Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại tại tập đoàn hoá chất việt nam

Thạc sĩ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN

***

NGUYỄN THỊ LAN ANH

HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

TẠI TẬP ĐOÀN HÓA CHẤT VIỆT NAM

LUẬN ÁN TIẾN SĨ KINH TẾ

HÀ NỘI - 2013

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN

***

NGUYỄN THỊ LAN ANH

HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

TẠI TẬP ĐOÀN HểA CHẤT VIỆT NAM

CHUYấN NGÀNH: KẾ TOÁN (KẾ TOÁN, KIỂM TOÁN VÀ PHÂN TÍCH)

MÃ SỐ: 62.34.03.01

LUẬN ÁN TIẾN SĨ KINH TẾ

Ng Ngư ư ười h ời h ời hư ư ướng dẫn khoa học: ớng dẫn khoa học: ớng dẫn khoa học:

1 Pgs.TS nguyễn thị phương hoa 2.TS vũ đình hiển

HÀ NỘI - 2013

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan bản Luận án là công trình nghiên cứu của riêng tôi Các tài liệu, kết quả nghiên cứu nêu trong Luận án là trung thực Những kết luận khoa học của Luận án chưa từng được ai công bố ở bất kỳ công trình nào khác

TÁC GIẢ LUẬN ÁN

LỜI CẢM ƠN

Tác giả xin bày tỏ sự biết ơn sâu sắc tới PGS.TS Nguyễn Thị Phương Hoa,

TS Vũ Đình Hiển - người hướng dẫn khoa học, đã tận tình hướng dẫn tác giả trong suốt quá trình thực hiện Luận án

Tác giả xin bày tỏ sự cảm ơn tới Trường Đại học Kinh tế quốc dân, Viện Đào tạo sau đại học Trường Đại học Kinh tế quốc dân, Viện Kế toán – Kiểm toán

đã giúp đỡ tác giả trong suốt quá trình học tập và nghiên cứu Luận án

Tác giả xin trân trọng cảm ơn sự giúp đỡ nhiệt tình và quý báu trong quá trình thu thập số liệu, phiếu điều tra của các nhà quản lý tại các doanh nghiệp thuộc Tập đoàn Hóa chất Việt Nam, các thành viên ban kiểm soát, các cán bộ các phòng kế toán, nhân sự, kế hoạch tại các doanh nghiệp thuộc Tập đoàn Hóa chất Việt Nam

Cuối cùng, Tác giả muốn bày tỏ sự cảm ơn tới những người thân trong gia đình đã động viên, giúp đỡ Tác giả trong suốt quá trình nghiên cứu Luận án

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN i

LỜI CẢM ƠN ii

DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT v

DANH MỤC CÁC BẢNG vi

DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ vi

LỜI MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG CÁC TẬP ĐOÀN KINH TẾ 13

1.1 Khái quát về kiểm soát và kiểm soát nội bộ trong quản lý 13

1.1.1 Kiểm soát trong quản lý 13

1.1.2 Các loại kiểm soát 15

1.1.3 Kiểm soát nội bộ 16

1.2 Hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp 20

1.2.1 Bản chất của hệ thống kiểm soát nội bộ 20

1.2.2 Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ 25

1.3 Hệ thống kiểm soát nội bộ trong các tập đoàn kinh tế 31

1.3.1 Khái quát chung về tập đoàn kinh tế 31

1.3.2 Đặc điểm của Tập đoàn kinh tế ảnh hưởng đến việc thiết kế và vận hành của hệ thống kiểm soát nội bộ tại Tập đoàn 35

1.3.3 Phân biệt hệ thống kiểm soát nội bộ tại tập đoàn kinh tế với doanh nghiệp đơn lẻ 40

1.4 Kinh nghiệm về hệ thống kiểm soát nội bộ tại một số Tập đoàn kinh tế trên thế giới 42

1.4.1 Khái quát chung về hệ thống KSNB tại một số tập đoàn kinh tế trên thế giới 42 1.4.2 Một số bài học kinh nghiệm đối với hệ thống kiểm soát nội bộ trong các tập đoàn kinh tế tại Việt Nam 46

Kết luận chương 1 47

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI TẬP ĐOÀN HÓA CHẤT VIỆT NAM 48

2.1 Đặc điểm của Tập đoàn Hóa chất Việt Nam với vấn đề chọn mẫu nghiên cứu 48

2.1.1 Sự hình thành và phát triển Tập đoàn Hóa chất Việt Nam 48

2.1.2 Đặc điểm Tập đoàn Hóa chất Việt Nam có ảnh hưởng đến hệ thống kiểm soát nội bộ 48

2.1.3 Chọn mẫu các doanh nghiệp thuộc tập đoàn để nghiên cứu 54

2.2 Thực trạng thiết kế và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ tại Tập đoàn Hóa chất Việt Nam 56

2.2.1 Thực trạng môi trường kiểm soát tại Tập đoàn Hoá chất Việt Nam 56

2.2.2 Thực trạng hệ thống thông tin tại Tập đoàn Hoá chất Việt Nam 76

2.2.3 Thực trạng thủ tục kiểm soát tại Tập đoàn Hoá chất Việt Nam 83

2.3 Đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Tập đoàn Hóa chất Việt Nam 98

2.3.1 Ưu điểm hệ thống KSNB tại Tập đoàn Hoá chất Việt Nam 99

2.3.2 Một số tồn tại của hệ thống kiểm soát nội bộ tại Tập đoàn Hóa chất Việt Nam 100

2.3.3 Nguyên nhân của những tồn tại trong hệ thống kiểm soát nội bộ tại Tập đoàn Hóa chất Việt Nam 106

Kết luận Chương 2 107

CHƯƠNG 3: PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI TẬP ĐOÀN HÓA CHẤT VIỆT NAM 108

3.1 Sự cần thiết và phương hướng hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Tập đoàn Hóa chất Việt Nam 108

3.1.1 Những thuận lợi và khó khăn trong quá trình hình thành và phát triển của Tập đoàn Hóa chất Việt Nam 108

3.1.2 Những vấn đề đặt ra đối với quản lý và sự cần thiết phải hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Tập đoàn Hóa chất Việt Nam 110

3.1.3 Phương hướng hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Tập đoàn Hóa chất Việt Nam 112

3.2 Giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Tập đoàn Hóa chất Việt Nam 113

3.2.1 Các giải pháp thuộc về môi trường kiểm soát 113

3.2.2 Giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin 125

3.2.3 Giải pháp hoàn thiện thủ tục kiểm soát 130

3.2.4 Hoàn thiện qui chế quản lý người đại diện tại công ty mẹ 136

3.2.5 Hoàn thiện kiểm soát vốn tại Tập đoàn Hóa chất Việt Nam 138

3.2.6 Một số giải pháp tăng cường kiểm soát nội bộ theo chủ trương tái cơ cấu Tập đoàn từ nay đến năm 2015 140

3.3 Kiến nghị thực hiện giải pháp hoàn thiện các giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Tập đoàn Hóa chất Việt Nam 143

3.3.1 Kiến nghị với Nhà Nước 143

3.3.2 Kiến nghị đối với các cơ quan chức năng 145

3.3.3 Kiến nghị đối với Tập đoàn Hóa chất Việt Nam 145

Kết luận Chương 3 146

KẾT LUẬN 147

DANH MỤC CÁC CÔNG TRÌNH NGHIÊN CỨU CỦA TÁC GIẢ ix

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO x

PHỤ LỤC xvii

DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT

AICPA Hiệp hội kiểm toán viên công chứng Hoa Kỳ BGĐ Ban giám đốc

BKS Ban kiểm soát

COSO Hiệp hội các tổ chức tài trợ

HTKSNB Hệ thống kiểm soát nội bộ

HĐQT Hội đồng quản trị

HĐTV Hội đồng thành viên

IFAC Liên đoàn Quốc tế

KSV Kiểm soát viên

KSNB Kiểm soát nội bộ

KTNB Kiểm toán nội bộ

DANH MỤC CÁC BẢNG

Bảng 1.1: Phân loại tập đoàn kinh tế 34

Bảng 1.2: Phân biệt tập đoàn kinh tế với doanh nghiệp đơn lẻ 40

Bảng 1.3: Phân biệt kiểm soát nội bộ tập đoàn kinh tế với doanh nghiệp đơn lẻ 41

Bảng 2.1: Bảng kết quả điều tra về đặc thù quản lý 57

Bảng 2.2: Bảng kết quả điều tra về cơ cấu tổ chức 62

Bảng 2.3: Bảng kết quả điều tra về chính sách nhân sự 64

Bảng 2.4: Bảng kết quả điều tra về công tác kế hoạch 68

Bảng 2.5: Lập kế hoạch tại Công ty TNHH MTV APATIT Việt Nam 70

Bảng 2.6: Bảng kết quả điều tra về tổ chức bộ máy kiểm soát 73

Bảng 2.7: Bảng kết quả điều tra về kiểm toán nội bộ 75

Bảng 2.8: Bảng kết quả điều tra về hệ thống thông tin 77

Bảng 2.9: Bảng kết quả điều tra về hệ thống thông tin kế toán 80

Bảng 2.10: Bảng kết quả điều tra về thủ tục kiểm soát 83

Bảng 2.11: Bảng kết quả điều tra về kiểm soát mua hàng 91

Bảng 2.12: Bảng kết quả điều tra về kiểm soát quá trình bán hàng 93

Bảng 2.13: Bảng kết quả điều tra về kiểm soát hàng tồn kho 95

Bảng 2.14: Bảng kết quả điều tra về kiểm soát tài sản cố định 96

Bảng 2.15: Bảng kết quả điều tra về kiểm soát chất thải ra môi trường 97

DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ Sơ đồ 1.1: Khung nghiên cứu của Luận án 12

Sơ đồ 1.2: Khái quát qui trình đánh giá rủi ro của COSO 18

Sơ đồ 1.3: Cơ cấu kiểm soát nội bộ theo COSO 19

Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức của công ty mẹ - Tập đoàn Hóa chất Việt Nam 59

Sơ đồ 2.2: Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH một thành viên Apatit Việt Nam 60

Sơ đồ 2.3: Cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần phân bón Miền Nam 61

LỜI MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Trong thời gian vừa qua để đáp ứng yêu cầu hội nhập kinh tế quốc tế, tăng cường khả năng cạnh tranh trong nền kinh tế toàn cầu, tăng cường vị trí của doanh nghiệp nhà nước trong việc bảo đảm vai trò chủ đạo, dẫn dắt các doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế khác hoạt động theo định hướng xã hội chủ nghĩa Do vậy Nhà nước đã thực hiện chủ trương tiếp tục đổi mới, sắp xếp lại các doanh nghiệp Nhà nước và thành lập các doanh nghiệp Nhà nước có qui mô lớn, kinh doanh trong những lĩnh vực quan trọng của nền kinh tế quốc dân Theo chủ trương đó, Thủ tướng chính phủ đã ban hành Quyết định 91/TTg ngày 7/3/1994 về thí điểm thành lập các tập đoàn kinh tế Việc thành lập này sẽ tạo tiền đề cho sự phát triển kinh tế của Việt Nam trong tương lai Tập đoàn kinh tế (TĐKT) là một cơ cấu sở hữu được tổ chức thành hệ thống với quy mô lớn, vừa có chức năng sản xuất - kinh doanh, vừa có chức năng liên kết kinh tế thông qua hoạt động trên nhiều ngành, nhiều lĩnh vực ở nhiều vùng lãnh thổ khác nhau Sự hội nhập vào nền kinh

tế thế giới ngày càng sâu rộng của Việt Nam đòi hỏi phải có những tập đoàn kinh tế mạnh, giữ vai trò chủ đạo và điều tiết một số lĩnh vực quan trọng trong nền kinh tế để hạn chế sự thao túng và chi phối của nhiều công ty đa quốc gia và các tập đoàn kinh tế tư bản quốc tế xâm nhập vào Việt Nam khi Việt Nam đã trở thành thành viên của Tổ chức Thương mại thế giới (WTO) Song các tập đoàn kinh tế Việt Nam được thành lập dựa trên các tổng công ty có quy mô chưa lớn, yếu kém trong quản lý Kinh doanh đạt hiệu quả thấp, chưa phát huy tốt vai trò chủ lực trong nền kinh tế Một số làm ăn thua lỗ kéo dài và lâm vào tình trạng phá sản Nhiều tập đoàn nhà nước đầu tư dàn trải, không tập trung vào ngành kinh doanh chính, đầu tư vào những lĩnh vực nhạy cảm, rủi ro và không thuộc thế mạnh của mình như bất động sản, chứng khoán, ngân hàng, nợ nần chồng chất của một số TĐKT đã được phát hiện và báo động từ nhiều năm nay như Vinashin, Vinalines Bên cạnh đó Nhà Nước còn nhiều hạn chế, thiếu sót trong các chính sách, pháp luật đã ban hành liên quan đến các tập đoàn, dẫn đến những tồn tại, yếu kém trong tổ chức quản lý, sử dụng vốn và tài sản tại các doanh nghiệp này Có rất nhiều nguyên nhân dẫn đến những yếu kém đó, trong đó có nguyên nhân quan trọng là kiểm soát nội bộ kém hiệu quả

Năm 2009 trong ngành hoá chất nhà nước đã ký quyết định thành lập Tập đoàn Hoá chất Việt Nam dựa trên cơ sở sắp xếp lại Tổng Công ty Hoá chất Việt Nam Với qui

mô lớn và hoạt động đa ngành nghề thì việc phải thiết lập một HTKSNB đủ mạnh để hỗ trợ để hỗ trợ cho công tác quản lý là một tất yếu khách quan nhằm đảm bảo cho tập đoàn đạt được các mục tiêu như: bảo vệ tài sản, đảm bảo độ tin cậy của thông tin, đảm bảo thực hiện các qui định đề ra, đảm bảo hiệu quả hoạt động Tuy nhiên tập đoàn được thành lập không phải do quá trình tích tụ vốn và phát triển qui mô dần trở thành tập đoàn như các nước trên thế giới nên trong quá trình hoạt động còn rất nhiều hạn chế như: vẫn còn dựa vào bao cấp, độc quyền, kinh doanh đạt hiệu quả thấp chưa tương xứng với những lợi thế và sự đầu tư của nhà nước, đầu tư ra ngoài ngành kém hiệu quả Chưa tách bạch được vai vai trò chủ sở hữu với chức năng quản lý nhà nước Sự tích tụ, tập trung vốn và kiểm soát vốn còn nhiều hạn chế Một số vị trí quản lý chủ chốt được bổ nhiệm vì lý do chính trị mà không dựa trên năng lực quản trị kinh doanh Hệ thống thông tin tiềm ẩn

nhiều hạn chế không thực sự hữu dụng cho quá trình ra quyết định Rất ít các đơn vị thuộc tập đoàn có được những chính sách và thủ tục KSNB riêng phù hợp với thực tiễn của đơn vị Hơn nữa một trong bảy nội dung chủ yếu theo chủ trương tái cơ cấu Tập đoàn giai đoạn từ năm 2012 đến năm 2015 của Thủ tướng Chính phủ thì là phải tăng cường công tác KSNB tại Tập đoàn

Xuất phát từ những lý do trên, hoàn thiện hệ thống KSNB tại Tập đoàn Hóa chất Việt Nam trở thành vấn đề có tính cấp bách trong quản lý, có ý nghĩa cả về lý luận và thực tiễn trong giai đoạn hiện nay Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề này, Tác

giả đã lựa chọn Đề tài: "Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Tập đoàn Hóa chất Việt Nam" làm đề tài Luận án tiến sĩ của mình

2 Tổng quan các nghiên cứu về hệ thống kiểm soát nội bộ

Cho đến nay, đã có rất nhiều nhà khoa học nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ trên những khía cạnh và lĩnh vực khác nhau Luận án đã tổng quan các công trình nghiên cứu và rút ra kết luận

Thứ nhất, các lý luận về hệ thống KSNB trên thế giới đã phát triển tập trung làm

rõ các khái niệm về hệ thống KSNB, vai trò của hệ thống KSNB trong doanh nghiệp, các tiêu chí và công cụ để đánh giá hệ thống KSNB, các bộ phận cấu thành của hệ thống KSNB Năm 1929, khái niệm về KSNB và công nhận vai trò của hệ thống KSNB trong doanh nghiệp được đưa ra trong các văn bản hướng dẫn của các tổ chức nghề nghiệp và quản lý công bố của Cục Dự trữ Liên bang Hoa kỳ Nó được sử dụng trong các tài liệu kiểm toán và được hiểu là một công cụ nhằm bảo vệ tài sản, tuân thủ pháp luật, nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, đưa ra các tiêu chuẩn tìm hiểu về hệ thống KSNB Năm 1934, Ủy ban Chứng khoán Hoa kỳ vận dụng khái niệm về KSNB để soạn thảo pháp luật về giao dịch chứng khoán Hoa kỳ, trong đó có nêu vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ đối với việc bảo đảm các mục tiêu cơ bản như: quy định các tiêu chuẩn về cung cấp thông tin và mô hình các hành vi, qua đó tổ chức phát hành phải cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác, rõ ràng, phản ánh hoạt động kinh doanh, rủi ro, lợi nhuận của dự án đầu tư mới hay các hoạt động đang diễn ra Điều này nhằm mục đích khuyến khích các nhà đầu tư thực hiện các quyết định đầu tư mua, bán hay giữ chứng khoán một cách hợp

lý trong tình trạng đầy đủ thông tin Luật pháp cũng quy định các chế tài nghiêm khắc nhằm ngăn chặn các hành vi xuyên tạc thông tin, lừa dối, gian lận trên thị trường chứng khoán Năm 1936, Hiệp hội kiểm toán viên công chứng Hoa kỳ (AICPA) đã xác định KSNB có tác dụng bảo vệ tiền và tài sản cũng như kiểm tra tính chính xác trong ghi chép của sổ sách từ đó cung cấp các số liệu kế toán tin cậy, thúc đẩy hoạt động có hiệu quả, khuyến khích sự tuân thủ các chính sách của nhà quản lý Năm 1958, trong tài liệu qui định phạm vi của kiểm toán viên độc lập xem xét KSNB, trong đó lần đầu tiên phân biệt KSNB về quản lý và KSNB về kế toán

Đến năm 1970, khi thiết kế hệ thống kế toán và kiểm toán, người ta đặc biệt chú ý đến KSNB tại doanh nghiệp và coi việc hoàn thiện nó là công việc của kiểm toán viên Năm 1977, lần đầu tiên khái niệm về hệ thống KSNB xuất hiện trong một văn bản pháp luật của Hạ viện Hoa Kỳ, nó được đúc rút từ sau vụ bê bối với các khoản thanh toán bất hợp pháp cho chính phủ nước ngoài Đến thập niên 80 (1980-1988), với sự sụp đổ hàng

loạt các công ty cổ phần tại Hoa kỳ, các nhà lập pháp buộc phải quan tâm đến KSNB và ban hành nhiều quy định hướng dẫn như: Qui định về các qui tắc đạo đức, kiểm soát và làm rõ chức năng của KSNB; Qui định về phòng chống gian lận báo cáo tài chính; Các nguyên tắc về báo cáo trách nhiệm và đánh giá hiệu quả của KSNB

Như vậy, từ trước năm 1929 đến năm 1992, lý luận về KSNB không ngừng được

mở rộng, tuy nhiên KSNB vẫn chỉ dừng lại là một phương tiện phục vụ cho các kiểm toán viên trong quá trình kiểm toán báo cáo tài chính, có nhiều quan điểm không đồng nhất về KSNB, do đó dẫn đến yêu cầu phải hình thành một hệ thống lý luận có tính chuẩn mực về KSNB

Đến năm 1992, các công ty ở Hoa kỳ phát triển rất nhanh, kèm theo đó là tình trạng gian lận, gây thiệt hại lớn cho nền kinh tế Do đó, nhiều uỷ ban ra đời để tìm cách khắc phục và ngăn chặn các gian lận, hỗ trợ phát triển kinh tế trong đó có Uỷ ban COSO (Committee Of Sponsoring Organizations) là một uỷ ban gồm nhiều tổ chức nghề nghiệp nhằm hỗ trợ cho Uỷ ban Treadway như: Hiệp hội kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA), Hội kế toán Hoa Kỳ (AAA), Hiệp hội các nhà quản trị tài chính (FEI), Hiệp hội kiểm toán viên nội bộ (IIA) và Hiệp hội kế toán viên quản trị (IMA) đã đưa ra khuôn mẫu lý thuyết chuẩn cho kiểm soát nội bộ Báo cáo của COSO gồm 4 phần và là tài liệu đầu tiên trên thế giới nghiên cứu một cách đầy đủ có hệ thống về KSNB, làm nền tảng cho lý thuyết về KSNB hiện đại sau này Điểm mới của báo cáo là đã đưa ra được các bộ phận cấu thành của hệ thống KSNB (môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát), các tiêu chí cụ thể để đánh giá hệ thống KSNB cho mục tiêu báo cáo thông tin tài chính, đưa ra được các công cụ đánh giá hệ thống KSNB, KSNB không còn chỉ là một vấn đề liên quan đến báo cáo tài chính mà còn

mở rộng ra các lĩnh vực hoạt động và tuân thủ Như vậy có thể nói báo cáo của COSO là một khung lý thuyết căn bản để các nhà nghiên cứu sau này phát triển khung lý thuyết đó

và hoàn thiện nó hơn trong những điều kiện và môi trường kinh doanh cụ thể Cũng từ đây khi nói về KSNB nhà quản lý sẽ nhìn nhận một cách cụ thể hơn vai trò cũng như các

bộ phận cấu thành của nó để từ đó để thiết kế, vận hành sao cho KSNB phát huy được hiệu quả trong quá trình hoạt động

Sau Báo cáo COSO, đã có hàng loạt nghiên cứu mở rộng và phát triển lý luận về KSNB trên nhiều lĩnh vực như: Sử dụng báo cáo COSO là nền tảng đánh giá hệ thống KSNB trong kiểm toán độc lập về kiểm toán báo cáo tài chính và ảnh hưởng của công nghệ thông tin đến việc xem xét KSNB trong báo cáo tài chính được thể hiện trong Chuẩn mực kiểm toán Hoa Kỳ; Vận dụng KSNB của COSO vào hệ thống ngân hàng và các tổ chức tín dụng trong Báo cáo Basel của Uỷ ban Basel

Trong lĩnh vực kiểm toán một số công trình nghiên cứu cũng đề cập đến kiểm soát, kiểm soát nội bộ trong mối quan hệ với kiểm toán nội bộ: Tác giả Victor Z.Brink và Herbert Witt (1941) về “Kiểm toán nội bộ hiện đại – đánh giá các hoạt động và hệ thống kiểm soát”; Tác giả O.Ray Wittington và Kurt Pany (1995) về “Các nguyên tắc của kiểm toán” [32]

Trong lĩnh vực quản trị doanh nghiệp, KSNB cũng được đề cập rất rõ ràng trong mối quan hệ biện chứng với công tác quản trị: Tác giả Merchant, K.A (1985) về “Kiểm soát trong tổ chức kinh doanh”; Tác giả Anthonny, R.N và Dearden, J.Bedford (1989)

về “Kiểm soát quản lý”; Tác giả Laura F.Spira và Micheal Page (2002) “Nghiên cứu về quản trị rủi ro trong mối quan hệ với KSNB”; Tác giả Yuan Li, Yi Liu, Younggbin Zhao (2006) “Nghiên cứu về vai trò định hướng thị trường của doanh nghiệp và KSNB có tác động đến hoạt động phát triển sản phẩm mới” [32]

Thứ hai, hệ thống lý luận về hệ thống KSNB ở Việt Nam thể hiện ở những cuốn

giáo trình, sách, tạp chí, báo, các bài viết tập trung nghiên cứu khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ, các yếu tố cấu thành hệ thống KSNB, vai trò và trách nhiệm của các đối tượng có liên quan đến KSNB, những hạn chế tiềm tàng của hệ thống KSNB, trình tự

và phương pháp nghiên cứu hệ thống KSNB của kiểm toán viên Năm 2007, Trường Đại

học kinh tế thành phố Hồ Chí Minh xuất bản lần thứ 5 cuốn kiểm toán, trong cuốn sách này

có chương 3 đề cập tới hệ thống KSNB [29] Tác giả Nguyễn Quang Quynh (2006) tái bản lần 2 cuốn “Giáo trình kiểm toán tài chính” có chương 4 đánh giá hệ thống KSNB và các

sách kiểm toán tài chính của các trường đại học trong cả nước [73] Những tài liệu trên cũng chỉ cung cấp và chỉ rõ hơn lý luận về kiểm soát nội bộ, cũng không vận dụng nó trong một tổ chức cụ thể

Thứ ba, sự ra đời và phát triển lý luận về hệ thống KSNB ở Việt Nam gắn liền với

sự ra đời và phát triển của hoạt động kiểm toán và nhu cầu quản trị của các doanh nghiệp Năm 1980, khi Nhà nước từng bước chuyển nền kinh tế bao cấp sang nền kinh tế

thị trường theo định hướng XHCN, đặc biệt là khi xuất hiện các nhà đầu tư nước ngoài, các công ty cổ phần xuất hiện với nhiều hình thức sở hữu, quyền quản lý tài sản tách rời quyền sở hữu tài sản, nhu cầu minh bạch thông tin của các nhà quản lý, các nhà đầu tư, nhu cầu được cung cấp thông tin chính xác về báo cáo tài chính đòi hỏi phải có hoạt động kiểm toán, lúc này hoạt động kiểm toán mới được chú trọng, sự thành lập của Công ty kiểm toán đầu tiên của Việt Nam (VACO) vào tháng 5/1991 đánh dấu một bước ngoặt lớn đối với công tác kiểm tra kế toán ở Việt Nam Sau đó, với sự thành lập của nhiều công ty kiểm toán khác như các công ty hợp danh, công ty liên doanh, các công ty kiểm toán quốc tế tại Việt Nam đã tạo nhiều cơ hội thuận lợi cho kiểm toán Việt Nam phát triển và hội nhập với nền kinh tế thế giới sự ra đời hàng loạt các công ty kiểm toán và Kiểm toán Nhà nước, dẫn đến yêu cầu về đánh giá hệ thống KSNB của các doanh nghiệp

Do đó đòi hỏi phải có một nền tảng lý thuyết căn bản về KSNB Trước tình hình đó: Tháng1/1994, Chính phủ ban hành Quy chế kiểm toán độc lập Tháng 7/1994 thành lập Kiểm toán Nhà nước trực thuộc Chính phủ Tháng 10/1994, Bộ Tài chính ban hành Quy chế kiểm toán nội bộ áp dụng cho các doanh nghiệp Nhà nước

Năm 1998, Quyết định số 03/1998/QĐ_NHNN ngày 3/1/1998 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam về Quy chế kiểm tra, kiểm toán nội bộ của các tổ chức tín dụng Việt Nam Năm 1998, Thống đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam ban hành Quyết định số 03/1998/QĐ-NHNN ngày 3/1/1998 về Quy chế kiểm tra, kiểm toán nội bộ của các tổ chức tín dụng Việt Nam Tháng 9/1999, Bộ Tài chính ban hành 4 chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (VSA) đầu tiên, tiếp theo từ năm 2000 đến năm 2005 ban hành 26 chuẩn mực kiểm toán và ban hành Quyết định số 87/2005/QĐ-BTC ngày 1/12/2005 về ban hành công bố chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp kế toán, kiểm toán Theo chuẩn mực VSA 400 “Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ” Bộ Tài chính đã đưa ra định nghĩa “Hệ

thống kiểm soát nội bộ là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm bảo đảm cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị” Mới đây theo thông tư 214 ngày 06 tháng 12 năm 2012 Bộ Tài Chính đã ban hành và chuẩn hoá lại 37 chuẩn mực kiểm toán Việt Nam theo quan điểm quốc tế Theo đó với chuẩn mực VSA 315 “Xác định và đánh giá rủi ro có sai sót trọng yếu thông qua hiểu biết về đơn vị kiểm toán và môi trường của đơn vị” thì KSNB được định nghĩa là qui trình do Ban quản trị, BGĐ và các cá nhân khác trong đơn vị thiết kế, thực hiện và duy trì

để tạo ra một sự đảm bảo hợp lý và khả năng đạt được mục tiêu của đơn vị trong việc đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, đảm bảo hiệu quả, hiệu suất hoạt động, tuân thủ pháp luật và các qui định có liên quan Thuật ngữ “kiểm soát” được hiểu là bất cứ khía cạnh nào của một hoặc nhiều thành phần của kiểm soát nội bộ [108] Luật kiểm toán nhà nước 2005 quy định về trách nhiệm của cơ quan, tổ chức quản lý sử dụng ngân sách, tiền

và tài sản nhà nước đối với tính chính xác, trung thực của báo cáo tài chính, bao gồm cả việc căn cứ vào quy định của pháp luật, xây dựng, duy trì hoạt động hệ thống KSNB thích hợp và có hiệu quả

Nhìn chung, ở Việt Nam, lý luận về kiểm soát nội bộ còn sơ sài và chưa được coi trọng, kiểm soát nội bộ chủ yếu vẫn chỉ được xem là công cụ quan trọng hỗ trợ kiểm toán viên độc lập thực hiện kiểm toán Chức năng kiểm soát nội bộ chưa thực sự tách rời hoàn toàn khỏi kiểm toán nội bộ và kiểm soát nội bộ chưa được xem là công cụ hữu hiệu giúp ích cho quá trình quản lý hoạt động của doanh nghiệp

Thứ tư, Tại Việt Nam nghiên cứu ứng dụng hệ thống KSNB trong một đơn vị cụ

thể ở các ngành, các lĩnh vực cũng được nhiều tác giả quan tâm ở các luận văn cao học Kết quả nghiên cứu của luận văn đều hệ thống hóa được các nguyên lý chung về hệ thống KSNB, chưa có tác giả nào bổ sung cho lý luận mới về hệ thống KSNB, chưa có tác giả nào đưa ra được tiêu chí để đo lường và đánh giá HTKSNB hoạt động đạt hiệu quả như mong muốn và phân tích được mối quan hệ giữa nhân tố tác động đến việc thiết kế và vận hành của hệ thống KSNB Điểm riêng của các nghiên cứu này là quá trình phân tích

và đánh giá thực trạng hệ thống KSNB của từng đơn vị cụ thể để đưa ra giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB Có thể kể đến các luận văn thạc sỹ:

Thuộc lĩnh vực ngân hàng có: Tác giả Trần Thị Minh Thư (2001) về “Hoàn thiện

hệ thống kiểm soát nội bộ trong tổng công ty nhà nước Việt Nam” [79] Tác giả Dương Thị Thu Trang (2006) về “Hoàn thiện hệ thống KSNB trong Công ty tài chính công nghiệp Tầu thủy” [81] Tác giả Khúc Thị Huyền Trang (2008) về “Hoàn thiện hệ thống KSNB với việc tăng cường quản lý tài chính tại chi nhánh ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn Long Biên” [82] Ngân hàng là một tổ chức kinh doanh đặc biệt, với chức năng tạo tiền, thanh toán và tín dụng Vì vậy việc xây dựng mô hình tổ chức hệ

thống KSNB phù hợp để đạt được mục tiêu của tổ chức là vô cùng quan trọng Các nghiên cứu đã khái quát được đặc điểm của hệ ngân hàng có ảnh hưởng tới thiết kế và vận hành hệ thống KSNB, đánh giá được thực trạng hệ thống KSNB tại các ngân hàng,

từ đó đưa ra các giải pháp kiến nghị và hoàn thiện Một số luận văn cũng chỉ giải quyết được hoàn thiện hệ thống KSNB về hoạt động tín dụng tại ngân hàng

Thuộc các công ty cổ phần có các tác giả nghiên cứu: Tác giả Đặng Thanh Tùng (2006) về “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ với tăng cường quản lý tài chính tại Công ty cổ phần viễn thông tin học Bưu điện (CT - IN) [47] Tác giả Đặng Thị Liên (2007) về Hoàn thiện tổ chức hệ thống KSNB tại Công ty TNHH PRIMEGROUP” [55] Tác giả Chu Thị Thu Thủy (2007) về “Hoàn thiện hệ thống KSNB về chi phí sản xuất kinh doanh ở Công ty cổ phần kết cấu thép cơ khí” [75] Tác giả Lê Thị Thanh Nội (2007) về “Hoàn thiện hệ thống KSNB tại Công ty cổ phần Thạch bàn -VIGLACERA” [80] Các công ty cổ phần hoạt động dưới sự góp vốn của nhiều đơn vị thành viên, sự sung đột về lợi ích của từng đơn vị thành viên là tất yếu, do vậy cần phải thiết kế một hệ thống KSNB đủ mạnh và minh bạch là rất cần thiết, đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả,

sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đề ra Các nghiên cứu này mới chỉ đã đánh giá được thực trạng hệ thống KSNB của từng quá trình như tiêu thụ, chi phí sản xuất và tính giá thành hay hoạt động tài chính trong doanh nghiệp, từ đó đưa ra các giải pháp hoàn thiện mà chưa đánh giá và hoàn thiện trên tất cả các lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp Một số luận văn nghiên cứu hệ thống KSNB trong các công ty vừa và nhỏ nên việc hình thành hệ thống KSNB còn chưa rõ nét thậm chí còn chưa có

Thứ năm, một số các tác giả cũng đề cập tới hệ thống KSNB trên góc độ xây dựng

hệ thống KSNB như: Tác giả Ngô Trí Tuệ và cộng sự (2004) với đề tài “Xây dựng hệ

thống kiểm soát nội bộ với việc tăng cường quản lý tài chính tại Tổng công ty Bưu chính viễn thông Việt Nam” đề tài nghiên cứu đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp để từ đó thiết kế và vận hành hệ thống KSNB phù hợp với doanh nghiệp [74] Tác giả Lê Thị Minh Hồng (2002) với đề tài “Tăng cường hệ thống kiểm soát nội bộ trong các khách sạn” đã đề cập tới tăng cường hệ thống kiểm soát nội bộ trong lĩnh vực kinh doanh khách sạn [36]

Thứ sáu, trong thời gian gần đây đã có một số nghiên cứu thuộc Luận án tiến sỹ

về hệ thống KSNB nhưng không phải trong một doanh nghiệp cụ thể mà phạm vi nghiên cứu rộng hơn trong một ngành, bộ hoặc một tổng công ty Với việc nghiên cứu này các nghiên cứu đã lập phiếu khảo sát các đơn vị để đánh giá được thực trạng hệ thống KSNB trong các đơn vị thành viên, tìm ra các điểm giống nhau và khác nhau trong việc thiết kế

và vận hành hệ thống KSNB để từ đó hoàn thiện cho cả hệ thống Có thể kể đến:

Tác giả Phạm Bính Ngọ (2011) với Luận án tiễn sĩ về “Tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ trong các đơn vị dự toán trực thuộc Bộ Quốc Phòng” [56] Đề tài đã nêu được đặc điểm của các đơn vị dự toán trực thuộc Bộ quốc phòng với tổ chức KSNB (phân theo từng cấp từ bộ đến các sư đoàn và đơn vị tương đương với các các đặc điểm về tài chính:

là đơn vị quản lý và sử dụng ngân sách đảm bảo cho việc thực hiện nhiệm vụ của đơn vị, tài chính chịu tác động của các qui luật kinh tế và qui luật chiến tranh và được xây dựng trên cơ sở kết hợp giữa phân cấp theo ngành với phân cấp theo đơn vị sử dụng ở từng cấp), đã tìm hiểu và đúc rút được các kinh nghiệm quốc tế về tổ chức kiểm soát ngân sách trong các đơn vị quân đội (kinh nghiệm tại các quốc gia như: Hoa Kỳ, Canada, Trung Quốc, Ba Lan, Hàn Quốc) Đề tài cũng nêu ra một số hạn chế (Nhận thức về hệ thống KSNB của một số lãnh đạo chưa đầy đủ, phân cấp quản lý chưa đi đôi với quyền hạn và trách nhiệm, đội ngũ cán bộ có trình độ không đồng đều, hoạt động kiểm soát thiếu sự đồng bộ, hệ thống định mức không đầy đủ) và nguyên nhân của hạn chế về hệ

thống KSNB (cơ sở pháp lý về tổ chức hoạt động của hệ thống KSNB chưa hình thành đồng bộ, trình độ hiểu biết hệ thống KSNB còn hạn chế, công tác chỉ đạo và kiểm tra còn thiếu cụ thể và chưa rõ ràng) trong các đơn vị dự toán trực thuộc bộ quốc phòng, từ đó vận dụng đưa ra một số giải pháp hoàn thiện (xác định mô hình tổ chức hệ thống KSNB, tạo dựng môi trường kiểm soát khoa học và có hiệu lực, nâng cao chất lượng công tác kiểm tra tài chính, hoàn thiện hệ thống thông tin và thủ tục kiểm soát) Tuy nhiên đề tài còn chưa phân tích được mối quan hệ giữa các nhân tố tác động đến hệ thống KSNB, chưa xây dựng được mô hình với mối liên hệ giữa các biến phụ thuộc và biến độc lập để

tìm ra được qui luật của sự tác động đó, từ đó thiết kế hệ thống KSNB cho hiệu quả Đề tài cũng chưa xây dựng được các thước đo để đánh giá hệ thống KSNB của đơn vị từ đó đưa ra nhận định về sự yếu kém của hệ thống KSNB còn mang tính định tính

Tác giả Nguyễn Thu Hoài (2011) về “Hoàn thiện hệ thống KSNB trong các doanh nghiệp sản xuất xi măng thuộc Tổng công ty xi măng Việt Nam” [38] điểm mới của đề tài này đã đề cập tới hệ thống KSNB trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin, đề tài cũng nêu ra được đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh tại các doanh nghiệp sản xuất

xi măng thuộc Tổng công ty xi măng, từ đó đánh giá được thực trạng và đưa ra giải pháp hoàn thiện (ứng dụng ERP, hệ thống đánh giá rủi ro, môi trường kiểm soát, hệ thống kế

toán, thủ tục kiểm soát) Tuy nhiên đề tài cũng chỉ nghiên cứu được những vấn đề thuộc

hệ thống KSNB của các doanh nghiệp thuộc tổng công ty xi măng Việt nam chưa khái quát được hướng nghiên cứu trong toàn ngành Khi đánh giá thực trạng mới chỉ ra được những hạn chế của kiểm soát trên quan điểm định tính, chưa đánh giá được hệ thống KSNB trên quan điểm định lượng để đề xuất các biện pháp hoàn thiện

Tác giả Bùi Thị Minh Hải (2012) về “Hoàn thiện hệ thống KSNB trong các doanh nghiệp may mặc Việt Nam” [32], Luận án cũng đã khái quát được lý luận chung về hệ thống KSNB và cũng đúc rút được một số kinh nghiệm quốc tế về tổ chức hệ thống KSNB trong các doanh nghiệp may mặc Tại Chương 2 Tác giả cũng đã đánh giá được thực trạng hệ thống KSNB trong các doanh nghiệp may mặc Việt Nam, đã lập được mẫu bảng câu hỏi điều tra các doanh nghiệp, từ đó đưa ra các giải pháp hoàn thiện Tại chương 3 Luận án đã đưa ra được sự cần thiết và các giải pháp hoàn thiện hệ thống kiếm

soát nội bộ tại các doanh nghiệp Tuy nhiên trong phần lý luận Luận án cũng chưa phân biệt được kiểm soát, kiểm soát nội bộ, hệ thống kiểm soát nội bộ, chưa nghiên cứu rõ hệ thống KSNB trên quan điểm hiện đại là hỗ trợ cho tổ chức để tạo ra giá trị gia tăng cho

tổ chức đó

Thứ bảy, Tổ chức hoạt động kinh doanh dưới mô hình tập đoàn còn là vấn đề mới

mẻ, trong quá trình hoạt động hơn 10 năm qua còn bộc lộ khá nhiều mặt hạn chế Trong

thời gian qua có các tác giả nghiên cứu về hoạt động kinh doanh mô hình hoạt động tập đoàn nhưng trên những khía cạnh khác nhau Tác giả Nguyễn Đình Phan (1996) với đề tài “Thành lập và quản lý các tập đoàn kinh doanh ở Việt Nam” [57], với nội dung chủ yếu là trình bày những lý luận chung về tập đoàn, đưa ra những nhận xét về mô hình hoạt động này, đồng thời đưa ra các khuyến nghị nhằm đảm bảo cho mô hình này hoạt động hiệu quả ở Việt Nam Ngoài ra tác giả còn giới thiệu một số mô hình tập đoàn kinh doanh

ở một số nước thuộc các lĩnh vực trên thế giới và rút ra những bài học kinh nghiệm; Tác giả Vũ Huy Từ (2002) về “Mô hình tập đoàn kinh tế trong công nghiệp hóa, hiện đại

hóa” nội dung đề cập tới lý luận và kinh nghiệm thế giới về tập đoàn kinh tế, đánh giá thực trạng các tổng công ty Nhà nước, đồng thời đề ra mô hình Tập đoàn kinh tế ở Việt Nam và giải pháp quản lý vĩ mô của Nhà nước [85]; Đề tài nghiên cứu khoa học của Viện nghiên cứu quản lý kinh tế trung ương (8/2003) về “Tập đoàn kinh doanh – nhu cầu hình thành và phát triển ở Việt Nam” [92] nội dung làm sáng tỏ ý nghĩa và lý do việc thành lập tập đoàn, kiến nghị cơ chế, chính sách cho sự phát triển của tập đoàn Việt Nam; Hội thảo khoa học (9/2003) do Viện Nghiên cứu quản lý kinh tế trung ương tổ chức với nội chung bàn về sự hình thành của các tập đoàn Trung Quốc trong quá trình đổi mới nền kinh tế [92], từ đó rút ra được kinh nghiệm và bài học ở Việt Nam; Hội thảo khoa học do Viện nghiên cứu quản lý kinh tế trung ương tổ chức (12/2003) nội dung là lấy ý kiến về nội dung đề án hình thành và phát triển tập đoàn kinh tế trên cơ sở các Tổng công ty Nhà nước; Tác giả Trần Tiến Cường và các tác giả (2005) về “Tập đoàn kinh tế – lý luận và kinh nghiệm quốc tế ứng dụng vào Việt Nam” nội dung đề cập đánh giá cơ hội và thách thức đối với các Tổng công ty Nhà nước khi phát triển theo xu thế tập đoàn [19] Tác giả

Lê Thị Hồng Thúy về “Tổ chức kiểm toán nội bộ trong các tập đoàn” đề tài cũng đề cập tới khái quát các tập đoàn kinh tế, làm rõ ý nghĩa và nội dung kiểm toán nội bộ trong tập đoàn, nêu được nội dung tổ chức kiểm toán nội bộ trong tập đoàn kinh tế, thực trạng hoạt động kiểm toán nội bộ trong các tập đoàn từ đó đề ra được các biện pháp giải quyết Các công trình này đã làm rõ được khái niệm, phân loại tập đoàn, kinh nghiệm tổ chức và xây dựng của một số tập đoàn trên thế giới, các chính sách vĩ mô cho sự phát triển của Tập đoàn kinh tế ở Việt Nam, đưa ra được phương hướng và các giải pháp về cơ chế, tổ chức, chính sách hỗ trợ để hình thành và phát triển tập đoàn kinh tế Việt Nam dựa trên sự xắp xếp và tổ chức các Tổng công ty Nhà nước Đã đề cập đến kiểm toán nội bộ tại tập đoàn Tuy nhiên chưa có nghiên cứu nào đề cập đến kiểm soát nội bộ tại tập đoàn cũng như xây dựng nó trở thành hệ thống Chưa có nghiên cứu nào chỉ rõ được đặc điểm HTKSNB tại tập đoàn có gì khác với đặc điểm HTKSNB đối với các doanh nghiệp thông thường

Như vậy, theo hiểu biết của tác giả chưa có một nghiên cứu nào khái quát cả về lý luận và thực tiễn về hệ thống kiểm soát nội bộ tại các tập đoàn kinh tế nói chung cũng như Tập đoàn Hóa chất nói riêng Vì lý do đó Luận án tập trung vào nghiên cứu lý luận

về hệ thống KSNB trong các đơn vị hoạt động theo mô hình tập đoàn kinh tế, kinh nghiệm quốc tế về hệ thống KSNB của các tập đoàn trên thế giới, thực trạng hệ thống KSNB bộ tại Tập đoàn Hóa chất Việt Nam Từ đó đưa ra các giải pháp hoàn thiện cho hệ thống KSNB cho Tập đoàn Hóa chất Việt Nam

3 Mục tiêu và ý nghĩa nghiên cứu của luận án

- Mục tiêu nghiên cứu của Luận án

Nghiên cứu này được thực hiện nhằm phát triển lý luận về HTKSNB trong Tập đoàn kinh tế Từ đó đánh giá thực trạng HTKSNB tại Tập đoàn Hoá chất Việt Nam để đề xuất phương hướng và giải pháp hoàn thiện HTKSNB phù hợp với đặc thù hoạt động của Tập đoàn

- Ý nghĩa nghiên cứu của Luận án

Về lý luận: Luận án đã tổng hợp toàn diện các quan điểm khác nhau về HTKSNB, đồng thời chỉ ra được các đặc điểm các tập đoàn nói chung và Tập đoàn Hóa

chất nói riêng tác động đến việc thiết kế và vận hành HTKSNB tại Tập đoàn (tập đoàn được thành lập dựa trên cơ sở tổ chức sắp xếp lại Tổng công ty Hoá chất Việt Nam mà không phải được hình thành qua quá trình tích tụ vốn và phát triển quy mô dần trở thành tập đoàn)

Về thực tiễn: Luận án khảo sát và phân tích các yếu tố cấu thành của HTKSNB tại Tập đoàn Hoá chất Việt Nam Trên cơ sở đó đánh giá những điểm mạnh và điểm yếu của các yếu tố cấu thành nên HTKSNB Các nguyên nhân được luận giải và là cơ sở sở đề xuất được những quan điểm và giải pháp khả thi nhằm hoàn thiện HTKSNB tại tập đoàn

4 Câu hỏi nghiên cứu

Để đạt được mục tiêu nghiên cứu của Luận án, các câu hỏi nghiên cứu được đặt ra như sau:

Câu hỏi 1: Đặc điểm của Tập đoàn kinh tế với việc thiết kế và vận hành HTKSNB

Tập đoàn? Các yếu tố cấu thành HTKSNB Tập đoàn? Kinh nghiệm quốc tế về HTKSNB của các Tập đoàn tại một số nước từ đó rút ra bài học kinh nghiệm cho Việt Nam?

Câu hỏi 2: Thực trạng việc thiết kế và vận hành HTKSNB tại Tập đoàn Hoá chất Việt Nam?

Câu hỏi 3: Nhóm giải pháp nào cần được đưa ra nhằm hoàn thiện HTKSNB tại Tập

đoàn Hoá chất Việt Nam đáp ứng được các mục tiêu của Tập đoàn?

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của Luận án

Xác định đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu là rất quan trọng khi thực hiện đề tài nghiên cứu, Luận án đã cụ thể đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu như sau:

- Đối tượng nghiên cứu của Luận án

Luận án nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ tại Tập đoàn Hóa chất Việt Nam Với đối tượng này, Luận án đi sâu nghiên cứu các vấn đề lý luận cơ bản và tiến hành khảo sát thực trạng HTKSNB tại Tập đoàn Hoá chất Việt Nam, từ đó đề xuất các giải pháp hoàn thiện HTKSNB tại Tập đoàn hiện nay

- Phạm vi nghiên cứu của Luận án

+ Để đạt được mục tiêu nghiên cứu, Luận án tập trung vào nghiên cứu HTKSNB tại

công ty mẹ, công ty thành viên (gồm công ty con và công ty liên kết) thuộc Tập đoàn Hoá chất Việt Nam, danh sách các công ty con, công ty liên kết thuộc Tập đoàn [Phụ lục 01]

+ Thời gian thực hiện điều tra, phỏng vấn từ năm 2011 đến nay

6 Phương pháp nghiên cứu của Luận án

Để giải quyết được các câu hỏi nghiên cứu của đề tài và đạt được mục tiêu nghiên cứu, Luận án sử dụng phương pháp

- Phương pháp luận duy vật biện chứng, duy vật lịch sử của chủ nghĩa Mác Lê Nin

vào nghiên cứu xã hội học Xuất phát từ ứng dụng thực tiễn của Luận án và nghiên cứu hoạt động cụ thể HTKSNB tại Tập đoàn Hoá chất Việt Nam, Luận án sử dụng phương pháp khái quát hoá, tổng hợp và phân tích những nguyên lý cơ bản về hệ thống KSNB qua các giáo trình, tài liệu, công trình một số tác giả gắn với hoạt động của Tập đoàn để thấy được ảnh hưởng của đặc thù hoạt động tới việc thiết kế và vận hành HTKSNB tại

Tập đoàn từ đó đưa ra nhận định, đánh giá Hệ thống hoá tài liệu quốc tế về HTKSNB tại Tập đoàn của một số nước trên thế giới, từ đó tổng hợp kinh nghiệm áp dụng cho Việt Nam

- Phương pháp điều tra, quan sát, phỏng vấn: Tác giả đã thực hiện thiết kế bảng câu

hỏi để điều tra kết hợp với phỏng vấn sâu tại công ty mẹ và các công ty thành viên thuộc Tập đoàn Bên cạnh đó tác giả kết hợp quan sát các hoạt động và các nghiệp vụ của đơn vị Tất cả nhằm mục đích làm rõ thực trạng HTKSNB tại Tập đoàn

Đối tượng phỏng vấn là TGĐ, GĐ, các trưởng phòng: Tài chính - Kế toán, kiểm soát, tổ chức nhân sự, đầu tư xây dựng, kế hoạch kinh doanh, hợp tác phát triển, kỹ thuật

và văn phòng tại công ty mẹ, công ty con và công ty liên kết thuộc Tập đoàn để làm rõ hơn những thông tin thu thập từ phiếu điều tra

- Phương pháp xử lý dữ liệu: từ kết quả điều tra, quan sát và phỏng vấn sâu tác giả

đã tổng hợp thành 14 bảng để từ đó mô tả, đánh giá, phân tích, tổng hợp, so sánh nhằm hoàn chỉnh những thông tin định lượng thu được từ kết quả điều tra nhằm đánh giá được thực trạng HTKSNB tại Tập đoàn

- Nguồn dữ liệu sử dụng

+ Nguồn dữ liệu thứ cấp: để tổng quan được toàn bộ hệ thống KSNB tại Tập đoàn

Hóa chất Việt Nam tác giả đã tìm hiểu các báo cáo tổng kết, báo cáo tài chính, báo cáo kiểm toán của Tập đoàn, các báo cáo thanh tra, kiểm tra của các cấp trong 3 năm gần nhất Trong mỗi báo cáo này đều có phần đánh giá về hệ thống KSNB của tập đoàn Tác giả nghiên cứu thiết kế hệ thống KSNB tại Tập đoàn, đi theo nó là toàn bộ hệ thống các văn bản, qui chế, qui định của tập đoàn ban hành để vận hành hệ thống KSNB, từ đó tìm hiểu, phân tích, đánh giá xem còn điều gì bất cập, chưa phát huy hiệu quả thậm chí còn kìm hãm sự phát triển của Tập đoàn

+ Nguồn tài liệu sơ cấp: Để tìm hiểu sâu hơn về HTKSNB tại Tập đoàn Tác giả đã

thực hiện điều tra bằng Bảng câu hỏi điều tra kết hợp với phỏng vấn và quan sát tới công ty

mẹ và các công ty thành viên thuộc tập đoàn, số lượng các công ty thành viên được điều tra

là 30 Việc cụ thể về lý do chọn mẫu nghiên cứu, Tác giả đã trình bày tại mục 2.1.3

7 Những đóng góp mới của Luận án

Những đóng góp của Luận án thể hiện ở cả hai mặt lý luận và thực tiễn, cụ thể:

lý, bảo đảm hiệu quả hoạt động)

+ Phân tích được đặc điểm hoạt động (địa vị pháp lý, cơ cấu tổ chức, qui mô và phạm vi hoạt động, quan hệ liên kết và quản lý vốn, ngành nghề và lĩnh vực kinh doanh,

chế độ sở hữu), đặc điểm về vốn (sở hữu vốn, quyền sở hữu và quyền điều hành vốn, công khai minh bạch và điều chỉnh cơ cấu vốn, chịu sự điều tiết của cơ chế quản lý tài chính, rủi ro vốn) tập đoàn chi phối đến việc thiết kế và vận hành HTKSNB tại tập đoàn Phân biệt được HTKSNB tại tập đoàn kinh tế với HTKSNB tại các doanh doanh nghiệp đơn lẻ nhằm làm rõ hơn vấn đề thiết kế và vận hành HTKSNB mô hình hoạt động tập đoàn

+ Luận án đã nghiên cứu kinh nghiệm tổ chức HTKSNB của các tập đoàn kinh tế trên thế giới như ở: Mỹ, Nhật Bản, Hàn Quốc, Trung Quốc và trên cơ sở đó đã rút ra được các bài học kinh nghiệm cho Việt Nam: HTKSNB xây dựng trên quan điểm thống nhất dung hoà được lợi ích của các đơn vị thành viên; Phân định rõ việc thiết kế HTKSNB cho tập đoàn Nhà nước và tập đoàn kinh tế tư nhân; Thiết kế phù hợp với sự hình thành và phát triển của tập đoàn; Cơ chế kiểm tra, giám sát đối với tập đoàn

- Về thực tiễn: Điều tra, phân tích, đánh giá thực trạng HTKSNB tại Tập đoàn Hoá

chất Việt Nam, tính hiệu lực của các chính sách và vận hành của HTKSNB Kết quả đánh chỉ ra những mặt đạt được, đặc biệt là những tồn tại và nguyên nhân của những tồn tại, từ

đó Luận án đề xuất những giải pháp chủ yếu và thiết thực hoàn thiện HTKSNB tại Tập đoàn Hoá chất Việt Nam cụ thể:

+ Hoàn thiện các yếu tố cấu thành HTKSNB gồm: môi trường kiểm soát (đặc thù quản lý, cơ cấu tổ chức, chính sách nhân sự, công tác kế hoạch, bộ máy kiểm soát), hệ thống thông tin (hệ thống thông tin toàn tập đoàn, hệ thống thông tin kế toán), thủ tục kiểm soát (các nguyên tắc, các hoạt động cơ bản)

+ Hoàn thiện qui chế quản lý NĐD: cách thức kiểm soát, xác định vị trí làm việc của người đại diện phù hợp với từng công ty thành viên, thu nhập của NĐD, qui định việc kiêm nhiệm đối với NĐD, tiêu chuẩn và điều kiện tuyển trọn NĐD, thực hiện luân chuyển NĐD

+ Hoàn thiện kiểm soát vốn tại tập đoàn: cơ chế giám sát, năng lực quản trị điều hành, cơ cấu vốn, minh bạch về tài chính, xây dựng phương án tài chính theo chủ trương tái cấu trúc tập đoàn

+ Một số giải pháp tái cấu trúc tập đoàn từ nay đến năm 2015: đầu tư sâu vào ngành nghề kinh doanh chính, đầu tư vào sản phẩm mới, xây dựng kế hoạch phát triển thị trường, đẩy mạnh quá trình sắp xếp, đổi mới doanh nghiệp, triển khai ứng dụng, đầu tư đổi mới công nghệ, phân công hợp tác không cạnh tranh nội bộ

Kết quả này rất hữu ích đối với

+ Công ty mẹ: Với các giải pháp hoàn thiện kiểm soát vốn tại Tập đoàn theo chủ trương tái cấu trúc; Hoàn thiện qui chế quản lý người đại diện vốn Nhà nước tại các công

ty con, công ty liên kết; Hoàn thiện kiểm soát các hoạt động cơ bản theo chủ trương tái cấu trúc Tập đoàn

+ Đối với công ty con, công ty liên kết: Với nhóm các giải pháp hoàn thiện về môi trường kiểm soát, hệ thống thông tin, thủ tục kiểm soát

+ Đối với Nhà nước: Hoàn thiện các văn bản pháp lý cũng như ban hành các chế tài xử phạt

8 Bố cục, kết cấu của Luận án

Ngoài các phần Mở đầu và Kết luận, Danh mục tài liệu tham khảo và Phụ lục, Luận án được thiết kế bao gồm 3 chương để thỏa mãn các mục tiêu nghiên cứu của đề tài

Chương 1: Lý luận chung về hệ thống kiểm soát nội bộ và hệ thống kiểm soát nội nộ trong các tập đoàn kinh tế

Chương 2: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Tập đoàn Hóa chất Việt Nam Chương 3: Phương hướng và giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Tập đoàn Hóa chất Việt Nam

Các chương được thiết kế theo Sơ đồ 1.1 dưới đây

Sơ đồ 1.1: Khung nghiên cứu của Luận án

Trả lời câu hỏi nghiên cứu thứ 1:

Đặc điểm của Tập đoàn kinh tế với việc thiết kế và vận hành HTKSNB Tập đoàn? Các yếu tố cấu thành HTKSNB Tập đoàn? Kinh nghiệm quốc tế về HTKSNB của các Tập đoàn tại một số nước từ đó rút ra bài học kinh nghiệm

cho Việt Nam?

Trả lời câu hỏi nghiên cứu thứ 2:

Thực trạng việc thiết kế và vận hành HTKSNB tại Tập đoàn Hoá chất

Việt Nam?

Chương 3

Phương hướng và giải pháp hoàn

thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại

Tập đoàn Hóa chất Việt Nam

Trả lời câu hỏi nghiên cứu thứ 3:

Nhóm giải pháp nào cần được đưa ra nhằm hoàn thiện HTKSNB tại Tập đoàn Hoá chất Việt Nam đáp ứng được các mục tiêu

của Tập đoàn?

Chương 2

Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ

tại Tập đoàn Hóa chất Việt Nam

Chương 1

Lý luận chung về hệ thống kiểm soát

nội bộ và hệ thống kiểm soát nội bộ

trong các tập đoàn kinh tế

CHƯƠNG 1

LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ HỆ THỐNG

KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG CÁC TẬP ĐOÀN KINH TẾ

1.1 Khái quát về kiểm soát và kiểm soát nội bộ trong quản lý

1.1.1 Kiểm soát trong quản lý

Để một tổ chức tồn tại và phát triển thì cần phải có quản lý Có rất nhiều quan điểm khác nhau về quản lý Nhìn nhận quản lý theo hoạt động, James H Donnelly và các cộng sự đưa ra khái niệm về quản lý nhấn mạnh trên khía cạnh hành vi của quản lý:

“Quản lý là một quá trình do một hay nhiều người thực hiện, nhằm phối hợp các hoạt động của những người khác để đạt được kết quả mà một người hành động riêng rẽ không thể nào đạt được” [90, tr52] Nhận định quản lý theo chức năng GS.TS Nguyễn Quang Quynh nói “Quản lý là một quá trình định hướng và tổ chức thực hiện các hướng đã định trên cơ sở những nguồn lực xác định nhằm đạt được hiệu quả cao nhất” [73, tr8] Quá trình định hướng này bao gồm nhiều giai đoạn, đầu tiên cần phải dự báo và kiểm tra các thông tin về nguồn lực và mục tiêu cần đạt tới, sau đó xây dựng kế hoạch và chương trình hành động, cuối cùng là tổ chức thực hiện các kế hoạch và chương trình đã định Cùng với sự phát triển của xã hội loài người, sự nhận thức của con người ngày càng được mở rộng nên lý giải trong khái niệm về quản lý càng trở nên rõ rệt Để hình thành nên hoạt động quản lý cần xác định ba vấn đề: Chủ thể quản lý, đối tượng quản lý, mục đích quản

lý, hoạt động này được tiến hành trong một môi trường và điều kiện nhất định nào đó Hoạt động quản lý cần vận dụng chức năng và phương pháp quản lý để đạt được mục đích quản lý Chủ thể quản lý ở đây chính là bộ máy quản lý của đơn vị bao gồm cán bộ lãnh đạo các cấp, các bộ phận cán bộ chuyên môn thực thi các nghiệp vụ quản lý điều hành đơn vị Đối tượng quản lý chính là con người và các sự vật hiện tượng diễn ra trong đơn vị, đối tượng quản lý khác nhau do đó quá trình quản lý cũng phát sinh những vấn đề

phức tạp Vì vậy thực hiện chức năng quản lý có hiệu quả sẽ góp phần đưa doanh nghiệp phát triển không ngừng, lấy hiệu quả kinh tế thực tế làm nguyên tắc hoạt động

Kiểm soát có liên quan mật thiết với quản lý, nó có vai trò quan trọng trong việc ra quyết định của nhà quản lý, nó là một trong năm chức năng của quản lý bao gồm: Xác định mục tiêu và lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, phối hợp, kiểm soát Thông qua kiểm soát nhà quản lý nhìn nhận được những thiếu sót trong hệ thống tổ chức để đề ra các biện pháp điều chỉnh kịp thời Khi có kiểm soát nhà quản lý sẽ có đầy đủ thông tin để ra quyết định thích hợp nhằm thích ứng với môi trường, đạt được mục tiêu đề ra

Có nhiều quan điểm khác nhau về kiểm soát, theo Henri Fayol “Kiểm soát là việc kiểm tra để khẳng định mọi việc có thực hiện theo đúng kế hoạch hoặc các chỉ dẫn và các nguyên tắc đã được thiết lập hay không, từ đó nhằm chỉ ra các yếu kém và sai phạm cần điều chỉnh, tìm ra các nguyên nhân để ngăn ngừa chúng không được phép tái diễn” [110, tr49] Theo Anthony và các cộng sự thì cho rằng “Kiểm soát là một quá trình thực hiện một tập hợp các thay đổi nhằm đạt được các mục tiêu đã định” [109, tr20] khái niệm này nhấn mạnh đến sự điều khiển theo phạm vi rộng của kiểm soát Theo quan điểm kiểm soát là chức năng của quản lý GS.TS Nguyễn Quang Quynh cho rằng “Kiểm soát không

phải là một pha hay một giai đoạn của quá trình quản lý mà là một chức năng không thể tách rời của quản lý Trong suốt quá trình quản lý, kiểm soát luôn luôn tồn tại trước, trong và sau mỗi hoạt động định hướng hoặc tổ chức để thực hiện hoặc điều chỉnh mỗi hoạt động đó Một cách tổng hợp nhất, kiểm soát được hiểu là tổng hợp các phương sách

để nắm lấy và điều hành đối tượng hoặc khách thể quản lý” [71, tr9] Theo PGS.TS Nguyễn Thị Phương Hoa đã đưa khái niệm về kiểm soát quản lý “Kiểm soát là quá trình

đo lường, đánh giá và tác động lên đối tượng kiểm soát nhằm đảm bảo mục tiêu, kế

hoạch của tổ chức được thực hiện một cách có hiệu quả” [37, tr14] Từ các khái niệm trên

có thể khái quát kiểm soát bao gồm những hoạt động chính: thiết lập tiêu chuẩn, đánh giá thực tế bằng cách so sánh thực tế với tiêu chuẩn, tìm ra được các nguyên nhân và chỉnh sửa các sai lệch đó

Kiểm soát được thực hiện khác nhau đối với các đơn vị và cá nhân tùy thuộc vào kinh phí, vào quan hệ quản lý, vào loại hình hoạt động, vào truyền thống văn hóa, kinh tế,

xã hội của từng nước: Với cấp quản lý, kiểm soát ở cấp vĩ mô do nhà nước thực hiện trực tiếp hoặc gián tiếp với cấp dưới, khác với kiểm soát ở cấp vi mô; Với loại hình hoạt động kiểm soát đối với hoạt động sự nghiệp hướng tới hiệu năng quản lý khác với hoạt động kinh doanh hướng tới hiệu quả của vốn, lao động, tài nguyên; Trong quan hệ với truyền thống kinh tế, văn hóa, xã hội thì kiểm soát cũng khác nhau về trình độ dân trí, trình độ quản lý, tính kỷ cương và truyền thống pháp luật

Hoạt động quản lý là một quá trình định hướng và tổ chức thực hiện các mục đích

đã định trên cơ sở các nguồn lực xác định nhằm đạt hiệu quả cao nhất Quản lý cần phải

có kiểm soát để phát hiện các sai lệch và có hành động điều chỉnh kịp thời, hướng dẫn và điều khiển đơn vị đi đúng mục đích, từ đó bảo vệ tài sản tiền vốn, tạo niềm tin cho những người quan tâm, theo sát và đối phó với sự thay đổi của môi trường, tạo chất lượng tốt hơn cho hoạt động của đơn vị Trong giai đoạn định hướng cần kiểm soát những dự báo

về nguồn lực và mục tiêu có thể đạt tới, kiểm soát việc xây dựng chương trình, kế hoạch, kiểm soát tính khả thi của các chương trình kế hoạch trên mọi phương diện như: tài chính, nhân sự, kỹ thuật, pháp lý từ đó đưa ra các quyết định cụ thể để tổ chức thực hiện Trong giai đoạn tổ chức thực hiện cần kết hợp các nguồn lực một cách tối ưu đồng thời thường xuyên kiểm tra diễn biến và kết quả của các quá trình để điều hòa mối quan

hệ, điều chỉnh định mức và mục tiêu nhằm tối ưu hóa hoạt động

Như vậy, trên cơ sở phân tích các quan điểm khác nhau về kiểm soát và nhận diện vai trò của nó trong quản lý, tác giả đưa ra khái niệm về kiểm soát như sau: “Kiểm soát là một chức năng quan trọng của quản lý được thực hiện liên tục ở mọi cấp quản lý và hoạt động của tổ chức thông qua các hoạt động thiết lập tiêu chuẩn, đánh giá thực tế bằng cách

so sánh thực tế với tiêu chuẩn, tìm ra được các nguyên nhân và chỉnh sửa các sai lệch nhằm đạt được các mục tiêu của tổ chức đó” Hoạt động kiểm soát được tiến hành thường xuyên trong tất cả các giai đoạn của quá trình quản lý, nó tác động và bị tác động bởi toàn

bộ các hoạt động khác Các tiêu chuẩn đặt ra sẽ không có ý nghĩa nếu không có các biện pháp đo lường việc thực hiện các công việc Hơn nữa chức năng chủ yếu của mỗi một tổ

chức là xác định trách nhiệm đối với mỗi kết quả Cho nên kiểm soát phải đưa ra được các thước đo để biết sai, đúng và xác định được vấn đề đó thuộc lĩnh vực và trách nhiệm của ai

để điều chỉnh

1.1.2 Các loại kiểm soát

Kiểm soát luôn có liên hệ trực tiếp và gián tiếp với các mục tiêu, trong khi đó tính chất và phạm vi của các mục tiêu có thể thay đổi linh hoạt Vì vậy các loại kiểm soát cũng

có thể thay đổi theo mục tiêu đó Trên quan điểm nghiên cứu một cách toàn diện dựa trên nguồn gốc của vấn đề, GS.TS Nguyễn Quang Quynh cho rằng sự phù hợp của các loại hình kiểm soát phải dựa trên những nhân tố ảnh hưởng đến quản lý do kiểm soát là một chức năng không thể tách rời của quản lý [71, tr8] Quản lý gắn liền với quan hệ sở hữu giữa chủ thể và khách thể quản lý, phụ thuộc vào loại hình hoạt động và phân cấp quản lý,

cơ chế kinh tế và các điều kiện kinh tế xã hội cụ thể, khi các nhân tố này thay đổi thì kiểm soát cũng phải thay đổi thích ứng như: Cấp quản lý vĩ mô nhà nước thực hiện chức năng kiểm tra, kiểm soát thông qua hình thức kiểm tra trực tiếp và gián tiếp Kiểm tra trực tiếp với tư cách là chủ sở hữu nhà nước tiến hành kiểm tra mục tiêu, chương trình, kế hoạch, nguồn lực, quá trình thực hiện các mục tiêu, tính trung thực của thông tin và tính pháp lý trong việc thực hiện các nghiệp vụ Đối với kiểm tra gián tiếp, nhà nước có thể sử dụng các kết quả của các chuyên gia, các tổ chức kiểm tra độc lập bên ngoài như thanh tra, cơ quan thuế, để thực hiện điều tiết vĩ mô nền kinh tế Với loại hình hoạt động kinh doanh và hoạt động sự nghiệp thì kiểm soát cũng khác nhau Hoạt động kinh doanh, lợi nhuận được xem

là mục tiêu và thước đo chất lượng cho hoạt động sản xuất kinh doanh, do đó kiểm tra kiểm soát hướng tới hiệu quả sử dụng vốn, tài nguyên Còn với hoạt động sự nghiệp thì mục tiêu chủ yếu là thực hiện các nhiệm vụ cụ thể về xã hội, quản lý trên cơ sở tiết kiệm nguồn kinh phí, vì vậy kiểm tra kiểm soát xem xét đến hiệu năng của quản lý Theo PGS.TS Nguyễn Thị Phương Hoa nghiên cứu kiểm soát gắn liền với kiểm soát quản lý trong một tổ chức cho rằng có nhiều loại hình kiểm soát khác nhau do chúng bị chi phối

từ các nhân tố ảnh hưởng đến việc thiết kế hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý [37, tr29] Để tạo điều kiện cho các nhà quản lý lựa chọn cách thực kiểm soát phù hợp với yêu cầu tổ chức, cần tiến hành phân loại kiểm soát theo các tiêu thức sau:

Thứ nhất, phân theo mục tiêu kiểm soát có kiểm soát ngăn ngừa, kiểm soát phát

hiện và kiểm soát điều chỉnh Kiểm soát ngăn ngừa chủ yếu tập trung vào việc quản lý

nhân sự, xây dựng qui trình thực hiện các thao tác, tác nghiệp, để các nhân viên trong một

tổ chức thực hiện các hoạt động theo ý muốn của nhà quản lý, nó được thực hiện trước khi

các hoạt động tác nghiệp xảy ra nhằm đề phòng nguy cơ gian lận và sai sót Kiểm soát phát hiện tập trung vào việc phát hiện gian lận, sai sót, sai lầm và rủi ro trong quá trình tác

nghiệp một cách nhanh chóng nhằm giúp các nhà lãnh đạo có những quyết định và xử lý kịp thời để hạn chế thấp nhất những thiệt hại có thể xảy ra Thời điểm thực hiện kiểm soát

có thể thực hiện trong hoặc sau khi các hoạt động tác nghiệp kết thúc Kiểm soát điều chỉnh hướng tới việc cung cấp thông tin cần thiết cho việc ra quyết định, điều chỉnh các sai

sót được phát hiện

Thứ hai, theo phạm vi kiểm soát phân thành kiểm soát nội bộ và kiểm soát bên

ngoài Kiểm soát nội bộ là một hệ thống chính sách và thủ tục do nhà quản lý đơn vị

thiết lập nhằm bảo vệ tài sản của đơn vị, đảm bảo sự tin cậy của các thông tin, ngăn ngừa các sai sót trong báo cáo tài chính, đảm bảo việc tuân thủ các qui chế quản lý và đảm bảo

hiệu quả các hoạt động quản lý nói chung và hoạt động kinh doanh nói riêng Kiểm soát bên ngoài là sự kiểm soát từ cấp trên hoặc từ tổ chức khác nhau có liên quan

Thứ ba, theo nội dung kiểm soát phân thành kiểm soát tổ chức và kiểm soát kế

toán Kiểm soát tổ chức là hệ thống các chế độ, thủ tục, các qui định mà lãnh đạo đơn vị

thiết lập nhằm đảm bảo sự tuân thủ đối với các chính sách, pháp luật và các qui định Kiểm soát tổ chức gắn liền với trách nhiệm thực hiện mục tiêu của một tổ chức và là cơ

sở cho kiểm soát kế toán Đối với doanh nghiệp nội dung kiểm soát tổ chức là việc đề ra những chuẩn mực, định mức, xây dựng, triển khai và thực hiện các thủ tục kiểm soát

nhằm sử dụng các nguồn lực của đơn vị một cách có hiệu quả Kiểm soát kế toán là việc

lập kế hoạch, tổ chức thực hiện các trình tự thủ tục cần thiết nhằm đảm bảo tài sản và độ tin cậy của sổ sách kế toán, đảm bảo các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được tiến hành theo đúng nguyên tắc và chuẩn mực kế toán được thừa nhận

Thứ tư, theo chủ thể quản lý phân thành kiểm soát trực tiếp và kiểm soát gián tiếp

Trong đó kiểm soát trực tiếp là chủ thể phải tiến hành quan sát và kiểm tra nhằm đánh giá việc tuân thủ các qui định đã đặt ra Kiểm soát gián tiếp thì lại dựa trên các báo cáo của

một tổ chức từ đó phát hiện ra những vấn đề bất thường, sau đó chủ thể quản lý tiến hành điều tra để chứng minh những vấn đề đó, kiểm soát gián tiếp sẽ không hiệu quả nếu tổ chức

đó có một hệ thống thông tin không đầy đủ và kịp thời

Như vậy, có rất nhiều loại hình kiểm soát mà nhà quản lý có thể lựa chọn phù hợp

với tổ chức của mình Khi tính phức tạp của quản lý càng gia tăng, sự nắm bắt thị trường và

dự báo càng khó khăn hơn thì nên phải tiến hành kiểm soát trước, từ đó nhà quản lý có thể định hướng được cho tổ chức của mình đi đúng hướng theo mục tiêu và thích nghi được với những biến đổi không lường trước của môi trường kinh doanh

1.1.3 Kiểm soát nội bộ

Với các nhà quản lý, kiểm soát là phương sách để đạt được mục tiêu đã đặt ra Căn

cứ vào phạm vi kiểm soát chia thành kiểm soát từ bên ngoài (ngoại kiểm) và KSNB (nội kiểm) Kiểm soát bên ngoài được thực hiện bởi những người bên ngoài đơn vị, còn KSNB được thực hiện bởi những người bên trong đơn vị Tuy nhiên cách phân chia này cũng chỉ mang tính chất tương đối cả về lý luận và thực tiễn trong một hoạt động kiểm soát cụ thể Chẳng hạn, trong một Tập đoàn đối với công ty con, công ty liên kết chịu sự kiểm soát của công ty mẹ thì đây là kiểm soát bên ngoài, nhưng xét trong một phạm vi tổng thể của Tập đoàn thì hoạt động này lại mang tính nội kiểm (KSNB) Có rất nhiều khái niệm liên quan đến kiểm soát nội bộ

Trong chuẩn mực kiểm toán AICPA phần thực hành kiểm toán (32009) có

định nghĩa như sau “Kiểm soát nội bộ gồm kế hoạch tổ chức và tất cả những phương pháp, biện pháp phối hợp được thừa nhận dùng trong kinh doanh để bảo vệ tài sản của tổ chức, kiểm tra sự chính xác và độ tin cậy của thông tin kế toán, thúc đẩy hiệu quả hoạt động và khích lệ bám sát những chủ trương quản lý đã đề ra” [26, tr82] Với khái niệm

này kiểm soát nội bộ thiên về kiểm soát kế toán, tài chính, kiểm soát sự tuân thủ các chế

độ kế toán và kiểm toán Quan điểm cho rằng kiểm soát kế toán nằm trong phạm vi nghiên cứu và đánh giá của kiểm soát nội bộ, có vai trò chủ yếu trong ngăn ngừa sai phạm, thất thoát tài sản, đảm bảo việc thực thi pháp luật của đơn vị

Theo quan điểm của COSO nhìn nhận kiểm soát nội bộ khá toàn diện, đây cũng

là khái niệm được chấp nhận rộng rãi trên thế giới “Kiểm soát nội bộ là quá trình do

người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập

để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện các mục tiêu: Đảm bảo sự tin cậy của của báo cáo tài chính; Đảm bảo sự tuân thủ các qui định và luật lệ; Đảm bảo các hoạt động được thực hiện hiệu quả [111,tr 186]

Với khái niệm này COSO nhấn mạnh vào bốn nội dung căn bản đó là: quá trình, con người, đảm bảo hợp lý và mục tiêu được cụ thể:

Kiểm soát nội bộ là một quá trình, bởi tất cả các hoạt động của một đơn vị đều phải

thông qua một chuỗi các quá trình từ lập kế hoạch, thực hiện và giám sát Để đạt được mục tiêu mong muốn, các đơn vị phải kiểm soát được hoạt động của mình, các hoạt động này được diễn ra hằng ngày và được hiện diện trong mọi bộ phận, gắn chặt vào hoạt động của một tổ chức và là nội dung cơ bản trong các hoạt động của tổ chức

Kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành bởi con người như: HĐQT, BGĐ, nhà

quản lý và các nhân viên trong đơn vị Kiểm soát nội bộ là công cụ của nhà quản lý chứ không thay thế cho quản lý Con người sẽ vạch ra mục tiêu đưa ra các biện pháp kiểm soát và vận hành chúng Mỗi thành viên tham gia trong một tổ chức với những khả năng, kinh nghiệm, kiến thức khác nhau Việc hiểu rõ, trao đổi, hành động nhiều khi không nhất quán Do vậy để KSNB có hiệu quả thì mọi thành viên trong một tổ chức phải hiểu

rõ về trách nhiệm và quyền hạn của mình, xác định được mối liên hệ, nhiệm vụ, cách thức thực hiện để đạt được mục tiêu của tổ chức

Kiểm soát nội bộ đảm bảo tính hợp lý cho nhà quản lý, điều này khẳng định

KSNB chỉ đảm bảo tính hợp lý của việc thực hiện các mục tiêu của nhà quản lý chứ không đảm bảo tuyệt đối Bởi KSNB khi vận hành vẫn còn có những hạn chế vốn có như: sai lầm của con người khi đưa ra quyết định, sự thông đồng của các cá nhân, sự lạm quyền của nhà quản lý Hơn nữa một nguyên tắc cơ bản trong quản lý là chi phí cho quá trình kiểm soát không thể vượt quá lợi ích được mong đợi từ quá trình kiểm soát đó

Kiểm soát nội bộ đảm bảo các mục tiêu, có rất nhiều mục tiêu kiểm soát nội bộ cần đạt tới đó là: Mục tiêu về hoạt động (sự hữu hiệu và hiệu quả của việc sử dụng nguồn lực), mục tiêu về báo cáo tài chính (tính trung thực và đáng tin cậy của báo cáo tài chính), mục tiêu về sự tuân thủ (tuân thủ pháp luật và các qui định)

Cho đến nay định nghĩa này được chấp nhận khá rộng rãi và được IFAC thừa nhận bởi nó đáp ứng được yêu cầu minh bạch thông tin của các công ty đặc biệt là các công ty niêm yết Tuy nhiên, COSO chỉ dừng lại ở việc đưa ra khái niệm về “kiểm soát

nội bộ” mà không phải là “hệ thống kiểm soát nội bộ” Theo COSO, KSNB bao gồm 5 yếu tố cấu thành: Môi trường kiểm soát; Đánh giá rủi ro; Hoạt động kiểm soát; Thông tin và truyền thông; Giám sát

Một là, Môi trường kiểm soát là văn hóa của một tổ chức, nó tác động đến ý thức

kiểm soát của toàn bộ thành viên trong một đơn vị, làm nền tảng quan trọng cho các bộ phận còn lại Các nhân tố chính của môi trường kiểm soát bao gồm: Tính chính trực và giá trị đạo đức thể hiện ở việc nhà quản lý phải làm gương cho cấp dưới về việc tuân thủ các chuẩn mực, đạo đức, lối sống, cư xử đúng đắn, phải xây dựng được văn hóa trong đơn vị lành mạnh, chuẩn mực và tuyên truyền phổ biến đến mọi thành viên bằng các thể thức thích hợp; Đảm bảo về năng lực, nhà quản lý phải tuyển dụng những nhân viên có kiến thức và kinh nghiệm phù hợp với nhiệm vụ được giao, từ đó các nhân viên mới phát

huy được hết khả năng của mình để hoàn thành nhiệm vụ; Hội đồng quản trị và ủy ban kiểm toán có vai trò thực hiện các mục tiêu giám sát việc tuân thủ, giám sát việc lập báo cáo tài chính, giữ sự độc lập của kiểm toán nội bộ (Ở Việt Nam theo luật doanh nghiệp và các văn bản dưới luật có qui định một số loại hình công ty phải có ban kiểm soát trực

thuộc Đại hội đồng cổ đông có vai trò như ủy ban kiểm toán); Cơ cấu tổ chức là sự phân

chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận trong đơn vị, cơ cấu tổ chức thể hiện qua

sơ đồ tổ chức Mỗi một doanh nghiệp có qui mô và đặc thù hoạt động khác nhau nên cơ cấu tổ chức cũng khác nhau, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, mối quan hệ giữa các bộ phận cũng khác nhau Do đó mỗi một đơn vị cần phải cụ thể hóa bằng văn bản về những quyền hạn và trách nhiệm cũng như mối quan hệ giữa các bộ phận trong một tổ chức Mỗi cá nhân, bộ phận trong một tổ chức cần phải nỗ lực hết mình trong mối quan hệ

thống nhất để đạt được mục tiêu chung của đơn vị; Chính sách nhân sự thể hiện ở việc

nhà quản lý cần phải có một qui trình tuyển dụng chặt chẽ (quy chế tuyển dụng, huấn luyện, bổ nhiệm, đánh giá, đãi ngộ ) đảm bảo nhà quản lý lựa chọn được những nhân viên có đủ năng lực, kinh nghiệm và đạo đức tốt làm tiền đề cho việc xây dựng một môi trường kiểm soát hiệu quả

Hai là, Đánh giá rủi ro, không lệ thuộc vào qui mô, cấu trúc loại hình hay vị trí địa

lý, bất kỳ tổ chức nào khi hoạt động đều phải đối mặt với các rủi ro, để hạn chế những thiệt hại do rủi ro gây ra, các nhà quản lý cần tuân thủ qui trình đánh giá rủi ro được thể hiện qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 1.2: Khái quát qui trình đánh giá rủi ro của COSO

Với qui trình này đầu tiên nhà quản lý cần phải xác định mục tiêu, mục tiêu là điều kiện tiên quyết để đánh giá rủi ro, xác định rủi ro làm cho mục tiêu đó khó thực hiện được Bước tiếp theo cần phải nhận dạng rủi ro, rủi ro xuất hiện trong kinh doanh (liên quan đến lĩnh vực kinh tế, kỹ thuật hay đối thủ cạnh tranh như thông tin bị giả mạo, thông tin sai hoặc chậm ), rủi ro về tài chính (liên quan đến lãi suất, dòng tiền, tỷ giá hối đoái ), rủi ro nhân nhượng (liên quan đến việc vi phạm pháp luật như luật kế toán, chuẩn mực kế toán ), rủi ro điều hành (thiếu vắng những nhân lực chủ chốt, thị trường, độ tin cậy về sản phẩm, khách hàng ) Để nhận dạng được rủi ro cần phải sử dụng các phương pháp khác nhau (dự báo, phân tích dữ liệu, rà soát thường xuyên, họp, trao đổi ) Cuối cùng là phân tích và đánh giá rủi ro, đây là một công việc phức tạp vì rủi ro rất khó định lượng, cần phải tiến hành theo một qui trình bao gồm các bước (ước lượng tầm cỡ của rủi ro ảnh hưởng đến mục tiêu, xem xét khả năng xảy ra và những biện pháp có thể sử dụng nhằm đối phó rủi ro

- Tăng kiểm soát

- Mua bảo hiểm

- Tăng tốc độ thu hồi vốn

- Không làm gì hết

Ba là, hoạt động kiểm soát là những chính sách, thủ tục để đảm bảo cho các chỉ thị

của nhà quản lý được thực hiện thể hiện ở việc phân chia trách nhiệm (mục đích để kiểm soát lẫn nhau như thủ quỹ và kế toán, thủ kho và kế toán kho phải tách biệt với nhau), kiểm soát quá trình xử lý thông tin (kiểm soát chặt chẽ hệ thống chứng từ, sổ sách và việc phê chuẩn các nghiệp vụ phải đúng đắn), bảo vệ tài sản (phải thường xuyên so sánh đối chiếu sổ sách với tình hình thực tế để tìm ra những điểm chênh lệch để kịp thời điều chỉnh), phân tích và rà soát (xem xét lại những việc đã thực hiện bằng cách so sánh số thực tế với số kế hoạch, dự toán hay số của kỳ trước để từ đó phát hiện những điều bất thường kịp thời điều chỉnh

Bốn là, thông tin và truyền thông, các đơn vị dù sử dụng bằng máy tính cũng như

thủ công thì thông tin cung cấp phải đảm bảo được độ chính xác, thích hợp và cập nhật, truy cập thuận tiện Sự thu nhận và truyền đạt thông tin đảm bảo mọi thành viên trong doanh nghiệp đều phải hiểu rõ công việc của mình, tiếp nhận đầy đủ và chính xác các chỉ thị của cấp trên, hiểu rõ mối quan hệ của các thành viên Với mỗi một đơn vị thì hệ thống thông tin kế toán là quan trọng nhất bao gồm hệ thống thông tin về kế toán tài chính, hệ thống thông tin kế toán quản trị

Năm là, hoạt động giám sát là quá trình mà nhà quản lý đánh giá chất lượng của hệ

thống kiểm soát, xác định KSNB có vận hành như đúng thiết kế hay không, cần phải sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với điều kiện thực tế Cần phải tiến hành giám sát thường xuyên đối với những góp ý từ khách hàng, nhà cung cấp, các biến động bất thường và giám sát định kỳ đối với báo cáo tài chính thông qua các cuộc kiểm toán định kỳ Cơ cấu kiểm soát nội bộ của COSO có thể được khái quát bằng sơ đồ sau

Sơ đồ 1.3: Cơ cấu kiểm soát nội bộ theo COSO

Như vậy, các yếu tố hợp thành của KSNB có quan hệ chặt chẽ với nhau trong đó nhấn mạnh tới việc nhà quản lý cần đánh giá rủi ro có thể đe dọa đến việc thực hiện các mục tiêu, hoạt động kiểm soát sẽ tiến hành xử lý các rủi ro trên thực tế Trong khi đó các thông tin thích hợp cần phải được thu thập và quá trình trao đổi thông tin phải diễn ra thông suốt trong toàn bộ tổ chức Quá trình trên cần phải được giám sát để điều chỉnh lại hệ thống kiểm soát nội bộ khi cần thiết để đạt được mục tiêu của tổ chức

Đảm bảo các hoạt động được thực hiện hiệu quả

ro

Hoạt động kiểm soát

Thông tin và truyền thông

Giám sát

Tác giả Brink” Robert R Moeller phát triển thêm lý luận của COSO ứng dụng

cho mục đích của kiểm toán nội bộ đã bổ sung thêm một số mục tiêu của kiểm soát nội

bộ cần đạt được và khái quát “Kiểm soát nội bộ là một quá trình được thiết kế bởi nhà quản lý và áp dụng trong đơn vị nhằm cung cấp sự đảm bảo hợp lý về: Độ tin cậy của thông tin tài chính và thông tin hoat động; Tuân thủ các chính sách, thủ tục, nội qui, quy chế và luật pháp; Bảo vệ tài sản; Thực hiện được sứ mệnh, mục tiêu và kết quả của các hoạt động hoặc chương trình của đơn vị; Đảm bảo tính chính trực và giá trị đạo đức” [113, tr24]

Điểm mới trong khái niệm này là mục tiêu cuối cùng “Đảm bảo tính chính trực và giá trị đạo đức” Trong sự phát triển chung của toàn bộ nền kinh tế mỗi một tổ chức cần phải có trách nhiệm với chính mình và xã hội để phát triển bền vững đó cũng là mục tiêu

về giá trị đạo đức mà kiểm soát nội bộ cần đạt tới

Như vậy, các khái niệm về KSNB đều thống nhất nhau ở những điểm chung đó là: KSNB là một quá trình; Được thiết kế bởi các nhà quản lý và các nhân viên; Đảm bảo thực hiện các mục tiêu Các mục tiêu đều tương đồng nhau ở các khái niệm, riêng có Tác

giả Brink” Robert R Moeller là bổ sung thêm mục tiêu mà KSNB cần phải hướng tới đó

là đảm bảo tính chính trực và giá trị đạo đức Còn nếu có thêm một từ “hệ thống” đứng đằng trước KSNB thì bản chất của nó được hiểu như thế nào Nội dung cụ thể sẽ được Tác giả luận giải tại phần 1.2 của chương

1.2 Hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp

1.2.1 Bản chất của hệ thống kiểm soát nội bộ

Khi qui mô của một đơn vị càng lớn dần thì chức năng quản lý và kiểm soát càng trở nên cấp thiết, các nhà quản lý phải gắn vào đó sự kiểm soát của mình về mọi phương diện thông qua các chính sách, thủ tục quy định về tổ chức và hoạt động Hệ thống chính sách và thủ tục đó chính là hệ thống KSNB của một đơn vị Trước tiên chúng ta phải hiểu

từ “hệ thống” là gì Theo Đại từ điển Tiếng Việt, hệ thống, xét một cách chung nhất là

“thể thống nhất được tạo lập bởi các yếu tố cùng loại, cùng chức năng, có liên hệ chặt chẽ với nhau” hoặc “thể thống nhất bao gồm những tư tưởng, những nguyên tắc, qui tắc liên kết nhau một cách chặt chẽ và logich Theo Bách khoa Toàn thư mở Wikipedia “hệ thống được hiểu là tập hợp các phần tử có quan hệ cơ hữu với nhau, tác động và chi phối lẫn nhau theo các quy luật nhất định để trở thành một chỉnh thể” [39] Từ đó xuất hiện thuộc tính mới gọi là tính trồi của hệ thống mà từng phần tử riêng lẻ không có hoặc có không đáng kể Với Luận án, Tác giả tiếp cận trên quan điểm là HTKSNB mà không phải là KSNB Khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ cũng được đề cập trên nhiều góc độ

Theo hiệp hội kế toán viên công chứng Hoa Kì (AICPA – American institute of

certified Public Accountants), thì hệ thống kiểm soát nội bộ được định nghĩa là

“ Hệ thống kế hoạch, tổ chức và tất cả các phương pháp phối hợp được thừa nhận dùng trong kinh doanh để bảo vệ tài sản của các tổ chức, kiểm tra

độ chính xác và tin cậy của thông tin kế toán, thúc đẩy hiệu quả hoạt động và khích lệ, bám sát chủ trương quản lý đã đặt ra” [115]

Định nghĩa này nhấn mạnh đến tầm quan trọng của HTKSNB đối với công việc của các kiểm toán viên trong quá trình lập kế hoạch kiểm toán, tổ chức thực hiện công việc kiểm toán đến lập báo cáo kiểm toán

Tại Việt Nam theo chuẩn mực kiểm toán (VSA) 400 trước đây – Đánh giá rủi ro

và kiểm soát nội bộ có đưa ra khái niệm

“Hệ thống kiểm soát nội bộ được hiểu là các qui định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các qui định để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa, phát hiện các gian lận, sai sót để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và

sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị” [108]

Với khái niệm này chuẩn mực kiểm toán đã nhấn mạnh đến tầm quan trọng của HTKSNB tại một đơn vị trong công việc kiểm toán của các kiểm toán viên, kiểm toán viên cần phải tiến hành đánh giá HTKSNB một cách kỹ lưỡng từ đó thiết lập các thủ tục kiểm toán thích hợp Nghiên cứu trên quan điểm của kiểm toán nên thứ tự các mục tiêu của HTKSNB cũng được sắp xếp như sau

Theo chuẩn mực kiểm toán (VSA) 315 hiện nay thay thế cho (VSA) 400 trước đây ban hành kèm theo thông tư 214/2012/TT –BTC ngày 06 tháng 12 năm 2012 – Xác

định và đánh giá rủi ro có sai sót trọng yếu thông qua hiểu biết về đơn vị được kiểm toán

và môi trường của đơn vị có đưa ra định nghĩa về KSNB mà không phải là HTKSNB như trước đây nữa

“Kiểm soát nội bộ là qui trình do Ban quản trị, Ban giám đốc và các cá nhân khác trong đơn vị thiết kế thực hiện và duy trì để tạo ra sự đảm bảo hợp

lý về khả năng đạt được mục tiêu của đơn vị trong việc đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, đảm bảo hiệu quả, hiệu suất hoạt động, tuân thủ pháp luật và các qui định có liên quan Thuật ngữ “kiểm soát” được hiểu là bất cứ khía cạnh nào của một hoặc nhiều thành phần của kiểm soát nội bộ”

Với khái niệm này chuẩn mực kiểm toán lại tiếp cận theo hướng đánh giá rủi ro và cũng tương đồng với quan điểm của COSO, các yếu tố cấu thành cũng bao gồm 5 yếu tố: Môi trường kiểm soát; đánh giá rủi ro; hệ thống thông tin; hoạt động kiểm soát; giám sát các kiểm soát, coi KSNB không phải là hệ thống như trước mà là qui trình

Theo Alvin A.rens và cộng sự [1,tr196] để đạt được mục tiêu cần phải xây dựng

một hệ thống kiểm soát nội bộ, theo đó hệ thống bao gồm các chính sách, thủ tục đặc thù được thiết kế để cung cấp cho các nhà quản lý sự đảm bảo hợp lý để thực hiện các mục tiêu đã định Mục tiêu đó bao gồm: Đảm bảo độ tin cậy của thông tin; Bảo vệ tài sản và

sổ sách; Đẩy mạnh tính hiệu quả trong hoạt động; Tăng cường sự gắn bó với các chính sách và thủ tục đã đề ra

PGS.TS Ngô Trí Tuệ và các cộng sự đã tổng hợp các quan điểm khác nhau về hệ

thống kiểm soát nội bộ và đưa ra khái niệm một cách khái quát nhất

Đảm bảo cho đơn vị

“ Hệ thống kiểm soát nội bộ là hệ thống các chính sách và các thủ tục được thiết lập nhằm đạt được bốn mục tiêu cơ bản: bảo vệ tài sản của đơn vị; đảm bảo độ tin cậy của các thông tin; đảm bảo việc thực hiện các chế độ pháp

lý và đảm bảo hiệu quả hoạt động” [74]

Để đạt được mục tiêu của tổ chức nhà quản lý phải thiết lập được một “hệ thống” các chính sách và thủ tục có tác động và chi phối lẫn nhau theo một quy luật nhất định để trở thành một chỉnh thể, các chính sách và thủ tục này không chồng chéo, không va nhau, phải thống nhất từ trên xuống dưới, thiết kế ở tất cả các hoạt động của đơn vị, đây cũng là điểm mới trong khái niệm này Với khái niệm này thì thứ tự ưu tiên về mục tiêu của hệ

thống kiểm soát nội bộ cũng khác nhau

Với khái niệm này phù hợp với bản chất nghĩa của từ “hệ thống” theo Đại Từ điển Tiếng Việt với tư cách là thể thống nhất bao gồm những tư tưởng, nguyên tắc, qui tắc liên kết với nhau một cách chặt chẽ

Theo Liên đoàn Kế toán quốc tế (IFAC), đã đưa ra định nghĩa:

Hệ thống kiểm soát nội bộ là một hệ thống chính sách, thủ tục được thiết lập nhằm đạt được bốn mục tiêu: bảo vệ tài sản của đơn vị; bảo đảm độ tin cậy của các thông tin; bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý; bảo đảm hiệu

nghĩa của từ “hệ thống” theo Đại từ Tiếng Việt là một thể thống nhất, bao gồm những tư

tưởng, nguyên tắc, qui tắc liên kết với nhau một cách chặt chẽ Khái niệm này cũng được Tác giả ứng dụng nhằm nghiên cứu HTKSNB tại Tập đoàn Hoá chất Việt Nam

Như vậy mỗi một khái niệm đều có cách nhìn nhận về hệ thống kiểm soát nội bộ trên các góc độ khác nhau Từ bản chất của hệ thống KSNB có thể rút ra được đặc điểm chung của chúng:

Một là, hệ thống KSNB bao gồm các qui định, các chính sách như qui định về

quản lý nhân sự, tiền lương, quản lý vật tư, tài sản Các chính sách về tài chính, kế toán,

mua hàng, dự trữ, sản xuất, tiêu thụ…Các bước kiểm soát là trình tự tiến hành để xem xét

và khẳng định các biện pháp quản lý được thực hiện có hiệu quả không? Các thủ tục kiểm soát là các qui chế và thủ tục do nhà quản lý thiết lập và chỉ đạo

Hai là: hệ thống KSNB gắn liền với trách nhiệm và quyền hạn của mọi bộ phận,

mọi qui trình, nghiệp vụ và mọi nhân viên trong một đơn vị Nó được thiết kế bởi các nhà quản trị doanh nghiệp

Bảo vệ tài sản

của đơn vị Đảm bảo độ tin cậy của các

thông tin

Đảm bảo việc thực hiện các chế độ pháp lý

Đảm bảo hiệu quả hoạt động

Ba là: Xét về mục tiêu hệ thống KSNB bao gồm bốn mục tiêu : Bảo vệ tài sản của

đơn vị, đảm bảo độ chính xác của các thông tin kế toán, đảm bảo tuân thủ pháp luật, đảm bảo hiệu quả hoạt động Ở mỗi loại hình hoạt động các mục tiêu có thể được ưu tiên khác nhau: Đối với hoạt động sản xuất kinh doanh ưu tiên mục tiêu là lợi nhuận, hướng tới việc sử dụng hiệu quả các nguồn lực Đối với các đơn vị hành chính sự nghiệp thì hệ thống KSNB lại ưu tiên hướng tới việc đảm bảo tính tuân thủ pháp luật Các mục tiêu của

hệ thống KSNB được cụ thể như sau:

- Bảo vệ tài sản và sổ sách kế toán của đơn vị không bị hư hỏng, mất mát, hao hụt,

gian lận, lừa gạt, trộm cắp …Tài sản là những thứ hữu hình hoặc vô hình, vì vậy với mỗi loại tài sản cần phải có một cách thức kiểm soát khác nhau Đối với TSCĐ hữu hình thì kiểm soát thường thông qua các hoạt động như trông coi, theo dõi, kiểm tra tài sản nhằm duy trì mặt sở hữu cũng như tính hữu dụng của tài sản Còn đối với TSCĐ vô hình thì sử dụng các hình thức như đăng ký bản quyền, theo dõi đảm bảo không có hiện tượng làm nhái, làm giả hàng hóa của doanh nghiệp Một thứ tài sản rất khó theo dõi và kiểm soát

đó là tài sản trong luân chuyển kinh doanh, loại tài sản này luôn luôn biến động từ hình thức này sang hình thức khác (chu kỳ luân chuyển của tài sản này bắt đầu từ việc mua vào, nhập kho, xuất kho sản xuất để thành thành phẩm, hay dịch vụ bán ra), cần phải có biện pháp kiểm soát nhằm tránh thất thoát tài sản Tài sản của một đơn vị cũng bị ảnh hưởng bởi các nguy cơ phá hủy từ môi trường như động đất, lũ lụt, do vậy cần phải có biện pháp phòng chống (đăng ký các hình thức bảo hiểm liên quan, thiết lập các hệ thống

kiểm soát dự báo) để hạn chế tối đa thiệt hại đến tài sản Dù hệ thống kiểm soát nội bộ có thiết kế tốt đến đâu nhưng nó lại vận hành bởi con người, mà con người có thể mắc sai lầm (sai sót, cẩu thả hoặc cố ý…), nên việc thiết kế hệ thống kiểm soát nội bộ phải có khả năng cản trở, phát hiện và sửa chữa là rất cần thiết

Sổ sách, tài liệu kế toán là tài sản của một đơn vị, đây cũng là một tài sản quan trọng của một đơn vị nhất là trong thời đại bùng nổ công nghệ thông tin như hiện nay, toàn bộ tài liệu kế toán được hệ thống máy tính tham gia vào việc xử lý và lưu trữ giữ liệu, việc thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ bảo vệ sổ sách, tài liệu, dữ liệu, bảo vệ máy tính là rất quan trọng Để thực hiện tốt công tác bảo vệ tài sản, đơn vị phải đưa ra những phương pháp phù hợp với từng loại tài sản

- Đảm bảo độ tin cậy và chất lượng của thông tin Trong một đơn vị để ra được

các quyết định quản lý, nhà quản lý cần rất nhiều thông tin, tuy nhiên thông tin về kế toán tài chính vẫn là thông tin quan trọng nhất Các thông tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính xác và tin cậy về thực trạng hoạt động, phản ánh đầy đủ khách quan các nội dung chủ yếu của mọi hoạt động, để đạt được mục tiêu đó, các thông tin phải thỏa mãn các yêu cầu: Sự cho phép (các quyết định được đưa ra bởi các cấp có thẩm quyền, để đưa ra quyết định cần phải cân nhắc đầy đủ các yếu tố); Tính có thực (các thông tin kế toán phải trung thực, phản ánh đúng thực tế tại đơn vị, không ghi chép các nghiệp vụ giả tạo, không liên quan đến doanh nghiệp); Tính đầy đủ (các nghiệp vụ đều phải được ghi chép đầy đủ, không bỏ sót); Đánh giá đúng đắn (các nghiệp vụ được hạch toán theo đúng giá trị và phù hợp với nguyên tắc kế toán, cách nhìn nhận thông tin phải trung thực và khách quan dù đối tượng phản ánh hay người truyền đạt thông tin là ai); Hạch toán đúng (thể hiện ở tổ chức công tác kế toán tại đơn vị phải theo đúng qui định hiện hành)

- Bảo đảm việc thực hiện chế độ pháp lý, hệ thống kiểm soát nội bộ phải được

thiết kế sao cho các quyết định và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động của đơn vị được tuân thủ đúng mức, do vậy nó phải đạt được các yêu cầu sau: Duy trì kiểm tra việc tuân thủ chính sách có liên quan đến hoạt động của đơn vị; Ngăn chặn và phát hiện kịp thời, xử lý các sai sót gian lận trong mọi hoạt động của đơn vị; Đảm bảo ghi chép đầy đủ chính xác, lập báo cáo tài chính trung thực, khách quan Để đảm bảo cho mỗi thành viên chấp hành các qui định đặt ra cần phải truyền đạt thông tin khoa học, tránh hiểu lầm, cách tốt nhất là truyền đạt bằng văn bản, báo cáo thông qua hệ thống mạng và máy tính, thông qua các cuộc họp Bên cạnh việc duy trì, kiểm tra việc tuân thủ chính sách, hệ thống kiểm soát nội bộ còn phải ngăn chặn và phát hiện kịp thời, xử lý các sai phạm, gian lận trong quá trình hoạt động của đơn vị, từ đó nâng cao ý thức tuân thủ các chính sách đó

- Bảo đảm hiệu quả hoạt động, để đảm bảo mục tiêu này, quá trình kiểm soát công

việc cần phải thực hiện một cách nhanh chóng, ngăn ngừa sự lặp lại không cần thiết các tác nghiệp, gây lãng phí trong hoạt động và sử dụng kém hiệu quả các nguồn lực trong đơn vị

Như vậy, mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ là rất rộng, chúng bao trùm lên mọi hoạt động và có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của đơn vị Tuy bốn mục tiêu nằm trong một thể thống nhất song đôi khi cũng có những mâu thuẫn với nhau như mâu thuẫn giữa hiệu quả hoạt động của đơn vị với mục đích bảo vệ tài sản, sổ sách hoặc cung cấp các thông tin đầy đủ và tin cậy của hệ thống kế toán Mục tiêu hiệu quả đặt vấn đề thực hiện công việc một cách nhanh chóng lên trên hết, nhưng mục tiêu bảo vệ tài sản thì lại mang nặng các yêu cầu xét duyệt của các cấp quản lý, đòi hỏi thời gian nên làm chậm tiến trình công việc Các mâu thuẫn cần được giải quyết trong sự thống nhất với mục tiêu chung của một đơn vị Các mục tiêu có thể có thứ tự ưu tiên khác nhau Trong các doanh nghiệp tư nhân có qui mô nhỏ, chủ doanh nghiệp có thể giám sát được tài sản của mình nên đặt ra các thủ tục chủ yếu nhằm bảo đảm hiệu quả hoạt động Ngược lại các doanh nghiệp có qui mô lớn, nhà quản lý sẽ gặp khó khăn trong việc giám sát và kiểm soát (không thể dựa vào kinh nghiệm của bản thân) đặt ra mục tiêu phải bảo

vệ tài sản nên thủ tục đưa ra phải chặt chẽ hơn Vì thế khi thiết kê hệ thống kiểm soát nội

bộ, nhà quản lý cần phải biết kết hợp hài hòa các mục tiêu để tạo được một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu nhất

Bốn là, phạm vi của hệ thống KSNB không còn dừng lại ở chức năng quản lý tài

chính kế toán nữa mà sang cả chức năng khác như: tổ chức nhân sự, kế hoạch, quản lý sản xuất

Năm là, hệ thống KSNB chỉ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý chứ không phải đảm

bảo tuyệt đối là các mục tiêu sẽ thực hiện được bởi những hạn chế vốn có trong bất kỳ HTKSNB của doanh nghiệp nào Trong quá trình vận dụng HTKSNB trong một doanh nghiệp cụ thể cần phải ý thức và nhận diện những hạn chế có thể tiềm ẩn trong bản thân

hệ thống Những hạn chế bao gồm:

- Doanh nghiệp thường yêu cầu chi phí cho HTKSNB không vượt quá những lợi ích

mà nó mang lại Hệ thống các chính sách và thủ tục kiểm soát khả thi nhằm đạt được một HTKSNB ngăn chặn hoàn toàn các sai sót và gian lận có thể rất tốn kém Do đó, tuy người quản lý có thể nhận thức đầy đủ về các rủi ro, thế nhưng chi phí cho quá trình kiểm soát quá cao thì họ vẫn không áp dụng các thủ tục kiểm soát đó

- Sai sót thuộc về nhân tố con người: do sự thiếu chú ý, đãng trí, xét đoán sai hoặc

do không hiểu rõ nhu cầu công việc, do năng lực, thiếu kinh nghiệm, không quan tâm đến các chỉ dẫn trong công việc, không tuân thủ các qui định, do mệt mỏi, áp lực công việc nhiều, sự yếu kém về năng lực, trình độ chuyên môn nên thiết kế các qui chế kiểm soát không thích hợp Ngoài ra còn do thái độ làm việc cẩu thả, thiếu thận trọng trong công việc

- Sự thông đồng của các thành viên trong Ban Giám Đốc hoặc nhân viên với những người trong và ngoài doanh nghiệp Họ không làm chủ được mình trước những cám dỗ vật chất, cấu kết với nhau để lấy cắp tài sản của doanh nghiệp

- Khả năng người chịu trách nhiệm thực hiện KSNB lạm dụng đặc quyền của mình nhằm tư lợi cá nhân

- Tính lạc hậu của các thủ tục kiểm soát chưa kịp sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với điều kiện thực tế hoặc bị vi phạm Các thủ tục kiểm soát thường chỉ có tác dụng trong một khoảng thời gian nhất định bởi sự biến đổi của cả môi trường bên trong và bên ngoài đơn vị khiến cho các thủ tục kiểm soát không còn thích hợp Mặt khác nhà quản lý chỉ quan tâm thiết kế đến các nghiệp vụ, hoạt động thông thường Còn những nghiệp vụ, hoạt động không thường xuyên thì không được điều chỉnh bởi các thủ tục kiểm soát thích hợp, dẫn đến các sai phạm trong các nghiệp vụ này thường xuyên xảy ra

1.2.2 Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ

Hiện nay có nhiều quan điểm về các yếu tố cấu thành của hệ thống KSNB Theo

COSO thì KSNB bao gồm năm yếu tố cơ bản: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, hệ thống thông tin và kiểm tra như đã trình bày ở mục 1.1.3 Theo

Alvin A Arens và James K.Loebbecke – tác giả cuốn “Kiểm toán” thì các yếu tố hợp

thành của hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm: môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và các thể thức kiểm soát Theo SAS 55, hệ thống kiểm soát nội bộ của một đơn vị bao gồm

ba yếu tố cấu thành: Môi trường kiểm soát, hệ thống thông tin kế toán và thủ tục kiểm soát Theo quan điểm của một số nhà nghiên cứu, điển hình là PGS, TS Ngô Trí Tuệ thì

hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm 4 yếu tố: Môi trường kiểm soát, hệ thống thông tin, các thủ tục kiểm soát và bổ sung thêm một yếu tố là kiểm toán nội bộ Với cách tiếp cận

của đề tài đó là “hệ thống” KSNB nhằm tạo lên một thể thống nhất các yếu tố cùng loại,

cùng chức năng, có mối liên hệ chặt chẽ với nhau, Tác giả đã lựa chọn quan điểm theo Liên đoàn Kế toán quốc tế IFAC làm định hướng cho việc xác định xác yếu tố cấu thành

hệ thống KSNB tại các tập đoàn kinh tế nói chung và Tập đoàn Hoá chất Việt Nam nói

riêng, theo đó các yếu tố cấu thành bao gồm: môi trường kiểm soát, hệ thống thông tin (trong đó có hệ thống kế toán) và thủ tục kiểm soát cụ thể:

Môi trường kiểm soát: hệ thống kiểm soát nội bộ được vận hành trong một môi

trường cụ thể chứ không vận hành một cách riêng biệt, có khi cùng một thủ tục kiểm soát như nhau nhưng áp dụng ở hai đơn vị khác nhau thì hiệu quả kiểm soát lại hoàn toàn khác nhau Sở dĩ có sự khác biệt đó là do ảnh hưởng của môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát bao gồm cả yếu tố bên trong và yếu tố bên ngoài Các nhân tố bên trong

là thái độ và đánh giá (hành động, chế độ, thể thức) của lãnh đạo về quá trình kiểm soát nội bộ và tầm quan trọng của hệ thống này đối với đơn vị Các nhân tố bên ngoài là các nhân tố không chịu sự kiểm soát của các nhà quản lý nhưng lại có ảnh hưởng đến quan điểm, thái độ, phong cách điều hành cũng như thiết lập các thủ tục kiểm soát bao gồm: sự

kiểm soát của các cơ quan chức năng của Nhà Nước, ảnh hưởng của chủ nợ, môi trường pháp lý, nhà đầu tư, các chính sách kinh tế xã hội Các nhân tố của môi trường kiểm soát bên trong bao gồm:

Thứ nhất, đặc thù về quản lý, trên thực tế hiệu quả của kiểm tra, kiểm soát phụ

thuộc rất nhiều vào nhà quản lý, nhà quản lý nhận thức rằng kiểm tra, kiểm soát là quan trọng thì sẽ hướng các nhân viên cũng nhận thức đúng đắn về hoạt động kiểm tra, kiểm soát của doanh nghiệp và tuân thủ mọi qui định đề ra Các quan điểm và phong cách điều hành của nhà quản lý sẽ ảnh hưởng đến chính sách, chế độ và việc duy trì thực hiện chính sách đó, bởi chính họ là người thiết lập ra các chính sách, thủ tục và phê chuẩn để áp dụng tại đơn vị Có những nhà quản lý chú trọng đến việc hoàn thành một cách nhanh chóng kế hoạch để đạt được lợi nhuận tối đa, xem nhẹ rủi ro nên các thủ tục kiểm soát có thể xây dựng đơn giản, nhanh chóng, họ ít quan tâm đến vai trò của hệ thống KSNB Nhưng cũng có nhà quản lý lại rất thận trọng, xem xét đánh giá rủi ro, thiết lập các thủ tục kiểm soát chặt chẽ trước khi đưa ra quyết định Đặc thù về quản lý còn thể hiện ở việc phân bổ quyền lực, nếu một đơn vị tập trung quyền lực vào một người thì cần phải chú ý đến phẩm chất và năng lực của người đó, còn nếu đơn vị mà quyền lực phân tán cho nhiều người thì quan tâm đến việc phân quyền tránh lạm dụng quyền

Thứ hai, cơ cấu tổ chức là sự phân chia các bộ phận trong một đơn vị, gắn những

bộ phận đó với những trách nhiệm và quyền hạn nhất định, có mối quan hệ với nhau để cùng thực hiện chức năng quản lý Cần phải thiết lập cơ cấu tổ chức trên toàn bộ hoạt động của đơn vị, có sự độc lập tương đối giữa các bộ phận, tránh chồng chéo, bỏ trống Trong quá trình thực hiện công việc tạo ra khả năng kiểm tra và kiểm soát lẫn nhau

Thứ ba, chính sách nhân sự là toàn bộ các là toàn bộ các phương pháp quản lý nhân

sự và các qui chế của đơn vị với các nhân viên như: qui chế chế tuyển dụng, sắp xếp, đào tạo, khen thưởng, kỷ luật và đề bạt đối với nhân viên Sự phát triển của một đơn vị luôn gắn liền với đội ngũ nhân viên, họ là chủ thể trực tiếp thực hiện các thủ tục kiểm soát, vì vậy nhà quản lý phải có những biện pháp đào tạo nhân viên của mình có đủ năng lực và phẩm chất đạo đức, bố trí họ phù hợp với công việc, với năng lực chuyên môn để họ có thể phát huy tối đa khả năng vào công việc Một hệ thống KSNB có thiết kế tốt bao nhiêu, nhưng người vận hành nó lại kém về năng lực và phẩm chất đạo đức thì hệ thống KSNB cũng không thể phát huy hiệu quả

Thứ tư, công tác kế hoạch, khi nhà quản lý thực hiện bất kỳ một công việc nào dù là

lớn hay nhỏ thì điều đầu tiên họ làm đó là lập kế hoạch, kế hoạch không chỉ là định hướng cho công việc sẽ làm mà nó còn là công cụ để kiểm soát quá trình thực hiện công việc đó

Kế hoạch lập một cách khoa học, nghiêm túc và sát với tình hình thực tế bao nhiêu thì công việc kiểm soát càng dễ dàng bấy nhiêu Kế hoạch lập ra không thể cứng nhắc, nó có thể thay đổi theo tình hình thực tế, vì vậy cần phải theo dõi những nhân tố ảnh hưởng đến kế hoạch

đã lập đồng thời điều chỉnh, xử lý kịp thời

Thứ năm, Bộ máy kiểm soát, những doanh nghiệp có qui mô lớn thường thành lập

ra một nhóm người trong bộ máy lãnh đạo cấp cao nhất (thành viên của hội đồng quản trị) am hiểu về lĩnh vực kiểm soát, không kiêm nhiệm chức vụ quản lý để: giám sát sự chấp hành pháp luật của doanh nghiệp; Kiểm tra giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ; Giám sát quá trình lập báo cáo tài chính; Dung hòa những bất đồng giữa doanh nghiệp với kiểm toán viên

Thứ sáu, Kiểm toán nội bộ là một bộ phận độc lập được thiết lập trong một doanh

nghiệp để kiểm tra và đánh giá toàn bộ hoạt động của một đơn vị (hệ thống kế toán, hệ thống kiểm soát nội bộ…) Bộ phận này sẽ giúp doanh nghiệp có được những thông tin kịp thời và chính xác về hoạt động của doanh nghiệp, về chất lượng của các hoạt động kiểm soát để điều chỉnh, bổ sung cho phù hợp Nhân viên trong bộ phận này phải được tuyển chọn có đủ năng lực và phẩm chất đạo đức, được giao quyền tương đối rộng, hoạt động độc lập với phòng kế toán và các bộ phận được kiểm tra, các báo cáo được trực tiếp gửi lên TGĐ và HĐQT, có như vậy họ mới phát huy được hết vai trò trong một tổ chức

Bộ phận kiểm toán nội bộ chỉ có thể phát huy tốt hiệu quả khi nó trực thuộc người lãnh đạo cao nhất đủ để không bị giới hạn phạm vi hoạt động của nó và được giao một quyền hạn tương đối rộng

Thứ bảy, Môi trường bên ngoài, môi trường kiểm soát chung của các doanh nghiệp còn phụ thuộc vào các nhân tố bên ngoài Các nhân tố này vượt ra ngoài sự kiểm soát của nhà quản lý đơn vị nhưng nó lại ảnh hưởng rất lớn đến thái độ, phong cách điều hành của nhà quản lý cũng như thiết kế và vận hành các qui chế và thủ tục kiểm soát nội bộ Thuộc nhóm các nhân tố này gồm: ảnh hưởng của các cơ quan chức năng của Nhà nước (thuế, hải quan, tài chính, thống kê, kho bạc…); Ảnh hưởng của các chủ nợ và trách nhiệm pháp lý có liên quan; Đường lối phát triển đất nước

Như vậy, để hệ thống KSNB thiết kế và vận hành một cách hiệu quả thì nhà quản

lý cần phải nhận thức rõ về tầm quan trọng của những yếu tố thuộc về môi trường kiểm soát, nó là tiền đề cho việc thiết kế các bộ phận hợp thành tiếp theo của hệ thống KSNB

Hệ thống thông tin, là hệ thống trợ giúp, trao đổi thông tin, mệnh lệnh, chuyển

giao kết quả trong một đơn vị, nó được truyền đạt từ cấp trên xuống cấp dưới và thông tin

từ cấp dưới lên, giữa các bộ phận với nhau trong một thể thống nhất Hiện nay công nghệ thông tin rất phát triển, theo đó là hệ thống mạng máy tính cũng phát triển không ngừng,

sự truyền đạt thông tin cũng trở lên dễ dàng và nhanh chóng hơn, nó cho phép từng nhân viên có thể nắm bắt thông tin liên quan đến mình một cách chính xác và nhanh nhất để thực hiện tốt nhiệm vụ của mình Thông tin là yếu tố quyết định để ra các quyết định quản lý, kiểm soát chỉ có thể thực hiện được khi thông tin trung thực, đáng tin cậy, kịp thời và thông suốt

Hệ thống thông tin của một đơn vị bao gồm: thông tin thị trường, thông tin thống

kê, thông tin nghiệp vụ kỹ thuật, thông tin tài chính và thông tin phi tài chính… Trong đó thông tin tài chính kế toán có một vị trí quan trọng trong quản lý tài sản cũng như ra quyết định điều hành công ty Hệ thống thông tin kế toán bao gồm: hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống sổ sách kế toán, hệ thống tài khoản và các báo cáo kế toán Hệ thống thông tin kế toán có vai trò trung tâm kết nối các hệ thống khác (để cung cấp thông tin về tình mua hàng, bộ phận kế toán phải phối hợp với bộ phận lập kế hoạch mua hàng, để cung cấp thông tin về tình hình tiêu thụ, bộ phận kế toán phải phối hợp với phòng kinh doanh hay bộ phận bán hàng, để cung cấp tình hình về lương thì bộ phận kế toán phải phối hợp với phòng tổ chức…) Hệ thống thông tin kế toán có mối liên hệ mật thiết và chi phối tới mọi hệ thống thông tin của các bộ phận khác, sự chậm chễ, thiếu chính xác của hệ thống thông tin kế toán sẽ kéo theo một loạt các hoạt động của đơn vị bị ảnh hưởng, không chỉ

là các hoạt động bên trong mà còn ảnh hưởng cả đến các hoạt động bên ngoài đơn vị (kế

toán lạm dụng quyền hạn, chậm chễ trong khâu xử lý chứng từ, ảnh hưởng đến nhà cung cấp không bán hàng, ảnh hưởng đến quá trình sản xuất Sự cung cấp thông tin không chính xác cho các nhà đầu tư dẫn đến mất niềm tin …)

Để hệ thống thông kế toán vận hành một cách thông suốt thì điều đầu tiên và cũng

là khâu quan trọng nhất là thiết kế được quá trình lập và luân chuyển chứng từ Bất kỳ một sự luân chuyển nào cần phải đưa ra các yêu cầu và thời gian hoàn thành để đảm bảo

sự thông suốt và chính xác Mục đích của hệ thống thông tin kế toán là sự nhận biết, thu thập, phân loại, ghi sổ và báo cáo các nghiệp vụ kinh tế tài chính của một tổ chức, thỏa mãn chức năng thông tin và kiểm tra của hoạt động kế toán Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải đảm bảo các mục tiêu kiểm soát chi tiết: Tính có thực (không được ghi chép nghiệp vụ không có thực vào sổ sách kế toán); sự phê chuẩn (đảm bảo mọi nghiệp vụ phải được phê chuẩn hợp lý); tính đầy đủ (đảm bảo việc phản ánh trọn vẹn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh); sự đánh giá (đảm bảo không có sai phạm trong việc tính toán và đánh giá); sự phân loại (đảm bảo việc ghi chép vào đúng tài khoản và sổ sách theo chế độ); tính đúng kỳ (ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên nguyên tắc cơ sở dồn tích; Quá trình chuyển sổ và tổng hợp phải chính xác (số liệu ghi trên sổ phải được cộng số phát sinh, rút ra số dư cuối kỳ, chuyển sổ chính xác, tổng hợp và trình bày trên báo cáo

tài chính một cách chính xác) Hiện nay phần mềm kế toán và hệ thống mạng rất phát triển, điều này hỗ trợ rất nhiều cho hệ thống thông tin kế toán phát triển

Thủ tục kiểm soát, Thủ tục kiểm soát là toàn bộ các chính sách, thủ tục được thực

hiện nhằm hỗ trợ nhà quản lý phát hiện và ngăn ngừa rủi ro để đạt được mục tiêu của đơn

vị, vì vậy cần phải thiết kế và áp dụng nhiều thủ tục kiểm soát phù hợp với đặc thù của đơn vị theo từng cấp độ và loại hình hoạt động Trên thực tế không thể có tập hợp thủ tục kiểm soát chuẩn áp dụng cho mọi tổ chức khác nhau và cho mọi hoạt động Tuy nhiên có thể kể đến một số các thủ tục kiểm soát chủ yếu bao gồm:

- Phân chia trách nhiệm đầy đủ: nghĩa là một người không thể giải quyết mọi mặt của nghiệp vụ từ khi hình thành cho đến khi kết thúc Một người không thể kiêm nhiệm chức năng phê chuẩn, thực hiện, ghi chép nghiệp vụ và bảo quản tài sản Mục đích của thủ tục này để nhân viên kiểm soát lẫn nhau, phát hiện nhanh chóng các sai sót

- Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và các nghiệp vụ: nhằm kiểm tra tính xác thực, đầy đủ và phê chuẩn các nghiệp vụ cần phải thực hiện nhiều hoạt động kiểm soát, như vậy mới có được những thông tin đáng tin cậy Để kiểm soát quá trình xử lý thông tin cần phải kiểm soát chặt chẽ hệ thống chứng từ, sổ sách và phê chuẩn các nghiệp vụ phải đúng đắn cụ thể: qui định chứng từ, sổ sách phải đầy đủ Lập, kiểm tra so sánh và phê duyệt các số liệu, tài liệu liên quan đến đơn vị; Kiểm tra tính chính xác của các số liệu tính toán; Kiểm tra chương trình ứng dụng và môi trường tin học; Kiểm tra số liệu giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết; Kiểm tra và phê duyệt tài liệu kế toán; Đối chiếu số liệu nội bộ với bên ngoài; So sánh đối chiếu kết quả kiểm kê thực tế với số liệu trên sổ kế toán;

- Kiểm soát vật chất: nó được thực hiện cho các loại sổ sách và tài sản, kể cả những ấn chỉ đã được đánh số thứ tự trước nhưng chưa sử dụng cũng như cần hạn chế sự tiếp cận với các chương trình tin học và những hồ sơ dữ liệu

- Kiểm tra độc lập việc thực hiện: nghĩa là người kiểm tra và người thực hiện phải khác nhau, thành viên thực hiện kiểm tra phải độc lập với đối tượng được kiểm tra

- Phân tích, dà soát hay soát xét lại việc thực hiện: là việc xem xét lại những việc

đã thực hiện bằng cách so sánh số thực tế so với kế hoạch, dự toán, kỳ trước và các dữ liệu khác có liên quan Đồng thời còn xem xét trong mối quan hệ với tổng thể để đánh giá quá trình thực hiện để từ đó điều chỉnh, thay đổi kế hoạch phù hợp

Để thiết kế các thủ tục kiểm soát trên nhà quản lý cần áp dụng các nguyên tắc căn bản nhất

Thứ nhất, Nguyên tắc phân công, phân nhiệm, nguyên tắc này đòi hỏi trách nhiệm

và công việc cần được phân chia cụ thể và rõ ràng cho từng bộ phận cho từng cá nhân, từ

đó tạo nên sự chuyên môn hóa trong công việc, sai sót nếu có xảy ra thì đã có kiểm tra chéo lẫn nhau để xử lý kịp thời Sự phân công, phân nhiệm cũng xác định trách nhiệm của từng bộ phận, cá nhân, từng bộ phận sẽ hiểu rõ công việc của mình để phát huy hiệu quả liên quan đến công việc của mình Ngoài ra đây cũng là cơ sở để khen thưởng, động viên kịp thời khi một bộ phận làm việc tốt, phát huy tình thần trách nhiệm, tăng cường hiệu quả hoạt động của đơn vị

Thứ hai, Nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc này qui định phải có sự phân

tách thích hợp về trách nhiệm trong các nghiệp vụ có liên quan, cho phép kiểm tra lẫn nhau trong việc thực hiện nhiệm vụ, tránh tình huống một người mắc sai sót, không tuân thủ qui định lại là người có thể che dấu sự sai sót đó, việc phát hiện ra sai sót không thuộc trách nhiệm của ai (không có sự kiểm soát) Việc phân chia các chức năng phụ thuộc vào qui mô của doanh nghiệp, song cần cố gắng tách chức năng phê chuẩn và chức năng thực hiện, chức năng thực hiện và chức năng kiểm soát, chức năng ghi sổ và bảo quản tài sản (kế toán không được kiêm nhiệm thủ kho, thủ quỹ Kế toán trưởng không là

vợ, chồng của giám đốc, không được kiêm trưởng ban kiểm soát) Việc phân tách chức năng này cho phép kiểm tra đối chiếu lẫn nhau để tăng cường tính kiểm soát và giảm khả năng gian lận Trong một số trường hợp đặc biệt sự phân công, phân nhiệm phải đảm bảo phải bất kiêm nhiệm trong đó người phê duyệt không phải là người thực hiện, người thực hiện không phải là người kiểm soát

Thứ ba, Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn, uỷ quyền là cấp dưới được cấp trên

giao cho quyết định giải quyết một số công việc trong phạm vi nhất định Cấp trên vẫn phải chịu trách nhiệm về công việc mà mình uỷ quyền và phải duy trì một sự kiểm tra nhất định Quá trình ủy quyền tiếp tục mở rộng xuống các cấp thấp hơn tạo nên một hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn nhưng vẫn tạo nên sự thống nhất và tập trung trong toàn bộ đơn vị Bên cạnh đó để tuân thủ tốt các qui trình kiểm soát, mọi hoạt động phải được phê chuẩn đúng đắn, sự phê chuẩn được thể hiện ở phê chuẩn chung (thực hiện thông qua việc xây dựng các chính sách chung về những hoạt động cụ thể cho các đơn vị cấp dưới), sự phê chuẩn cụ thể (được thực hiện theo từng nghiệp vụ riêng) Khi quyết định của nhà quản lý muốn được thực thi thì cần phải được phê chuẩn, sự phê chuẩn gắn với quyền hạn được giao

Như vậy, với cách tiếp cận hệ thống KSNB gồm ba yếu tố như đã phân tích trên

đây thì nội dung của ba yếu tố cấu thành cũng bao hàm cả hệ thống giám sát nhưng nội

dung của nó lại nằm ở thủ tục kiểm soát và môi trường kiểm soát trong cách tiếp cận của luận án cụ thể: giám sát được thực hiện bởi hai hình thức là giám sát thường xuyên hay kiểm soát ở mức thấp (diễn ra ngay trong quá trình hoạt động, thông qua các hoạt động quản lý và các thủ tục kiểm soát), giám sát định kỳ hay kiểm soát ở mức cao thường được thực hiện thông qua các nhà quản lý và bộ phận kiểm toán nội bộ, qua đó phát hiện những yếu kém trong HTKSNB để đưa ra biện pháp cải thiện Phạm vi và mức độ của giám sát định kỳ tuỳ thuộc vào việc đánh giá rủi ro và tính hiệu quả của các thủ tục giám

sát thường xuyên Còn về yếu tố đánh giá rủi ro, ở Việt Nam chưa cập nhật với bản chất

là quá trình xác định các sai phạm tiềm tàng và thiết kế chính sách, thủ tục KSNB để ngăn ngừa hoặc phát hiện kịp thời các sai phạm này Quá trình đánh giá rủi ro bao gồm xác định, phân tích và quản lý các rủi ro ảnh hưởng trực tiếp tới việc xác định các mục tiêu của doanh nghiệp, nhưng đa số các doanh nghiệp ở Việt Nam nói chung và tại Tập đoàn Hoá chất việt Nam nói riêng chưa thiết kế một bộ phận chuyên trách để làm công việc này, chưa xây dựng quy trình đánh giá rủi ro một cách khoa học và đầy đủ và chưa quan tâm thiết kế các thủ tục kiểm soát để hạn chế các rủi ro đó Do vậy Luận án không

đi vào nghiên cứu riêng một bộ phận tách biệt độc lập trong yếu tố cấu thành của

HTKSNB mà sẽ xem xét đánh giá rủi ro được thiết kế là một chức năng, hoạt động trong công tác lập kế hoạch kinh doanh và từ đó thiết kế các thủ tục kiểm soát để ngăn chặn, hạn chế các rủi ro đó Các chính sách và thủ tục cần phải được kiểm tra lại để đảm bảo

các hoạt động cần thiết đạt được mục tiêu của doanh nghiệp được thực hiện một cách có hiệu quả

Mô hình tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ được khái quát tại sơ đồ dưới đây

Sơ đồ 1.4: Mô hình tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ

Hệ thống KSNB

Môi trường kiểm soát

- Đặc thù quản lý

- Cơ cấu tổ chức

- Chính sách nhân sự

- Công tác kế hoạch

- Uỷ ban kiểm soát

- Bộ phận kiểm toán nội bộ

- Môi trường KS bên ngoài

Đảm bảo việc thực hiện chế

độ pháp lý

Bảo đảm hiệu quả hoạt động

Chính sách

kiểm soát

Thủ tục kiểm soát

Có thể nói hệ thống KSNB được hợp thành bởi các yếu tố cơ bản là môi trường kiểm soát, hệ thống thông tin và thủ tục kiểm soát Nó được thiết lập và có vai trò quan trọng trong công tác quản lý đặc biệt là đối với doanh nghiệp có qui mô lớn Việc xây dựng một hệ thống KSNB hữu hiệu là chìa khóa thành công cho công tác quản lý Trong mười năm trở lại đây, ở Việt Nam xu hướng phát triển doanh nghiệp theo mô hình tập đoàn (mô hình công ty mẹ - công ty con) ngày càng nhiều, do vậy các nhà quản lý ngày càng quan tâm hơn tới việc xây dựng hệ thống KSNB hữu hiệu để tăng năng lực quản lý, nâng cao hiệu quả hoạt động, đảm bảo đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp đã đặt ra

1.3 Hệ thống kiểm soát nội bộ trong các tập đoàn kinh tế

1.3.1 Khái quát chung về tập đoàn kinh tế

1.3.1.1 Khái niệm và vai trò của tập đoàn kinh tế

Lịch sử ra đời và phát triển của các tập đoàn kinh tế gắn liền với quá trình phát

triển của các doanh nghiệp đơn lẻ sáp nhập để tích tụ và cạnh tranh, từ đó có thể sản xuất

hàng loạt sản phẩm, giảm giá thành, mở rộng thị trường, hình thành nên hệ thống phân phối mới, để giảm chi phí và ổn định đầu vào các công ty tiến hành tổ chức các bộ phận cung tiêu dưới dạng chi nhánh hay công ty con, việc quản lý theo chuỗi kinh tế được hình thành Mỗi một doanh nghiệp chỉ là một mắt xích trong toàn bộ hệ thống từ khâu đầu vào, sản xuất cũng như tiêu thụ sao cho chi phí giao dịch nội bộ là tối thiểu Sự hình thành và phát triển của tập đoàn dựa vào các tiền đề kinh tế nhất định và gắn liền với sự phát triển của nền sản xuất xã hội, các ràng buộc về tài chính, quyền sở hữu, nghĩa vụ Mặt khác nó còn dựa vào nền tảng công nghệ sản xuất hàng loạt và đảm nhiệm tất cả các khâu trong quá trình liên kết và chuyên môn hóa Cho đến nay nhận diện về tập đoàn kinh tế hiện nay rất đa dạng Tập đoàn kinh tế ở nhiều nước khác nhau gắn với tên gọi khác nhau Nhiều nước gọi là group hay business group; ở Ấn độ dùng thuật ngữ business house; ở Nhật bản trước chiến tranh thế giới thứ hai gọi là zaibatsu và sau chiến tranh thế giới thứ hai gọi là keiretsu; ở Trung quốc gọi là tập đoàn doanh nghiệp …Tùy theo điều kiện thời gian và trình độ phát triển, mục tiêu quản lý của mỗi quốc gia, người

ta có nhiều quan điểm khác nhau về tập đoàn kinh tế

Theo cuốn từ điển Businness English của Longman “Tập đoàn kinh tế là một tổ hợp các công ty độc lập về mặt pháp lý nhưng tạo thành một tập đoàn gồm một công ty

mẹ và một hay nhiều công ty hay chi nhánh góp vốn cổ phần chịu sự kiểm soát của công

ty mẹ” [19, tr 9]

Theo cuốn từ điển kinh tế của Nhật Bản, tập đoàn (keiretsu) “Tập đoàn là tổ hợp

các doanh nghiệp độc lập về mặt pháp lý nắm giữ cổ phần của nhau và thiết lập được mối quan hệ mật thiết về nguồn vốn, nguồn nhân lực, công nghệ, cung ứng nguyên vật liệu và tiêu thụ sản phẩm” [19, tr10]

Theo một số nước như Hà Lan, Anh, Đan Mạch cho rằng “Tập đoàn kinh tế là sự liên kết giữa nhiều chủ thể kinh tế có chung lợi ích, có mối quan hệ sở hữu và khế ước với nhau, cùng tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh trong một hoặc nhiều nghành nghề, nhiều lĩnh vực kinh tế [49, tr8]

Ở Hàn quốc, tập đoàn (chaebol) được sử dụng để chỉ một liên kết gồm nhiều công

ty hình thành quanh một công ty mẹ Thông thường các công ty con này nắm giữ cổ phần/ vốn góp của nhau và do một gia đình điều hành [19, tr10]

Theo kết quả nghiên cứu của Viện Nghiên cứu Quản lý kinh tế Trung Ương (2003), ở Trung Quốc, năm 1995, tập đoàn được xác định là một hình thức liên kết giữa các doanh nghiệp, bao gồm công ty mẹ và các doanh nghiệp thành viên (công ty con và doanh nghiệp liên kết khác) [92, tr12] Công ty mẹ là hạt nhân của tập đoàn, là đầu mối liên kết giữa các doanh nghiệp thành viên với nhau Các doanh nghiệp thành viên tham gia liên kết tập đoàn phải có đầy đủ quyền và nghĩa vụ của một pháp nhân độc lập Bản thân tập đoàn không có tư cách pháp nhân Năm 1997, Trung quốc bổ sung thêm yếu tố định lượng vào khái niệm về tập đoàn kinh tế, theo đó tập đoàn kinh tế Trung Quốc là một hình thức liên kết giữa các doanh nghiệp bao gồm công ty mẹ có số vốn đăng ký tối thiểu 50 triệu nhân dân tệ, tổng số vốn đăng ký của cả tập đoàn phải lớn hơn 100 triệu nhân dân tệ, công ty mẹ phải có tối thiểu 5 công ty con, tất cả doanh nghiệp thành viên của tập đoàn phải có tư cách pháp nhân [92, tr12]

Ở Việt Nam, cho đến nay tập đoàn kinh tế chưa được pháp lý hóa, nhưng phần lớn các nhà nghiên cứu cho rằng “Tập đoàn kinh tế là tổ hợp các công ty hoạt động trong một hay những ngành khác nhau trong phạm vi một hay nhiều nước, trong đó có một Công ty

mẹ nắm quyền lãnh đạo, chi phối hoạt động của các công ty con về mặt tài chính và chiến lược phát triển Tập đoàn kinh tế là một cơ cấu tổ chức vừa có chức năng kinh doanh, vừa

có chức năng liên kết kinh tế nhằm tăng cường khả năng tích tụ, tập trung, tăng khả năng cạnh tranh và tối đa hóa lợi nhuận” [57, tr8] Luật doanh nghiệp năm 2005 cho rằng “Tập đoàn là một trong những hình thức của nhóm công ty - tập hợp các công ty có mối quan hệ gắn bó lâu dài với nhau về lợi ích kinh tế, công nghệ, thị trường và các dịch vụ kinh doanh khác” [41, tr 81]

Từ các khái niệm trên đây, theo quan điểm của Tác giả có thể đưa ra một khái

niệm về tập đoàn kinh tế như sau: Tập đoàn kinh tế là một tập hợp các chủ thể kinh tế trong đó có công ty mẹ và các doanh nghiệp (đơn vị) thành viên có tư cách pháp nhân, có mối quan hệ sở hữu hoặc liên kết gắn bó lâu dài về lợi ích kinh tế, công nghệ, thị trường, các dịch vụ khác và chiến lược kinh doanh hoạt động trong nhiều ngành, lĩnh vực khác nhau nhằm tăng cường tích tụ, tập trung, tăng khả năng cạnh tranh và tối đa hoá lợi ích

Như vậy, cho đến nay trên thế giới cũng như tại Việt Nam chưa có một khái niệm

thống nhất về tập đoàn kinh tế Mỗi quốc gia thường đưa ra khái niệm về tập đoàn kinh tế cho phù hợp với điều kiện cụ thể cũng như đường lối, chính sách phát triển kinh tế của quốc gia mình, khái niệm về tập đoàn kinh tế ngày càng trở lên rõ nét và cũng có thể được thay đổi theo chính sách phát triển kinh tế trong mỗi một thời kỳ Sự ra đời và phát triển của các tập đoàn kinh tế là tất yếu khách quan trong nền kinh tế thị trường, vai trò của các tập đoàn kinh tế là rất lớn được thể hiện:

Thứ nhất, tập đoàn cho phép huy động được các nguồn lực vật chất, lao động và

vốn trong xã hội vào quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, tạo ra sự hỗ trợ lẫn nhau, phát huy được lợi thế của kinh tế có qui mô lớn, khai thác triệt để thương hiệu, hệ thống dịch vụ, tăng cường sức mạnh kinh tế và khả năng cạnh tranh của từng thành viên ra bên ngoài, hạn chế đến mức tối đa sự cạnh tranh giữa các công ty thành viên, khai thác triệt

để thương hiệu Mặt khác nhờ liên kết chặt chẽ giữa các công ty thành viên sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho chúng thống nhất chiến lược trong phát triển kinh doanh