HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT nội bộ đối với QUY TRÌNH bán HÀNG THUTIỀN tại TỔNG CÔNG TY CÔNG NGHIỆP THỰC PHẨM ĐỒNG NAI

Việc lập ra một hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động hiệu quả có vai trò vô cùng quan trọng trong công tác quản lý tại các doanh nghiệp và cũng là yếu tố quan tâm hàng đầu của các nhà quả

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài:

Nền kinh tế nước ta đang chuyển biến mạnh, sự hợp tác kinh tế giữa các quốc gia diễn ra ngày càng nhiều và là xu thế tất yếu Các doanh nghiệp trong nước cũng như các tập đoàn kinh tế xuyên quốc gia hoạt động ngày càng sôi nổi hơn để đạt mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận

Cùng với sự phát triển nhanh, mạnh và liên tục của các tập đoàn kinh tế thì các hình thức sai sót, thậm chí có thể là gian lận đã xảy ra, gây nhiều thiệt hại và làm tổn thất không nhỏ tại các công ty Chính vì vậy mà hoạt động kiểm soát ngày càng được xã hội

và các doanh nghiệp quan tâm

Việc lập ra một hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động hiệu quả có vai trò vô cùng quan trọng trong công tác quản lý tại các doanh nghiệp và cũng là yếu tố quan tâm hàng đầu của các nhà quản lý Có thể nói, việc thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ

và hợp lý góp phần quan trọng cho việc nâng cao chất lượng, tính hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động kinh doanh tại các doanh nghiệp

Ngày nay, công tác kiểm soát nội bộ được thực hiện hầu hết ở các doanh nghiệp Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, việc bán hàng và thu tiền diễn ra thường xuyên, nếu như xảy ra những sai sót, gian lận sẽ làm thay đổi chi phí dẫn tới sai lệch nghiêm trọng đến kết quả kinh doanh, làm ảnh hưởng đến tính trung thực và hợp lý của báo cáo tài chính Do đó hoạt động kiểm soát mà người quản lý lập ra phải phù hợp với quy trình bán hàng – thu tiền, đòi hỏi các hoạt động kiểm soát này phải ngày càng phát triển và hoàn thiện hơn

Những lý do nêu trên đã giúp tôi đi đến quyết định lựa chọn đề tài “HOÀN THIỆN

HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI QUY TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TẠI TỔNG CÔNG TY CÔNG NGHIỆP THỰC PHẨM ĐỒNG NAI” làm đề

tài Báo cáo nghiên cứu khoa học

2 Tổng quan lịch sử nghiên cứu của đề tài:

Đề tài “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ đối với quy trình bán hàng – thu tiền” thời gian qua đã có nhiều tác giả viết về đề tài này, nhưng bài nghiên cứu này tác giả đưa

ra điểm mới là kết hợp giữa kiểm soát quy trình bán hàng và quản lý việc thu tiền, cụ thể tác giả nghiên cứu quy trình quy trình bán hàng – thu tiền thực tế tại Tổng công ty Công nghiệp Thực phẩm Đồng Nai

3 Mục tiêu nghiên cứu:

Nghiên cứu cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ, cơ sở lý luận về kiểm soát đối với quy trình kế toán bán hàng – thu tiền Đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ đối với quy trình bán hàng – thu tiền tại Tổng công Ty Công Nghiệp Thực Phẩm Đồng Nai

Đưa ra một số giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ đối với quy trình bán hàng - thu tiền tại Tổng công ty Công nghiệp Thực phẩm Đồng Nai

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

- Đối tượng nghiên cứu: thu thập các số liệu để nghiên cứu thực trạng hoạt động

kiểm soát nội bộ và hoạt động kiểm soát quy trình bán hàng - thu tiền tại Tổng công ty Công nghiệp Thực phẩm Đồng Nai

- Phạm vi nghiên cứu: Tổng công ty Công nghiệp Thực phẩm Đồng Nai

5 Phương pháp nghiên cứu đề tài:

- Thu thập số liệu các tài liệu liên quan của Tổng công ty Công nghiệp Thực phẩm Đồng Nai [4]

- Dựa trên phương pháp luận của chủ nghĩa duy vật biện chứng, chủ nghĩa duy vật lịch sử và các nguyên lý cơ bản của chủ nghĩa Mác - Lênin, đề tài sử dụng các phương pháp cụ thể như: phương pháp nghiên cứu tại bàn (phương pháp chi tiết, tổng hợp, phương pháp mô tả, phương pháp so sánh đối chiếu), phương pháp nghiên cứu hiện trường, phương pháp nghiên cứu điều tra và các phương pháp khoa học khác

6 Những đóng góp mới của đề tài:

Trên cơ sở nghiên cứu lý luận và thực tiễn hệ thống kiểm soát nội bộ đối với quy trình bán hàng - thu tiền tại Tổng công ty Công nghiệp Thực phẩm Đồng Nai Đề tài có được các kết quả sau:

- Thứ nhất, hệ thống hóa cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm soát nội

bộ đối với quy trình bán hàng - thu tiền tại Tổng công ty Công nghiệp Thực phẩm Đồng Nai

- Thứ hai, tìm hiểu và đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ đối với quy

trình bán hàng - thu tiền tại Tổng công ty Công nghiệp Thực phẩm Đồng Nai

- Thứ ba, đề xuất một số giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát

nội bộ đối với quy trình bán hàng – thu tiền tại Tổng công ty Công nghiệp Thực phẩm Đồng Nai

7 Kết cấu đề tài:

Ngoài phần lời cảm ơn, lời mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, nội dung chính của đề tài gồm 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ đối với quy trình bán hàng

- thu tiền trong doanh nghiệp

Chương 2: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ đối với quy trình bán hàng – thu tiền tại Tổng công ty Công nghiệp Thực phẩm Đồng Nai

Chương 3: Một số giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ đối với quy trình bán hàng - thu tiền tại Tổng công ty Công nghiệp Thực phẩm Đồng Nai

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI QUY TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Cơ sở lý luận về Hệ thống kiểm soát nội bộ:

Vào những năm cuối của thập niên 80, hàng loạt các công ty của Hoa Kỳ bị đổ vỡ Nguyên nhân chính của sự đổ vỡ này được xác minh là do hệ thống kiểm soát nội bộ tại các công ty này yếu kém

1.1.1 Khái niệm và mục tiêu của việc kiểm soát nội bộ:

Để hạn chế những sai sót và gian lận có thể xảy ra, hệ thống kiểm soát nội bộ cần phải được thiết lập trong mỗi doanh nghiệp Hoạt động kiểm soát luôn tồn tại và giữ một

vị trí vô cùng quan trọng trong quy trình quản lý, công việc này được thực hiện bởi hệ thống kiểm soát nội bộ (Internal control system) của doanh nghiệp

Tuy nhiên, khi nói về khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ, có rất nhiều những quan điểm khác nhau, song có thể kể đến một số khái niệm sau:

1.1.1.1 Hệ thống kiểm soát nội bộ theo chuẩn mực Kiểm toán Quốc tế ISA 400:

Hệ thống kiểm soát nội bộ là những chính sách, thủ tục do Ban Giám đốc của đơn

vị thiết lập nhằm đảm bảo việc quản lý chặt chẽ về sự hiệu quả của các hoạt động trong khả năng có thể Các thủ tục này đòi hỏi việc tuân thủ các chính sách quản lý, bảo quản tài sản, ngăn ngừa và phát hiện sai sót hay gian lận, tính chính xác và đầy đủ của các ghi chép kế toán và đảm bảo lập báo cáo tài chính trong thời gian mong muốn [3]

1.1.1.2 Định nghĩa về hệ thống kiểm soát nội bộ theo COSO 1992 (Committee of sponsoring Organization of Treasury Commision - Ủy ban các hiệp hội kế toán):

Hệ thống kiểm soát nội bộ là một quy trình chịu ảnh hưởng bởi Hội đồng quản trị, các nhà quản lý và các nhân viên khác của một tổ chức, được thiết kế để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý trong việc thực hiện các mục tiêu sau:

- Bảo vệ tài sản

- Hiệu lực và hiệu quả của quản lý

- Báo cáo tài chính đáng tin cậy

- Các luật lệ và quy định được tuân thủ [3]

1.1.1.3 Hệ thống kiểm soát nội bộ theo Việt Nam:

Đứng về giác độ pháp luật hiện nay, chúng ta chưa có một định nghĩa chính thức nào về Hệ thống kiểm soát nội bộ, tuy nhiên, trong quyết định số 36/2006 QĐ – NHNN ban hành ngày 01/08/2006 đã đưa ra một số nội dung cơ bản về hệ thống kiểm soát nội bộ như sau:

“Hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ là tập hợp các cơ chế chính sách, quy trình, quy định về nội bộ, cơ cấu tổ chức tín dụng được thiết lập trên cơ sở phù hợp với quy định của Pháp luật hiện hành và được tổ chức thực hiện nhằm đảm bảo phòng ngừa, phát hiện và xử lý kịp thời các rủi ro nhằm đạt được mục tiêu mà tổ chức đã đặt ra” [13]

1.1.1.4 Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ:

Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ rất rộng, chúng bao trùm lên mọi mặt hoạt động và có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của đơn vị Cụ thể là:

- Đối với báo cáo tài chính, kiểm soát nội bộ phải đảm bảo về tính trung thực và đáng tin cậy (người quản lý đơn vị phải có trách nhiệm lập báo cáo tài chính phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành) [8]

- Đối với tính tuân thủ, kiểm soát nội bộ trước hết phải đảm bảo hợp lý việc chấp hành luật pháp và các quy định của Nhà nước Kiểm soát nội bộ còn phải hướng mọi thành viên trong đơn vị vào việc tuân thủ các chính sách, quy định nội bộ của đơn vị nhằm bảo đảm đạt được những mục tiêu của đơn vị

- Đối với mục tiêu sự hữu hiệu và hiệu quả của các hoạt động, kiểm soát nội bộ giúp đơn vị bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao uy tín,

mở rộng thị phần, thực hiện các chiến lược kinh doanh của đơn vị

Có thể hiểu một cách ngắn gọn, kiểm soát nội bộ là toàn bộ các biện pháp của nhà quản lý nhằm đảm bảo các mục tiêu của đơn vị được thực hiện [9]

1.1.2 Sự cần thiết phải xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp và lợi ích của hệ thống kiểm soát nội bộ:

Trong một tổ chức bất kỳ, sự thống nhất và xung đột quyền lợi chung - quyền lợi riêng của người sử dụng lao động với người lao động luôn tồn tại song hành Nếu không

có hệ thống kiểm soát nội bộ, làm thế nào để người lao động không vì quyền lợi riêng của

mình mà làm những điều thiệt hại đến lợi ích chung của toàn tổ chức, của người sử đụng lao động, làm sao quản lý được các rủi ro, làm thế nào có thể phân quyền, ủy nhiệm, giao việc cho cấp dưới một cách chính xác, khoa học chứ không phải chỉ dựa trên sự tin tưởng cảm tính… những điều này chứng minh một điều rằng thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ là rất cần thiết và quan trọng

Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ đem lại cho tổ chức các lợi ích như: giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong sản xuất kinh doanh (sai sót vô tình gây thiệt hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch, giá thành bị tăng đột biến, chất lượng sản phẩm giảm ) Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát bởi hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt động của tổ chức cũng như các quy định của luật pháp Đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đề ra Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông và tạo dựng lòng tin đối với họ (trường hợp Công ty cổ phần)…

1.1.3 Các yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ:

Tùy vào loại hình hoạt động mục tiêu và quy mô của tổ chức mà hệ thống kiểm soát nội bộ được sử dụng khác nhau, nhưng để hoạt động hiệu quả, theo báo cáo của COSO 1992 (Committee of sponsoring Organization of Treasury Commision - Ủy ban các hiệp hội kế toán) thì hệ thống này gồm có năm thành phần:

- Môi trường kiểm soát

- Đánh giá rủi ro

- Hoạt động kiểm soát

- Thông tin và truyền thông

- Giám sát

1.1.3.1 Môi trường kiểm soát:

Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một đơn vị, nó chi phối ý thức kiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị và là nền tảng đối với các bộ phận khác của kiểm soát nội bộ Các nhân tố chính thuộc về môi trường kiểm soát là:

• Tính chính trực và giá trị đạo đức:

Sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ trước tiên phụ thuộc vào tính chính trực

và việc tôn trọng các giá trị đạo đức của những người liên quan đến các quá trình kiểm soát Để đáp ứng yêu cầu này, các nhà quản lý cao cấp phải xây dựng những chuẩn mực

về đạo đức trong đơn vị và cư xử đúng đắn để có thể ngăn cản không cho các thành viên

có các hành vi thiếu đạo đức hoặc phạm pháp Muốn vậy, những nhà quản lý cần phải làm gương cho cấp dưới về việc tuân thủ các chuẩn mực và cần phải phổ biến những quy định đến mọi thành viên khác bằng các thể thức thích hợp

Một cách khác để nâng cao tính chính trực và sự tôn trọng các giá trị đạo đức là phải loại trừ hoặc giảm thiểu những sức ép hay điều kiện có thể dẫn đến nhân viên có hành vi thiếu trung thực Những hành động không đúng cũng có thể phát sinh khi quyền lợi của nhà quản lý lại gắn chặt với số liệu báo cáo về thu nhập nghĩa là khi có phát sinh

mâu thuẫn về quyền lợi thì gian lận có thể xảy ra

• Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm:

Phân định quyền hạn và trách nhiệm được xem là phần mở rộng của cơ cấu tổ chức Nó cụ thể hoá quyền hạn và trách nhiệm của từng thành viên trong các hoạt động của đơn vị, giúp cho mỗi thành viên phải hiểu rằng họ có nhiệm vụ cụ thể gì và từng hoạt động của họ sẽ ảnh hưởng như thế nào đến người khác trong việc hoàn thành mục tiêu

Do đó khi mô tả công việc, đơn vị cần phải thể chế hoá bằng văn bản về những nhiệm vụ

và quyền hạn cụ thể của từng thành viên và quan hệ giữa họ với nhau

• Vai trò độc lập của bộ phận kiểm tra:

Khi uỷ ban kiểm soát có sự độc lập với tổ chức, các hoạt động kiểm soát sẽ hữu hiệu hơn và hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ đảm bảo tính hữu hiệu Uỷ ban kiểm soát sẽ thông tin và cảnh báo đến hội đồng quản trị các rủi ro hay các tồn tại có thể xảy ra trước khi trở nên nghiêm trọng

• Chính sách nhân sự:

Là các chính sách và thủ tục của nhà quản lý về việc tuyển dụng, huấn luyện, bổ nhiệm, đánh giá, sa thải, đề bạt, khen thưởng và kỷ luật nhân viên Chính sách nhân sự có ảnh hưởng đáng kể đến sự hữu hiệu của môi trường kiểm soát thông qua tác động đến

nhân tố khác trong môi trường kiểm soát như đảm bảo về năng lực, tính chính trực và các giá trị đạo đức…

• Các yếu tố tác động từ bên ngoài:

Môi trường kiểm soát có thể chịu ảnh hưởng của các nhân tố đến từ bên ngoài tổ chức như các thay đổi về môi trường kinh doanh, các thay đổi của hệ thống luật pháp hay các thay đổi của chế độ kế toán

• Phong cách quản lý điều hành:

Triết lý quản lý thể hiện qua quan điểm và nhận thức của người quản lý, phong cách điều hành lại thể hiện qua cá tính, tư cách và thái độ của họ khi điều hành đơn vị Một số nhà quản lý rất quan tâm đến việc lập báo cáo tài chính và rất chú trọng đến việc hoàn thành hoặc vượt mức kế hoạch Họ hài lòng với những hoạt động kinh doanh có rủi

ro cao, nhưng bù lại có thể thu được nhiều lợi nhuận Một số nhà quản lý khác lại rất bảo thủ và quá thận trọng với rủi ro… Sự khác biệt về triết lý quản lý và phong cách điều hành có thể ảnh hưởng lớn đến môi trường kiểm soát và tác động đến việc thực hiện mục tiêu của đơn vị

Triết lý quản lý và phong cách điều hành cũng được phản ánh trong cách thức nhà quản lý sử dụng các kênh thông tin và quan hệ với cấp dưới Có nhà quản lý trong quá trình điều hành thích tiếp xúc và trao đổi trực tiếp với các nhân viên Ngược lại, có những nhà quản lý chỉ thích điều hành công việc theo một trật tự đã được xác định trong cơ cấu

1.1.3.2 Đánh giá rủi ro:

Tất cả các hoạt động diễn ra trong đơn vị đều có thể phát sinh những rủi ro và khó

có thể kiểm soát tất cả Vì vậy, các nhà quản lý phải thận trong khi xác định và phân tích những nhân tố ảnh hưởng đến rủi ro làm cho những mục tiêu (kể cả những mục tiêu chung và mục tiêu cụ thể cho từng hoạt động) của đơn vị có thể không được thực hiện, và phải cố gắng kiểm soát được những rủi ro này

Để giới hạn rủi ro ở mức chấp nhận được và giảm thiểu rủi ro đến mức thấp nhất người quản lý phải xác định được mục tiêu của đơn vị, nhận dạng và phân tích rủi ro, từ

đó mới có thể kiểm soát được rủi ro

Xác định mục tiêu của đơn vị: mục tiêu tuy không phải là một bộ phận của hệ

thống kiểm soát nội bộ nhưng việc xác định nó là điều kiện tiên quyết để đánh giá rủi ro Bởi lẽ một sự kiện có thể trở thành một rủi ro quan trọng đối với tổ chức hay không sẽ phụ thuộc vào mức độ tác động tiêu cực của nó đến mục tiêu của tổ chức Xác định mục tiêu bao gồm việc đưa ra sứ mệnh, hoạch định các mục tiêu chiến lược, cũng như các chỉ tiêu phải đạt được trong ngắn hạn, trung hay dài hạn Việc xác định mục tiêu có thể được thực hiện thông qua việc ban hành các văn bản hoặc đơn giản hơn là thông qua nhận thức

và phát biểu hàng ngày của người quản lý

Nhận dạng rủi ro: rủi ro có thể tác động đến mức độ toàn đơn vị hay chỉ ảnh

hưởng đến từng hoạt động cụ thể Để nhận dạng rủi ro, người quản lý có thể sử dụng nhiều phương pháp khác nhau, từ việc sử dụng phương tiện dự báo, phân tích các dữ liệu quá khứ, cho đến việc rà soát thường xuyên các hoạt động Trong những doanh nghiệp nhỏ, công việc này có thể tiến hành dưới dạng những cuộc tiếp xúc với ngân hàng, khách hàng… hoặc các buổi họp giao ban trong nội bộ

Phân tích và đánh giá rủi ro: Vì rủi ro rất khó định lượng nên đây là một công

việc khá phức tạp và có nhiều phương pháp khác nhau Tuy nhiên một quy trình phân tích

và đánh giá rủi ro thường bao gồm những bước sau đây: ước lượng tầm cỡ của rủi ro qua ảnh hưởng có thể có của nó đến mục tiêu của đơn vị, xem xét khả năng xảy ra rủi ro và đề

ra những biện pháp có thể sử dụng để đối phó với rủi ro

1.1.3.3 Hoạt động kiểm soát:

Hoạt động kiểm soát là những chính sách và thủ tục để đảm bảo cho các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện Các chính sách và thủ tục này giúp thực thi những hành động với mục đích chính là giúp kiểm soát các rủi ro mà đơn vị đang hay có thể gặp phải Có nhiều loại hoạt động kiểm soát khác nhau có thể được thực hiện, và dưới đây là những hoạt động kiểm soát chủ yếu trong đơn vị:

• Phân chia trách nhiệm đầy đủ:

Phân chia trách nhiệm là không cho phép một thành viên nào được giải quyết mọi mặt của nghiệp vụ từ khi hình thành cho đến khi kết thúc Mục đích của phân chia trách nhiệm là để các nhân viên kiểm soát lẫn nhau, nếu có các sai sót xảy ra sẽ được phát hiện nhanh chóng, đồng thời giảm cơ hội cho bất kỳ thành viên nào trong quá trình thực hiện nghiệp vụ có thể gây ra và giấu giếm những sai phạm của mình Việc phân chia trách nhiệm đòi hỏi tách biệt giữa các chức năng sau đây:

- Chức năng bảo quản tài sản và chức năng ghi chép

- Chức năng phê chuẩn nghiệp vụ với chức năng bảo quản tài sản

- Chức năng thực hiện nghiệp vụ và chức năng ghi sổ

• Uỷ quyền đúng đắn cho các nghiệp vụ hoặc các hoạt động:

Các nhà quản lý không thể có đủ thời gian để giám sát, quản lý tất cả các công tác, hoạt động hay các quyết định trong một tổ chức Họ thiết lập các chính sách, các quy định

để các nhân viên tuân theo, đồng thời trao quyền cho các nhân viên thực hiện các hoạt động hay đề ra các quyết định Việc này được gọi là sự uỷ quyền cho các nghiệp vụ hoặc các hoạt động Sự uỷ quyền bao gồm uỷ quyền chung và uỷ quyền chi tiết Uỷ quyền chung liên quan đến toàn bộ hoạt động hay toàn bộ tổ chức, hoặc liên quan đến tất cả các hoạt động trong một nghiệp vụ

• Kiểm soát hệ thống và quá trình xử lý thông tin kế toán:

Kiểm soát quá trình xử lý thông tin là kiểm soát ứng dụng, bao gồm các thủ tục kiểm soát dữ liệu và nhập liệu đầu vào, kiểm soát quá trình xử lý dữ liệu và kiểm soát kết xuất dữ liệu

• Kiểm soát độc lập và soát xét việc thực hiện:

Là việc kiểm tra được tiến hành bởi các cá nhân (hoặc bộ phận) khác với cá nhân

(hoặc bộ phận) đang thực hiện nghiệp vụ Nhu cầu cần phải kiểm tra độc lập xuất phát từ

hệ thống kiểm soát nội bộ thường có khuynh hướng bị giảm sút tính hữu hiệu trừ khi có

một cơ chế thường xuyên kiểm tra và soát xét lại

Yêu cầu quan trọng đối với những người thực hiện kiểm tra là họ phải hoàn toàn

độc lập với đối tượng được kiểm tra Sự hữu hiệu của hoạt động này sẽ mất đi nếu người

thực hiện thẩm tra lại là nhân viên cấp dưới của người đã thực hiện nhiệm vụ, hoặc không

độc lập vì bất kỳ lý do nào Kiểm tra độc lập bao gồm các hoạt động:

- Đối chiếu hai quá trình ghi chép độc lập

- So sánh giữa số thực tế và số ghi chép tên sổ sách

- Thực hiện tốt việc ghi sổ kép, kiểm tra đối chiếu số liệu trên bảng cân đối số

phát sinh

- Trong trường hợp xử lý theo lô, người kiểm tra sẽ so sánh tổng số lô và các số

tổng kiểm soát tương ứng được người nhập liệu chuẩn bị

- Xem xét đánh giá độc lập quá trình xử lý nghiệp vụ

Kiểm tra độc lập cần được tiến hành đồng thời với quá trình soát xét việc thực

hiện Soát xét việc thực hiện được tiến hành thông qua việc so sánh giữa kế hoạch với

thực hiện, giữa dự toán với thực tế Các báo cáo kế toán trách nhiệm của các trung tâm

trách nhiệm thường cung cấp thông tin hữu ích cho quá trình này

• Thiết kế, sử dụng các chứng từ và sổ phù hợp:

- Các chứng từ phải được đánh số liên tục trước khi sử dụng để có thể kiểm soát,

tránh thất thoát và có thể kiểm soát khi cần thiết

- Chứng từ cần được lập ngay khi nghiệp vụ vừa xảy ra, hoặc càng sớm càng tốt

- Cần thiết kế đơn giản, rõ ràng dễ hiểu và có thể sử dụng cho nhiều công dụng

khác nhau

- Phải tổ chức luân chuyển chứng từ khoa học và kịp thời, nghĩa là chứng từ chỉ

có thể đi qua các bộ phận liên quan đến nghiệp vụ, và phải được xử lý nhanh

chóng để chuyển cho bộ phận tiếp theo

- Sổ sách cần phải đóng chắc chắn, đánh số trang, quy định nguyên tắc ghi chép,

có chữ ký xét duyệt của người kiểm soát…

- Tổ chức lưu trữ, bảo quản tài liệu kế toán khoa học, an toàn, đúng quy định và

dễ dàng truy cập khi cần thiết

• Đảm bảo an toàn cho tài sản vật chất và thông tin:

Hoạt động này được thực hiện cho các loại sổ sách và tài sản, kể cả những chứng

từ đã được đánh số nhưng chưa được sử dụng

Hiện nay thông tin cũng được xem là tài sản quan trọng của doanh nghiệp Do đó cần phải xác lập các thủ tục nhằm đảm bảo an toàn cho cả tài sản và thông tin Các thủ tục đảm bảo an toàn cho tài sản vật chất và thông tin bao gồm an toàn về mặt vật lý và quy định trách nhiệm vật chất cho các cá nhân có liên quan An toàn về mặt vật lý thường bao gồm các thủ tục kiểm soát

- Giám sát quản lý một cách hiệu quả và phân chia trách nhiệm đầy đủ

- Ghi chép và theo dõi chính xác, đầy đủ các biến động của tài sản, vật chất và thông tin

- Hạn chế việc tiếp cận vật chất đối với tài sản, tiếp cận đối với thông tin được lưu trữ và các phương tiện lưu trữ thông tin, đặc biệt là trong trường hợp tổ chức có mạng máy tính Bảo vệ sổ sách, các tập tin, các tài liệu và chứng từ kế toán

1.1.3.4 Thông tin và truyền thông:

Thông tin và truyền thông chính là điều kiện không thể thiếu cho việc thiết lập, duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát trong đơn vị thông qua việc hình thành các báo cáo để cung cấp thông tin về hoạt động tài chính và sự tuân thủ, bao gồm cả cho nội bộ và bên ngoài

Thông tin cần thiết cho mọi cấp của một tổ chức vì giúp cho việc đạt được các mục tiêu kiểm soát khác nhau Thông tin được cung cấp thông qua hệ thống thông tin Hệ thống thông tin của một đơn vị có thể được xử lý trên máy vi tính, qua hệ thống thủ công hoặc kết hợp cả hai, miễn là bảo đảm các yêu cầu chất lượng của thông tin là thích hợp, kịp thời, cập nhật chính xác và truy cập thuận tiện

Trong hệ thống thông tin, hệ thống thông tin kế toán là một phân hệ quan trọng Đầu vào của hệ thống là các sự kiện kinh tế được biểu hiện dưới dạng nghiệp vụ kế toán, đầu ra của hệ thống là báo cáo kế toán Quá trình vận hành của hệ thống là quá trình ghi nhận, phân loại, tính toán, xử lý và tổng hợp

Việc ghi nhận thông tin từ những chứng từ ban đầu cho đến việc ghi chép, phân loại, tính toán, tổng hợp, lưu trữ… và cuối cùng là chuyển những thông tin đó vào báo cáo sẽ để lại dấu vết kiểm toán giúp cho các nhà quản lý có thể kiểm tra và đánh giá những thủ tục kiểm soát trong quá trình xử lý

Việc truyền thông đúng đắn cũng đem đến cho nhân viên sự hiểu biết về vai trò và trách nhiệm của họ có liên quan đến quá trình lập báo cáo tài chính Các nhân viên xử lý thông tin sẽ hiểu rằng công việc của họ có liên quan như thế nào đến người khác và yêu cầu phải báo cáo những tình huống bất thường cho cấp trên

1.1.3.5 Hệ thống giám sát và thẩm định: Đây là bộ phận cuối cùng của kiểm soát nội bộ Giám sát là quá trình mà người quản lý theo giỏi và đánh giá chất lượng của hệ thống kiểm soát Điều quan trọng trong giám sát là phải xác định kiểm soát nội bộ có vận hành đúng như thiết kế hay không và có cần thiết phải sửa đổi chúng cho phù hợp với từng giai đoạn phát triển của đơn vị hay không Để đạt được kết quả tốt, nhà quản lý cần thực hiện những hoạt động giám sát thường xuyên và định kỳ:

- Giám sát thường xuyên đạt được thông qua việc tiếp nhận các ý kiến đóng góp của khách hàng, nhà cung cấp… hoặc xem xét các báo cáo hoạt động và phát hiện các biến động bất thường

- Giám sát định kỳ thường được thực hiện thông qua các cuộc kiểm toán định kỳ

do kiểm toán viên nội bộ, hoặc do kiểm toán viên độc lập thực hiện Các kiểm toán viên độc lập chỉ đánh giá các thủ tục kiểm soát cần thiết cho công tác kiểm toán, họ thường bỏ qua các thủ tục giám sát không liên quan đến mục tiêu kiểm toán Các kiểm toán viên nội

bộ đánh giá tất cả các thành phần, các thủ tục kiểm soát, tiến hành kiểm toán hoạt động,

và đưa ra các đề xuất hoàn thiện cấu trúc kiểm soát của tổ chức Hiệu quả của kiểm toán nội bộ chỉ có được khi các kiểm toán viên nội bộ có được sự độc lập và chỉ chịu sự điều hành, chỉ đạo từ các nhà quản lý cấp cao trong tổ chức

1.2 Quy trình bán hàng – thu tiền:

Khái niệm: Tiêu thụ là quá trình cung cấp hàng hóa cho khách hàng và thu được

tiền hàng hoặc được khách hàng chấp nhận thanh toán [1]

1.2.1 Các hoạt động trong quy trình bán hàng – thu tiền:

1.2.1.1 Quy trình nhận và xử lý đơn đặt hàng:

• Chức năng:

- Nhận yêu cầu mua hàng từ khách hàng và xem xét khả năng thanh toán của khách hàng

- Xem xét khả năng cung cấp hàng cho khách hàng

- Trả lời khách hàng về yêu cầu mua hàng của khách hàng

• Mục tiêu:

- Đảm bảo khả năng thu nợ từ khách hàng

- Đảm bảo doanh nghiệp cung cấp những mặt hàng mà doanh nghiệp sản xuất

1.2.1.2 Quy trình lập hoá đơn bán hàng:

• Chức năng:

- Nhận thông tin về khách hàng, số lượng, chủng loại hàng bán

- Lập hoá đơn bán hàng cho khách hàng trên cơ sở đội chiếu các chừng từ liên quan

- Nhận tiền hoặc phiếu thanh toán từ khách hàng

- Ghi nhận giảm các khoản phải thu từ khách hàng

- Làm các thủ tục gửi các khoản tiền đã thu vào ngân hàng

• Mục tiêu:

- Thu đủ, đúng số tiền từ khách hàng

- Bảo vệ tiền trong quá trình thanh toán

1.2.1.4 Quy trình giao hàng cho khách hàng:

• Chức năng:

- Nhận thông tin về khách hàng, số lượng, chủng loại hàng bán

- Xuất kho, giao hàng cho khách hàng

- Đảm bảo thời gian giao hàng theo thoả thuận với khách hàng

• Mục tiêu:

- Giao hàng đúng khách hàng, đủ hàng hoá

- Bảo vệ hàng hoá trong quá trình giao hàng

1.2.2 Các báo cáo liên quan đến quy trình bán hàng – thu tiền:

1.2.2.1 Báo cáo hoạt động:

Mục tiêu: Cung cấp các thông tin về các hoạt động như bán hàng, xuất kho, thu

tiền… làm cơ sở cho doanh nghiệp hoạch định các chính sách, chiến lược hoạt động trong tương lai cũng như tổng kết, đánh giá kết quả kinh doanh trong một khoảng thời gian nhất định Ví dụ:

- Báo cáo tổng doanh thu bán hàng

- Báo cáo liệt kê các hoá đơn bán hàng

- Báo cáo liệt kê các phiếu xuất kho

- Báo cáo liệt kê các giấy báo gửi tiền…

1.2.2.2 Báo cáo theo đối tượng, nguồn lực:

Mục tiêu: Cung cấp các thông tin về tình trạng của các nguồn lực của doanh

nghiệp nhằm so sánh thực tế với kế hoạch phục vụ cho hoạt động điều hành, xử lý, lập kế

hoạch Ví dụ:

- Báo cáo các khoản phải thu theo thời hạn nợ

- Báo cáo tiền thanh toán hay bảng kê tiền thanh toán

- Báo cáo phân tích bán hàng

1.2.3 Các rủi ro:

- Nhận và chấp nhận đặt hàng từ những khách hàng không có khả năng thanh toán

- Nhận đặt hàng những hàng hoá và dịch vụ doanh nghiệp không có sẵn hoặc không

có khả năng cung cấp

- Người không có nghiệm vụ lại nhận đặt hàng

- Ghi nhận sai thông tin hàng hoá, khách hàng

- Xuất hàng khi chưa cho phép

- Lập hoá đơn cho nghiệp vụ bán hàng không hợp lệ

- Không lập hoá đơn cho hàng hoá đã giao cho khách hàng

- Thông tin hoá đơn sai

- Ghi nhận, cập nhật sai nợ phải thu (số tiền, khách hàng…)

- Nhân viên không có thẩm quyền lại xuất hàng, gửi hàng

- Xuất không đúng số lượng hoặc loại hàng

- Xuất kho, giao hàng không được xét duyệt bán

- Mất hàng trong quá trình xuất kho, giao hàng

- Chuyển hàng không đúng địa điểm hoặc khách hàng

- Không ghi hoặc ghi chậm, ghi nhiều lần số tiền khách hàng thanh toán

- Ghi sai khách hàng thanh toán

- Không nộp tiền thu

- Ghi nhận thanh toán không đúng hoá đơn, khách hàng, số tiền

- Xoá nợ, giảm nợ không được xét duyệt

1.2.4 Các hoạt động kiểm soát:

1.2.4.1 Kiểm soát nghiệp vụ:

Một số thủ tục kiểm soát cơ bản:

• Phân chia trách nhiệm giữa các bộ phận sau:

- Bộ phận bán hàng và xét duyệt bán chịu

- Bộ phận kho hàng và giao hàng cho khách hàng

- Người bán và thủ quỹ

- Thủ quỹ và kế toán phải thu

• Bảo vệ an toàn tài sản:

- Chỉ thực hiện việc bán hàng khi có lệnh bán hàng được xét duyệt

- Kiểm hàng khi xuất hàng, gửi hàng

- Việc gửi hàng chỉ thực hiện khi có lệnh bán hàng được xét duyệt

- Gửi ngân hàng hàng ngày toàn bộ số tiền thu được

- Đóng dấu, phân loại check thanh toán

• Chứng từ và sổ kế toán:

- Hoá đơn bán hàng được lập trước khi khách hàng thanh toán, lập dựa trên đơn đặt hàng, lệnh bán hàng, giấy gửi hàng, được đánh số trước liên tục, dựa trên bảng giá để lập, kiểm tra kỹ trước khi giao hàng

- Đối với các khoản phải thu: ghi sổ hàng ngày, đối chiếu công nợ hàng tháng, lập số tổng phải thu

- Lập bảng kê thu tiền hàng ngày

1.2.4.2 Kiểm soát ứng dụng:

Kiểm soát nguồn dữ liệu:

• Kiểm soát việc đánh số trước và liên tục các chứng từ gốc

• Kiểm tra việc phê duyệt các chứng từ

• Đánh dấu các chứng từ đã sử dụng để tránh nhập liệu lần thứ hai vào hệ thống

• Sử dụng các thiết bị để kiểm tra nguồn hợp pháp của chứng từ

• Sử dụng các chứng từ luân chuyển hoặc các thiết bị ghi nhận dữ liệu ngay thời

điểm phát sinh nghiệp vụ để tránh tối đa việc nhập liệu bằng tay

Kiểm soát quá trình nhập liệu:

• Mục tiêu: Kiểm tra tính hợp lý của các dữ liệu nhập vào hệ thống như kiểu dữ liệu,

dung lượng vùng dữ liệu, trình tự dữ liệu, tính đầy đủ, hợp lý của dữ liệu, giới hạn của

dữ liệu nhập…

• Các thủ tục kiểm soát nhập liệu cơ bản:

- Kiểm tra hợp lý: tính số kiểm tra cho vùng mã khách hàng, kiểm tra ngày giao hàng có nằm trong giới hạn hợp lý của lịch

- Kiểm tra sự đầy đủ: đảm bảo tất cả các vùng dữ liệu cần nhập đều có đầy đủ thông tin

- Kiểm tra kiểu dữ liệu: đảm bảo vùng dữ liệu số tiền, số lượng là dữ liệu kiểu số

1.2.4.3 Kiểm soát chung:

• Kiểm soát đối tượng sử dụng:

Đối tượng bên ngoài:

- Các cá nhân không có trách nhiệm tiếp cận với phần mềm đều không có quyền truy cập vào hệ thống nếu như không có sự chấp thuận và chỉ dẫn của người quản trị hệ thống

Đối tượng bên trong:

- Mỗi nhân viên được quyền tiếp xúc với phần mềm đều có mật khẩu truy cập riêng

- Phân quyền truy cập cho các đối tượng sử dụng hệ thống

• Kiểm soát dữ liệu:

Sao lưu:

- Cần phải lưu trữ thường xuyên dưới dạng các văn bản hoặc các tập tin

- Lưu dữ liệu vào một hệ thống riêng để khi xảy ra sự cố thì dữ liệu không bị mất

Quản lý dữ liệu:

- Đảm bảo hệ thống hoạt động liên tục

- Dữ liệu gốc dược quản lý bởi người quản trị hệ thống

- Giảm khoảng cách giữa thời gian phát sinh nghiệp vụ và ghi chép nghiệp vụ

TÓM TẮT CHƯƠNG 1

Kiểm soát nội bộ là những phương pháp và chính sách được thiết kế để ngăn chặn gian lận, giảm thiểu sai sót, khuyến khích hiệu quả hoạt động, và nhằm đạt được sự tuân thủ các chính sách và quy trình được thiết lập Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh

sẽ giúp đem lại các lợi ích sau cho công ty:

• Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính của công ty

• Giảm bớt rủi ro gian lận hoặc trộm cắp đối với công ty do bên thứ ba hoặc nhân viên của công ty gây ra

• Giảm bớt rủi ro sai sót không cố ý của nhân viên mà có thể gây tổn hại cho công

ty

• Giảm bớt rủi ro không tuân thủ chính sách và quy trình kinh doanh của công ty và ngăn chặn việc tiếp xúc những rủi ro không cần thiết do quản lý rủi ro chưa đầy đủ Thông thường, khi một công ty phát triển lên thì lợi ích của một hệ thống kiểm soát nội bộ cũng trở nên to lớn hơn vì người chủ công ty sẽ gặp nhiều khó khăn hơn trong việc giám sát và kiểm soát các rủi ro này nếu chỉ dựa vào kinh nghiệm giám sát trực tiếp của bản thân [12]

Bất kỳ quy trình nào cũng cần có sự kiểm soát để đảm bảo rằng các quy trình tuân thủ theo một trật tự nhất định và hoạt động hiệu quả Đối với quy trình bán hàng – thu tiền cũng vậy, quy trình này cũng cần phải được kiểm soát chặt chẽ để mọi thủ tục liên quan đến quy trình vận hành nhịp nhàng, tránh được rủi ro trong bán hàng cũng như những rủi

ro xảy ra trong quá trình thu hồi công nợ làm cho Báo cáo tài chính sẽ không phản ánh đúng khoản nợ phải thu khách hàng [2] Vì vậy cần phải thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ hợp lý cho quy trình này

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI

QUY TRÌNH BÁN HÀNG– THU TIỀN TẠI TỔNG CÔNG TY CÔNG NGHIỆP

THỰC PHẨM ĐỒNG NAI 2.1 Giới thiệu tổng quan về Tổng công ty Công nghiệp Thực phẩm Đồng Nai:

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển:

Tổng công ty Công nghiệp Thực phẩm Đồng Nai, tiền thân là Công ty TNHH một thành viên thuốc lá Đồng Nai, được hình thành theo quyết định số 2339/QĐ – UBND ngày 29/06/2005 của UBND tỉnh Đồng Nai về việc thành lập Tổng công ty Công nghiệp Thực phẩm Đồng Nai hoạt động theo mô hình Công ty mẹ - Công ty con được hình thành

và phát triển qua các giai đoạn sau:

¾ Giai đoạn 1:

Quyết định số 147/QĐUBT ngày 20/02/1985 của Ủy Ban Nhân Dân tỉnh Đồng Nai thành lập Xí nghiệp thuốc lá Đồng Nai, là đơn vị hạch toán nội bộ trực thuộc sự quản lý của Công ty Công Nghiệp Thực Phẩm và chính thức đi vào hoạt động sản xuất kinh doanh ngày 01/10/1985

Với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được mở rộng hơn và với sự phát triển, tích lũy vốn và lợi nhuận cũng như quy mô sản xuất kinh doanh Xí nghiệp thuốc lá Đồng Nai được đổi tên thành Nhà máy thuốc lá Đồng Nai theo quyết định số 427/QĐUBT ngày 11/10/1991

¾ Giai đoạn 2:

Trong quá trình phát triển kinh doanh thị trường được mở rộng, người tiêu dùng chấp nhận sản phẩm của Công ty, công suất đạt 110 triệu bao/năm vào năm 1991 Tuy nhiên để cạnh tranh với những loại thuốc lá ngoại nhập lậu, trốn thuế, Nhà máy đã thiết

kế xây dựng dự án với công suất 200 triệu bao/năm

Năm 1993, để phù hợp với quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh và quan hệ giao dịch quốc tế vì Nhà máy được Bộ Công Thương cấp giấy phép xuất nhập khẩu trực tiếp, Nhà máy thuốc lá Đồng Nai được đổi tên thành Công ty thuốc lá Đồng Nai trực thuộc tỉnh Đồng Nai theo Quyết định số 308/QĐ.UBT ngày 05/03/1993 Đến năm 1995, Công ty thuốc lá Đồng Nai được UBND tỉnh Đồng Nai và Thủ tướng chính phủ chấp thuận dự án

di dời địa điểm từ Khu Công Nghiệp Biên Hoà 1 với diện tích mặt bằng khoảng 10.000m2sang Khu Công Nghiệp Biên Hoà 2 với diện tích mặt bằng khoảng 40.000m2 Lúc này, Công ty bắt đầu thực hiện dự án mới, xây dựng mới lại hệ thống văn phòng, nhà xưởng,

hệ thống kho bãi khang trang thoáng mát, đầu tư dây chuyền chế biến thuốc lá sợi hiện đại vào bậc nhất nước ta hiện nay

¾ Giai đoạn 3:

Thực hiện chủ trương đổi mới doanh nghiệp của Nhà nước và của tỉnh, vào tháng 2/2004 Công ty thuốc lá Đồng Nai đã chuyển đổi thành Công ty TNHH một thành viên thuốc lá Đồng Nai có Hội đồng quản trị và chủ sở hữu là UBND tỉnh Đồng Nai Để chuẩn

bị cho hội nhập kinh tế quốc tế, Công ty tiếp tục đầu tư và đổi mới thiết bị nên thị trường trong và ngoài nước tiếp tục được mở rộng

¾ Giai đoạn 4:

Trong bối cảnh hội nhập khu vực và thế giới cũng xuất hiện những thuận lợi và thách thức, nhất là việc thực hiện các cam kết quốc tế cũng đang đặt ra những yêu cầu cao hơn nhất là khi năng lực cạnh tranh phát triển các mặt hàng nông sản chế biến xuất khẩu của tỉnh còn thấp; chuyển dịch cơ cấu hàng xuất khẩu chậm và chưa gắn với nâng cao hiệu quả Do vậy tỉnh Đồng Nai rất cần có một Tổng công ty Nhà nước đủ mạnh để đầu

tư trực tiếp cho các chương trình phát triển sản xuất hàng hóa có tính cạnh tranh cao Theo Quyết số 2339/QĐ.UBND ngày 29/06/2005 thành lập Tổng công ty Công nghiệp Thực phẩm Đồng Nai theo mô hình Công ty mẹ - Công ty con, trong đó Công ty mẹ được hình thành trên cơ sở tổ chức lại Công ty TNHH một thành viên thuốc lá Đồng Nai và một số doanh nghiệp trực thuộc tỉnh Đồng Nai

Từ năm 2010 đến nay, Tổng công ty Công nghiệp Thực phẩm Đồng Nai đổi sang loại hình công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên hoạt động theo mô hình Công ty mẹ

™ Kinh doanh nguyên phụ liệu sản xuất thuốc lá điếu phục vụ trong nước và xuất khẩu Nhập trực tiếp các loại nguyên phụ liệu, máy móc thiết bị, vật tư phục vụ cho sản xuất thuốc lá điếu

™ Thực hiện chế độ tự sản xuất kinh doanh trong phạm vi cho phép của Nhà nước trong khuôn khổ pháp luật

™ Hoạt động quản lý điều hành Tổng công ty theo điều lệ Tổng công ty được UBND tỉnh Đồng Nai ban hành và qui chế hoạt động của Hội đồng thành viên

2.1.2.2 Nhiệm vụ:

Tiếp tục phát huy vai trò trung tâm điều hành để hỗ trợ hoạt động của các Công ty con, thông qua mối quan hệ về vốn, công nghệ và đầu tư phát triển cũng như về uy tín thị trường và chiến lược kinh doanh

2.1.2.3 Ngành nghề sản xuất kinh doanh:

Sản xuất công nghiệp; cung cấp vật tư nông nghiệp và chế biến nông sản thực phẩm; khai thác tài nguyên và sản xuất kinh doanh vật liệu xây dựng; dịch vụ - du lịch – thương mại – xuất nhập khẩu

Sản phẩm chính: Thuốc lá điếu các loại; nông sản các loại; thực phẩm đóng hộp;

bông vải; thịt, trứng gia cầm; bao bì giấy các loại; bia và nước giải khát; thức ăn gia súc; vật liệu xây dựng (đất, đá, cát); phân bón; giống cây trồng …

2.1.3 Quy mô:

™ Vốn: Vốn điều lệ theo Giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh là 842,68 tỷ đồng

™ Số lao động: 700 người, trong đó nhân viên quản lý 80 người

™ Diện tích mặt bằng 40.000m2; trong đó: diện tích nhà xưởng 8.000m2; diện tích kho 8.000m2; diện tích nhà văn phòng 1.000m2; còn lại 23.000m2 là diện tích cây xanh, đường nội bộ và vành đai bảo vệ

™ Thị trường trong nước: Tổng công ty có các đại lý nằm rải rác ở các khu vực miền Trung, miền Đông Nam Bộ và miền Tây Nam Bộ

™ Thị trường ngoài nước: chủ yếu ở các nước Pháp, Lào, Thái lan, Madagasca, nay còn mở rộng thêm thị trường Bắc Triều Tiên và Trung Đông

2.1.4 Tổ chức bộ máy quản lý:

2.1.4.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy:

HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN

TỔNG GIÁM ĐỐC

P TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH P.KT CN & MT

P KẾ HOẠCH

PHÂN XƯỞNG THÀNH PHẨM

TRẠM DỊCH VỤ KỸ THUẬT NÔNG NGHIỆP PHÂN XƯỞNG SỢI PHÂN XƯỞNG HỢP TÁC

CÁC PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC KIỂM SOÁT VIÊN

Monday, May 09, 2011

page 1

TỔNG CÔNG TY CÔNG NGHIỆP THỰC PHẨM ĐỒNG NAI

Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý

(Nguồn: Phịng tổ chức hành chính, TCT Cơng nghiệp Thực phẩm Đồng Nai [4])

Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý tại Tổng cơng ty Cơng nghiệp Thực phẩm Đồng Nai

2.1.4.2 Nhiệm vụ các bộ phận trong sơ đồ:

• Hội đồng thành viên:

Hội đồng thành viên là cơ quan đại diện trực tiếp chủ sở hữu Nhà nước tại Cơng ty

mẹ Hội đồng thành viên thay mặt Nhà nước quản lý Tổng cơng ty giải quyết mọi vấn đề liên quan đến mục đích quyền lợi của Tổng cơng ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của cơ quan quản lý Nhà nước

• Kiểm soát viên:

Kiểm soát viên giúp Hội đồng thành viên kiểm tra, giám sát tính hợp pháp, chính xác và trung thực trong quản lý, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh và việc chấp hành Điều lệ Tổng công ty, Quy chế, Nghị quyết, Quyết định của Hội đồng thành viên

• Tổng Giám đốc:

- Tổng Giám đốc là đại diện theo pháp luật của Tổng công ty, do Hội đồng thành viên tuyển chọn, bổ nhiệm, miễn nhiệm

- Là người trực tiếp điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công

ty và chịu trách nhiệm trước Hội đồng thành viên

- Xác định và thành lập văn bản chính sách của Tổng công ty

• Các phó Tổng Giám đốc:

Phó Tổng Giám đốc là người trợ giúp cho Tổng Giám đốc điều hành một hoặc một

số lĩnh vực hoạt động của Tổng công ty theo sự phân công, ủy quyền của Tổng Giám đốc

- Theo dõi việc tổ chức thực hiện các hợp đồng kinh tế

- Đàm phán và tham gia đàm phán với các đối tác

- Thường xuyên theo dõi và báo cáo với Tổng Giám đốc về tiến độ sản xuất và thu mua

- Quản lý kho tàng, phân tích hoạt động kinh doanh của Tổng công ty Theo dõi thị trường tiêu thụ sản phẩm và mạng lưới tiêu thụ

- Xây dựng các định mức kinh tế kỹ thuật, giá từng loại nguyên phụ liệu; quản lý tài sản, vật tư thiết bị

• Phòng kỹ thuật – công nghệ & môi trường (Phòng KT – CN & MT):

- Xây dựng quy trình công nghệ, cơ cấu nguyên liệu, hương liệu tạo chất lượng điếu thuốc Từng bước nghiên cứu hoàn thiện các công đoạn sản xuất

- Tổ chức sửa chữa máy móc

- Dự toán vật tư phụ tùng thay thế

- Hướng dẫn công nhân kỹ thuật vận hành máy móc

- Xây dựng kế hoạch đào tạo bồi dưỡng nâng cao trình độ kỹ thuật cho đội ngũ bảo trì và công nhân

- Xây dựng phương án bảo vệ môi trường

• Phòng kiểm tra chất lượng sản phẩm (phòng KCS):

- Tiếp nhận nguyên liệu từ các nguồn Dùng thẻ để phân loại phẩm cấp

- Kiểm tra kỹ thuật về cách vấn điếu, độ cháy, độ thông thoáng, kỹ thuật đóng bao, phong cây

- Kiểm tra sản phẩm tồn kho, kiểm tra các loại dụng cụ sản xuất

- Xây dựng tiêu chuẩn chất lượng, đăng ký nhãn hiệu hàng hóa, lưu mẫu nguyên liệu, thường xuyên báo cáo với Tổng Giám đốc về tình hình chất lượng nguyên liệu, sản phẩm, thành phẩm

• Phòng tổ chức hành chính:

Tham mưu cho Tổng Giám đốc về bố trí sắp xếp, bồi dưỡng cán bộ công nhân viên, quản lý về hành chính, phục vụ đời sống cán bộ toàn Tổng công ty Sắp xếp lao động phù hợp với quy trình sản xuất Phối hợp tốt với các phòng ban thực hiện tốt các nhiệm vụ về tiền lương, tiền thưởng, chính sách chế độ Lập kế hoạch tuyển dụng nhân viên theo yêu cầu của Tổng công ty

• Các phân xưởng sản xuất:

Tổ chức sản xuất theo kế hoạch hàng ngày, hàng tuần các loại sản phẩm Tiếp nhận nguyên vật liệu để tiến hành sản xuất Vận hành máy móc thiết bị đúng theo quy trình công nghệ, thực hiện định mức kinh tế kỹ thuật Thường xuyên báo cáo tiến độ sản xuất,

giữ gìn máy móc thiết bị, kiến nghị cấp trên giải quyết kịp thời những việc phát sinh trong quá trình sản xuất, hạn chế đến mức thấp nhất tình trạng ngừng việc

• Các trạm đầu tư nguyên liệu:

Gồm hai trạm: Trạm Định Quán, Trạm Long Thành nay hợp thành Trạm dịch vụ

kỹ thuật nông nghiệp Trạm này có nhiệm vụ tạo giống thuốc lá, đầu tư thực nghiệm và vận động, hỗ trợ kỹ thuật, đầu tư tài chính và vật tư cho nông dân trồng thuốc lá

2.1.5 Một số chỉ tiêu kết quả kinh doanh trong thời gian qua:

Một số chỉ tiêu kết quả kinh doanh trong thời gian qua của Tổng công ty được thể hiện qua các bảng và biểu đồ sau:

Bảng 2.1: Sản lượng sản xuất và tiêu thụ năm 2009 - 2010

Đơn vị tính: bao

(Nguồn: Phòng kế toán tài chính, TCT Công nghiệp Thực phẩm Đồng Nai [4])

Biểu đồ 2.1: Biểu đồ so sánh mức tăng sản lượng sản xuất – tiêu thụ trong 2 năm 2009 – 2010

Bảng 2.2: Một số chỉ tiêu kết quả hoạt động kinh doanh năm 2009 – 2010

Đơn vị tính: triệu đồng

(Nguồn: Phòng kế toán tài chính, TCT Công nghiệp Thực phẩm Đồng Nai [6],[7])

Biểu đồ 2.2: Biểu đồ so sánh Doanh thu - Nộp NSNN – Lợi nhuận sau thuế TNDN trong 2 năm 2009 – 2010

2.1.6 Khó khăn, thuận lợi và định hướng phát triển của Tổng công ty:

2.1.6.1 Thuận lợi:

• Về con người:

Tổng công ty có Ban lãnh đạo dày dặn kinh nghiệm, tâm huyết với ngành công nghiệp chế biến thuốc lá điếu, có đội ngũ cán bộ quản lý có trình độ cao, luôn chú trọng nâng cao trình độ chuyên môn, lao động năng động, sáng tạo, có sự đoàn kết gắn bó, nỗ lực cao trong công tác; là trợ thủ đắc lực cho Ban lãnh đạo; cùng Ban lãnh đạo lãnh đạo toàn Tổng công ty hoàn thành nhiệm vụ sản xuất kinh doanh mà Nhà nước đã giao

• Về cơ sở vật chất:

Tổng công ty được xây dựng ngay trên số 21, đường 2A đối diện đường xa lộ thuộc Khu công nghiệp Biên Hòa 2 Vì thế, việc vận chuyển nguyên liệu và sản phẩm tiêu thụ rất thuận tiện

Hiện tại, Tổng công ty đã trang bị một hệ thống máy móc thiết bị hiện đại phục vụ cho sản xuất để tạo ra những sản phẩm có chất lượng cao, đủ sức cạnh tranh trên thị trường

Tổng công ty luôn quan tâm đầu tư phát triển các vùng nguyên liệu thuốc lá sợi vàng có năng suất cao tại các huyện trong tỉnh như Tân Phú, Định Quán, Xuân Lộc, Long Thành, Nhơn Trạch Trong vài năm tới, Tổng công ty sẽ có một vùng nguyên liệu rộng lớn khoảng 400 – 500 ha với năng suất 2.000 kg/ha

Bên cạnh đó, Tổng công ty cũng có một mạng lưới phân phối khắp cả nước nên việc đưa sản phẩm ra thị trường rất thuận lợi và nhanh chóng

Một thuận lợi không thể quên nữa đó là sự tín nhiệm, ưa chuộng đối với sản phẩm

do Tổng công ty sản xuất Đây là chỗ dựa vững chắc cho Tổng công ty tồn tại và phát triển

2.1.6.2 Khó khăn:

Thuốc lá là mặt hàng mà Nhà nước không khuyến khích sản xuất cho nên Nhà nước đã ban hành một số biện pháp hạn chế việc tiêu thụ thuốc lá

Thuốc lá là một mặt hàng chịu thuế tiêu thụ đặc biệt cao

Hiện nay, các loại thuốc lá ngoại nhập lậu trốn thuế nên được bán với giá rẻ, tình hình sản xuất thuốc lá giả, trốn thuế ở nhiều nơi dẫn đến tình trạng cạnh tranh không lành mạnh

Bên cạnh là tình hình cạnh tranh gay gắt khi các nhà máy sản xuất thuốc lá trong nước mở ra khắp nơi

2.1.6.3 Định hướng phát triển của Tổng công ty:

Tự hào về quá khứ bền vững – tương lai phát triển, định hướng phát triển của Tổng công ty trong tương lai là tiếp tục phát huy vai trò trung tâm điều hành để hỗ trợ hoạt động của các Công ty con, thông qua mối quan hệ về vốn, công nghệ, uy tín thị trường và chiến lược kinh doanh Từng bước thực hiện quá trình tích tụ, tập trung vốn qua cơ chế

đầu tư, góp vốn để đẩy mạnh tăng trưởng kinh tế, tăng khả năng cạnh tranh trong điều kiện hội nhập kinh tế khu vực và thế giới

Tổng công ty tập trung xây dựng kế hoạch phát triển nguồn nhân lực để không ngừng nâng cao năng lực, trình độ của đội ngũ cán bộ quản lý, công nhân kỹ thuật lành nghề có chuyên môn cao

Ban lãnh đạo phải tiếp tục hoàn thiện cơ chế tổ chức và cơ chế quản lý nhằm tạo ra mối liên kết, hợp tác giữa Công ty mẹ và các đơn vị thành viên; gắn lợi ích chung của từng thành viên với lợi ích của Tổng công ty để cùng thực hiện mục tiêu chung là phát triển bền vững

2.2 Tình hình tổ chức công tác kế toán tại Tổng công ty Công nghiệp Thực phẩm Đồng Nai:

2.2.1 Các phương pháp kế toán được áp dụng tại Tổng công ty:

ƒ Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Việt Nam đồng

ƒ Hình thức sổ kế toán áp dụng: Nhật ký chứng từ

ƒ Phương pháp kế toán tài sản cố định:

o Nguyên tắc xác định giá trị tài sản cố định: Nguyên giá

o Phương pháp khấu hao: khấu hao theo đường thẳng

ƒ Phương pháp kế toán hàng tồn kho:

o Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: giá gốc

o Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: thực tế đích danh

o Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: kê khai thường xuyên

ƒ Phương pháp tính giá thành: phương pháp tính giá thành phân bước

ƒ Phương pháp đánh giá sản phẩm dở dang cuối kỳ: đánh giá sản phẩm dở dang cuối kỳ theo chi phí nguyên vật liệu chính

2.2.2 Tình hình tổ chức hệ thống sổ sách:

Chú thích:

Đối chiếu hàng ngày Nhập số liệu hàng ngày

In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm

(Nguồn: Phòng kế toán tài chính, TCT Công nghiệp Thực phẩm Đồng Nai [4])

Sơ đồ 2.2: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính

Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán – các bảng phân bổ hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán

Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Nhật ký chứng từ, Bảng kê, Sổ Cái) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan

Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin

đã được nhập trong kỳ Tuy nhiên, Kế toán tổng hợp thường sẽ kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán chi tiết của các phần hành kế toán với Báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy

-Sổ chi tiết.

-Báo cáo tài chính

-Báo cáo kế toán quản trị.

Các sổ chi tiết:

- Sổ chi tiết thanh toán với người mua (bằng Việt Nam đồng và bằng ngoại tệ)

- Sổ chi tiết thanh toán với người bán (bằng Việt Nam đồng và bằng ngoại tệ)

- Sổ tiền gửi Ngân hàng

- Sổ chi tiết tài sản cố định

- Sổ chi tiết tạm ứng

- Sổ chi tiết vật tư, hàng hóa

- Sổ chi tiết tiền vay

- Sổ chi tiết các khoản đầu tư vào công ty con, công ty liên kết, góp vốn liên doanh

- Tất cả các sổ chi tiết cũng đều được cung cấp bởi phần mềm

2.2.3 Tình hình tổ chức bộ máy kế toán:

2.2.3.1 Hình thức tổ chức bộ máy kế toán:

Bộ máy kế toán của Tổng công ty được tổ chức theo hình thức kế toán phân tán Phòng kế toán tài chính của Tổng công ty chỉ thực hiện những công việc kế toán đối với những nội dung phát sinh liên quan đến Tổng công ty

Các Công ty con hạch toán độc lập Cuối năm tài chính, các Công ty con lập Báo cáo tài chính và gửi về Phòng kế toán tài chính của Tổng công ty Phòng kế toán tài chính của Tổng công ty có trách nhiệm lập Báo cáo tài chính hợp nhất theo qui định Ngoài ra, các công ty con có trách nhiệm nộp các báo cáo khác theo yêu cầu của Phòng kế toán tài chính Tổng công ty

2.2.3.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế tốn:

TRƯỞNG PHÒNG KẾ TOÁN TÀI CHÍNH (KẾ TOÁN TRƯỞNG)

KT TIỀN GỬI NGÂN HÀNG KT THANH TOÁN KT NGUYÊN LIỆU

(Nguồn: Phịng kế tốn tài chính, TCT Cơng nghiệp Thực phẩm Đồng Nai [4])

Sơ đồ 2.3: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế tốn

2.2.3.3 Chức năng nhiệm vụ các phần hành kế tốn:

™ Trưởng phịng kế tốn tài chính (Kế tốn trưởng):

- Cĩ nhiệm vụ điều hành tồn bộ cơng tác kế tốn tại Tổng cơng ty

- Xây dựng các kế hoạch tài chính cho Ban Giám đốc

- Tổ chức kiểm tra, đơn đốc các phần hành kế tốn thực hiện nhiệm vụ

- Là người chịu trách nhiệm pháp lý cao nhất về số liệu kế tốn trước cơ quan thuế

và cơ quan chủ quản khác Các phần hành kế tốn chịu sự chỉ đạo trực tiếp và chịu trách nhiệm trước Trưởng phịng

™ Phĩ phịng kế tốn tài chính (kiêm Kế tốn kho – TSCĐ):

- Cĩ nhiệm vụ hỗ trợ cho Trưởng phịng kế tốn tài chính tồn bộ cơng tác kế tốn tại Tổng cơng ty

- Theo dõi, phản ánh, kiểm tra tính chính xác các chứng từ phát sinh liên quan đến nghiệp vụ nhập xuất tồn hàng hoá

- Phản ánh chính xác đầy đủ, kịp thời số hiện có và tình hình tăng giảm tài sản cố định của toàn doanh nghiệp cũng như của từng bộ phận trên các mặt số lượng, chất lượng,

cơ cấu, giá trị; đồng thời kiểm soát chặt chẽ việc bảo quản, bảo dưỡng và sử dụng tài sản

- Có nhiệm vụ theo dõi một cách tổng quát tình hình hoạt động tại Tổng công ty

- Tổ chức ghi chép, phản ánh số liệu về tình hình tài chính, xác định kết quả kinh doanh và trích lập các quỹ cho Tổng công ty

- Hàng tháng, kiểm tra, tổng hợp kê khai nộp thuế kịp thời và đầy đủ theo đúng qui định

- Thường xuyên cập nhật các văn bản pháp luật về thuế, các biểu mẫu báo cáo, phổ biến kịp thời cho các nhân viên kế toán trong phòng

- Bảo quản lưu trữ hồ sơ, tài liệu, số liệu kế toán, thông tin kinh tế và cung cấp tài liệu cho các bộ phận liên quan kể cả cho bên ngoài

™ Kế toán thanh toán:

- Theo dõi và thực hiện ghi chép các nghiệp vụ liên quan tình hình thu - chi tiền căn cứ vào phiếu thu và phiếu chi

- Theo dõi các khoản tạm ứng, các khoản phải thu và phải trả khác

™ Kế toán công nợ:

- Theo dõi các khoản phải thu của khách hàng và các khoản phải trả người bán căn

cứ vào hoá đơn bán hàng và hoá đơn mua hàng

- Đôn đốc việc trả nợ của khách hàng sao cho đảm bảo đúng thời hạn nợ

™ Kế toán tiền gửi ngân hàng:

- Nhận Giấy báo nợ và Giấy báo có từ ngân hàng

- Mở sổ Tài khoản 112 theo dõi tiền gửi ngân hàng

™ Kế toán giá thành:

- Tính toán và phản ánh một cách chính xác, đầy đủ kịp thời tình hình phát sinh chi phí sản xuất ở các phân xưởng sản xuất

- Tính toán chính xác và kịp thời giá thành của từng loại sản phẩm được sản xuất

- Kiểm tra chặt chẽ tình hình thực hiện các định mức tiêu hao

- Lập các báo cáo về chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm

- Theo dõi chặt chẽ, phản ánh chính xác các nghiệp vụ nhập xuất phụ liệu, công cụ dụng cụ về cả số lượng, giá trị và chất lượng

- Kiểm tra sự tính toán và phân bổ chính xác, kịp thời giá trị phụ liệu, công cụ dụng cụ xuất dùng cho các đối tượng

™ Kế toán nguyên vật liệu:

- Theo dõi chặt chẽ, phản ánh chính xác các nghiệp vụ nhập xuất nguyên vật liệu

về cả số lượng, giá trị và chất lượng

- Kiểm tra sự tính toán và phân bổ chính xác, kịp thời giá trị nguyên vật liệu, công

cụ dụng cụ xuất dùng cho các đối tượng

- Thường xuyên kiểm tra việc thực hiện định mức dự trữ nguyên vật liệu, phát hiện kịp thời nguyên vật liệu ứ đọng kém phẩm chất, chưa cần dùng

- Thực hiện việc kiểm kê thường xuyên

2.2.4 Đặc điểm của phần mềm kế toán đang áp dụng tại Tổng công ty:

2.2.4.1 Về chức năng chung:

Hệ thống quản trị doanh nghiệp bao gồm các phân hệ: Quản lý tài chính - kế toán, quản lý kế hoạch - sản xuất, quản lý bán hàng - siêu thị, quản lý nhà hàng và quản lý khách sạn; từng phân hệ hoạt động độc lập nhưng cũng có thể tích hợp để chia sẽ thông tin với các phân hệ khác nhằm tạo nên một hệ thống mạnh hơn, tiết kiệm được công sức

và thời gian nhập liệu, đưa ra nhiều báo cáo tích hợp đa dạng, làm cho mọi bộ phận đều

có khả năng khai thác nguồn lực phục vụ cho Tổng công ty, giúp cho doanh nghiệp kiểm soát toàn diện, nhanh chóng, chính xác về tình hình sản xuất kinh doanh tài chính của doanh nghiệp tại mọi thời điểm

2.2.4.2 Về bảo mật:

Toàn bộ dữ liệu và chương trình sẽ được cài trên máy chủ của văn phòng Tổng công ty, các máy trạm làm việc sẽ được phân quyền truy cập vào chương trình với các dữ liệu liên quan nhất định do nhà quản trị hệ thống thực hiện

Hệ thống có công cụ khai báo, phân quyền chi tiết và quản lý mật khẩu cho từng người sử dụng hay nhóm người sử dụng theo từng chức năng truy cập, từng cửa sổ nhập liệu, từng báo cáo, từng thao tác xử lý chứng từ với 5 quyền cụ thể: “xem”, “thêm”,

“sửa”, “xoá”, “khoá chứng từ” trong trường hợp chương trình được khai thác trên mạng

và nhiều người sử dụng Do đó số liệu, dữ liệu kế toán và bí mật hoạt động kinh doanh của đơn vị được bảo mật rất chặt chẽ, giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro bị mất hay rò rỉ thông tin tài chính

2.2.4.3 Về tiện ích chung:

- Hệ thống có giao diện thân thiện, đơn giản, dễ học, dễ sử dụng

- Hệ thống không đòi hỏi người sử dụng phải có chuyên môn về tin học

- Toàn bộ các báo cáo của hệ thống có khả năng kế xuất số liệu ra Microsoft Excel, Microsoft Word, Microsoft Access, … Giúp người sử dụng có thể tự tạo các báo cáo theo

ý muốn

- Các báo cáo của hệ thống có thể truy xuất thông tin theo nhiều chiều khác nhau

- Các danh mục trong hệ thống được quản lý theo hai trạng thái: còn sử dụng, ngưng sử dụng nhằm hạn chế được số lượng danh mục hiển thị trong quá trình nhập liệu

- Hệ thống có công cụ sửa mã, đổi mã, gộp mã trong tất cả các dữ liệu đã phát sinh, điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng, nhanh chóng và giảm chi phí trong việc triển khai áp dụng so với các chương trình khác

- Cho phép kiểm soát dấu vết người dùng khi thêm, sửa, xoá một chứng từ

- Có công cụ kiểm tra phát hiện những sai sót về mặt nhập liệu của người sử dụng chương trình

- Hệ thống quản lý việc sao lưu dữ liệu

2.2.4.4 Danh mục tài khoản:

Có hệ thống tài khoản chuẩn sắp xếp các Tài khoản theo các số hiệu tài khoản do

Bộ tài chính quy định, đơn vị có thể mở thêm các tài khoản chi tiết đến bảy (07) ký tự

Danh mục định khoản:

Bao gồm tất cả các nghiệp vụ nhập, xuất hàng tồn kho theo từng phương thức nhập

- xuất và cách định khoản chi tiết cho từng nghiệp vụ đó tại đơn vị, khi lập phiếu nhập hoặc phiếu xuất kho người sử dụng chỉ cần chọn loại nghiệp vụ trong danh mục định khoản thì chương trình sẽ tự động hạch toán kế toán theo khai báo sẵn trong danh mục

Danh mục đăng ký bút toán tổng hợp:

Bao gồm tất cả các bút toán kết chuyển các tài khoản có số dư cuối kỳ bằng 0 Chương trình sẽ dựa vào danh mục này để tự động tạo các bút toán kết chuyển số dư các

tài khoản có số dư cuối kỳ bằng không (0)

Một số chức năng cơ bản của các phần hành kế toán trong phần mềm:

• Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền vay:

- Cho phép thu tiền của nhiều khách hàng trên cùng một phiếu thu

- Cho phép thanh toán và kê khai thuế VAT của nhiều hoá đơn trên cùng một phiếu chi Ghi nhận các bút toán định khoản trên cùng một chứng từ (có thể định khoản một nợ nhiều có và ngược lại)

- Người sử dụng có thể cập nhật bổ sung các danh mục như khách hàng, nhà cung cấp, đối tượng tập hợp chi phí, khoản mục chi phí ngay khi cập nhật chứng từ thu, chi

- Kết chuyển số liệu sang các phân hệ công nợ phải thu và công nợ phải trả cũng như phân hệ kế toán tổng hợp

- Người sử dụng có thể kiểm tra, so sánh giá mua của từng mặt hàng nhập lần này với lần nhập trước liền kề ngay khi cập nhật phiếu nhập

- Chương trình hỗ trợ chức năng phân tích hàng tồn kho (nhằm tối ưu hoá tồn kho): liệt kê các loại hàng hoá, vật tư tồn quá mức dự trữ tối đa hoặc tồn kho dưới mức tối thiểu

để nhà quản lý có kế hoạch giải phóng tồn kho hoặc mua nhập thêm để đảm bảo tiến độ sản xuất và tiêu thụ

- Chương trình tự động tính và điền giá xuất bình quân gia quyền tháng vào từng phiếu xuất vật tư hàng hoá

- Cho phép nhập vào hoặc xuất đi từ nhiều kho trên cùng một chứng từ nhập hoặc xuất

• Kế toán tài sản cố định:

- Theo dõi đầy đủ các thông tin chi tiết của từng tài sản cố định như nguồn vốn hình thành, nguyên giá, giá trị hao mòn, giá trị còn lại, thời gian sử dụng, bộ phận sử dụng, nước sản xuất, năm sản xuất, lý do tăng giảm

- Quản lý một tài sản được hình thành bằng nhiều nguồn vốn

- Từng tài sản cố định qua các lần sữa chữa, nâng cấp đều được theo dõi để xác định tổng giá trị và chi phí hình thành tài sản tại mọi thời điểm

- Cho phép quản lý tính khấu hao tài sản, thay đổi phương thức tính và thời gian tính khấu hao

- Cho phép khai báo ngầm định các tài khoản liên quan (tài khoản khấu hao, tài khoản chi phí, đối tượng tập hợp chi phí), nhờ đó chương trình tự động tính và tạo các bút toán phân bổ khấu hao vào ngày cuối tháng cho từng tài sản, từng phòng ban, từng nguồn vốn, từng đối tượng tập hợp chi phí

- Chương trình có chức năng hỗ trợ công tác kiểm kê tài sản cố định qua các bước sau:

o Bước 1: In báo cáo tài sản theo nơi sử dụng cho mục đích kiểm kê

o Bước 2: Cập nhật thông tin kiểm kê tài sản

o Bước 3: So sánh kết quả kiểm kê

o Bước 4: In báo về kết quả kiểm kê tài sản

• Kế toán công nợ:

- Chương trình hỗ trợ công tác theo dõi công nợ tức thời cho từng khách hàng, từng khu vực giúp doanh nghiệp có kế hoạch thu hồi công nợ một cách nhanh chóng và hiệu quả

- Chương trình hỗ trợ công tác phân tích công nợ, tại mọi thời điểm có thể so sánh công nợ của từng khách hàng với giới hạn nợ tối đa của khách hàng đó để liệt kê những khách hàng có số dư nợ quá mức cho phép để nhà quản lý kịp thời quyết định bán hay không bán tiếp cho những khách hàng đó

- Chương trình hỗ trợ phân tích tuổi nợ, nợ quá hạn theo từng khách hàng, từng khu vực giúp doanh nghiệp chủ động trong việc thu hồi công nợ, lập dự phòng những khoản phải thu khó đòi một cách kịp thời Có kế hoạch thanh toán đúng hạn cho nhà cung cấp

- Chương trình hỗ trợ lập bản đối chiếu công nợ với mọi khách hàng hoặc nhà cung cấp trong một khoảng thời gian bất kỳ một cách tự động và chính xác

• Kế toán tổng hợp:

- Có chức năng phân tích và tổng hợp chi phí dựa trên mã chi phí có tính hệ thống

- Cuối kỳ chương trình thực hiện tự động các bút toán kết chuyển các tài khoản có

số dư cuối kỳ bằng không (0) để xác định kết quả sản xuất kinh doanh, thực hiện khoá sổ cuối kỳ kế toán Tự động chuyển số dư kế toán từ năm này qua năm kế tiếp

2.3 Thực trạng về quy trình bán hàng - thu tiền tại Tổng công ty Công nghiệp Thực phẩm Đồng Nai:

2.3.1 Yêu cầu về thông tin và quản lý trong quy trình bán hàng – thu tiền:

Bảng 2.3: Thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý

- Thông tin về hàng hóa cần bán (tên hàng, số lượng, đơn giá, thời gian giao hàng, địa điểm giao hàng)

- Thông tin về hàng tồn kho (tên hàng, số lượng, đơn giá)

- Thông tin về khách hàng (tên, địa điểm, mã số thuế, số

dư nợ phải thu, số tài khoản)

- Thông tin về nợ phải thu (khách hàng, thời hạn thanh toán, số dư nợ chi tiết theo từng khách hàng, tuổi nợ)

- Tổng hợp tình hình đặt hàng hàng tháng theo từng khách hàng

2 Xuất kho

và giao

hàng

Bộ phận kho, giao hàng

- Thông tin về hàng hóa cần xuất (tên hàng, số lượng, đơn giá, thời gian giao hàng, địa điểm giao hàng, người giao hàng)

- Thông tin về khách hàng (tên, địa chỉ)

3 Lập hoá

đơn, theo

dõi nợ

Phòng kế toán tài chính

- Thông tin về hàng hóa (tên hàng, số lượng, đơn giá, tổng thành tiền)

- Thông tin về khách hàng (tên, địa chỉ, mã số thuế, thời hạn thanh toán, phương thức thanh toán, số tài khoản)

- Thông tin về nợ phải thu (khách hàng, thời hạn thanh toán, số dư nợ phải thu chi tiết theo từng khách hàng, tuổi nợ)

- Tổng hợp theo dõi chi tiết theo từng hóa đơn, theo dõi

số dư tổng hợp

4.Thu tiền Phòng kế toán

- Thông tin về hóa đơn (số HĐ, ngày HĐ, tên hàng, số lượng, giá mua tổng số tiền, khách hàng)

- Thông tin về phương thức thanh toán

- Tổng hợp quá trình thu tiền theo từng khách hàng

(Nguồn: Phòng kế toán tài chính, TCT Công nghiệp Thực phẩm Đồng Nai)

2.3.2 Các hoạt động trong quy trình bán hàng – thu tiền:

Quy trình bán hàng – tiền tại Tổng công ty Công nghiệp Thực phẩm Đồng Nai được mô tả khái quát qua các bước sau:

- Bước 1: Khách hàng đến bộ phận bán hàng của Phòng kế hoạch tổng hợp tại

Tổng công ty để đặt mua hàng

- Bước 2: Sau khi hoàn thành các thủ tục bán hàng, Tổng công ty tiến hành giao

hàng cho khách hàng, đồng thời kế toán công nợ của Phòng kế toán tài chính cập nhật doanh thu bán hàng và công nợ phát sinh (nếu Tổng công ty cho khách hàng gối đầu)

- Bước 3: Kế toán công nợ tiến hành đôn đốc việc trả tiền của khách hàng để ghi

nhận thu tiền (bước này xảy ra nếu ở bước 2 có xảy ra nghiệp vụ Tổng công ty cho khách hàng gối đầu)

- Bước 4: Cuối mỗi tháng, kế toán công nợ đối chiếu công nợ với khách hàng

Cuối năm tài chính, Phòng kế hoạch tổng hợp và Phòng kế toán tài chính lập báo cáo bán hàng, đối chiếu công nợ cuối năm và lập biên bản thanh lý hợp đồng khi khách hàng đã trả hết nợ