Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong quy trình kế toán tại công ty TNHH akzo nobel chang cheng việt nam

Do vậy để đứng vững trên thương trường đòi hỏi các doanh nghiệp phải tự hoàn thiện mình bằng một bộ máy tổ chức hoạt động nhanh nhạy, hiệu quả, và đặc biệt là xây dựng một hệ thống kiểm

Tôi muốn dành lời cảm ơn chân thành đến tất cả các Thầy cô giáo, gia đình và đồng nghiệp của tôi vì tôi không thể hoàn thành bài báo cáo của mình nếu không có sự giúp đỡ và ủng hộ đặc biệt của mọi người

Trước hết tôi muốn nhắc đến ba mẹ yêu quý của tôi, người suốt cả đời lam lũ vì chúng tôi, ba mẹ luôn là điểm sáng hướng dẫn chúng tôi biết cách vượt qua những khó khăn thử thách của cuộc sống Ba mẹ tôi năm nay đã xế chiều nhưng trông ông bà như chưa bao giờ mệt mõi, ông bà đã cho tôi nhiều nghị lực để có thể thi vào Đại học Mỗi ngày tôi càng nhận thấy rõ hơn sự may mắn của mình khi có một người cha, người mẹ như thế và tôi mong ước được hoàn thành tốt đẹp chương trình đại học để mang lại niềm vui cho ba mẹ tôi

Tôi muốn bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến Thầy TS Phan Đức Dũng, người thầy luôn tận tụy và hướng dẫn tôi một cách chân thành, kể cả thời gian tôi còn theo học Thầy cho đến khi Thầy nhận hướng dẫn tôi làm báo cáo Tôi biết có lúc Thầy đã bỏ cả những ngày nghỉ cuối tuần để giành thời gian sửa bài cho tôi, Thầy nói: “đó là nghĩa

vụ của Thầy” nhưng tôi biết Thầy đã làm vượt trên những nghĩa vụ đó

Tôi cũng muốn bày tỏ lòng biết ơn đến người sếp của tôi, anh Trần Minh Hiền (Giám đốc tài chính Công ty TNHH Akzo Nobel Chang Cheng Việt Nam), anh luôn là người bạn đồng hành của tôi trong suốt thời gian làm báo cáo, anh cho tôi nhiều kinh nghiệm bổ ích cũng như những lời nhận xét chân thành để giúp tôi hoàn thành tốt bài làm của mình

Một điều tôi không thể không nhắc đến là chồng tôi, anh ấy thật sự là niềm vui trong cuộc sống của tôi, anh ấy đã tiếp sức cho tôi ở mỗi chặng đường, có lúc tưởng chừng tôi đã ngã quỵ vì không thể kham nỗi công việc, gia đình và học tập, nhưng chính anh ấy đã động viên và vựt tôi dậy để hôm nay tôi đã bước đến những bậc thang cuối cùng của giảng đường Đại học, với tôi anh ấy là người chồng lý tưởng và là người bạn hết sức quý giá

Sinh viên báo cáo Nguyễn Thu Thảo

Ngày nay, toàn cầu hóa đang là một trong những xu thế phát triển tất yếu của

quan hệ quốc tế hiện đại, mở ra nhiều vận hội mới cho nền kinh tế nước nhà Tuy

nhiên nó cũng mang đến vô vàn những khó khăn thử thách bởi quy luật cạnh tranh tất

yếu Do vậy để đứng vững trên thương trường đòi hỏi các doanh nghiệp phải tự hoàn

thiện mình bằng một bộ máy tổ chức hoạt động nhanh nhạy, hiệu quả, và đặc biệt là

xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ, có khả năng hạn chế những rủi ro,

bảo vệ tài sản, con người của doanh nghiệp, dự đoán và tránh được những ảnh hưởng

tiềm tàng cả bên trong và bên ngoài có thể xảy ra cho doanh nghiệp Do đó, kiểm soát

nội bộ đóng vai trò hết sức quan trọng, giúp cho các nhà quản lý có thể kiểm soát và sử

dụng hữu hiệu các nguồn lực nội tại và xây dựng hệ thống quản lý vững chắc trong

tương lai nhằm đạt được các mục tiêu đề ra

Nhận thức được vai trò đó cùng với yêu cầu thực tiễn của công việc nên em

quyết định chọn đề tài: “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong quy trình kế

toán tại Công ty TNHH Akzo Nobel Chang Cheng Việt Nam”

Mục đích và những đóng góp của đề tài:

- Đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ trong quy trình kế toán tại Công ty

TNHH Akzo Nobel Chang Cheng Việt Nam

- Phân tích những ưu điểm và những hạn chế của hệ thống, đề ra các giải pháp để hoàn

chỉnh quy trình kiểm soát nội bộ trong công tác kế toán tại công ty một cách tổng thể,

để nó không chỉ áp dụng tại Công ty TNHH Akzo Nobel Chang Cheng Việt Nam mà

còn có thể áp dụng được cho các doanh nghiệp có quy mô tương ứng khác

- Giúp cho doanh nghiệp hạn chế được rủi ro đến mức thấp nhất nhằm mang lại hiệu

quả trong hoạt động kinh doanh

- Đảm bảo các thông tin về tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

được phản ánh một cách đáng tin cậy

Phương pháp nghiên cứu:

Đề tài sử dụng những phương pháp nghiên cứu như sau:

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

- Đối tượng nghiên cứu: Công ty TNHH Akzo Nobel Chang Cheng Việt Nam

- Phạm vi nghiên cứu:

Thời gian nghiên cứu: tháng 07 đến tháng 11 năm 2010

Không gian nghiên cứu: tại công ty TNHH Akzo Nobel Chang Cheng Việt Nam

Tuy thời gian có hạn nhưng để đáp ứng yêu cầu của nhà quản lý, đề tài cũng tập trung

nghiên cứu những khoản mục được xem là trọng yếu nhất của doanh nghiệp đó là:

- Công tác bán hàng và các khoản công nợ phải thu

- Công tác mua hàng và các khoản công nợ phải trả

- Công tác quản lý vốn bằng tiền

- Công tác quản lý tài sản cố định hữu hình

Ngoài ra để bổ trợ cho các công tác trên đề tài còn đề cập thêm những vấn đề kiểm

soát khác xoay quanh phần mềm xử lý thông tin MFG (Manufacturing software) và

công việc của nhân viên kế toán

Bố cục của đề tài:

Đề tài bao gồm các chương như sau:

- Chương I: Tổng quan về hệ thống kiểm soát nội bộ

- Chương II: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ trong quy trình kế toán tại Công Ty

TNHH Akzo Nobel Chang Cheng Việt Nam

- Chương III: Các giải pháp hoàn thiện Hệ Thống Kiểm Soát Nội Bộ trong quy trình kế

toán tại Công Ty TNHH Akzo Nobel Chang Cheng Việt Nam

Qua thời gian hơn bốn tháng xây dựng nội dung đề tài, tuy đã cố gắng hết sức để hoàn

thành nhưng chắc chắn còn nhiều thiếu sót nên em rất mong nhận được sự thông cảm

và đóng góp ý kiến của Thầy cô cùng các bạn để đề tài của em ngày một hoàn thiện

hơn

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG

KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.1 Khái niệm và các thành phần của kiểm soát nội bộ

1.1.1 Khái niệm kiểm soát nội bộ

Có nhiều định nghĩa về kiểm soát nội bộ:

- Theo Coso (Committee of Sponsoring Organization), khung thống nhất về kiểm

soát nội bộ được sử dụng phổ biến tại Hoa kỳ, “kiểm soát nội bộ là một hệ thống

đặt ra nhằm đảm bảo đảm:

Doanh nghiệp hoạt động hiệu quả và đi đúng hướng

Doanh nghiệp cung cấp các báo cáo tài chính đáng tin cậy

Doanh nghiệp tuân thủ đúng các quy định và luật pháp”.[12]

- Theo viện kiểm toán độc lập Hoa kỳ: “kiểm soát nội bộ bao gồm kế hoạch của tổ

chức và tất cả các phương pháp phối hợp và đo lường được thừa nhận trong doanh

nghiệp để đảm bảo an toàn tài sản của họ, kiểm tra sự phù hợp và độ tin cậy của dữ

liệu kế toán, tăng cường tính hiệu quả của hoạt động và khuyến khích việc thực

hiện các chính sách quản lý lâu dài”

Tóm lại: kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp bao gồm hai phần chính:

Thứ nhất: là phần cơ chế kiểm soát bao gồm các quy trình, cơ chế nghiệp vụ, cơ

cấu tổ chức phân công trách nhiệm…nhằm giúp hoạt động kinh doanh của doanh

nghiệp được hiệu quả và an toàn

Thứ hai: là các bộ phận kiểm tra giám sát chuyên trách, giám sát cách thực hiện các

cơ chế, quy trình đã đặt ra nhằm đảm bảo các quy trình được thực hiện nghiêm túc

[09]

1.1.2 Các thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ [04]

Tuỳ vào từng loại hình hoạt động, mục tiêu và quy mô của từng tổ chức mà hệ

thống kiểm soát nội bộ được vận dụng khác nhau, nhưng để đạt được hiệu quả thì

hệ thống này cần có đủ năm thành phần:

1.1.2.1 Môi trường kiểm soát

- Là những yếu tố của tổ chức ảnh hưởng đến hoạt động của hệ thống kiểm

soát nội bộ và là các yếu tố tạo ra một môi trường trong đó toàn bộ thành viên

của tổ chức có nhận thức được tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ

hay không Ví dụ, nhận thức của ban giám đốc thế nào về tầm quan trọng của

liêm chính và đạo đức nghề nghiệp, về việc cần tổ chức bộ máy hợp lý, về việc

phải phân công, ủy nhiệm, giao việc rõ ràng, về việc phải ban hành bằng văn

bản các nội quy, quy chế, quy trình sản xuất kinh doanh Một môi trường

kiểm soát tốt sẽ là nền tảng quan trọng cho sự hoạt động hiệu quả của hệ thống

kiểm soát nội bộ.[03]

- Môi trường kiểm soát chịu ảnh hưởng của văn hoá và lịch sử của tổ chức và

ngược lại nó chịu ảnh hưởng đến ý thức của nhân viên của tổ chức đó Các

đơn vị có hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu thường có các nhân viên đủ năng

lực, được huấn luyện quan điểm về tính trung thực và ý thức về việc kiểm

soát Quan điểm này do cấp quản lý cao nhất thiết lập thông qua xây dựng và

ban hành các chính sách như bản Quy tắc ứng xử, trong đó đưa ra các giá trị

đạo đức mà các thành viên phải tuân thủ để đạt được mục tiêu chung của đơn

vị

- Các nhân tố của môi trường kiểm soát bao gồm:

Tính trung thực và giá trị đạo đức: Điều này được xem là văn hoá của một tổ

chức, nó bao gồm các chuẩn mực về cách ứng xử và các giá trị đạo đức, cách

thức thực hiện và truyền đạt trong thực tiễn của toàn thể nhân viên của tổ chức

đó Do danh tiếng của doanh nghiệp là tài sản vô giá, nên các chuẩn mực ứng

xử về đạo đức cần đề cao hơn việc đơn thuần tuân thủ pháp luật Do đó các

nhà quản lý cấp cao đóng một vai trò hết sức quan trọng trong việc thiết lập và

xây dựng một nền tảng văn hoá, đạo đức của tổ chức mình, đề ra mục tiêu và

xây dựng cách thức đạt được mục tiêu theo phong cách quản lý của chính tổ

chức mình dựa trên những nguyên tắc trung thực và thích hợp, dần dần những

quan điểm về giá trị này sẽ được chuyển tải thành các chuẩn mực ứng xử, phản

ánh sự trung thực của người quản lý và cam kết của họ về các giá trị đạo

đức.Tính trung thực và giá trị đạo đức là nhân tố quan trọng của môi trường

kiểm soát, nó tác động đến việc thiết kế, thực hiện và giám sát các nhân tố

khác của kiểm soát nội bộ

Cam kết về năng lực: Năng lực phản ánh kiến thức và kỹ năng để hoàn thành

một nhiệm vụ nhất định Nhà quản lý cần xác định rõ yêu cầu về năng lực cho

một công việc nhất định và cụ thể hoá nó thành các yêu cầu về kiến thức và kỹ

năng, để từ đó có kế hoạch tuyển chọn nhân viên có năng lực phù hợp với yêu

cầu công việc

Hội đồng quản trị và uỷ ban kiểm toán: Tính hữu hiệu của nhân tố này phụ

thuộc vào sự độc lập của nó với Ban điều hành tổ chức Do Hội đồng quản trị

là chủ thể trực tiếp hướng dẫn và giám sát việc thực hiện của người quản lý, là

chủ thể trực tiếp phải chất vấn, giám sát các hoạt động và đưa ra các quan

điểm phản biện những hành vi sai trái nghiêm trọng của nhà quản lý, cho nên

để việc thanh kiểm tra mang tính độc lập, khách quan và đáng tin cậy hơn thì

cần một chủ thể nằm ngoài ban điều hành để thực hiện, từ đó trong mỗi tổ

chức cần thiết phải có Uỷ ban kiểm toán, Uỷ ban kiểm toán đó có thể là kiểm

toán nội bộ, kiểm toán độc lập, thực hiện ý chí của nhà quản trị để thanh kiểm

tra sự hoạt động và mức độ tuân thủ của của tổ chức đó

Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý: Triết lý quản lý và

phong cách điều hành thể hiện cách thức nhà quản lý điều hành tổ chức Một

số doanh nghiệp có thể thực hiện kiểm soát chủ yếu bằng các cuộc gặp gỡ trực

tiếp với những người quản lý chủ chốt trong đơn vị, một số doanh nghiệp khác

lại dựa vào việc ban hành các chính sách, văn bản, các chi tiết hoạt động và

yêu cầu có các báo cáo khi phát sinh các trường hợp bất thường Ngoài ra triết

lý quản lý và phong cách điều hành còn thể hiện thông qua thái độ, quan điểm

của người quản lý về việc lập và trình bày báo cáo tài chính, việc lựa chọn các

chính sách kế toán, các ước tính kế toán và việc phân nhiệm các kế toán viên

Cơ cấu tổ chức: Thực chất là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn trong đơn

vị và mỗi doanh nghiệp có cơ cấu tổ chức phù hợp với nhu cầu riêng của mình

nên không có khuôn mẫu chung duy nhất, chẳng hạn một số doanh nghiệp tổ

chức theo kiểu tập trung, số khác theo kiểu phân tán Một số doanh nghiệp tổ

chức theo ngành nghề hay dòng sản phẩm, theo khu vực địa lý hay mạng lưới

phân phối,…

Để thiết lập cơ cấu tổ chức thích hợp, cần chú ý các nội dung như: xác định rõ

quyền hạn và trách nhiệm chủ yếu đối với từng hoạt động, xác định cấp bậc

cần báo cáo thích hợp Nhìn chung, cơ cấu tổ chức phụ thuộc vào quy mô và

bản chất hoạt động của doanh nghiệp Tuy nhiên nó phải giúp doanh nghiệp

thực hiện những chiến lược đã hoạch định để đạt được mục tiêu đề ra

Phân định quyền hạn và trách nhiệm: Phân định quyền hạn và trách nhiệm là

việc xác định mức độ tự chủ, quyền hạn của từng cá nhân hay từng nhóm

trong việc đề xuất và giải quyết vấn đề, trách nhiệm báo cáo đối với các cấp có

liên quan Việc phân định thường thể hiện qua chính sách sách trong đó mô tả

kiến thức và kinh nghiệm của những nhân viên chủ chốt, nguồn lực để thực

hiện các nhiệm vụ liên quan đến các hoạt động kinh doanh

Phân định quyền hạn và trách nhiệm giúp cho mỗi cá nhân trong tổ chức ý

thức về trách nhiệm và quyền hạn của mình Trước tiên, đó là giám đốc điều

hành, người chịu trách nhiệm cuối cùng về mọi hoạt động của đơn vị, kế đến

là các nhân viên Cần làm cho các nhân viên hiểu rõ về mục tiêu của tổ chức,

để họ biết rằng hành động và mức đóng góp của họ có ảnh hưởng đến việc

thực hiện mục tiêu chung của toàn đơn vị

Chính sách nhân sự và việc áp dụng vào thực tế: Chính sách nhân sự là thông

điệp của nhà quản lý về yêu cầu đối với tính chính trực, hành vi đạo đức và

năng lực mà doanh nghiệp mong đợi từ nhân viên Biểu hiện thực tế thông qua

việc tuyển dụng, hướng nghiệp, đào tạo, đánh giá, tư vấn, động viên, khen

thưởng và kỷ luật, cụ thể là:

Nếu tổ chức mong muốn đội ngũ nhân viên đủ năng lực và trung thực thì tiêu

chuẩn sẽ nhấn mạnh về đạo đức, kinh nghiệm công việc và những thành quả

công việc đã đạt được

Cần phải làm rõ về lịch sử, văn hóa và phong cách điều hành của công ty khi

phỏng vấn các ứng viên để họ hiểu rõ quan điểm của tổ chức

Việc đào tạo nhân viên bao gồm các hoạt động như tổ chức lớp học, hội thảo,

nghiên cứu tình huống phản ánh chính sách về quan điểm đào tạo nhân viên

Thực hiện luân chuyển công việc và đề bạt dựa trên kết quả đánh giá định kỳ,

cho thấy cam kết của doanh nghiệp đối với việc phát triển cá nhân nhằm phát

triển các nhân viên có năng lực lên vị trí cao hơn

Có các chính sách tiền lương, tiền thưởng để động viên và duy trì thành tích

của cán bộ công nhân viên nhằm giữ chân các nhân viên giỏi

Thực hiện các biện pháp kỷ luật để cho thấy quan điểm của công ty về các

hành vi vi phạm sẽ bị xử lý nghiêm minh

1.1.2.2 Đánh giá rủi ro kiểm soát

Không lệ thuộc vào quy mô, cấu trúc, loại hình hoạt động, bất kỳ tổ chức nào

khi hoạt động kinh doanh cũng phải đối mặt với các rủi ro, những rủi ro này có

thể phát sinh do bản thân của tổ chức (các yếu tố bên trong) hay từ môi trường

kinh tế, chính trị, xã hội (các yếu tố bên ngoài)

Để hoạt động của tổ chức đạt được hiệu quả cao thì tổ chức đó phải nhận

diện, đánh giá mức độ rủi ro ở nhiều khía cạnh khác nhau thông qua các yếu

tố tác động đến rủi ro

- Các yếu tố bên trong: Sự quản lý thiếu minh bạch, không coi trọng đạo

đức nghề nghiệp, chất lượng cán bộ thấp, sự cố hỏng hóc của hệ thống máy

tính, của trang thiết bị, hạ tầng cơ sở, tổ chức và cở sở hạ tầng không thay đổi

kịp với sự thay đổi, mở rộng của sản xuất, chi phí cho quản lý và trả lương

cao, thiếu sự kiểm tra, kiểm soát thích hợp hoặc do xa công ty mẹ hoặc do

thiếu quan tâm

- Các yếu tố bên ngoài: Thay đổi công nghệ làm thay đổi quy trình vận

hành Thay đổi thói quen của người tiêu dùng làm các sản phẩm và dịch vụ

hiện hành bị lỗi thời Xuất hiện yếu tố cạnh tranh không mong muốn tác động

đến giá cả và thị phần Sự ban hành của một đạo luật hay chính sách mới, ảnh

hưởng đến hoạt động của tổ chức

Rủi ro ảnh hưởng đến sự tồn tại, thành công và hình ảnh của mỗi đơn vị trên

thương trường, đến sự duy trì chất lượng sản phẩm, dịch vụ và đến cả con

người Trên thực tế không có cách nào để triệt tiêu các rủi ro mà các nhà quản

lý phải làm cách nào để hạn chế và chấp nhận rủi ro ở mức thấp nhất Để làm

được điều đó các nhà quản lý phải xác định được mục tiêu của đơn vị, nhận

dạng và phân tích rủi ro, quản trị sự sự thay đổi của rủi ro một cách thường

xuyên, liên tục

- Xác định mục tiêu của đơn vị: Việc xác định mục tiêu là điều kiện tiên

quyết để đánh giá rủi ro, bởi vì một sự kiện có trở thành rủi ro nghiêm trọng

đối với tổ chức hay không sẽ tùy thuộc vào mức độ tác động tiêu cực của nó

đến mục tiêu của tổ chức đó Xác định mục tiêu có thể là một quy trình chính

thức hay không chính thức, chính thức là có thể xây dựng mục tiêu thông qua

việc ban hành các văn bản cụ thể, hoặc không chính thức được ngầm hiểu mục

tiêu là tiếp tục thực hiện mức hiệu quả bằng với quá khứ, mục tiêu có thể được

xây dựng trên hai mức độ:

Ở mức độ toàn đơn vị, mục tiêu được trình bày thông qua sứ mệnh của tổ chức

và các cam kết về giá trị của tổ chức đối với xã hội Thông qua việc đánh giá

những điểm mạnh, điểm yếu, những cơ hội và thách thức mà tổ chức có thể

xây dựng cho mình một chiến lược tổng thể hơn, đó là cơ sở để ưu tiên phân

chia và xác định nguồn lực cần thiết cho đơn vị

Ở mức độ từng bộ phận, những mục tiêu của bộ phận phải xuất phát từ mục

tiêu chung của đơn vị, phải nhất quán và gắn kết chặt chẽ với mục tiêu chung,

thông qua đó đơn vị có thể nhận dạng được những nhân tố đưa đến thành

công Muốn đạt được mục tiêu thì những nhân tố chủ chốt này phải được thực

hiện, các nhân tố đó có thể là cá nhân, bộ phận hay hoạt động của toàn doanh

nghiệp.Dựa trên mục tiêu đã thiết lập nhà quản lý cần nhận dạng và phân tích

rủi ro để có thể đưa ra những biện pháp quản trị chúng

- Nhận dạng rủi ro: là một quá trình được lặp đi lặp lại và thường nằm

trong quá trình lập kế hoạch của một đơn vị Rủi ro được nhận dạng ở các

mức độ sau:

Rủi ro ở mức độ toàn đơn vị, rủi ro có thể phát sinh do các nhân tố bên trong

như sự gián đoạn về tiến trình xử lý thông tin làm ảnh hưởng bất lợi cho hoạt

động của đơn vị, năng lực của nhân viên không đủ đáp ứng yêu cầu công việc,

hội đồng quản trị hay ban kiểm toán hoạt động không hiệu quả tạo điều kiện

cho nhà quản lý quyết định bất cẩn hay mạo hiểm trong kinh doanh Ngoài ra

rủi ro cũng phát sinh do các nhân tố bên ngoài như sự thay đổi về khoa học kỹ

thuật buộc đơn vị phải thay đổi chương trình nghiên cứu và phát triển, nhu cầu

khách hàng thay đổi ảnh hưởng đến sự phát triển của sản phẩm, quy trình sản

xuất, dịch vụ khách hàng và giá cả Sự thay đổi về chiến lược tiếp thị, cung

cấp dịch vụ của đối thủ cạnh tranh, cá quy định mới có thể buộc doanh nghiệp

phải thay đổi chiến lược hoạt động, sự thay đổi về kinh tế có thể tác động đến

những quyết định có liên quan đến tài chính, đầu tư và mở rộng sản xuất kinh

doanh của đơn vị

Rủi ro ở mức độ hoạt động, cùng với việc nhận diện rủi ro ở mức độ chung

cho toàn đơn vị, rủi ro nên được nhận dạng ở mức độ từng hoạt động, từng bộ

phận hay từng chức năng kinh doanh chính trong đơn vị như: rủi ro ở bộ phận

bán hàng, bộ phận sản xuất hay nghiên cứu và phát triển Đánh giá đúng đắn

rủi ro ở mức độ hoạt động sẽ góp phần duy trì rủi ro ở mức độ toàn đơn vị một

cách hợp lý

- Phân tích rủi ro: Có nhiều phương pháp để phân tích rủi ro, tuy nhiên

nhìn chung bao gồm các bước sau:

Đánh giá tầm quan trọng của rủi ro

Đánh giá xác xuất có thể xảy ra rủi ro

Xem xét phương pháp quản trị rủi ro

Khi đã đánh giá tầm quan trọng và khả năng xảy ra rủi ro, nhà quản lý cần lựa

chọn phương pháp có thể quản trị chúng một cách thích hợp Biện pháp chọn

lựa có thể làm giảm thiểu rủi ro, có thể chia sẻ rủi ro, và cũng có thể là chấp

nhận rủi ro Điều này bao gồm việc xem xét những giả định về rủi ro, và sự

phân tích hợp lý về những chi phí phải bỏ ra để giảm rủi ro

Cùng với những biện pháp chung để quản trị rủi ro nêu trên, nhà quản lý cần

thiết lập những thủ tục để xem xét sự đầy đủ và nâng cao tính hữu hiệu của

những biện pháp đối phó Trước khi thiết lập hay bổ sung thủ tục kiểm soát, nhà

quản lý nên xem xét một cách cẩn thận liệu thủ tục hiện hành có thích hợp cho

việc nhận dạng rủi ro hay không Bởi vì một thủ tục có thể thỏa mãn đồng thời

nhiều mục tiêu, liệu có nên đưa ra những biện pháp khác hay là những thủ tục

hiện hữu đã có thể đủ hoặc chỉ cần thực hiện tốt hơn

- Quản trị sự thay đổi: Ngành nghề kinh doanh, môi trường pháp lý, và

những hoạt động của đơn vị luôn thay đổi và phát triển, do đó hệ thống kiểm

soát nội bộ ở từng giai đoạn phải khác nhau để kịp thời khắc phục những rủi ro

mới, do vậy việc nhận dạng rủi ro cần phải được tiến hành một cách liên tục, đó

chính là quản trị sự thay đổi

1.1.2.3 Hoạt động kiểm soát

Là các biện pháp, quy trình, thủ tục đảm bảo chỉ thị của ban lãnh đạo trong việc

giảm thiểu rủi ro và tạo điều kiện cho tổ chức đạt được mục tiêu đặt ra được

thực thi nghiêm túc trong toàn tổ chức

Để nâng cao tính hữu hiệu của hoạt động kiểm soát, cần theo dõi và đánh giá

chất lượng thực hiện việc kiểm soát nội bộ để đảm bảo nó được triển khai, được

điều chỉnh khi môi trường thay đổi, được cải thiện khi có khiếm khuyết Ví dụ

thường xuyên rà soát, kiểm tra và báo cáo về chất lượng, hiệu quả hoạt động

của hệ thống kiểm soát nội bộ, đánh giá và theo dõi việc ban lãnh đạo cũng như

tất cả nhân viên có tuân thủ các chuẩn mực ứng xử của tổ chức sau khi ký cam

kết hay không

Xét về mục đích, người ta có thể chia hoạt động kiểm soát thành ba loại: Kiểm

soát phòng ngừa, kiểm soát phát hiện và kiểm soát bù đắp

- Kiểm soát phòng ngừa là hoạt động kiểm soát nhằm ngăn ngừa, giảm thiểu

khả năng xảy ra sai sót và gian lận, ảnh hưởng đến việc đạt mục tiêu của đơn vị

- Kiểm soát phát hiện là hoạt động kiểm soát nhằm phát hiện kịp thời hành vi

sai sót hoặc gian lận nào đó đã được thực hiện

- Sau khi phát hiện những sai sót và gian lận đó, doanh nghiệp phải thay thế

những hoạt động kiểm soát đã có kẻ hở này bằng những hoạt động kiểm soát

khác hữu hiệu hơn, người ta gọi đó là kiểm soát bù đắp

Xét về chức năng, các loại hoạt động kiểm soát phổ biến trong doanh

nghiệp bao gồm:

- Soát xét của nhà quản lý cấp cao: Là việc các nhà quản lý cấp cao trong đơn

vị so sánh kết quả thực tế đạt được của đơn vị mình với dự toán, dự báo, với kỳ

trước hay với các đối thủ khác Việc phân tích và theo dõi kết quả này được

xem là một hoạt động kiểm soát của đơn vị

- Quản trị hoạt động: Đây là hoạt động kiểm soát của các cấp quản lý trung

gian, thường họ cũng rà soát lại các báo cáo về hiệu quả của bộ phận mình để

soát xét kết quả hoạt động mà mình phụ trách, nhằm đảm bảo đi đúng hướng và

đạt được các mục tiêu đề ra

- Phân chia trách nhiệm: Việc phân chia trách nhiệm hợp lý giữa các chức năng

trong doanh nghiệp cần phải được xem xét một cách nghiêm túc và được coi

như một loại kiểm soát phòng ngừa và kiểm soát phát hiện hiệu quả Bởi lẽ

chính việc phân chia công việc hợp lý sẽ giảm thiểu các cơ hội dẫn đến sai sót

và gian lận cũng như giúp phát hiện các gian lận và sai sót này trong quá trình

tác nghiệp

- Việc phân chia trách nhiệm yêu cầu không để cho một cá nhân nắm tất cả các

khâu của một quy trình nghiệp vụ từ khi phát sinh cho đến khi kết thúc

Ví dụ: không để một người vừa xét duyệt mua hàng lại vừa trực tiếp mua hàng,

rồi cũng chính người này bảo quản hàng hóa Sự kiêm nhiệm như vậy sẽ tạo

điều kiện cho sai sót và gian lận dễ xảy ra và khó phát hiện Việc phân chia

trách nhiệm phải tách biệt giữa các chức năng sau:

- Chức năng xét duyệt nghiệp vụ và chức năng bảo quản tài sản:

Tức là người có thẩm quyền xét duyệt cho phép thực hiện các nghiệp vụ không

được đồng thời là người nắm giữ các tài sản có liên quan để tránh khả năng gian

lận

- Chức năng kế toán và chức năng bảo quản tài sản:

Tức là người ghi chép sổ sách kế toán không được kiêm luôn việc bảo quản tài

sản có liên quan Ví dụ phải tách biệt giữa thủ kho và kế toán hàng tồn kho hay

tách biệt giữa thủ quỹ và kế toán tiền mặt

- Chức năng xét duyệt nghiệp vụ và chức năng kế toán: Tức là không để người

có thẩm quyền xét duyệt cho phép thực hiện nghiệp vụ kiêm luôn việc ghi sổ kế

toán Thí dụ không nên để một cá nhân vừa có quyền xóa sổ nợ phải thu lại vừa

ghi sổ kế toán nợ phải thu Điều này dễ dẫn đến hành vi gian lận, gây tổn thất

cho doanh nghiệp

- Kiểm soát quá trình xử lý thông tin: Các hệ thống thông tin ngày nay được xử

lý phần lớn trên hệ thống máy vi tính kết hợp với một số thủ tục xử lý thủ công

bởi con người, người ta chia kiểm soát quá trình xử lý thông tin làm hai loại:

Kiểm soát chung: Là hoạt động kiểm soát đảm bảo cho các hệ thống máy hoạt

động liên tục và ổn định, bao gồm kiểm soát hoạt động của trung tâm dữ liệu,

các phần mềm hệ thống, kiểm soát truy cập và kiểm soát các hệ thống ứng

dụng

Kiểm soát hoạt động của trung tâm dữ liệu: bao gồm việc lên kế hoạch, sắp xếp

lịch trình, sao lưu và phục hồi dữ liệu để phòng ngừa sự cố xảy ra

Kiểm soát phần mềm hệ thống: Bao gồm kiểm soát việc mua sắm, bảo trì phần

mềm hệ thống, hệ quản trị cơ sở dữ liệu, phần mềm truyền thông, phần mềm

tiện ích ,…Các phần mềm này vận hành hệ thống và cho phép các ứng dụng

hoạt động

Kiểm soát truy cập: là hoạt động kiểm soát nhằm bảo vệ hệ thống, ngăn ngừa

việc truy cập và sử dụng trái phép các thông tin trên hệ thống Kiểm soát truy

cập chỉ cho phép người dùng tiếp cận với những ứng dụng cần thiết cho công

việc của họ mà thôi thông qua việc sử dụng tên đăng nhập và mật khẩu của từng

cá nhân

Kiểm soát ứng dụng: Việc ứng dụng máy vi tính ngày càng sâu rộng như hiện

nay thì có nhiều kỹ thuật kiểm tra dữ liệu một cách tự động, ít tốn thời gian và

chi phí so với cách thức kiểm tra thủ công truyền thống trước đây.Thí dụ như

các chương trình ứng dụng có thể kiểm tra tính hợp lý của dữ liệu nhập hay các

nghiệp vụ bán hàng chịu vượt quá số hạn mức đã cài sẵn, lúc đó hệ thống sẽ

yêu cầu phải có sự xét duyệt của nhà quản lý trước khi bán

Thông thường tại doanh nghiệp các hóa đơn bán hàng, phiếu đề nghị mua hàng

hay đơn đặt hàng, phiếu nhập xuất kho đều được đánh số trước để kiểm soát

Việc trùng lắp chứng từ hay các quan hệ đối ứng tài khoản bất thường cũng sẽ

được hệ thống ứng dụng kiểm tra tự động và nhanh chóng.Bất cứ hành động

nào truy cập hệ thống, sửa đổi hay truy xuất dữ liệu đều được hệ thống ghi lại

trên nhật ký tự động để đảm bảo xác minh nguồn gốc sự việc khi có sự cố xảy

ra

Để kiểm soát một cách hiệu quả, có thể kết hợp kiểm soát bằng máy vi tính và

kiểm soát thủ công Ví dụ các báo cáo in ra từ hệ thống ứng dụng sẽ được một

nhân viên độc lập trong phạm vi quyền hạn của mình sẽ kiểm tra lại với các

chứng từ gốc và ký tên xác nhận lên báo cáo đó

Kiểm soát vật chất: Đây là hoạt động kiểm soát “cứng”, cụ thể kiểm soát vật

chất là các hoạt động kiểm soát nhằm đảm bảo cho tài sản của doanh nghiệp

như máy móc thiết bị, nhà xưởng, hàng hóa,…và các tài sản khác được bảo vệ

một cách chặt chẽ

Ví dụ: doanh nghiệp thường dùng két sắt để bảo vệ tiền, vàng hay séc, sử dụng

nhà kho, camera theo dõi hệ thống tường rào để bảo vệ hàng hóa, tài sản cố

định

Ngoài ra kiểm soát vật chất còn bao gồm việc định kỳ tiến hành kiểm kê tài sản

và đối chiếu với số liệu trên sổ sách, bất kỳ sự chênh lệch nào đều phải được

giải trình và xử lý thỏa đáng

- Phân tích rà soát: Đây là việc so sánh giữa các kết quả đạt được và số liệu dự

toán nhằm phát hiện ra các biến động bất thường.Thông qua điều tra các

khuynh hướng bất thường này mà nhà quản lý có thể nhận diện các trường hợp

nào không đạt được mục tiêu để từ đó có các biện pháp chấn chỉnh kịp thời

1.1.2.4 Hoạt động thông tin và truyền thông

Thông tin và truyền thông là hệ thống tiếp nhận và truyền tải thông tin cả bên

trong lẫn bên ngoài đơn vị Hệ thống thông tin cung cấp những thông tin thích

hợp để người thực hiện có thể thực hiện các chức năng tài chính, kinh doanh và

tuân thủ Truyền thông là một thuộc tính của thông tin, làm nhiệm vụ trao đổi

và truyền đạt thông tin cần thiết tới các bên liên quan

Bản thân của mỗi thông tin đều có chức năng truyền thông, bởi có như vậy thì

những thông tin đã được thu thập mới có thể đến được với các đối tượng có nhu

cầu Một hệ thống thông tin tốt cần có những đặc điểm sau:

- Hỗ trợ cho chiến lược kinh doanh: Hệ thống thông tin không chỉ thu thập

những thông tin cần thiết trong việc đưa ra quyết định cho kiểm soát mà còn

giúp đưa ra các chiến lược kinh doanh

- Hỗ trợ cho sáng kiến mang tính chiến lược: Chiến lược kinh doanh và chiến

lược thông tin có ý nghĩa quyết định sự thành công của nhiều tổ chức Thực tế

cho thấy nhiều công ty đã sử dụng hệ thống thông tin để giúp cho sản phẩm của

họ tiếp cận với người tiêu dùng một cách dễ dàng

- Tích hợp với hoạt động kinh doanh: Việc sử dụng thông tin ngày nay đã dịch

chuyển từ hệ thống thông tin đơn thuần là tài chính sang hội nhập với hệ thống

thông tin chung của toàn công ty Hệ thống thông tin này giúp kiểm soát toàn

bộ quá trình hoạt động kinh doanh từ khâu đầu vào đến khâu sản xuất và khâu

đầu ra của toàn doanh nghiệp Khi ấy thông tin tài chính và kế toán sẽ được cập

nhật một cách tự động khi hệ thống chung thực hiện các nghiệp vụ

- Phối hợp hệ thống thông tin cũ và mới: Hệ thống thông tin mới sẽ có nhiều

tính năng hoạt động mới, có thể hiện đại hơn nhiều so với hệ thống thông tin cũ

nhưng hệ thống này có thể chưa được kiểm nghiệm thực tế tại đơn vị nên chắc

chắn rằng sẽ còn nhiều thiếu sót chưa thể đáp ứng được, cho nên trước khi thay

đổi mới hệ thông thông tin, các doanh nghiệp cần duy trì song song cả hệ thống

thông tin cũ để kiểm tra, đối chiếu và cân nhắc kỹ lưỡng trước khi quyết định

có nên thay đổi hay không

- Chất lượng thông tin: Chỉ có những thông tin chất lượng mới hữu ích cho nhà

quản lý trong việc kiểm soát doanh nghiệp, do đó yêu cầu khi thu thập thông tin

cần đảm bảo thông tin phải thích hợp, phải được cập nhật chính xác và kịp thời

nhằm đáp ứng yêu cầu ra quyết định của nhà quản lý

Thông qua chức năng truyền thông mà thông tin được truyền đạt đến các đối

tượng có nhu cầu như:

- Đối tượng bên trong doanh nghiệp: Là tất cả những nhân viên, đặc biệt

là những người có trách nhiệm quan trọng về quản trị tài chính và kinh doanh

cần nắm bắt được những thông báo từ những người quản lý cấp cao để thực

hiện công việc, và ngược lại người quản lý cấp cao cũng cần nhận được những

ý kiến phản hồi của cấp dưới để kịp thời điều chỉnh những chỉ dẫn cần thiết,

đây còn gọi là vấn đề truyền đạt thông tin theo chiều dọc Ngoài ra việc trao đổi

thông tin theo chiều ngang giữa các cá nhân hay bộ phận cũng cần được thông

suốt để giúp cho mỗi cá nhân trong doanh nghiệp hiểu rõ công việc của mình

cũng như ảnh hưởng của nó đến các cá nhân, bộ phận khác để từ đó có những

biện pháp khắc phục

- Đối tượng bên ngoài doanh nghiệp: Là vấn đề truyền đạt thông tin đến

cho nhà cung cấp, ngân hàng, cơ quan nhà nước, khách hàng , cổ đông, …

những thông tin phù hợp với nhu cầu, từ đó giúp họ hiểu được tình hình của

công ty Ngược lại thông tin từ các đối tượng bên ngoài này cũng cần được thu

thập, xử lý và báo cáo cho các cấp thích hợp để giúp cho doanh nghiệp có cách

ứng xử kịp thời

Xuất phát từ mối quan hệ không thể tách rời giữa thông tin và truyền thông nên

hai khái niệm này chính là một bộ phận của hệ thống kiểm soát nội bộ Thông

tin và truyền thông phải đảm bảo “phủ sóng” tới mọi bộ phận, phòng ban và cá

nhân trong từng doanh nghiệp cũng như các đối tượng bên ngoài có liên quan

1.1.2.5 Giám sát

Giám sát là quá trình đánh giá chất lượng của hệ thống kiểm soát nội bộ theo

thời gian, bao gồm giám sát thường xuyên và giám sát định kỳ

- Giám sát thường xuyên: Việc giám sát thường xuyên được thực hiện

đồng thời trong các hoạt động hàng ngày của đơn vị, bao gồm các hoạt động

giám sát, quản lý thường nhật và các hoạt động khác mà các nhân viên tiến

hành trong quá trình thực hiện nhiệm vụ hàng ngày

- Giám sát định kỳ: Phạm vi và mức độ của giám sát định kỳ phụ thuộc

chủ yếu vào việc đánh giá rủi ro và sự hữu hiệu của các hoạt động giám sát

thường xuyên, nếu hoạt động giám sát thường xuyên càng hữu hiệu thì giám sát

định kỳ sẽ giảm đi

Mục tiêu chính của việc giám sát là nhằm đảm bảo hệ thống kiểm soát nội bộ

luôn hoạt động hữu hiệu, do vậy cần giám sát tất cả các hoạt động trong đơn vị

và đôi khi còn áp dụng cả cho các đối tượng bên ngoài như nhà cung cấp, khách

hàng v.v.Thông thường cần kết hợp cả giám sát thường xuyên và giám sát định

kỳ mới đảm bảo tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ

1.2 Sự cần thiết và mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ [04]

1.2.1 Sự cần thiết của hệ thống kiểm soát nội bộ

Trong một tổ chức bất kỳ, sự thống nhất và xung đột quyền lợi chung, quyền lợi

riêng của người sử dụng lao động với người lao động luôn tồn tại song hành

Nếu không có hệ thống kiểm soát nội bộ, làm thế nào để người lao động không

vì quyền lợi riêng của mình mà làm những điều thiệt hại đến lợi ích chung của

toàn tổ chức, của người sử đụng lao động? Làm sao quản lý được các rủi ro?

Làm thế nào có thể phân quyền, ủy nhiệm, giao việc cho cấp dưới một cách

chính xác, khoa học chứ không phải chỉ dựa trên sự tin tưởng cảm tính? Một hệ

thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ đem lại cho tổ chức các lợi ích như:

- Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong sản xuất kinh doanh (sai sót vô tình gây

thiệt hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng giá thành, giảm chất lượng sản

phẩm )

- Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát bởi hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm

cắp

- Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính

- Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt của tổ chức

cũng như các quy định của luật pháp

- Đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt

được mục tiêu đặt ra

- Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông và gây dựng lòng tin đối với họ

1.2.2 Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ

Mỗi một đơn vị thường có các mục tiêu kiểm soát cần đạt được, đó có thể là

mục tiêu chung cho toàn đơn vị, cũng có thể là mục tiêu riêng cho từng bộ phận

thường được chia làm các nhóm mục tiêu sau:

- Nhóm mục tiêu về hoạt động: Nhấn mạnh đến sự hữu hiệu và hiệu quả của

việc sử dụng các nguồn lực

- Nhóm mục tiêu về báo cáo tài chính: Nhấn mạnh đến tính trung thực và đáng

tin cậy của báo cáo tài chính mà đơn vị cung cấp

- Nhóm mục tiêu về sự tuân thủ: Nhấn mạnh đến việc tuân thủ pháp luật và các

quy định

Để đạt được các mục tiêu này cần dựa trên cơ sở các chuẩn mực đã được thiết

lập Kết quả đạt được phụ thuộc vào môi trường kiểm soát, cách thức đánh giá

rủi ro, các hoạt động kiểm soát của đơn vị, hệ thống thông tin truyền thông và

vấn đề giám sát

Riêng mục tiêu hoạt động, kiểm soát nội bộ không thể ngăn ngừa các quyết

định sai lầm hay các sự kiện bên ngoài có thể làm ảnh hưởng đến mục tiêu của

đơn vị Với mục tiêu này kiểm soát nội bộ chỉ cung cấp sự bảo đảm hợp lý rằng

các nhà quản lý với vai trò giám sát, với hành động kịp thời sẽ giúp tổ chức có

thể đạt được các mục tiêu

1.3 Lợi ích của hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ [04]

1.3.1 Lợi ích đối với các đối tượng bên trong doanh nghiệp

- Đối với nhà quản trị: cung cấp các thông tin hữu ích và kịp thời về tình

hình hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị

Ví dụ: cung cấp các báo cáo nội bộ định kỳ về doanh thu, chi phí, lợi nhuận,

tình hình sản xuất, các báo cáo mang tính chất quản trị như phân tích sự biến

động về mối quan hệ giữa doanh thu-chi phí-lợi nhuận, các báo cáo về dòng

tiền, các khoản phải thu, các khoản phải trả để từ đó giúp nhà quản trị điều

chỉnh kịp thời các chính sách phù hợp nhằm kiểm soát chi phí, kiểm soát việc

sử dụng đồng vốn tiết kiệm và hiệu quả, đồng thời đáp ứng cho việc lập kế

hoạch lâu dài của doanh nghiệp

- Đối với các cổ đông: điều mà họ quan tâm nhất đó là đơn vị mình có làm

nên ăn ra hay không? họ luôn mong đợi các nhà quản trị doanh nghiệp là những

người tài giỏi, quản lý và kiểm soát chặt chẽ để mang lại kết quả kinh doanh

thật tốt, chính vì thế điều mà họ cần là con số báo cáo tài chính trung thực và

hợp lý Để có được điều đó chỉ khi đơn vị có một hệ thống kiểm soát nội bộ

chặt chẽ

- Đối với những người làm công tác kế toán: Trong quy trình kế toán nếu

được thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ tốt sẽ giúp ích cho các nhân viên

kế toán giảm được các sai sót bởi vì mức độ tuân thủ trong nghiệp vụ cao hơn,

từ đó số liệu kế toán được trình bày rõ ràng và đáng tin cậy hơn

Ngoài ra việc thực hiện theo một quy trình sẽ phân định rõ ràng công việc cụ

thể của từng nhân viên, thực hiện kiểm tra chéo lẫn nhau sẽ giúp cho các nhân

viên dễ phát hiện ra những sai sót và điều chỉnh kịp thời, từ đó giúp cho kế toán

trưởng có thể an tâm hơn mà không phải mất thời gian nhiều cho việc kiểm soát

và cho phép họ tập trung vào những công việc tạo ra giá trị cao hơn

1.3.2 Lợi ích đối với các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp [10]

- Các nhà đầu tư tiềm năng: Rõ ràng với một hệ thống kiểm soát nội bộ

chặt chẽ sẽ mang đến cho công ty một báo cáo tài chính trung thực và hợp lý,

điều đó dần dần sẽ trở thành một danh tiếng của một công ty cổ phần, các nhà

đầu tư sẵn sàng trả giá cao hơn cho những cổ phần này vì họ tin tưởng vào vị

thế tài chính của công ty

- Các nhà cho vay: đại diên cho đối tượng này là các ngân hàng, bởi vì

trước khi quyết định có nên cho vay hay không? ngân hàng thường làm rất

nhiều thủ tục đánh giá và thẩm định, ngoài việc xem báo cáo tài chính, họ còn

đi giám sát thực tế đơn vị, thực chất của những cuộc giám sát này là xem xét

quy mô và đánh giá về hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị đó Ngân hàng sẽ

mạnh dạn cho vay khi họ có độ tin cậy cao về báo cáo tài chính thông qua giám

sát thực tế

- Cơ quan thuế: Hệ thống kiểm soát nội bộ tốt sẽ giúp cho doanh nghiệp

hạn chế được những rủi ro vi phạm pháp luật về thuế như: những hành vi gian

lận thuế, tránh thuế, chậm nộp báo cáo cũng như chậm nộp thuế,…

1.4 Những hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ [04]

1.4.1 Về chủ quan: Khả năng vượt tầm kiểm soát của hệ thống kiểm soát nội

bộ do có sự thông đồng của một người trong Ban giám đốc hay một nhân viên

với người khác ở trong hay ngoài đơn vị; những người chịu trách nhiệm thực

hiện kiểm soát nội bộ lạm dụng đặc quyền cho mình

1.4.2 Về khách quan: Phần lớn công tác kiểm tra nội bộ thường tác động đến

những nghiệp vụ lặp đi lặp lại mà không tác động đến những nghiệp vụ bất

thường; sai sót bởi con người thiếu chú ý, đãng chí, sai sót về xét đoán hoặc do

không hiểu rõ yêu cầu công việc; do có sự biến động tình hình, các thủ tục kiểm

soát bị lạc hậu hoặc bị vi phạm

Nắm được những hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ giúp người quản lý

giảm thiểu những ảnh hưởng tiêu cực của những hạn chế đó bằng những chính

sách, thủ tục kiểm toán bổ sung, đặc biệt là cần thường xuyên đánh giá và điều

chỉnh hệ thống kiểm soát nội bộ kịp thời

1.5 Hệ thống kiểm soát nội bộ trong quy trình kế toán [03]

1.5.1 Chức năng của quy trình

- Thu thập các thông tin, chứng từ liên quan hoạt động sản xuất kinh doanh của

đơn vị từ các bộ phận bên trong và bên ngoài doanh nghiệp để xử lý thành số

liệu kế toán

- Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của các chứng từ, nghiệp vụ phát sinh để xem nó

có phù hợp với quy định hay không?

- Cung cấp các thông tin hữu ích cho nhà quản trị để làm cơ sở định hướng

chiến lược sản xuất kinh doanh và ra quyết định đúng đắn

- Cung cấp các thông tin phù hợp cho Ngân hàng, Nhà đầu tư hoặc nhà đầu tư

tiềm năng, cơ quan thuế, …

1.5.2 Mục tiêu của quy trình

Việc kiểm soát tốt kiểm soát nội bộ trong quy trình kế toán sẽ giúp cho đơn vị

đạt được ba mục tiêu đó là:

- Sự hữu hiệu và hiệu quả trong hoạt động: Đó là lợi ích kinh tế đạt được

từ kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, nó không chỉ đơn thuần là lợi nhuận

mà còn thể hiện sự ổn định lâu dài trong hoạt động của đơn vị

- Báo cáo tài chính đáng tin cậy: Nghĩa là số liệu trên báo cáo tài chính

được trình bày rõ ràng, trung thực và hợp lý Điều này xuất phát từ việc tổ chức

hệ thống sổ sách, chứng từ, báo cáo đầy đủ, ghi chép đúng đắn và phản ánh chặt

chẽ, chính xác và kịp thời các nghiệp vụ phát sinh của người làm công tác kế

toán tại đơn vị

- Tuân thủ pháp luật và các quy định khác: Việc tuân thủ các quy định của

pháp luật trong kinh doanh là điều tất yếu, trong chu trình kế toán mục tiêu này

cần được đề cao đểnắm bắt kịp thời yêu cầu của pháp luật và các quy định liên

quan đến hoạt động của đơn vị, từ đó có biện pháp xây dựng và thực hiện các

quy tắc trong hoạt động kinh doanh của đơn vị mình

1.6 Rủi ro, sai phạm thường gặp và cơ chế kiểm soát trong quy trình kế toán.[04]

1.6.1 Rủi ro và sai phạm thường gặp

1.6.1.1 Rủi ro và sai phạm trong quy trình bán hàng và kiểm soát công

nợ phải thu

- Đơn hàng có thể được chấp nhận nhưng không được phê duyệt

- Đồng ý bán hàng nhưng không có khả năng cung ứng

- Hợp đồng bán hàng ghi sai về chủng loại, số lượng, đơn giá hay một số

điều khoản bán hàng, hoặc nhầm lẫn đơn đặt hàng của khách hàng này với

khách hàng khác

- Bán chịu cho những khách hàng không đủ điều kiện theo chính sách bán

chịu dẫn đến mất hàng, không thu được tiền

- Nhân viên bán hàng có thể cấp quá nhiều hạn mức bán chịu để đẩy mạnh

doanh thu bán hàng nên làm cho đơn vị phải gánh chịu rủi ro tín dụng quá

mức

- Giao hàng khi chưa được xét duyệt

- Giao hàng không đúng chủng loại, số lượng hoặc khách hàng

- Hàng hóa có thể bị thất thoát trong quá trình giao hàng mà không xác

định được người chịu trách nhiệm

- Bán hàng nhưng không lập hóa đơn

- Lập hóa đơn sai về giá trị, tên, mã số thuế, địa chỉ của khách hàng

- Không bán hàng nhưng vẫn lập hóa đơn

- Ghi nhận sai thời hạn thanh toán

- Ghi nhận sai niên độ về doanh thu và nợ phải thu khách hàng

- Ghi sai số tiền, ghi trùng hay ghi sót hóa đơn

- Quản lý nợ phải thu khách hàng kém, thu hồi nợ chậm hoặc không thu

hồi được nợ, v.v

- Khoản tiền thanh toán của khách hàng bị chiếm đoạt

- Xóa sổ nợ phải thu của khách hàng nhưng không được xét duyệt

- Nợ phải thu bị thất thoát do không theo dõi chặt chẽ

- Không lập hoặc lập dự phòng phải thu khó đòi không đúng

- Không đánh giá lại nợ phải thu khách hàng có gốc ngoại tệ vào cuối kỳ

1.6.1.2 Rủi ro trong quy trình mua hàng và kiểm soát công nợ phải trả

- Đặt mua hàng không cần thiết hoặc không phù hợp với mục đích sử

dụng hoặc đặt hàng trùng lắp dẫn đến lãng phí, ứ đọng vốn, tốn kém chi phí

lưu kho, lưu bãi

- Đặt mua hàng không đúng tiến độ: mua quá trễ dẫn đến thiếu hụt nguyên

vật liệu cho sản xuất hoặc thiếu hàng hóa để bán, nếu mua quá sớm dẫn đến

gây lãng phí chi phí lưu kho hoặc nghiêm trọng hơn có thể làm giảm phẩm

chất hàng hóa

- Đặt mua hàng kém phẩm chất hoặc mua với giá quá cao so với thực tế sẽ

gây thiệt hại nghiêm trọng nếu kéo dài

- Nhân viên mua hàng gian lận trong việc chọn lựa nhà cung cấp để chọn

nhà cung cấp theo ý mình mặt dù hàng hóa, giá cả của họ không phù hợp

- Nhân viên bộ phận xử lý báo giá thông đồng với nhà cung cấp nên giấu

bớt hồ sơ báo giá của các nhà cung cấp có giá hợp lý hơn giá của nhà cung

cấp được nhân viên này ủng hộ

- Phản ánh số nợ phải trả không chính xác

- Không phân biệt đúng nợ ngắn hạn và dài hạn

1.6.1.3 Rủi ro trong quy trình kiểm soát vốn bằng tiền

- Thu tiền trục tiếp từ khách hàng nhưng bị nhân viên bán hàng hoặc thu

ngân chiếm dụng, biển thủ

- Tiền thu không đúng với giá trị hàng bán do tính toán sai

- Nhân viên thu nợ biển thủ số tiền thu được hoặc không nộp về doanh

nghiệp kịp thời

- Xóa sổ nợ phải thu để chiếm dụng tiền thu được

- Ghi chép các khoản thu tiền sai niên độ, sai số tiền, sai đối tượng, ghi

chép thiếu sót hoặc trùng lắp các nghiệp vụ thu tiền

- Ghi chép các khoản chi tiền sai niên độ, sai số tiền, sai đối tượng theo

dõi, ghi chép thiếu sót hoặc trùng lắp các nghiệp vụ chi tiền

- Chi trả sai nhà cung cấp, sai lô hàng hoặc sai giá đã thỏa thuận

- Chi trả cho các khoản chi phí, các khoản mua hàng hoặc dịch vụ không

có thực, không được phê duyệt, không phù hợp với chính sách của đơn vị

- Chi không đúng với mục đích, chi vượt quá mức cần thiết, lạm dụng để

chi cho cá nhân

- Chi không kịp thời dẫn đến không được hưởng các khoản chiết khấu

thanh toán hay phải trả thêm lãi suất quá hạn

- Thực hiện việc chuyển khoản hoặc rút tiền ngân hàng không được phép

- Số tiền tồn quỹ thực tế sai lệch so với sổ sách và báo cáo

- Tiền tồn quỹ bị mất cắp, bị thủ quỹ chiếm dụng hoặc tham ô

- Tiền tồn quỹ quá ít dẫn đến thiếu hụt tiền khi cần hoặc tồn quỹ quá nhiều

làm giảm khả năng sinh lời

1.6.1.4 Rủi ro trong quy trình kiểm soát tài sản cố định:

- Quyết định đầu tư tài sản cố định không đúng dẫn đến lãng phí hoặc mất

cân đối về tài chính

- Mua tài sản cố định với giá cao

- Sử dụng tài sản cố định không đúng mục đích, sử dụng lãng phí làm

giảm hiệu quả

- Sử dụng tài sản cố định không đúng công suất

- Ghi chép tài sản cố định không chính xác và kịp thời, ghi nhận những tài

sản không đáp ứng đủ điều kiện trở thành tài sản cố định, ghi nhận sai thông

tin về nguyên giá và thời hạn sử dụng

- Tài sản cố định đã đưa vào sử dụng nhưng chưa được cập nhật trên sổ

sách

- Chọn phương pháp khấu hao không phù hợp, thời gian khấu hao không

đúng theo quy định

- Không ghi chép kịp thời các khoản chi phí bảo trì, sửa chữa dẫn đến việc

hạch toán sai chi phí

- Không ước tính rủi ro xảy ra, không mua bảo hiểm cho các tài sản cố

định có giá trị lớn

- Thất thoát tài sản cố định do không làm công tác kiểm kê định kỳ

- Không xóa sổ tài sản cố định đã thanh lý

1.6.1.5 Rủi ro trong kiểm soát thông tin kế toán thông qua phần mềm

xử lý thông tin

- Sử dụng các phần mềm xử lý thông tin không có bản quyền

- Phần mềm xử lý thông tin hoạt động không ổn định dẫn đến mất dữ liệu

- Không có hệ thống lưu trữ dữ liệu dự phòng khi có các sự cố mất dữ liệu

cần phục hồi

- Hệ thống không đủ mạnh hoặc không đủ điều kiện để chống sự xâm

nhập của virus, của những đối tượng khai thác dữ liệu thông tin trái phép

- Không quản lý được việc thất thoát dữ liệu mật của công ty thông qua

các thiết bị lưu trữ dự liệu (USB) hoặc truyền tải qua mail, sự bảo mật nghề

nghiệp cần thiết của bộ phận công nghệ thông tin

1.6.1.6 Rủi ro và sai phạm trong kiểm soát công việc của nhân viên kế

toán

- Đây là những rủi ro, sai phạm phát sinh bởi ý thức chủ quan của người

làm công tác kế toán: Thanh toán sai mục đích, sai đối tượng, hạch toán chi

tiền khi không có chứng từ, không ghi sổ các khoản thu nhằm mục đích

chiếm dụng, không tuân thủ đúng quy trình, ghi chép những nghiệp vụ

không có thực,…

1.6.2 Cơ chế kiểm soát của quy trình [03]

Cơ chế kiểm soát là quy trình được thiết lập để ngăn chặn và phát hiện những

rủi ro có thể xảy ra, một cơ chế kiểm soát chặt chẽ thường bao gồm các bước

sau:

- Phê duyệt: là việc cho phép một nghiệp vụ kinh tế được phát sinh Người

được phép phê duyệt là người có thẩm quyền, thường được bổ nhiệm theo chức

năng nhiệm vụ phù hợp Khi phê duyệt phải có cơ sở và tuân thủ theo các quy

định của công ty, phê duyệt phải xem xét kỹ lưỡng về mặt nội dung nghiệp vụ,

không đặt nặng về mặt hình thức, nếu không cơ chế kiểm soát sẽ không hiệu

quả

- Định dạng trước: Là quy trình xử lý nghiệp vụ tự động trên hệ thống của máy

vi tính, nghiệp vụ sẽ không thể thực hiện nếu thiếu một trong những bước thực

hiện của những người có trách nhiệm phê duyệt

- Báo cáo bất thường: Trong quy trình kế toán những nghiệp vụ bất thường là

những nghiệp vụ chưa từng xảy ra, những nghiệp vụ ngoại lệ không đúng theo

quy trình hoặc các vấn đề xảy ra nhưng có nhiều ý kiến cần xem xét, …

Khi phát hiện những nghiệp vụ bất thường, nhân viên công ty có trách nhiệm

báo cáo lại cho người có thẩm quyền để họ xem xét giải quyết và đưa ra những

biện pháp kịp thời Việc báo cáo bất thường kịp thời sẽ giúp cho doanh nghiệp

tránh được những rủi ro có thể xảy ra và có thể khắc phục và xử lý nó một cách

hiệu quả

- Bảo vệ tài sản: Bảo vệ tài sản của doanh nghiệp là tất cả những hoạt động

nhằm bảo vệ và hạn chế sự thất thoát, lãng phí, phá hoại tài sản Ví dụ thực hiện

các biện pháp kiểm kê kho định kỳ, kiểm kê tiền mặt tồn quỹ, kiểm kê tài sản

cố định,…

- Bất kiêm nhiệm: nghĩa là một người không được thực hiện cùng lúc hai hay

nhiều chức năng mà những chức năng này có thể tạo điều kiện thuận lợi cho sai

phạm xảy ra

Ví dụ: một nhân viên vừa làm thủ quỹ vừa là kế toán thanh toán, ghi sổ các

khoản chi tiền Gian lận có thể xảy ra là nhân viên này có thể hạch toán chi

khống để chiếm dụng tiền trái phép

- Sử dụng chỉ tiêu: Chỉ tiêu ở đây thực chất là những con số kế hoạch,

những vấn đề được định mức trước nhằm phân định cho từng bộ phận, từng cá

nhân kiểm soát và thực hiện, từ đó có thể so sánh với mức đạt được ở thực tế để

đánh giá kết quả và có biện pháp chấn chỉnh kịp thời Ví dụ đề ra các chỉ tiêu về

lãi gộp, chỉ tiêu về lợi nhuận trên doanh thu, …

- Đối chiếu: Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thường rất đa dạng và xuất

phát từ nhiều nguồn khác nhau như: các cá nhân, các phòng ban trong doanh

nghiệp hay từ các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp, do đó việc đối chiếu tổng

hợp giữa các đối tượng này với nhau là điều rất cần thiết để phát hiện và ngăn

ngừa các gian lận và sai sót

- Kiểm tra và theo dõi: Thực hiện kiểm tra và theo dõi thường xuyên sẽ

giúp cho doanh nghiệp phát hiện kịp thời những sai sót và ngăn chặn những

hành vi gian lận

Hầu hết các công ty kinh doanh thành công đều có cơ chế kiểm tra hữu hiệu để

theo dõi các hoạt động đang tiến hành, và thực hiện kịp thời mọi điều chỉnh cần

thiết để đảm bảo hoàn thành mục tiêu đề ra theo kế hoạch

Tóm lại: Để đạt được mục tiêu mong muốn, đơn vị cần kiểm soát hoạt động

của mình một cách liên tục và thay đổi cách thức kiểm soát sao cho phù hợp ở

từng thời điểm, bởi vì kiểm soát nội bộ chính là một quá trình chứ không phải

là một sự kiện hay tình huống nhất định nào đó [04]Các đơn vị nên thiết lập

cho mình hệ thống kiểm soát nội bộ thích hợp với đặc điểm kinh doanh, quy mô

của đơn vị và phải đảm bảo có hiệu quả Điều mẫu chốt của hệ thống kiểm soát

nội bộ hữu hiệu là người lãnh đạo cao nhất của đơn vị phải có quan điểm đúng

đắn và coi trọng đúng mức công tác kiểm soát, đó là căn cứ quan trọng để thiết

lập và vận hành có hiệu quả hệ thống kiểm soát nội bộ góp phần quan trọng để

duy trì công tác quản trị doanh nghiệp hiệu quả

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CỦA HỆ THỐNG KIỂM

SOÁT NỘI BỘ TRONG QUY TRÌNH KẾ TOÁN TẠI

CÔNG TY TNHH AKZO NOBEL CHANG CHENG

VIỆT NAM

2.1 Tổng quan về Công ty TNHH Akzo Nobel Chang Cheng Việt Nam.[08]

2.1.1 Sơ lược về công ty

- Tên công ty: Công Ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Akzo Nobel Chang Cheng

(Việt Nam)

- Tên giao dịch quốc tế: Akzo Nobel Chang Cheng (Vietnam) Limited

- Là doanh nghiệp có 100% vốn đầu tư của nước ngoài, liên doanh giữa

Chang Cheng Securities (Hồng Kông) và tập đoàn Akzo Nobel (Hà Lan),

tập đoàn đứng đầu thế giới về sơn, hóa chất và dược phẩm

- Công ty được thành lập vào năm 2001 theo giấy phép đầu tư số

90/GP-KCN-ĐN ngày 22 tháng 08 năm 2001, cấp bởi: Ban Quản Lý Khu Công

Nghiệp Tỉnh Đồng Nai

- Mã số thuế: 3600505495

- Ngành nghề chính: Sản xuất sơn bột tĩnh điện

- Thương hiệu: Interpon

- Website: www Akzonobel.com

- Tổng giám đốc: Ông Kuo Chien Te

- Trụ sở chính: Đường số 2, Khu công nghiệp Nhơn Trạch I, Tỉnh Đồng Nai

- Akzo Nobel là một công ty đa quốc gia, phục vụ khách hàng trên khắp thế

giới các sản phẩm chăm sóc sức khỏe, hóa chất và lớp sơn phủ

- Akzo Nobel có một lịch sử phát triển lâu dài, bắt đầu từ năm 1777 tại Hà

Lan, tính đến nay Akzo Nobel đã hoạt động rộng khắp trên 85 quốc gia trên

thế giới

- Sự phát triển của Akzo Nobel là kết quả của một quá trình phát triển có hệ

thống bởi những kế hoạch mua và sáp nhập của các công ty con

- Những năm 1816 đến 1960: các sản phẩm đa dạng của Akzo Nobel đã

chiếm lĩnh toàn bộ thị trường Hà Lan, Anh Quốc, Akzo Nobel bắt đầu mua

lại toàn bộ cổ phần các đối tác Pinchin Paint và Johnson và đến năm 1975

nhà máy Interpon chính thức ra đời, tiếp tục tung ra thị trường những sản

phẩm công nghiệp về sơn trang trí, các sản phẩm sơn bao phủ cho các ứng

dụng công nghiệp về gỗ, ôtô, tàu biển và hàng không vũ trụ

- Năm 1976 đến 1981: Akzo Nobel đã xây dựng nhà máy ở Đức, Brazil và

Úc

- Năm 1985, Akzo Nobel đã mở rộng quy mô sang thị trường Châu Á và

chính thức xây dựng nhà máy Sơn Interpont tại Hàn Quốc

- Năm 1988 đến năm 1990: Akzo Nobel tiếp tục xây dựng nhà máy ở

Malaysia, Indonesia, Trung Quốc

- Năm 2001, tập đoàn Akzo Nobel đã sang thăm dò thị trường Việt Nam và

ngày 22 tháng 08 năm 2001 Công ty TNHH Akzo Nobel Chang Cheng (Việt

Nam) đã chính thức ra đời, với vốn góp ban đầu là liên doanh giữa Chang

Cheng Securities (Hồng Kông) và tập đoàn Akzo Nobel (Hà Lan) mà ông

Robert Morlaneer là chủ tịch Hội Đồng Quản Trị

- Đến tháng 09 năm 2010 Chang Cheng Securities (Hồng Kông) đã bán toàn

bộ cổ phần cho Akzo Nobel, vì vậy Công ty Công ty TNHH Akzo Nobel

Chang Cheng Việt Nam chính thức đổi tên thành Công ty TNHH Sơn Bột

Tĩnh Điện Akzo Nobel (Việt Nam)

2.1.3 Chức năng và nhiệm vụ

2.1.3.1 Chức năng

- Công ty trách nhiệm hữu hạn Akzo Nobel Chang Cheng (Việt Nam)

(Sau đây gọi là Akzo Nobel) chuyên sản xuất các loại sơn bao phủ dạng

bột phục vụ cho trang trí, bảo vệ cho các sản phẩm công nghiệp làm từ

gỗ, kim loại như máy móc thiết bị, đồ nội thất, ô tô và thị trường công

nghệ thông tin

- Giữ vững danh hiệu đầu ngành trong lĩnh vực sơn phủ dạng bột bằng

cách không ngừng cải tiến kỹ thuật để nâng cao chất lượng sản phẩm,

tăng hiệu quả cạnh tranh và đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị

trường

2.1.3.2 Nhiệm vụ

Akzo Nobel ngày nay đóng một vai trò hết sức quan trọng trong cuộc

sống hàng ngày thông qua việc sản xuất và cung cấp những sản phảm

cần thiết cho xã hội hiện đại, những sản phẩm mà hàng triệu người sử

dụng như là một phần của thói quen hàng ngày của họ

Akzo Nobel ngoài việc phấn đấu để đáp ứng nhu cầu của khách hàng

bằng những sản phẩm chất lượng, đưa ra một mức lời có tính cạnh tranh

cho vốn đầu tư của các cổ đông, tạo ra môi trường làm việc thoáng và

hấp dẫn cho các nhân viên, Akzo Nobel còn thể hiện ở giá trị cam kết

của mình đối với môi trường xung quanh và luôn tự hỏi rằng “chúng ta

đang làm gì để được một công ty có trách nhiệm hơn?” Chính vì thế mà

Akzo Nobel luôn có những cam kết về môi trường, an toàn, an ninh,

chăm sóc và bảo vệ sức khỏe chung của cộng đồng, cũng như Akzo

Nobel luôn đề cao giá trị đạo đức trong nguyên tắc kinh doanh của mình

2.1.4 Quy mô của công ty

2.1.4.1 Quy mô về vốn

Tổng vốn đầu tư: 4.000.000 USD

Vốn pháp định: 2.500.000 USD

2.1.4.2 Quy mô về lao động

Công ty có quy mô khoảng 100 lao động, mức độ biến động lao động

qua các năm từ năm 2006 đến năm 2009 tương đối ổn định Cụ thể theo

số liệu báo cáo thống kê đến thời điểm cuối 31 tháng 12:

Số lượng lao động của công ty qua các năm:

Năm Số lao động (người)

Lượng lao động năm 2007 tăng 11% so với năm 2006, chủ yếu là do quy

mô sản xuất tăng lên nên nhu cầu về lao động của công ty cũng tăng

Năm 2008 lao động có giảm nhẹ 4% so với năm 2007, và năm 2009 tăng

2% so với năm 2008 Nhìn chung lao động của công ty vẫn ở mức ổn

(Biểu đồ số 2.1: Biểu đồ tỷ lệ trình độ lao động năm 2009)

Biểu đồ cho thấy lao động có trình độ chuyên môn (Đại học, Cao đẳng,

Trung học chuyên nghiệp) chiếm tỷ lệ cũng khá cao (35% so với tổng

lao động) đây là một lợi thế góp phần mang đến thành công cho công ty

Về cơ cấu lao động, lao động nam chiếm đa số (70% ) chủ yếu tập trung

ở bộ phận sản xuất, lao động nữ chiếm 30% tổng số lao động, phân bổ

đều ở các bộ phận kế toán, kinh doanh, bộ phận cung ứng

Ngoài ra lao động nước ngoài chiếm khoảng 3%, phân bổ ở bộ phận kinh

doanh, bộ phận quản lý doanh nghiệp, đây là lợi thế lớn để công ty khai

thác thị trường nước ngoài, là cơ hội cho các nhân viên Việt Nam học

tập, trao đổi kinh nghiệm, nhất là khả năng giao tiếp bằng ngoại ngữ

2.1.5 Lĩnh vực kinh doanh và thị trường tiêu thụ

2.1.5.1 Lĩnh vực kinh doanh

Lĩnh vực kinh doanh của công ty là chuyên sản xuất và phân phối các

sản phẩm sơn bột tĩnh điện

2.1.5.2 Thị trường tiêu thụ

- Từ năm 2006 đến năm 2008 thị trường tiêu thụ của Akzo Nobel

chủ yếu là thị trường nội địa, doanh thu nội địa chiếm khoảng 95% trên

tổng doanh thu, 5% còn lại là xuất khẩu tại chổ vào khu chế xuất Tân

Thuận, Linh Trung, và phần nhỏ sang thị trường Thái Lan

- Năm 2009 đến nay thị trường của Akzo Nobel đã được mở rộng

sang các nước Malaysia, Thái Lan, nâng tỷ lệ doanh thu xuất khẩu của

công ty lên 12%

Doanh thu của công ty qua các năm 2006 đến 2009

Đơn vị tính: 1000 đồng

Nội địa Xuất

(Nguồn: Phòng kế toán, Công ty TNHH Akzo Nobel Chang Cheng Việt Nam) [01]

(Biểu đồ số 2.2: Doanh thu qua các năm 2006-2009)

Từ tài liệu trên, ta thấy doanh thu của năm 2007 tăng 16% so với doanh

thu của năm 2006, đây là thời kỳ làm ăn tương đối thịnh vượng của công

ty so với những năm trước đó, Akzo Nobel được biết đến nhiều hơn với

thị trường nội địa

Năm 2008, doanh thu bị sụt giảm 15% so với năm 2007, nguyên nhân

chính là do ảnh hưởng của cuộc suy thoái kinh tế toàn cầu, nhu cầu thị

trường sụt giảm đột ngột và cũng có nhiều trường hợp Akzo Nobel đã

mất trắng các đơn đặt hàng lớn do khách hàng quá khó khăn phải đóng

cửa một phần hoặc toàn bộ cơ sở sản xuất

Năm 2009 đến nay, với tinh thần tương trợ lẫn nhau, cùng nhau vượt qua

khó khăn chung, Akzo Nobel đã không ngừng đưa ra các giải pháp để hỗ

trợ những khách hàng chủ lực của mình như các giải pháp hỗ trợ thích

hợp về giá bán, gia hạn công nợ, gia tăng thời hạn bán chịu,…

2.1.6 Thuận lợi, khó khăn và phương hướng hoạt động

2.1.6.1 Thuận lợi

- Thị trường của công ty ngày càng mở rộng bởi công ty sản xuất được

nhiều chủng loại sơn tĩnh điện khác nhau, phục vụ đa dạng cho các đối

tượng khách hàng, nhất là những khách hàng có quy trình sản xuất gỗ,

đồ dùng kim loại, đồ trang trí nội ngoại thất

- Với đội ngũ lãnh đạo trẻ, nhiệt tình, công nhân lao động lành nghề đã

mang đến cho công ty một tình hình hoạt động kinh doanh hiệu quả và

ổn định

- Akzo Nobel được nhiều khách hàng biết đến như một thương hiệu sơn

thân thiện với môi trường và con người bởi họ có các chính sách bảo vệ

môi trường, chính sách chăm sóc sức khỏe nhân viên và cộng đồng tốt

- Akzo Nobel luôn nhận được sự hỗ trợ của các chuyên gia cùng tập

đoàn về những kinh nghiệm quản lý, kinh nghiệm sản xuất và cả kinh

nghiệm trong kinh doanh

- Hệ thống máy móc thiết bị của công ty được trang bị ngày càng hiện

đại, đây là điều kiện quan trọng để nâng cao chất lượng và giảm giá

thành sản phẩm, tăng khả năng cạnh tranh và lợi nhuận

2.1.6.2 Khó khăn

Ngoài những thuận lợi trên, những khó khăn mà Akzo Nobel gặp phải

cũng không ít

- Do rào cản gia nhập ngành khá thấp nên nguy cơ cạnh tranh tăng cao là

rất lớn Công ty phải cạnh tranh với rất nhiều các đối thủ như: Tiger,

Jotun, Oxyplas,…

- Phần lớn nguyên liệu sản xuất sơn phải nhập khẩu từ nước ngoài, các

chi phí khác tăng theo như chi phí bảo hiểm hàng hóa, chi phí vận

chuyển,… làm cho chi phí đầu vào lớn, giá thành cao, khả năng cạnh

tranh thấp

- Tình hình tỷ giá biến động mạnh đã gây khó khăn cho Akzo Nobel,

một công ty có tỷ lệ hàng xuất khẩu tương đối thấp, nguồn thu ngoại tệ

hiếm lại phải chi trả cho khối lượng ngoại tệ lớn cho việc nhập khẩu

nguyên vật liệu nước ngoài, dẫn đến sức ép về tỷ giá cũng là một gánh

nặng thật sự gây khó khăn cho công ty

- Việc phân bổ lao động quản lý trong công ty chưa đồng đều dẫn đến có

nhiều bộ phận quản lý còn yếu kém, lỏng lẻo, kết quả là không đạt được

các mục bộ phận đề ra, kéo theo sự trì trệ cho mục tiêu chung của toàn

công ty

2.1.6.3 Định hướng thị trường trong những năm tới

Tiếp tục hỗ trợ khách hàng chủ lực của công ty bằng những chính sách

tài chính thích hợp nhằm giành lại thị phần trong nước và mở rộng thị

trường nước ngoài

Việc nâng cao tỷ lệ xuất khẩu từ mức 5% lên 12% của năm 2009 là biểu

hiện hết sức khả quan, công ty đang cố gắng duy trì mọi hoạt động

marketing, hoạt động chăm sóc hậu mãi khách hàng nhằm nâng cao và

giữ vững tỷ lệ xuất khẩu này bằng cách: xây dựng một đội ngũ chuyên

phục vụ khách hàng (CTS: Customer Services), hỗ trợ các vấn đề kỹ

thuật cho khách hàng mọi lúc mọi nơi, kể cả thị trường trong và ngoài

nước

2.2 Tổ chức bộ máy quản lý tại công ty

2.2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý

(Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Công ty TNHH Akzo Nobel Chang

Cheng Việt Nam) [01]

2.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận.[10]

Hội đồng quản trị (Board of Management)

- Là cơ quan quản lý cao nhất, có toàn quyền quyết định chiến lược, kế

hoạch phát triển trung và dài hạn và kế hoạch hoạch định kinh doanh hàng

năm của công ty

Hội đồng quản trị thực hiện chức năng quản lý và kiểm tra, giám sát hoạt

động của công ty, tạo điều kiện thuận lợi cho Tổng Giám Đốc thực hiện

quyết định của Hội Đồng Quản Trị

- Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, chấm dứt hợp đồng, cũng như quyết

định mức thù lao và lợi ích khác của Tổng giám đốc

Ban Kiểm soát nội bộ của tập đoàn (Internal Audit)

- Thực hiện việc kiểm tra, giám sát các hoạt động của công ty theo chỉ thị của

Hội đồng quản trị, đặc biệt là kiểm tra việc tuân thủ của công ty đối với các

chính sách của tập đoàn, chính sách pháp luật hiện hành và kiểm tra tính hữu

hiệu trong các phương án, dự án mà công ty đã và đang thực hiện

- Ban kiểm soát có trách nhiệm báo cáo trước Hội đồng quản trị về kết quả

kiểm tra và đề ra những kiến nghị cần thiết để Hội đồng quản trị hướng công

ty hoạt động đúng hướng và hữu hiệu hơn

Tổng giám đốc (General Manager)

- Tổng giám đốc điều hành toàn bộ các hoạt động sản xuất kinh doanh của

công ty và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về kết quả hoạt động

kinh doanh đó

- Xác lập cơ cấu tổ chức quản lý, xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ và đề

ra các chức năng nhiệm vụ của các phòng ban sao cho phù hợp với mục tiêu

hoạt động

- Bổ nhiệm, miễn nhiệm, kỷ luật hoặc khen thưởng các chức danh trong công

ty

- Đảm bảo cho các bộ phận, cá nhân trong Công ty thực hiện đúng chức năng

nhiệm vụ đạt hiệu quả trong công việc

- Là người đại diện theo pháp luật của công ty, chịu trách nhiệm trước pháp

luật về tất cả các hoạt động liên quan công ty

Phòng an toàn lao động, sức khỏe và môi trường (Health Safety

Environment)

- Phụ trách lĩnh vực an toàn vệ sinh lao động cho toàn nhân viên công ty

- Phụ trách về an toàn và vệ sinh môi trường, tuân thủ và đảm bảo các yêu

cầu chung của pháp luật về môi trường

- Huấn luyện chung cho toàn bộ nhân viên nhà máy, nhà thầu bên ngoài về

việc tuân thủ những nguyên tắc an toàn vệ sinh lao động trong nhà máy