Tài liệu Những điều nên và không nên trong giao lưu thương mại pdf

Những điều nên và không nên tronggiao lưu thương mại Giao lưu thương mại là cuộc giao lưu giữa người với người, giữa công ty với công ty, giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp, nó là sự bắt

Những điều nên và không nên trong

giao lưu thương mại

Giao lưu thương mại là cuộc giao lưu giữa người với người, giữa công

ty với công ty, giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp, nó là sự bắt đầu của hợp tác thương mại, là khúc dạo đầu của việc tiêu thụ và cũng là sự tranh giành thị trường của các doanh nghiệp Vì vậy, giao lưu thương mại không phải chỉ là chuyện tán gẫu Trong quá trình giao lưu, ý định hợp tác, thái độ kinh doanh, niềm tin, tương lai liên doanh có tốt đẹp không đều thể hiện lên cả trong đó Do đó, những thương nhân thành công đều cho rằng, thái độ và cử chỉ tốt đẹp, giao lưu lịch sự, đối đáp phù hợp đều mang lại cơ hội kinh doanh tốt cho bạn và những hy vọng lớn lao cho tương lai kinh doanh của bạn

TRAO ĐỔI THƯƠNG MẠI CẦN PHẢI GIỮ THÁI ĐỘ VÀ THÓI QUEN TỐT

Trao đổi giao lưu thương mại có thể để lại ấn tượng tốt cho đối phương

để bắt đầu có một sự hợp tác làm ăn Do đó, luôn cần phải giữ được thái độ, tâm trạng và thói quen tốt đẹp Nói cách khác, trong giao tiếp, cần chú ý những điểm sau:

1 Nhìn vào mắt đối phương, chủ động bắt tay

2 Chủ động nói trước, trực tiếp giới thiệu

3 Miệng tươi cười lộ vẻ thành thực

4 Thái độ vừa phải

5 Cô gắng dùng ngôn từ hóm hỉnh

6 Không đóng kịch

7 Nói năng rõ ràng, rành mạch

8 Khi đàm phán, nhớ mang theo danh thiếp

9 Chớ nên đưa danh thiếp tuỳ tiện

10 Không nên vứt danh thiếp mà người khác đưa cho mình một cách tuỳ tiện

11 Chớ nên quên tên của khách hàng

12 Cần phải phân tích khả năng thành công của từng vụ giao dịch, không thể căn cứ vào ấn tượng của mình đối với người khác để xác định mối quan hệ

CẦN PHẢI TĂNG LÒNG TỰ TIN KHI GIAO DỊCH THƯƠNG MẠI

Kẻ thù trong các vụ giao dịch thường chính là bàn thân mình Các nhà tâm lý cho rằng, các hành vi sau có thể giúp khắc phục sự tự ti, tăng cường tự tin trong giao dịch:

1 Hai từ "dù sao" và "rốt cuộc" là từ phải tránh vì nó dễ làm ta mất ý chí chiến đấu

2 Bồi dưỡng sự tự tin, dùng cách biểu đạt khẳng định là có kết quả nhất

3 Cùng một việc, nếu dùng ngữ khí khẳng định sẽ loại bỏ được cảm giác tự ti

4 Từ nào không có lợi cho mình thì lược bỏ hoặc thay từ khác

5 Trừu tượng hoá vấn đề sẽ biến những việc đáng ghét thành không đáng ghét nữa

6 Suy nghĩ tới những việc vui để quên đi những việc chưa hài lòng

7 Nếu bị gây phiền hà, cần dùng phương thức khác để biểu thị mình

9 Với bất kỳ việc gì, phải tính đến cả trường hợp xấu nhất

10 Bí quyết khắc phục tự ti là dùng "chúng tôi" thay cho từ "tôi".

11 Chỉ cần nghĩ mọi việc đều có lối thoát thì sẽ hết lo sợ

12 Đánh giá cao ưu điểm người khác có nghĩa là coi thường ưu điểm của chính mình

13 Khi phát hiện người khác cũng có khuyết điểm như mình, thì bản thân sẽ thoát khỏi cảm giác tự ti

14 Phát hiện ra khuyết điểm của người giỏi hơn mình cũng giống như tăng thêm ưu điểm của mình vậy

15 Khi phát hiện những sức mạnh của đối thủ, chỉ cần đưa ra những điểm mà mình giống họ sẽ mất cảm giác sợ hãi

16 Nếu phát hiện ra một thân phận khác của đối thủ sẽ cảm thấy mình không còn bị đè nén nữa

17 Khi bị đối phương ép, chỉ cần nghĩ tới biện pháp tương tự là sẽ phân biệt được rõ tốt xấu

18 Nghĩ rằng hành vi đáng ghét của đối phương là do một nguyên nhân khác sẽ hết sức bực bội

19 Để tránh tự ti trước đối thủ mạnh, cần suy nghĩ tới năng lực và nhiệm vụ của mình

20 Trước đối thủ mạnh cần phải có thái độ bình tĩnh

21 Khi sắp bị đối phương đánh ngã, tốt nhất là phải đứng lên trước.

22 Để loại trừ sự chống đối của đối phương, hãy thử tạo ra kẻ thù chung

23 Nếu muốn thoát khỏi sự uy hiếp của đối phương, hãy nhìn thẳng vào một chỗ yếu nào đó của họ

24 Khi sắp thất bại, cần phải lạc quan để tăng thêm lòng tự tin

25 Khi bạn bị mê hoặc, cần phải quay về với trực giác

26 Bất kỳ việc gì, chỉ cần tinh thông một vấn đề gì trong đó các việc khác sẽ được từ từ giải quyết

27 Thái độ kiên quyết sẽ làm cho ý chí kiên cường hơn

28 Nếu ngày nào cũng kiên trì làm một việc gì đó, mọi việc khác cũng

có thể kiên trì được

28 Thường xuyên tạo dựng một "kẻ thù" trước bất kỳ sự việc nào thì sẽ không mất ý chí chiến đấu

30 Nếu cho rằng việc đã hỏng hãy nhanh chóng nghĩ tới việc khác để cho mình bình tĩnh lại

31 Khi rơi vào trạng thái bất ổn, hãy tự hỏi mình lý do vì sao

32 Khi bất ổn, hãy ăn những thứ mình thích sẽ giúp cho sức lực được dồi dào

33 Phải tăng cường tiếp xúc để tạo thói quen nhằm tránh những rụt rè

34 Sau khi thất bại, cảm giác thất vọng lớn hay nhỏ phụ thuộc vào sự lý giải của mình trước những thất bại đó rao sao

CẤM BÀN TỚI CÁC VẤN ĐỀ NHẠY CẢM KHI GIAO DỊCH THƯƠNG MẠI

Thương mại là một nghề đòi hỏi cạnh tranh, một nghề phải hợp tác để đạt lợi ích cho mình, cho nên phải hết sức tránh những đề tài không vui vẻ Những vấn đề đó là:

1 Vấn đề chính trị nhạy cảm

2 Những vấn đề liên quan đến tín ngưỡng, tôn giáo, dân tộc

3 Vấn đề liên quan đến đời tư của cá nhân

4 Những khuyết tật bẩm sinh trên cơ thể

5 Nói xấu đối thủ cạnh tranh

6 Nói xấu các công ty và đồng nghiệp khác

7 Cho thăm dò bí mật đời tư của người khác trước mặt khách

8 Bình luận luôn mồm về cách sắp xếp đồ đạc trong nhà của khách

9 Nịnh nọt quá đáng

10 Khoe khoang kiến thức của mình, cao giọng giảng giải khiến người khác thấy ghét

KHI ĐÀM PHÁN QUA ĐIỆN THOẠI CẦN CHÚ Ý

NÂNG CAO HIỆU QUẢ

Khi đàm phán thương mại qua điện thoại, nếu sử dụng thoả đáng cũng

sẽ mất hiệu quả, còn ngược lại cũng sẽ làm mất thời cơ làm ăn, làm phí công sức đã bỏ ra trước đó Do đó cần chú ý:

1 Nhanh chóng đi vào chủ đề chính: khi nói chuyện điện thoại, rất ít người thích dài dòng văn tự, mà cần phải đi ngay vào những vấn đề chính đã được chuẩn bị trước, không được tào lao dông dài, khi tự giới thiệu, chỉ nói chừng 15- 30 giây là tốt nhất, sau đó nói ngay vào mục đích

và chủ đề chính

2 Giới thiệu vắn tắt và sinh động sản phẩm hoặc nội dung chế độ phục

vụ của mình, nhấn mạnh đặc điểm và lợi ích quan trọng nhất

3 Giải thích sản phẩm hoặc chế độ phục vụ của bạn: vì sao nó nổi bật hơn, khác người hơn, ưu việt hơn người khác, nhưng chớ chê bai sản phẩm của người khác

4 Phải khống chế được cuộc nói chuyện: không để cho đối phương xỏ mũi dắt đi khiến mình mất tự chủ, thậm chí quên cả mục đích chính Trong khi nói, nếu có đột xuất xảy ra phải biết tuỳ cơ ứng biến, cần thiết thì tìm lý do xác đáng để ngừng cuộc nói chuyện Đối với những vấn đề phức tạp do đối phương đưa ra, cần phải nói với họ đợi khi nào gặp trực tiếp sẽ bàn cụ thể sau:

5 Dù đạt hay không đạt được mục đích chớ dễ dàng bỏ qua, cần phải hẹn đối phương vào lúc thích hợp khác sẽ gặp lại

6 Trừ khi bạn đã hiểu hoặc chuẩn bị đầy đủ từ trước, còn lại chớ vội vã

ký kết hoặc thúc giục ký kết ngay

7 Chớ vì lo tốn cước phí điện thoại mà làm cho mình vội vã thúc giục đối phương ký kết

8 Giả sử sau đó bạn phát hiện có sai sót thì đừng do dự, hãy gọi điện thoại lại ngay cho đối tác

9 Đừng ngại ngùng khi phải đàm phán lại các vấn đề quan trọng Sau khi cân nhắc kỹ, nếu bạn cảm thấy vụ giao dịch mà đối phương đã ký kết gây bất lợi cho bạn, bạn hãy dũng cảm gọi điện lại cho họ để tiếp tục giao dịch lại

GIAO DỊCH THƯƠNG MẠI PHẢI CHÂN THÀNH

Mục đích của việc này là kết bạn, tạo đối tác làm ăn, cho nên chân thành vừa có thể tiết kiệm được thời gian lại có thể để lại ấn tượng tốt đẹp cho người khác Những phương pháp dưới đây sẽ giúp ích cho bạn:

1 Trong lần tiếp xúc đầu tiên, nên lấy thêm vài tấm danh thiếp của họ, làm vậy khiến cho đối tác cảm thấy được tôn trọng và có ấn tượng tốt đối với bạn Họ sẽ hỏi bạn sao lại như vậy, bạn chỉ trả lời đơn giản rằng:

"Tôi chỉ giữ một tấm, nhưng bạn bè quen biết của tôi cũng có thể muốn quan hệ với ngài Nhưng do họ chưa biết ngài nên tôi muốn đưa danh thiếp của ngài để họ biết"

2 Cố gắng làm cho danh thiếp của bạn được "sống lâu" Trước khi đưa danh thiêp cho họ, bạn có thể ghi vài lời vào sau danh thiếp, đại để nội dung là: Ngày tháng gặp mặt; nội dung thảo luận; một vài thông tin về bạn Chú ý dùng từ ngữ phải biểu thị bạn sẵn sàng giúp họ chứ không phải đề nghị họ giúp mình

Đa số các danh thiếp sau đó đều bị bỏ đi, chỉ những chiếc nào có thể mang lại "thông tin" mới được giữ lại, nếu danh thiếp của bạn được giữ lại, chính nó là hạt giống cho thành công sau này của bạn

3 Khi tiếp xúc phải hết sức tập trung chú ý vào đối tác Ghi nhớ những lời họ nói, những điều mình hỏi để tìm hiểu họ Điều này mách bảo cho

họ biết bạn rất coi trọng họ

4 Trong giao tiếp phải có đi có lại, nghĩa là khi nhận được thư từ, điện thoại, điện tín, thông tin… của đối tác thì trong vòng 24 giờ phải trả lời họ

5 Giao tiếp với người khác phải thật tình cảm Ông Hariyto, một nhà doanh nghiệp Nhật Bản là người rất biết lợi dụng tâm lý của người xa quê hương, xa người thân Năm 1959, khi đi du lịch ở Âu Mỹ ông đã tình

cờ gặp lại một người bạn đã lâu không gặp tại New York Hai người trò chuyện về tình hình gần đây và trước khi chia tay đã để lại cho nhau số điện thoai và địa chỉ ở trong nước Tối hôm đó khi trở về khách sạn, việc đầu tiên ông Hariyto làm là gọi điện cho vợ ông bạn ở Nhật (người ông gặp ở New York) và tự giới thiệu là bạn của chồng bà ta, "hai người vừa gặp nhau ở New York, ông nhà mọi thứ đều rất tốt" Bà vợ ông bạn vô cùng cảm kích và rất biết ơn ông ta

Mọi người ai chả quan tâm đến người thân của mình, nếu biết ai đó cũng quan tâm đến, họ sẽ cảm thấy người đó thân thiết và gần gũi hơn Các nhà doanh nghiệp luôn biết lợi dụng tâm lý này của con người để tạo dựng quan hệ rộng rãi hơn

KẾT BẠN TRONG THƯƠNG MẠI KHÔNG ĐƯỢC NÓI SUÔNG

Một lời nói nặng tựa ngàn vàng luôn là đặc điểm chung trong hợp tác của các doanh nhân thành công và là điều then chốt để giữ danh dự cho

họ Vì vậy, trong giao dịch thương mại chớ hứa bừa khi mình chưa chắc chắn làm được

Trần Mậu Bảng - Chủ tịch Hội đồng quản trị công ty Thanh Bảo của Đài Loan là người rất thành đạt Sự thành đạt của ông không phải do có lắm tiền nhiều của mà chỉ dựa vào hai chữ: Thành và Tín

Hơn 50 năm trước, ông Trần lúc đó mới 24 tuổi đã bỏ ra 100 đồng mở cửa hàng điện máy Do vốn ít, ông đã đặt tiền cho hai nơi (mỗi nơi 50 đồng) để nhận hàng về bán Vì ông là người thành thực, trọng chữ tín nên rất được tín nhiệm, 50 đồng đặt cọc thực ra chỉ là hình thức vì hàng ông nhận luôn đến 500 đồng Thế mới biết, nhiều khi "Thành" và "Tín" còn giá trị hơn cả tiền bạc

Bí quyết thành công trong thương mại đầu tiên là thành thực, vì chỉ có vậy mới làm ăn lên được; nếu dối trá thì chỉ được một hai lần, cuối cùng nhất định thất bại Ngày nay, là một doanh nhân càng phải lấy "thành, tín" làm gốc, nếu chỉ biết nói suông, hứa suông, cuối cùng sẽ mất hết tín nhiệm

BIẾT KIỀM CHẾ HÀNH VI CỦA MÌNH LÀ THÁCH THỨC LỚN NHẤT

Thách thức lớn nhất trong hoạt động thương mại là cuộc đấu tranh về ý chí ngay trong bản thân mình Do yêu cầu nghề nghiệp mà thương nhân phải tiếp đãi khách hàng, quen với các thứ xa hoa Người có ý chí kiên định biết cách điều tiết lòng ham muốn của mình để nhanh chóng rời xa những nơi

đó Còn những ai yếu đuối sẽ bị nó làm cho mê muội, nếu không tỉnh táo thoát ra thì chắc chắn sẽ sa ngã vào đó mà thất bại Do vậy, thách thức lớn nhất đối với một thương nhân thành công là phải khống chế được hành vi của mình

CẦN PHẢI THỂ HIỆN VỊ TRÍ XÁC ĐÁNG CỦA MÌNH

TRONG GIAO TIẾP THƯƠNG MẠI

Để giao tiếp thương mại tốt, vấn đề mấu chốt là phải thể hiện được vị trí xác đáng của mình Cần phải thông thạo những thói quen sau:

1 Trong giao tiếp, thông thường người đưa tay ra trước để bắt tay là phụ nữ, người chức vụ cao, người lớn tuổi hơn Nhưng không phải tất

cả đều như vậy, tuy không phải những người đó đều là bạn tốt cả nhưng nếu từ chối bắt tay là điều rất không lịch sự

2 Danh thiếp là công cụ giao tế hàng ngày thông dụng Nhưng những nội dung in trên đó cần ngắn gọn mang tính đại biểu như họ tên, địa chỉ, điện thoại, fax là được, vừa phải tiện lại lịch sự Trong xã giao luôn mang danh thiếp bên mình để sẵn sàng lấy ra bất kỳ lúc nào; đưa danh thiếp cho khách phải bằng hai tay; nhận danh thiếp phải cảm ơn và đưa lên xem qua để tỏ ý tôn trọng đối phương

3 Tham gia các cuộc gặp gỡ thương mại cần phải chuẩn bị thật công phu, nghiên cứu tình hình của khách, ví dụ như gia đình, sự say mê, tài năng và khó khăn cá nhân; tình hình tổ chức nhân sự, nghiệp vụ của công ty họ, có người do nắm được mọi ưu khuyết điểm của đối tác nên

đã từ khách chuyển thành chủ Ông chủ nào cũng đều muốn nghe những lời nói thiện ý, càng chuyện trò càng tâm đầu ý hợp và ngươi khách đó sẽ nhanh chóng trở thành khách quí của đơn vị

4 Khi đi gặp khách ở văn phòng, nếu thấy khách quá bận, thì dù cho thư

ký của họ nói hãy đợi một lát thì bạn cũng chớ đợi lâu, vì như vậy, thư

ký của họ sẽ coi thường bạn, lòng tin của bạn cũng sẽ tiêu tan Biết họ không gặp ngay được, bạn phải tìm cớ để ra về và hẹn dịp khác

5 Trong thương trường, một nụ cười cũng có thể dẹp được nhiều trở ngại Mỗi sáng ngủ dậy bạn hãy tập cười sao cho nụ cười thật tự nhiên hài hoà Nụ cười sẽ làm cho các cuộc gặp gỡ lần đầu bớt đi sự xa cách

và cảm thấy thân mật, gần gũi hơn

6 Đừng bao giờ đưa ra ý kiến hoặc phê bình người mới quen biết, dù cho bạn thiện ý Trong xã giao, trước tiên hãy dẹp bỏ thành kiến cá nhân của mình, hãy cố gắng lắng nghe và chịu đựng cho dù kiến giải của đối phương không hợp với nguyên tắc của mình

7 Nói cho họ biết bạn rất coi trọng họ Sau khi làm quen người bạn mới trong thương trường, cần lợi dụng cơ hội để gọi họ bằng các tên hoặc chức vụ, cấp bậc mà họ thích, ví dụ: Bác sỹ, Luật sư, Giáo sư, Tiến sỹ… Khi bạn thường xuyên nhắc tới họ thì tên họ dễ được ghi nhớ trong đầu hơn Khi một ai có cái tên đặc biệt một chút có thể liên tưởng với một cái

gì đó để dễ nhớ, dễ gọi hơn khi gặp mặt

8 Thả con săn sắt, bắt con cá sộp: muốn lấy được lòng người khác hãy bắt đầu từ cái dạ dày của họ, nói cách khác là hãy mời họ đi ăn đi uống nhưng phải chọn nơi sang trọng một chút để tạo cho họ cảm giác thoải mái Khi chiêu đãi chớ tiết kiệm quá, vì có khi bạn lúc này bỏ ra một, lúc khác sẽ thu lại gấp nhiều lần Tóm lại là phải "thả còn săn sắt" để có thể

"bắt con cá sộp"

9 Giao lưu thương mại là điều cần thiết, nhưng không thể dựa vào việc chiêu đãi đê thay thế cho những điều khác, mà muốn làm ăn thành công phải dựa vào tín nhiệm giữa đôi bên Nếu ai cho rằng việc làm ăn chỉ dựa vào các cuộc chiêu đãi, tiệc tùng thì rõ ràng là chẳng có gì đảm bảo được cả

10 Khi đến thăm khách hàng, ăn mặc bình thường sẽ gây ấn tượng tốt hơn, vì như vậy khách sẽ cho bạn là người đáng tin cậy và chắc chắn

Có điều phải làm sao cho khách cảm thấy quần áo bạn đang mặc rất hợp với bạn, đừng để họ có ý kiến gì khác

11 Khi đi gặp khách hàng không nên đeo quá nhiều đồ trang sức (nhẫn, dây chuyền, lắc…) vì nó chẳng giúp gì cho bạn cả, ngược lại còn làm cho khách hiểu bạn khác đi

12 Nếu bạn là phụ nữ, đương nhiên cần phải có đồ trang sức, nhưng chỉ cần đeo một sợi dây chuyền là đủ hoặc thêm một chiếc nhẫn nữa Nhưng đồ này đừng cao cấp hoặc xa xỉ quá

13 Trong quá trình giao tiếp thương mại, lời nói và cử chỉ thường để lại

ấn tượng tốt hoặc xấu cho người khác Nếu nói năng thô lỗ, cử chỉ thất

lễ sẽ tạo ấn tượng xấu cho khách hàng

14 Người thông minh rất quí thời gian, không phí thời gian cho những người thiếu thành ý Những người ngày chỉ qua một lần tiếp xúc là họ biết ngay ai có thành ý hay không để có thể tiếp tục hay ngừng quan hệ ngay Thậm chí chỉ cần bước vào phòng khách là họ đã đàm phán được đối tác có thành ý hay không, khách hàng có sẵn sàng tiếp họ hay không

và thái độ ra sao