Đề tài xây dựng cơ sở dữ liệu cho ứng dụng mô phỏng hệ thống quản lý doanh nghiệp

DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU Bảng biểu II.1 : Bảng hệ số lương Bảng biểu II.2 : Bảng tỷ lệ % BHXH Bảng biểu II.3 : Các nghiệp vụ của quy trình tính lưong Bảng biểu II.4 : Diễn giải chi tiết Bả

Mục lục

DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU 3

DANH MỤC CÁC BIỂU ĐỒ 4

DANH MỤC CÁC HÌNH ẢNH 5

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT 6

LỜI NÓI ĐẦU 7

Chương I: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN 8

I.1 Tình hình nghiên cứu 8

I.2 Mục tiêu đề tài 9

I.3 Nội dung đề tài thực hiện 9

I.4 Phạm vi nghiên cứu 10

I.5 Sơ lược cấu trúc đề tài .10

Chương II: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VÀ CÔNG NGHỆ SỬ DỤNG 12

II.1 Phương pháp nghiên cứu 12

II.2 Kiến thức về quản lý doanh nghiệp 13

II.2.1 Khảo sát hiện trạng tổ chức 13

II.2.2 Khảo sát hiện trạng nghiệp vụ 18

II.3 Những vấn đề đúc kết được trong quá trình phân tích từng quy trình riêng lẻ .30

II.3.1 Quy trình là gì? 30

II.3.2 Mô phỏng quy trình là gì? 32

II.4 Tính mới của đề tài 33

II.5 Các công nghệ được sử dụng để thực hiện đề tài 33

II.5.1 Microsoft Visual Basic.Net 2005 33

II.5.2 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Developer Edition 2005 34

Chương III : PHÂN TÍCH HỆ THỐNG 36

III.1 Xác định yêu cầu chức năng nghiệp vụ 36

III.1.1 Xác định yêu cầu chức năng nghiệp vụ cho từng quy trình trong công ty 36

III.1.2 Xác định yêu cầu chức năng nghiệp vụ cho hệ thống quản lý doanh nghiệp 50

III.2 Xác định yêu cầu chức năng hệ thống 53

III.3 Xác định yêu cầu phi chức năng 54

Chương IV : THIẾT KẾ HỆ THỐNG 55

IV.1 Thiết kế hệ thống ở mức quan niệm 55

IV.1.1 Từ điển dữ liệu ở mức quan niệm 55

IV.1.2 Mô tả thực thể 56

IV.1.3 Mô tả mối kết hợp 62

IV.1.4 Mô hình thực thể và mối kết hợp 69

IV.2 Thiết kế hệ thống ở mức logic 70

IV.2.1 Chuyển mô hình thực thể kết hợp sang mô hình quan hệ 70

IV.2.2 Lược đồ quan hệ 76

IV.2.3 Các ràng buộc 77

Chương V : SẢN PHẨM 88

V.1 Sản phẩm 88

V.1.1 Từ điển dữ liệu 88

V.1.2 Cơ sở dữ liệu để mô phỏng hệ thống quản lý doanh nghiệp vừa và nhỏ 91

V.1.3 Diễn giải cơ sở dữ liệu 92

KẾT LUẬN 101

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 102

PHỤ LỤC 103

DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU

Bảng biểu II.1 : Bảng hệ số lương

Bảng biểu II.2 : Bảng tỷ lệ % BHXH

Bảng biểu II.3 : Các nghiệp vụ của quy trình tính lưong

Bảng biểu II.4 : Diễn giải chi tiết

Bảng biểu III.1: Nghiệp vụ quy trình quản lý công nợ

Bảng biểu III.2: Quy định của nghiệp vụ quy trình quản lý công nợ

Bảng biểu III.3: Nghiệp vụ quy trình quản lý nhập xuất vật tư

Bảng biểu III.4: Nghiệp vụ quy trình tính lương và các khoản trích theo lương Bảng biểu III.5: Nghiệp vụ quy trình xuất khẩu

Bảng biểu III.6: Quy định của nghiệp vụ quy trình xuất khẩu

Bảng biểu III.7: Chức năng nghiệp vụ của giáo viên

Bảng biểu III.8: Quy định của chức năng nghiệp vụ giáo viên

Bảng biểu III.9: Chức năng nghiệp vụ của sinh viên

Bảng biểu III.10: Yêu cầu chức năng hệ thống

Bảng biểu III.11: Yêu cầu phi chức năng

Bảng biểu IV.1: Từ điển dữ liệu ở mức quan niệm

Bảng biểu IV.2: Mô hình quan hệ

Bảng biểu IV.3: Lược đồ quan hệ

Bảng biểu V.1: Từ điển dữ liệu

DANH MỤC CÁC BIỂU ĐỒ

Biểu đồ II.1 : Sơ đồ tổ chức công ty cổ phần xuất nhập khẩu Biên Hòa

Biểu đồ II.2 : Sơ đồ tổ chức công ty TNHH ChangShin Việt Nam

Biểu đồ IV.1: Mô hình thực thể và mối kết hợp

Biểu đồ V.1: Cơ sở dữ liệu để mô phỏng hệ thống quản lý doanh nghiệp vừa và nhỏ

DANH MỤC CÁC HÌNH ẢNH

Hình V.1: Giao diện phân quyền đăng nhập

Hình V.2: Giao diện làm việc chính của giáo viên

Hình V.3: Form loại quy trình

Hình V.10: Thêm quy trình cho công ty

Hình V.11: Thêm công việc

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

UBND : Ủy ban nhân dân

TNHH : Trách nhiệm hữu hạn

BHXH : Bảo hiểm xã hội

BHYT : Bảo hiểm y tế

BHTN : Bảo hiểm thất nghiệp

KPCD : Kinh phí công đoàn

NV- CN : Nhân viên – Công nhân

LỜI NÓI ĐẦU

Phương châm “học đi đôi với hành” là một phương châm hàng đầu trong giáo dục

và đào tạo, đặc biệt là ở các trường đại học Hiểu được điều đó lãnh đạo Trường Đại học Lạc Hồng đã đề ra sứ mạng của nhà trường là “đào tạo nhân lực, vườn ươm nhân

tài, sinh viên tốt nghiệp làm việc ngay không đào tạo lại”

Để thực hiện được sứ mạng này, ngoài các chính sách hữu dụng khác, nhà trường

đã đầu tư đẩy mạnh vốn kiến thức làm việc thực tế cho sinh viên mình ngay trên ghế

nhà trường qua các hệ thống mô phỏng thực tế môi trường làm việc trong các doanh

nghiệp

Hiện nay, nhà trường đã, đang và sẽ thực hiện các hệ thống mô phỏng các quy trình quản lý kế toán, quản lý doanh nghiệp, với mục tiêu ban đầu là dành cho đối tượng sử dụng là sinh viên khoa Tài chính-Kế toán và khoa Quản trị Hệ thống mô phỏng giúp cho sinh viên thay vì phải ra công ty để tìm hiểu các quy trình quản lý trong doanh nghiệp, thì nay chỉ cần ngồi trên máy tính sinh viên đã có thể nắm bắt được các quy trình doanh nghiệp trên thực tế như thế nào, từng quy trình làm công việc gì, làm ra sao… Đây chính là một trong những phương sách để tạo điều kiện cho sinh viên thực hành cũng cố kiến thức lý thuyết của mình

Trên thực tế thì các quy trình này không hề đứng độc lập nhau mà luôn có sự thống nhất với nhau trong hệ thống quản lý doanh nghiệp Quy trình nối tiếp quy trình, công việc nối tiếp công việc, dữ liệu đầu ra của quy trình này có thể là dữ liệu đầu vào của quy trình khác Vậy vấn đề đặt ra là làm sao để có thể ghép các chương trình mô phỏng các quy trình lại với nhau?

Câu trả lời của chúng tôi là để có thể mô phỏng được cả một hệ thống quản lý doanh nghiệp trong đó có nhiều quy trình thì trước tiên cần phải có một cơ sở dữ liệu

để quản lý hệ thống doanh nghiệp, cùng các quy trình đó Câu trả lời này chính là lý

do để chúng tôi thực hiện đề tài “xây dựng cơ sở dữ liệu cho ứng dụng mô phỏng hệ

thống quản lý doanh nghiệp”

Chương I: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN

Ngày nay xã hội ngày càng phát triển, công nghệ thông tin đóng vai trò vô cùng quan trọng, giúp con người làm việc với mức độ chính xác, quản lý và tổ chức công việc đạt hiệu quả cao Nhịp độ phát triển công nghệ thông đang là một vấn đề rất được các ngành khoa học, giáo dục, kinh tế … quan tâm, tuy nhiên việc ứng dụng công nghệ thông tin vào các lĩnh vực làm sao để đạt được một cách có hiệu quả

Bên cạnh đó, ở các trường đại học, đặc biệt là trường đại học Lạc Hồng, khoa

Kế toán – Tài chính là khoa có số lượng sinh viên đăng kí học chiếm tỉ lệ cao Hằng năm số lượng sinh viên tốt nghiệp khoa Tài chính – Kế toán rất đông, cung nhiều hơn cầu, làm sao để tân cử nhân sau khi ra trường không bở ngỡ trước môi trường làm việc thực tế, đáp ứng được yêu cầu của các nhà doanh nghiệp Hiểu được điều đó, lãnh đạo trường Đại học Lạc Hồng đã đưa ra ý kiến về sự phối hợp giữa khoa Kế Toán –Tài Chính, khoa Quản Trị và khoa Công Nghệ Thông Tin để tạo ra sản phẩm là chương trình mô phỏng các quy trình trong doanh nghiệp trên máy vi tính Từ khóa 2008-

2009, khoa Công nghệ thông tin đã nghiên cứu để mô phỏng các quy trình kế toán, tuy nhiên các quy trình được tạo ra còn mang tính riêng lẻ và chưa thống nhất với nhau về

dữ liệu Nhiệm vụ của chúng tôi năm nay là nghiên cứu để thiết kế cơ sở dữ liệu phục

vụ cho việc mô phỏng các quy trình

Mục tiêu mà đề tài hướng tới là “Xây dựng cơ sở dữ liệu cho ứng dụng mô phỏng hệ thống quản lý doanh nghiệp vừa và nhỏ trên hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL”

Cơ sở dữ liệu SoMS (Simulation of Management System – hệ thống mô phỏng quản lý doanh nghiệp) lưu trữ dữ liệu như một ngân hàng dữ liệu chung mà bất kì quy trình nào trong doanh nghiệp cũng có những thông tin chung này Ngoài ra cơ sở dữ liệu SoMS đáp ứng được các tính năng cần thiết để xây dựng chương trình mô phỏng hệ thống quản lý doanh nghiệp: có khả năng tích hợp dữ liệu của nhiều quy trình trong doanh nghiệp, quản lý tình huống giáo viên đưa ra cho sinh viên thực hành, quản lý đáp án tình huống, quản lý kết quả làm bài và dấu vết làm bài của sinh viên

I.1 Tình hình nghiên cứu

Trong quá trình khảo sát về đề tài mô phỏng quy trình kế toán, chúng tôi thấy

có các dự án liên quan đến vấn đề mà chúng tôi đang nghiên cứu như sau:

- ERP Database [10] - Enterprise Resource Planning Database (Cơ sở dữ liệu quản lý nguồn lực doanh nghiệp), là cơ sở dữ liệu thống nhất, cho phép tích hợp nhiều quy trình trong các doanh nghiệp vào quản lý và có thể ứng dụng linh hoạt cho nhiều doanh nghệp khác nhau Hiện nay đã có rất nhiều doanh nghiệp

ở Việt Nam triển khai giải pháp ERP ERP Database giúp tăng cường hiệu quả của quy trình doanh nghiệp, và giúp phối hợp với hoạt động của các ngành khác nhau Nói tóm lại ERP Database là một cơ sở dữ liệu ứng dụng được cho nhiều doanh nghiệp khác nhau để nâng cao hiệu quả kinh doanh, ERP có khả năng tích hợp nhiều quy trình trong nghiệp để quản lý

- Ngay chính trong trường Đại học Lạc Hồng, trong khoá nghiên cứu khoa học sinh viên lần thứ 13, các bạn sinh viên cũng đã xây dựng một số cơ sở dữ liệu

phục vụ cho việc mô phỏng các quy trình kế toán Cụ thể là cơ sở dữ liệu ứng dụng cho việc mô phỏng các quy trình:

™ Quy trình nhập xuất nguyên vật liệu

™ Quy trình quản lý công nợ

™ Quy trình tính lương và các khoản trích theo lương

™ Quy trình tạm ứng và quyết toán tạm ứng

™ Quy trình lập phiếu thu chi tiền mặt

™ Quy trình lập báo cáo thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ

Nhận xét: ERP Database là cơ sở dữ liệu có thể ứng dụng được cho nhiều

doanh nghiệp, tích hợp được nhiều quy trình quản lý trong doanh nghiệp ERP Database giải quyết được vấn đề lưu trữ thông tin cả một hệ thống quản lý doanh nghiệp bao gồm nhiều quy trình Tuy nhiên ERP Database chỉ quản lý thông tin về doanh nghiệp mà không phục vụ cho việc mô phỏng các quy trình trong doanh nghiệp Với các cơ sở dữ liệu đã được xây dựng để mô phỏng cho các quy trình trong trường

Đại học Lạc Hồng thì giải quyết được vấn đề lưu trữ thông tin để mô phỏng quy trình

doanh nghiệp Tuy nhiên mỗi cơ sở dữ liệu chỉ đáp ứng được vấn đề mô phỏng cho

một quy trình Không thể ghép các cơ sở dữ liệu này lại để mô phỏng cho nhiều quy trình trong doanh nghiệp Vậy làm sao để có thể quản lý hết được dữ liệu để có thể mô phỏng cả một hệ thống quản lý doanh nghiệp như vậy? Câu trả lời là cần có một cơ sở

dữ liệu quản lý tất cả các dữ liệu chung của hệ thống quản lý doanh nghiệp và cho phép tích hợp nhiều quy trình vào để quản lý Chính vì vậy, việc xây dựng cơ sở dữ liệu cho ứng dụng mô phỏng hệ thống quản lý doanh nghiệp là điều cần thiết

I.2 Mục tiêu đề tài

Xây dựng cơ sở dữ liệu cho ứng dụng mô phỏng hệ thống quản lý doanh nghiệp vừa và nhỏ trên hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL

Xây dựng cơ sở dữ liệu trên nền hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL để đưa thêm quy trình trong doanh nghiệp vào mà không làm mất dữ liệu của một quy trình khác

Cơ sở dữ liệu sau khi xây dựng là nền tảng để xây dựng các chương trình mô phỏng các quy trình của doanh nghiệp vừa và nhỏ Dữ liệu để mô phỏng cho các quy trình đều được lưu trữ trên cùng một cơ sở dữ liệu nên việc lấy dữ liệu đầu ra của một quy trình làm dữ liệu đầu vào cho quy trình khác là hoàn toàn hợp lý Điều này giúp cho việc sinh viên khi thực hành sẽ hiểu rõ hơn không chỉ một quy trình nào đó trong công ty mà còn hiểu được mối quan hệ giữa các quy trình đó

I.3 Nội dung đề tài thực hiện

Tiếp tục kế thừa những kết quả đã phân tích được từ các mô phỏng quy trình khoá 2008 – 2009 Để các module mô phỏng quy trình có thể kết nối lại được với nhau thì cần có một nền tảng chung để tất cả các module cùng phát triển trên nền tảng đó

Do vậy việc phân tích ra các điểm chung và quản lý dữ liệu của các điểm chung là một nhu cầu cần thiết Để đáp ứng nhu cầu ghép nối các module lại thì chúng tôi quyết

định thực hiện đề tài “Xây dựng cơ sở dữ liệu cho ứng dụng mô phỏng hệ thống quản

lý doanh nghiệp” Nội dung thực hiện đề tài bao gồm:

- Mô tả một số quy trình trong công ty, doanh nghiệp Việc mô tả chi tiết một số quy trình trong công ty doanh nghiệp để có thể hiểu thấu đáo được chi tiết của một quy trình nhỏ thì sẽ như thế nào

- Phân tích điểm chung giữa các quy trình Sau khi phân tích từng quy trình riêng

lẻ thì tìm ra điểm chung của các quy trình để có hướng xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý được tất cả các điểm chung đó Việc quản lý được điểm chung của quy trình sẽ cho ta một hệ thống tổng quát quản lý các quy trình

- Phân tích cơ sở dữ liệu cho từng quy trình riêng lẻ: phân tích cơ sở dữ liệu cho từng quy trình riêng lẻ giúp cho việc tìm dữ liệu chung tốt hơn

- Phân tích tất cả các điểm chung của các quy trình Tập hợp danh sách tất cả các điểm chung của quy trình lại

- Xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý được tất cả các mô phỏng quy trình Dựa vào danh sách các điểm chung để phân nhóm những đối tượng cần quản lý và mối quan hệ giữa các đối tượng đó Từ đó có cơ sở để xây dựng cơ sở dữ liệu phục vụ cho việc mô phỏng hệ thống quản lý các doanh nghiệp vừa và nhỏ

I.4 Phạm vi nghiên cứu

Thời gian: Đề tài được thực hiện từ ngày 20/03/2010 đến hết ngày 22/05/2010 Không gian: Khảo sát ở hai công ty khác nhau để tìm hiểu về hệ thống tổ chức trong doanh nghiệp vừa và nhỏ Đó là công ty cổ phần xuất nhập khẩu Biên Hòa và Công ty TNHH ChangShin Việt Nam

Nguồn tài liệu: Các website trình bày về quy trình lương, quy trình công nợ, quy trình vật tư và quy trình xuất khẩu Các đề tài nghiên cứu khoa học về vấn đề mô phỏng các quy trình kế toán trong khóa nghiên cứu khoa học sinh viên lần thứ 13

Người cộng tác: Đề tài được thực hiện dưới sự giám sát của giáo viên hướng dẫn cùng các thầy cô trong khoa Công nghệ thông tin và sự hướng dẫn về mặt chuyên môn kế toán của các thầy cô bên khoa Kế toán – tài chính Ngoài ra trong quá trình thực hiện đề tài còn có sự giúp đỡ của các thành viên đã tham gia nghiên cứu khoa học sinh viên lần 13

I.5 Sơ lược cấu trúc đề tài

Chương I: Trình bày tình hình nghiên cứu, triển khai trong và ngoài nước mà có liên quan đến nội dung nghiên cứu đề tài đang thực hiện Từ đó rút ra nhận định những nội dung chưa được đề cập đến Trên cơ sở những nội dung chưa được đề cập đến thì

đề tài đưa ra nội dung để thực hiện nội dung chưa được đề cập đến đó

Chương II: Trình bày những kiến thức về quản lý doanh nghiệp:

• Tìm hiểu tổ chức của 2 doanh nghiệp thuộc loại hình doanh nghiệp khác nhau

• Tìm hiểu hiện trạng nghiệp vụ của một số quy trình trong doanh nghiệp

Trên cơ sở những vấn đề đã tìm hiểu được đưa ra những khái niệm tổng quát về

mô hình công ty, quy trình Từ đó mới có được hướng xây dựng cơ sở dữ liệu làm sao

để có thể mô phỏng được hệ thống quản lý cho công ty cỡ vừa

Nêu lên những lựa chọn về tin học : ngôn ngữ lập trình, hệ quản trị cơ sở dữ

liệu, các phầm mềm để hiện thực hoá đề tài

Chương III: Dựa trên cơ sở lý thuyết đã tìm hiểu được ở chương II để phân tích những yêu cầu mà hệ thống cần đạt được, yêu cầu chức năng nghiệp vụ, yêu cầu chức

năng hệ thống, các yêu cầu phi chức năng

Chương IV: Sau khi xác định yêu cầu ở chương III thì xây dựng hệ thống ở

mức quan niệm Cụ thể là xây dựng mô hình thực thể kết hợp để thấy rõ được các đối

tượng cần quản lý theo yêu cầu và mối quan hệ giữa các đối tượng đó

Chương V: Sản phẩm cuối cùng nhận được là cơ sở dữ liệu cho ứng dụng mô phỏng hệ thống quản lý doanh nghiệp vừa và nhỏ Phân tích và mô tả về sản phẩm

Kết luận: Nêu lên những nhận xét về đề tài, đồng thời liệt kê những vấn đề đã giải quyết được, những vấn đề chưa giải quyết được Đối với những vấn đề chưa giải quyết được thì đưa ra hướng giải quyết ra sao Cuối cùng là đưa ra kết luận về đề tài

Chương II: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VÀ CÔNG NGHỆ SỬ

DỤNG

II.1 Phương pháp nghiên cứu

a Quan sát thực tế: có rất nhiều phương pháp điều tra để lấy thông tin như

phương pháp phỏng vấn, phương pháp dùng bảng câu hỏi, phương pháp nghiên cứu tài liệu và phương pháp quan sát thực tế… Chúng tôi chọn phương pháp quan sát thực tế để tìm hiểu tổ chức của hai công ty khác nhau: công ty TNHH Changshin và công ty cổ phần xuất nhập khẩu Biên Hoà Với phương pháp này chúng tôi trực tiếp xem xét việc làm thực tế trong tổ chức, việc luân chuyển thông tin trong tổ chức, nhằm thu thập chính xác cách thức và quy trình làm việc thực tế của hệ thống Sơ đồ tổ chức được thể hiện bằng hình vẽ theo cấu

trúc phân cấp quản lý gồm các phòng ban trong tổ chức Qua đó, ta có thể hình

dung được hoạt động chung của toàn đơn vị cũng như sự phối hợp hoạt động giữa các phòng ban với nhau

b) Nghiên cứu tài liệu: Tài liệu được dùng để nghiên cứu ở đây là các luận văn

nghiên cứu khoa học từ các đề tài xây dựng chương trình mô phỏng các quy trình kế toán của khoá trước, đồng thời tìm hiểu thêm nguồn thông tin trên internet Đây là phương pháp để có những thông tin quan trọng, nhất là những thông tin có tính pháp lý Đề tài tìm hiểu 4 quy trình sau:

o Quy trình tính lương và các khoản trích theo lương [1], [4]

o Quy trình quản lý công nợ [2], [5], [6]

o Quy trình nhập xuất nguyên vật liệu [3] [7]

o Quy trình xuất khẩu [8] [9]

c) Mô hình thực thể kết hợp: mô hình thực thể kết hợp là cách tiếp cận chính để

mô hình hoá dữ liệu ý niệm (conceptual data modeling) nhằm biểu diễn cấu trúc

và các ràng buộc của cơ sở dữ liệu Áp dụng các nguyên tắc xây dựng mô hình thực thể kết hợp để xây dựng mô hình thực thể và mối kết hợp như: liệt kê các thuộc tính cần quản lý, gom nhóm các thuộc tính cần quản lý thành từng đối tượng nhỏ, xây dựng mô hình thực thể kết hợp dựa vào các đối tượng đã phân

nhóm và mối quan hệ giữa chúng

d) Lược đồ quan hệ: là một tập hợp các quan hệ, được xây dựng dựa vào mô hình

thực thể kết hợp, là nền tảng để xây dựng cơ sở dữ liệu ở mức vật lý Áp dụng các phương pháp chuyển đổi từ mô hình thực thể kết hợp sang lược đồ quan hệ

để xây dựng lược đồ quan hệ

e) Hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL: SQL Server là một hệ thống quản lý cơ sở dữ

liệu sử dụng Transact-SQL để trao đổi dữ liệu giữa Client computer và SQL Server computer SQL Server được tối ưu để có thể chạy trên môi trường cơ sở

dữ liệu rất lớn (Very Large Database Environment) lên đến Tera-Byte và có thể phục vụ cùng lúc cho hàng ngàn user SQL Server phiên bản 2005 trở về sau có thể kết hợp với các server khác như Microsoft Internet Information Server (IIS), E-Commerce Server, Proxy Server Chính vì những điểm mạnh đó, trong đề tài này, chúng tôi quyết định chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server để xây

dựng và quản lý cơ sở dữ liệu cho ứng dụng mô phỏng hệ thống quản lý doanh nghiệp Từ lược đồ quan hệ, sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL để xây dựng

cơ sở dữ liệu Dưới đây là mô hình cơ sở dữ liệu cho ứng dụng mô phỏng hệ thống quản lý doanh nghiệp

f) Transact-SQL: đưa thử quy trình lương, quy trình xuất khẩu vào, và dùng các

câu lệnh Transact-SQL, các thủ tục, hàm trong SQL để kiểm tra cơ sở dữ liệu

có thể tương thích nhiều quy trình khác nhau

II.2 Kiến thức về quản lý doanh nghiệp

II.2.1 Khảo sát hiện trạng tổ chức

a) Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Biên Hòa

a.1 Giới thiệu đôi nét về công ty

Công ty xuất nhập khẩu Biên Hòa được thành lập ngày 17/12/1983 theo quyết định số 2265/QĐ.UBT của UBND tỉnh Đồng Nai, trực thuộc UBND TP Biên Hòa, với tên gọi là công ty cung ứng hàng hóa xuất khẩu TP Biên Hòa

Tháng 7/1988, để phù hợp với sự phát triển công ty UBND tỉnh Đồng Nai ban hành quyết định số 955/QĐ.UBT ngày 21/07/1988 đổi tên là công ty Thủ công Mỹ nghệ xuất khẩu TP Biên Hòa, trực thuộc UBND TP Biên Hòa

Tháng 3/1990, UBND tỉnh Đồng Nai có quyết định số 351/QĐ.UBT đổi tên thành Liên hiệp sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu TP Biên Hòa

Năm 1992 UBND tỉnh Đồng Nai ban hành quyết định số 1096/QĐ.UBT ngày 26/08/1992 thành lập danh nghiệp nhà nước _Công ty xuất nhập khẩu Biên Hòa

Ngày 20/09/2005 chuyển đổi doanh nghiệp nhà nước thành Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Biên Hòa theo quyết định số 3245/QĐ.UBND tỉnh Đồng Nai và được duy trì hoạt động cho đến nay

a.2 Sơ đồ tổ chức Biểu đồ II.1 : Sơ đồ tổ chức công ty cổ phần xuất nhập khẩu Biên Hòa

a.3 Chức năng từng phòng,bộ phận trong công ty

Phòng giám đốc: giám đốc là người đứng đầu công ty, điều hành và quyết định mọi hoạt động công ty

Phòng phó giám đốc: phó giám đốc là người quản lý chính cửa hàng thương mại Tổng hợp, điều hành các hoạt động công ty, quyết định và xử lý mọi việc khi giám đốc vắng mặt

Phòng tổ chức hành chánh: quản lý nhân sự và tiền lương của nhân viên, tham mưu ban giám đốc trong việc tổ chức hội nghị của công ty, phát triển tổ chức, quản lý văn phòng phẩm và máy móc thiết bị Tiếp nhận xử lý, quản lý và tổ chức lưu trữ công văn đi, đến theo đúng quy trình Kiểm tra về thể thức trình bày và nội dung các văn bản ban hành trước khi cấp số và đóng dấu; Theo dõi, giám sát, phát hiện và kịp thời thực hiện biện pháp chấn chỉnh các sai sót trong thủ tục hànhchính trong công ty Quản lý và sử dụng con dấu của công ty theo quy định của Nhà nước

Phòng kế toán tài vụ: Cung cấp đầy đủ, toàn diện và chính xác số liệu để giúp ban Giám đốc ra các quyết định chỉ đạo, quản lý , điều hành phù hợp.Tổ chức lập dự toán thu, chi trong phạm vi ngân quỷ quản lý Tổ chức thực hiện dự toán thu, chi ngân quỷ được giao, nộp đầy đủ đúng hạn các khoản phải nộp ngân sách theo quy định của pháp luật Chi đúng đối tượng, đúng mục đích và tiết kiệm Quản lý sử dụng tài sản của công ty theo đúng chế độ quy định Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện thu, chi đối với các đơn vị trực thuộc - Chấp hành đúng các quy định của pháp luật về kế toán, thống kê, báo cáo, quyết toán ngân sách và công khai ngân sách theo quy định của pháp luật, duyệt quyết toán đối với các đơn vị trực thuộc( như cửa hàng thương mại,

bộ phận nhiên liệu…)

Phòng kế hoạch kinh doanh: Xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh ngắn hạn

và dài hạn của công ty Trên cơ sở kế hoạch của các phòng, của các đơn vị thành viên tổng hợp và xây dựng kế hoạch tổng thể của công ty Tham khảo ý kiến của các phòng

có liên quan để phân bổ kế hoạch kinh doanh, kế hoạch dự trữ hàng, kế hoạch nhập, xuất hàng và các kế hoạch khác của công ty trình Giám đốc Dự báo thường xuyên về cung cầu, giá cả hàng hoá trên thị trường trong phạm vi toàn quốc nhằm phục vụ cho quá trình kinh doanh của công ty Cân đối lượng hàng hoá và có kế hoạch điều hoà hợp lý Bảo đảm bí mật các thông tin kinh tế đối với những người không có trách nhiệm để tránh thiệt hại cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty

Cửa hàng thương mại tổng hợp: Dự báo thường xuyên về cung cầu, giá cả hàng hoá trên thị trường trong phạm vi toàn quốc nhằm phục vụ cho quá trình kinh doanh của công ty,lên kế hoạch đặt hàng và dự toán chi phi đặt hàng

b) Công ty TNHH ChangShin Việt Nam

b.1 Giới thiệu đôi nét về công ty

Công ty TNHH ChangShin Việt Nam là một doanh nghiệp có 100% vốn đầu tư nước ngoài,được thành lập và chính thức đi vào hoạt động ngày 05/06/1995 theo quyết định số 938/GP ngày 08/08/1994 của uỷ ban hợp tác và đầu tư Công ty toạ lạc tại địa bàn xã Thạnh Phú, huyện Vĩnh Cửu, tỉnh Đồng Nai, cách trung tâm thành phố Biên Hoà khoảng 15 km.Với đội ngũ 20.500 công nhân viên chuyên gia công giày thể thao mang nhãn hiệu NIKE Trong quá trình hoạt động, công ty đã nghiêm túc chấp hành các quy định của pháp luật Việt Nam về quy định giấy phép đầu tư.Sau gần hai tháng

hoạt động, công ty được uỷ ban hợp tác và đầu tư chuẩn y về việc tăng vốn đầu tư và vốn pháp định theo số 938/GPDC1 ngày 19/09/1995

Tóm tắt thông tin cơ bản:

Tên gọi: công ty TNHH ChangShin Việt Nam

Địa chỉ: xã Thạnh Phú,huyện Vĩnh Cửu,tỉnh Đồng Nai

Số điện thoại:0613.865.201

Chính thức đi vào hoạt động:05/06/1995

Tổng số vốn đầu tư:25.000.000 USD

Tổn diện tích:34 ha (diện tích nhà xưởng 21 ha,công viên 7ha,sân trống và đường đi 6ha)

b.2 Sơ đồ tổ chức Biểu đồ II.2 : Sơ đồ tổ chức công ty TNHH ChangShin Việt Nam

b.3 Chức năng từng phòng,bộ phận trong công ty

Gồm tất cả 20 phòng ban và bộ phận sản xuất:

IT,BU (phòng giao dịch khách hàng),CR (phòng chịu trách nhiệm về môi trường và an toàn trong lao động),Develop (phòng thiết kế giày mẫu),Acconting-Finance-Tax, HRM(phòng nhân sự),IE (phòng tính toán về định mức nhân lực),JIT (phòng kế hoạch và phân

bổ người),LAB(phòng chịu trách nhiệm về hoá chất),NITC (xưởng huấn luyện mô hình doanh nghiệp mẫu theo LEAN),NOS( phòng hỗ trợ cải tiến các quy trình sản xuất),Material (phòng mua và chịu trách nhiệm nguyên vật liệu sản xuất cho toàn công ty),QA (phòng đảm bảo chất lượng giày của toàn công ty),CQM(phòng kiểm soát chất lượng theo từng category tương ứng với category của NIKE), Trading (phòng xuất khẩu), Maintenance (phòng bảo trì),Factory #1,2,3,4 (bốn xưởng sản xuất lớn)

Chức năng:

Phòng IT: quản lý tất cả tài nguyên máy tính bao gồm phần cứng, phần mềm và hệ

thống mạng LAN trong nội bộ công ty

Phòng Account : phòng kế toán của công ty

Phòng BU: quản lý thông tin về các chuyến tham quan của khách hàng đến công ty

và chia sẻ các nhận xét của khách hàng về công ty

Phòng CR: quản lý việc bảo vệ môi trường (xử lí chất thải của công ty), môi trường làm việc tốt cho công nhân viên, an toàn lao động và các hoạt động an ninh trong toàn nhà máy

Phòng Develop: quản lý việc thiết kế giày mẫu cho những mã giày sẽ được sản xuất trong công ty, từ đó đưa ra tiêu chuẩn quy trình thực hiện mã giày đó

Phòng Finance: phòng tài chính của công ty

Phòng HRM: quản lý việc tuyển dụng và sử dụng nhân sự trong công ty Quản lý

chấm công và chi trả lương cho công nhân viên trong công ty

Phòng IE: quản lý về định mức nhân lực của từng xưởng sản xuất theo từng mã giày

Phòng JIT: quản lý kế hoạch của công ty và phân chia kế hoạch cho từng xưởng sản xuất nhỏ, từ đó bố trí nhân sự hợp lý cho từng xưởng

Phòng LAB: quản lý việc sử dụng hoá chất cho từng mã giày và độ bền của giày theo tiêu chuẩn của NIKE

Xưởng NITC: xưởng huấn luyện mô hình doanh nghiệp mẫu theo Lean cho tất cả các công ty khác trên thế giới)

Phòng NOS: chịu trách nhiệm về việc huấn luyện tình thần làm việc theo Lean và cải tiến các hiện trạng sản xuất nhằm loại bỏ lãng phí

Phòng Material: quản lý việc nhập các loại vật liệu và đáp ứng kịp thời cho từng xưởng sản xuất theo từng mã giày khác nhau

Phòng QA: quản lý chất lượng cho toàn bộ công ty trước khi xuất giày đến NIKE

Phòng CQM: kết hợp với phòng QA để đảm bảo chất lượng cho từng category của từng xưởng sản xuất trong nội bộ nhà máy

Phòng Tax: quản lý thuế của công ty

Phòng Trading: quản lý việc xuất khẩu giày cho khách hàng

Xưởng Lamination: xưởng cán vật liệu cho các mã hàng có yêu cầu cán các loại vật liệu đệm

Xưởng Embroidery: xưởng thêu cho các mã hàng có yêu cầu thêu trang trí các chi tiết của giày

Phòng Maintenance: phòng bảo trì chịu trách nhiệm cung cấp, sửa chữa và bảo quản tất cả cscs loại máy phục vụ cho các xưởng sản xuất

Factory #1,2,3,4: Bốn xưởng sản xuất lớn của công ty

II.2.2 Khảo sát hiện trạng nghiệp vụ

a) Quy trình quản lý công nợ

a.1 Khái niệm quản lý công nợ

Quản lý công nợ là quá trình thu thập, xử lý thông tin về các khoản nợ của công ty với các đối tác liên quan Đồng thời theo dõi nợ đối với từng khách hàng, phân loại, xử lý

- Kế toán theo dõi các khoản phải trả là phần hành theo dõi tất cả các khoản nợ phải trả cho nhà cung cấp từ việc mua nguyên liệu, vật tư, tài sản cố định đến các khoản phải trả phí dịch vụ khác.[2] Nhiệm vụ của kế toán công nợ phải trả là kiểm tra giám sát chặt chẽ việc chấp hành kỷ luật tài chính tín dụng đối với ngân hàng; kỷ luật thu nộp các khoản thanh toán của doanh nghiệp đối với các cơ quan tổ chức (cơ quan thuế, kho bạc nhà nước, cơ quan bảo hiểm xã hội… ) [6]

a.2 Các nghiệp vụ trong quy trình quản lý công nợ [2]

Nhận biết hợp đồng : Khi phát sinh các hợp đồng, các hợp đồng sẽ được gửi đến

bộ phận kế toán công nợ Dựa vào nội dung trên hợp đồng để xác định hợp đồng này là hợp đồng mua hàng hay hợp đồng bán hàng

Tìm hóa đơn : Khi các hợp đồng mà giao dịch đã diễn ra thì sẽ phát sinh các hóa đơn Tùy theo đó là hợp đồng mua hàng hay hợp đồng bán hàng và số lần lập hóa đơn mà

sẽ phát sinh tương ứng số lượng và loại hóa đơn là hóa đơn đầu vào hay hóa đơn đầu ra Dựa vào nội dung trên hóa đơn mà xác định hóa đơn đó thuộc hợp đồng nào

Lập sổ chi tiết công nợ: Sau khi bộ phận kế toán công nợ đã có các hóa đơn và sắp xếp hóa đơn theo đúng hợp đồng thì bộ phận kế toán công nợ phải lập sổ chi tiết công nợ phải thu và phải trả cho từng khách hàng xuất hiện trong các hợp đồng

Lập kế hoạch thu chi: Khi nhận được yêu cầu từ cấp trên bộ phận kế toán công nợ

sẽ lập kế hoạch thu chi Dựa vào nội dung trên hợp đồng, hóa đơn và các sổ chi tiết công

nợ vừa lập mà bộ phận kế toán công nợ sẽ lập kế hoạch thu chi

Trình kế hoạch thu chi cho ban lãnh đạo: Khi lập xong kế hoạch thu chi nhân viên phải đem các kế hoạch đó cho kế toán trưởng kiểm tra rồi sau đó trình cho Giám đốc ký duyệt

Thu thập chứng từ: Khi các khách hàng trả tiền cho mình hoặc là mình đã chi cho khách hàng thì sẽ xuất hiện các chứng từ mới phát sinh Kế toán công nợ phải đến bộ phận kế toán thu chi để thu thập các chứng từ liên quan đến việc theo dõi công nợ

Cập nhật sổ chi tiết công nợ: Sau khi đã có các chứng từ mới phát sinh bộ phận kế toán công nợ phải cập nhật các số liệu vào sổ chi tiết công nợ của mỗi khách hàng

Lập báo cáo công nợ phải thu và báo cáo công nợ phải trả: Đến cuối tháng bộ phận

kế toán công nợ phải lập các báo cáo nợ phải thu và công nợ phải trả dựa vào nội dung của các sổ chi tiết công nợ đã cập nhật

Trình báo cáo cho ban lãnh đạo: Khi lập xong các báo cáo nhân viên phải đem báo cáo đó cho kế toán trưởng kiểm tra rồi sau đó trình cho Giám đốc ký duyệt

Chuyển các báo cáo cho bộ phận kế toán thanh toán

b) Quy trình quản lý nhập xuất vật tư b.1 Khái niệm quản lý nhập xuất vật tư

Nguyên vật liệu tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh phải được phản ánh chính xác, đầy đủ và kịp thời Đặc biệt phải sử dụng hiệu quả, tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nhằm mang lại lợi ích cho nhà sản xuất tạo ra nhiều sản phẩm hơn, hạ giá thành đơn vị của từng loại sản phẩm có tính cạnh tranh cao trên thị trường và giúp cho doanh nghiệp thu được lợi nhuậm cao nhất [7]

Quy trình nhập xuất vật tư là quy trình quản lý việc mua các vật tư đầu vào và cung cấp cho xưởng.Quản lý vật tư được thực hiện chính bởi bộ phận kho với sự giám sát của bộ phận kế toán vật tư.Có thể chia việc quản lý nhập xuất vật tư trong công ty thành 3 phần :[3]

Quản lý nhập vật tư: hoạt động chính của quy trình này là liên lạc với các nhà cung cấp để mua các loại vật tư phù hợp với các chủng loại mã hàng đang sản xuất, ngoài ra phải đảm bảo được chất lượng vật tư nhập vào, tránh tình trạng làm hàng hư do vật tư gây

ra

Quản lý xuất vật tư: hoạt động chính của quy trình này là quản lý việc xuất vật tư

từ kho xuống các xưởng sản xuất, phải đảm bảo xưởng phải luôn có đủ vật tư để sản xuất

mà không xảy ra tình trạng sản xuất không đủ kê hoạch vì thiếu vật tư hoặc vật tư được cung cấp quá dư thừa cho các xưởng dẫn đên chi phí vật tư cao

Quản lý thông tin kho: hoạt động chính của quy trình này là kiểm soát các thông tin trong kho bao gồm thông tin nhập kho, thông tin xuất kho, thông tin xuất kho, thông tin tồn vật tư trong kho, bảng tổng hợp vật tư trong kho

Quy trình nhập xuất vật tư là quy trình quan trọng trong mô hình sản xuất của một doanh nghiệp Việc quản lý quy trình nhập xuất vật tư không tốt sẽ dẫn đến xưởng sẽ không thể đáp ứng kịp tiến độ sản xuất cho khách hàng

b.2 Các nghiệp vụ trong quy trình nhập xuất vật tư

b.2.1 Quản lý nhập vật tư

Lập phiếu đề nghị mua vật tư: Phòng kế hoạch căn cứ đơn đặt hàng của khách hàng, căn cứ kế hoạch sản xuất để lập phiếu đề nghị mua vật tư và chuyển cho ban giám đốc phê duyệt và gởi cho phòng mua hàng

Lập đơn đặt hàng (hợp đồng): Phòng mua hàng căn cứ theo phiếu đề nghị mua vật

tư của phòng kế hoạch và tiến hành chọn nhà cung cấp,ký kết hợp đồng hoặc đơn đặt hàng và gửi cho tổng giám đốc phê duyệt và gởi lại cho nhà cung cấp, bộ phận kế toán vật tư,bộ phận QC

Giao hoá đơn: Nhà cung cấp giao hàng đúng như đơn đặt hàng và gửi hoá đơn cho phòng mua hàng, và phiếu giao hàng cho kho

Lập biên bản kiểm tra chất lượng: Bộ phận QC đến kho để kiểm tra chất lượng trước khi nhập kho và lập biên bản kiểm tra chất lượng.Kho kí xác nhận vào phiếu giao hàng

Lập phiếu nhập kho: Kho nhập kho,sau đó tổng hợp tất cả chứng từ (biên bản kiểm tra chất lượng,phiếu giao hàng của nhà cung cấp) để chuyển cho phòng kế toán

Phòng mua hàng chuyển hoá đơn cho phòng kế toán

Phòng kế toán dựa vào các chứng từ đó và lập phiếu nhập kho

b.2.2 Quản lý xuất vật tư

Lập phiếu yêu cầu xuất vật tư: Căn cứ vào tình hình sản xuất của xưởng, ban quản đốc xưởng lập phiếu yêu cầu xuất vật tư và gửi cho phòng kế hoạch

Lập phiếu xuất kho: Phòng kế hoạch xem xét phiếu yêu cầu và gửi bảng ký duyệt cho bộ phận kế toán vật tư để quản lý thông tin vật tư xuất

Kế toán vật tư gửi phiếu yêu cầu xuất vật tư đã được duyệt cho kho để kho xuất vật

tư cho xưởng

Sau khi xuất, kho gởi lại phiếu yêu cầu xuất vật tư và phiếu giao nhận vật tư cho

kế toán vật tư để làm phiếu xuất kho

b.2.3 Quản lý thông tin kho

Lập thẻ kho: Sau khi kho lập phiếu nhập kho và phiếu xuất kho,kho sẽ lập thẻ kho Lập bảng tổng hợp nguyên vật liệu: Sau khi lập thẻ kho,kho sẽ lập bảng tổng hợp nguyên vật liệu

Lập báo cáo nhập xuất tồn: Sau đó kho nhập báo cáo nhập xuất tồn

c) Quy trình tính lương và các khoản trích theo lương [1]

c.1 Khái niệm quản lí lương và các khoản trích theo lương

c.1.1 Tìm hiểu về hình thức tính lương

Tiền lương là khoản tiền mà doanh nghiệp trả cho người lao động nhằm bù đắp lại hao

phí sức lao động của họ đã bỏ ra trong quá trình lao động [4]

Các doanh nghiệp hiện nay thường áp dụng hai chế độ trả lương cơ bản :

- Chế độ trả lương theo thời gian làm việc

- Chế độ trả lương theo khối lượng sản phẩm hay công việc hoàn thành

Tương ứng với 2 chế độ tính lương nói trên là 2 hình thức tiền lương:

- Hình thức tiền lương thời gian

- Hình thức tiền lương sản phẩm

Thường thì trong các doanh nghiệp tính lương cho nhân viên hành chính bằng hình thức tiền lương thời gian, còn công nhân sản xuất là tiền lương sản phẩm Nhưng cũng có một số công ty chỉ sử dụng duy nhất hình thức tính lương theo thời gian cho cả nhân viên hành chính và công nhân sản xuất

Đối với hình thức tiền lương thời gian:

Tiền lương tính theo thời gian là tiền lương phải trả cho công nhân viên dựa vào thời gian làm việc của nhân viên, đơn vị để tính thời gian ở đây thường là ngày công, tuỳ vào doanh nghiệp mà số ngày công quy định là 23 hay 26 ngày / tháng.[4]

Tiền lương tính theo thời gian căn cứ vào:

9 Số ngày công: số ngày làm việc thực tế của nhân viên trong tháng đó

9 Mức lương tối thiểu: là mức lương tối thiểu theo quy định của nhà nước

9 Hệ số lương: hệ số lương của nhân viên tuỳ thuộc vào từng doanh nghiệp, mỗi doanh nghiệp có một bảng phân chia hệ số lương khác nhau

ví dụ: một bảng hệ số lương đối với cán bộ, viên chức trong các đơn vị sự nghiệp của nhà nước (Ban hành kèm theo Nghị định số 204/2004/NĐ-CP ngày 14/12/2004 của Chính phủ) [1]

Bảng biểu II.1 : Bảng hệ số lương

trở lên

Hệ số lương khởi điểm 2,34 2,10 1,86 1,65 1,00 Đơn giá 1 ngày công: tiền lương tính cho một ngày công làm việc nghiêm túc đạt tiêu chuẩn về chất lượng và đủ số giờ quy định thường là 8 tiếng một ngày

Các khoản phụ cấp: mỗi công ty lại có quy định khác nhau về các khoản phụ cấp này, ví dụ như phụ cấp lao động nặng, phụ cấp về trách nhiệm công việc, lao động trong môi trường độc hại, hoặc phụ cấp về bằng cấp như bằng B anh văn thì được phụ cấp thêm 100k/ tháng…

Công thức tính lương theo thời gian : (CT1)

Trong đó: tiền tăng ca ngày thường = (số giờ tăng ca ngày thường * (đơn giá ngày công

/8)) * 1.5

Tiền tăng ca ngày nghỉ = (số giờ tăng ca ngày nghỉ*(đơn giá ngày công/8)) * 2.0

Đối với hình thức tiền lương sản phẩm

Tiền lương tính theo sản phẩm là tiền lương phải trả cho người lao động dựa vào kết quả lao động có thể được đánh giá theo khối lượng sản phẩm hoặc công việc đã hoàn thành, nhưng phải đảm bảo là hoàn thành đúng tiêu chuẩn chất lượng đã quy định Thường thì tiền lương tính theo sản phẩm được áp dụng cho bộ phận lao động trực tiếp sản xuất và bộ phận lao động gián tiếp sản xuất.[4]

Để tính tiền lương theo thời gian thì cần có những thông số :

- Khối lượng sản phẩm hoặc công việc hoàn thành

- Đơn giá tiền lương tính cho một đơn vị công việc, sản phẩm đó

Công thức tính lương theo sản phẩm cho bộ phận trực tiếp sản xuất : (CT2)[1]

Công thức tính lương cho bộ phận gián tiếp sản xuất : (CT3)[1]

Chú ý: các khoản trích theo lương ta sẽ tìm hiểu rõ hơn trong phần tìm hiểu về các khoản trích theo lương dưới đây

Lương tháng = (số ngày công * đơn giá ngày công) + Tiền tăng ca + phụ cấp – các khoản trích theo lương

Lương tháng = (khối lượng sản phẩm hoặc công việc hoàn thành * đơn giá tiền lương tính cho một đơn vị công việc, sản phẩm ) + phụ cấp – các khoản trích theo lương

Lương tháng = (số ngày công * đơn giá ngày công) + phụ cấp – các khoản trích theo lương

c.1.2 Tìm hiểu về các khoản trích theo lương

Quỹ bảo hiểm xã hội (BHXH)[4]:

Quỹ BHXH là quỹ dùng để trợ cấp cho người lao động có tham gia đóng quỹ trong các trường hợp bị mất khả năng lao động như : ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, hưu trí, mất sức…

Theo chế độ hiện hành thì quỹ BHXH được hình thành bằng cách trích theo tỷ lệ 20% trên tổng tiền lương phải trả cho công nhân viên trong từng kỳ kế toán trong đó:

9 Người sử dụng lao động phải chịu 15% trên tổng quỹ lương và được tính vào chi phí SXKD

9 Người lao động phải chịu 5% trên tổng quỹ lương bằng cách khấu trừ vào lương của họ

Quỹ bảo hiểm y tế ( BHYT)[4] :

Quỹ BHYT là quỹ dùng để đài thọ người lao động có tham gia đóng góp quỹ trong các hoạt động khám chữa bệnh được hình thành bằng cách trích theo tỷ lệ 3% trên tổng tiền lương phải trả cho công nhân viên, trong đó :

- Người sử dụng lao động phải chịu 2% và được tính vào chi phí SXKD

- Người lao động phải chịu 1% bằng cách khấu trừ vào lương của họ

Toàn bộ 3% trích được doanh nghệp nộp hết cho công ty BHYT tỉnh hoặc thành phố Quỹ này đựoc dùng để mua BHYT cho công nhân viên

Quỹ bảo hiểm thất nghiệp (BHTN)[4] :

Hiện nay có thêm một khoản trích theo lương mới là bảo hiểm thất nghiệp, trong

đó :

9 Người sử dụng lao động phải chịu 1% và được tính vào chi phí của doanh nghiệp

9 Người lao động phải chịu 1% khấu trừ vào lương của họ

Quỹ kinh phí công đoàn (KPCD)[4] :

KPCĐ là quỹ tài trợ cho hoạt động công đoàn các cấp, theo quy định hiện hành KPCĐ được trích theo tỷ lệ 2% trên tổng tiền lương phải trả cho từng kỳ kế toán và được tính hết vào chi phí SXKD, trong đó:

- 1% dành cho công đoàn cơ sở hoạt động

- 1% nộp cho công đoàn cấp trên

Các trường hợp nghỉ phép được hưởng chế độ bảo hiểm:

Các trường hợp nghỉ phép đều phải có đơn xin phép và phải có xác nhận của thủ trưởng đơn vị (đơn này do người lao động tự viết không có biểu mẫu thống nhất)

- Ốm : trường hợp xin nghỉ do ốm sẽ được hưởng bảo hiểm với điều kiện phải có giấy đề nghị nghỉ của bác sĩ khi đó lương được hưởng theo bảo hiểm được tính như sau: (CT4)

Trong đó : Lương căn bản = lương tối thiểu * hệ số lương

Số ngày quy định buộc phải làm trong một tháng thường là 26 ngày, còn tuỳ thuộc vào từng doanh nghiệp

Lương tháng thì được tính như đã tìm hiểu ở trên

- Đi học: trường hợp nghỉ để đi học thì phải có đơn xin phép và có xác nhận của nơi học, khi đó sẽ được hưởng bảo hiểm như sau: (CT5)

- Thai sản: trường hợp nghỉ phép thai sản thì cần có những giấy tờ chứng minh :

i Giấy hưởng chế độ bảo hiểm xã hội

ii Giấy ra viện iii Giấy chứng sinh và giấy khai sinh của em bé

iv Đơn nghỉ thai sản Khi đó hưởng bảo hiểm sẽ được tính như sau: (CT6)

Trong thời gian nghỉ thai sản thì đối tượng lao động không đi làm nên không chấm

Chấm công và tính lương tháng cho đối tượng này Đối tượng sẽ được chấm công

và tính lương khi bắt đầu đi làm lại sau kì thai sản

- Dưỡng sức:Đối với trường hợp nghỉ dưỡng sức thì có thể là dưỡng sức sau khi

mổ bệnh, hoặc mố sinh, hoặc các trường hợp dưỡng sức khác sẽ được hưởng bảo hiểm như sau: (CT7)

Lương hưởng bảo hiểm = số ngày nghỉ ốm * (lương căn bản/số ngày quy

định buộc phải làm trong 1 tháng)

Khi đó : lương thực lãnh = lương tháng + lương hưởng bảo hiểm

Hưởng bảo hiểm = số công đã nghỉ * [70% * (lương cơ bản / số ngày buộc làm)]

ể

Hưởng bảo hiểm = 4 tháng * lương cơ bản của sáu tháng trước + 2 tháng lương tổi thiểu

Với trường hợp dưỡng sức sau khi sinh thường thì số ngày được tính là 5 ngày Với trường hợp dưỡng sức sau khi mổ tì số ngày được tính là 7 ngày

Số ngày này còn tuỳ thuộc vào quy định của từng doanh nghiệp

- Việc riêng: Trường hợp nghỉ việc riêng, chẳng hạn như nghỉ cưới thì số tiền được hưởng là: (CT8)

Số ngày nghỉ này tuỳ thuộc vào sự cho phép của cấp trên ( phải đúng với quy định của công ty)

c.2 Các nghiệp vụ của quy trình tính lương [1]

Bảng biểu II.3 : Các nghiệp vụ của quy trình tính lưong

1 TBP

Bảng chấm công Phiếu xác nhận sản phẩm công việc hoàn thành

Bảng chấm công Phiếu xác nhận sản phẩm công việc hoàn thành

Bảng tính lương thời gian

Bảng tính lương sản phẩm

Số tiền được hưởng = số ngày * [25% * lương tối thiểu]

Số tiền được hưởng = số ngày nghỉ *[75% * (lương cơ bản / số ngày buộc làm trong tháng)]

Chấm công Xác nhận sản phẩm , công việc hoàn thành

Kiểm tra xác nhận

Tính toán

4 T.PHC, GĐ

Bảng tính lương thời gian

Bảng tính lương sản phẩm

5 KTTL

Phiếu chi, Bảng tính lương thời gian, Bảng tính lương sản phẩm

6 TQ

Phiếu chi, Bảng tính lương thời gian, Bảng tính lương sản phẩm

7

tính lương thời gian, Bảng tính lương sản phẩm

Diễn giải chi tiết:

Bảng biểu II.4 : Diễn giải chi tiết

Mô tả thực hiện công đoạn Chuẩn chấp nhận Biểu mẫu áp

và chuyển BCCông cho Phòng hành chính nhân sự, Phiếu xác nhận KL SP hoàn

Chấm đủ , đúng đối tượng, nộp cho P.KT vào ngày 02 của tháng sau Phiếu xác nhận hoàn

thành ghi rõ ràng

-Bảng chấm công , Phiếu xác nhận KL bốc xếp,Phiếu xác nhận KL hàng hoá đóng

gói

Kiểm tra, Ký duyệt

Thanh toán lương

Lưu hồ sơ Phiếu chi

thành cho Phòng Kế toán Ngày 02 tháng

03 tháng sau

Có xác nhận của Phòng hành chính , Phụ trách sản xuất

-Bảng chấm công , Phiếu xác nhận KL bốc xếp,Phiếu xác nhận KL hàng hoá đóng

04 tháng sau

Tính đúng , tính đủ và đúng đối tượng

bộ phận kiểm tra,

Tính đúng , tính đủ và đúng đối tượng

Bảng thanh toán lương

Phiếu chi

d) Quy trình xuất khẩu

d.1 Khái niệm quy trình xuất khẩu

Xuất khẩu là hoạt động bán hàng hóa của thương nhân Việt Nam với thương nhân nước ngoài, vì phương thức vận tải bằng tàu hàng hải nên gọi là xuất khẩu bằng đường biển

d.2 Các nghiệp vụ trong quy trình xuất khẩu

Thu thập thông tin: Nhân viên phòng xuất nhập khẩu nhận biết thông tin liên quan đến lô hàng để làm thủ tục xuất khẩu qua các nguồn sau:

Sale contract (hợp đồng): Sales contract do phòng kinh doanh đưa sang sẽ cung cấp các thông tin như: Người xuất khẩu, người nhập khẩu, các mã hàng, mô tả, số lượng, đơn giá, ngày giao hàng, điều kiện giao hàng, yêu cầu đóng gói, …

Letter of credit ( L/C ): L/C do phòng kinh doanh đưa sang nếu trong hợp đồng có điều khoản thanh toán là L/C Nội dung chính của một L/C sẽ bao gồm: tên & địa chỉ người xuất khẩu, người nhập khẩu, mã hàng, tên hàng, số lượng, đơn giá, yêu cầu chất lượng, ngày giao hàng, yêu cầu bộ chứng từ, … Nếu nội dung của L/C có sai khác so với Sales Contract thì sẽ dựa vào L/C để thao tác Mọi việc sau này đều phụ thuộc vào nội dung L/C

Tình hình sản xuất: Xem thông tin bên phòng sản xuất về tiến độ sản xuất sản phẩm như: Kế hoạch hoàn thành đơn hàng, hàng tiến độ giao cho bộ phận đóng gói,…Có kịp thời gian giao hàng hay không

Tình hình đóng gói: Xem thông tin bên phòng sản xuất về tiến độ đóng gói như:

Kế hoạch hoàn thành đơn hàng, tiến độ giao hàng cho bộ phận chuẩn bị hàng load container… Đặc biệt là chi tiết đóng gói dùng để mô tả lô hàng như: Bao nhiêu SP/thùng, bao, kiện, … ; bao nhiêu inners trong 1 thùng mẹ (master), bao nhiêu thùng, kiện/ crate hay pallet, …; N.W, G.W từng thùng, kiện, pallet

Yêu cầu đặc biệt: Cung cấp tất cả các yêu cầu có liên quan đến lô hàng này mà những thông tin này có thể chưa được nêu ra trong Sales contract hay trong L/C như: Hãng vận chuyển, yêu cầu kiểm dịch hun trùng, loại C/O, các giấy tờ cần thiết kèm theo

Định mức nguyên vật liệu: Cung cấp tất các chi tiết của các nguyên vật liệu cấu thành nên sản phẩm Để làm C/O sau này, nhân viên sẽ dựa chủ yếu vào đây để làm các bảng kê khai NVL sử dụng

Làm book container: Cung cấp thông tin để đăng ký tàu vận chuyển hàng và yêu cầu cấp container rỗng, hãng tàu do người nhập khẩu chỉ định hoặc người xuất khẩu tự chọn Hãng tàu cho biết về lịch tàu cho biết tên tàu, số hiệu, thời hạn nhận container, ngày giờ khởi hành, cảng trung chuyển, cảng đến Sau đó nhân viên chọn tàu có cảng đến như quy định trong hợp đồng hoặc L/C, nếu ngày yêu cầu không có trong lịch tàu thì sẽ chọn ngày sớm hơn gần nhất Sau khi gửi book container thì hãng tàu sẽ gửi lại booking

Liên hệ xe kéo: Sau khi nhận booking, nhân viên sẽ liên hệ xe kéo container rỗng

về đóng hàng tại kho Yêu cầu gửi kèm booking

Đăng ký kiểm dịch hun trùng: Nếu trong Sales contract, L/C hay các yêu cầu đặc biệt có yêu cầu khử trùng Nhân viên sẽ phải điền các thông tin liên quan trên Giấy yêu cầu khử trùng cotainer hàng xuất khẩu cho công ty hun trùng và liên hệ nhận Giấy chứng nhận Hun trùng “Certificate of Fumigation”

Làm Invoice/ Packing List: Kê khai tất cả hàng hóa trong từng kiện hàng ( thùng hàng, container…) và toàn bộ lô hàng được giao như: mã hàng, mô tả sp, đơn giá, số lượng sản phẩm số lượng kiện, NW, GW…Bản khai này sẽ được dùng cho phần lớn các nghiệp vụ còn lại

Chuẩn bị hồ sơ khai hải quan: Đầu tiên nhân viên phải khai tất cả các mục trên Tờ khai hải quan Và tất cả các thông tin này sẽ được đối chiếu và kiểm tra cẩn thận Riêng mục mã hàng hóa thì phải điền mã HS là mã quy định các sản phẩm theo quy ước quốc tế Bất kỳ hồ sơ Hải quan nào cũng cần phải có: Hai bản chính Tờ khai hải quan, Packing list

và Giấy giới thiệu của cty Trong một số trường hợp, doanh nghiệp còn phải nộp Giấy phép xuất khẩu Nếu doanh nghiệp thực hiện sản xuất hàng gia công hay nhập nguyên vật liệu để sản xuất hàng xuất khẩu thì phải nộp thêm Bảng định mức nguyên vật liệu sử dụng

và Phiếu trừ lùi Ngoài ra, nếu là doanh nghiệp thực hiện nghiệp vụ xuất khẩu lần đầu, còn phải nộp: Bản sao Giấy chứng nhận mã số thuế của doanh nghiệp Sau khi hoàn tất hồ

sơ thì bắt đầu làm thủ tục hải quan Nếu hàng hóa được kiểm tra và phù hợp với nội dung khai báo thì sẽ được nhân viên hải quan đóng dấu nghiệp vụ “ ĐÃ LÀM THỦ TỤC HẢI QUAN ” vào tờ khai và trả cho chủ hàng

Làm Bill of Lading (B/L): Sau khi hoàn tất thủ tục hải quan, hàng hóa sẽ được xếp lên tàu khi đó người xuất khẩu cung cấp đầy đủ thông tin theo hãng tàu quy định để phát hành B/L nhằm xác nhận hàng hóa đã được tiếp nhận để vận chuyển Sau đó, hãng tàu gửi cho bản B/L nháp, nhân viên xem xét nếu có sai sót thì yêu cầu chỉnh sửa còn không thì xác nhận, hãng tàu sẽ gửi B/L chính thức B/L lập thành bộ, trong đó có bản gốc bản sao, bản gốc mới có giá trị pháp lý, bản sao chỉ dùng trong các trường hợp: thông báo giao hàng, kiểm tra hàng hóa, thống kê hải quan…

Chuẩn bị hồ sơ xin Certificate of Origin (C/O): Hồ sơ xin C/O sẽ bao gồm: Form C/O, Đơn xin C/O, Định mức nguyên vật liệu sử dụng và các giấy tờ sao y Form C/O có hai loại: C/O Form B sẽ dùng trong trường hợp hàng May mặc xuất khẩu sang Hoa Kỳ; Còn Form T dùng trong trường hợp xuất sang EU Trong ngành may mặc, đa phần có dùng NVL nhập khẩu để SX cho nên bộ hồ sơ bắt buộc phải sao y các loại giấy tờ sau: Commercial Invoice, Tờ khai hải quan hàng xuất khẩu, Bill of Lading, Tờ khai hải quan hàng nhập khẩu, Bảng định mức nguyên vật liệu đăng ký với HQ, Quy trình sản xuất tóm tắt Sau khi hoàn tất đem hồ sơ đến Phòng Thương mại và Nghiệp vụ Việt Nam để xác nhận và lại nhận C/O

Chuẩn bị hồ sơ mua bảo hiểm: Chỉ khi nào điều kiện giao hàng của Sales contract hay của L/C là CIF thì người xuất khẩu phải mua bảo hiểm cho hàng hóa Nhân viên căn

cứ vào hợp đồng và L/C điền đầy đủ các nội dung trong Giấy yêu cầu bảo hiểm Sau đó, nhân viên chọn các loại giấy tờ cần thiết để làm bộ hồ sơ mua bảo hiểm giấy tờ sau đây là cần thiết: Tờ khai hải quan hàng xuất khẩu, Commercial Invoice, Packing List và B/L Sau khi chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ cần thiết thì tiến hành mua bảo hiểm

Các nghiệp vụ hoàn tất, người xuất khẩu sẽ chuẩn bị các chứng từ cho nhà nhập khẩu như: Bill of Lading, Commercial invoice, Packing list, Certificate of Origin, Certificate of Fumigation, Certificate of Quantity Số lượng bản chính, bản sao các loại chứng từ trên đều được quy định cụ thể trên hợp đồng

Căn cứ pháp lý của thủ tục hành chính [9]:

+ Luật Hải quan sửa đổi năm 2005

+ Nghị định 154/2005/NĐ-CP ngày 15/12/2005 của Chính phủ quy định chi tiết một

số điều của Luật Hải quan về thủ tục hải quan, kiểm tra, giám sát hải quan

+ Thông tư 116/2008/TT-BTC ngày 04/12/2008 của Bộ Tài chính hướng dẫn thủ tục hải quan đối với hàng hoá gia công cho thương nhân nước ngoài

+ Quyết định 1179/QĐ-TCHQ ngày 17/6/2009 về việc ban hành quy trình quản lý hải quan đối với hàng hoá gia công cho thương nhân nước ngoài

+ Quyết định 1171/QĐ-TCHQ ngày 15/6/2009 của Tổng cục Hải quan về việc ban hành quy trình thủ tục hải quan đối với hàng hoá xuất khẩu, nhập khẩu thương mại

+ Quyết định 1257/QĐ-TCHQ ngày 04/12/2001 v/v ban hành mẫu tờ khai hải quan hàng hóa XK, NK, giấy thông báo thuế và quyết định điều chỉnh thuế

II.3 Những vấn đề đúc kết được trong quá trình phân tích từng quy trình riêng lẻ

Nói thế không có nghĩa là công việc luôn luôn phải tuân theo trật tự trước sau Có những công việc có thể làm trước một công việc khác hoặc làm sau chính công việc đó

Ví dụ: công việc lập bảng chấm công chi tiết gồm 2 công việc nhỏ là chấm công cho từng người đi làm trong bộ phận mỗi ngày và công việc thứ hai là kí xác nhận vào bảng chấm

công chi tiết đó Chỉ cần trước khi nộp bảng chấm công chi tiết cho phòng hành chánh, thì bảng chấm công chi tiết đã được hoàn chỉnh gồm: thông tin chấm công cho nhân viên và

có chữ ký xác nhận của người chấm công Khi lập bảng chấm công chi tiết thì người lập

có thể ký trước rồi chấm công sau cũng được, hoặc cách khác là chấm công hoàn chỉnh rồi mới ký trước khi đem nộp cho phòng hành chánh Như vậy công việc chấm công trước hay kí tên trước không quan trọng, cái nào làm trước cũng được, miễn là khi nộp cho phòng hành chính có đủ cả 2 thông tin là được

Ngoài ra vấn đề về quy trình thì mỗi công ty có một quy tắc quản lý khác nhau nên

sẽ tạo ra các quy trình khác nhau

Chúng tôi xin được dẫn chứng cụ thể quy trình tính lương và các khoản trich theo lương như sau:

¾ Nói tới quy trình tính lương và các khoản trích theo lương là nói tới một khái niệm chung chung mang tính lý thuyết Theo lý thuyết thì một quy trình tính lương và các khoản trích theo lương được diễn ra theo đúng trật tự công việc như sau:

¾ Đầu tiên là trưởng các bộ phận chấm công cho từng NV- CN vào cuối giờ chiều hằng ngày, xác nhận khối lượng sản phẩm hoàn thành vào phiếu Cuối tháng ký và chuyển BCCông cho Phòng hành chính nhân sự, Phiếu xác nhận KL SP hoàn thành cho Phòng Kế toán, ngày 02 tháng sau

¾ Thứ hai là phòng hành chánh sẽ dựa vào máy bấm thẻ (nếu có) và bảng chấm công

để xác nhận chính xác số công làm việc của từng NV, CN, ngày 03 tháng sau

¾ Thứ ba phòng hành chánh căn cứ: số công, số lượng sản phẩm, dịch vụ hoàn thành, đơn giá khoán SP, tính ra tổng tiền lương, tiền công và chi tiết cho từng NV-CN, ngày 04 tháng sau

¾ Tiếp đến thì kế toán trưởng, bộ phận kiểm tra, cùng với giám đốc kiểm tra và duyệt bảng lương Nếu bảng lương hợp lý: ký duyệt; Nếu bảng lương không hợp lý: yêu cầu bộ phận tiền lương và các bộ phận liên quan giải trình sau đó duyệt, 1 ngày

¾ Thứ 5: kế toán tiền lương thực hiện viết phiếu chi, trình KTT và BGĐ ký

¾ Thứ 6 là thủ quỹ phát lương cho NV – CN tại công ty trong vòng 1 ngày NV ngày

05 tháng sau

¾ Thứ 7 là thủ quỹ và kế toán tiền lương ghi chép sổ sách kế toán, lưu hồ sơ

Tuy nhiên trên thực tế thì khác, có thể công ty A làm đúng, làm đủ các công việc trên theo đúng trách nhiệm của từng phòng ban đã được quy định Còn công ty B thì nhỏ hơn nên sẽ cắt bớt các công việc mà công ty cảm thấy là không cần thiết, và cũng có thể

là bỏ bớt những bộ phận không cần thiết công ty phải có Chẳng hạn như một công ty tư nhân nhỏ, kinh doanh bán hàng linh phu kiện máy tính và bảo trì máy tính, trong công ty chỉ có 2 nhân viên bán hàng, 4 nhân viên chuyên lắp đặt thiết bị, 4 nhân viên chuyên việc sửa chữa máy tính Với số lượng nhân sự ít ỏi thì quy trình lương cũng diễn ra đơn giản hơn, chỉ cần lập bảng chấm công chi tiết , bảng chấm công tổng hợp, rồi lập bảng lương, báo cáo lên giám đốc và lãnh tiền trực tiếp từ giám đốc để phát cho nhân viên

Như vậy có thể thấy là không nhất thiết là quy trình của các công ty phải giống nhau Cũng là quy trình lương nhưng quy trình lương của công ty này khác với quy trình lương của một công ty Sở dĩ có sự khác biệt như vậy là tuỳ thuộc vào mô hình công ty là vừa, nhỏ hay lớn mà quy trình có thể có nhiều việc chia cho nhiều phòng, hay ít việc và

do ít nhân sự đảm trách, thậm chí chỉ có một người mà làm hết cả quy trình Do đó khi nói tới quy trình thì cần nói rõ quy trình của công ty nào? có những công việc gì? thứ tự công việc ra sao, từng công việc thuộc phòng ban nào? quy định cho những công việc đó

ra sao?

II.3.2 Mô phỏng quy trình là gì?

Mô phỏng quy trình là mô hình hoá các quy trình trong thực tế lên máy tính bằng các hình ảnh sinh động như trong thế giới thực Các công việc, sự kiện diễn ra trong thế giới thực được thể hiện lên máy tính một cách sinh động Ví dụ: như trong đề tài mô phỏng quy trình quản lý công nợ có hoạt cảnh mô phỏng lại bàn làm việc của một nhân viên kế toán công nợ gồm những giấy tờ gì, trình tự giấy tờ được sắp xếp ra sao cho hợp

lý, giấy tờ nào cần xử lý trước, giấy tờ nào cần xử lý sau… Việc mô tả lại các hoạt động thực tế bằng hình ảnh sinh động giúp cho người dùng sản phẩm có thể tưởng tượng ra được hoạt động của thế giới thực chính là mô phỏng

Một chương trình mô phỏng quy trình là một chương trình hoạt hình hoá các quy trình trong thực tế Chương trình mô phỏng giúp cho người dùng có thể tưởng tượng ra được các hành động, trạng thái diễn ra trong thực tế

Ví dụ: chương trình mô phỏng quản lý công nợ thì hoạt hình hoá lại các hoạt động quản

lý công nợ trên thực tế, làm những công việc nào, làm ra sao, khi làm xong thì có đem nộp cho ai không, hay người nào sẽ tìm đến mình để lấy giấy tờ và lấy giấy tờ gì? Tất cả những hoạt động, công việc này đều được hoạt hình hoá nhằm giúp cho sinh viên khi thực hành có thể tưởng tượng ra được quy trình công nợ là như thế nào, làm những công việc gì? làm như nào? Trong quá trình thực hiện chương trình có liên quan đến những ai, bộ phận nào?

Để xây dựng được một chương trình mô phỏng quy trình thì người làm chương trình phải tìm hiểu thật tỉ mỉ và chi tiết những vấn đề sau:

Các công việc, hoạt động của quy trình đó diễn ra trong thực tế như nào?

Quản lý những bộ phận nào?

Quản lý những thông tin gì?

Mối liên hệ giữa các bộ phận?

Quy trình gồm những công việc gì? Thuộc phòng ban nào?

Mỗi phòng ban có những thông tin gì cần quản lý?

Công việc làm có trình tự hay làm công việc nào trước cũng được?

Ngoài ra còn nhiều vấn đề khác tuỳ thuộc vào tính chất đặc trung của quy trình mà người làm chương trình khảo sát

Tất cả thông tin khảo sát được, sau khi hoạt hình hoá sẽ trở thành chương trình mô phỏng quy trình

Không dừng lại ở đó, người làm chương trình còn phải tìm hiểu xem có những bộ phận nào cần quản lý? Quản lý thông tin gì? Mối liên hệ giữa các bộ phận đó Tất cả những thông tin này sau khi hoạt hình hoá sẽ tạo nên một chương trình mô phỏng quy trình

II.4 Tính mới của đề tài

Thứ nhất: cơ sở dữ liệu để mô phỏng hệ thống quản lý doanh nghiệp vừa và nhỏ

trên hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL 2005 là nền tảng để xây dựng các chương trình mô

phỏng quy trình riêng lẻ trong doanh nghiệp xây dựng Việc mô phỏng một quy trình

không còn là mới lạ trong trường Lạc Hồng vì năm ngoái trường Lạc Hồng đã triển khai

dự án mô phỏng các quy trình mô phỏng kế toán ảo rồi, nhưng đối với các đơn vị khác thì

việc xây dựng chương trình mô phỏng một quy trình trong công ty, doanh nghiệp là mới

mẻ

Thứ hai: chúng tôi xin được phép so sánh với các đề tài mô phỏng của trường Đại Học Lạc Hồng Khoá 2009 để thấy được tính mới mẻ của đề tài

Trong năm học 2008 – 2009, Khoa Công nghệ thông tin cùng với Khoa Tài chính

– Kế toán, Trường Đại học Lạc Hồng cũng đã xây dựng các phần mềm mô phỏng quy

trình tài chính Một số quy trình riêng lẽ đã thực hiện như:

- Quy trình nhập xuất nguyên vật liệu

- Quy trình quản lý công nợ

- Quy trình tính lương và các khoản trích theo lương

- Quy trình tạm ứng và quyết toán tạm ứng

- Quy trình lập phiếu thu chi tiền mặt

Các quy trình này đã được mô phỏng hoàn thiện, tuy nhiên việc ghép các module

mô phỏng quy trình này lại để hình thành nên một công ty với nhiều quy trình khác nhau

là không thể Lý do của việc không thể ghép các module lại được là vì mỗi module mô phỏng quy trình được xây dựng trên một cơ sở dữ liệu khác nhau Các cơ sở dữ liệu này hoàn toàn độc lập với nhau, do đó không thể ghép chung vào làm một cơ sở dữ liệu được Tính mới của đề tài chúng tôi thực hiện năm nay đó là xây dựng một cơ sở dữ liệu “nhân”

để lưu trữ được những thông tin mô phỏng của tất cả các quy trình, hình thành nên một thể thống nhất các quy trình trong loại hình công ty, doanh nghiệp vừa và nhỏ

II.5 Các công nghệ được sử dụng để thực hiện đề tài

II.5.1 Microsoft Visual Basic.Net 2005

.NET được developed từ đầu năm 1998, lúc đầu có tên là Next Generation Windows Services (NGWS) Nó được thiết kế hoàn toàn từ con số không để dùng cho Internet

.NET đại diện cho toàn bộ các công nghệ và các khái niệm cấu thành một nền tảng

để người lập trình xây dựng các ứng dụng trên nó

Có thể hiểu NET là một lớp tồn tại bên dưới các ứng dụng và cung cấp một tập các chức năng và dịch vụ cơ bản

.NET framework cung cấp 2 thành phần chính: các lớp cơ sở (NET Framework base class) và sử dụng ngôn ngữ chung (Common Language Runtime) .NET framework cũng cung cấp một tập các hàm API của riêng nó để giúp cho lập trình tận dụng được hết khả năng của nó

.NET application được chia ra làm hai loại: cho Internet gọi là ASP.NET, gồm có Web Forms và Web Services và cho desktop gọi là Windows Forms Windows Forms giống như Forms của VB6 Nó hổ trợ Unicode hoàn toàn, rất tiện cho chữ Việt và thật sự Object Oriented Web Forms có những Server Controls làm việc giống như các Controls trong Windows Forms, nhất là có thể dùng codes để xử lý Events y hệt như của Windows Forms

• Việc triển khai đơn giản và nhanh hơn: developers sẽ dành thì giờ quyết định ráp những software components nào lại với nhau nhiều hơn là lập trình thật sự

• Các công tác thiết yếu như memory management, process communication v.v được lo liệu tự động

• Các công cụ hổ trợ rất đầy đủ: NET Framework Base classes rất phong phú cho file, network, serialisation, mã hóa, XML, database, v.v

• Cài đặt đơn giản và an toàn : chỉ cần xcopy files Lý do là NET application chạy trên NET framework, một khi ta đã cài NET framework vào máy rồi thì có đầy đủ mọi DLL cần thiết

II.5.2 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Developer Edition 2005

SQL Server 2005 là một hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu (Relational Database Management System (RDBMS) ) sử dụng Transact-SQL để trao đổi dữ liệu giữa Client computer và SQL Server computer Một RDBMS bao gồm databases, database engine và các ứng dụng dùng để quản lý dữ liệu và các bộ phận khác nhau trong RDBMS

SQL Server 2005 được tối ưu để có thể chạy trên môi trường cơ sở dữ liệu rất lớn (Very Large Database Environment) lên đến Tera-Byte và có thể phục vụ cùng lúc cho hàng ngàn user SQL Server 2005 có thể kết hợp với các server khác như Microsoft Internet Information Server (IIS), E-Commerce Server, Proxy Server

Trong SQL Server 2000, công cụ quản lý chủ yếu là Enterprise Manager và Query Analyzer SQL Server 2005, Với công cụ quản lý mới là SQL Server Management Studio

đã thay thế hoàn toàn 2 công cụ trên của SQL 2000 Công cụ này cho phép bạn quản lý nhiều thể hiện SQL Server dễ dàng hơn Từ một giao diện, bạn có thể quản lý nhiều thể hiện của cổ máy CSDL SQL Server, Analysis Services, Intergration Services và Reporting Services

Transact - SQL là một phiên bản của Structured Query Language (SQl), được dùng bởi SQL Server 2005 Transact-SQL thường được gọi là T-SQL T-SQL có nhiều tính năng do Microsoft phát triển không có trong ANSI SQL (SQL chuẩn)

Trong SQL Server management Studio, bạn có thể tìm thấy nhiều đoạn mã mẫu giúp bạn thực hiện những tác vụ thường gặp với T-SQL

Công cụ mới SQL Server Configuration Manager cho phép bạn kiểm soát các dịch

vụ kết hợp với SQL Server 2005 Nó có thể thay thế cho Services Manager và công cụ cấu hình mạng cho Server và Client Bạn cũng có thể kiểm soát một số dịch vụ khác như: SQL Server, SQL Agent, SQL Server Analysis Services, DTS Server (Cho SQL Server Integration Services), Full - Text Search, SQL Browser

SQL là một ngôn ngữ chuẩn cho Cơ Sở Dữ Liệu quan hệ, và đã được định nghĩa bởi chuẩn ANSI Hầu hết các bản thi hành của SQL chỉ là sự biến đổi nhỏ từ SQL chuẩn, bao gồm cả phiên bản được Jet database engine hỗ trợ Hầu hết các cấu trúc và các chức năng của ngôn ngữ là nhất quán đối với các nhà phát triển các hệ quản trị Cơ Sở Dữ Liệu

SQL 2005 Developer Edition còn tăng cường hỗ trợ người phát triển:

Hỗ trợ cho Common Language Runtime (CLR):

¾ CLR Được dùng bởi mã NET, được nhúng vào trong cỗ máy CSDL SQL Server

2005 bạn có thể viết các thủ tục lưu sẵn, trigger, hàm, tính toán tập hợp và các kiểu dữ liệu do người dùng định nghĩa bằng cách sử dụng các ngôn ngữ như VB.NET hoặc C#

¾ Thủ tục lưu sẵn được viết bằng ngôn ngữ NET là một thay thế tốt cho thủ tục lưu sẵn mở rộng trong SQL Server 2000 bởi vì bạn có thể chỉ ra mức độ bảo mật cho

¾ Với những ưu điểm và các tính năng trên nên chúng tôi đã quyết định chọn SQL Server 2005 Developer Edition làm hệ quản trị cơ sở dữ liệu cho chương trình

Chương III : PHÂN TÍCH HỆ THỐNG

III.1 Xác định yêu cầu chức năng nghiệp vụ

III.1.1 Xác định yêu cầu chức năng nghiệp vụ cho từng quy trình trong công ty

a) Các nghiệp vụ trong quy trình quàn lý công nợ Bảng biểu III.1: Nghiệp vụ quy trình quản lý công nợ

STT Công việc Loại công việc Qui định liên quan Biểu mẫu liên quan

4 Lập sổ chi tiết công nợ

phải trả

9 Cập nhật chi tiết công nợ phải thu Cập nhật QĐ25

10 Cập nhật chi tiết công

nợ phải trả

Cập nhật QĐ26

13 Đem báo cáo cho kế toán trưởng kiểm tra Mô phỏng QĐ29

14 Đem báo cáo cho Giám đốc ký Mô phỏng QĐ30

15 Chuyển các báo cáo cho bộ phận kế toán

thanh toán

Mô phỏng QĐ31

Các quy đinh và chi tiết liên quan:

Bảng biểu III.2: Quy định của nghiệp vụ quy trình quản lý công nợ

1 QĐ17 Nhận biết hợp đồng Sinh đồng để xem hợp đồng đó là hợp đồng viên phải đọc thông tin trong hợp

mua hàng hay hợp đồng bán hàng

2

QĐ18 Tìm hóa đơn Sinh viên phải xem các thông tin trên hóa

đơn gồm tên công ty, mặt hàng và thông tin tương ứng trên hợp đồng để xem hóa đơn đó thuộc hợp đồng nào

3

QĐ19 Lập sổ chi tiết công nợ

phải thu Sinh viên phải dựa vào nội dung trên các hóa đơn như mặt hàng, số tiền, ngày lập

để lập sổ chi tiết công nợ phải thu cho từng khách hàng thuộc các hợp đồng bán hàng

4

QĐ20 Lập sổ chi tiết công nợ

phải trả Sinh viên phải dựa vào nội dung trên các hóa đơn như mặt hàng, số tiền, ngày lập

để lập sổ chi tiết công nợ phải trả cho từng khách hàng thuộc các hợp đồng mua hàng

5

QĐ21 Lập kế hoạch thu Sinh viên dựa vào số tiền trong các sổ chi

tiết công nợ phải thu, ngày lập hóa đơn để lập kế hoạch thu tiền các khách hàng

6

QĐ22 Lập kế hoạch chi Sinh viên dựa vào số tiền trong các sổ chi

tiết công nợ phải trả, ngày lập hóa đơn để lập kế hoạch chi tiền cho các nhà cung cấp

7 QĐ23 Lấy chứng từ Sau khi kế hoạch thu chi được ký sẽ phát sinh các chứng từ mới Sinh viên phải tìm

đúng phòng ban giữ các chứng từ và tới

đó thu thập để theo dõi công nợ

8

QĐ24 Nhận biết chứng từ Sau khi thu thập chứng từ sinh viên phải

dựa và thông tin trên chứng từ như người đại diện hay tên công ty để xem chứng từ

đó thuộc hợp đồng nào

9

QĐ25 Cập nhật chi tiết công

nợ phải thu Sinh viên phải cập nhật chi tiết công nợ phải thu dựa trên số tiền và ngày lập trong

chứng từ mới phát sinh của các khách hàng thuộc hợp đồng bán hàng

11

QĐ27 Lập báo cáo công nợ

phải thu Sau khi đã cập nhật giảm trừ công nợ của các khách hàng phải thu sinh viên sẽ lập

báo cáo công nợ phải thu dựa trên các sổ chi tiết công nợ phải thu đã cập nhật

13

QĐ29 Đem báo cáo cho kế

toán trưởng kiểm tra Sau khi đã lập các kế hoạch, báo cáo sinh viên phải đến gặp kế toán trưởng ,đưa kèm

với các hợp đồng và các hóa đơn cho kế toán trưởng kiểm tra

15

QĐ31 Chuyển các báo cáo

cho bộ phận kế toán thanh toán

Giai đoạn cuối cùng sinh viên phải đem các báo cáo chuyển đến bộ phận kế toán thanh toán xử lý tiếp

b) Các nghiệp vụ trong quy trình quàn lý nhập xuất vật tư Bảng biểu III.3: Nghiệp vụ quy trình quản lý nhập xuất vật tư

STT Công việc Loại công

việc

Quy định liên quan

Ghi chú

1 Nhập phiếu đề nghị mua vật tư Lưu trữ Phòng hình sản xuất và lập phiếu đề kế hoạch căn cứ vào tình

nghị mua vật tư

2 Cập nhật phiếu đề nghị mua vật tư Lưu trữ Khi chỉnh sửa thông tin vật tư như người lập kế hoạch muốn

tên vật tư,số lượng cần mua

3 Xoá phiếu đề nghị mua vật tư Lưu trữ Xoá lưu trong thời gian dài bỏ những phiếu vật tư đã

4

Tra cứu phiếu đề nghị mua

vật tư

Tra cứu

Tổng giám đốc muốn tra cứu thông tin về phiếu mua vật tư và các chi phí cho việc mua vật tư

6 Nhập đơn đặt hàng/hợp đồng mua hàng Lưu trữ Lập đơn đặt hàng gởi đến nhà cung cấp

7 Cập nhật nội dung đơn đặt hàng/ hợp đồng Lưu trữ Khi có sự chỉnh sửa về việc đặt mua vật tư từ phòng kế hoạch

8 Xoá đơn đặt hàng/hợp đồng Lưu trữ Xoá trong thời gian dài bỏ những đơn đặt hàng

9

Tra cứu đơn đặt hàng/hợp

đồng

Tra cứu

Khi tổng giám đốc muốn tra cứu

thông tin về nội dung mua vật tư

và thông tin nhà cung cấp

10 In đơn đặt hàng/hợp đồng Kết

xuất

In để cho tổng giám đốc kí duyệt

11 Nhập hoá đơn Lưu trữ Nhập thông tin hoá đơn vào hệ thống

12 Cập nhật hoá đơn Lưu trữ Cập nhật lại thông tin hoá đơn khi nhà cung cấp có sự thay đổi

13 Xoá hoá đơn Lưu trữ Xoá các hoá đơn đã lưu trong hệ thống trong thời gian dài

14 Tra cứu hoá đơn Lưu trữ Phòng hàng muốn tra cứu thông tin chi kế toán và phòng mua

phí trong hoá đơn

15 In hoá đơn Kết xuất Báo đốc,phòng kế hoạch,phòng mua cáo hoá đơn cho tổng giám

hàng

16 Nhập phiếu giao hàng Lưu trữ Lưu trữ lại thông tin phiếu giao hàng từ nhà cung cấp

17 Cập nhật phiếu giao hàng Lưu

Trong trường hợp kho muốn tìm

kiếm lại nội dung thông tin của các phiếu giao hàng đã nhận từ nhà cung cấp

20

In phiếu giao hàng Kết

xuất Trưởng bộ phận kho hoặc phòng kế hoạch,phòng mua hàng muốn

xem thông tin về các phiếu giao hàng

21

Nhập biên bản kiển tra chất

lượng

Lưu trữ

Phòng QC lưu trữ nội dung biên

bản kiểm tra chất lượng vật tư

để tiện việc đối chiếu chất lượng vật tư sau này (từ các phản hồi của xưởng sản xuất)

22

Chỉnh sửa biên bản kiểm tra

chất lượng

Lưu trữ

Phòng QC chỉnh sửa lại thông tin chất lượng vật tư khi có sự sai xót trong lần đầu tiên kiểm tra chất lượng

23 Xoá biên bản kiểm tra chất lượng Lưu trữ Xoá các biên bản kiểm tra chất lượng đã được lưu trong thời