Về cơ bản, công tác văn thư lưu trữ là nhằm đảm bảo thông tin văn bản,phục vụ quản lý, điều hành trong nhà trường.. Nội dung công tác này bao gồmcác việc cụ thể như sau: - Soạn thảo, ký
Trang 1SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO THANH HOÁ
TRƯỜNG THPT HOẰNG HÓA 3
SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ
CÔNG TÁC VĂN THƯ & LƯU TRỮ TẠI
TRƯỜNG THPT HOẰNG HÓA 3
Người thực hiện: Lê Thị Thủy
Chức vụ: Văn thư
SKKN thuộc lĩnh vực: Văn thư – lưu trữ
Trang 2MỤC LỤC Trang
1 Mở đầu 1
1.1 Lí do chọn đề tài 1
1.2 Mục đích nghiên cứu 2
1.3 Đối tượng nghiên cứu 2
1.4 Phương pháp nghiên cứu 2
2 Nội dung sáng kiến kinh nghiệm 3
2.1 Cơ sở lí luận của sáng kiến kinh nghiệm 3
2.2 Thực trạng vấn đề trước khi áp dụng sáng kiến kinh nghiệm 3
2.2.1 Thuận lợi 3
2.2.2 Khó khăn 4
2.3 Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư & lưu trữ tại trường THPT 4
2.3.1 Cách soạn thảo một văn bản đúng yêu cầu, đầy đủ nội dung, độ chính xác cao 4
2.3.2 Biện pháp quản lý công văn đi 6
2.3.3 Cách quản lý công văn đến 11
2.3.4 Sắp xếp, bảo quản hồ sơ, tài liệu một cách khoa học 16
2.4 Hiệu quả của sáng kiến kinh nghiệm đối với hoạt động giáo dục, với bản thân, đồng nghiệp và nhà trường 19
3 Kết luận và kiến nghị 19
3.1 Kết luận 19
3.2 Kiến nghị 20
Trang 41 Mở đầu
1.1 Lí do chọn đề tài
Hiện nay trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước trên mọi lĩnh vực,đặc biệt với tính chất đặc thù nghành giáo dục Hầu hết các công việc từ chỉ đạo,điều hành, quyết định, thi hành đều gắn liền với văn bản cũng có nghĩa là gắnliền với việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử dụng văn bản nói riêng, với côngtác văn thư lưu trữ nói chung Do đó, vai trò của công tác văn thư lưu trữ đối vớihoạt động quản lý hành chính nhà nước là rất quan trọng
Về cơ bản, công tác văn thư lưu trữ là nhằm đảm bảo thông tin văn bản,phục vụ quản lý, điều hành trong nhà trường Nội dung công tác này bao gồmcác việc cụ thể như sau:
- Soạn thảo, ký ban hành văn bản;
- Đăng ký, thực hiện thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển
phát văn bản đi;
- Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến; trình, chuyển giao văn bản đến;
- Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu văn bản;
- Quản lý Sổ đăng ký văn bản;
- Quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức; cácloại con dấu khác theo quy định
Qua nhiều năm thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư lưu trữ trong nhàtrường THPT Hoằng Hóa 3, tôi nhận thấy: Khi soạn thảo văn bản, việc tìm hiểucác thông tin, các tài liệu đã xử lý trước đó là rất quan trọng để hình thành nênvăn bản Các tài liệu được lưu trữ tốt sẽ là nguồn cung cấp những thông tin cógiá trị pháp lý, chính xác và kịp thời nhất cho người soạn thảo văn bản Côngviệc nhà trường được tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu là docông văn, giấy tờ có làm tốt hay không, do việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có đượccẩn thận hay không Như vậy, thực hiện tốt công tác lưu trữ sẽ góp phần thúcđẩy thực hiện tốt công tác văn thư Có thể xem công tác lập hồ sơ là cầu nốigiữa công tác văn thư với công tác lưu trữ
Vai trò của công tác văn thư và lưu trữ đối với hoạt động của nhà trường
là rất quan trọng, thể hiện ở 4 điểm:
Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấpnhững tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ việc kiểm tra, thanh tra, giámsát và các nhiệm vụ chính trị của nhà trường
Trang 5Tôi thiết nghĩ mỗi cơ quan trường học cần phải có một nhận thức đúngđắn về vị trí vai trò của công tác văn thư, lưu trữ để có thể đưa ra những biệnpháp phù hợp nhằm đưa công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, đơn vị mình đivào nề nếp góp phần tích cực nâng cao hiệu quả, quản lý của trường mình.
Bất kỳ một đơn vị hành chính sự nghiệp nào, dù ở lĩnh vực nào thì cũngcần phải có một bộ phận văn thư lưu trữ Thực tế công tác văn thư lưu trữ ởnhiều đơn vị chưa được quan tâm đúng mức mà chỉ coi đây là công việc đơnthuần Người ta chưa thấy được vị trí, ý nghĩa và tầm quan trọng của công tácvăn thư lưu trữ trong các đơn vị trường học
Đề tài này được tôi nghiên cứu trong phạm vi trường THPT Hoằng Hóa 3,thông qua đề tài này góp phần giúp nhân viên văn phòng nói chung và nhân viênvăn thư trong tất cả các trường học nói riêng
Để góp phần thúc đẩy thực hiện việc xây dựng trường đạt chuẩn Quốc gia Trong thời đại ngày nay dù công nghệ thông tin phát triển mạnh nhưng
không thể thiếu những hồ sơ minh chứng Nó đòi hỏi người làm văn thư phảibiết sắp xếp, phân bố thời gian công việc, từng giai đoạn mà thiết lập hồ sơ
Chính từ những lý do nêu trên mà tôi muốn chọn đề tài “Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư & lưu trữ tại trường THPT Hoằng Hóa 3”.
1.3 Đối tượng nghiên cứu
Soạn thảo văn bản, các biện pháp quản lý công văn đi và công văn đến
1.4 Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp:
- Nghiên cứu lý luận chung
- Khảo sát điều tra từ thực tế
- Tổng hợp so sánh, đúc rút kinh nghiệm
Cách thực hiện:
- Trao đổi, tham khảo với đồng nghiệp
- Thông qua công việc của bản thân trong năm học
Trang 6- Thời gian nghiên cứu: Năm học 2020 – 2021.
2 Nội dung sáng kiến kinh nghiệm
2.1 Cơ sở lí luận của sáng kiến kinh nghiệm
Trong những năm trước đây, công tác văn thư lưu trữ chưa được cáctrường học quan tâm, phần lớn chưa bố trí nhân viên làm công tác này mà chỉphân công kiêm nhiệm Những năm gần đây công tác văn thư lưu trữ trong cáctrường học được Ban giám hiệu nhà trường quan tâm chỉ đạo sâu sát, tăng cườngquán triệt, phổ biến và tuyên truyền các quy định, hướng dẫn về công tác vănthư, lưu trữ đến cán bộ, công chức, giáo viên, nhân viên trong đơn vị, nhằmnâng cao nhận thức về vai trò, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ vàtriển khai thực hiện đúng theo các văn bản hướng dẫn như: Nghị định số30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư; Nghị định
số 45/2020/NĐ-CP ngày 08/4/2020 của Chính phủ về thực hiện thủ tục hànhchính trên môi trường điện tử; Chỉ thị số 35/CT- TTg ngày 07/9/2017 của Thủtướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệuvào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ Lịch sử; Thông tư số 01/2019/TT/BNV của BộNội vụ quy định quy trình trao đổi lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tácvăn thư , các chức năng quản lý của hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quátrình xử lý công vệc của cơ quan tổ chức; Qua nhiều năm làm công tác văn thưlưu trữ ở Trường THPT Hoằng Hóa 3 tôi nhận thấy có những thuận lợi và khókhăn như sau:
Năm học 2020-2021 nhà trường có: 75 CBGVNV trong đó
+ CBQL: 04 người
+ Giáo viên: 65 người
+ Nhân viên: 6 người
Trang 7Công tác văn thư lưu trữ hiện nay đã có hệ thống quản lý văn bản giúpcho công tác văn thư được nâng cao và hiệu quả hơn trong công việc
CBGVNV luôn làm việc nhiệt tình, yêu nghề và mến học sinh, có ý thứcvươn lên hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao
2.2.2 Khó khăn
Tuy được sự quan tâm của nghành giáo dục và nhà trường nhưng về cơ sởvật chất, trang thiết bị máy móc vẫn còn hạn chế Tủ lưu trữ hồ sơ còn thiếu, giá
để tài liệu chưa có để có thể chỉnh lý được tài liệu
Nhân viên văn thư trong các trường học đôi lúc vẫn phải kiêm nhiệm cácviệc khác của văn phòng nhà trường
Phụ cấp công tác văn thư lưu trữ đối với trường học chưa được quan tâm
để đời sống các cán bộ làm công tác này được đảm bảo
Chính từ những khó khăn tôi đã nêu ở trên mà thúc đẩy tôi tìm giải phápthực hiện một cách nhanh chóng nhất, hiệu quả nhất để hoàn thành tốt công việcđược giao cũng như để chia sẻ cùng đồng nghiệp
2.3 Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư & lưu trữ tại trường THPT Hoằng Hóa 3
2.3.1 Cách soạn thảo một văn bản đúng yêu cầu, đầy đủ nội dung, độ chính
xác cao
Thường xuyên học tập nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, đặc biệt
là luôn cập nhật thông tin, kiến thức quan trọng qua báo chí, tài liệu qua mạnginternet Hiện nay công tác văn thư lưu trữ được thực hiện theo: Nghị định số30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư
Khi được Hiệu trưởng hoặc Hiệu phó giao cho văn thư soạn thảo vănbản Trước hết phải xác định tên loại, nội dung và độ mật của văn bản cần soạnthảo; thu thập, xử lý thông tin có liên quan; soạn thảo văn bản đúng hình thức,thể thức và kỹ thuật trình bày
Đối với văn bản điện tử, cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bảnngoài việc thực hiện các nội dung nêu trên phải chuyển bản thảo văn bản, tàiliệu kèm theo (nếu có) vào Hệ thống và cập nhật các thông tin cần thiết
Trường hợp cần sửa đổi, bổ sung bản thảo văn bản, người có thẩm quyềncho ý kiến vào bản thảo văn bản hoặc trên Hệ thống, chuyển lại bản thảo vănbản đến lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản để chuyển cho cá nhân đượcgiao nhiệm vụ soạn thảo văn bản
Sau khi hoàn thiện bản thảo văn bản thì trình cho người có thẩm quyền ký
Trang 8văn bản duyệt.Trường hợp bản thảo văn bản đã được phê duyệt nhưng cần sửachữa, bổ sung thì phải trình người có thẩm quyền ký xem xét, quyết định.
Văn thư Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản phải kiểm tra vàchịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật vềthể thức, kỹ thuật trình bày văn bản sau đó chuyển người có thẩm quyền ký banhành văn bản
Ví dụ 1: Khi soạn thảo tờ trình: Tờ trình là loại văn bản dùng để đề xuấtmột việc nào đó với cấp trên hoặc là với một cơ quan chức năng nào đó
- Phần mở đầu: Những căn cứ có tính pháp lý, nhận định tình hình và nêu lý dođưa ra nội dung trình duyệt
- Phần nội dung:
+ Nêu tóm tắt nội dung của đề nghị mới, các luận cứ kèm theo có thông tintrung thực, độ tin cậy cao
+ Nêu ý nghĩa, tác dụng của đề nghị mới đối với hoạt động của đơn vị
- Phần kết thúc: Những kiến nghị để cấp trên xem xét, chấp thuận để sớm triểnkhai, thực hiện đề xuất mới
Trang 9- Phần mở đầu: Nêu những căn cứ có tính pháp lý, Nêu những điểm chính vềnhiệm vụ, chức năng của tổ chức, về chủ trương công tác do cấp trên hướng dẫnhoặc việc thực hiện công tác của đơn vị.
- Phần nội dung:
+ Nêu những việc đã làm và chưa làm được
+ Những ưu điểm, khuyết điểm trongq úa trình thực hiện
+ Xác định rõ nguyên nhân khách quan và chủ quan
+ Đánh gái kết quả, rút ra bài học kinh nghiệm
- Phần kết thúc:
+ Phương hướng, nhiệm vụ trong thời gian tới
+ các giải pháp để khắc phục những nhược điểm
+ Kiến nghị với cấp trên
- Mẫu của một loại báo cáo: (…)
2.3.2 Biện pháp quản lý công văn đi
Công văn đi là các văn bản, báo cáo, thông báo kế hoạch… được nhàtrường phát hành ra trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình vàđược gửi đến các cơ quan đơn vị, cá nhân trong và ngoài cơ quan
Trang 10Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chínhphủ về công tác văn thư “Tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức phát hành gọi làvăn bản đi” Trình tự ban hành văn bản đi bao gồm các bước như sau:
Gồm có 5 phần:
- Cấp số, thời gian ban hành văn bản;
- Đăng ký văn bản đi;
- Nhân bản, đóng dấu cơ quan( đối với văn bản giấy), ký số văn bản đi;
- Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;
- Lưu Văn bản đi
a Cấp số, thời gian của văn bản.
- Số và thời gian ban hành văn bản được lấy theo thứ tự và trình tự thời gian banhành văn bản của cơ quan, tổ chức trong năm (bắt đầu liên tiếp từ số 01 vàongày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm) Số và ký hiệuvăn bản của cơ quan, tổ chức là duy nhất trong một năm, thống nhất giữa vănbản giấy và văn bản điện tử
- Đối với văn bản giấy, việc cấp số, thời gian ban hành được thực hiện sau khi
có chữ ký của người có thẩm quyền, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.Văn bản mật được cấp hệ thống số riêng
- Đối với văn bản điện tử, việc cấp số, thời gian ban hành được thực hiện bằngchức năng của Hệ thống
Ví dụ: Vào sổ Văn bản điện tử ( Phục lục 1)
b Đăng ký văn bản đi
- Việc đăng ký văn bản bảo đảm đầy đủ, chính xác các thông tin cần thiết củavăn bản đi
Trang 11- Văn bản mật được đăng ký theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhànước.
Mẫu sổ văn đăng ký văn bản đi của Trường đúng theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020
1 Bìa và trang đầu
SỞ GD&ĐT THANH HÓATRƯỜNG THPT HOẰNG HÓA 3
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI
Trang 12+ Việc đóng dấu cơ quan được thực hiện theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP.
+ Ký số của cơ quan, tổ chức đối với văn bản điện tử
Ký số của cơ quan, tổ chức được thực hiện Nghị định 30/2020/NĐ-CP
d Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
- Văn bản đi phải hoàn thành thủ tục tại Văn thư cơ quan và phát hành trongngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo Văn bảnkhẩn phải được phát hành và gửi ngay sau khi ký văn bản
- Việc phát hành văn bản mật đi phải bảo đảm bí mật nội dung của văn bản theoquy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, đúng số lượng, thời gian vànơi nhận
- Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về nội dung phải được sửa đổi, thay thếbằng văn bản có hình thức tương đương Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót
về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải được đính chính bằng côngvăn của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
- Thu hồi văn bản
+ Đối với văn bản giấy, trường hợp nhận được văn bản thông báo thu hồi, bênnhận có trách nhiệm gửi lại văn bản đã nhận
+ Đối với văn bản điện tử, trường hợp nhận được văn bản thông báo thu hồi, bênnhận hủy bỏ văn bản điện tử bị thu hồi trên Hệ thống, đồng thời thông báo qua
Hệ thống để bên gửi biết
+ Phát hành văn bản giấy từ văn bản được ký số của người có thẩm quyền: Vănthư cơ quan thực hiện in văn bản đã được ký số của người có thẩm quyền ragiấy, đóng dấu của cơ quan, tổ chức để tạo bản chính văn bản giấy và phát hànhvăn bản
+ Trường hợp cần phát hành văn bản điện tử từ văn bản giấy: Văn thư cơ quanthực hiện theo quy định
Mẫu sổ gửi văn bản đi Bưu điện của Trường đúng theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020
1 Bìa và trang đầu
SỞ GD&ĐT THANH HÓATRƯỜNG THPT HOẰNG HÓA 3
SỔ GỬI VĂN BẢN ĐI BƯU ĐIỆN
Trang 13Nơi nhận vănbản
Số lượng bì
Ký nhậnvàdấu bưuđiện
Ghi chú
e Lưu văn bản đi của Trường
* Lưu văn bản giấy
- Bản gốc văn bản được lưu tại Văn thư nhà trường và phải được đóng dấu ngaysau khi phát hành, sắp xếp theo thứ tự đăng ký
- Bản chính văn bản lưu tại hồ sơ công việc
* Lưu văn bản điện tử
Bản gốc văn bản điện tử phải được lưu trên Hệ thống của trường, tổ chứcban hành văn bản
Các văn bản được lưu tại trường sau khi đã được xử lý, sắp xếp theo thứ
tự, ngay ngắn trong từng hộp hồ sơ Sau đó được xếp vào thùng theo thứ tự năm,kèm theo đó là sổ lưu văn bản đi của trường
Hiệu trưởng là người chịu trách nhiệm chính trong việc ban hành và giảiquyết công văn đi của cơ quan
Một vấn đề hết sức quan trọng trong việc ban hành văn bản gửi là việcđánh máy và in công văn Tôi phải kiểm tra kỹ, đảm bảo chính xác, trình bày rõđẹp, đúng thể thức quy định đối với từng loại văn bản
Khi đóng dấu tôi đảm bảo theo quy định: chỉ đóng văn bản khi đã có chữ
ký của thủ trưởng
Các công văn của cơ quan gửi đi hoặc để lưu hành nội bộ đều phải qua bộphận văn thư để đăng ký vào sổ công văn đi và xếp vào hồ sơ lưu công văn đi
Trang 14Công văn được chuyển đi bằng nhiều cách nhưng luôn luôn lúc nào vănthư cũng phải vào sổ chuyển công văn, người nhận công văn mang đi phải kýnhận vào sổ.
Ngoài ra, trong cơ quan còn một số giấy tờ khác như: Giấy đi đường, giấygiới thiệu, giấy xác nhận… đều phải được quản lý chặt chẽ, đồng thời phải vào
sổ để tiện cho việc theo dõi
Mẫu sổ sử dụng bản lưu
1 Bìa và trang đầu
SỞ GD&ĐT THANH HÓATRƯỜNG THPT HOẰNG HÓA 3
Tênloạitríchyếunộidungvănbản
SốvàkýhiệuHS
Kýnhận
Ngàytrả
Ngườ
i chophép
sử dụng
Ghichú
2.3.3 Cách quản lý công văn đến
Công văn đến là nguồn thông tin rất quan trọng giúp cho lãnh đạo nhàtrường thực hiện kịp thời, có hiệu quả công tác quản lý nhà trường và phối hợpthực hiện có hiệu quả các nội dung công việc có quan hệ với bên ngoài Do vậy,việc quản lý công văn đến cũng phải kịp thời và chính xác