Liên hệ tổ chức chuyến đi công tác tai công ty Cổ phần FPT Telecom

Liên hệ tổ chức chuyến đi công tác tai công ty Cổ phần FPT Telecom. CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT 1.1. Phân loại chuyến công tác Các chuyến công tác thường kỳ Các chuyến công tác đột xuất Các chuyến công tác trong nước Các chuyến công tác nước ngoài 1.2. Xây dựng kế hoạch chuyến công tác 1.2.1. Yêu cầu đối với kế hoạch chuyến công tác Trình bày bằng văn bản Đảm bảo tính khả thi Đầy đủ thông tin 1.2.2. Nội dung kế hoạch chuyến công tác • Mục đích chuyến công tác Mục đích chuyến công tác phải rõ ràng, các huyến đi không chồng chéo nhau về mục đích Thực hiện những nhiệm vụ đặt ra như: + Nắm bắt tình hình thực tế ở cơ sở + Học tấp kinh nghiệm của các đối tác trong nước và nước ngoài + Tìm kiếm các cơ hội hợp tác và thực hiện các thỏa thuận hoặc ký kết được các hợp đồng trong lĩnh vực sản xuất, kinh doanh, quản lý + Đảm bảo tiết kiệm chi phí • Thành phần đi công tác Số lượng các thành viên tham gia Vị trí, trách nhiệm của từng người Trưởng và phó đoàn • Địa điểm công tác: là điểm đến của chuyến công tác • Thời gian + Ngày đi và ngày về + Lịch trình công tác • Giải quyết thủ tục hành chính Các giấy tờ cần thiết cho chuyến công tác bao gồm Quyết định cử đi công tác Giấy giới thiệu Giấy đi đường Thủ tục xuất cảnh Giấy tờ khác về chức danh khoa học • Chuẩn bị phương tiện đi lại Tùy theo địa điểm và thời gian công tác để lựa chọn các phương tiện giao thông cho phù hợp và tiết kiệm Thư ký phải nắm được đầy đủ và chính xác các thông tin, các phương tiện giao thông nơi đoàn đến công tác như: + Chế độ, tiêu chuẩn của các thành viên trong đoàn + Bảng giờ đi, giờ đến của từng loại phương tiện + Giá vé + Độ dài quãng đường • Chuẩn bị điều kiện ăn, nghỉ, làm việc Thư ký phải điện thoại đến các nơi đoàn đến công tác để thông báo nội dung, hẹn ngày, giờ làm việc và đăng ký nơi ăn, ở cho từng đoàn Đối với các đợt đi công tác nước ngoài: + Cần báo các bằng văn bản cho cơ quan có thẩm quyền trong nước xét duyệt và đàm phán với nước sẽ đến hoặc gửi công hàm cho nước đó + Các tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ, các sách tham khảo có liên quan + Các dữ liệu liên quan nên được sao chép trong đĩa CD ROM, thẻ nhớ va mang theo máy tính sách tay (notebook) • Chuẩn bị tài liệu chuyên môn Tùy theo mục đích của từng chuyến công tác mà tài liệu chuyên môn cần chuẩn bị sẽ khác nhau Thư ký cần chuẩn tổng hợp các tài liệu theo danh mục nghiên cứu, sưu tầm, tra cứu tài liệu, có trường hợp cần đọc trước để đánh dấu những chỗ quan trọng, có liên quan, thậm chí phải giúp lãnh đạo lựa chọn các tài liệu nghiên cứu, tham khảo mang théo chuyến đi để sử dụng khi cần thiết.

MỞ ĐẦU

Trong môi trường kinh doanh thương mại giàu tính cạnh tranh ngày nay thì vai trò của những chuyến đi công tác là hết sức quan trọng, nó có thể là điều kiện tiên quyết cho việc nghiên cứu thị trường, đàm phán, ký kết hợp đồng giữa các bên đối tác hoặc giải quyết tình trạng bất ổn tại một đơn vị trực thuộc của công ty, doanh nghiệp Vì vậy, việc tổ chức một chuyến đi công tác là vấn đề được rất nhiều các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đặc biệt quan tâm Đây cũng chính là lý do mà nhóm em quyết định đi tìm hiểu đề tài “liên hệ tổ chức chuyến đi công tác tai công ty Cổ phần FPT Telecom”

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT 1.1 Phân loại chuyến công tác

- Các chuyến công tác thường kỳ

- Các chuyến công tác đột xuất

- Các chuyến công tác trong nước

- Các chuyến công tác nước ngoài

1.2 Xây dựng kế hoạch chuyến công tác

1.2.1 Yêu cầu đối với kế hoạch chuyến công tác

- Trình bày bằng văn bản

- Đảm bảo tính khả thi

- Đầy đủ thông tin

1.2.2 Nội dung kế hoạch chuyến công tác

 Mục đích chuyến công tác

- Mục đích chuyến công tác phải rõ ràng, các huyến đi không chồng chéo nhau về mục đích

- Thực hiện những nhiệm vụ đặt ra như:

+ Nắm bắt tình hình thực tế ở cơ sở

+ Học tấp kinh nghiệm của các đối tác trong nước và nước ngoài

+ Tìm kiếm các cơ hội hợp tác và thực hiện các thỏa thuận hoặc ký kết được các hợp đồng trong lĩnh vực sản xuất, kinh doanh, quản lý

+ Đảm bảo tiết kiệm chi phí

 Thành phần đi công tác

- Số lượng các thành viên tham gia

- Vị trí, trách nhiệm của từng người

- Trưởng và phó đoàn

 Địa điểm công tác: là điểm đến của chuyến công tác

 Thời gian

+ Ngày đi và ngày về

+ Lịch trình công tác

 Giải quyết thủ tục hành chính

Các giấy tờ cần thiết cho chuyến công tác bao gồm

- Quyết định cử đi công tác

- Giấy giới thiệu

- Giấy đi đường

- Thủ tục xuất cảnh

- Giấy tờ khác về chức danh khoa học

 Chuẩn bị phương tiện đi lại

- Tùy theo địa điểm và thời gian công tác để lựa chọn các phương tiện giao thông cho phù hợp và tiết kiệm

- Thư ký phải nắm được đầy đủ và chính xác các thông tin, các phương tiện giao thông nơi đoàn đến công tác như:

+ Chế độ, tiêu chuẩn của các thành viên trong đoàn

+ Bảng giờ đi, giờ đến của từng loại phương tiện

+ Giá vé

+ Độ dài quãng đường

 Chuẩn bị điều kiện ăn, nghỉ, làm việc

- Thư ký phải điện thoại đến các nơi đoàn đến công tác để thông báo nội dung, hẹn ngày, giờ làm việc và đăng ký nơi

ăn, ở cho từng đoàn

- Đối với các đợt đi công tác nước ngoài:

+ Cần báo các bằng văn bản cho cơ quan có thẩm quyền trong nước xét duyệt và đàm phán với nước sẽ đến hoặc gửi công hàm cho nước đó

+ Các tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ, các sách tham khảo có liên quan

+ Các dữ liệu liên quan nên được sao chép trong đĩa CD ROM, thẻ nhớ va mang theo máy tính sách tay (notebook)

 Chuẩn bị tài liệu chuyên môn

- Tùy theo mục đích của từng chuyến công tác mà tài liệu chuyên môn cần chuẩn bị sẽ khác nhau

- Thư ký cần chuẩn tổng hợp các tài liệu theo danh mục nghiên cứu, sưu tầm, tra cứu tài liệu, có trường hợp cần đọc trước để đánh dấu những chỗ quan trọng, có liên quan, thậm chí phải giúp lãnh đạo lựa chọn các tài liệu nghiên cứu, tham khảo mang théo chuyến đi để sử dụng khi cần thiết

 Chuẩn bị kinh phí

Dựa vào kế hoạch công tác của đoàn, thư ký lập dự trù kinh phí Trong bản dự trù cần có các khoản chi phí cơ bản sau đây:

- Tiền vé máy bay, tàu hỏa, ô tô

- Tiền ăn, nghỉ

- Tiền lệ phí khi giải quyết thủ tục hành chính

- Tiền đóng góp cho hội thảo hoặc hội nghị (nếu tổ chức yêu cầu)

1.3 Những công việc trong chuyến công tác

 Trường hợp thư ký di cùng đoàn công tác

- Liên hệ giải quyết nơi ăn, nghỉ, làm việc cho đoàn

- Tham dự các buổi làm việc và ghi biên bản

- Thu thập tài liệu, giấy tờ liên qua

- Thu thập các hóa đơn, chứng từ cần thiết

- Giải quyết các vấn đề phát sinh

 Thư ký không đi cùng đoàn

- Hỗ trợ những người được ủy quyền

- Kiểm soát các công việc

- Quản lý các văn bản

- Thông tin cho lãnh đạo khi cần thiết

1.4 Các công việc văn phòng cần làm sau chuyến công tác

- Nắm bắt tình hình xảy ra trong thời gian đi công tác

- Nhận các công văn, giấy tờ để giải quyết

- Nắm bắt lịch làm việc trong những ngày tiếp theo

- Lập hồ sơ chuyến công tác

- Quyết toán kinh phí chuyến công tác

- Báo cáo lại tình hình chuyến đi với những người có trách nhiệm

Chương 2: Liên hệ công tác tổ chức chuyến đi tại công ty cổ phần FPT Telecom

2.1 Giới thiệu doanh nghiệp FPT Telecom

Công ty Cổ phần Viễn thông FPT (tên gọi tắt là FPT Telecom) là thành viên thuộc Tập đoàn công nghệ hàng đầu Việt Nam FPT; hiện là một trong những nhà cung cấp dịch vụ Viễn thông và Internet hàng đầu khu vực

Thành lập ngày 31/01/1997, khởi nguồn từ trung tâm Dịch

vụ Trực tuyến do 4 thành viên sáng lập cùng sản phẩm mạng Internet đầu tiên của Việt Nam mang tên “Trí tuệ Việt Nam –

TTVN”, sản phẩm được coi là đặt nền móng cho sự phát triển của Internet tại Việt Nam

Sứ mệnh

“Mang Internet, mang kết nối đến với người dân Việt Nam, với mong muốn lớn lao mỗi gia đình Việt Nam đều sử dụng ít nhất một dịch vụ của công ty, FPT Telecom đã và đang nỗ lực đầu tư nâng cấp hạ tầng cũng như chất lượng sản phẩm – dịch

vụ, tăng cường ứng dụng công nghệ tiên tiến nhằm mang đến cho khách hàng những trải nghiệm không ngừng được nâng cao”

2.2 Thực trạng công tác tổ chức chuyến đi công tác tại công

ty

2.2.1 Nội dung của chuyến đi

 Mục đích chuyến công tác:

- Theo dõi, kiểm tra cách làm việc và kết quả làm việc của FPT telecom TPHCM

- Tổng kết hoạt động kinh doanh của FPT telecom TPHCM trong năm 2020

- Đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh

- Đặt ra mục tiêu trong năm 2021 và lên kế hoạch hoạt động trong năm 2021 để thực hiện mục tiêu đó

 Yêu cầu

- Kiểm tra, đánh giá, giám sát phải được thực hiện đúng yêu cầu, theo nguyên tắc đã đề ra

- Đảm bảo thực hiện đúng tiến độ đề ra, thực hiện nghiêm túc, chính xác

 Thành phần tham gia

- Số lượng: 3 thành viên

- Ông: Nguyễn Văn Nam - phó tổng giám đốc FPT telecom, trưởng đoàn công tác

- Ông: Phạm Duy Hoàng Nam - giám đốc tài chính của FPT telecom, phó đoàn

- Ông: Nguyễn Văn Minh - trưởng ban kiểm soát, thư ký

 Thời gian công tác

- Thời gian đi: ngày 16/11/2020, khởi hành lúc 7h sáng tại sân bay Nội Bài

- Thời gian về theo kế hoạch: 9h30p sáng 21/11/2020 tại sân bay Tân Sơn Nhất

Lịch trình cụ thể:

-Sau khi hạ cánh, đoàn sẽ di chuyển bằng taxi về nghỉ tại Khách sạn Sunshine Boutique Phú Mỹ Hưng cách sân bay 14km

và cách trụ sở FPT Telecom Hồ Chí Minh 1km

- Chiều ngày 16/11/2020: đoàn công tác đến gặp gỡ với các cán bộ tại trụ sở FPT TELECOM TPHCM tại lô 37-39A đường

19 KCX Tân Thuận Đông, Quận 7, TPHCM

- Ngày 17/11/2020 – 19/11/2020: đoàn đi kiểm tra, giám sát hoạt động của công nhân viên và và làm việc với các cán bộ để thu thập các tài liệu liên quan đến tình hình hoạt động kinh doanh trong những quý vừa qua để xử lý các số liệu và đưa ra các phương án phù hợp nhất cho năm tới tại các chi nhánh FPT telecom TPHCM tại các quận, huyện có chi nhánh tại TPHCM như: quận 7, quận 8, quận Gò Vấp, huyện Củ Chi,…

- Ngày 20/11/2020: đến Trụ sở FPT TELECOM TPHCM tổng kết lại kết quả giám sát, kiểm tra và triển khai kế hoạch

2021

- Sau khi đã làm việc xong vào buổi sáng ngày 20/11, buổi chiều hôm đó đoàn có nghỉ tại khách sạn một đêm và ra về vào ngày 21/11 đúng như kế hoạch

 Giải quyết thủ tục hành chính

- Quyết định cử đi công tác của công ty: quyết định cử đi công tác là 3 người có tên nêu trên đại diện là những người có kinh nghiệm, có thể xử lý tình huống tốt và đề ra được những chiến lược phù hợp

- Giấy giới thiệu công tác gửi đến các trụ sở, chi nhánh FPT telecom TPHCM

- Cuống vé máy bay, hoá đơn thuê xe, đi xe (để thanh toán chi phí đi lại): có phiếu đầy đủ để quyết toán với thư ký công ty

- Hoá đơn thuê phòng và hoá đơn ăn uống tại khách sạn (thanh toán chi phí ăn ở): có phiếu đầy đủ để quyết toán với thư

ký công ty

- Chứng minh nhân dân/ thẻ căn cước

- Thẻ ghi chức danh, tên của các thành phần tham gia chuyến công tác (có kèm ảnh) do công ty cung cấp

 Phương tiện đi lại

-Xuất phát: số 1 Phạm Văn Bạch, Cầu Giấy, Hà Nội đến sân

bay Nội Bài: đoàn di chuyển bằng taxi

-Địa điểm đi và đến là từ trụ sở Hà Nội vào trụ sở thành phố

Hồ Chí Minh nên phương tiện được sử dụng ở đây là máy bay

Vì có lịch đi cụ thể nên công ty đặt vé máy bay khứ hồi của hãng Hàng không Vietnam Airline vừa thuận tiện, an toàn và kinh phí phù hợp

-Khi đến sân bay Tân Sơn Nhất, bên phía trụ sở tp Hồ Chí

Minh sẽ cử nhân viên đưa xe ô tô ra đón tận sân bay và sắp xếp chỗ ăn nghỉ tại khách sạn

-Từ khách sạn đến trụ sở tp HCM nơi diễn ra cuộc họp sẽ đi

bằng taxi

 Điều kiện ăn/ nghỉ/ làm việc:

Mọi kế hoạch hậu cần cho chuyến đi đã được chuẩn bị sẵn, đoàn công tác sẽ được ăn uống ngay 3 bữa ngay tại khách sạn họ nghỉ, và các giấy tờ có liên quan đến chuyến công tác đều được chuẩn bị kỹ càng

 Chuẩn bị tài liệu

Chuyến công tác lần này là đi tổng kết kết quả hoạt động kinh doanh của năm 2020 nên tài liệu mang theo sẽ là:

- Tài liệu kết quả hoạt động kinh doanh năm 2020

- Tài liệu về phương hướng kế hoạch hoạt động kinh doanh trong năm 2021

- Biên bản thảo luận, bài phát biểu, chuẩn bị tham luận, các

số liệu tổng hợp, bảng báo cáo, các mẫu văn bản, thông tin liên quan… ở dạng dữ liệu máy tính

 Chuẩn bị kinh phí

Khi đã lên các công việc cụ thể, thư ký sẽ lập bảng dự trù kinh phí gồm các chi phí thực tế và các khoản dự phòng Cụ thể các khoản chi phí dự trù như sau:

1 Tiền vé máy bay 5tr5/ 3 người/ khứ hồi

3 Tiền sinh hoạt (3 7 triệu

phòng đơn 5 ngày)

4 Phí liên lạc, giải

quyết các thủ tục hành chính

500.000đ

5 Tiền mua các tài liệu,

giấy tờ phục vụ công việc

1 triệu

6 Chi phí dự phòng 2 triệu

Sau khi lập xong bảng dự trù kinh phí, thư ký sẽ trình Giám đốc xem qua, ký và phê duyệt Sau đó sẽ gửi đến Phòng Kế toán của công ty có trách nhiệm thi hành

Trước khi đi công tác thư ký sẽ nhắc thành viên tham gia chuyến đi phải giữ các hóa đơn, chứng từ để sau chuyến công tác làm các chi phí cho công ty

2.2.2 Những công việc cần làm trong chuyến đi công tác

- Khi đến địa điểm nghỉ ngơi, thư ký sẽ:

+ Rà soát lại một lần nữa để xem có thiếu tài liệu không (Nếu thiếu thì thư ký sẽ liên lạc khẩn cấp về công ty để gửi email)

+ Kiểm tra địa điểm nghỉ ngơi, ăn uống, kiểm đủ số lượng phòng mình đã đặt trước đó

- Bắt đầu chuyến công tác, thư ký sẽ đảm nhận việc:

+ Chuẩn bị đầy đủ tài liệu để bắt đầu cho chuyến công tác + Ghi chép lại các hoạt động trong chuyến công tác

+ Đảm bảo cho chuyến đi công tác diễn ra tốt đẹp

+ Chuẩn bị lường trước các tình huống xấu có thể xảy ra + Sau khi kết thúc một hoạt động, chuẩn bị tài liệu cho hoạt động khác

+ Quản lý chặt chẽ các tài liệu dùng cho buổi công tác để sau khi kết thúc sẽ tổng hợp

2.2.3 Những công việc sau chuyến công tác

- Thư ký sẽ cùng với các chuyên gia ngồi lại tổng kết những

gì đã diễn ra trong chuyến đi công tác, bao gồm có cả những gì

đã đạt được như kế hoạch đề ra và những gì chưa đạt được để rút kinh nghiệm cho những lần công tác tiếp theo

- Thư ký sẽ thu thập toàn bộ tài liệu có liên quan qua việc chuyến công tác để lập hồ sơ lưu trữ

- Thu thập lại toàn bộ hóa đơn, giấy tờ có liên quan đến chuyến đi công tác như tài liệu, điều kiện đi lại, ăn, ngủ, nghỉ và các chi phí phát sinh trong chuyến đi cho nhân viên Kế toán để quyết toán toàn bộ chi phí

- Thư ký sẽ báo cáo lại tình hình kết quả chuyến đi cho Giám đốc công ty đây là cách để thư ký trình bày cũng như tham mưu các ý kiến của cấp trên để thấy được những gì mình đã làm tốt, và khắc phục những hạn chế của mình để chuyến đi công tác tiếp theo được diễn ra như mong đợi

Chương 3: Đánh giá công tác tổ chức chuyến đi tại công ty

cổ phần FPT Telecom và đề xuất giải pháp hoàn thiện 3.1 Ưu điểm

- Chuyến đi công tác được chuẩn bị rất chuyên nghiệp, an toàn và tiết kiệm, các nội dung của chuyến công tác được sắp xếp theo trình tự rõ ràng cụ thể giúp cho các thành viên tham gia

chuyến công tác không bị lãng phí thời gian và dễ dàng nắm bắt tình hình để thực hiện các công việc trong chuyến công tác

- Kinh phí trong chuyến công tác được thư kí lên kế hoạch

cụ thể và có bảng dự trù kinh phí rõ ràng thuận tiện cho việc xử

lý các công việc phát sinh trong chuyến công tác

- Kế hoạch tổ chức cho chuyến đi công tác được chuẩn bị rất

kỹ lưỡng, đảm bảo đầy đủ các yêu cầu đối với kế hoạch của một chuyến công tác, nhờ đó hạn chế được các rủi ro và giúp cho các thành viên trong chuyến công tác hoàn thành công việc của mình đúng như những mục tiêu đề ra ban đầu

- Có thể nói rằng, quy trình lên kế hoạch cho chuyến công tác của công ty được chuẩn bị một cách chu đáo, kỹ lưỡng nhất với sự phối hợp của phòng Hành chính, điều đó giúp cho các chuyến công tác của công ty được diễn ra thuận lợi và phòng tránh được nhiều rủi ro, mang lại hiệu quả làm việc tích cực cho công ty

3.2 Nhược điểm

- Công ty chưa có khoảng thời gian dự phòng khi có bất cứ vấn đề, trục trặc trong quá trình công tác hay vấn đề đột xuất xảy ra

- Chi phí sinh hoạt chưa được tính toán phù hợp có thể gây khó khăn cho các thành viên trong chuyến công tác

- Trong thời gian cấp trên đi công tác, thư ký vẫn chưa lên

kế hoạch sắp xếp được bộ phận cấp dưới đảm nhận nhiệm vụ thay cấp trên điều hành các hoạt động của công ty

3.3 Đề xuất một số giải pháp

- Bộ phận hành chính văn phòng bên cạnh việc xây dựng bảng lịch trình bao gồm thời gian, địa điểm và các công việc cụ thể để các thành viên trong chuyến công tác thì cũng cần tính toán thêm, dư dả về mặt thời gian để có thể khắc phục được bất

cứ sự cố nào không may xảy ra

- Căn cứ vào kế hoạch công tác của đoàn để từ đó chuẩn bị kinh phí sao cho phù hợp, tạo điều kiện thuận lợi để các thành viên trong chuyến công tác hoàn thành công việc tốt nhất

- Cần lên kế hoạch ủy nhiệm, ủy quyền cho bộ phận có thể đảm nhiệm được công việc của cấp trên trong thời gian cấp trên

đi công tác để công việc tại công ty có thể tiếp tục được triển khai mà không bị gián đoạn khi không có người lãnh đạo

Kết luận

Trong cuộc sống cạnh tranh kinh doanh thương mại ngày càng phát triển thời nay thì những chuyến công tác thường xuyên sẽ là yếu tố cần thiết để giúp doanh nghiệp từng bước leo tới nấc thang danh vọng trong sự nghiệp của họ Dù cho doanh nghiệp bạn đang kinh doanh ngành hàng nào, mặt hàng nào

trong lĩnh vực nào thì việc trang bị cho chính mình những kiến thức về công tác tổ chức chuyến đi là một điều hết sức quan trọng, và cần được chú trọng, nâng cao hơn nữa tính thành công của nó

BẢNG PHÂN CHIA CÔNG VIỆC VÀ ĐÁNH GIÁ THÀNH

VIÊN Nhóm 3

1 Bảng phân chia công việc

Chương 1: Cơ sở lý thuyết Nguyễn Thị Hồng Hải

Chương 2: Liên hệ thực tiễn

công tác tổ chức chuyến đi tại

Công ty cổ phần viễn thông

FPT (FPT Telecom)

2.1 Giới thiệu công ty Nguyễn Thị Hồng Hải

2.2 Thực trạng

2.2.1 Nội dung của chuyến đi

công tác

Nguyễn Thu Hà, Trần Thị Thu Hà

2.2.2 Những công việc trong

chuyến đi công tác

Nguyễn Thị Hiền

2.2.3 Những công việc sau

chuyến đi công tác

Chương 3: Đánh giá ưu,

nhược điểm và đề xuất giải

pháp

Lại Thị Hồng Hoa

Lên dàn bài + tổng hợp Đỗ Thị Hằng

Thuyết trình: Nguyễn Thị Hảo

Slide: Nguyễn Thanh Hải