tập phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý là rất cần thiết. Mời các bạn cùng tham khảo nội dung phần 1 bài tập dưới đây gồm có các kiến thức về Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án; Phân tích hệ thống về chức năng.

KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG VÀ XÁC LẬP DỰ ÁN

TÓM TẮT LÝ THUYẾT

1.1.1 Mục tiêu của khảo sát hệ thống

Quá trình khảo sát hệ thống thực là bước quan trọng để xác định các vấn đề cần giải quyết trước khi bắt đầu xây dựng và phát triển dự án tin học Những vấn đề chính cần được làm rõ bao gồm: nhu cầu của người dùng, khả năng kỹ thuật, và các yếu tố ảnh hưởng đến dự án.

- Nhu cầu xây dựng và phát triển hệ thống thông tin, tức là người sử dụng muốn gì ở hệ thống;

Để xác định phạm vi của dự án, cần liệt kê những vấn đề cần làm và những vấn đề chưa được thực hiện Mỗi nội dung phải được đánh giá về tính cần thiết và khả thi để đảm bảo hiệu quả trong quá trình triển khai.

Thời gian phát triển hệ thống thường khó xác định ngay từ đầu, nhưng việc đặt ra một thời hạn cụ thể cho dự án là cần thiết Điều này giúp định hướng và quản lý tiến độ thực hiện hiệu quả hơn.

- Thuận lợi và khó khăn

Các câu trả lời và kết luận cần phải khách quan, với các thông tin và số liệu được đưa ra phải chính xác và dựa trên những căn cứ đáng tin cậy.

Kết quả của giai đoạn khảo sát hệ thống: Báo cáo khảo sát ban đầu, gồm:

- Xem xét công việc: Ở góc độ tổ chức và quản lý

- Xem xét kỹ thuật: Máy tính, cách lưu trữ dữ liệu, nhân lực

Khi xem xét thao tác, cần chú ý đến thời gian người dùng tương tác với hệ thống, lĩnh vực ứng dụng và các bộ phận liên quan Điều này bao gồm việc xác định chức năng và thủ tục chính, báo cáo, cách phân phối tài nguyên cũng như quá trình trao đổi thông tin giữa các bộ phận.

- Giới hạn của hệ thống

1.1.2 Các nguồn điều tra thông tin

Khảo sát được thực hiện trên ba lĩnh vực chính: đánh giá công việc và chức năng, thu thập thông tin dữ liệu và phương pháp sử dụng dữ liệu, cũng như khảo sát người dùng trong hệ thống.

Các nguồn để thu thập, điều tra thông tin là:

1) Người sử dụng trong hệ thống:

Trong hệ thống thực, người sử dụng đóng vai trò quan trọng vì công việc của họ liên quan chặt chẽ đến hoạt động của hệ thống thông tin Chất lượng thông tin do họ cung cấp có ảnh hưởng quyết định đến hiệu quả của hệ thống Do sự khác biệt về vai trò, nhiệm vụ và chức năng, khả năng và loại thông tin mà các nhóm người sử dụng có thể cung cấp cũng khác nhau Thông thường, người sử dụng được phân loại thành các nhóm theo mức độ ảnh hưởng trong hệ thống, bao gồm mức quản lý tầm chiến lược, mức quản lý và mức thực hiện.

Người quản lý tầm chiến lược đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin chiến lược cho hoạt động nghiệp vụ của tổ chức Một sự thay đổi nhỏ trong chiến lược nghiệp vụ có thể tạo ra những tác động lớn đến yêu cầu của hệ thống thông tin.

Người quản lý tầm chiến lược cho các hệ thống trong tổ chức bao gồm ban giám hiệu đối với hệ thống quản lý tuyển sinh và thư viện, cùng với ban giám đốc cho hệ thống quản lý nhân sự.

Người quản lý và điều hành có thể cung cấp thông tin chính xác về yêu cầu sản phẩm của hệ thống thông tin Sản phẩm này cần hỗ trợ ra quyết định, giảm chi phí văn phòng, nâng cao lợi thế cạnh tranh và tăng tốc độ thực hiện công việc.

Người quản lý hệ thống tuyển sinh thường là trưởng phòng đào tạo, trong khi đó, trưởng trung tâm thông tin thư viện phụ trách hệ thống quản lý thư viện, và trưởng phòng tổ chức cán bộ đảm nhận vai trò quản lý hệ thống nhân sự.

Người vận hành hệ thống thông tin cần truy cập dữ liệu một cách linh hoạt và dễ dàng để đáp ứng kịp thời yêu cầu thông tin từ quản lý Hệ thống phải hữu ích, dễ sử dụng và có giao diện thân thiện Do đó, những gợi ý từ người dùng về giao diện người-máy và quy trình thực hiện thao tác là rất quan trọng.

Nhân viên phòng đào tạo thực hiện công việc vận hành hệ thống quản lý tuyển sinh, trong khi thủ thư đảm nhiệm hệ thống quản lý thư viện, và nhân viên phòng tổ chức quản lý hệ thống nhân sự.

2) Tài liệu mô tả quy trình, chức trách

Tài liệu quy trình và chức trách mô tả rõ ràng các bước thực hiện công việc cũng như quy định trách nhiệm của từng bộ phận và cá nhân trong tổ chức Đây là nguồn thông tin quan trọng về các hoạt động nghiệp vụ trong hệ thống Cần chú ý đến tài liệu này vì nó chứa thông tin cần thiết về chức năng của tổ chức và các đơn vị, cá nhân sẽ sử dụng thông tin từ những chức năng đó.

Thông tin trong nhóm này là yếu tố quan trọng để xây dựng sơ đồ chức năng nghiệp vụ, sơ đồ dòng dữ liệu và đặc tả tiến trình sau này.

BÀI TẬP

1.1 Khảo sát hệ thống quản lý bán hàng của một công ty

Các nguồn điều tra thông tin:

- Người sử dụng trong hệ thống: Ban giám đốc công ty, nhân viên, trưởng phòng, thủ kho, kế toán trưởng,…

Các tài liệu mô tả quy trình và chức trách bao gồm quy chế hoạt động của hội đồng quản trị công ty, quy trình nhận và kiểm hàng, quy trình giao nhận vận chuyển, quy trình cấp phát hàng hóa, quy trình thanh toán, quy tắc quản lý hàng hóa, cùng với các quy chế hoạt động kinh doanh khác.

- Hồ sơ, thông báo, biểu mẫu: Phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, bảng báo giá, bảng kê mua hàng,…

- Các chương trình máy tính: Các tệp file excel, phần mềm quản lý hiện tại,…

Các phương pháp khảo sát:

Nghiên cứu tài liệu viết bao gồm các loại phiếu như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho và phiếu xuất kho, cùng với bảng báo giá, bảng kê mua hàng, báo cáo doanh thu và báo cáo tồn kho Ngoài ra, cần xem xét các quy chế hoạt động kinh doanh để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong quản lý tài chính.

- Quan sát: Quy trình nhập hàng, quy trình xuất hàng, quy trình thanh toán,…

- Phỏng vấn: Ban giám đốc, nhân viên bán hàng, nhân viên giao nhận hàng, thủ kho, kế toán,…

Báo cáo tổng hợp: Để quản lý việc kinh doanh, người ta tổ chức ra thành các công việc sau:

Dựa trên lượng hàng tồn kho, công ty lập kế hoạch gửi hàng cho các nhà phân phối, tiếp nhận và nhập hàng vào kho Sau đó, công ty cập nhật phiếu nhập và gửi cho bộ phận thanh toán để thực hiện thanh toán cho các nhà phân phối Kế hoạch mua hàng bao gồm các thông tin cần thiết.

Phiếu dự trù và phiếu nhập đều chứa các thông tin quan trọng như số dự trù, ngày lập dự trù, người lập, mã và tên nhà phân phối, địa chỉ, điện thoại, mã số thuế, mã số hàng hoá, tên hàng hoá, đơn vị tính, và số lượng Cụ thể, phiếu nhập còn bao gồm số phiếu nhập, đơn giá, thành tiền, tổng số tiền và ngày làm phiếu nhập, giúp quản lý và theo dõi hàng hóa một cách hiệu quả.

Khi khách hàng đến mua hàng, công ty sẽ dựa vào nhu cầu của họ để kiểm tra hàng hóa có sẵn trong kho Sau đó, công ty lập phiếu xuất hàng và chuyển đến bộ phận thanh toán để khách hàng nộp tiền, trước khi đến kho để nhận hàng Phiếu xuất hàng bao gồm các thông tin cần thiết liên quan đến giao dịch.

Số phiếu xuất, mã khách hàng, tên khách hàng, địa chỉ, điện thoại, mã số thuế, mã mặt hàng, tên mặt hàng, kho hàng, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, tổng số tiền và ngày làm hóa đơn là những thông tin quan trọng cần có trong một hóa đơn.

Nhận phiếu nhập và lập phiếu thanh toán mua hàng để thanh toán cho các nhà phân phối là quy trình quan trọng Phiếu thanh toán mua hàng (Phiếu chi) cần chứa đầy đủ thông tin về ngày lập phiếu, thông tin nhà phân phối và chi tiết phiếu nhập Lưu ý rằng mỗi phiếu thanh toán mua hàng phải tương ứng với một phiếu nhập cụ thể.

Nhận phiếu xuất và lập phiếu thanh toán bán hàng để thu tiền từ khách hàng Phiếu thanh toán (phiếu thu) cần bao gồm thông tin về ngày lập phiếu, thông tin khách hàng và thông tin liên quan đến phiếu xuất Lưu ý rằng mỗi phiếu thanh toán bán hàng phải tương ứng với một phiếu xuất.

+ Lập bảng kê lượng hàng đã bán trong ngày

Để lập kế hoạch kinh doanh hiệu quả, cần thường xuyên thống kê lượng hàng đã mua, đã bán, doanh thu và lượng hàng tồn kho, đồng thời đối chiếu với các nhà phân phối và khách hàng.

Yêu cầu đối với hệ thống thông tin mới:

- Quản lý danh mục mặt hàng

- Quản lý khách hàng, nhà phân phối

- Quản lý quá trình mua bán hàng

- Tìm kiếm thông tin về danh mục mặt hàng, về khách hàng, về nhà phân phối,

Trong quy trình quản lý hàng hóa, việc in phiếu xuất hàng, dự trù mua hàng, phiếu thanh toán cho khách hàng (phiếu thu), và phiếu thanh toán cho nhà phân phối (phiếu chi) là rất quan trọng Đồng thời, việc theo dõi lượng hàng tồn kho cũng góp phần đảm bảo hoạt động kinh doanh hiệu quả.

- Bảng kê mua hàng (Dự trù mua hàng)

Hình 1.7 Dự trù mua hàng

- Phiếu thanh toán với nhà phân phối (Phiếu chi)

- Phiếu thanh toán với khách hàng (Phiếu thu)

Hình 1.11 Phiếu thu 1.2 Khảo sát hệ thống quản lý nhân sự của một công ty

Các nguồn điều tra thông tin:

- Người sử dụng trong hệ thống: Ban giám đốc công ty, nhân viên, trưởng phòng, thủ kho, kế toán trưởng,…

Các tài liệu mô tả quy trình và chức trách bao gồm quy trình làm việc, trách nhiệm của cán bộ nhân viên, quy định về tuyển dụng và quản lý công chức, cũng như hướng dẫn chế độ nâng bậc lương cho cán bộ, công chức, viên chức.

- Hồ sơ, thông báo, biểu mẫu: Hồ sơ nhân viên, bảng lương, bảng chấm công, các quyết định, thông báo tuyển dụng,…

- Các chương trình máy tính: Các tệp file excel, phần mềm quản lý hiện tại,…

Các phương pháp khảo sát:

- Nghiên cứu tài liệu viết: Hồ sơ, bảng lương, bảng chấm công, các quyết định,…

- Phỏng vấn: Giám đốc, trưởng phòng Tài vụ, trưởng phòng Tổ chức cán bộ, nhân viên phòng Tài vụ, nhân viên phòng Tổ chức,…

- Sử dụng bảng hỏi, mẫu điều tra: bảng hỏi thực trạng quản lý nhân sự, bảng hỏi yêu caau xây dựng chức năng lập bảng chấm công,…

Báo cáo tổng hợp: Để quản lý nhân sự của một cơ quan, người ta tổ chức ra thành các bộ phận sau:

Bộ phận quản lý hồ sơ yêu cầu nhân viên nộp một bộ hồ sơ đầy đủ gồm đơn xin việc, sơ yếu lý lịch, giấy khám sức khỏe và bằng cấp chuyên môn sau khi trúng tuyển Hồ sơ cần chứa các thông tin cá nhân như họ tên, ngày sinh, giới tính, quê quán, trình độ ngoại ngữ, trình độ chuyên môn, tình trạng hôn nhân, dân tộc và tôn giáo Nhân viên sẽ phải thử việc từ một tháng đến một năm tùy thuộc vào vị trí, trong đó thời gian thử việc đầu tiên sẽ nhận 70% lương Phòng tổ chức cán bộ sẽ kiểm tra hồ sơ và nếu hợp lệ, thông tin sẽ được lưu vào tệp hồ sơ cùng với mã nhân viên để tiện quản lý Dựa trên trình độ chuyên môn, nhân viên sẽ được phân công vào các vị trí công việc và phòng ban cụ thể, bao gồm mã phòng, tên phòng, trưởng phòng và vị trí.

Bộ phận quản lý lương chịu trách nhiệm xác định bậc lương và hệ số cho nhân viên dựa trên trình độ và vị trí công việc Mỗi nhân viên được gán một mã ngạch cụ thể, và hàng tháng, Phòng tổ chức cán bộ sẽ lập bảng chấm công để tính lương, với công thức lương = (hệ số lương + hệ số phụ cấp) * mức chuẩn Hệ số lương phụ thuộc vào số năm công tác, trong khi hệ số phụ cấp dựa vào chức vụ Mỗi quý, Phòng tổ chức cán bộ cũng thực hiện việc xét tăng lương, với quy định rằng cứ 3 năm sẽ có một lần tăng, trừ trường hợp đặc biệt cần có quyết định từ cấp trên.

Việc chấm công hàng ngày được thực hiện bởi nhân viên phòng tổ chức cán bộ, ghi vào sổ chấm công và tổng hợp vào cuối tháng để tính lương Bảng chấm công bao gồm các thông tin như số thứ tự, họ tên nhân viên, số ngày làm việc, số giờ làm thêm, số ngày nghỉ phép, số ngày nghỉ không phép, cùng với số ngày nghỉ có và không được hưởng lương Sau khi nhận bảng chấm công, phòng kế toán sẽ kiểm tra và đối chiếu thông tin; nếu có sai sót, bảng sẽ được gửi trả lại phòng tổ chức cán bộ Nếu thông tin chính xác, phòng kế toán sẽ cập nhật dữ liệu chấm công để tiến hành tính lương.

Việc tính lương được thực hiện hàng tháng bởi nhân viên phòng kế toán, bắt đầu bằng việc cập nhật tổng số ngày làm việc quy định Ví dụ, trong tháng 7 năm 2002, có 31 ngày, trừ đi 4 ngày thứ bảy và 4 ngày chủ nhật, số ngày làm việc còn lại là 23 ngày Sau đó, cần cập nhật các khoản khấu trừ lương của nhân viên như tiền phạt và các khoản vay.

PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ CHỨC NĂNG

Sơ đồ chức năng nghiệp vụ (BFD)

Chức năng nghiệp vụ là công việc mà tổ chức cần thực hiện trong hoạt động của nó

Chức năng lập thời khoá biểu chỉ áp dụng cho công tác nghiệp vụ của cán bộ phòng đào tạo, trong khi chức năng in phiếu thanh toán dành riêng cho nhân viên bán hàng tại siêu thị.

Chức năng nghiệp vụ chỉ xác định các công việc cần thực hiện trong tổ chức mà không chỉ rõ ai sẽ thực hiện, thời gian thực hiện và phương thức thực hiện.

Sơ đồ chức năng nghiệp vụ là sơ đồ phân rã có thức bậc các chức năng nghiệp của hệ thống trong phạm vi được xem xét

2.1.1 Các thành phần của sơ đồ chức năng nghiệp vụ

- Các chức năng được ký hiệu bằng hình chữ nhật có gắn tên nhãn

- Yêu cầu: Tên của các chức năng phải thoả mãn các yêu cầu:

+ Thể hiện dưới dạng động từ cộng bổ ngữ

+ Sát với nội dung, đảm bảo tính đầy đủ

+ Duy nhất đối với mỗi chức năng

Ví dụ, chức năng xử lý điểm trong hệ thống quản lý điểm

Trong đó, xử lý là động từ, điểm là bổ ngữ

+ Kết nối: Ký hiệu bằng các đoạn thẳng nối chức năng cha với chức năng con

2.1.2 Các bước xây dựng sơ đồ chức năng nghiệp vụ

Bước 1: Liệt kê các chức năng (động từ) của hệ thống

Bước 2: Nhóm các chức năng liên quan đến nhau thành một nhóm theo tiêu chí sau:

- Các chức năng xử lý liên quan đến cùng một đối tượng

Ví dụ, đối tượng thí sinh trong hệ thống “quản lý tuyển sinh” liên quan đến các chức năng xử lý hồ sơ, xử lý điểm thi,…

- Các chức năng được bắt đầu mỗi khi một giao dịch xảy ra

Hệ thống "Xử lý phiếu yêu cầu" hoạt động bằng cách tiếp nhận phiếu yêu cầu từ bạn đọc và thực hiện các chức năng như kiểm tra kho sách và xác nhận tình trạng mượn sách.

- Các nhu cầu xử lý thông tin theo thời gian

Hệ thống con “Xử lý trước khi thi” bao gồm các chức năng quan trọng như xử lý hồ sơ đăng ký dự thi, chuẩn bị phòng thi, xếp phòng thi và gửi phiếu báo thi.

- Các nhu cầu xử lý đặc biệt nhằm thoả mãn yêu cầu công tác nghiệp vụ

Ví dụ, hệ thống con xử lý xét đỗ trượt

2.1.3 Các mức trong sơ đồ chức năng nghiệp vụ

- Mức 1: Gồm 1 chức năng tổng quát, tương ứng với mức ngữ cảnh trong sơ đồ chức năng nghiệp vụ (chức năng 1)

- Mức 2: Gồm các chức năng được phân rã từ mức 1, tương ứng với mức đỉnh trong sơ đồ chức năng nghiệp vụ (chức năng 1.1, 1.2, 1.3, …)

- Mức 3: Gồm các chức năng được phân rã từ mức 2, tương ứng với mức dưới đỉnh trong sơ đồ chức năng nghiệp vụ (chức năng 1.1.1, 1.1.2, 1.1.3, 1.3.1, 1.3.2, …)

- Mức n: Tùy thuộc vào sự phân rã của hệ thống

Số lượng mức trong sơ đồ có thể không giới hạn, nhưng nếu quá nhiều sẽ khiến bản mô tả hệ thống trở nên rườm rà và kém rõ ràng.

- Đối với các hệ thống lớn thì số mức khoảng bảy hoặc tám Với hệ thống nhỏ thì số mức khoảng ba hoặc bốn

Số lượng chức năng con của một chức năng cần phải hợp lý để tránh việc phân rã quá nhiều, điều này có thể dẫn đến khó khăn trong quá trình xây dựng.

Chức năng 1.1.3 Chức năng 1.3.1 Chức năng 1.3.2 Chức năng 1.1.2

Sơ đồ dòng dữ liệu

Sơ đồ dòng dữ liệu (Data Flow Diagrams - DFD) là công cụ mô tả hệ thống thông qua thông tin và dữ liệu, giúp làm rõ mối liên hệ giữa các thành phần trong hệ thống.

Sơ đồ dòng dữ liệu là công cụ mô tả quá trình xử lý thông tin, thể hiện sự chuyển giao dữ liệu giữa các chức năng, tiến trình hoặc bộ phận khác nhau.

Sơ đồ dòng dữ liệu hỗ trợ những hoạt động sau:

- Xác định yêu cầu của người dùng

- Lập kế hoạch và minh họa những phương án cho kỹ sư phần mềm và người dùng xem xét

- Trao đổi giữa kỹ sư phần mềm và người dùng do tính tường minh của sơ đồ dòng dữ liệu

- Làm tài liệu đặc tả yêu cầu hình thức và đặc tả thiết kế hệ thống

2.2.1 Các thành phần trong sơ đồ dòng dữ liệu

- Khái niệm: Chức năng là một quá trình biến đổi thông tin

- Chức năng làm thay đổi thông tin đầu vào bằng cách thực hiện:

Biến đổi thông tin bao gồm việc tổ chức lại, bổ sung và tạo ra thông tin mới, từ đó chuyển đổi thành thông tin đầu ra phục vụ cho hoạt động của hệ thống Thông tin này có thể được lưu trữ trong kho dữ liệu hoặc gửi đến các chức năng khác để đảm bảo tính hiệu quả trong quản lý và xử lý dữ liệu.

- Tác dụng: Dùng để diễn tả các thao tác, nhiệm vụ, tiến trình xử lý thông tin

- Biểu diễn: Tên chức năng là một động từ và bổ nghĩa

- Ví dụ: Chức năng “Nhận và kiểm tra hồ sơ”, “Xử lý điểm thi” được biểu diễn:

- Việc đặt tên cho chức năng phải thống nhất với sơ đồ chức năng nghiệp vụ,

- Trong sơ đồ dòng dữ liệu không dùng các chức năng không tạo ra thông tin mới

2) Dòng dữ liệu (Data Flows)

Dòng dữ liệu là quá trình chuyển giao thông tin vào hoặc ra khỏi một chức năng, tiến trình, kho dữ liệu hoặc đối tượng khác.

- Tác dụng: Dùng để diễn tả dòng thông tin vào hay ra

- Biểu diễn: Tên dòng dữ liệu là danh từ

- Dòng dữ liệu khác nhau phải mang tên khác nhau

- Các thông tin qua xử lý phải mang tên mới

3) Kho dữ liệu (Data Store)

Kho dữ liệu là tập hợp các thông tin được lưu trữ trong một khoảng thời gian nhất định, nhằm phục vụ cho việc xử lý hoặc sử dụng sau này bởi một hoặc nhiều chức năng.

Tác dụng của việc lưu trữ thông tin là thể hiện dữ liệu dưới dạng vật lý, như tài liệu trong văn phòng hoặc các file trên thiết bị lưu trữ như băng từ và đĩa từ Chúng ta cần chú trọng đến thông tin được chứa trong các cơ sở dữ liệu này.

- Biểu diễn: Tên kho dữ liệu là danh từ cộng tính từ cần thiết hoặc danh sách các thuộc tính của tập thực thể

- Biểu diễn mối liên quan giữa chức năng xử lý, kho dữ liệu, dòng dữ liệu trong sơ đồ dòng dữ liệu:

- Ví dụ, việc quản lý điểm của Khoa CNTT:

+ Khi giáo viên nộp điểm thi thì giáo vụ tiến hành cập nhật điểm vào kho sổ điểm chung

+ Khi tính điểm chung bình học kỳ thì giáo vụ lấy thông tin từ kho sổ điểm chung để tính

+ Khi tiến hành kiểm tra việc đã nhập điểm thì giáo vụ khoa lấy điểm từ kho sổ điểm chung để kiểm tra Nếu sai thì sửa lại

Ta có thể mô tả các công việc quản lý điểm như sau:

+ Không có dòng dữ liệu giữa hai kho dữ liệu

+ Vì kho đã có tên nên dòng dữ liệu vào ra kho không cần tên

+ Khi việc cập nhật hoặc trích một phần thông tin ở kho thì dùng tên cho dòng dữ liệu

Kho dữ liệu cần có tối thiểu một dòng dữ liệu đầu vào và một dòng dữ liệu đầu ra Nếu kho chỉ chứa dòng dữ liệu đầu vào mà không có dòng ra, thì được coi là kho "vô tích sự".

+ Nếu kho chỉ có dòng ra mà không có dòng vào là kho “rỗng”

+ Trong biểu đồ dòng dữ liệu ta có thể đặt một kho dữ liệu ở nhiều nơi để thuận lợi cho việc theo dõi nhưng phải hiểu chỉ là một

Trong trường hợp hai chức năng cần trao đổi thông tin mà thông tin được xử lý ngay lập tức và không yêu cầu lưu trữ để xử lý sau này, việc sử dụng kho dữ liệu là không cần thiết.

Nếu thời điểm xử lý thông tin của chức năng nhận khác với thời điểm sinh ra thông tin của chức năng gửi, thì việc lưu trữ thông tin này trong một kho dữ liệu là cần thiết.

4) Tác nhân ngoài (External Entity)

Tác nhân ngoài, hay còn gọi là Đối tác, là những cá nhân, nhóm người hoặc tổ chức không thuộc hệ thống nhưng có sự tiếp xúc và trao đổi thông tin với hệ thống đó.

+ Chỉ ra giới hạn của hệ thống, và thể hiện mối quan hệ của hệ thống với thế giới bên ngoài

+ Là nguồn cung cấp thông tin cho hệ thống cũng như chúng nhận thông tin từ hệ thống

- Biểu diễn: Tên tác nhân ngoài là danh từ cộng tính từ nếu cần

+ Trong sơ đồ không có dòng dữ liệu giữa hai tác nhân ngoài

+ Trong một sơ đồ dòng dữ liệu, có thể đặt một tác nhân ngoài ở nhiều chỗ để dễ đọc, dễ hiểu (nhưng phải hiểu chỉ là một)

+ Trong sơ đồ dòng dữ liệu không có dòng dữ liệu giữa tác nhân ngoài với kho dữ liệu

Trong việc phân tích hệ thống, "thế giới bên ngoài" không chỉ đơn thuần là những yếu tố nằm ngoài hệ thống đang được xem xét Chẳng hạn, trong hệ thống xử lý đơn hàng, các bộ phận như kế toán, mua hàng và kho tàng vẫn được coi là tác nhân bên ngoài, mặc dù chúng thuộc về hệ thống đó Tương tự, trong hệ thống tuyển sinh đại học, các thí sinh, giáo viên chấm thi và hội đồng tuyển sinh là những tác nhân bên ngoài, mặc dù thông tin của họ được quản lý trong hệ thống.

5) Tác nhân trong (Internal Entity)

Tác nhân trong hệ thống là một chức năng hoặc hệ thống con được mô tả ở một trang khác trong sơ đồ, nhưng vẫn có sự trao đổi thông tin với các phần tử thuộc trang hiện tại.

+ Dùng cho các hệ thống phức tạp và với khuôn khổ giấy có hạn,

+ Thông tin được truyền giữa các quá trình trên các trang khác nhau được chỉ ra nhờ ký hiệu này

+ Biểu diễn: Tên tác nhân là động từ và bổ ngữ

2.2.2 Các mức trong sơ đồ dòng dữ liệu

Sơ đồ dòng dữ liệu cho hệ thống thường rất phức tạp, khó hiển thị trên một trang Với số lượng lớn các tiến trình, chức năng, kho dữ liệu và tác nhân, việc đơn giản hóa sơ đồ là cần thiết Do đó, cần phân rã sơ đồ thành các phần liên quan để dễ theo dõi và quản lý.

Kỹ thuật phân mức: a) Mức 1: Sơ đồ dòng dữ liệu mức khung cảnh (Context Data Flow Dragram)

- Một chức năng tương ứng với mức 1 trong sơ đồ phân cấp chức năng,

- Dòng dữ liệu giữa hệ thống và tác nhân ngoài b) Mức 2: Sơ đồ dòng dữ liệu mức đỉnh (Top Level Data Flow Diagram) Thành phần, gồm:

- Các chức năng tương ứng với các chức năng ở mức 2 trong sơ đồ phân cấp chức năng,

- Các tác nhân ngoài được bảo toàn,

Các dòng dữ liệu giữa hệ thống và tác nhân bên ngoài được bảo toàn, cũng như giữa các chức năng và kho dữ liệu, cũng như giữa các chức năng Mức 3 trong sơ đồ luồng dữ liệu là mức dưới đỉnh (Levelling Data Flow Diagram).

- Các chức năng tương ứng với các chức năng từ mức 3 nếu có phân rã

- Dòng dữ liệu vào ra ở mức trên được bảo toàn, các dòng dữ liệu nội bộ do phân rã các chức năng

- Thêm các kho dữ liệu theo nhu cầu

2.2.3 Các bước xây dựng sơ đồ dòng dữ liệu

Bước 1: Xác định các chức năng và các thao tác xử lý trong hệ thống dựa vào sơ đồ phân cấp chức năng

Bước 2: Xác định dòng dữ liệu vào ra của chức năng xử lý

Bước 3: Xác định các kho dữ liệu

Bước 4: Xác định các tác nhân trong và ngoài

Bước 5: Xây dựng sơ đồ dòng dữ liệu mức ngữ cảnh, mức đỉnh

Bước 6: Phân rã làm mịn sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh thành dưới đỉnh

Bước 7: Duyệt lại sơ đồ để phát hiện sai sót

4) Các mô hình logic và vật lý

Mục đích của việc phân tích là xây dựng một mô hình lôgic cho hệ thống, trong đó quá trình phân rã các chức năng nghiệp vụ và sơ đồ dòng dữ liệu có thể dẫn đến sự xuất hiện của các yếu tố vật lý trong mô hình.

- Các yếu tố vật lý có thể lẫn vào các sơ đồ dòng dữ liệu:

+ Các phương tiện, phương thức được dùng để thực hiện các chức năng Ví dụ, máy tính, bàn phím, máy in, xử lý thủ công

+ Các giá mang thông tin Ví dụ, đĩa từ, sổ sách, chứng từ trên giấy, đường điện thoại

Đặc tả tiến trình

Sơ đồ chức năng nghiệp vụ và sơ đồ dòng dữ liệu là các mô hình logic hiệu quả để xác định tiến trình biến đổi thông tin trong hệ thống Quá trình phân rã các chức năng thành các chức năng con đơn giản giúp giải thích các hoạt động diễn ra trong hệ thống Mặc dù các chức năng được đơn giản hóa, chúng vẫn chứa đựng các yêu cầu nghiệp vụ cần được làm rõ.

1) Khái niệm: Phương pháp mô tả chi tiết của một chức năng hay một tiến trình gọi là phương pháp đặc tả (process specification)

2) Yêu cầu của đặc tả: Đặc tả phải ngắn gọn, chính xác và chỉ ra được tất cả các hoạt động lôgic diễn ra trong tiến trình cũng như trình tự thực hiện chúng

3) Cấu tạo: Một đặc tả gồm 2 phần

+ tên chức năng, + các dữ liệu vào, + các dữ liệu ra

- Phần thân: mô tả chi tiết các tiến trình để xử lý dữ liệu vào thành dữ liệu ra bằng một phương pháp đặc tả

4) Các phương pháp đặc tả tiến trình a) Phương pháp dùng bảng

- Là bảng biểu diễn các điều kiện, các hành động và dưới điều kiện nào thì hành động sẽ được tiến hành

Cấu tạo của bảng hai chiều bao gồm hai chiều: chiều thứ nhất thể hiện các điều kiện đầu vào cùng với các hành động hoặc biến đầu ra, trong khi chiều thứ hai mô tả các trường hợp có thể xảy ra dựa trên giá trị của các điều kiện.

+ Điều kiện đúng đánh 1, ngược lại đánh 0;

Trong mỗi trường hợp, các hành động lựa chọn sẽ được đánh dấu bằng chữ X Nếu có các biến, các giá trị tương ứng của chúng sẽ được cung cấp Các điều kiện và hành động diễn ra theo các trường hợp cụ thể như sau: Điều kiện X có các giá trị 1, 1, 1, 1, 0, 0, 0, 0; Điều kiện Y có các giá trị 1, 1, 0, 0, 1, 1, 0, 0; và Điều kiện Z có các giá trị 1, 0, 1, 0, 1, 0, 1, 0.

Ví dụ 1: Xét tiến trình xử lý phiếu yêu cầu của bạn đọc tại thư viện trường ĐHSPKT Nam Định:

Khi có nhu cầu mượn sách, độc giả cần ghi yêu cầu vào phiếu mượn Thủ thư sẽ kiểm tra tính hợp lệ của thẻ mượn và quyền mượn sách của độc giả, cũng như số lượng sách có sẵn Mỗi độc giả chỉ được mượn một số lượng sách nhất định, và nếu sách đã cho mượn hết, yêu cầu sẽ không được đáp ứng Nếu tất cả điều kiện được thỏa mãn, độc giả sẽ tiến hành làm thủ tục mượn sách Ngược lại, nếu không thỏa mãn yêu cầu, thủ thư sẽ thông báo qua phiếu mượn trả lại, và nếu thẻ không hợp lệ, độc giả cần làm thẻ mới.

Hãy đặc tả tiến trình xử lý phiếu yêu cầu của bạn đọc bằng bảng

Tên chức năng: Xử lý phiếu yêu cầu của bạn đọc

Dữ liệu vào: Số thẻ bạn đọc, Phiếu yêu cầu, Bản ghi bạn đọc, Sổ theo dõi mượn trả, Tài liệu

Dữ liệu ra: Phiếu yêu cầu đã được xử lý, thông báo cho bạn đọc

Mô tả tiến trình bằng bảng: Điều kiện và hành động Các trường hợp xẩy ra Điều kiện

Yêu cầu làm lại thẻ x x x x

Trả lại phiếu yêu cầu x x x x x x x

Ví dụ 2: Một cửa hàng quyết định:

- Giảm giá 10% cho thương binh

- Giảm giá 5% cho con liệt sỹ

- Không được phép hưởng hai tiêu chuẩn (bấy giờ lấy mức cao nhất)

Hãy đặc tả tiến trình xác định mức giảm giá cho khách hàng bằng bảng

Tên chức năng: Xác định mức giảm giá cho khách hàng,

Dữ liệu vào: Giấy xác định là thương binh hoặc con liệt sĩ,

Dữ liệu ra: Mức giá giảm

Mô tả tiến trình bằng bảng: Điều kiện và hành động Các trường hợp xẩy ra Điều kiện

Giảm giá 0% x b) Phương pháp dùng ngôn ngữ có cấu trúc

Ngôn ngữ có cấu trúc, hay còn gọi là mã giả, không phải là ngôn ngữ tự nhiên mà là một dạng ngôn ngữ lập trình như Pascal, C, hay Basic Các ngôn ngữ này bao gồm nhiều thành phần cơ bản, đóng vai trò quan trọng trong việc lập trình và phát triển phần mềm.

- Động từ được dùng ở dạng mệnh lệnh,

- Dùng các câu đơn sai khiến hay khẳng định,

- Thuật ngữ được định nghĩa trong từ điển dữ liệu,

- Dùng các từ logic „AND‟, hoặc „OR‟,

- Dùng cấu trúc cơ bản của ngôn ngữ lập trình: lặp (DO WHILE , FOR), rẽ nhánh (IF, CASE)

- Dùng các câu lệnh đơn giản: INPUT, OPEN, WRITE, READ, CLOSE, CALULATE, FIND, LIST,

Ví dụ: Đặc tả chức năng “lập danh sách trúng tuyển và danh sách trượt” ở dạng ngôn ngữ có cấu trúc

Tên chức năng: Lập danh sách trúng tuyển và danh sách trượt

Dữ liệu vào: Danh sách điểm của các thí sinh

Dữ liệu ra: Danh sách trúng tuyển, trượt

Mô tả tiến trình bằng ngôn ngữ có cấu trúc:

Lặp: Lấy một thí sinh từ kho các thí sinh

Tra cứu điểm của một thí sinh nào đó

Nếu Điểm của thí sinh >= điểm chuẩn

Thì Đưa thí sinh vào danh sách đỗ Không thì Đưa thì sinh vào danh sách trượt Đến khi Hết thí sinh c) Phương pháp dùng sơ đồ khối

- Sơ đồ khối là loại biểu đồ diễn tả giải thuật quen thuộc và ưa dùng với các người mới học lập trình, vì nó đơn giản dễ hiểu

- Với lập trình nâng cao, thì nó bộc lộ nhiều nhược điểm, cho nên nó lại ít được ưa dùng

- Sơ đồ khối lại có hai loại nút:

+ Các đường có hướng: chỉ hướng điều khiển

+ Nút hành động xử lý (hình chữ nhật)

+ Nút kiểm tra điều kiện (hình thoi)

Ví dụ: Dùng sơ đồ khối để đặc tả chức năng “Lập danh sách trúng tuyển và danh sách trượt”

Phân tích hệ thống quản lý bán hàng của một công ty về chức năng

1) Sơ đồ chức năng nghiệp vụ của hệ thống: Được phân thành ba mức

- Mức 1 gồm 1 chức năng: Quản lý bán hàng

- Mức 2 gồm 5 chức năng con: Mua hàng, bán hàng, thanh toán, thông kê, tìm kiếm

Mức 3 bao gồm 18 chức năng con thiết yếu như lập dự trù mua hàng, cập nhật và chuyển phiếu nhập, cũng như thông tin nhà phân phối và mặt hàng Ngoài ra, hệ thống cho phép kiểm tra lượng hàng, cập nhật thông tin khách hàng, lập và in phiếu xuất, nhận phiếu nhập và xuất, cùng với việc in phiếu thanh toán cho cả nhà phân phối và khách hàng Đặc biệt, các chức năng thống kê lượng hàng tồn kho, doanh thu, và lượng hàng đã mua và bán theo định kỳ cũng được tích hợp, giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm thông tin về nhà phân phối, khách hàng và danh mục mặt hàng.

Q uả n lý b án h àn g C ập nh ật v à ch uy ển p hi ếu nh ập

K iể m tr a lư ợn g h àn g

C ập nh ật th ô n g ti n k h ác h h àn g

M u a h àn g T hố ng k ê B án h àn g T h an h t o án T ìm k iế m C ập nh ật th ô n g ti n n h à p h ân ph ối

C ập nh ật th ô n g ti n m ặt h àn g

L ập v à i n ph iế u xu ất

N hậ n ph iế u nh ập

N hậ n ph iế u xu ất

In ph iế u th an h to án ch o n h à p h ân ph ối

In ph iế u th an h to án ch o k h ác h h àn g

T hố ng k ê lư ợn g h àn g tồ n k h o

T hố ng k ê d o an h th u th eo đị nh kỳ

T hố ng k ê lư ợn g h àn g đã m u a th eo đị nh kỳ

T hố ng k ê lư ợn g h àn g đã b án th eo đị nh kỳ

T ìm ki ếm th ô n g ti n về n h à p h ân ph ối

T ìm ki ếm th ô n g ti n v ề k h ác h h àn g

T ìm ki ếm th ô n g ti n về d an h m ục m ặt h àn g

Hình 2.1 Sơ đồ chức năng nghiệp vụ của hệ thống quản lý bán hàng

2) Sơ đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh của hệ thống

Sơ đồ luồng dữ liệu khung cảnh của hệ thống bao gồm chức năng quản lý bán hàng, bốn tác nhân bên ngoài là công ty, cấp trên, nhà phân phối và khách hàng, cùng với các dòng dữ liệu tương tác giữa hệ thống và những tác nhân này.

Danh mục mặt hàng cần mua Kết quả tìm kiếm về mặt hàng Mặt hàng

Phiếu xuất Phiếu thanh toán mua

Bảng thống kê lượng hàng bán Bảng thống kê lượng hàng mua

Bảng thống kê doanh thu Bảng thống kê lượng hàng tồn kho

D an h m ục m ặt hà ng D ự t rù m ua h àn g

T hô ng tin n hà p hâ n p hố i P hiế u t ha nh to án m ua

Tiêu chí tìm kiếm về mặt hàng

T iê u c hí tìm k iế m v ề k há ch h àn g K ết qu ả t ìm k iế m v ề đ ại lý

K ết qu ả t ìm k iế m v ề k há ch h àn g

T iê u c hí tìm k iế m v ề m ặt hà ng T iê u c hí tìm k iế m v ề n hà p hâ n p hố i K ết qu ả t ìm k iế m v ề n hà p hâ n p hố i

Hình 2.2 Sơ đồ dòng dữ liệu mức khung cảnh của hệ thống quản lý bán hàng

3) Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh

Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh của hệ thống bao gồm năm chức năng chính: bán hàng, mua hàng, thanh toán, thống kê và tìm kiếm Hệ thống có bốn tác nhân bên ngoài là công ty, cấp trên, nhà phân phối và khách hàng Ngoài ra, còn có bốn kho dữ liệu quan trọng: khách hàng, nhà phân phối, mặt hàng và phiếu xuất/nhập Các dòng dữ liệu kết nối giữa các chức năng với tác nhân bên ngoài và kho dữ liệu, cũng như giữa các chức năng với nhau, tạo thành một hệ thống thông tin đồng bộ và hiệu quả.

C ấp tr ên N hà p hâ n ph ối

T h ô n g t in k h ác h h àn g D an h m ục m ặt h àn g cầ n m ua

Tiê u c hí t ìm ki ếm về kh ách hà ng ết K q uả tì m k iế v m m ề h ặt g àn

M ặt h àn g P hi ếu x uấ t

Ph iế u th an h to án m ua

B ản g th ốn g kê lư ợn g hà ng b án B ản g th ốn g kê lư ợn g hà ng m ua B ản g th ốn g kê lư ợn g do an h th u

B ản g th ốn g kê lư ợn g hà ng tồ n kh o

Thông tin nhà phân phối

Kết qu ả tì m k iếm về kh ách hà ng

Phiếu nhập iê T ch u í t ìm k iế v m m ề h ặt g àn

Tiê u c hí t ìm ki ếm về nh à p hân ph ối

Ph iế u th an h to án b án

Phi ếu xuấ t iế Ph nh u ập

N hà p hâ n ph ối P hi ếu x uấ t/ nh ập N hà p hâ n ph ối M ặt h àn g K h ác h h àn g

Tiê u c hí t ìm ki ếm về m ặt h àng

Hình 2.3 Sơ đồ dòng dữ liệu mức đỉnh của hệ thống quản lý bán hàng

4) Sơ đồ dòng dữ liệu mức dưới đỉnh

Sơ đồ dòng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng mua hàng

Sơ đồ luồng dữ liệu của chức năng mua hàng bao gồm bốn chức năng chính: lập và in dự trù mua hàng, cập nhật thông tin mặt hàng, cập nhật thông tin nhà phân phối, và chuyển phiếu nhập Hệ thống có một tác nhân ngoài là nhà phân phối và ba kho dữ liệu quan trọng: thông tin về nhà phân phối, mặt hàng, và phiếu xuất/nhập Ngoài ra, còn có một tác nhân nội bộ liên quan đến quá trình thanh toán, cùng với các dòng dữ liệu kết nối giữa các chức năng, tác nhân ngoài, kho dữ liệu, và tác nhân nội bộ.

Lâp và in dự trù mua hàng

Cập nhật thông tin mặt hàng

Cập nhật và chuyển phiếu nhập

Nhà phân phối Mặt hàng Phiếu xuất/nhâp

Cập nhật thông tin nhà phân phối

Dự tr ù m ua hà ng

Hình 2.4 Sơ đồ dòng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng mua hàng

Sơ đồ dòng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng bán hàng

Sơ đồ luồng dữ liệu trong chức năng bán hàng bao gồm ba chức năng chính: kiểm tra lượng hàng, cập nhật thông tin khách hàng, và lập cũng như in phiếu xuất Hệ thống tương tác với tác nhân ngoài là khách hàng và ba kho dữ liệu quan trọng: kho dữ liệu khách hàng, mặt hàng, và phiếu xuất/nhập Bên cạnh đó, tác nhân trong là thanh toán đóng vai trò quan trọng, cùng với các dòng dữ liệu liên kết giữa các chức năng, tác nhân ngoài và kho dữ liệu.

Kiểm tra lượng hàng Lập và in phiếu xuất

Mặt hàng Khách hàng Phiếu xuất/nhâp

Cập nhật thông tin khách hàng

D an h m ục m ặt h àn g c ần m ua T h ô n g ti n k h ác h h àn g

Phiếu xuất/nhâp Mặt hàng

Hình 2.5 Sơ đồ dòng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng bán hàng

Sơ đồ dòng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng thanh toán

Sơ đồ luồng dữ liệu trong chức năng thanh toán bao gồm bốn chức năng chính: nhận phiếu nhập, nhận phiếu xuất, in phiếu thanh toán cho nhà phân phối và in phiếu thanh toán cho khách hàng Hệ thống có hai tác nhân ngoài là khách hàng và nhà phân phối, cùng với ba kho dữ liệu quan trọng: khách hàng, mặt hàng và nhà phân phối Ngoài ra, có một tác nhân nội bộ là mua hàng và bán hàng, cùng với các dòng dữ liệu liên kết giữa các chức năng, tác nhân ngoài và kho dữ liệu, cũng như giữa các chức năng với nhau.

In phiếu thanh toán cho nhà phân phối

Nhận phiếu nhập Nhận phiếu xuất

In phiếu thanh toán cho khách hàng

Phi ếu t han h to án m ua

Ph iếu th an h t oá n b án Khách hàng

Hình 2.6 Sơ đồ dòng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng thanh toán

Sơ đồ dòng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng thống kê

Sơ đồ luồng dữ liệu của chức năng thống kê bao gồm bốn chức năng chính: thống kê lượng hàng tồn kho, doanh thu theo định kỳ, lượng hàng đã mua và đã bán theo định kỳ Nó tương tác với một tác nhân bên ngoài là cấp trên và bao gồm bốn kho dữ liệu: khách hàng, mặt hàng, nhà phân phối, và phiếu xuất/nhập Các dòng dữ liệu kết nối các chức năng với tác nhân bên ngoài và kho dữ liệu, tạo nên một hệ thống thống kê hoàn chỉnh.

Bả ng th ốn g k ê l ượ ng hà ng bá n

Bảng thốn g kê d oanh thu

Bả ng thố ng kê lượ ng hàn g tồ n k ho

Thống kê lượng hàng đã mua theo định kỳ

Thống kê doanh thu theo định kỳ Phiếu xuất/nhập

Thống kê lượng hàng tồn kho

Thống kê lượng hàng đã bán theo định kỳ Phiếu xuất/nhập

Nhà phân phối Khách hàng

Bản g th ống kê lư ợng hà ng m ua

Hình 2.7 Sơ đồ dòng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng thống kê

Sơ đồ dòng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng tìm kiếm

Sơ đồ luồng dữ liệu dưới đỉnh của chức năng tìm kiếm bao gồm ba chức năng chính: tìm kiếm thông tin về danh mục mặt hàng, nhà phân phối và khách hàng Nó tương tác với hai tác nhân bên ngoài là khách hàng và công ty, cùng với ba kho dữ liệu quan trọng: khách hàng, mặt hàng và nhà phân phối Các dòng dữ liệu được thiết lập giữa các chức năng này, các tác nhân bên ngoài và kho dữ liệu để đảm bảo quy trình tìm kiếm diễn ra hiệu quả.

T iê u c hí tìm k iế m v ề k há ch h àn g

K ết q uả tì m k iế m v ề m ặt h àn g K ết q uả tì m k iế m v ề nh à ph ân p hố i

K ết qu ả t ìm k iế m v ề k há ch h àn g

T iê u ch í t ìm k iế m v ề m ặt h àn g

T iê u ch í t ìm k iế m v ề nh à ph ân p hố i

Tìm kiếm thông tin về khách hàng

Nhà phân phối Khách hàng Mặt hàng

Tìm kiếm thông tin về danh mục mặt hàng

Tìm kiếm thông tin về nhà phân phối

K ết q uả tì m k iế m v ề m ặt h àn g

Ti êu c hí tì m k iế m v ề m ặt h àn g

Hình 2.8 Sơ đồ dòng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng tìm kiếm

Tiến trình cập nhật thông tin mặt hàng

- Tên tiến trình: cập nhật thông tin mặt hàng

- Dữ liệu vào: Danh mục mặt hàng

- Dữ liệu ra: File Mặt hàng

+ DO WHILE có mặt hàng mới

INPUT record mặt hàng WRITE record mặt hàng vào file Mặt hàng ENDDO

Tiến trình tìm kiếm thông tin về danh mục mặt hàng

- Tên tiến trình: Tìm kiếm thông tin về danh mục mặt hàng

- Dữ liệu vào: tên mặt hàng

- Dữ liệu ra: File Mặt hàng

+ DO WHILE còn muốn xem

INPUT tên mặt hàng cần tìm FIND record mặt hàng có tên vừa nhập

READ record mặt hàng LIST record mặt hàng ELSE

WRITE „Không tìm thấy mặt hàng Xin hãy nhập lại mặt hàng khác.‟ ENDDO

Phân tích hệ thống quản lý nhân sự của một công ty về chức năng

1) Sơ đồ chức năng nghiệp vụ của hệ thống

Hệ thống quản lý nhân sự được phân chia thành ba mức chức năng chính Mức 1 tập trung vào quản lý nhân sự tổng quát, trong khi mức 2 bao gồm bốn chức năng con: quản lý hồ sơ, quản lý lương, quản lý công tác và tìm kiếm Mức 3 chi tiết hóa 17 chức năng con, bao gồm nhận và kiểm tra hồ sơ, cập nhật hồ sơ và phòng ban, phân phòng, cập nhật thông tin chức vụ và lương, lập bảng xét tăng lương, chấm công, tính lương, hợp đồng lao động, quyết định luân chuyển công tác, tăng lương, đi công tác, thôi việc, cùng với việc tìm kiếm thông tin về nhân viên, lương và quá trình công tác.

C ập nh ật hồ sơ

C ập nh ật th ô n g ti n về lư ơn g

L ập bả ng x ét tă ng lư ơn g

L ập bả ng ch ấm cô n g

C ập nh ật th ô n g ti n ch ức vụ

L ập bả ng tí n h lư ơn g

L ập hợ p đồ ng la o độ ng

L ập qu yế t đị nh lu ân ch uy ển cô n g tá c

L ập qu yế t đị nh tă ng lư ơn g

L ập qu yế t đị nh đi cô n g tá c

L ập qu yế t đị nh th ô i vi ệc

T ìm ki ếm th ô n g ti n về n h ân v iê n

T ìm ki ếm th ô n g ti n về lư ơn g

T ìm ki ếm th ô n g ti n về q u á tr ìn h cô n g tá c

Q uả n lý n hâ n sự T ìm k iế m Q uả n lý c ôn g tá c Q uả n lý lư ơn g Q uả n lý h ồ sơ N hậ n v à ki ểm tr a hồ sơ

Hình 2.9 Sơ đồ chức năng nghiệp vụ của hệ thống quản lý nhân sự

Sơ đồ luồng dữ liệu trong hệ thống quản lý nhân sự bao gồm một chức năng chính cùng ba tác nhân bên ngoài: nhân viên, phòng tổ chức cán bộ và phòng tài vụ, với các dòng dữ liệu được trao đổi giữa hệ thống và các tác nhân này.

Phòng tổ chức cán bộ

Thông tin về chức vụ

Thông tin về lương Hợp đồng lao động

B ản g c hấ m c ôn g Q uy ết địn h l uâ n c hu yể n c ôn g t ác Q uy ết địn h t ăn g l ươ ng

Q uy ết địn h đ i c ôn g t ác Q uy ết địn h t hô i v iệ c

B ản g x ét tă ng lư ơn g

Tiêu chí tìm kiếm thông tin về nhân viên Kết quả tìm kiếm thông tin về nhân viên

Kết quả tìm kiếm thông tin về lương Kết quả tìm kiếm thông tin về quá trình công tác

Tiêu chí tìm kiếm thông tin về lương

Tiêu chí tìm kiếm thông tin về quá trình công tác

Hình 2.10 Sơ đồ dòng dữ liệu mức khung cảnh của hệ thống quản lý nhân sự

Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh của hệ thống bao gồm bốn chức năng chính: quản lý hồ sơ, quản lý lương, quản lý công tác và tìm kiếm Hệ thống có bốn tác nhân ngoài là nhân viên, phòng tổ chức cán bộ và phòng tài vụ Bên cạnh đó, có bốn kho dữ liệu quan trọng: hồ sơ, lương, quyết định và phòng ban Các dòng dữ liệu được thiết lập giữa các chức năng, tác nhân ngoài và kho dữ liệu, tạo nên sự liên kết chặt chẽ trong quản lý thông tin.

Phòng tổ chức cán bộ Nhân viên

Thông tin về chức vụ

Bảng lương Thông tin về lương

H ợp đ ồn g la o độ ng

Q uy ết địn h l uâ n c hu yể n c ôn g t ác Q uy ết địn h t ăn g l ươ ng

Q uy ết địn h đ i c ôn g t ác Q uy ết địn h t hô i v iệ c

Tiêu chí tìm kiếm thông tin về nhân viên Kết quả tìm kiếm thông tin về nhân viên

Kết quả tìm kiếm thông tin về lương Kết quả tìm kiếm thông tin về quá trình công tác

Tiêu chí tìm kiếm thông tin về lương

Hình 2.11 Sơ đồ dòng dữ liệu mức đỉnh của hệ thống quản lý nhân sự

Sơ đồ dòng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng quản lý hồ sơ

Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh trong chức năng quản lý hồ sơ bao gồm bốn chức năng chính: nhận và kiểm tra hồ sơ, cập nhật hồ sơ, cập nhật phòng, và phân phòng Hệ thống này có sự tham gia của hai tác nhân bên ngoài là phòng tổ chức cán bộ và nhân viên Ngoài ra, còn có hai kho dữ liệu quan trọng là phòng ban và hồ sơ, cùng với các dòng dữ liệu liên kết giữa các chức năng, tác nhân bên ngoài và kho dữ liệu.

Nhận và kiểm tra hồ sơ

Hồ sơ đã kiểm tra

Hình 2.12 Sơ đồ dòng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng quản lý hồ sơ

Sơ đồ dòng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng quản lý lương

Sơ đồ luồng dữ liệu trong quản lý lương bao gồm năm chức năng chính: cập nhật thông tin chức vụ, cập nhật thông tin lương, lập bảng tính lương, lập bảng chấm công và lập bảng xét tăng lương Hệ thống này tương tác với hai tác nhân bên ngoài là phòng tổ chức cán bộ và phòng tài vụ, đồng thời sử dụng ba kho dữ liệu gồm hồ sơ, quyết định và lương Các dòng dữ liệu được truyền tải giữa các chức năng, tác nhân bên ngoài và kho dữ liệu, đảm bảo quy trình quản lý lương diễn ra hiệu quả.

Th ông tin về ch ức vụ

Bả ng xét tăn g lư ơng

Cập nhật thông tin về lương

Lập bảng xét tăng lương

Cập nhật thông tin chức vụ

Lập bảng tính lương Lương

Hình 2.13 Sơ đồ dòng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng quản lý lương

Sơ đồ dòng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng quản lý công tác

Sơ đồ luồng dữ liệu trong quản lý công tác bao gồm năm chức năng chính: lập hợp đồng lao động, quyết định đi công tác, quyết định thôi việc, quyết định luân chuyển công tác và quyết định tăng lương Nó cũng liên quan đến hai tác nhân bên ngoài là phòng tổ chức cán bộ và nhân viên, cùng với ba kho dữ liệu quan trọng: hồ sơ, quyết định và lương Các dòng dữ liệu kết nối giữa các chức năng, tác nhân bên ngoài và kho dữ liệu là rất cần thiết để đảm bảo quy trình quản lý hiệu quả.

Quy ết địn h luâ n chu yển c ông t ác

Qu yết địn h tă ng lươ ng

Quyết định đi công tác

Qu yế t đ ịnh th ôi việ c

Lập quyết định tăng lương

Lập quyết định đi công tác

Lập hợp đồng lao động

Lập quyết định thôi việc Lập quyết định luân chuyển công tác

Hình 2.14 Sơ đồ dòng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng quản lý công tác

Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng tìm kiếm bao gồm ba chức năng chính: tìm kiếm thông tin về nhân viên, tìm kiếm thông tin về lương và tìm kiếm thông tin về quá trình công tác Tác nhân ngoài trong hệ thống này là phòng tổ chức cán bộ, trong khi ba kho dữ liệu quan trọng bao gồm hồ sơ, quyết định và lương Dữ liệu được truyền tải giữa các chức năng, tác nhân ngoài và kho dữ liệu để đảm bảo quy trình tìm kiếm diễn ra hiệu quả.

Tìm kiếm thông tin về nhân viên

Tiêu chí tì m kiếm th ông tin về nhân viên

Kết quả tìm kiếm thôn g tin về nh ân viên

Kết q uả tìm kiếm thông tin về lương

Kết quả tìm kiếm thông tin về quá trình công tác

Tiêu c hí tìm kiếm thông tin về lương

Tìm kiếm thông tin về quá trình công tác

Tìm kiếm thông tin về lương

Tiến trình cập nhật hồ sơ

- Tên tiến trình: Cập nhật hồ sơ

- Dữ liệu vào: Hồ sơ đã qua kiểm tra

- Dữ liệu ra: File Hồ sơ

+ DO WHILE có nhân viên mới

INPUT record nhân viên WRITE record nhân viên vào file Hồ sơ ENDDO

Tiến trình tìm kiếm thông tin nhân viên

- Tên tiến trình: Tìm kiếm thông tin nhân viên

- Dữ liệu vào: Mã nhân viên

- Dữ liệu ra: File Hồ sơ

INPUT mã số nhân viên cần tìm FIND record nhân viên có mã vừa nhập

READ record nhân viên LIST record nhân viên ELSE

WRITE „Không tìm thấy nhân viên Xin hãy nhập lại nhân viên khác.‟ ENDDO

Tiến trình lập cập nhật bảng chấm công

- Tên tiến trình: cập nhật bảng chấm công

- Dữ liệu vào: năm, tháng, mã số nhân viên, ngày công, ngày nghỉ

- Dữ liệu ra: Lương (chấm công)

+ OPEN File Lương (chấm công)

+ FIND record năm, tháng vừa nhập

+ DO WHILE còn muốn cập nhật

INPUT năm, tháng, mã số nhân viên, ngày công, ngày nghỉ FIND record nhân viên có mã vừa nhập

INPUT công làm việc của nhân viên WRITE record nhân viên đã cập nhật vào file Lương (Chấm công) ELSE

WRITE „Không tìm thấy nhân viên Xin hãy nhập lại nhân viên khác.‟ ENDDO

Tiến trình lập bảng chấm công

- Tên tiến trình: Lập bảng chấm công

- Dữ liệu vào: năm, tháng

- Dữ liệu ra: Bảng chấm công

+ OPEN File Lương (chấm công)

+ DO WHILE còn nhân viên

READ record ngày công của nhân viên LIST record ngày công của nhân viên ENDDO

- Tên tiến trình: Tính lương

- Dữ liệu ra: File Lương

+ DO WHILE còn nhân viên chưa tính lương

Để quản lý lương nhân viên hiệu quả, cần thực hiện các bước sau: ghi chép chính xác bảng chấm công, tính toán lương chính và các phụ cấp như sinh hoạt và chức vụ Tiếp theo, cần tính phụ cấp thâm niên, lương làm thêm và thưởng Ngoài ra, không quên tính lương tạm ứng, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, lương phạt và các loại phí khác Cuối cùng, tổng hợp tất cả để xác định tổng lương của nhân viên.

CALULATE khấu trừ CALULATE lương còn lĩnh WRITE record lương của nhân viên đã tính vào file Lương ENDDO

Tiến trình lập bảng lương

- Tên tiến trình: Lập bảng lương

- Dữ liệu vào: năm, tháng, File Lương

- Dữ liệu ra: Bảng lương

+ DO WHILE còn nhân viên

READ record lương của nhân viên LIST record lương của nhân viên ENDDO

2.3 Phân tích hệ thống quản lý điểm của một khoa trong một trường đại học về chức năng

Hệ thống chức năng nghiệp vụ được phân chia thành ba mức chính: Mức 1 tập trung vào quản lý điểm; Mức 2 bao gồm bốn chức năng con như kiểm tra hồ sơ và chia lớp, cập nhật danh sách điểm và môn học, xử lý điểm thi, cùng với in ấn và tìm kiếm; Mức 3 mở rộng với 17 chức năng con, bao gồm tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ, cập nhật hồ sơ và danh sách lớp, chia lớp, cập nhật danh sách môn học, cập nhật điểm thi, tìm kiếm thông tin tổng hợp, in danh sách thi, phiếu báo điểm, bảng điểm lớp, danh sách thi lại đạt học bổng, danh sách thi tốt nghiệp và không thi tốt nghiệp, cùng với bảng điểm của sinh viên.

Kiểm tra hồ sơ và chia lớp

Cập nhật danh sách điểm và môn học

In ấn và tìm kiếm

Cập nhật danh sách lớp

Cập nhật danh sách môn học

In bảng điểm của lớp

In DS thi lại đạt học bổng

In bảng điểm của sinh viên

Tìm kiếm thông tin tổng hợp

Hình 2.16 Sơ đồ chức năng nghiệp vụ của hệ thống quản lý điểm

Sơ đồ luồng dữ liệu ở mức khung cảnh của hệ thống bao gồm một chức năng quản lý điểm, ba tác nhân bên ngoài là sinh viên, phòng đào tạo và khoa/lớp, cùng với các dòng dữ liệu kết nối giữa hệ thống và các tác nhân này.

Sinh viên Quản lý ®iÓm

Hình 2.17 Sơ đồ dòng dữ liệu mức khung cảnh của hệ thống quản lý điểm

Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh của hệ thống bao gồm bốn chức năng chính: kiểm tra hồ sơ và chia lớp, cập nhật danh sách điểm và môn học, xử lý điểm thi, cùng với in ấn và tìm kiếm Hệ thống tương tác với ba tác nhân bên ngoài là sinh viên, phòng đào tạo, và khoa/lớp, đồng thời quản lý bốn kho dữ liệu hồ sơ.

Trong hệ thống quản lý giáo dục, SV, DS lớp, DS môn học, và sổ điểm chung đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức và theo dõi thông tin Các dòng dữ liệu giữa các chức năng và các tác nhân bên ngoài, cũng như giữa các chức năng với nhau, giúp đảm bảo tính liên kết và hiệu quả trong việc quản lý dữ liệu Việc tối ưu hóa các dòng dữ liệu này là cần thiết để nâng cao chất lượng thông tin và hỗ trợ ra quyết định trong giáo dục.

KiÓm tra hồ sơ & chia líp

Hình 2.18 Sơ đồ dòng dữ liệu mức đỉnh của hệ thống quản lý điểm

Sơ đồ dòng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng kiểm tra hồ sơ và chia lớp

Sơ đồ luồng dữ liệu dưới đỉnh cho chức năng kiểm tra hồ sơ và chia lớp bao gồm bốn chức năng chính: tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ, cập nhật hồ sơ, cập nhật danh sách lớp, và chia lớp Hai tác nhân ngoài liên quan là sinh viên và phòng đào tạo, trong khi hai kho dữ liệu cần thiết là hồ sơ.

SV, DS lớp; và các dòng dữ liệu giữa các chức năng với các tác nhân ngoài và kho dữ liệu

& kiÓm tra hồ sơ Cập nhật hồ sơ

CËp nhËt danh sách líp

DS lớp Hồ sơ SV

Hình 2.19 Sơ đồ dòng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng kiểm tra hồ sơ và chia lớp

Sơ đồ dòng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng cập nhật danh sách điểm và môn học

Sơ đồ luồng dữ liệu cho chức năng cập nhật danh sách điểm và môn học bao gồm hai chức năng chính: cập nhật danh sách môn học và cập nhật điểm thi Hệ thống tương tác với tác nhân ngoài là khoa/lớp và sử dụng ba kho dữ liệu quan trọng: danh sách môn học, sổ điểm chung và hồ sơ sinh viên Các dòng dữ liệu được thiết lập giữa các chức năng, tác nhân ngoài và kho dữ liệu để đảm bảo quá trình cập nhật diễn ra hiệu quả.

DS môn học Sổ điểm chung

Hình 2.20 Sơ đồ dòng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng cập nhật danh sách điểm và môn học

Sơ đồ dòng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng in ấn và tìm kiếm

Sơ đồ luồng dữ liệu dưới đỉnh chức năng in ấn và tìm kiếm bao gồm bảy chức năng chính: tìm kiếm thông tin tổng hợp, in danh sách thi, in phiếu báo điểm, in bảng điểm lớp, in danh sách thi lại và đạt học bổng, in danh sách thi tốt nghiệp và không dự thi tốt nghiệp, cùng với in bảng điểm sinh viên Các tác nhân ngoài liên quan là sinh viên và khoa/lớp, trong khi ba kho dữ liệu quan trọng bao gồm danh sách môn học, sổ điểm chung, hồ sơ sinh viên và danh sách lớp Dữ liệu được truyền giữa các chức năng, tác nhân ngoài và kho dữ liệu để đảm bảo quy trình hoạt động hiệu quả.

T×m kiÕm thông tin tổng hợp

In bảng điểm của líp

In danh sách thi lại, học bổng

In bảng điểm của sinh viên Sinh viên

Hồ sơ SV DS môn học

Hình 2.21 Sơ đồ dòng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng in ấn và tìm kiếm

Tiến trình cập nhật hồ sơ

- Tên tiến trình: Cập nhật hồ sơ

- Dữ liệu ra: File Hồ sơ SV

+ DO WHILE có sinh viên mới

INPUT record sinh viên WRITE record sinh viên vào file Hồ sơ SV ENDDO

Tiến trình tính điểm trung bình học phần lý thuyết

- Tên tiến trình: Tính điểm trung bình học phần lý thuyết

- Dữ liệu vào: Bảng điểm lý thuyết (DiemLT), danh sách môn học (MonhocCDDH), danh sách sinh viên (SVCDDH)

- Dữ liệu ra: Điểm trung bình học phần lý thuyết

Với mỗi học phần thực hiện

Với mỗi mã sinh viên thực hiện

Nếu số đơn vị học trình < 4 thì

DTBHP:=Trọng số 1* Điểm KTL1 + (1-Trọng số 1)* Điểm thi Ngược lại

DTBHP:=Trọng số 1* Điểm KTL1 + Trọng số 2* Điểm KTL2 + (1- Trọng số 1- Trọng số 2)* Điểm thi

Tính điểm trung bình học phần thực hành

- Tên tiến trình: Tính điểm trung bình học phần thực hành

- Dữ liệu vào: Bảng điểm thực hành (DiemTH), danh sách môn học (MonhocCDDH), danh sách sinh viên (SVCDDH)

- Dữ liệu ra: Điểm trung bình học phần thực hành

Với mỗi học phần thực hiện

Tên tiến trình: Tính điểm trung bình học kỳ

- Dữ liệu vào: Bảng điểm trung bình học phần lý thuyết, thực hành, danh sách môn học (MonhocCDDH), danh sách sinh viên (SVCDDH)

- Dữ liệu ra: Điểm trung bình học kỳ

Tổng điểm:=0; Tổng số học trình:=0;

Với mỗi học kỳ thực hiện

Tổng điểm:= Tổng điểm + DTBHP*Số đơn vị học trình;

Tổng số học trình:= Tổng số học trình+ Số đơn vị học trình; Điểm TBHK:= Tổng điểm/ Tổng số học trình

Tính điểm trung bình năm học

- Tên tiến trình: Tính điểm trung bình năm học

- Dữ liệu vào: Bảng điểm trung bình học phần lý thuyết, thực hành, danh sách môn học (MonhocCDDH), danh sách sinh viên (SVCDDH)

- Dữ liệu ra: Điểm trung bình năm học

Tổng điểm:=0; Tổng số học trình:=0;

Với mỗi năm học thực hiện

Tổng điểm:= Tổng điểm + DTBHP*Số đơn vị học trình;

Tổng số học trình:= Tổng số học trình+ Số đơn vị học trình; Điểm TBNH:= Tổng điểm/ Tổng số học trình

In bảng điểm của lớp

- Tên tiến trình: In bảng điểm của lớp

- Dữ liệu vào: Mã lớp, năm học, học kỳ, thông tin về sinh viên, thông tin về môn học, sổ điểm chung

- Dữ liệu ra: Bảng điểm của lớp

Danh sách sinh viên của lớp = ;

Với mỗi sinh viên SV có trong danh sách

+ tính điểm trung bình học kỳ (HK) của năm học (NH)

+ đưa M với điểm các môn học và điểm trung bình học kỳ vào Danh sách sinh viên của lớp

Nếu Danh sách sinh viên của lớp ≠  thì in danh sách bảng điểm của lớp;

Phân tích hệ thống quản lý quản lý hộ tịch tại một xã về chức năng

Hệ thống chức năng nghiệp vụ được chia thành bốn mức: Mức 1 là quản lý hộ tịch; Mức 2 bao gồm bốn chức năng con: quản lý khai sinh, quản lý chứng tử, quản lý kết hôn, và tìm kiếm-thống kê-in ấn Mức 3 có 12 chức năng con, bao gồm tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ nhân khẩu khai sinh, cập nhật thông tin khai sinh, cấp giấy khai sinh, tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ đăng ký kết hôn, cập nhật thông tin đăng ký kết hôn, và cấp giấy chứng nhận đăng ký kết hôn, cùng với các chức năng tương tự cho chứng tử Mức 4 cũng gồm 12 chức năng con, như tìm kiếm nhân khẩu khai sinh, kết hôn, chứng tử, thống kê tình hình khai sinh, kết hôn, chứng tử, báo cáo tổng hợp, và in các loại giấy tờ liên quan như giấy khai sinh, giấy chứng nhận kết hôn, và giấy chứng tử.

T ìm k iế m , th ố n g k ê , in ấ n Q u ả n l ý k ế t h ô n Q u ả n l ý k h a i si n h T iế p n h ậ n v à k iể m tr a h ồ sơ n h â n k h ẩ u k h a i s in h

T iế p n h ậ n v à k iể m tr a h ồ sơ đ ă n g k ý c h ứ n g tử

Hình 2.22 Sơ đồ chức năng nghiệp vụ của hệ thống quản lý hộ tịch

Sơ đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh của hệ thống bao gồm chức năng quản lý hộ tịch, ba tác nhân bên ngoài là người dân, cấp trên và cán bộ hộ tịch, cùng với các dòng dữ liệu tương tác giữa hệ thống và các tác nhân này.

Người dân Cán bộ hộ tịch

Hồ sơ đăng ký khai tử

Hồ sơ đăng ký kết hôn

Hồ sơ đăng ký khai sinh

Hồ sơ thay đổi, cải chính nội dung khai sinh

Giấy khai sinh bản chính

Tờ khai cấp lại bản chính khai sinh

Giấy khai sinh bản chính cấp lại

Giấy chứng nhận kết hôn bản chính, bản sao

Tiêu chí tìm kiếm Kết quả tìm kiếm

Báo cáo tổng hợp số liệu theo tháng, theo kỳ

Thông tin thống kê tình hình khai sinh

Thông tin thống kê tình hình chứng tử

Thông tin thống kê tình hình kết hôn

Tờ khai đăng ký lại việc kết hôn

Giấy chứng nhận kết hôn bản chính đăng ký lại

Giấy chứng tử bản chính, bản sao

Hình 2.23 Sơ đồ dòng dữ liệu mức khung cảnh của hệ thống quản lý hộ tịch

Sơ đồ luồng dữ liệu của hệ thống bao gồm bốn chức năng chính: quản lý khai sinh, quản lý chứng tử, quản lý kết hôn, và tìm kiếm-thống kê-in ấn Hệ thống tương tác với ba tác nhân bên ngoài: người dân, cấp trên, và cán bộ hộ tịch Bên cạnh đó, có bốn kho dữ liệu quan trọng: sổ khai sinh, sổ hộ khẩu, sổ kết hôn, và sổ chứng tử Các dòng dữ liệu được thiết lập giữa các chức năng, các tác nhân bên ngoài, và kho dữ liệu, tạo nên một mạng lưới thông tin liên kết chặt chẽ.

Quản lý chứng tử Quản lý kết hôn

Tìm kiếm, thống kê, in ấn Cán bộ hộ tịch

Sổ khai sinh Sổ hộ khẩu

Sổ kết hôn Sổ chứng tử

Giấy khai sinh bản chính, bản sao

Hồ sơ thay đổi, cải chính nội dung khai sinh Giấy khai sinh bản chính cấp lại

Hồ sơ đăng ký chứng tử

Hồ sơ đăng ký kết hôn

Báo cáo tổng hợp số liệu theo tháng, theo Tình hình khai sinh, kỳ chứng tử, kết hôn

Hình 2.24 Sơ đồ dòng dữ liệu mức đỉnh của hệ thống quản lý hộ tịch

Sơ đồ dòng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng quản lý khai sinh

Sơ đồ luồng dữ liệu trong quản lý khai sinh bao gồm ba chức năng chính: tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ nhân khẩu khai sinh, cập nhật thông tin nhân khẩu khai sinh, và cấp giấy khai sinh Tác nhân ngoài là người dân, trong khi hai kho dữ liệu quan trọng là sổ khai sinh và sổ hộ khẩu Các dòng dữ liệu sẽ kết nối giữa các chức năng với tác nhân ngoài và kho dữ liệu, đảm bảo quy trình diễn ra một cách hiệu quả.

Tiếp nhận và kiểm tra hồ nhân khẩu khai sinh

Cập nhật thông tin nhân khẩu khai sinh

Sổ hộ khẩu Sổkhai sinh

Hồ sơ không hợp lệ Hồ sơ hợp lệ

Giấy khai sinh bản chính, cấp lại

Hình 2.25 Sơ đồ dòng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng quản lý khai sinh

Sơ đồ dòng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng quản lý kết hôn

Sơ đồ luồng dữ liệu trong chức năng quản lý kết hôn bao gồm ba hoạt động chính: tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ đăng ký kết hôn, cập nhật thông tin đăng ký kết hôn, và cấp giấy chứng nhận đăng ký kết hôn Tác nhân chính trong quá trình này là người dân, cùng với hai kho dữ liệu quan trọng là sổ kết hôn và sổ hộ khẩu Các dòng dữ liệu được truyền tải giữa các chức năng, tác nhân ngoài và kho dữ liệu để đảm bảo quy trình diễn ra hiệu quả.

Cập nhật thông tin kết hôn

Cấp giấy chứng nhận kết hôn

Sổ kết hôn Người dân

Hồ sơ không hợp lệ

Gi ấy c hứng n hận k ết hô n b ản c hỉn h - đă ng ký lại

Hình 2.26 Sơ đồ dòng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng quản lý kết hôn

Sơ đồ dòng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng quản lý chứng tử

Sơ đồ luồng dữ liệu của chức năng quản lý chứng tử bao gồm ba chức năng chính: tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ đăng ký chứng tử, cập nhật thông tin đăng ký chứng tử, và cấp giấy chứng nhận đăng ký chứng tử Tác nhân ngoài trong quy trình này là người dân, trong khi hai kho dữ liệu quan trọng là sổ chứng tử và sổ hộ khẩu Các dòng dữ liệu được trao đổi giữa các chức năng, tác nhân ngoài và kho dữ liệu nhằm đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong quản lý chứng tử.

Cập nhật thông tin kết hôn

Cấp giấy chứng nhận kết hôn

Sổ kết hôn Người dân

Hồ sơ không hợp lệ

Gi ấy c hứng n hận k ết hô n b ản c hỉn h - đă ng ký lại

Hình 2.27 Sơ đồ dòng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng quản lý chứng tử

Sơ đồ dòng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng tìm kiếm, thống kê, in ấn

Sơ đồ luồng dữ liệu ở mức dưới đỉnh của chức năng tìm kiếm, thống kê và in ấn bao gồm ba chức năng chính: tìm kiếm, thống kê và in ấn Nó tương tác với ba tác nhân bên ngoài là người dân, cấp trên và cán bộ hộ tịch Hệ thống này còn liên kết với bốn kho dữ liệu quan trọng: sổ khai sinh, sổ hộ khẩu, sổ kết hôn và sổ chứng tử, cùng với các dòng dữ liệu chảy giữa các chức năng, tác nhân bên ngoài và kho dữ liệu.

In ấn Cán bộ hộ tịch

Thông tin kết hôn Thông tin chứng tử

Báo cáo số liệu theo kỳ theo tháng

Báo cáo tình hình kết hôn

Báo cáo tình hình khai sinh

Giấy khai sinh bản chính cấp lại, giấy chứng nhận kết hộ bản chính cấp lại

Hình 2.28 Sơ đồ dòng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng tìm kiếm, thống kê, in ấn

Sơ đồ luồng dữ liệu dưới đỉnh chức năng tìm kiếm bao gồm ba chức năng chính: tìm kiếm nhân khẩu khai sinh, tìm kiếm nhân khẩu kết hôn và tìm kiếm nhân khẩu chứng tử Các tác nhân ngoài liên quan bao gồm người dân, cấp trên và cán bộ hộ tịch Hệ thống này sử dụng bốn kho dữ liệu: sổ khai sinh, sổ hộ khẩu, sổ kết hôn và sổ chứng tử, cùng với các dòng dữ liệu kết nối giữa các chức năng, tác nhân ngoài và kho dữ liệu.

Tìm kiếm nhân khẩu khai sinh

Tìm kiếm nhân khẩu kết hôn

Tìm kiếm nhân khẩu chứng tử

Hồ sơ nhân khẩu thai đổi cải chính nọi dung khai sinh

Thông tin đăng ký lại việc hôn Thông tin chứng tử

Sơ đồ dòng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng thống kê

Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng thống kê bao gồm bốn chức năng chính: thống kê tình hình khai sinh, kết hôn, chứng tử và báo cáo tổng hợp Nó tương tác với ba tác nhân ngoài là người dân, cấp trên và cán bộ hộ tịch Hệ thống sử dụng bốn kho dữ liệu gồm sổ khai sinh, sổ hộ khẩu, sổ kết hôn và sổ chứng tử, đồng thời có các dòng dữ liệu liên kết giữa các chức năng, tác nhân ngoài và kho dữ liệu.

Báo cáo khai sinh đúng hạn

Thống kê tình hình khai sinh

Báo cáo số liệu theo kỳ, theo tháng

Thống kê tình hình kết hôn

Thống kê tình hình khai tử

Báo cáo khai sinh quá hạn

Báo cáo thay đổi cải chính nội dung khai sinh

Báo cáo tình hình đăng ký lại kết hôn

Báo cáo tình hình đăng ký kết hôn Báo cáo khai tử đúng hạn

Báo cáo khai tử quá hạn

Hình 2.30 Sơ đồ dòng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng thống kê

Sơ đồ dòng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng in ấn

Sơ đồ luồng dữ liệu trong chức năng in ấn bao gồm bốn chức năng chính: in giấy khai sinh bản chính và bản sao, in giấy khai sinh bản chính cấp lại, in giấy chứng nhận kết hôn bản chính và bản sao, cùng với in giấy kết hôn bản chính đăng ký cấp, và in giấy chứng tử bản chính và bản sao Hệ thống này còn có ba tác nhân ngoài là người dân, cấp trên và cán bộ hộ tịch, cùng với bốn kho dữ liệu quan trọng: sổ khai sinh, sổ hộ khẩu, sổ kết hôn và sổ chứng tử Các dòng dữ liệu giữa các chức năng, tác nhân ngoài và kho dữ liệu tạo nên một quy trình in ấn hiệu quả và đồng bộ.

Giấy khai sinh bản chính, bản sao Báo cáo số liệu theo kỳ, theo tháng

In ấn khai sinh bản chính, bản sao

In giấy khai sinh bản chính cấp lại

In giấy chứng nhận kết hôn bản chính, bản sao

In giấy chứng tử bản chính, bản sao

In giấy chứng nhận kết hôn bản chính đăng ký lại

Giấy khai sinh bản chính cấp lại

Giấy chứng nhận kết hôn bản chính-đăng ký lại

Giấy chứng tử bản chính cấp lại

Hình 2.31 Sơ đồ dòng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng in ấn

Tiến trình cập nhật thông tin khai sinh

- Tên tiến trình: Cập nhật thông tin khai sinh

- Dữ liệu ra: File sổ khai sinh, sổ hộ khẩu

+ OPEN File sổ khai sinh

+ OPEN File sổ hộ khẩu

+ DO WHILE có công dân mới

INPUT record công dân WRITE record công dân vào file sổ khai sinh, sổ hộ khẩu ENDDO

Tiến trình tìm kiếm thông tin nhân khẩu khai sinh

- Tên tiến trình: Tìm kiếm thông tin nhân khẩu khai sinh

- Dữ liệu vào: số sổ hộ khẩu, họ tên

- Dữ liệu ra: Thông tin về nhân khẩu

INPUT số sổ hộ khẩu INPUT họ tên cần tìm FIND record nhân khẩu có số sổ hộ khẩu, họ tên vừa nhập

READ record nhân khẩu LIST record nhân khẩu ELSE

WRITE „Không tìm thấy nhân khẩu Xin hãy nhập lại nhân khẩu khác.‟ ENDDO

Tiến trình in giấy khai sinh

- Tên tiến trình: in giấy khai sinh

- Dữ liệu vào: họ tên, số hộ khẩu

- Dữ liệu ra: giấy khai sinh

+ DO WHILE còn muốn cập nhật

INPUT sổ hộ khẩu INPUT họ tên FIND record nhân khẩu có số sổ hộ khẩu, họ tên vừa nhập

PRINT giấy khai sinh cho nhân khẩu vừa nhập ELSE

WRITE „Không tìm thấy nhân khẩu Xin hãy nhập lại nhân khẩu khác.‟ ENDDO

PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ DỮ LIỆU

THIẾT KẾ HỆ THỐNG

Tiêu đề	Bài tập phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý
Tác giả	Phạm Hùng Phú, Nguyễn Văn Thẩm
Trường học	Đại Học Sư Phạm Kỹ Thuật Nam Định
Chuyên ngành	Công Nghệ Thông Tin
Thể loại	Bài tập
Năm xuất bản	2012
Thành phố	Nam Định

Định dạng
Số trang	133
Dung lượng	2,31 MB