Nghiên cứu giải pháp tổ chức quản lý công tác bảo dưỡng tổng thể nhà máy lọc dầu dung quất

Công tác tổ chức quản lý được thực hiện thông qua một nhóm các con người trực tiếp hoặc gián tiếp, những con người này sẽ thực hiện tất cả các công việc liên quan nhằm phục vụ mục đích t

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC

TS Trần Thị Bích Ngọc

HÀ NỘI – 2013

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan rằng đây là công trình nghiên cứu khoa học độc lập của riêng tôi Các số liệu sử dụng phân tích trong luận văn có nguồn gốc rõ ràng Các kết quả nghiên cứu trong luận văn do tôi tự tìm hiểu, phân tích một cách trung thực, khách quan và phù hợp với thực tiễn tại Nhà máy lọc dầu Dung Quất Các kết quả này chưa từng được công bố hay sử dụng trong bất kỳ công trình nghiên cứu khoa học nào

Hà Nội, ngày tháng 10 năm 2013

Tác giả

Đỗ Đình Tuệ

MỤC LỤC

Lời cam đoan

Mục lục

Danh mục các chữ viết tắt

Danh mục các bảng biểu

Danh mục các hình vẽ

MỞ ĐẦU 1

Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ BẢO DƯỠNG TỔNG THỂ HÀ MÁY LỌC DẦU 5

1.1 Cơ sở lý luận về bảo dưỡng tổng thể Nhà máy lọc dầu 5

1.1.1 Khái niệm về bảo dưỡng tổng thể Nhà máy lọc dầu 5

1.1.2 Nội dung tổ chức quản lý công tác bảo dưỡng tổng thể 7

1.2 Thực tế về bảo dưỡng tổng thể nhà máy lọc dầu ở nước ngoài 17

1.2.1 Kinh nghiệm của một số Nhà máy lọc dầu trên thế giới trong công tác bảo dưỡng tổng thể 17

1.2.2 Bài học kinh nghiệm về công tác quản lý bảo dưỡng tổng thể Nhà máy lọc dầu đối với Việt Nam 19

Kết luận chương 1 20

Chương 2: THỰC TRẠNG VỀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÔNG TÁC BẢO DƯỠNG TỔNG THỂ NHÀ MÁY LỌC DẦU DUNG QUẤT 21

2.1 Giới thiệu về việc tổ chức quản lý công tác bảo dưỡng tổng thể lần thứ nhất (2011) tại Nhà máy lọc dầu Dung Quất 21

2.1.1.Giới thiệu chung về Nhà máy lọc dầu Dung Quất 21

2.1.2.Giới thiệu về tổ chức quản lý bảo dưỡng tổng thể 22

2.1.3.Giới thiệu về công tác quản lý tổng thể cho việc bảo dưỡng tổng thể 22 2.1.4.Giới thiệu về công tác quản lý nhà thầu 23

2.1.5.Giới thiệu về công tác quản lý tiến độ và chất lượng 23

2.1.6.Giới thiệu về công tác quản lý chi phí, vật tư, phụ tùng thay thế 24

2.1.7.Giới thiệu về công tác quản lý tài liệu, hồ sơ BDTT 25

2.2 Thực trạng về công tác BDTT lần thứ I ở Nhà máy lọc dầu Dung Quất 26

2.2.1 Thực trạng về công tác tổ chức, quản lý trong đợt bảo dưỡng tổng thể lần thứ nhất 26

2.2.2 Thực trạng công tác quản lý tổng thể cho việc BDTT lần thứ I 27

2.2.3 Thực trạng về công tác quản lý nhà thầu 34

2.2.4 Thực trạng công tác quản lý tiến độ và chất lượng 41

2.2.5 Thực trạng công tác quản lý chi phí, quản lý vật tư, phụ tùng thay thế.45 2.2.6 Thực trạng công tác quản lý tài liệu, hồ sơ bảo dưỡng tổng thể 53

Kết luận chương 2 56

Chương 3: CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÔNG TÁC BẢO DƯỠNG TỔNG THỂ NHÀ MÁY LỌC DẦU DUNG QUẤT 57

3.1 Định hướng chung 57

3.2 Các giải pháp hoàn thiện tổ chức quản lý công tác bảo dưỡng tổng thể Nhà máy lọc dầu Dung Quất 57

3.2.1.Giải pháp hoàn thiện cho công tác quản lý tổng thể 57

3.2.2.Giải pháp hoàn thiện cho công tác quản lý nhà thầu 66

3.2.3.Giải pháp hoàn thiện cho công tác quản lý tiến độ, chất lượng 70

3.2.4.Giải pháp hoàn thiện cho việc quản lý chi phí, quản lý vật tư, phụ tùng thay thế 72

3.2.5.Giải pháp hoàn thiện cho việc quản lý tài liệu, hồ sơ BDTT 74

Kết luận chương 3 75

KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 76 TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

CMMS : Computerized Maintenance Management System

Hệ thống quản lý công việc bảo dưỡng bằng máy tính EDMS : Electrical Document Management System

Hệ thống quản lý tài liệu điện tử

TA : Turnaround Maintenance – tạm dịch là Bảo dưỡng tổng thể

DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU, HÌNH VẼ

Bảng biểu

Bảng 2.1: Bảng báo cáo hàng ngày của nhà thầu về tiến độ và nguồn lực 39

Bảng 2.2: Bảng theo dõi, quản lý các đầu mục công việc chính (trích một phần của bảng theo dõi tổng thể) 42

Bảng 2.3: Bảng theo dõi vật tư, thiết bị 53

Hình vẽ Hình 1.1: Sơ đồ tổ chức thực hiện bảo dưỡng tổng thể (giai đoạn chuẩn bị) 8

Hình 1.2: Sơ đồ tổ chức thực hiện bảo dưỡng tổng thể (giai đoạn triển khai thực hiện bảo dưỡng tổng thể) 9

Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức thực hiện BDTT lần thứ nhất ở BSR 30

Hình 2.2: Tiến trình thực hiện công việc BDTT lần thứ nhất ở BSR 32

Hình 2.3: Sơ đồ lưu trữ các tài liệu, hồ sơ bảo dưỡng 55

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Bảo dưỡng tổng thể: là việc ngừng vận hành toàn bộ nhà máy để thực hiện công việc kiểm tra, xem xét và duy tu, sửa chữa (bảo dưỡng) cho tất cả các thiết bị, máy móc nhằm đưa chúng về tình trạng tốt nhất để sẵn sàng vận hành ổn định đến

kỳ bảo dưỡng tổng thể tiếp theo mà không xảy ra bất cứ sự cố hỏng hóc nào

Công tác bảo dưỡng tổng thể: là tập hợp tất cả các công việc của các quá trình từ khâu lập kế hoạch bảo dưỡng bảo dưỡng tổng thể; đến khâu mua sắm vật tư phụ tùng, thiết bị; khâu đánh giá và lựa chọn Nhà thầu thực hiện công việc bảo dưỡng tổng thể; khâu triển khai thực hiện công việc kiểm tra, xem xét, duy tu, sửa chữa (bảo dưỡng) cho tất cả các thiết bị trong toàn nhà máy khi nhà máy dừng hoạt động; và đến khâu kiểm tra xem xét cuối cùng để đưa máy móc, thiết bị trở lại trạng thái hoạt động

Theo thông lệ quốc tế cũng như theo thiết kế của nhà máy lọc dầu Dung Quất thì định kỳ ba đến bốn năm sẽ tiến hành dừng toàn bộ nhà máy để thực hiện bảo dưỡng tổng thể (trong tiếng Anh viết tắt là TA – Turnaround) một lần Việc dừng toàn bộ nhà máy để kiểm tra, bảo dưỡng và sửa chữa khắc phục những hỏng hóc hoặc những dự báo hỏng hóc là công việc hết sức quan trọng nhằm duy trì nhà máy vận hành luôn an toàn và ổn định, tránh việc dừng nhà máy bất thường do những hỏng hóc xảy ra hoặc xảy ra những tai nạn bất thường do thiết bị không được dừng

để kiểm tra, đánh giá và bảo dưỡng đúng hạn

Nhà máy lọc dầu Dung Quất có quy mô rất lớn, đang hoạt động rất hiệu quả, cung ứng sản phẩm gần 40% thị trường xăng dầu tại Việt Nam làm giảm gánh nặng trong việc nhập khẩu xăng dầu và góp phần bình ổn giá xăng dầu khi có sự biến động lớn trên thế giới Đặc biệt, đối với Việt Nam thì Nhà máy lọc dầu Dung Quất

là nhà máy lọc dầu đầu tiên, là nơi được gửi gắm nhiều niềm tin, niềm hy vọng của toàn bộ nhân dân, cũng như của các cấp lãnh đạo đảng, nhà nước của Việt Nam Do

đó việc dừng toàn bộ nhà máy một cách bất thường sẽ gây tổn thất chi phí rất cao, thiệt hại trong sản xuất rất lớn và mất niềm tin của dân cả nước cũng như của Đảng

và Nhà nước đối với tập thể CBCNV nhà máy lọc dầu Dung Quất

Công tác bảo dưỡng tổng thể là một trong những yêu cầu cần thiết để đảm bảo nhà máy vận hành an toàn, ổn định và đây cũng là công việc có quy mô rất lớn đối với CBCNV trong nhà máy nói chung và bộ phận Bảo dưỡng – vận hành nói riêng

Việc dừng toàn bộ nhà máy để bảo dưỡng tổng thể bắt buộc phải tính toán tối

ưu để số ngày dừng máy là ít nhất và kết quả đạt được sau đợt bảo dưỡng là cao nhất nhằm giảm thiểu tối đa thiệt hại cho nhà máy khi không vận hành và ổn định vận hành cho đến kỳ bảo dưỡng tổng thể tiếp theo

Năm 2011, Nhà máy lọc dầu Dung Quất vừa tổ chức thực hiện công tác bảo dưỡng tổng thể lần thứ nhất, công việc bảo dưỡng có quy mô rất lớn, hầu hết các công việc quan trọng đều do người nước ngoài quản lý, điều hành và trực tiếp thực hiện

Vấn đề cấp bách được đặt ra là cần nghiên cứu, xem xét và đánh giá tổng thể công việc bảo dưỡng tổng thể một cách chi tiết, sâu sát ở các phương diện và đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng tổ chức quản lý cũng như nâng cao chất lượng thực hiện công việc bảo dưỡng tổng thể, tiết giảm chi phí cho việc bảo dưỡng tổng thể đồng thời làm nâng cao hiệu quả của công việc bảo dưỡng tổng thể cho Nhà máy và là cơ sở tham khảo áp dụng cho những lần bảo dưỡng tổng thể tiếp theo

để đem lại hiệu quả kinh tế cao hơn cho Nhà máy (dự kiến năm 2014 hoặc 2015 sẽ tiến hành bảo dưỡng tổng thể nhà máy lần thứ II)

Hiện nay, vấn đề xây dựng các giải pháp cho việc tổ chức quản lý công tác bảo dưỡng tổng thể cho Nhà máy lọc dầu chưa được thực hiện, do đây còn là vấn đề rất mới mẻ đối với công ty cũng như đối với Việt Nam

2 Mục đích nghiên cứu

Quá trình nghiên cứu nhằm đưa ra một số giải pháp hoàn thiện về tổ chức quản lý công tác bảo dưỡng tổng thể Nhà máy lọc dầu Dung Quất

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: công tác bảo dưỡng tổng thể cho Nhà máy lọc dầu Dung Quất và các nhân tố ảnh hưởng đến việc tổ chức quản lý, thực hiện công tác

bảo dưỡng tổng thể cho Nhà máy lọc dầu, các giải pháp tăng cường cho công tác tổ chức quản lý và hiệu quả thực hiện công tác bảo dưỡng tổng thể

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

Thu thập, nghiên cứu các cơ sở lý luận và các hoạt động thực tiễn về công việc bảo dưỡng tổng thể;

Tìm hiểu, đánh giá thực trạng về công tác tổ chức quản lý bảo dưỡng tổng thể của Nhà máy lọc dầu Dung Quất lần thứ nhất (năm 2011)

Qua đó đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện hơn về công tác tổ chức quản

lý bảo dưỡng tổng thể cho Nhà máy lọc dầu

5 Phương pháp nghiên cứu

Phân tích hệ thống và phân tích thống kê công tác bảo dưỡng tổng thể tại Nhà máy lọc dầu Dung Quất

6 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của luận văn

Ý nghĩa khoa học

Hệ thống hóa, bổ sung lý luận khoa học về tổ chức quản lý công tác bảo dưỡng tổng thể máy móc, thiết bị trong các doanh nghiệp sản xuất chế biến có sử dụng các dây chuyền, hệ thống máy móc phức tạp nói chung và trong doanh nghiệp chế biến dầu khí nói riêng

Ý nghĩa thực tiễn

Kết quả của việc nghiên cứu đánh giá và đề xuất các giải pháp bổ sung nhằm hoàn thiện công tác tổ chức, quản lý cho công tác bảo dưỡng tổng thể sẽ là tài liệu

tham khảo để áp dụng cho những lần bảo dưỡng tổng thể tiếp theo của Nhà máy lọc dầu Dung Quất cũng như mở rộng áp dụng cho những nhà máy lọc dầu trong tương lai ở Việt Nam

7 Kết cấu của luận văn

Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo và 3 chương, luận văn được kết cấu trong 78 trang, 03 bảng biểu và 05 hình vẽ

Chương 1: Cơ sở lý luận và thực tiễn về bảo dưỡng tổng thể Nhà máy lọc dầu Chương 2: Thực trạng về tổ chức quản lý công tác Bảo dưỡng tổng thể tại Nhà máy lọc dầu Dung Quất

Chương 3: Các giải pháp hoàn thiện tổ chức quản lý công tác bảo dưỡng tổng thể Nhà máy lọc dầu Dung Quất

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ BẢO DƯỠNG TỔNG THỂ

NHÀ MÁY LỌC DẦU 1.1 Cơ sở lý luận về bảo dưỡng tổng thể Nhà máy lọc dầu

1.1.1 Khái niệm về bảo dưỡng tổng thể Nhà máy lọc dầu

Thuật ngữ tiếng Anh chỉ công việc bảo dưỡng tổng thể Nhà máy lọc dầu là:

“Turnaround Maintenance for Refinery”, được viết gọn là TA – Turnaround

Định nghĩa về bảo dưỡng tổng thể Nhà máy lọc dầu như sau:

Bảo dưỡng tổng thể Nhà máy lọc dầu là thuật ngữ để chỉ tất cả các hoạt động bảo trì, bảo dưỡng các phân xưởng công nghệ xử lý, chế biến dầu khí khi các phân xưởng này ngừng hoạt động nhằm cải thiện, khắc phục và làm mới các chi tiết có khả năng hỏng hóc hoặc sắp hỏng hóc, việc bảo dưỡng tổng thể này nhằm đảm bảo các phân xưởng công nghệ sẽ hoạt động ổn định, không hỏng hóc, không xảy ra dừng phân xưởng cho đến lần bảo dưỡng tổng thể tiếp theo Quá trình thực hiện bảo dưỡng tổng thể bao gồm rất nhiều giai đoạn và hạng mục công việc, bắt đầu từ khâu lập kế hoạch, chuẩn bị các nguồn lực (nhân sự, thiết bị, phụ tùng, tài chính,….), đến khâu ngừng toàn bộ các phân xưởng, triển khai thực hiện công việc kiểm tra, bảo dưỡng, bảo trì, sửa chữa các hỏng hóc và khởi động các phân xưởng công nghệ hoạt động trở lại

Theo thông lệ quốc tế cũng như theo các nguyên lý thiết kế cho các nhà máy, phân xưởng nói chung và cho Nhà máy lọc dầu hay các phân xưởng xử lý chế biến dầu nói riêng, cần phải định kỳ dừng để kiểm tra, bảo dưỡng, bảo trì, sửa chữa khắc phục những hỏng hóc nhằm mục đích duy trì phân xưởng, nhà máy hoạt động ổn định, không bị ngừng máy bất thường, gây ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh cũng như gây tổn thất rất lớn khi phải ngừng máy đột ngột ngoài kế hoạch [3,5]

Nhà máy lọc dầu có tổng vốn đầu tư rất lớn, chi phí vận hành cũng rất lớn, đồng thời lợi nhuận đem lại rất cao, do đó việc ngừng nhà máy bất thường sẽ gây thiệt hại kinh tế rất lớn, đồng thời các thiết bị quan trọng của nhà máy hoạt động liên tục trong thời gian dài nếu không được bảo dưỡng, bảo trì hợp lý, đúng hạn

định sẽ có lúc ngừng đột ngột, một thiết bị quan trọng khi ngừng đột ngột sẽ kéo theo dừng cả phân xưởng và đôi khi là phải dừng cả nhà máy Do đó, trong nguyên tắc thiết kế cần phải có những thời điểm nhất định để dừng toàn bộ nhà máy, phục

vụ cho công tác kiểm tra, bảo dưỡng, bảo trì và chăm sóc máy móc thiết bị

Việc tính toán lựa chọn quãng thời gian ngừng máy là một quá trình tính toán logic, có phương pháp luận cụ thể, dựa trên các nguyên lý như Bảo dưỡng phòng ngừa, Bảo dưỡng dựa trên việc tính toán độ tin cậy, Bảo dưỡng dựa theo giám sát liên tục,… kết hợp với các điều kiện về thị trường của nguồn cung nguyên vật liệu, thị trường tiêu thụ sản phẩm,…sao cho thời điểm dừng máy là hợp lý nhất để ảnh hưởng đến tổn thất kinh tế là ít nhất

Ở một số quốc gia có số lượng Nhà máy lọc dầu ít, chính phủ phải can thiệp vào thời điểm dừng để thực hiện bảo dưỡng tổng thể, nhằm cân đối nguồn cung sản phẩm ra thị trường, ổn định kinh tế, ổn định năng lượng cho quốc gia đó

Thông thường thì định kỳ ba đến năm năm sẽ dừng một lần tùy theo các điều kiện như đã kể ở trên, đối với các nước tiên tiến và các nhà máy hiện đại có áp dụng các phương pháp bảo dưỡng, bảo trì hiện đại thì quãng thời gian giữa hai lần dừng

để bảo dưỡng tổng thể là năm năm, còn đối với những nhà máy áp dụng các phương pháp bảo dưỡng hạn chế hơn thì thời gian dừng định kỳ là ba năm Việc quyết định chính thức quãng thời gian giữa hai lần dừng để bảo dưỡng tổng thể thông thường được quyết định bởi ban lãnh đạo của nhà máy đó

Bên cạnh quãng thời gian giữa hai lần dừng máy để thực hiện việc bảo dưỡng tổng thể thì khoảng thời gian dành cho việc thực hiện công tác bảo dưỡng tổng thể cũng rất quan trọng vì mỗi ngày ngừng vận hành nhà máy có thể mất chi phí cơ hội lên đến hàng triệu đô Do đó cần phải tính toán thời điểm dừng thích hợp nhất và thời gian dành cho việc thực hiện bảo dưỡng tổng thể là tối ưu nhất

Tùy theo các điều kiện liên quan mà thời gian có thể ngắn hoặc dài, phụ thuộc vào các yếu tố cơ bản sau:

- Quy mô phân xưởng, quy mô nhà máy? (Lớn hay nhỏ; phức tạp hay đơn giản,…)

- Thời tiết ở khu vực của nhà máy đang vận hành như thế nào? (trời nắng tốt hay mưa gió, bão, tuyết,…)

- Nguồn nhân lực, công nhân lành nghề có sẵn hay không?

- Nguồn vật tư, nguyên vật liệu có sẵn ở khu vực hay không?

- Nguồn phương tiện, dụng cụ, phụ tùng phục vụ công tác bảo dưỡng?

- Trình độ quản lý, điều phối công việc trong quá trình thực hiện công việc bảo dưỡng tổng thể

- Và các yếu tố liên quan khác

Như vậy bảo dưỡng tổng thể định kỳ cho Nhà máy lọc dầu là quan trọng và cần thiết nhằm duy trì sự ổn định trong quá trình vận hành, tránh xảy ra tình trạng dừng nhà máy đột ngột ngoài kế hoạch, qua đó đem lại lợi ích kinh tế và hiệu quả cao trong quá trình vận hành nhà máy lọc dầu

1.1.2 Nội dung tổ chức quản lý công tác bảo dưỡng tổng thể

Việc tổ chức quản lý công tác bảo dưỡng tổng thể rất đa dạng và khá phức tạp bởi vì công tác bảo dưỡng tổng thể là một chuỗi các quá trình công việc cần phải kiểm soát chặt chẽ, chính xác mới mong đạt được mục tiêu đề ra ban đầu và qua đó mới đem lại hiệu quả kinh tế trong việc thực hiện bảo dưỡng tổng thể Để thấy rõ hơn trong việc tổ chức quản lý bảo dưỡng tổng thể, chúng ta xem xét các nội dung cơ bản như sau:

1.1.2.1 Công tác tổ chức quản lý

Để thực hiện thành công công việc bảo dưỡng tổng thể một nhà máy lọc dầu, buộc phải có cách thức tổ chức quản lý công việc, con người một cách xuyên suốt, đảm bảo tính khoa học, có hệ thống nhằm đạt hiệu quả cao Công tác tổ chức quản

lý được thực hiện thông qua một nhóm các con người trực tiếp hoặc gián tiếp, những con người này sẽ thực hiện tất cả các công việc liên quan nhằm phục vụ mục đích thực hiện thành công công việc bảo dưỡng tổng thể nhà máy [6;96,97]

Sơ đồ tổ chức của nhà máy để quản lý và thực hiện công tác bảo dưỡng tổng thể có thể thay đổi cho phù hợp với điều kiện thực tế tùy theo thời điểm, tuy nhiên

về cơ bản sơ đồ tổ chức của nhà máy được chia làm hai giai đoạn cơ bản như sau:

* Giai đoạn chuẩn bị (chưa triển khai thực hiện tại công trường); Giai đoạn này chủ yếu được tổ chức thực hiện nội bộ trong nhà máy, chưa có sự xuất hiện của các nhà thầu thực hiện công việc nên một sơ đồ tổ chức điển hình có thể mô phỏng như hình 1.1 [9;120]:

Hình 1.1: Sơ đồ tổ chức thực hiện bảo dưỡng tổng thể (giai đoạn chuẩn bị)

Giám đốc dự án TA

Trưởng ban điều hành

Ban chỉ đạo (gồm ban giám đốc Nhà máy và các trưởng phòng)

Đội chuyên trách hoạch

Tiểu ban bảo dưỡng

* Giai đoạn thực hiện bảo dưỡng lớn tại công trường; Giai đoạn này có sự xuất hiện của nhà thầu thực hiện công việc bảo dưỡng lớn nên sơ đồ tổ chức cần điều chỉnh bổ sung thêm một bộ phận quản lý công việc của nhà thầu, một sơ đồ tổ chức điển hình cho giai đoạn này có thể mô phỏng như hình 1.2 sau [9;120]

Hình 1.2: Sơ đồ tổ chức thực hiện bảo dưỡng tổng thể (giai đoạn triển khai

thực hiện bảo dưỡng tổng thể)

Giám đốc dự án TA

Trưởng ban điều hành

Ban chỉ đạo (gồm ban giám đốc Nhà máy và các trưởng phòng)

Đội chuyên trách hoạch

Tiểu ban bảo dưỡng

1.1.2.2 Công tác quản lý tổng thể cho việc bảo dưỡng tổng thể

Công tác quản lý tổng thể cho công việc bảo dưỡng tổng thể là tổng hợp tất

cả các vấn đề quản lý có liên quan mà cần phải theo dõi, kiểm tra, kiểm soát và quản lý một cách chặt chẽ để chắc chắn rằng tất cả các công việc, các hạng mục được triển khai một cách đầy đủ, đúng quy trình, đúng trình tự cả về thời gian lẫn về khối lượng, chất lượng theo yêu cầu

Công tác quản lý tổng thể này được phụ trách bởi một nhóm chuyên trách được gọi là Nhóm hoạch định và kiểm soát công việc bảo dưỡng tổng thể (trong tiếng anh gọi là: Turnaround Planning & Controlling Team)

Công việc bảo dưỡng tổng thể Nhà máy lọc dầu giống như một dự án xây lắp nên nó cũng cần phải có các bước chuẩn bị chi tiết, chu đáo từ khi bắt đầu có dự định thực hiện công việc bảo dưỡng Để thuận tiện cho việc kiểm soát, theo dõi chúng ta cần thiết lập một kế hoạch cụ thể, chi tiết và trên cơ sở đó sẽ quản lý tốt nhằm tránh sai lệch so với kế hoạch đã định ban đầu

Công việc quản lý tổng thể được thể hiện ở hai mảng cơ bản là: nội dung quản lý và quá trình quản lý Chúng ta sẽ đi lần lượt từng hạng mục quản lý chính như quản lý Nhà thầu, quản lý tiến độ & chất lượng, quản lý vật tư,… sẽ tìm hiểu ở các hạng mục phía sau Quá trình quản lý chúng ta xem xét như sau:

Mở đầu là công tác lập kế hoạch cho công việc bảo dưỡng tổng thể được thực hiện từ những ngày đầu tiên khởi xướng công việc bảo dưỡng và sẽ duy trì cho đến khi hoàn tất công việc Trên cơ sở kế hoạch đã được lập chi tiết, Nhóm hoạch định và kiểm soát công việc TA sẽ theo dõi, đối chiếu giữa thực tế triển khai thực hiện với kế hoạch đã hoạch định ban đầu nếu có bất kỳ sai khác có khả năng trượt tiến độ hoặc thiếu sót các hạng mục công việc thì phải có tác động ngay tức thì nhằm khắc phục ngay những bất thường xảy ra

Toàn bộ quá trình quản lý tổng thể các công việc bảo dưỡng tổng thể có thể tóm lược ngắn gọn thông qua ba giai đoạn như sau:

* Giai đoạn đầu: hay còn gọi là giai đoạn chuẩn bị, bao gồm việc chuẩn bị tất cả các công việc liên quan nhằm sẵn sàng cho công việc bảo dưỡng tổng thể

Giai đoạn này bắt đầu từ 12 đến 18 tháng trước ngày bắt đầu thực hiện bảo dưỡng tổng thể Thời gian để thực hiện giai đoạn này khoảng 4 đến 8 tháng tùy điều kiện Trong giai đoạn này các công việc chính cần phải thực hiện là:

- Thành lập Ban chỉ đạo, các đội chuyên trách để thực hiện công việc chuẩn

bị (trong số các đội chuyên trách thì đội chuyên trách hoạch định và kiểm soát công việc bảo dưỡng tổng thể đóng vai trò then chốt, định hướng thực hiện cho tất cả các đội chuyên trách khác đồng thời kiểm soát, quản lý tất cả các hạng mục công việc cũng như tất cả các hoạt động trong công việc bảo dưỡng tổng thể)

- Thiết lập các chiến lược, chiến thuật và các phương án để tổ chức, quản lý

và thực hiện công việc bảo dưỡng tổng thể

- Thiết lập các mốc công việc và các mốc thời gian quan trọng (critical milestones schedule)

- Lập danh sách các hạng mục công việc (work list) cần thực hiện trong bảo dưỡng tổng thể

- Lập danh mục các thiết bị, dụng cụ, vật tư quan trọng có thời gian mua sắm lâu

- Kiểm tra, xem xét và chốt danh sách công việc cần thực hiện trong bảo dưỡng tổng thể

* Giai đoạn thứ hai: gọi là giai đoạn lập kế hoạch chi tiết, giai đoạn này là giai đoạn tiếp theo của giai đoạn đầu, thời gian để thực hiện giai đoạn này khoảng 6 đến 8 tháng tùy điều kiện, trong giai đoạn này đội chuyên trách hoạch định và kiểm soát công việc bảo dưỡng tổng thể sẽ lập chi tiết các mốc công việc và giám sát quá trình triển khai các đầu việc một cách chi tiết, cụ thể và phân công cho các đội chuyên trách khác để thực hiện theo nhiệm vụ chức năng của mình Các công việc chính trong giai đoạn này là:

- Phát triển lên bậc hai và ba cho các mốc công việc và các mốc thời gian đã thiết lập ở giai đoạn đầu (hay còn gọi là lập tiến độ bậc 2 / bậc 3 cho các đầu việc)

- Chuẩn bị chi tiết tất cả các gói công việc (work package), trong gói công việc thể hiện đầy đủ các yêu cầu cần thực hiện, phạm vi thực hiện cũng như khối lượng công việc cần thực hiện Kiểm soát chặt chẽ danh mục công việc cần thực

hiện trong bảo dưỡng tổng thể

- Chuẩn bị chi tiết các danh mục thiết bị, vật tư, phụ tùng cần sử dụng trong bảo dưỡng tổng thể để làm kế hoạch mua sắm

- Triển khai mua sắm các thiết bị, vật tư, phụ tùng đã lập và được duyệt

- Khảo sát lựa chọn các nhà thầu tiềm năng (có đủ tư cách, đủ năng lực và kinh nghiệm trong việc thực hiện công việc bảo dưỡng tổng thể cho nhà máy lọc dầu)

- Lựa chọn nhà thầu thực hiện thông qua năng lực và giá cả dựa trên phạm vi khối lượng công việc chi tiết đã được chuẩn bị

- Đào tạo, huấn luyện các đội ngũ nhân viên, nhân sự phù hợp cho các yêu cầu công việc của bảo dưỡng tổng thể

* Giai đoạn cuối: hay còn gọi là giai đoạn hoàn tất, giai đoạn này bắt đầu trước thời điểm dừng để bảo dưỡng tổng thể khoảng 1 tháng, tiếp tục trong suốt thời gian dừng bảo dưỡng, khởi động nhà máy trở lại và cả thời gian đánh giá tổng kết toàn bộ công việc bảo dưỡng tổng thể, thường thì khoảng thời gian cho giai đoạn này là bốn tháng (một tháng trước lúc ngừng máy hoàn toàn, hai tháng cho việc thực hiện trực tiếp công tác bảo dưỡng tổng thể và một tháng sau khi nhà máy đã khởi động), các hạng mục công việc chính trong giai đoạn này như sau:

- Thực hiện các công việc chuẩn bị trước lúc dừng máy (pre-work), bao gồm các hạng mục công việc cần phải thực hiện để chuẩn bị cho việc dừng toàn bộ nhà máy và sẵn sàng cho công tác bảo dưỡng tổng thể, các công việc cụ thể như chế tạo các hệ thống ống dẫn tạm thời, đánh dấu xác nhận và gán nhãn chi tiết công việc cần thực hiện cho các thiết bị, lắp các văn phòng / nhà điều hành tạm, các trạm dừng

đỗ xe tạm thời, lắp đặt các giàn giáo, tháo các lớp cách nhiệt,…

- Dừng các phân xưởng công nghệ (Shutdown), thực hiện tuần tự các bước

để ngừng các phân xưởng theo quy trình, tiến hành thổi hơi, loại khí độc, khí cháy

nổ ra khỏi toàn bộ các hệ thống, sẵn sàng bàn giao cho các đơn vị (nhà thầu) để thực hiện công việc bảo dưỡng tổng thể

- Thực hiện chi tiết các công việc bảo dưỡng tổng thể: Đây được xem là giai đoạn quan trọng nhất có ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng và tiến độ của công việc bảo dưỡng tổng thể Do đó, bộ phận lập kế hoạch cần phải phối hợp chặt chẽ với

các đơn vị liên quan như các tổ / đội giám sát, đại diện nhà thầu để kiểm soát chặt chẽ vấn đề chất lượng cũng như tiến độ theo đúng kế hoạch đề ra ban đầu, tránh trượt (chậm) tiến độ gây thiệt hại đến chi phí và hiệu quả kinh tế

- Kiểm tra, nghiệm thu, chuẩn bị các công việc cần thiết trước khi khởi động nhà máy và khởi động nhà máy

- Kiểm tra, theo dõi các thiết bị cũng như các thông số vận hành sau khi khởi động, hiệu chỉnh, điều chỉnh nếu cần để đảm bảo đạt các yêu cầu kỹ thuật

- Tổng kết, báo cáo đánh giá toàn bộ quá trình thực hiện bảo dưỡng tổng thể

1.1.2.3 Công tác quản lý nhà thầu [6,59]

Công tác quản lý nhà thầu là một việc tương đối phức tạp và khó khăn; đây

là một khâu quan trọng góp phần thực hiện công việc bảo dưỡng tổng thể thành công, an toàn và hiệu quả

Để quản lý được tất cả các hoạt động của nhà thầu bắt buộc phải có các quy trình, quy định tương ứng để làm cơ sở quản lý và giám sát các hoạt động của nhà thầu khi thực hiện công việc bảo dưỡng cho nhà máy

Công tác quản lý nhà thầu được thực hiện ở các mặt cơ bản sau:

* Quản lý nhân sự nhà thầu

Về cơ bản việc quản lý nhân sự của nhà thầu là trách nhiệm của từng nhà thầu, tuy nhiên nếu để xảy ra bất kỳ sơ suất nào liên quan đến nhân sự nhà thầu thì nhà máy cũng bị ảnh hưởng, gây thiệt hại cho Nhà máy, đặc biệt là các vấn đề liên quan đến an toàn, an ninh, trong phạm vi nhà máy Mỗi nhà thầu sẽ có biện pháp quản lý nhân sự của mình để đem lại hiệu quả nhất

Đối với Nhà máy, việc quản lý nhân sự của nhà thầu rất phức tạp vì nhân sự của nhà thầu bao gồm cả nhân sự của nhà thầu chính, nhân sự nhà thầu phụ, đến từ nhiều quốc gia khác nhau, các vùng miền khác nhau, có những tập quán, phong tục

và tính cách khác nhau

Tuy nhiên để quản lý tốt nhân sự của nhà thầu thì bước đầu tiên là cần phải

có các tiêu chí lựa chọn nhân sự phù hợp như đưa ra các yêu cầu về lý lịch, kinh nghiệm, trình độ, đạo đức, tác phong,… song cần phải đào tạo cẩn thận cho lực

lượng nhân sự của nhà thầu về tất cả các yêu cầu liên quan như các vấn đề an toàn,

an ninh, trộm cắp, kỷ luật,….bên cạnh đó cũng cần có những đội ngũ giám sát của Nhà máy thường xuyên tuần tra để sớm phát hiện các vấn đề bất thường

Việc quản lý số lượng nhân sự hàng ngày ra vào nhà máy cũng rất quan trọng nên cần phải có biện pháp hợp lý như dùng thẻ từ (quẹt thẻ), dấu vân tay (máy nhận dạng dấu vân tay), … mỗi khi ra vào những khu vực công nghệ, bố trí bảo vệ trực tại các điểm ra vào để kiểm soát chặt chẽ nhân sự ra vào, đặc biệt là các vấn đề trộm cắp vật tư, thiết bị của nhà máy

* Quản lý thiết bị, phương tiện của nhà thầu

Nhà thầu phải chịu trách nhiệm với nhà máy về việc quản lý, khai thác sử dụng các thiết bị, phương tiện của mình, luôn đảm bảo tính năng vận hành của thiết

bị, đảm bảo tính an toàn cũng như tuân thủ các luật định của nơi sở tại

Tuy nhiên về phía Nhà máy cũng phải có phương án quản lý chặt chẽ các loại thiết bị, phương tiện của nhà thầu để đảm bảo tính an toàn, hiệu quả và đảm bảo đúng các quy định luật định

* Quản lý tiến độ công việc của nhà thầu

Việc quản lý tiến độ công việc của nhà thầu rất quan trọng nhằm đảm bảo công việc của nhà thầu đã, đang và sẽ thực hiện phù hợp với kế hoạch, tiến độ đưa

ra, tránh gây chậm trễ ảnh hưởng đến hiệu quả kinh tế của nhà máy

Thông thường nhà thầu quản lý tiến độ thực hiện công việc của mình, tuy nhiên trong một số trường hợp vì bất khả kháng hoặc vì năng lực của nhà thầu hạn chế nên không đáp ứng được tiến độ công việc nhưng nhà thầu vẫn báo cáo tiến độ đảm bảo Do đó về phía Nhà máy cần phải có các biện pháp cụ thể để quản lý chính xác các mốc tiến độ nhằm đảm bảo công việc được thực hiện đúng như kế hoạch hoặc nếu xảy ra trường hợp bất thường sẽ yêu cầu nhà thầu có phương án khắc phục, xử lý tức khắc

* Quản lý chất lượng thực hiện công việc của nhà thầu

Mục đích chính của công việc bảo dưỡng tổng thể là kiểm tra, đánh giá tình trạng các thiết bị, tìm kiếm các hỏng hóc, sửa chữa các hỏng hóc này để tránh những hỏng hóc bất thường xảy ra trong giai đoạn vận hành bình thường, do đó chất

lượng của việc thực hiện bảo dưỡng tổng thể là rất quan trọng, Nhà máy cần phải có

hệ thống đầy đủ các tài liệu, các quy trình để áp dụng cho việc kiểm tra, bảo dưỡng, sửa chữa cho từng thiết bị riêng biệt, bên cạnh đó phải có đội ngũ có năng lực, trình

độ và nhiều kinh nghiệm để theo dõi, quản lý và giám sát toàn bộ công việc của nhà thầu thực hiện để đảm bảo rằng các công việc của nhà thầu là đúng và đầy đủ với các quy trình, các yêu cầu đề ra

1.1.2.4 Công tác quản lý tiến độ và chất lượng

* Quản lý tiến độ công việc

Trên cơ sở kế hoạch đã được lập và phê duyệt ngay từ đầu, Nhóm hoạch định

và kiểm soát công việc bảo dưỡng tổng thể cần phải có biện pháp kiểm tra, kiểm soát

và theo dõi hợp lý để chắc chắn rằng từng hạng mục công việc trong bảng kế hoạch phải thực hiện đúng thời điểm, đúng trình tự, đúng quy trình, không để bất kỳ chậm trễ hoặc bị ảnh hưởng do các tác động khác gây ra Trong trường hợp nếu có bất thường xảy ra (sai lệch so với kế hoạch đề ra ban đầu) cần phải có biện pháp khẩn trương để khắc phục, nếu vượt quá tầm cần phải báo cáo ngay lên các cấp quản lý cao hơn để có biện pháp can thiệp kịp thời tránh ảnh hưởng chung cho cả dự án

Quá trình quản lý cũng cần phân chia thành các mảng, các chủng loại công việc để thuận tiện trong việc tra cứu, truy xuất khi cần thiết

Hiện nay một số Nhà máy lọc dầu trên thế giới họ tự viết các phần mềm riêng biệt để quản lý để quản lý các công việc, tiến độ của bảo dưỡng tổng thể (như nhà máy Melaka dùng module phần mềm TA Management trong SAP-CMMS, nhà máy Ulsan Complex dùng phần mềm TAM chuyên dùng do chính công ty SK viết

và phát triển,…), bên cạnh đó vẫn có một số nơi sử dụng các phần mềm hỗ trợ như phần mềm Primavera, phần mềm MS Project, và đơn giản nhất là dùng các sheet của MS Excel,…

* Quản lý chất lượng thực hiện công việc

Chất lượng công việc thường được so sánh với một chuẩn đặt ra trước đó Tùy từng công ty sẽ xây dựng các chính sách chất lượng khác nhau Với một dự án

bảo dưỡng tổng thể cần phải xây dựng chi tiết các chính sách chất lượng và phương pháp quản lý chất lượng cho từng chủng loại công việc, từng hạng mục công việc

Quá trình bảo dưỡng tổng thể chính sách chất lượng được biên soạn dựa theo các quy trình, quy phạm, tiêu chuẩn áp dụng cho các thiết bị, hệ thống của nhà máy

Trên cơ sở hệ thống chất lượng cần phải kiểm soát chặt chẽ, đối chiếu với

hệ thống để đảm bảo rằng tất cả các hoạt động bảo dưỡng tổng thể nằm trong giới hạn chất lượng cho phép Nếu có bất kỳ điều bất thường nào xảy ra cần phải có biện pháp điều chỉnh thích hợp nhằm tránh những rủi ro có thể xay ra khi không đạt chất lượng

1.1.2.5 Công tác quản lý chi phí, quản lý vật tư, phụ tùng thay thế

Công tác quản lý chi phí góp phần đem lại hiệu quả kinh tế trong công tác bảo dưỡng tổng thể của nhà máy Công tác quản lý chi phí cần phải thực hiện chặt chẽ, rõ ràng nhằm kiểm soát mức chi tiêu, sử dụng phù hợp với kế hoạch ban đầu hay không? Việc quản lý vật tư, phụ tùng thay thế cũng như việc quản lý chi phí vì các loại vật tư, phụ tùng trong lĩnh vực lọc dầu rất đặc thù, chi phí mua sắm cao, nếu không quản lý chặt chẽ sẽ dẫn đến thất thoát hoặc đôi khi thiếu vật tư, phụ tùng dẫn đến chậm trễ hoặc không hoàn thành công việc bảo dưỡng, ảnh hưởng nghiêm trọng đến kế hoạch tổng thể làm tổn thất chi phí lớn Tùy theo từng điều kiện của mỗi nhà máy cũng như hệ thống quản lý của nhà máy đó mà có phương án quản lý khác nhau

1.1.2.6 Công tác quản lý tài liệu, hồ sơ bảo dưỡng tổng thể

Với một dự án bảo dưỡng tổng thể cho Nhà máy lọc dầu thì ngoài hệ thống tài liệu phục vụ cho công tác quản lý còn có hệ thống tài liệu, hồ sơ kiểm soát chất lượng chi tiết cho từng thiết bị Do đó công tác quản lý tài liệu, hồ sơ bảo dưỡng rất phức tạp cần phải thiết lập một hệ thống thống nhất để quản lý nhằm thuận tiện cho việc tra cứu, truy xuất khi cần thiết và là cơ sở xem xét cho những lần bảo dưỡng sau đó

Trong hồ sơ về bảo dưỡng tổng thể cho từng thiết bị cần ghi nhận tất cả tình trạng của thiết bị, đánh giá chi tiết cho từng thiết bị Những thông tin giá trị trên cần phải có hệ thống quản lý bài bản cả hồ sơ bản cứng (có các chữ ký tươi) để làm cơ sở pháp lý và cả bản hồ sơ bằng điện tử để dễ dàng lưu trữ, tra cứu và truy

xuất khi cần thiết

Một số nhà máy dùng các phần mềm chuyên dụng thì đơn giản hơn trong việc quản lý các hồ sơ điện tử này Còn đối với các Nhà máy chưa có phần mềm chuyên dụng thì cần phải xây dựng hệ thống lưu trữ phù hơp để tránh thất lạc và thuận tiện khi tìm kiếm

1.2 Thực tế về bảo dưỡng tổng thể nhà máy lọc dầu ở nước ngoài

1.2.1 Kinh nghiệm của một số Nhà máy lọc dầu trên thế giới trong công tác bảo dưỡng tổng thể

Theo tìm hiểu các Nhà máy lọc dầu trên thế giới đều có cách thức tổ chức, quản lý công việc bảo dưỡng cũng như bảo dưỡng tổng thể tương tự nhau, chỉ khác nhau ở một số điểm do điều kiện vị trí địa lý, quy mô của đơn vị chủ quản cũng như các điều kiện thực tế hiện tại ở những nơi này

* Công tác bảo dưỡng, bảo dưỡng tổng thể tại Nhà máy lọc dầu Lukoil – Rumania

Nhà máy lọc dầu Lukoil do tập đoàn kinh tế Lukoil của Nga sở hữu, đặt tại thành phố Ploiesti, Rumania

Về cơ bản thì công tác tổ chức quản lý công tác bảo dưỡng tổng thể của Nhà máy này được thực hiện theo các trình tự, nội dung chung như đã đề cập ở mục 1.1.2 trên Nhưng ở khâu lựa chọn Nhà thầu thực hiện công tác bảo dưỡng tổng thể rất đơn giản Ban lãnh đạo Nhà máy trực tiếp lựa chọn Nhà thầu có năng lực, kinh nghiệm trong khu vực thành phố Ploiesti (có trên 05 nhà thầu bảo dưỡng Nhà máy lọc dầu có nhiều kinh nghiệm) và đàm phán trực tiếp về chi phí để có được Nhà thầu hiệu quả nhất thực hiện, không phải thông qua hình thức đấu thầu để lựa chọn nhà thầu Bên cạnh đó thì vị trí đặt Nhà máy nằm trong khu vực Châu Âu cũng rất thuận lợi trong việc mua sắm phụ tùng, vật tư trong trường hợp khẩn cấp, đồng thời

có nhiều Nhà máy đặt xung quanh nên có thể vay mượn một số vật tư, phụ tùng, trang thiết bị của các Nhà máy bên cạnh khi cần thiết Tất cả công tác quản lý ở tất

cả các giai đoạn được thực hiện theo các hệ thống có sẵn của Nhà máy và rất trơn tru (do họ trãi qua quá nhiều kỳ bảo dưỡng tổng thể)

* Công tác bảo dưỡng ở Nhà máy lọc dầu Melaka – Malaysia,

Nhà máy lọc dầu Melaka do công ty dầu khí Petronas sở hữu, đặt ở tại thành phố Melaka, nước Malaysia Tương tự như Nhà máy lọc dầu Lukoil, công việc bảo dưỡng thường xuyên, bảo dưỡng tổng thể của Nhà máy đều do một vài đơn vị trong khu vực thực hiện, nhân viên chính thức của Nhà máy chỉ vận hành và chăm sóc các thiết bị, máy móc tại các phân xưởng

Công ty Petronas là một công ty lớn về lãnh vực dầu mỏ, và có các đội quản

lý chuyên trách để tổ chức thực hiện việc bảo dưỡng tổng thể ở các Nhà máy do Petronas sở hữu

Quá trình tổ chức thực hiện công tác bảo dưỡng tổng thể của Nhà máy cũng được thực hiện theo các trình tự, nội dung chung như đã đề cập ở mục 1.1.2 trên Cũng tương tự như Nhà máy lọc dầu Lukoil, việc lựa chọn nhà thầu, việc chuẩn bị trang thiết bị vật tư, phụ tùng thay thế rất thuận tiện do công ty Petronas sở hữu nhiều Nhà máy lọc dầu, có thể trao đổi các vật tư, phụ tùng khi cần khẩn cấp, việc lựa chọn Nhà thầu để thực hiện công tác bảo dưỡng tổng thể cũng rất linh hoạt và hiệu quả Công việc quản lý công tác bảo dưỡng tổng thể đều được thực hiện theo

Quá trình tổ chức thực hiện công tác bảo dưỡng tổng thể của Nhà máy cũng được thực hiện theo các trình tự, nội dung chung như đã đề cập ở mục 1.1.2 trên

Do quy mô nhà máy lọc dầu ở đây lớn cả về số lượng lẫn công suất chế biến nên công ty SK Enery thành lập một phòng chuyên trách công tác bảo dưỡng tổng thể vì năm nào cũng thực hiện công việc bảo dưỡng tổng thể cho một trong 05 nhà máy lọc dầu nói trên, đồng thời cũng đảm trách cho các nhà máy hóa dầu bên cạnh Công việc bảo dưỡng tổng thể cho các Nhà máy do các công ty bảo dưỡng đặt tại địa bàn Ulsan thực hiện, việc lựa chọn nhà thầu cũng khá đơn giản, tùy theo từng

gói / từng hạng mục công việc mà chọn lựa nhà thầu có nhiều kinh nghiệm, năng lực nhất để giao các gói công việc / hạng mục công việc thực hiện

Việc chuẩn bị trang thiết bị, vật tư, phụ tùng thay thế cũng tương đối thuận lợi vì gần như có sẵn hoặc đặt hàng chế tạo / sản xuất ngay tại thành phố công nghiệp Ulsan

Công tác quản lý bảo dưỡng tổng thể được thực hiện thông qua phần mềm quản lý bảo dưỡng chuyên dụng gọi tắt là TAM (Turnaround Management Software), phần mềm này được thiết lập và xây dựng do chính các chuyên gia công nghệ thông tin và chuyên gia phụ trách bảo dưỡng tổng thể của chính nhà máy lọc dầu SK thực hiện, công tác quản lý rất chặt chẽ và có hệ thống

1.2.2 Bài học kinh nghiệm về công tác quản lý bảo dưỡng tổng thể Nhà máy lọc dầu đối với Việt Nam

Công nghệ và thiết bị lọc dầu trên thế giới đã có rất lâu cách nay hơn trăm năm, tuy nhiên với những thiết bị và công nghệ thời ấy khá thô sơ, dần dần trãi qua các thời kỳ được nghiên cứu và phát triển đến hôm này hầu hết các Nhà máy lọc dầu trên đã trãi qua rất nhiều kỳ bảo dưỡng tổng thể, song song với đó là rất nhiều nhà khoa học kỹ thuật đã nghiên cứu, tính toán và đưa ra rất nhiều giải phát để tối

ưu nhiều công đoạn và tối ưu toàn bộ cho công tác bảo dưỡng tổng thể nhà máy lọc dầu Bên cạnh những điểm chung cốt lõi trong công tác quản lý và thực hiện bảo dưỡng tổng thể thì với mỗi nhà máy, mỗi vị trí, mỗi quốc gia khác nhau sẽ có những điểm khác nhau có thể là khác nhau nhỏ hoặc khác nhau rất lớn, chính vì thế mà không thể đem mô hình đã thành công ở nơi này áp dụng vào nơi khác một cách rập khuôn (hoàn toàn giống nhau), để có hiệu quả cao trong việc ứng dụng các mô hình

đã thành công ở một nơi khác vào thì cần phải hiệu chỉnh, bổ sung cho phù hợp với tình hình và điều kiện thực tế ở nơi áp dụng

Tại Việt Nam, Nhà máy lọc dầu Dung Quất là Nhà máy lọc dầu đầu tiên của Việt Nam, và mới chỉ trãi qua một lần thực hiện công tác bảo dưỡng tổng thể, tuy nhiên việc quản lý tổ chức hầu hết do các chuyên gia tư vấn thực hiện Tất cả các

bước, tiến trình thực hiện đều theo trình tự như đã nói trên và đã thành công trong lần thực hiện đầu tiên

Cho đến thời điểm hiện tại ở Việt Nam chưa có một nghiên cứu chính thức nào về vấn đề tổ chức, quản lý công tác bảo dưỡng tổng thể cho nhà máy lọc dầu

Qua thực tế tham gia quản lý và thực hiện công tác bảo dưỡng tổng thể lần thứ nhất cho Nhà máy lọc dầu Dung Quất, đồng thời qua tham khảo, tìm hiểu một

số nhà máy lọc dầu trên thế giới, tôi thấy cần thiết phải có một nghiên cứu chính thức nhằm đưa ra các giải pháp để hoàn thiện hơn về tổ chức, quản lý công tác bảo dưỡng tổng thể cho Nhà máy lọc dầu và làm cơ sở để xem xét áp dụng thực hiện trong tương lai cho các Nhà máy lọc dầu ở Việt Nam

Kết luận chương 1

Việc tổ chức quản lý công tác bảo dưỡng tổng thể Nhà máy lọc dầu được xem như tổ chức quản lý một dự án xây lắp nhưng mang tính phức tạp hơn nhiều, đòi hỏi phải có một hệ thống tổ chức, quản lý tốt, thống nhất và xuyên suốt, bất kỳ một khâu nào trong quá trình gặp trục trặc đều ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng cũng như hiệu quả của công tác bảo dưỡng tổng thể Đặc biệt với bối cảnh tại Việt Nam, chỉ có duy nhất một nhà máy lọc dầu, trang thiết bị, phụ tùng đều là những mặt hàng đặc thù, chúng được mua từ nước ngoài hoặc phải đặc hàng sản xuất từ trước, Nhà máy lọc dầu Dung Quất nằm rất xa các nhà cung cấp, phương tiện đi lại

từ các trung tâm thành phố lớn đến Nhà máy lọc dầu Dung Quất không được thuận tiện, đồng thời lực lượng cán bộ công nhân viên của nhà máy còn khá non trẻ, chưa

có kinh nghiệm cao, mới chỉ tổ chức một lần bảo dưỡng tổng thể nhưng được sự trợ giúp từ nhà thầu tư vấn nên khó có thể tự thực hiện trong những lần bảo dưỡng lớn tiếp theo Do đó cần phải nghiên cứu và đưa ra các giải pháp bổ sung nhằm hoàn thiện hơn về tổ chức, quản lý nhằm định hướng phát triển ổn định về sau và chuẩn hóa trong tương lai để áp dụng tại Việt Nam

Để tiếp tục có cái nhìn thực tế, chi tiết và sâu hơn trong việc tổ chức, quản lý công tác bảo dưỡng tổng thể tại Nhà máy lọc dầu Dung Quất ta sẽ tìm hiểu ở chương 2

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG VỀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÔNG TÁC BẢO DƯỠNG

TỔNG THỂ NHÀ MÁY LỌC DẦU DUNG QUẤT 2.1 Giới thiệu về việc tổ chức quản lý công tác bảo dưỡng tổng thể lần thứ nhất (2011) tại Nhà máy lọc dầu Dung Quất

2.1.1 Giới thiệu chung về Nhà máy lọc dầu Dung Quất

Nhà máy lọc dầu Dung Quất được đặt tại Khu kinh tế Dung Quất, tỉnh Quảng Ngãi, được quản lý và vận hành bởi công ty TNHH MTV Lọc – Hóa dầu Bình Sơn

và là công ty con của Tập đoàn dầu khí quốc gia Việt Nam thuộc một trong những doanh nghiệp lớn của Nhà nước Nhà máy được thiết kế để vận hành ở công suất chế biến là 6,5 triệu tấn dầu thô một năm, cho ra các dòng sản phẩm công nghệ chính như sau:

- LPG / Propylene

- Xăng Mogas 90/92/95

- Nhiên liệu phản lực Jet A1 / dầu hỏa

- Dầu diesel oto

- Dầu nhiên liệu (Fuel Oil)

Công ty TNHH MTV lọc hóa dầu Bình Sơn gồm 13 phòng ban và khoảng

1400 nhân sự đảm nhiệm tất cả các chức năng, nhiệm vụ của chủ yếu của công ty nhằm mục đích quản lý và vận hành an toàn, hiệu quả Nhà máy lọc dầu Dung Quất

Nhà máy lọc dầu Dung Quất có tổng cộng 39 phân xưởng trong đó có 15 phân xưởng công nghệ chế biến chính (cả phân xưởng nhựa PP) và 24 phân xưởng phụ trợ được quản lý và vận hành trực tiếp bởi phòng Sản xuất

Toàn bộ các phân xưởng có đến hàng chục ngàn thiết bị được chia thành các nhóm chuyên ngành như Cơ khí thiết bị tĩnh, Cơ khí thiết bị quay, Thiết bị điện, Thiết

bị tự động hóa và được chăm sóc, bảo trì, bảo dưỡng bởi phòng Bảo dưỡng sửa chữa

Công tác bảo dưỡng tổng thể được công ty giao cho phòng Bảo dưỡng sửa chữa làm đầu mối chịu trách nhiệm và phối hợp với các đơn vị phòng ban khác của công ty để tổ chức, quản lý và triển khai thực hiện

Nhà máy lọc dầu Dung Quất chỉ trãi qua một kỳ bảo dưỡng tổng thể (năm 2011) nên công tác tổ chức quản lý cho công việc bảo dưỡng này còn khá mới mẻ

vả lại mọi công việc tổ chức, quản lý trong giai đoạn bảo dưỡng tổng thể này đều do nhà thầu tư vấn vận hành và bảo dưỡng đứng ra tổ chức thực hiện Theo đó, các cán

bộ chủ chốt của nhà máy đã kèm vào từng vị trí để học hỏi kinh nghiệm với mong muốn sẽ tự đứng ra tổ chức trong tương lai

2.1.2 Giới thiệu về tổ chức quản lý bảo dưỡng tổng thể

Việc tổ chức quản lý bảo dưỡng tổng thể trong lần vừa qua ở Nhà máy lọc dầu Dung Quất được nhà thầu tư vấn – công ty SK Energy, Hàn Quốc đứng ra thực hiện, về cơ bản thì các nguyên tắc cũng được áp dụng như các Nhà máy lọc dầu khác trên thế giới như đã đề cập ở chương 1, bên cạnh đó có một số điểm cần phải điều chỉnh để phù hợp với quy định ở Việt Nam cũng như các điều kiện thực tế của Nhà máy lọc dầu Dung Quất

2.1.3 Giới thiệu về công tác quản lý tổng thể cho việc bảo dưỡng tổng thể

Công tác quản lý tổng thể cho công việc bảo dưỡng tổng thể trong lần thứ nhất tại Nhà máy lọc dầu Dung Quất được thực hiện theo mô hình quản lý của công

ty SK Energy (Hàn Quốc, đơn vị tư vấn hỗ trợ vận hành bảo dưỡng cho Nhà máy lọc dầu Dung Quất), tuy nhiên tại các nhà máy lọc dầu của SK có phần mềm chuyên dụng để lập kế hoạch và quản lý (phần mềm TAM – Turnaround Management), khi

áp dụng vào Nhà máy lọc dầu Dung Quất thì không có phần mềm này và họ xây dựng trên cơ sở các bảng tính của phần mềm Excel

Tất cả các công việc được hoạch định theo các tập tin excel và quản lý theo dõi thông qua chính các tập tin này Ưu điểm là dễ sử dụng nhưng nhược điểm là khối lượng đầu mục công việc rất nhiều, khối lượng rất lớn gây khó khăn cho khâu kiểm soát, theo dõi, rất dễ thiếu sót các hạng mục công việc

Công việc quản lý tổng thể cũng được thể hiện ở hai mảng cơ bản là nội dung quản lý và quá trình quản lý, trong phần phân tích thực trạng sẽ đi sâu từng nội dung của hai mảng này

2.1.4 Giới thiệu về công tác quản lý nhà thầu

Công tác quản lý nhà thầu có thể được tính từ giai đoạn đầu là lập danh sách ngắn các nhà thầu tiềm năng, quá trình mời thầu, tham gia thầu, chấm thầu / xét thầu, lựa chọn nhà thầu và ký kết hợp đồng, sau đó là triển khai thực hiện, hoàn thiện, báo cáo và thanh quyết toán xong

Vì nhận thấy sự phức tạp trong công tác quản lý nhà thầu ở lần xây dựng Nhà máy nên công tác quản lý nhà thầu được đặt ra ngay từ khi bắt đầu khởi động kế hoạch bảo dưỡng tổng thể, Công ty đã đưa các phương án và hệ thống quản lý phù hợp, đặc biệt trong giai đoạn thực hiện công việc bảo dưỡng tại hiện trường đã áp dụng hệ thống hiện đại để quản lý thiết bị, con người (dùng hệ thống nhận dạng mã vạch) đồng thời tăng cường lực lượng an ninh, tuần tra, kiểm soát chặt chẽ tất cả các hoạt động của nhà thầu

Trong quá trình quản lý nhà thầu thì việc quản lý về tiến độ, chất lượng của nhà thầu cần được quan tâm đúng mức trong suốt quá trình thực hiện công tác bảo dưỡng tổng thể nhằm đạt được các yêu cầu ban đầu đề ra về tiến độ và chất lượng của công việc bảo dưỡng tổng thể

Về cơ bản trong lần bảo dưỡng thứ nhất ở Nhà máy lọc dầu Dung Quất thì việc quản lý nhà thầu tương đối ổn, không để xảy ra bất kỳ sự cố đáng tiếc nào, tuy nhiên về mặt hiệu quả cũng cần phải xem xét, đánh giá nhằm nâng cao hơn và hoàn thiện hơn cho những lần bảo dưỡng sau

2.1.5 Giới thiệu về công tác quản lý tiến độ và chất lượng

* Quản lý tiến độ công việc

Việc quản lý tiến độ và chất lượng trong đợt bảo dưỡng tổng thể lần thứ nhất của Nhà máy lọc dầu Dung Quất còn khá đơn giản, sử dụng các trang bảng tính trên phần mềm excel, khối lượng đầu mục công việc nhiều, rất khó khăn trong việc dò tìm, theo dõi và kiểm soát, tuy nhiên nhờ có kinh nghiệm của Nhà thầu tư vấn nên việc thực hiện khá trơn tru, song cũng còn nhiều e ngại trong việc kiểm soát, và tiềm ẩn nhiều rủi ro trong việc quản lý như thế, đặc biệt khi không còn nhà thầu tư vấn hỗ trợ

* Quản lý chất lượng thực hiện công việc

Việc quản lý chất lượng công việc được thực hiện theo các chính sách chất lượng của công ty đề ra, trong chính sách chất lượng có quy định cụ thể, chi tiết cho từng chủng loại thiết bị, từng hạng mục công việc và tất cả các hoạt động đều phải tuân thủ nghiêm ngặt những quy trình, quy phạm nhất định

Đặc biệt quá trình quản lý chất lượng khi nhà thầu thực hiện công việc khá khó khăn, do yêu cầu cần phải có lực lượng giám sát viên đủ về chất và về lượng, đây là một thách thức lớn đối với Nhà máy lọc dầu Dung Quất, vì trong giai đoạn bình thường số lượng nhân sự chỉ đủ để thực hiện một số công việc bảo dưỡng thông thường, trong giai đoạn bảo dưỡng tổng thể thì toàn bộ thiết bị cùng mở một thời điểm nên số lượng người có kinh nghiệm không đủ để giàn trải cho công tác giám sát Nếu chọn giải pháp thuê nhân sự giám sát thì cũng gặp một số khó khăn như mất thời gian cho việc tiếp cận với các tiêu chuẩn, hồ sơ thiết bị của nhà máy, nhân sự sẽ góp nhặt nhiều nơi, chất lượng sẽ không đồng đều, có thể giám sát viên bắt tay với nhà thầu để bỏ qua một số bước quan trọng nhằm tiết kiệm thời gian, chi phí,…

Trong lần bảo dưỡng tổng thể thứ nhất nhờ sợ hỗ trợ của nhà thầu SK Energy (một đơn vị chuyên vận hành nhà máy lọc dầu ở Hàn Quốc), nên công việc tương đối trôi chảy, nhưng cũng gặp phải một số vấn đề cần xem xét và khắc phục trong những lần sau

2.1.6 Giới thiệu về công tác quản lý chi phí, vật tư, phụ tùng thay thế

Việc quản lý chi phí trong giai đoạn bảo dưỡng tổng thể tại Nhà máy lọc dầu Dung Quất được kiểm soát khá chặt, chi phí cần quản lý và kiểm soát bao gồm các khoản chi phí lớn như sau:

- Chi phí thuê nhà thầu cung cấp dịch vụ bảo dưỡng tổng thể;

- Chi phí thuê các đơn vị cung cấp bản quyền công nghệ, bản quyền thiết bị

và các nhà cung cấp thiết bị đặc biệt;

- Chi phí thuê tư vấn quản lý;

- Chi phí vật tư, phụ tùng thay thế;

- Các chi phí khác như chi phí phát sinh (do điều chỉnh tăng khối lượng công việc cần bảo dưỡng), chi phí xử lý sự cố, chi phí cho công tác an toàn – an ninh,…

Đi đôi với việc quản lý chi phí là việc quản lý vật tư, phụ tùng thay thế Do các thiết bị, vật tư, phụ tùng của Nhà máy lọc dầu có đặc thù riêng biệt và phải mua

từ nước ngoài nên thời gian mua sắm lâu, giá thành rất lớn, nên cần phải có biện pháp quản lý và kiểm soát chặt chẽ nhằm tránh thất thoát hoặc hỏng hóc gây thiệt hại kinh tế

Trong thời gian bảo dưỡng lớn lần thứ nhất Nhà máy đã sử dụng phần mềm MAXIMO – Module quản lý vật tư để quản lý toàn bộ vật tư, thiết bị, phụ tùng trong quá trình xuất nhập Tuy nhiên hiệu quả vẫn còn hạn chế nên phải sử dụng bổ sung bằng phương pháp thủ công (dùng các trang bảng tính excel để quản lý)

2.1.7 Giới thiệu về công tác quản lý tài liệu, hồ sơ BDTT

Trong lần bảo dưỡng tổng thể đầu tiên cho Nhà máy lọc dầu Dung Quất, việc quản lý hồ sơ tài liệu, hồ sơ cho bảo dưỡng tổng thể còn nhiều điểm hạn chế cần phải xem xét

Trong chính sách quản lý tài liệu ban đầu được đưa ra cho tài liệu, hồ sơ bảo dưỡng tổng thể là dùng hệ thống mạng, quản lý chung trên ổ mạng dùng chung cho mọi người (nhưng phân cấp quản lý, chỉ có một số người có quyền ghi chép, cập nhật, xóa bỏ), tuy nhiên sau một khoảng thời gian ngắn thực hiện phương án này không khả thi do có nhiều người can thiệp và khó kiểm soát, sau đó quản lý theo từng gói, từng bộ phận riêng, rời rạc, và kết thúc công việc sẽ tổng hợp và đưa lên

hệ thống mạng chung để mọi người tham khảo, tra cứu và tìm kiếm khi cần thiết Bên cạnh đó toàn bộ hồ sơ, chứng từ bản có chữ ký tươi được phân loại và chuyển

về trung tâm lưu trữ hồ sơ của công ty để lưu trữ và làm cơ sở pháp lý

Do việc lưu trữ bằng thủ công trên các ổ mạng nên đến nay việc tra cứu, tìm kiếm và truy xuất các tài liệu liên quan đến lần bảo dưỡng tổng thể thứ nhất cũng gặp một số khó khăn như không rõ phiên bản tài liệu nào là cuối cùng, việc lưu trữ

bị chồng lấn, không rõ địa chỉ lưu, … chỉ có những người trực tiếp làm công việc quản lý tài liệu bảo dưỡng mới có thể truy cập đúng và chính xác Còn việc tra cứu,

truy xuất bằng các bảng cứng lưu ở trung tâm lưu trữ thì bất tiện về mặt địa lý cũng như mất thời gian do các thủ tục liên quan

2.2 Thực trạng về công tác BDTT lần thứ I ở Nhà máy lọc dầu Dung Quất

Mặc dù đây là lần đầu tiên tổ chức nhưng công việc bảo dưỡng tổng thể thứ nhất tại Nhà máy lọc dầu Dung Quất nhìn chung thì các công việc quản lý đã thực hiện tương đối ổn, đạt được các yêu cầu đề ra ban đầu, sở dĩ có những thành công như thế là nhờ vào các chuyên gia hỗ trợ công tác tổ chức, quản lý và triển khai thực hiện, tuy nhiên vẫn còn tồn tại nhiều điểm cần phải xem xét và nghiên cứu Để nhìn thấy rõ hơn chúng ta tìm hiểu thực trạng của công tác bảo dưỡng tổng thể lần thứ nhất ở Nhà máy lọc dầu Dung Quất thông qua các phần sau:

2.2.1 Thực trạng về công tác tổ chức, quản lý trong đợt bảo dưỡng tổng thể lần thứ nhất

Trong quá trình thực hiện công tác bảo dưỡng tổng thể lần thứ nhất, công tác

tổ chức và quản lý còn nhiều vấn đề bất cập cần phải xem xét

Do đây là lần đầu tiên tổ chức bảo dưỡng tổng thể cho Nhà máy có quy mô lớn, nhân sự của nhà máy chưa có nhiều kinh nghiệm, chưa từng tham gia tổ chức, quản lý công tác bảo dưỡng tổng thể lần nào, tất cả các công tác tổ chức và quản lý đều giao cho đơn vị tư vấn hỗ trợ vận hành và bảo dưỡng thực hiện

Đơn vị tư vấn đã mang toàn bộ mô hình tổ chức và cách thức quản lý từ Nhà máy lọc dầu của họ áp sang Nhà máy lọc dầu Dung Quất, cơ bản thì nó phù hợp với quy mô, cách thức và hợp lý để triển khai thực hiện Tuy nhiên khi áp dụng mô hình quản lý ở bên Hàn Quốc họ có công cụ hỗ trợ (phần mềm quản lý bảo dưỡng tổng thể - TAM), nhưng khi sang Nhà máy lọc dầu Dung Quất thì không có công cụ hỗ trợ buộc họ phải áp dụng thủ công bằng các bảng tính của Excel, bên cạnh đó lại có

sự khác nhau về vị trí địa lý, về luật pháp, về cơ cấu tổ chức, về năng lực và tính cách con người (khả năng phối hợp, khả năng lãnh đạo, khả năng làm việc độc lập/làm việc theo nhóm,…), … nên khi mang toàn bộ mô hình tổ chức và cách thức

quản lý để áp vào nhà máy đã gặp một số vướng mắc cần phải điều chỉnh và tháo

gỡ, việc điều chỉnh này cũng ảnh hưởng không nhỏ đến tiến độ, chất lượng và mức

độ thành công của công việc bảo dưỡng tổng thể

Để tìm hiểu thực trạng cho từng giai đoạn trong quá trình tổ chức và quản lý công tác bảo dưỡng tổng thể, ta xem xét một số hạng mục công việc chính như đề cập ở các mục tiếp theo sau

2.2.2 Thực trạng công tác quản lý tổng thể cho việc BDTT lần thứ I

Công tác quản lý tổng thể cho công việc bảo dưỡng tổng thể lần thứ nhất ở Nhà máy lọc dầu Dung Quất cũng như những dự án bảo dưỡng tổng thể ở những Nhà máy lọc dầu khác là tổng hợp tất cả các vấn đề quản lý có liên quan đến công việc bảo dưỡng tổng thể cần phải theo dõi, kiểm tra, kiểm soát và quản lý một cách chặt chẽ để chắc chắn rằng tất cả các công việc, các hạng mục được triển khai một cách đầy đủ, đúng quy trình, đúng trình tự cả về thời gian lẫn về khối lượng, chất lượng theo yêu cầu

Công tác quản lý tổng thể cho công việc bảo dưỡng tổng thể trong lần thứ nhất tại Nhà máy lọc dầu Dung Quất được thực hiện theo mô hình quản lý của công

ty tư vấn - SK Energy

Về trình tự thời gian việc quản lý tổng thể lần thứ nhất ở Nhà máy lọc dầu Dung Quất được chia thành ba giai đoạn, chi tiết từng giai đoạn sẽ tìm hiểu ở phần quá trình quản lý ở phía sau Ứng với mỗi giai đoạn của quá trình thì sơ đồ tổ chức cũng như số lượng nhân sự sẽ được điều chỉnh cho phù hợp với khối lượng công việc tương ứng

Việc quản lý tổng thể cho công tác bảo dưỡng tổng thể được đảm nhiệm bởi nhóm chuyên trách hoạch định và kiểm soát công việc bảo dưỡng tổng thể, đứng đầu là một chuyên gia của công ty SK Energy, trong từng giai đoạn có số lượng nhân sự tăng giảm tương ứng để đáp ứng yêu cầu khối lượng của công việc

Công việc quản lý tổng thể được thể hiện ở hai mảng cơ bản là nội dung quản lý và quá trình quản lý

Thực trạng về nội dung quản lý chúng ta sẽ lần lượt xem xét thực trạng quản

lý chính như quản lý Nhà thầu, quản lý tiến độ & chất lượng, quản lý vật tư,… ở các hạng mục phía sau

Thực trạng về quá trình quản lý của công tác bảo dưỡng tổng thể ở Nhà máy lọc dầu Dung Quất như sau:

Quá trình quản lý có thể được chia thành nhiều giai đoạn, tuy nhiên theo thông lệ quốc tế và để dễ quản lý thì chia thành ba giai đoạn cơ bản, giai đoạn đầu (chiếm khoảng 4 đến 8 tháng, tùy điều kiện thực tế) thường được bắt đầu triển khai trước từ 12 đến 18 tháng so với ngày đầu tiên triển khai thực hiện bảo dưỡng tại hiện trường (thời điểm bắt đầu tùy thuộc vào điều kiện thực tế công việc, vị trí đặt nhà máy, quy mô nhà máy, quy mô nhân sự sử dụng cho việc lập

kế hoạch bảo dưỡng tổng thể,…), tiếp đến là giai đoạn thứ hai (chiếm khoảng 6 đến 8 tháng) cho đến khi hoàn tất mọi công việc chuẩn bị để sẵn sàng vào việc thực hiện bảo dưỡng tại hiện trường (trước lúc bắt đầu thực hiện bảo dưỡng tại hiện trường khoảng 1 tháng) và giai đoạn cuối cùng (giai đoạn ba - chiếm khoảng 04 tháng) là khoảng thời gian còn lại cho đến khi hoàn tất mọi công việc bảo dưỡng tổng thể

Nhà máy lọc dầu Dung Quất đặt ở vị trí xa các nguồn lực (nhân sự, thiết bị, phụ tùng, nhà cung cấp,…) đồng thời là nhà máy mới lần đầu tiên thực hiện còn nhiều bỡ ngỡ, vướng mắc, nhân sự còn hạn chế kinh nghiệm về công tác bảo dưỡng tổng thể, đáng lẽ ra khởi động công việc phải bắt đầu trước 18 tháng thế nhưng ở nhà máy lọc dầu Dung Quất lại bắt đầu 12 tháng trước thời điểm triển khai bảo dưỡng tại hiện trường Sự bắt đầu như thế có thể nói là chậm so với điều kiện thực

tế của nhà máy, nhưng vẫn nằm trong thời gian khuyến cáo

Sự bắt đầu chậm do nhiều yếu tố:

- Do chậm ra quyết định thời điểm dừng toàn bộ nhà máy để bảo dưỡng tổng thể

- Do chi phí thuê nhân sự nước ngoài để thực hiện việc quản lý cao, nhằm tiết giảm chi phí bằng cách khởi động công việc chậm hơn để tổng thời gian thuê nhân sự giảm đi

- Do lần đầu tiên bảo dưỡng tổng thể nên hầu hết các thiết bị trong nhà máy còn rất mới, ít có hỏng hóc, ít có rủi ro trong công tác bảo dưỡng, chủ yếu là tìm kiếm những điểm yếu, lỗi, khuyết tật do nhà sản xuất thiết bị gây ra

- Do các thủ tục để ra quyết định thực hiện tương đối mất thời gian vì phải thông qua các báo cáo, các tờ trình, sự thống nhất giữa các phòng ban, sự thống nhất giữa các thành viên trong ban lãnh đạo

Do khởi đầu chậm nên có thể nói là khá bị động trong nhiều tình huống, và toàn bộ nhân lực phải làm việc hết công suất, áp lực cao và thường xuyên làm việc ngoài giờ, dẫn đến chất lượng công việc có thể đạt kết quả không cao và dễ mắc nhiều lỗi trong quá trình thực hiện

Mặc dầu khởi động chậm nhưng tất cả các bước theo quy trình cũng như theo thông lệ quốc tế đều phải được thực hiện, có thể xem một số bước cơ bản trong giai đoạn đầu của công tác lập kế hoạch là:

- Thiết lập sơ đồ tổ chức, quản lý công tác bảo dưỡng tổng thể, trong sơ đồ

tổ chức bao gồm Ban lãnh đạo, các đội chuyên trách: Sơ đồ tổ chức đã lập bao gồm Ban lãnh đạo / Ban chỉ đạo và 08 đội chuyên trách, nhưng nhân sự trong sơ đồ tổ chức là các nhân sự chủ chốt, đầu mối tất cả các công việc liên quan trong tổ chuyên trách của mình, phối hợp với các cán bộ công nhân viên khác để thực hiện công việc theo từng nhiệm vụ và chức năng được giao, tổng số nhân sự tham gia quản lý là 104 người, trong đó nhân sự nước ngoài (tư vấn) là 40 người và nhân sự chủ chốt của nhà máy là 64 người như sơ đồ tổ chức ở hình 2.1 đính kèm

Tư vấn: Giám đốc / Phó giám đốc BSR: Giám đốc / Phó giám đốc

Quản lý dự án

Tư vấn: Trưởng ban BSR: Trưởng ban Điều hành dự án

Lãnh đạo công ty, trưởng các phòng ban liên quan

01 lãnh đạo

01 kỹ sư Thiết bị quay

01 lãnh đạo

01 kỹ sư Thiết bị TĐH

01 lãnh đạo

02 kỹ sư Thiết bị điện

01 lãnh đạo

01 kỹ sư Kiểm tra T.bị

01 lãnh đạo

01 kỹ sư

Khối bảo dưỡng

BSR Cụm PX 1A/1B

01 lãnh đạo

03 kỹ sư Cụm P.X 2

01 lãnh đạo

01 kỹ sư Cụm P.X 3

01 lãnh đạo

01 kỹ sư Cụm PX phụ trợ & ngoại vi

02 lãnh đạo

04 kỹ sư Xưởng PP

01 lãnh đạo

01 kỹ sư

Tư vấn Cụm PX 1A/1B

01 lãnh đạo

01 kỹ sư Cụm P.X 2

01 lãnh đạo

01 kỹ sư Cụm P.X 3

01 lãnh đạo

01 kỹ sư Cụm PX phụ trợ

& ngoại vi

02 lãnh đạo

02 kỹ sư Xưởng PP

01 C.viên kiểm soát

Đội kiểm soát

Tư vấn:

01 lãnh đạo

01 chuyên viên BSR

Sơ đồ tổ chức trên được duy trì từ lúc bắt đầu cho đến khi nhà thầu chính thức vào nhà máy để triển khai thực hiện công việc, khi đó sơ đồ được bổ sung thêm một nhánh là quản lý các nhà thầu (“Contractor management”), nhánh này bao gồm các nhân sự quản lý trực tiếp nhà thầu trong quá trình triển khai công việc, nhóm này được hỗ trợ chuyên môn từ tất cả các nhóm còn lại trong sơ đồ tổ chức

Với thực tế sơ đồ tổ chức đã thực hiện trong đợt bảo dưỡng tổng thể vừa qua rất rườm rà, khó điều khiển và khó kiểm soát Trách nhiệm không thuộc một nhân

sự nào rõ ràng, đôi khi dẫn đến chậm trễ trong một số công việc Tuy nhiên do có sự

hỗ trợ từ các chuyên gia tư vấn nước ngoài, tất cả các chuyên gia này đều đến từ một tập đoàn dầu khí có tiếng và có kinh nghiệm nhiều nên việc tổ chức phối hợp của họ rất ổn định và thông suốt, chỉ gặp phải các vướng mắc từ các nhân sự phía Việt Nam do chưa quen với cách thức tổ chức, cách thức triển khai công việc cũng như tính cách phối hợp, làm việc theo nhóm còn hạn chế

- Thiết lập các chiến lược, chiến thuật và các phương án tổ chức, quản lý công tác bảo dưỡng tổng thể: Việc thiết lập các chiến lược, chiến thuật và các phương án tổ chức được đưa ra bàn luận ngay từ những ngày đầu tiên, kể cả sơ đồ

tổ chức và sau đó liên tục được điều chỉnh cho phù hợp nhất Trong chiến lược, chiến thuật bao gồm các vấn đề quan trọng cơ bản sau:

Đưa ra các nguyên lý để chọn thiết bị cần bảo dưỡng;

Đưa ra các yêu cầu kỹ thuật cho công việc bảo dưỡng;

Đưa ra cách thức phân chia các gói thầu, các gói công việc: Trong lần bảo dưỡng thứ nhất toàn bộ nhà máy được chia thành 05 gói thầu riêng biệt để lựa chọn

05 nhà thầu cung cấp dịch vụ bảo dưỡng tổng thể Việc phân chia 05 gói thầu có ưu điểm là dễ quản lý, kiểm soát vì khối lượng công việc, khối lượng trang thiết bị cũng như nhân sự nhà thầu được chia nhỏ; Tuy nhiên gặp phải khó khăn là quá nhiều nhà thầu vào làm việc dễ xảy ra các xung đột giữa các nhà thầu, đồng thời khi phân chia thành các gói sẽ tạo ra các giao diện khó phân xử khi phân chia trách nhiệm của các nhà thầu Mặc dầu việc này đã có quy định cụ thể trước nhưng vẫn không thể tính hết mọi khả năng, vẫn tồn tại các tranh chấp ở các giao diện;

Hình 2.2: Tiến trình thực hiện công việc BDTT lần thứ nhất ở BSR

Đưa ra các tiêu chí lựa chọn, đánh giá sơ bộ các nhà thầu tiềm năng;

Đưa ra các quy trình phối hợp, điều phối giữa các bộ phận, phòng ban để áp dụng trong suốt quá trình thực hiện công tác bảo dưỡng lớn;

Đưa ra các nguyên tắc lựa chọn phụ tùng, thiết bị để mua sắm;

Đưa ra các quy trình, quy định liên quan đến công việc bảo dưỡng tổng thể;

- Thiết lập các mốc công việc và các mốc thời gian quan trọng (critical milestone schedule): Việc xác định các mốc quan trọng cũng như đặt các mốc thời gian để hoàn thành các phần việc quan trọng là tiêu chí hàng đầu cần phải đặt ra nhằm để kiểm soát tốt về tiến độ cũng như chất lượng của chuỗi các bước công việc Trên cơ sở các mốc quan trọng này chúng ta dễ dàng theo dõi, kiểm soát và có biện pháp xử lý phù hợp khi có những bất thường Trong lần bảo dưỡng thứ nhất vừa qua các mốc thời gian và mốc công việc quan trọng được liệt kê cụ thể như hình 2.2 sau:

Lập danh mục các công việc cần thực hiện bảo dưỡng: Đây là phần chính yếu hình thành nên khối lượng cũng như phạm vi công việc cần phải thực hiện bảo dưỡng trong giai đoạn bảo dưỡng tổng thể, việc lập danh mục hết sức cân nhắc giữa yêu cầu thực tế về vận hành, về bảo dưỡng và tính lợi ích kinh tế đem lại Việc lập danh sách này sẽ do từng bộ phận chuyên môn sâu phụ trách cùng phối hợp để ra danh sách cuối cùng Trong lần bảo dưỡng lớn thứ nhất các thiết bị còn khá mới tuy nhiên cần phải mở hầu hết các thiết bị để kiểm tra chất lượng sau khi đưa vào sử dụng làm cơ sở giải phóng trách nhiệm bảo hành của nhà thầu xây lắp nhà máy Do

đó việc lập danh mục công việc cũng tương đối đơn giản, không yêu cầu cân nhắc

kỹ lưỡng Nhưng từ những lần bảo dưỡng tổng thể tiếp theo buộc phải có sự tính toán, cân nhắc rất cụ thể, rõ ràng để lựa chọn các thiết bị cần bảo dưỡng trên cơ sở như đã đề cập ở trên như đặc tính vận hành, tính cấp thiết cần phải thực hiện bảo dưỡng, tính hiệu quả kinh tế hoặc liên quan đến công tác an toàn cho thiết bị cũng như cho phân xưởng / nhà máy khi thực hiện công việc bảo dưỡng

Thực trạng về nội dung quản lý chúng ta sẽ lần lượt xem xét thực trạng quản lý chính như quản lý Nhà thầu, quản lý tiến độ & chất lượng, quản lý vật tư,… sau đây: