MỘT SỐ KHUYẾN NGHỊ ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ LAO ĐỘNG Tại Liên hiệp sản xuất thương mại HTX Việt Nam

MỘT SỐ KHUYẾN NGHỊ ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ LAO ĐỘNG Tại Liên hiệp sản xuất thương mại HTX Việt Nam

Phần I – Khái quát chung về đơn vị thực tập :

I.Các giai đoạn phát triển :

Liên hiệp sản xuất thương mại Hợp tác xã VIệT NAM tiền thân là

“Liên hiệp dịch vụ sản xuất kinh doanh tiểu thủ công nghiệp Trung ương”,được thành lập theo quyết định số 69/BTB – VP ngày 25/9/1990 của trưởngban trù bị đại hội - Hội đồng trung ương các hợp tác xã và các đơn vị sản xuấtcông nghiệp ngoài quốc doanh ( nay là hội đồng trung ương liêm minh cáchợp tác xã Việt Nam )

Ngày 15/12/1990 Trưởng ban trù bị Đại hội - Hội đồng trung ương cáchợp tác xã và các đơn vị ngoài quốc doanh ra QĐ số 180/BTB – VP đổi têncông ty thành “Liên hiệp sản xuất – Thương mại tiểu thủ công nghiệp ViệtNam”

Ngày 02/7/1994 Hội đồng Trung ương liên minh các hợp tác xã ViệtNam ra quyết định số 507/QĐ đổi tên công ty thành “Liên hiệp sản xuấtthương mại hợp tác xã Việt Nam”

Ngày 07/2/1995 Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội ra QĐ số

245/QĐ-UB cho phép thành lập lại công ty căn cứ vào đơn vị xin thành hội lập lạiDoanh nghiệp và quyết định số 507/QĐ của hội đồng trung ương liên minhcác hợp tác xã Việt Nam

Doanh nghiệp có trụ sở tại 80 Hàng Gai - quận Hoàn Kiếm – HàNội.Ngoài ra liên hiệp có các đơn vị trực thuộc chi nhánh văn phòng đại diện

ở khu vực phía bắc ,phía nam ,ở cộng hoà Séc ,Liên bang Nga, Rumani, Lào

động Tuy nhiên , đây là thời kỳ nước nhà xoá bỏ cơ chế quan liêu baocấp ,mở cửa thị trường ,hợp tác với các quốc gia trên thế giới.Chính vì vậyngay từ những ngày đầu doanh nghiệp đã chủ động đặt văn phòng đại diện tạicác quốc gia trên thế giới.

+ giai đoạn 1995 – 2000: Trong thời kỳ này doanh nghiệp đã có nhữngbước tiến khởi sắc so với thời kỳ trước không chỉ củng cố lại cơ cấu tổ chứchoạt động , sau khi xem xét về khả năng và nhu cầu sản xuất kinh doanh củamình doanh nghiệp đã chủ động xin thành lập lại doanh nghiệp với việc mởrộng hơn phạm vi nghành nghề kinh doanh trước đây ,doanh nghiệp chỉ dừnglại với phạm vi sản xuất , kinh doanh thì nay đã mở rộng hơn đến việc tổ chứclàm dịch vụ du lịch

+giai đoạn 2001 đến nay : Bước vào thời kỳ ổn định ,hoàn thiện về bộmáy hoạt động.Mốc lịch sử quan trọng trong giai đoạn này đó là ngoài cácđơn vị trực thuộc vẫn có từ ngày thành lập , liên hiệp đã thành ;liên hiệp đãthành lập thêm 3 đơn vị trực thuộc mới đó là :

- Trung tâm hợp tác lao động và du lịch

- Trung tâm tạo nguồn xuất khẩu lao động

- Trung tâm hội trợ triển lãm quảng cáo và dịch vụ thương mại

Như vậy tính tới nay ,liên hiệp đã có 8 đơn vị trực thuộc

II Hệ thống tổ chức bộ máy chức năng nhiệm vụ của liên hiệp sản xuất thương mại hợp tác xã Việt Nam.

1 Chức năng ,nhiệm vụ của đơn vị và của các phòng ban:

1.1.Chức năng ,nhiệm vụ của đơn vị:

Theo quyết định số 590 ngày 4/7/1994 của chủ tịch hội đồng trungương liên minh các hợp tác xã Việt Nam,chức năng nhiệm vụ quyền hạn củaliên hiệp được quy định như sau:

a.Vị trí và chức năng:

ngoại tệ tại ngân hàng ,có con dấu riêng , đước tổ chức sản xuất ,kinh doanhdịch vụ thương mại ,xây dựng ,du lịch, xuất khẩu lao động.

b- Nhiện vụ :

Liên hiệp có nhiệm vụ tổ chức sản xuất ,kinh doanh ,dịch vụ thông quacác hoạt động của mình góp phần thúc đẩy sản xuất và lưu thông các mặthàng cảu khu vực hợp tác xã ,cải thiện đời sống cho người lao động ,thực hiệnđầy đủ các nghĩa vụ đối với nhà nước

Được cử cán bộ ra nước ngoài hoặc mời các đoàn nước ngoài vào ViệtNam đàm phán ký kết các hợp đồng kinh tế ,khảo sát thị trường Được thamgia các hội chợ ,triển lãm ,giới thiệu sản phẩm chào hàng

Được ký các hơp đồng cung ứng lao dộng du lịch đào tạo với các tổchức tương ứng

( Nguồn văn phòng liên hiệp )

1.2.Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban trong liên hiệp sản xuấtthương mại hợp tác xã Việt Nam:

a Tổng giám đốc liên hiệp:

Tổng giám đốc liên hiệp là đại diện pháp nhân của liên hiệp ,chịu tráchnhiệm trước pháp luật và hội đồng trung ương liên minh các hợp tác xã ViệtNam về những quyết định của mình

Liên hiệp thực hiện quản lý theo chế độ một thủ trưởng Mọi biện phápchủ chương và quyết định của Tổng giám đốc là bắt buộc đối với tất cả cácthành viên ,đơn vị trực thuộc và cán bộ nhân viên trong liên hiệp

Tổng giám đốc liên hiệp do chủ tịch liên minh hợp tác xã Việt Nam bổnhiệm và miễn nhiệm

Tổng giám đốc quyết định phương hướng sản xuất và kinh doanh củaliên hiệp giúp liên hiệp hoàn thành nhiệm vụ của mình

Tổng giám đốc tổ chức bộ máy của liên hiệp và của các đơn vị trựcthuộc liên hiệp ,có quyền đề bạt điều động ,khen thưởng ,kỷ luật ,nâng bậclương cho người lao động trong liên hiệp

Quyết định việc phân phối lợi nhuận cũng như các nghĩa vụ của cácđơn vị trực thuộc ,chăm lo đời sống cán bộ công nhân viên liên hiệp

Bổ nhiệm phó tổng giám đốc ,kế toán trưởng liên hiệp ,giám đốc ,kếtoán trưởng của chi nhánh ,trung tâm trực thuộc liên hiệp

Quyết định việc thành lập ,giải thể ,sát nhập các đơn vị thuộc liên hiệptheo quy định của pháp luật và liên minh

Tổng giám đốc có quyền tổ chức và kiểm tra ,kiểm soát đối với cáchoạt động của liên hiệp và của các đơn vị trực thuộc

b Phó Tổng giám đốc:

Giúp việc cho Tổng giám đốc trong mọi công việc

Phó Tổng giám đốc có nhiệm vụ giúp Tổng giám đốc chủ trì cuộc họp

Phó Tổng giám đốc có thể ký thay Tổng giám đốc các văn bản của liênhiệp khi có sự uỷ quyền của Tổng giám đốc.

Phó Tổng giám đốc theo dõi đôn đốc chung các công tác do liên hiệp

đề ra

c Văn phòng liên hiệp :

Được coi là bộ mặt của liên hiệp có nhiệm vụ :

Tiếp nhận và lưu giữ các loại chứng từ ,sổ sách ,hồ sơ giấy tờ của liênhiệp

Ban hành “Giấy đề xuất” đê các trưởng phòng và lãnh đạo các đơn vịviết ý kiến trình Tổng giám đốc

Quản lý mọi vân đề liên quan đến việc tiếp khách ,lên lịch làm việctheo tháng ,quý hoặc đột xuất cho lãnh đạo liên hiệp ,về vấn đề BHXH củatoàn liên hiệp

Ghi biên bản các cuộc họp do Tổng giám đốc yêu cầu

Quản lý theo dõi các tài sản bằng hiện vật của liên hiệp như: Nhàcửa ,xe ,điện thoại ,máy in ,máy vi tính v v…

Tiếp nhận các hồ sơ,giấy tờ,trình lên Tổng giám đốc quyết định

Đề xuất ,xem xét về vấn đề nhân sự lên Tổng giám đốc

Chánh văn phòng là người thay mặt lãnh đạo liên hiệp theo dõi , đônđốc và giải quyết các công việc nội bộ cơ quan ,là người điều tiết giữ mốiquan hệ với các phòng nghiệp vụ và với các đơn vị trực thuộc , được ký cácgiấy giới thiệu ,công văn ,các giấy xác nhận thu ,chi trong phạm vi quản lývăn phòng.Khi xử lý các văn bản giấy tờ của liên hiệp ,chánh văn phòng đượcphếp của Tổng giám đốc thừa lệnh ký vào các văn bản và chịu trách nhiệm vềcác văn bản đó

d Phòng xuất khẩu lao động :

Có chức năng tham mưu cho Tổng giám đốc và lãnh đạo liên hiệp vềcác lĩnh vực

Quản lý nhà nước về xuất khẩu lao động ,hướng đẫn kiểm tra các quyđịnh của nhà nước ,các chế độ chính sách và pháp luật nhà nước.

Trực tiếp làm visa ,mua vé máy bay cho người lao động đi xuất khẩulao động

Trực tiếp xin dấu chữ ký của lãnh đạo liên minh hợp tác xã Việt Nam

về vấn đề xuất khẩu lao động

Trực tiếp viết báo cáo , đề xuất kiến nghị với cục quản lý lao độngngoài nước và bộ lao động thương binh xã hội và lãnh đạo liên minh

Theo dõi số lao động đi ,về nước , đăng ký hợp đồng với cục ,một sốgiấy tờ khác có liên quan đến xuất khẩu lao động

Tham gia giải quyết các vụ kiện liên quan đến chế độ chính sách vềxuất khẩu lao động

e.Phòng kế toán tài vụ :

Phòng có chức năng quản lý theo dõi tài sản bằng tiền ,tín phiếu ,ngoại

f.Phòng kinh doanh:

Tham mưu cho Tổng giám đốc và lãnh đạo liên hiệp về việc kinhdoanh ,viết kế hoạch và phương hướng kinh doanh cho liên hiệp

g.Phòng mỹ thuật:

Có chức năng tư vấn thiết kế ,trang trí nội thất ngoại thất

Như vây ,các phòng ban nghiệp vụ của liên hiệp là cơ quan tham mưu giúpTổng giám đốc điều hành ,quản lý các hoạt động của liên hiệp, có trách nhiệm

II.sơ đồ tổ chức bô máy

(Nguồn:Văn phòng liên hiệp)

Nhận xét:

Qua sơ đồ trên có thể thấy ,bộ máy của liên hiệp được tổ chức theo môhình ma trận Với sự trợ giúp của những bộ phận đóng vai trò là tham mưugiúp liên hiệp ra những quyết định chính xác hơn về chuyên môn.Sự có mặtcủa những bộ phận này là cần thiết đối với liên hiệp vì liên hiệp kinh doanh ở

TT hợp tác lao động và du lịch

TTDV kỹ thuật tiểu thủ CN

TT thiết kế xây dựng tiểu TCN-TW

Phòng kế toán tài vụ

TT tạo nguồn xuất khẩu lao động

Chi nhánh tại các tỉnh phía bắc

Chi nhánh tại các tỉnh phía nam

TT hội chợ triển lãm quảng cáo và dịch vụ thương mại

nhiều lĩnh vực khác nhau đòi hỏi sự chuyên môn ở từng lĩnh vực phải cao.Đây là mô hình tổ chức phân công chức năng ,nhiệm vụ quyền hạn cho cácphòng ban ,các đơn vị trực thuộc giúp công việc được giải quyết nhanhgọn ,chuyên môn hoá trong quản lý ,giúp phát huy được cơ chế quản lý mộtthủ trưởng đồng thời lãnh đạo doanh nghiệp có thể quản lý tốt quy mô doanhnghiệp lớn hơn.Mô hình này phù hợp với các công ty theo mô hình công ty

mẹ công ty con

Tuy nhiên với mô hình tổ chức bộ máy trên ,bộ máy quản lý của liênhiệp cồng kềnh phức tạp ,các bộ phận phòng ban chức năng không phát huyhết vai trò của mình trong việc quản lý các đơn vị cấp dưới

 Tổ chức hội chợ triển lãm ,tham gia quảng cáo

 Xuất khẩu lao động sang làm việc tại Đài Loan ,Malayxia

 Tổ chức đào tạo dạy nghề mayCác mặt hàng xuất khẩu của liên hiệp chủ yếu được lấy từ các hợp tác

xã trong liên minh hợp tác xã Việt Nam.Các mặt hàng nhập khẩu căn cứ vàonhu cầu của các hợp tác xã ,các đơn vị trong liên minh ,các mặt hàng xuấtkhẩu có thị trường tiêu thụ chủ yếu là ở Đông Âu , Đức nơi mà liên hiệp cócác đại diện.Và nguồn hàng nhập khẩu của liên hiệp cung từ các nước Đông

Phần II:Một số kết quả đạt được trong những năm qua

I.Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh:

Liên hiệp là một doanh nghiệp có chức năng quyền hạn khá rộng trongviệc tổ chức sản xuất kinh doanh:

 Tổ chức sản xuất kinh doanh ,xây dựng

 Xuất khẩu nhập khẩu

 Tổ chức các hạot động dịch vụ du lịch

Với nguồn vốn do các đơn vị thành viên đóng góp và do liên hiệp hợptác xã Việt Nam cấp ,căn cứ vào khả năng ,nhu cầu của thị trường , điều kiệnthực tại của bản thân trên liên hiệp đã mới chỉ dừng lại ở một số hoạt độngkinh doanh thương mại dịch vụ ,chưa thực sự tận dụng được hết chứcnăng ,quyền hạn của mình

Hiện nay liên hiệp đang kinh doanh các ngành nghề :

 Xuất khẩu các mặt hàng tiểu thủ công nghiệp ,thủ công mỹnghệ ,nông sản ,quần áo các loại ,đồ gỗ

 Nhập khẩu thiết bị máy móc ,vật tư nguyên liệu để phục vụsản xuất và hàng tiêu dùng ,phương tiện vân tải ,vật liệu xâydụng

II.Một số kết quả của liên hiệp trong những năm gần đây

Hoạt động kinh doanh dịch vụ của liên hiệp luôn đứng trước những khókhăn thử thách lớn với sự cạnh tranh quyết liệt của nền kinh tế thị trườngtrong và ngoài nước Bên cạnh đó là cơ chế chính sách của nước ta chưa thực

sự tạo điều kiện cho các doanh nghiệp hoạt động

Tuy nhiên với sự nỗ lực của bản thân ,sự giúp đỡ của liên minh hợp tác

xã Việt Nam ,liên hiệp đã đang tận dụng lợi thế ,khắc phục khó khăn ,từngbước phát triển.Kết quả năm sau cao hơn năm trước

Sau đây là kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của liên hiệp thờigian gần đây:

Bảng báo cáo kết quả kinh doanh

Tình hình tài chính của liên hiệp

(đơn vị :100000)

số tiền số tiền Chênh lệch I.Tổng tài sản 1426609 100 1453287 100 26678 1,87 1.Tài sản lưu động 1201105 84,19 1341366 92,3 1490261 11,68 -Vốn bằng tiền 91046 6,38 23438 1,61 -67607 -74,26 -phải thu khách hàng 1018515 71,39 1160907 79,88 142392 13,98

-Trả trước cho người bán 1000 0,07 45100 3,1 44100 441 -Tài sản lưu động khác 90391 6,34 111920 7,7 21529 23,82 2.Tài sản cố định 225503 15,81 180643 12,43 -44859 -19,89 -TSCĐ hữu hình 225503 15,81 180643 12,43 158093 -19,89 II.Nguồn vốn 1426609 100 1453287 100 26679 1,87 1.Nợ phải trả 619593 43,4 404452 27,8 -215140 -34,7 -Nợ ngân sách 193489 13,6 190416 13,2 -3072 -1,6 -phải trả người bán 426104 29,8 214036 14,6 -212068 -49,8 2.Nguồn vốn chủ SH 807015 56,6 1048834 72,2 241819 30 -nguồn vốn KD 796954 55,9 1033784 71,1 236829 29,7 -LN chưa phân phối 10060 0,7 15055 1,0 4989 49,6

(nguồn phòng kế toán tài vụ)

-Phương hướng nhiệm vụ trong thời gian tơí:

Liên hiệp xác định trong thời gin tới tiếp tục chú trọng vào các mặthàng kinh doanh trọng yếu của đơn vị trong thời gian gần đây.Các mặt hàngxuất khẩu thủ công mỹ nghệ ,đồ gỗ mở rộng đào tạo dạy nghề ,quảng coá ,đặcbiệt liên hiệp sẽ chú trọng vào việc mở rộng thị trường xuất khẩu lao độngsang Thái Lan ,Hàn Quốc ,nâng coa chất lượng người lao động đi xuất khẩu(hiện nay người lao động đi xuất khẩu chủ yếu chỉ dùng lại ở công việc đơngiản ,giúp việc gia đình ).Bên cạnh đó liên hiệp cũng đang cho tiến hành kếhoạch thành lập các đơn vị xây dựng dân dụng

Với những nỗ lực của mình cùng các điều kiện thuận lợi liên hiệp tintưởng sẽ có những bước phát triển tốt hơn trong tương lai

Phần III.Thực trạng công tác quản lý nguồn nhân lực :

I.Thực trạng công tác quản lý nguồn nhân lực :

1.Phân công lao động theo chuyên môn nghề nghiệp và hệp tác lao động.

a.Phân công lao động theo chuyên môn - nghề nghiệp đưoc đào tạo.

Phân công lao độnglà sự phân chia công việc giữa những người thamgia lao động cho phù hợp với khả năng của họ về chức năng ,nghềnghiệp ,trình độ chuyên môn ,sức khoẻ giới tính ,sở trường…

Những lợi ích khi phân công lao động hợp lý ,khoa học là hết sức to lớn.Qua tìm hiểu thực tế ,việc phân công lao động tại liên hiệp đang diễn ra nhưsau:

Tài chính

kế toán Luật

Ngoại ngữ

Chưa qua đào tạo Ban giám đốc 2

NGHỀ NGHIỆP ĐƯỢC ĐÀO TẠO

(Nguồn :văn phòng liên hiệp)

Nhận xét:

Qua bảng số liệu ta thấy:

+ Ở phòng kế toán tài vụ việc phân công lao động chưa được hợp

lý ,đây là phòng có chức năng quản lý theo dõi tài sản tiền ,tín phiếu ngoại tệ

…lập sổ sách cho liên hiệp và các đơn vị trực thuộc.Do đó đòi hỏi các cán bộnhân viên của phòng phải thực sự am hiểu về nghiệp vụ ,có chuyên môn được

chuyên ngành là rất ít với tỉ lệ 1/6 (tương ứng 16%) số cán bộ nhân viên trongphòng.

+ Tại phòng kinh doanh :Có chức năng tham mưu công việc này đòihỏi cán bộ nhân viên của phòng phải nắm chắc thị trường.Thực tế số cán bộnhân viên của phòng đa số là được đào tạo đúng chuyên môn ,chiếm tỉ lệ 60%tổng số cán bộ nhân viên trong phòng Những cán bộ nhân viên này đều cóchuyên môn về kinh tế học và quản trị kinh doanh

+Phòng xuất khẩu lao động theo như chức năng và nhiệm vụ đã nêu ởtrên ,đòi hỏi các cán bộ nhân viên phải am hiểu về pháp luật lao động đối vớingười lao động đi xuất khẩu.Nhưng thực tế số cán bộ nhân viên được đào tạođúng chuyên môn rất ít 16% trong tổng số cán bộ nhân viên của phòng

+Nhận xét chung cho toàn đơn vị:Căn cứ vào chức năng quyền và đặcđiểm hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp… thì việc phân côngcủa liên hiệp là khá hợp lý Với tỷ lệ 19/32 số cán bộ nhân viên được đào tạo

về kinh tế ,1/32 số cán bộ nhân viên đựơc đào tạo về quản trị kinh doanh ,liênhiệp sẽ đảm bảo đựoc chức năng nhiệm vụ của mình ,vạch ra những bước điđúng đắn cho sự nghiệp phát triển của liên hiệp

Đặc biệt sự hiệp tác lao động được thể hiện rất gắn kết ,chặt chẽ giữamối quan hệ của văn phòng liên hiệp – phòng tài vụ,phòng kinh doanh với

phòng xuất khẩu lao động ,giữa phòng kế toán tài vụ - phòng kinh doanh –cácđơn vị trực thuộc.

Tuy nhiên ,bên cạnh đó do mô hình tổ chức bộ máy theo kiểu ma trậnnên các bộ phận phòng ban không phát huy hết vai trò của mình trong việcquản lý các đơn vị trực thuộc.Hơn nữa do việc các phòng ban ,đơn vị trựcthuộc khi đề xuất ý kiến phải thông qua văn phòng liên hiệp khiến cho việctrao đổi thông tin bị chậm chễ

2.Quản lý chất lượng lao động:

Bảng cơ cấu lao động phân theo giới tính ,tuổi ,thâm niên

công tác và chuyên môn ,trình độ đào tạo