A - ĐẶT VẤN ĐỀTrong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnhvực hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắnliền với văn bản cũng có ngh
Trang 1SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO THANH HÓA
TRƯỜNG THPT THƯỜNG XUÂN 3
SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
***
Đề tài: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả trong công
tác Văn thư - Lưu trữ truyền thống và trên môi trường điện tử tại Trường THPT Thường Xuân 3.
Người thực hiện: Dương Thị Hiền Đơn vị: Trường THPT Thường Xuân 3, Vạn Xuân, Thường Xuân, Thanh Hóa
SKKN thuộc lĩnh vực: Văn thư – Lưu trữ
Thanh Hóa Năm 2021
Trang 3SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
Đề tài: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả trong công tác Văn thư - Lưu trữ truyền thống và trên môi trường điện tử tại trường THPT Thường Xuân 3.
Trang 4A - ĐẶT VẤN ĐỀ
Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnhvực hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắnliền với văn bản cũng có nghĩa là gắn liền với việc soạn thảo, ban hành và tổchức sử dụng văn bản nói riêng, với công tác văn thư lưu trữ nói chung Do đó,vai trò của công tác văn thư lưu trữ đối với hoạt động quản lý hành chính nhànước là rất quan trọng Với tính chất đặc thù ngành giáo dục, việc tiếp nhận cácloại văn bản, công văn, chỉ thị … là rất nhiều, nên cũng đòi hỏi người làm côngtác văn thư lưu trữ, văn phòng nhà trường phải biết sắp xếp, xử lý các thông tinmột cách khoa học, nhanh chóng, chính xác giúp thủ trưởng đơn vị kịp thờinắm bắt được những cái mới để có hướng giải quyết công việc một cách tốtnhất nhắm giúp đơn vị hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao Công tác Văn thư làhoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, kiểmtra quản lí điều hành công việc của các cơ quan Đảng, các cơ quan Nhà nước,các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị xã hội,…đảm bảo cung cấp kịp thời, chínhxác Đồng thời công tác Văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộmáy quản lý nói chung và chiếm một phần lớn nội dung hoạt động của vănphòng, ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý của một cơ quan, là một mắtxích quan trọng trong guồng máy hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điềuhành Hiệu quả hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức cao hay thấp phụ thuộcvào một phần của công tác này có được làm tốt hay không Về cơ bản, công tácvăn thư lưu trữ là nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ quản lý, điều hànhtrong nhà trường Nội dung công tác này bao gồm các việc về soạn thảo, banhành văn bản, quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trìnhhoạt động; lập hồ sơ hiện hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; và quản lý, sử dụngcon dấu trong văn thư Còn công tác lưu trữ là một trong những nhiệm vụ cơbản nhằm lựa chọn, lưu giữ, tổ chức một cách khoa học các hồ sơ, tài liệu đểphục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng của nhà trường và xã hội Nội dung công táclưu trữ bao gồm các việc về thu thập, bảo quản và tổ chức tài liệu hình thànhtrong quá trình hoạt động của nhà trường Giữa công tác văn thư và lưu trữkhông có sự tách biệt mà có mối quan hệ chặt chẽ, thúc đẩy với nhau Mối quan
hệ này thể hiện qua sự liên tục trong quá trình từ soạn thảo, ban hành, quản lývăn bản đến lưu trữ hiện hành và đưa vào lưu trữ lịch sử
Qua nhiều năm thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư lưu trữ trong nhàtrường, tôi nhận thấy: Khi soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu các thông tin, các tàiliệu đã xử lý trước đó là rất quan trọng để hình thành nên văn bản các tài liệuđược lưu trữ tốt sẽ là nguồn cung cấp những thông tin có giá trị pháp lý, chính
Trang 5xác và kịp thời nhất cho người soạn thảo văn bản Trên thực tế, nhà trườngkhông thể rút ngắn thời gian ban hành các quyết định, giải quyết kịp thời, đúngđắn các yêu cầu của cấp trên và cán bộ giáo viên nếu không có đầy đủ, kịp thờithông tin từ tài liệu lưu trữ Công việc nha trường được tiến hành nhanh haychậm, thiết thực hay quan liêu là do công văn, giấy tờ có làm tốt hay không, doviệc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có được cẩn thận hay không Như vậy, thực hiện tốtcông tác lưu trữ sẽ góp phần thúc đẩy thực hiện tốt công tác văn thư Ngược lại,thực hiện tốt công tác văn thư cũng sẽ góp phần thực hiện tốt công tác lưu trữ.
Cụ thể là việc quản lý văn bản và lập hồ sơ hiện hành có ảnh hưởng quan trọngđến việc quan trọng đến việc thực hiện tốt công tác lưu trữ Có thể xem công táclập hồ sơ là cầu nối giữa công tác văn thư với công tác lưu trữ Nếu hồ sơ đượclập một cách khoa học sẽ tiết kiệm thời gian, công sức và tạo điều kiện thuậnlợi để công tác lưu trữ phát triển, từ đó từng bước phát huy giá trị của tài liệulưu trữ
Chính từ những lý do nêu trên mà tôi muốn chọn đề tài “Một số giải
pháp nâng cao hiệu quả trong công tác Văn thư - Lưu trữ truyền thống và trên môi trường điện tử tại trường THPT Thường Xuân 3”.
Trang 6B - GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ
I CƠ SỞ LÝ LUẬN
Ở trên nhiều lĩnh vực, khối lượng thông tin được truyền tải chủ yếu dướihình thức văn bản Có thể nói văn bản là phương tiện lưu trữ và truyền đạtthông tin hữu hiệu nhất Hiện nay có nhiều cơ quan, đơn vị sử dụng phương tiệnnày trong hoạt động quản lý và điều hành của đơn vị mình Công tác Văn thư -Lưu trữ đã trở thành một trong những yêu cầu có tính cấp thiết, nó không chỉ làphương tiện ghi chép và truyền đạt thông tin quản lý mà còn liên quan đếnnhiều cán bộ công chức, nhiều phòng ban trong cơ quan, đơn vị Làm tốt côngtác Văn thư - Lưu trữ sẽ bảo đảm cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời nhữngquyết định quản lý, trên cơ sở đó ban lãnh đạo sẽ dùng làm căn cứ để điều hànhmọi hoạt động của đơn vị một cách hợp pháp, hợp lý, kịp thời, hiệu quả đảmbảo cho cơ quan đơn vị thực hiện công việc quản lý và điều hành theo đúngchức năng, nhiệm vụ được giao Từ những lập luận trên cho thấy công tác Vănthư - Lưu trữ là công tác không thể thiếu được trong tổ chức và hoạt động củabất cứ cơ quan, đơn vị nào
1 Công tác văn thư lưu trữ.
Công tác văn thư: là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho
việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của cơ quan đơn vị Côngtác văn thư bao gồm những nội dung: Soạn thảo và ban hành văn bản, quản lývăn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan,đơn vị, quản lý và sử dụng con dấu Trong quá trình thực hiện các nội dungcông việc công tác văn thư ở các cơ quan phải đảm bảo các yêu cầu: Nhanhchóng, chính xác, bí mật, hiện đại
Công tác lưu trữ: Là quá trình hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản
an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ Công tác lưu trữ bao gồm nhữngnội dung: Phân loại tài liệu lưu trữ, đánh giá tài liệu lưu trữ, chỉnh lý tài liệu lưutrữ, thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ, bảo quản bảo vệ tài liệu lưu trữ, tổ chức sửdụng tài liệu lưu trữ Trong quá trình thực hiện các nội dung công việc công táclưu trữ ở các cơ quan phải đảm bảo: Tính khoa học, tính cơ mật
Để có một văn bản mang tính chính xác cao, đòi hỏi người phụ trách công tácvăn thư phải có những kỷ năng về xây dựng văn bản, cần nắm được các phươngpháp soạn thảo văn bản vừa đầy đủ nội dung, vừa đúng thể thức của mỗi loạivăn bản cụ thể do Nhà nước quy định
Trang 71.1 Nội dung của công tác văn thư:
Nội dung của công tác văn thư là những công tác liên quan đến công tác quản
lý và giải quyết về văn bản trong các cơ quan, đơn vị và thường bao gồm 5 nộidung cơ bản sau:
1. Tiếp nhận và giải quyết văn bản đến đường bưu điện và đường mạng
2. Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi bản giấy và đường mạng
3. Tổ chức và quản lý văn bản mật trong cơ quan
4. Tổ chức và quản lý các tài liệu hồ sơ trong cơ quan
5. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu truyền thống và con dấu số
Khi soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu các thông tin, các tài liệu đã xử lý trước đó
là rất quan trọng để hình thành nên văn bản.Các tài liệu được lưu trữ tốt
sẽ là nguồn cung cấp những thông tin có giá trị pháp lý, chính xác và kịp thờinhất cho người soạn thảo văn bản Trên thực tế, cơ quan quản lý nhà nướckhông thể rút ngắn thời gian ban hành các quyết định, giải quyết kịp thời, đúngđắn các yêu cầu của công dân nếu không có đầy đủ, kịp thời thông tin từ tài liệulưu trữ Công việc của một cơ quan được tiến hành nhanh hay chậm, thiết thựchay quan liêu là do công văn, giấy tờ có làm tốt hay không, do việc giữ gìn hồ
sơ, tài liệu có được cẩn thận hay không Như vậy, thực hiện tốt công tác lưu trữ
sẽ góp phần thúc đẩy thực hiện tốt công tác văn thư Một số qui trình trong quátrình thực hiện:
Thực hiện một cách cập nhật các loại văn bản mà lãnh đạo nhà trường giao cho,nhằm đảm bảo được thời gian cần thiết để các ban ngành trong nhà trường thựchiện một cách kịp thời, đáp ứng được thông tin hai chiều giữa lãnh đạo và cán
bộ công chức Đảm bảo đúng, chính xác, trình bày rõ đẹp, đúng thể thức Vănbản sau khi đánh máy phải kiểm tra lại, đối chiếu với bản gốc rồi trình cho lãnhđạo xem xét, ký công văn
* Phương pháp soạn thảo một văn bản thường dùng:
a Tờ trình:
Là loại văn bản dùng để đề xuất với cấp trên (hoặc cơ quan chức năng) một vấn
đề mới hoặc đã có trong kế hoạch xin phê duyệt
Trang 8-Nêu tóm tắt nội dung của đề nghị mới, các phương án khả thi một cách cụ thể,
rõ ràng, với các luận cứ kèm theo có thông tin trung thực, độ tin cậy cao
-Những thuận lợi khó khăn khi triển khai thực hiện Những biệ pháp cần khắcphục phải được trình bày khách quan, tránh nhận xét chủ quan thiên vị
-Nêu ý nghĩa, tác dụng của đề nghị mới đối với hoạt động của đơn vị
*Phần kết thúc:
-Những kiến nghị để cấp trên xem xét, chấp thuận để sớm triển khai, thực hiện
đề xuất mới Có thể nêu phương án dự phòng nếu cần thiết
*Mẫu của một loại Tờ trình:
Trang 9-Tên đơn vị nhận văn bản
Trang 10b Báo cáo:
Là văn bản phản ánh toàn bộ hoạt động và những kiến nghị của cơ quan, đơn vịhoặc tường trình về một vấn đề, một công việc cụ thể nào đó hoặc xin ý kiếnchỉ đạo
*Phần mở đầu:
-Những căn cứ có tính pháp lý
-Nêu những điểm chính về nhiệm vụ, chức năng của tổ chức, về chủ trươngcông tác do cấp trên hướng dẫn hoặc việc thực hiện công tác của đơn vị Đồngthời nếu những điều kiện, hoàn cảnh có ảnh hưởng lớn đến việc thực hiện chủtrương công tác nêu trên
* Phần nội dung:
-Kiểm điểm những việc đã làm, những việc chưa hoàn thành
-Những ưu, khuyết điểm trong quá trình thực hiện
-Xác định nguyên nhân khách quan, chủ quan
-Đánh giá kết quả, rút ra bài học kinh nghiệm
* Phần kết thúc:
-Phương hướng nhiệm vụ trong thời gian tới
-Các giải pháp chính để khắc phục các khuyết, nhược điểm
-Những kiến nghị với cấp trên
-Nhận định những triển vọng
Trang 11* Mẫu của một loại báo cáo:
SỞ GD&ĐT…… CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
I Đặc điểm tình hình:
1 Nhận xét về khái quát tình hình cơ quan, đơn vị về:
-Tổ chức về bộ máy, nhân sự
-Trình độ văn hóa, kỹ thuật của đội ngũ cán bộ công nhân viên chức
-Tình hình nhiệm vụ, chức năng của tổ chức, về chủ trương công tác
2 Khó khăn và thuận lợi:
Trang 12Có thể trình bày nội dung của báo cáo theo các mặt hoạt động hay theo kết quảđạt được của cơ quan, đơn vị (Có thể đối chiếu, so sánh số liệu cùng kỳ).
Xác định nguyên nhân khách quan, chủ quan
Đánh giá kết quả, rút ra bài học kinh nghiệm
III Kết luận:
Đánh giá khái quát về toàn bộ các mặt hoạt động của cơ quan, đơn vị đã báocáo phần trên, từ đó tự xếp loại kết quả đạt được
Các giải pháp chính để khắc phục các khuyết, nhược điểm
Phương hướng nhiệm vụ trong thời gian tới
Những kiến nghị với cấp trên
Nơi nhận: THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ
-Tên đơn vị nhận văn bản
Công văn đến là nguồn thông tin rất quan trọng giúp cho lãnh đạo nhà trườngthực hiện kịp thời, có hiệu quả công tác quản lý nhà trường và phối hợp thựchiện có hiệu quả các nội dung công việc có quan hệ với bên ngoài Do vậy,việc quản lý công văn đến cũng phải kịp thời, chính xác
Công văn đến bao gồm các loại như: Công văn chỉ đạo chuyên môn của ngành,công văn chỉ đạo quản lý, chỉ thị, thông tư, kế hoạch, báo cáo… của các bannhành cấp trên và nhiều loại văn bản khác
* Trình tự theo dõi
Trang 13- Khi nhận được các loại văn bản, ta cần đọc kỹ văn bản để hiểu rõ nội dung và yêu cầu của văn bản
- Đánh số thứ tự, ngày nhận được vào góc trái của văn bản và vào sổ theo dõi công văn đến (theo mẫu quy định)
Chuyển giao cho hiệu trưởng để xem xét và chỉ đạo văn bản này giao cho ai quản lý và sử dụng Ý kiến của Hiệu trưởng được ghi ở góc trái của văn bản
* Mẫu sổ đăng ký văn bản đến đường bưu điện và đường mạng
- Trang bìa của sổ trình bày như sau:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN
Năm:
ĐƠN VỊ
QUYỂN SỐ
Từ ngày: đến ngày:
Từ số: đến số:
Trang 14- Cấu tạo bên trong của sổ gồm 9 cột
Ngày
đến
Số đến Tác giả Số, ký hiệu Ngày tháng
Tên loại và trích yếu nội dung
Đơn vị hoặc người nhận
Ký nhận
Ghi chú
Trang 15Bước 2: Giao diện Hệ thống đăng nhập tập trung của UBNd tỉnh xuất hiện Thực hiện nhận tên đăng nhập và mật khẩu như sau:
Tên hộp thư (email) công vụ do UBND tỉnh cấp phát
Bước 3: chọn Phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc (biểu tượng quyển sổ thứ 3 từ trái sang) để truy cập hệ thống quản lý văn
bản và hồ sơ công việc TD Office
Bước 4:a Click vào văn bản đến (bên tay phải dòng thứ 3)
b click chuột vào văn bản đến quan mạng (góc bên trái dòng thứ 3) Bước 5: click lần lượt vào các văn bản chưa vào sổ văn bản đến
Bước 6: Nhập các thông tin theo nghiệp vụ văn thư
a Chọn sổ văn bản đến
Bước 7: trong phần các thông tin phân phối, phân công xử lý văn bản/ chọn mục Người xử lý văn bản/ chọn Họ và tên Hiệu trưởng để chuyển văn
bản đến lãnh đạo
Bước 8: chọn nút lệnh Ghi lại
d Công văn đi
Công văn đi bao gồm nhiều loại văn bản như: Báo cáo, thông báo, kế hoạch,
tờ trình, quyết định… được nhà trường phát hành ra trong quá trình thực hiệnchức năng, nhiệm vụ của mình và được gởi đến các cơ quan đơn vị, cá nhântrong và ngoài cơ quan
Khi đánh máy các văn bản chuyển đi, nhất thiết phải in làm 2 bản: 1 bản gửi đi,
1 bản để lưu công văn đi, có số ký hiệu riêng của cơ quan, ghi rõ ngày thángphát hành, người ký văn bản Tất cả các công văn chuyển đi phải được ghi vào
sổ công văn đi
Những công văn trước khi ký và gửi đi phải được kiểm tra kỹ về mặt thể thức
và thủ tục
Công văn được chuyển đi bằng nhiều cách nhưng lúc nào văn thư cũng phảivào sổ chuyển công văn đi, người nhận công văn có thể qua hộp thư điện tửhoặc nhận trực tiếp bảng cứng Tất cả các công văn chuyển đi phải được ghivào sổ công văn đi (theo mẫu quy định)
*Thủ tục quản lý văn bản đi bao gồm các bước sau:
Trang 16Bước 1: Đánh máy, kiểm tra thể thức trình bày văn bản
Bước 2: Ký và đóng dấu văn bản
Bước 3: Đăng ký văn bản
Bước 4: Chuyển giao văn bản
Bước 5: Kiểm tra việc quản lý văn bản
Bước 6: Sắp xếp các văn bản lưu vào sổ
Trang 17*Mẫu văn bản đi được vào sổ theo mẫu
- Trang bìa của sổ trình bày như sau:
-Cấu tạo bên trong của sổ gồm 8 cột:
Số, ký
hiệu văn
bản
Ngày tháng văn bản
Tên loại
và trích yếu nội dung văn bản
Người ký
Nơi nhận văn bản
Đơn vị, người nhận bản lưu
Số lượng bản Ghi chú
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI
Năm:
ĐƠN VỊ
QUYỂN SỐ
Từ ngày: đến ngày:
Từ số: đến số: …
Trang 18Khi chuyển giao công văn đi cho cá nhân hoặc đơn vị nào nhận hoặc đơn vị nàophải có sổ theo dõi ký giao công vă đi, ghi rõ ngày nộp công văn và cơ quannhận công văn phải ghi vào sổ để tránh tình trạng thất lạc, thắc mắc không cầnthiết xảy ra.
- QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI TRÊN TD OFFICE NHƯ SAU:
+ Đăng nhập
Bước 1: Truy cập Website Sơ GD$Đt tại địa chỉ: http://thanhhoa.edu.vn
Chọn menu QUẢN LÝ- ĐIỀU HÀNH/ chọn Quản lý văn bản TD Ofice
Bước 2: Giao diện Hệ thống đăng nhập tập trung của UBND tỉnh xuất hiện
Thực hiện đăng nhập tên và nhập mật khẩu như sau:
Tên đăng nhập: Tên hộp thư(email) công vụ do UBND tỉnh cấp phát
Bước 3: thực hiện việc đổi mật khẩu để bảo mật tài khoản cá nhân trên hệ
thống đang nhập lần 1
Bước 4: chọn phần mền Quản lý văn bản và hồ sơ công việc (biểu tượng thứ 3
từ trái sang phải) để truy cập hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc TD
1 chọn văn bản đi
2 chọn Văn bản chờ ban hành
3 Chọn từng văn bản do Hiệu trưởng hoặc phó hiệu trưởng chuyển đến cần ký
số cơ quan để thành văn bản đi