Báo cáo xây dựng và bảo trì phần mềm - Đề tài Xây dựng và bảo trì phần mềm quản lý online VinaMilk
Trang 1BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH DOANH VÀ CÔNG NGHỆ HÀ NỘI
Trang 2I Xác định và lựa chọn dự án:
- Là một công ty cổ phần sữa chuyên sản xuất, kinh doanh sữa và các sản phẩm từ sữa cũng như các thiết bị máy móc liên quan tại Việt Nam Theo thống kê của Liên Hợp Quốc, công ty lớn thứ 15 tại Việt Nam (2007), có giá trị thương hiệu đứng đầu (2016-2017), là công ty sữa hàng đầu với hơn 200 nhãn hàng sản phẩm bao gồm sữa nước, sữa tươi, sữa chua, v… v… cùng với đó là hàng chục nghìn nhân viên và hàng trăm nghìn nhân công Đi kèm đó là chuỗi cửa hàng, đại lý đi kèm trải dài khắp 63 tỉnh thành lên tới hơn 220.000 đã tạo ra vấn đề đòi hỏi một hệ thống quản lý xuyên suốt giúp thông tin được thống nhất, kịp thời và rõ ràng.
- Phầm mềm quản lý cho Vinamilk sẽ đáp ứng nhu cầu này.
II Khởi động và lập kế hoạch dự án:
II.1 Khởi tạo hệ thống:
Trang 3A Hệ thống quản lý chuỗi cung ứng sản phẩm
▫ Bắt đầu từ các hộ nông dân, trang trại nuôi bò sẽ cung cấp sản phẩm là sửa tươi chưa qua xử lý cho các trung tâm ở từng vùng.
▫ Tại đây các trung tâm sẽ tiến hành kiểm tra chất lượng sữa, các thành phần Nếu không đủ tiêu chuẩn sẽ trả về các hộ dân, trang trại và cho nhân viên, chuyên gia về xử lí, kiểm tra hỗ trợ Nếu đủ tiêu chuẩn sẽ tiến hành thêm các chất giúp bảo quản sữa tốt hơn, cho vào các bồn chứa, chuẩn bị chuyển về nhà máy sản xuất.
Trang 4▫ Công ty tiến hành kiểm tra các thành phần, nguyên liệu bổ sung từ nước ngoài Chuyển về nhà máy sản xuất.
▫ Nhà máy kết hợp sữa tươi tiêu chuẩn đã qua xử lý thô kết hợp cùng nguyên liệu sữa bổ sung đã được nhập khẩu Tiến hành đóng gói chuyển cho bên phân phối.
1 Module chức năng lập nhu cầu sản xuất
Module này cho phép thực hiện việc tập hợp các yêu cầu về hàng hóa từ nguồn dự báo (Forecast) và đơn hàng của khách hàng (Sales Order) để lập ra nhu cầu hàng hóa cần sản xuất tại những thời điểm nhất định
2 Module chức năng lập kế hoạch sản xuất
Giúp thực hiện tạo các lệnh sản xuất dựa trên số liệu hàng hóa cần sản xuất Như vậy, chức năng này cho phép bộ phận lập kế hoạch sản xuất quản lý được thông tin kế hoạch sản xuất của Công ty Hơn nữa còn được tích hợp với phân hệ họach định nhu cầu để tính toán nhu cầu nguyên vật liệu cung ứng cho việc sản xuất
- Phân hệ hỗ trợ ghi nhận thông tin và quản lý kế hoạch sản xuất:
- Phân cấp theo kế hoạch tổng hợp và kế hoạch chi tiết.
- Liên kết các kế hoạch sản xuất.
- Phân loại kế hoạch theo: loại kế hoạch, tình trạng kế hoạch, đối tác, thời kỳ, loại sản phẩm
- Thông tin về thời gian thực hiện công đoạn.
- Tỷ lệ hao hụt, phế phẩm.
Trang 5- Thông tin quá trình chuyển giao sản phẩm giữa hai công đoạn với nhau.
- Thông tin về định mức nguyên vật liệu, định mức lao động, định mức sử dụng máy móc, thiết bị.
- Tùy biến thay đổi thiết kế sản phẩm trong quá trình sản xuất
3 Chức năng hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu
- Hỗ trợ việc tính toán các yêu cầu về nguyên vật liệu dựa theo kế hoạch sản xuất.
- Trên cơ sở thông tin về kế hoạch sản xuất, phân tích năng lực và nguồn lực của hệ thống sản xuất,
- Tự động tính toán nhu cầu nguyên vật liệu để có các hành động như gửi yêu cầu mua nguyên vật liệu để thực hiện công tác mua nguyên vật liệu phục vụ sản xuất.
- Chức năng này sẽ thay thế công việc lập kế hoạch điều độ sản xuất của nhà máy đối với việc tính toán khả năng cung ứng của nguyên vật liệu và các nguồn lực khác
4 Quản lý định mức nguyên vật liệu và Công đoạn sản xuất
- Cho phép nhà máy xây dựng các định mức nguyên vật liệu cho các loại sản phẩm.
- Hệ thống cho phép xây dựng định mức nhiều cấp, xác định các công đoạn sản xuất
(Routing) và các nguồn lực tương ứng sử dụng trong từng công đoạn đối với từng sản phẩm.
- Nhờ vậy, việc quản lý thông tin của quá trình sản xuất và tính giá thành sẽ được thực hiện
dễ dàng hơn
5 Quản lý tiến độ sản xuất
- Theo dõi tiến độ sản xuất từng lô sản phẩm và lệnh sản xuất
- Theo dõi tiến độ sản xuất từng công đoạn
6 Cảnh báo khi yêu cầu nguyên vật liệu phát sinh
- Yêu cầu nguyên vật liệu khi tồn kho phân xưởng đã hết không đủ đáp ứng số nguyên vật liệu cần cho công đoạn theo như thiết kế.
- Giao nguyên vật liệu cho phân xưởng và phân phối nguyên vật liệu cho nhân viên.
- Tính toán lượng nguyên vật liệu cần thiết theo định mức cho lô sản phẩm.
- Theo dõi lượng sản phẩm trên kế hoạch và thực tế theo thời kỳ.
- Theo dõi tiến độ sản xuất từng lô sản phẩm và lệnh sản xuất.
- Cập nhật nguyên vật liệu sử dụng.
- Ghi nhận và theo dõi tồn kho phân xưởng.
- Chuyển trả nguyên vật liệu về kho.
- Thực hiện phân công máy móc, thiết bị:
- Quản lý máy móc, thiết bị hiện có tại phân xưởng.
- Phát sinh nhu cầu sử dụng máy móc để thực hiện công đoạn theo thiết kế.
- Lên lịch hoạt động máy móc.
- Phân công máy móc, thiết bị cho từng công đoạn và nhân viên.
- Đóng gói dán barcode cho sản phẩm
Trang 66 Quản lý nhân công
- Lên lịch làm việc, đi ca cho nhân viên.
- Theo dõi quá trình vào – ra.
- Theo dõi, điều chuyển nhân công từ phân xưởng này sang phân xưởng khác
- Phân công công việc, phân công sản phẩm cho nhân viên theo nhóm hoặc chi tiết đến từng người.
7 Chấm công nhân viên theo thời gian (vào ra) bằng thẻ mã vạch (barcode)
- Chuyển sản phẩm tạo thành từ công đoạn này sang công đoạn khác (chuyển trả sản phẩm khi không đạt yêu cầu).
- Kiểm tra các chỉ tiêu thông số kỹ thuật của sản phẩm, kiểm tra số lượng theo từng mức chất lượng.
- Kiểm soát chi phí sử dụng máy móc, thiết bị (điện, công cụ dụng cụ, …), khấu hao máy móc.
- Thống kê sản phẩm hỏng.
- Nhập kho thành phẩm, bán thành phẩm.
- Tích hợp đồng bộ chấm công nhân viên trực tuyến trên website liên kết về Phần mềm
8 Module quản lý chi tiết sản phẩm
- Quản lý hợp đồng, đơn đặt hàng theo sản phẩm
10 Module quản lý Kho
- Quản lý xuất, nhập
- Quản lý kho hàng tại nhiều địa điểm, chi nhánh khác nhau
- Hỗ trợ quản lý kho bằng mã hàng hay bằng mã vạch (barcode)
- Hỗ trợ quản lý các mặt hàng cần theo dõi đích danh: serial number, IMEX,
- Hỗ trợ cảnh báo hàng tồn kho theo định mức
- Hỗ trợ kiểm kho tự động bằng máy kiểm kho
- Quản lý các phiếu nhập, xuất, điều chỉnh, kiểm kê kho
- Theo dõi chính xác việc nhập xuất của từng sản phẩm hay nhóm sản phẩm
- Xem tồn kho hiện tại của sản phẩm một cách nhanh chóng
- Dự đoán số lượng hàng sẽ xuất theo dữ liệu xuất trong lịch sử
Trang 711 Module quản lý Mua hàng
- Quản lý đề xuất mua nguyên vật liệu: từ báo giá đến chọn nhà cung cấp
- Quản lý tình trạng mua nguyên vật liệu: duyệt, không duyệt, đề xuất khác
- Quản lý danh sách đơn đặt hàng
- Lập phiếu mua hàng, phiếu nhập kho
- Quản lý danh sách mua hàng
- Quản lý công nợ phải trả nhà cung cấp
B Hệ thống quản lý phân phối
Gồm hai hình thức phân phối chính truyền thông và hiện đại
Truyền thông: Phân phối qua các đại lý, điểm bán lẻ tới người tiêu dùng.
Hiện đại: Phân phối qua các siêu thị, chuỗi cửa hàng tiện lợi Các cửa hàng giới thiệu sản phẩm hoặc xuất khẩu ra nước ngoài.
Trang 8C Hệ thống quản lý kho bãi
Yêu cầu phần mềm quản lý kho
Chuyên nghiệp
Đáp ứng nhu cầu quản lý một hoặc nhiều kho
Cho phép quản lý nhiều kho online với tốc độ truy nhập nhanh
Có thể quản lý kho cho các đơn vị kinh doanh hoặc sản xuất
Không chỉ là công cụ ghi chép, báo cáo mà còn là công cụ tư vấn, định hướng và hỗ trợ ra quyết định chonhà quản lý
Lĩnh vực áp dụng :
§ Quản lý kho vật tư
Danh sách module chính:
§ Module Quản lý nhập kho
§ Module Quản lý xuất kho
§ Module kiểm kho
§ Module Quản trị hệ thống, phân quyền người dùng
§ Module chuyển kho nội bộ
§ Module Báo cáo-thống kê
§ Các module khác
Trang 9Mô tả chi tiết các module:
1 Module Quản lý đơn hàng
- Đơn đặt hàng(SO-Sale Order): khách đặt hàng trước khi chuyển thành phiếu xuất bán/sử dụng, theo dõitrạng thái SO (hàng đã/chưa shipped, đã/ chưa lập hóa đơn Invoice, đã bị hủy (cancelled)…)
- Cho phép áp dụng quy trình phê duyệt/ xác nhận: nhân viên sale lập phiếu SO → quản lý duyệt → kế
toán xuất hóa đơn → kho xuất hàng.
- Đơn mua hàng (PO-Purchasing Order): đặt hàng của nhà cung cấp trước khi chuyển thành phiếu nhậpkho, theo dõi trạng thái SO (hàng đã/chưa shipped, đã/ chưa lập hóa đơn Invoice, đã bị hủy (cancelled)…)
-Cho phép áp dụng quy trình phê duyệt/ xác nhận: nhân viên kho lập phiếu PO → quản lý duyệt → kế
toán gửi đơn mua hàng → kho nhập hàng.
2 Module Nhập Kho:
- Quản lý nhập kho theo PO đã được phê duyệt
- Tổng hợp báo cáo nhập kho theo SO →PO→Phiếu nhập kho.
- Nhập kho nhiều đợt theo PO
- Hỗ trợ nhập kho trên thiết bị mã vạch cầm tay
- Báo cáo nhập kho theo thời gian bất kỳ, phân nhóm theo từng nhà cung cấp, …
Trang 103 Module Quản lý Kho hàng
- Quản lý danh mục phân nhóm vật tư, thành phẩm (cho phép định nghĩa mô hình phân cấp- cây thư mục
hàng hóa n cấp)
- Quản lý vật tư bằng mã vạch, số lô …
- Quản lý phân cấp hàng hóa, gồm nhiều đơn vị khác nhau (VD: 1 thùng 12 chai, mỗi chai 50ml, …)
- Danh mục kho, phòng ban: Hỗ trợ không giới hạn
- Quản lý xếp hàng trong kho, thẻ kho
- Quản lý kiểm kho: so sánh số liệu thực tế và số liệu trên phần mềm, gợi ý điều chỉnh tăng hoặc giảm
để cân đối số liệu.
- Quản lý kế hoạch nhập hàng, lập dự báo hàng tồn kho, lô hàng sản xuất
- Quản lý sổ kho hàng hóa (dạng Pivote Table): tồn đầu, nhập, nhập trả, nhập nội bộ, xuất nội bộ, xuất bán,xuất trả, tồn cuối)
- Hỗ trợ barcode (mã vạch), vật tư nhập kho in mã vạch theo yêu cầu người dùng Mã vạch bao gồm mãvật tư và số lô
- Quản lý tồn kho vật tư theo định mức tối đa và tối thiểu
- Quản lý xuất kho theo số lượng tồn khả dụng Theo dõi số lượng tồn theo chế độ tồn sổ sách và tồn thựctế
- Hỗ trợ in ấn tem, mẫu tem
- Ứng dụng thiết bị mã vạch vào quy trình kiểm kho
Trang 114 Module quản lý xuất kho
- Bao quát toàn bộ nghiệp vụ xuất kho, nhận hàng trả lại của từng bộ phận/ kho với nhiều lựa chọn về
thao tác do người dùng tự định nghĩa
- Giao diện thân thiện và dễ dàng cho user
- Hỗ trợ nhiều cách khác nhau để thêm mặt hàng vào phiếu xuất
- Tìm kiếm mặt hàng nhanh chóng dựa trên công cụ tìm kiếm thông minh
- Tìm kiếm phiếu xuất với đa dạng các tiêu chí tìm kiếm
- Hỗ trợ xuất hàng với nhiều tùy chọn, theo tên mặt hàng, mã vạch hoặc nhập mã số, …
- Hỗ trợ xuất theo tùy chọn phân cấp đơn vị
5 Module Báo Cáo-Thống kê
Tổng hợp số liệu kinh doanh, lập báo cáo nhanh chóng chỉ bằng thao tác đơn giản là 1 cú nhấp chuộta:
- Báo cáo động: tạo báo cáo theo ý của người dùng
- Dữ liệu báo cáo được biểu thị bằng đồ thị trực quan, bảng tính và có thể xuất ra file Word, Excel, PDF,
…hoặc in trực tiếp ra máy in
Trang 126 Module In mã vạch
- Module này sẽ giúp công in ra được mã vạch để dán lên sản phẩm/ hàng hóa của mình
- Khi in mã vạch, bạn có thể lựa chọn nhiều tiêu chí khác nhau sao cho phù hợp với nghiệp vụ quản lý
của mình Ví dụ, có in header, có in footer, có in giá, có in tiêu đề là thương hiệu của công ty…
- Có hỗ trợ da dạng các hình thức chọn đến mã hàng cần in, và đặc biệt là có thể in từ các phiếu nhập kho
để có số lượng mã vạch chính xác bằng số lượng hàng nhập vào kho
- Có hỗ trợ in bằng máy in Laser và in bằng máy in chuyên dụng… với số lượng cột tùy chọn trên trang in
7 Module Quản trị hệ thống, phân quyền người dùng
- Quản trị nhóm user: cho phép thêm, sửa, xóa các nhóm user trong hệ thống
- Quản trị user: cho phép thêm, sửa, xóa các user User được phân quyền vào nhóm nào thì sẽ có toàn
quyền mà nhóm user đó được phân Ngoài ra, hệ thống còn cho phép 1 user nằm trong 2 hoặc nhiều nhóm(trong trường hợp user được kiêm nghiệm nhiều công việc của các nhóm khác nhau, khi đó quyền cao nhấtcủa các nhóm đó sẽ được áp dụng cho user)
-Khi phân quyền cho user, hệ thống còn cho phép lựa chọn các kho mà user đó được quyền truy nhập.
Trong trường hợp user được phân quyền can thiệp vào dữ liệu của các kho nằm trên nhiều chi nhánh khácnhau Khi đó, tại thời điểm đăng nhập vào hệ thống, user sẽ được nhắc là chọn chi nhánh nào cho phiênlàm việc hiện hành (điều này sẽ giảm thiểu được sai sót khi user thực hiện các thao tác nhập liệu, vd: userkhông thể lập 1 phiếu xuất mà chọn được 2 kho của 2 chi nhánh khác nhau)
8 Module quản lý chuyển kho nội bộ
-Chuyển kho giữa các bộ phận khác nhau trong công ty
- Chuyển kho yêu cầu phải xác nhận (Approved), hoặc không yêu cầu xác nhận
- Điều phối viên chuyển kho có thể quản lý được trạng thái các phiếu chuyển trên toàn công ty
- Điều phối viên căn cứ vào báo cáo chuyển kho để nhắc nhở các thủ kho thực hiện duyệt/ xác nhận đã
nhận đủ hàng theo đúng quy trình
Trang 139 Module Bảo mật hệ thống
- Quản lý tài khoản sử dụng để đăng nhập vào chương trình
- Phân quyền người dùng: ai - được sử dụng module nào, tính năng gì, phạm vi ra sao in-xuất)
(thêm-sửa-xóa-tìm Log: Theo dõi tình hình đăng nhập, nhật ký sử dụng chương trình giúp bạn dễ dàng tìm ra các hành vi
nghi vấn, sai phạm của người sử dụng chương trình
- Quản lý truy cập: thiết lập cửa hàng nào, với license key nào được phép truy cập vào hệ thống
- Chống tấn công từ chối dịch vụ (DOS): tự động thẩm định và từ chối quyền truy cập của các kết nối
nghi vấn
- Cấu hình chính sách toàn hệ thống: cho phép tắt hoặc bật chế độ ngăn cấm việc nhập dữ liệu sai ngày
tháng; sửa giá, xem giá vốn, sửa chiết khấu, sửa thuế, sửa/ đổi mặt hàng khuyến mãi đi kèm mã hàng khibán Chức năng này sẽ giảm thiểu được sai sót của người sử dụng và ngăn chặn được hành vi cố tình gianlận
- Thay đổi các thông số chương trình
- Sao lưu và phục hồi dữ liệu
Trang 14D Hệ thống quản lý nhân sự
Chức năng quản lý nhân sự :
Thông tin về hồ sơ lý lịch:
viên, ngày sinh, nơi sinh, giới tính, sổ bảo hiểm, địa chỉ, điện thoại, chỗ ở hiện nay, đơn vị công tác, chức danh công tác, chức danh nghề
học, chính trị
vào công ty cho đến thời gian hiện tại.
Thông tin về hợp đồng lao động:
lao động: Hợp đồng thử việc, tập việc, hợp đồng chính thức có xác định thời hạn, không xác định thời hạn.
hợp đồng.
Trang 15Thông tin về đào tạo:
ngũ cán bộ nhân viên của công ty.
nhân viên.
Thông tin về tuyển dụng lao động:
vào hồ sơ nhân viên chính thức của công ty một cách tự động, không phải nhập liệu nhiều lần.
Thông tin về điều chuyển lao động:
phòng ban nào.
Thông tin quản lý các chính sách cho người lao động:
bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế.
Trang 16E Hệ thống quản lý trang thiết bị vật tư
1 Quản lý kế hoạch mua sắm thiết bị và chức năng duyệt yêu cầu mua sắm:
Phần mềm cho phép lập kế hoạch dự trù mua sắm trang thiết bị hàng tháng, quý, năm theo mẫu dự trù quy định của Bộ Y tế, Sở Y tế ban hành.
Đối với các bộ quản lý sẽ xem xét, đánh giá kế hoạch dự trù là phù hợp hoặc không phù hợp Trường hợp không phù hợp có thể tiến hành sửa chữa, thay đổi thêm vào danh sách dự trù hoặc xóa khỏi danh sách
dự trù cho đúng với yêu cầu đặt ra Sau đó tiến hành duyệt kế hoạch
dự trù và tổ chức thực hiện.
2 Quản lý bảo hành, bảo trì và sửa chữa:
Phần mềm tổng hợp và ghi nhận thông tin bảo hành theo hợp đồng cung cấp thiết bị Trường hợp các bảo hành sắp hết thời hạn bảo hành (còn 1 tháng bảo hành), phần mềm sẽ tiến hành thông báo (cảnh báo)
Trang 17để người quản lý nắm rõ để đưa ra quyết định gia hạn hoặc kết thúc (sau 1 tháng) hợp đồng bảo hành trang thiết bị.
Khi trang thiết bị tiến hành công tác bảo trì, hoặc bị hỏng hóc và sửa chữa, người quản lý trang thiết bị đó chỉ cần tạo lập phiếu bảo trì hoặc bảo hành, sửa chữa trên phần mềm Phần mềm sẽ tiếp nhận và gửi thông báo để gửi yêu cầu đến bộ phận kỹ thuật thực hiện yêu cầu bảo trì, bảo hành, sửa chữa.
Báo cáo và quản lý chi tiết kết quả bảo hành.
3 Quản lý hợp đồng mua sắm trang thiết bị:
Quản lý hợp đồng với khách hàng
Quản lý hợp đồng với nhà cung cấp
4 Quản lý điều chuyển trang thiết bị:
Xây dựng phiếu điều chuyển trang thiết bị, sử dụng cho việc điều chuyển trang thiết bị trong nội bộ cơ quan (từ khoa phòng – bộ phận
sử dụng này sang khoa phòng – bộ phận sử dụng khác) và điều chuyển trang thiết bị cho các bệnh viện khác sử dụng.
5 Quản lý thông tin cho thuê/ mượn trang thiết bị:
Thông tin cho thuê/mượn trang thiết bị đối với: