Đề tài hoàn thiện quy trình kiểm soát nội bộ hoạt động cho vay tại NHNo& PTNT đồng nai – chi nhánh tân biên”

Tuy nhiên đến nay thì định nghĩa sau đây là được chấp nhận rộng rãi nhất “Kiểm soát nội bộ là một quá trình do người quản lý hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó đư

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Trong nền kinh tế thị trường ,hiệu quả hoạt đông của một doanh nghiệp quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp đó Đối với ngân hàng thương mại, một tổ chức tài chính trung gian, thì hiệu quả hoạt động không những quyết định sự tồn tại, phát triển của bản thân ngân hàng mà còn ảnh hưởng đến hiệu quả của quá trình phân bổ, sử dụng vốn đầu tư và an toàn xã hội

Trong quá trình hoạt động, các doanh nghiệp không tránh khỏi những rủi ro Các tổ chức tín dụng là loại hình kinh doanh đặc biệt, hoạt động trong

cơ chế thị trường lại gặp phải rủi ro nhiều hơn bất kỳ ngành nghề nào, đặc biệt là rủi ro trong kinh doanh ngân hàng, có phản ứng dây chuyền, lây lan và ngày càng có biểu hiện phức tạp Khi ngân hàng rơi vào trạng thái tài chính khó khăn nghiêm trọng thì nguyên nhân thường phát sinh từ hoạt động cho vay của ngân hàng, hoạt động đem lại nhiều lợi nhuận nhất

Để hạn chế đến mức thấp nhất các rủi ro có thể xảy ra, một nhiệm vụ không thể thiếu được và ngày càng trở nên thiết yếu trong hoạt động của các

tổ chức tín dụng là phải tổ chức tốt công tác kiểm soát nội bộ (KSNB) trong bản thân từng đơn vị Kiểm soát nội bộ là những phương pháp và chính sách được thiết kế để ngăn chặn gian lận, giảm thiểu sai sót, khuyến khích hiệu quả hoạt động, và nhằm đạt được sự tuân thủ các chính sách và quy trình được thiết lập Chính hoạt động kiểm soát nội bộ sẽ phát hiện nhanh chóng các vi phạm chế định của nhà nước tại tổ chức tín dụng ,các khe hở trong văn bản chỉ đạo nội bộ tổ chức tín dụng, các thiếu sót trong tổ chức quy trình tác

nghiệp và các biểu hiện gian lận, mất an toàn trong kinh doanh, giúp ban lãnh đạo tổ chức tín dụng có biện pháp chấn chỉnh kịp thời

Thời gian qua bên cạnh những kết quả và thành tích đáng khích lệ trong hoạt động của hệ thống ngân hàng nói chung ngân hàng thương mại nói riêng thì vẫn còn có những biểu hiện lệch lạc, sai trái, kinh doanh giảm sút Nhiều ngân hàng kinh doanh thua lỗ, mất khả năng chi trả,…Một trong những nguyên nhân rất căn bản của tình hình này là do các tổ chức tín dụng chưa coi trọng đúng mức tầm quan trọng của công tác kiểm soát nôi bộ Do đó, không phát hiện kịp thời các sơ hở thiếu sót, lạm dụng, không đưa ra các biện pháp phòng ngừa hữu hiệu nên phải trả giá

Rõ ràng, đổi mới,tìm ra các giải pháp mới trong hoạt động kiểm soát nội bộ tại các tổ chức tín dụng là việc làm hết sức cần thiết nhằm giúp các ngân hàng tự chấn chỉnh hoạt động thoát khỏi các bế tắc để khẳng định mình

và vươn lên trong môi trường kinh doanh mới Vì vậy tôi quyết định chọn đề

tài: “Hoàn thiện quy trình kiểm soát nội bộ hoạt động cho vay tại NHNo

& PTNT Đồng Nai – chi nhánh Tân Biên” để làm nội dung báo cáo nghiên

cứu khoa học của mình

2 Tổng quan lịch sử nghiên cứu của đề tài

Trong nhiều lĩnh vực kiểm soát của ngân hàng thương mại như: kiểm soát cho vay hộ sản xuất, kiểm soát quy trình cho vay xây dựng cơ bản, kiểm soát trong thanh toán L/C, kiểm soát hoạt động huy động vốn, kiểm soát dịch

vụ kinh doanh ngoại hối, kiểm soát hoạt động quản trị, hành chính chung thì quy trình mà tác giả thấy cần thiết và tâm đắc nhất đó là: Kiểm soát hoạt động cho vay

NHNo &PTNT Đồng Nai Chi nhánh Tân Biên là đơn vị thực tế mà tác giả nghiên cứu, tìm hiểu hoạt động kinh doanh, quy trình cho vay và đặc biệt

là tìm hiểu về công tác kiểm soát nội bộ hoạt động cho vay

3 Mục tiêu nghiên cứu:

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài nhằm sáng tỏ các vấn đề về kiểm soát nội bộ nói chung, kiểm soát nôi bộ trong hoạt đông cho vay tại ngân hàng thương mại nói riêng; tổng kết thực tiễn hoạt động kiểm soát nội bộ trong hoạt động cho vay tại chi nhánh Tân Biên ,phân tích ưu nhược điểm, từ đó tìm

ra những giải pháp mới nhằm hoàn thiện và tăng cường công tác kiểm soát nội bộ của chi nhánh

Kiểm soát nội bộ là công cụ quan trọng trong quá trình quản lý và điều hành hoạt động kinh doanh của một tổ chức Việc nghiên cứu và đánh giá hệ thống KSNB là điều rất quan trọng đối với người kiểm toán, là nền tảng cho những đánh giá ban đầu của kiểm toán viên về mức độ rủi ro kiểm soát cũng như tính chính xác và độ tin cậy của hệ thống thông tin kế toán, hơn nữa còn thể hiện sự tuân thủ chuẩn mực nghề nghiệp của kiểm toán viên khi thực hiện kiểm toán

Đồng thời nhờ vào tìm hiểu hệ thống KSNB, kiểm toán viên có thể đánh giá những điểm mạnh, điểm yếu của KSNB nói chung và từng bộ phân, quy trình trong hoạt động của đơn vị nói riêng

4 Phương pháp nghiên cứu:

Trong báo cáo nghiên cứu khoa học này tác giả sử dụng bao gồm các phương pháp: mô tả, so sánh, phân tích

Tác giả thu thập tài liệu, số liệu có liên quan, kết hợp với quan sát các hoạt động tại đơn vị thực tập, từ đó phân tích mô tả quy trình cho vay, quy trình kiểm soát hoạt động cho vay tại chi nhánh

Bên cạnh đó từ sự tìm hiểu về cơ sở lý luận của Kiểm soát nội bộ, cùng với quá trình tìm hiểu thực tế tại đơn vị thực tập, tác giả đưa ra các giải pháp hoàn thiện quy trình kiểm soát nội bộ trong hoạt động cho vay của chi nhánh

5 Phạm vi nghiên cứu:

Phạm vi nghiên cứu:

+ Thời gian nghiên cứu: Từ 10/07/2009 đến 03/11/2010

+ Không gian nghiên cứu: NHNo & PTNT Đồng Nai Chi nhánh Tân Biên, cùng số liệu tổng quát từ ngân hàng hội sở chính Đồng Nai

Đối tượng nghiên cứu: Quy trình cho vay tại ngân hàng NN&PTNT Chi nhánh Tân Biên, phân tích quy trình kiểm soát nội bộ trong hoạt động cho vay tại chi nhánh

6 Những đóng góp của đề tài:

Về mặt khoa học, đề tài này đã vận dụng được những nguyên lý cơ bản

về hệ thống kiểm soát nội bộ trong việc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong quy trình cho vay tại một đơn vị ngân hàng cụ thể

Về mặt thực tiễn, khi nghiên cứu đề tài này đã giúp tác giả có kiến thức

và nhận thức sâu hơn về hệ thống kiểm soát nội bộ Qua đó sẽ giúp ích cho tác giả rất nhiều trong công việc mà sau này tác giả được phân công Đề tài còn giúp đơn vị nơi mà tác giả thực tập hoàn thiện hơn về hệ thống kiểm soát nội bộ trong quy trình cho vay, từ đó giúp cho công tác quản lý quy trình cho vay tại đơn vị được chặt chẽ và hữu hiệu hơn

7 Kết cấu của báo cáo:

Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ

Chương 2: Thực trạng quy trình kiểm soát hoạt động cho vay tại Agribank Đồng Nai – CN Tân Biên

Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện qui trình kiểm soát nội bộ hoạt động cho vay tại Agribank Đồng Nai – CN Tân Biên

Kết luận và kiến nghị

Tài liệu tham khảo

Phụ lục

CHƯƠNG I:

CỞ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ

1.1 Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ

1.1.1 Khái niệm về kiểm soát nội bộ (KSNB)

Việc xác lập và duy trì một hệ thống kế toán thích hợp, kết hợp với nhiều quy chế kiểm soát nội bộ khác để mở rộng quy mô kinh doanh và loại hình kinh doanh là bổn phận quản lý của các nhà lãnh đạo doanh nghiệp Mọi phương diện quan trọng thuộc trách nhiệm của bộ phận quản lý là cung cấp cho cổ đông, các bên liên quan (hoặc chính phủ ) một sự đảm bảo thích hợp rằng công việc kinh doanh được kiểm soát thích đáng Đồng thời, bộ phận quản lý có trách nhiệm cung cấp cho các nhà đầu tư ,ngân hàng những thông tin tài chính trên cơ sở hợp thức Một hệ thống kiểm soát nội bộ là cần thiết để

bộ phận quản lý thực thi bổn phận ấy

Quá trình nhận thức và nghiên cứu về kiểm soát nội bộ đã có những định nghĩa khác nhau về kiểm soát nội bộ:

Theo tác giả Alvin Arens& James K.Lcbbeck thì:

“Hệ thống KSNB của một đơn vị có thể đĩnh nghĩa như là toàn bộ các chính sách, các bước kiểm soát và thủ tục kiểm soát được thiết lập nhằm điều hành các hoạt động của đơn vị Các bước kiểm soát là các biện pháp được tiến hành để xem xét và khẳng định các biện pháp quản lý khác có được tiến hành và thích hợp hay không.”[1]

Hoặc là có ý kiến khác như sau:

“Kiểm soát nội bộ là những phương pháp và chính sách được thiết kế

để ngăn chặn gian lận, giảm thiểu sai sót, khuyến khích hiệu quả hoạt động,

và nhằm đạt được sự tuân thủ các chính sách và quy trình được thiết lập”[4]

Tuy nhiên đến nay thì định nghĩa sau đây là được chấp nhận rộng rãi nhất

“Kiểm soát nội bộ là một quá trình do người quản lý hội đồng quản trị

và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu chính sau:

- Báo cáo tài chính tin cậy

- Các luật lệ và quy định được tuân thủ

- Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả” [5]

1.1.2 Mục đích của hệ thống kiểm soát nội bộ [3]

- Mục đích của hệ thống kiểm soát trong việc quản lý là:

Điều khiển và quản lý kinh doanh một cách có hiệu quả

Mang lại sự đảm bảo một cách chắc chắn là các quyết định và chế độ quản lý được thực hiện đúng thể thức và giám sát mức hiệu quả của các chế

độ và quyết định đó

Phát hiện kịp thời các rủi ro trong kinh doanh hoạch định và thực hiện các biện pháp đối phó

Ngăn chặng, phát hiện các sai phạm trong kinh doanh

Ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác và đúng thể thức về nghiệp vụ và hoạt động kinh doanh

Lập báo cáo tài chính kịp thời, hợp lệ và tuân theo các yêu cầu pháp định có liên quan

- Kiểm soát xử lý được đặt ra để:

Kiểm tra việc xử lý các giao dịch, tức là kiểm tra lại những công việc

mà nhân viên đã thực hiện và đã được công nhận, cho phép, phân loại, tính toán, ghi chép và tổng hợp trong báo cáo

- Kiểm soát để bảo vệ tài sản là:

Các biện pháp, quy chế kiểm soát nhằm đảm bảo sự an toàn về an toàn tài sản và thông tin không bị lạm dụng và sử dụng sai mục đích trong đơn vị

Dễ dàng nhận thấy, kiểm soát nội bộ đóng vai trò rất quan trọng đối với

sự an toàn và khả năng phát triển trong hoạt động kinh doanh của đơn vị Việc xây dựng và thực hiện được một cơ chế kiểm soát nội bộ phù hợp và hiệu quả

sẽ cho phép các đơn vị chống đỡ tốt nhất với rủi ro

Hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị bao gồm nhiều hệ thống con Các

hệ thống con được lập ra giúp nhà quản lý doanh nghiệp đạt được các mục đích cụ thể Mỗi hệ thống bao gồm nhiều quy chế kiểm soát nội bộ và quy trình kiểm soát, trong đó một số có tác dụng tương hỗ nhau,một số lại có chức năng độc lập Để phát huy tác dụng mỗi hệ thống phải được xây dựng khoa học, thiết thực và hoạt động tốt

1.1.3 Yêu cầu và nguyên tắc hoạt động của KSNB [3]

Mọi rủi ro có nguy cơ gây ảnh hưởng xấu đến hiệu quả và mục tiêu hoạt động của tổ chức đơn vị đều phải được nhận dạng, đo lường, đánh giá một cách thường xuyên, liên tục để kịp thời phát hiện, ngăn ngừa và có biện pháp quản lý rủi ro thích hợp Mỗi khi có sự thay đổi về các mục tiêu kinh doanh, các sản phẩm, dịch vụ và các hoạt động kinh doanh mới, đơn vị phải rà soát, nhận dạng các rủi ro liên quan để xây dựng, sửa đổi, bổ sung các cơ chế, quy trình, quy định kiểm tra, kiểm soát nội bộ phù hợp

Hoạt động kiểm tra, kiểm soát nội bộ là một phần không tách rời của các hoạt động hàng ngày của đơn vị Cơ chế kiểm tra, kiểm soát nội bộ được thiết

kế, cài đặt, tổ chức thực hiện ngay trong mọi quy trình nghiệp vụ, tại tất cả các đơn vị, bộ phận của tổ chức dưới nhiều hình thức như:

- Cơ chế phân cấp ủy quyền rõ ràng, minh bạch; đảm bảo tách bạch nhiệm vụ, quyền hạn của các cá nhân, các bộ phận trong đơn vị

- Quy định về hạn mức rủi ro cụ thể đối với từng cá nhân, bộ phận trong việc thực hiện các giao dịch

- Quy trình và cơ chế thẩm định, kiểm tra, chấp thuận và duyệt cho phép thực hiện các công việc; đảm bảo một quy trình nghiệp vụ phải có ít nhất 2 cán bộ tham gia, không có cá nhân nào có thể một mình tiến hành thực hiện và quyết định một quy trình nghiệp vụ, một giao dịch cụ thể, ngoại trừ những giao dịch trong hạn mức được tổ chức tín dụng cho phép phù hợp với quy định của pháp luật

Cơ chế phân cấp ủy quyền phải được thiết lập, thực hiện một cách hợp

lý, cụ thể, rõ ràng, tránh các xung đột lợi ích; đảm bảo một cán bộ không đảm nhiệm cùng một lúc những cương vị, nhiệm vụ có mục đích, quyền lợi mâu thuẫn hoặc chồng chéo với nhau; đảm bảo mọi cán bộ trong đơn vị không có điều kiện để thao túng hoạt động, bưng bít thông tin phục vụ các mục đích cá nhân hoặc che dấu các hành vi vi phạm quy định của pháp luật và quy định nội bộ trong đơn vị

Đảm bảo chấp hành chế độ hạch toán, kế toán theo quy định và phải có

hệ thống thông tin nội bộ về tài chính, về hoạt động, về tình hình tuân thủ và tình hình kinh tế, thị trường bên ngoài hợp lý, tin cậy, kịp thời nhằm phục vụ cho công tác quản trị, điều hành có hiệu quả

Hệ thống thông tin, tin học của đơn vị phải được giám sát, bảo vệ một cách hợp lý, an toàn và phải có cơ chế quản lý dự phòng độc lập ,nhằm xử lý kịp thời những tình huống bất ngờ như thiên tai, cháy, nổ để đảm bảo hoạt động kinh doanh thường xuyên, liên tục của đơn vị

Đảm bảo mọi cán bộ, nhân viên đều phải quán triệt được tầm quan trọng của hoạt động kiểm tra, kiểm soát nội bộ; vai trò của từng cá nhân trong quá trình kiểm tra, kiểm soát nội bộ có liên quan đến chức năng nhiệm vụ của bản thân họ và phải tham gia thực hiện một cách đầy đủ và có hiệu quả các quy định, quy trình kiểm tra, kiểm soát nội bộ liên quan

Người điều hành các bộ phận, đơn vị nghiệp vụ, các cá nhân có liên quan phải thường xuyên xem xét, đánh giá về tính hiệu lực và hiệu quả của hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ; mọi khiếm khuyết của hệ thống này phải được báo cáo kịp thời với cấp quản lý trực tiếp; những khiếm khuyết lớn có thể gây tổn thất hoặc nguy cơ rủi ro phải được báo cáo ngay cho Tổng giám đốc (Giám đốc), Hội đồng quản trị, Ban Kiểm soát

Tất cả các cá nhân, các bộ phận ở mọi cấp phải thường xuyên, liên tục kiểm tra và tự kiểm tra việc thực hiện các quy định, quy trình nội bộ có liên quan và phải chịu trách nhiệm về kết quả thực hiện hoạt động nghiệp vụ của mình

Lãnh đạo tại các đơn vị, bộ phận trong đơn vị phải báo cáo, đánh giá về kết quả kiểm tra, kiểm soát nội bộ tại đơn vị mình; đề xuất biện pháp xử lý đối với những tồn tại, bất cập (nếu có) gửi lãnh đạo cấp quản lý trực tiếp theo định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu của lãnh đạo cấp quản lý trực tiếp

1.2 Các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ

Do có sự khác nhau về tổ chức quản lý, hoạt động kinh doanh mà mỗi loại hình doanh nghiệp có những hệ thống kiểm soát nội bộ khác nhau Nhưng nhìn chung thì có 5 yếu tố chính cấu thành hệ thống KSNB như sau:

Sơ đồ 1.1: Các bộ phận hợp thành KSNB

(Nguồn: Hoàng Đình Thắng (08/2000), Hoàn thiện hoạt động kiểm tra, kiểm

toán nội bộ trong các tổ chức tín dụng VN, Đề tài nghiên cứu khoa

học –Mã số KNH 99.17,Viện khoa học ngân hàng , Hà Nội [4])

1.2.1 Môi trường kiểm soát chung [6]

Một khía cạnh quan trong của công tác kiểm soát là xem xét cung cách của bộ phận quản lý cao cấp nhất, kiểm tra và giám sát các nghiệp vụ, các hoạt động của đơn vị như thế nào Bộ phận quản lý tạo ra môi trường chung, nhờ đó để xác định thái độ của toàn đơn vị đối với hệ thống kiểm soát Môi trường kiểm soát chung cũng tạo ra các chính sách các trình tự các chỉ dẫn đảm bảo sự giám sát liên tục và có hiệu quả đối với các nghiệp vụ của doanh nghiệp Sự nhận thức về môi trường kiểm soát rất quan trọng đối với kiểm

Môi trường kiểm soát

Đánh giá các rủi ro

Hoạt động kiểm soát

Thông tin & truyền thông

Giám sát

HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

toán viên, trong việc xác định phạm vi của kiểm toán trên cơ sở nắm vững hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị

Sự đánh giá của kiểm toán viên về môi trường kiềm soát sẽ giải đáp thái

độ và hành động của bộ phận quản lý cao nhất đối với hệ thống kiểm soát sẽ

có ảnh hưởng như thế nào đối với tính hiệu quả của các hoạt động trong doanh nghiệp Có thể khẳng định rằng không có sự chỉ dẫn chung và sự giám sát liên tục của bộ phận quản lý, sẽ không có một sự đảm bảo nào về các bước kiểm soát của các nhân viên được tiến hành một cách thích hợp và có hiệu quả

Môi trường kiểm soát mạnh không đảm bảo tính hiệu quả của những kỹ thuật kiểm soát cụ thể Tuy nhiên, nếu thiếu vắng môi trường kiểm soát chung sẽ làm giảm tính hiệu quả tổng quát của kiểm soát cũng như độ tin cậy cuối cùng của số liệu được tạo ra bởi các hệ thống kiểm toán và thông tin Như vậy, có thể nói rằng ,môi trường kiểm soát chung bao gồm toàn bộ các nhân tố có tính chất môi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động và

sự hữu hiệu của các chính sách, thủ tục kiểm soát của đơn vị, các nhân tố này chủ yếu liên quan đến thái độ,nhân thức và hành động của người quản lý đơn

vị Hơn nữa nó còn là nền tảng cho sự hoạt động của hệ thống kiểm soát nội

bộ và có ảnh hưởng tới các yếu tố còn lại trong hệ thống kiểm soát nội bộ Dưới đây là các nhân tố chủ yếu:

- Đặc thù vế quản lý (tính chính trực , giá trị đạo đức và quan điểm

của nhà quản lý )

Là muốn nói đến các quan điểm khác nhau của người quản lý đơn vị đối với tình trạng báo cáo tài chính cũng như đối với rủi ro kinh doanh Một số nhà quản lý chú ý quá mức đến việc báo cáo tình hình tài chính và nhấn mạnh đến việc hoàn thành kế hoạch lợi nhuận Những người này có thể sẵn sàng

hành động mạo hiểm để đổi lấy một mức lợi nhuận cao,hoàn thành các chỉ tiêu kế hoạch đề ra Ở một số nhà quản lý khác lại có thái độ hết sức dè dặt và thân trọng Các quan điểm như vậy của nhà quản lý có ảnh hưởng rất lớn đến chính sách và thủ tục kiểm soát của đơn vị cũng như độ tin cậy của báo cáo tài chính

Cơ cấu về quyền lực trong một đơn vị cũng là một vấn đề tiêu biểu của đặc thù quản lý, nếu việc quyết định quản lý chỉ tập trung vào một người thì phải chú trong đến nhân cách và năng lực của người đó Nếu quyền quản lý được phân tán nhiều người trong bộ máy quản lý thì vấn đề quan trọng là kiểm tra, giám sát việc sử dụng quyền lực đã dược phân quyền nhằm đề phòng các trường hợp không sử dụng hết quyền được giao, hoặc lạm dụng quyền hạn này

- Cơ cấu tổ chức

Một cớ cấu tổ chức hợp lý sẽ đảm bảo cho sự thông suốt trong việc ủy

quyền và phân công trách nhiệm Cơ cấu tổ chức được thiết kế sao cho có thể ngăn chừa được sự vi phạm chính sách, thủ tục, quy chế kiểm soát và loại bỏ được những hoạt động không phù hợp

Để thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp và có hiệu quả phải tuân thủ các nguyên tắc sau:

Thiết lập được sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộ hoạt động của đơn vị, không bỏ sót lĩnh vực nào đồng thời không có sự chồng chéo giữa các

- Chính sách nhân sự

Chính sách nhân sự bao gồm toàn bộ các phương pháp quản lý nhân sự

và các chế độ của đơn vị đối với việc tuyển dụng ,huấn luyện ,đánh giá đề bạt, khen thưởng các nhân viên Một chính sách nhân sự đúng đắn là chính sách nhằm vào việc tuyển dụng và sử dụng nhân viên có năng lực ,có đủ kỹ năng

và hiểu biết cần thiết để thực hiện nhiệm vụ

- Bộ phân kiểm toán nội bộ

Là một nhân tố cơ bản trong môi trường kiểm soát ,bộ phận hiểm toán nội bộ cung cấp một sự giám sát và đánh giá thường xuyên về toán bộ hoạt động của đơn vị ,trong đó có cả hệ thống kiểm soát nội bộ ,bộ phận kiểm toán nội bộ hữu hiệu sẽ giúp cho đơn vị có những thông tin kịp thời và xác thực về hoạt động nói chung và chất lượng công tác kiểm soát nói riêng để diều chỉnh,

bổ sung các quy chế kiểm soát thích hợp và có hiệu lực hơn Tuy nhiên,bộ phân kiểm toán nội bộ, có thể phát huy tác dụng tốt nếu:

Về tổ chức :Bộ phận kiểm toán nội bộ phải trực thuộc một cấp cao đủ

để không giới hạn phạm vi hoạt động của nó Đồng thời phải được giao quyền hạn tương đối rỗng rãi và hoạt động tương đối độc lập với bộ phân được kiểm tra

Về nhân sự : Bộ phận kiểm toán nội bộ phải có các nhân viên có khả năng đủ để thực hiện nhiệm vụ

- Các nhân tố bên ngoài

Môi trường kiểm soát chung ở một đơn vị nào cũng còn bao gồm nhân tố bên ngoài.Các nhân tố này nằm ngoài sự kiểm soát của các nhà quản lý nhưng

có ảnh hưởng tương đối lớn đến thái độ ,cung cách của nhà quản lý và các quy chế, các thủ tục kiểm soát cụ thể Thuộc các nhân tố này là:ảnh hưởng của các cơ quan chức trách nhà nước, các nhà đầu tư và pháp lý

1.2.2 Đánh giá các rủi ro[4]

Sơ đồ 1.2: Đánh giá rủi ro

( Nguồn: Hoàng Đình Thắng (08/2000),Hoàn thiện hoạt động kiểm tra ,kiểm

toán nội bộ trong các tổ chức tín dụng VN, Đề tài nghiên cứu khoa

học –Mã số KNH 99.17,Viện khoa học ngân hàng ,Hà Nội [4] )

Vì rủi ro rất khó định lượng nên đây là một công việc khá phức tạp và có nhiều phương pháp khác nhau Tuy nhiên, một quy trình phân tích và đánh giá rủi ro thường bao gồm những bước sau đây: ước lượng tầm cỡ của rủi ro qua ảnh hưởng có thể có của nó đến mục tiêu của đơn vị, xem xét khả năng xảy ra rủi ro và những biện pháp có thể sử dụng để đối phó với rủi ro

Xác định mục tiêu đơn vị

Nhận dạng rủi

ro

Phân tích và đánh giá rủi ro

Kiểm soát rủi

ro

Đánh giá rủi ro

Trong lĩnh vực kế toán, có thể kể những rủi ro đe dọa sự trung thực và hợp lý của báo cáo tài chính như ghi nhận các tài sản không có thực hoặc là không thuộc quyền sở hữu của đơn vị, đánh giá tài sản và các khoản nợ phải trả không phù hợp với chuẩn mực, chế độ kế toán, khai báo không đầy đủ về thu nhập và chi phí, trình bày những thông tin tài chính không phù hợp với yêu cầu của chuẩn mực và chế độ kế toán

Đánh giá rủi ro nghĩa là nhận dạng rủi ro ,phân tích khả năng xảy ra Việc đánh giá rủi ro có hiệu quả khi:

- Xác định được mục tiêu của đơn vị: Xác định được mục tiêu của

đơn vị là một điều kiện quan trong trong việc đánh giá rủi ro.Để từ đó đơn vị

đề các phương pháp kế hoạch quy trình ,nhằm giảm thiếu tồi đa các rủi ro

- Nhận dạng rủi ro:Rủi ro có rất nhiều dạng như:khi đổi mới khoa

học kỹ thuật ,sự cải tiến sản phẩm của đối thủ cạnh tranh ,sự thay đổi chính sách pháp luật của nhà nước,sự quản lý thiếu minh bạch, trình độ ,trách nhiệm của cán bộ thấp.những dạng rủi ro đó có thể ảnh hưởng tới một bộ phân hay toàn hoạt động của đơn vị Để nhận dạng rủi ro có thể sử dụng các phương pháp như là dự báo ,phân tích các dữ liệu quá khứ hay là việc rà soát thường xuyên các hoạt động

Có các loại rủi ro chính:

Rủi ro tiềm tàng:

Là khả năng trong báo cáo tài chính có những sai sót nghiêm trọng hay những điều kiện không bình thường trước khi xem xét tính hiệu lực của

hệ thống kiểm soát nội bộ

Rủi ro kiểm soát:

Là các khả năng mà hệ thống kiểm soát nội bộ đơn vị không phát hiện

và ngăn chặn các gian lận và sai sót kiểm toán viên phải tìm hiểu đầy đủ về

hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị để đánh giá mức độ rủi ro và có phương pháp phù hợp

- Phân tích và đánh giá rủi ro:Sau khi nhận dạng được rủi ro ,cần

phải phân tích và đánh giá mức đô của rủi ro, xem xét mức độ xảy ra thừơng xuyên của rủi ro Nó ảnh hưởng sao tới mục tiêu của đơn vị ,của toàn hoạt

động trong đơn vị Từ đó đưa ra các biện pháp ngăn ngừa kịp thời

Khi phân tích và đánh giá rủi ro cần chú ý tới bản chất kinh doanh của đơn vị,các nhân tố ảnh hưởng tới ngành nghề của đơn vị ,bản chất của từng

bộ phận Và các nhân tố từ bên ngoài như môi trường hoạt động ,các chích sách mới

- Kiểm soát rủi ro:Sau khi đã xác định mục tiêu của đơn vị ,nhân dạng

rủi ro,phân tích đánh giá rủi ro, thì cần có các biện pháp giảm thiếu rủi ro để tránh thiệt hại cho đơn vị

1.2.3 Hoạt động kiểm soát

Môi trường kiểm soát tốt là điều kiện cần, quan trọng để hoạt động kiểm soát có hiệu quả Tuy nhiên, để hoạt động kiểm soát có hiệu quả, hiệu lực thực sự thì điều kiện đủ là doanh nghiệp phải thiết lập và thực hiện nghiêm túc các hoạt động kiểm soát

Ba nguyên tắc cơ bản trong thiết lập các thủ tục kiểm soát là: [6]

- Sự phân chia việc trông giữ tài sản tách khỏi việc thực hiện công tác kế toán.Bởi lẽ không cho phép một người làm công việc trông coi tài sản tạm thời hoặc thường xuyên được làm công tác kế toán về tài sản là để bảo vệ cho công ty chống lại sự tham ô Khi một người thực hiện cả hai chức năng, sẽ có

một rủi ro rất lớn đó là việc xử lý tài sản người đó quản lý cho lợi ích cá nhân

và điều chỉnh những báo cáo để làm giảm bớt trách nhiệm cá nhân Ví dụ một người làm hai việc thủ quỹ và kế toán thanh toán, hoặc cùng một người làm thủ kho kiêm kế toán các tài khoản về kho

- Việc phân chia quyền lực quản lý tách khỏi mua sắm, nắm giữ tài sản có liên quan: Quyền lực trong quản lý và mua sắm, nắm giữ tài sản có liên quan bởi cùng một người có thể làm tăng việc tham ô trong tổ chức Ví dụ như một người làm kế toán thanh toán kiêm thêm chức năng mua hàng hoá; lãnh đạo đơn vị là người duyệt chi đồng thời trực tiếp mua sắm tài sản

- Phân chia quyền lực và trách nhiệm trong quản lý và các hoạt động: Hoạt động kiểm soát chỉ có thể thực hiện được tốt khi trách nhiệm, quyền lực trong quản lý phải được xác định rõ ràng cho từng bộ phận, cá nhân có liên quan, bao gồm cả việc ủy quyền Việc phân chia trách nhiệm và quyền lực rõ ràng,

sẽ bảo đảm hoạt động kiểm soát được thực hiện thông suốt, không bị chồng chéo, bỏ sót; gắn được trách nhiệm cá nhân với kết quả, hiệu quả của hoạt động kiểm soát

Bên cạnh việc thiết lập thủ tục kiểm soát theo các nguyên tắc nêu trên, việc thực hiện tốt các thủ tục kiểm soát là yếu tố quan trọng để đạt được các mục tiêu kiểm soát Các thủ tục kiểm soát trong đơn vị chủ yếu bao gồm: Kiểm tra, phê duyệt các tài liệu, chứng từ kế toán; Kiểm tra tính chính xác của các số liệu tính toán; Kiểm tra số liệu giữa báo cáo tài chính, sổ kế toán tổng hợp và số kế toán chi tiết; Kiểm tra, so sánh, phê duyệt các số liệu, tài liệu; So sánh, đối chiếu kết quả kiểm kê thực tế với số liệu trên sổ kế toán; Phân tích,

so sánh giữa số liệu thực tế với dự toán, kế hoạch; Giới hạn việc tiếp cận trực tiếp với các tài sản và các tài liệu kế toán

Cụ thể là các hành động ,quy chế ,các mục tiêu quản lý đặt ra nhằm đảm bảo chỉ thị của lãnh đạo được thực hiện và những biện pháp cần thiết để xử

lý các rủi ro Các hoạt động của kiểm soát là:[5]

Sơ đồ 1.3: Các hoạt động kiểm soát

( Nguồn: Tập thể giảng viên bô môn Kiểm toán Trường Đại học Kinh Tế TP.Hồ

Chí Minh (2007), Kiểm toán , Nxb Lao Động-Xã Hội, TP Hồ Chí

Minh [5])

-Phân chia trách nhiệm đầy đủ

Tức là không cho phép một thành viên nào được giải quyết mọi nghiệp

vụ từ khi hình thành cho tới khi kết thúc ,không thành viên nào được kiêm nhiệm các chức năng cùng lúc nhằm để các nhân viên kiểm soát lẫn nhau,giảm cơ hội cho bất kỳ nhân viên nào gây sai sót hoặc giấu giếm những sai phạm của mình,đồng thời nếu có sai sót xảy ra cũng được phát hiện nhành chóng ,kịp thời Cụ thể là không được kiêm nhiệm các chức năng sau cùng lúc:

- Bảo quản tài sản với chức năng kế toán:nhằm ngăn chặn các hành

vi tham ô tài sản ,hoặc rủi ro xảy ra khi nhân viên tự tiện sử dụng tài sản phục

vụ cho lợi ích cá nhân và điều chỉnh số sách để che dấu sai phạm

- Phê chuẩn nghiệp vụ với chức năng kế toán: hạn chế khả năng

thâm lạm tài sản Ví dụ như người phê chẩn tuyển dụng nhân viên đồng thời

là người phát lương có thể xảy ra thâm lạm khi người đó cố tình khai khống nhân viên để chiếm đoạt tiền lương

- Thực hiện nghiệp vụ với chức năng kế toán:nhằm đảm bảo tính

chính xác ,vì khi nhân viên kiêm nhiệm cùng lúc hai chức năng này sẽ xảy ra rủi ro khi họ báo cáo kết quả thiếu chính xác để tăng thành tích của bản thân hoặc bộ phận mà họ đang thực hiện

- Các thủ tục phê chuẩn đúng đắn

Tất cả các nghiệp vụ đều phải được những người có tránh nhiệm phê chuẩn trước khi thực hiện như là phê chuẩn chung ,phê chuẩn cụ thể

Phê chuẩn chung:Là trường hợp người quản lý ban hành chính

sách thực hiện cho toàn đơn vị

Phê chuẩn cụ thể: Là trường hợp người quản lý phải xét duyệt

từng nghiệp vụ riêng biệt ,áp dụng cho những nghiệp vụ không thướng xuyên như là mua sắm máy móc thiết bị

Kiểm soát chứng từ

ƒBiểu mẫu chứng từ đầy đủ ,rõ ràng

ƒĐánh số trước liên tục

ƒLập kịp thời

ƒLưu chuyển chứng từ khoa học

ƒBảo quản và lưu trữ chứng từ

tế bắt buộc phải được thực hiện định kỳ Khi có bất kỳ chênh lệch nào cũng cần phải điều tra và xem xét nguyên nhân, nhờ đó sẽ phát hiện được những yếu kém về các thủ tục bảo vệ tài sản và sổ sách có liên quan Nếu không thực hiện công việc này thì tài sản có thể bị bỏ phế, mất mát hoặc cũng có thể không phát hiện được những hành vi đánh cắp

- Kiểm tra độc lập

Là xem xét cẩn thận các thủ tục kiểm soát hay các nghiệp vụ ,được tiến hành bởi những người hoàn toàn độc lập với các cá nhân hay bộ phân thực hiện các nghiệp vụ được kiểm tra nhằm đánh giá cũng như chấn chỉnh việc tuân thủ các thủ tục được yêu cầu

Sự hữu hiệu của hoạt động này sẽ mất đi nếu người thực hiện thẩm tra lại

là nhân viên cấp dưới của người đã thực hiện nghiệp vụ, hoặc không độc lập

vì bất kỳ lý do nào

- Phân tích rà soát

Hoạt động này chính là sự xem xét lại việc đã thực hiện bằng cách so sánh số liệu thực tế với số liệu trong kế hoạch và dự toán ,kỳ trước và các dữ liệu có liên quan

Nhờ việc rà soát lại mà nhà quản lý sẽ phát hiện những vấn đề bất thường không nằm trong kế hoạch hoặc dự toán Hoặc đánh giá những bộ phận làm được và chưa được theo mục tiêu đề ra để có điều chỉnh kịp thời về nhiệm vụ

1.2.4 Thông tin & truyền thông [4]

Thông tin và truyền thông là huyết mạch cho sự vận hành của toàn bộ hoạt động trong tổ chức

Thông tin và truyền thông chính là điều kiện không thể thiếu cho việc thiết lập, duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát trong đơn vị thông qua việc hình thành các báo cáo để cung cấp thông tin về hoạt động tài chính và sự tuân thủ.Vai trò chính là hệ thống kế toán của đơn vị

Thông tin cần thiết cho mọi cấp của một tổ chức vì giúp cho việc trao đổi thông tin ,mệnh lệnh chuyển giao kết quả trong đơn vị & đạt được các mục tiêu kiểm soát khác nhau Thông tin & truyền thông được liên kết với nhau & được cung cấp thông qua hệ thống thông tin Hệ thống thông tin của một doanh nghiệp có thể được xử lý trên máy tính, qua hệ thống thủ công hoặc kết hợp cả hai, miễn là bảo đảm các yêu cầu chất lượng của thông tin là thích hợp, kịp thời, cập nhật, chính xác và truy cập thuận tiện

Truyền thông là một phần của hệ thống thông tin nhưng được nêu ra

để nhấn mạnh vai trò của việc truyền đạt thông tin Liên quan đến vấn đề này cần chú ý các khía cạnh sau:

- Mọi thành viên của đơn vị phải hiểu rõ công việc của mình, tiếp nhận đầy đủ và chính xác các chỉ thị của cấp trên, hiểu rõ mối quan hệ với các thành viên khác và sử dụng được những phương tiện truyền thông trong doanh nghiệp Điều này sẽ được thực hiện nhờ việc tổ chức các kênh thông tin hữu hiệu trong nội bộ

- Các thông tin từ bên ngoài (khách hàng, nhà cung cấp, ngân hàng,báo đài) cũng phải được tiếp nhận và ghi nhận một cách trung thực và đầy đủ, nhờ đó doanh nghiệp mới có thể có những phản ứng kịp thời Các thông tin cho bên ngoài (Nhà nước, cổ đông ) cũng cần được truyền đạt kịp thời, đảm bảo độ tin cậy và phù hợp với yêu cầu của pháp luật

Trong hệ thống thông tin, hệ thống thông tin kế toán là một phân hệ quan trọng Đầu vào của hệ thống là các sự kiện kinh tế được biểu hiện dưới dạng các nghiệp vụ kế toán Quá trình vận hành của hệ thống là quá trình ghi nhận, phân loại, tính toán, xử lý và tổng hợp

Hệ thống thông tin kế toán thường bao gồm 2 phần có liên quan chặt chẽ với nhau là hệ thống thông tin kế toán và hệ thống thông tin kế toán quản trị Hai bộ phận này thường sử dụng chung về phần lớn dữ liệu đầu vào, thế nhưng quá trình xử lý và sản phẩm đầu ra lại có nhiều khác biệt để hình thành

và cung cấp thông tin nhằm đáp ứng những nhu cầu khác nhau khi kiểm toán báo cáo tài chính Các kiểm toán viên thường quan tâm đến hệ thống thông tin

kế toán tài chính

Ngoài những yêu cầu thông thường của bất kỳ hệ thống thông tin nào (tính kịp thời, hiệu quả ), các mục tiêu chủ yếu mà hệ thống thông tin cần đạt được như sau:

Xác định và ghi chép tất cả các nghiệp vụ có thật

Nghiệp vụ chỉ có thể chính xác khi có sự phê chuẩn đúng đắn Diễn giải nghiệp vụ một cách chi tiết, đầy đủ để cho phép phân loại đúng đắn các nghiệp vụ

Đo lường giá trị của các nghiệp vụ để ghi chép đúng giá trị

Xác định đúng thời gian của các nghiệp vụ kinh tế đã xảy ra để ghi chép đúng kỳ

Trình bày đúng đắn và công bố đầy đủ thông tin cần thiết trên báo cáo tài chính

Việc ghi nhận thông tin có thể thực hiện theo nhiều cách như thông tin bằng văn bản ,điện thoại ,Email ,hộp thư Bên cạnh đó đơn vị sẽ có biện pháp bảo mật thông tin, lắp đặt hệ thống bảo vệ ,kiểm tra giám sát để đảm bảo rằng thông tin quan trong của đơn vị không bị lọt ra ngoài ,cũng như ngăn cản sự tiếp cận của những người không có thẩm quyền ,trách nhiệm

Ngoài chứng từ, sổ sách và phương pháp ghi chép vào sổ sách, để hệ thống thông tin kế toán vận hành tốt còn cần có sơ đồ hạch toán và sổ tay hướng dẫn về các chính sách và thủ tục kế toán, vì thế chúng còn được xem như là phương tiện truyền thông về chính sách

Việc truyền thông đúng đắn cũng đem đến cho các nhân viên sự hiểu biết về vai trò và trách nhiệm của họ có liên quan đến quá trình lập báo cáo tài chính Các nhân viên xử lý thông tin sẽ hiểu rằng công việc của họ có liên

quan như thế nào đến người khác và yêu cầu phải báo các những tình huống bất thường cho cấp trên

Tóm lại là hệ thống thông tin và truyền thông cần được tổ chức để bảo đảm chính xác, kịp thời, đầy đủ, tin cậy, dễ nắm bắt và đúng người có thẩm quyền

1.2.5 Giám sát[5]

Đây là quá trình theo dõi và đánh giá chất lượng thực hiện việc kiểm soát nội bộ để đảm bảo nó được triển khai, được điều chỉnh khi môi trường thay đổi, được cải thiện khi có khiếm khuyết Ví dụ thường xuyên rà soát, kiểm tra

và báo cáo về chất lượng, hiệu quả hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ, đánh giá và theo dõi việc ban lãnh đạo cũng như tất cả nhân viên có tuân thủ các chuẩn mực ứng xử của tổ chức sau khi ký cam kết hay không

Trong giám sát thì có giám sát thường xuyên và giám sát định kỳ:

Giám sát thường xuyên:Thông qua việc tiếp nhận các ý kiến đống góp

của khách hàng ,hoặc xem xét các báo cáo hoạt động và phát hiện các biến động bất thường

Giám sát định kỳ:Thông qua các cuộc kiểm toán định kỳ do kiểm toán

viên nội bộ hoặc kiểm toán viên độc lập thực hiện

Nói tóm lại việc đưa ra một cấu trúc kiểm soát nội bộ bao gồm các bộ phận chính như trên nhằm giúp cho đơn vị có thể nhận thức được toàn diện những yêu cầu phải đạt được của một hệ thống KSNB hữu hiệu Cụ thể có thể mô tả tóm tắt các bộ phận hợp thành KSNB trong bảng sau:

khác của KSNB

-Đặc thù về quản lý -Cơ cấu tổ chức -Chính sách nhân sự -Công tác kế hoạch -Các nhân tố bên ngoài

cơ chế nhận dạng ,phân tích và đánh giá các rủi ro liên quan

-Xác định mục tiêu đơn vị -Nhận dạng rủi ro

-Phân tích và đánh gái rủi ro

-Phân chia trách nhiệm -Kiểm soát quá trình xử lý thông tin

-Kiểm soát vật chất Phân tích rà soát việc thực hiên

-Đảm bảo chất lượng thông tin-Truyền thông

Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ đem lại cho tổ chức các lợi ích như: Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong sản xuất kinh doanh (sai sót

vô tình gây thiệt hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch Tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm ) Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát bởi hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt của tổ chức chức cũng như các quy định của luật pháp Đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đặt ra Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông và gây dựng lòng tin đối với họ (trường hợp Công ty cổ phần)

1.4 Những hạn chế tiềm tàng của hệ thống KSNB [4]

Bên cạnh những ưu việt,hệ thống KSNB cũng có những hạn chế, đặc biệt là hệ thống KSNB thường khó có thể ngăn ngừa hết các gian lận, là những hành vi cố ý của con người

Về chủ quan:

Khả năng vượt tầm kiểm soát của hệ thống KSNB do có sự thông đồng của một người trong Ban giám đốc hay một nhân viên với người khác ở trong hay ngoài đơn vị; những người chịu trách nhiệm thực hiện kiểm soát nội bộ lạm dụng đặc quyền cho mục đích riêng của bản thân mình; Sự đòi hỏi chi phí kiểm soát phải nhỏ hơn giá trị sai phạm xảy ra nên có những dạng sai phạm nhỏ thỉ không quan tâm đúng mức

Về khách quan:

Phần lớn công tác kiểm tra nội bộ thường tác động đến những nghiệp vụ lặp đi lặp lại mà không tác động đến những nghiệp vụ bất thường; Sai sót bởi con người thiếu chú ý, đãng trí, sai sót về xét đoán hoặc do không hiểu rõ yêu cầu công việc; Do có sự biến động tình hình, các thủ tục kiểm soát bị lạc hậu hoặc bị vi phạm;Hoặc do điều kiện hoạt động của đơn vị thay đổi nên dẫn đến những thủ tục kiểm soát không còn phù hợp nữa

Tác giả xin được nói rõ , cụ thể qua sáu hạn chế chính của hệ thống KSNB như sau:

Thứ nhất:Yêu cầu thường xuyên của các nhà quản lý là các chi phí

cho việc kiểm tra ,kiểm toán phải thấp hơn các tổn thất do các hành vi sai sót

và gian lân gây ra Điều này trên thực tế không phải lúc nào cũng đạt được như vậy ,bởi lẽ trong một số vụ việc cần giải quyết có thể chi phí cho kiểm tra, kiểm soát sẽ cao hơn tổn thất ,song qua đó nó đem lại bài học kinh nghiệm, để có phương pháp sửa chữa uốn nắn và phương pháp chống lại trong phạm vi toàn hệ thống

Thứ hai: Hầu hết các biện pháp kiểm soát đều căn cứ vào các hoạt

động đã lặp đi lặp lại chứ không phải là nghiệp vụ bất thường ,do đó ảnh hưởng đến yêu cầu kịp thời

Thứ ba: Hoạt động kiểm soát nội bộ chỉ có thể góp phần giảm

thiểu những sai lầm thiếu sót, lạm dụng ,gian lận hoặc có thể phát hiện ra các dấu vết của các hành vi đó để lại chứ không thể ngăn chặn hoàn toàn mọi sự việc đáng tiếc xảy ra

Thứ tư: Việc điều hành ,kiểm soát có thể bị phá vỡ do bản thân các

cá nhân điều hành kinh doanh bị lợi dụng hoặc không thực hiện đúng quy chế,

có hành vi gian lận hoặc có sự thông đồng lẫn nhau ,thông đồng với bên ngoài hoặc các nhân viên nghiệp vụ ,do đó kết quả sẽ bị che đậy ,không đúng với thực chất vụ việc, mà không phải lúc nào các nhà quản lý cũng dành thời gian

thích đáng để tìm hiểu kỹ vấn đề

Thứ năm: Hiệu quả của hoạt động kiểm soát nội bộ còn phụ thuộc

vào tinh thần trách nhiệm và thái đô thực thi công vụ của các kiểm toán viên, hoạt động kiểm toán có thể mất hiệu lực do hành động cố tình bỏ qua ,lơi lỏng hoặc phạm sai lầm trong nhận định ,tính toán thiếu cụ thể sâu sát hoặc có lạm dụng ,gian lận ,thông đồng của kiểm toán viên trong quá trình thực thi nhiệm

vụ

Thứ sáu: Các thủ tục và biện pháp kiểm toán trở nên lỗi thời,

không thích hợp vì điều kiện hoàn cảnh thực tế đã thay đổi hạn chế đến kết

quả kiểm tra, kiểm toán

Nắm được những hạn chế của hệ thống KSNB giúp người quản lý giảm thiểu những ảnh hưởng tiêu cực của những hạn chế đó bằng những chính sách, thủ tục kiểm soát bổ sung, đặc biệt là cần thường xuyên đánh giá

và điều chỉnh hê thống KSNB kịp thời

1.5 Trình tự nghiên cứu của hệ thống KSNB[4]

1.5.1 Mục đích nghiên cứu Kiểm soát nội bộ

Kiểm soát nội bộ là công cụ quan trọng trong quá trình quản lý và điều hành hoạt động kinh doanh của một tổ chức Bên cạnh đó, Kiểm soát nội bộ cũng có ảnh hưởng rất lớn đến công việc của kiểm toán viên

Việc nghiên cứu và đánh giá hệ thống KSNB là điều rất quan trọng đối với người kiểm toán, là nền tảng cho những đánh giá ban đầu của kiểm toán viên về mức rủi ro kiểm soát cũng như tính chính xác và độ tin cậy của hệ thống thông tin kế toán,hơn nữa còn thể hiện sự tuân thủ chuẩn mực nghề nghiệp của kiểm toán viên khi thực hiện kiểm toán

Đồng thời nhờ vào tìm hiểu hệ thống KSNB ,kiểm toán viên có thể đánh giá những điểm mạnh ,điểm yếu của KSNB nói chung và từng bộ phân ,quy trình trong hoạt động đơn vị

Hơn nữa trên cơ sở hiểu biết về KSNB để lập kế hạch kiểm toán , từ đó xác định rủi ro kiểm soát ,để xác định phạm vi thực hiện các thủ tục kiểm toán,phương hướng và phạm vi kiểm tra ,thiết kế các thủ tục kiểm toán ,dự kiến về thời gian và nhân sự cần thiết trong kế hoạch và chương trình kiểm toán

1.5.2 Trình tự nghiên cứu của KSNB

Tùy vào loại hình hoạt động mục tiêu và quy mô của mỗi đơn vị mà hệ thống kiểm soát nội bộ được xây dưng khác nhau Kiểm toán viên nghiên cứu

về hệ thống KSNB thông qua các bước sau:

Sơ đồ 1.3:Trình tự nghiên cứu KSNB (Nguồn: Tập thể giảng viên bô môn Kiểm toán Trường Đại học Kinh Tế TP.Hồ

Chí Minh (2007), Kiểm toán , Nxb Lao Động-Xã Hội, TP Hồ Chí

Minh [5])

Tìm hiểu về hệ thống KSNB

Cần phải hiểu biết đầy đủ các bộ phận hợp hành hệ thống KSNB ,cần tìm hiểu xem việc thiết kế hệ thống kiểm soát có phù hợp không và trên thực tế tại đơn vị có thực hiện không Cần đánh giá ban đầu (đánh giá độ tin cậy) về hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị xem xét các tàiliệu về kiểm soát nội bộ của đơn vị như:

- Sơ đồ tổ chức, sơ đồ hạch toán, các văn bản nội bộ về quy chế kiểm soát, hoạt động của kiểm tra nội bộ, hồ sơ kiểm toán các cuộc kiểm toán trước (chú ý cập nhật những thay đổi)

- Trao đổi với người quản lý và các nhân viên đơn vị để có thể nắm bắt được thái độ của người quản lý, đặc điểm tổ chức, chính sách nhân sự của đơn vị

Tìm hiểu về HTKSNB

Đánh giá sơ bộ về rủi ro kiểm soát

Thiết kế &Thực hiện các thử nghiệm kiểm

át Đánh giá lại rủi ro kiểm soát & điều chỉnh

các thử nghiệm cơ bản

- Quan sát tại chỗ các hoạt động nghiệp vụ của đơn vị

Kiểm soát nội bộ được thiết kế(các chính sách, thủ tục đưa ra) ra sao và được đơn vị thực hiện như thế nào (các chính sách, thủ tục được áp dụng)

Nội dung tìm hiểu và đánh giá độ tin cậy của hệ thống kiểm soát nội bộ:

- Sự tồn tại của hệ thống kiểm soát nội bộ (môi trường kiểm soát- hệthống kếtoán và các thủtục kiểm soát)

- Trình tự đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ từng quy trình nghiệp vụ (tín dụng, bảo lãnh, huy động tiền gửi , đầu tư mua sắm tài sản cố định, công cụ lao động )

Việc tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm:môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro ,hoạt động kiểm soát ,tìm hiểu về thông tin và truyền thông ,giám sát

¾Tìm hiểu về môi trường kiểm soát:

Khi tìm hiểu về môi trương kiểm soát thì nên chú trọng vào các nhân tố

có liên quan đến moi trường kiểm soát như:thái độ, nhân thức & hành động có liên quan đến môi trường kiểm soát của nhà quản lý ,hơn nữa trong quá trình tìm hiểu môi trường kiểm soát kiểm toán viên nên tập trung vào thực chất và nôi dung của quá trình kiểm soát hơn là hình thức

¾Tìm hiểu về đánh giá rủi ro:

Khi đánh giá rủi ro cần phải nghiên cứu thông tin thu thập được ,xác định sai sót tiềm tàng và những thủ tục kiểm soát chủ yếu ,tiếp đến là đánh giá

sơ bộ về rủi ro kiểm soát và mức độ quan tâm nhà quản lý đến việc đánh giá rủi ro ,những biện pháp đánh giá rủi ro

¾Tìm hiểu về thông tin & truyền thông:

Tìm hiểu các nghiệp vụ chính trong đơn vị

Xem xét việc xử lý các nghiệp vụ bao gôm cách thức ghi nhận chúng ,những sổ sách kế toán có liên quan ,các phương pháp xử lý nghiệp vụ

Tìm hiếu quá trình lập báo cáo tài chính bao gồm các chính sách kế toán& phương pháp xác định các ước tính kế toán

Trong quá trình tìm hiểu hệ thống kế toán & các hoạt động kiểm soát có liên quan kiểm toán viên sẽ phân chia hệ thống thành những chu trình ,nghiệp

vụ riêng

¾Tìm hiểu hoạt động kiểm soát

Trong quá rình tìm hiểu về những bộ phân khác trong hệ thống KSNB , kiểm toán viên cần xem xét kết quả đạt được để xem có phải tìm hiểu thêm về hoạt động kiểm soát hay không

¾Tìm hiểu về giám sát:

Cuối cùng là tìm hiểu về hoạt động giám sát ,có liên quan đến việc lập báo cáo tài chính và ảnh hưởng của chúng đến hê thống kiểm soát nội bộ Phương pháp thường được sử dụng là việc trao đổi với nhà quản lý

Ngoài ra kiểm toán viên cũng phải đi sau và nghiên cứu về công việc của kiểm toán viên nội bộ có ảnh hưởng tới báo cáo tài chính

Đánh giá sơ bộ về rủi ro kiểm soát

Một vấn đề mang tính bản chất gắn với hệ thống kiểm soát nội bộ,đó là rủi ro kiểm soát Hệ thống kiểm soát nội bộ càng hữu hiệu thì rủi ro kiểm soát càng thấp và ngược lại khi hệ thống kiểm soát nội bộ yếu kém thì rủi ro kiểm soát càng cao

Đánh giá sơ bộ về rủi ro kiểm soát cũng chính là đánh giá sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ ,chính là đánh giá khả năng ngăn chặn sai phạm và phát hiện gian lận.Dựa trên sự hiểu biết về hệ thống kế toán & hệ

thống kiểm soát nội bộ, các bộ phận liên quan Kiểm toán viên xác định loại sai sót,gian lận có thể xảy ra đối với quá trình thực hiện quy trình,chẳng hạn như quy trình cho vay tại ngân hàng

Khi đánh giá về rủi ro kiểm soát ,kiểm toán viên có thể thực hiện các bước sau:

ƒ Xácđịnh lại các sai sót, gian lận cóthể xảy ra trong báo cáo củađơn vị

ƒ Đánh giátính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ trong việc ngăn chặn vàphát kiện các gian lậnvà sai sót

ƒ Đánh giá mức độ rủi ro kiểm soát của các gian lận vàsai sót dựa trên thiết kếcủa hệ thống kiểm soát nội bộ và kết quả của một số phép thử được tiến hành trong giai đoạn tìm hiểuđơn vị

ƒ Nếu mức rủi ro kiểm soát được đánh giá là không cao ở mức tối đa hoặc nhân viên kiểm toán nội bộ xét thấy có khả năng giảm bớt rủi ro kiểm soát đã đánh giá xuống mức thấp hơn, nhân viên kiểm toán nội bộ sẽ xác định các thử nghiệm kiểm soát cần thiết để có được bằng chứng về sự hữu hiệu tương ứng của kiểm soát nội bộ Đây cũng là cơ sở để nhân viên kiểm toán nội bộ gia hạn phạm vi của các thử nghiệm cơ bản phải tiến hành đối với các khoản mục liên quan

Ngược lại, nếu mức rủi ro kiểm soát đượcđánh giá ở mức cao và xét thấy không có khả năng giảmđược trong thực tế thì nhân viên kiểm toán nội bộ không cần tiến hành các thử nghiệm kiểm soát mà phải tiến hành các thử nghiệm cơ bản ở mức độ phù hợp

Rủi ro kiểm soátđượcđánh giában đầu ởmứcđộ cao trong các trường hợp:

- Hệ thống kiểm soát nội bộ không được thiết kế đầy đủ

- Hệ thống kiểm soát nội bộ không được thực hiện đầy đủ

- Nhân viên kiểm toán nội bộ không được cung cấp đầy đủ cơ sở để đánh giá sự đầy đủ về thiết kế và thực hiện hệ thống kiểm soát nội bộ

Thiết kế &Thực hiện các thử nghiệm kiểm soát

Thử nghiệm kiểm soát là các thử nghiệm được tiến hành để thu thập bằng chứng về khả năng bảo đảm ngăn chặn và phát hiện được các sai sót trọng yếu Các thử nghiệm này dùng để đánh giá tinh hữu hiệu của kiểm soát nội bộ trên cả lý thuyết lẫn thực tế

¾ Tính hữu hiệu của hệthống kiểm soát nội bộ, được thể hiện

ƒ Sựhữu hiệu của loại hình kiểm soát được xây dựng để đảm bảo các

cơ sở dữ liệu cơ bản cho mỗi khoản mục trên báo cáo tài chính

ƒSự tồn tại vàxuất hiện của tài sản và nghiệp vụ

ƒ Sự đầy đủ, quyền sở hữu đối với tài sản

ƒ Đánh giá, hạch toán đúng kỳ, khai báođầy đủ trên báo cáo tài chính ¾ Các phương pháp tiến hành các thử nghiệm kiểm soát:

ƒ Phỏng vấn nhân viên thích hợp

ƒ Kiểm tra chứng từ sổ sách

ƒ Quan sát việc chấp hành các thủtục

ƒ Thực hiện lại các quy trình áp dụng các chính sách, thủ tục

Đánh giá lại rủi ro kiểm soát &thiết kế các thử nghiệm cơ bản

Sau khi tiến hành xong các thử nghiệm kiểm soát ,kiểm toán viên phải đánh giá lại rủi ro kiểm soát , - Mở rộng các thủ tục kiểm toán ở những bộ phận mà rủi ro kiểm soát được đánh giá là cao, giới hạn các thủ tục kiểm soát

ở những bộ phận có mức rủi ro kiểm soát thấp kiểm toán viên phải chú ý tới

số lượng và chất lượng của bằng chứng sử dụng làm cơ sở cho việc đánh giá

lại rủi ro kiểm soát

Nhân viên kiểm toán có thể dựa vào bảng hướng dẫn tỷ lệ sai phạm và tỷ

lệ sai phạm có thể bỏ qua trong bảng sau ,khi đánh giá rủi ro kiểm soát

Bảng 1.2: Hướng dẫn về tỷ lệ sai phạm có thể bỏ qua

Mức độ tin cậy dự kiến và thủ tục

( Nguồn: Tập thể giảng viên bô môn Kiểm toán Trường Đại học Kinh Tế

TP.Hồ Chí Minh (2007), Kiểm toán , Nxb Lao Động-Xã Hội, TP Hồ Chí Minh.[5])

Qua bảng trên ,nếu kết quả thử nghiệm cho phép kết luận là thấp hơn

hoặc bằng với mức độ bỏ qua thì thủ tục kiểm soát được xem là hữu hiệu và

nếu tỷ lệ sai phạm cao hơn mức có thể bỏ qua thì hoạt động kiểm soát không

hữu hiệu

1.6 Hoàn thiện hệ thống KSNB

Việc thực hiện thành công các biện pháp kiểm soát nội bộ đòi hỏi một số

nguyên tắc chung:[6]

• Một môi trường văn hoá nhấn mạnh đến sự chính trực, giá trị đạo đức

và phân công trách nhiệm rõ ràng;

• Quy trình hoạt động và quy trình kiểm soát nội bộ được xác định rõ ràng bằng văn bản và được truyền đạt rộng rãi trong nội bộ công ty;

• Các hoạt động rủi ro được phân tách rõ ràng giữa những nhân viên khác nhau;

• Tất cả các giao dịch phải được thực hiện với sự uỷ quyền thích hợp;

• Mọi nhân viên đều phải tuân thủ hệ thống kiểm soát nội bộ;

• Trách nhiệm kiểm tra và giám sát được phân tách rõ ràng;

• Định kỳ tiến hành các biện pháp kiểm tra độc lập;

• Mọi giao dịch quan trọng phải được ghi lại dưới dạng văn bản;

• Định kỳ phải kiểm tra và nâng cao hiệu quả của các biện pháp kiểm soát nội bộ

ª Các loại kiểm soát và các thủ tục kiểm soát

Có 2 loại kiểm soát đó là kiểm soát trực tiếp và kiểm soát tổng quát

” Kiểm soát trực tiếp

Là các thủ tục , các quy chế kiểm soát được xây dựng trên cơ sở đánh giá các yếu tố dẫn liệu của các bộ phận cấu thành trong báo cáo tài chính Kiểm soát trực tiếp 3 loại hình cơ bản:

* Kiểm soát quản lý (kiểm soát độc lập):là việc kiểm soát các hoạt động riêng lẻ ,do những nhân viên độc lập với người thực hiện hoạt động đó tiến hành Kiểm soát quản lý là biện pháp rất có hiệu lực để phát hiện và ngăn chặn các gian lận vài sai sót Nếu đơn vị có hệ hống này hữu hiệu thì công việc kiểm toán có thể được giảm nhẹ rất nhiều

* Kiểm soát xử lý:là loại kiểm soát được đặt ra để kiểm tra việc xử lý các giao dịch ,tức là kiểm tra những công việc mà nhờ chúng các giao dịch được công nhận ,cho phép phân loại tính toán ,ghi chép ,tổng hợp và báo cáo Đối với những đơn vị sử dụng hệ thống máy tính để xử lý thông tin thì kiểm soát xử lý được thực hiện thông qua chức năng xử lý bằng điện toán

* Kiểm soát để bảo vệ tài sản:Là các biện pháp ,quy chế kiểm soát nhắm bảo đảm sự an toàn của tài sản và thông tin trong đơn vị

” Kiểm soát tổng quát

Kiểm soát tổng quát là sự kiểm soát tổng thể đối vối nhiều hệ thống, nhiều công việc khác nhau.Trong môi trường máy tính hóa ,kiểm soát tổng quát thuộc về chức năng kiểm sót của phòng điện toán

KẾT LUẬN CHƯƠNG I

Thông qua chương I Cơ sở lý luận về Kiểm soát nội bộ cho chúng ta

một cái nhìn tổng quát về Kiểm soát nội bộ nói chung và kiểm soát nội bộ tại ngân hàng nói riêng Hiểu được như thế nào là kiểm soát nội bộ ;Mục đích của kiểm soát nội bộ ;Yêu cầu và nguyên tắc hoạt động của KSNB;Các yếu tố hợp thành KSNB;Những hạn chế cũng như sự cần thiết của KSNB;Trình tự nghiên cứu của hệ thống KSNB.Từ đó ,tác giả sẽ tìm hiểu về quy trình kiểm soát nội bộ tại ngân hàng và cụ thể hơn là công việc kiểm soát nội bộ trong

hoạt động cho vay tại đơn vị thực tập và là cơ sở để đi sâu phân tích thực trạng kiểm soát nội bô trong hoạt động cho vay tại NHNo &PTNT Đồng Nai Chi nhánh Tân Biên ở chương II

CHƯƠNG II:

THỰC TRẠNG QUY TRÌNH KIỂM SOÁT HOẠT ĐỘNG CHO VAY TẠI AGRIBANK ĐỒNG NAI – CN TÂN BIÊN 2.1 Tình hình tổ chức kinh doanh tại NHNo& PTNT Đồng Nai Chi nhánh

Ngân hàng NN&PTNT Đống Nai với ưu thế là ngân hàng nhà nước ,hiện nay đang chiếm thị phần khá lớn trên địa bàn ,đã có mọt quá trình hình thành

và phát triển với những thay đổi phù hợp:

+ Giai đoạn 1988-1990:Cơ chế hai giá trong cho vay

Trong thời kì đầu thành lập ,khách hàng chủ lực của Agribank Đồng Nai

là các thành phần kinh tế quốc doanh và tập thể Cơ chế và lãi cho vay đối với hai thành phần này thực hiện theo chỉ đạo của ngân hàng Nhà Nước ,nguồn vốn cho vay cũng do Nhà Nước cung cấp và từ nguồn tiền gửi của các tổ chức kinh tế lúc bấy giờ Để hoạt động hiệu quả ,Chi nhánh đã khảo sát tình hình

và nhu cầu thị trường để đưa ra thực hiện một số giải pháp thiết thực mà nổi bật là giải pháp về cơ chế 2 giá trong cho vay

+ Giai đoạn 1991-1996:Hướng đến cho tăng vay kinh tế hộ