Quản trị cơ sở vật chất kỹ thuật và ứng dụng phần mềm skyhotel tại bộ phận lễ tân khách sạn sunsea đà nẵng

Thêm nữa các hoạt động này cần phải thực hiện liên tục, đầy đủ và hoàn chỉnh đảm bảo đem đến cho khách hàng sự thoải mái nhất có thể  Đặc điểm hoạt động lễ tân  Tính phức tạp  Có nội

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA KHÁCH SẠN- DU LỊCH

-

BÀI THẢO LUẬN QUẢN TRỊ LỄ TÂN KHÁCH SẠN

Đề bài: Quản trị cơ sở vật chất kỹ thuật và ứng dụng phần mềm

skyhotel tại bộ phận lễ tân khách sạn Sunsea Đà Nẵng

Nhóm 4

Lớp HP: 2116TSMG3111

GVHD: Nguyễn Thị Tú

BIÊN BẢN HỌP NHÓM 4 (LỚP HP: 2116TSMG3111)

Học phần: Quản trị lễ tân khách sạn

Địa điểm: phòng thảo luận tầng 1 nhà V

Thời gian: 14h ngày 27/03/2021

Đề tài: Quản trị cơ sở vật chất kỹ thuật và ứng dụng phần mềm skyhotel tại bộ phận

34 Nguyễn Phương Nam Thành viên

36 Nguyễn Thị Ngọc Thành viên

 Số người có mặt theo danh sách lớp: 10/10

 Số người vắng mặt theo danh sách lớp: 0/10

 Nội dung cuộc họp:

o Nhóm trưởng thông báo đến các thành viên về đề tài thảo luận của nhóm

o Nhóm tìm hiểu về đề tài, định hướng làm thảo luận,

o Nhóm trưởng phân chia công việc cho tất cả các thành viên trong nhóm sao cho tất cả mọi người đều phải tìm hiểu đề tài thảo luận của nhóm

o Đưa ra deadline cho phần tìm hiểu của các thành viên

 Kết quả cuộc họp: Đã tìm hiểu được mục tiêu của đề tài thảo luận, bắt đầu đi sâu tìm hiểu đề tài thảo luận

Nhóm Trưởng Thư Ký

Ngọc Ngọc

Vũ Thị Ngọc Lê Thị Ngọc

BIÊN BẢN HỌP NHÓM 4 (LỚP HP: 2116TSMG3111 ) Học phần: Quản trị lễ tân khách sạn (lần 2)

Địa điểm: phòng thảo luận tầng 2 nhà V

Thời gian: 11h ngày 4/4/2021

Đề tài : Quản trị cơ sở vật chất kỹ thuật và ứng dụng phần mềm skyhotel tại bộ phận lễ tân khách sạn Sunsea Đà Nẵng

Danh sách thành viên

31 Nguyễn Thị Loan Thành viên

32 Phùng Thị Lan Ly Thành viên

34 Nguyễn Phương Nam Thành viên

36 Nguyễn Thị Ngọc Thành viên

 Số người có mặt theo danh sách lớp: 10/10

 Số người vắng mặt theo danh sách lớp: 0/10

 Nội dung cuộc họp:

o Cả nhóm nộp lại phần mình đã tìm hiểu và cũng xem lại vấn đề, bài làm

để tổng hợp lại cũng như bổ sung ý thêm

o Tổng hợp lại bài tiến hành làm slide và đưa thuyết trình

 Kết quả cuộc họp: Có được bản word của bài thảo luận

Vũ Thị Ngọc Lê Thị Ngọc

Bộ môn: Quản trị lễ tân khách sạn

Lớp học phần: 2116TSMG3111

Nhóm: 4

Giảng viên: Nguyễn Thị Tú

Đề tài : Quản trị cơ sở vật chất kỹ thuật và ứng dụng phần mềm skyhotel tại bộ phận lễ tân khách sạn Sunsea Đà Nẵng

31 Nguyễn Thị Loan Thành viên Tìm hiểu word

32 Phùng Thị Lan Ly Thành viên Thuyết trình,

phản biện

33 Phạm Hiền Mai Thành viên Tìm hiểu word

34 Nguyễn Phương Nam Thành viên Tìm hiểu word

biên bản

36 Nguyễn Thị Ngọc Thành viên Tìm hiểu word

37 Vũ Thị Ngọc Nhóm trưởng Tổng hợp word

38 Đậu Thị Nguyên Thành viên Tìm hiểu word

39 Lùng Hoàng Nhi Thành viên Làm PP

40 Hồ Thị Nhung Thành viên Tìm hiểu word

Điểm

cá nhân

tự nhận

Chữ

kí

Điểm

cả nhóm chấm

Ghi chú

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

PHẦN I Cơ Sở Lý Thuyết 1

1 Bố trí khu vực lễ tân 1

1.1Khái quát bộ phận lễ tân 1

1.2.Cơ cấu bộ phận lễ tân 3

1.3.Vị trí quầy lễ tân 3

2 Quản lý trang thiết bị, dụng cụ, hàng hóa 3

2.1 Các trang thiết bị dụng cụ, hàng hóa tại bộ phận lễ tân 4

2.2.Lập kế hoạch trang thiết bị, dụng cụ, hàng hóa tại bộ phận lễ tân 5

3 Kiểm soát trang thiết bị, dụng cụ, hàng hóa 6

3.1 Kiểm soát trang thiết bị 6

3.2 Kiểm soát văn phòng phẩm 6

3.3 Kiểm soát hàng hóa tại bộ phận lễ tân 7

4 Ứng dụng công nghệ tại bộ phận lễ tân qua phần mềm quản lý khách sạn 7

4.1 Khái quát về hệ thống phần mềm quản lý khách sạn (PMS) 7

4.2 Ứng dụng PMS phục vụ cho hoạt động lễ tân 8

4.3 Những yếu tố cân nhắc khi lựa chọn phần mềm quản lý khách sạn 12

PHẦN II Quản trị cơ sở vật chất kỹ thuật và ứng dụng phần mềm skyhotel tại bộ phận lễ tân khách sạn Sunsea Đà Nẵng 12

Phần 1 Giới thiệu về khách sạn Sunsea Đà Nẵng 12

1.1 Giới thiệu về khách sạn Sunsea Đà Nẵng 13

1.1.1 Vị trí khách sạn Sunsea Đà Nẵng……… 13

1.1.2 Tiện nghi và dịch vụ của khách sạn Sunsea Đà Nẵng……… 13

1.2 Giới thiệu về bộ phận lễ tân của khách sạn Sunsea Đà Nẵng……… … 14

1.2.1 Cơ cấu tổ chức 14

1.2.2 Bố trí khu vực lễ tân 15

1.2.3 Vai trò 17

Phần 2 Hoạt động quản lý cơ sở vật chất kỹ thuật tại bộ phận lễ tân khách sạn Sunsea Đà Nẵng 18

2.1 Quản lý trang thiết bị, dụng cụ, hàng hóa 18

2.1.1 Các trang thiết bị dụng cụ, hàng hóa tại bộ phận lễ tân 18

2.1.2 Lập kế hoạch trang thiết bị, dụng cụ, hàng hóa tại bộ phận lễ tân 19

2.2 Kiểm soát trang thiết bị, dụng cụ, hàng hóa 20

2.2.1 Kiểm soát trang thiết bị 20

2.2.2 Kiểm soát văn phòng phẩm 20

2.2.3 Kiểm soát hàng hóa tại bộ phận lễ tân 20

Phần 3: Hệ thống phần mềm quản lý tại bộ phận lễ tân khách sạn Sunsea Đà Nẵng 20

3.1 Phần mềm skyhotel……… 20

3.1.1 Giới thiệu về phần mềm Skyhotel 21

3.2 Ứng dụng phần mềm Skyhotel tại bộ phận lễ tân khách sạn Sunsea Đà Nẵng 22

KẾT LUẬN 32

LỜI MỞ ĐẦU

Ngày nay khi ngành Du lịch Việt Nam ngày càng phát triển và trở thành nhu cầu không thể thiếu trong đời sống xã hội của mỗi con người khi mà đời sống vật chất ngày càng được nâng cao Vậy nên không chỉ ở Việt Nam mà cả trên thế giới, ngành Du lịch đang phát triển một cách vượt bậc, trở thành ngành kinh tế mũi nhọn và chiếm vị trí quan trọng đối với nhiều quốc gia

Nhận thấy được xu hướng toàn cầu đó, hàng loạt các nhà hàng, khách sạn, khu nghỉ dưỡng lần lượt mở ra, phát triển với tốc độ vô cùng nhanh với các dịch vụ vui chơi giải trí,

tổ chức tiệc và dịch vụ bổ sung khác bắt đầu được mở rộng Chính những điều đó đã làm cho thị trường tiềm năng ngành du lịch luôn biến động không ngừng trong thời gian qua, đứng trước cơ hội lớn như vậy, không thể tránh khỏi sự cạnh tranh gay gắt giữa các nhà hàng, khách sạn lớn nhỏ trong và ngoài nước

Do đó vấn đề đặt ra cho doanh nghiệp là làm thế nào để tăng doanh thu, gia tăng sức cạnh tranh cũng như thu hút lượng khách hàng lớn đến với nhà hàng, khách sạn mình Qua tìm hiểu chúng ta có thể thấy bộ phận lễ tân luôn là bộ phận đầu tiên tiếp xúc khách hàng nên để có thể vận hành tốt các công việc một cách nhanh chóng, hiệu quả, làm hài lòng khách hàng nhất, tạo ngay ấn tượng đầu tiên cho khách hàng thì việc quản trị cơ sở vật chất,

kỹ thuật và lựa chọn ứng dụng công nghệ nào tại bộ phận lễ tân nên được khách sạn, nhà hàng phải ưu tiên chú trọng

Vậy nên nhóm 4 chúng em đã lựa chọn đề tài “Quản trị cơ sở vật chất, kỹ thuật và ứng dụng phần mềm Skyhotel tại bộ phần lễ tân khách sạn Sunsea, Đà Nẵng” làm bài thảo luận của nhóm Do kiến thức còn hạn hẹp nên khó tránh khỏi sai sót trong quá trình làm bài nên nhóm 4 mong cô và các bạn cùng đóng góp để bài chúng em hoàn thiện hơn Chúng em cảm ơn cô và các bạn đã đóng góp

PHẦN I: Cơ Sở Lý Thuyết

1 Bố trí khu vực lễ tân

1.1 Khái quát bộ phận lễ tân

 Đầu tiên thì bộ phận lễ tân là cơ quan thần kinh trung ương hay nói cách khác là trung tâm vận hành hệ thống dịch vụ của khách sạn và cũng chính là bộ mặt của khách sạn

 Hoạt động phục vụ tại bộ phận lễ tân:

 Là các hoạt động giao tiếp và các thao tác kĩ thuật tác nghiệp của nhân viên

lễ tân nhằm thỏa mãn nhu cầu của khách hàng

 Mỗi hoạt động phục vụ tại khu vực lễ tân được thực hiện theo một chu trình tuần tự theo đúng với chu trình khách ( trước khi khách đến, khi khách đến, trong thời gian khách lưu trú tại khách sạn và khi khách rời đi) Thêm nữa các hoạt động này cần phải thực hiện liên tục, đầy đủ và hoàn chỉnh đảm bảo đem đến cho khách hàng sự thoải mái nhất có thể

 Đặc điểm hoạt động lễ tân

 Tính phức tạp

 Có nội dung kĩ thuật

 Tính nghệ thuật cao

 Sử dụng nhiều phương tiện thông tin hiện đại

 Nhân viên lễ tân chịu nhiều áp lực trong công việc

 Có sự phối hợp chặt chẽ trong hoạt động

 Nhận đặt buồng và các dịch vụ, bố trí buồng cho khách

 Chào đón khách và thực hiện thủ tục đăng kí khách sạn

 Phục vụ các dịch vụ trong thời gian lưu trú tại khách sạn

 Tiếp nhận và xử lí các phàn nàn của khách

 Giữ mối quan hệ với các cơ quan hữu quan và các cơ sở dịch vụ

 Theo dõi, cập nhật tài khoản, tổng hợp chi phí, và lên hóa đơn thanh toán

 Làm thủ tục thanh toán trả buồng và tiễn khách

 Lưu trữ thông tin của khách hàng lên hệ thống PMS

 Cân đối sổ sách, thống kê tổng hợp báo cáo với quản lý tình hình hoạt động

 Đảm bảo ANAT tính mạng và tài sản cho khách hàng và khách sạn

 Hỗ trợ các bộ phận khác hoàn thành nhiệm vụ, đoàn kết, phối hợp, naang cao trình độ, cải tiến các phương pháp làm việc

 Là nơi tiếp nhận các yêu cầu và giải quyết mọi phàn nàn

 Giúp ban giám đốc đề ra chiến lược và các chính sách sản phẩm và thị trường nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh

 Đại diện cho khách sạn trong việc mở rộng mối liên hệ, liên doanh liên kết trong công tác thu hút khách hàng

1.2 Cơ cấu tổ chức bộ phận lễ tân

 Mô hình: trực tuyến chức năng

 Đặc điểm

 Tiêu biểu và phổ biến trong kinh doanh khách sạn

 Phân chia quyền không tập trung

 Người nhân viên được trao quyền để đáp ứng yêu cầu của khách hàng

 Tầm kiểm soát: với khách sạn quy mô nhỏ là người quản lý, với khách sạn quy mô lớn là đội ngũ giám sát

 Với từng quy mô khách sạn khác nhau thì sẽ có những cơ cấu phân công khác nhau, với khách sạn nhỏ thường sẽ có sự kiêm nhiệm công việc còn với khách sạn lớn thì

sẽ có sự chuyên môn hóa cao hơn

1.3 Vị trí quầy lễ tân

 Quầy lễ tân luôn được bố trí ở những nơi dễ nhìn nhất thường khi vào đại sảnh mọi người sẽ nhìn thấy ngay quầy lễ tân và đặc biệt một số khách sạn lớn thì sẽ có nhân viên lễ tân hướng dẫn đón tiếp riêng

2 Quản lý trang thiết bị, dụng cụ, hàng hóa Các trang thiết bị dụng cụ, hàng hóa tại

bộ phận lễ tân

2.1 Các trang thiết bị dụng cụ, hàng hóa tại bộ phận lễ tân

 Trên mặt quầy lễ tân

- Card khách sạn bao gồm thông tin liên hệ, địa chỉ và các dịch vụ nổi bật

- Bảng niêm yết giá phòng, giá thuê/ sử dụng dịch vụ có trả phí

- Bút cố định để khách điền thông tin hoặc mượn sử dụng khi cần

- Lọ hoa và bình hoa tươi để trang trí

 Trang thiết bị trên bàn làm việc của lễ tân

Bắt buộc phải có:

- Máy tính bàn hoặc laptop nối mạng internet có cài đặt phần mềm quản lý khách sạn tương ứng

- Máy in để in các biểu mẫu liên quan

- Máy POS để cà thẻ tín dụng của khách khi cần thanh toán phí dịch vụ

- Điện thoại bàn, số lượng 1-2 cái dùng liên lạc giữa các bộ phận, với khách trong và ngoài khách sạn

- Máy đếm tiền, soi tiền thật giả

- Máy tính để tính toán các phép tính cơ bản liên quan đến tiền

- Đồng hồ để theo dõi thời gian, phục vụ cho nhiệm vụ báo thức khách

- Két an toàn cất giữ tiền và tài sản có giá trị của khách

 Các vật dụng, đồ dùng phía trong quầy lễ tân

Các vật dụng, đồ dùng này sẽ phục vụ cho việc thực hiện công việc tương ứng theo bản mô

tả nhiệm vụ của lễ tân, thường có:

- Giá/ Bì đựng hồ sơ đặt phòng của khách

- Bì đựng khóa phòng, phiếu ăn sáng

- Giá đựng khóa phòng là thẻ từ, giá treo chìa khóa phòng

- Giá đựng thông tin khách như hộ chiếu, cmnd được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái là tên khách và số phòng

- Tủ đựng các loại sổ sách, biểu mẫu liên quan như sổ giao ca, sổ giao nhận tài sản

- Khay đựng hóa đơn, chứng từ thanh toán liên quan

- Giá đựng các loại giấy tờ liên quan như: sơ đồ phòng, phiếu đặt phòng, phiếu đăng ký khách sạn

- Sổ tay nhân viên và bút viết để ghi chép

- Các vật dụng, món đồ liên quan khác

Do có PMS,

- Hầu hết các mẫu biểu được lưu trữ trên máy vi tính

- Các loại: số giao ca, sổ đặt buồng, sổ đăng ký khai báo tạm trú và Sổ ghi chép những sự

cố cần giải quyết ngay luôn cần có để tiện cho việc theo dõi, kiểm soát và xử lý kịp thời

2.2 Lập kế hoạch trang thiết bị, dụng cụ, hàng hóa tại BP lễ tân

Khái Niệm: là xác định nhu cầu về cơ cấu, số lượng, chất lượng các trang thiết bị dụng

cụ, hàng hóa cần thiết đáp ứng các yêu cầu phục vụ, đồng thời đảm bảo sử dụng tối đa công suất của chúng

Yêu cầu:

- Đảm bảo số lượng, chất lượng ; tối đa công suất trong hạn mức

- Đảm bảo sự đồng bộ, hiện đại ;

- Phù hợp với kiến trúc, phong cách của KS: sự sang trọng, chuyên nghiệp, an toàn, thẩm

mỹ

Căn cứ:

- Tiêu chuẩn định mức theo quy định của KS

- Công suất buồng dự kiến, sự đổi mới công nghệ phục vụ

- Tình trạng thiết bị buồng và tình hình sử dụng văn phòng phẩm hàng tháng, hàng quý

Nội dung :

- Xác định nhu cầu hàng hóa , tài sản theo quy định của KS

- Kiểm tra, so sánh với bảng kiểm kê định kỳ

- Đề xuất danh mục mua hoặc sửa chữa bảo dưỡng phù hợp

- Cảm soát trang thiết bị ống dẫn sử dụng

3 Kiểm soát trang thiết bị , dụng cụ , hàng hóa

Quy định chung

 Quán triệt ý thức tiết kiệm , giữ gìn , bảo quản tài sản bộ phận

 Nắm vững quy định của khách sạn về định mức và chế độ quản lý ,

 Kiểm tra việc giao , nhận trang thiết bị , dụng cụ , hàng hóa ,

 Sắp xếp , bố trí , bảo quản , theo dõi sự biến động

 Tổ chức tốt việc bàn giao ca và kiểm kê định kỳ

 Lập kế hoạch sửa chữa , bổ sung , mua sắm mới theo nhu cầu công việc phát sinh , khuyến nghị thanh lý các tài sản hư hỏng , đã quá hạn sử dụng ,

 Tổng hợp , phân tích số liệu thống kê và kịp thời xử lý các tình huống

 Báo cáo định kỳ và đột xuất những việc có liên quan: Kiểm soát trang thiết bị như thế nào? Kiểm Soát văn phòng phẩm ra sao? Kiểm soát hàng hóa có đủ không?

3.1 Kiểm soát trang thiết bị

- Sử dụng thiết bị đúng mục đích theo hướng dẫn sử dụng thiết bị, huấn luyện nhân viên

và kiểm tra thường xuyên

- Kiểm soát tài sản tránh thất thoát , hỏng hóc

 Hàng ngày bàn giao , kiểm tra

 Hàng tháng kiềm kê , đánh giá

- Kiểm tra bảo dưỡng thường xuyên và định kỳ đảm bảo trang thiết bị hoạt động bình thường đáp ứng yêu cầu công việc

- Trang thiết bị hỏng , báo BP kỹ thuật hoặc IT xử lý

- Thay mới trang thiết bị , lập phiếu Đề nghị mua thiết dụng cụ trinh phòng chức năng và lãnh đạo phê duyệt dựa trên nguyên tắc tiết kiệm , hạ giá thành , tránh mua những thứ không cần thiết hoặc quá nhiều ,

- Báo cáo định kỳ và đột xuất những việc có liên quan

3.2 Kiểm soát văn phòng phẩm

- Sử dụng sổ theo dõi xuất nhập; cập nhật số lượng văn phòng phẩm sử dụng hàng tuần

- Cân đối giữa nhu cầu và tồn kho để có kế hoạch xin lĩnh từ tổng kho đảm bảo kịp thời đáp ứng nhu cầu

- Kiểm tra giám sát các văn phòng phẩm được sử dụng tại bộ phận, số lượng hàng ngày tối thiểu đủ cho 3 ngày làm việc bình thường, nhận bàn giao, kiểm tra, bổ sung trước và sau ca

- Sử dụng văn phòng phẩm tiết kiệm: giới hạn số lượng mẫu biểu cần in: hạn chế sai sót

về in ấn; tái sử dụng giấy một mặt cho những giấy tờ lưu hành nội bộ Kiểm kê cuối tháng làm cơ sở cho việc đề xuất mua hoặc thanh lý

3.3 Kiểm soát hàng hóa tại bộ phận lễ tân

- Thực hiện việc giám sát các hàng hóa được bán tại quầy lưu niệm

- Thực hiện việc kiểm tra giám sát các hàng hóa được bán tại quầy lưu niệm

- Lập sổ theo dõi việc thu chi trong bán hàng lưu niệm

- Sử dụng sổ theo dõi xuất nhập hàng hóa của bộ phận

4 Ứng dụng công nghệ tại bộ phận lễ tân qua phần mềm quản lý khách sạn

4.1 Khái quát vè phần mềm quản lý khách sạn (PMS)

 Khái niệm: PMS (Property Managmement System) - phần mềm quản lý khách sạn, là

một trợ thủ đắc lực cho các nhà quản lý trong việc kiểm soát và xử lý công việc một cách vô cùng đơn giản, chính xác và hiệu quả cao PMS là giải pháp quản lý chuyên nghiệp dành cho các khách sạn với các ứng dụng tiện ích như: đặt phòng, lễ tân, quản

lý phòng, quản lý dịch vụ

 Các tính năng cơ bản của PMS gồm:

- Quản lý trạng thái phòng

 Quản lý trạng thái phòng qua màu sắc

 Quản lý khách đoàn, khách vãng lai

 Hiển thị room theo sơ đồ tầng

 Nhận danh sách đặt phòng từ các hệ thống booking engine

 Tính năng đổi phòng/ thêm khách

 In danh sách báo cáo tạm trú

 Quản lý giá phòng theo mùa, khuyến mãi, coupon code

 Tính phụ thu check in sớm /trễ

 Tính năng quản lý dịch vụ / mini bar

 Chức năng đặt phòng trực tuyến

 Tích hợp chức năng đặt phòng trực tuyến trên website khách sạn

 Hỗ trợ thanh toán đặt cọc trực tuyến

 Tích hợp và kiểm tra thành viên VIP

 Tích hợp chương trình khuyến mãi khách sạn

 Quản lý báo cáo

 Báo cáo doanh số, thống kê thời gian khách ở

 Báo cáo phòng, công suất sử dụng phòng

 Báo cáo công nợ

 Phát triển các báo cáo theo yêu cầu

- Chức năng khác

 Phân quyền chức năng

 Ghi log hoạt động nhân viên

 Chức năng chat online

 Quản lý tỷ giá, tiền tệ

 Email remind / Thanks email

 Quản lý nhân viên

Với các tính năng cơ bản như trên có thể nói đối với bộ phận lễ tân, phần mềm PMS cung cấp đầy đủ các công cụ thực hiện các công việc hàng ngày như: đặt phòng; xếp phòng; check-in; check-out; quản lý tình trạng phòng; cung cấp các dịch vụ cho khách cư trú; thực hiện các nghiệp vụ về hóa đơn và thanh toán

4.2 Ứng dụng PMS phục vụ cho hoạt động lễ tân

 Quản lý đặt buồng

- Đặt buồng trực tuyến sử dụng trên nhiều loại thiết bị

- Kết hợp khai thác thông tin từ hệ thống chăm sóc khách hàng và CS giá linh hoạt

- Hiển thị các buồng trống, xử lý việc đặt buồng, tự động gửi thư xác nhận, cung cấp danh sách khách đến vào bất kì ngày nào, tìm kiếm và phục hồi các buồng khách bị hủy, kết nối với các nguồn đặt buồng khác

- Hiển thị tìm kiếm booking, xếp phòng và hiển thị sơ đồ phòng, cho nhiều ngày, cho 1 ngày, hiển thị thông tin về khách sạn trên các trang web

- Quản lý khách đi kèm, chia sẻ buồng, gói dịch vụ đi kèm, đưa vào danh sách đợi hoặc danh sách từ chối

- Hỗ trợ thanh toán tiền đặt cọc/đảm bảo thanh toán

- Quản lý chặt chẽ các ràng buộc tài chính liên quan: đặt cọc, phí hủy đặt buồng

- Thống kê số buồng tồn (52 tuần), tránh được over booking bị động

- Mô-đun “đặt buồng” bao gồm: dữ liệu về khách, kiểm kê buồng, các khoản đặt cọc, các yêu cầu đặc biệt, bố trí buồng, khách đến nhận buồng, khách đi trả buồng, khách VIP, công suất buồng dự kiến, đại lý du lịch, tin nhắn cho khách, báo cáo

 Quản lý check-in

- Chức năng phân bổ buồng, hiển thị tình trạng buồng, tìm kiếm khách hàng

- Theo dõi khách hàng đến trong ngày, in danh sách khách hàng dự kiến

- Check-in nhanh chóng và chính xác Với KH đã đặt trước nhiều thông tin xác định Với

KH vãng lai xử lý nhanh chóng phương thức thanh toán Với đoàn, cung cấp những chức năng thuận tiện để có thể check-in toàn bộ đoàn một cách nhanh chóng

- Khách hàng có thể tự đăng kí KS bằng việc tự cà thẻ tín dụng vào thiết bị đầu cuối để đọc

dữ liệu cá nhân và tài chính; KH tự đăng ký và trả lời vài câu hỏi đơn giản liên quan đến thời gian lưu trú của khách hàng

- Mô-đun “Đăng ký” bao gồm: các yêu cầu đặt buồng; dữ liệu về khách/phiếu đăng ký; thống kê lượng buồng tồn, tình trạng buồng; báo cáo; nhận buồng tự động; mạng nội bộ sẽ giúp ích rất nhiều cho bộ phận lễ tân trong quá trình tác nghiệp

- Loại buồng và mức giá

- Số tiền chi trả cho các dịch vụ

- Phương thức thanh toán

- Sở thích, loại thành viên, phân khúc thị trường

sử dụng… Hỗ trợ nhân viên bán hàng và tư vấn cho KH

- Tình trạng buồng được thể hiện bằng màn hình kỹ thuật số hoặc sơ đồ buồng với các ô màu cho phép nhận diện nhanh và chính xác

- Những biến động trên sơ đồ buồng diễn ra đồng thời với những cập nhật từ quad trình đặt buồng, check-in và check-out của khách

- Nhập thông tin chi tiết về đại lý/công ty, thời gian sử dụng buồng, loại giá, số lượng

- Hiển thị thông báo nếu nhập vượt tổng số buồng, giúp quản lý được số buồng còn trống tại các thời điểm khác nhau để tối ưu hóa công suất sử dụng buồng

- Cho phép tìm kiếm đơn đặt buồng theo tên – tạo đơn, Xem chi tiết đơn, sao chép đơn, yêu cầu sửa chữa, dọn dẹp phòng, chuyển trạng thái đơn đặt buồng, chuyển buồng

- Mô-đun “tình trạng buồng” bao gồm: thông tin buồng, thông tin buồng trống, các báo cáo, mạng nội bộ

* Quản lý giá và hiệu suất bán buồng

- Quản lý giá: Khi đăng nhập vào phần cài đặt giá buồng: giá them người và các dịch vụ kèm theo, giá theo giờ

- Quản lý hiệu suất bán buồng

+ Thông tin thị hiếu khách hàng giúp cho tiếp thị, Dữ liệu đặt chỗ hàng ngày để xác định giá bán tối ưu vì thế mà đẩy công suất buồng và doanh thu

+ Theo dõi các khoản hoa hồng đến và đi

+ Tính năng theo dõi tài chính cho biết các khoản thu và chi chi tiết, cụ thể từng ngày, từng giờ, giúp phát hiện những sai lệch khi giao dịch tài chính

+ Tự động thông báo cho nhân viên về những liên quan đến buồng KH hoặc doanh thu khi thay đổi buồng

+ Cung cấp phản hồi của khách cho người quản lý và chủ sở hữu khách sạn có giải pháp hữu hiệu làm hài lòng khách hàng

+ Mô-đun “Quản lý hiệu suất bán buồng” bao gồm: Bảng giá chung, thu nhập trên mỗi khách, thu nhập theo loại khách, quản lý doanh thu

 Quản lý lưu trú

- PMS cho phép đọc và phân tích hồ sơ của KH bằng tài khoản trên máy hoặc bảng kê tổng hợp; thông tin về CF DV tự động cập nhật vào tài khoản điện tử của KH

- Mở tài khoản và cập nhật các CF, xem trước hóa đơn

- Quản lý quá trình chuyển buồng

- Kiểm tra và lưu trữ thông tin của KH, tìm kiếm KH lưu trú

- Một số tác nghiệp dịch vụ khác: cập nhật các tin nhắn cho khách, cài đặt báo thức, truy cập internet, hệ thống giải trí tại buồng

 Làm thủ tục trả buồng với nhiều phương thức thanh toán

- In danh sách khách dự kiến đi

- Tách gộp hóa đơn, ghi nợ hóa đơn: PMS sẽ hỗ trợ lên hóa đơn và thanh toán bằng tiền mặt, thẻ tín dụng và thanh toán trực tuyến nhanh chóng và chính xác

- Chuyển thanh toán giữa các phòng với nhau: tài khoản điện tử hiển thị rất chính xác các khoản chi phí, các khoản miễn giảm và sửa chỉnh (nếu có)

- Lập hóa đơn thanh toán: Tài khoản của khách hàng được in ra để KH kiểm tra các chi phí dịch vụ, giới hạn thanh toán và các khoản nợ phải trả

- KH có thể thanh toán bằng tiền mặt, thẻ tín dụng, tài khoản cá nhân

- Các KH thanh toán bằng thẻ tín dụng có dư nợ bằng 0, có thể check-out nhanh bằng giao diện trên màn hình ti vi tại buồng

- Mô-đun “Trả buồng” bao gồm: hồ sơ tài khoản khách, chỉnh sửa, thu ngân, chuyển cho

bộ phận kế toán các báo cáo, lịch sử khách hàng

 Kiểm toán đêm

PMS cung cấp một quy trình ngày ổn định và an toàn, sao lưu và phục hồi dữ liệu

- Kiểm tra tình trạng buồng, sổ nhật ký/chi phí của khách, giá buồng

- Kết chuyển các dữ liệu phục vụ cho mục đích phân tích – thống kê

- Sao lưu dữ liệu trong ngày in ra các báo cáo cuối ngày

- Chạy Night chuyển sang ngày mới

 Quản lý thu ngân/ Nhập chi phí

- Mở tài khoản và tự động cập nhật các chi phí tiền buồng và DV từ các bộ phận, phí điện thoại, tính toán và tự động nhập các khoản thuế và phí dịch vụ

- Tìm kiếm hóa đơn, xem trước hóa đơn

- Theo dõi công nợ KH

- Theo dõi các khoản phải thanh toán cho KH đang ở

- Lập bảng kê thu tiền hàng ngày

- Cập nhật tỷ giá ngoại tệ

- Mô-đun “nhập chi phí” bao gồm điểm bán hàng, buồng, thuế, kết chuyển chi phí, chỉnh sửa, khoản thanh toán, chi phí nhỏ khác, điện thoại hiển thị hồ sơ tài khoản, các báo cáo

 Chuẩn bị các báo cáo

- Phần mềm quản lý có tính năng tổng hợp các thông tin dữ liệu và các báo cáo theo biểu mẫu tiêu chuẩn, đảm bảo đơn giản mà khoa học được lập ra theo thời gian hoặc mục tiêu quản lý

 Báo cáo khách đến, báo cáo khách đi

 Dự báo công suất buồng

 Báo cáo tình trạng tiền mặt tại quầy thu ngân

 Báo cáo doanh thu buồng

 Báo cáo công nợ

 Báo cáo khác

- In, tổng hợp báo cáo: tổng hợp báo cáo và phân phát báo cáo đến máy in bộ phận để theo dõi và quản lý sao lưu và phục hồi dữ liệu

4.3 Những yếu tố cân nhắc khi lựa chọn phần mềm quản lý khách sạn

- Dễ sử dụng với giao diện than thiện và tính logic

- Dễ dàng tùy chỉnh mỗi khi nâng cấp thêm buồng

- Cập nhật công nghệ mới và hạ tầng phù hợp

- Bảo mật thông tin của khách hàng và doanh nghiệp

- Uy tín của nhà cung cấp về thời gian, chỉnh sửa, tư vấn, hỗ trợ, bảo hành

- Khả năng truy cập từ xa cho phép nhà quản lý có thể truy cập quản lý từ xa

- Hệ thống báo cáo tổng hợp các thông tin dữ liệu và lập các báo cáo chi tiết, rõ ràng

- Thời gian triển khai phần mềm nhanh, hỗ trợ tích cực trong đào tạo và bảo trì

- Dễ dàng kết nối với các thiết bị của khách sạn: tổng đài nội bộ, hệ thống kháo từ, máy quét vân tay, ngăn kéo tiền mặt, hệ thống bán hàng tự động và các phần mềm tài chính khác

- Giá cả chi phí mua phần mềm hợp lý

PHẦN II Quản trị cơ sở vật chất và ứng dụng công nghệ tại bộ phận lễ tân Khách sạn Sunsea Đà Nẵng

Phần 1 Giới thiệu khách sạn Sunsea Đà nẵng

1.1 Giới thiệu khái quát về khách sạn Sunsea Đà nẵng

 Khách sạn SunSea Đà Nẵng tọa lạc tại 60 Lâm Hoành ,Phường Phước Mỹ ,Q Sơn Trà

có một vị trí lý tưởng khi là khách sạn tại Đà Nẵng nằm gần biển Mỹ Khê, một trong những bãi biển đẹp nhất của Việt Nam

 Tại đây, mỗi sáng khách hàng có thể đón những tia nắng sớm đầu tiên khi đứng trên bờ biển Mỹ Khê, và đắm chìm trong làn nước mát mà không cần di chuyển quá xa