THỰC TRẠNG QUẢN lý hồ sơ SINH VIÊN của CHUYÊN VIÊN TRƯỜNG CAO ĐẲNG sư PHẠM TRUNG ƯƠNG

THỰC TRẠNG QUẢN lý hồ sơ SINH VIÊN của CHUYÊN VIÊN TRƯỜNG CAO ĐẲNG sư PHẠM TRUNG ƯƠNG THỰC TRẠNG QUẢN lý hồ sơ SINH VIÊN của CHUYÊN VIÊN TRƯỜNG CAO ĐẲNG sư PHẠM TRUNG ƯƠNG THỰC TRẠNG QUẢN lý hồ sơ SINH VIÊN của CHUYÊN VIÊN TRƯỜNG CAO ĐẲNG sư PHẠM TRUNG ƯƠNG

THỰC TRẠNG QUẢN LÝ HỒ SƠ SINH VIÊN CỦA CHUYÊN VIÊN TRƯỜNG CAO ĐẲNG SƯ PHẠM

TRUNG ƯƠNG

Khái quát về địa bàn nghiên cứu

Khái quát về trường Cao đẳng Sư phạm trung ương

- Chuẩn đầu ra các chương trình đào tạo trình độ cao đẳng hệ

chính qui của Trường Cao đẳng Sư phạm Trung ương (Ban hành kèm theo Quyết định số 399/QĐ-CĐSPTW ngày 11 tháng

5 năm 2016 của Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Sư phạm Trung ương)

1 Giáo dục Mầm non Chất lượng cao

2 Giáo dục Mầm non

3 Giáo dục Đặc biệt

4 Song ngành Giáo dục Mầm non - Giáo dục Đặc biệt

5 Công tác Xã hội

6 Giáo dục Công dân

7 Việt Nam học - chương trình Văn hóa du lịch

8 Song ngành Giáo dục Mầm non - Công tác Xã hội

9 Song ngành Quản lý Văn hóa - Việt Nam học

10 Ngành chính - ngành phụ: Giáo dục Công dân - Công tác Đội

11 Khoa học Thư viện

12 Thư kí Văn phòng

13 Quản trị Văn phòng

14 Lưu trữ học

15 Song ngành Giáo dục Mầm non - Quản trị Văn phòng

16 Công nghệ Thông tin

17 Sư phạm Tin học

18 Hệ thống thông tin quản lý

19 Công nghệ thiết bị trường học

20 Sư phạm Kĩ thuật công nghiệp

21 Kinh tế Gia đình - chương trình Chăm sóc trẻ

22 Song ngành Giáo dục Mầm non - Kinh tế Gia đình

23 Song ngành Giáo dục Mầm non - Công nghệ Thông tin

24 Sư phạm Âm nhạc

25 Sư phạm Âm nhạc - chương trình Sư phạm Âm nhạc trong trường Mầm non

26 Song ngành Giáo dục Mầm non - Sư phạm Âm nhạc

27 Quản lí Văn hóa

- Chuẩn đầu ra các chương trình đào tạo trình độ trung cấpchuyên nghiệp của Trường Cao đẳng Sư phạm Trung ương

(Ban hành kèm theo quyết định số 281B/QĐ-CĐSPTW ngày 01 tháng 4 năm 2015 của Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Sư phạm Trung ương)

Khái quát về phòng công tác sinh viên

QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN:

Tháng 12 năm 2003, Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Sưphạm Nhà trẻ Mẫu Giáo TW1 ban hành Quyết định 700/QĐTCthành lập phòng Công tác Sinh viên thuộc trường Cao đẳng Sưphạm Nhà trẻ Mẫu giáo Trung ương I ( nay là Cao đẳng Sưphạm Trung ương)

- Từ 2004 - 04/2010: Trưởng phòng Thạc sĩ Nguyễn Xuân Phương

Phó Phòng Thạc sĩ Phạm Tiến Thành

- Từ 08/2014 đến nay: Trưởng phòng Thạc sĩ Hoàng Kim Nam

Phó Phòng Đ/c Phương Thị Xuyên

Cơ cấu tổ chức của phòng Công tác sinh viên:

Phòng có 9 người, trong đó có 04 Thạc sỹ, 02 học viêncao học, 03 cử nhân Đại học; 50% là Đảng viên

Chức năng của phòng công tác sinh viên

Phòng Công tác Sinh viên là đơn vị đầu mối giúp việc choHiệu trưởng về Công tác HSSV trong Nhà trường; có tráchnhiệm triển khai các văn bản của Bộ Giáo dục và Đào tạo vềcông tác HSSV tới các khoa; thực thi các công việc về công tácHSSV dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Ban Giám hiệu Nhà trường

Nhiệm vụ của phòng công tác sinh viên

- Công tác tổ chức hành chính

+ Tổ chức tiếp nhận thí sinh trúng tuyển, sắp xếp bố trívào các lớp, chỉ định ban cán sự lớp, làm thẻ cho học HSSV;Quản lý hồ sơ HSSV;

+ Giải quyết các công việc hành chính có liên quan (làm

+ Tổ chức " Tuần sinh hoạt công dân - HSSV" đầu khóa,giữa khóa, cuối khóa; Tổ chức đối thoại HSSV; Tổ chức cáchoạt động văn hóa văn nghệ, thể dục thể thao và các hoạt độngngoài giờ cho HSSV;

+ Theo dõi công tác phát triển Đảng trong HSSV;

- Tổ chức tư vấn học tập, nghề nghiệp, việc làm choHSSV

- Thực hiện chế độ chính sách đối với HSSV (Học bổng,TCƯĐ, TCXH, Vay vốn tín dụng, Hỗ trợ chi phí học tập…)

- Thực hiện công tác an ninh chính trị, trật tự, an toàn,phòng chống tội phạm và tệ nạn xã hội:

+ Phối hợp với các ngành, các cấp chính quyền địaphương xây dựng kế hoạch đảm bảo an ninh trật tự, an toàn choHSSV;

+ Tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về an toàngiao thông, phòng chống tội phạm, ma túy, mại dâm,HIV/AIDS; tư vấn pháp lý, tâm lý xã hội cho HSSV

+ Thành lập và duy trì hoạt động của đội an ninh xungkích trong việc bảo vệ an ninh trật tự ký túc xá trong Nhàtrường

-Thực hiện công tác HSSV nội trú, ngoại trú

+ Cấp sổ quản lý và đánh giá kết quả rèn luyện ngoại trú

- Tham gia giải quyết các công việc khác có liên quantheo yêu cầu của Nhà trường

- Thường xuyên phối hợp với các đơn vị khác trongTrường nhằm thực hiện tốt các nhiệm vụ, công tác có liên quan

- Chuyên viên trực tiếp phụ trách quản lý hồ sơ sinh viêncủa phòng Công tác sinh viên

Nội dung khảo sát

- Tầm quan trọng của quản lý hồ sơ

- Nội dung quản lý hồ sơ

- Quy trình quản lý hồ sơ

- Những thuận lợi, khó khăn trong công tác quản lý hồ sơ

- Kế hoạch hoạt động quản lý hồ sơ

- Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác quản lý hồ sơ

- Biện pháp nâng cao công tác quản lý hồ sơ sinh viên

Phương pháp khảo sát

- Phương pháp phỏng vấn sâu

Tiến hành phỏng vấn trực tiếp Trưởng phòng công tác sinh viêntrường Cao đẳng Sư phạm Trung ương Đồng thời phỏng vấnqua e- mail đối với chuyên viên trực tiếp làm công tác quản lý

hồ sơ sinh viên

- Phương pháp nghiên cứu sản phẩm hoạt động

Nghiên cứu kế hoạch đầu năm của phòng Công tác sinh viênvới các nội dung liên quan đến quản lý hồ sơ

- Phương pháp quan sát

Tiến hành quan sát trực tiếp quy trình QLHSSV của chuyênviên.

Thực trạng quản lý hồ sơ sinh viên của chuyên viên trường Cao đẳng Sư phạm Trung ương

Thực trạng hồ sơ sinh viên ở trường Cao đẳng Sư phạm

Trung ương

Số lượng hồ sơ

Để khảo sát thực trạng hồ sơ sinh viên, chúng tôi đã sử

dụng câu hỏi “Thầy/ Cô vui lòng cho biết thực trạng hồ sơ sinh viên của trường Cao đẳng Sư phạm TW?” và nhận được số liệu

(195 lớp)

K13: 94 lớp 5440

K14: 68 lớp 3781

Năm 1 chưaTốt nghiệp

Danh sách hồ sơ sinh viên từ tháng 9/2013 - tháng 3/2017

Kết quả khảo sát cho thấy:

Năm học 2013- 2014 đã có 4139 sinh viên tốt nghiệp trêntổng số 11423 sinh viên

Năm học 2014- 2015 có 5304 sinh viên tốt nghiệp trên tổng số

10964 sinh viên

Năm học 2015- 2016 có 3109 sinh viên tốt nghiệp trên tổng số

Hệ trung

cấp

K13: 2 hồ sơ K13: 555 hồ sơK14: 14 hồ sơ K14: 638 hồ sơK15: 1091 hồ sơ K15: 121 hồ sơ

Danh sách hồ sơ sinh viên phân chia theo khóa, hệ đào tạo Nhìn vào kết quả bảng 2.1b ta thấy được, số lượng hồ sơsinh viên của trường khá lớn: đối với hệ cao đẳng trong trường

là 1922 hồ sơ, các lớp theo nhu cầu xã hội là 1066 hồ sơ; đốivới hệ trung cấp trong trường hiện tại có 1107 hồ sơ sinh viên

và hệ trung cấp ngoài trường còn 1314 hồ sơ Do đặc thù quy

mô đào tạo của nhà trường với đa dạng ngành nghề đào tạo,phân chia ra các hệ đào tạo khác nhau, số lượng các trung tâm

liên kết nhiều dẫn đến việc tiếp nhận và quản lý một lượng hồ

sơ vô cùng lớn, đây cũng là một khó khăn đối với chuyên viên

QLHSSV

Chất lượng hồ sơ

Kết quả phỏng vấn cho thấy:

Đa số hồ sơ giấy còn được bảo quản khá tốt, một số lượngnhỏ hồ sơ do để trong thời gian dài mà sinh viên đã tốt nghiệp

ra trường nhưng chưa quay lại lấy hồ sơ nên xảy ra tình trạngmốc, mọt, mờ chữ, hồ sơ dính vào nhau

Hồ sơ được chuyên viên quản lý sắp xếp theo thứ tự, bảoquản cẩn thận trong tủ hồ sơ của phòng CTSV

Trên hệ thống quản lý hồ sơ điện tử đều lưu lại rõ nhữngthông tin hồ sơ sinh viên, các trường hợp lấy bằng hoặc chưalấy, thôi học, bảo lưu…

Thực trạng quản lý hồ sơ sinh viên của chuyên viên

Đối với câu hỏi “ Trường Cao đẳng Sư phạm TW hiện đang sử dụng hình thức hồ sơ nào?”, chúng tôi nhận được câu

trả lời như sau:

Việc quản lý và lưu trữ hồ sơ được thực hiện với 2 hình thức:

 Lưu trữ túi đựng hồ sơ trong tủ hồ sơ được xếp theo đơn

vị lớp, khóa, mã số sinh viên (Phụ lục biểu mẫu 1D)

 Nhập thông tin về sinh viên trên hồ sơ vào chương trình quản lý hồ sơ sinh viên theo đơn vị lớp, mã số sinh viên gồm các mục: số thứ tự, họ và tên, mã số sinh viên, ngày tháng năm sinh, nơi sinh, hộ khẩu thường trú, dân tộc, tôn giáo, giới tính, địa chỉ liên hệ.

(Phụ lục biểu mẫu 1B)

Thực trạng việc thực hiện quy trình quản lý hồ sơ sinh viên của chuyên viên

Quản lý hồ sơ sinh viên dạng văn bản

Để khảo sát thực trạng việc thực hiện quy trình quản lý

hồ sơ sinh viên dạng văn bản, chúng tôi sử dụng câu hỏi “ Thầy/Cô vui lòng cho biết quy trình quản lý hồ sơ sinh viên dạng văn bản?Thầy/ Cô hãy đánh giá quy trình quản lý hồ sơ sinh viên đó?”và nhận được câu trả lời cụ thể như sau:

Quản lý hồ sơ của học sinh sinh viên là quản lý tất cảcác giấy tờ đầu vào nhập học, gồm 5 loại giấy tờ cơ bản:

Các giấy tờ chứng nhận chế độ ưu tiên ( nếu có): trợ cấp

ưu đãi, trợ cấp xã hội, miễn giảm học phí…

Quy trình nhập hồ sơ của chuyên viên quản lý hồ sơ sinh viên:

Kết quả quan sát cho thấy: Trước hết chuyên viên thựchiện thu đúng đủ hồ sơ nhập học theo quy định Sau đó thựchiện lưu hồ sơ nhập học của sinh viên theo quy định của nhàtrường Và hoàn thiện hồ sơ theo dõi quá trình học tập củaHSSV

Việc quản lý hồ sơ diễn ra trong suốt quá trình học tập vàrèn luyện của HSSV, đối với học sinh hệ Trung cấp là 02 năm,sinh viên hệ Cao đẳng là 03 năm Sau một năm học (tính từ khibắt đầu nhập học), HSSV phải bổ sung hoàn thiện tất cả giấy tờcần có của mình để đảm bảo hồ sơ đúng và đủ

Trong quá trình học tập tại trường, HSSV có quyền đượcmượn lại một số giấy tờ có trong hồ sơ với mục đích cá nhântheo quy định của nhà trường

Quy trình mượn lại hồ sơ:

Qua quan sát cho thấy, chuyên viên yêu cầu SV muốnmượn lại hồ sơ phải xuất trình các giấy tờ sau:

- Đơn xin mượn các loại giấy tờ có xác nhận của Trưởng

khoa( hoặc Trưởng các đơn vị liên kết)

- Thẻ SV hoặc CMND

Viết giấy cam đoan mượn giấy tờ

Thời gian mượn, trả giấy tờ: Chiều thứ 4 hàng tuần

Chuyên viên lưu lại thông tin và giấy tờ cần thiết của SV

vào sổ, cho sinh viên ký nhận và tiến hành cho mượn hồ sơ

Quy trình trả hồ sơ tốt nghiệp:

Sau khi hoàn thành chương trình học tại trường, đủ điều kiện

tốt nghiệp, sinh viên sẽ được trả hồ sơ tốt nghiệp theo quy định

của nhà trường và được thực hiện theo qui trình sau:

Quy trình trả hồ sơ tốt nghiệp

SV trình giấy tờ bàn giao tài sản theo mẫu quy định của nhà trường

SV nhận hồ sơ TN tại phòng Công tác sinh viên ( lịch trả được phòng CTSV thông báo)

Các đơn vị liên kết đào tạo nhận hồ sơ TN tại phòng CTSV

( chiều thứ 5 hàng tuần)

Quy trình trả hồ sơ thôi học:

Theo kết quả quan sát, chuyên viên yêu cầu SV xin rút hồ

sơ phải xuất trình các loại giấy tờ sau:

+ Đơn xin rút hồ sơ SV có xác nhận của Trưởng phòngCông tác sinh viên

+ Quyết định thôi học của Hiệu trưởng nhà trường

+ Giấy bàn giao tài sản theo mẫu quy định của nhà trường(đối với HSSV trong trường)

+ Thẻ SV hoặc CMND (Nếu nhờ người rút hồ sơ hộ phải

có giấy ủy quyền có xác nhận của địa phương nơi cư trú vàngười được ủy quyền phải xuất trình CMND)

Khi sinh viên xuất trình đầy đủ các giấy tờ, chuyên viênlưu lại các thông tin giấy tờ cần thiết của sinh viên vào sổ, yêucầu sinh viên ký nhận rồi tiến hành trả hồ sơ SV

Lưu ý:

- Trường hợp SV rút hồ sơ trong vòng 1 tuần kể từ khinhập học chỉ cần xuất trình đơn rút hồ sơ có xác nhận củaTrưởng khoa và Trưởng phòng Công tác sinh viên

- Thời gian: Chiều thứ 5 hàng tuần

Như vậy, theo kết quả phỏng vấn cho thấy, tất cả các quytrình quản lý hồ sơ đều được thực hiện theo các quy định củanhà trường về công tác học sinh sinh viên và dựa trên kế hoạch

đầu năm của phòng Công tác sinh viên mà người chuyên viên

sẽ triển khai các công việc cụ thể được phân công liên quan đến

hồ sơ sinh viên Trưởng phòng sẽ là người kiểm soát quy trìnhquản lý hồ sơ sinh viên của chuyên viên

Quản lý hồ sơ sinh viên điện tử

Tương tự với quản lý hồ sơ sinh viên điện tử, chúng tôicũng đặt câu hỏi

“Thầy/ Cô vui lòng cho biết quy trình quản lý hồ sơ sinh viên điện tử Và hãy đánh giá mức độ thuận tiện của việc QLHS điện tử đối với nhà trường, với cán bộ chuyên viên QL?”, kết

quả phỏng vấn cho biết:

Hồ sơ điện tử về sinh viên là tập hợp những thông tin cơbản nhất trong hồ sơ cá nhân của sinh viên được truy nhập, sắpxếp, lưu trữ và quản lý bằng hệ quản trị cơ sở dữ liệu

Theo quy định 58/2007/QÐ-BGDÐT ban hành ngày

12-10 do Thứ trưởng GD-ĐT Trần Văn Nhung ký, hệ thống hồ sơđiện tử của học sinh, sinh viên sẽ quản lý những nội dung như:

lý lịch học sinh, sinh viên; kết quả học tập, rèn luyện của họcsinh, sinh viên bao gồm cả điểm học tập, điểm kiểm tra thi kếtthúc môn học, kết quả thi bảo vệ đồ án, khoá luận tốt nghiệp vàđiểm rèn luyện theo học kỳ, năm học, khóa học

Hồ sơ điện tử cũng quản lý cả các hình thức khenthưởng mà học sinh, sinh viên đạt được trong học tập, nghiên

cứu khoa học và tham gia các phong trào; hình thức kỷ luật

và trách nhiệm pháp lý khác mà học sinh, sinh viên bị ápdụng trong và ngoài trường; những thay đổi của học sinh,sinh viên như chuyển ngành, chuyển trường, lưu ban, ngừnghọc, thôi học; việc vay vốn tín dụng của học sinh, sinh viên;tình hình đi làm thêm, việc đóng học phí và hưởng học bổng

…

Hồ sơ này được lập chậm nhất một tháng cho mỗi họcsinh, sinh viên sau khi làm thủ tục nhập trường Kết thúc mỗihọc kỳ và mỗi năm học, nhà trường sẽ tiếp tục bổ sung thôngtin định kỳ vào hồ sơ

Hồ sơ điện tử quản lý học sinh, sinh viên được xây dựngtrên cơ sở sử dụng phông chữ Unicode, sử dụng bộ mã chữtiếng Việt theo quy định và bảo đảm dễ dàng chạy trên môitrường mạng LAN, WAN và Internet, tích hợp, kết nối vớivuhssv@moet.gov.vn - Bộ Giáo dục và Đào tạo

Để quản lý hồ sơ HSSV trên phần mềm quản lý đào tạo,cần có một tài khoản đăng nhập

Quy trình quản lý hồ sơ điện tử của chuyên viên phòng Công tác sinh viên, trường Cao đẳng Sư phạm Trung ương:

Quy trình quản lý hồ sơ điện tử của chuyên viên

Mức độ thuận tiện của việc QLHSSV điện tử đối với nhàtrường: dễ dàng quản lý sinh viên, nắm bắt thông tin của sinhviên khi cần thiết một cách nhanh chóng mà không cần quanhiều khâu Còn đối với cán bộ, chuyên viên sử dụng QLHSđiện tử làm giảm gánh nặng trong công việc, dễ dàng truy cập,cập nhật bổ sung thông tin hồ sơ sinh viên mà ít khi cần phải

mở hồ sơ giấy

2.3.2.2 Thực trạng kỹ năng quản lý hồ sơ sinh viên của chuyên viên phòng CTSV

Để khảo sát kỹ năng quản lý hồ sơ sinh viên của chuyên

viên chung tôi đặt câu hỏi đối với Trưởng phòng CTSV “ Thầy

hãy đánh giá chung về các kĩ năng của chuyên viên phòng CTSV?”.Theo như kết quả phỏng vấn cho thấy:

Đa số các chuyên viên quản lý hồ sơ thành thạo các kỹnăng văn phòng như soạn thảo văn bản, tin học văn phòng(word, excel…),

Và qua quan sát chúng tôi cũng thấy được chuyên viênđều nắm vững và thành thạo các kỹ năng nghiệp vụ chuyênmôn như: kỹ năng phân loại hồ sơ, kỹ năng thống kê hồ sơ, kỹnăng bảo quản hồ sơ, kỹ năng khai thác sử dụng hồ sơ

Ngoài ra, nhà trường còn xây dựng một số tiêu chí đánhgiá về kiến thức, kỹ năng của chuyên viên thường xuyên Nhàtrường nói chung và Lãnh đạo phòng CTSV nói riêng cũngthường xuyên tổ chức cho chuyên viên tham gia các lớp bồidưỡng tập huấn các kỹ năng nghiệp vụ để nâng cao trình độchuyên môn, giao lưu học hỏi kinh nghiệm

Đánh giá chung thực trạng quản lý hồ sơ sinh viên

Điểm mạnh

Các chuyên viên của phòng Công tác sinh viên đặc biệt làchuyên viên trực tiếp phụ trách công tác hồ sơ sinh viên làngười có năng lực chuyên môn nghiệp vụ vững chắc, cách thứclàm việc chuyên nghiệp.Các kỹ năng như soạn thảo văn bản, tinhọc văn phòng… đều thành thạo Các chuyên viên đều là những

người cần cù, chịu khó, trung thực và có sức khỏe, sáng tạo đápứng nhu cầu công việc.

Đối với QLHSSV dạng van bản: Công việc quản lý trên

sổ sách là công việc rất quen thuộc trong đơn vị hành chính sựnghiệp ở nước ta trong nhiều năm qua việc quản lý như vậykhông đòi hỏi phải có trình độ chuyên môn cao và một số côngviệc quản lý thủ công trước đây không thể thay thế hoàn toànbằng máy tính Và vì hồ sơ được sắp xếp theo thứ tự mã số sinhviên, theo khóa, đơn vị lớp nên khi cần có thể lấy và kiểm trangay

Đối với QLHSSV điện tử: Việc tìm kiếm, xác nhận mộtsinh viên được thực hiện dễ dàng nhờ tiện ích tìm kiếm trongchương trình quản lý hồ sơ sinh viên Việc khai thác, cung cấpthông tin được nhanh chóng, hiệu quả và tiết kiệm thời gian;góp phần cải cách thủ tục hành chính, nâng cao hoạt động ứngdụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ Theo đó hìnhthức này cũng có tính bảo mật cao, tiết kiệm thời gian và sứclực của chuyên viên quản lý Hơn nữa HSSV điện tử cũng giúplưu trữ được số lượng hồ sơ lớn mà không tốn nhiều khônggian, thời gian Có thể tiết kiệm tối đa các chi phí văn phòngphát sinh (như văn phòng phẩm, giấy in, mực in…) Đây làkhoản chi phí không hề nhỏ mà hằng năm các đơn vị phải chitrả Có rất nhiều cơ quan, đơn vị sau khi ứng dụng văn phòngđiện tử đều cho rằng văn phòng điện tử không chỉ giúp các đơn