Xây dựng chương trình kế toán máy bằng excel_Nguyễn Thị Lệ Xuân

Lời Mở Đầu Phần I. Nội dung I. Giới thiệu về chương trình kế toán II. Đặc tả chương trình: III. Lập phiếu mô tả công việc: IV.Xây dựng sơ đồ chức năng: IV. Xây dựng sơ đồ dòng dữ liệu: VI. Thiết kế chương trình trên máy tính Phần III. Kết luận Giáo viên HD: Tôn Thất Minh Mẫn

Lời Mở Đầu

Hội nhập nền kinh tế Thế Giới đã mở ra cho nền kinh tế Việt Nam nhiều cơhội, tuy nhiên các DN Việt Nam cũng gặp không ít khó khăn trước sự cạnh tranhngày càng lớn trên thị trường Để nắm bắt cơ hội , cũng như vượt qua những thửthách này đòi hỏi chính phủ nói chung và các doanh nghiệp Việt Nam nói riêngphải có những định hướng, chiến lược phát triển kinh tế một cách hiệu quả Mộttrong chiến lược quan trọng đó là khâu quản lý và tuyển dụng nhân công

Để quản lý một cách hiệu quả trong các doanh nghiệp, thì một trong nhữngcông cụ không thể thiếu đó là kế toán Các thông tin kế toán có ý nghĩa hết sứcquan trọng đối với công tác quản lý của doanh nghiệp Đồng thời kế toán là mộtmôn khoa học và nghệ thuật Tính khoa học thể hiện ở việc vận dụng khoa học kỷthuật vào công việc kế toán, tính nghệ thuật thể hiện ở chổ là tùy vào từng ngườilàm kế toán mà hiệu quả đạt được là khác nhau

Như ta đã biệt kế toán là công việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích vàcung cấp thông tin kinh tế, tài chính dưới hình thức giá trị hiện vật và thời gian laođộng Trong nền kinh tế, kế toán có đóng vai trò hết sức quan trọng và nhiệm vụcủa nó là cung cấp các thông tin về tài sản, nguồn vốn cũng như tình hình và kếtquả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Nó là nguồn thông tin đángtin cậy để nhà nước điều hành kinh tế, kiểm tra, kiểm soát hoạt động của cácngành, các khu vực Mỗi doanh nghiệp đều có những đặc điểm tổ chức sản xuấtkinh doanh và trình độ quản lý khác nhau nhưng đều phải giải quyết những vấn đềnhư nhau khi tổ chức công tác kế toán

Những nội dung chủ yếu của việc tổ chức công tác kế toán trong doanhnghiệp là tổ chức hệ thống chứng từ kế toán, tổ chức việc luân chuyển chứng từkhoa học và hợp lý, tổ chức vận dụng tài khoản kế toán nhằm phải ánh một cáchchi tiết theo yêu cầu quản lý cụ thể đối với hoạt động của doanh nghiệp Để nâng

cao vị thế cạnh tranh cho doanh nghiệp, các nhà quản trị cần có những thông tinchính xác kịp thời để có những quyết định cho chiến lược cạnh tranh của doanhnghiệp, đòi hỏi công tác kế toán phải đáp ứng được điều này.

Trước xu thế hội nhập và cạnh trạnh gay gắt như ngày nay Một trongnhững công cụ không thể thiếu được trong cạnh tranh là việc áp dụng khoa học kỷthuật và công ghệ mới, cụ thể là tin học hóa trong quá trình sản xuất kinh doanhcủa doanh nghiệp bởi hệ thống máy tính với nhiều tính năng đa dạng cùng với việcứng dụng phần mềm khoa học sao cho phù hợp với yêu cầu hoạt động của từngdoanh nghiệp

Từ những đòi hỏi của xu thế cạnh trạnh việc áp dụng quản lý chứng từ kếtoán trên máy tính là một việc quan trong thiết thực cần phải thực hiện Việc ápdụng phần mềm này sẽ vô cùng có ích đối với doanh nghiệp, mang lại hiệu quảlớn trong công tác kế toán cũng như trong quá trình quản lý doanh nghiệp

Nhận thấy được tính năng quan trọng và thiết thực đó mà trong bài báo cáonày chúng ta hãy đi tìm hiểu những phương thức cơ bản trong công tác kế toánchứng từ trên máy tính để thấy được hiệu quả của nó mang lại Do trình độ hiểubiết còn hạn chế nên báo cáo không tránh khỏi thiếu sót Mong thầy giáo và cácbạn góp ý để báo cáo ngày càng hoàn thiện hơn

Xin chân thành cảm ơn!

Nha Trang, ngày 25 tháng 03 năm 2009

PHẦN I NỘI DUNG

I GIỚI THIỆU VỀ CHƯƠNG TRÌNH KẾ TOÁN

1 Giới thiệu chung về doanh nghiệp :

CÔNG TY TNHH PHƯƠNG NAM

- Hình thức mà chứng từ công ty đang quản lý là Sổ Nhật Ký Chung

- Đánh giá hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên

- Đánh giá sản phẩm dỡ dang theo phương pháp NVL trực tiếp

- Tính giá xuất kho theo phương pháp FiFo

- Chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ

2 Hình thức kế toán tại Doanh Nghiệp

Công tác kế toán tại các đơn vị bao giờ cũng xuất phát từ các chứng từ gốc

và kết thúc bằng hệ thống các báo cáo kế toán định kỳ thông qua quá trình ghichép, theo dõi tính toán xử lý số liệu trong sổ kế toán cần thiết Việc quy định phải

mở sổ kế toán nào phản ánh các đối tượng kế toán, kết cấu của từng loại sổ, trình

tự phương thức ghi sổ và mối liên hệ giữa các loại sổ nhằm đảm bảo vai trò, chứcnăng, nhiêm vụ của kế toán gọi là hình thức kế toán

Có 4 loại hình thức kế toán đó là: hình thức sổ nhật ký chung, hình thứcnhật ký sổ cái, hình thức chứng từ ghi sổ và hình thức nhật ký chứng từ Trong bàibáo cáon này ta chỉ nghiên cứu hình thức nhật ký chung

 Hình thức nhật ký chung :

Sơ Đồ:

Bảng tổng hợp chi

tiết Chứng từ gốc

Bảng cân đối phát sinh

Sổ nhật ký chung

Sổ nhật ký đặc

biệt

Sổ, thẻ kế toán chi tiết

Sổ cái

Sổ nhật ký chung (nhật ký tổng quát) là sổ kế toán căn bản dùng để ghichép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian và quan hệ đối ứng tàikhoản của các nghiệp vụ đó, làm căn cứ để ghi vào sổ cái.

Sổ cái là sổ kế toán tổng hợp dùng để tổng hợp và hệ thống các nghiệp vụphát sinh của từng tài khoản tổng hợp Sổ liệu của sổ cái cuối tháng được dùng đểghi vào bảng cân đối số phát sinh từ đó ghi vào bảng cân đối kế toán và các báobiểu kế toán khác

Sổ nhật ký đặc biệt được sử dụng trong trường hợp nghiệp vụ phát sinhnhiều nếu tập trung nghi cả vào nhật ký chung thí sẽ trở ngại về nhiều mặt, chonên phải mở các sổ nhật ký đặc biệt để ghi chép riêng cho từng loại nghiệp vụ chủyếu Nhật ký đặc biệt gồm có 4 loại sau: bán hàng chịu, mua hàng chịu, thu tiềnmặt và chi tiền mặt Khi dùng sổ nhật ký đặc biệt thì chứng từ gốc trước hết ghivào sổ nhật ký đặc biệt, sau đó hàng ngày hoặc định kỳ tổng hợp số liệu của nhật

ký đặc biệt ghi một lần vào sổ cái

Ngoài sổ nhật ký đặc biệt, tùy theo yêu cầu quản lý đối với từng loại sản tàisản hoặc từng loại nghiệp vụ tài sản nhất định, vật liệu, hàng hóa, thành phẩm, chiphí sản xuất… Người ta phải mở các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết Đây là loại sổ kếtoán dùng để ghi các chi tiết, các sự việc đã ghi chép trên sổ kế toán tổng hợpnhằm phục vụ yêu cầu của công tác kiểm tra và phân tích Khi mở các sổ kế toánchi tiết thì chứng từ gốc được ghi vào sổ kế toán chi tiết, cuối tháng căn cứ vào sổ

:Ghi định kỳ hoặc hàng ngày

: Ghi cuối kỳ

: Quan hệ đối chiếu

kế toán chi tiết lập các bảng tổng hợp chi tiết cho từng tài khoản tổng hợp để đốichiếu với số liệu của tài khoản đó trong sổ cái hay trên bảng cân đối tài khoản.

Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, trướchết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu ghi trên sổnhật ký chung để ghi vào sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp Nếu đơn vị có

mở sổ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ nhật ký chung, các nghiệp vụphát sinh được ghi vào sổ kế toán chi tiết liên quan

Trường hợp đơn vị mở các sổ nhật ký đặc biệt thì hàng ngày căn cứ vào cácchứng từ được dùng làm chứng từ ghi sổ, ghi nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổnhật ký đặc biệt có liên quan Định kỳ (3,5,10 …ngày) hoặc cuối tháng, tùy theokhối lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh tổng hợp trên sổ cái, sau khi đã loại trừ sốtrùng lặp một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ nhật ký đặc biệt (nếu có)

Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên sổ cái, lập bảng cân đốiphát sinh Sau khi đã điều tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ cái và bảngtổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ kế toán chi tiết) được dùng để lập các báo cáotài chính

Về nguyên tắc, tổng số phát sinh nợ và tổng số phát sinh có trên sổ nhật kýchung phải bằng nhau (sau khi đã loại trừ hết các số trùng lặp trên các sổ nhật kýđặc biệt cùng kỳ)

Về cơ bản căn cứ vào các chứng từ gốc ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật

ký chung theo trình tự thời gian sau đó căn cứ vào sổ nhật ký chung để ghi vào sổcái Nhưng nghiệp vụ phát sinh nhiều, để đơn giản và giảm bớt khối lượng ghi vào

sổ nhật ký chung người ta mở các sổ nhật ký đặc biệt để ghi chép riêng cho từngloại nghiệp vụ chủ yếu (phương pháp ghi chép tương tự như ghi chép sổ nhật kýchung)

3 Phương pháp hạch toán hàng tồn kho:

Trong mỗi doanh nghiệp chỉ được áp dụng một trong hai phương pháp kếtoán hàng tồn kho là phương pháp kê khai thường xuyên hoặc phương pháp kiểm

kê định kỳ Việc lựa chọn phương pháp nào là tùy thuộc vào tình hình cụ thể củadoanh nghiệp như: đặc điểm, tính chất, số lượng chủng loại và yêu cầu công tácquản lý của doanh nghiệp Khi thực hiên phương pháp nào phải đảm bảo tính chấtnhất quán trong cả niên độ kế toán Trong bài báo cáo này chúng ta chỉ dùng

phương pháp kế toán hàng tồn kho là phương pháp kê khai thường xuyên.

Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi và phản ánhthường xuyên liên tục có hệ thống tình hình nhập, xuất tồn kho vật liệu trên sổ kếtoán Các tài khoản hàng tồn kho theo phương pháp này được dùng để phản ánh sốhiện có, tình hình biến động tăng, giảm của vật liệu Giá trị của vật liệu tồn kho cóthể xác định được bất cứ lúc nào trong kỳ kế toán trên các sổ kế toán

Cuối kỳ, kế toán căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế của vật liệu, so sánh đốichiếu với số liệu trên sổ kế toán, nếu có sự chênh lệch phải tiến hành xử lý kịpthời

Phương pháp này thường áp dụng cho các đơn vị sản xuất (công nghiệp,xây lắp) và các đơn vị thương nghiệp kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn

4 Phương pháp tính giá xuất kho:

Vật liệu nhập từ nhiều nhiều nguồn khác nhau có giá trị nhập kho khácnhau nên khi xuất dùng sẽ được sử dụng các phương pháp tính giá xuất kho khácnhau Tùy theo đặc điểm hoạt động của từng doanh nghiệp, vào yêu cầu công tácquản lý và trình độ nghiệp vụ của nhân viên kế toán có thể sử dụng một trong cácphương pháp tính giá xuất kho đó là: Phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO),phương pháp nhập sau xuất trước (LIFO), phương pháp bình quân gia quyền,phương pháp thực tế đích danh Trong bài báo cáo này ta chỉ nghiên cứu phươngpháp nhập trước xuất trước (FIFO):

Theo phương pháp này giả thiết rằng số vật liệu nào nhập trước sẽ đượcxuất ra trước, xuất hết số nhập trước mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng

số hàng xuất Nói cách khác cơ sở của phương pháp này là giá thực tế của vật liệunhập trước sẽ được dùng làm giá để tính giá thực tế vật liệu xuất trước do vậy giátrị vật liệu tồn kho sẽ là giá của những lần sau cùng

Ví dụ: Tình hình vật liệu A trong tháng 4 của Công Ty Phương Nam như sau:

Vật liệu A tồn kho đầu kỳ 1.000 kg, đơn giá 1.000 đ/kg

Trong tháng có các lần mua vật liệu như sau:

Ngày 01 mua 5.000kg, đơn giá là 1.050đ/kg

Ngày 05 mua 10.000kg, đơn giá là 1.080 đ/kg

Ngày 15 mua 15.000kg, đơn giá là 1.040 đ/kg

Ngày 25 mua 3.000kg, đơn giá là 1.000 đ/kg

Vật liệu A xuất dùng cho sản xuất trong kỳ như sau:

Ngày 04 xuất cho sản xuất trực tiếp chế tạo sản phẩm là 4.000kg

Ngày 14 xuất cho sản xuất trực tiếp chế tạo sản phẩm là 12.000kg

+ Gía thực tế của vật liệu tính theo phương pháp FIFO thường xuyên như sau:Ngày 04: 1.000 kg x 1.000 đ/kg = 1.000.000 đ

3.000 kg x 1.050 đ/kg = 3.150.000 đNgày 14: 2.000 kg x 1.050 đ/kg = 2.100.000 đ

10.000 kg x 1.080 đ/kg = 10.800.000 đ+ Giá thực tế của vật liệu tính theo phương pháp FIFO định kỳ như sau: Do nhậptrước xuất trước nên giá trị tồn kho được tính ở những lần sau cùng

Số lượng tồn = 18.000 kgGiá trị tồn = (3.000 kg x 1.000 đ/kg) + (15.000 kg x 1.040 đ/kg) = 18.600.000 đ

Ta có bảng tổng hợp sau:

Giá trị vật liệu tồn kho đầu kỳ = 1.000 x 1.000 đ/kg = 1.000.000 đGiá trị vật liệu nhập trong kỳ = 5.000 kg x 1.050 = 5.250.000 đ

=15.600.000 đ

= 3.000.000 đ

Giá trị vật liệu có thể sử dụng trong

Giá trị vật liệu xuất dùng Cho sản xuất trực tiếp 17.050.000 đ

5 Phương pháp đánh giá sản phẩm dỡ dang

( theo phương pháp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp)

Đánh giá sản phẩm dễ dang theo phương pháp chi phí nguyên vật liệu chínhthực tế sử dụng phù hợp với những DN mà CPNVL chính chiếm tỷ trọng lớntrong giá thành sản phẩm thông thường là >70%

Sản phẩm dỡ dang chỉ tính phần nguyên vật liệu chính, các chi phái kháckhác được tính hết cho sản phẩm hoàn thành Nguyên vật liệu chính được xuấtdung toàn bộ ngay từ đầu quá trình sản xuất và mức tiêu hao về NVL chính tínhcho sản phẩm hoàn thành và sản phẩm dỡ dang là như nhau

Công thức:

SLSPDDCK SLSPHT

CPNVLPSTK CPSXDDĐ







6.Phương pháp chịu thuế VAT:

Phương pháp tính thuế GTGT: Ta chỉ xét phương pháp tính GTGT theo phươngpháp khấu trừ:

Thuế GTGT phải nộp được xác định theo công thức sau:

- Điều kiện áp dụng: Đối với doanh nghiệp có đầy đủ điều kiện về sổ kế toán,hoặc đơn chứng từ về thuế GTGT.

Bộ máy kế toán là tập hợp những kế toán viên và những trang bị kỹ thuật

để thực hiện toàn bộ công tác kế toán trong doanh nghiệp

Bộ máy kế toán phải thực hiện nhiều nhiệm vụ, nhiều khâu công việc khácnhau Vì vậy, để tổ chức công tác kế toán một cách khoa học, hợp lý; đồng thờithỏa mãn những yêu cầu của hệ thống kiểm soát nội bộ; đòi hỏi phải có sự phânchia công việc thành từng nhóm, từng bộ phận khác nhau Việc phân công côngviệc trong bộ máy kế toán sẽ phụ thuộc rất nhiều khối lượng công việc cũng nhưtừng phần hành kế toán

Thuế GTGT

đầu ra

Thuế suất thuế GTGT

Số lượng sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ được tiêu thụ

Đơn giá tính thuế

Phần hành kế toán là khái niệm được sử dụng để xác định khối lượng côngtác đối với từng đối tượng kế toán Trong một doanh nghiệp, các phần hành kếtoán có thể bao gồm:

- Kế toán TSCĐ, công cụ lao động và đầu tư dài hạn

- Kế toán tồn kho

- Kế toán tiền lương và các khoản phải trích theo lương;

- Kế toán tiêu thụ;

- Kế toán vốn bằng tiền và đầu tư ngắn hạn;

- Kế toán công nợ phải thu, phải trả;

- Kế toán chi phí và giá thành;

- Kế toán xây dựng cơ bản’

lý và đưa ra những quyết định của ban giám đốc chính xác và hiệu quả hơn

Bảo đảm sự thống nhất tập trung trong công việc kế toán, tập trung thông tin phục

vụ quản lý doanh nghiệp

Sơ đồ phòng kế toán

II Đặc tả chương trình:

1 Phân hệ thu chi thu chi:

Xét đến phân hệ thu chi là chúng ta đang xét đến một loại hình doanhnghiệp sản xuất kinh doanh hạch toán chứng từ theo hình thức nhật ký chung, hạchtoán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, tính giá trị thực tế vậtliệu, công cụ dụng cụ xuất kho theo phương pháp bình quân liên hoàn, đánh giásản phẩm dở dang cuối kỳ theo chi phí trực tiếp, chịu thuế GTGT theo phươngpháp khấu trừ

Để xây dựng phân hệ thu chi nói riêng và các phân hệ kế toán nóichung điều đầu tiên chúng ta phải tìm hiểu đó là các chức năng của kế toán, quitrình luân chuyển chứng từ, các loại sổ sách kế toán, báo cáo tài chính có liênquan

 quy trình luân chuyển chứng từ

Kế toán trưởng

Kế toán tiêu thụ

Kế toán tài sản cố định

Kế toán thu

chi

Kế toán vật tư

Kế toán tổng hợp

Kế toán công nợ

 Chứng từ tiền mặt bao gồm: Phiếu thu, phiếu chi, biên lai

thu tiền, giấy đề nghị tạm ứng, biên bản kiểm kê… trong đóchủ yếu là các phiếu thu, phiếu chi, nó phản ánh các nghiệp

vụ liên quan đến việc tăng giảm tiền mặt của đơn vị

 Phiếu thu : Phiếu thu dung để xác định số tiền mặt thực tế nhạp quỹ, là

căn cứ để thủ quỹ thu tiền, ghi sổ quỹ và chuyển giao cho kế toán ghi sổ

kế toán Mọi khoản tiền nhập quỹ đều phải có phiếu thu

- Phiếu thu do kế toán thanh toán (người lập phiếu ) ghi thành 3 liên đặt giấythan viết 1 lần, kế toán thanh toán ký (Nếu đơn vị thực hiệ kế toán máy thì domáy in ra) hoặc một số đơn vị sử dụng word để đánh máy

- Chuyển phiếu thu cho kế toán trưởng soát xét và giám đốc ký duyệt

- Người nộp tiền chuyển phiếu thu cho thủ quỹ để nộp tiền và ký vào phiếu thu

- Thủ quỷ nhận tiền, ghi số tiền đã nhận bằng chữ ký và ký vào phiếu thu

- Ba liên của phiếu thu được luân chuyển như sau:

- Một liên lưu tại cuống,một liên người nộp tiền giữ: nếu là người ngoài đơn vịthì liên này là căn cứ chứng minh đã nộp tiền, nếu là người trong đơn vị thìliên này được trao cho bộ phận kế toán của đơn vị đó làm căn cứ chứng minh

đã nộp tiên theo đúng phiếu chi: một liên thủ quỹ để lại ghi sổ quỹ cuối ngàytập hợp các phiếu thu cùng chứng từ gốc kèm theo cho kế toán để ghi sổ kếtoán Sau khi ghi sổ xong phiếu thu được bảo quản trong năm và hết năm đượcchuyển sang lưu trữ

 Phiếu chi:

− Phiếu chi do kế toán thanh toán lập thành 3 liên và ký

− Chuyển phiếu chi cho kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị ký duyệt

− Thủ quỹ xuất quỹ và ký vào phiếu chi

− Người nhận tiền nhận tiền, kiểm tra lại và ký vào phiếu chi

− Ba liên phiếu chi được luân chuyển như sau:

 Một liên lưu tại cuống

 Một liên thủ quỹ dùng để xuất quỹ và ghi sổ quỹ sau đó cuối ngàyliên này chuyển cho kế toán kèm theo chứng từ gốc để ghi sổ kếtoán Sau khi ghi sổ xong phiếu chi được đưa vào bảo quản

 Liên 3 giao cho người nhận tiền

a Kế toán tiền mặt tại quỹ (TK111)

Tiền mặt tại quỹ của doanh nghiêp bao gồm tiền Việt Nam (kể cả ngânphiếu), ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý…Việc thu chi tiền mặt hàng ngày

do thủ quỹ tiến hành trên cơ sở các phiếu thu, phiếu chi hoặc các chứng từ nhập

duyệt theo quy định của chế độ chứng từ kế toán Sau khi thực hiện nghiệp vụ thu,chi tiền mặt thủ quỷ ký tên và đóng dấu “đã thu tiền” hay “đã chi tiền” lên cácphiếu thu, phiếu chi đồng thời sử dụng các chứng từ này để ghi vào sổ quỹ Cuốimổi ngày thủ quỷ phải nộp báo cáo quý và các chứng từ kèm theo cho kế toán tiềnmặt.

Kế toán tiền mặt cũng căn cứ vào các chứng từ thu, chi tiền tiền mặt đểphản ánh tình hình luân chuyển của tiền mặt trên các sổ kế toán cần thiết như thutiền mặt, chi tiền mặt Riêng vàng bạc đá quý nhận ký cược ký quỹ thì phải theodõi riêng một hay một số phần sổ sau khi đã làm đầy đủ các thủ tục cần thiết

Hàng ngày thủ quỹ phải thường xuyên kiểm kê số tiền mặt tồn quỹ thực tế

và tiến hành đối chiếu với số liệu của sổ quỹ, sổ kế toán Nếu có chênh lệch kếtoán và thủ quỹ phải kiểm tra lại để xác định nguyên nhân và có biện pháp xử lýthích hợp

b Kế toán tiền gởi ngân hàng :

Tiền gởi ngân hàng là giá trị của các loại vốn bằng tiền mà doanh nghiệp đãgởi tại ngân hàng, tại kho bạc nhà nước hoặc công ty tài chính Trong công tácquản lý tiền gởi ngân hàng kế phải mở nhiều sổ chi tiêt để theo dõi nhiều loại tiềngởi khác nhau ở nhiều nơi khác nhau

Kế toán phải căn cứ các giấy báo cáo Có, giấy báo cáo Nợ hoặc các bảngsao kê của ngân hàng kèm theo các chứng từ gốc như ủy nhiệm Thu, ủy nhiệmChi, séc chuyển khoản, séc bảo chi…Để phản ánh tình hình tăng giảm của tiền gởingân hàng vào các sổ sách cần thiết

Khi nhận được chứng của ngân hàng gửi đến, kế toán phải kiểm tra đốichiếu với chứng từ gốc kèm theo Trường hợp có sự chênh lệch giữa số liệu trên sổ

kế toán của đơn vị, số liệu ở chứng từ gốc với số liệu trên chứng từ của ngân hàngthì đơn vị phải thông báo cho ngân hàng để cùng đối chiếu, xác minh và xử lý kịpthời Nếu đến cuối tháng vẫn chưa xác định rõ nguyên nhân chênh lệch thì kế toán

ghi sổ theo số liệu báo hay bản sao kê của ngân hàng Số chênh lệch được ghi vàobên Nợ của tài khoản 138 (nếu số liệu của kế toán lớn hơn số liệu của ngân hàng)hoặc được ghi vòa bên có của tài khoản 138 (nếu số liệu của kế toán nhỏ hơn sốliệu của ngân hàng) Sang tháng sau phải tiếp tục kiểm tra, đối chiếu tìm nguyênnhân chênh lệch để điều chỉnh lại số liệu đã ghi sổ.

Ở những đơn vị có các tổ chức, bộ phận phụ thuộc, có thê mở tài khoanchuyên thu, chuyên chi hoặc mở tài khoản thanh toán phù hợp để thuận tiện chocông tác giao dịch, thanh toán Kế toán phải mở sổ theo dõi chi tiết để giám sáttình hình sử dụng từng loại tiền gửi nói trên

- SĐK: số tiền tại NH đầu kỳ

- Thu từ người bán

- Gửi tiền mặt vào

- Thu hồi công nợ

- Thu hồi vốn đầu tư

- Nhận vốn và kinh phí

- Lãi tiền gửi

- SCK: Tiền có tại NH vào cuối kỳ

D: 125.000.000

Sơ đồ tổng hợp TK111

2 Phân hệ vật tư (PP kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song

song)

Việc kế toán chi tiết được tổ chức tại kho và phòng kế toán:

a Quy trình luân chuyển chứng từ:

Sơ đồ:

Ghi hàng ngàyGhi cuối ngàyQuan hệ đối chiếu

- Tại kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép việc nhập

xuất tồn theo số lượng Mỗi thẻ kho dùng cho một thứ vật liệu cùng nhãn

hiệu qui cách ở cùng một kho Phòng kế toán lập thẻ kho ghi các chỉ tiêu: tên,

431(10) 450.000

131

(1) 35.000.000D: 110.000.000

D: 144.275.000

111

642(11) 250.000133

(11) 25.000

Phiếu nhập khoThẻ kho

Phiếu xuất kho

Thẻ hoặc

sổ chitiết vật liệu

Bảng tổng hợp nhậpxuất vật liệu

Kế toán tổnghợp

nhãn hiệu, qui cách, đơn vị tính, mã số vật liệu, sau đó giao cho thủ kho saochép hàng ngày.

Hàng ngày khi nhận được các chứng từ kế toán về nhập, xuất vật liệu, thủkho kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ cho nhập xuất kho vật liệurồi ghi số liệu thực tế của vật liệu nhập xuất vào chứng từ sau đó sắp xếp,chứng từ theo từng loại riêng biệt đồng thời căn cứ vào các chứng từ nàythủ kho ghi số lượng vật liệu nhập xuất vào thẻ kho, mỗi chứng từ ghi mộtdòng, mỗi ngày thủ kho ghi số tồn kho và ghi vào thẻ kho Sau khi ghi vàothẻ kho xong, thủ kho sắp xếp lại chứng từ và lập phiếu giao nhận chứng từrồi chuyển những chứng từ đó cho nhân viên kế toán vật liệu Khi giaonhận phải ký vào phiếu giao nhận chứng từ để làm cơ sở xác định tráchnhiệm

- Tại phòng kế toán: Kế toán vật liệu sử dụng thẻ hay sổ chi

tiết vật liệu để ghi chép cả số lượng lẫn giá trị của vật liệu nhập xuất tồn Thểhoặc số kế toán chi tiết được mở tương ứng với thẻ kho cho từng thứ vật liệu

và cho từng kho vật liệu Định kỳ nhân viên kế toán xuống kho nhận chứng

từ và kiểm tra việc ghi chép của thủ kho, sau đó ký nhận vào phiếu giao nhậnchứng từ Khi nhận được chứng từ kế toán viên phải kiểm tra lại tính chấthợp lý hợp lệ của chứng từ, ghi số tiền vào chứng từ, phân loại chứng từ sau

đó ghi số lượng nhập xuất lẫn giá trị vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và tính ragiá trị và số lượng tồn

Cuối tháng sau khi đã ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh xong, kếtoán tiến hành tính ra tổng số nhập, xuất và từ đó tính ra số tồn về cả sốlượng lẫn giá trị Số lượng vật liệu ở sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết được dùng

để đối chiếu với thẻ kho của từng thứ vật liệu và đối chiếu với số liệu kiểm

kê thực tế Trong trường hợp có chênh lệch thì phải kiểm tra xác minh vàtiến hành điều chỉnh theo chế độ qui đinh Trên cơ sở số liệu tổng hợp củacác sổ chi tiết kế toán sẽ lập bảng tổng hợp xuất nhập tồn kho vật liệu

- Ưu điểm: Dễ làm, dễ ghi chép, dễ kiểm tra đối chiếu

- Nhược điểm: Công việc ghi chép nhiều trùng lắp giữaphòng kế toán và kho vật liệu

b Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán trên máy của phân hệ vật tư:

+

c Sơ đồ chữ T

III Lập phiếu mô tả công việc:

Trong quá trình phân tích hệ thống chúng ta thường sử dụng các công cụ để

Tính toán tồn kho

Thẻ kho

Sổ chi tiết vật tư

Báo cáo tình hình xuất nhập tồn

621

(3) 95.000.000331

(1) 100.000.000D: 150.000.000

D: 120.000.000

TK:1521

627(3) 35.000.000

công việc Phiếu mô tả công việc nhằm mục đích ghi nhận các công việc phải tiếnhành trong quá trình thiết kế chương trình như công việc hoạt động theo phươngcách nào? Điều kiện để khởi động công việc, chu kỳ và thời lượng thực hiện côngviệc, các dữ liệu vào, ra và danh sách các qui trình có liên quan đến công việc Sauđây chúng ta sẽ lập các phiếu mô tả công việc cho phân hệ thu chi.

1 Phiếu mô tả công việc của phân hệ thu chi

PHIẾU MÔ TẢ CÔNG VIỆC

Hệ thống: Quản lý chứng từ kế toán Tên công việc: Cập nhật các danh mục.Người lập: Nguyễn Thị Lệ Xuân Ngày lập: 24/03/2009

- Phương cách hoạt động: Bán tự động

- Điều kiện khởi động: Phát sinh các danh mục mới

- Chu kỳ thực hiện: Hàng ngày

- Thời lượng thực hiện: Hàng ngày

- Dữ liệu: Vào: Các thông tin của danh mục

Ra: Không

- Danh sách các quy trình có liên quan: Không

PHIẾU MÔ TẢ CÔNG VIỆC

Hệ thống: Quản lý chứng từ kế toán Tên công việc: Cập nhật chứng từ.Người lập: Nguyễn Thị Lệ Xuân Ngày lập: 24/03/2009

- Phương cách hoạt động: Bán tự động, tự động, thủ công

- Điều kiện khởi động: Phát sinh chứng từ thu, chi

- Chu kỳ thực hiện: Hàng ngày

- Thời lượng thực hiện: Hàng ngày

- Dữ liệu: Vào: Các thông tin của chứng từ

Ra: Không

- Danh sách các quy trình có liên quan: Không

PHIẾU MÔ TẢ CÔNG VIỆC

Hệ thống: Quản lý chứng từ kế toán Tên công việc: Hiệu chỉnh chứng từ.Người lập: Nguyễn Thị Lệ Xuân Ngày lập: 24/03/2009

- Phương cách hoạt động: Bán tự động

- Điều kiện khởi động: Phát sinh chứng từ thu, chi có sai sót

- Chu kỳ thực hiện: Hàng ngày

- Thời lượng thực hiện: Hàng ngày

- Dữ liệu: Vào: Mã chứng từ

Ra: Không

- Danh sách các quy trình có liên quan: Không

PHIẾU MÔ TẢ CÔNG VIỆC

Hệ thống: Quản lý chứng từ kế toán Tên công việc: Tính toán tồn quỹ.Người lập: Nguyễn Thị Lệ Xuân Ngày lập: 24/03/2009

- Phương cách hoạt động: Tự động

- Điều kiện khởi động: Đã cập nhật chứng từ thu chi

- Chu kỳ thực hiện: Hàng tháng

- Thời lượng thực hiện: Hàng ngày

- Dữ liệu: Vào: Mã tài khoản, khoảng thời gian tính tồn quỹ

Ra: Báo cáo quỹ

- Danh sách các quy trình có liên quan: Không

PHIẾU MÔ TẢ CÔNG VIỆC

Hệ thống: Quản lý chứng từ kế toán Tên công việc: Lập báo cáo quỹ.Người lập: Nguyễn Thị Lệ Xuân Ngày lập: 24/03/2009

- Phương cách hoạt động: Tự động

- Điều kiện khởi động: Đã tính tồn quỹ

- Chu kỳ thực hiện: Hàng tháng

- Thời lượng thực hiện: Hàng ngày

- Dữ liệu: Vào: Không

Ra: Báo cáo quỹ

- Danh sách các quy trình có liên quan: Tính toán tồn quỹ

2. Phiếu mô tả công việc của phân hệ vật tư

PHIẾU MÔ TẢ CÔNG VIỆC

Hệ thống: Quản lý chứng từ kế

toán

Tên công việc: Cập nhật các danh mục

Người lập: Nguyễn Thị Lệ Xuân Ngày lập: 24/03/2009

- Phương cách hoạt động: Bán tự động

- Điều kiện khởi động: Phát sinh các danh mục mới

- Chu kỳ thực hiện: Hàng ngày

- Thời lượng thực hiện: Hàng ngày

- Dữ liệu: Vào: Các thông tin của danh mục

Ra: Không

- Danh sách các quy trình có liên quan: Không

PHIẾU MÔ TẢ CÔNG VIỆC

Hệ thống: Quản lý chứng từ kế toán Tên công việc: Cập nhật chứng từ.Người lập: Nguyễn Thị Lệ Xuân Ngày lập: 24/03/2009

- Phương cách hoạt động: Bán tự động, tự động, thủ công

- Điều kiện khởi động: Phát sinh chứng từ thu, chi

- Chu kỳ thực hiện: Hàng ngày

- Thời lượng thực hiện: Hàng ngày

- Dữ liệu: Vào: Các thông tin của chứng từ

Ra: Không

- Danh sách các quy trình có liên quan: Không

PHIẾU MÔ TẢ CÔNG VIỆC

Hệ thống: Quản lý chứng từ kế toán Tên công việc: Hiệu chỉnh chứng từ.Người lập: Nguyễn Thị Lệ Xuân Ngày lập: 24/03/2009

- Phương cách hoạt động: Bán tự động

- Điều kiện khởi động: Phát sinh chứng từ thu, chi có sai sót

- Chu kỳ thực hiện: Hàng ngày

- Thời lượng thực hiện: Hàng ngày

- Dữ liệu: Vào: Mã chứng từ

Ra: Không

- Danh sách các quy trình có liên quan: Không

PHIẾU MÔ TẢ CÔNG VIỆC

Hệ thống: Quản lý chứng từ kế toán Tên công việc: Tính toán tồn kho cuối

- Chu kỳ thực hiện: Cuối kỳ (Hàng tháng, quý, năm)

- Thời lượng thực hiện: Hàng ngày

- Dữ liệu: Vào: Mã tài khoản, khoảng thời gian tính tồn kho

Ra: Báo cáo tổng hợp xuất nhập tồn

- Danh sách các quy trình có liên quan: Không

PHIẾU MÔ TẢ CÔNG VIỆC

Hệ thống: Quản lý chứng từ kế toán Tên công việc: Lập thẻ kho vật tư.Người lập: Nguyễn Thị Lệ Xuân Ngày lập: 24/03/2009

- Phương cách hoạt động: Tự động

- Điều kiện khởi động: Phát sinh tình hình xuất nhập tồn của vật liệu

- Chu kỳ thực hiện: Hàng tháng hoặc quý hoặc năm

- Thời lượng thực hiện: Hàng ngày

- Dữ liệu: Vào: Mã tài khoản, khoảng thời gian lập thẻ kho

Ra: Tình hình nhập xuất tồn trong kỳ

- Danh sách các quy trình có liên quan:

PHIẾU MÔ TẢ CÔNG VIỆC

Hệ thống: Quản lý chứng từ kế toán Tên công việc: Lập sổ chi tiết vật tư.Người lập: Nguyễn Thị Lệ Xuân Ngày lập: 24/03/2009

- Phương cách hoạt động: Tự động

- Điều kiện khởi động: Đã tính tồn kho

- Chu kỳ thực hiện: Hàng tháng hoặc quý hoặc năm

- Thời lượng thực hiện: Hàng ngày

- Dữ liệu: Vào: Không

Ra: Sổ chi tiết vật tư

PHIẾU MÔ TẢ CÔNG VIỆC

Hệ thống: Quản lý chứng từ kế toán Tên công việc: Lập báo cáo tổng hợp

xuất nhập tồn

Người lập: Nguyễn Thị Lệ Xuân Ngày lập: 24/03/2009

- Phương cách hoạt động: Tự động

- Điều kiện khởi động: Đã cập nhật chứng từ nhập xuất

- Chu kỳ thực hiện: Cuối kỳ (Hàng tháng hoặc quý hoặc năm)

- Thời lượng thực hiện: Hàng ngày

- Dữ liệu: Vào: Mã kho

Ra: Báo cáo tổng hợp xuất nhập tồn

- Danh sách các quy trình có liên quan: Không

IV.Xây dựng sơ đồ chức năng:

-Phân tích công việc, chức trách của từng bộ phận trong hệ thống nhằm lọc

bỏ, tinh gọn những tiến trình trùng lắp dư thừa

3.Sơ đồ:

Cập Nhật

Chứng Từ

Tính Toán Tồn Quỹ

Hiệu Chỉnh Chứng Từ

Lập Báo Cáo Quỹ

Kế Toán Thu Chi

Kế Toán Vật Tư

IV Xây dựng sơ đồ dòng dữ liệu:

1 Khái niêm:

- Sơ đồ dòng dữ liệu chỉ ra một cách có thứ tự các thông tin chuyển

từ một chức năng hoặc một tiến trình này sang một chức năng hoặc tiến trình khác.Tuy nhiên nó không xác định thứ tự thực hiện các chức năng cũng như thời gianhao tốn cho việc truy xuất dữ liệu

2 Mục đích:

- Xác định yêu cầu của người dùng

- Lập kế hoạch và minh họa các phương án cho nhà phân tích vàngười dùng xem xét

- Trao đổi giữa nhà phân tích và người dùng do tính tường minh của

Sổ Nhật Ký Chung (Kho dữ liệu)

(7)

(8)(6)

(3) : Phòng kế toán yêu cầu hiệu chỉnh chứng từ.

(4) : Kế toán thu chi lấy chứng từ từ kho dữ liệu về để hiệu chỉnh

(5) : Kế toán thu chi lưu chứng từ vào kho dữ liệu sau khi đã hiệu chỉnh.(6) : Phòng kế toán yêu cầu lập các báo cáo quỹ

(7) : Kế toán thu chi lấy số liệu từ kho dữ liệu về để lập báo cáo quỹ

(8) : Nộp báo cáo quỹ về phòng kế toán

: Tiến trình hoặc chức năng

(1): Phòng kế toán yêu cầu cập nhật chứng từ phát sinh

(2): Kế toán vật tư cập nhật chứng từ vào sổ theo dõi nhập xuất (Kho dữ liệu).(3): Phòng kế toán yêu cầu hiệu chỉnh chứng từ

(4): Kế toán vật tư lấy chứng từ từ kho dữ liệu về để hiệu chỉnh

(5): Kế toán vật tư lưu chứng từ vào kho dữ liệu sau khi đã hiệu chỉnh

(6): Phòng kế toán yêu cầu lập các báo cáo quỹ

(7): Kế toán vật tư lấy số liệu từ kho dữ liệu về để lập báo cáo quỹ

(8): Nộp báo cáo quỹ về phòng kế toán

Lập thẻ Kho, Sổ Chi Tiết Vật

Tư, Báo Cáo Tổng Hợp Xuất

(6)(7)

(8)

VI Thiết kế chương trình trên máy tính

1331

Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa, dịch

1361 Vốn kinh doanh ở các đơn vị trực thuộc 2

141 Tạm ứng 1

2147 Hao mòn bất động sản đầu tư 2

333 Thuế và các khoản phải nộp cho nhà nước 1

3339 Phí, lệ phí và các khoản phải nộp khác 2

Chênh lệch tỷ giá hối đoái đánh giá lại cuối

4132 Chênh lệch tỷ giá hối đoái trong giái đoạn đầutư XDCB 2

466 Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ 1

5117 Doanh thu kinh doanh bấc động sản đầu tư 2

621 Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp 1

Cấp tài khoản: =IF(ISBLANK(A3),"",IF(LEN(A3)=3,1,2))

Ô D1: =COUNTA(A4:A1999)+2

Công dụng: Theo dõi hệ thống tài khoản của Doanh Nghiệp đang sử dụng ( phảituân thủ theo hệ thống tài khoản của Bộ Tài Chính ban hành), làm cơ sở hạchtoán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ kế toán

02-BH Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho

02-CN Chứng từ chuyển đổi công nợ

02-KS Chứng từ tính khấu hao

02-VT Phiếu xuất kho

03-CN Chứng từ công nợ khác

03-TT Giấy báo có

03-VT Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

04-CN Hóa đơn bán hàng chưa thanh toán

G TỪ

SỐ PHIẾU

DIỄNGIẢI

TÀI KHOẢ

N ĐỐI ỨNG

ĐƠNGIÁ

NH

ẬP XUẤT

SỐ LƯỢNG

THÀ

NH TIỀ

N

SỐ LƯỢ

NG THÀNH TIỀN

SỐ LƯỢNG

THÀ

NH TIỀ

N Số

DưĐầu

SÔ LƯỢNG XUẤT(I9): =IF(D9="Cong so phat sinh",SUM($I$8:I8),IF(TTTK!

N6="PXK",TTTK!K6,""))THÀNH TIỀN(J9): =IF(D9="Cong so phat sinh",SUM($I$8:I8),IF(TTTK!N6="PXK",TTTK!M6,""))

SỐ LƯỢNG TỒN(K9): =IF(D9="So du cuoi ky",$K$8+G8-I8,"")THÀNH TIÊN(L9): =IF(D9="So du cuoi ky",$L$8+H8-J8,"")

THẺ KHO

="Tháng "&MONTH(TTTK!E3)&" Năm "&YEAR(TTTK!E3)

="Tên Vật liệu, Dụng cụ (Sản phẩm): "&VLOOKUP(TTTK!A2,DMVT!$A$1:$D$16,2,0)

="Tên TK: "&VLOOKUP(TTTK!A2,DMVT!$A$1:$D$17,4,0)&" "&"Tại: "&VLOOKUP(TTTK!B2,DMKHO!

$A$1:$B$19,2,0) NGÀY CHỨNG TỪ

SỐ LƯỢNG NHẬP(E8):=IF(D8="Cong so phat sinh",SUM($E$7:E7),IF(TTTK!N6="PNK",TTTK!K6,""))

SƠ LƯỢNG XUẤT(F8):=IF(D8="Cong so phat sinh",SUM($F$7:F7),IF(TTTK!N6="PXK",TTTK!K6,""))

SỐ LƯỢNG TỒN(G8):=IF(D8="So du cuoi ky",$G$7+E7-F7,"")

SỐ DƯ ĐẦU KỲ: (H7):=IF(TYPE(VLOOKUP(TTTK!A2&TTTK!B2,SDVT!$A$1:$H$20,4,0))=16,"",VLOOKUP(TTTK! A2&TTTK!B2,SDVT!$A$1:$H$21,4,0))

THU(G7): =IF(E7="Cộng Số Phát Sinh",SUM($G$6:G6),IF(TTTC!E6=TTTC!$B$3,TTTC!J6,0))

CHI(H7): =IF(E7="C?ng S? Phát Sinh",SUM($H$6:H6),IF(TTTC!H6=TTTC!$B$3,TTTC!J6,0))

TỒN(I7) =IF(E7="So du cuoi ky",$I$6+G6-H6,0)

SỐ DƯ ĐẦU KỲ: =IF(TYPE(VLOOKUP(TTTC!$A$2,SDQ!$A$1:$C$31,3,0))=16,"",VLOOKUP(TTTC!$A$2,SDQ!