Tài liệu Kỷ năng động viên nhân viên doc

Nhu c1u sinh lý thư ng không kích thích nhân viên đ t hi/u qu tHt hơn trong công vi/c c5a mình... S2 quan tâm rày bao gi cũng tăng lên khi cá nhân đư7c t2 mình tn ch c công vi/c c5a mình

K NĂNG Đ NG VIÊN NHÂN VIÊN

I/ LÝ THUY T V Đ NG VIÊN

1 T i sao ph i quan tâm t&i đ(ng cơ làm vi/c ?

• Đ ng cơ ch s c m nh tác đ ng lên m t ngư i ho c s c

m nh r y sinh ngay trong lòng anh ta, thúc đ#y ngư i đó

hành đ ng hư&ng t&i m t m'c tiêu nh)t đ*nh M t nhân

viên có đ ng cơ làm vi/c cao là m t ngư i năng đ ng,

ch*u đ1u tư s c l2c và tinh th1n đ3 hoàn thành công vi/c

c5a mình và đ t đư7c ch tiêu đ8 ra

• M t nguyên t9c cơ b n trong qu n tr* là : Hi/u qu làm

vi/c : f (năng l2c * đ ng cơ) Do đó nhi/m v' c5a nhà

qu n lý là khơi nguEn đ ng cơ và xây d2ng m t h/

thHng đ ng viên có hi/u qu

2 Các c4p b6c nhu c7u theo Maslow

NHU C;U T< TH= HI>N :

• Giao trách nhi/m, 5y quy8n

• MK r ng công vi/c.

NHU C;U ĐƯAC TÔN TRDNG :

• Bi3u dương / khen thưKng

• Kêu gPi tham gia

NHU C;U XÃ H I :

• T o không khí tho i mái

• Xây d2ng tinh th1n đEng đ i

• Cung c)p thông tin.

NHU C;U AN TOÀN :

• C i tiVn đi8u ki/n làm vi/c

• Ti8n thưKng / thù lao

NHU C;U SINH LÝ :

2 Các c4p b6c nhu c7u theo Maslow

Nguyên t9c ho t đ ng c5a kim t2 tháp này là : cho đVn khi nào nh]ng nhu c1u K phía dư&i còn chưa đư7c th^a mãn thì th_t khó

mà tiVp t'c lên các nhu c1u K c)p cao hơn.

Áp d'ng trong lãnh v2c đ ng cơ làm vi/c :

• Nh]ng nhu c1u sinh lý : Đó là nh]ng nhu c1u cơ b n và thiVt yVu đ3

tEn t i Bao gEm nh]ng nhu c1u như ăn m c, trú ng' dư&i m t mái

nhà Nhu c1u sinh lý thư ng không kích thích nhân viên đ t hi/u

qu tHt hơn trong công vi/c c5a mình.

• Nh]ng nhu c1u v8 an toàn : Khi các cá nhân nghĩ đVn vi/c b o đ m

cho tương lai thì có nghĩa là hP đang có nh]ng nhu c1u v8 an toàn

trong công ăn vi/c làm, trong tiVt ki/m, trong vi/c đóng b o hi3m,

2 Các c4p b6c nhu c7u theo Maslow

• Nh]ng nhu c1u v8 xã h i : Nhu c1u giao tiVp v&i ngư i khác và g t

hái nh]ng l7i ích tc các mHi quan h/ v&i bên ngoài xã h i, muHn có

c m giác đư7c là thành viên c5a m t t_p th3, m t h i đoàn, m t

nhóm b n bè.

• Nhu c1u đư7c tôn trPng : Bây gi con ngư i l i mong muHn c m

th)y mình là ngư i có ích trong m t lãnh v2c nào đó, đư7c ngư i

khác công nh_n và đánh giá cao và x ng đáng đư7c như v_y Đ)y

là nh]ng nhu c1u nh_n đư7c s2 tôn trPng tc nh]ng ngư i khác

Đây có th3 là nguEn đ ng viên r)t l&n trong công vi/c.

• Nhu c1u t2 th3 hi/n : Nhu c1u này thúc đ#y con ngư i ph i th2c

hi/n đư7c đi8u gì hP mong ư&c, đ t đư7c nh]ng m'c tiêu mà hP

đã đ8 ra, phát tri3n ti8m năng cá nhân trong lãnh v2c mà hP đã

chPn.

3 Thuy t 2 nhóm y u t c a Herzberg

Herzberg phân bi/t hai lo i yVu tH :

• Nh ng y u t v môi trư ng có kh năng làm gi m đ ng

cơ làm vi/c nVu như không đư7c th^a mãn, nhưng

ngư7c l i, trong trư ng h7p đư7c th^a mãn thì đ ng cơ

làm vi/c cũng không tăng lên m)y

• Nh ng y u t đ ng viên có kh năng đ ng viên khi

chúng đư7c th^a mãn Nhưng khi không đư7c th^a mãn

thì đ ng cơ làm vi/c cũng không gi m

NhKng yMu tN vO môi trưSng có kh năng gây

ra sW không thXa mãn

• Chính sách và phương th c qu n lý c5a doanh nghi/p.

• Phương pháp ki3m tra.

• Ti8n lương (tương ng v&i ch c v').

• MHi quan h/ v&i c)p trên.

• Đi8u ki/n làm vi/c.

• Các mHi quan h/ khác và không khí vi/c.

• Cu c sHng riêng

NhKng yMu tN đ(ng viên có kh năng t o nên

sW thXa mãn

• Tính thk thách c5a công vi/c.

• Các cơ h i thăng tiVn.

• C m giác hoàn thành tHt m t công vi/c.

• S2 công nh_n kVt qu công vi/c.

• S2 tôn trPng c5a ngư i khác.

• Trách nhi/m.

• Ti8n lương (tương ng v&i thành tích)

Có th[ rút ra đư]c nhKng nh6n xét sau đây

• Ti8n lương là m t yVt tH c1n thiVt, nhưng không ph i là t)t c Không hmn

c ph i tăng lương m&i thúc đ#y ngư i ta làm công vi/c tHt hơn m c c1n

thiVt.

• Nh]ng yVu tH v8 môi trư ng là r)t nhi8u nhưng khó thay đni (m t cá nhân

h1u như không làm đư7c gì đ3 thay đni chính sách c5a doanh nghi/p,

đi8u ki/n làm vi/c, ti8n lương, ) Khi tác đ ng đVn nh]ng yVu tH v8 môi

trư ng, trư&c hVt là nhom m'c đích gi m thi3u các b)t bình, gia tăng s2

th^a thu_n, chu#n b* cho vi/c xu)t hi/n các yVu tH đ ng viên.

• Nh]ng yVu tH đ ng viên thì có th3 thay đni : cá nhân có th3 đi8u ch nh

sáng kiVn c5a b n thân mình, t2 mình xác đ*nh nh]ng m'c tiêu cao và

khó KVt qu c5a vi/c th2c hi/n hoàn toàn tùy thu c vào chính ngư i th2c

hi/n và anh ta có th3 đo lư ng đư7c kVt qu c5a vi/c mình làm.

• Ư&c muHn c5a nhân viên là trưKng thành và phát tri3n v8 m t ngh8

nghi/p Vì v_y, m t ngư i có đ ng cơ làm vi/c là m t ngư i quan tâm đVn

công vi/c mình làm S2 quan tâm rày bao gi cũng tăng lên khi cá nhân

đư7c t2 mình tn ch c công vi/c c5a mình.

T đó có m t s đi m c n lưu ý :

• Con ngư i đư7c đ ng viên khi anh ta có kh năng th2c hi/n đư7c

nh]ng ý đ*nh c5a mình.

• Con ngư i đư7c kích thích mri khi ng xk c5a mình đư7c đánh

giá đúng thông qua nh]ng l i khen ng7i (khi có kVt qu tHt) ho c

xk ph t (khi không đ t yêu c1u).

• Đ3 m t ngư i đư7c đ ng viên lâu dài, anh ta c1n ph i đư7c đ ng

viên thư ng xuyên.

• Con ngư i thư ng hay b* chán n n khi nh_n nh]ng l i chê bai v8

b n thân ho c v8 cách cư xk mà anh ta không thay đni đư7c (ho c

không biVt nên thay đni như thV nào).

• Không có nguEn đ ng viên nào l&n hơn là vư7t qua khó khăn đ3

đ t đư7c m t m'c tiêu t2 đ*nh ra cho mình.

4 Đ ng cơ thúc đ&y con ngư(i làm vi+c

→ T i sao con ngư i l i có đ ng cơ làm vi/c ?

• Đi8u gì đ ng viên con ngư i ? ngư i ta làm vi/c vì m'c

đích gì ? n i dung c5a đ ng cơ làm vi/c là gì ?

→ Ngư i ta đư7c đ ng viên như thV nào ?

• Vi/c đ ng viên đư7c tiVn hành như thV nào ? d2a theo

quá trình nào ?

5 Quá trình cơ b0n làm n0y sinh đ ng cơ

1.Nhu c u (chưa th a mãn)

2 Tìm cách th$c đ% th a mãn nhu c u

3 Hành đ ng nh)m t*i m t m+c đích nào đó

4 K t qu2 th% hi3n c4a hành đ ng

5 Đư7c khen thư:ng / b= ph?t

6 Đánh giá l?i m$c đ th a mãn c4a b2n thânC

6 Mong đ]i caa nhân viên

Theo m c đ ưu tiên : (kVt qu đi8u tra K 300 ngư i t i VN)

• Thăng tiVn và phát tri3n

• Ti8n lương x ng đáng

• An toàn v8 công ăn vi/c làm

• Công vi/c h)p dtn và tương x ng v&i kh năng

• Đư7c ngư i khác đánh giá cao, đư7c tôn trPng

• Có quy8n l2c

7 C m nh6n caa nhân viên

So sánh ph1n đóng góp và ph1n đãi ng c5a b n thân và

c5a ngư i khác →→ Căng thmng và b)t mãn nVu c m th)y

b)t công

Tìm kiVm s2 công bong →→ Đi8u ch nh ph1n đóng góp c5a

b n thân so v&i ph1n đãi ng b n thân đư7c hưKng

Chuy3n công tác ho c xin ngh vi/c

II/ CÁC BI6N PHÁP Đ9NG VIÊN

• Làm phong phú công vi/c / mK r ng công vi/c → tránh nhàm chán trong

• Bi3u dương / Khen thưKng

• Hn tr7 / C i thi/n môi trư ng làm vi/c

• Ti8n thù lao

1 Đ ng viên m t t?p th

B n ch)t c5a quá trình đ ng viên là:

• B n ph i nh_n th c rong nhi/m v' c5a mình là làm cho

nhân viên cam kVt g9n bó v&i công vi/c ch& không ph i

là ki3m tra hP

• B n ph i ch)p nh_n rong đ ng viên là m t cam kVt lâu

dài v8 phía b n và v8 phía công ty

2 Các n(i dung đ(ng viên

Kotter (1990) đã đưa ra m(t ví di nêu rõ đ(ng viên liên quan đMn nhKng v4n đO gì l c4p cơ quan, doanh nghi/p như sau :

• Truy8n đ t nh]ng đ*nh hư&ng chiVn lư7c m t cách đ8u đ n.

• Vi/c truy8n đ t ph i đi xa hơn là ch thông báo đơn gi n; nó ph i t o đư7c

s2 hưng ph)n đHi v&i nhân viên khi g9n li8n v&i nh]ng giá tr* c5a hP.

• Lôi kéo nhân viên tham gia vào vi/c quyVt đ*nh th2c hi/n các đ*nh hư&ng

chiVn lư7c như thV nào y quá trình tham gia ph i th_t s2 ch không ph i là

ch làm m t cách gi t o.

• Hn tr7 đ3 nhân viên có th3 thành công trong quá trình vươn t&i đ3 đ t đư7c

m'c tiêu chiVn lư7c.

• B o đ m rong nh]ng khen thưKng và bi3u dương là đúng đ9n.

3.Làm phong phú công vi+c/MD r ng công vi+c

B n ch)t: Làm phong phú công vi/c nhom gia tăng s2

MK r ng công vi/c cho rong công vi/c c1n ph i đư7c thay

đni và làm cho thú v* hơn bong cách lo i trc nh]ng s2

nhàm chán chư ng hay xu)t hi/n khi ph i th2c hi/n nh]ng

công vi/c l_p đi l_p l i

Lý do căn b n là công nhân càng làm nh]ng công vi/c

thay đni và thú v* thì hP càng đư7c đ ng viên

3.Làm phong phú công vi+c/MD r ng công vi+c

• Đ3 cho nhân viên có nhi8u t2 do hơn trong vi/c l2a

chPn phương pháp làm vi/c, trình t2 th2c hi/n công

vi/c và nh*p đ tiVn hành công vi/c (làm vi/c theo gi

gi)c linh ho t là m t ví d')

• KhuyVn khích nhân viên tham gia (vào các quyVt đ*nh)

• Giao trách nhi/m cá nhân đHi v&i nh]ng công vi/c

• KhuyVn khích nhân viên giao lưu, tiVp xúc qua l i v&i

nhau

3.Làm phong phú công vi+c/MD r ng công vi+c

• Cho nhân viên th)y rong vai trò c5a hP là quan trPng

• Cho nhân viên th)y rong công vi/c c5a hP phù h7p, hài

hòa v&i m'c tiêu c5a toàn công ty

• K*p th i cung c)p các thông tin ph n hEi v8 hi/u qu

công tác

• Cho nhân viên phát bi3u v8 đi8u ki/n v_t ch)t t i nơi

làm vi/c

5 Tham gia c a nhân viên

• Nhân viên c5a b n sz cam kVt g9n bó nhi8u hơn v&i công vi/c nVu

như hP đư7c quy8n phát bi3u v8 chúng HP có khuynh hư&ng tin

tưKng và 5ng h nh]ng quyVt đ*nh mà trong đó có ph1n c5a hP

tham gia vào

• M t trong nh]ng phương pháp tuy/t h o đ3 mK r ng vi/c tham gia

c5a nhân viên là lôi kéo hP vào trong vi/c xác đ*nh các m'c tiêu

công vi/c

• Nhi8u nhân viên muHn tham gia vào các quyVt đ*nh : nh)t là khi các

quyVt đ*nh này tác đ ng lên công vi/c c5a hP NVu hP có th3 đóng

góp đi8u gì đó hP sz c m th)y r)t hãnh di/n v8 nh]ng đóng góp c5a

mình và quyVt tâm nhi8u hơn đ3 th2c hi/n quyVt đ*nh đó

6.KhuyMn khích NV tham gia bnng cách:

• B n có th3 h^i ý kiVn nhân viên trong các cu c hPp chính th c ho c

trong các cu c tiVp chuy/n ng9n thân m_t Nh]ng câu h^i tương t2

như :

“Theo ý kiVn Anh / Ch*, chúng ta nên c i tiVn h/ thHng thư thV nào ?” r)t có ích đ3 đ#y m nh vi/c tham gia khi b n h^i tr'c tiVp các

nhân viên c5a mình

• B n cũng không c1n ph i nn l2c gì nhi8u khi ph i h^i m t nhân viên

m t ý kiVn ho c l i khuyên v8 cách th c gi i quyVt m t v)n đ8

Nhưng đi8u đó ngư7c l i có r)t nhi8u ý nghĩa đHi v&i nhân viên

đư7c b n tham kh o ý kiVn đó

• NVu b n yêu c1u nhân viên nêu các đ8 ngh*, b n ph i nghiên c u

các đ8 ngh* đó m t cách nghiêm túc NVu b n ch luôn luôn h^i mà

không có hành đ ng gì thì trong tương lai b n sz nh_n đư7c r)t ít

các câu tr l i c5a nhân viên.

7 NhGng thành tích.

• Nhân viên c m th)y đư7c đ ng viên khi hoàn thành xu)t s9c m t

công vi/c c' th3 nào đó ví d' thư hoàn t)t m t công vi/c, gi i quyVt

xong m t v)n đ8, bán m t đơn hàng thành công ho c hoàn thành

đúng h n

• Th_t không may là nh]ng c m giác hoàn thành m t công vi/c c'

th3 nào đó không kéo dài lâu Ngay khi chúng ta b9t đ1u m t công

tác m&i, c m giác v8 thành tích đó nhanh chóng tan biVn V8

phương di/n này, chính nhi/m v' c5a b n là t o cơ h i đ3 cho nhân

viên có đư7c nh]ng thành tích m t cách đ8u đ n.

• Đơn gi n như b n vca thành công trong tr_n bóng đá vô đ*ch các

CLB Châu Âu, không th3 nào l i không khui Sambanh đ3 ăn mcng.

8 Bi u dương / Khen thưDng

• bi3u dương là xác nh_n và đánh giá cao công s c đóng

góp c5a m t cá nhân ho c m t t_p th3 cho cơ quan

• B n có th3 ng c nhiên là nhi8u nhà qu n lý th_m chí r)t

ít khi nghĩ đVn vi/c công nh_n các thành tích c5a nhân

viên

• NVu m t nhânyviên hoàn thành m t công vi/c đ c bi/t

và không đư7c bi3u dương, thì b n cũng đcng ng c

thiên nVu như l1n sau hP không còn nn l2c n]a

8 Bi u dương / Khen thưDng

• Là m t nhà qu n lý biVt đ ng viên, b n hãy công nh_n

nh]ng thành tích c5a nhân viên M t sH nhà qu n lý l i

có ý đ*nh giành hVt công tr ng c5a các nhân viên

• Vai trò lãnh đ o c5a b n là sk d'ng khen thưKng ho c

bi3u dương đ3 đ ng viên nhân viên Đi8u này th_t khó

khăn bKi vì b n ph i chia sz công tr ng khi hoàn thành

tHt công vi/c trong khi b n biVt rong chính b n là ngư i

ph i ch*u s2 khi3n trách nVu có đi8u gì sai trái y đây

chính là m t trong nh]ng khó khăn c5a m t nhà qu n lý

hi/u qu

8 Bi u dương / Khen thưDng

• B n hãy nh& rong, b n ch bi3u dương khi nó x ng

đáng Th nh tho ng b n có th3 dùng nó đ3 khuyVn khích

nhân viên, nhưng nVu b n sk d'ng không thích đáng

ho c cho m t vi/c nhVch nhác, b n đã gki đi m t thông

đi/p sai l1m

• NVu như b n có th3 làm cho nhân viên công nh_n

nh]ng đóng góp c5a hP ltn nhau, hP sz c m th)y đư7c

đ ng viên nhi8u hơn n]a

8 Bi u dương / Khen thưDng

• Làm thV lào b n có th3 khen thưKng và công nh_n

nh]ng đóng góp c5a nhân viên trong cơ quan c5a mình

? Trong quân đ i, ngư i ta dùng các huân chương cho

các công tr ng đ c bi/t; nhi8u cka hàng có t)m b ng

“nhân viên xu)t s9c trong tháng”; và m t sH công ty t ng

ti8n thưKng như là hình th c đ3 công nh_n m t vi/c

làm tHt M t sH công ty khác có th3 có nh]ng hình th c

khen thư&ng khác như đ3 tên trên bàn làm vi/c, danh

thiVp, ho c di/n tho i cá nhân Ho c ngay c nh]ng

đi8u nh^ nh t như m t cái vr vai ho c “Hôm nay Anh

(Ch*) có th3 v8 s&m” cũng có th3 là nh]ng bi/n pháp

đ ng viên r)t l&n

9 Trách nhi+m

• Ph1n l&n nhân viên thích có đư7c trách nhi/m và hP

nh_n th c rong đi8u này là quan trPng

• Chìa khóa đ3 phát tri3n tinh th1n trách nhi/m nơi nhân

viên là b n dám ch)p nh_n r5i ro và tin tưKng nơi nhân

viên c5a mình ~y quy8n cho m t nhân viên th2c hi/n

m t vi/c là m t hình th c bi3u hi/n s2 tin tưKng và là

phương ti/n đ3 hình thành tinh th1n trách nhi/m

• T)t nhiên b n cũng nên giao cho nhân viên nh]ng trách

nhi/m m&i và quan trPng Khi làm đi8u này b n có th3

đã m o hi3m nhưng cũng là m t cách th c đ3 t^ ra là

b n công nh_n tài năng c5a nhân viên

10 Thăng chOc / Thăng ti n

• Thăng ch c và t o đi8u ki/n thăng tiVn là nh]ng ph1n

thưKng và s2 công nh_n rong ta có th3 hoàn thành trách

nhi/m đư7c giao

• Thăng ch c lên m t v* trí cao hơn ho c 5y quy8n thêm

m t nhi/m v' là m t hình th c khen thưKng và đ ng

viên m nh mz

• •nh hưKng c5a b n trong vi/c đ8 b t ho c thăng ch c

cho phép b n đ ng viên nhân viên, đ c bi/t nVu hP là

nh]ng ngư i có hoài b o và có năng l2c Không nghi

ng gì, tri3n vPng thăng tiVn là m t nhân tH đ ng viên có

nhi8u ti8m năng

10 Thăng chOc / Thăng ti n

• Chúng ta ph i suy nghĩ trư&c đ3 đ m b o rong vi/c

thăng tiVn đư7c d2a trên công tr ng và kVt qu hơn là

nh]ng yVu tH khác, ví d' như do thân quen ho c do n*nh

b7

• Vi/c thăng ch c bao gEm gia tăng đ*a v* và quy8n l7i

ph i đư7c dành cho nhân viên nào có đóng góp nhi8u

nh)t cho đơn v*

• B n không th3 đ ng viên nhân viên bong vi/c h a cho

thăng ch c vào m t ch c v' không có th_t, h_u qu là

c đơn v* sz b)t mãn v&i b n

11 HP trQ / Môi trư(ng làm vi+c

• Nhân viên c1n đư7c hn tr7 đ3 có hP th3 hoàn thành tHt

công vi/c NVu b n không cung c)p các nguEn l2c c1n

thiVt cho hP, dù đó là th i gian, v_t tư, ti8n b c ho c

nhân l2c, hP sz nhanh chóng m)t h ng thú trong công

vi/c

• Nhân viên cũng có th3 đư7c đ ng viên ho c c m th)y

chán n n do môi trư ng làm vi/c hàng ngày Chúng ta

dùng tc môi trư ng đ3 bao quát nh]ng th như gi gi)c

làm vi/c, đi8u ki/n v/ sinh và nhi/t đ

11 HP trQ / Môi trư(ng làm vi+c

• NVu nhân viên c5a b n than phi8n v8 môi trư ng làm

vi/c và b n biVt rong chí ít thì đi8u đó cũng có lý, b n

hãy tìm hi3u nh]ng lý do khác có th3 gây ra s2 không

hài lòng Thông thư ng nhân viên sz không than phi8n

môi trư ng làm vi/c nVu như hP g9n bó và yêu thích

công vi/c Tuy nhiên, b n ph i xem môi trư ng là yVu tH

quan trPng Ít ngư i nào có th3 làm vi/c v&i hi/u qu tHi

ưu trong môi trư ng quá nóng ho c quá l nh

12 TiRn thù lao

• Chúng ta không th3 kVt thúc ph1n này mà không nói v8

ti8n b c như là m t yVu tH đ ng viên Th_t là ng

ngh/ch cho rong ti8n b c không ph i là yVu tH đ ng

viên H1u hVt chúng ta đ8u muHn có ti8n, và thông

thư ng muHn có nhi8u hơn sH ti8n mà chúng ta hi/n có

Nhưng có nhi8u ti8n hơn không ph i là yVt tH đ ng viên

lâu dài V8 phương di/n thu1n tuý đ ng viên, nh]ng

chiVn lư7c khác mà chúng tôi đã đ8 c_p đVn t^ ra có

hi/u qu hơn B n hãy nh& câu khmng đ*nh mà chúng tôi

nói K ph1n đ1u c5a các bi/n pháp đ ng viên Ch9c ch9n

ti8n b c là yVu tH khiVn ngư i ta đVn làm vi/c nhưng

không nh)t thiVt là yVu tH khiVn cho ngư i ta ph i làm

vi/c m t cách hăng say