Hoàn thiện ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý dự án đầu tư xây dựng của ban quản lý các dự án đầu tư xây dựng đại học quốc gia thành phố hồ chí minh

Công nghệ thông tin có vai trò quan trọng không thể thiếu trong quản lý, điều hành các hoạt động, nghiệp vụ của cơ quan, đơn vị trong việc quản lý dự án đầu tư xây dựng.. Nếu không nghiê

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỎ - ĐỊA CHẤT

HÀ SƠN ĐỊNH

HOÀN THIỆN ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ

THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG TẠI BAN QUẢN LÝ CÁC DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG ĐẠI HỌC QUỐC GIA

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỎ - ĐỊA CHẤT

HÀ SƠN ĐỊNH

HOÀN THIỆN ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG TẠI BAN QUẢN LÝ CÁC DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG ĐẠI HỌC QUỐC GIA

LỜI CAM ĐOAN Tác giả xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tác giả Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng được công bố trong bất

cứ công trình nào trước đó

Tác giả xin cam đoan mọi sự giúp đỡ cho việc thực hiện luận văn này và các thông tin trích dẫn trong luận văn đều được chỉ rõ nguồn gốc

Hà Nội, ngày 10 tháng 4 năm 2015

Tác giả

Hà Sơn Định

MỤC LỤC

Trang Trang phụ bìa

Chương 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG VÀ

ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU

TƯ XÂY DỰNG 4 1.1 Tổng quan lý luận về quản lý dự án và ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý dự án 4 1.1.1 Tổng quan về quản lý dự án đầu tư xây dựng 4 1.1.2 Tổng quan về công nghệ thông tin 20 1.2 Tổng quan thực tiễn về ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý dự

án đầu tư xây dựng 25 1.2.1 Ứng dụng Công nghệ thông tin trong quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình 25 1.2.2 Ý nghĩa của việc ứng dụng công nghệ thông tin 25 1.3 Tổng quan các công trình nghiên cứu về ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý dự án đầu tư xây dựng 27 1.3.1 Những khó khăn và lợi ích của việc ứng dụng Công nghệ thông tin trong quản lý dự án đầu tư xây dựng 27 1.3.2 Một số bài học kinh nghiệm 28 Kết luận chương 1 39

Chương 2: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG TẠI BAN QUẢN LÝ CÁC DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH (2011-2014) 40 2.1 Giới thiệu về Đại học quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh và Dự án đầu tư xây dựng đại học quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh 40 2.1.1 Tổng quan về Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh 40 2.1.2 Tổng quan về Dự án đầu tư xây dựng Đại học quốc gia thành phố Hồ Chí Minh 41 2.1.3 Năng lực tài chính của Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh 45 2.2 Thực trạng hoạt động quản lý dự án đầu tư xây dưng tại Ban quản lý các

dự án đầu tư xây dựng ĐHQG-HCM 47 2.2.1 Tổng quan về công tác quản lý dự án tại Ban quản lý các dự án đầu

tư xây dựng ĐHQG-HCM 47 2.2.2 Tổng quan về công tác quản lý dự án tại Ban 57 2.2.3 Đánh giá chất lượng công tác quản lý tại Ban 65 2.3 Thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý dự án xây dựng tại Ban quản lý các dự án đầu tư xây dựng ĐHQG-HCM trong giai đoạn (2011-2014) 66 2.3.1 Thực trạng việc quản trị tài nguyên dữ liệu của Ban 66 2.3.2 Kết quả đạt được sau khi điều tra hiện trạng ứng dụng Công nghệ thông tin của Ban 67 2.3.3 Thực trạng ứng dụng Công nghệ thông tin trong công tác quản lý các dự án tại Ban 69 2.3.4 Đánh giá ưu nhược điểm việc ứng dụng Công nghệ thông tin trong quản lý dự án tại Ban giai đoạn (2011-2014) 73 Kết luận chương 2 75

Chương 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG TẠI BAN QUẢN

LÝ CÁC DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH

PHỐ HỒ CHÍ MINH 77

3.1 Định hướng phát trıển công nghệ thông tın 77

3.1.1 Định hướng phát triển Công nghệ thông tin của thế giới 77

3.1.2 Định hướng phát triển của Ban (2015 - 2020) 78

3.2 Các giải pháp hoàn thiện ứng dụng công nghệ thông tin trong dự án đầu tư xây dựng tại Ban 80

3.2.1 Giải pháp thuộc về cơ cấu tổ chức việc ứng dụng CNTT 80

3.2.2 Giải pháp thuộc về yếu tố con người 81

3.2.3 Giải pháp về hiện đại hoá cơ sở vật chất 85

3.2.4.Dự án Phần mềm (DAPM) 88

3.2.5 Giải pháp bảo đảm an toàn thông tin trong chia sẻ dữ liệu văn bản 88

3.3 Một số giải pháp hỗ trợ và dự kiến kết quả đạt được khi ứng dụng công nghệ thông tin của Ban 90

3.3.1 Một số giải đáp khi ứng dụng công nghệ thông tin 90

3.3.2 Dự kiến kết quả đạt được khi ứng dụng công nghệ thông tin 96

KẾT LUẬN 99 TÀI LIỆU THAM KHẢO

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

Chữ viết tắt Chữ viết đầy đủ

Ban Ban quản lý các dự án đầu tư xây dựng Đại học Quốc gia Thành

phố Hồ Chí Minh CNTT Công nghệ thông tin

CSDL Cơ sở dữ liệu

ĐHQG-HCM Đại học quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh

DANH MỤC CÁC BẢNG

Bảng 2.1 Tình hình kinh phí hoạt động của ĐHQG-HCM từ 2012-2014 45 Bảng 2.2 Cơ cấu nguồn thu kinh phí hoạt động thường xuyên của ĐHQG-HCM 46 Bảng 2.3 Tình hình kế hoạch vốn đầu tư xây dựng cơ bản của ĐHQG-HCM

qua các năm 48 Bảng 3.1 Các tiêu chí chọn nhà cung cấp 95 Bảng 3.2 Các tiêu chí đánh giá sản phẩm mua phần mềm 95

DANH MỤC CÁC HÌNH

Hình 1.1 Quản lý chất lượng theo nhu cầu khách hàng 10

Hình 1.2 Quản lý chất lượng theo quá trình 11

Hình 1.3 Quản lý chất lượng theo hệ thống 11

Hình 1.4 Quản lý chất lượng theo cải tiến liên tục 11

Hình 1.5 Trách nhiệm của các bên tham gia quản lý tiến độ dự án 13

Hình 1.6 Chi phí dự án theo từng giai đoạn của quá trình đầu tư xây dựng công trình 14

Hình 2.1 Vị trí quy hoạch ĐHQG-HCM 42

Hình 2.2 Thiết kế đô thị ĐHQG-HCM 42

Hình 2.3 Quy hoạch xây dựng ĐHQG-HCM 43

Hình 2.4 Tổng thể Dự án xây dựng ĐHQG-HCM 44

Hình 2.5 Sơ đồ tổ chức của Ban 53

Hình 2.6 Nhiệm vụ chính của Ban 57

Hình 2.7 Sơ đồ các công việc chủ yếu của Ban về quản lý tiến độ 58

Hình 2.8 Sơ đồ thực trạng việc ứng dụng CNTT tại Ban 69

Hình 2.9 Biểu đồ thực trạng việc sử dụng Công nghệ thông tin 69

Hình 3.1 Mô hình 5 cuộc cách mạng thông tin quan trọng 77

Hình 3.2 Ba giải pháp quan trọng để thành công 80

Hình 3.3 Bốn thành phần quan trọng để dự án thành công 89

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Ở Việt Nam ngay từ năm 1995-1996 đã triển khai đề án 112 về Công nghệ thông tin và năm 2000 được sự hỗ trợ của Chính phủ đã triển khai rộng trên cả nước Đây là một chương trình hiện đại hóa hành chính của Chính phủ Việt Nam giai đoạn từ 2001 - 2010 về cải cách thủ tục hành chính Nhà nước Mặc dù dự án bị phá sản, nhưng nó cũng để lại những dấu ấn đánh giá được bước ngoặt của Việt Nam về công nghệ thông tin

Hiện nay, Công nghệ thông tin (CNTT) đang hiện diện và đóng vai trò quan trọng không thể thiếu trong quá trình quản trị, điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh của mỗi cơ quan, đơn vị Sự phát triển và ứng dụng của Internet đã làm thay đổi mô hình và cách thức hoạt động kinh doanh của cơ quan, đơn vị, việc chuyển dần các giao dịch truyền thống sang giao dịch điện tử đã ảnh hưởng đến vị trí, vai trò và cả nhu cầu của các bên hữu quan (khách hàng, nhà cung cấp, nhà đầu tư…) của cơ quan, đơn vị

Công nghệ thông tin có vai trò quan trọng không thể thiếu trong quản lý, điều hành các hoạt động, nghiệp vụ của cơ quan, đơn vị trong việc quản lý dự án đầu tư xây dựng Nếu không nghiên cứu phát triển ứng dụng Công nghệ thông tin thì việc quản lý dự án đầu tư xây dựng sẽ gặp nhiều khó khăn trong công tác quản

lý, điều hành của cơ quan, cơ quan, đơn vị và khó phát triển vai trò, chức năng cũng như cạnh tranh, phát triển với các đơn vị cùng lĩnh vực trong tương lai

Thực trạng phát triển cơ sở hạ tầng ứng dụng Công nghệ thông tin trong quản lý dự án của các Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng nhìn chung còn thiếu đồng đều, chủ yếu đầu tư cho hạ tầng phần cứng mà chưa quan tâm đến hạ tầng phần mềm và nguồn nhân lực Trình độ sử dụng ứng dụng Công nghệ thông tin của nhân viên còn nhiều hạn chế, chưa sử dụng được tối đa chức năng phần mềm đang được trang bị, chưa khai thác hết điểm mạnh của chúng, chỉ dừng lại ở một số chức năng đơn giản

Nhận thức rõ được tầm quan trọng việc áp dụng Công nghệ thông tin trong

việc quản lý dự án của Ban trong thời đại ngày nay vì vậy tác giả đã mạnh dạn chọn

đề tài: “Hoàn thiện ứng dụng Công nghệ thông tin trong quản lý dự án đầu tư xây dựng của Ban quản lý các dự án đầu tư xây dựng Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh” làm đề tài luận văn tốt nghiệp cao học với mục tiêu tìm ra giải pháp giúp Ban quản lý các dự án đầu tư xây dựng Đại học Quốc gia Thành thố Hồ Chí Minh (Ban) có thể nâng cao chất lượng quản lý dự án của mình

2 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài

Trên cơ sở nghiên cứu thực trạng ứng dụng Công nghệ thông tin trong quản

lý dự án đầu tư xây dựng và điều hành của Ban, đề xuất một số giải pháp hoàn thiện ứng dụng Công nghệ thông tin nhằm nâng cao năng lực quản lý dự án của Ban

3 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của luận văn là các giải pháp hoàn thiện ứng dụng Công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý dự án đầu tư xây dựng nói chung và của Ban nói riêng

4 Phạm vi nghiên cứu

Luận văn nghiên cứu thực trạng việc ứng dụng Công nghệ thông tin trong quản lý dự án đầu tư xây dựng của Ban trong giai đoạn (2011-2014), và các bước công việc trong quản lý dự án của Ban từ nay đến khi kết thúc dự án là năm 2020 nhằm đưa ra giải pháp hoàn thiện ứng dụng Công nghệ thông tin cho Ban

5 Phương pháp nghiên cứu

Để hoàn thành mục tiêu nghiên cứu của đề tài, luận văn sử dụng nhiều phương pháp nghiên cứu khác nhau như: Phương pháp duy vật biện chứng, duy vật lịch sử làm nền tảng, kết hợp với các phương pháp: Điều tra, khảo sát số liệu, phân tích - Tổng hợp, phương pháp chuyên gia

6 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của luận văn

Ý nghĩa khoa học: Công nghệ thông tin với sự phát triển nhanh chóng và kỳ diệu của nó đang tác động rộng khắp vào mọi lĩnh vực hoạt động của con người và

xã hội Điều này không có nghĩa là Công nghệ thông tin không làm thay công việc của con người mà nó tạo ra khả năng to lớn giúp con người phát huy năng lực của

mình để làm tốt hơn, có hiệu quả hơn trong mọi lĩnh vực Công nghệ thông tin tạo khả năng giúp người lãnh đạo có tầm nhìn đúng đắn, có căn cứ để dự đoán chiều hướng phát triển trong tương lai, có những dữ liệu cần thiết và kịp thời hoạch định các hành động, đánh giá tình hình và điều chỉnh kế hoạch v.v…

Ý nghĩa thực tiễn: Việc được triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong lĩnh vực quản lý dự án đầu tư xây dựng của Ban, tác giả tin chắc sẽ đạt được lợi ích

mà Công nghệ thông tin mang lại cho Ban như sau:

 Lợi ích đối vơi Ban, đối với lãnh đạo và cán bộ công nhân viên;

 Xác định được thời điểm và lĩnh vực để đầu tư;

 Việc trang bị các hệ thống Công nghệ thông tin cho Ban;

 Việc lựa chọn được nhà cung cấp phần mềm tối ưu nhất

7 Kết cấu của luận văn

Ngoài phần mở đầu, kết luận và kiến nghị, tài liệu tham khảo, luận văn gồm

03 chương được kết cấu trong 105 trang, 05 bảng và 18 hình vẽ đồ thị

Chương 1: Tổng quan về quản lý dự án đầu tư xây dựng và ứng dụng Công nghệ thông tin trong quản lý dự án xây dựng

Chương 2: Thực trạng ứng dụng Công nghệ thông tin trong quản lý dự án đầu tư xây dựng tại Ban quản lý các dự án đầu tư xây dựng Đại học quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh (2011-2014)

Chương 3: Giải pháp hoàn thiện ứng dụng Công nghệ thông tin trong quản lý

Dự án đầu tư xây dựng tại Ban quản lý các dự án đầu tư xây dựng Đại học quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG

VÀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ

DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG 1.1 Tổng quan lý luận về quản lý dự án và ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý dự án

1.1.1 Tổng quan về quản lý dự án đầu tư xây dựng

1.1.1.1 Khái niệm về quản lý dự án đầu tư xây dựng

a Khái niệm đầu tư:

Đầu tư phát triển là quá trình sử dụng vốn đầu tư nhằm tái sản xuất giản đơn

và tái sản xuất mở rộng các cơ sở vật chất kỹ thuật của nền kinh tế nói chung, của địa phương, của ngành và các cơ sở sản xuất kinh doanh, dịch vụ nói riêng thông qua các hoạt động xây dựng nhà cửa, cấu trúc hạ tầng, mua sắm và lắp đặt máy móc thiết bị, tiến hành các công tác xây dựng cơ bản khác, và thực hiện các chi phí phục

vụ cho một chu kỳ hoạt động của các cơ sở vật chất kỹ thuật này Hiện nay có rất nhiều khái niệm về đầu tư và mỗi khái niệm có những quan điểm khác nhau

- Theo quan điểm kinh tế: Đầu tư phát triển là việc bỏ vốn để tạo nên các tiềm lực và dự trữ cho sản xuất, kinh doanh và sinh hoạt Các tài sản cố định được tạo nên trong quá trình đầu tư này tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất kế tiếp nhau,

có khả năng tạo điều kiện thúc đẩy sự phát triển của một đối tượng nào đó

- Theo quan điểm tài chính: Đầu tư phát triển là một chuỗi hành động chi tiền của chủ đầu tư và ngược lại chủ đầu tư sẽ nhận được một chuỗi thu tiền để đảm bảo hoàn vốn, đủ trang trải các chi phí và có lãi

- Theo góc độ quản lý: Đầu tư phát triển là quá trình quản lý tổng hợp kinh doanh, cơ cấu tài sản nhằm mục đích sinh lời

b Khái niệm dự án:

Dự án là một tổng thể các hoạt động phụ thuộc lẫn nhau nhằm tạo ra sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất trong khoảng thời gian xác định với sự ràng buộc về nguồn lực trong bối cảnh không chắc chắn

- Tổng thể các hoạt động: Dự án bao gồm nhiều công việc mà tất cả đều phải kết thúc bằng một sản phẩm giao nộp - Sản phẩm, kế hoạch, báo cáo, hồ sơ tài liệu mà muốn có đều đòi hỏi những quyết định, điều hoà các mặt yêu cầu, các chi phí và sự chấp nhận rủi ro

- Các công việc lệ thuộc vào nhau: Vì tất cả đều đáp ứng một mối quan tâm

sự thành công của dự án và do đó tất cả chỉ còn là những đóng góp cho một hệ thống rộng lớn, hướng đích hơn Sự sắp xếp công việc trong dự án phải tôn trọng một logic về thời gian

- Các công việc và tổng thể các công việc cần được thực hiện trong một thời hạn xác định Dự án có điểm bắt đầu và điểm kết thúc

- Các nguồn lực để thực hiện các công việc và tổng thể công việc là giới hạn Mỗi dự án thường tiêu phí các nguồn lực Các nguồn lực này càng bị ràng buộc chặt chẽ khi chi phí cho dự án là một số thành công then chốt

- Các hoạt động của dự án diễn ra trong môi trường không chắc chắn Môi trường của dự án không phải là môi trường hiện tại mà là môi trường tương lai

Như vậy, dự án và các hoạt động đang tiến hành có những điểm chung Cả hai đều do con người thực hiện và bị giới hạn về nguồn lực, cả hai đều được lên kế hoạch, thực hiện và kiểm tra Sự khác biệt ở chỗ các hoạt động đang được tiến hành

có tính chất lặp lại, còn dự án thì có thời hạn và là duy nhất

Dự án phải trả lời được các câu hỏi sau:

- Mục tiêu của dự án là gì?

- Thời gian thực hiện bao lâu? Địa điểm nào?

- Nguồn lực cần thiết (lao động, vốn…) là bao nhiêu?

- Hoạt động của dự án được thực hiện như thế nào?

- Sản phẩm, dịch vụ hay giá trị đầu ra được tạo ra từ dự án là gì?

c Khái niệm dự án đầu tư xây dựng công trình:

Theo mục 7, điều 3, Luật xây dựng năm 2003 định nghĩa: Dự án đầu tư xây dựng công trình (XDCT) là tập hợp các đề xuất có liên quan đến việc bỏ vốn để xây dựng mới, mở rộng hoặc cải tạo những công trình xây dựng nhằm mục đích phát

triển, duy trì, nâng cao chất lượng công trình hoặc sản phẩm, dịch vụ trong một thời gian nhất định

* Sự cần thiết phải lập dự án đầu tư:

- Xét về mặt pháp lý: Việc lập dự án là cơ sở để các cơ quan quản lý Nhà nước về đầu tư thẩm định dự án ra quyết định đầu tư, quyết định tài trợ cho các dự

án đó Đối với chủ đầu tư dự án đầu tư được phê duyệt là tài liệu pháp lý để xin phép đầu tư và giấy phép hoạt động, xin phép nhập khẩu vật tư, máy móc thiết bị, xin hưởng các khoản ưu đãi về đầu tư, xin vay vốn hoặc kêu gọi góp vốn hoặc phát hành cổ phiếu trái phiếu v.v…

- Xét về mặt nội dung: Việc lập dự án đầu tư là việc tính toán trước một cách toàn diện về những giải pháp Kinh tế - Kỹ thuật, về kế hoạch bỏ vốn, huy động vốn, kế hoạch kỹ thuật triển khai đầu tư, kế hoạch tổ chức khai thác v.v… nhằm đạt được mục đích đầu tư của chủ đầu tư

- Xét về mặt hình thức: Dự án đầu tư là một tập hồ sơ, tài liệu trình bày một cách chi tiết, có hệ thống các hoạt động và chi phí theo một kế hoạch nhằm đạt được những kết quả và thực hiện được những mục tiêu nhất định trong tương lai

- Xét trên góc độ quản lý: Dự án đầu tư là một công cụ quản lí việc sử dụng vốn, vật tư, lao động để tạo ra các kết quả tài chính, kinh tế xã hội trong thời gian dài

- Trên góc độ kế hoạch hoá: Dự án đầu tư là một công cụ thể hiện kế hoạch chi tiết của một công cuộc đầu tư sản xuất kinh doanh, phát triển kinh tế xã hội, làm tiền đề cho các quyết định đầu tư và tài trợ

* Như vậy, một dự án đầu tư bao gồm 4 thành phần chính:

- Mục tiêu: Mục tiêu phát triển và mục tiêu trước mắt

- Các kết quả: Đó là những kết quả cụ thể Đây là những điều kiện cần thiết

để thực hiện những mục tiêu của dự án

- Các hoạt động: Những nhiệm vụ và hoạt động này cùng với một lịch biểu

và trách nhiệm cụ thể của các bộ phận thực hiện sẽ tạo thành kế hoạch làm việc của

dự án

- Các nguồn lực: Về vật chất, con người và tài chính cần thiết

d Khái niệm quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình:

- Quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình là quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực và giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho công trình dự án hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách được duyệt, đạt được các yêu cầu đã định về kỹ thuật, chất lượng, đảm bảo an toàn lao động, vệ sinh môi trường bằng những phương pháp và điều kiện tốt nhất cho phép

- Quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình thành công có các đặc điểm sau: + Hoàn thành trong thời hạn quy định

+ Hoàn thành trong chi phí cho phép

+ Đạt được thành quả mong muốn

+ Sử dụng nguồn lực được giao một cách hiệu quả và hữu hiệu

1.1.1.2 Tổng quan về quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình

a Cơ chế quản lý dự án đầu tư:

Cơ chế quản lý đầu tư là sản phẩm chủ quan của chủ thể quản lý đầu tư trên

cơ sở nhận thức vận dụng các quy luật khách quan, chủ yếu là các quy luật kinh tế, phù hợp với các đặc điểm và điều kiện cụ thể quản lý (chủ đầu tư) để điều khiển hoạt động đầu tư Cơ chế quản lý đầu tư thể hiện các hình thức tổ chức quản lý và phương pháp quản lý Các bộ phận cấu thành chủ yếu của cơ chế quản lý đầu tư là

hệ thống tổ chức bộ máy quản lý và quá trình điều hành quản lý, hệ thống kế hoạch đầu tư, hệ thống quản lý tài sản của đầu tư, hệ thống các chính sách và đòn bẩy kinh

tế trong đầu tư, hệ thống pháp luật có liên quan đến đầu tư; các quy chế, thể lệ quản

lý kinh tế khác trong đầu tư

b Các phương pháp quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình:

- Phương pháp giáo dục: Nội dung của các biện pháp giáo dục bao gồm giáo dục về thái độ lao động, ý thức kỷ luật, tinh thần trách nhiệm, khuyến khích phát huy sáng kiến, thực hiện các biện pháp kích thích sự say mê hăng hái lao động, giáo dục về tâm lý tình cảm lao động, về giữ gìn uy tín đối với người tiêu dùng Các vấn

đề này đặc biệt quan trọng trong lĩnh vực đầu tư do những đặc điểm của hoạt động

đầu tư (lao động vất vả, di động, luôn đòi hỏi tính tự giác trong lao động cao để đảm bảo chất lượng công trình tránh tình trạng phá đi làm lại gây thất thoát, lãng phí, )

- Phương pháp hành chính: Là phương pháp được sử dụng trong quản lý cả lĩnh vực xã hội và kinh tế của mọi nước Đây là cách thức tác động trực tiếp của chủ thể quản lý đến đối tượng quản lý bằng những văn bản, chỉ thị, những quy định về

tổ chức Ưu điểm của phương pháp này là góp phần giải quyết trực tiếp và nhanh chóng những vấn đề cụ thể, nhưng cũng dễ dẫn đến tình trạng quan liêu máy móc,

bộ máy hành chính cồng kềnh và độc đoán Phương pháp hành chính trong quản lý được thể hiện ở hai mặt: Mặt tĩnh, thể hiện ở những tác động có tính ổn định về mặt

tổ chức thông qua việc thể chế hoá tổ chức (gồm cơ cấu tổ chức và chức năng quản lý) và tiêu chuẩn hoá tổ chức (định mức và tiêu chuẩn tổ chức); Mặt động của phương pháp là sự tác động thông qua quá trình điều khiển tức thời khi xuất hiện và các vấn đề cần giải quyết trong quá trình quản lý

- Phương pháp kinh tế: Là sự tác động của chủ thể quản lý vào đối tượng quản lý bằng các chính sách và đòn bẩy kinh tế như tiền lương, tiền thưởng, tiền phạt, giá cả, lợi nhuận, tín dụng, thuế, Khác với phương pháp hành chính dựa vào mệnh lệnh, phương pháp kinh tế thông qua các chính sách và đòn bẩy kinh tế để hướng dẫn, kích thích, động viên và điều chỉnh các hành vi của những đối tượng tham gia quá trình thực hiện đầu tư theo mục tiêu nhất định của nền kinh tế xã hội Như vậy, phương pháp kinh tế trong quản lý đầu tư chủ yếu dựa vào lợi ích kinh tế của đối tượng tham gia vào quá trình đầu tư với sự kết hợp hài hoà lợi ích của Nhà nước, xã hội với lợi ích của tập thể và cá nhân người lao động trong lĩnh vực đầu tư

- Áp dụng phương pháp toán học: Để quản lý hoạt động đầu tư có hiệu quả, bên cạnh các biện pháp định tính cần áp dụng các biện pháp định lượng, đặc biệt là phương pháp toán kinh tế Phương pháp toán kinh tế được áp dụng trong hoạt động quản lý đầu tư bao gồm phương pháp toán thống kê; Mô hình toán kinh tế

b Nội dung của quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình:

Theo quy định tại khoản 1 Điều 45 Luật Xây dựng thì nội dung Quản lý dự

án đầu tư xây dựng công trình bao gồm quản lý chất lượng, khối lượng, chi phí, tiến

độ, an toàn lao động và vệ sinh môi trường xây dựng

* Quản lý chất lượng

Chất lượng có thể được định nghĩa theo nhiều cách khác nhau Từ góc độ nhà sản xuất có thể xem: chất lượng là mức độ hoàn thiện của sản phẩm (dự án) so với các tiêu chuẩn thiết kế được duyệt Như vậy, trong khu vực sản xuất, một dung sai của các chỉ tiêu được định rõ để đánh giá mức độ hoàn thành chất lượng Trong khu vực dịch vụ, chất lượng được xác định chủ yếu thông qua một số chỉ tiêu gián tiếp Theo quan điểm của người tiêu dùng, chất lượng là tổng thể các đặc tính của một thực thể, phù hợp với việc sử dụng, đáp ứng nhu cầu tiêu dùng hay chất lượng

là giá trị mà khách hàng nhận được, là sự thỏa mãn nhu cầu của khách hàng

Chất lượng có thể được xác định trên các khía cạnh như thuộc tính vật chất của sản phẩm; định hướng thời gian của sản phẩm dịch vụ (phù hợp với việc sử dụng lâu dài, đảm bảo liên tục bên lâu); các dịch vụ sau bán hàng; ấn tượng tâm lý đối với sản phẩm; yếu tố đạo đức kinh doanh trong kinh doanh

Chất lượng không tự sinh ra, chất lượng không phải là một kết quả ngẫu nhiên, nó là kết quả của sự tác động của hàng loạt yếu tố liên quan chặt chẽ với nhau Muốn đạt được chất lượng mong muốn cần phải quản lý theo hệ thống đúng theo một quy trình nhất định Hoạt động quản lý trong lĩnh vực chất lượng gọi là quản lý chất lượng Phải có hiểu biết và kinh nghiệm đúng đắn về quản lý chất lượng mới giải quyết tốt bài toán chất lượng

Quản lý chất lượng dự án là tập hợp các hoạt động của chức năng quản lý, là một quá trình nhằm đảm bảo cho dự án thỏa mãn tốt nhất các yêu cầu và mục tiêu

đề ra

Mặt khác theo Nghị định 15/2013/NĐ-CP thì dự án đầu tư xây dựng công trình có thể gồm một hoặc nhiều loại công trình với một hoặc nhiều cấp công trình khác nhau Trong khi đó công trình xây dựng lại là sản phẩm được tạo thành bởi sức lao động của con người, vật liệu xây dựng, thiết bị lắp đặt vào công trình, được liên kết định vị với đất, có thể bao gồm phần dưới mặt đất, phần trên mặt đất, phần dưới mặt nước và phần trên mặt nước, được xây dựng theo thiết kế

Bởi vậy, nội dung quản lý chất lượng dự án đầu tư xây dựng sẽ rộng hơn rất nhiều so với quản lý chất lượng công trình xây dựng Nhưng mục đích cuối cùng của quản lý chất lượng dự án đầu tư xây dựng là để có những sản phẩm đầu tư xây dựng hay chính là công trình xây dựng có chất lượng

* Tám nguyên tắc việc quản lý chất lượng là

Theo ISO 9000 quản lý chất lượng có 8 nguyên tắc sau:

- Sự lãnh đạo: Triển khai chiến lược; chủ động và là tấm gương điển hình;

có tầm nhìn rỏ ràng về tương lai; xác lập các chỉ tiêu và mục tiêu cần phân bổ; tạo

ra niềm tin; phân bổ nguồn lực, quyền hạn và trách nhiệm; biết ghi nhận công trạng của nhân viên;

- Hướng vào khách hàng: khi nghĩ đến phục vụ khách hàng trước tiên phải nghĩ đến các lợi ích ta mang lại cho khách hàng;

Hình 1.1 Quản lý chất lượng theo nhu cầu khách hàng

- Sự tham gia của tất cả mọi người: Giúp chủ động thực hiện công việc; chấp nhận công việc và giải quyết các khó khăn; nghiên cứu các cơ hội cải tiến; chia sẽ công việc, kinh nghiệm với mọi người;

- Quan hệ hợp tác với nhà cung ứng: Tổ chức và người cung ứng phụ thuộc lẫn nhau và mối quan hệ hợp tác cùng có lợi sẽ nâng cao năng lực của hai bên để tạo ra giá trị;

- Tiếp cận theo quá trình: Mọi hoạt động, hay tập hợp các hoạt động sử dụng các nguồn lực để biến đầu vào thành đầu ra có thể xem như một quá trình;

Nhu cầu của

khách hàng

Sự thoả mãn của khách hàng

Kiểm soát các hoạt động tạo ra

sản phẩm Người quản lý

-

Hình 1.2 Quản lý chất lượng theo quá trình

- Tiếp cận theo hệ thống: Xác định, hiểu và quản lý hệ thống các quá trình

có liên quan lẫn nhau nhằm đạt được các mục tiêu đã xác định;

Hình 1.3 Quản lý chất lượng theo hệ thống

- Quyết định dựa trên sự kiện: Phân tích có logic các dữ liệu và thông tin; nhấn mạnh đến kết quả;

- Cải tiến liên tục: Cải tiến liên tục tính hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng;

Hình 1.4 Quản lý chất lượng theo cải tiến liên tục

Các yếu tố đầu vào Xử lý Kết quả đầu ra

So sánh các mục tiêu

Lập kế hoạch chất lượng

- Quản lý thời gian là cơ sở để giám sát chi phí cũng như các nguồn lực khác cần cho công việc dự án Trong môi trường dự án, chức năng quản lý thời gian

và tiến độ quan trọng hơn trong môi trường hoạt động kinh doanh thông thường vì nhu cầu kết hợp phức tạp và thường xuyên liên tục giữa các công việc, đặc biệt trong trường hợp dự án phải đáp ứng một thời hạn cụ thể của khách hàng

- Mục tiêu của việc lập kế hoạch và tiến độ dự án là:

 Mục tiêu chung là hoàn thành được dự án trong thời gian qui định, hoàn thành chi phí cho phép, đạt được thành quả mong muốn;

 Tuỳ theo quan điểm của đơn vị lập kế hoạch, tiến độ mà mục tiêu tùy thuộc vào những quan điểm khác nhau như: Cực tiểu hoá thời gian, cực đại lợi nhuận của nhà thầu, sử dụng nhân lực tài nguyên hiệu quả nhất

- Các loại tiến độ cho một dự án

 Tiến độ tổng: Mô tả tổng thể kế hoạch thực hiện các gói thầu

Được lập dựa trên những số liệu tổng quát được cung cấp từ chủ đầu tư, và kinh nghiệm của giám đốc dự án

Được lập dựa trên qui mô dự án, độ phức tạp của các công việc chính, thời điểm kết thúc mong muốn của chủ đầu tư

 Tiến độ gói thầu: Được lập dựa theo tiến độ tổng

Được lập dựa trên những thông tin biết được từ những công việc cần phải thực hiện cho gói thầu

Để lập tiến độ cần có sự phối hợp giữa người lập tiến độ và một chuyên gia

am hiểu về các công tác cần thực hiện trong gói thầu

 Tiến độ tháng: là bảng chi tiết của tiến độ gói thầu, được thực hiện theo từng tháng do nhà thầu lập Được lập dựa trên tiến độ gói thầu, trong đó các công tác cần làm trong tháng sẽ được thể hiện, những công tác chính có thể được phân chia ở mức độ chi tiết hơn

 Tiến độ tuần: là tiến độ thi công chi tiết bao gồm tất cả những công tác phải được thực hiện trong tuần Tiến độ tuần phải phù hợp với tiến độ tháng và có xét những thông tin mới trên công trường

- Trách nhiệm của các bên tham gia quản lý tiến độ như sau:

Hình 1.5 Trách nhiệm của các bên tham gia quản lý tiến độ dự án

 Chủ đầu tư: Là người đưa ra kế hoạch cũng như ý tưởng về dự án sắp triển khai Sau đó bàn giao cho Ban thực hiện các công đoạn sau:

Xác định ngày hoàn thành dự án  sẽ chi phối kế hoạch của đơn vị thiết kế

và nhà thầu thi công

Phối hợp với Tư vấn quản lý dự án để ấn định hợp lý ngày hoàn thành của dự

án và những thời điểm quan trọng

Xác lập mức độ ưu tiên cho từng phần việc cấu thành dự án

Nhà thầu 2

 Tư vấn quản lý dự án: Giúp chủ đầu tư lập tổng tiến độ và quản lý dự án dựa theo tiến độ tổng đã được duyệt của chủ đầu tư

Tư vấn quản lý dự án cần thiết lập riêng cho mình tiến độ một cách chi tiết hơn để theo dõi và điều khiển dự án

Thay mặt chủ đầu tư điều khiển các buổi họp giao ban với các đơn vị liên quan để đánh giá việc thực thi tiến độ của nhà thầu, kiến nghị các giải pháp

 Tư vấn thiết kế: Phải lập một tiến độ thiết kế chi tiết phù hợp với yêu cầu của chủ đầu tư và tư vấn quản lý dự án

Tiến độ này phải gồm cả việc xem xét mức độ ưu tiên của công việc tuân theo yêu cầu của bên chủ đầu tư

Phải được lập dựa vào năng lực của những người đóng vai trò chủ đạo trong quá trình thiết kế

 Nhà thầu thi công: Phải lập tiến độ thi công chi tiết của gói thầu cho tất cả các công tác, hạng mục thi công phù hợp với hợp đồng

Tiến độ phải xét đến các công tác cung ứng và vận chuyển vật tư

Tiến độ phải xét sự phối hợp giữa nhân công và thiết bị thi công, mối quan

hệ tác động qua lại trong công việc giữa các thầu phụ

Mục tiêu của tiến độ thi công là để điều hành một cách có hiệu quả công việc trong suốt quá trình thi công nhằm hoàn thành dự án với chất lượng tốt nhất và đảm bảo thời gian hoàn thành công trình

* Quản lý chi phí

Hình 1.6 Chi phí dự án theo từng giai đoạn của quá trình đầu tư xây dựng công trình

Giai đoạn chuẩn bị

đầu tư

Giai đoạn thực hiện

dự án đầu tư

Giai đoạn kết thúc xây dựng, khai thác

Dự toán công trình,

dự toán hạng mục công trình, giá gói thầu, giá dự thầu, giá đề nghị

trúng thầu, giá ký hợp đồng

Giá thanh toán, giá quyết toán hợp đồng và thanh toán, quyết toán vốn đầu tư

Tổng mức đầu tư

của dự án đầu tư

xây dựng công trình

(hoặc sơ bộ tổng mức

đầu tư đối với dự án

phải lập báo cáo đầu tư)

Quản lý chi phí dự án đầu tư xây dựng công trình là công tác quan tâm chủ yếu đến chi phí các nguồn lực cần thiết để hoàn thành các hoạt động cho dự án

Quản lý chi phí dự án đầu tư xây dựng công trình bao gồm các quá trình cần thiết để đảm bảo rằng dự án được hoàn thành trong ngân sách phê duyệt nhằm mục đích sau:

- Lập kế hoạch nguồn lực cho dự án, phối hợp với việc ước tính chi phí để chuẩn bị tốt nguồn vốn cho toàn bộ quá trình hoạt động dự án

- Kiểm soát tốt việc quản lý chi phí trong quá trình thực hiện dự án để nâng cao hiệu quả đầu tư

- Dự báo tình hình dự án trong tương lai

- Đạt được mục tiêu của dự án về lợi nhuận hoặc tận dụng hiệu quả nguồn tài nguyên

- Đối với nhà thầu xây dựng, quản lý chi phí tốt giúp tăng “lãi trực tiếp”, giảm các chi phí không đáng có của họ trong hoạt động xây dựng tại công trường

Các hình thức quản lý chi phí dự án đầu tư xây dựng công trình được biểu thị qua: Quản lý tổng mức đầu tư; Quản lý tổng dự toán, dự toán công trình; Quản lý tạm ứng; Quản lý thanh quyết toán, quyết toán vốn đầu tư

Nguyên tắc quản lý chi phí đầu tư xây dựng là: Tổng mức đầu tư ≥ Tổng dự toán ≥ Giá gói thầu ≥ Giá ký hợp đồng ≥ Giá quyết toán DA công trình hoàn thành

* Các mục tiêu của quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình:

Mục tiêu chung của quản lý dự án đầu tư là đáp ứng tốt nhất việc thực hiện các mục tiêu của chiến lược phát triển kinh tế xã hội trong từng thời kỳ của quốc gia Huy động đối đa sử dụng với hiệu quả cao nhất các nguồn vốn đầu tư trong và ngoài nước, tận dụng và khai thác tốt các tiềm năng và tài nguyên thiên nhiên, đất đai, lao động và các tiềm năng khác, bảo vệ môi trường sinh thái, lãng phí trong sử dụng vốn đầu tư và khai thác các kết quả của đầu tư

Mục tiêu của quản lý đầu tư suy cho cùng là nhằm đạt được hiệu quả kinh tế tài chính cao nhất với chi phí vốn đầu tư thấp nhất trong một thời gian nhất định trên cơ sở đạt được các mục tiêu quản lý của từng giai đoạn, từng dự án đầu tư

Với giai đoạn chuẩn bị đầu tư, mục tiêu chủ yếu của quản lý là đảm bảo chất lượng và mức độ chính xác của các kết quả nghiên cứu, dự toán, tính toán

Với giai đoạn thực hiện đầu tư, mục tiêu chủ yếu của quản lý là đảm bảo tiến

độ, chất lượng với chi phí thấp nhất

Còn với giai đoạn vận hành các kết quả đầu tư là nhanh chóng thu hồi đủ vốn đã bỏ ra và có lãi đối với các công cuộc đầu tư sản xuất kinh doanh, hoặc đạt được hiệu quả kinh tế xã hội cao nhất với chi phí thấp nhất đối với các hoạt động đầu tư khác

Mục tiêu cơ bản của quản lý dự án nói chung là hoàn thành các công việc dự

án theo đúng yêu cầu kỹ thuật và chất lượng trong phạm vi ngân sách và theo tiến

độ thời gian cho phép

Về mặt toán học, ba mục tiêu này liên quan chặt chẽ với nhau và có thể biểu diễn theo công thức:

Ba yếu tố: Thời gian, chi phí, và mức độ hoàn thiện công việc có quan hệ chặt chẽ với nhau Tầm quan trọng của từng mục tiêu có thể khác nhau giữa các dự

án, giữa các thời kì đối với từng dự án Muốn đạt được kết quả tốt đối với mục tiêu này thì thường phải “hy sinh” một hay hai mục tiêu kia Trong quá trình quản lý dự

án thường diễn ra hoạt động đánh đổi mục tiêu Đánh đổi mục tiêu dự án là việc hy sinh một mục tiêu nào đó để thực hiện tốt hơn mục tiêu kia trong điều kiện thời gian

và không gian cho phép, nhằm thực hiện tốt nhất tất cả các mục tiêu dài hạn của quá

trình quản lý dự án Nếu công việc dự án diễn ra theo đúng kế hoạch thì không phải đánh đổi mục tiêu Tuy nhiên kế hoạch thực thi công việc dự án thường có những thay đổi do nhiều nguyên nhân khách quan và chủ quan khác nhau nên việc đánh đổi mục tiêu là 1 kỹ năng quan trọng của nhà quản lý dự án

1.1.1.3 Nội dung chính của quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình

Để quản lý dự án đạt hiệu quả cao nhất, người ta tiến hành xem xét trên rất nhiều góc độ khác nhau, dưới đây là những nội dung chính trong quản lý dự án sau:

- Quản lý vi mô và vĩ mô đối với dự án:

 Quản lý vĩ mô hay quản lý của Nhà nước đối với dự án bao gồm tổng thể các biện pháp vĩ mô tác động đến các yếu tố của quá trình hình thành, thực hiện và kết thúc dự án Trong quá trình triển khai thực hiện dự án Nhà nước mà đại diện là các cơ quan quản lý Nhà nước về kinh tế sử dụng những công cụ quản lý vĩ mô chính của Nhà nước để tiến hành quản lý dự án trên các nội dung như quản lý tài chính: Ban hành các chính sách tài chính tiền tệ, lãi suất, thuế, lợi nhuận, v.v hoặc quản lý quy hoạch, kế hoạch phát triển kinh tế xã hội của ngành, vùng, nền kinh tế, đầu tư Bên cạnh đó Nhà nước cũng ban hành các chính sách về lao động như tiền lương, bảo hiểm xã hội, các nghĩa vụ lao động, tiến hành các biện pháp quản lý về môi trường nhằm đảm bảo cho dự án đóng góp tích cực vào sự phát triển của đất nước

 Quản lý vi mô đối với dự án: Là quản lý những hoạt động cụ thể của dự

án như quản lý về mặt thời gian, chi phí, nguồn vốn đầu tư, rủi ro, quản lý hoạt động mua bán, v.v Quá trình quản lý này được thực hiện trong suốt các giai đoạn của dự án từ khi chuẩn bị đầu tư, thực hiện đầu tư đến giai đoạn vận hành các kết quả đầu tư Trong từng giai đoạn, tuy đối tượng quản lý có khác nhau nhưng đều dựa trên ba mục tiêu cơ bản nhất của quản lý dự án đó là: Thời gian, chi phí và kết quả hoàn thành

- Quản lý theo lĩnh vực: Theo viện nghiên cứu Quản trị dự án quốc tế - PMI thì quản lý dự án bào gồm chín nội dung sau:

 Lập kế hoạch chung: Là lập kế hoạch; thực hiện kế hoạch; quản lý những thay đổi

 Quản lý phạm vi của dự án: Là xác định phạm vi dự án; lập kế hoạch phạm vị và quản lý thay đổ phạm vi

 Quản lý thời gian, tiến độ: Là xác định công việc; dự tính thời gian và quản lý tiến độ

 Quản lý chi phí: Là lập kế hoạch nguồn lực; tính toán chi phí; lập dự toán

và quản lý chi phí

 Quản lý chất lượng: Là lập kế hoạch chất lượng; đảm bảo chất lượng và quản lý chất lượng

 Quản lý nhân lực: Là lập kế hoạch nhân lực; tuyển dụng và phát triển nhóm

 Quản lý thông tin: Là lập kế hoạch quản lý thông tin; phân phối thông tin

và báo cáo tiến độ

 Quản lý hoạt động cung ứng: Là lập kế hoạch cung ứng; lựa chọn nhà cung ứng; quản lý hợp động và quản lý tiến độ cung ứng

 Quản lý rủi ro: Là xác định rủi ro; chương trình quản lý rủi ro và phản ứng đối với rủi ro

1.1.1.4 Các công cụ và phương tiện quản lý dự án

a Các công cụ quản lý dự án:

- Biểu đồ phân tích công việc: Cơ cấu phân tích công việc là việc phân chia theo cấp bậc một dự án thành các nhóm nhiệm vụ và công việc cụ thể, việc xác định, liệt kê và lập bảng giải thích cho từng công việc cần thực hiện của dự án Về hình thức, sơ đồ cơ cấu phân tích công việc giống như một cây đa hệ, phản ánh theo cấp bậc các công việc cần thực hiện của một dự án Cấp bậc trên cùng phản ánh mục tiêu cần thực hiện Các cấp bậc thấp dần thể hiện mức độ chi tiết của mục tiêu Cấp độ thấp nhất là những công việc cụ thể Số lượng các cấp bậc của phân tách công việc phụ thuộc quy mô và độ phức tạp của dự án

- Sơ đồ mạng của dự án: Mạng công việc là kỹ thuật trình bày kế hoạch tiến

độ, mô tả dưới dạng sơ đồ mối quan hệ liên tục giữa các công việc đã được xác định

cả về thời gian và thứ tự trước sau Mạng công việc là sự kết nối các công việc và các sự kiện Có hai phương pháp chính để biểu diễn mạng công việc Đó là phương

pháp “đặt công việc trên mũi tên” và phương pháp “đặt công việc trong các nút” Cả hai phương pháp đều có chung nguyên tắc lá: Trước khi một công việc có thể bắt đầu thì tất cả các công việc trước nó phải được hoàn thành và các mũi tên được vẽ theo chiều từ trái sang phải, phản ánh quan hệ logic trước sau giữa các công việc nhưng độ dài mũi tên không có ý nghĩa

- Phương pháp biểu đồ Gantt: Là phương pháp trình bày tiến trình thực tế cũng như kế hoạch thực hiện các công việc của dự án theo trình tự thời gian Mục đích của Gantt là xác định một tiến độ hợp lý nhất để thực hiện các công việc khác nhau của dự án Tiến độ này tuỳ thuộc vào độ dài công việc, những điều kiện ràng buộc và kỳ hạn phải tuân thủ Cột dọc trình bày công việc, thời gian tương ứng để thực hiện từng công việc được trình bày trên trục hoành Mỗi đoạn thẳng thể hiện một công việc Độ dài đoạn thẳng là độ đài công việc Vị trí của đoạn thẳng thể hiện quan hệ thứ tự trước sau giữa các công việc

- Hệ thống thông tin: Thiết lập một hệ thống thông tin có chất lượng là một trong những nhân tố đảm bảo chất lượng hiệu quả quản lý dự án Muốn hệ thống thông tin thông suốt và hiệu quả cần đảm bảo điều kiện về vật chất cũng như con người trong cơ chế hoạt động của nó Vật chất, cần trang bị phương tiện hiện đại (máy tính nối mạng, máy fax, điện thoại, tham gia khai thác xa lộ thông tin, mạng internet, hệ thống biểu kế hoạch, v.v ) Con người, cần bố trí những chuyên gia có

kỹ năng đáp ứng được đòi hỏi của hệ thống thông tin hiện đại Cơ chế hoạt động, cần phân định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cũng như nội dung truyền thông tin

b Các phương tiện quản lý dự án

Cùng với một loạt các công cụ nói trên, để quản lý dự án đạt hiệu quả cao cần thiết phải có được một hệ thống các phương tiện quản lý phù hợp Hiện nay cũng với sự phát triển của khoa học kỹ thuật, quản lý dự án cũng áp dụng một loạt các thành tựu của nó như sử dụng hệ thống máy tính với các phần mềm chuyên dụng, hệ thống lưu trữ và xử lý thông tin hiện đại, hệ thống bưu chính viễn thông, thông tin liên lạc v.v

1.1.2 Tổng quan về công nghệ thông tin

1.1.2.1 Khái niệm

Công nghệ thông tin, viết tắt là CNTT (Information Technology - viết tắt là IT) là một ngành ứng dụng công nghệ vào quản lý xã hội, xử lý thông tin Có thể hiểu Công nghệ thông tin là ngành sử dụng máy tính và các phương tiện truyền thông để thu thập, truyền tải, lưu trữ, bảo vệ, xử lý, truyền thông tin

Hiện nay, có nhiều cách hiểu về công nghệ thông tin Ở Việt Nam, khái niệm Công nghệ thông tin được hiểu và định nghĩa trong Nghị quyết 49/CP ký ngày 04/08/1993 về phát triển công nghệ thông tin của Chính phủ Việt Nam như sau:

“Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học, các phương tiện và công cụ kỹ thuật hiện đại - Chủ yếu là kỹ thuật máy tính và viễn thông - Nhằm tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin rất phong phú

và tiềm năng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội”

Theo quan điểm của người sử dụng, Công nghệ thông tin được hiểu gồm 3 thành phần cơ bản: Máy tính, mạng truyền thông, và các bí quyết (Know-how)

- Máy tính: Là thiết bị điện tử dùng để nhận, xử lý, lưu cất và hiển thị thông tin Một yếu tố quan trọng của Công nghệ thông tin là các hệ thống thông tin, mà trên đó các dòng thông tin vận chuyển từ các cá nhân, tổ chức này sang cá nhân, tổ chức khác Như vậy hiểu theo nghĩa rộng, máy tính bao gồm phần cứng, phần mềm

và thông tin

- Mạng truyền thông: Một tính năng của Công nghệ thông tin là cho phép liên kết, nghĩa là gửi và nhận thông tin qua mạng truyền thông Qua mạng truyền thông, các máy tính được đặt ở các vị trí khác nhau được nối lại với nhau bằng các đường truyền cho phép nhận hoặc gửi các dữ liệu

- Các bí quyết (Know-how): Được hiểu đơn giản là biết một điều gì đó sao cho tốt Know-how bao gồm:

 Quen với các công cụ của Công nghệ thông tin

 Có kỹ năng cần thiết để sử dụng các công cụ này

 Hiểu cách sử dụng Công nghệ thông tin để giải quyết vấn đề

Với những lý giải trên, Know-how bao gồm con người, các quy trình nghiệp

vụ và các phần mềm ứng dụng

Ba thành phần trên của Công nghệ thông tin được gắn kết chặt chẽ với nhau tạo ra năng suất và hiểu quả cao cho các cơ quan, tổ chức có ứng dụng Công nghệ thông tin trong công tác quản lý của mình

Phạm vi nghiên cứu của đề tài là ứng dụng Công nghệ thông tin trong quản

lý dự án đầu tư xây dựng công trình, cho nên khái niệm sẽ hiểu theo nghĩa hẹp hơn

so với việc xây dựng các tiêu chí thông tin, quy trình nghiệp vụ, thông qua phần mềm ứng dụng

1.1.2.2 Vai trò của Công nghệ thông tin trong sự phát triển của xã hội:

* Vai trò đối với phát triển kinh tế, xã hội

Công nghệ thông tin đã phát triển một cách nhanh chóng, có những tác động hết sức to lớn đối với sự phát triển của xã hội Lịch sử xã hội loài người đã trải qua nền kinh tế nông nghiệp, nền kinh tế công nghiệp và đang bước vào nền kinh tế tri thức

Trong cuộc cách mạng công nghiệp trước đây, máy móc thay thế lao động cơ bắp của con người; còn ngày nay máy tính giúp con người trong lao động trí óc, nhân lên gấp bội sức mạnh trí tuệ, sức sáng tạo của con người Thông tin, tri thức trở thành yếu tố quyết định nhất của việc tạo ra của cải, việc làm, nâng cao năng lực cạnh tranh Tri thức trở thành hình thức cơ bản nhất của vốn, quan trọng hơn cả tài nguyên, sức lao động Lực lượng sản xuất xã hội loài người từ dựa vào tài nguyên thiên nhiên đang chuyển dần sang dựa chủ yếu vào năng lực trí tuệ của con người

* Vai trò đối với sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá

Xác định rõ vai trò quan trọng của Công nghệ thông tin đối với sự phát triển của đất nước, Đảng và Nhà nước đã chú trọng đến việc thúc đẩy ứng dụng Công nghệ thông tin với nhiều chủ trương, chỉ thị, văn bản, nghị quyết phù hợp với tình hình đất nước trong từng giai đoạn, trong đó có một số nghị quyết quan trọng:

- Nghị quyết số 49/CP ngày 04/08/1993 về “Phát triển công nghệ thông tin

ở Việt Nam trong những năm 90”

- Nghị quyết Hội nghị lần thứ bảy Ban Chấp hành Trung ương khóa VII,

ngày 30/07/1994 xác định: “Ưu tiên ứng dụng và phát triển các công nghệ tiên tiến, như Công nghệ thông tin phục vụ yêu cầu điện tử hóa và tin học hóa nền kinh tế quốc dân”

- Nghị quyết Đại hội đại biểu Đảng toàn quốc lần thứ VIII nhấn mạnh:

“Ứng dụng Công nghệ thông tin trong tất cả các lĩnh vực kinh tế quốc dân, tạo ra sự chuyển biến rõ rệt về năng suất, chất lượng và hiệu quả; hình thành mạng thông tin quốc gia liên kết với một số mạng thông tin quốc tế…”

- Đặc biệt là chỉ thị số 58-CT/TW, ngày 17/10/2000 về đẩy mạnh ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin phục vụ sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa Chỉ thị đã nêu rõ “Công nghệ thông tin là một trong các công cụ và động lực quan trọng nhất của sự phát triển, cùng với một số ngành công nghệ cao khác đang làm biến đổi sâu sắc đời sống kinh tế, văn hóa, xã hội của thế giới hiện đại Ứng dụng và phát triển Công nghệ thông tin ở nước ta nhằm góp phần giải phóng sức mạnh vật chất, trí tuệ và tinh thần của toàn dân tộc, thúc đẩy công cuộc đổi mới, phát triển nhanh và hiện đại hóa các ngành kinh tế, tăng cường năng lực cạnh tranh của các cơ quan, đơn vị, hỗ trợ có hiệu quả cho quá trình chủ động hội nhập kinh tế quốc tế, nâng cao chất lượng cuộc sống của nhân dân, đảm bảo an ninh, quốc phòng và tạo khả năng đi tắt đón đầu để thực hiện thắng lợi sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa”

- Định hướng phát triển công nghệ thông tin và truyền thông giai đoạn 2011-2020, Bộ Bưu chính Viễn thông đã ban hành Chỉ thi số 07/CT-BCVT về

“Định hướng chiến lược phát triển Công nghệ thông tin và truyền thông Việt Nam giai đoạn 2011 - 2020” (gọi tắt là “Chiến lược cất cánh”) Chỉ thị đã nêu: “Chiến lược cất cánh” cho giai đoạn 2011 - 2020 sẽ góp phần “sớm đưa nước ta ra khỏi tình trạng kém phát triển; tạo nền tảng để đến năm 2020 nước ta cơ bản trở thành một nước công nghiệp theo hướng hiện đại, thực hiện thắng lợi sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa gắn với phát triển kinh tế tri thức”

1.1.2.3 Hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin (HTTT) là một tập hợp và kết hợp của các phần cứng,

phần mềm và các mạng truyền thông được con người xây dựng và sử dụng để xử lý thông tin (thu thập, tạo, tái tạo, phân phối và chia sẻ các dữ liệu, thông tin và tri thức nhằm phục vụ các mục tiêu của tổ chức, cơ quan, đơn vị)

Các thành phần của một hệ thống thông tin: Một hệ thống thông tin bao gồm 5 thành phần chính: Phần cứng, phần mềm, mạng truyền thông, dữ liệu và con người

- Các phần cứng (Hardware Resources): Gồm các thiết bị/phương tiện kỹ thuật dùng để xử lý/lưu trữ thông tin Trong đó chủ yếu là máy tính, các thiết bị ngoại vi dùng để lưu trữ và nhập vào/xuất ra dữ liệu

- Các phần mềm (Software Resources): Gồm các chương trình máy tính, các phần mềm hệ thống, các phần mềm chuyên dụng, các thủ tục dành cho người sử dụng (cho nhập liệu, để sửa lỗi, kiểm tra, v.v…)

- Các hệ mạng (Network Resources): Bao gồm môi trường truyền thông, các dịch vụ mạng v.v… để truyền dữ liệu

- Dữ liệu (Data Resources):

+ Bao gồm cơ sở dữ liệu (khách hàng, các hồ sơ nhân viên, hàng hóa, dịch

vụ, đối tác v.v…)

+ Cơ sở tri thức: Văn bản pháp luật, các luật, chính sách, nghị định v.v…

- Con người (People Resources):

+ Các chuyên gia hệ thống thông tin: Phân tích viên hệ thống, lập trình viên, nhân viên đứng máy, v.v…

+ Người dùng cuối: Tất cả những người sử dụng hệ thống thông tin trong cơ quan, đơn vị, từ các nhà lãnh đạo, các cấp quản lý, cho đến các nhân viên thừa hành

và tác nghiệp

Trong các thành phần trên, con người là thành phần quan trọng nhất bởi vì chính con người xây dựng nên hệ thống, đặc biệt các phần mềm, dữ liệu, và các thủ tục Các kết quả xử lý, đầu ra của hệ thống thông tin là dữ liệu đã được biến đổi, được sắp xếp lại, được cấu trúc lại, nhằm làm rõ hơn về đối tượng ta quan tâm, đó là

dữ liệu thô đã được “chưng cất” thành thông tin Cách sử dụng thông tin thu được như thế nào sẽ quyết định hiệu quả của toàn hệ thống Điều này không thuộc trách

nhiệm của phần cứng, phần mềm, dữ liệu v.v… mà là trách nhiệm của con người Con người có vai trò quyết định không chỉ trong việc sử dụng các thông tin thu được, mà còn trong toàn bộ các khâu hình thành nên hệ thống và vận hành nó 1.1.2.4 Mục đích của ứng dụng công nghệ thông tin

Việc ứng dụng Công nghệ thông tin trong các tổ chức, cơ quan, đơn vị nói chung nhằm đạt được các mục đích sau:

- Hỗ trợ việc quản lý và giao tiếp, cộng tác trong toàn hệ thống tổ chức, cơ quan, đơn vị

- Điều khiển các tiến trình công nghiệp (quá trình thi công xây dựng)

- Xử lý một cách hiệu quả các giao dịch kinh doanh, quan hệ khách hàng, marketing v.v…

Các sản phẩm thông tin trong các hệ thống thông tin bao gồm các báo cáo cho lãnh đạo, các tài liệu kinh doanh, quảng cáo, tiếp thị dưới dạng văn bản, biểu mẫu, đồ thị, audio, video, và các thông tin khác Các tổ chức, cơ quan, đơn vị có thể

sử dụng các hệ thống thông tin với nhiều mục đích khác nhau

Đối nội: hệ thống thông tin sẽ giúp nhà quản lý nắm vững, thông hiểu tình hình nội bộ của tổ chức, cơ quan, đơn vị v.v… nhằm quản lý tốt tổ chức, cơ quan, đơn vị, thống nhất hành động, duy trì sức mạnh của tổ chức, đạt được lợi thế cạnh tranh như: Nhân sự; tài chính, vật tư; kế hoạch công tác v.v…; quản lý điều hành sản xuất, kinh doanh

Đối ngoại: Với bên ngoài, hệ thống thông tin giúp nắm bắt được nhiều thông tin về đối tác và khách hàng hơn hoặc cải tiến dịch vụ, nâng cao sức cạnh tranh, tạo

đà cho phát triển

- Khách hàng: Phát triển, chăm sóc khách hàng;

- Đối tác kinh doanh;

- Theo dõi thị trường;

- Maketting, phát triển thị trường;

- Ra quyết định

1.2 Tổng quan thực tiễn về ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý dự án đầu tư xây dựng

1.2.1 Ứng dụng Công nghệ thông tin trong quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình

Công nghệ thông tin là ngành công nghệ mũi nhọn, có nghĩa là ngành công nghệ được xây dựng trên thành quả của nhiều công nghệ khác và của những lý thuyết khoa học hiện đại Vì vậy để phát triển Công nghệ thông tin luôn cần nguồn nhân lực có trình độ cao

Công nghệ thông tin là ngành có tốc độ phát triển và phổ biến nhanh nhất:

Kể từ khi máy tính cá nhân đầu tiên xuất hiện (1980) đến nay đã có hơn 1 tỷ máy tính đang sử dụng trên toàn thế giới Dưới sự phát triển như vũ bảo của công nghệ thông tin, công nghệ cứ thay đổi liên tục Vì vậy, đối với các nước đang phát triển trong đó có Việt Nam, cần lưu ý khi lựa chọn các giải pháp về công nghệ Nếu không, việc đầu tư hay định hướng sai công nghệ sẽ ảnh hưởng lớn đến hiệu quả đầu tư và gây lãng phí lớn

Công nghệ thông tin là ngành khoa học có thể ứng dụng cho mọi lĩnh vực Với khả năng số hoá thông tin, xử lý và tái tạo thông tin, Công nghệ thông tin trở thành công cụ, phương tiện cho các công nghệ khác Công nghệ thông tin có thể tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất của các lĩnh vực hoặc tham gia vào hoạt động quản lý, điều hành của các hệ thống thông tin, hệ thống lãnh đạo v.v Ngày nay, Công nghệ thông tin vẫn đang tiếp tục phát triển và phổ biến ở mọi nơi, mọi lĩnh vực, góp phần thúc đẩy nhanh quá trình tăng trưởng và chuyển dịch cơ cấu kinh

tế, thay đổi cơ cấu xã hội, phong cách sống, học tập và làm việc của con người

1.2.2 Ý nghĩa của việc ứng dụng công nghệ thông tin

Mục tiêu chung của ứng dụng Công nghệ thông tin trong quản lý dự án đầu

tư xây dựng công trình nhằm đạt được những kết quả cụ thể trong tổ chức như tin học hay tự động hoá một số khâu cần thiết trong công việc, nâng cao hiệu quả trao đổi, khai thác thông tin trong môi trường công nghệ thông tin, đổi mới quy cách làm việc để đạt hiệu quả cao hơn, và tiến đến sử dụng Công nghệ thông tin trong hỗ trợ cho việc ra quyết định quản lý

Các công việc chủ yếu và cơ bản nhất mà ứng dụng Công nghệ thông tin cho bất cứ lĩnh vực nào và ở qui mô nào cũng phải tuân theo đó là:

- Xây dựng kết cấu hạ tầng kỹ thuật (ở mức tối thiểu là có máy vi tính) Tuỳ theo điều kiện tài chính của đơn vị, nhu cầu ứng dụng và khả năng công nghệ lúc đó

mà xây dựng kết cấu hạ tầng kỹ thuật phù hợp

- Trang bị kiến thức về công nghệ thông tin, kỹ năng sử dụng Công nghệ thông tin cho cán bộ lãnh đạo quản lý và cho người sử dụng Đây là nội dung rất quan trọng quyết định đến sự thành công hay thất bại của việc ứng dụng công nghệ thông tin

- Xây dựng các cơ sở dữ liệu cần thiết phục vụ công tác xử lý thông tin và quản lý, điều hành của tổ chức Đây là một trong các yếu tố cơ bản để các hệ thống thông tin điện tử có thể hoạt động được, đồng thời nó cũng là kết quả đạt được của việc ứng dụng công nghệ thông tin

- Đào tạo đội ngũ những người chuyên về Công nghệ thông tin để đảm bảo phát triển và ứng dụng Công nghệ thông tin được ổn định và nâng cấp thường xuyên

Công nghệ thông tin có vai trong quan trọng đối với sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước

Công nghệ thông tin làm cho kho tri thức của nhân loại giàu lên nhanh chóng, con người tiếp cận với lượng tri thức đó nhanh hơn, dễ hơn, có tính chọn lọc hơn Điều đó đẩy mạnh sự phát triển của các ngành khoa học, công nghệ hiện đại

Công nghệ thông tin làm cho những phát mình, phát hiện được phổ biến nhanh hơn, được ứng dụng nhanh hơn, tạo điều kiện thực hiện thành công sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá

Công nghệ thông tin làm cho năng suất lao động tăng lên do có điều kiện thuận lợi để kế thừa và cải tiến một số công nghệ sẵn có hoặc nghiên cứu phát minh công nghệ mới

Công nghệ thông tin tạo ra tính hiện đại, chặt chẽ, kịp thời trong quản lý, làm cho hiệu quả quản lý cao hơn, góp phần giảm những khâu trung gian trong quá trình quản lý kém hiệu quả

1.3 Tổng quan các công trình nghiên cứu về ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý dự án đầu tư xây dựng

1.3.1 Những khó khăn và lợi ích của việc ứng dụng Công nghệ thông tin trong quản lý dự án đầu tư xây dựng

a Khó khăn: Khi mới đưa ứng dụng Công nghệ thông tin vào quản lý dự án đầu tư xây dựng để khai thác sẽ gặp những khó khăn sau

- Người dùng ngại áp dụng hoặc áp dụng một cách miễn cưỡng hệ thống mới, do việc họ cảm thấy bị “mất điều khiển” khi phải rời bỏ hệ thống cũ và các thói quen đã định hình

Có thể giảm thiểu các ảnh hưởng tiêu cực này bằng cách áp dụng các quy trình chuyển đổi hợp lý, khuyến khích người dùng là lãnh đạo chấp nhận hệ thống,

và thực hiện việc đào tạo chu đáo, thiết thực

- Một số ảnh hưởng mang tính xã hội hoặc “đạo đức”: Một số vị trí làm việc cũ không còn phù hợp, các điều kiện làm việc mới xuất hiện, gồm cả các cơ hội mới lẫn các đòi hỏi mới về trình độ, kỷ luật lao động Ảnh hưởng của hệ thống thông tin tới sức khỏe, tới sự riêng tư, tới vấn đề tự do cá nhân

- Xuất hiện các loại tội phạm máy tính thường đi kèm với việc phổ cập các ứng dụng công nghệ thông tin Những vấn đề này không thể giải quyết được chỉ bằng công nghệ, mà phải cả bằng khoa học nhân văn và luật pháp Có một điều chắc chắn rằng, Công nghệ thông tin mang lại cho cơ quan, đơn vị và các cá nhân nhiều hơn những cái họ bị mất đi

b Những lợi ích của việc ứng dụng Công nghệ thông tin trong quản lý dự án đầu tư xây dựng:

- Công nghệ thông tin ứng dụng trong quản lý giúp các nhà quản lý nắm bắt trạng thái của hệ thống một cách nhanh chóng, chính xác, đáng tin cậy Thêm nữa, việc ứng dụng Công nghệ thông tin sẽ trợ giúp thêm cho các nhà quản lý kịp thời ra được các quyết định quản lý chính xác, phù hợp như: Xác định được mức độ hoàn thành công việc chính xác nhất; đo lường khách quan việc hoàn tất; tóm lược cho các cấp lãnh đạo: Biết rõ ai làm? Làm gì? Khi nào? Chi phí bao nhiêu? phân tích sai biệt và dự báo ảnh hưởng

- Công nghệ thông tin ứng dụng trong đánh giá chất lượng giúp cho công tác kiểm định được toàn diện, kết quả kiểm định được khách quan và công khai Điều này làm nên động lực để các tổ chức có kế hoạch hoàn thiện dự án để đạt đến các chuẩn đề ra Việc ứng dụng Công nghệ thông tin sẽ mang lại cho ta những lợi ích sau:

 Tạo nền móng cho sản phẩm có chất lượng: Nhằm định hướng các hoạt động theo quá trình; giúp quản lý có hệ thống và có kế hoạch; giúp cải tiến liên tục

hệ thống chất lượng và chất lượng sản phẩm

 Tăng năng suất và giảm giá thành: Giúp giảm thiểu và loại trừ các chi phí phát sinh (chi phí bảo hành, chi phí làm lại), cung cấp các phương tiện giúp thực hiện công việc đúng ngay từ đầu; giúp giảm lãng phí về nguồn lực; giảm được chi phí kiểm tra cho cả cơ quan, đơn vị và khách hàng

 Tăng năng lực cạnh tranh, tăng uy tín cho doanh nghiệp: Giúp doanh nghiệp tăng lợi thế cạnh tranh thông qua việc chứng tỏ với khách hàng rằng sản phẩm của họ sản xuất với chất lượng đã cam kết; giúp doanh nghiệp nâng cao hình ảnh một hệ thống quản lý đạt tiêu chuẩn mà khách hàng mong đợi và tin tưởng; giúp doanh nghiệp duy trì chất lượng sản phẩm đáp ứng và vượt qua sự mong đợi của khách hàng; và giúp doanh nghiệp xác định hiệu quả quá trình phân tích, đánh giá sản phẩm, ra quyết định quản lý, cải tiến hiệu quả hoạt động, nâng cao sự thoả mãn khách hàng thông qua những số liệu có ý nghĩa

1.3.2 Một số bài học kinh nghiệm

1.3.2.1 Những tồn tại khó khăn của việc ứng dụng Công nghệ thông tin trong ngành xây dựng

* Nhà quản lý thiếu kinh nghiệm trong việc áp dụng CNTT

Nhận thức của các nhà đầu tư còn phiến diện, coi trọng phần cứng, coi nhẹ phần mềm Rất ít lãnh đạo coi trọng việc tái cấu trúc các quy trình cũ để nâng cao hiệu quả của ứng dụng công nghệ thông tin Không đánh giá đúng tầm quan trọng trong mối quan hệ tương tác với người sử dụng

Trình độ, năng lực của một số lãnh đạo, cán bộ, nhân viên chưa bắt kịp với

tốc độ phát triển cao của công nghệ thông tin Đồng thời trình độ, khả năng ứng dụng Công nghệ thông tin của nhân viên phụ thuộc vào cách thức của cấp lãnh đạo điều hành cũng như quy định về việc có ứng dụng Công nghệ thông tin vào trong quá trình giao tiếp thông tin không? từ đó tạo nên văn hoá riêng của Ban trong việc

“có” hoặc “không” ứng dụng các chức năng của Công nghệ thông tin vào giao tiếp thông tin và điều hành Hay nói cách khác nó phụ thuộc vào môi trường ứng dụng công nghệ thông tin

Những tác động của môi trường ứng dụng Công nghệ thông tin ảnh hưởng đến quản lý dự án đầ tư xây dựng là:

- Đầu tiên, môi trường ứng dụng Công nghệ thông tin chưa tốt thể hiện ở tập quán lãnh đạo theo kinh nghiệm và bản năng của rất nhiều lãnh đạo Điều này thực sự làm giảm vai trò của công nghệ thông tin Lãnh đạo không sử dụng các ứng dụng Công nghệ thông tin trong giao tiếp thông tin thì thuộc cấp cũng không cần sử dụng công nghệ thông tin, dẫn đến tình trạng không có nhu cầu về ứng dụng Công nghệ thông tin trong toàn bộ hệ thống

- Thứ hai, môi trường ứng dụng Công nghệ thông tin chưa tốt thể hiện ở các quy trình nghiệp vụ lạc hậu hoặc không ổn định Chúng ta đều biết, không thể ứng dụng Công nghệ thông tin cho một quy trình nghiệp vụ không ổn định Ngoài

ra, nếu ứng dụng Công nghệ thông tin cho các quy trình cũ lạc hậu thì sự cải thiện không đáng kể

- Thứ ba, môi trường ứng dụng Công nghệ thông tin chưa tốt thể hiện ở trình độ quản lý của lãnh đạo các cấp không cao Do trình độ Công nghệ thông tin hạn chế, nhiều cán bộ lãnh đạo ngại ứng dụng công nghệ thông tin, ngại học, ngại tiếp xúc với tin học vì sợ lộ ra những khiếm khuyết về trình độ chuyên môn Nhưng thực tế chỉ ra rằng, chính Công nghệ thông tin có thể trở thành trợ thủ đắc lực nhất

để bù cho những khiếm khuyết về trình độ chuyên môn của lãnh đạo nếu có

* Nhà quản lý nhận thức chưa đúng mức vai trò của Công nghệ thông tin trong việc nâng cao năng suất lao động và chất lượng sản phẩm

Phần lớn lãnh đạo các tổ chức tin rằng họ đã nhận thức được vai trò của công

nghệ thông tin, nhưng thực chất mới chỉ trên lý thuyết lời nói chứ chưa phải trên việc làm cụ thể Tuy nói Công nghệ thông tin là quan trọng, nhưng lãnh đạo không dành đủ thời gian, không dành đủ mức độ kinh phí để đầu tư cho công nghệ thông tin, không trực tiếp chỉ đạo hay tham gia ý kiến Cán bộ phụ trách Công nghệ thông tin tại các đơn vị hầu như chẳng được trao quyền hạn gì đáng kể Họ không được tham gia vào định hướng chiến lược ứng dụng công nghệ thông tin, không được tham gia vào tái cấu trúc các quy trình nghiệp vụ

Kinh nghiệm thực hiện chỉ ra rằng, nếu người đứng đầu của một tổ chức chưa nhận thức đúng mức tầm quan trọng của Công nghệ thông tin đối với việc nâng cao năng lực quản lý, khả năng cạnh tranh trong bối cảnh hoà nhập quốc tế như hiện nay, thì không một dự án ứng dụng Công nghệ thông tin nào có thể thành công

Nhận thức đúng mức vai trò của Công nghệ thông tin không phải là việc dễ dàng và tự nhiên Nếu không có biện pháp nâng cao nhận thức này của các cấp lãnh đạo, không thể nói đến hiệu quả của các dự án ứng dụng công nghệ thông tin

* Cấp lãnh đạo chưa cảm thấy nguy cơ mất cạnh tranh khi Việt Nam tham gia vào các khối kinh tế thương mại khu vực và thế giới

Tâm lý chung của rất nhiều lãnh đạo các cơ quan hiện nay là, ứng dụng Công nghệ thông tin cũng tốt, chưa ứng dụng cũng chẳng sao Không có gì bức bách cả Thực tế ngày nay, các cơ quan, các cơ quan, đơn vị phải đối mặt với sự cạnh tranh khốc liệt Những đơn vị nào có cách thức quản lý hoàn hảo sẽ có hiệu quả quản lý,

cơ hội thu hút đầu tư tốt hơn những đơn vị quản lý giao dịch quan liêu trì trệ

Hiện nay với sự tham gia ồ ạt của các đơn vị xây dựng nước ngoài đã khiến các cơ quan, đơn vị ngành xây dựng trong nước lụi tàn dần nếu cứ điều hành, quản

lý cũng như áp dụng các quy trình lạc hậu

Thực tế thị trường vẫn có những ngách riêng cho các cơ quan, đơn vị Việt Nam khai thác và sống được, nhưng nếu muốn xây dựng được thương hiệu lớn thì không dễ Ứng dụng Công nghệ thông tin là biện pháp tốt nhất để nâng cao năng lực cạnh tranh của tất cả các cơ quan, đơn vị trong bối cảnh hiện nay

* Người thực hiện chưa hiểu hết/chưa nắm rõ những lợi ích của việc áp dụng Công nghệ thông tin vào giao tiếp thông tin

Trước hết, chúng ta cần nhận thức Công nghệ thông tin là công nghệ, hệ thống cơ sở hạ tầng chứ không phải là công cụ Rất nhiều người có quan điểm coi Công nghệ thông tin là các thiết bị, các mô đun phần mềm do đó coi nó là công cụ thực hiện một công việc cụ thể nào đó Khi tách rời Công nghệ thông tin thành từng mảnh như vậy và nhìn nhận nó dưới con mắt của người dùng đơn lẻ, chúng ta đã mắc sai lầm, dẫn đến việc trang bị thiết bị, phần mềm trong cơ quan, đơn vị một cách rời rạc, cốt để “trang sức hóa” cho các qui trình làm việc cổ điển, truyền thống chứ không phải để tiếp nhận qui trình công nghệ làm việc mới, tiên tiến

Chính vì vậy mà nhiều cơ quan, đơn vị đã chọn “may đo” phần mềm quản trị công việc theo cách đang làm, với cơ cấu tổ chức hiện hành thay vì mua phần mềm quản trị của nước ngoài Đầu tư thiết bị cũng như vậy cơ quan, đơn vị khi ấy sẽ cần đâu mua đấy, hỏng đâu sửa đấy

Việc ứng dụng Công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý đầu tư xây dựng vẫn còn nhiều hạn chế, chưa khai thác, phát huy được tối đa tính năng, lợi ích của các phương tiện Công nghệ thông tin và cơ sở hạ tầng, thiết bị Công nghệ thông tin hiện có để nâng cao hiệu quả trong công việc cũng như trong quản lý điều hành và giao tiếp thông tin Trình độ ứng dụng Công nghệ thông tin của một số lãnh đạo và cán bộ nhân viên còn hạn chế, chưa có chính sách thu hút và tuyển dụng cán bộ có trình độ cao về công nghệ thông tin

* Vấn đề liên quan đến pháp lý của thông tin điện tử

Hiện nay, trong quá trình hòa nhập nền kinh tế toàn cầu, việc các cơ quan, đơn vị thực hiện các giao dịch thương mại thông qua các phương tiện điện tử đã dần trở thành một xu hướng phổ biến, bởi tính nhanh gọn, hiệu quả của hình thức này Tuy nhiên theo các chuyên gia pháp lý, thực tiễn vấn đề liên quan đến pháp lý của thông tin điện tử xuất phát từ khó khăn về vấn đề thu thập, bảo quản và đánh giá chứng từ Bởi các thông tin điện tử là chứng từ điện tử Chứng từ điện tử nếu không được lưu giữ, giám sát theo quy trình được quy định thì sẽ không bảo toàn được tính