Nghiên cứu một số giải pháp hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán trong trường đại học công nghiệp quảng ninh

4 CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN CƠ SỞ LÝ THUYẾT VÀ THỰC TIỄN VỀ TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TRONG CÁC ðƠN VỊ SỰ NGHIỆP 1.1 ðặc ñiểm hoạt ñộng của ñơn vị sự nghiệp, nhiệm vụ và nội dung của kế toán t

BỘ GIÁO DỤC VÀ ðÀO TẠO TRƯỜNG ðẠI HỌC MỎ - ðỊA CHẤT

LÊ THỊ THUÝ HỢI

NGHIÊN CỨU MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN

TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TRONG TRƯỜNG

ðẠI HỌC CÔNG NGHIỆP QUẢNG NINH

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ

Chuyên ngành: Kinh tế công nghiệp

LỜI CAM ðOAN

Tôi xin cam ñoan nội dung luận văn: “Nghiên cứu một số giải pháp hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán trong Trường ðại học Công nghiệp Quảng Ninh” là công trình nghiên cứu của riêng cá nhân tôi, các số liệu, kết quả trong luận văn là trung thực và bản luận văn này chưa ñược ai công bố trong bất kỳ chương trình ñào tạo cấp bằng nào khác

Hà Nội, ngày 20 tháng 8 năm 2011

Tác giả

Lê Thị Thúy Hợi

MỤC LỤC

Trang phụ bìa

Lời cam ñoan

Mục lục

Danh mục các chữ viết tắt

Danh mục các bảng

Danh mục các sơ ñồ

Mở ñầu 1

Chương 1 Tổng quan cơ sở lý thuyết và thực tiễn về tổ chức hạch toán kế toán trong các ñơn vị sự nghiệp 4

1.1 ðặc ñiểm hoạt ñộng của ñơn vị sự nghiệp, nhiệm vụ và nội dung của kế toán trong ñơn vị sự nghiệp 4

1.1.1 ðặc ñiểm hoạt ñộng của ñơn vị sự nghiệp 4

1.1.2 Nhiệm vụ của kế toán ñơn vị sự nghiệp 5

1.1.3 Nội dung của kế toán trong ñơn vị sự nghiệp 6

1.2 Các quy ñịnh về chứng từ, tài khoản kế toán trong ñơn vị sự nghiệp 6

1.2.1 Hệ thống chứng từ kế toán 6

1.2.2 Hệ thống tài khoản kế toán 11

1.3 Hình thức kế toán và các quy ñịnh sử dụng sổ kế toán trong các ñơn vị sự nghiệp 12

1.3.1 Hình thức kế toán 12

1.3.2 Các quy ñịnh về mở, ghi sổ, khoá sổ kế toán 22

Chương 2 Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại Trường ðại học Công nghiệp Quảng Ninh 26

2.1 Giới thiệu chung về trường ðại học Công nghiệp Quảng Ninh 26

2.2 Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại Trường ðại học Công nghiệp Quảng Ninh 32

2.2.1 Tổ chức hệ thống chứng từ và ghi chép ban ñầu 32

2.2.2 Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán và phương pháp ghi chép kế toán 35

2.2.3 Tổ chức hệ thống sổ sách kế toán 35

2.2.4 Tổ chức hệ thống báo cáo, phân tắch và công khai báo cáo tài chắnh 38

2.2.5 Tổ chức bộ máy kế toán 40

2.2.6 Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán các phần hành 41

2.3 đánh giá thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại Trường đại học Công nghiệp Quảng Ninh 48

Chương 3 đề xuất một giải pháp hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán tại Trường đại học Công nghiệp Quảng Ninh 53

3.1 Sự cần thiết và phương hướng hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán tại Trường đại học Công nghiệp Quảng Ninh 53

3.1.1 Sự cần thiết hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán tại Trường đH Công nghiệp QN 53

3.1.2 Phương hướng hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán tại Trường đH Công nghiệp QN 54

3.2 Những giải pháp hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán tại trường đại học Công nghiệp Quảng Ninh 56

3.2.1 Hoàn thiện tổ chức hệ thống chứng từ và ghi chép ban ựầu 56

3.2.2 Hoàn thiện tổ chức hệ thống tài khoản kế toán và phương pháp ghi chép kế toán 58

3.2.3 Hoàn thiện tổ chức hệ thống sổ sách kế toán 61

3.2.4 Hoàn thiện tổ chức báo cáo, phân tắch và công khai báo cáo tài chắnh 65

3.2.5 Hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán các phần hành 69

Kết luận và kiến nghị 75 Tài liệu tham khảo

Phụ lục

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

DANH MỤC CÁC BẢNG

Bảng 1.1 Danh mục chứng từ kế toán ban hành theo Qð số 19/2006/Qð-BTC ngày

20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính 8

Bảng 1.2 Danh mục sổ kế toán áp dụng trong các ñơn vị sự nghiệp theo từng hình thức kế toán 21

Bảng 2.1 Danh mục chứng từ kế toán sử dụng tại Trường ðH Công nghiệp Quảng Ninh 33

Bảng 2.2 Danh mục sổ kế toán sử dụng tại Trường ðH Công nghiệp Quảng Ninh 37 Bảng 2.3 Danh mục BCTC sử dụng tại Trường ðH Công nghiệp QN 38

Bảng 3.1 Mẫu Sổ Cái sử dụng tại Trường ðH Công nghiệp QN 63

Bảng 3.2 Mẫu Sổ Cái trong ñiều kiện sử dụng máy Vi tính 64

Bảng 3.3 Bảng phân tích thu từ hoạt ñộng sự nghiệp 67

Bảng 3.4 Bảng phân tích kết qủa tài chính hoạt ñộng sự nghiệp 68

DANH MỤC CÁC SƠ ðỒ

Sơ ñồ 1.1 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung 14

Sơ ñồ 1.2 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký - Sổ cái 16

Sơ ñồ 1.3 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ 18

Sơ ñồ 1.4 Quy trình ghi sổ kế toán trên máy vi tính 20

Sơ ñồ 2.1 Trình tự luân chuyển chứng từ tại Trường ðH Công nghiệp Quảng Ninh.32 Sơ ñồ 2.2 Trình tự mua vật liệu, dụng cụ tại Trường ðH CN Quảng Ninh 42

Sơ ñồ 2.3 Trình tự hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Trường ðH Công nghiệp Quảng Ninh 45

Sơ ñồ 3.1 Trình tự mua vật liệu, dụng cụ 71

Sơ ñồ 3.2 Trình tự hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương 73

1

MỞ ðẦU

1 Tính cấp thiết của ñề tài

Chuyển sang cơ chế mới, thực hiện xã hội hoá trong giáo dục ñào tạo, Nhà nước giữ vai trò là người tổ chức quản lý, tạo lập môi trường pháp lý thuận lợi ñể cho ngành giáo dục ñào tạo phát triển Ngày 25 tháng 4 năm 2006 Thủ tướng Chính phủ ñã ban hành Nghị ñịnh Số 43/2006/Nð-CP qui ñịnh quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ tổ chức bộ máy, biên chế, tài chính ñối với các ñơn vị

sự nghiệp công lập Như vậy các ñơn vị hành chính, sự nghiệp cần phải kiểm soát chặt chẽ về chi phí, phải tự hạch toán, ñảm bảo sử dụng nguồn thu, chi ñạt hiệu quả, tiết kiệm chi phí, tạo sự chủ ñộng về cả hoạt ñộng và tài chính của ñơn vị Ngày 30 tháng 03 năm 2006 Bộ Tài chính ñã ban hành Quyết ñịnh 19/2006/Qð-BTC về việc ban hành Chế ñộ Kế toán hành chính, sự nghiệp, thay cho Quyết ñịnh 999-TC/Qð/CðKT ngày 2/11/1996 Hệ thống Kế toán này áp dụng chung cho các ñơn

vị hành chính, sự nghiệp có sử dụng Ngân sách nhà nước và nguồn kinh phí khác Trường ðại học Công nghiệp Quảng Ninh là một trường ñào tạo nguồn lực lao ñộng tại chỗ chủ yếu cho Quảng Ninh và các tỉnh khác Xuất phát ñiểm là Trường Trung cấp Kỹ thuật Mỏ, ñược nâng cấp thành trường Cao ñẳng kỹ thuật Mỏ và mới ñược nâng cấp lên bậc ñại học với qui mô lớn hơn, mở rộng thêm nhiều ngành nghề ñào tạo Thực hiện chủ trương ñổi mới và nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt ñộng, Nhà trường ñã chủ ñộng cơ cấu lại bộ máy tổ chức, tăng cường công tác quản

lý, trong ñó chú trọng ñến việc hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán Tuy nhiên, công tác hạch toán kế toán của Trường vẫn còn nhiều bất cập, chưa ñáp ứng ñược yêu cầu của công tác quản lý theo hướng tự chủ tài chính Vì vậy, cần phải nghiên cứu hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán tại Trường ðại học Công nghiệp Quảng Ninh, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý tài chính nhằm phục vụ nâng cao chất lượng giáo dục ñào tạo

Với lý do nêu trên tôi ñã lựa chọn ñề tài: “ Nghiên cứu một số giải pháp hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán trong Trường ðại học Công nghiệp Quảng Ninh” cho Luận văn thạc sĩ của mình

2

2 ðối tượng và phạm vi nghiên cứu của luận văn

ðối tượng nghiên cứu: Công tác tổ chức hạch toán kế toán trong các ñơn vị

sự nghiệp

Phạm vi nghiên cứu: Trường ðại học Công nghiệp Quảng Ninh

3 Mục tiêu, mục ñích nghiên cứu của ñề tài luận văn

Nghiên cứu ñề xuất ñược một số giải pháp hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán trong Trường ðại học Công nghiệp Quảng Ninh nhằm nâng cao hiệu quả quản

lý tài chính theo cơ chế tự chủ, góp phần cải thiện cơ sở vật chất, nâng cao trình ñộ ñội ngũ giảng viên, viên chức với mục ñích nâng cao chất lượng ñào tạo

4 Nội dung, nhiệm vụ nghiên cứu ñề tài

Cơ sở lý thuyết và thực tiễn về tổ chức hạch toán kế toán trong các ñơn vị sự nghiệp

Phân tích, ñánh giá thực trạng công tác hạch toán kế toán trong trường ðại học Công nghiệp Quảng Ninh

Nghiên cứu ñề xuất một số giải pháp hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán trong Trường ðại học Công nghiệp Quảng Ninh

5 Phương pháp nghiên cứu

Trên cơ sở phương pháp luận duy vật biện chứng của Chủ nghĩa Mác -Lênin

ñể giải quyết vấn ñề ñặt ra luận văn ñã nghiên cứu lý thuyết kết hợp với khảo sát, phân tích kinh nghiệm thực tiễn một cách có logic

Kết hợp sử dụng các phương pháp chuyên môn như phương pháp tiếp cận hệ thống, phương pháp phân tích, tổng hợp, phương pháp thống kê, so sánh ñể nghiên cứu và phân tích các vấn ñề thực tiễn, rút ra những bất cập, tồn tại, trên cơ sở ñó ñưa ra phương hướng và các giải pháp phù hợp ñể giải quyết vấn ñề

6 Ý nghĩa khoa học và ý nghĩa thực tiễn của ñề tài

Ý nghĩa khoa học: Cung cấp những luận cứ khoa học cho việc bổ sung, hoàn

thiện chế ñộ kế toán nói chung và công tác hạch toán kế toán nói riêng trong các ñơn vị sự nghiệp hoạt ñộng có thu hoạt ñộng theo cơ chế tự chủ tài chính

3

Ý nghĩa thực tiễn: Kết quả nghiên cứu ñề tài luận văn có giá trị tham khảo cho

Trường ðại học Công nghiệp Quảng Ninh trong việc hoàn thiện công tác hạch toán

kế toán nhằm nâng cao hiệu quả quản lý tài chính theo cơ chế tự chủ

7 Kết cấu của luận văn :

Ngoài phần mở ñầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, luận văn ñược trình bày trong 76 trang, 9 bảng biểu, 9 sơ ñồ và 3 chương:

Chương 1 Tổng quan cơ sở lý thuyết và thực tiễn về tổ chức hạch toán kế

toán trong các ñơn vị sự nghiệp

Chương 2 Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại trường ðại học Công nghiệp Quảng Ninh

Chương 3 ðề xuất một số giải pháp hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán tại trường ðại học Công nghiệp Quảng Ninh

Luận văn ñược hoàn thành tại Khoa Kinh tế - Quản trị kinh doanh, Trường ðại học Mỏ - ðịa chất Tác giả xin chân thành cảm ơn PGS.TS Nguyễn Cảnh Nam

ñã tận tình hướng dẫn trong việc thực hiện luận văn thạc sỹ này Xin chân thành cảm ơn Phòng ñào tạo Sau ñại học, Khoa Kinh tế - Quản trị kinh doanh cùng các Thầy, các Cô giáo trong Khoa ñã giúp ñỡ, truyền ñạt kiến thức ñể học viên hoàn thành khoá học

Xin chân thành cảm ơn các bạn bè, ñồng nghiệp trong Trường ðại học Công nghiệp Quảng Ninh ñã tạo ñiều kiện, hỗ trợ cung cấp thông tin và các số liệu cần thiết ñể tôi hoàn thành luận văn thạc sỹ này

4

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN CƠ SỞ LÝ THUYẾT VÀ THỰC TIỄN VỀ TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TRONG CÁC ðƠN VỊ SỰ NGHIỆP

1.1 ðặc ñiểm hoạt ñộng của ñơn vị sự nghiệp, nhiệm vụ và nội dung của kế toán trong ñơn vị sự nghiệp

1.1.1 ðặc ñiểm hoạt ñộng của ñơn vị sự nghiệp

Các ñơn vị sự nghiệp do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cho phép thành lập

có tư cách pháp nhân, có tài khoản, có con dấu riêng, thực hiện chức năng quản lý nhà nước hoặc cung cấp sản phẩm, dịch vụ công trong các ngành, lĩnh vực theo quy ñịnh của pháp luật phục vụ cho sự nghiệp phát triển kinh tế, xã hội

Căn cứ quan hệ với chủ sở hữu người ta chia các ñơn vị sự nghiệp thành các ñơn vị sự nghiệp công lập và các ñơn vị sự nghiệp ngoài công lập Các ñơn vị sự nghiệp công lập là những ñơn vị thuộc sở hữu nhà nước, ñược nhà nước cấp kinh phí khi mới thành lập, các viên chức lãnh ñạo của các ñơn vị này do cơ quan nhà nước bổ nhiệm hoặc bãi miễn Các ñơn vị sự nghiệp ngoài công lập là những ñơn vị

do các tổ chức hoặc cá nhân góp vốn thành lập như các trường dân lập, tư thục… Căn cứ khả năng tự trang trải chi phí hoạt ñộng, người ta phân ra ñơn vị sự nghiệp có thu và các ñơn vị sự nghiệp không có thu Theo phân cấp quản lý ngân sách người ta chia ra các ñơn vị sự nghiệp thành:

Các ñơn vị dự toán cấp I là các ñơn vị trực tiếp nhận và quyết toán kinh phí với cơ quan quản lý ngân sách trung ương như các Bộ, UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương,…Các ñơn vị dự toán cấp I ñược giao nhiệm vụ trực tiếp quản lý và cấp phát ngân sách cho các ñơn vị dự toán cấp II

Các ñơn vị dự toán cấp II là các ñơn vị nhận và quyết toán kinh phí ñược ngân sách cấp với các ñơn vị dự toán cấp I và trực tiếp quản lý ngân sách của các ñơn vị dự toán cấp III

5

ðơn vị dự toán cấp III là ñơn vị trực tiếp chi tiêu kinh phí cho hoạt ñộng của ñơn

vị và chịu trách nhiệm quyết toán kinh phí với ñơn vị dự toán cấp trên theo quy ñịnh Các ñơn vị sự nghiệp ñều có ñặc ñiểm chung là hoạt ñộng bằng kinh phí do ngân sách nhà nước cấp hoặc tự trang trải bằng nguồn thu sự nghiệp ðặc ñiểm này có ảnh hưởng lớn ñến công tác kế toán của các ñơn vị sự nghiệp thể hiện trên các mặt:

Trước hết, ñể phục vụ cho kiểm soát và thanh quyết toán với ngân sách, kế toán các ñơn vị sự nghiệp phải tuân thủ chế ñộ kế toán do cơ quan có thẩm quyền quy ñịnh Thứ hai, phục vụ cho tổng hợp số liệu về các khoản chi ngân sách, các khoản chi trong các ñơn vị sự nghiệp phải ñược hạch toán chi tiết theo từng chương, mục phù hợp với mục lục ngân sách

1.1.2 Nhiệm vụ của kế toán ñơn vị sự nghiệp

Kế toán là hệ thống thu thập, xử lý và cung cấp thông tin về các hoạt ñộng kinh tế tài chính của một tổ chức phục vụ cho việc ra quyết ñịnh quản lý Kế toán trong ñơn vị sự nghịêp có nhiệm vụ thu thập, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ cho quản lý và sử dụng nuồn kinh phí và các khoản thu trong các ñơn vị sự nghiệp Theo quy ñịnh của luật kế toán, ñể phục vụ cho kiểm tra , kiểm soát tình hình sử dụng và thanh quyết toán các khoản kinh phí ñược ngân sách cấp phát cũng như các nguồn thu của các ñơn vị sự nghiệp, kế toán trong các ñơn vị sự nghiệp phải thực hiện các nhiệm vụ sau:

Phản ánh ñầy ñủ, trung thực, kịp thời các hoạt ñộng kinh tế tài chính phát sinh liên quan ñế các hoạt ñộng thu và sử dụng nguồn kinh phí ngân sách cấp, các khoản thu sự nghiệp của ñơn vị

Cung cấp thông tin phục vụ cho kiểm tra, kiểm soát , quản lý, sử dụng các khoản kinh phí, khoản thu sự nghiệp theo ñúng chế ñộ hiện hành và theo dự toán ñã ñược cấp có thẩm quyền phê duyệt

Góp phần kiểm tra, giám sát tình hình sử dụng vật tư, tài sản, nguồn kinh phí của ñơn vị theo ñúng chế ñộ và pháp luật hiện hành

6

1.1.3 Nội dung của kế toán trong ñơn vị sự nghiệp

Phục vụ cho kiểm tra, kiểm soát tình hình thu và sử dụng các nguồn kinh phí trong ñơn vị sự nghiệp, góp phần kiểm tra, giám sát tình hình sử dụng vật tư, tài sản theo ñúng chế ñộ quy ñịnh Kế toán trong ñơn vị sự nghiệp phải phản ánh tất cả các họt ñộng kinh tế tài chính liên quan ñến tài sản và nguồn kinh phí của ñơn vị Các ñối tượng kế toán trong từng ñơn vị sự nghiệp cụ thể phụ thuộc vào ñặc ñiểm hoạt ñộng và nguồn kinh phí hoạt ñộng của mỗi ñơn vị Các nội dung cụ thể của kế toán trong các ñơn vị sự nghiệp gồm:

Kế toán tiền và các khoản tương ñưong tiền phản ánh tính trạng và sự biến ñộng của các khoản tiền và tương ñương tiền trong ñơn vị sự nghiệp như: tiền VIệt Nam, ngoại tệ, các loại chứng khoán ñược mua về ñể bán trong thời gian không quá

3 tháng…

Kế toán vật tư và tài sản phản ánh tình trạng và sự biến ñộng của các loại vật

tư, tài sản trng quá trình hoạt ñộng của ñơnh vị sự nghiệp

Kế toán nguồn kinh phí, quỹ phản ánh tình trạng và sự biến ñộng của các nguồn kinh phí, các khoản quỹ, vốn của ñơn vị sự nghiệp

Kế toán các khoản thanh toán phản ánh tình trạng và sự biến ñộng của các khoản thanh toán phát sinh trong quá trình hoạt ñộng của dơn vị sự nghiệp

Kế toán khác bao gồm kế toán các khoản4 thu, chi và xử lý chênh lệch thu, chi liên quan ñến hoạt ñộng của ñơn vị sự nghiệp, lập báo cáo tài chính…

1.2 Các quy ñịnh về chứng từ, tài khoản kế toán trong ñơn vị sự nghiệp

1.2.1 Hệ thống chứng từ kế toán

Tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong ñơn vị sự nghiệp phải ñược lập chứng từ theo ñúng mẫu và nội dung quy ñịnh trong danh mục chứng từ kế toán do Bộ Tài chính ban hành Các ñơn vị có các hoạt ñộng kinh tế, tài chính ñặc thù chưa có mẫu chứng từ quy ñịnh có thể áp dụng mẫu chứng từ riêng nhưng phải ñược sự chấp thuận bằng văn bản của Bộ Tài chính

Hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán áp dụng cho các ñơn vị sự nghiệp bao gồm:

số Các chứng từ sau khi lập xong phải ñược người có trách nhiệm kiểm tra và ký duyệt theo quy ñịnh Chữ ký trên chứng từ phải bằng bút bi hoặc bút mực, không ñược ký bằng mực ñỏ, bằng bút chì, hoặc dấu khắc sẵn chữ ký ðối với chứng từ chi tiền , những người có liên quan phải ký tực tiếp vào từng liên, phải thống nhất và phải giống với chữ ký ñã ñăng ký ( nếu có) hoặc giống với chữ ký ñã ký trước ñó

Kế toán trưởmg, thủ trưởng ñơn vị hoặc người ñược uỷ quyền không ñược ký chứng từ kế toán khi chưa ghi hoặc chưa ghi ñủ nội dung chứng từ

Các ñơn vị sự nghiệp nếu có ñủ các ñiều kiện về thiết bị, công nghệ và nhân lực ñảm bảo sử dụng an toàn, bảo mật ñược dữ liệu có thể sử dụng chứng từ ñiện tử trong giao dịch, thanh toán Chứng từ ñiện tử dáp ứng ñược các yêu cầu về nôi dung

và ñộ an toàn dữ liệu có giá trị như chứng từ bằng giấy Chữ ký trên chứng từ ñiện

tử ñược xác lập riêng cho từng cá nhân và phải ñược mã hoá bằng khoá mật mã ñể xác ñịnh quyền và trachgs nhiệm của người lập và những người liên quan chịu trách nhiệm về tính an toàn và chính xác của chứng từ ñiện tử

Danh mục các chứng từ kế toán sử dung trong ñơn vị sự nghiệp do Bộ Tài chính quy ñịnh như sau:

8

Bảng 1.1 Danh mục chứng từ kế toán ban hành theo Qð số 19/2006/Qð-BTC

ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính

16 Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH

17 Danh sách người nghỉ hưởng trợ cấp ốm

II Chứng từ vật tư

4 Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ,sản phẩm, hành C23-HD x

8 Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ 03PXK-3LL x

III Chứng từ tiền tệ, nguồn kinh phí

5 Biên bản kiểm kê quỹ(Dùng cho ñồng Việt Nam) C34-HD x

6 Biên bản kiểm kê quỹ(Dùng cho ngoại tệ, vàng

9 Bảng kê chi tiền cho người tham dự hội thảo, tập

10 Bảng kế chi tiền cho người tham dự hội thảo, tập

11 Giấy nộp trả kinh phí bằng tiền mặt

12 Giấy nộp trả kinh phí bằng chuyển khoản

13 Bảng kê nộp séc

14 Uỷ nhiệm thu

15 Uỷ nhiệm chi

16 Giấy rút vốn ñầu tư kiêm lĩnh tiền mặt

17 Giấy rút vốn ñầu tư kiêm chuyển khoản, chuyển

tiền thư - ñiện cấp sec bảo chi

18 Giấy ñề nghị thanh toán tạm ứng vốn ñầu tư

19 Giấy nộp trả vốn ñầu tư bằng tiền mặt

20 Giấy nộp trả vốn ñầu tư bằng chuyển khoản

21 Giấy ghi thu-ghi chi vốn dầu tư

1 Giấy xác nhận hàng viện trợ không hoàn lại

2 Giấy xác nhận tiền viện trợ không hoàn lại

3 Bảng kê chứng từ gốc gửi nhà tài trợ

4 ðề nghị ghi thu chi ngân sách tiền, hàng viện trợ

………

Ghi chú:

- BB: Mẫu bắt buộc

- HD: Mẫu hướng dẫn

11

1.2.2 Hệ thống tài khoản kế toán

Hệ thống tài khoản kế toán dùng ựể phân loại, hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế, tài chắnh phát sinh theo nội dung kinh tế và theo từng ựối tượng kế toán ựây là phương tiện ựể phản ánh, kiểm soát thường xuyên, liên tục có hệ thống tình hình tài sản, tiếp nhận, sử dụng kinh phắ, các khoản thu, chi hoạt ựộng, kết quả hoạt ựộng, các khoản thanh toán,Ầ ở các ựơn vị sự nghiệp Trong các ựơn vị sự nghiệp , tài khoản kế toán ựược mở cho từng ựối tượng kế toán có nội dung kinh tế riêng biệt Bộ Tài chắnh quy ựịnh thống nhất hệ thống TK kế toán áp dụng cho tất cả các ựơn vị sự nghiệp trong cả nước, bao gồm:t hống nhất về loại TK, số lượng TK, ký hiệu, tên gọi và nội dung ghi chép của từng TK

Các ựơn vị sự nghiệp phải căn cứ vào hệ thống TK kế toán do Bộ Tài chắnh ban hành ựể xây dựng hệ thống TK kế toán áp dụng cho ựơn vị Khi xây dựng hệ thống TK kế toán, các ựơn vị chỉ ựược bổ sung thêm các TK cấp 2, cấp 3, cấp 4( trừ các TK kế toán mà Bộ Tài chắnh ựã quy ựịnh trong hệ thống TK kế toán) ựể phục vụ yêu cầu quản lý của ựơn vị Nếu muốn mở thêm TK cấp 1 ngoài các TK ựã có hoặc cần sửa ựổi, bổ sung TK cấp 2 hoặc cấp 3 trong hệ thống TK kế toán do Bộ Tài chắnh quy ựịnh thì phải ựược Bộ Tài chắnh chấp thuận bằng văn bản trước khi thực hiện Hệ thống TK kế toán sử dụng cho mỗi ựơn vị sự nghiệp phải ựáp ứng ựược các yêu cầu sau:

đáp ứng ựầy ựủ các yêu cầu quản lý và kiểm soát chi quỹ ngân sách nhà nước, vốn, quỹ công, ựồng thời thoả mãn yêu cầu quản lý và sử dụng kinh phắ của từng lĩnh vực, từng ựơn vị sự nghiệp;

Phản ánh ựầy ựủ các hoạt ựộng kiinh tế, tài chắnh phát sinh của các ựơn vị sự nghiệp thuộc mọi loại hình, mọi lĩnh vực, phù hợp với mô hình tổ chức và tắnh chất hoạt ựộng;

đáp ứng yêu cấu xử lý thông tin bằng các phương tiện tắnh toán thủ công (hoặc bằng máy vi tắnhẦ) và thoả mãn ựầy ựủ nhu cầu của ựơn vị và của cơ quan quản lý nhà nước

12

Hệ thống TK kế toán áp dụng cho các ñơn vị sự nghiệp do Bộ Tài chính quy ñịnh gồm 7 loại , trong ñó:

Loại 1: Phản ánh các loại tiền và vật tư trong ñơn vị;

Loại 2: Phản ánh TSCð và các chỉ tiêu liên quan ñến TSCð trong ñơn vị sự nghiệp;

Loại 3: Phản ánh các khoản phải thu, phải trả của ñơn vị sự nghiệp bao gồm

cả các khoản tạm ứng;

Loại 4: Phản ánh nguồn kinh phí của ñơn vị sự nghiệp;

Loại 5: Phản ánh toàn bộ các khoản phải thu phát sinh trong ñơn vị sự nghiệp;

Loại 6: Phản ánh các khoản chi phát sinh trong quá trình hoạt ñộng của ñơn

vị sự nghiệp;

Loại 0 : Gồm các TK ngoài bảng phản ánh các TK không thuộc quyền sở hữu của ñơn vị hoặc các chỉ tiêu chi tiết liên quan ñến các tài sản ñược phản ánh trên các TK thuộc 6 loại kể trên ( xem phụ lục 01)

1.3 Hình thức kế toán và các quy ñịnh sử dụng sổ kế toán trong các ñơn vị sự nghiệp

1.3.1 Hình thức kế toán

Các ñơn vị sự nghiệp có thể áp dụng hình thức kế toán thủ công hoặc các chương trình kế toán trên máy vi tính Nếu áp dụng hình thức kế toán thủ công cácñơn vị sự nghiệp có thể sử dụng một trong các hình thức kế toán nhật ký chung, Nhật ký - Sổ cái và Chứng từ ghi sổ Dù áp dụng hình thức kế toán nào , các ñơn vị

sự nghiệp cũng phải tuân thủ quy ñịnh của hình thức kế tián ñã lựa chọn về: loại sổ,

số lượng, kết cấu các loại sổ, mối quan hệ giữa các loai sổ, trình tự và kỹ thuật ghi chép các loại sổ kế toán

1.3.1.1 Hình thức kế toán Nhật ký chung

Trong hình thức kế toán Nhật ký chung, tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ñều ñược ghi vào sổ Nhật ký chung theo trỉnh tự thời gian phát sinh

- Các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết

Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán Nhật ký chung ñược thực hiện như sau:

Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ kế toán ñã ñược kiểm tra kế toán ghi vào sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian Căn cứ vào số liệu ñã ñược ghi trên nhật ký chung ñối chiếu với chứng từ liên quan kế toán ghi vào sổ cái theo các TK kế toán phù hợp ðối với các nghiệp vụ có liên quan ñến các ñối tượng cần hạch toán chi tiết, kế toán phải ghi ñồng thời số liệu trên chứng từ vào các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết có liên quan

Cuối tháng( cuối quý, cuối năm) kế toán khoá sổ cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết Từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết lập “ Bảng tổng hợp chi tiết” cho từng TK Số liệu trên bảng tổng hợp chi tiết ñược ñối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có

và số dư cuối tháng của từng TK trên sổ cái Sau khi kiểm tr ñối chiếu nếu ñảm bảo khớp ñúng thì số liệu khoá sổ trên sổ cái ñược sử dụng ñể lập “Bảng cân ñối số phát sinh” và báo cáo tài chính Bảng cân ñối số phát sinh khi lập xong phải ñạt ñược cân bằng “ Tổng số phát sinh Nợ” với “ Tổng số phát sinh Có” và phải bằng “ Tổng số phát sinh Nợ” và “ Tổng số phát sinh Có” trên sổ nhật ký chung cùng kỳ

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung ñược thực hiện theo sơ ñồ 1.1:

14

Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng

ðối chiếu

Sơ ñồ 1.1 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung

1.3.1.2 Hình thức kế toán Nhật ký- Sổ cái

ðặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký- Sổ cái là các nghiệp vụ kinh

tế, tài chính phát sinh ñược ghi chép kết hợp theo trình tự thời gian với phân loại, hệ thống hoá theo từng ñối tượng kế toán trên cùng một quyển sỏ kế toán tổng hợp là

sổ Nhật ký- Sổ cái trong cùng một quá trình ghi chép

Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái gồm có các loại sổ kế toán chủ yếu sau:

Sổ, thẻ kế toán chi tiết

chi tiết

Bảng cân ñối số phát sinh

BÁO CÁO TÀI CHÍNH

15

- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký- Sổ cái:

Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán ( hoặc Bảng tổng hợp chứng

từ kế toán cùng loại) ñã ñược kiểm tra, ñịnh khoản, kế toán ghi vào sổ Nhật ký- Sổ cái Số liệu của mỗi chứng từ kê stoán ( hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại) ñược ghi trên một dòng ở cả 2 phần nhật ký và phần sổ cái ðối với các nghiệp

vụ phát sinh nhiều lần trong ngày, ñể giảm bớt số lần ghi trực tiếp từ chứng từ gốc vào sổ cái, kế toán lập bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại và dùng số liệu tổng cộng trên bảng này ñã ghi vào sổ cái

Các chứng từ kế toán có liên quan ñến các ñối tượng cần hạch toán chi tiết ñược sử dụng ñể ñồng thời ghi vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết có liên quan

Cuối tháng, sau khi ñã phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh trong tháng vào sổ Nhật ký- Sổ cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng

số liệu của cột số phát sinh ở phần nhật ký và các cột Nợ, cột Có của từng TK ở phần sổ cái ñể ghi vào dòng cộng phát sinh trong tháng Căn cứ vào số dư ñầu tháng

và số phát sinh trong tháng kế toán tính ra sô sdư cuối tháng của từng TK trên sổ Nhật ký- Sổ cái Số phát sinh luỹ kế từ ñầu quý( hoặc ñầu năm) ñược căn cứ vào số phát sinh luỹ kế tháng trước cộng với tổng số phát sinh tương ứng của tháng này

Sau khi tính tổng phát sinh của các TK trong tháng, kế toán phải kiểm tra việc ghi chép bằng việc ñối chiếu sôốliệu ñã ghỉtên sổ kế toán với số liệu trên chứng

từ Số liệu tổng cộng cuối tháng phải ñath ñược cân bằng:

Tổng số tiền Tổng số tiền Tổng số tiền

của cột “Số tiền = phát sinh Nợ của = phát sinh Có của

16

cứ vào số liệu khoá sổ của các ñối tượng chi tiết lập “ Bảng tổng hợp chi tiết” cho từng TK Số liệu trên “ Bảng tổng hợp chi tiết” ñược ñối chiếu với số phát sinh Nợ,

số phát sinh Có và số dư cuối tháng của tứng TK trên sổ Nhật ký-Sổ cái

Số liệu trên sổ Nhật ký- Sổ cái, trên sổ, thẻ kế toán chi tiết và “ Bảng tổng hợp chi tiết” sau khi khoá sổ ñược kiểm tra, ñối chiếu nếu khớp, ñúng sẽ ñược sử dụng ñể lập Bảng cân ñối TK và các báo cáo tài chính khác

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký- Sổ cái ñược thực hiện theo

sơ ñồ 1.2:

Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng

ðối chiếu số liệu cuối tháng

Sơ ñồ 1.2 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký - Sổ cái

hợp chi tiết

BÁO CÁO TÀI CHÍNH

17

Trong hình thức kế toán này, việc ghi sổ kế toán ñược căn cứ vào chứng từ ghi sổ

và ñược tách biệt thành hai quá trình riêng biệt:

- Ghi theo trình tự thời gian nghiệp vu kinh tế, tài chính phát sinh trên sổ ñăng ký chứng từ ghi sổ

- Ghi theo từng ñối tượng kế toán trên sổ cái

Hình thức kế toán này sử dụng các loại sổ kế toán sau:

- Chứng từ ghi sổ;

- Sổ ñăng ký chứng từ ghi sổ;

- Sổ cái;

- các sổ, thẻ kế toán chi tiết

Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ:

Hàng ngày hoặc ñịnh kỳ, căn cứ vào chứng từ kế toán ñã ñược kiểm tra ñể lập chứng từ ghi sổ ðối với nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh thường xuyên, có nội dung kinh tế giống nhau ñược sử dụng ñể lập “ Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại” Từ số liệu cộng trên “ Bảng tổng hợp chứng từ kế toan cùng loại” ñể lập chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ sua khi lập xong chuyển ñến kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán hoặc người ñược kế toán trưởng uỷ quyền ký duyệt sau ñó chuyển cho bộ phận kế toán tổng hợp vào sổ ñăng ký chứng từ ghi sổ và ghi vào sổ cái

Cuối tháng sau khi ñã ghi hết chứng từ ghi sổ lập trong tháng vào sổ ñăng ký chứng từ ghi sổ à sổ cái, kế toán tiến hành khoá sổ cái ñể tính ra số phát snh Nợ, só phá sinh Có và số cuối tháng của từng TK Trên sổ cái, tính tổng số tiền các nghiệp

vụ kinh tế phát sinh trong tháng Căn cứ vào sổ ñăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái, sau khi kiểm tra , ñối chiếu khớp, ñúng số liệu thì sử dụng ñể lập “ Bnảg cân ñối số phát sinh” và báo cáo tài chính

Các sổ, thẻ kê stoán chi tiết: Căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc các chứng từ kế toán kèm theo “Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại” ñược sử dụng ñể ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiêt theo yêu cầu của từng TK Cuối tháng kháo các sổ, thẻ kế toán chi tiết, lấy số liệu sau khi khoá sổ ñể lập “ Bảng tổng hợp

18

chi tiết” theo từng TK Số liệu trên “ Bảng tổng hợp chi tiết” ñược ñối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối tháng của từng TK trên sổ cái Sau khi kiểm tra, ñối chiếu khớp, ñúng các số liệu trên “ Bảng tổng hợp chi tiết” của các TK ñược sử dụng ñể lập báo cáo tài chính

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kê toán chứng từ ghi sổ ñược thực hiện theo sơ ñồ 1.3

Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

ðối chiếu số liệu cuối tháng

Sơ ñồ 1.3 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ

Chứng từ kế toán

Sổ

quỹ

Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại

Sổ,thẻ

kế toán chi tiết

BÁO CÁO TÀI CHÍNH

19

1.3.1.4 Kế toán trên máy vi tính

Nếu thực hiện kế toán trên máy vi tính, ñơn vị có thể sử dụng các phần mềm

kế toán khác nhau phù hợp với ñiều kiện và ñặc ñiểm hoạt ñộng của ñơn vị Phần mềm kế toán ñược lựa chọn phải ñáp ứng ñượccác yêu cầu sau:

Phải ñảm bảo in ñược ñầy ñủ sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết và các báo cáo tài chính theo quy ñịnh

Thực hiện ñúng các quy ñịnh về mở sổ, ghi sổ, khoá sổ và sửa chữa sổ kế toán theo quy ñịnh của Luật kế toán, các văn bản hướng dẫn thi hành Luật kế toán

và Chế ñộ kế toán áp dụng cho ñơn vị sự nghiệp

ðơn vị phải căn cứ vào các tiêu chuẩn, ñiều kiện của phần mềm kế toán do

Bộ tài chính quy ñịnh tại Thông tư số 103/2005/TT-BTC ngày 24/11/2005 ñể lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp với yêu cầu quản lý và ñiều kiện của ñơn vị

Trình tự kế toán trên máy vị tính ñược thực hiện như sau:

Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng

từ kế toán cùng loại ñã ñược kiểm tra, xác ñịnh TK ghi Nợ, TK ghi Có ñể nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu ñược thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán

Theo quy trình của phần mềm kê stoán, các thông tin ñược nhập vào máy theo từng chứng từ và tự ñộng nhập vào sổ kế toán tổng hợp và các sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan

Cuối tháng( hoặc vào bất kỳ thời ñiểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ và lập báo cáo tài chính Việc ñối chiếu giữa số liệu tổng hợp với

số liệu chi tiết ñược thực hiện tự ñộng và luôn ñảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin ñã ñược nhập trong kỳ Người làm kế toán có thể kiểm tra, ñốichiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi ñã in ra giấy

Cuối kỳ kế toán sổ kế toán ñược in ra giấy, ñóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy ñịnh về sổ kế toán ghi bằng tay

Quy trình kế toán trên máy vi tính ñược thực hiện theo sơ ñồ 1.4

20

Nhập số liệu hàng ngày

In sổ, báo cáo cuối tháng

ðối chiếu, kiểm tra

Sơ ñồ 1.4 Quy trình ghi sổ kế toán trên máy vi tính

MÁY VI TÍNH BẢNG TỔNG HỢP

CHỨNG TỪ KẾ

TOÁN CÙNG LOẠI

CHỨNG TỪ

KẾ TOÁN

8 Sổ quỹ tiền mặt(sổ chi tiết tiền mặt) S11-H

9 Sổ tiền gửi ngân hàng, kho bạc S12-H

10 Sổ theo dõi tiền mặt, tiền gửi bằng ngoại tệ S13-H ðơn vị có ngoại tệ

11 Sổ kho(hoặc thẻ kho) S21-H ðơn vị có kho vật liệu, dụng

15 Sổ theo dõi TSCð và CCDC tại nơi sử dụng S32-H

17 Sổ theo dõi cho vay(dùng cho dự án tín dụng) S34-H

18 Sổ theo dõi dự toán ngân sách S41-H

21 Sổ chi tiết ñầu tư chứng khoán S45-H ðơn vị có ñầu tư chứng khoán

25 Sổ chi tiết thuế GTGT ñược miễn hoàn lại S54-H

26 Sổ chi tiết thuế GTGT ñược miễn giảm S55-H

29 Sổ chi phí sản xuất, kinh doanh(hoặc ñầu tư

XDCB)

S63-H ðơn vị có SXKD hoặc

ðTXDCB

30 Sổ theo dõi chi phí trả trước S71-H

31 Sổ theo dõi tạm ứng kinh phí của kho bạc S72-H

32 Sổ tổng hợp quyết toán ngân sách và nguồn

khác của ñơn vị

Mẫu số S04/CT-H

ðơn vị dự toán cấp I,II

22

1.3.2 Các quy ñịnh về mở, ghi sổ, khoá sổ kế toán

Sổ kế toán là phương tiện vật chất ñể thu thập, xử lý và lưu giữ thông tin về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong ñơn vị Tuỳ theo quy mô và ñặc ñiểm hoạt ñộng mà ñơn vị sự nghiệp có thể lựa chọn hình thức kế toán khác nhau do ñó số lượng, nội dung và kết cấu các mẫu sổ cũng khác nhau Tuy nhiên, khi mở và sử dụng sổ kế toán các ñơn vị sự nghiệp phải tuân thủ theo các quy ñịnh về mở, ghi sổ

và sửa chữa sổ kế toán

1.3.2.1 Mở sổ kế toán

Mỗi ñơn vị sự nghiệp chỉ ñược mở một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kê stoán năm Các sổ kế toán phải ñược in theo ñứng mẫu quy ñịnh Trên sổ phải phản ánh các chỉ tiêu : ngày, tháng ghi sổ; số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ; tóm tắt nội dung chủ yếu của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; số tiền phát sinh theo từng tà khoản

Sổ kế toán phải ñược quản lý chặt chẽ, phân công rõ ràng trách nhiệm cá nhân giữ và ghi sổ Người giữ sổ phải chịu trách nhiệm bảo quản và nội dung ghi

sổ, ñảm bảo phản ánh trung thực và khách quan các thông tin nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên chứng từ vào sổ kế toán Sổ kế toán phải ghi kịp thời, rõ ràng, ñầy ñủ theo các nội dung quy ñịnh của từng mẫu sổ Việc ghi sổ kế toán phải theo trình tự thời gian phát sinh của nghiệp vụ kinh tế, tài chính và ñược ghi liên tục từ khi mở sổ ñến kkhi khoá sổ Các số liệu trên sổ kế toán của năm sau phải kế tiếp với số liệu ghi trên sổ kế toán của năm trước liền kề Khi thay ñổi nhân viên ghi sổ, kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán phải tổ chức bàn giao trách nhiệm quản lý và ghi sổ kế toán giữa nhân viên kế toán cũ với nhân viên kế toán mới

Sổ kế toán ñược coi là hợp pháp khi ñược ghi ñầy ñủ các nội dung và thực hiện các thủ tục pháp lý sau:

ðối với sổ kế toán ñóng thành quyển: Phải ghi tên ñơn vị kế toán ở bìa ngoài(góc trên bên trái), giữa bìa ghi tên sổ, ngày , tháng, năm lập sổ, ngày tháng, năm khoá sổ, họ, tên, chữ ký của người lập sổ, kế toán trưởng hoặc người phụ trách

kế toán và thủ trưởng ñơn vị, ngày, tháng, năm kết thúc ghi sổ hoặc ngày chuyển

Các ñơn vị phải mở sổ kế toán ngay ñầu kỳ kế toán năm hoặc ngay sau khi

có quyết ñịnh thnàh lập và bắt ñầu hoạt ñộng của ñơn vị kế toán Khi mở sổ kế toán phải chuyển số dư từ năm cũ chuyển sang

Khi ghi sổ kế toán phải căn cứ vào chứng từ kế toán hợp pháp.Số liệu trên sổ

kế toán phải ñược ghi bằng bút bi hoặc bút mực màu xanh, ñen Kế toán viên không ñược ghi sổ bằng mực ñỏ hoặc bút chì trừ các bút toán ghi sai ñược dùng mực ñỏ ñể ghi số âm theo quy ñịnh Chữ và số viết trên sổ phải rõ ràng, liên tục có hệ thống Không ñược viết tắt, ghi xen kẽ, chồng ñè, bỏ cách dòng Cuối trang sổ kế toán phải cộng số liệu tính số tổng cộng và chuyển sang ñầu trang kế tiếp Phần số không ghi hết cuối trng sổ phải ñược gạch chéo phần không ghi Trong quá trình ghi sổ nếu phát hiện có sai sót kế toán viên không ñược tẩy xoá hoặc dùng chất hoá học ñể sửa chữa mà phải sử dụng các kỹ thuật sữa chữa theo quy ñịnh của kế toán

Nếu sử dụng phần mềm kế toán trên máy vi tính kế toán phải sao lưu dữ liệu thường xuyên và bảo quản an toàn tránh hư hỏng Cuối kỳ kế toán, sau khi ñã hoàn tất việc khoá sổ theo quy ñịnh cho từng loại sổ, phải tiến hành in ra giấy toàn bộ sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết và phải ñống thành từng quyển Sau ñó mới làm thủ tục pháp lý như sổ ghi bằng tay ñể sử dụng và lưu trữ

1.3.2.2 Khoá sổ kế toán

Khoá sổ kế toán là việc cộng sổ ñể tính ra tổng số phát sinh bên Nợ, bên Có và

số dư cuối kỳ của từng tài khoản hoặc tổng số thu, chi, tồn quỹ, nhập, xuất, tồn kho

Sổ kế toán ñược khoá sổ vào cuối mỗi kỳ kế toán (cuối quý và cuối năm) trước khi lập báo cáo tài chính hoặc khi cần kiểm tra, sáp nhập, chia tách, …Riêng

24

sổ quỹ phải ñược khoá sổ và tính số tiền tồn quỹ hàng ngày Trình tự khoá sổ kế toán ñược thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Kiểm tra, ñối chiếu trước khi khoá sổ kế toán

Cuối kỳ kế toán, sau khi ñã phản ánh hết các chứng từ kế toán phát sinh trong kỳ vào sổ kế toán, tiến hành ñối chiếu giữa số liệu trên chứng từ kế toán với

số liệu ñã ghi sổ(nếu cần thiết), giữa số liệu của các sổ kế toán có liên quan với nhau ñể ñảm bảo sự khớp ñúng giữa số liệu trên chứng từ kế toán với số liệu ñã ghi

sổ và giữa các sổ kế toán với nhau Tiến hành cộng số phát sinh trên sổ cái và các

sổ kế toán chi tiết

Từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết lập bảng tổng hợp chi tiết cho những TK phải ghi trên nhiều sổ hoặc nhiều trang sổ

Tiến hành cộng số phát sinh Nợ, sô sphát sinh Có của tất cả các tài khoản trên sổ cái hoặc Nhật ký- Sổ cái ñảm bảo số liệu khớp ñúng và bằng tổng số phát sinh ở sổ ñăng ký chứng từ ghi sổ(ñối với ñơn vị áp dụng hình thức kế toán chứng

từ ghi sổ) hoặc số tổng cộng ở cột số phát sinh trên Nhật ký-Sổ cái( ñối với ñơn vị

áp dụng hình thức kế toán Nhật ký-Sổ cái) Tiến hnàh ñối chiếu giữa số liệu trên sổ cáci với số liệu trên sổ kế toán chi tiết hoặc bảng tổng hợp chi tiết, giữa số liệu của

kế toán với số liệu của thủ quỹ, thủ kho Sau khi ñảm bảo sự khớp ñúng sẽ tiến hành khoá sổ kế toán Trường hợp có chênh lệch phải xác ñịnh nguyên nhân và xử lý số chênh lệch cho ñến khi khớp ñúng

Bước 2: Khoá sổ

Khi khoá sổ phải kẻ một ñường ngang dưới dòng ghi nghiệp vụ cuối cùng của

kỳ kế toán Sau ñó ghi “ Cộng số phát sinh trong tháng” phía dưới dồng ñã kẻ; Ghi tiếp dòng “ Số dư cuối kỳ” (tháng, quý, năm);

Ghi tiếp dòng “Cộng số phát sinh luỹ kế các tháng trước” từ ñầu quý ;

Sau ñó ghi tiếp dòng “ Tổng cộng số phát sinh luỹ kế từ ñầu năm”;

Số liệu ở dòng “ Số dư cuối kỳ” tính như sau:

Số dư Nợ = Số dư Nợ + Số phát sinh - Số phát sinh

cuối kỳ ñầu kỳ Nợ trong kỳ Có trong kỳ

25

Số dư Có = Số dư Có + Số phát sinh - Số phát sinh

cuối kỳ ñầu kỳ Có trong kỳ Nợ trong kỳ

Kế toán phải tính ra số dư cho từng tài khoản Số dư tính ñược của tài khoản nào thì ghi cho tài khoản ñó

Cuối cùng kẻ 2 ñường kẻ liền nhau kết thúc việc khoá sổ

Riêng một số sổ chi tiết có các cột phát sinh Nợ, phat sinh Có và cột “ Số dư” (hoặc nhập, xuất, “còn lại” hay thu, chi, “tồn quỹ”…) thì số liệu cột số dư (còn lại hay tồn) ghi vào dòng “ Số dư cuối kỳ” của cột “ Số dư” hoặc cột “ Tồn quỹ”, hay cột “ Còn lại”

Sau khi khoá sổ kế toán, người ghi sổ phải ký dưới 2 ñường kẻ, kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán phải kiểm tra và ký xác nhận khi thấy việc ghi

sổ ñảm bảo sự chính xác Sau khi kế toán trưởng ký xác nhận xong, thủ trưởng ñơn

vị phải kiểm tra và ký duyệt ñể xác nhận tính pháp lý của số liệu khoá sổ kế toán

26

Chương 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN

TẠI TRƯỜNG đẠI HỌC CÔNG NGHIỆP QUẢNG NINH

2.1 Giới thiệu chung về trường đại học Công nghiệp Quảng Ninh

a Lịch sử về trường đại học Công nghiệp Quảng Ninh

Trường đại học Công nghiệp Quảng Ninh ựã trải qua hơn 50 năm xây dựng và trưởng thành (25/11/1958 Ờ 6/2008) nhà trường ựã trải qua 3 giai ựoạn:

Giai ựoạn (25/11/1958 - 24/7/1996) là trường Trung cấp kỹ thuật Mỏ ựược thành lập theo quyết ựịnh số 1630/BCN ngày 25/11/1958 của Bộ Công Nghiệp trên

cơ sở tách từ trường Trung cấp Hóa chất

Giai ựoạn (24/7/1996 - 24/12/2007): Tại quyết ựịnh số 497/TTg ngày 24/7/1996, Thủ tướng Chắnh phủ ựã quyết ựịnh nâng cấp trường thành trường Cao ựẳng kỹ thuật Mỏ

Giai ựoạn từ 25/12/2007 ựến nay: Theo ựề nghị của Bộ Công nghiệp, Bộ Giáo dục & đào tạo, UBND tỉnh Quảng Ninh, ngày 25/12/2007 Thủ tướng Chắnh phủ ựã ký quyết ựịnh số 1730 /Qđ-TTg về việc thành lập trường đại học Công nghiệp Quảng Ninh trên cơ sở phát triển trường Cao ựẳng kỹ thuật Mỏ

b Chức năng nhiệm vụ của nhà trường

Căn cứ vào ựiều lệ trường đại học ban hành kèm theo quyết ựịnh số TTg ngày 30/07/2003 của Thủ tướng Chắnh phủ thì nhiệm vụ chắnh của nhà trường là:

Tổ chức quá trình GD&đT theo mục tiêu, chương trình ựào tạo các ngành, nghề ựược cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền cho phép

Xây dựng chương trình giáo dục, nội dung và kế hoạch ựào tạo trên cơ sở chương trình khung do bộ GD&đT ban hành Tổ chức biên soạn và thẩm ựịnh các giáo trình, chuyên ngành ựào tạo của trường

Thực hiện các quy ựịnh về tuyển sinh, tổ chức ựào tạo, thi, kiểm tra, công nhận tốt nghiệp, cấp văn bằng theo quy chế của bộ GD&đT và chịu sự kiểm ựịnh chất lượng của nhà nước

Quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị, tài chính của nhà trường theo quy định của pháp luật

Liên kết với một số trường đại học cĩ uy tín trên địa bàn hoặc vùng lãnh thổ

để cĩ sự hỗ trợ về đội ngũ giảng viên thỉnh giảng, nâng cao năng lực và kinh nghiệm cho đội ngũ giảng viên và cán bộ quản lý của trường trong việc thực hiện nhiệm vụ đào tạo và nghiên cứu khoa học

Phối hợp với gia đình học sinh, sinh viên với chính quyền và đồn thể địa phương, với các cơ sở nghiên cứu khoa học, sản xuất kinh doanh và dịch vụ xây dựng mơi trường giáo dục lành mạnh, gắn đào tạo với sản xuất và đời sống xã hội ở địa phương

Hợp tác quốc tế trong hoạt động đào tạo và nghiên cứu khoa học theo quy định của Chính phủ ðược cử cán bộ giảng viên học sinh, sinh viên tham gia học tập ở nước ngồi, được mời các giáo sư, các nhà khoa học, chuyên gia là người Việt Nam định cư ở nước ngồi đến giảng dạy và trao đổi khoa học theo quy định của pháp luật

Thực hiện các nhiệm vụ và quyền hạn khác theo quy định của pháp luật

Giữ gìn và phát triển những di sản và bản sắc văn hố dân tộc

Phát hiện và bồi dưỡng nhân tài trong đội ngũ cán bộ giảng viên của trường

và người học

c Cơ cấu tổ chức quản lý của Trường

Cơ quan chủ quản: Bộ Cơng Thương

28

Bộ máy quản lý:

Căn cứ Nghị ñịnh số 43/2006/nñ - cp ngày 25/4/2006 của Chính phủ về quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế

và tài chính ñối với ñơn vị hành chính sự nghiệp có thu;

Căn cứ Quyết ñịnh số153/2003/Qð -TTg ngày 30/7/2003 của Chính phủ

về việc ban hành “ðiều lệ trường ñại học”;

Căn cứ vào Quyết ñịnh số 837/Qð- BCT ngày 01/02/2008 của Bộ Công Thương về việc quy ñịnh chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của trường ðại học Công nghiệp Quảng Ninh

Bộ máy của trường ðại học Công nghiệp Quảng Ninh tiếp tục phát triển, hoàn thiện trên cơ sở bộ máy của Trường Cao ñẳng kỹ thuật Mỏ nhằm ñảm bảo yêu cầu quản lý và hoạt ñộng của trường ñại học

- Ban giám hiệu

Hiệu trưởng là người chịu trách nhiệm quản lý và ñiều hành các hoạt ñộng của nhà trường, thực hiện các chức năng và nhiệm vụ theo ðiều lệ của trường ñại học

Giúp việc cho hiệu trưởng có hai phó hiệu trưởng:

Phó hiệu trưởng phụ trách công tác ñào tạo, nghiên cứu khoa học và hợp tác Quốc tế

Phó hiệu trưởng phụ trách công tác quản lý HSSV, công tác thi ñua tuyên truyền, công tác hành chính và quản trị

+ Các ñơn vị quản lý hành chính và tham mưu, phục vụ :

Phòng ñào tạo có chức năng tham mưu, giúp Hiệu trưởng tổ chức, quản lý

và thực hiện công tác ñào tạo hệ chính quy trong trường ñảm bảo ñúng theo các chủ trương, chính sách của ðảng và pháp luật của Nhà nước

Phòng Tổ chức cán bộ có chức năng tham mưu, giúp Hiệu trưởng quản lý công tác tổ chức cán bộ, lao ñộng tiền lương, chế ñộ chính sách, thi ñua khen thưởng, thanh tra pháp chế, bảo vệ chính trị nội bộ phù hợp với chủ trương ñường lối của ðảng, pháp luật của Nhà nước và nhiệm vụ chính trị của Nhà trường

29

Phòng Hành chính - Tổng hợp có chức năng tham mưu, giúp Hiệu trưởng ñiều hành công tác kế hoạch tổng hợp, công tác văn phòng, công tác thi ñua tuyên truyền văn hoá, công tác vận tải tổ chức cung ứng vật tư và thiết bị phục vụ cho tất

cả các nhu cầu hoạt ñộng trong toàn trường

Phòng Khoa học Công nghệ & Quan hệ quốc tế có chức năng tham mưu, giúp Hiệu trưởng theo dõi, chỉ ñạo, quản lý và tổ chức thực hiện toàn bộ quá trình hoạt ñộng quản lý khoa học, chuyển giao công nghệ và quan hệ quốc tế nhằm phục

vụ cho công tác ñào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình ñộ về mọi mặt, nhằm thúc ñẩy Nhà trường phát triển ñảm bảo chủ trương chính sách của ðảng và pháp luật của Nhà nước

Phòng Tài chính – Kế toán có chức năng tham mưu, giúp Hiệu trưởng tổ chức công tác kế toán; tham mưu ñề xuất các giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị và quyết ñịnh kinh tế tài chính của trường; kiểm tra giám sát các khoản thu chi tài chính, việc sử dụng tài sản, nguồn vốn, tình hình thực hiện nghĩa vụ ngân sách Nhà nước; cung cấp thông tin, số liệu kế toán theo pháp luật

Phòng Công tác Học sinh – Sinh viên có chức năng tham mưu, giúp Hiệu trưởng về công tác quản lý giáo dục HSSV, bảo vệ an ninh, trật tự, an toàn xã hội và công tác quân sự ñịa phương ñảm bảo các chủ trương chính sách của ðảng và pháp luật của Nhà nước

Phòng Quản trị & Dịch vụ công có chức năng tham mưu, giúp Hiệu trưởng

về công tác quản lý sử dụng ñất ñai, nhà ở, lớp học, nơi làm việc, trang thiết bị trong khu giảng ñường, khu ký túc xá; tổ chức quản lý ñiện, nước phục vụ các hoạt ñộng của nhà trường; chăm sóc sức khoẻ, bảo hiểm y tế cho cán bộ công chức, viên chức và học sinh, sinh viên; tổ chức thực hiện việc sửa chữa thường xuyên trang thiết bị và công trình do ñơn vị quản lý ; tổ chức công tác vệ sinh môi trường; tổ chức thực hiện các dịch vụ công

Phòng Khảo thí có chức năng có chức năng tham mưu, giúp Hiệu trưởng về công tác kiểm ñịnh các ñiều kiện ñảm bảo chất lượng giáo dục, kiểm ñịnh chương

Trung tâm Thông tin Ờ Thư viện có chức năng phục vụ các hoạt ựộng giảng dạy, học tập, ựào tạo, nghiên cứu hoa học, triển khai tiến bộ khoa học công nghệ và quản lý của Nhà trường thông qua việc sử dụng, khai thác các loại tài liệu có trong thư viện, góp phần nâng cao dân trắ, ựào tạo nhân lực, bồi dưỡng nhân tài, phát triển khoa học, công nghệ, kinh tế, văn hoá

Trung tâm Thực nghiệm sản xuất có chức năng giúp Hiệu trưởng về công tác sản xuất, thực nghiệm khoa học và công nghệ, hoạt ựộng dịch vụ về tư vấn nghề nghiệp, thực hành thực tập ựảm bảo an toàn, hiệu quả theo mô hình ỘLao ựộng sản xuất Ờ Nghiên cứu khoa học - đào tạoỢ

+ Các ựơn vị quản lý ựào tạo và chuyên môn :

- Khoa Khoa học cơ bản

Trung tâm ựào tạo nghề

- Bộ môn Lý luận chắnh trị ( trực thuộc giám hiệu)

31

Chức năng của các khoa ñào tạo là giúp Hiệu trưởng tổ chức theo dõi, chỉ ñạo, quản lý toàn bộ hoạt ñộng ñào tạo theo mục tiêu, chương trình, nội dung và phương pháp ñào tạo của từng ngành học, môn học ñược giao, tổ chức nghiên cứu thực nghiệm khoa học, lao ñộng sản xuất của ngành nghề ñược giao theo ñường lối chính sách của ðảng và pháp luật của Nhà nước

Trực thuộc các khoa là các bộ môn ñược tổ chức theo chuyên ngành sâu, trực tiếp thực hiện công tác ñào tạo, giảng dạy

d ðội ngũ giáo viên

Tổng số cán bộ công nhân viên chức ñang công tác chính thức tại trường (tính ñến thời ñiểm 5/2011) là 455 trong ñó số giảng viên cơ hữu là 259 người ngoài

ra nhà trường còn hợp ñồng theo thời vụ với gần 200 lao ñộng ñể phục vụ cho hoạt ñộng của Trung tâm Sản xuất thực nghiệm và các hoạt ñộng sản xuất kinh doanh khác Số liệu phân tích trình ñộ của giảng viên nhà trường như sau:

- Sau ñại học: 134 người( gồm GS,PGS,TS,TSKH,NCS, Thạc sĩ, Cao học) chiếm tỷ lệ 51,3% trên tổng số giảng viên, trong ñó tiến sĩ 16 người

- Kỹ sư, cử nhân : 125 người chiếm 48,7%

e Cơ sở vật chất và kết cấu hạ tầng phục vụ cho ñào tạo

Cơ sở 1: Diện tích ñất sử dụng 10,27 ha, khu vực giảng ñường có 80 phòng học lý thuyết ñảm bảo tiêu huẩn, 21 phòng chuyên dùng, 03 phòng thực hành tin học với trên 400 máy tính hoạt ñộng Khu xưởng Cơ khí- Cơ ñiện có ñầy ñủ thiết bị dụng cụ ñể thực hành rèn nghề, Khu giáo dục thể chất gồm 02 sân bóng ñá ñảm bảo quy chuẩn, Nhà rèn luyện thể chất có 01 sân bóng chuyền, 04 bàn bóng bàn và 04 sân cầu lông ñúng tiêu chuẩn quốc gia, Trung tâm Thông tin – Thư viện sử dụng thường xuyên trên 3500 ñầu sách với gần 40.000 bản sách với 20 phòng chuyên dùng với trang thiết bị tiên tiến hiện ñại, Hội trường lớn trên 300 ghế

Cơ Sở 2: Dự kiến là trụ sở chính của trường dùng ñể phục vụ công tác ñào tạo ðại học và Sau ðại học với diện tích ñất sử dụng là 50ha, gồm nhiều hạng mục và công trình với tổng ñầu tư từ năm 2007 ñến năm 2025 là 801 tỷ ñồng.

32

2.2 Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại Trường ðại học Công nghiệp Quảng Ninh

2.2.1 Tổ chức hệ thống chứng từ và ghi chép ban ñầu

Hệ thống chứng từ có vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin thường xuyên cho quản lý, ñồng thời hệ thống chứng từ kế toán còn giữ vai trò quan trọng : Giám sát, kiểm tra, ñôn ñốc các cá nhân, tập thể trong ñơn vị thực hiện các quyết ñịnh trong quản lý, thực hiện các chính sách, chế ñộ kinh tế tài chính của Nhà nước, tình hình chấp hành kỷ luật tài chính, tín dụng…

Trường vận dụng Hệ thống Kế toán HCSN ban hành theo Quyết ñịnh Số TC/Qð/CðKT ngày 20/3/2006 Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán ở Trường gồm những bước sau: Lập chứng từ kế toán và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh vào chứng từ; kiểm tra chứng từ kế toán; phân loại, sắp xếp chứng

19-từ và ghi sổ kế toán; lưu trữ và bảo quản chứng 19-từ (Xem Sơ ñồ 2.1)

Sơ ñồ 2.1 Trình tự luân chuyển chứng từ tại Trường ðH Công nghiệp

Nghiệp vụ kinh tế

phát sinh

Kiểm tra chứng từ (kiểm tra các yếu tố nội dung…)

Lưu trữ và bảo

quản chứng từ

Ghi sổ kế toán tổng hợp và chi tiết

Phân loại sắp xếp chứng từ

Lập chứng từ (ghi nghiệp vụ kinh tế vào chứng từ)

33

Bảng 2.1 Danh mục chứng từ kế toán sử dụng tại Trường ðH Công nghiệp

Quảng Ninh

A Chứng từ kế toán ban hành theo CðKT HCSN

I Chỉ tiêu lao ñộng tiền lương

II Chỉ tiêu vật tư

3 Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá C 23 – HD

4 Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá C 25 – HD

III Chỉ tiêu tiền tệ

IV Chỉ tiêu tài sản cố ñịnh