Hệ thống thông tin kế toán có nhiệm vụ biến đổi các dữ liệu do các hệ thống khác cung cấp thành thông tin dưới dạng báo cáo quản trị và Báo cáo tài chính Nhờ hệ thống thông tin kế toán m
Trang 1PHẦN MỞ ĐẦU
1 Lý do chọn đề tài
Việt Nam một quốc gia đang phát triển, đang trong quá trình Công nghiệp hóa, Hiện đại hóa đất nước Để nâng cao trình độ quản lý kinh tế, mang lại hiệu quả kinh tế cao đòi hỏi mọi tổ chức phải ứng dụng công nghệ thông tin vào trong công tác quản lý
Có thể nói kế toán là một phần không thể thiếu cho sự hoạt động của một doanh nghiệp hay một tổ chức kinh tế Vậy làm thế nào để công tác kế toán tại một doanh nghiệp hay một tổ chức kinh tế hoạt động thực sự có hiệu quả và làm thế nào để quản
lý tốt một hệ thống kế toán Đây cũng là điều mà tất cả các tổ chức kinh tế đều quan tâm Ứng dụng của một phần mềm kế toán vào việc quản lý và tổ chức công tác kế
toán có thực sự hiệu quả hay không? [7]
Đại học Lạc Hồng với hơn 10 năm hình thành và phát triển, Nhà trường đang xây dựng chương trình đào tạo chuẩn đầu ra chất lượng cao, chính vì vậy việc lựa chọn một phần mềm kế toán để đưa vào giảng dạy cho sinh viên là một vấn đề hết sức quan trọng
Năm 2005 Bộ Tài Chính ra thông tư Số: 103/2005/TT-BTC hướng dẫn tiêu chuẩn và điều kiện của phần mềm kế toán, thông tư quy định tiêu chuẩn của phần mềm
kế toán áp dụng tại đơn vị kế toán
Phần mềm kế toán phải hỗ trợ cho người sử dụng tuân thủ các quy định của Nhà nước về kế toán; khi sử dụng phần mềm kế toán không làm thay đổi bản chất, nguyên tắc và phương pháp kế toán được quy định tại các văn bản pháp luật hiện hành
về kế toán
Phần mềm kế toán phải có khả năng nâng cấp, có thể sửa đổi, bổ sung phù hợp với những thay đổi nhất định của chế độ kế toán và chính sách tài chính mà không ảnh hưởng đến cơ sở dữ liệu đã có
Đại học Lạc học Lạc Hồng từ khi hình thành đến nay đã đưa vào giảng dạy cho sinh viên một một phần mềm như phần mêm kế toán Việt Nam KTVN, Phần mềm kế toán Fast Accounting, Phần mềm kế toán Misa 7.9 và hiện nay là phần mềm kế toán MISA SME.NET 2010
Trang 2Nhằm nâng cao chất lượng đào tạo và thực hiện sứ mạng của nhà trường là
“Đào tạo nhân lực, có vườn ươm nhân tài, sinh viên tốt nghiệp làm việc ngay, không phải đào tạo lại” Vì vậy lựa chọn một phần mềm kế toán có tính phổ biến và thực tế
cho sinh viên thực hành và khi sinh viên tốt nghiệp sẽ làm việc được ngay, Chính vì điều này tôi đã chọn đề tài đánh giá tình hình sử dụng phần mềm kế toán MISA SME.NET 2010 tại Khoa Kế Toán – Kiểm Toán
2 Mục Tiêu Nghiên Cứu
¾ Đánh giá tình hình sử dụng phần mềm MISA SME.NET 2010 tại khoa Kế Toán – Kiểm Toán từ đó đưa ra nhận xét, ưu điểm, nhược điểm của phần mềm
3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: Phần mềm kế toán và ứng dụng vào việc giảng dạy tại các trường đại học, cao đẳng, trung cấp chuyên nghiệp
- Phạm vi nghiên cứu:
+ Về không gian: Tại các lớp học của khoa Kế Toán – Kiểm Toán đang học
phần mềm có sinh viên đang đi làm thực tế tại các doanh nghiệp
+ Về thời gian: Đề tài này được thực hiện từ 06/2010 đến ngày 6/2011
4 Phương Pháp Nghiên Cứu
¾ Phương pháp đánh giá: thực hiện đánh giá tình hình sử dụng phần mềm
kế toán MISA SME.NET 2010
¾ Phương pháp phân tích: thực hiện phân tích các số liệu thu thập được
¾ Phương pháp tổng hợp: sau khi thu thập được các số liệu thực tế phát sinh ta đi tổng hợp các số liệu cần thiết để đưa vào đề tài
5 Kết cấu của đề tài
Chương 1: Giới thiệu về phần mềm kế toán MISA SME.NET 2010
Chương 2: Đánh giá tình hình sử dụng phần mềm MISA SME.NET 2010 tại Khoa
Kế Toán – Kiểm Toán Trường Đại học Lạc Hồng
Chương 3: Đề xuất một số giải pháp
Trang 3Chương 1 : GIỚI THIỆU VỀ PHẦN MỀM KẾ TOÁN MISA SME.NET 2010
1.1 Khái quát về hệ thống thông tin kế toán
Sơ đồ 1.1: Quá trình thu thập thông tin kế toán
(Nguồn: PGS.TS Đặng Văn Thanh, “Giáo trình kế toán máy”,NXB VHTT,2009) [2]
Cũng có thể hiểu một cách khác, hệ thống thông tin kế toán là tập hợp các nguồn lực như con người, thiết bị máy móc… được thiết kế nhằm biến đổi dữ liệu tài chính và các dữ liệu khác thành thông tin
Sơ đồ 1.2: Mô hình hệ thống thông tin kế toán tự động hóa
(Nguồn: PGS.TS Đặng Văn Thanh, “Giáo trình kế toán máy”,NXB VHTT,2009) [2]
Là một cấu trúc,
hệ thống tổ chức thu thập, lưu trữ
và cung cấp thông tin kế toán cho người sử dụng
Dữ Liệu
Kế Toán ( Chứng
từ )
Thông Tin
Kế Toán ( BCQT BCTC )
HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN Phần
cứng
Phần mềm
Con người
Cơ sở
dữ liệu
Các thủ tục
Trang 41.1.2 Đặc điểm chung
Có hai cách phân loại hệ thống thông tin kế toán
* Phân loại theo mục tiêu cung cấp thông tin:
9 Hệ thống thông tin kế toán tài chính
9 Hệ thống thông tin kế toán quản trị
* Phân loại theo hình thức xử lý:
9 Hệ thống thông tin kế toán xử lý thủ công
9 Hệ thống thông tin kế toán xử lý trong môi trường máy tính
Quy trình xử lý thông qua các bước
¾ Lập chứng từ ghi nhận hoạt động
¾ Ghi nhật ký
¾ Ghi sổ tài khoản
¾ Thực hiện các bút toán điều chỉnh
¾ Kiểm tra số liệu kế toán
¾ Lập báo cáo kế toán Chức năng
¾ Ghi nhận, lưu trữ các dữ liệu của các hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp
¾ Lập và cung cấp các báo cáo cho các đối tượng bên ngoài như các báo cáo tài chính, các báo cáo thuế
¾ Hỗ trợ ra quyết định cho nhà quản lý doanh nghiệp
¾ Hoạch định và kiểm soát các nguồn lực của doanh nghiệp, để có kế hoạch sử dụng một cách hiệu quả nhất
¾ Thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu, ngăn chặn những sai sót, gian lận có thể xảy ra
Trang 51.1.3 Ứng dụng
Hệ thống thông tin kế toán đóng một vai trò rất quan trọng, và có một mối liên
hệ rất chặt chẽ với kế toán và các hoạt động quản lý khác Hệ thống thông tin kế toán
có nhiệm vụ biến đổi các dữ liệu do các hệ thống khác cung cấp thành thông tin dưới dạng báo cáo quản trị và Báo cáo tài chính Nhờ hệ thống thông tin kế toán mà việc quản lý nguồn lực trong và ngoài doanh nghiệp được dễ dàng hơn, cũng như đưa ra các quyết định chiến lược ngắn hạn hay dài hạn một cách nhanh chóng chính xác
Kế toán là người sử dụng hệ thống, dùng hệ thống thông tin kế toán để thực hiện, quản lý công việc kế toán của mình một cách đơn giản, có kết quả tốt nhất
Kế toán chịu trách nhiệm quản lý hệ thống thông tin kế toán, đồng thời cũng là chuyên gia tư vấn, đánh giá để xây dựng hệ thống thông tin kế toán sao cho hiệu quả
Kế toán sẽ sử dụng hệ thống thông tin kế toán để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ của
cơ quan thuế, các quy định của nhà nước
1.2 Các tiêu chuẩn của phần mềm kế toán do bộ tài chính ban hành
Để có cơ sở cho đơn vị kế toán lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp và các đơn vị sản xuất phần mềm kế toán tham khảo khi sản xuất phần mềm kế toán, ngày 24/11/2005, Bộ Tài chính ban hành Thông tư số 103/2005/TT-BTC hướng dẫn tiêu chuẩn và điều kiện của phần mềm kế toán (Phụ lục 3)
1.2.1 Tiêu chuẩn của phần mềm kế toán áp dụng tại đơn vị kế toán:
+ Hỗ trợ người sử dụng; không làm thay đổi bản chất, nguyên tắc và phương pháp kế toán
+ Có khả năng nâng cấp, có thể sửa đổi, bổ sung phù hợp với những thay đổi nhất định của chế độ kế toán và chính sách tài chính mà không ảnh hưởng đến cơ sở dữ liệu đã có
+ Tự động xử lý và đảm bảo sự chính xác về số liệu kế toán
+ Đảm bảo bảo mật thông tin và an toàn dữ liệu
1.2.2 Điều kiện của phần mềm kế toán:
+ Đặt tên, thuyết minh rõ ràng xuất xứ tính năng kỹ thuật, mức độ đạt
Trang 6được tiêu chuẩn hướng dẫn trong thông tư Có tài liệu hướng dẫn cụ thể kèm theo
+ Phần mềm mua ngoài phải được bảo hành ít nhất là một năm
+ Đảm bảo tính thống nhất trong công tác kế toán: các đơn vị kế toán có các đơn vị kế toán trực thuộc thì phải đảm bảo sử dụng phần mềm sao cho tương thích được dữ liệu để lập BCTC hợp nhất
1.2.3 Nguồn gốc xuất xứ của phần mềm kế toán:
Hiện nay trên thị trường có rất nhiều các phần mềm kế toán khác nhau Chúng có thể được viết ra bởi một nhóm lập trình viên trong nước, một công ty trong nước hay một công ty nước ngoài Mỗi một phần mềm có thể đáp ứng cho một số doanh nghiệp hoạt động trong nhiều lĩnh vực khác nhau có quy mô từ thấp đến cao Tuy nhiên, dù có xuất xứ từ đâu thì khi chọn mua một phần mềm kế toán, người sử dụng nên hướng tới những sản phẩm đã có thương hiệu với xuất xứ
rõ ràng, điều này rất có ích cho người sử dụng trong suốt quá trình sử dụng, cũng như nâng cấp và bảo trì sản phẩm
1.2.4 Các vấn đề liên quan tới quá trình sử dụng
a Các khoản chi phí đầu tư liên quan
Chi phí cho giấy phép sử dụng: Là chi phí phải trả ban đầu cho quyền được sử dụng phần
mềm Chi phí này thường được tính dựa trên căn cứ của số mô đun sử dụng trong phần mềm, hoặc
số lượng người sử dụng phần mềm đồng thời tại công ty khách hàng Tại Việt Nam, chi phí bản quyền cho các phần mềm đóng gói thường có giá trị từ 300 đôla Mỹ đến 50.000 đôla Mỹ Thông thường, các phần mềm đóng gói rẻ hơn nhiều so với các phần mềm thiết kế theo đơn đặt hàng, bởi
vì chi phí phát triển phần mềm có thể được san sẻ cho hàng trăm hoặc hàng ngàn người sử dụng
Chi phí triển khai: Là chi phí phải trả cho đơn vị cung cấp dịch vụ, nhà phân phối để thực
hiện công tác cài đặt hệ thống và đào tạo hướng dẫn sử dụng Đối với các dự án phức tạp, chi phí
Trang 7triển khai có thể cao gấp 5 lần chi phí cho giấy phép sử dụng Ở Việt Nam có một số công ty phần mềm thường gộp chi phí này vào luôn giá bán phần mềm nhưng một số các công ty khác như MISA thì chi phí đào tạo và triển khai được tách riêng ra để người sử dụng có thể tự nghiên cứu và triển khai nhằm tiết kiệm chi phí
Chi phí tư vấn: Trong quá trình sử dụng phần mềm, người sử dụng không thể tránh khỏi
những sai lầm, khi đó họ sẽ cần tới dịch vụ tư vấn của các công ty phần mềm, giúp chỉ cho họ những sai lầm, cách khắc phục và phòng tránh trong quá trình sử dụng Khi chọn mua phần mềm nước ngoài, chi phí tư vấn thường chiếm từ 20% đến 70% trên chi phí cho giấy phép sử dụng Chi phí bảo trì: Là chi phí cập nhật các thay đổi nhỏ về biểu mẫu và chế độ
theo Bộ Tài chính Chi phí bảo trì hàng năm thường nằm trong khoảng từ 8% đến 20% của chi phí giấy phép sử dụng, mức tiêu biểu là 20%
Chi phí nâng cấp cơ sở hạ tầng CNTT: Là các chi phí phải trả cho việc nâng cấp cơ sở hạ
tầng công nghệ thông tin của công ty như: nâng cấp phần cứng, cấu hình máy, máy trạm, máy chủ, Các chi phí này tuỳ thuộc vào nhu cầu của công ty và tình trạng hạ tầng hiện có
b Tính dễ sử dụng
Các phần mềm kế toán thường cung cấp sẵn các thông tin về số tài khoản và một số nghiệp vụ hạch toán điển hình Mặt khác các quy trình ghi chép và hạch toán kế toán trong phần mềm thường được mô phỏng thông qua hình ảnh, để không chỉ những người làm kế toán mà cả những người quản lý cũng có thể dễ dàng biết được rằng các công việc ghi chép sẽ bắt đầu ở đâu
và kết thúc ở đâu Vì vậy việc học và sử dụng một phần mềm kế toán rất dễ dàng và không tốn nhiều thời gian
c Khả năng cảnh báo
Một số phần mềm kế toán hiệu quả hơn những phần mềm khác trong việc cảnh báo người dùng các lỗi có thể phát sinh do việc nhập dữ liệu sai như:
- Việc nhập dữ liệu hai lần cho cùng một nghiệp vụ phát sinh
- Đưa ra thông báo cho biết mặt hàng nào khách hàng đã đặt mua nhưng mức dự trữ trong kho đã xuống dưới mức an toàn
d Tài liệu dành cho người sử dụng
Chất lượng và sự đầy đủ của các tài liệu hỗ trợ là một công cụ rất quan trọng đối với người
sử dụng, nó giúp họ có thể sử dụng chương trình một cách hiệu quả Hầu như các phần mềm thiết
kế sẵn của nước ngoài và một số ít các phần mềm đóng gói trong nước đều có các tài liệu dành cho người sử dụng rất toàn diện Những tài liệu này bao gồm:
Trang 8- Hướng dẫn cài đặt phần mềm
- Hướng dẫn sử dụng phần mềm
- Hướng dẫn tác nghiệp thông qua bài tập thực hành
- Tài liệu trợ giúp trực tuyến
- Phim hướng dẫn sử dụng dùng để tự học cài đặt, tự học sử dụng
e Bản địa hóa
Một số chương trình nước ngoài chỉ có bản tiếng Anh và đây có thể là một
vấn đề khó khăn cho một số công ty
Một thuận lợi của các phần mềm kế toán trong nước nằm ở chỗ các phần mềm này được thiết kế phù hợp với các quy định và hệ thống kế toán Việt
Nam và có thể sử dụng bằng tiếng Việt Các chương trình này có thể được cập nhật thường xuyên khi các quy định và tiêu chuẩn có liên quan thay đổi
1.2.5 Các chức năng liên quan tới hoạt động kinh doanh
a Khả năng thích ứng với quy trình kinh doanh của phần mềm
Với các doanh nghiệp hoạt động trong các lĩnh vực khác nhau thì quy trình sản xuất kinh doanh cũng khác nhau, trong khi đó một phần mềm kế toán thông thường chỉ đáp ứng được một
số lĩnh vực nhất định Chẳng hạn như một số phần mềm phù hợp với ngành công nghiệp dệt may trong khi một số khác lại phù hợp với ngành sản xuất dược phẩm hơn,… Vì vậy để đánh giá tốt một phần mềm, người sử dụng có thể căn cứ vào khả năng đáp ứng của phần mềm với những lĩnh vực hoạt động, tìm hiểu xem có bao nhiêu công ty cùng ngành đã sử dụng phần mềm và nói chuyện với nhân viên của các đơn vị đó về mức độ hài lòng của họ khi sử dụng các phần mềm này
b Khả năng phân tích tài chính và báo cáo
Thông thường các phần mềm kế toán thường được xây dựng dựa trên các hoạt động kế toán như: kế toán tiền mặt, tiền gửi, vật tư hàng hóa, mua hàng, bán hàng, tiền lương, tài sản cố định,… Việc phân chia theo các hoạt động sẽ giúp cho người sử dụng trong quá trình nhập liệu và kiểm soát chứng từ đầu vào cũng như việc kiểm tra đối chiếu sổ sách báo cáo đầu ra theo từng hoạt động Việc này rất thuận tiện cho người sử dụng, nó giúp giảm thiểu thời gian cho công tác kế toán cũng như hoạt động quản trị của các nhà quản trị doanh nghiệp Chỉ cần xem các báo cáo tài chính cuối kỳ người sử dụng có thể nắm bắt được tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong kỳ như: doanh thu, lợi nhuận đạt được,…
Trang 91.2.6 Những vấn đề cần quan tâm trong công tác triển khai và kỹ thuật
a Thời gian và sự dễ dàng trong triển khai
Người mua cần xem xét phần mềm có thể được cài đặt một cách nhanh chóng và dễ dàng như thế nào Thông thường các phần mềm có thể sử dụng ngay sau khi cài đặt, tuy nhiên cũng có những phần mềm cài đặt xong không sử dụng được ngay hoặc không dùng được Việc triển khai các phần mềm đóng gói thường diễn ra nhanh hơn so với các phần mềm theo đơn đặt hàng Vì so với các phần mềm đóng gói, các phần mềm đặt hàng cần có nhiều thời gian để hoàn chỉnh cho phù hợp với quy trình hoạt động của đơn vị đặt hàng Mặt khác, chi phí cho việc triển khai các phần mềm đóng gói thường thấp hơn so với phần mềm theo đơn đặt hàng Các phần mềm thiết kế theo đơn đặt hàng cũng cần nhiều thời gian hơn để hoàn chỉnh hay dễ bị chậm trễ ngoài dự kiến và tăng chi phí viết phần mềm
Mặt khác, so với các phần mềm nước ngoài thì phần mềm trong nước có thời giản triển khai nhanh hơn, vì những phần mềm được cung cấp từ nước ngoài thường phức tạp hơn
b Khả năng tùy biến theo yêu cầu của khách hàng
Khi lựa chọn phần mềm, người sử dụng nên xem xét đến khả năng tùy biến theo yêu cầu của các phần mềm có thể dễ dàng được đáp ứng hay không Khả năng tùy biến cho phép người sử dụng có thể tùy chỉnh phần mềm với những thay đổi đơn giản mà hệ thống có thể cho phép Khả năng tùy biến có thể thực hiện trong những trường hợp như sau:
- Cho phép ẩn hiện một số thông tin nhập liệu
- Triển khai những thay đổi cho một người hay một nhóm người sử dụng
hoặc cho tất cả người sử dụng
- Di chuyển một số trường nhằm tạo chỗ trống cho các trường mới, hoặc cung cấp cách bố trí giống với tài liệu gốc hơn nhằm làm tăng năng suất nhập dữ liệu
- Thêm một số trường vào màn hình nhập dữ liệu
- Thiết lập và thay đổi giá trị mặc định cho một số trường trong hệ thống
- Tạo ra hoặc chỉnh sửa cho những mục như số điện thoại, mã số thuế
- Chỉ cho phép một số người có quyền bảo mật thích hợp được phép sử dụng chức năng tuỳ biến này
Trang 10c Thiết kế và cấu trúc của phần mềm
Khi lựa chọn phần mềm, người sử dụng cũng nên xem xét đến khả năng phần mềm đó có thể phân tích được quy trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp không, cũng như hỗ trợ được quy trình đó theo cách thức dễ dàng nhất thông qua thiết kế và chức năng của phần mềm hay không Mặt khác, cấu trúc của một phần mềm thường là khung sườn cho việc tổ chức một hệ thống, bao gồm: cấu trúc các phân hệ, cơ sở dữ liệu, giao diện, ngôn ngữ lập trình, cấu trúc cơ sở
dữ liệu, Để có được một cấu trúc hoàn chỉnh, đáp ứng tốt nhu cầu sử dụng của người dùng thì các nhà cung cấp phải luôn cập nhật các công nghệ mới nhất phục vụ cho quá trình lập trình của mình
d Lỗi lập trình
Không thể nói có một phần mềm nào hoàn thiện 100% mà không có bất cứ lỗi nào Các phần mềm vẫn có thể có lỗi, nhưng người sử dụng nên lựa chọn những phần mềm mà nhà cung cấp có khả năng khắc phục sửa chữa lỗi một cách kịp thời, nhanh chóng và chính xác Nói chung, phần mềm nào càng nhiều người sử dụng thì càng dễ phát hiện lỗi và sửa chữa chúng
1.2.7 Khả năng hỗ trợ thích hợp cho các cải tiến trong tương lai
a Khả năng phát triển
Khả năng phát triển có nghĩa là phần mềm có thể được phát triển một cách dễ dàng, cả về
số lượng dữ liệu và số người sử dụng khi một công ty phát triển Phần mềm có thể hỗ trợ nhiều người sử dụng cùng lúc thường dễ mở rộng hơn các phần mềm khác
b Thiết kế và khả năng nâng cấp
Thực tế các phần mềm thiết kế theo đơn đặt hàng thường gặp khó khăn trong việc nâng cấp so với các phần mềm đóng gói Bởi vì rất có nhiều khả năng là mã nguồn không được lưu giữ theo tiêu chuẩn quốc tế, và những nhân viên trước đây thiết kế phần mềm không còn công tác tại công ty nữa hoặc không còn làm việc sau một vài năm Do đó, việc nâng cấp các phần mềm thiết
kế theo đơn đặt hàng thường gây ra nhiều gián đoạn đáng kể và chi phí cao cho công ty
Trang 11c Khả năng kết nối với các phần mềm khác
Doanh nghiệp nên xem xét liệu phần mềm mà mình lựa chọn có thể kết nối với một phần mềm khác hay không Ví dụ như nhiều phần mềm kế toán có khả năng kết nối với các phần mềm tạo báo cáo khác như Crystal Reports hoặc FRX,
- Nhật ký sử dụng: Cho phép nhà quản trị cao nhất có thể theo dõi được các hoạt động của người sử dụng một cách chi tiết Có thể biết được hoạt động chỉnh sửa số liệu của người sử dụng tại đâu, tại thời điểm nào
Ngoài người quản lý hệ thống ra, người sử dụng không được phép sửa đổi những thông tin
về nhật ký này
- Mã hóa dữ liệu sử dụng: Phần mềm nên hỗ trợ các dữ liệu có thể được lưu giữ dưới dạng
mã hóa để các chương trình khác không thể truy cập được những dữ liệu đó
- Ngăn chặn truy cập từ bên ngoài: Một phần mềm tốt nên thiết lập một hệ thống bảo vệ tốt
để có khả năng ngăn chặn việc truy cập trái phép từ bên ngoài vào cơ sở dữ liệu trong phần mềm Bởi việc truy cập đó có thể phá hoại dữ liệu hoặc lộ ra ngoài những thông tin tuyệt mật
- Bản sao dự phòng: Nên có một hệ thống lưu trữ tất cả tập tin vào những ổ đĩa cứng dự phòng hoặc những cách thức lưu trữ khác nhằm bảo vệ khỏi việc mất dữ liệu do hư ổ cứng, trộm máy vi tính, hoặc những tai họa không lường trước được như lũ lụt hoặc hỏa hoạn Cũng nên giữ một bản sao dự phòng ở một nơi khác văn phòng công ty
Trang 121.3 Giới thiệu Phần mềm kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ MISA
SME.NET 2010
1.3.1 Tổng quan về phần mềm kế toán MISA SME.NET 2010
Phần mềm kế toán MISA SME.NET 2010 gồm 13 phân hệ, được thiết kế dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ với mục tiêu giúp doanh nghiệp không cần đầu tư nhiều chi phí, không cần hiểu biết nhiều về tin học và kế toán mà vẫn có thể sở hữu và làm chủ được hệ thống phần mềm kế toán quản lý mọi hoạt động kinh tế phát sinh của mình
Trang 131.3.2 Tính năng của phần mềm MISA SME.NET 2010
) Phân hệ Quỹ
• Phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền mặt, ngoại tệ… của doanh nghiệp
• Cho phép xem số tồn quỹ tại bất kỳ thời điểm nào
• Dự báo tồn quỹ
) Phân hệ ngân hàng
• Lập và in các chứng từ như Séc, Ủy nhiệm chi
• Kết nối trực tuyến với ngân hàng qua Internet để lấy sổ phụ và thanh toán
Trang 15• Đáp ứng tất cả các nghiệp vụ bán hàng như hàng bán trả lại, giảm giá hàng bán…
• Tự động tính lãi nợ cho những khoản nợ quá hạn, in thông báo công nợ đến từng khách hàng
Trang 16) Phân hệ tài sản cố định
• Tự động tính khấu hao chi tiết đến từng TSCĐ, theo nhiều phương pháp Tự động phân bổ chi phí khấu hao theo từng đối tượng sử dụng TSCĐ
• Phản ánh chính xác tình hình tăng, giảm, đánh giá lại tài sản
) Phân hệ tiền lương
Trang 17• Chấm công và tính lương theo nhiều phương pháp: Lương thời gian, Lương khoán, Lương sản phẩm
• Tự động lập báo cáo theo dõi thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm và các khoản phải trích nộp của nhân viên
• Theo dõi tạm ứng và thanh toán lương chi tiết theo từng nhân viên Hỗ trợ nhiều hình thức trả lương: 1 kỳ/tháng hoặc 2 kỳ/tháng
) Phân hệ giá thành
• Tính giá thành cho công trình xây dựng, đơn hàng, hợp đồng, sản xuất liên tục
• Tự động phân bổ chi phí khấu hao, tiền lương, công cụ dụng cụ theo nhiều tiêu thức khác nhau
Trang 18) Phân hệ thuế
• Tự động lập bảng kê thuế đầu vào, đầu ra, tờ khai…
• In báo cáo có mã vạch theo tiêu chuẩn của Tổng cục thuế
) Phân hệ cổ đông
Trang 19• Theo dõi tiến độ thực hiện đăng ký mua cổ phần, chuyển nhượng cổ phần…
) Phân hệ hợp đồng
• Theo dõi tiến độ thực hiện các loại hợp đồng mua, bán, chi phí, công nợ và lãi
lỗ
) Phân hệ ngân sách
Trang 20• Lập kế hoạch ngân sách, kiểm soát tình hình chi tiêu, cấp phát ngân sách
• Đặc biệt thích hợp với các công ty đa chi nhánh, công ty con
) Phân hệ tổng hợp
• Tổng hợp số liệu, kết chuyển lãi lỗ, lập báo cáo tài chính
• Khoá sổ kế toán cuối kỳ
1.3.3 Lịch sử của các phiên bản của phần mềm MISA SME.NET 2010 Phiên bản mới nhất là R46 cập nhật đến ngày (11/05/2011)
Tính năng mới [4]
• Bổ sung Báo cáo Bảng tổng hợp thanh toán theo nhân viên và khách hàng
• Bổ sung báo cáo chi tiết bán hàng theo kho
• Bổ sung Sổ chi tiết tài khoản theo hợp đồng
• Bổ sung Sổ chi tiết tài khoản theo hợp đồng và đối tượng tập hợp chi phí
• Bổ sung thêm cột phí tính thuế nhập khẩu trên hóa đơn mua hàng nhập khẩu
• Bổ sung thêm thông tin ngày, tháng, năm trên Phiếu giao hàng (kiêm phiếu bảo hành) trong phân hệ Bán hàng
• Thay đổi cơ chế tạo dữ liệu mới từ dữ liệu năm trước với CCDC
• Bổ sung mẫu hóa đơn xuất khẩu tự in - mẫu không mầu (cả tiếng anh và tiếng việt) ba liên
Trang 21• Lấy được các thông tin của hóa đơn từ phần khởi tạo hóa đơn sang phần phát hành hóa đơn
• Trong phần Khởi tạo hóa đơn, thông tin trong phần "Chọn tệp mẫu" không phải
là thông tin bắt buộc
• Thông tin "Ngày lập" trong phần Hủy hóa đơn; Mất, cháy, hỏng hóa đơn và Xóa hóa đơn phải sau ngày thông báo Phát hành hóa đơn và ngày lập chứng từ
• Cập nhật lại mức lương tối thiểu trên hệ thống Tùy chọn\Tiền lương
• Cho phép hiển thị nhóm cha, con trên tham số báo cáo Thẻ tính giá thành sản phẩm, dịch vụ
• Cho phép trên báo giá, đơn đặt hàng, đơn mua hàng khai báo nhiều dòng chứng
từ với cùng một mã hàng
• Không kiểm tra tính hợp lệ của số hóa đơn khi tích chọn Cho phép lập hóa đơn khi chưa thông báo phát hành
• Bổ sung báo cáo Chi tiết mua hàng theo nhân viên
• Bổ sung báo cáo Tổng hợp mua hàng theo nhân viên
• Bổ sung thêm tham số báo cáo "Nhóm khách hàng" trong báo cáo bán hàng và
"Nhóm nhà cung cấp" trong báo cáo mua hàng
• Tự ấn định giờ của chứng từ nhập là giờ đầu ngày và giờ của chứng từ xuất là giờ cuối ngày với pp tính giá xuất kho là PP BQCK
• Bổ sung mẫu Giấy thanh toán tạm ứng (mẫu có số tiền chi tiết)
• Bổ sung mẫu UNC ngân hàng Techcombank
• Có cảnh báo khi xóa các chứng từ liên quan đến chứng từ kết chuyển chi phí
• Lấy số tài khoản ngân hàng của đơn vị bán trên hóa đơn GTGT
• Bổ sung mẫu ủy nhiệm chi ngân hàng Nam Việt
• Tích hợp chữ ký số VDC
• Cho phép thêm nhanh VTHH khi nhấn chọn VTHH trong quá trình nhập liệu
• Cải tiến cách hiển thị ngày tháng khi in hoá đơn, cho phép hiển thị theo định dạng xx/xx/xxxx
• Cho phép nhập đơn vị, đơn vị chuyển đổi, tỷ lệ chuyển đổi, số lượng chuyển đổi khi khai báo định mức nguyên vật liệu và định mức nguyên vật liệu công trình
Trang 22• Cải tiến cách hiển thị thời gian khấu hao trên thông tin khấu hao khi khai báo danh TSCĐ Khi chọn khấu hao theo tháng thì chương trình không cần phải quy đổi ra số năm dẫn đến tình trạng bị lẻ số tháng
• Bổ sung mẫu Nhật ký sổ cái theo quyết định 48
• Cải tiến cách lấy số liệu lên báo cáo "Tình hình sử dụng ngân sách" lấy lên giá chưa thuế trong trường hợp hoá đơn mua hàng, dịch vụ có thuế và có chọn mục chi
• Cải tiến cách hiển thị khi nhập số dư ban đầu cho các TK kho: Không ngầm định sẵn kho (để trống) và người dùng phải tự chọn khi nhập liệu
• Bổ sung báo cáo Tổng hợp công nợ phải trả theo nhân viên
• Bổ sung Báo cáo Chi tiết công nợ phải trả theo nhân viên
• Cho phép xuất khẩu danh mục định mức nguyên vật liệu và định mức nguyên vật liệu công trình
• Sửa cách lấy số liệu lên báo cáo Chi tiết công nợ phải thu theo nhân viên sao cho thu tiền hóa đơn nào thì công nợ sẽ trừ cho nhân viên bán hàng của hóa đơn
đó
• Cho phép chọn loại VTHH để xem Báo cáo tổng hợp tồn trên tất cả các kho
• Bổ sung mẫu lệnh chi mới của ngân hàng Eximbank
• Bổ sung mẫu UNC của ngân hàng Sacombank
• Bổ sung mẫu UNC của ngân hàng AGRIBANK
• Sửa lỗi
• Sổ S35-DN Sổ chi tiết bán hàng/ Hiển thị sai trên báo cáo trong trường hợp chứng từ có 2 dòng giống nhau
• Thiết lập chính sách giá bị lỗi phần chọn VTHH
• Không thực hiện nhập khẩu được loại chứng từ là tiền đang chuyển
• Khấu trừ thuế: Không được lấy tiền thuế dùng cho sản xuất kinh doanh không chịu thuế vào khấu trừ thuế
• Sổ chi phí sản xuất kinh doanh: Không lấy được số dư cuối kỳ khi xem TK tổng hợp
• Xuất khẩu báo cáo ra excel dưới dạng Microsoft Excel Worksheet(XML) không
mở được file
Trang 23• Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng bằng ngoại tệ: Không lên số dư đầu kỳ với TK dư
có tích chi tiết theo ngoại tệ và ngân hàng
• Bắt định khoản các VTHH chọn tính chất là diễn giải
• Mã quy cách: mã quy cách đã xuất nhưng không nhập lại được
• Nhập khẩu dữ liệu từ excel/ nhập khẩu số dư vật tư hàng hóa: Lỗi font trên form nhập khẩu
• Báo lỗi tiếng anh khi ghi sổ chứng từ hàng mua trả lại
• In chứng từ với giấy phép cho thuê báo phiên bản dùng thử …
1.3.4 Tại sao phải chọn sử dụng phần mềm kế toán MISA SME.NET 2010[4]
• Thông tư số 129/2008/TT-BTC hướng dẫn thi hành một số điều của Luật thuế giá trị gia tăng và hướng dẫn thi hành Nghị định số 123/2008/NĐ-CP
• Thông tư số 84/2008/TT-BTC hướng dẫn thi hành một số điều của Luật thuế thu nhập cá nhân và hướng dẫn thi hành Nghị định số 100/2008/NĐ-CP
• Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 về việc ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa
• Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 về việc ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp
• Thông tư số 103/2005/TT-BTC ngày 24/11/2005 hướng dẫn về tiêu chuẩn và điều kiện của phần mềm kế toán
Trang 24• Cho phép nhiều chi nhánh, công ty con cùng nhập liệu, hạch toán đồng thời trên một tệp dữ liệu đặt trên Internet hoặc mạng WAN dùng riêng mà vẫn bảo đảm tính độc lập, công tác an ninh, an toàn và tốc độ
• Tổng công ty có thể kiểm soát số liệu, báo cáo của các chi nhánh trực tuyến tại bất cứ nơi đâu và bất cứ khi nào thông qua qua Internet hoặc mạng WAN dùng riêng
• Tự động lập báo cáo tài chính hợp nhất của các chi nhánh và công ty con
• Hỗ trợ tính giá thành cho công trình, đơn hàng, hợp đồng, sản xuất liên tục Thích hợp với các doanh nghiệp dịch vụ, xây lắp, nhà máy hoặc doanh nghiệp
có tất cả các loại hình hoạt động trên
• Hỗ trợ việc phân bổ chi phí theo nhiều tiêu thức khác nhau: Chi phí nguyên vật liệu, Chi phí nhân công …
• Tính giá thành theo nhiều phương pháp: Giản đơn, Hệ số, Tỷ lệ… và tự động tính giá thành đơn chiếc cho các mặt hàng sản xuất hàng loạt và liên tục
• Tự động tính toán và hiển thị các chỉ số tài chính như: Khả năng thanh toán, Khả năng sinh lời, Tỷ suất lợi nhuận để đánh giá được tình hình sức khỏe của doanh nghiệp
• Hàng loạt các biểu đồ trực quan giúp nhà quản trị luôn nắm được tình hình tài chính thực tế của doanh nghiệp, từ đó ra quyết định kịp thời thúc đẩy hoạt động sản xuất kinh doanh
Trang 25• Là phần mềm kế toán duy nhất tại Việt Nam hỗ trợ việc quản lý sổ cổ đông, phát hành cổ phiếu, phân chia lợi tức cho các cổ đông Hỗ trợ liên hệ với các cổ đông qua thư tín, Email, SMS dễ dàng và thuận tiện
• Lập dự toán chi tiêu và kiểm soát định mức chi tiêu trong quá trình hoạt động
• Tự động cảnh báo khi chi quá định mức ngân sách
• Quản lý ngân sách chi tiêu hàng năm giúp các doanh nghiệp theo dõi được biến động chi phí, kiểm soát được hoạt động chi tiêu của các chi nhánh và công ty con, có kế hoạch điều chuyển luồng tiền một cách tối ưu và hiệu quả
• Kết nối trực tuyến với ngân hàng để lấy sổ phụ, thanh toán công nợ, thuế, trả lương qua tài khoản…
• Quản lý hoạt động thanh toán bằng thẻ tín dụng
• Cung cấp báo cáo dự đoán tồn quỹ căn cứ trên luồng tiền vào ra
• Cho phép in trực tiếp bảng kê chứng từ hàng hóa dịch vụ mua vào, bán ra… có
mã vạch theo tiêu chuẩn của Tổng cục thuế
• Hỗ trợ khách hàng trực tiếp tại Hà Nội, Đà Nẵng, Buôn Ma Thuột, Hồ Chí Minh, Cần Thơ hoặc qua Email, Website, điện thoại miễn phí cùng hàng ngàn cộng tác viên, đại lý trên khắp 63 tỉnh thành trong cả nước
Trang 26• Tự động cập nhật tính năng mới hoặc các bản vá lỗi qua Internet
• Phát triển trên nền tảng công nghệ NET hiện đại nhất của Microsoft
• Sử dụng bộ mã chữ Việt Unicode theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN 6909:2001
• Tương thích với các hệ điều hành mới nhất hiện nay như Windows Vista, Windows 7
Trang 27TÓM TẮT CHƯƠNG 1
) Hệ thống thông tin kế toán là một bộ phận của hệ thống thông tin quản lý, một thành phần quan trọng trong việc cung cấp thông tin cho các cấp độ ra quyết định ) Các tiêu chuẩn của một phần mềm kế toán do Bộ tài chính ban hành
) Giới thiệu các phân hệ của phần mềm kế toán Misa SME.NET 2010
Trang 28Hiện nay phần mềm đã được cài đặt 11 phòng máy của trường
2.2 Đánh giá phần mềm kế toán MISA SME.NET 2010 qua khảo sát sinh viên đang theo học tại khoa
2.2.1 Xác định các yếu tố để đi đến việc khảo sát và đánh giá phần mềm
Quá trình giảng dạy ở đại học là quá trình nhận thức có tính nghiên cứu của sinh viên được tiến hành với vai trò tổ chức, điều khiển của giảng viên nhằm thực hiện có hiệu quả các nhiệm vụ dạy - học
Với đặc thù là môn học chuyên ngành, mang tính thực hành cao, là môn học mang tính chất làm việc thực tế và là cơ sở cho nghề nghiệp sinh viên sau khi tốt nghiệp Lại là môn đòi hỏi phải tuân thủ theo quy định của Nhà nước Thế nhưng quy định lại thường xuyên thay đổi Để giảng dạy tốt hay nói cách khác thể hiện tốt vai trò
“tổ chức, điều khiển” của người giảng viên, trước tiên đòi hỏi người giảng viên phải thường xuyên cập nhật các quy định không chỉ có kế toán mà còn những quy định khác như thuế, tài chính,… và tìm hiểu những thực tế phát sinh đa dạng tại Doanh nghiệp, ứng dụng những quy định vào xử lý những vấn đề thực tế tại doanh nghiệp
Đánh giá theo nghĩa rộng là bao gồm tất cả các hoạt động mà giáo viên và sinh viên đã thực hiện để thu thập thông tin Những thông tin này có thể được sử để điều chỉnh quá trình giảng dạy và học tập đánh giá bao gồm các quan sát của giáo viên, thảo luận trong lớp học, phân tích các việc làm của sinh viên, chẳng hạn như bài tập về nhà và các bài kiểm tra Việc đánh giá trở thành quá trình khi thông tin được sử dụng
