Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 90012008 trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản của UBND xã đức xương

Với vai trò là một bộ phận của công tác hành chính văn phòng, công tác vănthư, lưu trữ có ý nghĩa quan trọng đối với thành công trong hoạt động của cơ quan, tổ chức.. Sự hợp tác nội bộ c

LỜI CAM ĐOANTôi xin cam đoan các nội dung ngiên cứu đưa ra trong bài tiểu luận này dựa trên các kết quả thu được trong quá trình tìm hiểu và phân tích tài liệu Nội dung của bài tiểu luận có tham khảo và sử dụng một số thông tin tài liệu từ các nguồn sách, tạp chí, trang Web được liệt kê trong các danh mục tài liệu tham khảo.

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành đề tài nghiên cứu này, em xin gửi lời cảm ơn chân thành tớiGiảng viên Khoa Quản trị văn phòng, Trường Nội vụ Hà Nội đã hướng dẫn và tạomọi điều kiện thuận lợi cho em trong suốt quá trình em thực hiện đề tài nghiên cứunày Với thời gian nghiên cứu tương đối ngắn và kiến thức của bản thân còn hạnchế, vì vậy đề tài nghiên cứu của em không tránh được còn nhiều thiếu sót, kínhmong nhận được sự góp ý kiến quý báu của Quý thầy cô và các ban!

Em xin chân thành cảm ơn!

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài:

Văn phòng với chức năng tham mưu giúp việc tổng hợp phục vụ sự quản lý,chỉ đạo điều hành và là đầu mối tổng hợp thu thập và xử lý thông tin của của mỗi

cơ quan, tổ chức Văn phòng ngày càng tỏ rõ vai trò quan trọng trong hệ thống của

cơ quan tổ chức, đặc biệt của các cơ quan nhà nước, là đầu mối giao dịch, xử lýthông tin giữa các cơ quan tổ chức

Với vai trò là một bộ phận của công tác hành chính văn phòng, công tác vănthư, lưu trữ có ý nghĩa quan trọng đối với thành công trong hoạt động của cơ quan,

tổ chức Công tác văn thư, lưu trữ gắn liền với hầu hết các hoạt động quản lý, điềuhành của cơ quan, góp phần quan trọng vào việc đảm bảo thông tin cho hoạt độngquản lý, đặc biệt là việc soạn thảo ban hành văn bản

Soạn thảo ban hành văn bản đóng một vai trò rất quan trọng trong công tác văn thưlưu trữ nói chung và quản lý hành chính nói riêng Do vậy việc áp dụng ISO 9001:

2008 vào quản lý hành chính là nhằm xây dựng một hệ thống quản lý, hoạt động cóchất lượng, đảm bảo nhu cầu về thông tin

Điều quan trọng không hẳn là áp dụng hệ thống quản lý chất lượng nào mà là HTQLCL phải áp dụng như thế nào để đảm bảo có hiệu lực, phù hợp và nhất quán,qua đó sẽ góp phần giúp tổ chức áp dụng đạt được kết quả tin cậy phù hợp với mụctiêu chiến lược đề ra và duy trì được niềm tin của khách hàng

Áp dụng HTQLCL sẽ giúp tổ chức kiểm soát một cách có hệ thống và minh bạch các quá trình cung cấp thông tin Trong đó, tính minh bạch và các trách nhiệm giải trình là điều đặc biệt quan trọng giúp các cơ quan giải quyết công việc trong tổ chức đạt được sự uy tín và tin cậy đối với người dnùng và đối tác của mình

Vì vậy, tôi lựa chọn đề tài: “Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản của UBND xã Đức Xương”

2 Lịch sử nghiên cứu: Đề tài ISO trong hiện cũng được sự quan tâm của các

nhà nghiên cứu:

- Giáo trình Quản trị chất lương- GS.TS Nguyễn Đình Phan (2003)

- Quản lý chất lượng và ISO 9001:2008- Nguyễn Kim Định (1997)

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Văn phòng UBND xã Đức Xương

- Phạm vi nghiên cứu: hoạt động quản lý chất lượng tại Văn phòng UBND

xã Đức Xương

4 Mục đích nghiên cứu:

Tìm hiểu việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản

5 Phương pháp nghiên cứu:

- Tìm hiểu, nghiên cứu tài liệu

- Kế thừa các nghiên cứu trước

- Tổng hợp thông tin

6 Cấu trúc đề tài:

Ngoài phần mở đầu và kết luận, đề tài của tôi gồm 3 chương:

Chương 1: Nhận thức chung về hệ thống quản lý chất lượng theo

tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Chương 2: Thực trạng áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn

ISO 9001:2008 tại Văn phòng UBND xã Đức Xương

Chương 3: Một số đề xuất nhằm nâng cao hiệu quả quản lý chất lượng tại Văn phòng UBND xã Đức Xương

Chương 1 Nhận thức chung về hệ thống quản lý chất lượng theo

tiêu chuẩn ISO 9001:2008

1 Khái niệm, cấu trúc bộ tiêu chuẩn

1.1 Khái niệm tổ chức ISO

ISO có tên gọi đầy đủ là International Organization for Standardition, dịch nghĩa là Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (nhiều cơ quan, tổ chức và dịch giả

dịch là Tổ chức Quốc tế về Tiêu chuẩn hóa hoặc Liên đoàn Quốc tế của các cơquan tiêu chuẩn hóa quốc gia), là tổ chức tiêu chuẩn hóa lớn nhất của thế giới hiệnnay

ISO 9000 là bộ tiêu chuẩn về Quản lý chất lượng do Tổ chức quốc tế vềTiêu chuẩn hoá (ISO) ban hành Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 gồm các tiêu chuẩn quiđịnh những yêu cầu của một hệ thống quản lý chất lượng mà doanh nghiệp muốnđược chứng nhận phải áp dụng (như ISO9001/2/3:1994 hoặc ISO 9001:2000) vàcác tiêu chuẩn hỗ trợ khác

ISO 9001:2008: Hệ thống Quản lý Chất lượng - Các yêu cầu, đây là bản soátxét lần 4 Tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 về mặt cấu trúc vẫn giữ nguyên không thayđổi so với tiêu chuẩn ISO 9001: 2000

Mục tiêu của Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (ISO) là thúc đẩy sự phát

triển của công tác tiêu chuẩn hóa và các hoạt động có liên quan nhằm tạo thuận lợicho việc trao đổi hàng hóa và dịch vụ trên phạm vi toàn thế giới và phát triển sựhợp tác trong lĩnh vực trí tuệ, khoa học công nghệ và kinh tế

Nhiệm vụ chính của ISO là nghiên cứu xây dựng, công bố các tiêu chuẩn

thuộc phạm vi hoạt động của nhiều lĩnh vực khác nhau (trừ điện và điện tử là thuộcphạm vi trách nhiệm của Ủy ban Điện Quốc tế IEC (International ElectronicCommitee) Các tiêu chuẩn này không có giá trị pháp lý bắt buộc áp dụng mà chỉ

có tính chất khuyến khích áp dụng Tuy nhiên, các tiêu chuẩn này lại có vai tròquan trọng trong việc thống nhất các tiêu chí đánh giá chất lượng sản phẩm, dịch

vụ trên phạm vi toàn thế giới

Theo tài liệu do Trung tâm Thông tin Bộ Khoa học và Công nghệ Việt Namcung cấp và một số tài liệu khai thác trên trang web httt:/www.iso.ch thì ISO là tổchức phi chính phủ, được thành lập năm 1946 tại Luân Đôn nước Anh, nhưng

chính thức đi vào hoạt động từ ngày 23/02/1947 ISO có ba loại thành viên: thànhviên đầy đủ, thành viên thông tấn và thành viên đăng ký Thành viên của cơ quanphải là các cơ quan tiêu chuẩn hóa quốc gia và mỗi quốc gia chỉ có duy nhất một

cơ quan, tổ chức đại diện để tham gia ISO Hiện nay, trên 70% thành viên của ISO

là các cơ quan chính phủ được chính phủ cử ra làm đại diện duy nhất cho quốc giatại tổ chức này

Hiện nay, trên thế giới có trên 120 nước là thành viên của ISO, trụ sở chínhcủa ISO đặt tại Geneve, Thụy Sỹ, ngôn ngữ sử dụng là tiếng Anh, tiếng Pháp vàtiếng Tây Ban Nha Để giúp ISO duy trì và triển khai hoạt động, cơ cấu tổ chứccủa ISO gồm có:

- Đại Hội đồng ISO: họp toàn thể mỗi năm một lần

- Hội đồng ISO: gồm 18 thành viên được Đại Hội đồng ISO bầu ra

- Ban Thư ký Trung tâm: thực hiện chức năng thư ký cho Đại Hội đồng và

Hội đồng trong việc quản lý kỹ thuật, theo dõi các vấn đề thành viên, hỗ trợ kỹthuật cho các Ban kỹ thuật và Tiểu ban kỹ thuật, chịu trách nhiệm xuất vản, thôngtin, quảng bá và chương trình cho các nước đang phát triển

- Các ban chính sách phát triển: Ban đánh giá sự phù hợp (CASCO); Ban

Phát triển (DEVCO); Ban Thông tin (INFCO); Ban Chấp chuẩn (REMCO); BanChính sách người tiêu dùng (COPOLCO)

- Hội đồng Quản lý Kỹ thuật (TMB): tổ chức và quản lý hoạt động của

Ban Kỹ thuật tiêu chuẩn

- Các ban kỹ thuật tiêu chuẩn: hiện nay, ISO có 2859 cơ quan kỹ thuật bao

gồm 186 ban kỹ thuật, 576 tiểu ban kỹ thuật, 2057 Nhóm Công tác và 40 nhómnghiên cứu và soạn thảo các tiêu chuẩn và các hướng dẫn của ISO

- Các ban cố vấn: nhiệm vụ của ISO là xây dựng các tiêu chuẩn quốc tế và

theo dõi, đánh giá việc triển khai thực hiện các tiêu chuẩn đó ở các quốc gia và đốivới từng cơ quan, tổ chức cụ thể Khi vận dụng những tiêu chuẩn do ISO ban hành,

sẽ nảy sinh những quan hệ tới các đối tượng là nhà quản lý và khách hàng Vì vậy,hiện tại có khoảng 3000 các nhà khoa học, kỹ thuật, các nhà quản lý, cơ quan chínhphủ, các nhà công nghiệp, người tiêu dùng… đại diện cho các cơ quan tiêu chuẩn

hóa quốc gia thành viên tham gia vào việc xây dựng các tiêu chuẩn quốc tế và cácchính sách phát triển của ISO.

Trên thế giới có khoảng trên 5.000 tổ chức quốc tế có quan hệ với các cơquan kỹ thuật của ISO Việt Nam là thành viên thứ 72 của ISO, gia nhập năm 1977,

cơ quan đại diện cho Chính phủ tham gia tổ chức ISO là Tổng cục Tiêu chuẩn Đolường Chất lượng

1.2 Cấu trúc và nội dung của bộ tiêu chuẩn ISO 9000

Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 bao gồm 4 phiên bản:

1 ISO 9000: 2005 Hệ thống quản lý chất lượng - Cơ sở và từ vựng

2 ISO 9001: 2008 Hệ thống quản lý chất lượng - Các yêu cầu

3 ISO 9004: 2000 Hệ thống quản lý chất lượng - Hướng dẫn cải tiến hiệu quả

4 ISO 19011: 2002 Hướng dẫn đánh giá hệ thống quản lý chất lượng và môi trường

Phiên bản

năm 1994

Phiên bản năm 2000

Phiên bản năm 2008 Tên tiêu chuẩn

ISO 9000:1994 ISO 9000: 2000 ISO 9000: 2005 HTQLCL – Cơ sở & từ

vựng ISO 9001: 1994 ISO 9001: 2000

(bao gồm ISO 9001/ 9002/ 9003)

ISO 9001: 2008

Hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) – Cácyêu cầu

ISO 9002: 1994

ISO 9003: 1994

ISO 9004: 1994 ISO 9004: 2000 Chưa có thay đổi HTQLCL - Hướng dẫn

cải tiến ISO 10011:

2.1 Nguyên tắc:

Qua nghiên cứu nội dung của bộ tiêu chuẩn ISO 9000 và tài liệu áp dụngISO 9000 vào hoạt động của một số cơ quan, tổ chức, quản lý chất lượng theo tiêuchuẩn ISO 9000 được thực hiện trên cơ sở tám nguyên tắc:

2.1.1 Nguyên tắc định hướng vào khách hàng

Mọi hoạt động của cơ quan phải hướng tới mục tiêu là sự thỏa mãn các yêucầu của khách hàng Vì vậy, các cơ quan nhà nước cần nghiên cứu, nắm bắt đượcyêu cầu của công dân và lấy công dân là đối tượng trung tâm trong việc xây dựngmục tiêu phấn đấu của cơ quan

Đồng thời, lãnh đạo phải chỉ đạo, tham gia xây dựng các chiến lược và cácbiện pháp huy động sự tham gia của mọi thành viên để xây dựng hệ thống quản lýchất lượng, nâng cao hiệu lực, hiệu quả của mọi hoạt động trong cơ quan, đơn vị.Qua việc tham gia trực tiếp vào hoạt động như lập kế hoạch, xem xét đánh giá cáchoạt động, ghi nhận những kết quả đạt được của nhân viên, người lãnh đạo có vaitrò củng cố giá trị và khuyến khích sự sáng tạo, đi đầu ở mọi cấp trong toàn bộ tổchức

2.1.3 Nguyên tắc hợp tác triệt để

Là sự vận dụng triệt để các mối quan hệ giữa lãnh đạo và nhân viên, giữanhân viên với nhân viên trong một tổ chức nhằm đạt hiệu quả cao trong qúa trìnhhoạt động

Thành công trong cải tiến chất lượng phụ thuộc rất nhiều vào kỹ năng, sựnhiệt tình hăng hái trong công việc của đội ngũ nhân viên Cần tạo điều kiện đểnhân viên học hỏi, nâng cao kiến thức và thực hành những kỹ năng mới

Đồng thời, tổ chức phải lấy động lực hoạt động và thành quả công việc là sựphù hợp giữa lợi ích của tập thể với lợi ích của mọi nhân viên trong tổ chức

2.1.4 Nguyên tắc tiếp cận theo quá trình

Quá trình là tập hợp những hoạt động có quan hệ và tương tác lẫn nhau đểbiến đầu vào thành đầu ra của một sản phầm, dịch vụ Một hệ thống quản lý chỉđược đánh giá là đảm bảo chất lượng khi kết quả đầu ra của sản phẩm, dịch vụ của

nó lớn hơn so với đầu vào Trong một cơ quan, tổ chức, đầu vào của quá trình này làđầu ra của quá trình trước đó và tất cả các hoạt động của một cơ quan, tổ chức tạothành hệ thống các quá trình liên hoàn Nguyên tắc này đòi hỏi sự đảm bảo chấtlượng đồng bộ trong cả một quá trình lớn, kết hợp của nhiều quá trình nhỏ

2.1.5 Nguyên tắc hệ thống

Quản lý theo phương pháp hệ thống là cách huy động, phối hợp toàn bộ cácnguồn lực để thực hiện mục tiêu chung của tổ chức Vì vậy, để đạt được mục tiêuchung của cơ quan, tổ chức, nguyên tắc này yêu cầu các cá nhân trong cơ quan, tổchức phải có trách nhiệm đảm bảo việc đạt mục tiêu chất lượng trong phạm vicông việc được giao

2.1.6 Nguyên tắc cải tiến liên tục

Hệ thống quản lý chất lượng phải được cải tiến thường xuyên để bổ sungnhững yêu cầu cần thiết phù hợp với sự phát triển của tổ chức và yêu cầu của xãhội về sản phẩm, dịch vụ mà tổ chức cung ứng Cải tiến liên tục là mục tiêu đồngthời cũng là phương pháp quản lý của mọi tổ chức muốn có được mức độ chấtlượng cao nhất

2.1.7 Nguyên tắc quyết định dựa trên cơ sở dữ liệu

Để đạt được hiệu quả cao trong công tác quản lý, mọi quyết định của cơquan, tổ chức, người lãnh đạo phải được xây dựng dựa trên việc phân tích đầy đủcác thông tin của cơ sở dữ liệu thu thập được

2.1.8 Nguyên tắc hợp tác chặt chẽ giữa tổ chức và bên cung ứng

Việc quản lý chất lượng phải được tiến hành trên các quan hệ hợp tác chặtchẽ bên trong và bên ngoài Các quan hệ bên trong là quan hệ nội bộ giữa lãnh đạovới nhân viên, giữa nhân viên với nhân viên và giữa các bộ phận với nhau Các

quan hệ bên ngoài là quan hệ với cấp trên, cấp dưới, các tổ chức đào tạo, các đốitác và bên cung ứng Sự hợp tác nội bộ chặt chẽ sẽ tăng cường, thúc đẩy sự linhhoạt trong quá trình hoạt động và khả năng đáp ứng nhanh của cơ quan, tổ chức.Các quan hệ bên ngoài chặt chẽ là nền tảng giúp tổ chức nâng cao khả năng và mởrộng phạm vi hoạt động của mình.

Khi áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001: 2008 trongquản lý hành chính của một cơ quan, tổ chức thì tám nguyên tắc này sẽ ràng buộc

từ cán bộ lãnh đạo đến cán bộ công chức thừa hành trong quá trình thực hiệnnhiệm vụ theo luật định

2.2 Các yêu cầu cần kiểm soát của tiêu chuẩn ISO 9001: 2008

- Kiểm soát tài liệu và kiểm soát hồ sơ: Kiểm soát hệ thống tài liệu nội bộ,

tài liệu bên ngoài

- Trách nhiệm của lãnh đạo: Cam kết của lãnh đạo; Định hướng bởi khách

hàng;Thiết lập chính sách chất lượng, và mục tiêu chất lượng cho các phòngban; Xác định trách nhiệm quyền hạn cho từng chức danh; Thiết lập hệ thống traođổi thông tin nội bộ; Tiến hành xem xét của lãnh đạo

- Quản lý nguồn lực: Cung cấp nguồn lực; Tuyển dụng; Đào tạo; Cơ sở hạ

tầng; Môi trường làm việc

- Tạo sản phẩm : Hoạch định sản phẩm; Xác định các yêu cầu liên quan

đến khách hàng; Kiểm soát thiết kế; Kiểm soát mua hàng; Kiểm soát sản xuất vàcung cấp dịch vụ; Kiểm soát thiết bị đo lường

- Đo lường phân tích và cải tiến: Đo lường sự thoả mãn của khách hàng;

Đánh giá nội bộ; Theo dõi và đo lường các quá trình; Theo dõi và đo lường sảnphẩm; Kiểm soát sản phẩm không phù hợp; Phân tích dữ liệu; Hành động khắcphục; Hành động phòng ngừa

2.3 Các yêu cầu đối với cơ quan, tổ chức khi áp dụng ISO 9001:2008

- Yêu cầu về hệ thống thuật ngữ và từ vựng

- Yêu cầu về hệ thống tài liệu

- Yêu cầu về trách nhiệm của lãnh đạo

- Yêu cầu về quản lý nguồn nhân lực

- Yêu cầu đối với việc tạo ra sản phẩm

- Thực hiện các yêu cầu về đo lường, phân tích và cải tiến

CHƯƠNG 2NỘI DUNG ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO ISO

9001:2008 VÀO CÔNG TÁC VĂN PHÒNG2.1: Sơ lược về UBND xã Đức Xương

Uỷ ban Nhân dân xã Đức Xương là một đơn vị hành chính cấp cơ sở thuộctỉnh Hải Dương, dưới sự lãnh đạo trực tiếp của Ban chấp hành Đảng bộ xã gồm 14đồng chí Tổng số đảng viên toàn đảng bộ là 190 đồng chí, sinh hoạt ở 15 chi bộ,trong đó 11 chi bộ nông thôn, 3 chi bộ nhà trường, 01 chi bộ cơ quan Ủy ban nhândân xã được cơ cấu 03 thành viên gồm 01 đồng chí Chủ tịch, 01 đồng chí Phó chủtịch, 01 Ủy viên Ủy ban, tổng số đội ngũ cán bộ, công chức xã là 21 đồng chí, trình

độ chuyên môn nghiệp vụ đại học, cao đẳng 08 đ/c, trung cấp 13 đ/c, nhìn chungcác cán bộ công chức đều có đầy đủ phẩm chất đạo đức, trình độ văn hoá, chuyênmôn nghiệp vụ để thực hiện hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao

Tổng diện tích đất tự nhiên là1851,13 ha gồm:

Đất nông nghiệp là 1230,90 ha còn lại 620.23 là các loại đất khác

Về giao thông có tuyến đường liên xã của huyện đi qua 06 xóm chạy dọctheo chiều dài của xã đã được rải nhựa, các tuyến đường làng, ngõ xóm đã bê tônghóa được 12,371 km/23,172 km đạt 53,38% còn lại chủ yếu là đường đất đá cấpphối hầu hết các tuyến đường đều có đủ chiều rộng cần thiết đáp ứng nhu cầuphát triển kinh tế xã hội của xã

Dân số: Toàn xã có Tổng số hộ là 974 hộ 4289 nhân khẩu 2143 lao động có

2 dân tộc cùng chung sống đoàn kết bên nhau, dân tộc mường chiếm 54% dân dântộc kinh 46%

Sự nghiệp giáo dục được xã quan tâm chỉ đạo, cơ sở vật chất trường, lớpđược tu sửa và được xây dựng mới khang trang, xã có 01 trường tiểu học, 01trường trung học cơ sở, có 01 trường Mầm Non, có 11 nhà văn hoá thôn bản đều

được xây dựng đảm bảo phục vụ nhu cầu sinh hoạt văn hoá văn nghệ của nhândân Xã có trạm y tế nằm ở khu trung tâm của xã với 4 cán bộ y sỹ, bác sỹ 6 y tếthôn bản tại các xóm để đảm bảo việc khám chữa bệnh cho nhân dân, trạm y tế xãthực hiện tốt các chương trình quốc gia về y tế Có khu du lịch tâm linh động Tiên

Đá Bạc được Nhà Nước cấp bằng công nhận khu di tích lịch sử văn hóa

2.2: Chức năng nhiệm vụ:

UBND xã là cơ quan quản lý hành chính nhà nước ở địa phương có nhiệmvụ; Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế xã hội hàng năm, lập dự toán thu chingân sách trên địa bàn, tổ chức thực hiện ngân sách địa phương, quản lý và sửdụng hợp lý có hiệu quả về đất đai tài nguyên Tổ chức và hướng dẫn thực hiện cácchương trình kế hoạch phát triển và ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật vào sảnxuất, tổ chức thực hiện việc xây dựng và tu sửa đường giao thông trong xã theophân cấp quản lý Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế, giáo dục ở địaphương, xây dựng các phong trào và tổ chức các hoạt động văn hoá thể dục thểthao, thực hiện chính sách chế độ đối với thương bệnh binh, gia đình liệt sỹ và giađình có công với nước, tổ chức tuyên truyền giáo dục xây dựng nền quốc phòngtoàn dân, thực hiện công tác nghĩa vụ quân sự và tuyển gọi công dân nhập ngũ theo

kế hoạch thực hiện các biện pháp đảm bảo an ninh, trật tự an toàn xã hội ở địaphương, thực hiện chính sách đại đoàn kết dân tộc chăm no công tác xoá đối giảmnghèo

2.2.1: Chức năng của văn phòng

Văn phòng có chức năng tham mưu đáp ứng nhu cầu lãnh đạo, quản lý điềuhành của thủ trưởng cơ quan và bảo đảm điều kiện vật chất kỹ thuật cho cơ quanhoạt động Chức năng của văn phòng được thể hiện ở hai loại công tác:

- Công tác tham mưu tổng hợp: Thuộc chức năng này, văn phòng nghiên cứu

đề xuất ý kiến những vấn đề thuộc về công tác tổ chức công việc, điều hành bộmáy để thực hiện chức năng, nhiệm vụ chung của cơ quan

- Công tác đảm bảo điều kiện vật chất kỹ thuật cho cơ quan hoạt động:Thuộc chức năng này, văn phòng vừa là đơn vị nghiên cứu, đề xuất ý kiến với lãnhđạo, vừa là đơn vị trực tiếp thực hiện công việc sau khi lãnh đạo có ý kiến phê

duyệt Văn phòng phải mua sắm, quản lý, tổ chức sử dụng toàn bộ tài sản, kinh phí,trang thiết bị kỹ thuật của cơ quan

Hai loại công tác: Công tác tham mưu tổng hợp, công tác đảm bảo cơ sở vậtchất có mối quan hệ chặt chẽ với nhau và đều nhằm phục vụ nhu cầu quản lý, chỉđạo điều hành của lãnh đạo UBND xã

- Công tác tham mưu tổng hợp: Thuộc công tác này, văn phòng phải nghiêncứu, đề xuất ý kiến để Uỷ ban tổ chức công việc, điều hành bộ máy thực hiện chứcnăng, nhiệm vụ của Uỷ ban theo luật

- Công tác bảo đảm cơ sở vật chất: Thuộc công tác này, văn phòng vừanghiên cứu, đề xuất ý kiến, vừa trực tiếp thực hiện công việc sau khi Uỷ ban có ýkiến phê duyệt; văn phòng mua sắm, quản lý, tổ chức sử dụng toàn bộ tài sản, kinhphí, trang thiết bị kỹ thuật của Uỷ ban

2.1.2: Nhiệm vụ của văn phòng UBND xã Đức Xương

a) Xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình công tác thường kỳ

Căn cứ yêu cầu, nhiệm vụ, văn phòng chủ động xây dựng chương trình, trìnhChủ tịch Uỷ ban duyệt, ban hành Sau khi chương trình công tác được ban hành,văn phòng có trách nhiệm giúp Chủ tịch Uỷ ban tổ chức thực hiện; Đôn đốc các bộphận công tác triển khai; Theo dõi tiến độ thực hiện; Cuối kỳ, văn phòng tổng hợptình hình, viết báo cáo và tổ chức cuộc họp sơ kết, tổng kết thực hiện chương trình

Ngoài chương trình công tác nhiệm kỳ, tháng, quý, năm, văn phòng còn cótrách nhiệm xây dựng lịch công tác tuần của Uỷ ban Tổ chức cuộc họp giao banhàng tuần của Chủ tịch và Phó Chủ tịch Uỷ ban

b) Tổng hợp tình hình, báo cáo tình hình kinh tế - xã hội, tham mưu giúp UBND xã trong việc chỉ đạo thực hiện

Văn phòng giúp UBND xã tổ chức công tác thông tin và xử lý thông tin;Phản ánh thường xuyên, kịp thời, chính xác tình hình các mặt công tác của địaphương Công tác thông tin phải phục vụ đắc lực sự quản lý, chỉ đạo của UBND xã

và việc giám sát của HĐND Công tác bảo đảm thông tin của văn phòng tập trungvào các nội dung chủ yếu: Tổng hợp tình hình thực hiện kế hoạch kinh tế, xã hội,

an ninh quốc phòng; Tình hình hoạt động của các tổ chức đoàn thể; Tình hình mọimặt và các biến động trong địa phương

Trên cơ sở quản lý thông tin, văn phòng làm báo cáo tổng hợp tình hình kinh

tế - xã hội (kể cả các biểu báo thống kê tổng hợp) của địa phương trình lãnh đạoUBND ký ban hành Văn phòng thông báo kết luận của lãnh đạo Uỷ ban đến cácngành, đoàn thể, thôn, bản

c) Tổ chức các cuộc họp, cuộc làm việc của Uỷ ban

Ở UBND xã thường có các cuộc họp, cuộc hội nghị dưới đây: Họp Uỷ ban;Họp giao ban của Chủ tịch và Phó Chủ tịch Uỷ ban; Cuộc họp của lãnh đạo Uỷ banvới các trưởng thôn, tổ trưởng dân phố; Cuộc họp của lãnh đạo Uỷ ban với lãnhđạo các cơ quan đoàn thể trong xã…Trách nhiệm của văn phòng trong các cuộchọp là tham mưu đề xuất các cuộc họp; Bố trí lịch các cuộc họp; Phối hợp với côngchức có liên quan để xây dựng chương trình và chuẩn bị nội dung; Ghi biên bảncuộc họp

d) Giúp UBND về công tác thi đua khen thưởng

Căn cứ vào văn bản hướng dẫn của cơ quan nhà nước cấp trên, văn phòng cótrách nhiệm giúp UBND tổ chức thực hiện công tác thi đua khen thưởng trong cơquan Uỷ ban và trong địa phương; Tổ chức hội nghị tổng kết, rút kinh nghiệm,nhân điển hình tiên tiến; Làm thủ tục đề nghị Uỷ ban khen thưởng theo thẩm quyềnhoặc Uỷ ban đề nghị lên cấp trên khen thưởng những tập thể, cá nhân có thành tích

xuất sắc trong phong trào thi đua.

đ) Tổ chức công tác tiếp dân

Theo quy định của Uỷ ban, văn phòng trực tiếp tiếp nhận đơn thư khiếu nại của nhân dân gửi đến Uỷ ban Nghiên cứu, đề xuất ý kiến để lãnh đạo Uỷ ban trả lời nhân dân đúng với chủ trương, chính sách của đảng và nhà nước Đồng thời chuyển các đơn thư không thuộc thẩm quyền của Uỷ ban và hướng dẫn cho nhân dân đến các cơ quan có trách nhiệm giải quyết

e) Tham gia bộ phận tiếp nhận và trả kết quả trong giao dịch giữa Uỷ ban với cơ quan, tổ chức, công dân theo cơ chế “một cửa”

Cơ chế một cửa là cơ chế giải quyết công việc của một cơ quan hành chính nhà nước, từ hướng dẫn, tiếp nhận giấy tờ, hồ sơ, giải quyết đến trả kết quả được thực hiện tại một đầu mối là bộ phận tiếp nhận và trả kết quả Nguyên tắc thực hiện

cơ chế một cửa là: thủ tục hành chính đơn giản, rõ ràng, đúng pháp luật, công khai,thuận tiện, nhanh chóng, nhận yêu cầu và trả kết quả tại một nơi - bộ phận tiếp nhận hồ sơ

Công chức Văn phòng - Thống kê phối hợp cùng với các công chức chuyên môn khác của UBND xã có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ, nghiên cứu giải quyết hồ

sơ, trả kết quả cho đương sự, thu lệ phí theo quy định của pháp luật

f) Giữ mối quan hệ công tác giữa UBND xã với các cơ quan, đoàn thể và nhân dân

Mối quan hệ công tác giữa UBND xã với các cơ quan, đoàn thể và nhân dânđược thông qua bằng nhiều hình thức Có thể trực tiếp, cũng có thể gián tiếp Trong đó chủ yếu thông qua hình thức hội họp Khi các cơ quan, đoàn thể hoặc nhân dân có nhu cầu đến làm việc với lãnh đạo UBND, văn phòng có trách nhiệm tiếp nhận nhu cầu Sau khi báo cáo và được lãnh đạo Uỷ ban đồng ý, văn phòng sắp xếp lịch làm việc

g) Đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện làm việc

Cơ sở vật chất và phương tiện làm việc của UBND xã gồm có: Đất đai, nhà cửa, phương tiện giao thông, trang thiết bị kỹ thuật, văn phòng phẩm

Ở cấp xã, văn phòng không làm chủ tài khoản của Uỷ ban Bộ phận bảo đảmkinh phí cho Uỷ ban hoạt động lại là tài chính - kế toán Tuy vậy văn phòng vẫn cótrách nhiệm đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện làm việc cho HĐND và cơ quan UBND theo quy định hiện hành của nhà nước Nội dung cụ thể là: Văn phòng

đề nghị về nhu cầu sử dụng đất đai, nhà cửa, trang thiết bị kỹ thuật và phương tiện làm việc khác Trong trường hợp cụ thể, nếu được phân công, văn phòng trực tiếp mua sắm văn phòng trực tiếp quản lý, bảo dưỡng các tài sản thuộc cơ quan Uỷ ban

h) Quản lý và trực tiếp thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, hành chính của

Uỷ ban

Công tác văn thư lưu trữ của UBND xã bao gồm: Quản lý và giải quyết văn bản đi; Quản lý và giải quyết văn bản đến; Quản lý và sử dụng con dấu; Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan Uỷ ban; Thu thập, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng

có hiệu quả tài liệu lưu trữ thuộc thẩm quyền quản lý của Uỷ ban theo quy định của pháp luật

Công tác hành chính của UBND xã bao gồm lễ tân khánh tiết, thường trực bảo vệ, liên lạc, điện thoại, tạp vụ Trách nhiệm của văn phòng đối với công tác hành chính, văn thư, lưu trữ là tổ chức thực hiện các văn bản của cấp trên gửi cho

Uỷ ban Biên soạn, trình lãnh đạo Uỷ ban ban hành văn bản mới về công tác văn thư, lưu trữ, hành chính cho phù hợp với thực tế của địa phương

i) Thực hiện công tác tổ chức - cán bộ

Văn phòng giúp Chủ tịch UBND xã thực hiện nghiệp vụ công tác tổ chức vàcán bộ Trực tiếp quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, người lao động thuộc Uỷ ban Thống kê số lượng, chất lượng cán bộ, công chức và người lao động thuộc thẩm quyền quản lý của UBND xã Giúp Chủ tịch Uỷ ban thực hiện chế độ chính sách đối với cán bộ, công chức và người lao động

- Giúp thủ trưởng quản lý, chỉ đạo công tác văn thư, công tác lưu trữ ở các đơn vị thuộc cơ quan; Trực tiếp thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ của cơ quan

- Quản lý tài sản, kinh phí thuộc tài khoản văn phòng; Bảo đảm cơ sở vậtchất, trang thiết bị kỹ thuật và phương tiện làm việc của cơ quan

2.2: Xây dựng quy trình quản lý công tác Văn phòng

2.2.1: Mục đích:

Nắm được sự vận hành cơ bản của các khâu nghiệp vụ thuộc nội dung côngtác Văn phòng, qua đó, người quản lý có thể đưa ra những giải pháp tối ưu nângcao chất lượng công tác Văn phòng

Quy định các bước xây dựng kế hoạch công tác Văn phòng, kiểm tra, giámsát việc thực hiện kế hoạch và rút kinh nghiệp, khắc phục những điểm hạn chếtrong kế hoạch, đề ra phương hướng cải tiến cho kế hoạch năm tiếp theo

Tiêu chuẩn này được tiến hành thông qua việc xây dựng và thực hiện hệthống qui trình xử lý công việc hợp lý, phù hợp với qui định của pháp luật, nhằmtạo điều kiện để người đứng đầu cơ quan hành chính nhà nước kiểm soát được quátrình giải quyết công việc trong nội bộ cơ quan; thông qua đó từng bước nâng caochất lượng và hiệu quả của công tác quản lý và cung cấp dịch vụ công.

2.2.2: Ý nghĩa

- Tăng năng xuất lao động trong công tác Văn phòng

- Đáp ứng yêu cầu của luật định trong Văn phòng

- Đáp ứng yêu cầu hội nhập quốc tế

- Đem lại thời gian và trí tuệ cho người đứng đầu cơ quan và đội ngũ cán bộ,viên chức

- Thay đổi nếp nghĩ, nếp làm và giao tiếp trong Văn phòng

- Làm nền tảng cho việc chứng nhận chất lượng

2.2.3: Phạm vi áp dụng

Trong quản lý, theo dõi, kiểm tra, giám sát việc thực hiện nội dung của côngtác Văn phòng trong phạm vi toàn cơ quan, tại văn phòng, phòng hành chính vàcác phòng, ban chức năng, đơn vị trực thuộc, kể cả các hoạt động của cá nhân lãnhđạo liên quan đến công tác Văn phòng

2.2.4: Tài liệu viện dẫn

- Các văn bản hiện hành của nhà nước quy định về công tác Văn phòng

- Các văn bản của cơ quan cấp trên, văn bản của cơ quan quy định về côngtác Văn phòng

- Sổ tay chất lượng

- Các quy trình quản lý hành chính theo hệ thống quản lý chất lượng ISO

9000 của cơ quan

2.2.5: Giải thích thuật ngữ

Khi xây dựng quy trình quản lý công tác Văn phòng theo ISO 9000, ngườixây dựng có trách nhiệm giải thích những thuật ngữ, từ ngữ chuyên môn dùngtrong quy trình để người quản lý và người thực hiện hiểu một cách thống nhất

2.2.6: Nội dung

Việc xây dựng lưu đồ của quy trình cần đảm bảo đúng việc, đúng người thựchiện, đúng trách nhiệm của từng cá nhân, thời gian hoàn thành nhiệm vụ được giao

và kết quả thu được sau mỗi bước công việc

2.3: Xây dựng các quy trình nghiệp vụ công tác Văn phòng

2.3.1: Yêu cầu của quy trình nghiệp vụ

Quy trình nghiệp vụ phù hợp với hệ thống quản lý chất lượng theo TCVNISO 9001: 2008 cần đáp ứng được những tiêu chí sau:

- Đảm bảo yêu cầu của một văn bản hướng dẫn nghiệp vụ, đầy đủ các yếu tố

về thể thức Các yếu tố thể thức trình bày trong quy trình mang tính đơn giản,thường thể hiện bằng bảng biểu, sơ đồ

- Mô tả được các khâu công việc cụ thể, rõ ràng, theo trình tự khoa học,thống nhất với những văn bản hướng dẫn của cơ quan cấp trên

- Thể hiện rõ trách nhiệm của từng cá nhân, đơn vị, kể cả các cấp lãnh đạotham gia vào việc giải quyết các khâu nghiệp vụ

- Viện dẫn những tài liệu liên quan đến các khâu công việc, sản phẩm củamỗi khâu công việc cụ thể mà cán bộ được phân công phải chịu trách nhiệm hoànthành

- Bố cục chặt chẽ, khoa học, có đủ các mục

(Lưu đồ xây dựng quy trình nghiệp vụ công tác Văn phòng – phụ lục 01)

2.3.2: Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản

1 Mục đích

Quy định cách thức soạn thảo, phê duyệt, ban hành các văn bản thuộc hệ thốngquản lý chất lượng của cơ quan, tổ chức

2 Phạm vi áp dụng

Đối với tất cả văn bản do cơ quan ban hành

3 Tài liệu viện dẫn

- Bộ tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9001: 2008